Manual de Abasto de Medicamentos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN SERVICIO SUBROGADO
ENERO DE 2007
Derechos reservados Primera edicin 2007 Gobierno del Estado de Mxico Secretara de Salud Instituto de Salud del Estado de Mxico Av. Independencia Ote. 1009 Colonia Reforma C. P. 50070 Impreso y hecho en Toluca, Mx. Printed and made in Toluca, Mx. La reproduccin parcial o total de este documento Podr efectuarse mediante la autorizacin exprofeso de la fuente y dndole el crdito correspondiente.
NDICE Pgs.
Presentacin Aprobacin Objetivo General Identificacin e interaccin de procesos Relacin de Procesos y Procedimientos Normas Generales de Operacin Definiciones Descripcin del procedimiento 1. Suministro de medicamentos por Receta Mdica 2. Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Material de Curacin 3. Pago a proveedores 4. Entrega de reportes
III IV V VI VI VII VIII IX 217B50000/01-02 217B50000/02-02
217B50000/03-02 217B50000/04-02
Simbologa Registro de ediciones Distribucin Validacin
X XI XII XIII
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: III Presentacin El Plan de Desarrollo del Estado de Mxico 2005-2011, establece en el pilar !: Seguridad Social, en las estrategias del Objetivo I, de la vertiente de calidad de vida, privilegiar el trato humano en la prestacin de los servicios de salud pblica con eficiencia y calidad; as mismo, dentro de la estrategia de calidad de los servicios de salud considera que uno de los principales retos del Sistema de Salud del Estado de Mxico y una de las principales preocupaciones de los usuarios de los servicios, es la calidad de la atencin. La complejidad y magnitud de los retos del desarrollo sustentable plantean la necesidad de adecuar la Administracin Pblica Estatal para trasformarla en un instrumento que responda con eficacia, eficiencia y congruencia a las exigencias de la sociedad. Se requiere una Administracin Pblica con mayor capacidad de respuesta para la instrumentacin de los planes y programas de gobierno, con nuevas formas de organizacin, trmites de servicios que contemplen la desregulacin y simplificacin, con controles preventivos eficientes, una nueva cultura de servicio a la ciudadana y el uso generalizado de instrumentos y mecanismos de autocontrol, as como de tecnologas de vanguardia en sus procesos administrativos, para el fortalecimiento del gobierno electrnico. Se requiere realizar un planteamiento de las prioridades y buscar mecanismos para racionalizar el quehacer pblico. En particular, es necesario impulsar cambios para evitar duplicidad de funciones, programas y estructura entre las dependencias, profundizar la descentralizacin de funciones del estado hacia los municipios, promover la reorganizacin administrativa regional y mejorar las disposiciones regulativas. De esta manera, ser posible racionalizar el gasto corriente y propiciar un mayor nivel de inversin para satisfacer las demandas sociales. El H. Consejo Interno del Instituto de Salud del Estado de Mxico, en Sesin Ordinaria nmero 143, de fecha 16 de febrero de 2006 y mediante acuerdo ISE/143/011, aprob establecer la poltica de subrogacin de medicamentos con servicio de administracin e informacin integral, mismos que cuentan con recursos en el presupuesto 2006, para los hospitales y centros de salud urbanos del Instituto para que se instruya conforme a la normatividad en la materia. En este contexto el Instituto de Salud del Estado de Mxico, elabora el Manual de Procedimientos del Sistema de Control de Medicamentos y Material de Curacin, a efecto de dar cumplimiento con el acuerdo del H. Consejo Interno y como un mecanismo administrativo para hacer eficaz y eficiente la realizacin coordinada de las tareas encaminadas a la prestacin de los servicios de salud y contribuir a la seguridad integral de la poblacin.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: III Presentacin El presente manual precisa las funciones y actividades, considerndose a la vez un medio de informacin, quedando integrado con el objetivo del mismo documento, las bases jurdicas que indican la actuacin del rea correspondiente, la descripcin de los procesos para su realizacin, as como los formatos e instructivos.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: IV Aprobacin
Con fundamento en el artculo 293, fraccin IV del Reglamento de Salud del Estado de Mxico, el H. Consejo Interno del Instituto de Salud del Estado de Mxico, en sesin ordinaria nmero 150, aprob el presente Manual de Procedimientos del Sistema de Control de Medicamentos y Material de Curacin, el cual contiene la informacin referente a consideraciones generales, sistema operativo y procedimientos, as como las directrices para el logro de los objetivos institucionales. FECHA DE ACUERDO 26 DE MARZO 2007 NMERO DE ACUERDO ISE/150/008
_________________________________________________ M. EN A. EDUARDO FRANCISCO BERTERAME BARQUN DIRECTOR DE ADMINISTRACIN Y SECRETARIO DEL CONSEJO INTERNO DEL ISEM (RBRICA)
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: V Objetivo General Establecer los mecanismos necesarios que permitan implantar y operar el sistema de control de medicamentos y material de curacin, mediante la poltica de subrogacin del servicio de la botica en las unidades mdicas del Instituto de Salud del Estado de Mxico.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: VI Identificacin e Interaccin de Procesos Proceso: Suministro de medicamentos y material de curacin a pacientes y Servicios Mdicos del Instituto, mediante la subrogacin del servicio de botica, en hospitales, centros de salud con hospitalizacin y centros de salud urbanos.
