CONHECIMENTOS ESPECFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAO* Protocolo recepo de documentos* Classificao, codificao e catalogao de papis e documentos* Noes sobre patrimnio,

cadastro e convnios* Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais* Relaes Humanas no Trabalho. 6. Normas especficas para redao de correspondncia oficial* Organizao de arquivo. 8. Princpios para atendimento ao pblico* Noes de Administrao Financeira, Organizao, Sistemas e Mtodos, Logstica, Materiais e RecursosHumanos* Noes de Oramento e Finanas Pblicas* Leis oramentrias* Classificao oramentria e estgios das receitas e despesas Protocolo recepo de documentos - Classificao, codificao e catalogao de papis e documentos -Noes sobre patrimnio, cadastro e convnios - Preenchimento, encaminhamento e controle dedocumentos funcionais - Organizao de arquivoOs arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV a.C. osatenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon). O imperadorJ u s t i n i a n o o r d e n o u q u e s e r e s e r v a s s e u m p r d i o p b l i c o n o q u a l o m a g i s t r a d o p u d e s s e g u a r d ar osdocumentos, escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente.Entretanto f o i a p a r t i r d a R e v o l u o F r a n c e s a q u e s e r e c o n h e c e u d e f i n i t i v a m e n t e a i m p o r t n c i a d o s documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em t rs importantes realizaes no campoarquivstico:a)criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos;b)proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos;c)reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, dopassadoVrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos:a)necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental;b)motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de museus;c)razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindveis proteo de direitosfeudais e privilgios, criaram um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividadeprincipal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilgios.Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindi cardireitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindoda a idia de arquivo administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a desabrocharum crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhosda histria.O p r i m e i r o e l e m e n t o e s s e n c i a l r e f e r e s e r a z o p e l a q u a l o s m a t e r i a i s f o r a m p r o d u z i d o s e acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados na consecuo de algum objetivo. E mnvel governamental, tal objetivo o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmescinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administrao no cumprimentode funes especficas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados comomanuscritos histricos, se tiverem sido

produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como porexemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser considerados arquivos.O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados. Paraque os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que no apenas aquelas paraas quais foram criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio).Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo que os oferece. ara que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mant-los conservadosnum todo como documentos do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los na sua totalidade, semmutilao, modificao ou destruio de parte deles.Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como, os documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido consideradas de valor,merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ouselecionados para depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg).Ou ainda, segundo Slon Buck, ex -arquivista dos EUA, assim o definiu: Arquivo o conjunto dedocumentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer desuas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.P o d e - s e d i z e r q u e a f i n a l i d a d e d e u m a r q u i v o a d e s e r v i r A d m i n i s t r a o ; e s u a f u n o a d e tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: Consideram se arquivos, para os finsdesta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carterpblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoafsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.Estgios de sua evoluoEstgios de sua evoluoEstgios de sua evoluoEstgios de sua evoluoA r q u i v o s d e p r i m e i r a i d a d e , c o r r e n t e , a t i v o o u d e m o v i m e n t o s o a q u e l e s c o n s t i t u d o s d e docu mentos em curso ou consultados freqentemente conservados em dependncias prximas de fcil acesso.Arquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so aqueles constitudos de documentos quedeixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podema i n d a s o l i c i t - l o s . N o h n e c e s s i d a d e d e c o n s e r v - l o s p r x i m o s a o s e s c r i t r i o s . A p e r m a n n c i a d o s documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de limbo ou purgatrio.A r q u i v o s d e t e r c e i r a i d a d e , d e c u s t d i a o u p e r m a n e n t e s s o c o n s t i t u d o s d e d o c u m e n t o s q u e perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razo de seu valor histrico oud o c u m e n t a l e q u e c o n s t i t u e m o s m e i o s d e c o n h e c e r o p a s s a d o e s u a e v o l u o . E s t e s s o o s a r q u i v o s propriamente ditos.A c a d a u m a d e s s a s f a s e s q u e s o c o m p l e m e n t a r e s c o r r e s p o n d e u m a m a n e i r a d i f e r e n t e d e conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada.Extenso de sua atuaoExtenso de sua atuaoExtenso de sua atuaoExtenso de sua

atuaoQuanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais(ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado) so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente.O s a r q u i v o s g e r a i s o u c e n t r a i s s o o s q u e s e d e s t i n a m a r e c e b e r o s d o c u m e n t o s c o r r e n t e s prove nientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando as atividadesde arquivo corrente.Natureza dos documentosNatureza dos documentosNatureza dos documentosNatureza dos documentosP o d e m s e r e s p e c i a i s e e s p e c i a l i z a d o s . O a r q u i v o e s p e c i a l a q u e l e q u e t e m s o b s u a g u a r d a d ocumentos de formas fsicas diversas fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD -ROM e que, pore s t a r a z o , m e r e c e m t r a t a m e n t o e s p e c i a l . A r q u i v o e s p e c i a l i z a d o o q u e t e m s o b s u a c u s t d i a o s d ocumentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma queapresentem. Ex.: arquivos mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos.Gnero (caracterstica)Gnero (caracterstica)Gnero (caracterstica)Gnero (caracterstica)Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos (fotografias, desenhos,g r a v u r a s ) , f i l m o g r f i c o s ( f i l m e s e f i t a s v i d e o m a g n t i c a s ) , s o n o r o s ( d i s c o s e f i t a s a u d i o m a g n t i c a s ) , micr ogrficos (rolo, microficha, jaqueta), informticos (disquetes, HD, CD-ROM).Natureza do Assunto (caracterstica)Natureza do Assunto (caracterstica)Natureza do Assunto (caracterstica)Natureza do Assunto (caracterstica)Q u a n t o n a t u r e z a d o a s s u n t o o s d o c u m e n t o s podem ser ostensivos e sigilosos. Os tensivo odocumento cuja divulgao no prejudica a administrao.So s i g i l o s o s o s d o c u m e n t o s q u e , p o r s u a natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para suacustdia e divulgao. Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem comoaqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagemdas pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restritop o r u m p r a z o m x i m o d e 3 0 ( t r i n t a ) a n o s , a c o n t a r d a d a t a d e s u a p r o d u o , p o d e n d o e s s e p r a z o s e r prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.A r t . 2 4 . P o d e r o P o d e r J u d i c i r i o , e m q u a l q u e r i n s t n c i a , d e t e r m i n a r a e x i b i o r e s e r v a d a d e qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o

disposto neste artigo.A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de janeiro de 1.997CorrespondnciaCorrespondnciaCorrespondnciaCorrespondncia toda forma de comunicao escrita, produzida e endere ada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio.Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em externa e interna. Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares. Contrrio sensu, externa aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos deuma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas.A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que cuidar de assuntos de servioo u d e i n t e r e s s e e s p e c f i c o d a s a t i v i d a d e s d e u m a i n s t i t u i o . S e r p a r t i c u l a r s e d e i n t e r e s s e p e s s o a l d e servidores ou empregados de uma instituio.Tipo de ArquivamentoTipo de ArquivamentoTipo de ArquivamentoTipo de ArquivamentoPode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobreos outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Ser vertical se os documentos ou fichas estiverem d i s p o s t o s u n s a t r s d o s o u t r o s , p e r m i t i n d o s u a r p i d a c o n s u l t a , s e m a n e c e s s i d a d e d e r e m o v e r o u t r o s documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.Diferenciao entre biblioteca e arquivoDiferenciao entre biblioteca e arquivoDiferenciao entre biblioteca e arquivoDiferenciao entre biblioteca e arquivoAs diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente aomodo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custdias. Como j foi visto,os arquivos tm estreito vnculo com as atividades funcionais de um rgo do governo ou de qualquer outraentidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundrio ou acidental. O material de uma bibliotecavisa primordialmente a fins culturais estudo, pesquisa e consulta.O s a r q u i v o s s o r g o s r e c e p t o r e s , e n q u a n t o a s b i b l i o t e c a s s o c o l e c i o n a d o r e s . O s m a t e r i a i s debiblioteca so adquiridos principalmente a partir de compras e doaes, ao passo que os arquivos s o produzidos ou recebidos por uma administrao para o cumprimento de funes especficas. Jamais serocolecionadores como a biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva integralmente enquantoa forma e a inter-relao natural forem mantidas. Uma biblioteca no deve recolher documentos oficiais.A l m d i s s o h s i g n i f i c a t i v a d i s t i n o q u a n t o a o s m t o d o s e m p r e g a d o s e m u m e o u t r o c a s o . A o apreciar o valor dos documentos expedidos por um rgo oficial ou privado, o arquivista no o faz tomandopor base partes do material. No examina e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como umacarta, um relatrio ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s demais peas, isto ,em relao inteira documentao, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecrio, ao contrrio,avalia o material a ser adquirido por sua instituio como peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podemarranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificao de assunto.O bibliotecrio, no

arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas, pode empregar qualquersistema de classificao. O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos, mas o valor dedeterminada pea no estar necessariamente perdido se no for classificado em determinado lugar. Omesmo no ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-s e m u i t o d o s e u v a l o r d e p r o v a . D a s u r g i u o p r i n c p i o d a p r o v e n i n c i a , p e l o q u a l o s d o c u m e n t o s s o agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificao ditada pelas circunstnciasoriginais de criao. O princpio da provenincia resultou de experincias desastrosas ocorridas na Europa,quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificao.Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca existirem via de regra emnumerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um nico exemplar ou emlimitado nmero de cpias.Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivstica, de conjuntosde documentos.Centros de documentao ou informaoCentros de documentao ou informaoCentros de documentao ou informaoCentros de documentao ou informaoOs centros de informao abrangem algumas atividades prprias da biblioteconomia, da arquivsticae da informtica, sendo o seu campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de documentosde toda espcie. Em sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir, armazenar, classificar,selecionar e disseminar toda a informao. A essncia da documentao deixou de ser o documento, paraser a informao em si mesma. Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e oesforo intil de, por carncia de informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir experinciasque foram testadas anteriormented i s p o s t o s u n s a t r s d o s o u t r o s , p e r m i t i n d o s u a r p i d a c o n s u l t a , s e m a n e c e s s i d a d e d e r e m o v e r o u t r o s documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.Diferenciao entre biblioteca e arquivoDiferenciao entre biblioteca e arquivoDiferenciao entre biblioteca e arquivoDiferenciao entre biblioteca e arquivoAs diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente aomodo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custdias. Como j foi visto,os arquivos tm estreito vnculo com as atividades funcionais de um rgo do governo ou de qualquer outraentidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundrio ou acidental. O material de uma bibliotecavisa primordialmente a fins culturais estudo, pesquisa e consulta.O s a r q u i v o s s o r g o s r e c e p t o r e s , e n q u a n t o a s b i b l i o t e c a s s o colecionadores. Os materiais debiblioteca so adquiridos principalmente a partir de compras e doaes, ao p a s s o q u e o s a r q u i v o s s o produzidos ou recebidos por uma administrao para o cumprimento de funes especficas. Jamais serocolecionadores como a biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva integralmente enquantoa forma e a interrelao natural forem mantidas. Uma biblioteca no deve recolher documentos oficiais.A l m d i s s o h s i g n i f i c a t i v a d i s t i n o q u a n t o

