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RESUME THEORIQUE GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES

&

MODULE N 12 : ORGANISATION ADMINISTRATIVE

SECTEUR : TERTIAIRE SPECIALITE : COMPTABILITE DENTREPRISE NIVEAU : TECHNICIEN

Rsum de la thorie et Guide de travaux pratique

Module : 12

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Document labor par : Nom et prnom Affaghrou Wafa Rvision linguistique : Validation : EFP ITA Guelmim DR Province du sud

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SOMMAIRE
PRESENTATION DU MODULE... 10 RESUME DE LA THEORIE... 11 INTRODUCTION... 12 CHAPITRE 1 : GENERALITES SUR LE CLASSEMENT... 13 Section 1 : Facteurs du choix dun classement 13 Section 2 : But du classement.. 14 Section 3: Qualits dun bon 14 classement. CHAPITRE 2 : LES DIFFERENTS ORDRES DU CLASSEMENT.. Section 1 : Les ordres fondamentaux... A - classement alphabtique... B - classement numrique.. C classement thmatique. Section 2 : Les ordres drivs.. A - classement dcimal.. B - classement chronologique C - classement gographique. D - classement alphanumrique. 15 15 15 20 22 24 24 25 26 27 29

CHAPITRE 3 : LES PROCEDES DU CLASSEMENT.. 29 31 Section 1 : Les dossiers : indexage et signalisation. 31 Section 2 : Les diffrents procds du classement... 34 A - classement horizontal... 36 B - classement debout 37 C - classement vertical ordinaire 38 D - classement vertical suspendu... 39 D-1/ classement suspendu visibilit suprieur .. D-2/ classement suspendu visibilit 43 latrale.. 43
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CHAPITRE 4 : LES PLANNINGS. 44 Section 1 : Gnralits sur les plannings.. 44 Section 2 : Les principaux modles de plannings 45 46 A - planning fiche T... 46 B - planning gouttire ou gorge... C - planning fil ou ruban.. D - planning magntique... 48 CHAPITRE 5 : LE CLASSEMENT ELECTRONIQUE ET 48 LARCHIVAGE... 48 49 Section 1 : Le classement lectronique 49 A - supports utiliss.. 49 B - avantages du classement lectronique. 49 Section 2 : Larchivage 50 A - dfinition. 51 B - les objectifs de larchivage.. 52 C - lieu, meuble et support D - dcentralisation des archives... 53 CONCLUSION 54 GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES 55 56 TP : 1. Classement alphabtique. 57 2. Classement numrique 58 3. Classement idologique.. 59 4. Classement alphanumrique 60 5. Classement alphanumrique 61 6. Classement alphanumrique 62 7. Classement chronologique.. 64 8. Classement dcimal. 65 9. Ordres de classement... 67 10. Classement des documents dans des dossiers 68 11. Indexage et signalisation 69 12. Les modes de classement... 13. Les ordres et les modes de classement.. 72 Evaluation de fin de module. 73 LISTES DE REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES 74 ANNEXES :. 75
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Annexe 1 : les rgles du classement alphabtique suivant la norme AFNOR Annexe 2 : larchivage lectronique

MODULE : Organisation Administrative Dure : 50 H Thorie : 34 H Pratique : 16 H


OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NIVEAU DE COMPORTEMENT

COMPORTEMENT ATTENDU : - pour dmontrer sa comptence la stagiaire doit exploiter efficacement les techniques dorganisation de linformation selon les conditions, les critres et les conditions qui suivent : CONDITIONS DVALUATION : travail consistant : classer et classifier les documents et les dossiers selon les normes utiliser les fournitures, le mobilier et le matriel appropris respecter les ordres et les procds de classement

CRITRES GNRAUX DE PERFORMANCE : - rapidit et fiabilit de linformation - respect des rgles de classement - choix de lordre et du procd de classement en fonction de la nature des dossiers - laboration dun plan de classement en fonction de la frquence de consultation - souci de la qualit
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P RCISIONS

SUR LE COMPORTEMENT ATTENDU

C RITRES

PARTICULIERS DE PERFORMANCE

1- Organiser son travail

2 Connatre la norme AFNOR

Dtermination dun plan de classement appropri la nature des dossiers, leur caractristique et leurs frquences de consultation Hirarchisation des tches en fonction des critres durgence et dimportance Choix judicieux de la fourniture, du mobilier et du matriel du bureau Identification de la rubrique Dfinition du mot directeur Choix du mot directeur en respectant les rgles prconises par lAFNOR Respect des lettres de lalphabet

3- appliquer lordre alphabtique

4- appliquer lordre numrique

Respect de la succession des entiers naturels Elaboration dun plan de classement par thme Respect des dates

5 appliquer lordre idologique (thmatique) 6 appliquer lordre chronologique

7 appliquer lordre alphanumrique

Elaboration des guides classs alphabtiquement et classement numrique des dnominations relevant de chaque guide
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8 Appliquer lordre gographique

9 Appliquer lordre dcimal

10 Connatre les procds de classement A le procd horizontal B le procd vertical ordinaire C le procd vertical suspendu visibilit suspendue visibilit latrale 11 Concevoir et utiliser les plannings 12 Vers un classement lectronique

Rpartition des dnominations selon leur lieu gographique Classement des secteurs (lieux gographiques) alphabtiquement Rpartition des thmes par classe Attribution dun numro chaque classe Subdivision continue de chaque classe en 10 autres classes Choix du procd en fonction : - du nombre de dossiers - de la frquence de consultation - de la dure de conservation - des fournitures du mobilier et des meubles disponibles

Rpartition efficace des tches dans le temps. Conception et utilisation des plannings adquats pour la visualisation Elaboration et exploitation des bases de donnes sous EXCEL et ACCESS Connaissance des rgles darchivage Amnagement dun lieu de conservation appropri. Conservation bonne et durable des informations de lentreprise. Elaboration dun plan darchivage

13 Appliquer les techniques darchivage moyens manuels moyens magntiques moyens optiques

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OBJECTIF OPERATIONNEL DE SECOND NIVEAU DE COMPORTEMENT

Le stagiaire doit matriser les savoirs, savoir-faire ,savoir percevoir ou savoir tre jug pralables aux apprentissages directement requis pour latteinte de lobjectif de premier niveau, tels que : Avant dapprendre organiser son travail, le stagiaire doit (1) : 1. identifier les diffrents ordres de classement (les ordres fondamentaux et drivs) 2. identifier les diffrents modes de classement (fournitures, mobilier et matriel utiliser) Avant dapprendre connatre la norme AFNOR, le stagiaire doit (2) : 3. identifier la rubrique 4. dfinir le mot directeur 5. savoir indexer une rubrique Avant dapprendre appliquer lordre alphabtique, le stagiaire doit (3) : 6. matriser les rgles de la norme AFNOR 7. savoir reprer le mot directeur dune rubrique 8. matriser lordre des lettres de lalphabet Avant dapprendre appliquer lordre numrique, le stagiaire doit (4) : 9. connatre la suite naturelle des nombres. 10. matriser lordre alphabtique Avant dapprendre appliquer lordre idologique, le stagiaire doit (5) : 11. savoir tablir des plans de classement par thme c--d, diviser les dossiers classer en sujet et sous sujets 12. matriser lordre alphabtique 13. matriser lordre numrique Avant dapprendre appliquer lordre chronologique, le stagiaire doit (6) : 14. connatre la suite naturelle des dates
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Avant dapprendre appliquer lordre alphanumrique, le stagiaire doit (7) : 15. savoir appliquer le classement alphabtique 16. savoir appliquer le classement numrique Avant dapprendre appliquer lordre gographique, le stagiaire doit (8) : 17. savoir rpartir les rubriques selon leur lieu gographique 18. savoir appliquer le classement alphabtique Avant dapprendre appliquer lordre dcimal, le stagiaire doit (9) : 19. savoir rpartir les sujets par classes et pouvoir les subdiviser en 10 classes. Avant dapprendre connatre les procds de classement, le stagiaire doit (10) : 20. connatre lordre du classement adopt 21. connatre le nombre de dossiers, la frquence dutilisation et la dure de conservation des documents. 22. reprer les fournitures, meubles et mobiliers disponibles. Avant dapprendre concevoir et utiliser les plannings, le stagiaire doit (11) : 23. faire des prvisions par rapport aux travaux effectuer 24. organiser les tches par rapport au temps disponible Avant dapprendre utiliser le classement lectronique et appliquer les techniques darchivages, le stagiaire doit (12) (13) : 25. identifier lutilit du classement lectronique 26. connatre les objectifs de larchivage

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PRESENTATION DU MODULE

Le document organisation administrative fait partie du module n12 spcialit : Comptabilit dEntreprise , niveau technicien. Ce module fournit des renseignements qui permettent : de classer et classifier les documents et les dossiers selon les normes - dutiliser les fournitures, le mobilier et le matriel appropris - de respecter les ordres et les procds de classement - de concevoir et utiliser des plannings - dappliquer les techniques darchivages
-

La masse horaire prvue pour ce module est de 50 heures dont les 2/3 sont alloues la partie thorique et le 1/3 est consacr aux applications, tudes de cas et lvaluation des connaissances acquises.

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RESUME THEORIQUE

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Introduction
Pour lactivit de lentreprise, le document est dune importance primordiale : cest souvent le document qui instruit, qui renseigne ; cest toujours le document qui enregistre et retient linformation ; cest encore le document qui sert de preuve. Afin de remplir correctement son rle, ce document, la forme et aux contenus varis, doit tre constamment disponible : tout moment il faut que lon puisse dterminer rapidement sa position. Cette exploitation du document entrane, ds sa cration, de nombreuses manipulations ; cest pour cette raison que la connaissance des techniques de classement de linformation est considre aujourdhui comme indispensables pour la pratique de tout mtier. Ainsi travers ce module, nous allons traiter les techniques du classement de linformation selon les rgles prconises par la norme AFNOR.

