ESE COCHINO INFORME

El largo camino de una idea a una empresa o Cmo dominar tu informe de factibilidad en una tarde

CONTENIDO
INTODUCCIN ................................................................................................................................... 2 EL INFORME ...................................................................................................................................... 3 DEFINICIN........................................................................................................................................ 5 FINALIZACIN ................................................................................................................................ 5 MISIONES DE EQUIPO .................................................................................................................. 6 POSIBILIDADES ............................................................................................................................. 6 SEGURIDAD ................................................................................................................................... 6 LA LEY SCOUY............................................................................................................................... 6 DURACIN...................................................................................................................................... 7 DEPENDENCIA............................................................................................................................... 7 TERMINADO ................................................................................................................................... 7 MARKETING ....................................................................................................................................... 8 A ELEGIR EL PROYECTO.............................................................................................................. 8 AL MEJORAR EL PROYECTO ....................................................................................................... 9 INVESTIGACIN .............................................................................................................................. 10 EL PLAN ........................................................................................................................................ 10 APOYO TCNICO......................................................................................................................... 10 EL PRESUPUESTO.......................................................................................................................... 14 EGRESOS ..................................................................................................................................... 14 INGRESOS.................................................................................................................................... 14 DISEO............................................................................................................................................. 16 SOPORTE ..................................................................................................................................... 16 LEVANTANDO LA PUNTERA ......................................................................................................... 19 BASE DE DATOS.......................................................................................................................... 19 ESPECIALIZACION....................................................................................................................... 19 INVERTIR ...................................................................................................................................... 19 CHEQUEO FINAL. ............................................................................................................................ 21 EPLOGO .......................................................................................................................................... 22

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INTODUCCIN
Algunas veces te preguntars porque ciertas cosas en la Comunidad parecen tan burocrticas y s que estas pensando en ese maldito informe de factibilidad. Quisieras que las cosas sencillamente se hicieran sin ms. As, cuando uno toma la pelota, alquila una cancha con unos amigos y sale a jugar, por ah todos los lunes. Si todo lo que hiciramos fuera igual todas las semanas, todos los meses, todos los aos; entonces no tendramos necesidad de tomar demasiados recaudos. Todos los sbados nos reuniramos a la misma hora y haramos las mismas cosas mas o menos, y no necesitaramos averiguar nada ni organizar nada. Pero eso seguramente tampoco te gustara. sta no es la propuesta de la Comunidad. Nosotros hacemos, tenemos la necesidad de hacer y emprender cada vez un reto distinto, una meta nueva. Otra empresa. Y cuando pensamos en empresas y proyectos, nos lanzamos a lo desconocido, a cazar sueos y a materializarlos en hechos concretos. Esto no es igual al partido de los lunes. No estaremos en el mismo lugar, ni conoceremos las reglas de antemano, ni nos toparemos con los mismos adversarios. Ni el alquiler ser igual. En esta interesante pero dura tarea de emprender , si nos descuidamos, un cachetazo terminara con nuestro proyecto. Un descuido arruinar la empresa y nos encontraremos mirndonos las caras en un sbado cualquiera por la tarde. Proyectar una empresa comienza con una investigacin de las posibilidades del proyecto. Es lo que llamamos informe de factibilidad, y vers que no es un formalismo para cumplir con un capricho de los jefes. Es una necesidad que cualquier hijo de vecino tiene, cuando emprende algo. Ya sea que vaya a comprar un auto, programar sus vacaciones o escalar una cima. Necesita asesorarce para poder elegir, buscar precios, y definir que es exactamente lo que quiere. Si no lo hiciera, el vendedor le hara comprar un auto trucho, las vacaciones podran llevarlo a la ruina o la cima siempre estaran ms lejos de lo que dieron sus pasos. La misin de este librito es sacarte un poco el fastidio que te produce preparar el informe de factibilidad y ayudarte a investigar las posibilidades de cualquier proyecto, la forma de presentarlo al resto de la Comunidad y chequear el informe cuando lo tengas listo. Te sugiero que lo leas todo antes de comenzar un nuevo informe y luego lo tengas como respaldo para armarlo. Es una herramienta ms para el cajn de primeros auxilio de la Comunidad. Es de uso libre y no se han registrado contradicciones ni antdotos.

Introduccin

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EL INFORME
La confeccin de un informe de factibilidad es un entrenamiento para el futuro. Para presentar un proyecto a un grupo cualquiera no basta aunque se necesita- una presentacin bonita. Es necesario demostrar que se ha pensado en todos los detalles. Esto vale tanto para presentar un proyecto a una empresa comercial, una institucin, un organismo gubernamental o no gubernamental, municipal, provincial, nacional o internacional. El informe de factibilidad es adems la primer estrategia de publicidad de la empresa. Su diseo y su discurso deben orientarse a facilitar rpidamente su lectura y a aceptar la posibilidad de su realizacin. Porque primero uno tiene que asegurarse que lo lean. Evitar que lo cajoneen. Para ello se necesita: Diseo atrayente. Buen nmero de informe de factibilidad para distribuir a todos Distribucin del informe con bastante anterioridad al da en que se toma la decisin.

Si pasa esa primera prueba, la empresa ya es un 25 % posible porque solo se toman decisiones sobre lo que se conoce Adems si se lee con anticipacin, se puede corregir y mejorar. Despus tiene que asegurarse que se entienda. Que el informe sea claro. Que comprendan que est proponiendo. Que no agarren para el lado de los tomates para ello es necesario: Buena distribucin de los temas en el informe. Una clara definicin del proyecto. Informacin abundante sobre actividades posibles.