Relacin de Procesos y Procedimientos Procedimientos: Suministro de medicamentos por Receta Mdica Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Material de Curacin Pago a proveedores Emisin de reportes. Mapa de Procesos Paciente
Solicita servicio Suministro del 100% medicamentos
Unidad Mdica
Consulta externa
Urgencias
Hospitalizacin
Suministro de medicamentos
Proporcionando al Paciente Atencin Mdica
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: VII Normas Generales de Operacin 1. La Subdireccin de Recursos Materiales elaborar y difundir cronograma para convocar a las unidades mdicas del instituto, participantes en la subrogacin del servicio de botica, a realizar el cierre de sus almacenes en materia de medicamentos y material de curacin, con el propsito de llevar a cabo la toma fsica de los inventarios correspondientes, en coordinacin con la Unidad de Contralora Interna y el Departamento de Contabilidad. 2. El perodo mximo del cierre de las boticas y la recepcin y apertura de las mismas, por parte de los proveedores, no podr ser mayor a 72 horas, de conformidad con el contrato correspondiente. 3. El Instituto entregar a los proveedores los inventarios correspondientes al catlogo y cuadro bsico de medicamentos y material de curacin estipulados en los contratos ISEM-AJ-CA-LP42/O33-06 y ISEM-AJ-CA-LP42/O34-06; las claves que queden fuera se almacenarn de manera separada, quedando bajo el resguardo y responsabilidad del personal de las unidades mdicas del Instituto. 4. Slo se debern dar de baja del sistema los medicamentos y material de curacin por entregar a los proveedores, los restantes debern de seguirse operando normalmente. 5. Los proveedores operaran los inventarios que les sean entregados sin considerar precios, pero si costos. 6. Algunas claves de los inventarios tienen diferentes costos, debido al tipo de abasto por el cual fueron asignados a la unidad mdica (compra directa, abasto por almacn central, donaciones y transferencias), por lo que los proveedores debern operarlos y reportarlos con los mismos costos. 7. Los proveedores debern proporcionar una fianza al Instituto, por el importe total del inventario que les haya sido entregado, an cuando una misma clave tenga varios costos. 8. A la baja en sistema de los medicamentos y material de curacin por entregar a los proveedores, se le dar el trato de una salida por consignacin bajo cuatro rubros de abasto identificados por un carcter: c: compra directa, a: abasto por almacn central, d: donaciones y t: transferencias. 9. Las unidades mdicas integrarn las salidas de los medicamentos y material de curacin por entregar a los proveedores en cuatro grupos, de conformidad con su tipo de abasto: compra directa, abasto por almacn central, donaciones y transferencias, para ser dados de alta y operados de la misma manera por los proveedores.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: VII
Normas Generales de Operacin 10. Las unidades mdicas sistemticamente manejarn la salida de los medicamentos y material de curacin por entregar a los proveedores como un archivo temporal. 11. Deber estipularse dentro del contrato la obligatoriedad de los proveedores de respetar los costos ofrecidos por el Instituto al momento de emitir los reportes de las salidas de los medicamentos y material de curacin bajo la modalidad de consignacin. 12. Los proveedores instalarn en cada unidad mdica del Instituto, participantes en la subrogacin del servicio de botica, un equipo de cmputo y sistema, el cual deber contener el archivo del inventario inicial de sus operaciones. 13. Las unidades mdicas y administrativas del Instituto, debern entregar a los proveedores la siguiente informacin para dar inicio con la operacin del Sistema para el Control de Medicamentos y/o Material de Curacin bajo la modalidad de subrogacin del servicio de botica: a). La Subdireccin de Atencin Mdica del Instituto: Catlogo de claves CIE-10, tanto primarias como secundarias. Catlogo de claves del personal mdico facultado en las diferentes unidades mdicas participantes en el sistema, para autorizar la Receta Mdica y el Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Material de Curacin, conteniendo su nmero de matrcula. En el caso del personal mdico que carezca de matrcula, la Subdireccin les asignar una clave interna para su identificacin. b). La Subdireccin de Recursos Materiales del Instituto: Catlogo de claves de medicamentos y material de curacin incluidos en el sistema (de conformidad con el indicado en las bases de la licitacin). El precio de las claves del medicamento y material de curacin incluidos en el sistema, de conformidad con la ultima compra consolidada, a efecto de valuar la toma de inventarios en los centros de salud. c). La Subdireccin de Tesorera y Contabilidad del Instituto: Catlogo de claves de las unidades mdicas en las que habr de operar el sistema, para el caso de los centros de salud se estructura la clave anexando un digito identificador.
Normas Generales de Operacin d). La Unidad de Informtica del Instituto: La definicin de la estructura del archivo plano. d). La Unidad de Informacin, Planeacin, Programacin y Evaluacin del Instituto: Catlogo de unidades por municipio y localidad. 14. El proveedor entregar por escrito a la Coordinacin de Administracin y Finanzas la clave de acceso a su sistema para su explotacin. 15. La clave del paciente correspondiente a poblacin abierta ser su nmero de expediente. 16. Para el caso de los centros de salud, los contactos para la toma de inventarios, sern el Administrador y/o el Responsable de Almacn de las jurisdicciones correspondientes. 17. En las boticas instaladas por el proveedor, bajo el sistema de subrogacin de servicios, no se practicar el suministro de medicamentos bajo la modalidad de pastilleo, por lo que el servicio de botica de la unidad mdica del instituto ser el responsable del resguardo del medicamento y material de curacin que no le sea suministrado de inmediato a los pacientes. 18. La Subdireccin de Recursos Materiales deber de informar oficialmente a la Subdireccin de Atencin Mdica las fechas de cierre de almacenes, as como del suministro de medicamentos y material de curacin, para la toma fsica de inventarios, en las unidades mdicas participantes en la subrogacin del servicio de botica. 19. El proveedor proporcionar a las unidades mdicas del instituto un nmero confidencial de acceso al sistema, con el propsito de llevar a cabo su actualizacin mediante el registro oportuno de las altas y bajas del personal mdico. 20. El proveedor deber dejar en su sistema el mdulo correspondiente a catlogos de informacin y la Subdireccin de Atencin Mdica tendr actualizada la informacin, adems el proveedor deber permitir exportar dicha informacin cuando el instituto lo requiera, as como la informacin de requerimientos. 21. Los proveedores sern responsables de contar con las autorizaciones sanitarias y dems permisos y registros necesarios para operar el servicio subrogado de medicamentos y material de curacin.
