Administrao De Materiais

A definio de Administrao de Materiais pode ser enfatizada como sendo um abrangente conjunto de atividades com o intuito de atender as necessidades que possam existir nos setores de um processo operacional, para a realizao das tarefas e para seu ideal desempenho, de forma planejada, controlada e coordenada para evitar faltas que possam prejudicar a produo, e excessos que aumente os custos de forma desnecessria. Complementando a definio citada, Dias (2010) salienta a

Administrao de Materiais como sendo o agrupamento dos itens que a empresa trabalha e\ou produz e a coordenao das atividades que influenciam em sua composio e controle, de acordo com a demanda destes. Desta forma, as tarefas operacionais, administrativas e distribuio, so atividades pertencentes da Administrao de Materiais. Concluindo, a aquisio (compra) da matria-prima ou insumo, o recebimento, a

armazenagem e a distribuio aos clientes e operaes de controle ao estoque so abrangentes a Administrao de Materiais. Entretanto, pode ser definida como um sistema integrado interligando-se a vrios departamentos para estabelecer organizao e controle, bem como o controle e constante planejamento das atividades necessrias ao suprimento de materiais indispensveis ao funcionamento da empresa, instituindo o tempo correto, a quantidade correta, na qualidade requerida, pelo menor custo possvel. A Administrao de Materiais tem como objetivos a aquisio de materiais com a qualidade requerida pelo solicitante, na quantidade a ser utilizada, no tempo adequado e no local apropriado ao menor custo, visa tambm a diminuio de investimento com o estoque, ter previso de necessidade de materiais, estabelecer forte contato com fornecedores para negociao de preos e entrega de matria-prima e\ou insumos, a elaborao de pesquisas com o objetivo de buscar novos fornecedores, controle do

estoque e acompanhamento o ciclo dos materiais, para evitar excessos de materiais, desperdcio e sucatas ao fim da vida til do material. Segundo Ballou (2008), o objetivo da administrao de Materiais atender as necessidades do sistema de produo da organizao, ao qual, depender simultaneamente da demanda do cliente e estratgias de distribuio fsica. Alm disso, Chiavenato (2005, p.38) salienta que os custos que a empresa pode adquirir atravs da estocagem, como tambm de lead-time longos, podem ser minimizados pela eficincia da Administrao de Materiais sendo o volume de dinheiro investido em materiais faz com que as empresas procurem sempre o mnimo tempo de estocagem e o mnimo volume possvel de materiais.... A falta da Administrao de Materiais acaba por ocasionar baixa eficincia na compra dos materiais de forma antecipada, pois deste modo acarretar estoques altos e acima das necessidades imediatas da empresa, logo, o custo de sua manuteno e estocagem aumentaro. Porm, a aquisio do suprimento de forma programada e enxuta poder acarretar a falta do material necessrio ao sistema de produo da empresa ou a necessidade da administrao. Com isto, pode-se ainda conceitualizar a Administrao de Materiais como um conjunto de processos para aperfeioar a aquisio e utilizao de bens tangveis e escassos, administrando os procedimentos envolvidos com o material adquirido como a sua compra, o seu recebimento, a sua movimentao, e a sua estocagem. Tambm compreende uma gama de componentes de todos os procedimentos da administrao de uma empresa, pois abrange o planejamento das execues das tarefas, tticas e estratgias para desta forma evitar possveis erros e para a eficincia organizacional. Bem como a direo deste planejamento para o alcance dos resultados, a coordenao das atividades para integrar e organizar os diferentes processos desenvolvidos, e o controle para evitar possveis conflitos. Explicitando, Dias afirma o enunciado acima:

...pode-se concluir que uma empresa englobaria todas as atividades relativas aos materiais, exceto as diretamente vinculadas ao projeto, ou manuteno dos dispositivos, equipamentos e ferramentas. Em outras palavras, a Administrao de Materiais poderia incluir a maioria ou a totalidade das atividades realizadas dos seguintes departamentos: compras, recebimento, planejamento e controle da produo, expedio, transportes e estoques. (DIAS, 2010, p.2)

Figura 01 O conceito de Administrao de Materiais Fonte: CHIAVENATO, Idalberto Administrao de Materiais, uma Abordagem Introdutria. Rio de Janeiro. Elsevier. 2005

1.1.

