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PROcontact V.

2013 Dmarrage rapide


PROcontact 2013 : Guide de dmarrage

PROcontact
2013
Logiciel de gestion de clients / prospects

Guide dutilisation

Tlchargement du logiciel PROcontact http://www.leprogiciel.com/logiciel-gestion-clients.html

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Sommaire
1- Prsentation Objectif du guide dutilisation - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 5 Prsentation de PROcontact - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 6 2- Gestion des contacts Prsentation - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 8 Liste des contacts - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -9 Fiche dun contact - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -10 Onglet Interlocuteurs - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 11 Onglet Informations - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 13 Onglet Echanges - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 15 Onglet Tches - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -16 Onglet Notes - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 17 Onglet E-mailing - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 18 Fonctions avances- - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 19 Importation - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 20 Saisie rapide - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 22 E-mailing - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 23 Recherche doublons - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 25 3- Gestion des tches Prsentation - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 27 Liste des tches- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 28 Fiche dune tche - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -29 26 7 4

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4- Gestion des changes Prsentation des changes- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 31 Liste des changes - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 32 Fiche dun change - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 33 5- Le tableau de bord Prsentation - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -35 6-Fonction avances Prsentation - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 38 Rindexation- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -39 Sauvegarde manuelle et automatique - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 40 Restauration - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 41 Exportation - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 42 7- Paramtrage et personnalisation Prsentation - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 44 Paramtres gnraux- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 45 Gestion des utilisateurs- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Fiche dun utilisateur- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 47 Options multi-utilisateurs - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 48 E-mailing- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 49 Type et catgorie- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 50 8- Centre daide et de support Prsentation- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 52 46

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Chapitre 1

PRESENTATION

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Objectif du guide de dmarrage rapide


Ce guide vous permettra d'obtenir rapidement un maximum d'informations sur PROcontact. Vous pourrez ainsi tre autonome et utiliser le logiciel rapidement. Nous allons aborder l'ensemble des tapes ncessaires la cration de nouveaux contacts et la gestion quotidienne de ceux-ci. Voici les thmes qui seront traits : - Gestion des contacts (clients, prospects, fournisseurs ) - Utilisation des tches - Utilisation des changes - Fonctions avances (Tableau de bord, Emailing, Multi-utilisateurs) - Paramtrage

Avant toute chose, nous allons voir ci-dessous le vocabulaire utilis dans ce manuel afin dviter toute incomprhension.

Quelques dfinitions connaitre : Contact : La notion de contact correspond ici un client, un prospect, un fournisseur ou un partenaire de votre entreprise.

Interlocuteur : Un interlocuteur est une personne physique appartenant un contact. Echange : Un change est un appel, un rendez-vous tlphonique ou physique, un fax ou un Email. Il symbolise une transmission dinformations entre vous et votre contact. Une tche est un travail ou une chose faire pour votre contact.

Tche :

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Prsentation de PROcontact
PROcontact est un logiciel de gestion de contact. Un contact peut tre un client, un fournisseur, un prospect ou un partenaire (banque etc.). PROcontact permet dassocier par contact une multitude dinformations telles que les interlocuteurs, les changes effectus, les tches faire, des notes PROcontact propose galement un tableau de bord permettant de regrouper lensemble des informations de vos contacts en un seul cran. Le point fort de PROcontact rside dans son environnement extrmement simplifi. Ici tout est ergonomique et pens pour vous simplifier la vie. Un menu simple et clair permet daccder lensemble des fonctions de PROcontact :

Le menu se compose de 4 parties : - Mon tableau de bord - Grer mes contacts - Grer mes tches - Grer mes changes : Visualisation de lensemble des informations : Gestion de vos contacts (Ajout//Modification/Suppression) : Recensement de lensemble des tches ralises ou a raliser : Recensement de lensemble des changes avec vos clients

Vous pouvez galement cliquer sur la roue crante. Elle vous permet d'accder au centre d'aide et de support. Cet espace regroupe l'ensemble de la documentation et la possibilit de contacter le support technique.

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Chapitre 2

GESTION DES CONTACTS

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Prsentation

La gestion des contacts regroupe toutes les fonctions vous permettant de grer vos contacts au quotidien. Via cet cran, vous pourrez par exemple : Ajouter, consulter/modifier ou supprimer un ou plusieurs contacts Importer ou effectuer une saisie en masse de contact Exporter de donnes de vos contacts Excuter un E-mailing Rechercher les contacts en doublons Effectuer un tri prcis sur vos contacts

La gestion des contacts sarticule entre 2 fentres : La liste des contacts et la fiche dun contact.

Nous allons voir en dtail ces deux fentres.