Normas Generales de Operacin 22. Cada botica del proveedor deber contar con responsable sanitario y aviso de funcionamiento autorizado por la jurisdiccin de regulacin sanitaria correspondiente. 23. El sistema se aplicar con carcter obligatorio en Hospitales y Centros de Salud del Instituto de Salud del Estado de Mxico. 24. Los hospitales y centros de salud urbanos del Instituto sern abastecidas con los medicamentos de acuerdo al catlogo y cuadro bsico de medicamentos y material de curacin estipulados en los contratos ISEM-AJ-CA-LP42/O33-06 y ISEM-AJ-CALP42/O34-06, por la empresa adjudicada mediante el proceso de licitacin. 25. Todo servicio hospitalario deber contar con la dotacin suficiente para dar cumplimiento a la teraputica indicada, de conformidad con lo estipulado en las clusulas de los contratos ISEM-AJ-CA-LP42/O33-06 y ISEM-AJ-CA-LP42/O34-06. 26. El proveedor estar sujeto a las obligaciones y sanciones establecidas en los contratos ISEM-AJ-CA-LP42/O33-06 y ISEM-AJ-CA-LP42/O34-06, para el surtimiento de medicamentos y material de curacin. 27. El Director y Administrador de las unidades medicas sern los encargados de hacer del conocimiento de la Subdireccin de Recursos Materiales, as como de las unidades de Asuntos Jurdicos y Contralora Interna del instituto, las anomalas e ineficiencias en que incurra el proveedor de la botica. 28. El Director y Administrador de las unidades medicas sern los encargados de dar seguimiento a los casos sobre incumplimiento por parte de los proveedores. 29. Los medicamentos controlados sern adquiridos, registrados y administrados de conformidad con los controles y sistemas establecidos en el Manual de Procedimientos del Servicio de Botica, as como con la normatividad vigente en la materia.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: VIII
Definiciones Abastecer: Proveer de los elementos materiales necesarios para llevar a cabo una operacin o funcin determinada. Adquisicin: Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedad de una cosa mueble o inmueble o algn derecho real sobre ella. Puede tener efecto a titulo oneroso o gratuito; a titulo singular o universal. Atencin a la salud; servicio de atencin a la salud: Conjunto de acciones coordinadas de promocin y de educacin para la salud, proteccin especfica, deteccin, limitacin del dao, atencin mdica de enfermedades y rehabilitacin, que se desarrollan por interaccin de diferentes grupos de profesionales y tcnicos, con el fin de preservar la salud del individuo o recuperarla, en conjunto con la familia o la comunidad. Botica: Establecimiento dedicado a la comercializacin de especialidades farmacuticas, incluyendo aquellas que contengan estupefacientes y psicotrpicos o dems insumos para la salud. CIE-10: Clasificacin estadstica internacional de enfermedades y problemas relacionados con la salud, dcima revisin. Al estndar internacional, de uso obligatorio en todo el pas, para la codificacin y generacin de estadsticas de morbilidad y mortalidad uniformes, que permitan la comparabilidad nacional e internacional. CLUES: Clave nica de establecimientos de salud. Al identificador nico, consecutivo e intransferible que asigna la Direccin General de Informacin en Salud a cada establecimiento de salud (unidad mdica, laboratorio, farmacia, centros de diagnstico, centros de tratamiento, oficinas administrativas) que exista en el territorio nacional, sea pblico o privado, y con la cual se identifica todo lo reportado por el mismo a cada uno de los subsistemas del Sistema Nacional de Informacin en Salud. Conciliacin: Mtodo o accin para la prevencin y resolucin de discrepancias en materia financiera y/o administrativa, entre las unidades operativas y normativas del instituto. Contabilidad: Principios y tcnicas utilizadas en el establecimiento y anlisis de las cuentas que registran tanto los activos, pasivos, capital o patrimonio; ingresos, costos y gastos, como las asignaciones, compromisos y ejercicios correspondientes a los programas y partidas presupustales.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: VIII Definiciones Contrato: Es el instrumento usual para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen, por lo general se utiliza para la adquisicin o venta de productos o como medio para emplear los servicios de una persona. El contrato es un instrumento normativo, y como tal, debe precisar en todo momento las diversas condiciones que las partes contratantes se imponen como obligaciones y derechos; stos son asentados en clusulas cuyo conjunto norma la actuacin de las partes contratantes durante la vigencia del mismo. Contra recibo: Es un documento donde registra los datos para pago de un servicio o un bien, en el cual se pagar canjeando dicho documento. Control: Proceso cuyo objetivo es la deteccin de logros y desviaciones para evaluar la ejecucin de programas y acciones y aplicar las medidas correctivas necesarias. La accin de control puede producirse permanente, peridica o eventualmente durante un proceso determinado o parte de ste, a travs de la medicin de resultados. Control de existencias: Registros que se efectan a fin de mantener un equilibrio entre la demanda de medicamentos y material de curacin por parte de los diferentes servicios de las unidades mdicas del instituto y la existencia fsica de los mismos en la botica, de conformidad con lo estipulado en las clusulas del contrato. Control presupuestal: Sistema compuesto por un conjunto de procedimientos administrativos mediante los cuales se vigila la autorizacin, tramitacin y aplicacin de los recursos humanos, materiales (servicios) y financieros integrantes del gasto pblico que realicen las diferentes unidades del instituto en el desempeo de sus funciones asignadas. Consulta externa: Atencin mdica que se otorga al paciente ambulatorio en un consultorio de la unidad mdica del instituto, que consiste en realizar un interrogatorio y exploracin fsica, para integrar un diagnstico. Cuadro bsico de medicamentos y material de curacin: Denominado tambin como Cuadro bsico y catlogo de insumos del Sector Salud, en la actualidad se constituye como un instrumento fundamental en la poltica de adquisicin de insumos, con el nuevo sistema de salud integrado por el IMSS, el ISSSTE y el Sistema de Proteccin Social en Salud, que significa la atencin mdica integral incluyendo el acceso a medicamentos, ya que son un componente esencial de la atencin a la salud.; tiene por objeto seleccionar y codificar los insumos necesarios para la prevencin, tratamiento, rehabilitacin e investigacin de los problemas de salud, y estarn integrados por:
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: VIII PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos por Receta Mdica Definiciones: I. II. Medicamentos; y Material de curacin;
Diagnstico mdico: Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analtico de un problema de salud, que permite destacar los elementos ms significativos de una enfermedad. Diagnstico primario: Situacin diagnosticada como la causa primaria de la necesidad de tratamiento y/o rehabilitacin del paciente, en caso de detectarse ms de una enfermedad as caracterizada, deber seleccionarse la que ocasion el sntoma principal de la alteracin en la salud del paciente. Este ser representado mediante una clave asignada mediante el CIE-10. Diagnstico secundario: Situacin diagnosticada como la causa secundaria de la necesidad de tratamiento y/o rehabilitacin del paciente, enfermedad subsecuente del sntoma principal de la alteracin en la salud del paciente. Este ser representado mediante una clave asignada mediante el CIE-10. Eficacia: Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. Virtud, actividad, fuerza, poder y capacidad para obrar y producir un efecto previsto. Eficiencia: Es el uso ms racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado. La eficiencia se considera el requisito para evitar dispendios y errores costosos. Ejecucin del gasto: Accin o manera de emplear el dinero, de acuerdo con lo programado o las necesidades que es preciso satisfacer. Evaluacin y control de adquisiciones: Activacin y vigilancia de la entrega de los bienes en los trminos y condiciones previstas en el contrato y de su existencia y suministro por parte de la botica para su entrega oportuna a los usuarios, as como la captacin, registro y procesamiento de la informacin para la emisin de los informes requeridos por las reas competentes del instituto. Expediente clnico: Conjunto de documentos escritos, grficos e imagenolgicos o de cualquier otra ndole en los cuales el personal de salud, deber hacer los registros, anotaciones y certificaciones correspondientes a su intervencin, con arreglo a las disposiciones sanitarias (NOM-168-SSA1-1998 del Expediente Clnico, punto 4.4).