Definio e Caractersticas da Cadeia de Suprimentos

A definio de suprimento na cadeia logstica pode ser enunciada como o item adquirido pela organizao que sofre movimentao, armazenagem, estocagem e transporte. O termo utilizado para definir os diversos materiais que a empresa processa e utiliza. Destarte, os suprimentos so a chave principal da cadeia, so determinantes para induzir aos corretos parmetros de seu lead-time, o tipo de embalagem necessria a ser utilizada, determinao dos equipamentos para sua movimentao, os modais adequados para seu transporte, as reas de armazenagem e os profissionais e capital necessrios para poder process-los. Para Dantas (2005), a Cadeia de Suprimentos abrange todos os procedimentos internos e externos para o fornecimento ao destino final, incluindo assim, a aquisio da matria-prima para o sistema operacional e de produo at aprovisionar o cliente requerente de forma eficaz. Entretanto

Ballou (2004) salienta a Cadeia de Suprimentos acrescentando o fluxo de informaoes captados sobre os procedimentos abrangentes na composio e transformao do material, para melhor coordenao destes processos e aumento da competitividade, e no somente os estgios de obteno, produo e transporte ao seu destino. Entretanto, Bowersox, Closs e Cooper (2002) interpreta a Cadeia de Suprimentos de maneira diferenciada dos autores citados, como sendo a busca pelo aperfeioamento das operaes e perquirio das condies de desenvolvimento favorveis para seu posicionamento estratgico no mercado em que atua. Perfazendo, a Cadeia de Suprimentos so todos os processos baseados no gerenciamento de forma estratgica de estgios diferentes do fluxo de materiais para captar informaes com o propsito de sobrelevar a organizao eficientemente no ambiente em que exerce, assim como para obter os resultados esperados e alcanar os seus objetivos. Este conjunto de processos ordenado para estabelecer a integrao e a eficincia da administrao das etapas abrangentes de aquisio, transportes, armazenagem e planejamento e controle de estoques. Seu gerenciamento adequado induz a produo de maneira otimizada dispondo ao cliente final o produto certo em sua quantidade correta. Objetivando minimizar os custos ao longo destes processos, considerando as exigncias do cliente, alm de elevar a organizao atravs dos fluxos de informaes consequentes dos estgios. Confirmando a tese de Ballou (2004) antes citada, o autor salienta a Cadeia de Suprimentos como sendo a administrao do fluxo de materiais em todos os departamentos integrantes que estejam ligados na coordenao, controle e composio destes produtos, de modo que seja eficiente, para que desta forma, a empresa tenha vantagem competitiva e consequentemente lucratividade. A figura abaixo demonstra a coligao entre os vrios setores e as informaes que os constituem como parte de um conjunto de atividades visando o alcance dos objetivos da organizao.

Figura 02 Um modelo de gerenciamento da Cadeia de Suprimentos Fonte: BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos, Logstica Empresarial. Ed. 5. So Paulo. Bookman. 2004

1.1.1. O Processo de Compras e sua Responsabilidade no Ambiente Organizacional

Atualmente o Setor de Compras considerado a rea de mais importncia para a empresa, pois determinante ao custo de aquisio e transporte de materiais, assim sendo, o setor representa fator estratgico dentro dos negcios, focalizando no somente o volume de recursos necessrios para aquisio, mas, sobretudo, a disponibilidade financeira para tal atividade. Compacto, abrange todos os outros setores de uma organizao, objetivando principalmente a aquisio de materiais com a qualidade requerida, a quantidade solicitada, com o fornecimento pontual, no local correto, alm de acompanhamento de pedidos e entregas. Para Feij e Fajardo (2010) so adquiridos tanto materiais necessrios para o sistema operacional e de produo (materiais primrios), como tambm materiais para uso nos escritrios, refeitrios, limpeza e etc. (materiais

secundrios). Conseguinte, Martins (2006) sustenta sobre a aquisio dos materiais primrios e secundrios, com o objetivo da aquisio estar em conformidade com os objetivos estratgicos da organizao, ao qual est infundada em seu objeto social, estando, portanto alinhados,