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Liste des contacts (accessible par le menu)

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La liste des contacts a pour fonction de lister lensemble de vos clients, prospects, fournisseurs Cest partir delle que vous allez pouvoir accder la fiche de chacun de vos contacts. Cet cran est divis en 3 parties : La partie suprieure permettant de faire apparaitre les filtres daffichage. (1) Vous pourrez via ce panneau effectuer des recherches prcises en fonction de critres que vous avez renseigns dans les fiches contacts (ex. type, catgorie, ville, etc.) Exemple : Vous pouvez nafficher que les clients (type) dune ville particulire (ville) La partie centrale permet de lister vos contacts (2). Une ligne par contact avec des informations essentielles divises en colonnes La partie droite regroupant lensemble des boutons dactions (ajout, modification) Il existe 2 sries de boutons. Le bloc du haut (3) permet deffectuer les actions courantes (ajout, consultation, etc.) Le bloc du bas (4) permettant daccder aux fonctions avances (E-mailing, etc.)

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Fiche dun contact (accessible par la liste des contacts)

La fiche dun contact regroupe toutes les informations lies votre contact. Cest donc dans celle-ci que vous allez saisir les informations relatives ce dernier. Elle est divise en 2 parties afin de faciliter la lecture et lutilisation. La partie suprieure (1) permet de renseigner le nom de votre contact et le type (type, catgorie). La partie infrieure (2) est divise en onglets thmes Dtail des onglets Description Interlocuteur Informations : Informations gnrales sur votre contact. : Ensemble des personnes physiques avec qui vous changez. : Informations complmentaires libres . Vous pouvez y mettre ce que vous souhaitez. : Ensemble des changes (Email, Appel, Fax ou Rdv) passs ou futurs. : Ensemble des tches ralises et raliser. : Ensemble des notes dont vous pourriez avoir besoin pour faciliter votre relation client/prospect. : Liste lensemble des campagnes dE-mails effectues.

Echanges Tches Notes

E-mailing

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Fiche dun contact > Onglet Interlocuteur

Linfo +
Liste lensemble des interlocuteurs que vous serez amenez contacter ou connaitre pour votre relation client/prospect. La gestion des interlocuteurs est extrmement simplifie. Utilisez les boutons de droite pour ajouter/consultermodifier/supprimer un interlocuteur.

DTC=dead305
Un filtre sur ltat actif est prsent au dessus de la liste. Il permet de masquer/afficher les anciens interlocuteurs dun contact. Pratique dans le cas ou la personne ne travaille plus au sein du contact, mais il peut toujours tre utile de garder trace de cette personne et surtout de se souvenir quelle a travaill pour ce dernier.

DTC=dead305DTC=dead305

Ajouter un interlocuteur Consulter/modifier un interlocuteur Supprimer un interlocuteur Imprimer la liste des interlocuteurs

Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton

A noter : un interlocuteur peut tre dsign comme tant principal. Cest en quelque sorte votre rfrent dossier. Il sera alors marqu avec un petit soleil.

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Fiche dun contact > Onglet interlocuteur >Fiche dun interlocuteur

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La fiche contient lensemble des informations de votre interlocuteur. Vous allez donc y trouver des renseignements classiques, tels que le nom, ladresse et le tlphone. Des informations plus dtailles sont galement prsentes, comme le service et la fonction de linterlocuteur au sein de votre contact.

Renseigner ladresse automatiquement en vous basant sur ladresse du contact : Cliquer sur Mme adresse contact (1) Indiquer linterlocuteur comme rfrent Cocher la case interlocuteur principal (2) Dsactiver linterlocuteur afin de ne plus lafficher dans la liste des interlocuteurs Cocher la case Archiv (3)

A noter : le bouton reprsentant une lettre droite du champ Email (4). Cliquer dessus et votre client de messagerie souvrira automatiquement. Simple et pratique pour contacter rapidement votre interlocuteur.

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Fiche dun contact > Onglet Informations

Longlet Informations vous permet de stocker des informations complmentaires sur votre contact. PROcontact vous propose 40 champs personnalisables. Pour chaque champ, vous pouvez modifier le libell et saisir les informations que vous souhaitez. Exemple : Nombre de salaris, connaissances en informatique ou nombre dheures de formation restant etc.

Personnaliser laffichage et le libell des champs personnalisable Cliquer sur le libell rouge Personnaliser les champs . Savoir quelles sont les informations dj saisies dans dautres contacts pour un champ prcis Cliquer sur le bouton situ droite de chaque champ.

Au bout de chaque champ personnalisable, vous trouverez des boutons permettant de lister lensemble des saisies dj effectues dans les autres fiches contacts (simple et pratique pour homogniser la saisie).

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Fiche dun contact > Onglet informations > Personnalisation de champs

Ici nous avons rendu visible uniquement les 3 premiers champs et mis un libell explicite (nombre de salaris) pour les 2 premiers champs.