Definiciones: Facsmil: es la reproduccin exacta de firma, a travs de un sello. Farmacia: Establecimiento dedicado a la comercializacin de especialidades farmacuticas, incluyendo aquellas que contengan estupefacientes y psicotrpicos, insumos para la salud en general y productos de perfumera, belleza y aseo. Frmaco: Toda sustancia natural, sinttica o biotecnolgica que tenga alguna actividad farmacolgica y que se identifique por sus propiedades fsicas, qumicas o acciones biolgicas, que no se presenten en forma farmacutica y que rena condiciones para ser empleada como medicamento o ingrediente de un medicamento. Farmacopea: Documento legal instituido por la Ley General de Salud en donde se establecen los mtodos de anlisis y los requisitos sobre identidad, pureza y calidad que garanticen que los frmacos (principios activos), aditivos, medicamentos y productos biolgicos (vacunas y hemoderivados) sean eficientes y seguros, de acuerdo a las caractersticas propias del pas, que es expedida y reconocida por la autoridad sanitaria competente. Firma autgrafa: es el escrito realizado a mano de su mismo autor (firma de la persona). Funcin: Conjunto de actividades a fines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos de la institucin, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad administrativa. Indicador: Dimensin utilizada para medir o comparar los resultados efectivamente obtenidos en el suministro de medicamentos y material de curacin por la botica a los usuarios y servicios de las unidades mdicas del instituto. Informacin: Conjunto de datos procesados que presentarn los proveedores a las reas competentes del instituto, para dar a conocer el comportamiento del suministro de medicamentos y material de curacin por la botica a los usuarios y servicios de las unidades mdicas. Informacin para la salud: Datos, informacin y evidencia relacionados con la generacin, acceso, difusin y uso del personal, servicios, recursos, pacientes, tratamientos y resultados dentro del sector salud. Manual de procedimientos: Medio o instrumento de informacin en el que se consignan, en forma metdica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una o varias unidades administrativas.
Definiciones: Medicamento: Substancia o mezcla de substancias de origen natural o sinttico que tengan efecto teraputico, preventivo o rehabilitatorio, que se presente en forma farmacutica y se indique como tal por su actividad farmacolgica, caractersticas fsicas, qumicas y biolgicas. Pago: Corresponder con reciprocidad en efectivo al servicio producto recibido. Pliza-cheque: Es el instrumento formal de contrato y el registro de la orden de pago, que sirve al beneficiario para retirar los fondos de la cuenta. Presupuesto: Documento contable que presenta la estimacin anticipada de los ingresos y gastos relativos del Instituto, por un periodo determinado de tiempo. Procedimiento: Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen en una unidad, en la funcin de la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin. Proceso: Conjunto ordenado de etapas y pasos con caractersticas de accin concatenada, dinmica y progresiva, que concluye con la obtencin de un resultado. Proceso Adquisitivo: Conjunto de acciones debidamente normadas, que tienen como propsito la compra de un bien o servicio. Programacin de las adquisiciones: Determinacin y jerarquizacin de las necesidades de artculos, formulacin de los programas parciales y anuales de compras, investigacin y anlisis de bienes, as como sus fuentes de suministro y la seleccin de proveedores. Queja: Manifestacin de Inconformidad que presenta el usuario del servicio subrogado de botica, ante los mdulos previamente establecidos para ello. Proveedor: Empresa encargada de proporcionar el servicio subrogado de botica. Referencias: Base jurdica a la que deben apegarse las unidades del instituto, participantes en los procesos descritos en el manual, en el ejercicio de sus funciones, que pueden ser leyes, decretos, acuerdos, reglamentos y otros ordenamientos o normas emitidas por las autoridades competentes. Registro: Evidencia o anotacin de informacin sobre hechos, personas, actividades o sucesos que permite conocer o verificar los datos en forma sistemtica.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: VIII Definiciones: Servicio: Actividad encaminada a dar satisfaccin a alguna necesidad de terceros. Servicio de Botica: rea de la unidad mdica del Instituto en la que se almacenan, controlan y despachan los medicamentos e insumos requeridos en los diferentes servicios para ser suministrados a sus pacientes. Servicio de hospitalizacin: Servicio que cuenta con camas censables para atender pacientes internos, proporcionar atencin mdica con el fin de realizar diagnsticos, aplicar tratamientos y cuidados continuos de enfermera. Servicio Mdico: Conjunto de servicios que se proporcionan al individuo en las unidades mdicas del instituto, con el fin de proteger, promover y restaurar su salud. Sistema de informacin en salud: Conjunto de elementos, recursos y personas que interactan, bajo criterios y procedimientos definidos, para realizar de manera sistemtica las actividades relacionadas con la organizacin y la administracin de la informacin. Subrogacin: Relacin jurdica mediante la cual se realiza la sustitucin de un bien o servicio. Unidad Mdica: Unidad del Instituto, hospital o centro de salud con hospitalizacin, encargada de proporcionar servicios de salud a poblacin abierta.
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Descripcin del Procedimiento
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PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos por Receta Mdica Nombre del Procedimiento: Suministro de medicamentos por Receta Mdica Objetivo: Mejorar el suministro de medicamentos mediante Receta Mdica, en los diferentes servicios de las unidades mdicas del Instituto, a travs del diseo e implantacin de los mecanismos de carcter administrativo que permitan evitar el desabasto y caducidad de los mismos.
Alcance: Aplica en Hospitales, Centros de Salud con Hospitalizacin y Centros de Salud Urbanos del Instituto. Se excluye a los Centros de Salud Rurales.
Referencias: Ley General de Salud (Ttulo Segundo, Captulo I, Artculo 7; Ttulo Tercero, Captulo I, Artculos: 23, 24 fraccin I, 25, 27 fraccin III; Captulo II, Artculos: 32 y 33). Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestacin de Servicios de Atencin Mdica ( Captulo I, Artculo 19, Fraccin V ). Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Mxico, artculo 129.
