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Joel Romero Ramirez.

Sbado. T. V. Grupo A.

11 De Agosto Del 2012

Anlisis y Diseo De Procedimientos Administrativos.

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Contenido
simplificacin De Procedimientos Administrativos. ...........................................................................3 Qu Es La Simplificacin Administrativa? ........................................................................................3 Conceptos Generales. .......................................................................................................................4 Conceptos Bsicos ............................................................................................................................5 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO .........................................................................................................5 INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. ................................................................................6 LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. ..............................................7 Concepto De Simplificacin Administrativa. ......................................................................................8 Pautas Tcnicas Para La Simplificacin Administrativa ....................................................................16 Inventario De Procedimientos Administrativos. ..............................................................................16 Simplificacin Administrativa. .........................................................................................................18 El Anlisis De Sistemas Y Procedimientos ........................................................................................24 Conclusin ......................................................................................................................................28 Bibliografas. ...................................................................................................................................28 Evaluacin Diagnostica. ...................................................................................................................29

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Simplificacin De Procedimientos Administrativos.

Qu es la simplificacin administrativa?
Conjunto de acciones encaminadas a analizar, identificar, clasificar y realizar propuestas que mejoren los procedimientos administrativos.

El Procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuacin administrativa para la realizacin de un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisin de un acto administrativo. El procedimiento administrativo se configura como una garanta que tiene el ciudadano de que la Administracin no va a actuar de un modo arbitrario y discrecional, sino siguiendo las pautas del procedimiento administrativo. En este sentido amplio habra proceso en cualquier funcin estatal y podramos hablar entonces de: a) proceso judicial (civil, penal, comercial, contencioso administrativo). b) proceso legislativo (es decir, el conjunto de actos parlamentarios que tienen por fin el dictado de una ley). c) proceso administrativo (el conjunto de actos de la administracin que tienen por objeto la emanacin de un acto administrativo). Anlisis y Diseo De Procedimientos Administrativos. Pgina 3 de 30

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Conceptos generales.
Tanto en la administracin pblica, como en la privada, los problemas y dificultades administrativos generalmente se pretenden examinar y solucionar desde el punto de vista de la organizacin formal, sin darle la importancia que merecen los dems elementos que forman parte del quehacer administrativo como son las funciones, actividades, los procedimientos y sistemas de trabajo que en mayor o menor grado estn diseados para el logro de los fines de la empresa pblica. El anlisis de los procesos dinmicos y las fases de los mismos que caracterizan a los sistemas administrativos en el complejo tejido decisiones permiten encontrar los medios ms adecuados para resolver los problemas que enfrenta la administracin de la consecuencia de sus propsitos. Por otra parte, si consideramos a la administracin pblica y privada como un sistema en el cual inciden las interrelaciones polticas, econmicas, sociales, etc., tiene plena aplicacin la teora de sistemas. El enfoque de sistemas resulta ser unos de los mtodos analticos ms adecuados para atender los procesos dinmicos que caracterizan a los sistemas administrativos. Es importante sealar que el enfoque sistemtico, ofrece la posibilidad de ser utilizado como mtodo de anlisis en cualquier nivel de agregacin general con el detalle que se requiera, sin desligar el objeto de estudio de los hechos y fenmenos que incluyen o se relacionan fundamentalmente con su operacin. El mtodo puede aplicarse en el estudio de un rea (direccin, departamento, oficina, etc.) en el proceso de produccin, de un bien o servicio (sistema) en el manejo y control de recursos (procedimientos) o bien en la totalidad de la empresa.

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Conceptos bsicos
Procedimiento Administrativo es el conjunto de actos y diligencias conducentes a la emisin de un acto administrativo. Es decir el procedimiento administrativo es la secuencia de operaciones o pasos concatenados entre s y que ordenamos en forma lgica, permiten alcanzar un objetivo predeterminado. Diferencia entre Procedimiento y Servicio. Procedimiento Administrativo Implica la emisin de un pronunciamiento formal mediante un acto administrativo o una aprobacin tctica. Es factible de impugnar mediante recurso administrativo de reconsideracin, apelacin o revisin. Se incluye en el TUPA para conocimiento pblico. SERVICIO Su aplicacin es directa y perceptible. No es posible aplicar la aprobacin automtica ni el silencio administrativo. No es susceptible a impugnar. Slo los servicios que se prestan en exclusividad se incluye en el TUPA.

Ejemplo de Procedimiento Aprobacin y aceptacin de donacin de bienes provenientes del exterior destinados al Sector Educacin. Contrato de Personal. Reapertura de carrera de Instituto Superior Tecnolgico Privado.

