Guia Rapida Quanticus Admincontrol LITE

Admincontrol LITE
Todos los derechos reservados Advisionario, S.A. de C.V. 2012 www.quanticus.com
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Table of Contents
Introduccin. ..............................................................................................................................................................3 Ventana principal de Quanticus Admincontrol LITE. ..................................................................................................4 Configuracin de Quanticus Admincontrol LITE. ........................................................................................................6 1. Configurar Empresa. ...........................................................................................................................................6 2. Datos de Emisin de Documentos. .....................................................................................................................9 4. Personalizar Formatos de Operaciones. ...............................................................................................................10 Barras de Herramientas........................................................................................................................................12 Insertar un logotipo. .............................................................................................................................................14 Catlogo de Productos / Servicios. ...........................................................................................................................14 General. ................................................................................................................................................................15 Precios. .................................................................................................................................................................16 Unidades de medida. ............................................................................................................................................16 Catlogo de Clientes. ................................................................................................................................................17 General. ................................................................................................................................................................17 Condiciones. .........................................................................................................................................................18 Catlogo de Proveedores. ........................................................................................................................................19 General. ................................................................................................................................................................19 Condiciones. .........................................................................................................................................................20 Operaciones con Clientes. ........................................................................................................................................21 Cotizaciones. .........................................................................................................................................................21 Ventas ...................................................................................................................................................................25 Venta desde cotizacin.........................................................................................................................................25 Venta sin cotizacin previa. ..................................................................................................................................29 Cuentas por Cobrar. .................................................................................................................................................33 Operaciones con Proveedores. ................................................................................................................................34 rdenes de compra. .............................................................................................................................................34 Compras................................................................................................................................................................38 Compra desde Orden de Compra. ........................................................................................................................38 Compra sin orden de compra previa. ...................................................................................................................42
Pgina |2 Cuentas por Pagar. ...................................................................................................................................................46 Reportes. ..................................................................................................................................................................47 Consulta de Inventarios. ...........................................................................................................................................51
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Introduccin.
Esta versin de Quanticus Admincontrol est enfocada a Empresas que requieren una aplicacin que les permita llevar el control de inventarios, lo relacionado a clientes y cuentas por cobrar as como lo relacionado a proveedores y cuentas por pagar. Quanticus Admincontrol le permite el envo de informacin por e-mail a sus clientes y proveedores, esta informacin puede ser una transaccin o tal vez un reporte de estado de cuenta. Adicionalmente le permite el uso de cualquiera de los esquemas de facturacin vigentes sin importar el rgimen fiscal en el cual tribute su empresa. Con Quanticus Admincontrol LITE puede manejar la informacin de su empresa con una base de datos de MS Access ya que le permite hacer una instalacin muy rpida y es adecuada para empresas que no realizan muchas transacciones. Le permite tener un registro de todos sus clientes y proveedores as como un catlogo de los productos y/o servicios que usted ofrece.
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Ventana principal de Quanticus Admincontrol LITE.

En esta seccin nos enfocaremos a conocer la ventana de trabajo de Quanticus Admincontrol LITE, la cual se compone de: 1.- Barra de ttulo de la aplicacin, en la cual se muestra el nombre de la aplicacin, la versin de la aplicacin, la razn social con la cual est trabajando y el usuario que se encuentra en sesin. 2.- Barra de men, esta seccin es el men principal de la aplicacin el cual se compone de las siguientes opciones: 1. Clientes, en esta opcin encontraremos el acceso (mantenimiento) al catlogo de clientes as como todas las operaciones que se pueden realizar con clientes, dentro de las cuales se encuentran: cotizaciones, ventas (remisiones o facturas), notas de crdito as como las cuentas por cobrar. 2. Proveedores, en esta opcin encontraremos el acceso (mantenimiento) al catlogo de proveedores as como todas las operaciones que se pueden realizar con proveedores, dentro de los cuales se encuentran: rdenes de compra, compras, devoluciones (notas de crdito) as como las cuentas por pagar. 3. Productos/Servicios, en esta opcin encontraremos el acceso (mantenimiento) al catlogo de Productos y servicios. 4. Configurar, con esta opcin se accede a la ventana de configuracin de Quanticus Admincontrol LITE, permitindonos establecer los parmetros bajo los cuales desea que la aplicacin trabaje. 5. Acceso, en esta opcin encontraremos los procesos para administrar las razones sociales que se tengan registradas as como el acceso a usuarios y si se tiene registrada ms de una razn social el poder cambiar de sesin entre ellas. 6. Ventanas, nos permite interactuar entre las ventanas que se tienen abiertas en la sesin de trabajo, por ejemplo: puede tener abierta la ventana de cotizaciones, pedidos o una de bancos y poder poner en primer plano la que desee utilizar. 7. El icono ayuda, le permite acceder a la ayuda en lnea de Quanticus Admincontrol, revisar las polticas de uso de Quanticus Admincontrol, verificar si existe alguna nueva versin de Quanticus Admincontrol, Abrir el archivo de la gua rpida y el poder enviar sugerencias al equipo de desarrollo de Quanticus Admincontrol. 3.- Barra de estado, en la cual se muestran diferentes mensajes de la aplicacin dependiendo de la ventana en la que se encuentre trabajando actualmente. Comnmente se despliega F12 que es la tecla que abre la ventana que nos indica cuales son los accesos rpidos a las ventanas de la aplicacin.
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Configuracin de Quanticus Admincontrol LITE.

