Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
003
2132 CT Hoofddorp +31 23 562 8585 www.ddinformatica.nl KvK Haarlem 34095319
Onderzoeksrapport
Factuurautomatisering 2008
DDinformatica
Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
15.12.2008
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave 2
1. Inleiding en achtergrond 3
1.1. Definitie omschrijving ................................................................................. 3
1.2. Doelstelling ............................................................................................... 4
1.3. Doelgroepomschrijving................................................................................ 4
1.4. Onderzoeksvragen...................................................................................... 4
1.5. Onderzoeksverantwoording ......................................................................... 4
3. Huidige situatie 6
3.1. Maakt u reeds gebruik van factuurautomatisering? ......................................... 6
3.2. Belemmeringen huidige situatie factuurverwerking ......................................... 7
4. Organisatorische kenmerken 8
4.1. Branche .................................................................................................... 8
4.2. Knelpunten per branche .............................................................................. 9
4.3. Inzet factuurautomatisering per branche ....................................................... 9
8. Onduidelijkheden 16
9. Conclusie 17
Een kleine decennia geleden rees de vraag vanuit de markt om meer tijd en geld te kunnen
besparen binnen het factuurverwerkingsproces. Automatisering bleek de oplossing.
Inmiddels zien we dat steeds meer bedrijven de stap zetten naar het automatisch verwerken
van hun inkoopfacturen. Het aantal gebruikers neemt hierbij jaarlijks exponentieel toe. Toch
blijkt lang niet iedere organisatie bekend te zijn met het fenomeen factuurautomatisering, of
zien ze niet wat het inzetten van automatische factuurverwerking mogelijk voor hen kan
betekenen.
Om die redenen doet DDinformatica jaarlijks een onderzoek naar dit onderwerp, waarbij
wordt gekeken naar de bekendheid, eventuele beweegredenen en het (voorgenomen)
gebruik van factuurautomatisering.
In dit onderzoek wordt de huidige marktsituatie besproken en, waar mogelijk, vergeleken
met de gegevens van voorgaande onderzoeken. Hierbij is gedurende de periode juni tot en
met november 2008 middels diverse media aan financieel professionals hun medewerking
gevraagd.
Factuurverwerkingsproces
1.3. Doelgroepomschrijving
De doelgroep bestaat uit financieel medewerkers en verantwoordelijken van bedrijven
en instellingen die dagelijks belast zijn met, of onderdeel uitmaken van, het
factuurverwerkingsproces. De branche is hierbij onafhankelijk omdat nagenoeg iedere
organisatie inkoopfacturen heeft.
1.4. Onderzoeksvragen
Hoofdvraag van dit onderzoek luidt: Hoe ziet de markt van potentiële gebruikers van
factuurautomatisering er momenteel uit?
Om hier een beeld van te krijgen zijn er diverse deelvragen geformuleerd, te weten:
1.5. Onderzoeksverantwoording
De informatie is verkregen door middel van fieldresearch waarbij een enquête in
zowel online als offline vorm is ingezet.
De groeiende bekendheid van factuurautomatisering wil niet automatisch zeggen dat ook het
aantal gerbuikers van een soortgelijk product de afgelopen jaren is gestegen. In dit
hoofdstuk zal er worden stilgestaan bij de inzet van automatische factuurverwerking,
alsmede de huidige situatie van bedrijven binnen de doelgroep.
In de onderstaande grafiek is
duidelijk te zien dat er, na de Figuur 2: Gebruik van
explosieve groei in 2007, ook factuurautomatisering
in 2008 weer meer bedrijven
hun factuurstroom zijn gaan automatiseren.
Een jaar later zien we een verschuiving naar de organisatorische voordelen. Zo geeft
meer dan de helft van de respondenten aan in het huidige proces last te hebben van
facturen die (tijdelijk) kwijt raken. Daarnaast hekelt 38,9% de grote hoeveelheid
archiefruimte die al het papierwerk met zich meebrengt.
Tijdsbesparing is, evenals vorig jaar, met 53,4% een van de belangrijkste
verbeterpunten binnen het factuurverwerkingsproces. Opvallend is tevens dat slechts
één op de vier bedrijven vindt dat het factuurverwerkingsproces te veel geld kost. In
2007 was dit met één op de drie bedrijven nog het nummer twee antwoord. Dit jaar
blijkt dat men als verbeterpunt meer waarde hecht aan vereenvoudiging en
versnelling van het factuurverwerkingsproces.
Toch blijkt uit opmerkingen van respondenten dat kostenbesparing nog altijd vaak
wordt aangedragen om het management te kunnen overtuigen om tot de
automatisering van het factureringsproces over te gaan.
In het onderzoek is door enkele respondenten aangegeven dat zij momenteel geen
belemmeringen ondervinden binnen het factuurverwerkingsproces. Bij nadere
bestudering van de antwoorden blijken deze respondenten te werken bij organisaties
die ofwel reeds gebruik maken van factuurautomatisering. Ofwel: een zeer gering
aantal inkoopfacturen op jaarbasis ontvangen dat handmatige verwerking van de
factuurstroom geen (extreme) belemmeringen met zich meebrengt.