consequentemente proporcionar melhor atendimento s expectativas do cliente interno e externo. Alm disso, Martins (2006) afirma que para os objetivos estarem integrados, preciso que todos os departamentos estejam ligados entre si para assim seus esforos sejam somados e os objetivos alcanados eficazmente. Correspondendo a afirmao do autor citado, Dias (2010) declara que todos os setores da organizao, fornecem informaes para o setor de compras para que este possa desempenhar a aquisio do material e\ou equipamento de acordo com o solicitado e que atenda as necessidades do requerente. As funes de responsabilidade do Setor de Compras so as seguintes: Recebimento e analise de requisies de compras vindos de outros departamentos; Selecionar fornecedores potenciais; Elaborar cotaes, e aps o recebimento avaliar o melhor oramento (mnimo de trs cotaes); Estipular o preo correto a ser comprado; Elaborar e emitir pedidos de compra; Acompanhar os prazos de entrega afirmados dos fornecedores; Recebimento de mercadorias e verificao do material se entregue conforme descritivos quantidades e preo; Aprovao para o pagamento ao fornecedor; Avaliar o desempenho do fornecedor sobre o prazo, qualidade e preo. A figura a seguir demonstra a integrao entre os departamentos de maneira abrangente, sendo o Setor de Compras responsvel pela aquisio dos materiais, automaticamente impulsiona o sistema de produo que

transforma o material em produto acabado e o direciona para o transporte at o cliente final.

Figura 03 Compras e Administrao de Materiais na Cadeia Logstica Fonte: BOWERSOX, CLOSS, COOPER Gesto Logstica de Cadeias de Suprimentos. So Paulo: Bookman, 2002

1.3

A Armazenagem de Materiais: Definio, Objetivos e Caractersticas.

A armazenagem de materiais a estocagem orientada para a organizao e de forma ordenada e regular, para a eficincia na distribuio dos materiais acabados da empresa ou para o destino programado. Em conformidade com Moura (1997) a movimentao de materiais classifica-se como uma tarefa que requer controle, logo, a armazenagem visa controlar e principalmente proteger o estoque. Assim a funo da

armazenagem de materiais controlar os materiais estocados e os materiais a serem estocados. Segundo Ballou (2008) o propsito da armazenagem diminuir os custos de transporte e da produo, proteger os produtos acabados e atender a demanda. Complementando, Dias (2010) salienta a armazenagem sendo um

mtodo que permite diminuir os custos de operao e aperfeioamento da qualidade dos materiais, alm de estugar o ritmo das atividades. Concluindo, Martins reitera a citao dos outros autores:

O bom armazenamento tambm ajuda a diminuir o espao alocado, a estocagem dos materiais e consequentemente os custos relacionados a ela. Outro objetivo [...] a manuteno de um sistema rpido e eficaz para os clientes dos materiais. (MARTINS, 2009, p.265)

Ademais,

Martins

(2009)

salienta

ateno

para

rea

de

armazenamento para no prejudicar a qualidade dos produtos estocados, como o aparecimento de goteiras na armazenagem de eletroeletrnicos; anteparando para o planejamento a ser realizado antes da estocagem para visualizao da identificao dos itens armazenados. Suplementando, Lustosa (2008) salienta a importncia no somente do planejamento, mas sim da tomada de deciso quanto s caractersticas do armazenamento, os equipamentos de manuseio, embalagens, a tecnologia a ser adotada e o tipo de armazm a ser utilizado pela empresa. Logo, Dias (2010) ressalta a utilizao correta da armazenagem, ao qual, acarreta maior aproveitamento dos materiais e dos equipamentos de movimentao, evitando rejeio de materiais defeituosos por impactos e batidas quando estocados reduzindo a perda de materiais. A primazia da armazenagem, alm do controle dos materiais estocados prover espao suficiente para receber o fluxo de materiais entre as atividades de vendas e operacionais, podendo ocorrer variaes consequente da demanda e da capacidade de produo dos materiais. Para Ballou (2008) os custos ocasionados pela armazenagem podem ser absorvidos de 12 a 40%, providenciando algumas medidas para a sua diminuio como: Reduzir custos com transporte e produo; Coordenar suprimento e demanda; Auxiliar o processo de produo;

 Auxiliar o processo de marketing; Segundo Chiavenato (2005, p.116), a contextualizao de almoxarifado e depsito apresentam diferenas distintas, mas que abrangem processos diferentes em sua totalidade: o almoxarifado se incumbe de armazenar os materiais iniciais, como as matrias-primas e outros materiais adquiridos de terceiros. O depsito se incumbe de armazenar os produtos acabados. Assim podem-se observar estas disparidades no grfico seguinte.