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CHAPITRE I : GENERALITES SUR LE CLASSEMENT Dfinition Le classement est une technique qui consiste ranger dans un ordre mthodique les documents selon un ordre prtabli, de faon pouvoir se procurer facilement et rapidement linformation recherche. Ainsi le classement comporte deux oprations : classifier : faire une rpartition mthodique par classe, cest dire dterminer : - les caractres communs selon les quels on regroupe les documents - le nombre et limportance des classes en fonction de lutilisation des documents. - lordre dans lequel on classera les documents

classer : effectuer le travail matriel : - affecter chaque document dun indice ;(chiffre, lettre,..)qui dterminera sa place dans le document - ranger selon lordre prvu par la classification

Section 1 : Les facteurs du choix dun classement Pour pouvoir stocker les informations en vue dune utilisation ultrieure, il convient de mettre en place un plan de classement qui permette daccder linformation dans les meilleures conditions de ; temps, scurit, cot.

temps daccs : il doit tre le plus rduit possible, pour cela il faut : - dfinir les critres de classement ; - classer rgulirement les documents. scurit : le systme adopt doit donner lassurance : - que tous les documents sont prsents ; - quil est possible de les retrouver selon un ou plusieurs critres ; - quil ne risque pas dune dtrioration. cot : le cot du classement se dcompose en : - cot du classement (temps et matriels utiliss) ; - cot de recherche.
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Section 2 : Le but du classement -

On classe pour : retrouver srement et rapidement. ordonner, cest dire donner au lieu du travail une atmosphre dordre. contracter pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possible de documents. Obir aux prescriptions lgales dont la lettre exige que toute pice doit tre classe et rpertorie. Pallier labsence ou la dfaillance de celui qui a rang. Protger le document et le prserver des lments destructeurs (humidit, poussires..). Assembler les documents par catgorie, par affaire, par famille. Dceler les absences, les subtilisations, les interventions de documents.

Section 3 : Les qualits dun bon classement Un bon classement doit permettre : - de retrouver rapidement lobjet, la pice recherche. - de replacer rapidement cet objet ou cette pice aprs consultation, ou utilisation. - davoir la certitude que toutes les pices sont leur place et quaucune ne manque. - son dveloppement autant quil est ncessaire, lors de laccroissement des objets ou des pices classer. Enfin, tout classement doit faire lobjet dune rflexion pralable. Il varie avec la nature, limportance et la frquence de consultation des documents classer, le matriel ou le mobilier utilis. Ainsi, nous allons trait dans le chapitre suivant les diffrents ordres de classement.

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CHAPITRE II : LES DIFFERENTS ORDRES DU CLASSEMENT Il y a plusieurs faons de prvoir et dorganiser un bon classement parce que les documents classer sont, en gnral, varis et les personnes qui recherchent une information ne portent pas toujours de mme donnes. On distingue alors : - les ordres fondamentaux : classement alphabtique classement numrique classement thmatique - les ordres drivs : classement dcimal classement chronologique classement gographique classement alphanumrique Section 1 : Les ordres fondamentaux Avant dentamer ltude des diffrents ordres ou modes de classement, il est ncessaire de dfinir les mots suivants : - Norme : ensemble de rgles alphabtiques qui ont t normalises. - Rubrique : mot ou groupe de mots constituant lintitul du document classer. - Mot directeur : faon de prsenter une rubrique pour son classement. - Renvoi : inscription supplmentaire dune rubrique pour renvoyer au mot directeur retenu, lorsquil y a hsitation sur le choix de celui-ci. A Classement alphabtique : Le classement alphabtique consiste ranger les mots daprs lordre des lettres dans lalphabet. Le classement selon cet ordre est souvent dlicat pour les dnominations comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dnomination ou chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en vidence en indexant la dnomination. Ainsi, pour dterminer les mots directeur dans une rubrique complexe, nous allons appliquer les rgles dfinies par la norme lAFNOR (Association Franaise de NORmalisation).

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A-1 Etude de la norme : 1er cas : la rubrique contient des noms propres on classe au premier nom propre : Exemple : Etablissement TALEB et compagnie JEAN frre et compagnie les particules Le, La, L, Du, Des, Ibn, Abou, Ben, Ait, Abd sont considres comme faisant partie du nom, sauf les particule de et d : Exemple : El mansouri sera class comme Elmansouri Le besque.Lebesque on classe au prnom sil est seul ou sil est reli au nom de famille par un trait dunion : Exemple : Salon de coiffure Mohammed Htel Pierre-andr les noms dbutant par saint (ou sainte, saints) sont classs au mot entier : Exemple : Restaurant Saint-Laurent 2me cas : la rubrique contient des noms gographiques on classe au premier nom propre, sans tenir compte des particules : Exemple : Les conserveries de Safi Les minoteries de Casablanca les points cardinaux et leurs composs, le mot centre sont considres comme nom propre, sil nen existe pas dautres et sils sont employs sans complment : Exemple : Le garage du centre La gazette du sud marocain Socit litire de louest du Maroc les noms dbutant par un article simple ou prcd dun article contract (du, de, des) se classent daprs le nom caractristique : Exemple : Grand garage de la Koutoubia Htel du Rif Maroquinerai des Ouled Teima
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3me cas : la rubrique contient des noms publicitaires : On classe au premier mot du nom utilis titre publicitaire lexception des articles ou prpositions suivants : au, aux, d, de, des, du, l, la, le, les. On considre comme noms publicitaires : les mots ou ensemble de mots invents pour les besoins de la publicit : Exemple : Imprimerie UNIM Machine laver Thermor les noms historiques mythologiques et lgendaires : Exemple : Restaurant Don Quichotte Htel des Mrinides les mots pouvant tre isols dans la rubrique. on ne tient pas compte des articles, ni des propositions : Exemple : Journal lopinion Ptisserie A la coupe dor Publication Pour nous Les mots dorigine autre que marocaine et franaise : Exemple : Caf du stade du Foot-Ball Manufacture de Pull-Over 4me cas : la rubrique ne contient aucun nom propre (de personne, gographique, publicitaire ou assimils) on classe au premier nom commun sauf socit ou compagnie Exemple : Les caves marocaines Comptoir des importations toutefois, sil ny a pas de nom commun autre que socit ou compagnie, on classe lun de ces noms : Exemple : Socit industrielle et commerciale Compagnie aropostale Quand un nom commun unique est prcd dun adjectif qualitatif, on classe ladjectif qualitatif :
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Exemple : Grand soldeur Quand un nom commun est prcd dun adjectif numral, on classe ladjectif numral : Exemple : Htel du Dix-septime sicle Aux cent mille chaussure Si un adjectif est employ comme nom (substantivement), il est alors considr comme mot directeur de classement : Exemple : Les jeunes du village. La royale imprimerie 5me cas : la rubrique est forme dinitiale ou sigle : On classe toujours daprs la premire lettre : Exemple : R.A.M U.N.E.S.C.O

A-2 Indexage des rubriques : On appelle ainsi la manire dcrire une rubrique afin de faciliter un classement alphabtique. Pour indexer correctement il faut : - dabord crire le mot directeur (en majuscule) - puis les mots suivants - enfin entre parenthses, les mots prcdents Exemple : Rubriques non indexes Rubriques indexes Caf des Quatre Etoiles QUATRE toiles (caf des) Htel SAFIR SAFIR (htel) La Royale Imprimerie, casa ROYALE imprimerie, casa (la) A-3 Renvoi : Lorsquil peut y avoir une hsitation dans la recherche du mot directeur , il est conseill davoir recours une inscription supplmentaire. Exemple : Groupement des producteurs dagrumes Renvoi PRODUCTEURS dagrumes (groupement des) Ou ARGUMES (groupement des producteurs d)
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A-4 Avantages et inconvnients du classement alphabtique 1) les avantages : simple dans son principe, le classement de noms et de mots noffre pas de difficults. rapide lorsquil porte sur un nombre restreint de documents. extensible linfini, il est toujours possible dinsrer de nouvelles dnominations ou un nouveau dossier entre deux dnominations ou deux dossiers dj existants.

2) les inconvnients : compliqu lorsquil sagit de classer des dnominations. lent lorsquil porte sur un nombre important de documents dont les mots directeurs de classement peuvent tre composs de lettre identiques. Peu sr : sauf prcautions particulires, il est difficile de dceler le dclassement ou labsence dun dossier. Limit : dans son dveloppement par des problmes matriels (listes modifier ou refaire, dossier dplacer etc.)

A-5 Utilisations : Le classement alphabtique sadapte particulirement au classement des noms de personnes, des raisons sociales de socit, clients, fournisseurs, personnel dune entreprise, usagers dlectricit ou du tlphone, abonns un service, ou un journal, lves des coles etc. Exercice dapplication : Soit la srie des nouveaux clients, indexez et effectuez le classement alphabtique des dnominations suivantes : Elments de correction : Magasin de sport aux trois surfeurs CASSIMA (restaurant) Entreprise de Marina et Fils DOS (la boutique du) La Boutique du Dos MARIE-HELENE (parfumerie) MARINA et fils (entreprise de) Parfumerie Marie-Hlne MAROC (les artisan du sud du) SARL les Briochres de Saint-Jean NOUVELLE dcoration (la) La Nouvelle Dcoration SAINT-JEAN (SARL les Briochres de) Les Artisans du Sud du Maroc TABLE de sophie (restaurant) Restaurant Cassima TROIS surfeurs (magasin de sport aux) Restaurant la Table de Sophie B- Classement numrique
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B-1 Principe Lordre numrique est bas sur la connaissance universelle de la suite naturelle des nombres entiers. (Si lalphabet est limit 26 lettres, la suite naturelle des nombres entiers est illimite). Les objet, les documents sont classs dans lordre des numros qui leurs sont attribus, au moment de leur cration. Le classement numrique ncessite lemploie dun rpertoire alphabtique. Ce rpertoire permet, connaissant le nom du dossier, de retrouver rapidement le numro correspondant. Exemple : ELMARNASSI dossier 395 ELMOUNTACIR dossier 720 B-2 Utilisations Il est utilis : - dans les bibliothques. - dans les entreprises importantes pour le classement des dossiers des tiers. B-3 Avantages et inconvnients du classement numrique
1)

les avantages :

Extension linfini : linsertion des nouveaux documents ne modifie pas le rangement des documents dj classs. Scurit : il est facile de dceler immdiatement une absence du dossier. Discrtion : les indices numriques ne signifient rien pour les personnes qui ne disposent pas de rpertoire.
2)

Les inconvnients :

ncessite la consultation dun rpertoire alphabtique. Lent : la recherche dun dossier ncessite la consultation du rpertoire alphabtique. Rupture de classement provoque par lannulation ou la sortie dfinitive dun document