Cette fentre permet de dcider des champs qui seront affichs ou non et de dfinir le libell (situ gauche des champs) de chaque champ. Exemple :

Permet de modifier le libell du champ dans la fiche du contact

Permet de faire apparaitre le champ


Rendre un champ visible ou invisible Cocher ou dcocher la case cocher situe gauche de chaque champ personnalisable Modifier le libell dun champ Saisir le libell souhait dans le champ correspondant Modifier le titre dun bloc Saisir directement dans le champ (1) Le paramtrage des informations complmentaires se fait pour tous vos contacts. Il nest pas prvu de personnaliser de manire indpendante les champs pour chaque contact. Ceci a pour but dhomogniser vos fiches en collectant le mme type dinformations pour tous vos contacts. Cela permettra galement, dans une future version, dintgrer des filtres de recherche sur ces champs.

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Fiche dun contact > Onglet changes

Cet onglet permet de lister lensemble des communications (les changes) entre vous et les interlocuteurs de votre contact. Ces changes peuvent tre de type tlphonique, Email, fax ou rendez-vous. Un change peut avoir 3 tats : En cours, Termin ou Planifi. Il est important dutiliser cette fonction pour conserver une trace des changes effectus. Cela vous permettra de retrouver facilement une information pertinente, mme si elle date de longtemps. Elles seront alors visibles dans la liste gnrale des tches et galement sur le tableau de bord.

Ajouter un change Consulter ou modifier un change Supprimer un change Imprimer la liste des changes

Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton

Nous nallons pas dtailler ici la gestion des changes. Elle sera explique dans le chapitre 4 : Gestion des changes.

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Fiche dun contact > Onglet tches

Cet onglet permet de lister lensemble des tches effectuer pour votre contact. Les tches sont donc assimiles une action mener envers votre contact. Utiliser cette fonction vous permettra de renseigner lensemble des travaux faire pour ce contact. Ces tches se regrouperont automatiquement avec lensemble des tches faire pour lensemble de vos contacts. Elles seront alors visibles dans la liste gnrale des tches et galement sur le tableau de bord.

Ajouter une tche Consulter ou modifier une tche Supprimer une tche Imprimer la liste des tches

Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton

Nous nallons pas dtailler ici la gestion des tches. Elle sera explique dans le chapitre 3 : Gestion des tches.

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Fiche dun contact > Onglet notes

Cet onglet permet de lister lensemble des notes associes votre contact. Une note vous permet de stocker davantage dinformations. Vous pouvez par exemple noter le type de matriel que possde votre contact ou bien des renseignements sur une configuration spcifique que vous avez mis en place pour lui.

Ajouter une note Consulter ou modifier une note Supprimer une note Imprimer la liste des notes

Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton

La fiche dun contact possde dj un nombre important dinformations que vous pouvez saisir. Les notes vous offrent en plus la possibilit de renseigner des informations multi-lignes. Ce sont en quelque sorte de petits textes qui pourront tre renseigns.

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PROcontact 2013 : Guide de dmarrage 2- Gestion des contacts >Fiche dun contact

Fiche dun contact > Onglet E-mail

Cet onglet permet de lister lensemble des Emails reus par votre contact via la fonction dE-mailing. Ici, il nest pas possible denvoyer des Emails. Cest simplement un historique des Emails envoys.

Consulter un Email Imprimer la liste des Emails

Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton

Nous allons dtailler la fonction dE-mailing dans le paragraphe suivant (fonctions avances)

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Fonctions avances

Maintenant que nous avons fait le tour de la fiche dun contact, nous allons voir comment aller plus loin partir de la liste des contacts. Nous allons dtailler lensemble de ces fonctions dans les prochaines pages.

Importation
Vous pouvez effectuer limportation de vos contacts partir dune base existante via la fonction dimport de fichiers au format texte.

Saisie rapide
Il est possible deffectuer une saisie rapide (en masse) si le format de la base de donnes ne permet pas une importation ou si vous navez pas de donnes au format informatique.

E-mailing
Vous avez la possibilit dexcuter un E-mailing. Lobjectif est de transmettre une communication par Email un ensemble de contacts.

Recherche doublons
Il est possible quau fur et mesure que vous utilisez PROcontact, vous vous retrouviez avec des contacts en double (mauvaise saisie ou importation). La fonction de recherche de doublons permet de les dtecter.

__________________________________________________

Clic droit sur liste


La liste des contacts ainsi que lensemble des listes de la fiche dun contact bnficie dun clic droit permettant dactiver des fonctionnalits avances, telles que lexportation et la copie.

Options dditions Lors dune dition, dans lcran dapercu vous avez accs un nombre important doptions : Surlignage, PDF, Word etc.