Para que una aplicacin de cualquier tipo funcione de la manera ms adecuada a sus necesidades es de vital importancia establecer los parmetros (configuracin) bajo los cuales trabaja su empresa. Para ingresar a la configuracin de la aplicacin, debe seleccionar la opcin Configurar del men principal y posteriormente la opcin deseada.
1. Configurar Empresa.
Una vez que se encuentre en la ventana de configuracin de la aplicacin podr modificar los parmetros que desee, una vez dentro de esta ventana haga clic en el botn Editar para modificar los parmetros que se entregan por default. En Quanticus Admincontrol LITE algunos de estos parmetros son: 1.- Datos fiscales, en esta seccin se registran los datos fiscales de nuestra empresa y se tomarn para la impresin de las facturas, tambin podr indicar si utilizar facturacin electrnica y si es tipo CFD o CFDI.
2.- Operaciones, dentro de estos parmetros puede indicar si las claves utilizadas para identificar cada uno de los registros de sus catlogos sern numricas o alfanumricas, si la aplicacin permitir cambiar precios y descuentos al realizar alguna operacin, el nmero de decimales que se utilizaran para la representacin de cantidades, precios y descuentos.
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3.- Producto, En esta seccin se especifica el % de impuestos que se asignara a un producto/servicio cuando se d de alta y el tipo de costeo que ser utilizado para el costeo del kardex.
4.- Configuracin de correo electrnico. En esta seccin podr configurar una cuenta de correo mediante la cual desea que se enven los correos electrnicos desde Admincontrol, puede proporcionar cuentas gratuitas de Hotmail, Yahoo y Gmail o alguna cuenta que tenga contratada con un proveedor de servicios de internet. En caso de no hacer ninguna configuracin de correo Admincontrol tratara de enviar los correos electrnicos mediante MS Outlook.
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2. Datos de Emisin de Documentos.

Dentro de los cambios fiscales se pide que se especifique la direccin en donde se emiti el documento, para obtener esta informacin, es necesario registrar estos datos en la configuracin de Datos de Emisin de documentos. En esta misma seccin se especifican los datos necesarios para la facturacin electrnica. Tales como: Numero de folios, Ao y nmero de autorizacin, certificado de sellos digitales y su llave privada.
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4. Personalizar Formatos de Operaciones.