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Exercice dapplication : Prsenter le classement numrique des rubriques suivantes : Date dentre 6 juin 20 mai 18 mai 8 juin 2 juin 15 juin 2 juin 21 juin 20 mai 15 mai Rubrique SARL Grafrois Aux quatre saisons Comptoir franais de scurit Librairie du sud Lartisan confiseur Cabinet Dor La gnrale de conseils Boutique Salma Htel de Bretagne La Marbrerie de vichy

Elments de correction : Classement numrique 1. La Marbrerie de vichy 2. Comptoir franais de scurit 3. Aux quatre saisons 4. Htel de Bretagne 5. Lartisan confiseur 6. La gnrale de conseils 7. SARL Grafrois 8. Librairie du sud 9. Cabinet Dor 10. Boutique Salma Rpertoire alphabtique BRETAGNE (htel de) 4 COMPTOIR (franais de scurit) 2 CONFISEUR (lartisan) 5 DOR (cabinet) 9 GENERALE de conseils (la) 6 GRAFOIS (SARL) 7 QUATRE saisons (aux) 3 SALMA (boutique) 10 SUD (librairie du) 8 VICHY (la marbrerie de) 1

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C- Classement thmatique ou idologique C-1 Principe : Le classement idologique se fait laide dun plan de classement, tabli partir des documents classer. Ceux-ci sont rpartis par sujet ; chaque sujet est divis en sous-sujets, eux mmes subdiviss, et ainsi de suite. Lanalyse des sujets et de sous-sujets sera dautant plus approfondie que la varit des documents classer est importante. Lorsquun document comporte plusieurs ides , juges essentielles, il est indispensable dutiliser des renvois. Exemple : Un magasin arts mnagers veut classer la documentation quil reoit rgulirement de fournisseurs ventuels. Il divisera la documentation reue en grands groupes ou sujets savoir : appareils mnagers - appareil de chauffage - petit appareillage lectronique Ensuite chaque sujet en sous sujet comme suit : - appareil de chauffage : cuisinire bois cuisinire charbon radiateurs gaz radiateur lectrique - appareils mnagers : Aspirateurs : Balai Boule Traneau Cuisinire lectrique : 2 feux 3 feux 4 feux C-2 Utilisations : Ce mode est principalement utilis : dans des bibliothques pour le classement de la documentation sous forme simplifi, pour la tenue des dossiers
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C-3 Avantages et inconvnients du classement idologique :


1) les

avantages : parfaitement adapt au classement et la recherche de documentation. extensible : il est toujours possible de crer de nouveaux groupes ou de subdiviser ceux qui existent. peut se combiner frquemment avec dautres ordres de classement.

2) Les

inconvnients : organisation longue : il exige une analyse prliminaire trs pousse pour tablir le plan de classement emploi dlicat : toute erreur sur lide essentielle du document prolonge la recherche. ncessite de renvois chaque fois quun mme document traite de plusieurs sujets ou dides difficiles analyser. ne prsente aucune scurit sauf sil est combin avec un classement numrique.

Exercice dapplication : Indexer et classer dans lordre idologique les rubriques suivantes : Librairie AL MAARRIF ditions maghrbines Librairie-papeterie aux belles images Grands magasins marocains Libre-service de locan Librairie internationale ditions rencontre Grands magasins de Chaouie Librairie de best-sellers Elments de correction Librairie - AL MAARRIF - BELLES IMAGES - BEST-SELLERS - INTERNATIONNALE Editions - MAGHREBINES - RENCONTRE Grands magasins - CHAOUIE -MAROCAINS - OCEANS

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Section 2 : les ordres drivs A- classement dcimal A-1 Principe : La classification dcimale repose sur le principe suivant : entre 2 nombres dcimaux conscutifs de mme ordre, il est toujours possible dintercaler 9 nombres dcimaux conscutifs. Exemple : voir le plan comptable 1 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 2 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 3 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 A-2 Utilisations Ce mode est principalement utilis pour : - le classement de la documentation - le classement des comptes dans le plan comptable A-3 Avantages et inconvnients du classement dcimal
1)

les avantages : parfaitement adapt au classement et la recherche de la documentation, extensible linfini.

2)

les inconvnients : organisation longue : il exige une analyse prliminaire trs pousse pour tablir le plan de classement. emploi dlicat : toute erreur sur lide essentielle du document prolonge la recherche. ncessit de renvois : chaque fois quun mme document traite de plusieurs sujets ou dides difficiles analyser. difficult pour reprer une erreur de classement ou constater labsence dun document.

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B- Classement chronologique B-1 Principe : Le classement chronologique consiste classer les documents dans lordre de la suite naturelle des dates : annes, mois, jours. Dans ce mode de classement, le document le plus rcent doit toujours tre plac sur le dessus. Exemple : 09/02/98 socit marocaines de courtage 02/02/98 socit de tissage FILATIS 25/01/98 socit de courtage GRACOM B-2 Utilisations : Le classement chronologique est principalement utilis pour le classement des documents et de la correspondance dans les dossiers, pour le classement des doubles, des lettres, des factures, des documents, des bordereaux bancaires, des revues et des journaux B-3 Avantages et inconvnients du classement chronologique :
1 ) les avantages :

simple. le document le plus rcent est immdiatement visible. extensible linfini 2) les inconvnients : impossible de constater les absences de documents. difficile de retrouver un document dont on ne connat pas la date prcise.

Exercice dapplication : Le commissariat au tourisme vous communique la liste des manifestations folkloriques et des expositions artisanales au Maroc :
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Prsentez le calendrier chronologique des manifestations folkloriques.

Du 14/11 au 28/11 : Agadir Du 06/03 au 12/03 : Marrakech Du 06/02 au 14/02 : Fs Du 11/03 au 18/03 : Taroudant Du 08/07 au 15/07 : Tanger Du 15/07 au 21/07 : Mekns Du 24/07 au 31/07 : Rabat Du 08/08 au 15/08 : Essaouira Du 21/10 au 28/10 : Casablanca Du 09/10 au 15/10 : Ouarzazate Du 25/09 au 24/09 : Zagora C- Classement gographique C-1 Principe :

Elments de correction 1. Agadir 2. Ouarzazate 3. Casablanca 4. Zagora 5. Essaouira 6. Rabat 7. Meknes 8. Tanger 9. Taroudant 10. Marrakech 11. Fs

Le classement gographique est bas sur la connaissance des divisions et des subdivisions territoriales dune unit gographique : pays ville commune dpartement. Il est souvent associ un classement numrique ou alphabtique. Exemple: CASABLANCA - ALAOUI (cabinet mdical) - MOUKTAR (clinique) ESSAOUIRA - RAFFINERIE (socit marocaine de) - ELJABRI (groupe industrielle) C-2 Utilisations : Le classement gographique est utilis par les : - services commerciaux des entreprises ; - les diteurs ; - services de vente par correspondances ; - services des abonnements : revues, journaux ; - agences de publicit, etc. C-3 Avantages et inconvnients
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1)

les avantages :
2)

simple dans son principe ; prcis ; extensible puisquil se subdivise naturellement ; rpond parfaitement son objet. les inconvnients :

ncessite frquemment lemploi dun dictionnaire des communes ; ncessite un rpertoire alphabtique pour rduire le temps de certaines recherches.

D - Classement alphanumrique :

D-1 Principe Le classement alphanumrique consiste dabord rpartir les documents dans des classes alphabtiques prtablies, puis, lintrieur de celles-ci, de leurs attribuer, selon leurs ordre darrive, un numro. Dans chaque tranche de classement alphabtique, un rpertoire alphabtique succinct est donc ncessaire, il figure en gnral sur un guide. Exemple dun guide : B BANQUE marocaine de commerce BILALI (cabinet) D-2 Utilisations : Petits classements dans lesquels le nombre dlments est stable (ordre de classement trs peu utilis pour des fichiers manuels) . D-3 Avantages et inconvnients du classement alphanumrique : 1) les avantages :
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scurit du classement ; extensibilit relative.


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2) les inconvnients :

ncessit de tenir un rpertoire pour chacune des tranches alphabtiques. assez lent. les divisions alphabtiques doivent tre fixes lavance.

Exercice dapplication : Dans leur ordre dentre. Ces fournisseurs ont t enregistrs ainsi puis classs selon lordre alphanumrique : Etabissement de la pelote du Nord La Revue marocaine La Grande couture du coin Caisse Nationale de Scurit Sociale Restaurant de la route de holand Auto-cole Hilali et fils Htel Mamounia
lments de correction C. - COIN (la grande couture du) - CAISSE (nationale de scurit sociale) H. - HOLAND (restaurant de la route de) - HILALI et fils (auto-cole) M. - MAROCAINE (la revue) - MAMOUNIA (htel) N. -NORD (tablissement de la pelote du) 01 02 01 02 01 02 01

Aprs avoir dtermin lordre dans lequel doivent tre classs les supports, nous allons trait dans le prochain chapitre les moyens matriels utiliser pour conserver les documents et permettre leur consultation dans les meilleures conditions.