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Liste contacts > Importation

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Cette fonction a pour objectif de vous permettre dalimenter PROcontact avec votre base clients ou prospects actuelle. Ceci sans avoir besoin de tout ressaisir. Le matre mot est donc GAIN DE TEMPS sur la reprise des donnes. La fonction dimportation viendra lire votre fichier dimportation et copiera les donnes automatiquement dans PROcontact en crant une fiche par contact Pour ce faire, vous devez disposer dun fichier dexport au format texte avec comme sparateur de contact le RC (un contact par ligne) Ouvrir la fonction dimportation Depuis la liste des contacts, cliquer sur le bouton import ( droite de la liste) puis slectionner en haut gauche Fichier txt Choisir le fichier importer Cliquer sur le bouton (1) droite du champ fichier importer afin de slectionner votre fichier dimport. (Il doit tre au format .txt) Paramtrage de limportation La 1re chose faire est de dterminer quel est le sparateur entre les donnes. Il sagit dun caractre dlimitant le type de donnes. Cest souvent ; ou , . Une fois dtermin, slectionnezle dans la liste de champs (2) Par la suite, il est ncessaire de dterminer lordre des informations dans votre fichier importer. Le nom est-il avant le prnom ? La ville avant le tlphone ? Etc. Pour cela, cliquez sur le bouton symbolisant lil (3) afin douvrir le fichier et regardez la position des informations par rapport aux sparateurs. Lorsque vous avez dtermin lordre, il suffit de slectionner les valeurs correctes dans les listes droulantes (4).
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Tester limport Avant dimporter, cliquer sur le bouton charger les donnes (5) afin de voir si les donnes apparaissent bien dans la liste (6). Notez que vous pouvez modifier les donnes importer, directement dans le tableau si ncessaire. Importer Une fois toutes les tapes de paramtrage effectues, nous allons pouvoir importer. Noter quil est possible de dfinir un type et une catgorie aux contacts qui seront imports. Pour cela, il suffit de les slectionner dans les listes droulantes (7) Il ne reste plus qu cliquer sur le bouton Importer (8)

Voici un exemple de ce que vous pourriez avoir une fois lensemble du paramtrage effectu :

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Liste contacts > Saisie rapide

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Cette fonction a pour objectif dalimenter PROcontact avec vos contacts existant en passant par une saisie rapide. En effet, si vous ne pouvez pas importer les donnes (absence de logiciel, format incompatible ) vous pourrez saisir directement dans la liste de saisie rapide. Cela vous vitera de passer par la fiche dun contact lorsque vous avez un nombre consquent de donnes saisir.

Ouvrir la fonction dimportation Cliquer sur le bouton import ( droite de la liste) puis slectionner en haut gauche saisie rapide (1) Saisir les informations Saisir directement dans la liste les informations dans les colonnes. (2) Importer Slectionner si besoin un type et une catgorie (3), cliquer sur le bouton Importer (4).

Cette fonction de saisie peut tre amene voluer. Si certains champs manquent, il suffit de nous faire la demande et nous pouvons ajouter des colonnes de saisie.

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Liste contacts > E-mailing

La fonction dE-mailing permet denvoyer un Email en masse un ensemble de contacts. Dans le cadre dune promotion par exemple ou dune information importante auprs de vos clients ou prospects. LE-mailing se divise en 3 grandes tapes : 1- Le choix des destinataires 3 possibilits pour alimenter les destinataires : >Rcupration automatique des adresses de vos contacts >Saisie directe dans la table >Importation partir dun fichier texte 2- le contenu de votre Email Il peut tre en format txt (RTF) ou en HTML

.
3- Lenvoi Il est ncessaire de configurer un compte SMTP afin de pouvoir expdier vos Emails. Le dlai entre les envois est paramtrable ( permet dviter dtre considr comme du spam).

Ouvrir la fonction dE-mailing Depuis la liste des contacts, cliquer sur le bouton E-mailing

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Renseigner les destinataires Si vous souhaitez utiliser les adresses Email de vos contacts (et des interlocuteurs), il suffit deffectuer une recherche depuis la liste des contacts, puis cliquer sur le bouton dE-mailing. PROcontact rcuprera automatiquement les adresses de lensemble des contacts affichs dans la liste. Si vous souhaitez importer des E-mails provenant dune base externe (achat, autre) vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton dimport depuis la fonction dEmailing (1) Rdiger un contenu Cliquer sur longlet Contenu. Renseigner un sujet et le corps de votre Email. A noter quil est possible de saisir un texte au format HTML. Dans ce cas, longlet Aperu HTML se dgrise. Paramtrer un compte SMTP Le compte SMTP est un compte vous permettant denvoyer des Emails. Il est impratif de possder un compte Professionnel denvoi dEmails. Sans quoi vous ne pourrez pas envoyer demails en masse. La configuration seffectue via longlet Envoyer en cliquant sur le bouton Paramtrage du compte Email . Envoyer les Emails Dans longlet ENVOYER ! , paramtrer la temporisation. Nous vous conseillons de la rgler sur 2 ou 3 secondes afin dviter dtre considr comme du spam. Consulter les Emails envoys La liste des Emails envoys est disponible dans longlet Envois Effectus . Vous pouvez galement retrouver les Emails envoys chaque contact directement dans la fiche dun contact, onglet Email.