Responsabilidades: La Direccin de Servicios de Salud es la encargada de planear, organizar, coordinar, supervisar y controlar el cumplimiento de los programas y acciones en materia de prevencin, deteccin y control de enfermedades, promocin de la salud, prevencin y control de adicciones, vigilancia y control epidemiolgico y atencin mdica que coadyuven al mejoramiento de la atencin que se proporciona a la poblacin abierta de la entidad; para lo cual se apoyar en las siguientes unidades mdicas:
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 2 de 14 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos por Receta Mdica Responsabilidades: Los Centros de Salud con Hospitalizacin y Centros de Salud Urbanos debern: Proporcionar servicios de atencin mdica con enfoque de riesgo mediante acciones de promocin, prevencin, consulta externa, atencin del parto eutcico y distcico, ciruga general de corta estancia y ciruga ambulatoria de baja complejidad, vigencias y rehabilitacin, de manera oportuna y de calidad ptima al individuo, familia y comunidad, enfocada al cuidado de la salud. Los Hospitales Generales y Hospitales del Programa de Reconstruccin debern: Coordinar y vigilar la calidad y calidez de la atencin mdica integral que se otorga, considerando la promocin y proteccin de la salud, el diagnstico mdico, la aplicacin de medicina de rehabilitacin, etc. Autorizar y supervisar el programa de adquisiciones de material y equipo mdico, instrumental, mobiliario y equipo de oficina, accesorios, material de consumo, verificando que se integre en el tiempo, cantidad y calidad requerida, en coordinacin con las reas correspondientes del nivel central. Coordinar la ejecucin de las gestiones para la obtencin de los recursos humanos, financieros, materiales y equipo que se requieran para el buen funcionamiento del hospital. Coordinar y vigilar la calidad y calidez de la atencin mdica integral que se otorga, considerando la promocin y proteccin de la salud, el diagnstico mdico, la aplicacin de medicina de rehabilitacin, etc. Las Subdirecciones Mdica de los Hospitales Generales y del Programa de Reconstruccin debern: Disear y adecuar los mecanismos para que los servicios mdicos que proporciona el hospital sean de la ms alta calidad. Participar en la elaboracin de los programas de investigacin clnica, mdica y administrativa, para elevar la calidad de atencin mdica. Vigilar el cumplimiento y aplicacin de los programas, reglamentos e instructivos de trabajo. Realizar la supervisin y evaluacin mdica de todos y cada uno de los servicios (incluyendo los subrogados), bajo su adscripcin. Las Administraciones de los Hospitales Generales y las Subdirecciones Administrativas de los Hospitales Generales del Programa de Reconstruccin debern: Instrumentar sistemas especficos de registro y control financiero y presupuestal del hospital. Estructurar y mantener un adecuado sistema para la adquisicin, almacenamiento y suministro de insumos, materiales y equipo que se requiera en el hospital.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 3 de 14 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos por Receta Mdica Responsabilidades: Dirigir y controlar la adquisicin de los insumos y equipo que se requiere en el hospital, ya sea a travs de los almacenes centrales del Instituto o directamente con proveedores. Supervisar y controlar los registros de sistema de control de inventarios.
La Subdireccin de Recursos Materiales del ISEM deber: Vigilar el cumplimiento de los ordenamientos legales vigentes en materia de administracin de recursos materiales, as como expedir las normas a que debern sujetarse las diferentes unidades administrativas del Instituto en la materia. Coordinar la elaboracin y ejecucin del programa anual de adquisiciones del Instituto. Dirigir y controlar el proceso de adquisicin de los insumos, bienes muebles, materiales y equipo que requieran las unidades del Instituto para el desarrollo de sus funciones. Coordinar las actividades de surtimiento de bienes a las unidades administrativas del Instituto. Presentar al Comit de Adquisiciones y Servicios, las propuestas de adquisiciones para su dictamen y autorizacin correspondiente. Autorizar, difundir y vigilar la aplicacin de los manuales administrativos de su rea de responsabilidad. La Subdireccin de Tesorera y Contabilidad del ISEM deber: Emitir y vigilar el cumplimento de los lineamientos, polticas y criterios contables a los que debern sujetarse las unidades del Instituto en la ejecucin de sus operaciones financieras. Instrumentar y desarrollar sistemas de registro y control financiero, contable y presupuestal para el Instituto. Determinar y gestionar los recursos financieros necesarios para la operacin del organismo. Vigilar y controlar la contabilidad general del organismo, as como los programas financieros y fondos especiales que se obtengan. Analizar y dar seguimiento al ejercicio del gasto del Instituto, de conformidad con la normatividad aplicable en la materia. Resguardar y controlar los libros, registros auxiliares, informacin y documentacin soporte de las operaciones financieras del Instituto. Disear y vigilar la operacin del sistema contable del ejercicio presupuestal del Instituto, a efecto de mantener un adecuado control de las finanzas y del presupuesto del organismo.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 4 de 14 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos por Receta Mdica Responsabilidades: Vigilar y supervisar el desarrollo de las conciliaciones con las reas de contabilidad, presupuestos, planeacin, recursos humanos, servicios generales, recursos materiales e infraestructura en salud. Vigilar y supervisar el pago a terceros. Autorizar, difundir y vigilar la aplicacin de los manuales administrativos de su rea de responsabilidad. Insumos Demanda del servicio de consulta externa por parte del paciente y la necesidad del suministro de medicamentos para proporcionarle la atencin mdica requerida. Sistema de referencia y contrarreferencia de pacientes al servicio de consulta externa. Receta mdica elaborada por el mdico de consulta externa o del servicio de hospitalizacin y autorizado por el titular del servicio correspondiente. Resultado Proporcionar de manera oportuna, en los hospitales y centros de salud con hospitalizacin del Instituto, el servicio de consulta externa con el suministro suficiente y oportuno de medicamento. Interaccin con otros procedimientos Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo. Pago a proveedores Entrega de reportes Polticas 1. El Mdico del servicio de consulta externa requisitar la Receta Mdica, de conformidad con el instructivo de llenado y al diagnstico que realice del paciente, ya que la informacin ah plasmada, ser la base para el clculo del pago al proveedor. 2. El Director de la unidad mdica correspondiente, entregar a la botica el registro de firmas de los mdicos facultados para autorizar las recetas mdicas, as mismo vigilar su actualizacin. 