a o s m t o d o s e m p r e g a d o s e m u m e o u t r o c a s o . A o apreciar o valor dos documentos expedidos por um rgo oficial ou privado, o arquivista no o faz tomandopor base partes do material. No examina e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como umacarta, um relatrio ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s demais peas, isto ,em relao inteira documentao, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecrio, ao contrrio,avalia o material a ser adquirido por sua instituio como peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podemarranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificao de assunto.O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas, pode empregar qualquersistema de classificao. O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos, mas o valor dedeterminada pea no estar necessariamente perdido se no for classificado em determinado lugar. Omesmo no ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-s e m u i t o d o s e u v a l o r d e p r o v a . D a s u r g i u o p r i n c p i o d a p r o v e n i n c i a , p e l o q u a l o s d o c u m e n t o s s o agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificao ditada pelas circunstnciasoriginais de criao. O princpio da provenincia resultou de experincias desastrosas ocorridas na Europa,quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificao.Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca existirem via de regra emnumerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um nico exemplar ou emlimitado nmero de cpias.Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivstica, de conjuntosde documentos.Centros de documentao ou informaoCentros de documentao ou informaoCentros de documentao ou informaoCentros de documentao ou informaoOs centros de informao abrangem algumas atividades prprias da biblioteconomia, da arquivsticae da informtica, sendo o seu campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de documentosde toda espcie. Em sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir, armazenar, classificar,selecionar e disseminar toda a informao. A essncia da documentao deixou de ser o documento, paraser a informao em si mesma. Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e oesforo intil de, por carncia de informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir experinciasque foram testadas anteriormente Organizao e Administrao de Arquivos CorrentesA qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser fixados os valores dadocumentao recolhida 1 . Determinar ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podems e r s e l e c i o n a d o s p a r a r e t e n o n u m a r q u i v o p e r m a n e n t e . O u s o d e d o c u m e n t o s p a r a f i n s d e p e s q u i s a depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os mtodos de administrao de arquivospermanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao dos arquivos correntes, lembrandoque um dos princpios bsicos da arquivstica conservar, nos arquivos de custdia, o arranjo original.Assim que o valor

primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, deveros e r d e s c a r t a d o s , r e c o l h i d o s a o a r q u i v o d e c u s t d i a o u t r a n s f e r i d o s a u m a r q u i v o i n t e r m e d i r i o , c a s o contrrio, tomaro espao estorvando o bom andamento das atividades correntes.Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentoss i r v a m s f i n a l i d a d e s p a r a a s q u a i s f o r a m c r i a d o s , d a m a n e i r a m a i s e f i c i e n t e e e c o n m i c a p o s s v e l , e concorrer para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentosso eficientemente administrados quando:a ) u m a vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso;b)quando conservados a um custo mnimo de espao e m a n u t e n o e n q u a n t o i n d i s p e n s v e i s s atividades correntes;c ) e q u a n d o n e n h u m d o c u m e n t o r e s e r v a d o p o r t e m p o m a i o r d o q u e o n e c e s s r i o a t a i s atividades, a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins.O s o b j e t i v o s d e u m a a d m i n i s t r a o e f i c i e n t e d e a r q u i v o s s p o d e m s e r a l c a n a d o s q u a n d o s e dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so transferidos para umarquivo de custdia permanente ou so eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo op e r o d o d e v i d a d a m a i o r i a d o s d o c u m e n t o s , l u t a n d o p a r a l i m i t a r s u a c r i a o , d e t a l f o r m a q u e possad e t e r m i n a r o s q u e d e v e m s e r d e s t i n a d o s a o i n f e r n o d o i n c i n e r a d o r , o u a o c u d e u m a r q u i v o permanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio.A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende -se aos documentos mais valiosos.Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se torna administr-los. Geralmente, os documentos maisvaliosos so os que se referem s origens, organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aosseus programas essenciais. Referem-se antes direo do que execuo das funes da repartio. Os documentos importantes so difceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma poltica nem semprepodem ser identificados como tal, quando so inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobreoperaes de rotina so facilmente classificveis. Os documentos de importncia so difceis de ser retiradosde circulao uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas no setornam obsoletos ou no-correntes to logo cessam as atividades que os originaram. As orientaes nelescontinuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, alm disso, so difceis de reunir paraserem preservados num arquivo de custdia permanente, porque muitos deles tm que ser segregados deuma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essaseparao aps perderem os documentos o valor para as operaes correntes, quando j se tornou obscura asua identificao.A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases:a ) l e v a n t a m e n t o d e d a d o s ; b ) a n l i s e d o s dados coletados;c ) p l a n e j a m e n t o ; 1 Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.