En esta seccin explicaremos como se puede dar formato a los documentos de operaciones como son: cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, entre otros. Para ingresar a la ventana que le permitir personalizar estos documentos, haga clic en Configurar Personalizar Formatos de Operaciones.
Ventana Principal del Diseador de Reportes. Posteriormente se abrir la ventana Personalizador de Reportes de Operaciones, esta ventana se compone de 4 secciones: Barras de herramientas, Lista de campos disponibles, rea de diseo y Lista de propiedades de cada objeto. Las cuales describiremos a continuacin.
Barras de herramientas, Se compone de 3 barras las cuales son: a) Barra para reporte en general. b) Barra para formato de texto. c) Barra para adicionar objetos al reporte. b) Lista de campos disponibles para el reporte seleccionado. c) rea de diseo del reporte. d) Lista de propiedades del objeto seleccionado.
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Barras de Herramientas.
a) Barra para reporte en general. Esta barra se utiliza para el manejo del reporte es decir, ver el reporte en vista previa, Guardar los cambios realizados, Guardar una copia del reporte con otro nombre, Imprimir el reporte, Ajustar las propiedades de impresin del reporte, Ver la lista de propiedades del objeto seleccionado, Deshacer los cambios realizados, Cortar el objeto seleccionado, Copiar el objeto seleccionado, Pegar el contenido del portapapeles, Borrar el objeto seleccionado, Borrar el reporte seleccionado.
b) Barra para formato de texto. Esta barra le permitir cambiar el formato del texto seleccionado, las opciones posibles son: Estilo del texto, tipo de letra, tamao de la letra, Poner en negritas, poner como itlica, poner como subrayado, Abrir el cuadro de dialogo Font, alineacin del texto, color del fondo y de la letra y finalmente poder poner bordes al objeto seleccionado.
c) Barra para adicionar objetos al reporte. Esta barra le permite trabajar con los objetos del reporte, estos objetos pueden ser etiquetas, cuadros de texto (campos), imgenes, lneas, cuadrados, insertar saltos de pgina, insertar objetos OLE e Insertar objetos de cdigo de barras.
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Una vez dentro de la ventana del diseador de reportes, debe seleccionar el tipo de reporte a modificar, con lo cual se mostrara en el diseo actual para el reporte seleccionado as como los campos disponibles y la lista de propiedades de los objetos.
Dentro del rea de diseo, contamos con 3 secciones bsicas: a) PageHeader (Encabezado de pgina). Esta seccin se imprimir en el encabezado de todas las hojas que se utilicen para la impresin de este reporte. b) Detail (Detalle). Esta seccin se imprimir por cada uno de los registros (renglones) que contenga el reporte.
P g i n a | 14 c) PageFooter (Pie de pgina). Esta seccin se imprimir en el pie de todas las hojas que se utilicen para la impresin de este reporte. Para poder darle formato un objeto, seleccinelo con el mouse haciendo clic sobre el objeto que desea modificar, al hacerlo se habilitaran las propiedades disponibles para ese objeto tanto en la barra de formato de texto como en la lista de propiedades dndoles oportunidad de realizar los cambios deseados. Adicionalmente podr mover el objeto seleccionado a la zona en la que desea colocarlo, para ello, seleccione el objeto deseado haciendo clic con el botn izquierdo del mouse. Una vez seleccionado, al pasar el puntero del mouse sobre el objeto seleccionado el puntero cambia a forma de una mano lo cual le dar la oportunidad de mover el objeto manteniendo presionado el botn izquierdo del mosue y arrastrndolo a la zona deseada.
Insertar un logotipo.
Para insertar un logotipo a sus documentos, utilice el botn Agregar imagen y dibuje el rea en donde desea insertar el logotipo de su empresa, posteriormente en la lista de propiedades localice la propiedad Picture y abra el cuadro de dilogo Open haciendo clic en el recuadro que se encuentra a la derecha de esta propiedad. Una vez abierto el cuadro de dialogo podr seleccionar la imagen que desea insertar como logotipo.
Catlogo de Productos / Servicios.
P g i n a | 15 Una vez que se configuro la aplicacin, el siguiente paso es alimentar su catlogo de Productos / Servicios que ofrece, para ello, Haga clic en la opcin Productos del men principal y posteriormente haga clic en la opcin Productos.
Al hacerlo se abrir la ventana de Catlogo de Productos, para registrar un nuevo producto, haga clic en l botn Nuevo y proporcione la informacin requerida.
General.
Servicio, en este campo deber registrar la clave con la cual se identificar al producto, si en la configuracin de la aplicacin eligi que las claves serian numricas entonces no podr capturar informacin en este campo ya que el sistema le asignara la clave de manera automtica, de lo contrario registre una clave de mximo 20 caracteres alfanumricos de entre la A y la Z y del 0 al 9. Descripcin, en este campo deber proporcionar la descripcin del producto la cual tendr una longitud mxima de 250 caracteres.
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Precios.
En esta seccin podr registrar los precios de venta de sus productos/servicios as como los porcentajes de impuestos que se deben cargar y los impuestos que se deben de retener en caso de ser necesario. Cabe mencionar que el precio que se registra debe ser en base a la unidad de medida ms pequea, por ejemplo, el producto pudiera tener las unidades de medida Caja y Pieza y sus factores de conversin seria 24 y 1 respectivamente, por lo tanto el precio de venta que deber especificar es el precio por pieza.
Unidades de medida.
En esta seccin se registran las unidades de medida que aplicaran al producto/servicio que se est registrando.
Una vez que proporcione estos datos bsicos haga clic en el botn Guardar para almacenar la informacin en la base de datos.
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Catlogo de Clientes.
En esta seccin podr registrar toda la informacin relacionada a sus clientes y solamente veremos los datos bsicos, como son: datos fiscales y condiciones de venta. Para ingresar al catlogo de clientes, haga clic en la opcin Clientes del men principal y posteriormente haga clic en el botn Clientes. Al hacerlo se abrir la ventana de Catlogo de Clientes, para registrar un nuevo cliente, haga clic en l botn Nuevo y proporcione la informacin requerida
General.
En esta seccin puede registrar los datos fiscales del cliente que son los que se utilizaran para elaborar las cotizaciones y ventas, as como los contactos con los cuales se mantendr comunicacin. Cliente, en este campo deber registrar la clave con la cual se identificar al cliente, si en la configuracin de la aplicacin eligi que las claves serian numricas entonces no podr capturar informacin en este campo ya que el sistema le asignara la clave de manera automtica, de lo contrario registre una clave de mximo 20 caracteres alfanumricos de entre la A y la Z y del 0 al 9. Razn social, es el nombre de la empresa o persona fsica. Nombre comercial, Es el nombre con el cual se conoce a la empresa o persona fsica. Por ejemplo si el cliente fuera una persona fsica y tiene una papelera el nombre comercial seria el nombre de la papelera. RFC, es la clave con la cual se identifica a nuestro cliente en el SAT. Los campos restantes son los relacionados al domicilio fiscal de la empresa y el registro de contactos.
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Condiciones.
En esta seccin se especifican las condiciones de venta que le daremos a nuestro cliente, entre los cuales se encuentran: Los das de plazo, El lmite de crdito, Descuentos, Das de revisin y pago as como la forma de pago y nmero de cuenta bancaria con la cual nos paga el cliente. Es importante mencionar que con estas condiciones de venta es como se calcula el vencimiento de los documentos.
En este catlogo podemos registrar ms informacin que nos ser til para obtener reportes estadsticos as como el registro de comentarios del cliente, sin embargo, con los datos registrados es suficiente para trabajar. Una vez que proporcione estos datos bsicos haga clic en el botn Guardar para almacenar la informacin en la base de datos.
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Catlogo de Proveedores.
En esta seccin podr registrar toda la informacin relacionada a sus proveedores y solamente veremos los datos bsicos, como son: datos fiscales y condiciones de compra. Para ingresar al catlogo de proveedores, haga clic en la opcin Proveedores del men principal y posteriormente haga clic en el botn Proveedores. Al hacerlo se abrir la ventana de Catlogo de Proveedores, para registrar un nuevo proveedor, haga clic en l botn Nuevo y proporcione la informacin requerida
General.
En esta seccin puede registrar los datos fiscales del proveedor que son los que se utilizaran para elaborar las rdenes de compra y compra, as como los contactos con los cuales se mantendr comunicacin. Proveedor, en este campo deber registrar la clave con la cual se identificar al proveedor, si en la configuracin de la aplicacin eligi que las claves serian numricas entonces no podr capturar informacin en este campo ya que el sistema le asignara la clave de manera automtica, de lo contrario registre una clave de mximo 20 caracteres alfanumricos de entre la A y la Z y del 0 al 9. Razn social, es el nombre de la empresa o persona fsica. RFC, es la clave con la cual se identifica a nuestro cliente en el SAT. Los campos restantes son los relacionados al domicilio fiscal de la empresa y el registro de contactos.
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Condiciones.
En esta seccin se especifican las condiciones de compra que le otorga el proveedor, entre los cuales se encuentran: Los das de plazo, El lmite de crdito y Descuentos. Es importante mencionar que con estas condiciones de compra es como se calculan los vencimientos de los documentos.
En este catlogo podemos registrar ms informacin que nos ser til para obtener reportes estadsticos as como el registro de comentarios del proveedor, sin embargo, con los datos registrados es suficiente para trabajar. Una vez que proporcione estos datos bsicos haga clic en el botn Guardar para almacenar la informacin en la base de datos.
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Operaciones con Clientes.