3. La botica registrar en la receta mdica el nmero de folio del recibo nico de pago con el que se cubri el importe de los medicamentos respectivos.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 5 de 14 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos por Receta Mdica Polticas 4. El responsable de la botica del proveedor verificar que la receta se encuentre debidamente requisitada, as como contra su registro de firmas vigente, que contenga la firma de autorizacin del mdico facultado. para ello. 5. La botica suministrar slo medicamentos y material de curacin, de acuerdo con las especificaciones y presentacin que marca el cuadro bsico y catlogo de medicamentos y material de curacin; as como en el catlogo de beneficios mdicos (CAUSES) para el caso del Sistema de Proteccin Social en Salud, indicados en los contratos ISEM-AJ-CA-LP42/O33-06 y ISEM-AJ-CA-LP42/O34-06. 6. Para los afiliados al Sistema de Proteccin Social en Salud, los medicamentos establecidos en el CAUSES y material de curacin, no tendrn ningn costo. 7. El proveedor ser responsable del traslado, en condiciones adecuadas, de los medicamentos y material de curacin hasta su lugar de surtimiento, de acuerdo al producto de que se trate. 8. El proveedor colocar la leyenda en el envase primario, secundario y colectivo de los medicamentos por suministrar Propiedad del Sector Salud, Prohibida su Venta. 9. Los proveedores debern establecer un inventario de medicamentos, con base al catlogo estatal y conforme al cuadro bsico de medicamentos del sector salud, en los centros de salud u hospitales del instituto, para el surtimiento de recetas de los pacientes, en los lugares en que no se cuente con el espacio necesario para la instalacin del inventario, deber por su cuenta y riesgo establecer un centro de distribucin. 10. El proveedor mantendr los niveles de existencia necesarios en la botica, considerando histricos de consumo. En caso de faltante o urgencia deber surtirlo en un tiempo mximo de 60 minutos a partir de que se le solicite, as mismo garantizar la atencin durante las 24 hrs. en hospitales, en tanto que en los centros de salud de 8:00 a 16:00 hrs. de lunes a viernes y sbado de 8:00 a 14:00 hrs., debiendo ser sta siempre con calidad y calidez hacia los pacientes y/o sus familiares. 11. El suministro del medicamento y material de curacin de la botica ser responsabilidad del personal contratado por el proveedor, el cual deber contar con la capacitacin necesaria para brindar el servicio adecuadamente y evitar reprocesos o demoras en la atencin. 12. Los proveedores debern de contar con centros de atencin telefnica al usuario para la atencin de negativas, quejas y sugerencias.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 6 de 14 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos por Receta Mdica Desarrollo Procedimiento : Suministro de Medicamentos por Receta Mdica No. Responsable 1 Paciente 2 3 4 5 Paciente Paciente Paciente Servicio de Consulta Externa/ rea de Recepcin Servicio de Consulta Externa/ rea de Recepcin Servicio de Consulta Externa/ rea de Recepcin Paciente Servicio de Consulta Externa/ rea de Caja Descripcin Se presenta en la unidad mdica y determina el tipo de servicio requerido: De requerir medicamentos al egresar del servicio de hospitalizacin (Se conecta con la actividad No. 12). De requerir consulta de urgencias, recibe la atencin (Se conecta a la actividad No. 12). De requerir consulta externa, se presenta en el rea de recepcin del servicio. Atiende al paciente, le solicita sus datos generales, as como el tipo de consulta requerida y determina: De corresponder al Seguro Popular o al programa Oportunidades, le solicita informacin, le proporciona ficha y lo enva al consultorio correspondiente. (Se conecta a la actividad No. 11). De no corresponder al Seguro Popular o al programa Oportunidades, le solicita informacin, le proporciona ficha y lo enva al rea de Caja a realizar el pago correspondiente. Recibe ficha y acude al rea de Caja a realizar el pago correspondiente. Atiende al paciente, le solicita ficha e informacin del servicio requerido, determina importe de la cuota, elabora Recibo nico de Pago en original y dos copias, entrega el original junto con la ficha al paciente, indicndole pase al consultorio correspondiente y archiva las copias para su control (Se conecta con el procedimiento de Conciliacin de Cuotas de Recuperacin). Recibe original del Recibo nico de Pago y ficha y procede a presentarse a recibir la consulta requerida.
8 9
10 Paciente
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 7 de 14 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos por Receta Mdica Desarrollo Procedimiento : Suministro de Medicamentos por Receta Mdica No. Responsable 11 Servicio de Consulta Externa/ rea Mdica Descripcin Atiende al paciente, le proporciona consulta (Se conecta con el procedimiento de consulta externa), elabora Receta Mdica en original y tres copias, firma, entrega original y dos copias al paciente y archiva copia para su control. Recibe original y dos copias de la Receta Mdica, en su caso anexa original del Recibo nico de Pago y procede a presentarse en la botica del proveedor. Recibe original y copias de la Receta Mdica y, en su caso, original del Recibo nico de Pago, verifica datos y firma de autorizacin de la receta, surte la receta, realiza los registros correspondientes y procede a obtener la firma de conformidad del paciente en la receta mdica. Obtiene original y dos copias de la Receta Mdica, verifica que correspondan los medicamentos indicados en la misma, anota la cantidad de cajas recibidas, firma el original y las copias de la receta y los reintegra a la botica. Obtiene original y copias de la Receta Mdica, verifica que se encuentre debidamente firmada de conformidad por parte del paciente, registra nmero de folio del recibo en la receta, sella de surtido y entrega al paciente su copia de la Receta Mdica, original del Recibo nico de Pago, as como los medicamentos correspondientes y resguarda el original y copia de la receta para gestionar el pago correspondiente (Se conecta al procedimiento de pago a proveedores). Recibe copia de la Receta Mdica, original del Recibo nico de Pago, as como los medicamentos correspondientes, sigue las indicaciones mdicas establecidas en la receta y se retira.
12 Paciente
13 Proveedor / Botica
14 Paciente
16 Paciente
Proced imiento: Sum inistro de Medicam ento s po r R eceta M dica
Servicio de C on su lt a Extern a Recep cin
Inic io
Pacien te
C aja
Se pre sen ta y 1 deter mina tipo de s erv icio Se Urge ncia s c onec ta 3 Se pre sen ta y deter mina tipo 12 S e p res enta 4 S olic ita i nforma cin , pr opor cion a fic ha y en via a pag ar Recib e y acud e a r eal izar pago No 7 de s erv icio 5 Sol icita infor maci n, pr opo rci ona fi cha y e nvia a co nsul ta
S e gu ro P opula r u O port unid a de s ?
Se co necta Hospi talizac in 2 Se rvi cio?