Figura 04 O almoxarifado e o depsito como entrada e sada do processo produtivo. Fonte: CHIAVENATO, Idalberto Administrao de Materiais, uma Abordagem Introdutria. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005 Assim sendo, a armazenagem tida como funo primordial por apresentar solues a problemas no estoque de materiais visando melhorar a reunio entre os componentes.

1.3.1. Definio de Layout

Pode-se definir o layout como sendo o arranjo fsico do estoque de uma empresa e seu espao, objetivando melhorar a movimentao dos materiais, a armazenagem e os equipamentos prprios para deslocao de materiais. Chiavenato (2005) completa a definio antes citada de forma detalhada e abrangente:

... a disposio fsica dos equipamentos, pessoas e materiais, da maneira mais adequada ao processo produtivo. Significa a colocao racional dos diversos elementos combinados para proporcionar a produo de produtos ou servios. (CHIAVENATO, 2005, p.119)

Para Dias (2005), o layout representa mais que a movimentao de pessoas, equipamentos e materiais, mas sim engloba e integra o fluxo de materiais, da operao de equipamentos de deslocamento dos materiais, interligado com as propriedades que possibilitam maior desempenho aos profissionais no armazenamento, com o objetivo de reduzir seu custo. Segundo Martins (2009), para implantar o layout preciso especial ateno sobre o local aonde sero instalados, sendo primordial a viso e planejamento de toda a localidade e depois o estudo do local em questo a ser acrescido de layout. Dando nfase Dias (2010) tambm salienta estudo e planejamento para a adequao de layout, ao qual, sem uma densa anlise da geometria, do espao, estrutura e localidade, faz com que comprometer a evoluo da implantao e os resultados esperados. H trs tipos de layout classificados em: Layout Estacionrio ou Posicional (utilizado em montagens; ficando o material em lugar fixo.), Layout de Processo ou Funcional (utilizado para diversificar processos) e Layout de Produto ou Linear (utilizado na linha de produo, sendo o material em movimento). Assim, Chiavenato (2005) ressalta sobre o layout, estabelecendo uma viso diferenciada:

O layout um grfico que representa a disposio espacial, a rea ocupada e a localizao das mquinas, pessoas e materiais. Pode representar tambm a disposio das sees envolvidas no processo produtivo. (CHIAVENATO, 2005, p.120)

Figura 05 Os tipos de Layout Fonte: CHIAVENATO, Idalberto Administrao de Materiais, uma Abordagem Introdutria. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005

1.4

O Planejamento e Controle de Estoques e sua Importncia para a Eficincia da Organizao

Para Slack et al. (1999, p.123) "O estoque definido como a acumulao armazenada de recursos materiais em um sistema de transformao. Para Davis, Aquilano e Chase (1999) o planejamento e o controle do estoque so definidos como sendo a quantificao dos materiais em uma poltica de medidas e de controle para monitorao do estoque, sendo estabelecida a partir desta, quais nveis devem ser mantidos, quando o material deve ser reposto e a determinao do tamanho dos pedidos.