Una vez que ya tenemos registrada la informacin de productos/servicios, clientes. Podr iniciar con la operacin de la empresa, elaborando cotizaciones y ventas a sus clientes.
Cotizaciones.
Para ingresar a la ventana de cotizaciones, haga clic en el men Clientes y posteriormente seleccione la opcin Cotizaciones.
Una vez hecho esto se abrir la ventana de cotizaciones en la cual podremos registrar a que cliente le estamos cotizando y los productos/servicios que deseamos cotizarle. Para iniciar con el registro de una cotizacin haga clic en el botn Nuevo. Para elaborar la cotizacin deber proporcionar los datos del encabezado de la cotizacin tales como: la clave del cliente, la fecha de la cotizacin, la clave del usuario que est elaborando la cotizacin, los das de plazo y el documento con el cual el cliente le est solicitando la cotizacin. El folio de la cotizacin se asigna al guardar el documento. Si sabe la clave del cliente puede escribirla o en caso de no saberla, haga clic en el botn que se encuentra a la derecha del campo cliente o presione la tecla F2 para abrir la ventana de bsqueda de clientes.
P g i n a | 22 En la ventana de bsqueda de clientes, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el campo Cliente o sobre el campo Razn Social, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera automtica y podr seleccionar al cliente deseado haciendo doble clic sobre el rengln correspondiente o colocando el cursor sobre el rengln correspondiente y presionando la tecla Enter. Una vez que seleccione el cliente deseado automticamente se obtendrn los datos restantes del cliente (Razn Social, Das de plazo y descuentos).
Los datos para las partidas de la cotizacin son, la cantidad y clave del producto/servicio que desea cotizar, si conoce la clave del producto/servicio a cotizar puede escribirla o si no la sabe, puede hacer doble clic sobre el campo Producto o colocar el cursor sobre el campo producto y presionar la tecla F2 para abrir la ventana de Bsqueda de Productos.
En la ventana de Bsqueda de Productos, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el campo Producto o sobre el campo Descripcin, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera automtica y podr seleccionar el producto/servicio deseado haciendo doble clic sobre el rengln correspondiente o colocando el cursor sobre el rengln correspondiente y presionando la tecla Enter. Una vez que seleccione el producto/servicio que desea automticamente se obtendrn los datos restantes para la partida del documento (unidad de medida, precio y descuentos) Una vez que proporcione todos los datos de la cotizacin haga clic en el botn Guardar para almacenar la cotizacin en la base de datos, en ese momento Admincontrol enviar a impresin la cotizacin la cual se imprimir con el diseo que se dio a ese documento en la personalizacin de formatos de operaciones.
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Una vez guardada la cotizacin, adicionalmente cuenta con las opciones de reimpresin de la misma, enviarla por correo electrnico o guardarla con formato PDF. Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de Cotizaciones.
Como mencionamos en la introduccin usted podr enviar por correo electrnico los documentos de operaciones o reportes a sus clientes, en este caso para enviar la cotizacin por correo electrnico, haga clic en la opcin Envo del men de la ventana cotizacin y posteriormente haga clic en la opcin E-Mail. Con esto se abrir la ventana Enviar Documento por Correo Electrnico, en la cual podr seleccionar al contacto que desea enviar la cotizacin o escribir las direcciones de correo de los destinatarios. Cabe mencionar que el correo electrnico se enviara por medio de la configuracin de correo realizada en la configuracin del sistema o en caso de no haber configurado cuenta de correo Admincontrol trata de enviarla mediante MS Outlook. En el correo electrnico se adjuntara la cotizacin en formato PDF.
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La ventana de envo de correo electrnico es diferente y depende del tipo de configuracin para el envo de correos electrnicos realizada.
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Ventas
Puede realizar una venta de dos formas. 1.- Si ya tiene una cotizacin previa, pude localizar la cotizacin deseada y en el men de la ventana de cotizaciones hacer clic en el botn Generar y seleccionar la opcin Venta. 2.- Puede registrar la informacin de la venta proporcionando los datos del cliente y las partidas del documento.
Venta desde cotizacin.