Consu lta E xte rna 12
Si 6
Fich a
Fic ha
Fic ha O
11 Atie nde, solic ita, deter mi9 na impor te, e labor a, ent reg a y a rc hiva
Re cibo Unico de P ago Fic ha 1 O O O Recib o Unic o de Pa go
Recib e y acud e a co nsulta
10
Fic ha Rec ibo Un ico d e P ago
O O
Proced imiento: Sum inistro de Medica m entos por R eceta Md ica
Paciente S er vicio de Consulta E xterna Area M dica
A
Proveedor Botica
Rec ibe, pro porc iona , ela bora, firma, e ntrega y a rc hiva 11
F icha R ecibo Unic o de Pa go
O Reci be, in tegra y se p res enta 12 O 3
Rece ta M d ica R eceta M di ca 2 1 O 1 Rec eta M dica
Rece ta M d ica 3 Reci bo Uni co de Pago 2 O O
Proce dimiento de Co nsulta Externa Re cibe , verific a y firma, s urte , regis 13 tra y obtie ne firma de con formid ad
Reci be, v erifica, ano ta nmero d e ca jas, firma y reinte gra 3 14 2
Rec eta M dica Rec ibo Un ico d e Pago
O O R eceta Med ica R eceta Med ica 3 15 O Recet a Med ica Recet a Med ica 3 Re cibe, sigu e ind icac ione s y se re tira 16 O 2 1 O M edic amento Re cibo Unic o de Pa go Ob tiene , ve rific a, re gistra, sella y entrega y res guarda
Receta Med ica Reci bo Uni co de Pago M ed icame nto O
Fin
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 10 de 14 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos por Receta Mdica Medicin Indicador para medir capacidad de respuesta De impacto: Porcentaje de unidades mdicas cubiertas mediante el servicio subrogado, del total de unidades existentes en el instituto. Nmero de localidades y familias beneficiadas, bajo esta nueva modalidad de abasto de medicamentos y material de curacin. Nivel de abasto de medicamentos y material de curacin en las unidades mdicas del Instituto, cubiertas mediante el servicio subrogado, contra el nivel de abasto en las unidades no participantes. Porcentaje de medicamentos y material de curacin caducos, mediante esta nueva forma de abasto, contra el porcentaje existente en otros tipos de basto.
De cobertura: Nmero de consultas proporcionadas, de recetas mdicas emitidas y cantidad de medicamentos proporcionados, por servicio y unidad mdica. Tipo y cantidad de medicamento suministrado por diagnstico y tratamiento mdico.
De eficacia: Grado de satisfaccin de los pacientes atendidos en las unidades mdicas del Instituto, cubiertas mediante el servicio subrogado, contra el grado de satisfaccin de los pacientes atendidos en las unidades no participantes. Capacidad de respuesta, en tiempo y forma, de la botica del proveedor para el suministro de los medicamentos al paciente. Nivel de existencia de medicamentos y material de curacin en el inventario de la botica del proveedor.
Registro de Evidencias El suministro de medicamento por parte de la botica, se sustentar en las recetas debidamente autorizadas por los mdicos facultados dentro de cada servicio. El responsable de la botica registrar el total del medicamento surtido del medicamento prescrito. En la receta mdica el responsable de la botica por parte del proveedor deber registrarse el nmero de folio del recibo nico de pago con el cual se pagan los medicamentos requeridos. Receta mdica surtida al 100%.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE Fecha: Enero / 2007 MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 11 de 14 Formatos e instructivo
Ahora tu consulta mdica tambin incluye tus medicamentos
Receta Mdica
NOMBRE Y CL AVE DE L A JURISDICCIN: NOMBRE Y CL AVE DE L A UNIDAD MDIC A:
CLAVE Y NOMBRE DEL SERVICIO:
CONSULTA EXTERNA URGENCIAS HOSPITALIZACIN
FOLIO
A000 000 001
DOMICILIO DE L A UNIDAD MDIC A:
No. LICENCIA SA NITA RIA
COBERTURA*: SP PA OP
FECHA DE EL ABOR ACIN:
NMERO DE EXPEDIENTE Y DE AFILIACIN
CLAVE Y NOMBRE GENRICO DEL MEDIC AMENTO (CU ADRO BSICO O C TALOGO)
CLAVE DEL DIAGNSTICO (CIE-10)

PRIMARIO SECUNDARIO
NOMBRE COMPLETO DEL PACIENTE: INDICACIONES (DOSIS) DURACIN DEL TRATAMIENTO CANTID AD SOLICITADA CANTID AD SURTIDA (LETRA)
EDAD:
GNERO: MASCULINO FEMENINO

PRIMARIO SECUNDARIO
NOMBRE DEL MDICO:
INDICACIONES (DOSIS)
DURACIN DEL TRATAMIENTO
CANTID AD SOLICITADA
CANTID AD SURTIDA (LETRA)
R.F.C.
NM. DE CD. PROFES.

PRIMARIO SECUNDARIO
FIRMA DEL MDICO
INDICACIONES (DOSIS)
DURACIN DEL TRATAMIENTO
CANTID AD SOLICITADA
CANTID AD SURTIDA (LETRA)
EL PACIENTE CUENTA CON 48 HORAS PARA CANJ EAR LA PRESENTE RECETA
FIRMA DE RECIBIDO DE CONFOR MID AD
ENTREGU CAJAS
RECIB CAJAS
FECHA DE RECIBIDO
*SP=SEGURO POPULAR PA=POBLACIN ABIERTA OP=OPORTUNIDADES
ESTA RECETA NO EST AUTORIZADA PARA PRESCRIPCIN DE ESTUPEFACIENTES
NOTA IMPORTANTE: EN CASO DE QUE NO SE CUENTE CON ALGUNO DE LOS MEDIC AMENTOS, EL PROVEEDOR TENDR 60 MINUTOS PAR A SURTIR L A RECETA TOTAL MENTE
ORIGINAL: ISEM/ BOTICA PROVEEDOR
217B20000-001-06
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN
Edicin: Primera Fecha: Enero / 2007 Cdigo: 217B50000 Pgina: 12 de 14 Formatos e instructivo
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: RECETA MDICA
Objetivo: Solicitar a la botica/proveedor el medicamento requerido por los pacientes de las unidades mdicas del instituto, de conformidad al diagnstico emitido por el personal Mdico. Distribucin y Destinatario: El formato se genera en original y tres copias. El original se turna a la botica/proveedor para gestionar el cobro de los medicamentos, la primera copia para control de la unidad mdica, la segunda copia se entrega al paciente y la tercera copia para el proveedor. No. CONCEPTO 1 FOLIO DESCRIPCIN Anotar el nmero consecutivo correspondiente al formato, de conformidad con el control que de los mismos se ejerza.
NOMBRE Y CLAVE DE LA Anotar el nombre y clave presupuestal de la jurisdiccin JURISDICCIN sanitaria a la cual corresponde la unidad mdica en que se elabora el formato. NOMBRE Y CLAVE DE LA Anotar el nombre y clave presupuestal de la unidad mdica UNIDAD MDICA en que se elabora el formato. DOMICILIO DE LA UNIDAD Anotar el nombre de la localidad en que se encuentra MDICA ubicada la unidad mdica en que se genera el formato. CONSULTA EXTERNA URGENCIAS HOSPITALIZACION Marcar con una X el origen del formato, si corresponde a consulta externa, urgencias u hospitalizacin.