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Clasificacin. Procedimiento de aprobacin automtica. Procedimiento de evaluacin previa con ampliacin del silencio administrativo positivo. Procedimiento de evaluacin previa con aplicacin del silencio administrativo negativo. Ejemplo de Servicio: Expedicin de constancia de trabajo. Autenticacin de la copia de un certificado de estudios. Pautas tcnicas para la Simplificacin Administrativa. Supervisin y monitoreo a una Institucin Educativa.

Inventario De Procedimientos Administrativos. Definicin. EL inventario de procedimientos administrativos, es una relacin o registro de los procedimientos de lnea o internos de las unidades orgnicas de una entidad que permita tener informacin bsica de cada uno de los procedimientos. Es el inicio para la priorizacin de los procedimientos a simplificar y elaborar los Manuales de Procedimientos, Contenido. El formato para el inventario de procedimientos contiene los siguientes datos: Nmero. En esta columna del formato se consignar la nomenclatura de los procedimientos que tiene a su cargo las unidades orgnicas de la entidad los mismos que estn relacionados con las funciones principales que vienen desarrollando. Denominacin. En esta parte del formato se consignar la nomenclatura de los procedimientos que tienen a su cargo las unidades orgnicas de la entidad los mismos que estn relacionados con las funciones principales que vienen desarrollando.

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Objetivo. En esta parte del formato se establecer el objetivo que debe cumplir cada uno de los procedimientos consignados en el inventario, es decir el resultado o resultados que se lograrn con el desarrollo del procedimiento. Base Legal. En esta parte del formato deber consignarse las normas y dispositivos legales vigentes que regulan la existencia y aplicacin del procedimiento que responde a cada unidad orgnica. Es decir la ley, Decreto Supremo, Resolucin Suprema, Resolucin Ministerial, etc. Requisitos. En este rubro del formato deber establecerse los requisitos para cada uno de los procedimientos administrativos de la unidad orgnica, teniendo en cuenta para el efecto las sealadas en los dispositivos legales vigentes sobre el particular o las necesidades y requerimientos especficos para su procesamiento. Nmero de solicitudes. Es esta columna se consignar la cantidad de peticiones o requerimientos formulados por los usuarios de la entidad en un periodo determinado.

Levantamiento del Inventario de los Procedimientos Administrativos. El referido inventario puede levantarse a partir del TUPA vigente e incluir todos los procedimientos administrativos sustantivos (externos) y adjetivos (internos) que tengan las siguientes caractersticas: Que sean solicitados por los propios administrados para satisfacer sus intereses o derechos. Que requieran de un acto administrativo o pronunciamiento de cualquier rgano de la entidad. Los procedimientos se ordenarn en el inventario por rganos.

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EL inventario incluir tambin a los prestados en exclusividad, precisndose: Los requisitos, Los derechos a pagar, La unidad de recepcin documental, La autoridad competente para resolver; y Los formularios a emplear.

Concepto De Simplificacin Administrativa.


La Simplificacin Administrativa es un proceso de cambio permanente del servicio pblico que contribuye a mejorar la calidad del servicio que brindan las entidades del Estado. Importancia De La Simplificacin Administrativa. Permite cumplir con los objetivos bsicos y la finalidad de la institucin. Mejora la Imagen de la Institucin. Reduce la cantidad de esfuerzo requerido para cumplir una operacin. Permite economizar tiempo y recursos materiales y econmicos. Trabaja con calidad: busca satisfacer al cliente. Metodologas Para Simplificar Procedimientos. A fin de proporcionar un mejor servicio al menor costo y en el plazo conveniente, se debe simplificar o racionalizar las instancias y formalidades costosas e innecesarias del trmite o procedimiento, sea cual fuere su naturaleza. Para lo cual se debera desarrollar las siguientes fases: Seleccionar el procedimiento a mejorar. Describir la situacin actual del procedimiento. Analizar el procedimiento. Proponer el nuevo procedimiento, procedimiento simplificado. Diseo del nuevo procedimiento, aprobacin y ejecucin

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Texto nico De Procedimientos Administrativos Tupa, Generalidades. Concepto. Es un Instrumento normativo y de gestin que regula la tramitacin de los procedimientos y la prestacin de los servicios que realizan los administrados ante las entidades del Estado, siendo de cumplimiento obligatorio para ambos. Base Legal. Actualmente, la formulacin del TUPA se encuentra regulada por la ley N 27444, que tambin exige su publicacin y difusin. Finalidad. El TUPA es diseado y actualizado con la finalidad de unificar, reducir y simplificar los procedimientos administrativos que se siguen ante las distintas dependencias de la Administracin Pblica. Esta simplificacin tendr las siguientes consecuencias: a) Unificar los criterios para la creacin y/o eliminacin de los procedimientos administrativos; b) Agilizar los trmites mediante la aplicacin de principios como los de aprobacin automtica de los mismos o el silencio administrativo; c) Simplificar la labor de la Administracin Pblica al reducir la cantidad de trmites y requisitos que se exigen al pblico; d) Hacer ms eficaz la labor de control de la Administracin Pblica; y e) Otorgar seguridad jurdica en materia administrativa, puesto que los administrados sabrn exactamente qu es lo que sucede con sus trmites y el plazo en el cual podrn contar con un pronunciamiento de la Administracin Pblica sobre la aprobacin o denegacin de los mismos. Contenido.