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CHAPITRE II : LES DIFFERENTS PROCEDES DU CLASSEMENT Le choix du mode de classement seffectue daprs plusieurs critres savoir : - le volume et le nombre dlments classer, - facilit daccs et de la manipulation, - la dure de conservation, - la fourniture, le mobilier et le matriel utiliser. Section 1 : Les dossiers ; indexage et signalisation A-Les dossiers : A-1 Le classement des documents dans des dossiers : Les documents sont placs dans couvertures cartonnes de rsistance et de forme variables. Le choix de celles-ci est fonction de la nature des documents classer, de la frquence de leurs consultation et de la dure voulue de leurs conservation. Ces couvertures qui protgent les documents et facilitent leur rangement, sont des chemises, des classeurs ou des dossiers. Les principaux types de dossiers sont : les dossiers ordinaires les dossiers tirettes les dossiers sangle les dossiers perforation les chronos

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A-2 Le choix des dossiers : Les dossiers ordinaires (chemises cartonnes) : ils sont utiliss pour les dossiers de travail peu pais ; pour un rangement de document dans un dossier suspendu. Les dossiers systme (chemises rabat, tirette, lastiques ; classeurs sangle ; anneaux): ils sont utiliss pour les dossiers de travail pais ou volumineux ; pour le rangement des documents consults frquemment. Les dossiers suspendus (les hamacs en papier kraft suspendu sous un rayon darmoire ou dans un tiroir) : ils sont utiliss pour la plupart des dossiers individuels (fournisseurs, clients, personnel) B - Indexage : Lindexage dun classement est lindication visuelle des tranches de classement ainsi que lidentification des documents (dossiers, fiches). Pour indexer les dossiers, on utilise : - Les guides : ce sont des intercalaires en carton, mtal ou matire plastique. Ils sont de mmes dimensions que les dossiers, mais portent des dpassants o sont inscrites les mentions utiles au classement. - Onglets fentres : lorsque les guides ne portent pas de dpassants, on utilise des onglets fentre de diffrentes dimensions ou des papillons gomms. Exemple : Dans un dossier alphabtique, indexer le classement consiste : - marquer sur des repres trs visibles les tranches de classement (A, B, C, par exemple) ; - inscrire sur chaque dossier (ou document) la rubrique correspondante. C - Signalisation :
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La signalisation est le moyen visuel pour mettre en vidence certains caractres communs un groupe de dossiers. On distingue deux types de signalisation : - Fixes : couleurs des dossiers, case colore, - Mobiles : onglet, cavalier Exemple : Clients domicilis dans le sud Clients domicilis dans le nord On emplois pour indiquer ces particularits : dossiers de couleurs diffrentes des papillons de couleurs que lon colle sur la partie visible du dossier ; des anglets fentre de taille et de couleurs diffrentes

Illustration :

Exercice dapplication : Etablissez une liste de renseignement pouvant donner lieu signalisation sur des documents concernant les employs. Prcisez dans chaque cas sil sagit dune signalisation fixe ou dune signalisation mobile. Quel est lintrt de la signalisation ? Elments de correction Signalisation fixe : - fonctions des employs : cadres, employ - catgories de fonction : permanent, occasionnel Signalisation mobile : - demande de cong - attestation de travail
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Section 2 : les diffrents procds du classement A- Classement horizontal A-1 Procd : Le classement horizontal (ou plat) consiste empiler les documents les uns sur les autres, le dos face lutilisateur. A-2 Conditions dutilisation : Pour les dossiers : le dos du dossier doit tre assez large pour recevoir les indications ncessaires. On peut utiliser les dossiers sangle, les boites de carton, les sous-dossiers. - la consultation des dossiers ne doit pas tre trs frquente. Pour les documents seuls : - document de trs grand format - imprim - fournitures de bureau, etc.
-

A-3 Avantages et inconvnients :


1)

les avantages : simplicit encombrement rduit bonne conservation des documents

2)

les inconvnients : recherche et manipulation difficile possibilit de signalisation limite une signalisation fixe. ne convient pas aux dossiers minces

A-4 Utilisations : Le classement horizontal est utilis pour : - les dossiers volumineux - les dessins et plans, dossiers de grand format
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les fournitures de bureau : papier, carbones - les imprims, les bandes magntiques A-5 Mobilier et matriel Les principaux matriels et mobiliers utiliss pour ce procd sont : - classeurs clapets - classeurs rideaux - classeurs tiroirs plats, - classeurs plan - rayonnages fixes ou mobiles Classeur clapets casiers ferms par un clapet (porte articule) tiquette permettant lidentification du contenu du casier (tranche de classement). identification sur le dos du dossier. chaque casier contient quelques dossiers.

Classeurs rideau gros dossiers identification sur le dos du dossier, tablette amovible ; rideau articul; Classeurs tiroirs plats tiroirs peu profonds et amovibles, identification du contenu du tiroir sur ltiquette : recherche facile ; un seul dossier par tiroir : manipulation trs rduite ; importance du mobilier variable suivant les besoins.

Tiroirs plan
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tiroirs peu profonds et amovibles, identification du contenu du tiroir sur ltiquette : recherche facile ; un seul dossier par tiroir : manipulation trs rduite ;
Exercice dapplication :

Indiquez dans quels cas sont utiliss les diffrents meubles pour le classement horizontal des dossiers, tenir compte de : La nature des dossiers Dossiers en cours ou dossiers classs Volume Importance de classement Elments de correction - les dossiers volumineux - dessins et plans, dossiers de grand format - fournitures de bureau : papier, carbones - les imprims, les bandes magntiques B- Classement debout : B-1 Procd : le classement debout consiste classer les dossiers ou les documents les uns cot des autres sur leur arte la plus petite ;le dos, se prsentant verticalement face lutilisateur. B-2 Conditions dutilisation Seuls les documents pais et les classeurs couverture renforce peuvent tre classs debout. Les documents et les chemises minces doivent tre runis dans des classeurs ou dans des dossiers solides (classeurs en carton, perforations, pinces...) B-3 Avantages et inconvnients
1)

les avantages :
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recherche et manipulation faciles, absence dun dossier repr facilement, mise en archives faciles.
2)

Les inconvnients : ce procd ne peut tre utilis que pour le classement des dossiers pais et rigides, les possibilits de signalisations sont trs rduites, lencombrement est important.

B-4 Quelques utilisations : Le classement debout est utilis pour ranger : - les livres dans la bibliothque ; - classement des lettres, pices comptables, documents clients et fournisseurs ; - les annuaires, recueils, catalogues ; - les liasses darchives B-5 Mobilier et matriel On utilise pour le classement debout : - les rayonnages fixes ou mobiles - les armoires, placards, bibliothques ; - les classeurs rotatifs axe vertical.

Rayonnages fixes ou mobiles rayonnages faciles installer ou dplacer. recherche facile classement visuel

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Armoires rayons Divers systmes de portes : portes battantes (portes pleines ordinaires), portes coulissantes ; portes pliantes (chaque porte se plie en deux, rduisant ainsi lencombrement) Classeur rotatif tambour pivotant auteur dun axe vertical : recherche plus rapide ; les dossiers sont placs en couronne sur chaque tambour (environ 30 dossiers) gain de place.

Exercice dapplication : Les portes des armoires peuvent tre battantes (ordinaires), coulissantes et pliantes ; indiquez les avantages et les inconvnients de chaque systme. Elments de correction Portes ordinaires Portes coulissantes et pliantes Avantages Cot rduit Visualisation total du classement Manipulation facile Rduire lencombrement inconvnients Manipulation difficile Cot lev

C- Classement vertical ordinaire :


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C-1 Procd Le classement vertical ordinaire consiste placer les documents verticalement, les uns derrire les autres, ou les uns cot des autres, les dossiers reposants sur leur dos. C-2 Conditions dutilisation : Pour viter leur affaissement et leur glissement, les dossiers et les documents doivent tre maintenus les uns contre les autres par des compresseurs ou des intercalaires. C-3 Avantages et inconvnients :
1)

les avantages : facilit de manipulation, condition que les dossiers soient rigides. Possibilit de signalisations limites (couleurs de dossier, onglet)

2)

Les inconvnients :

aspect souvent dsordonn ; risque daffaissement des dossiers (recherche difficile, dtrioration des documents) ;

C-4 Quelques utilisations : Le classement vertical ordinaire peut tre utilis pour toutes les formes de classement : dossiers clients, dossiers fournisseurs, correspondance personnelle, etc C-5 Mobilier et matriel : On utilise pour ce mode de classement : - classeurs tiroirs - bacs fixes ou mobiles - classeurs rotatifs
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Classeur tiroirs lment comprenant quatre tiroirs ; tiquette permettant lidentification du contenu du tiroir; capacit : 100 dossiers par tiroir, environ ;

Bacs

Facilement dplacs et amens prs du

poste du poste du travail. D- le classement vertical suspendu Le classement vertical suspendu consiste placer les dossiers et les documents dans des chemises en carton fort, dites hamacs. Le classement vertical suspendu peut tre : - visibilit suprieure - visibilit latrale

D-1 Classement suspendu visibilit suprieur D-1-1 Principe Dans ce type de procd, les hamacs sont quips, sur leur partie suprieure, dune tringle mtallique qui sert leur suspension. Lintitul du dossier est inscrit : - soit directement sur la tringle mtallique. - soit sur une tiquette place dans une gaine transparente pour la protger. Illustration :
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Caractristiques : - le hamac est suspendu au bord du tiroir ou du bac par des crochets. - identification du dossier sur une bandelette glisse sous une baguette en rhodod. - signalisation fixes (cases colors en crayon), signalisation mobiles (cavalier). - si les hamacs sont runis deux deux on ralise un classement en continu. - ce procd amliore la scurit du classement, aucun document ne pouvant tre gliss entre deux dossiers. D-1-2 Conditions dutilisation : Les documents ne doivent tre ni trop lourds ni trop pais. Ils doivent tre placs dans des sous-dossiers avant leur insertion dans les hamacs. D-1-3 Avantages et inconvnients
1)

les avantages : bonne conservation des documents lisibilit satisfaisante de la dnomination signalisation fixe et mobile facile insertion aise de nouveaux dossiers

2)

les inconvnients : capacit rduite ncessit de sous-dossiers

D-1-4 Mobilier et matriel : On utilise pour ce mode de classement : -tiroirs quips - bacs fixes ou mobiles
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Tiroirs quips hamacs.

les tiroirs sont quips des dossiers 50 dossiers dans un tiroir de bureau 100 dossiers dans un tiroir de classeur Bacs fixes ou mobiles

Le bac est quip des dossiers hamacs couvercle basculant Roulettes pivotantes (dplacement facile)

D-2 Classement verticale suspendu visibilit latrale D-2-1 Principe : Les hamacs de classement vertical suspendu visibilit latrale sont quips, sur la partie visible face lutilisateur, dune bande mtallique ou plastique.

Illustration :

Caractristiques : Les hamacs sont suspendus dans ce cas sous les rayons de larmoire. Lindentification dans ce cas est sur le petit cot du hamac.