Para elaborar una venta desde una cotizacin previa, realice los siguientes pasos. 1.- Haga clic en la opcin Clientes del men principal y posteriormente seleccione la opcin Bsqueda de operaciones, con lo cual se abrir la ventana de Bsqueda de operaciones. En la lista desplegable Oper. Clientes, seleccione la opcin Cotizaciones con lo cual se mostraran todas las
cotizaciones realizadas, usted puede filtrar los datos mostrados seleccionando de la lista desplegable Este Campo, el campo por el cual desea filtrar la informacin, por ejemplo, seleccione Folio y en el campo Contenga escriba el folio de la cotizacin que desea localizar y haga clic en el botn Buscar.
P g i n a | 26 Una vez que localice la cotizacin deseada haga doble clic sobre el rengln correspondiente a la cotizacin o coloque el cursor en el rengln de la cotizacin deseada y presione la tecla Enter. Con esto se abrir la ventana de la cotizacin.
Para convertir la cotizacin en venta, haga clic en el botn Generar del men de la ventana de cotizaciones y seleccione la opcin Venta.
Al hacer esto se abrir la ventana de ventas y copiara toda la informacin de la cotizacin a la ventana de Ventas, de manera que usted podr modificar los datos de la misma o guardar la venta.
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Una vez que se guarde la venta se enviara a impresin, es importante mencionar que para que se afecten las cuentas por cobrar y los inventarios es necesaria la impresin de la venta. Con esto se asignara un folio de cuenta por cobrar y se mostrara en la parte inferior izquierda de la ventana. Al guardar la venta e indicar que la impresin se realiz correctamente, Admincontrol le preguntar si desea hacer el abono para el documento. Si respondemos afirmativamente la cuenta por cobrar quedara saldada, de lo contrario la cuenta por cobrar se quedara pendiente. Una vez guardada la venta, adicionalmente cuenta con las opciones de reimpresin de la misma, enviarla por correo electrnico o guardarla con formato PDF. Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de Ventas.
Como mencionamos en la introduccin usted podr enviar por correo electrnico los documentos de operaciones o reportes a sus clientes, en este caso para enviar la venta por correo electrnico, haga clic en la opcin Envo del men de la ventana Ventas y posteriormente haga clic en la opcin E-Mail.
P g i n a | 28 Con esto se abrir la ventana Enviar Documento por Correo Electrnico, en la cual podr seleccionar al contacto que desea enviar la cotizacin o escribir las direcciones de correo de los destinatarios. Cabe mencionar que el correo electrnico se enviara por medio de la configuracin de correo realizada en la configuracin del sistema o en caso de no haber configurado cuenta de correo Admincontrol trata de enviarla mediante MS Outlook. En el correo electrnico se adjuntara la venta en formato PDF.
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Venta sin cotizacin previa.