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Liste contacts > Dtecteur de doublons

La fonction de recherche de doublons permet de dtecter des contacts ayant la mme adresse Email. Ce genre de doublon peuvent apparaitre si vous saisissez deux fois le mme contact ou si vous importez des contacts qui sont dj prsents. Attention cette fonction met en vidence les contacts identiques. Vous avez donc lensemble des contacts qui saffichent. Il est ncessaire de garder lun des contacts et de supprimer les doublons de celui-ci.

Ouvrir la fonction dtecteur de doublons Cliquer sur le bouton doublon situ sur la partie droite de la liste des contacts Dtecter les doublons Rien faire, la dtection sexcute toute seule. Contrler les doublons dtects Cliquer sur le bouton slectionn.

permettant de consulter/modifier la fiche du contact

Supprimer des doublons Slectionner le doublon souhait et cliquer sur le bouton. Lanalyseur de doublons se base sur le champ Email principal du contact (onglet description).

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Chapitre 3

GESTION DES TACHES

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Prsentation de la gestion des tches

La gestion des tches regroupe lensemble des tches que vous devez effectuer pour vos contacts. Une tche se rsume donc un travail faire. La gestion des tches seffectue via la liste des tches accessible en cliquant sur le bouton gestion des tches via le menu principal. Lensemble des tches sera alors affich. Vous pouvez galement accder aux tches via la fiche de vos contacts. Seules les tches rattaches au contact seront alors affiches. Enfin, les tches sont galement disponibles via le tableau de bord.

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Liste des tches

1 La liste gnrale de tches vous permet de lister lensemble des tches faites ou faire. Elle regroupe donc, en un seul endroit, tous les travaux que vous avez raliser. Elle possde un systme de filtre daffichage par critre de recherche (1) ou par calendrier (2).

Ajouter une tche : Cliquer sur le bouton Consulter/modifier une tche : Cliquer sur le bouton Supprimer une tche : Cliquer sur le bouton Imprimer la liste des tches Cliquer sur le bouton Afficher les tches dune journe Cliquer sur le calendrier situ droite de la liste (2) Effectuer une recherche Cliquer sur le bouton activer la recherche puis choisir les filtres de recherche

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Liste des tches > Fiche dune tches

La fiche dune tche vous permet de renseigner une tche faire. Dans cet cran, vous allez pouvoir dtailler le contenu de la tche en renseignant un titre et un dtail. Vous avez galement la possibilit dindiquer une chance et une priorit. Une fois la tche ralise, vous pouvez utiliser les champs Etat , fait le , ainsi que la dure de la tche.

Associer une tche un contact Cliquer sur le bouton (1). (La tche sera alors visible partir de la fiche du contact) Personnaliser le contenu du champ texte Pour copier, coller, modifier la police, la couleur etc. Utiliser la barre de texte (2)

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Chapitre 4

GESTION DES ECHANGES

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Prsentation de la gestion des changes

La gestion des changes regroupe lensemble des changes que vous avez avec vos contacts. Un change peut tre un appel tlphonique, un Email, un rendez-vous ou un fax. Il sagit donc dune communication. La gestion des changes seffectue via la liste des changes accessible en cliquant sur le bouton gestion des changes du menu principal. Lensemble des changes sera alors affich. Vous pouvez galement accder aux changes via la fiche de vos contacts. Seuls les changes rattachs au contact seront alors affichs. Enfin, les changes sont galement disponibles via le tableau de bord.

Un change possde : Un tat : En cours, Termin ou Planifi Un type : Appel (entrant ou sortant), Email, Fax etc.

Un change peut tre rattach un contact et un interlocuteur. Sachez galement que vous pouvez planifier des changes (runion prvue, rappel dun client pour bilan, etc.)

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Liste des changes

La liste gnrale des changes vous permet de lister lensemble des changes termins, en cours ou planifis. Elle regroupe en un seul endroit tous les changes. Un module de recherche vous permet de filtrer laffichage(1).

Ajouter, consulter-modifier, supprimer un change Cliquer sur lun des boutons situs droite de la liste. Imprimer la liste des changes Cliquer sur le bouton imprimante. Effectuer une recherche Cliquer sur le bouton activer la recherche puis choisir les filtres de recherche.

Notez que chaque ligne contient une petite image symbolisant ltat de lchange. Simple, non ?

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Liste changes > Fiche des changes

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La fiche dun change vous permet de renseigner une communication entre vous et un interlocuteur dun contact. Dans cet cran, vous allez pouvoir dtailler le contenu de lchange en renseignant un titre et un dtail. Vous avez galement la possibilit dindiquer le type et ltat. La date, lheure et la dure peuvent galement tre renseignes.