D-2-2 Conditions dutilisation : Les documents ne doivent tre ni trop lourds, ni trop pais, ni trop fragiles.
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Les documents doivent tre placs dans des sous-dossiers avant leur insertion dans les hamacs. D-2-3 Avantages et inconvnients: 1) les avantages :

rangement facile des dossiers et des documents ; extension aise ; signalisation fixe et mobile satisfaisante ; bonne lisibilit des intituls ; grande capacit de classement. 2) les inconvnients :

utilisation de sous-dossiers indispensables. D-2-3 Mobilier et matriel On utilise : - armoire quipe - classeurs tiroirs basculants - classeur rotatif axe vertical - classeur rotatif axe horizontal

Armoires quips

portes pliantes de 4 8 range par armoires 100 dossiers environ par range. Armoires basculantes encombrement moindre au sol.
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tiroirs ouvert : visibilit latrale du dossier. tiroirs ferms ; les dossiers se trouvent alors classs debout. Classeurs rotatifs axe vertical

encombrement rduit accs facile tambours pivotant autour dun axe vertical Classeurs rotatifs axe horizontal

encombrem ent rduit accs facile il suffit dappeler au clavier le dossier voulu pour quil se place automatiquement en position de lecture.

Exercices dapplications :
1 . Comparer les deux procds :

- classement suspendu visibilit latrale : le cas du classement dans une armoire. - classement suspendu visibilit suprieure : le cas du classement dans un classeur tiroir.
2 . votre travail consiste indiquez pour chaque document propos : le dossier, le

procd de classement et le mobilier utilis. Documents : - revues (exemple PC magazine, science et vie) - doubles de courriers importants conserver (anne 1995-2000) - dossiers clients - plan du nouveau restaurant dentreprise (grande dimension) - photocopie dans lordre chronologique de toutes les informations transmises au personnel. Elments de correction :
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1. classement dans une armoire : * classement visuel * classement facile * encombrement obligatoire Classement dans un classeur tiroir : * tiquette permettant lidentification du contenu du tiroir; * bonne conservation * capacit rduite 2.
revues courrier Dossiers utiliss Les dossiers ordinaires Chrono- dossiers tirette- classeur anneau- dossiers ordinaire Dossiers perforation ou tirette Dossiers ordinaires Chrono- dossiers ordinaires Procd de classement Mobilier utilis Horizontal Clapets -classeurs rideaux.. Debout -Verticale Rayonnages armoires- tiroirs quips Debout - verticale horizontal Debout -Verticale Rayonnages armoires- tiroirs quips Clapets -classeurs rideaux.. Rayonnages armoires- tiroirs quips

Dossiers clients Plans photocopies

CHAPITRE IV : LES PLANNINGS Section 1 : Gnralits sur les plannings : A- Dfinition : Un planning est un tableau qui visualise lordonnancement de tches ou dvnements cest dire la prvision de leur situation dans le temps. Il doit permettre les mises jour et le contrle de la ralisation. Un planning comprend : chelle de temps (jour, semaine, mois). reprsentation visuelle (prvisions ralises). chaque ligne correspond un excutant ou un poste de travail, ou une activit. la premire colonne correspond aux titres des lignes. repre des jours. B- Conception dun planning : Echelle de temps
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Description: - tablir la liste des mentions porter en ordonne. - prvoir le nombre dunits de temps ncessaires horizontalement. NB : il faut dterminer la langueur rserver une unit de temps pour permettre un reprage visuel facile ; en dduire la langueur du planning Exemple : planning des travaux relatifs la prparation dun voyage par le comit dentreprise : Travaux faire - Runion du C.E (proposition des dates, du lieu, des activits, du budget) - note au personnel - rception des suggestions - analyse des suggestions - runion du C.E (fixation des dates, du lieu,..)

fvrier
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7

- - - - - - - - -

C- Rles des plannings : - facilit la communication et la mmorisation - permet une comprhension plus synthtique - rduit les informations lessentielles - assure lordonnancement : rpartition dans le temps de divers travaux - il prcise quand le travail sera termin et le temps quil prendra D - Choix du matriel : Bien que tous les modles proposs par les fabricants puissent, en principe, sadapter tous problmes de prvisions, le choix du matriel est dterminant pour lefficacit de la solution propose. Ainsi, les principaux matriels utiliss sont : - plannings fiche T - plannings bandelettes - planning gouttire - planning rubans - plannings fils - plannings magntiques
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Section 2 : Les principaux modles de plannings A- Planning fiche T A-1 Description :


- ce planning est constitu par des bandes mtalliques verticales perfores des

fontes quidistantes, destins recevoir des fiches en T. - la partie suprieure de la fiche reoit les informations essentielles. - la partie infrieure reoit les informations complmentaires. Illustration :

A-2 Utilisations : Ce type de planning permet le suivi des cas simples dans lesquels lorganisation fonctionne par unit de temps complte (emploi du temps), comme : leffectif du personnel et son emploi du temps ; dlais de livraison ; excution des commandes en cours. A-3 Avantages : systme simple ;lecture rapide ; possibilit dcrire sur la partie visible de la fiche en T; possibilit de signalisation garce aux diverses couleurs des fiches, curseurs, lettres, symboles ; la mise jour et rapide ; et le cot est moyen. B- Planning gouttires ou gorges : B-1 Description Planning gouttire, bande :

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Il est constitu de plusieurs gouttires superposes en matires plastiques dans lesquelles on glisse des bandelettes coupes la longueur, dsigns suivant la prvision. Planning gorges ou gouttire profondes : Dans ce planning, les gouttires sont suffisamment grandes pour recevoir les documents (bons de commandes, bon de travail,) seule la partie suprieure reste visible. Un fil repre la date du jour, ainsi toute bande place entirement gauche du fil correspond un retard de ralisation. Illustration :

B-2 Utilisations : Ce type de planning sadapte tous les problmes de contrle de stock et approvisionnements, des ventes, de budget, de la publicit, avancement des commandes B-3 Avantages : Ce planning aux mme avantages que le planning fiches en T. C- Planning fil ou ruban C-1 Description : Planning fil : est un tableau perfor, la visualisation est obtenu par des fils de couleurs que lon tire horizontalement jusqu' la position voulue, laide de cheville. Des curseurs et symbole coulissant sur fils et moletant en vidence des caractres importants. En gnral, les symboles de prvisions sont enlevs au fur et mesure de la ralisation.
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Planning ruban : ce planning ressemble extrieurement au planning gouttires bandes, mais le principe dutilisation est le mme que le planning fils. On tire le ruban mtallique ou plastique jusqu' la position voulue. C-2 Utilisations : - suivi des oprations de commande, de livraison, des chantiers - chanciers divers C-3 Avantages : possibilit de signalisations varies - mise jour rapide et facile
-

D- Planning magntique : D-1 Description : Le support est gnralement form dune feuille mtallique vernisse sur laquelle est imprim un quadrillage en centimtre. Les symboles et les bandes de dimensions et de couleurs varies sont aimants de faon permanente. Ces symboles peuvent tre codifis de lettres ou de chiffres. Par ailleurs, les bandes portant les jours, les moisfacilitent la ralisation de lchelle du plan. Des bobines que lon pose nimporte quel endroit du tableau et qui permettent de drouler un ruban sur la longueur dsire. Illustration :

D-2 Utilisations : - contrle des objectifs - applications trs varies


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- en progression (suivi doprations successives) D-3 Avantages :


- systme simple, lecture facile ;

- possibilit de signalisations trs varies ; - mise jour rapide et agrable ; - cot moyen. Exercice rcapitulatif: Apprciation du critre de choix : - favorable - moyen - dfavorable
Facilit de mise jour D F M F F F Souplesse dutilisation F M M D D M Possibilit dinscription M M F D D D Cot rduit F F M D D D utilisations Activits exceptionnelles Cas simples Tous problme Plannings de fabrication Suivis doprations MAJ rapide

Planning sur papier P. fiche T P. gouttire P. ruban P. fils P. magntique

CHAPITRE VI : LE CLASSEMENT ELECTRONIQUE ET LARCHIVAGE Section 1 : Le classement lectronique Aujourdhui, pour permettre une recherche et une restitution suffisamment efficaces, la r-excution de traitements antrieurs, voire des traitements nouveaux, il nest plus possible que les archives soient uniquement composes dun classement sur papier : il est indispensable que les informations soient conserves sous une forme lectronique organise dans ce but. A- Supports utiliss : Plusieurs supports disponibles aujourdhui : Les disques durs classiques : leur capacit sans cesse croissante permet de conserver en ligne des quantits considrables dinformations
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Les supports externes rinscriptibles : bandes, cartouches magntiques, disques optiques ; Les supports externes non rinscriptibles : disques Worm. Remarque : pour lutilisation de ces supports, le problme de la preuve nest encore rsolu. Le choix du support est fonction dune srie de critres, dont notamment les suivants : * Dure de conservation de linformation compatible avec la dure du support. Si le support nest pas assez durable, linformation devra tre priodiquement recopie sur un support neuf. * Ncessit daccs linformation. Si un accs quotidien aux archives est requis, une conservation en ligne est plus approprie. Dans le cas contraire, un archivage externe est gnralement moins coteux. * Type dutilisation. Si lenregistrement lectronique est destin servir de preuve, il convient de pouvoir dmontrer quil na subi aucune altration et, ventuellement, de lui donner date certaine. La mise en uvre de techniques de cryptage et dhorodatage peut se rvler ncessaire. * La disponibilit des outils de lecture compte tenu de lvolution des techniques. En effet, qui pourrait encore lire une disquette 8 pouces, mme si sa surface magntique avait conserv sa qualit jusqu aujourdhui.

B- Avantages du classement lectronique : La gestion lectronique des documents existe depuis longtemps, mais elle tait chre, complexe et lente. Grce au progrs technique, le classement lectronique devient un outil conomique, simple et rapide. Avec lui classement et archivage de documents deviennent logiques et faciles. L'espace est libr et la scurit assure. Consultation comme distribution sont instantanes et l'utilisation du papier est rduite au minimum. Le classement de tous fichiers ou documents prsents sur l'ordinateur. Du texte bien sr, mais aussi des tlcopies, des images couleur, des radiographies, des films, de la parole et des sons. Le classement lectronique de documents vous permet d'tre certain de fournir la copie sans dlai et sans fatigue. Les documents papier gards pour des
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raisons lgales ne sont pas pour autant supprims, mais leur nombre est rduit au strict minimum et leur classement est simplement chronologique. Section 2 : Larchivage : A- Dfinition : Larchivage consiste conserver des informations qui peuvent devenir ncessaires soit titre informatif, soit titre de preuve, soit enfin lors dun contrle de ladministration. Il permet dassurer la prennit de linformation et la possibilit de la restituer ultrieurement. B- Les objectifs darchivage: Larchivage peut rpondre trois objectifs diffrents, selon la valeur des documents que lon archive: - Juridique : concerne tous les documents qui portent sur la justification de droits longue ou courte chance, exemple : conservation de contrats des fins de preuve en cas de litige avec le client et/ou le fournisseur, conservation des documents comptables en cas de contrle fiscal ; - Administrative : ce sont les documents dont lorganisme a besoin pour sa gestion ; - Historique : pour la reconstitution dvnement survenus dans lorganisme.