Para ingresar a la ventana de ventas, haga clic en el men Clientes y posteriormente seleccione la opcin Ventas.
Una vez hecho esto se abrir la ventana de Ventas en la cual podremos registrar a que cliente le estamos vendiendo y los productos/servicios que deseamos venderle. Para iniciar con el registro de una venta haga clic en el botn Nuevo. Para elaborar la venta deber proporcionar los datos del encabezado de la venta tales como: el concepto del documento (Remisin o Factura), la clave del cliente, la fecha de la venta, la clave del usuario que est elaborando la venta, los das de plazo y el documento con el cual el cliente le est solicitando la venta. El folio de la venta, Remisin o factura se asigna al guardar el documento. Si conoce la clave del cliente puede escribirla o en caso de no saberla, haga clic en el botn que se encuentra a la derecha del campo cliente o presione la tecla F2 para abrir la ventana de bsqueda de clientes.
En la ventana de Bsqueda de Clientes, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el campo Cliente o sobre el campo Razn Social, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera automtica y podr seleccionar al cliente deseado haciendo doble clic sobre el rengln correspondiente o colocando el cursor sobre el rengln correspondiente y presionando la tecla Enter.
P g i n a | 30 Una vez que seleccione el cliente deseado automticamente se obtendrn los datos restantes del cliente (Razn Social, Das de plazo y descuentos).
Los datos para las partidas de la venta son, la cantidad y clave del producto/servicio que desea vender, si conoce la clave del producto/servicio a vender puede escribirla o si no la sabe, puede hacer doble clic sobre el campo Producto o colocar el cursor sobre el campo producto y presionar la tecla F2 para abrir la ventana de Bsqueda de Productos. En la ventana de Bsqueda de Productos, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el campo Producto o sobre el campo Descripcin, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera automtica y podr seleccionar el producto/servicio deseado haciendo doble clic sobre el rengln correspondiente o colocando el cursor sobre el rengln correspondiente y presionando la tecla Enter. Una vez que seleccione el producto/servicio desea automticamente se obtendrn los datos restantes para la
partida del documento (unidad de medida, precio y descuentos) Una vez que proporcione todos los datos de la venta haga clic en el botn Guardar para almacenar la venta en la base de datos, en ese momento Admincontrol enviar a impresin la venta la cual se imprimir con el diseo que se dio a ese documento en la personalizacin de formatos de operaciones.
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Una vez guardada la venta, adicionalmente cuenta con las opciones de reimpresin de la misma, enviarla por correo electrnico o guardarla con formato PDF. Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de ventas.
Como mencionamos en la introduccin usted podr enviar por correo electrnico los documentos de operaciones o reportes a sus clientes, en este caso para enviar la venta por correo electrnico, haga clic en la opcin Envo del men de la ventana ventas y posteriormente haga clic en la opcin E-Mail. Con esto se abrir la ventana Enviar Documento por Correo Electrnico, en la cual podr seleccionar al contacto que desea enviar la venta (remisin o factura) o escribir las direcciones de correo de los destinatarios. Cabe mencionar que el correo electrnico se enviara por medio de la configuracin de correo realizada en la configuracin del sistema o en caso de no haber configurado cuenta de correo Admincontrol trata de enviarla mediante MS Outlook. En el correo electrnico se adjuntara la venta (remisin o factura) en formato PDF.
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Cuentas por Cobrar.

Una vez que realiza ventas a sus clientes podr hacer el registro de los pagos (abonos) que realizan para saldar las facturas pendientes. Para realizar el abono a una factura, seleccione la opcin Clientes del men principal y posteriormente seleccione la opcin Abonos.
Se abrir la ventana de Cuentas por Cobrar Abonos, en la cual podremos registrar pagos a uno o varios documentos as como pagos totales o parciales. Para registrar un nuevo abono haga clic en el botn Nuevo y proporcione los siguientes datos. Fecha del abono, Concepto (Abono, Forma de pago, Numero de cliente, Documento Abono Documento con el cual le estn pagando-) y seleccione los documentos que desea liquidar con el pago recibido.
Una vez que registre los abonos correspondientes haga clic en el botn Guardar.
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Operaciones con Proveedores.

Una vez que ya tenemos registrada la informacin de productos/servicios, proveedores. Podr iniciar con la operacin de la empresa, elaborando rdenes de compra y compras a sus proveedores.
rdenes de compra.
Para ingresar a la ventana de rdenes de compra, haga clic en el men Proveedores y posteriormente seleccione la opcin rdenes de compra.
Una vez hecho esto se abrir la ventana de rdenes de compra en la cual podremos registrar a que proveedor le estamos elaborando la orden de compra y los productos/servicios que deseamos nos venda. Para iniciar con el registro de una orden de compra haga clic en el botn Nuevo. Para elaborar la orden de compra deber proporcionar los datos del encabezado de la orden de compra tales como: la clave del proveedor y la fecha de la orden de compra. El folio de la orden de compra se asigna al guardar el documento. Si sabe la clave del proveedor puede escribirla o en caso de no saberla, haga clic en el botn que se encuentra a la derecha del campo proveedor o presione la tecla F2 para abrir la ventana de Bsqueda de proveedores.
P g i n a | 35 En la ventana de Bsqueda de proveedores, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el campo Proveedor o sobre el campo Razn Social, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera automtica y podr seleccionar al proveedor deseado haciendo doble clic sobre el rengln correspondiente o colocando el cursor sobre el rengln correspondiente y presionando la tecla Enter. Una vez que seleccione el proveedor deseado automticamente se obtendrn los datos restantes del proveedor (Razn Social, Das de plazo y descuentos).
Los datos para las partidas de la orden de compra son, la cantidad y clave del producto/servicio que desea comprar, si conoce la clave puede escribirla o si no la sabe, puede hacer doble clic sobre el campo Producto o colocar el cursor sobre el campo Producto y presionar la tecla F2 para abrir la ventana de Bsqueda de Productos.
En la ventana de Bsqueda de Productos, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el campo Producto o sobre el campo Descripcin, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera automtica y podr seleccionar el producto/servicio deseado haciendo doble clic sobre el rengln correspondiente o colocando el cursor sobre el rengln correspondiente y presionando la tecla Enter. Una vez que seleccione el producto/servicio que desea automticamente se obtendrn los datos restantes para la partida del documento (unidad de medida, costo y descuentos) Una vez que proporcione todos los datos de la orden de compra haga clic en el botn Guardar para almacenarla en la base de datos, en ese momento Admincontrol enviar a impresin la orden de compra la cual se imprimir con el diseo que se dio a ese documento en la personalizacin de formatos de operaciones.
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Una vez guardada la orden de compra, adicionalmente cuenta con las opciones de: reimpresin de la misma, enviarla por correo electrnico o guardarla con formato PDF. Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de cotizaciones.
Como mencionamos en la introduccin usted podr enviar por correo electrnico los documentos de operaciones o reportes a sus proveedores, en este caso para enviar la orden de compra por correo electrnico, haga clic en la opcin Envo del men de la ventana rdenes de compra y posteriormente haga clic en la opcin E-Mail. Con esto se abrir la ventana Enviar Documento por Correo Electrnico, en la cual podr seleccionar al contacto que desea enviar la orden de compra o escribir las direcciones de correo de los destinatarios. Cabe mencionar que el correo electrnico se enviara por medio de la configuracin de correo realizada en la configuracin del sistema o en caso de no haber configurado cuenta de correo Admincontrol trata de enviarla mediante MS Outlook. En el correo electrnico se adjuntara la orden de compra en formato PDF.
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Compras.
Puede realizar una compra de dos formas. 1.- Si ya tiene una orden de compra previa, pude localizar la orden de compra deseada y en el men de la ventana de rdenes de Compra hacer clic en el botn Generar y seleccionar la opcin Compra. 2.- Puede registrar la informacin de la compra proporcionando los datos del proveedor y las partidas del documento.
Compra desde Orden de Compra.