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El TUPA contiene los procedimientos administrativos sustantivos (de lnea o externos) que realicen los administrados, es decir el pblico, ante las distintas entidades del Estado. Por ejemplo, caso Ministerio de Educacin: Aprobacin y aceptacin de donacin de bienes provenientes del exterior destinados al sector Educacin; Caso Direccin Regional de Educacin: Cierre de Instituto Superior Privado; caso UGEL: Auspicio o autorizacin de eventos culturales y deportivos, a nivel departamental o local. Tambin se incluir en el TUPA, la relacin de aquellos servicios prestados en exclusividad por las entidades, cuando el administrado no tiene posibilidad de obtenerlos acudiendo a otro lugar o dependencia. Por ejemplo: visacin de certificados de capacitacin de centro de educacin ocupacional y de mdulos ocupacionales de educacin tcnico-productiva pblicos y privados. Esquema. El TUPA conforme a ley contiene los siguientes datos: a) Denominacin del Procedimiento: Consiste en la relacin taxativa de todos los procedimientos administrativos que realice los particulares ante las distintas dependencias de las entidades de la Administracin Pblica; b) Requisitos: Descripcin clara, detallada y taxativa de todos los requisitos exigidos para la realizacin de cada procedimiento administrativo, incluyendo de existir los formularios para la realizacin del procedimiento administrativo. c) Clasificacin de cada procedimiento, segn corresponda: Aprobacin automtica. Evaluacin previa con aplicacin del silencio administrativo positivo. Evaluacin previa con aplicacin del silencio administrativo negativo, o No sujeto a la aplicacin de plazos ni silencios administrativos.

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d) Los casos que procede el pago de los derechos de tramitacin de los procedimientos administrativos conforme Ley, y sus montos correspondientes; e) La autoridad competente para la aprobacin de cada procedimiento administrativo; f) La autoridad competente para resolver los recursos impugnativos que interpongan los particulares contra las decisiones que expidan las unidades orgnicas, sobre los procedimientos administrativos. g) La dependencia que se ha designado como rgano de trmite Documentario de la correspondiente entidad. Formulacin. La formulacin del TUPA conlleva a ejecutar las siguientes acciones: a) Efectuar el inventario de todos los procedimientos administrativos que tienen relacin con los administrados que siguen, ante las distintas dependencias de las entidades del Estado. b) Eliminar pos procedimientos administrativos y los requisitos que no cumplan con criterios de racionalidad y necesidad. c) Ordenar y clasificar los procedimientos que queden despus de la depuracin. d) Determinar para cada procedimiento administrativo, la siguiente informacin: la relacin detallada de sus correspondientes requisitos. la existencia de formularios para la realizacin del trmite, de ser el caso. si procede el pago de derecho de tramitacin y su monto. la autoridad competente para la aprobacin del trmite, y los recursos impugnativos que procedan, con indicacin a qu autoridad competente deben dirigirse para resolverlos, sus requisitos y, los plazos para su presentacin y resolucin; y d) Remitir TUPA al despacho Ministerial para su aprobacin y publicacin.

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Modificacin. La Modificacin o eliminacin de los procedimientos administrativos, incluidos en el TUPA aprobados por D.S, en el periodo comprendido entre su aprobacin y su actualizacin, se har por Resolucin Ministerial del Sector; Norma Regional; Decreto de Alcalda o Resolucin del Titular del Organismo autnomo, cuando la modificacin no implique: La creacin de nuevos procedimientos administrativos. El incremento de derecho de tramitacin o requisitos. Caso contrario se har por D.S., Ordenanza Municipal, Norma Regional o Resolucin del Titular del organismo autnomo. Toda modificacin que se realice deber referirse al TUPA y ser incorporada al mismo, segn las normas sobre actualizacin anual y publicacin obligatoria. Actualizacin. Cada 02 (dos) aos, las entidades estn obligadas a publicar el ntegro del TUPA, bajo responsabilidad de su titular. Pudindolo hacer antes cuando consideren que las modificaciones producidas en el mismo lo ameriten. Fijacin del costo por derecho de tramitacin. El monto del derecho de tramitacin es determinado en funcin al importe del costo que su ejecucin genera para la entidad por el servicio restado durante toda su tramitacin y en su caso, por el costo real de produccin de documentos que expida la entidad. El monto a que se refiere el prrafo anterior es sustentado por el Jefe de la Oficina de Administracin, bajo responsabilidad. Aprobacin y Publicacin del TUPA.