C- Lieu, meuble et support Lieu : Le local doit tre peu coteux (sous-sol en gnral) et sain pour conserver les documents labri de la poussire, de la lumire et de lhumidit. Meuble : Le rayonnage mobile est compos d'lments de rayonnages traditionnels fixs sur des chariots qui se dplacent en translation. Ce principe permet l'accs au volume total des documents contenus dans l'ensemble des rayonnages en utilisant un seul couloir de consultation. Ce mode de classement permet soit de : Doubler la capacit de classement sur une mme surface. Gagner 50% de surface pour une mme capacit.
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Illustration :

Support : Les documents sont rangs dans des boites par anne, et en respectant lordre du classement principal. Exemple dune tiquette- boite Clients Anne : 89 n : 101 n :200

Les boite darchivage D- La dcentralisation des archives : Les archives ne sont pas ncessairement dtenues lintrieur de lentreprise. En dehors mme du choix dun support, lentreprise peut examiner la ncessit de recourir un tiers archiveur . Cette solution peut prsenter certains avantages : - lentreprise na pas investir en supports capables de stocker des volumes importants ; - elle dlgue les fonctions de sauvegarde et de protection physique des archives ;

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Le recours ces prestations ncessite videmment un cahier des charges prcis et des prcautions contractuelles concernant la transmission, la proprit des donnes, leur confidentialit, leur restitution, leur destruction, etc.

Conclusion

Un classement mthodique et logique est ncessaire pour plusieurs raisons :


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- la masse des documents reue par les entreprises est considrable. Sils ne sont pas tous dun intrt immdiat, Ils peuvent cependant devenir utiles. Il faut par consquent, les conserver en ordre. - dans certaine entreprises. Il existe une catgorie de documents qui ont une grande valeur pcuniaire (plans, dessins, projets). Cest donc un capital conserver. - les affaires courantes se traitent de plus en plus par tlphone. Il est ncessaire de pouvoir retrouver immdiatement le dossier intressant linterlocuteur.

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Module N 12 : ORGANISATION ADMINISTRATIVE


RESUME PRATIQUE

TP 1 : Classement Alphabtique 1. Objectifs viss - classer alphabtiquement les dnominations ; - appliquer les rgles de la norme AFNOR
2. 3.

Dure du TP : 60 min Equipements utiliss : papier tableau


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4. Description du TP : Les stagiaires sont amens classer alphabtiquement les dnominations ; pour cela, ils doivent distinguer un mot directeur selon les rgles dfinies par la norme AFNOR. 5. Droulement du TP : Rechercher, dans la liste ci-dessous, le mot qui vous semble le plus important pour identifier les dnominations. Pour cela, vous devez appliquer les rgles dfinies par la norme AFNOR pour le choix du mot directeur, puis, indexer les dominations de manire mettre en vidence les mots directeurs. Enfin, appliquer le classement des mots directeurs suivant lordre de lalphabet. Manufacture de cuirs et de peaux Galerie LAFAYETTE Socit commerciale franco-japonaise Maison Renault Outillage du centre Casablanca La gnrale du courtage Restaurant Welcome Htel Cendrillon Entreprise de Peintures Astral Transport du Sud Ouest

TP 2 : Classement Numrique
1 . Objectifs viss

- classer numriquement les dnominations ;


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Rsum de la thorie et Guide de travaux pratique 2. 3.

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Dure du TP : 60 min Equipements utiliss : papier- tableau

4. Description du TP : Les stagiaires sont amens classer numriquement les dnominations ; pour cela, il est indispensable, avant dintgrer le rsultat de lanalyse au classement numrique, den reporter le nom ou la dnomination, suivi du numro attribu sur un rpertoire tenue alphabtiquement. 5. Droulement du TP : Vous entrez en qualit demploy de bureau dans la socit ASTRAL et vous tes charg douvrir des dossiers pour les nouveaux clients en respectant lordre du classement numrique. Vous allez attribuer un numro dordre aux nouveaux clients, selon lordre de leur arrive, sachant que le dernier dossier ouvert porte le n300. Les rsultats obtenus doivent tre enregistr sur un rpertoire tenu alphabtiquement. Pour cela, vous devez appliquer les rgles du classement alphabtique. 13/04/99 15/06/98 18/06/98 25/07/97 04/09/98 10/10/98 12/11/97 18/12/98 Institut Jean dAthnes et fils CAOUTCHOUC lextra souple Socit Allumettier Franaise Garage de Mcanique Gnrale CTR, transport rapide Imprimerie du Rif Centrale laitire de louest de Marrakech Compagnie internationale dexportation

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TP 3 : Classement idologique
1 . Objectifs viss

- classer idologiquement les dnominations ;


2. 3.

Dure du TP : 45 min Equipements utiliss : papier - tableau

4. Description du TP : Les stagiaires sont amens classer idologiquement les dnominations ; pour cela, il est indispensable dtablir un plan de classement partir des documents classer. 5. Droulement du TP :

Pour classer les rubriques suivant lordre idologique, il faut diviser le sujet principal en plusieurs sous- sujets, laide dun plan. Puis, il faut affecter chaque sujet les rubriques le concernant. Enfin, une fois le classement est effectu, un classement alphabtique est indispensable.

Hpital Avicenne, Marrakech Clinique EL HAKIM Laboratoire dapplication biologique Hpital vingt aot Polymdic, laboratoire Clinique dIris Centre de sant Moulay Youssef Clinique de lATLAS

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TP 4 : Classement alphanumrique
1 . Objectifs viss

- classer alpha-numriquement les noms simples ;


2. 3.

Dure du TP : 45 min Equipements utiliss : papier - tableau

4. Description du TP : Les stagiaires sont amens classer alpha-numriquement les dnominations ; pour cela, il est indispensable de raliser un classement alphabtique, Ensuite, dans chacun des groupes alphabtiques, il faut classer par ordre numrique. 5. Droulement du TP : Dans leur ordre dentre en relation avec la Maison qui vous emploie, les fournisseurs de mobilier de bureau ont t enregistrs ainsi : 1. P.A. Chauvin 2. Burofuid 3. Sancar 4. Organos 5. Planex organisation 6. Comeca 7. Fibromtal 8. Sagal 9. Mobili-buro 10.Organex 11.Office technique Pour classer ces noms, vous devez dabord retenir les lettres de chacun des noms et en effectuer un classement alphabtique.
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Module : 12

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Ensuite, dans chacun des groupes alphabtiques, il faut effectuer un classement numrique selon lordre de leur arrive.

TP 5 : Classement alphanumrique
1 . Objectifs viss

- classer alpha-numriquement les dnominations ;


2. 3.

Dure du TP : 60 min Equipements utiliss : papier - tableau

4. Description du TP : Les stagiaires sont amens classer alpha-numriquement les dnominations ; pour cela, il est indispensable de raliser un classement alphabtique, puis, lintrieur de celle-ci, effectuer un classement numrique. 5. Droulement du TP : Pour classer les dnominations suivantes, il faut dabord les indexer de manire mettre en vidence les mots directeurs. Ensuite, appliquer le classement des mots directeurs suivant lordre de lalphabet. Enfin, dans chacun des groupes alphabtiques, il faut effectuer un classement numrique. Les fiches suivantes ont t classs par ordre de date cration : Lessive OMO Etablissement Marnier S.C.A Garage Narssani Caf du Centre de ville Les chantiers de lOuest Laiterie Cooprative de Safi
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Les transports Marocains Laines de lAtlas Les galeries modernes Docteur Michel Brti Htel du Sud Les cloisons Saint-Hilaire Taxis Scurit

TP 6 : Classement GEOGRAPHIQUE 1. Objectifs viss - classer gographiquement les dnominations ;


2. 3.

Dure du TP : 45 min Equipements utiliss : papier - tableau

4. Description du TP : Les stagiaires sont amens classer gographiquement les dnominations ; lintrt de ce classement est la rpartition gographique des documents, puis a lintrieur de chaque rpartition, il est ncessaire dappliquer un classement alphabtique. 5. Droulement du TP : Pour classer les dnominations suivantes, Il faut effectuer au premier, le groupement des dnominations par ville, Puis lintrieur de chaque groupement, il faut classer les dnominations selon les rgles du classement alphabtique. Socit industrielle gazire, Mknes Office nationale de llectricit, Rabat Bijouterie au diamant bleu , Safi Pharmacie du nord-ouest, Casablanca Union marocaine du travail, Rabat
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Module : 12

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Compagnie civile dameublement, Safi Cooprative ouvrire, Casablanca Etablissement de La Fayette et fils, Safi

TP 7 : Classement CHRONOLOGIQUE
1 . Objectifs viss

- classer chronologiquement les dnominations ;


2. 3.

Dure du TP : 45 min Equipements utiliss : papier - tableau

4. Description du TP : Les stagiaires sont amens classer chronologiquement les dnominations ; pour cela, il faut effectuer le classement dans lordre de la suite des dates : anne, mois, jours. 5. Droulement du TP : Vous allez classer les documents dans lordre de leur rception, cest dire selon lordre des dates ; le document le plus rcent tant plac sur les documents dj classs. Lentreprise qui vous emploie reoit, titre de documentation, une revue hebdomadaire traitant chaque fois dune question relative au transport des marchandises. On vous demande de classer les numros suivants dans lordre chronologique : 31 mars 03 mars
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n 13 n 9

transports par wagons complets marchandises dangereuses sur nos routes


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21 avril n 16 18 fvrier n 8 10 mars n 10 14 avril n 15 17 mars n 11 07 avril n 14 24 mars n 12

les relais routiers pour les marchandises lavion est les denres prissables nos marchandises en chemin de fer nos marchandises en camions transports des marchandises par bateaux marchandises te liaisons ariennes le rail et nos marchandises

TP 8 : Classement DECIMAL
1 . Objectifs viss

- classer les dnominations selon lordre dcimal ;


2. 3.