Para elaborar una compra desde una orden de compra previa, realice los siguientes pasos. 1.- Haga clic en la opcin Proveedores del men principal y posteriormente seleccione la opcin Bsqueda de operaciones, con lo cual se abrir la ventana de Bsqueda de operaciones. En la lista desplegable Oper. Proveedores, seleccione la opcin Ordenes con lo cual se mostraran todas las rdenes de compra realizadas, usted puede filtrar los datos mostrados seleccionando de la lista desplegable Este Campo, el campo por el cual desea filtrar la informacin, por ejemplo, seleccione Folio y en el campo Contenga escriba el folio de la orden de compra que desea localizar y haga clic en el botn Buscar.
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Una vez que localice la orden de compra deseada haga doble clic sobre el rengln correspondiente a la orden de compra o coloque el cursor en el rengln de la orden de compra deseada y presione la tecla Enter. Con esto se abrir la ventana de la orden de compra. Para convertir la orden de compra en compra, haga clic en el botn Generar del men de la ventana de rdenes de Compra y seleccione la opcin Compra.
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Al hacer esto se abrir la ventana de Compras y copiara toda la informacin de la orden de compra a la ventana de Compras, de manera que usted podr modificar los datos de la misma o guardar la compra.
Una vez que se guarde la compra se enviara a impresin, en ese momento se afectara tambin al inventario y a las cuentas por pagar. Con esto se asignara un folio de cuenta por pagar y se mostrar en la parte inferior izquierda de la compra.
Una vez guardada la compra se afectan los inventarios y cuentas por pagar, adicionalmente cuenta con las opciones de reimpresin de la misma, enviarla por correo electrnico o guardarla con formato PDF. Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de Compras.
Como mencionamos en la introduccin usted podr enviar por correo electrnico los documentos de operaciones o reportes a sus proveedores, en este caso para enviar la compra por correo electrnico, haga clic en la opcin Envo del men de la ventana Compras y posteriormente haga clic en la opcin E-Mail. Con esto se abrir la ventana Enviar Documento por Correo Electrnico, en la cual podr seleccionar al contacto que desea enviar la compra o escribir las direcciones de correo de los destinatarios.
P g i n a | 41 Cabe mencionar que el correo electrnico se enviara por medio de la configuracin de correo realizada en la configuracin del sistema o en caso de no haber configurado cuenta de correo Admincontrol trata de enviarla mediante MS Outlook. En el correo electrnico se adjuntara la compra en formato PDF.
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Compra sin orden de compra previa.