Segundo Slack et al. (1999), o planejamento e controle de estoque possuem como objetivo asseverar o bom andamento da produo conforme a expectativa organizacional. Pode-se afirmar ento, que seu objetivo consiste auxiliar o planejamento de produo para atender as exigncias do cliente final. Alm disso, o autor ressalta sobre a administrao do controle de estoque, devendo priorizar a diminuio do valor de investimentos realizados no estoque, levando em considerao serem de alto valor e que aumenta gradativamente. Pode-se enfatizar o objetivo do controle de estoque como sendo determinante para aperfeioar o investimento gasto no estoque, fazendo com que aumente a utilizao dos espaos internos da organizao de maneira eficiente e a diminuio das necessidades de investimentos, sendo que estoques de matrias-primas, materiais em processo e os produtos acabados so interdependentes, ou seja, as decises tomadas sobre determinado tipos de estoque acabar influenciando os outros tipos de estoque. Para Ballou (2008) o controle da estocagem visa diminuir 25 a 40% dos custos totais, assim salienta a importncia do entendimento da logstica para no ocasionar gastos desnecessrios. O autor ressalta ainda que preciso que a empresa realize investimentos na armazenagem de seus produtos, sendo ideal o ajustamento entre a oferta e a demanda para que seja desnecessria a manuteno no estoque. Dias (2010) complementa destacando sobre quanto maior ser o investimento maior ser a responsabilidade de cada departamento envolvido, assim sendo, enfatiza a prioridade da diminuio de estoques. Entretanto, Simchi (2000) acentua as razoes fundamentais para que as empresas tenham estoques, sendo estas razoes a proteo contra possveis mudanas na demanda do cliente, o custo e tempo de entrega e economias de escala em que transportadoras incentivam o transporte em grande quantidade para as empresas.

Definitivamente, o planejamento e controle de estoque segundo Davis, Aquilano e Chase (1999) tm por objetivo especificar quando os materiais devem ser pedidos para estocagem e qual seu tamanho. Logo, a empresa dever determinar o setor de controle ao estoque, as metas e objetivos a serem alcanados, estabelecendo medidas que possam ajudar aos

controladores e programadores para a empresa.

1.5. O Transporte e a sua Ideal Administrao

O Transporte representa considervel influencia s expectativas do cliente pela exigncia de atendimento ao prazo na distribuio, administrao de possveis riscos de roubos, interveno a possveis danos e capacidade do transportador ir alm das expectativas do cliente na prestao do servio de transporte. Para Ballou (2008, p.114), o melhor sistema de transportes contribui para aumentar a competio no mercado, garantir a economia de escala na promoo e reduzir preos das mercadorias. Conjuntamente, Martins (2009) descreve a distribuio como item representativo no custo para a empresa, alm de influenciar na competitividade atravs do prazo determinado para o cliente e da confiabilidade ao entregar os bens. J Chiavenato (2005) aborda o transporte como sendo aquilo que transportado de um lugar para outro, sendo assim, so os meios para conseguir esta movimentao, bem como o processo de recebimento pelo cliente que comercializar o material e entregar ao seu cliente final. Interpretando de forma resumida, o transporte representa principalmente o processo da sada do material do depsito at o cliente. Segundo Dias (2010) o transporte possui diversas maneiras de ser utilizado, denominado multimodalismo, conhecido como modal, assim classificado em:

 Transporte Martimo ou Aquavirio (utiliza meios aquticos barcos, navios); Transporte Rodovirio ou Terrestre (utiliza meios terrestres

caminhes, carros); Transporte Areo (utiliza meios areos avies passageiro\carga). Transporte Ferrovirio (utiliza trens de carga) Transporte Dutovirio (utiliza dutos para transporte de gases) A figura a seguir demonstra a utilizao em porcentagens destes modais pelo Brasil:

Figura 06 Modais utilizados no Brasil Fonte: HIJJAR, Maria Fernanda\LOBO, Alexandre - ILOS. Panorama Custos Logsticos no Brasil. Rio de Janeiro: ILOS, 2010.

Para que a empresa tenha sucesso na distribuio de seus produtos at os clientes preciso que seja determinado o modal a ser utilizado, levando em considerao as suas caractersticas. Nazrio (In: Fleury et al. 2000) afirma cinco pontos para avaliao e classificao dos modais e o mais adequado a

ser adotado por cada organizao, so eles: velocidade, disponibilidade, confiabilidade, capacidade e frequncia. Abaixo, a figura demonstra claramente as caractersticas operacionais de cada modal.

Figura 07 - Caractersticas operacionais de modais para o transporte. FLEURY, P.F., FIGUEIREDO, K., WANKE, P. (org.). Logstica

Empresarial: A Perspectiva Brasileira. Coleo COPPEAD de Administrao. So Paulo: Atlas, 2000.

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