Si el informe se entiende, la empresa ya es un 50 % posible, porque nadie vota lo que no entiende. Luego es necesario que la crean. Que entiendan que los datos aportados son ciertos y vean porque debe ser verdad- que el proyecto es posible. Para ello es necesario presentar: Un presupuesto completo y buenas formas de obtener los recursos. Buen apoyo tcnico y logstico a travs de un grupo de expertos adultos confiables. Una buena provisin de tiempos para alcanzar los objetivos del proyecto y cada una de las actividades. La razonabilidad del esfuerzo comprometido para alcanzar los objetivos.

Hasta ac tiene un 75% a su favor, pero an falta algo ms. Que adems le pique . Le atraiga, le susurre. Le diga Macho, macha, El Informe Pgina 3 de 22

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ven haceme, soy tuyo. Para ello es necesario: La interpretacin de los gustos del grupo. Una presentacin inteligente de los aspectos ms interesantes del proyecto. Exposicin de los objetivos de la empresa que coincidan con las aspiraciones y deseos del grupo, presentados como anzuelos.

Entonces estar dado el empujoncito final y se lograr volcar al grupo a su favor. Es necesario comprender que el informe de factibilidad tiene cuatro puntales que pueden expresarse de la siguiente manera:

ESTO ES POSIBLE SE VE POSIBLE Y NOS VA A GUSTAR

ESTO
Es la definicin del proyecto en trminos claros, pero no solo en la realizacin sino tambin en todas las actividades que implica durante su preparacin.

ES POSIBLE
Es la investigacin que realiz el equipo sobre como hacer el proyecto, el apoyo tcnico y logstico con que se cuenta para realizarlo (Expertos, planos, materiales, lugares), los costos y como solventarlos (Presupuesto).

SE VE POSIBLE
Es el diseo del informe, como primera herramienta de su promocin es la forma en que se exponen los datos para que al cabo de su lectura interese al destinatario.

Y NOS VA A GUSTAR
Es el estudio que hizo el equipo sobre los consumidores de la empresa (Marketing) y que ha previsto que todos puedan interesarse con algn aspecto de la misma.

El Informe

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DEFINICIN
Por que tenemos que definir un proyecto? Porque no se trata de vender una idea, una sensacin, algo as, como un sentimiento, sino un Proyecto, una actividad que durante un tiempo va a comprometer no solo a los jvenes y adultos que la realicen, sino a todo el Movimiento. Generaciones enteras de Caminantes comprometidas por la realizacin de tu empresa. Pavada de responsabilidad As es que hay que cortar. S. Lo siento, pero hay que cortar. Aunque duela. Una idea es muy amplia, cuanto ms uno ms la piensa ms se expande. Si quers, puedes explayarte en ella, disfrutarla, volar, cortrsela a tus amigos, a tus viejos. Pero si quers convertirla en un proyecto realizable, tens que saber exactamente que quers hacer. Es decir DECIDIR QUE CUANDO DONDE COMO CON QUIENES QUERES HACERLO Al decidir ir a un lado y no a otro, vers como la idea primera comienza a achicarse por una parte, pero agrandndose por otras. Porque cada vez que cortes, definiendo la propuesta, estars acercndote ms a algo concreto. Volves de la luna al planeta tierra y aqu abajo, aunque no lo creas todava hay muchsimas cosas por hacer, por ver, por vivir. Cuando est definida la propuesta, tens que hacer el primer chequeo, para ver si est apestada. Sabes que cuando uno compra una manzana muchas veces se ve roja por fuera y al morder, uno se lleva un poquito de vida interior al estmago. Una manzana abichada. Suele suceder. Que no te pase lo mismo con tu propuesta. Hacele el siguiente examen. Crala si podes y si no enterrala y bscate otras propuestas un poco ms sanas

FINALIZACIN
El proyecto termina algn da? Cmo sera esa realizacin?. Algunos proyectos se piensan con perspectivas de perdurar por varios aos: un curso de Karate, la publicacin de una revista, la emisin de un programa radial, la creacin y funcionamiento de un criadero de animales domsticos, biblioteca pblica, etc. Si fuera as es necesario marcar una fecha de finalizacin. Momento en que los Caminantes se desvincula del proyecto, ya sea porque alcanza una meta preestablecida (cinturn amarillo) 3 nmeros de una revista o emisin radial), o porque delega, transfiere el fondo de comercio a los que continuarn. Tal es el caso de la biblioteca. Pero una u otra cosa debe estar no solo pensada desde el principio, sino comprometida desde entonces. Caso contrario se termina abandonando la empresa por cansancio. Definicin Pgina 5 de 22

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Testar y corregir la definicin para que contenga una fecha en el calendario en donde termina la empresa. Definir como sera esa fecha (inauguracin, traspaso, cierre definitivo. Exhibicin, festival, etc.) Consultar con el equipo de jefes de unidad.

MISIONES DE EQUIPO
El proyecto tiene posibilidades para ser llevado a cabo a travs de las misiones de equipo? Cmo seran las misiones propuestas?. En la Comunidad el trabajo se lleva a cabo a travs de los equipos. Una empresa debe estructurarse para que sean los equipos los que ejecuten las unidades de trabajo y no los comits o toda la Comunidad amuchada. Testear y corregir la definicin para que la empresa posibilite el trabajo de misiones de equipo. Definir cuales seran esas misiones. Consultar con el equipo de jefes.