Dure du TP : 60 min Equipements utiliss : papier - tableau

4. Description du TP : Les stagiaires sont amens classer les dnominations selon lordre dcimal; lordre du classement des documents est bas sur le principe de la numrotation dcimale universelle. 5. Droulement du TP : On vous a remis la documentation suivante sur le mobilier de bureau, et vous tes appelez appliquer un classement dcimal : * les bureaux : bureaux direction, de secrtaire, de dactylographe. Ils peuvent tre : a. en mtal b. en bois * les siges : fauteuils, chaises. Ils peuvent tre : c. en mtal d. en bois
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* les armoires : armoires pour archives, pour classement de dossiers. Ils peuvent tre : e. en mtal f. en bois Il faut, dans un premier lieu, affecter un chiffre pour chacune des grandes catgories de mobilier, Ensuite, lintrieur de chaque grande catgorie, vous allez affecter un deuxime chiffre aux diffrentes sections. Et lintrieur des sections, vous devez affecter un troisime chiffe aux diffrentes sous-sections. TP 9 : Ordres de classement
1 . Objectifs viss

- choisir le mode de classement adquat ;


2. 3.

Dure du TP : 90 min Equipements utiliss : papier tableau

4. Description du TP : Les stagiaires sont amens faire le choix pour le classement le plus appropri pour chaque situation, et expliquer ensuite leur choix. 5. Droulement du TP : Analysez les situations suivantes. Pour chacune, indiquez l'ordre de classement qui a t adopt et expliquez-en le principe en lappliquant au cas prsent. CAS PRESENTE La secrtaire d'un centre socioculturel enregistre les
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ORDRE ADOPTE

EXPLICATIONS PRATIQUES appliques au cas

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inscriptions aux activits proposes par le centre. Lorsqu'une personne souhaite s'inscrire pour la premire fois une activit, la secrtaire lui fait renseigner (remplir) une carte d'adhrent qu'elle va conserver dans son bureau. Lorsque cette personne reviendra s'inscrire une autre activit, la secrtaire ressortira la carte d'adhrent pour la complter. Dans quel ordre va-t-elle classer ces cartes ? Elle est galement charge de classer une revue mise disposition du public. Elle utilise pour cela le numro de chaque revue. Une vidothque (collection de cassettes vido) a t nouvellement cre. La secrtaire doit en tablir le plan de classement, sachant que chaque emprunteur doit pouvoir accder aux films qui l'intressent (comdie, science fiction, documentaire, dessin anim) Chaque jour, la secrtaire doit galement classer le double du courrier expdi par le centre. Elle utilise pour cela un classeur levier intitul "chronos". Elle consacre 1/3 de son temps de travail au fonctionnement de la crche familiale qui occupe les mmes locaux. Elle tient notamment jour un fichier des assistantes maternelles employes par la crche. Grce ce fichier, la directrice de la crche peut recommander aux parents une assistante maternelle proche de leur domicile. Dans quel ordre sont classes les fiches ?
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TP 10 : Classement des documents dans des dossiers


1 . Objectifs viss

Choisir les dossiers adquats pour le classement des documents ;


2. 3.

Dure du TP : 45 min Equipements utiliss : papier tableau

4. Description du TP : Les stagiaires sont amens faire le choix des dossiers utiliser pour le classement des documents. Les stagiaires doivent matriser les proprits et les caractristiques des dossiers utiliss pour le classement des documents. 5. Droulement du TP : Vous vous dcidez ranger les documents pars sur votre table de travail en essayant de les regrouper, par dimension et par objet, afin de pouvoir les consulter plus facilement. Vous avez en vrac les documents suivants : - des documents commerciaux pour vos travaux pratiques de connaissance de lentreprise : factures, bon de commande, lettres de change
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- des feuilles perfores sur lesquelles vous avez pris des notes sur lenvironnement et les relations des entreprises avec les grands services publics et privs - des lettres de vos camarades - de la documentation sur des recherches que vous devez faire sur les diffrents types de bureaux. - des photographies dcoups dans divers publications : paysages, animaux, fleurs, modles Dans quelles catgories de dossiers classeriez-vous ces divers documents ? Justifier votre choix ?

TP 11 : Indexage et signalisation
1 . Objectifs viss

Faire la distinction entre lindexage et la signalisation ;


2. 3.

Dure du TP : 45 min Equipements utiliss : papier - tableau

4. Description du TP : Les stagiaires sont amens distinguer entre lindexage et la signalisation dans les situations ci-aprs. Les stagiaires doivent matriser la diffrence entre les deux notions. 5. Droulement du TP : Il faut analyser les situations et pour chaque cas, il faut cocher la bonne case et dites sil sagit dindexage, de signalisations fixes ou mobiles. CAS PRESENTE Indication courrier 2002 sur le dos dun classeur.
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Indexage

Signalisation fixe

Signalisation mobile

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Boites de rangement jaunes, rouges, ou vertes pour distinguer 3 priodes diffrents aux quels vous tes abonne. Inscription du nom prnom du patient en haut de son dossier mdical. Etiquette adhsive place sur des tagres en dessous de chaque pile dimprim vierges pour indiquer le nom de limprim. Prsence dune gommette sur les fiches lves pour indiquer leurs rgimes (externes, demi-pensionnaire, pensionnaire) Onglet fentre indiquant les lettres de lalphabet Dossier comportant un cavalier pont pour indiquer quun courrier sy rapportant est faire. Intercalaire dun classeur portant des inscriptions sur la partie dpassante. Case coche dune croix rouge devant lindication message urgent , sur une fiche tlphonique.

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TP 12 : Les modes de classement


1 . Objectifs viss

- matriser les qualits des divers procds de classement ;


2. 3.

Dure du TP : 60 min Equipements utiliss : papier - tableau

4. Description du TP : Les stagiaires sont amens comparer les divers procds de classement par rapport aux qualits prsentes par chaque mode de classement. Les stagiaires doivent matriser les caractristiques de chaque mode de classement. 5. Droulement du TP : Pour comparer les divers procds de classement, vous allez utiliser la grille ci-dessous dans laquelle, horizontalement sont indiqus les divers procds de classement, verticalement les qualits que peuvent prsenter ces procds. Chaque carr correspond donc un procd de classement et une qualit : - si vous estimez que le procd possde la qualit envisage, laissez la case en blanc ; - si le procd ne possde quimparfaitement la qualit, coloriez en gris ;
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- sil ne possde pas la qualit, coloriez la case en noir.


lment de comparaison Horizontal Horizontal (rayons ou (tiroirs casiers) plats) Debout Vertical ordinaire Suspendu visibilit suprieur Suspendu visualit latrale

Nettet de laspect Rapidit de laccs Facilit de manipulation Possibilit de signalisation Encombrement Conservation des documents

TP 13 : les ordres et les modes de classement


1 . Objectifs viss

Choisir lordre et le mode adquats pour le classement des documents ;


2. 3.

Dure du TP : 60 min Equipements utiliss : papier - tableau

4. Description du TP : Les stagiaires sont amens faire le choix sur lordre et le mode utiliser pour le classement des dossiers ci-aprs. Les stagiaires doivent matriser les ordres et les modes du classement. 5. Droulement du TP : Pour chacun des cas ci-dessous, indiquez : lordre de classement que vous adopteriez pour les dossiers, le procd de classement et le types de meubles utilis ; justifier votre solution. Service commercial dune entreprise moyenne : - 75 dossiers fournisseurs (une commande est passe, en moyenne, tous les deux mois chacun des fournisseurs) ;
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- 500 dossiers clients (chaque client passe, en moyenne, une commande par mois) ; - quelques dossiers regroupant les doubles des lettres envoyes ( chronos ) ; - 30 dossiers daffaire suivre (sous la responsabilit dune seule employe). Service du personnel : - 200 dossiers de personnel - une dizaine de dossiers ltude (dossiers souvent volumineux) - une quinzaine de dossiers de documentation consults par une seule employe ; - une quarantaine de dossiers de documentation lusage des employs du bureau.

Vente correspondance : - 1000 dossiers ventes crdit surveills par plusieurs employs.

EVALUATION DE FIN DE MODULE

Module n12 : Organisation Administrative Dure : 4 heures I- PARTIE THEORIQUE Questions : (4 points)

1. En tenant compte surtout de la nature des dossiers, Dans quels cas sont utiliss les diffrents meubles pour le classement debout ? 2. Analysez les avantages et les inconvnients du classement suspendu visibilit suprieure. I- PARTIE PRATIQUE CAS n1 : (4 points)

Retrouvez la rgle mise en uvre pour reprer le mot directeur dans la srie suivante : Compagnie gnrale Sessil (entreprise)
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C.R.F Provenale (socit) Nain Jaune (restaurant) Paris (Ecole Nationale de Chimie de) Rgionale immobilire (la) Centre de la Bretagne (Auberge du) Sophie (boutique de) Foot Ball (boutique du) Aider lautre (association pour) Saint- Jean (restaurant)

CAS n2 : Soit les trois guides rpertoires suivants : L


1. 2. 3. 4.