d ) i m p l a n t a o e a c o m p a n h a m e n t o . Levantamento de DadosLevantamento de DadosLevantamento de DadosLevantamento de DadosO l e v a n t a m e n t o d e v e t e r i n c i o p e l o e x a m e d o s e s t a t u t o s , r e g i m e n t o s , r e g u l a m e n t o s , n o r m a s , o r g a n o g r a m a s e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo a sercomplementado pel a c o l e t a d e i n f o r m a e s s o b r e d o c u m e n t a o . p r e c i s o a n a l i s a r o g n e r o d o s documentos; as espcies de documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estadode conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos;m d i a d e a r q u i v a m e n t o s d i r i o s ; c o n t r o l e d e e m p r s t i m o d e d o c u m e n t o s ; p r o c e s s o s a d o t a d o s p a r a c o n s e r v a o e r e p r o d u o d e d o c u m e n t o s ; e x i s t n c i a d e n o r m a s d e a r q u i v o , m a n u a i s , c d i g o s d e classifica o etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoale n c a r r e g a d o d o a r q u i v o ( n m e r o d e p e s s o a s , s a l r i o s , n v e l d e e s c o l a r i d a d e , f o r m a o p r o f i s s i o n a l ) , o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada,condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio), meiosde comunicao disponveis (telefones, fax).Anlise dos dados coletadosAnlise dos dados coletadosAnlise dos dados coletadosAnlise dos dados coletadosConsiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas oulacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficientedo arquivo.PlanejamentoPlanejamentoPlanejamentoPlanejamentoPara que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio, permanente)possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano arquivstico que tenha emconta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir.Posio do arquivo na estrutura da instituioPosio do arquivo na estrutura da instituioPosio do arquivo na estrutura da instituioPosio do arquivo na estrutura da instituioRecomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um rgohierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis dea u t o r i d a d e . A a d o o d e s s e c r i t r i o e v i t a r s r i o s p r o b l e m a s n a r e a d a s r e l a e s h u m a n a s e d a s co municaes administrativas.Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivoCentralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivoCentralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivoCentralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivoA d e s c e n t r a l i z a o s e a p l i c a a p e n a s f a s e c o r r e n t e d o s a r q u i v o s . E m s u a s f a s e s i n t e r m e d i r i a e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.CentralizaoCentralizaoCentralizaoCentralizaoNo consiste

apenas da reunio da documentao em um nico local, mas tambm a concentrao det o d a s a s a t i v i d a d e s d e c o n t r o l e r e c e b i m e n t o , r e g i s t r o , d i s t r i b u i o , m o v i m e n t a o e e x p e d i o d e documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designadoProtocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar.Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento maiseficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida delimitao de responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo dos custos operacionais, economia de espao e equipamentos.DescentralizaoDescentralizaoDescentralizaoDescentralizaoA descentralizao, por si s, um grande ato de classificao.Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento,onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebi dospelas divises e sees que o compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dosrgos administrativos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critrios: Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos arquivos, tambmdenominados ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. Descentralizao das atividades de controle e dos arquivosCoordenaoCoordenaoCoordenaoCoordenaoPara que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia soi m p r e s c i n d v e i s c r i a o d e u m a C O O R D E N A O C E N T R A L , q u e e x e r c e r f u n e s n o r m a t i v a s , orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas especficasd e o p e r a o , a f i m d e a t e n d e r s p e c u l i a r i d a d e s d e c a d a a r q u i v o s e t o r i a l ; p r o m o v e r a o r g a n i z a o o u reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio; tre inar e orientar pessoal destinado aos arquivossetoriais; promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenaopoder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade.Escolha de mtodos de arquivamento e classificaoEscolha de mtodos de arquivamento e classificaoEscolha de mtodos de arquivamento e classificaoEscolha de mtodos de arquivamento e classificaoO p r o b l e m a b s i c o n a a d m i n i s t r a o d e d o c u m e n t o s c o r r e n t e s o d e c o n s e r v l o s d e m a n e i r a ordenada e acessvel de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingiresses objetivos torna-se necessrio que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados.Todos os documentos devero ser