POSIBILIDADES
Los Caminantes estn en condiciones para ejecutar el proyecto? Est dentro de su capacidad fsica, tcnica y econmica? Sean realistas y piensen si el costo tcnico, fsico o econmico de la empresa puede ser sostenido por la Comunidad en el tiempo normal que le dedican al trabajo. Recuerda que la Comunidad es un trabajo de tiempo libre y no la ocupacin principal de nadie. Tambin recuerda que no se trata de convertir al grupo en una empresa de trabajos extras para salir a comprar todos los chiches de la empresa. Debe haber trabajo de entrenamiento, equipamiento y tiempo para hacer las cosas con holgura sin molestar los estudios, la familia, los amigos. Consultar con el equipo de jefes.

SEGURIDAD
El proyecto est dentro de los lmites de seguridad permitido por la Asociacin? Existe riesgo par la salud o para el patrimonio propio o ajeno?. No se trata de hacer cosas de loco. No se necesitan mrtires. Accidentes sobran. No se trata de utilizar equipos inadecuados o esfuerzos sobrehumanos. Testear y sacar los puntos que sean peligrosos. Consultar con el equipo de jefes.

LA LEY SCOUY
Algunos aspectos del proyecto podran violar normas ticas o legales? Est enmarcado por la Ley y la Promesa Scout? La propiedad privada o intelectual, las normas de convivencia, la preservacin del medio ambiente, las normas de registro de conductores muchas veces son pasada como alambre cado, en pro de concluir una empresa. As se puede llegar a la realizacin, pero no se llega por ser Scout Mayor. Se aprender que el fin no justifica los medios y que todo es instrumental para llegar a lo que uno quiere. Una empresa que no haya reparado en esto no merece ser elegida por nadie. Cualquiera debe denunciarla. No merece gastar tiempo en averiguar la factibilidad. Pero tambin es posible cambiar y modificar aquellos aspectos contrarios a la Ley y la Promesa y Convertirla en una empresa decente. Definicin

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No tentarse.

DURACIN
La duracin de la empresa terminar por cansar a la Comunidad (1 ao o ms)? Es necesario tanto esfuerzo por una empresa de tan poco tiempo (45 das o menos)? Verificar los tiempos real que puede llevar la empresa y ajustarla a estos parmetros. Si no se puede alargar ms de 45 das. Olvdenla como empresa. Presntela en otra oportunidad como una actividad extraempresa. Mucho trabajo de gestin y organizacin resulta intil para una accin que se consume en una misin de equipo. Si en cambio dura ms de un ao, ver la posibilidad de sacarle algunos objetivos hasta hacerla accesible a la Comunidad. Si no se puede. Olvdenla. Es una accin para realizar en otro marco, quizs en los Rover.

DEPENDENCIA
Con solo el esfuerzo de la unidad puede llevarse a cabo o depende demasiado de promesas hechas o arrancadas a terceros (donaciones no confirmadas)? Que seguridad hay que las cumplan? Enbarcarse en una empresa que se estrella porque no te dieron lo que te prometieron es no solo duro, sino que es el principio del caos y se podra evitar. Conozco varios Polideportivos que no se hicieron porque a mitad de la empresa no se concret el territorio que iban a donar o flotas de canoas que nunca zarparon porque sus dueos se arrepintieron. Lo mejor es no depender de nadie para emprender un proyecto, pero si fuera necesario o tentador, procurar Testear muy bien las posibilidades de cumplimiento de las personas y asegralas con algn elemento que impida dar marcha atrs, haciendo una fiesta en donde el donante haga el donativo antes de que se necesite o un pequeo contrato simblico en donde se compromete a entregar lo prometido. No comiences una empresa con un camino nico, porque nunca se sabe por donde se rompe el tejido.

TERMINADO
Cada vez que agregues o saques elementos a tu propuesta tienes que testearlo en los trminos anteriores. Esto significa construir sobre algo slido, algo legal, algo confiable y realizable. Es decir agregar cosas posibles a una propuesta posible.

Definicin

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MARKETING
El marketing es un proceso que permite satisfacer las necesidades de los consumidores a travs de una investigacin, diseo, planificacin, comunicacin, publicidad, promocin y venta del producto. Nuestro producto es el proyecto. Los consumidores somos nosotros mismos, pero debemos venderlo a toda la Comunidad deben comprarlo por consenso. Lo que lo hace an ms difcil. As es que necesitamos conocer los gustos y necesidades de toda la Comunidad para obtener un producto que satisfaga a todos. A nosotros y a ellos. Este anlisis se realizar en dos etapas:

A ELEGIR EL PROYECTO
Cuando se tiene varias opciones, luego de una Tormenta de Ideas la decisin sobre cuales sern aptas para la Comunidad no recae solo sobre los gustos del equipo, sino sobre las posibilidades de xito que tenga al momento de ser elegida, de acuerdo a la situacin, necesidades y gustos de cada Scout Mayor. Los caminantes en general y la agrupacin. Nos sentamos a puntear los gustos de cada miembro de la Comunidad, antes de decidir el proyecto. Porque no colgar un papel afiche en la pared y colgar el nombre de cada Scout Mayor de la Comunidad y anotar sus gustos y disgustos, aquellas cosas que nunca hara y aquellas por las que vendera su alma. Esto no solo nos asegurar trazar una estrategia, sino que nos permitir conocer mejor a nuestros compaeros o por lo menos darnos cuenta de lo poco que lo conocemos y hacer algo para cambiar esta situacin. Como? Cmo en cualquier estudio de mercado ser necesario quizs entrevistar a las personas cuyas opiniones se desconocen, o sondear a travs de una encuesta previa a todos los miembros de la Comunidad, sobre las cosas que le gustara hacer Por qu no? Esto podra hacerce a travs de una grilla de actividades posibles o mejor an sobre las propuestas finalistas que el equipo halla seleccionado en su tormenta de ideas. Usa cualquiera de los mtodos que se te ocurra, pero ten presente que ninguna empresa comercial seria, lanza un producto al mercado sin antes conocer los gustos y necesidades de los consumidores. Esto sera como vender heladeras a los pinginos. Tomamos en cuenta las opiniones vertidas durante el ltimo Consejo de la Marcha en relacin a la empresa anterior y las conclusiones para empresas futuras. Al momento que se selecciona el proyecto de equipo, chequear si la propuesta coincide con los lineamientos surgidos del Consejo de la Marketing Pgina 8 de 22

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Marcha. Hacer un anlisis de la situacin real de los Caminantes y la Agrupacin en cuanto a necesidades y urgencias. Ms all de los gustos u opiniones vertidas. Hacer un diagnstico de cmo estamos en una poca determinada del ao y que necesitamos nos llevar a estudiar empresas realistas: Cantidad de miembros de la Comunidad. Nivel de adelanto de los Scout Mayores Lugar fsico (base, taller, campito) Estado fsico Limitaciones de tiempo (exmenes, trabajo, etc.) Proximidad del Campamento de Fin de Ao.

AL MEJORAR EL PROYECTO
No siempre se podr conciliar los gustos de todos en la propuesta, pero es muy raro que no haya aspecto de un proyecto que no interese de alguna manera a todos. El anlisis de los gustos individuales realizados al principio, ser de gran ayuda cuando se empiece a dar forma al proyecto elegido. Si una porcin importante de los Caminantes disfrutar con la actividad deportiva, podr incluirse en el medio de la empresa algn deporte de cualquiera de las formas que se les antoje, como la compensacin por algunos disgustos. Pero si an uno solo quedara afuera, esto podra acarrear un gran inconveniente al momento de tener que obtener el consenso unnime de la Asamblea, as que tambin habr que encontrar alguna manera de satisfacer sus gustos. Una consigna de trabajo sera: QUE NADIE QUEDE AFUERA Les parece complejo satisfacer a todos?. Pero un grupo es complejo, porque interviene fuerzas dispares y motivaciones no expresadas, propias del ser humano. Hay que aguantrsela. Para mantener un grupo unido que elija por el consenso de la actividad de los prximos meses, debe estar atento a las necesidades de todos sin exclusin. De todas maneras, pueden hacer como quieran pero sepan que la empresa resultar votada ser siempre la que ms guste a todos.

Marketing

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INVESTIGACIN
Recin cuando se ha definido bien la empresa y el equipo decide que tiene posibilidades de ser elegida, porque se estudio el mercado, se puede lanzar a la investigacin de los aspectos determinantes de la realizacin del proyecto.

EL PLAN
No tenemos todo el ao para preparar el informe de factibilidad. Los Caminantes vive de empresa en empresa, no de informe de factibilidad en informe de factibilidad. Es necesario trabajar con urgencias para ello dos son los cursos de investigacin: Obtener el apoyo tcnico Conocer los costos As es que hay que dividir las tareas y hacer un cronograma para cada uno en el equipo tenga una misin y una fecha para reportar su trabajo. (Que, cmo, donde, cuando, quienes). Primero todo se dividirn la responsabilidad para obtener el debido apoyo tcnico para realizar la empresa. Resultar conveniente lanzar varias de investigacin en forma paralela. Recuerda. Lo que abunda no daa. El exceso de expertos o informacin no da urticaria. Luego, con la informacin obtenida por los expertos se debe confeccionar el presupuesto.

APOYO TCNICO
No hay que tentarse en realizar las cosas sin un mnimo de asesoramiento. Ya sea que cualquiera puede apilar ladrillos colocando una mezcla en el medio, desarmar un reloj, trepar por una montaa o subirse a un bote. Pero construir una pared sin que se caiga, volver a armar un reloj para que funcione, subir a la cima sin matarse y remar sin naufragar requiere en la mayora de los casos, de un entrenamiento dirigido por alguien que sepa. Esto es un experto. Cuando alcanzaron a elegir la propuesta de equipo, hay que salir a buscar un experto. No queda otra.