(4points)

M N Longomtal (St) 1. Meeker (construction) 1. Nissan (Ets) Labobois (Ets) 2. Mariano (pizzeria) 2. Navarrou (agence) Linda (boutique) 3. Morad (Auberge du) 3. Nouvelles Boutiques (les) Laffitte immobilier 4. Neral (htel)

1- Il sagit de quel ordre de classement ? 2- Quelles sont les diffrentes classes alphabtiques ? 3- A lintrieur de chaque classe, les clients sont-ils classs par ordre alphabtique ? expliquez pourquoi. 4- Enregistrez, sur les guides rpertoires, les clients en attente dans lordre de leur arrive : - Clinique Lebar - Socit Madi et frres - Hotel Milumuim - Ets Nike - SARL Nadim CAS n3 : (2 points)

Dans la liste des rubriques ci-dessous, souligner le mot directeur utiliser


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pour classer les dossiers et justifier votre choix en mettant une croix dans la case concerne : Rubriques La librairie parisienne Caf la victoire Jeunes annes Socit europenne de lemballage Les grands moulins de Mekns OFPPT Production ALAMI & DAHBI CAS n4 : (2 points) Noms propres P G Pub Absence de noms propres 1er 2me 1seul Adj sigle

Proposer un planning permettant, dans un atelier de confection, de suivre lavancement des commandes de faon respecter la date de livraison promise au client. Chaque srie de pices passe successivement dans les ateliers coupe, montage, finitions, et enfin contrle est expditions. CAS n5 : (4 points)

Complter au moyen de croix le tableau ci-dessous relatif aux divers modes de classement.
Dossiers utiliss Modes de classement Chemises Classeur systme Chemise dans un hamac Position Horiz ontale vert ical Niveau de classement Class Class Class semi vivant centralis vivant

Sur le bureau Dans des Class tiroirs ou horizontal des meubles cases Sur des rayonnages Debout Class vertical Vertical pos ordinaire
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A visibilit Class suprieur suspend A visibilit u latrale

Liste des rfrences bibliographiques

Ouvrages Le classement Organisation et mthodes administratives Tome 1 Organisation et mthodes administratives Tome 2 Organisation http:// www. Google.com http:// www. yahoo.com

Auteurs
J.DESLOGIS H.SALLES O.GIRAULT B.CHAUVOIS M.H.TEXIER O.GIRAULT B.CHAUVOIS M.H.TEXIER

Editions
FERNAND NATHAN FOUCHER FOUCHER

BEP 2me professionnelle

Hachette livre

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ANNEXES :

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Annexe1 : Les rgles du classement alphabtique suivant la norme AFNOR


Recherche du Rgles appliquer terme directeur A- Termes prioritaires Rgle 1 : on classe au nom de famille sauf particules de et d. 1. il y a un nom Rgle 2 : on classe au prnom sil est seul ou sil est reli au propre de nom de famille par un trait dunion. personne Rgle 3 : les noms commenants par saint(s), sainte(s) se classent au terme entier, sans tenir compte des traits dunion. 2. il y a un nom Rgle 4 : on classe au premier nom propre gographique gographique compos dun ou plusieurs mots. Les articles ne font pas partie du nom.. Un adjectif form partir dun nom gographique sera un terme prioritaire sil est le seul terme prioritaire dans la rubrique. 3. il y a un nom Rgle 5 : on classe au premier terme utilis comme nom publicitaire ou un publicitaire mot tranger ou sigle mot tranger ou un sigle B- Termes ordinaires 4. Il ny a pas de Rgle 6 : quand la dnomination ne comprend pas de terme
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prioritaire. on choisi un terme ordinaire. - le premier nom commun (ne pas choisir un terme accessoire, sauf si cest le seul nom commun) - le premier adjectif sil prcde un terme prioritaire ou sil est utilis comme un nom - le premier verbe linfinitif C- Termes accessoires 5. il ny a pas de Rgle 7 : on peut classer aux termes accessoires suivants : termes prioritaires association, atelier, chantier, compagnie, cooprative, et ordinaires. entreprise, tablissement, industrie, socit, syndicat

noms propres

Annexe 2 : Larchivage lectronique : oui, mais pas

nimporte comment !
Dmatrialisation, numrisation, scanrisation... A lheure du tout informatique ces mots sont de plus en plus rpandus et employs par les utilisateurs des outils informatiques mais surtout dans les grands systmes dinformation. Leur signification na finalement que peu dintrt. Il en est autrement de la finalit quils servent qui ne saurait nous laisser indiffrents par ses consquences. Ce sont des moyens qui permettent de mettre en oeuvre la gestion lectronique de documents, plus communment appel archivage lectronique. A ce jour, nous constatons que la dfinition de larchivage lectronique connat une profonde mutation. On considrait que sa mission premire tait de collecter et conserver de faon ordonne, des donnes sur un support informatique afin de rduire les volumes papier et les cots associs. Dornavant, la pratique dmontre quau-del de la simple opration technique, larchivage lectronique devient un instrument de preuve favorisant la reconstitution historique des vnements. Illustration de cette mutation et de laccroissement de la place de larchivage lectronique notamment dans lentreprise, les administrateurs de rseaux se plaignent de voir les " HOST " littralement exploser ! On entend frquemment parler des fameuses " sauvegardes poubelles " ! Il est vrai que la multiplication des rseaux Intranet au sein des socits constitue selon nous une explication logique de cet accroissement de larchivage lectronique, mme si la conservation des changes lectroniques intra-entreprise entre les salaris dpasse le simple cadre de la preuve juridique...
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Pour autant, cest bien dans le domaine de la preuve et plus prcisment dans la valorisation des engagements de lentreprise que la dmatrialisation des crits provoque une vritable rvolution. Quand bien mme juridiquement, les documents archivs lectroniquement nont pas ce jour de valeur probante, il nen demeure pas moins que notre droit positif admet des drogations aux rgles traditionnelles de lcrit sur support papier, au sein desquelles larchivage lectronique peut trouver toute sa place. Cest pourquoi les pouvoirs publics se sont penchs sur le problme et ont mis en place depuis peu une norme AFNOR publie le 12.02.1999 (AFNOR Z42-013 labore par la Commission de normalisation AFNOR CG171 " Imagerie documentaire " du Ministre de la Culture et de la Communication) (recommandation relatives la conception et la lexploitation de systmes informatiques en vue dassurer la conservation et lintgrit des documents stockes dans ces systmes). Lobjectif affich de la normalisation de larchivage lectronique est de mettre en adquation les supports numriques et le droit de la preuve et de permettre de dvelopper les moyens lectroniques darchivage (" larchivage lectronique va disposer dune norme ", par Isabelle POTTIER et Jean-Louis PASCON, Les ECHOS 28/05/1998). Organiser et rglementer la normalisation de larchivage lectronique tait un pralable obligatoire avant de dterminer le rgime juridique des documents lectroniques. Cest ce quil convient dtudier.

Une normalisation de larchivage lectronique

La nouvelle norme AFNOR offre lentreprise la possibilit dorganiser son archivage en considration de ses priorits (preuve, base de donnes,...) et/ou de sa politique de gestion des risques dans ce domaine. Le choix sera tabli sur sept options techniques diffrentes dans la mesure o les systmes dinformation ne comportent pas des quipements de stockage permettant dtre " delete " ou dtre modifier a posteriori. Des critres techniques de durabilit et de fidlit des systmes utilisant des disques optiques de types Worm (Write only read many) ont t dfinis. Option A (marquage des supports) et option B (chanage des supports) qui seront recommandes pour des objectifs probatoires. Option C (pour les oprations de saisie et de stockage des documents); Option D (utilisation doutils de cryptologie pour chiffrer tout ou partie des informations stockes) ; Option E (carte microprocesseur pour la connexion au systme ; Option F (ralisation daudit interne) ; Option H {recours un tiers " archiveurs ",
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qui sajoutent aux fournisseurs de solutions pour la gestion lectronique et aux entreprises darchivage. Le Tiers " archiveurs " va dsormais pouvoir offrir une pluralit de service (datages des documents ou des changes de documents, cryptage, gestion des EDI...)}. A cot de ces considrations trs techniques, il apparat que ces options auront un impact sur la complexit du systme de stockage de lentreprise et ds lors sur son cot ! Il va de soit que cette normalisation naura defficacit que par une scurit technique absolue ce qui sous-entend une sensibilisation des utilisateurs et une remise en cause organisationnelle importante. (en ce sens Guy FERMON " lIntranet documentaire nouvel outil pour grer les documents de rfrences bancaires " Banque & Informatique Fvrier 99 n109 p.42). Autrement dit, si sur le plan technique la communication peut savrer aise (un " password " supplmentaire parmi une plthore !) il conviendra dexpliquer avant toute chose ce quil faut archiver...

Des rgles de droit applicables

Nous avons dj prcis que, sur le plan juridique, larchivage lectronique ne connat pas de reconnaissance lgale au titre de la preuve. Pour autant, il existe au titre de la conservation des documents en tant que mode de preuve, des drogations manifestes. Tout dabord les drogations du Code civil qui numrent les modes preuves recevables, par opposition la preuve crite et signe, tels que les commencements de preuves par crits (article 1347 du Code civil), les impossibilits matrielles de se procurer un crit (article 1348 al1 du Code civil), les conventions de preuve (en ce sens les contrats porteurs de cartes bancaires) et enfin les prsentations dune copie fidle et durable (article 1348 al2 du Code civil). Plus encore, les rgimes de libert de preuve en droit commercial et administratif dmontrent que les preuves lgales admises ne constituent pas dans leur ensemble un cadre rigide excluant de fait et de droit toute possibilit de reconnaissance de la valeur juridique des lments dmatrialiss. Larchivage lectronique se verrait-il alors limiter par des problmes de conservation ? Les rgles de droit imposent une conservation calque sur les dlais de prescription que la loi dtermine pour ester en justice. Le dlai de droit commun est trentenaire, mais des drogations lgales sont nombreuses. A titre dexemple,
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les dispositions de larticle L 102B du Livre des procdures fiscales dfinissent des dlais de conservation distincts et prvoient des rgles darchivages spcifiques {un dlai gnral de six ans pour tout document ou pices auxquels ladministration a accs pour procder des contrles qui pourra tre conserv sur support informatique pendant trois ans (article L 169 LPF) et lissue de ce dlai jusqu la 6me anne sur tous supports au choix du contribuable dans la mesure o ces derniers peuvent tre reconstitus sur support papier}. Enfin, il faut prciser que ces dures admettent les drogations contractuelles, dans les conditions de larticle 2220 du Code civil. Si la normalisation va permettre luniformisation des techniques darchivages, scurisant ainsi les supports de conservation, la technique nentrane pas la suppression de conservation de tous les originaux. Une rgle pour le moment demeure, elle implique que selon la nature du document et le domaine dans lequel il est utilis, les contraintes seront diffrentes. Enfin, rappelons que les risques de sanctions (civiles et pnales) en cas de nonconservation des originaux demeurent. A cela sajoutent les contraintes techniques elles - mmes, puisque si lenvironnement matriel ou logiciel conservant les documents venait tre modifi lentreprise doit tre en mesure de relire et de traiter tous moments les informations que lon pourrait lui demander ou bien quelle ait transmis. Pour rsumer, avant la mise en place dun systme darchivage lectronique, un audit pralable du contenant et du contenu des documents lectroniques archiver savrera plus quindispensable.
Alexandre Menais, Juriste spcialis en droit de l'informatique

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