Associer un contact un change Cliquer sur le bouton (1). (Lchange sera alors visible partir de la fiche du contact) Personnaliser le contenu du champ texte Pour copier, coller, modifier la police, la couleur etc. Utiliser la barre de texte (2) Planifier un nouvel change Cliquer sur le bouton Planifier un change (3) et renseigner les informations de votre futur change

Le champ dtail vous permet de saisir des informations texte agrmentes des options ddition enrichies (gras, couleur etc.). Pratique si vous souhaitez effectuer un copier-coller dans un document externe.

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Chapitre 5

TABLEAU DE BORD

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Prsentation du tableau de bord


Le tableau de bord a pour objectif de regrouper lensemble des informations en un seul cran. Cela simplifie grandement la gestion de vos contacts travers une vision simplifie et synthtique. Dans cet cran vous allez retrouver les informations cls des contacts et interlocuteurs ainsi que lensemble des tches, changes et notes de chacun des contacts.

2 1 5

4 3

Sans doute la fentre la plus importante, elle est le point central de toute lapplication. Nous allons maintenant dtailler son utilisation et vous rvler tout son potentiel. 1) Tour dhorizon Le tableau de bord est divis en 3 grandes parties : (1) : La liste des contacts (2) : Zone Informations (interlocuteurs du contact) (3) : Zone lments (Tches, changes et notes du contact slectionn)

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2) Dtail Liste des contacts La liste des contacts contient lensemble de vos contacts. Vous pouvez les filtrer par type et par catgorie. Vous retrouvez dans cette liste les informations essentielles. Notez que vous pouvez utiliser lascenseur horizontal permettant daccder davantage de colonnes. Zone dinformations interlocuteurs Cette zone permet de lister lensemble des interlocuteurs associs au contact que vous avez slectionn (ligne en bleu dans la liste). Pour chaque interlocuteur, vous verrez afficher les informations cls tel que : son nom, son service, sa fonction ainsi que ces coordonnes. A noter une petite flche bleue en haut droite de cette zone permettant de passer dun contact un autre (5). De plus, un petit libell bleu dans la partie infrieure droite permet douvrir la fiche de linterlocuteur slectionn. Zone lments Cette zone (situe dans le bas de la fentre) permet dafficher les tches, changes et les notes.

A noter, la possibilit de slectionner informations gnrales la place dinformations du contact .(4) Cela aura pour effet de rendre la partie basse totalement indpendante de la slection du contact dans la liste suprieure. Toutes les tches, tous les changes et toutes les notes safficherons alors.

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Chapitre 6

OUTILS AVANCES

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Prsentation
PROcontact dispose de plusieurs outils vous permettant de grer votre base de donnes. Ce sont des outils qui ne vous serviront peut-tre jamais, mais elles sont prsentent le cas o. Voici le dtail de chacun de ces outils :

Rindexation
Outil permettant de rparer et doptimiser votre base de donnes.

Sauvegardes automatique/manuelle
Outil permettant de sauvegarder votre base de donnes de manire automatique ou manuelle.

Restauration
Fonction permettant de restaurer une sauvegarde effectue de manire automatique ou manuelle.

Exportation
Fonction permettant dexporter lensemble des informations de votre base de donnes au format XML.

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Rindexation

Une rindexation est une fonction permettant de vrifier et doptimiser la base de donnes. Cette fonction peut tre utilise 1 fois par an (inutile de le faire plus souvent). Lutilisation de cette fonction nest pas importante et son utilisation est tout fait facultative.

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Outils : Sauvegarde manuelle et automatique

PROcontact stocke vos informations (contacts, interlocuteur, tches, change etc.) dans une base de donnes. Cette dernire est donc importante. Il est impratif deffectuer des sauvegardes rgulires de votre base. En effet, il peut arriver que vous ou lun de vos utilisateurs fassiez une mauvaise manipulation et que vous perdiez des informations. Il est galement possible, dans de rare cas, que votre base de donnes soit altre suite un problme dcriture en base (disque dur dfaillant, etc.). Il est donc important davoir une sauvegarde rcente de votre base de donnes. PROcontact vous offre la possibilit deffectuer des sauvegardes manuelles ou automatiques. Sauvegarder manuellement er Cliquer sur le menu Outils> sauvegarde. Puis aller dans le 1 onglet et cliquer sur sauvegarder . La sauvegarde apparaitra dans la liste. Sauvegarder automatiquement Vous navez rien faire. Le logiciel sauvegarde automatiquement la fermeture du logiciel. La liste des sauvegardes est disponible dans le 3me onglet. Les sauvegardes sont stockes dans un sous-dossier du rpertoire dinstallation de PROcontact. Le dossier Sauvegarde_restauration contient 3 sous dossiers : -Restauration : Vous y collerez les sauvegardes restaurer -Sauvegarde : Contient les sauvegardes manuelles -Savauto : Contient les sauvegardes automatiques Arborescence dtaille du systme de sauvegardes