LA BUSQUEDA
Ellos suelen frecuentar talleres, sindicatos, asociaciones, profesionales, empresas privadas, clubes, instituciones de bien pblico. Se los ha visto trabajando en su materia, conduciendo taxis, enseando en colegios, talleres y universidades. Existen dentro y fuera del movimiento Scout y eventualmente pueden tambin ser hijas, hijos, madres, padres, amigas, amigos, tas, tos, novias, novios, profesores de Scout y de no Scout. Los vecinos del barrio pueden ser expertos en algo sin que nosotros le hayamos prestado atencin. Muchas personas escriben notas en revistas especializadas y gustaran de asesorar sobre lo que escriben, siempre que se les haga cosquillas en su ego. Hay que buscarlo. Investigacin

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Sus nmeros telefnicos suelen aparecer tambin en las guas, como cualquier persona normal y si uno disca (o digita), puede darse una buena probabilidad de encontrarlo en el otro lado del tubo. En estos casos resulta muy bueno convenir una entrevista. La primer misin de un equipo al elegir su propuesta es entrevistare con un experto orientador. Cuando tienes un problema de salud, vas a un mdico clnico. l te orienta luego que especialista ver. Igualmente, cuando uno quiere saber algo sobre una empresa, hay que empezar a dirigirse a aquellos que uno cree que ms sabe sobre el asunto y luego afinar la puntera. Dice un viejo proverbio, que cuando el alumno est preparado, aparece el maestro. Esto significa que el maestro surge de la bsqueda del alumno, pero es la misma bsqueda la que va preparando al alumno a encontrar al objeto de su pesquisa. Luego, quizs, de varias decepciones y volver a comenzar, el equipo se encuentra ya preparado para conocer a su maestro. As, la primera persona que uno consigue para hablar sobre la empresa seguramente no ser el experto que nos ayude en el trabajo, pero podr orientarnos a otro y quizs ste a otro, hasta alcanzar al maestro. En cada entrevista se van perfilando nuevos aspectos del proyecto, corrigiendo la definicin y las actividades, agregando y sacando, alargando y achicando. Se va amasando la propuesta. Un poco de harina, un poco de agua. ste camino te llevar hasta el o los expertos que necesites. En cada caso no olvides de agradecer el tiempo que te regalan y darles siempre algn recuerdo de los Caminantes, algn proyecto explicativo de cmo trabajan los Scout Mayores y mantenerle ocasionalmente en contacto. Antalo en tu agenda de expertos, haya resultado o no la entrevista.

LA ENTREVISTA EL PRINCIPIO
El principio de toda entrevista ser poner al candidato en tema. Presentarse y presentar al movimiento Scout, a su agrupacin y a su Comunidad. Para ello debern pasar por la tienda Scout y cargar el morral con algunos folletos sobre el movimiento Scout y la comunidad Caminante. Charlen entonces sobre el propsito del movimiento Scout y sobre la forma de trabajar de la Comunidad Caminante para arribar por fin a la empresa y al pedido concreto del asesoramiento sobre la base del cuestionario que le ofrecemos ms adelante. Siempre dejen un folleto, ya sea que la entrevista sea exitosa o no. De esta manera tambin estarn haciendo promocin del movimiento Scout.

LA PREVENCIN
Con el o los expertos se debe charlar a calzn quitado. No debe haber engao sobre las necesidades. No es inteligente apurar a una persona a aceptar a algo distinto a lo que en realidad se le exigir. El problema que evitas hoy, crecer si se inflara cuando la empresa sea elegida. Si no est de acuerdo con el compromiso. A seguir buscando. Pero con lealtad. Tambin hay que aclararle con toda confianza, que hasta el momento se Pgina 11 de 22

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trata de una propuesta que puede no ser elegida. En cualquiera de los casos, el equipo se compromete a avisarle en forma inmediata.

EL CUESTIONARIO
Adaptado a cada caso y sin que se convierta en un cuestionario rgido, te sugiero que el experto conteste estas preguntas: 1. Si un grupo como el tuyo (edades, tiempos disponibles, nivel tcnico, posibilidades econmicas, lugar geogrfico) puede hacer la empresa que tienen en mente y en que tiempo. 2. Cules seran las actividades necesarias que requerira la empresa y cual podra mejorar la calidad del trabajo o incluir aspectos divertidos, variando la propuesta original? 3. Cunto tiempo demandara cada actividad de llevarla a cabo por equipo? 4. Qu trmites previos se debera hacer y que datos convienen averiguar? 5. Qu tipo de entretenimiento se requiere tener para hacer la empresa? Es posible hacerlo por medio de los equipos? Todos deben tener el mismo entretenimiento o cada equipo puede elegir especializarse en algo distinto? 6. Explicndole el sistema de especializaciones en primera etapa de la Comunidad, solicitar cuales seran los conocimiento mnimos que deberan tener un Caminante para aprobarla. 7. Dnde pueden conseguirse colaboradores para ayudar a la asistencia de cada equipo? Dnde pueden buscar nuevos expertos para ello? 8. Podra asistir a una reunin del consejo de Empresa, donde, en que da y durante cuanto tiempo? 9. Podra asistir a una reunin de entretenimiento y equipamiento de equipo? Dnde, en qu da y durante cuanto tiempo? 10. Podra asistir a la realizacin de la empresa? 11. Qu provisin, material, herramientas o equipamiento se necesita para hacer la empresa? Puede prestar algo o sabe quien puede hacerlo? 12. Qu tipo de materiales, herramienta y provisiones se requieren para llevar a cabo las prcticas de entretenimiento? 13. En que lugares se puede averiguar los precios de materiales, provisiones y herramienta a comprar o alquilar?

Investigacin

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14. Dnde se pueden realizar las misiones de entrenamiento y equipamiento y la realizacin de la empresa? Cmo obtener la autorizacin para utilizar dichos lugares? Cmo llegar? 15. Cunto tiempo requiere cada misin de entrenamiento, investigacin y equipamiento? Cunto tiempo requiere la realizacin tal como fue definida? 16. Qu publicaciones y libros tcnicos podran ayudar a comprender la empresa, algunos aspectos de ella o a entrenarse? 17. Cmo conseguir o hacer los planos de las obras, muebles o artefactos que se deban construir? 18. Cmo conseguir los mapas y cartas topogrficas necesarias para la empresa? 19. Cmo visitar previamente el o los lugares en donde se lleva a cabo la realizacin o el trabajo de taller? 20. Que direcciones tiles debe tener la Comunidad para completar la informacin? 21. Dnde se lo puede ubicar? En que telfono y que da y horario? 22. Cules son los gastos u honorarios que cobrara por su tarea?