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El TUPA es Aprobado por: Decreto supremo del sector correspondiente, en el caso de los ministerios y las instituciones pblicas descentralizadas. Norma de mximo nivel de las autoridades regionales, en el caso de los gobiernos regionales. Ordenanza municipal, en el caso de las municipalidades; y Resolucin del titular, en el caso de organismos constitucionalmente autnomos. Publicacin. El tupa se publicar cada dos (2) aos, bajo responsabilidad de su titular; se podr publicar antes, si las modificaciones lo ameritan. El plazo se computar a partir de la ltima fecha de publicacin. El tupa es publicado en: El diario oficial el peruano, cuando la entidad es de alcance nacional; o El diario encargado de los avisos judiciales en la capital de la regin o provincia, cuando la entidad es de alcance menor. Adems, cada entidad difunde su TUPA ubicndolo en lugares visibles. El anlisis de sistemas y procedimientos. Definimos a los Sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organizacin. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema. As, el sistema de control de produccin, por ejemplo, consiste en un conjunto de procedimientos de pedidos de materiales, procedimientos de despacho o ruteo, procedimientos de control, etctera. Obsrvese la condicin de relacin como elemento indispensable para que un conjunto de partes configuren un sistema. En toda definicin de sistema aparece siempre ese factor como comn denominador que transforma la individualidad de cada componente de tal modo que ya no tiene sentido sino dentro de un conjunto.

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Los profundos cambios experimentados en los ltimos aos en el ambientes ocio/poltico/econmico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los avances de la tecnologa, obligan a encara urgentemente la necesidad de su remodelacin y adecuacin al concepto de sistema. Es indudable que en la gestin empresarial sobreviven aqullos que utilizan los mejores procedimientos y emplean los mejores medios (lase tecnologa y conocimiento) para alcanzar sus objetivos. Procedimientos Administrativos Se definen a los procedimientos administrativos o rutinas como la secuencia de operaciones de oficina ejecutadas generalmente con la participacin de varias personas en una o ms oficinas, establecida para asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas. Obsrvense los elementos bsicos de esta definicin: Conjunto de operaciones de oficina (por su naturaleza administrativa) dispuestas en un orden secuencial invariable; Participacin de varias personas en una o ms oficinas; o sea los procedimientos pueden abarcar ms de un sector de trabajo; Asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas; podemos hablar de procedimientos cuando se establece por escrito o por costumbre la secuencia de operaciones que es necesario ejecutar para llevar a cabo transacciones que se repiten con frecuencia dentro de la organizacin. Un procedimiento o rutina define: Qu tarea debe ser realizada por los distintos participantes; Quines son esos participantes; Cundo deben ser realizadas cada una de esas tareas, es decir, su orden sucesivo y el momento Qu es un sistema administrativo? Es la forma de ordenar o acomodar un proceso muy particular, consistente en las actividades de planeacin, organizacin, ejecucin y control; desempeadas para determinar y alcanzar los objetivos sealados, con el uso de seres humanos y otros recursos. Planeacin del estudio 1. Determinacin de la problemtica organizacional: En todas las empresas hay problemas que deben ser identificados y solucionados mediante la toma de decisiones.

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2. Definicin del objetivo de estudio: observar el problema y revisar las condiciones que tiene este. 3. Investigacin para la realizacin de estudio: investigar las opciones que tienes y crear una hiptesis, afirmndola en una oracin simple y clara. 4. Plan de trabajo: realizar un plan de trabajo para solucionar el problema. Recopilacin de datos y documentacin 1. Registro de datos: Esto consiste en la recoleccin, sntesis, organizacin y comprensin de los datos que se requieren, si es necesario realizar resmenes es en esta fase donde se desarrollara 2. Tcnicas de recopilacin de datos: Anlisis de datos 1. Propsitos del anlisis: como analizar los datos y que herramientas de anlisis estadstico son adecuadas para ste propsito. 2. Procedimiento de anlisis: establecer categoras, ordenar, manipular y resumir los datos. 3. Tcnicas e instrumentos de anlisis: Diagnstico y formulacin de recomendaciones Tipos de recomendaciones Informe y presentacin del sistema propuesto Revisin Autorizacin Diseo del nuevo sistema Auditoria administrativa Es una revisin sistemtica y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organizacin est operando eficientemente. Constituye una bsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organizacin.