In dit hoofdstuk worden een aantal vragen behandeld die meer duidelijkheid moeten geven
over factuurautomatisering binnen specifieke branches.
4.1. Branche
Zoals eerder in dit rapport is besproken, is de doelgroep voor factuurautomatisering
heel divers daar iedere organisatie inkoopfacturen heeft. Het is dan ook interessant
onderscheid te maken tussen de branches. Zo kunnen later branchegerichte trends
worden gepresenteerd.
Verder blijkt dat bijna één op de drie respondenten ‘Overig’ heeft geantwoord.
Hieronder vallen branches als advocatuur, bouw, ICT, de automobielsector en
bedrijven binnen de groot- en detailhandel.
Figuur 5: Brancheverdeling
Al verschilt de verdeling per branche niet enorm ten opzichte van algemene meting,
we zien wel dat er voor de branches ‘Overheid’, ‘Zorg’ en ‘Scholen’ (Onderwijs) naast
de vijf opgegeven knelpunten weinig andere belemmeringen worden aangedragen.
Goed te zien is dat er voor organisaties binnen de zorg en het onderwijs procentueel
gezien tevens een duidelijke scheiding tussen de belangrijkste knelpunt(en) en de
overigen.
Gebruiker
Branche Ja Nee
Diensten 22,7% 77,3%
Industrie & Techniek 17,7% 83,3%
Overheid 21,0% 80,0%
Overig 12,5% 87,5%
Onbekend 12,5% 87,5%
Scholen 15,2% 81,8%
Zorg 18,6% 82,4%
De voordelen van factuurautomatisering zijn afhankelijk van diverse factoren. Na het eerder
genoemde brancheonderscheid, kijken we in dit hoofdstuk welke organisatorische kenmerken
van organisaties er mogelijk meer te onderscheiden zijn. Hierbij letten we op de hoeveelheid
inkoopfacturen die een organisatie jaarlijks zegt te ontvangen.
Wanneer we deze gegevens koppelen aan de gegevens uit hoofdstuk 3.1, het al dan
niet gebruiken van factuurautomatisering, volgt de onderstaande tabel.
Gebruiker
Opvallend is de groei van kleine
Aantal inkoopfacturen Ja Nee bedrijven (lees: een relatief laag aantal
< 5.000 12,3% 87,7% inkoopfacturen op jaarbasis) die
5.000 – 10.000 4,4% 95,6% factuurautomatisering toepassen binnen
10.000 – 20.000 9,7% 90,3% hun organisatie. Was dit percentage in
20.000 – 50.000 30,2% 69,8% 2007 nog slechts 8% voor de doelgroep
50.000> 16,7% 83,3% met minder dan 5.000 inkoopfacturen,
Tabel 3: Gebruik factuurautomatisering in 2008 bleek 12,3% van hen de
t.o.v. het aantal inkoopfacturen inkomende factuurstroom niet meer
handmatig te verwerken.
Mogelijke oorzaak hiervan kan zijn dat het voor ‘kleinere’ bedrijven steeds rendabeler
wordt om over te gaan op factuurautomatisering. Een andere beweegreden ligt
wellicht in het feit dat de belemmeringen, zoals besproken in hoofdstuk 3.2, zwaarder
wegen dan voorheen.
Het aantal organisaties binnen de sectoren ‘Overheid’, ‘Scholen’ en ‘Zorg’ dat minder
dan 5.000 inkoopfacturen per jaar zegt te verwerken is relatief gezien klein. Dit geldt in
mindere mate ook voor de sector ‘Industrie & Techniek’. Wanneer we uitgaan van de
veronderstelling dat het aantal facturen in belangrijke mate meeweegt in de beslissing
over te gaan op factuurautomatisering, zal automatische factuurverwerking voor deze
sectoren zeer interessant kunnen zijn.
Dat de inzet van factuurautomatisering moet leiden tot een betere en gestructureerde
werkwijze, mag inmiddels duidelijk zijn. Toch is lang niet iedere organisatie geïnteresseerd in
een product om de inkomende factuurstroom te automatiseren, of houden bedrijven
(voorlopig) de boot af. Dit kan uiteenlopende redenen hebben. In dit hoofdstuk zullen we
deze boven tafel proberen te krijgen.
Slechts in de sectoren ‘Diensten’, ‘Industrie & Techniek’ en ‘Zorg’ zijn er bedrijven die
zeggen ‘Nooit’ hun factuurstroom te willen automatiseren. De overige sectoren zien wel
een meerwaarde in factuurautomatisering.
Early adaptors, bedrijven die reeds gebruik maken van factuurautomatisering, zijn te
vinden in de sectoren ‘Diensten’ en ‘Handel’, onbekend buiten beschouwing gelaten. Op
de korte termijn zal er veel vraag kunnen komen vanuit de sectoren ‘Scholen’, ‘Handel’
en ‘Zorg’. Daarbij geldt dat de helft van de scholen binnen een jaar hun factuurstroom
geaurtomatiseerd wil hebben.