EL CONTRATO
En forma verbal o an en forma escrita, si hay confianza se puede redactar una formula de compromiso que contenga las siguientes clusulas: 1. Que tipo de asistencia puede brindarnos. Que das compromete para la Comunidad. Horarios y lugar. 2. Que tipo de comunicacin que se plantea entre el consejo de empresa y o los comits y los equipos. Forma, tiempo y lugar. 3. Obligaciones de los Caminantes en cuanto a los horarios, el trabajo, el tiempo, la obtencin de recursos, utilizacin de materiales, la limpieza de las herramientas y los lugares, la correccin, las medidas de seguridad, etc. El contrato es un instrumento til a dos puntas. El experto mismo se da cuenta que la cosa va en serio y la Comunidad tiene la seguridad de contar con l y evaluar el aporte en el tiempo que est dispuesto a dar.

DOCUMENTACIN
Muchas veces se requieren mapas, planos, formulas, revistas etc. El equipo deber tener en cuenta en su plan, la obtencin de estos recursos para completar su informe. As: Construir algo: acompaar el plano. Recorrer el lugar: acompaar el mapa. Representar una obra: acompaar el libreto.

Investigacin

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EL PRESUPUESTO
EGRESOS
Sabes que todo proyecto tiene su costo y que de nada te sirve planificar la construccin de una cabaa sino tienes la forma de comprar los materiales. As es que para poder planificar despus, los trabajos que sern necesarios realizar para poder solventar los gastos de la empresa, tens que detallarlos desde los principios. Para ello te conviene prestar mucha atencin en la entrevista con el experto y tomar nota de todo lo que puede ser un gasto, esto incluye las cosas ms insignificantes y las eventualidades que pueden surgir durante el transcurso de la empresa, tal como que no te presten lo que te prometieron. A todo proyecto por regla general tienes que adicionar: Pasajes a los lugares de trabajo. Fotocopia y gastos de papelera. Provisin de alimento. Rollo fotogrfico o cassette de vdeo para el recuerdo. Regalo para los expertos y otras personas que nos ayuden. Material de limpieza para dejar los lugares de trabajo limpios. Materiales de seguridad (botiqun, matafuegos, salvavidas, etc.) Luego te diriges a los lugares que te indic el experto y haces un listado de precios de acuerdo a las distintas calidades. Si n lo hizo usa la gua amarilla de telfono. Anota el valor de la unidad de cada producto y en los casos en que esto se requiera, las dimensiones. Ve a ms de un lugar. Recuerda que hay negocios atendidos por Tito baratito o Mximo Careli. Cuando se requieran trabajos, pdeles un presupuesto escrito. En todos los casos fjate la posibilidad de comprar con tarjetas de crditos (a veces el Jefe de Comunidad accede), en cuotas, con cheque y la posibilidad de descuento o diferencias de precios por pago contado, por cantidad o por material de desecho o de segunda seleccin. Si existe posibilidad de prstamo o donacin, igualmente anota el precio no es un trabajo demasiado pesado ahora, y siempre tendrs a mano l calculo del valor real de la empresa. Es que nunca se sabe cuando se puede arrepentir un generoso. Un presupuesto se arma por rubros indicando la cantidad, el detalle, el precio unitario y el precio total.

INGRESOS
No es necesario que detalles la forma de financiar el proyecto, porque la Comunidad ya tiene sus mtodos, pero si la propuesta es muy costosa o tiene en s formas propias de financiarse (entradas, avisos, Kiosco, ventas etc.), tienes que hacerlo con una postura estratgica para su seleccin. Normalmente todos los equipos tiran una lnea sobre la propuesta de trabajo para obtener los fondos necesarios. El Presupuesto Pgina 14 de 22

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La razn de que hagas un detalle minucioso de todos los gastos de la empresa, no solo es para que el total sea un valor real, sino para que se pueda regular el flujo de caja a lo largo de la empresa. Es decir, para que se pueda programar los ingresos y los egresos en forma armoniosa. Para que no haya dinero inmovilizado ni que falte en el momento en que se necesita. Es parte de la poltica de ingresos tambin, el obtener financiaciones provisorias para algunas adquisiciones o para organizar eventos o emprendimientos que produzcan los ingresos deseados.

El Presupuesto

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DISEO
El resultado de la investigacin puede ser abundante y necesario, pero para confeccionar el documento informe hay que seleccionar que datos son suficientes y cuales son los interesantes. El informe en su doble funcin: de demostrar la posibilidad de realizar la empresa y de promocionar la idea, debe disearse de forma que no canse con los datos y que rpidamente convenza al lector. La informacin que se recab y que no se coloca en el informe a distribuir, queda como una reserva de poder, para contestar las preguntas en la asamblea y aportar informacin al consejo de la empresa en caso de que salga elegida. Pero la informacin que va a circular en el informe de factibilidad debe estar armoniosamente seleccionado y dispuesta en forma grata y atrayente en el soporte que mejor le sirva.