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Pautas Tcnicas Para La Simplificacin Administrativa


Procedimiento Administrativo. Procedimiento Administrativo es el conjunto de actos y diligencias conducentes a la emisin de un acto administrativo. Es decir el procedimiento administrativo es la secuencia de operaciones o pasos concatenados entre s y que ordenamos en forma lgica, permiten alcanzar un objetivo predeterminado. Diferencia entre Procedimiento y Servicio. Procedimiento Administrativo: Implica la emisin de un pronunciamiento formal mediante un acto administrativo o una aprobacin tctica. Es factible de impugnar mediante recurso administrativo de reconsideracin, apelacin o revisin. Se incluye en el TUPA para conocimiento pblico. Servicio: Su aplicacin es directa y perceptible. No es posible aplicar la aprobacin automtica ni el silencio administrativo.

Inventario De Procedimientos Administrativos.


Definicin. EL inventario de procedimientos administrativos, es una relacin o registro de los procedimientos de lnea o internos de las unidades orgnicas de una entidad que permita tener informacin bsica de cada uno de los procedimientos. Es el inicio para la priorizacin de los procedimientos a simplificar y elaborar los Manuales de Procedimientos. Contenido. El formato para el inventario de procedimientos contiene los siguientes datos:

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Nmero. En esta columna del formato se consignar la nomenclatura de los procedimientos que tiene a su cargo las unidades orgnicas de la entidad los mismos que estn relacionados con las funciones principales que vienen desarrollando. Denominacin. En esta parte del formato se consignar la nomenclatura de los procedimientos que tienen a su cargo las unidades orgnicas de la entidad los mismos que estn relacionados con las funciones principales que vienen desarrollando. Objetivo. En esta parte del formato se establecer el objetivo que debe cumplir cada uno de los procedimientos consignados en el inventario, es decir el resultado o resultados que se lograrn con el desarrollo del procedimiento. Base Legal. En esta parte del formato deber consignarse las normas y dispositivos legales vigentes que regulan la existencia y aplicacin del procedimiento que responde a cada unidad orgnica. Es decir la ley, Decreto Supremo, Resolucin Suprema, Resolucin Ministerial, etc. Requisitos. En este rubro del formato deber establecerse los requisitos para cada uno de los procedimientos administrativos de la unidad orgnica, teniendo en cuenta para el efecto las sealadas en los dispositivos legales vigentes sobre el particular o las necesidades y requerimientos especficos para su procesamiento. Nmero de solicitudes. Es esta columna se consignar la cantidad de peticiones o requerimientos formulados por los usuarios de la entidad en un periodo determinado.

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Levantamiento del Inventario de los Procedimientos Administrativos. El referido inventario puede levantarse a partir del TUPA vigente e incluir todos los procedimientos administrativos sustantivos (externos) y adjetivos (internos) que tengan las siguientes caractersticas: Que sean solicitados por los propios administrados para satisfacer sus intereses o derechos. Que involucren una exigencia que cuente con respaldo legal, el cual se sealar en el TUPA. Que requieran de un acto administrativo o pronunciamiento de cualquier rgano de la entidad. Los procedimientos se ordenarn en el inventario por rganos. EL inventario incluir tambin a los prestados en exclusividad, precisndose: Los requisitos. Los derechos a pagar. La unidad de recepcin documental. La autoridad competente para resolver; y Los formularios a emplear.

Simplificacin Administrativa.
Concepto De Simplificacin Administrativa. La Simplificacin Administrativa es un proceso de cambio permanente del servicio pblico que contribuye a mejorar la calidad del servicio que brindan las entidades del Estado. Importancia De La Simplificacin Administrativa. Permite cumplir con los objetivos bsicos y la finalidad de la institucin. Mejora la Imagen de la Institucin. Reduce la cantidad de esfuerzo requerido para cumplir una operacin. Permite economizar tiempo y recursos materiales y econmicos. Trabaja con calidad: busca satisfacer al cliente.