arquivados em relao ao seu uso de forma a refletir a funo do rgo.Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em considerao o testemunhoo u p r o v a q u e c o n t m d a o r g a n i z a o e d a f u n o . N o t r a t a m e n t o d o s d o c u m e n t o s c o n c e r n e n t e s organizao e funcionamento, leva-se em conta o valor comprobatrio dos mesmos. Se a classificao dosdocumentos visa a refletir a organizao, pode-se remov-los para uma destinao adequada, uma vezextinta a unidade administrativa. E se, alm disso, so classificados pela funo separando-se a funosubstantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a poltica da executiva, ou em geral, distinguindo -se adocumentao importante da secundria ento o mtodo de classificao proporciona as bases para ap r e s e r v a o e d e s t r u i o , s e l e t i v a m e n t e , d o s d o c u m e n t o s d e p o i s q u e h a j a m s e r v i d o a o s o b j e t i v o s d a s atividades correntes.Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas deregistro e sistemas de arquivamento.Sistemas de registroSistemas de registroSistemas de registroSistemas de registroO sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um rgo em duas sries, umaconstituda de papis expedidos e outra de recebidos. A caracterstica essencial do sistema, da qual se derivao s e u n o m e , o r e g i s t r o . N o s e r v i o d e r e g i s t r o p r o t o c o l a m - s e o s documentos na ordem em que seacumulam. Atribuem -se-lhes nmeros consecutivos. Esses nmeros so a chave p a r a o c o n t r o l e d o s documentos em ambas as sries, e constituem um meio de referncia para o nome dos signatrios e para osassuntos dos documentos; nos ndices as pessoas e os assuntos so identificados pelos mesmos. Indicam aordem dos documentos em cada srie. Num sistema de registro mais aperfeioad o, os documentos de umservio so guardados numa srie que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentosrecebidos como expedidos so colocados juntos. Essas unidades so registradas numericamente na ordemem que se acumulam, e fazem-se ndices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cujachave o nmero das unidades de arquivamento.O sistema de registro um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentrio.O s s i s t e m a s d e a r q u i v a m e n t o d i s t i n g u e m - s e d o s s i s t e m a s d e r e g i s t r o p e l o f a t o d e n o u s a r e m registros ou protocolos, isto , livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentosdurante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento oufichas-lembrete, que veremos mais adiante.Elementos de ClassificaoElementos de ClassificaoElementos de ClassificaoElementos de ClassificaoH trs elementos principais a serem considerados na classificao de documentos pblicos: a) a aoa que os documentos se referem (funes, atividades e atos); b) a estrutura do rgo que os produz; c) o assunto dos documentos.Em vista disso, os mtodos de organizao podem ser funcional, organizacional e por assuntos.Para que um rgo cumpra suas funes deve r realizar dois tipos principais de atividades que

sepodem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execuo de qualquerespcie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operaes ou atos: polticos ounormativos e executivos. Os de natureza poltica determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos domesmo gnero.Muitas das vezes sero escolhidos mais de um mtodo ou sistema de arquivamento 2 . Por exemplo, oi t e m P a t r i m n i o p o d e e s t a r o r g a n i z a d o g e o g r a f i c a m e n t e ; o i t e m P e s s o a l , e m o r d e m a l f a b t i c a ; o i t e m Correspondncia, em ordem cronolgica etc.Princpios de classificaoPrincpios de classificaoPrincpios de classificaoPrincpios de classificaoS em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser classificados em relao aos assuntos que se originam da anlise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se amateriais de pesquisa, de referncia e similares. Os documentos pblicos podem ser classificados em relao organizao e podem ser descentralizados, desde que as reparties que os acumulam executem atividadesrelativamente distintas e separveis. Entretanto, os documentos pblicos devem ser classificados em relao funo, pois resultam de uma funo, so usados em relao funo e devem, portanto, ser classificadosd e a c o r d o c o m e s t a ( v i d e R e s o l u o n 14 3 d o C O N A R Q q u e t r a t a d a C l a s s i f i c a o , T e m p o r a l i d a d e e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da Administrao Pblica que por sermuito extensa no foi reproduzida aqui) 4 . 2 No confundir mtodo ou sistema de arquivamento com mtodo de organizao definido acima 3 Estabelece classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da AdministraoPblica, com notao pura 4 Recomendamos a leitura dessa resoluo para efeito de familiarizao com os diversos procedimentos arquivsticos