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Outils : Restauration

La fonction de restauration permet de restaurer une sauvegarde effectue soit par la fonction de sauvegarde manuelle soit par la fonction de sauvegarde automatique. La liste (deuxime onglet) prsente les sauvegardes disponibles dans le dossier de restauration. Cette fentre possde un bouton Parcourir ce dossier afin douvrir le dossier contenant les sauvegardes restaurer. Un bouton Restaurer permet deffectuer la restauration. Comment restaurer une sauvegarde ? La restauration dune sauvegarde seffectue en 3 tapes : 1) Ouvrez le dossier contenant la sauvegarde que vous souhaitez restaurer. > Si sauvegarde manuelle : Onglet sauvegarde > Cliquer sur le bouton voir fichiers (procontact\sauvegarde_restauration\sauvegarde\) > Si sauvegarde automatique : Onglet sauvegarde auto > Cliquer sur le bouton voir fichiers (procontact\sauvegarde_restauration\savauto\) 2) Copiez la sauvegarde souhaite dans le dossier de restauration en cliquant sur le bouton Parcourir ce dossier (procontact\sauvegarde_restauration\Restauration\) 3) La sauvegarde ainsi copie sera alors visible dans la liste des restaurations. Slectionner la sauvegarde dans la liste des sauvegardes prsentes et cliquez sur le bouton restaurer.

Attention, une restauration est irrmdiable. Assurez-vous quil sagit de la bonne sauvegarde que vous utilisez avant deffectuer la restauration.

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Outils : Exportation

La fonction dexportation vous permet dextraire lensemble des donnes de PROcontact au format XML, CSV, Word, Excel. Ceci vous permet de les rintgrer dans un autre logiciel du march. En effet, mme si aujourdhui vous tes totalement satisfait de PROcontact, il est possible que vos besoins voluent et que PROcontact ne puisse plus rpondre vos besoins. Cest donc une solution permettant dviter de tout ressaisir. Comment exporter tout ou partie des donnes du logiciel ? Il existe deux manires dexporter des donnes du logiciel. Le choix se fera selon le type dexportation que vous souhaitez. Exportation globale Accessible directement par le menu outils du menu gnral. Aussitt que vous cliquez sur la ligne Exporter , un message apparait indiquant que lexportation est termine.

Un dossier export saffiche vous permettant de visualiser lensemble des fichiers exports. Ils sont au format CSV. Exportation partielle Lexportation partielle vous permet de nexporter quune partie de vos donnes. Elle est accessible via le clic droit sur toutes les tables du logiciel. Il suffit de slectionner lune des lignes dexport. A noter que vous pouvez galement exporter des donnes partir des aperus dimpression.

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Chapitre 7

Paramtrage et personnalisation

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Prsentation du paramtrage et de la personnalisation

PROcontact est un logiciel offrant un large choix de personnalisation. Lespace de paramtrage regroupe lensemble de la personnalisation disponible. Un progiciel est un logiciel devant rpondre un maximum dutilisation. Cest linverse dun logiciel spcifique. Cest pourquoi, afin de rpondre un maximum de besoins, nous permettons de modifier le fonctionnement de PROcontact travers cet espace accessible directement depuis le menu principal. A travers cet espace, vous pourrez modifier :

Paramtres gnraux Regroupe les paramtrages visuels et fonctionnels de lapplication. Vous pourrez par re exemple indiquer la 1 fentre de dmarrage du logiciel ou indiquer le type de filtre souhait.

Gestion des utilisateurs Permet lactivation de la gestion multi-utilisateurs (disponible en version multipostes). De l, vous pourrez galement administrer vos comptes utilisateurs et leur associer des droits.

Paramtrage E-mailing Permet de configurer le compte permettant lenvoi demails utilis dans la fonction dEmailing .

Paramtrage des informations contact Regroupe la gestion des types, des catgories et des informations complmentaires.

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Paramtres gnraux

Cet cran a pour objectif de modifier certains comportements du logiciel afin quil puisse sadapter au mieux votre faon de travailler. Vous pourrez par exemple modifier la possibilit de simplifier lutilisation des filtres en pr-alimentant ces derniers sur une valeur particulire (par ex. afficher par dfaut tous vos clients ou prospects) Une option galement fort apprciable est louverture de la fentre de votre choix ds le lancement de PROcontact. Par exemple, si vous souhaitez ouvrir le tableau de bord au lieu darriver sur le menu.

Ouvrir une fentre ds le lancement de PROcontact ? Slectionner la fentre souhaitez dans la liste droulante Ouvrir le logiciel sur Eviter de charger les listes contact, tches etc. louverture de celle-ci ? Cocher la case correspondante dans la zone Affichage des listes Afficher la liste de tous mes clients ou prospects automatiquement Slectionner le type de contact souhait dans la liste droulante Type de contact . Vous pouvez faire de mme avec les catgories.