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Metodologas Para Simplificar Procedimientos. A fin de proporcionar un mejor servicio al menor costo y en el plazo conveniente, se debe simplificar o racionalizar las instancias y formalidades costosas e innecesarias del trmite o procedimiento, sea cual fuere su naturaleza. Para lo cual se debera desarrollar las siguientes fases: Seleccionar el procedimiento a mejorar. Describir la situacin actual del procedimiento. Analizar el procedimiento. Proponer el nuevo procedimiento, procedimiento simplificado. Diseo del nuevo procedimiento, aprobacin y ejecucin. Seleccionar el procedimiento a mejorar: El proceso de simplificacin y/o racionalizacin de procedimientos empieza con la priorizacin o seleccin del procedimiento a mejorar. Esta primera fase, consiste en determinar, cul de los procedimientos inventariados son los ms importantes o necesarios que requieren ser simplificados, o mejorados de acuerdo a los beneficios que ello implique para la institucin y para la colectividad. Para el efecto, se debe tener en cuenta el Inventario de Procedimientos. Describir la situacin actual del procedimiento: En esta etapa debemos examinar el procedimiento teniendo en cuenta el objetivo que ste debe cumplir. Para determinar la situacin actual del procedimiento a mejorar debemos tener en cuenta la siguiente metodologa: Recoleccin de Datos: En esta primera etapa se deber: Aplicar las tcnicas de observacin directa e indirecta, anotando el nmero de personas que intervienen en el procedimiento; las instancias administrativas por donde recorre; el tiempo que demora en cada una de ellas; los materiales y documentos que se utilicen; los costos y beneficios que genera; etc.

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Utilizar tcnicas de entrevista, con jefes, trabajadores y usuarios; encuestas y cuestionarios en general sobre la operatividad del procedimiento; los problemas y deficiencias que se pudieran presentar; as como las sugerencias e inquietudes que se formulen sobre el particular. Descripcin del procedimiento: Es una tcnica que consiste en determinar y especificar los diferentes factores que intervienen en el procedimiento, llmense: los requisitos que se exige; costos; plazos; dispositivos legales; formularios y dems documentos e instrumentos que se utiliza; recursos; frecuencia de su demanda; instancias administrativas y otras incluyendo las operaciones y responsabilidades. Representacin grfica: El procedimiento en estudio, deber ser descrito grficamente, de manera que la informacin proporcionada pueda interpretarse ms fcilmente. Para ello se debe aplicar la tcnica de diagrama en bloques. El uso de esta tcnica nos proporciona las siguientes ventajas: Permite visualizar y/o analizar el flujo del procedimiento, los rganos y personas que intervienen, el tiempo y sobre todo el tipo y nmero de copias de los documentos o formularios; y Puede ser entendido por personas no tcnicas. Analizar el procedimiento: Para analizar un procedimiento, se debe efectuar un examen crtico de la situacin actual del mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que impiden su ptima ejecucin y ver cmo puede ser mejorado. En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo que se est haciendo es correcto y necesario; y si los esfuerzos son convenientes y tienen una secuencia lgica. Criterios Los criterios a considerar en la etapa de anlisis son los siguientes:

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Relacionar los objetivos de la institucin y del procedimiento. Relacionar factores, tales como el personal que participa en el trmite, el volumen de demanda y la duracin de las etapas del procedimiento. Necesidad y uso de los requisitos exigidos Disposiciones legales y administrativas que sustenta el procedimiento. Sistema de trmite documentario que se utiliza. Gastos que ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como a la institucin. Composicin de la estructura orgnica, especialmente niveles de decisin. Proceso de anlisis En los Anexos 2 y 3 se sealan algunas interrogantes bsicas que Pudieran emplearse en el proceso de anlisis. De dicho anlisis se puede deducir la necesidad de cambiar, simplificar o Eliminar pasos y requisitos innecesarios. As tenemos: Eliminar toda accin realizada por dependencias cuya participacin no es significativa en la decisin, debiendo slo corresponderle estar informada de la respectiva decisin. Fusionar aquellos procedimientos de naturaleza similar y que tienen el mismo tratamiento. Establecer la exigencia de requisitos estrictamente necesarios. Solicitar la transferencia o delegacin de funciones hacia los niveles de ejecucin, a fin de reducir los plazos de atencin Disminuir el nmero de formularios y/o formatos utilizados. Eliminar la obligatoriedad de exigir documentos e informes que la entidad posea en virtud de algn trmite efectuado anteriormente por el interesado. Formular propuestas de solucin Luego de culminar la etapa del anlisis de datos, se debe formular alternativas de solucin sobre el procedimiento a simplificar. Para el efecto se debe tener presente lo siguiente:

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Poner en prctica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas con la participacin de los trabajadores y usuarios que intervienen en el mismo. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solucin. Tratar al procedimiento en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas y negativas del mismo. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el procedimiento. Estudiar el costo de produccin del procedimiento. No perder de vista el objetivo del estudio. Priorizar las recomendaciones prcticas y objetivas que se ajustan a la realidad. Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos que presentan dificultad para la modificacin e implantacin del procedimiento mejorado. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implementacin. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solucin del procedimiento. Proponer el Nuevo Procedimiento Simplificado Al proponer el nuevo procedimiento se debe en lo posible, tratar de eliminar detalles innecesarios y simplificar los indispensables, a fin de economizar tiempo y recursos y, presentar un servicio eficiente, rpido y oportuno. Un nuevo procedimiento simplificado debe responder a las siguientes interrogantes: 1. 2. 3. 4. Qu se ha eliminado, dnde y cundo? Qu operaciones intiles se han simplificado? Qu ha cambiado? Qu orden de cosas u operaciones se han cambiado para hacer ms simple el procedimiento? 5. Cmo se han simplificado los formularios, las acciones y cualquier operacin por insignificante que parezca? 6. Cmo se ha agilizado el procedimiento o trmite? 7. Se ha mejorado el empleo de los recursos del procedimiento (material, econmico y humano)?

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A fin de establecer diferencias sustanciales del procedimiento simplificado, respecto al anterior se recomienda: Utilizar un formato antes y ahora que visualice las diferencias. Graficar el procedimiento mejorado mediante el Diagrama de Bloques. Sealar las mejoras en funcin de: Reduccin de costos. Incremento de produccin. Reduccin de lo innecesario Ahorro de tiempo Calidad y Seguridad.

Diseo Del Nuevo Procedimiento, Aprobacin Y Ejecucin: El diseo del nuevo procedimiento es el desarrollo de la opcin seleccionada para dar solucin a los problemas detectados. El diseo o rediseo del nuevo procedimiento deber limitarse o encuadrarse dentro de los marcos aprobados, ser lo suficientemente amplio y realista, de forma que permita su aplicacin y la asignacin del personal necesario en la cantidad y calidad suficiente, as como otros recursos. Tener en consideracin el tiempo que va a demandar la implementacin, los costos que stos representaran para la organizacin, y si es necesario la participacin de un equipo. Estas ltimas consideraciones se hacen ms exigentes en procedimientos de real impacto que cubran varias reas y de efecto multiplicador para simplificar otro. El procedimiento simplificado podr ser descrito, diagramado, estimado en tiempo y costos a travs del manual de procedimientos, el mismo que deber ser distribuido a los implicados en el procedimiento para su cumplimiento. La ejecucin del procedimiento simplificado es responsabilidad del director o jefe de la Unidad Orgnica que lo administra.

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El Anlisis De Sistemas Y Procedimientos


Procedimientos. Se definen que son planes en cuanto establecen un mtodo habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guas de accin ms bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. Segn Melinkoff, R(1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminucin de errores". Objetivos De Los Procedimientos Gmez F. (1993) seala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero". Importancia De Los Procedimientos El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una organizacin, aunque, como sera de esperar, se vuelven cada vez ms rigurosos en los niveles bajos, ms que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la accin, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo. Segn Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor funcin en cuanto a las actividades dentro de la organizacin". Caractersticas De Los Procedimientos Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes caractersticas de procedimientos: No son de aplicacin general, sino que su aplicacin va a depender de cada situacin en particular. Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicacin continua y sistemtica. Son flexibles y elsticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

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Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes caractersticas de procedimientos: Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema. Por no ser un mtodo individual de trabajo. El mtodo se refiere especficamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo. Por no ser una actividad especfica. Una actividad especfica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. Beneficios De Los Procedimientos Para Melinkoff, (op.cit) conceptualiza que: "El aumento del rendimiento laboral, permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuye a llevar una buena coordinacin y orden en las actividades de la organizacin". Estructura De Los Procedimientos Los procedimientos se estructuran de la siguiente manera: Identificacin. Este ttulo contiene la siguiente informacin; Logotipo de la organizacin, Denominacin y extensin (general o especfico) de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin. Numero de revisin. Unidades responsables de su revisin y/o autorizacin ndice o contenido; Relacin de los captulos que forman parte del documento. Introduccin; Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, rea de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Objetivos de los procedimientos; Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. reas de aplicacin o alcance de los procedimientos. Responsables; Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. Polticas o normas de operacin; En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan para facilitar la cobertura de responsabilidades que participan en los procedimientos.