scolha das Instalaes e equipamentosE q u i p a m e n t o a t o t a l i d a d e d e m a t e r i a i s d e c o n s u m o e p e r m a n e n t e n e c e s s r i o s r e a l i z a o d o trabalho arquivstico.Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto e mdio prazo. So as fichas, as guias, aspastas, as tiras de insero e outros.N o t a o a i n s c r i o f e i t a n a p r o j e o , p o d e n d o s e r alfabtica,

numrica ou alfanumrica. Tambm poder ser aberta ou fechada. Ser aberta quando indicar somente o incio da seo efechada quando indica o princpio e o fim. Vide figuras abaixo.A posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. Ocomprimento pode corresponder metade da guia, a um tero, umquarto ou um quinto.

Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta do arquivo.Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes.Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica.M a t e r i a l p e r m a n e n t e a q u e l e q u e t e m g r a n d e d u r a o e p o d e s e r u t i l i z a d o v r i a s v e z e s p a r a o mesmo fim. Constituio de arquivos intermediriosOs depsitos intermedirios s devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Emgeral, existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao oficial e de suadescentralizao fsica.Implantao e acompanhamentoImplantao e acompanhamentoImplantao e acompanhamentoImplantao e acompanhamentoO m a n u a l d e a r q u i v o d e v e r s e r e l a b o r a d o a p s e s t a r e m i m p l a n t a d o s e t e s t a d o s t o d o s o s p r o c e d i m e n t o s d e a r q u i v o . E s s e m a n u a l d e v e r i n c l u i r o r g a n o g r a m a s e f l u x o g r a m a s , t e r m i n o l o g i a , info rmaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinasetc.Gesto de documentosGesto de documentosGesto de documentosGesto de documentosA Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos:A r t . 3 C o n s i d e r a - s e g e s t o d e d o c u m e n t o s o c o n j u n t o d e p r o c e d i m e n t o s e o p e r a e s t c n i c a s referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.D e v e m s e r c r i a d o s a p e n a s d o c u m e n t o s e s s e n c i a i s a d m i n i s t r a o d a i n s t i t u i o e e v i t a d a s d uplicaes e emisso de vias desnecessrias.A t r a m i t a o e u t i l i z a o d e d o c u m e n t o s c o n s i s t e m n a s a t i v i d a d e s d e p r o t o c o l o ( r e c e b i m e n t o , classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos emfase corrente e intermediria; elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas).A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos documentos acumuladosnos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto dea r q u i v a m e n t o p e r m a n e n t e e q u a i s d e v e r o s e r e l i m i n a d o s p o r t e r e m p e r d i d o s e u v a l o r d e p r o v a e d e informao para a instituio e para terceiros.ProtocoloProtocoloProtocoloProtocoloQuanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina: Passo 1 2 3 4 R e c e b e S e p a r a r a D i s t r i b u i S e p a r a r a c r Atividades a c o c o r r e s p o r a c o r r o r r e s p o n d r r e n n d n c i e s p o n n c i a o p o n d e n c i a a o f i c i a l d a p a r t i c u l a r d n c i a p a r t i c u l a r f i c i a l d e c a r t e r

o s t e n s i v o 5 6 7 8 9

d a

d e

c a r t e r sigiloso