SOPORTE
El informe de factibilidad puede disearse en mltiples formatos. No hay ninguna ley que indique que debe ser una hoja oficio o de cuaderno escrito a mquina. La estrategia publicitaria que se tenga marcar el formato y el estilo del informe. Por cierto que un informe de factibilidad no es un libro, pero si puede ser una revista, un folleto, un diario, un mural. EN PAPEL: si se utiliza el soporte papel, que por otro lado no solo es el ms comn, si n todava el ms prctico, se puede optar entre otros en Una o ms hojas oficio a simple o doble faz Una o ms hojas cartas a simple o doble faz. Una o ms hojas doble carta a simple o doble faz. Todas ellas pueden compaginarse en forma de libretos de1/2, o 1/3 pginas o doblarse como un trptico, dejando un mensaje en el centro. EN ROLLO: No lo he visto todava pero el informe de factibilidad puede entregarse en un rollo largo con maderas en las puntas. ROTAFOLIO: El informe de factibilidad, puede presentarse a travs de un rotafolio. Una serie de carteles expresan los aspectos de la empresa y van descubriendo a medida que se explica la empresa en la presentacin. Este sistema permite apoyar la charla y adems queda en la Base para consulta. Si bien es bueno para dar claridad a la exposicin a mi criterio no reemplaza el informe de factibilidad entregado a cada miembro en los Caminantes. SOLIDEZ: Se puede sacar solidez con los cuadros de informe, o producir el mismo efecto a travs de algunos programas de computacin como el Harvard Graphics, diseado sobre la pantalla cada diapositiva. La exposicin con slides como apoyo didctico es impresionante, pero a mi criterio no suple el informe de factibilidad entregado a cada miembro de los Caminantes. Diseo Pgina 16 de 22

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VDEO: con la utilizacin de cmaras de videofilmacin y algunos programas de computacin, se puede grabar un corto que contenga toda la informacin que se requiera para mostrar la propuesta. Se puede hacer una copia por equipo o pasar el cassette para que cada equipo lo vea en su propia casa y lo comente an antes de la presentacin general o se puede demostrar en la asamblea. A mi criterio no suple el informe de factibilidad entregado a cada miembro de la Comunidad. DEMOS: existen varios programas de computacin que permiten mostrar una serie de carteles sucesivamente a travs de una serie de efectos en relacin a cada cartel. Si los equipos tienen acceso a una PC se puede entregar el informe de factibilidad en disquetes.

COLOR
Anuncien con color. Cualquiera sea el soporte utilizado, no se olviden que ya nadie presta atencin al blanco y negro, salvo por cuestiones de revival.

CUERPOS
El informe, caleciera sea la forma que se lo presente debe cortar con varios cuerpos o captulos. Estos deberan estar lo suficientemente destacados como para poder buscar con facilidad los distintos tems. Existe por cierto otras formas, que pueden ser muy amenas, para presentar un informe, como puede ser un relato, un dialogo entre dos personas, un poema, etc. Pero en todos los casos rpidos cada uno de los rubros tpicos del informe (por ejemplo a travs de notas marginales).

IMAGEN
Un lugar destacado del informe debe estar cubierto con los elementos que le dan personalidad al proyecto y que son los aspectos ms publicitarios del mismo. La marca. Esto es el nombre, el lema y el emblema del proyecto. El lugar donde se lo coloque puede ser cualquiera pero debe ser visible y original. Tengo que confesarles que existen muchos lugares en una hoja de papel adems del margen superior. Uno puede escribir a varias columnas, escribir un titulo en cualquiera de todos los mrgenes y an en el centro. El emblema puede encontrarse al lado del nombre de la empresa, al final en cualquier parte e incluso sobre impreso detrs de la escritura.

DEFINICION
Una cosa es tener en claro la definicin y otra muy distinta es ayudar al lector a encontrarla. Recuerda que el informe debe ser ledo y entendido. El tiempo juega en contra de cada informe. Cuanto ms tiempo lleva comprender que es lo que quiere decir un escrito o un informe menor predisposicin se tiene en el lector a aceptar la idea. Por eso la definicin debe tener junto el nombre de la empresa una inevitable atraccin. All van los ojos atrados por el diseador grfico que sos voz- a estrellarse en el que, como, cuando, con quienes y donde de tu propuesta. Diseo Pgina 17 de 22

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ACTIVIDADES
Un campo especial debe dedicarse a las actividades que se pueden hacer en la empresa. No se requiere un anlisis detallado sino una enunciacin para provocar el inters de los futuros electores.

EXPERTOS
Normalmente se coloca el nombre, profesin, tiempo disponible y formas de conectarse (telfono y horarios). Pero si esto no resulta suficiente para vender a travs del informe, puede agregarse algo a la historia del experto que resulte atrayente, sus aventuras o su trayectoria. No desperdiciarlo. Esto ayudar a los Caminantes a ver la envergadura del proyecto y el experto a sacar brillo a su chapa.

ESPECIALIZACIONES
Todos quieren saber como progresarn en su plan de trabajo a travs de la empresa. Esto fue ya charlado con el experto y debe volcarce la informacin en el documento. Si se ha delineado una serie de requisitos para cada especializacin, colocarlos a titulo de propuesta.

PRESUPUESTO
Todo el presupuesto con los gastos y con los posibles ingresos debe estar expuesto en el informe.