Wanneer we kijken naar de trend tot en met 2010, aanschaf binnen 2 jaar, valt er
vanuit de overheid een grote vraag te verwachten; bijna 3 op de 4
overheidsinstellingen zegt tegen die tijd factuurautomatisering in gebruik te willen
hebben.
Onder de late adaptors, kunnen we de sector ‘Industrie & Techniek’ scharen. Hoewel al
één op de vijf bedrijven in deze sector gebruik maakt van factuurautomatisering, wijst
bovenstaande figuur uit dat daar komend jaar verhoudingsgewijs weinig bij zal komen.
Pas in 2010 zal daar een ware slag gemaakt worden. Ongeveer 40% geeft immers aan
over 1 tot 2 jaar te willen aanschaffen.
Nu we de branche en het aantal facturen hebben bekeken, is het tijd voor nog een mogelijke
variabele die interessant kan zijn voor het beslissingstraject omtrent aanschaf van
factuurautomatisering: het aantal vestigingen.
Wanneer we veronderstellen dat een organisatie met meerdere locaties een uitgebreidere en
ingewikkeldere factuurstroom heeft, zou er bij deze organisaties een grotere mate van
interesse moeten zijn.
De cijfers ontlopen elkaar niet veel. Het verschil in inzet van factuurautomatisering binnen nu
en twee jaar is niet erg groot; 65,1% (één vestiging) tegen 68,1% (meerdere vestigingen)
hebben het voornemen gebruik te gaan maken van factuurautomatisering. Wel is op te
merken dat de bedrijven met meerdere vestigingen iets eerder van plan zijn te gaan
automatiseren dan de organisaties met één locatie.
Een duidelijker verschil zien we bij bedrijven die reeds gebruik maken van
factuurautomatisering. Die cijfers geven weer dat factuurautomatisering momenteel meer
wordt ingezet bij bedrijven met meerdere vestigingen. Daarbij zegt slechts 2,2% van hen dat
ze factuurautomatisering nooit verwachten in te zetten. De bovengenoemde veronderstelling
lijkt dus te kloppen, zodat we voorzichtig kunnen concluderen dat factuurautomatisering iets
interessanter is voor bedrijven met meerdere locaties.
• “Wij werken met verschillende financiële applicaties op diverse locaties. Inzet van
factuurautomatisering betekent dat we over moeten gaan op één generieke
applicatie.”
• “Er zijn geen grote problemen in ons huidige factureringsproces, dit digitaal
aanpakken zal dus waarschijnlijk geen zin hebben.”
• “ICT investeringen hebben altijd een return of investment van vele jaren.”
• “Wij willen, wanneer we gebruik gaan maken van factuurautomatisering, dit graag
zelf kunnen inrichten, en niet vastzitten aan een vooraf bepaalde structuur.”
Over het geheel genomen kunnen we stellen dat het goed gaat met de bekendheid van het
onderwerp factuurautomatisering. Het aantal respondenten dat bekend is met het onderwerp
is met 95% zeer goed te noemen en het aantal gebruikers is in de afgelopen jaren enorm
toegenomen. Daarnaast zegt een hoog percentage van de respondenten op korte termijn
over te willen gaan op automatische factuurverwerking. Het lijkt er dus op dat
factuurautomatisering zich de afgelopen jaren goed heeft geprofileerd en zich opgeworpen
heeft tot een algemeen geaccepteerde en breed toepasbare ICT-oplossing.
Onder de huidige gebruikers zien we een flinke stijging bij de “kleinere” ondernemingen,
gelet op het aantal inkoopfacturen per jaar. Naast de stijging van 8% naar 16% ten opzichte
van vorig jaar, overwegen relatief veel van deze ondernemingen ook op korte termijn hun
factuurstroom op termijn te automatiseren. Het aantal respondenten dat zichzelf niet tot de
doelgroep potentiële gebruikers acht, is daarnaast gedaald van 13% naar 4%. Het lijkt er dus
op dat factuurautomatisering de komende tijd meer terrein zal winnen op het gebeid van
bekendheid én gebruik.
Ook bij de genoemde knelpunten binnen de huidige, handmatige werkwijze is weinig verschil
per branche. Het (tijdelijk) zoekraken van facturen en het feit dat het
factuurverwerkingsproces te veel tijd kost wordt bij nagenoeg alle sectoren genoemd als de
twee voornaamste knelpunten.
Voor de korte termijn lijkt er veelal interesse te vrwachten vanuit de sectoren ‘Scholen’,
‘Handel’ en ‘Zorg’. Kijkend naar aanschaf binnen 2 jaar, zal er vanuit de overheid een grote
vraag volgen; bijna 3 op de 4 overheidsinstellingen zegt tegen die tijd factuurautomatisering in
gebruik te willen hebben.
De complexiteit van de factuurstroom is, zoals vooraf verondersteld, gerelateerd aan het
voornemen factuurautomatisering in te zetten. Bij een hoger aantal vestigingen en /of aantal
inkoopfacturen per jaar, zal factuurautomatisering eerder interessant zijn voor een
organisatie. Dit is terug te zien in zowel het huidige gebruik als het voornemen
factuurautomatisering op korte termijn in te zetten.