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Gestion des utilisateurs

Uniquement disponible dans la version multi-postes, la gestion des utilisateurs permet de crer plusieurs profils utilisateurs. A quoi servent les profils utilisateurs ? Essentiellement 2 choses : > Vous pouvez dune part autoriser/interdire certaines zones du logiciel ou certaines fonctions des personnes cibles (Idal pour faire utiliser le logiciel par des stagiaires ou des tiers). > Vous pouvez associer des tches ou des changes lun des utilisateurs. Vous ne serez donc pas parasit par des tches devant tre ralises par dautres utilisateurs. Pour simplifier, du moment o vous travaillez plusieurs sur PROcontact, il est judicieux dactiver cette fonction pour organiser au mieux la gestion de chaque utilisateur. Activer la gestion multi-utilisateurs : Cocher la case Activer la gestion multi-utilisateurs . Un compte administrateur sera alors cr. Modifiez le si vous le souhaitez. Puis validez la fentre de paramtrage et relancez PROcontact. Crer un nouveau compte utilisateur Cliquer sur le bouton Modifier les droits dun utilisateur Cliquer sur le bouton Supprimer un utilisateur Cliquer sur le bouton

Une fois la gestion multi-utilisateurs active, la modification de celle-ci ne pourra seffectuer que par un compte administrateur. LE PROGICIEL : www.leprogiciel.com
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Fiche dun utilisateur

La fiche dun utilisateur permet de renseigner les informations de connexion (login et mot de passe) et choisir les droits affecter votre utilisateur. En effet, cest depuis cet cran que vous allez pouvoir cocher les cases permettant de donner les droits sur les diffrentes parties du logiciel.

Empcher un utilisateur de modifier les donnes du logiciel Pour crer un compte utilisateur limit, il suffit de dcocher les cases modification et suppression (voir capture dcran) Activer/dsactiver les fonctions avances Cocher/dcocher les cases de la section divers Crer un compte administrateur Slectionner administrateur dans profil de type

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Option multi-utilisateurs

Une fois la gestion multi-utilisateurs active, certaines fentres possdent de nouvelles fonctions. Gestion des tches Liste des tches La liste des tches possde une nouvelle liste droulante : Destinataire . Permet de filtrer les tches en fonction de lutilisateur destinataire des tches.

Fiches dune tche Deux champs font leur apparition : Saisi par et A destination de . Permet deffectuer un filtrage sur la liste des tches Destinataire

Gestion des changes Liste des changes Un champ A destination de apparat. Il permet de filtrer laffichage des changes en naffichant que ceux qui ont comme destinataire lutilisateur slectionn.

Fiche dun change Le champ A destination de apparat. Il permet dindiquer lutilisateur destinataire de lchange.

Gestion des contacts Fiche dun contact Une petite information apparat en bas de la fiche. Il indique lutilisateur ayant cr la fiche.

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Paramtrage de lE-mailing

Cet cran permet de paramtrer le compte qui sera utilis lors de lutilisation de la fonction dE-mailing. Vous pouvez utiliser un compte Email (SMTP) en mode classique ou authentifi. Vous devez utiliser un compte de type professionnel. Nutilisez pas de compte gratuit comme Gmail, Orange, free. En effet, ces comptes sont souvent limits. Et vous risquez de black lister le compte utilis.

Configurer un compte E-mail : -Saisir ladresse Email que vous souhaitez utiliser pour lenvoi. -Saisir ladresse du serveur SMTP (fourni par votre fournisseur SMTP) -Indiquer le N de port (25 si normal, 587 si authentifi) denvoi. -Dans le cas dun serveur requrant une connexion scurise, renseigner un nom dutilisateur et un mot de passe (fourni par votre fournisseur)

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Type et catgorie

Les types et catgories permettent de typer vos contacts afin de les regrouper par thme (client, prospect, etc.). Grce ces informations, vous pourrez effectuer des recherches depuis toutes les listes (contact, tableau de bord, etc.)

Crer un nouveau type/une nouvelle catgorie Cliquer sur le bouton Modifier un type/une catgorie Cliquer sur le bouton Supprimer un type/une catgorie Cliquer sur le bouton

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Chapitre 8

CENTRE DAIDE ET DE SUPPORT

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Prsentation

Le centre daide et de support regroupe lensemble des aides disponibles pour utiliser PROcontact. A partir de cet espace, vous pouvez : Lire la prsente documentation Consulter les vidos de formation Contacter le support technique Consulter le forum des utilisateurs

Utiliser lune des fonctions : Il suffit de cliquer sur lune des cones Ecrire un message sur le forum utilisateurs : Cliquer sur club utilisateurs , puis inscrivez-vous sur le forum. Vous pourrez alors crire au support.

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