ILUSTRACIN
Cualquier documento, sin ilustrar cae pesado, una ilustracin da aire al diseo, permite respirar entre rollo y rollo. Descansar. En algunos casos la ilustracin resulta necesaria: planos, esquemas, mapas, etc.

MAPAS
Si se propone la realizacin de un campamento, un raid o un itinerario, inevitablemente deber acompaarse la carta o el mapa del lugar.

FOTOS
Si se tienen fotos que ilustren la empresa se puede acompaar al informe. Hoy la fotocopia color son maravillosa.

PLANOS
Si se construye algo debe acompaarse el plano. No se necesita que vaya en cada informe, aunque sera til que por lo menos vaya un bosquejo.

PERFIL DE LA COMUNIDAD
Si se va a remitir el informe de factibilidad al C D R o a alguna base de datos distritales, resulta conveniente acompaar el perfil de la Comunidad en el que ha sido presentado: cantidad de miembro, edades, nivel de adelanto y experiencia en la materia.

Diseo

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LEVANTANDO LA PUNTERA
Las cosas pueden hacerse como vinieron hacindose desde siempre o mejorar cada da un poco ms hacia la excelencia. Pensar en el futuro:

BASE DE DATOS
Como vers el trabajo que encara un equipo al hacer su informe de factibilidad no es moco de pavo. Un buen trabajo puede no ser votado hoy pero encontrarn las voluntades que le fueron esquivas, quizs en la prxima oportunidad o en otra Comunidad. Por ello es una excelente prctica la que llevan a cabo varios distritos de intercambiarse los informes de factibilidad y de crear un banco de datos con los informes de factibilidad presentados en todas las comunidades. Una carpeta con toda esta informacin es un tesoro que debe guardarse celosamente cada Comunidad o Distrito. Pero que debe compartir con las dems Comunidades y Distrito. Enviar los informes de factibilidad al centro de documentos que hay en casa Scout permitir incorporarlo a la base de datos informatizada y eventualmente recuperable por la red. Cualquier Comunidad o Distrito podra tomar la iniciativa de incorporar la informacin en Internet con una estructura fcil para ingresar los datos principales de cualquier informe de factibilidad: grupo, distrito, domicilio, definicin de proyecto, perfil de la Comunidad en la cantidad de integrantes y experiencia, duracin, costo total, etc.). Armar y difundir esta base de datos podra ser tu futura empresa.

ESPECIALIZACION
Una Comunidad que est convencida en la importancia de esta etapa en la empresa dara todo su apoyo al entrenamiento de los equipos y a la optimizacin del informe. A travs de expertos en administracin de empresas y diseo grfico o publicitario puede disear una especializacin para aquellos que hayan demostrado inters y nivel de trabajo. Esta prctica estimula al mejoramiento de los informes y tiene una rpida consecuencia: el mejoramiento de las empresas y la excelencia de la Comunidad.

INVERTIR
Para lograr una tradicin de buenos proyectos es necesario gastar unos mangos en hacer el informe de factibilidad. La Comunidad puede dedicar algunos fondos de sus arcas para que cada equipo pueda llevar a cabo con holgura la investigacin y la preparacin grfica de informe. En la forma que funcional las campaas electorales. El estado subvenciona con una suma de dinero partes de los gastos que representan: pegado de afiches, convenciones, espacios publicitarios, caravanas, etc. Sin fondos, seguramente que la campaa es pobre y no se puede acceder a buenas fuentes de investigacin ni resulta posible publicar informes y afiches piolas, ni invitar con un caf al posible experto. Que es eso de hacer el informe en una hoja de carpeta, mitad a birome, mitad a

Levantando la Puntera

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lpiz. Dos tachaduras y un borrn... gastencen en conseguir una mquina de escribir con una buena cinta o mejor an una PC. Use un buen procesador de palabra o algn diseador de dibujo y si se estiran un poquito podran sacar los originales en lser que no es caro e impresiona.

Levantando la Puntera

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CHEQUEO FINAL.
Cada vez que termines un informe de factibilidad chequalo con las siguientes preguntas: 1. Hemos definido bien lo que nos proponemos hacer? 2. Pas la empresa las preguntas sobre la finalizacin, misiones de equipo, posibilidades, seguridad, Ley Scout, duracin y dependencia? 3. Estamos convencidos que la empresa es buena y posible? 4. Estamos convencidos que la empresa puede gustar a la Comunidad? 5. Nos hemos distribuido bien las responsabilidades en el equipo para hacer la investigacin y el diseo, ayudar? 6. Hemos buscado concienzudamente a todos los expertos que nos podran ayudar? 7. Hemos acudido a la entrevista con un folleto Scout y con un cuestionario someramente diseado? 8. Hemos prevenido al experto de la forma de trabajo de la Comunidad y de lo que realmente le estamos pidiendo? 9. Hemos estipulado un convenio con el experto? 10. Hemos incorporado al informe las actividades que se puede hacer en la empresa? 11. Hemos armado el presupuesto consultando a ms de una casa por producto? 12. Hemos regateado lo suficiente las condiciones de compra, pago, entrega, etc.? 13. Hemos contemplado todos los rubros en forma minuciosa para el presupuesto? 14. Hemos hecho copias suficientes para todos los miembros de la Comunidad y las entregamos con suficiente anticipacin?

Chequeo Final

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EPLOGO
Tienen el informe preparado. Han hecho la investigacin, disearon el documento. Estn satisfechos con su trabajo. Solo falta promocionar el producto. Pero es tema para otra historia.

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