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Procedimientos Administrativos Munich G. Y Martnez G.(1979) Consideran que los procedimientos administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas". Desde otra perspectiva Terry & Franklin (1993) definen que los procedimientos administrativos son: "Una serie de tareas relacionadas que forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que va a desempear" (p.32) Ante lo relacionado en las citas del prrafo anterior se puede conceptuar el procedimiento administrativo como un instrumento administrativo que apoya la realizacin del quehacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma metdica las operaciones de las funciones. La importancia de los procedimientos administrativos estriba en que los mismos: Establecer el orden lgico que deben seguir las actividades. Promueven la eficiencia y la optimizacin. Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quin debe ejecutarlas y cundo. Beneficios De Los Procedimientos Segn Pino, A.(1998) en su Trabajo de Grado describe los siguientes beneficios que consisten en: Aumento del rendimiento laboral. Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas. Contribuye a llevar una buena coordinacin y orden en las actividades de la organizacin. Manuales De Procedimientos. Para Gmez.(Op.cit) define que: "Son documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la informacin bsica referente al funcionamiento de las unidades administrativas; Adems facilitan la actuacin de los elementos humanos que colaboran en la obtencin de los objetivos y el desarrollo de las funciones".

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Objetivos De Los Manuales De Procedimientos Segn Gmez.(op.cit) los manuales de procedimientos en su calidad de instrumento administrativo tienen como objetivo: Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determinar en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayudar en la coordinacin del trabajo y evitar duplicaciones. Definicin De Trminos Bsicos. Administrativo (va): Relativo a la administracin resolucin administrativa persona que tiene por oficio administrar. Despacho: Accin de despachar, lugar donde se despachan mercancas. Entrada: Accin de entrar, sitio por donde se entra: la entrada a un almacenamiento. Importacin: Introduccin de bienes y servicios extranjero, o conjunto de cosas importadas. Materiales: Son bienes o activos que se adquieren para remplazar la escasez de las mercancas. Recepcin: Recibir o entregar el material o cosa que sea de til acceso para la empresa en este caso el departamento de almacn Registro: Formato donde se describen los pasos para llevar a cabo una actividad administrativa y facilitar la operatividad de la misma. Reporte: son documentos que sirven de soporte para sustentar la actividad que ha sido realizada. Salida: posibilidad de venta de mercancas. Despacho por medio de transporte las mercancas fuera de lugar donde se encontraban.

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Conclusin
Se simplificarn aquellos procedimientos y requisitos: Que no sean necesarios y sean slo meras formalidades. Que estn demasiado arborizados, que constituyan cuellos de botella o demoras y que involucren quejas. Cuya documentacin exigida pueda ser reemplazada por la documentacin sucednea. Cuyos documentos exigidos estn prohibidos. Que no sean necesarios y relevantes para obtener el pronunciamiento requerido. En este paso se buscar evitar cargas innecesarias para los usuarios. En consecuencia, los procedimientos que no cumplan con los principios de razonabilidad, presuncin de veracidad, simplicidad, celeridad y privilegio de controles posteriores, se eliminarn.

Bibliografas.
http://uproanalisisdesist.blogspot.mx/2008/03/procedimientos.html http://www2.minedu.gob.pe/oaae/xts/SIMPLIFICACION_ADMINISTRATIVA.pdf http://www.seguridadpublica.es/2010/12/el-procedimiento-administrativo-conceptonaturaleza-y-principios-generales-fases-del-procedimiento/

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Evaluacin Diagnostica.

1.- Explica que es anlisis? R= Es un estudio a detalle sobre cualquier tema o problema en el cual se contemplan todos
los por menores, ventajas, desventajas y consecuencias.

2.- Qu es un organigrama? R= Es una representacin grafica de una estructura, organizacin o lo que sera en el
mbito familiar un rbol genealgico. En el cual para las empresas, muestra una jerarqua entre los diferentes departamentos.

3.- Que entiendes por diseo? R= Es la manera en que cualquier persona visualiza cualquier accin a realizar, algo as
como una visualizacin mental de lo que vaya a realizar. Ms fcil anteproyecto.

4.- Describe que es un diagrama? R= Representacin grafica de de un proceso o secuencia a realizar. 5.- Que es un procedimiento? R= Serie de acciones que deben realizarse para tener un mismo resultado, indistintamente
de quien lo realice.

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6.- Qu es un manual? R= Es una gua y/o libro en la cual de plasma todos los procedimientos, estructuras,
organigramas, diagramas a fin de tener un soporte de cmo realizar los distintos procesos de cualquier empresa u organizacin. Adems de cualquier aparato que se tenga.

7.- Qu es una metodologa? R= Es la manera de hacer las cosas ya sean por experiencia o por costumbre o por
conocimiento adquirido.

8.- Explica como estos trminos se pueden aplicar a una empresa? R= Todos ellos son muy importantes en la empresa, puesto que te puede servir de gua
para conocer las maneras y formas en la cual se deben de desarrollar todas las actividades y por consiguiente la metodologa a seguir y ms cuando la persona es de nuevo ingreso, con ello le da una clara idea de cmo debe ser su proceder o actuar, puesto que cuando se tiene una metodologa clsica, pueden mal interpretar el mpetu laboral.

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