Para ingresar a la ventana de Compras, haga clic en el men Proveedores y posteriormente seleccione la opcin Compras.
Una vez hecho esto se abrir la ventana de Compras en la cual podremos registrar a que proveedor le estamos comprando y los productos/servicios que deseamos comprar. Para iniciar con el registro de una Compra haga clic en el botn Nuevo. Para elaborar la compra deber proporcionar los datos del encabezado de la Compra tales como: el concepto del documento (Compra o Ajuste), la clave del proveedor, la fecha de la compra, los das de plazo y el documento con el cual le hicieron entrega del producto. El folio de la compra se asigna al guardar el documento. Si conoce la clave del proveedor puede escribirla o en caso de no saberla, haga clic en el botn que se encuentra a la derecha del campo proveedor o presione la tecla F2 para abrir la ventana de Bsqueda de proveedores.
En la ventana de Bsqueda de Proveedores, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el campo Proveedor o sobre el campo Razn Social, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera automtica y podr seleccionar al proveedor deseado haciendo doble clic sobre el rengln correspondiente o colocando el cursor sobre el rengln correspondiente y presionando la tecla Enter. Una vez que seleccione el proveedor deseado automticamente se obtendrn los datos restantes del proveedor (Razn Social, Das de plazo y descuentos).
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Los datos para las partidas de la compra son, la cantidad y clave del producto/servicio que desea comprar, si conoce la clave del producto/servicio a comprar puede escribirla o si no la sabe, puede hacer doble clic sobre el campo Producto o colocar el cursor sobre el campo producto y presionar la tecla F2 para abrir la ventana de Bsqueda de Productos. En la ventana de Bsqueda de Productos, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el campo Producto o sobre el campo Descripcin, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera automtica y podr seleccionar el producto/servicio deseado haciendo doble clic sobre el rengln correspondiente o colocando el cursor sobre el rengln correspondiente y presionando la tecla Enter. Una vez que seleccione el producto/servicio que desea automticamente se obtendrn los datos restantes para
la partida del documento (unidad de medida, precio y descuentos) Una vez que proporcione todos los datos de la compra haga clic en el botn Guardar para almacenar la compra en la base de datos, en ese momento Admincontrol enviar a impresin la compra la cual se imprimir con el diseo que se dio a ese documento en la personalizacin de formatos de operaciones.
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Una vez guardada la compra se afectaran los inventarios y las cuentas por pagar, adicionalmente cuenta con las opciones de reimpresin de la misma, enviarla por correo electrnico o guardarla con formato PDF. Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de ventas.
Como mencionamos en la introduccin usted podr enviar por correo electrnico los documentos de operaciones o reportes a sus proveedores, en este caso para enviar la compra por correo electrnico, haga clic en la opcin Envo del men de la ventana compras y posteriormente haga clic en la opcin E-Mail. Con esto se abrir la ventana Enviar Documento por Correo Electrnico, en la cual podr seleccionar al contacto que desea enviar la compra o escribir las direcciones de correo de los destinatarios. Cabe mencionar que el correo electrnico se enviara por medio de la configuracin de correo realizada en la configuracin del sistema o en caso de no haber configurado cuenta de correo Admincontrol trata de enviarla mediante MS Outlook. En el correo electrnico se adjuntara la compra en formato PDF.
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Cuentas por Pagar.

Una vez que realiza ventas a sus clientes podr hacer el registro de los pagos que realiza a sus proveedores para saldar las facturas pendientes. Para realizar el abono a una factura, seleccione la opcin Proveedores del men principal y posteriormente seleccione la opcin Abonos.
Se abrir la ventana de Cuentas por Pagar Abonos, en la cual podremos registrar pagos a uno o varios documentos as como pagos totales o parciales. Para registrar un nuevo abono haga clic en el botn Nuevo y proporcione los siguientes datos. Fecha del abono, Concepto, Numero de proveedor, Documento Abono Documento con el cual est pagando-) y seleccione los documentos que desea liquidar con el pago realizado.
Una vez que registre los abonos correspondientes haga clic en el botn Guardar.
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Reportes.
Una vez que ya cuenta con informacin registrada, podr obtener diferentes reportes ingresando al mdulo de reportes de Admincontrol. Admincontrol cuenta con un aproximado de 50 reportes que se encuentran agrupados en las diferentes categoras. Para ingresar al mdulo de reportes haga clic en la opcin Proveedores del men principal y posteriormente seleccione la opcin Reportes.
Con esto se abrir el mdulo de reportes de Admincontrol.
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Todos los reportes se podrn imprimir, exportar a formato PDF, Excel o incluso tablas dinmicas y enviarlos por correo electrnico. Para seleccionar un reporte haga doble clic sobre la opcin Objetos para expandir las opciones de reportes, posteriormente haga doble clic en la categora deseada y finalmente haga doble clic sobre el nombre del reporte. Por ejemplo, para emitir el reporte de consecutivo de facturas, seleccione la categora Ventas y posteriormente haga doble clic sobre el reporte Consecutivo de Facturas.
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Para tener una vista previa del reporte, haga clic en el botn vista previa (resaltado con el crculo rojo) y a continuacin se le pedir que proporcione el rango de fechas que desea imprimir. Si quiere ver todas las facturas haga doble clic en la opcin <All values>.
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Consulta de Inventarios.
Una vez que se ha registrado movimientos en el inventario con las compras y ventas realizadas, podr consultar las existencias de los productos, para ingresar a esta consulta seleccione la opcin Productos del men principal y posteriormente la opcin Consultas.
Con lo cual se abrir la ventana de Consulta de Productos, en esta ventana puede consultar las existencias (disponibles), los movimientos del kardex, los precios y costos.
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En esta ventana podr filtrar la informacin del producto y almacn deseado, proporcione la informacin por la cual desea filtrar y haga clic en el botn Buscar.

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2. Datos de Emisin de Documentos.

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4. Personalizar Formatos de Operaciones.

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Catlogo de Productos / Servicios.

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Operaciones con Clientes.

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Venta desde cotizacin.

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Venta sin cotizacin previa.

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Cuentas por Cobrar.

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Operaciones con Proveedores.

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Compra desde Orden de Compra.

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Compra sin orden de compra previa.

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Cuentas por Pagar.

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Con esto se abrir el mdulo de reportes de Admincontrol.

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