CLAVE Y NOMBRE DEL Anotar la clave y el nombre del servicio interno en el cual se SERVICIO genera el formato. No. DE SANITARIA COBERTURA LICENCIA Anotar el nmero de la licencia sanitaria de la unidad mdica en que se elabora el formato. Marcar con una X el programa al cual corresponde el paciente: SP= Seguro Popular PA= Poblacin Abierta y OP= Oportunidades.
FECHA DE ELABORACIN Anotar el da, mes y ao en que se genera el formato.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACION
No. CONCEPTO DESCRIPCION 10 NMERO DE EXPEDIENTE Anotar el nmero de expediente del paciente cuando Y DE AFILIACIN corresponda a poblacin abierta, o bien, adems el de afiliacin cuando corresponda al seguro popular o a oportunidades. 11 NOMBRE COMPLETO DEL Anotar el nombre completo del paciente, comenzando por el PACIENTE nombre, el apellido paterno y el apellido materno. EDAD GNERO NOMBRE DEL MDICO Anotar la edad en aos cumplidos del paciente. Anotar l genero (masculino o femenino) del paciente. Anotar el nombre completo del mdico que elabora el formato. Anotar la clave del registro federal de contribuyentes del mdico que genera el formato. CDULA Anotar el nmero de cdula profesional del mdico que genera el formato. Colocar la firma autgrafa del mdico que genera el formato.
12 13 14
15
R.F.C.
16
NMERO DE PROFESIONAL
17 18
FIRMA DEL MDICO CLAVE Y GENRICO MEDICAMENTO
NOMBRE Anotar por parte del mdico, el nombre genrico del DEL medicamento, de conformidad con el cuadro bsico y catlogo de medicamentos autorizado por la Secretara de Salud, as como la clave del mismo, por parte del responsable de la botica.
19
CLAVE DEL DIAGNSTICO Anotar la clave CIE-10 del diagnstico primario y secundario del paciente dictaminado por el mdico. INDICACIONES (DOSIS) Anotar las indicaciones al paciente, respecto a la dosis del medicamento.
20
21
DURACIN TRATAMIENTO
DEL Anotar el tiempo en que el paciente habr de consumir el medicamento. Anotar, por parte del medico, la cantidad en cajas que se solicita del medicamento correspondiente, de conformidad con su presentacin y al tiempo de duracin del tratamiento.
22
CANTIDAD SOLICITADA
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No. CONCEPTO DESCRIPCION 22 CANTIDAD SURTIDA Anotar con letra la cantidad (cajas), de medicamento que le (LETRA) proporciona la botica al paciente. 23 FIRMA DE RECIBIDO DE Colocar la firma autgrafa del paciente al momento de recibir CONFORMIDAD de conformidad el medicamento. ENTREGU CAJAS Anotar con letra el nmero total de cajas de medicamento que entrega el responsable de la botica al paciente. Anotar con letra el nmero total de cajas de medicamento que le son proporcionadas al paciente por la botica. Anotar el da, mes y ao en que se surten los medicamentos al paciente.
24
25
RECIB CAJAS
26
FECHA DE RECIBIDO
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 1 de 24 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo Nombre del Procedimiento: Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo Objetivo: Mejorar el suministro de medicamentos y material de curacin requeridos en los servicios de urgencias y hospitalizacin de las unidades mdicas del Instituto, mediante el diseo e implantacin de los mecanismos de carcter administrativo que permitan evitar el desabasto y caducidad de los mismos. Alcance: Aplica en Hospitales, Centros de Salud con Hospitalizacin y Centros de Salud Urbanos del Instituto, en los que se proporcionen medicamentos y material de curacin a los pacientes. Referencias: Ley General de Salud (Ttulo Segundo, Captulo I, Artculo 7; Ttulo Tercero, Captulo I, Artculos: 23, 24 fraccin I, 25, 27 fracciones III y VIII; Captulo II, Artculos: 32 y 33). Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestacin de Servicios de Atencin Mdica ( Captulo I, Artculos 19, Fraccin I y 37 ). Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Mxico, artculo 129. Responsabilidades: La Direccin de Servicios de Salud del Instituto es la encargada de planear, organizar, coordinar, supervisar y controlar el cumplimiento de los programas y acciones en materia de prevencin, deteccin y control de enfermedades, promocin de la salud, prevencin y control de adicciones, vigilancia y control epidemiolgico y atencin mdica que coadyuven al mejoramiento de la atencin que se proporciona a la poblacin abierta de la entidad; para lo cual se apoyar en las siguientes unidades mdicas:
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 2 de 24 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo Responsabilidades: El Centro de Salud con Hospitalizacin deber: Proporcionar servicios de atencin mdica con enfoque de riesgo mediante acciones de promocin, prevencin, consulta externa, atencin del parto eutcico y distcico, ciruga general de corta estancia y ciruga ambulatoria de baja complejidad, vigencias y rehabilitacin, de manera oportuna y de calidad ptima al individuo, familia y comunidad, enfocada al cuidado de la salud. Los Hospitales Generales y del Programa de Reconstruccin debern: Coordinar y vigilar la calidad y calidez de la atencin mdica integral que se otorga, considerando la promocin y proteccin de la salud, el diagnstico mdico, la aplicacin de medicina de rehabilitacin, etc. Autorizar y supervisar el programa de adquisiciones de material y equipo mdico, instrumental, mobiliario y equipo de oficina, accesorios, material de consumo, verificando que se integre en el tiempo, cantidad y calidad requerida, en coordinacin con las reas correspondientes del nivel central. Gestionar la obtencin de los recursos humanos, financieros, materiales y equipo que se requieran para el buen funcionamiento del hospital. Vigilar la calidad y calidez de la atencin mdica integral que se otorga, considerando la promocin y proteccin de la salud, el diagnstico mdico, la aplicacin de medicina de rehabilitacin, etc. Las Subdirecciones Mdicas de los Hospitales Generales y del Programa de Reconstruccin debern: Disear y adecuar los mecanismos para que los servicios mdicos que proporciona el hospital sean de la ms alta calidad. Participar en la elaboracin de los programas de investigacin clnica, mdica y administrativa, para elevar la calidad de atencin mdica. Vigilar el cumplimiento y aplicacin de los programas, reglamentos e instructivos de trabajo. Realizar la supervisin y evaluacin de los servicios bajo su adscripcin. Las Administraciones de los Hospitales Generales y las Subdirecciones Administrativas de los Hospitales Generales del Programa de Reconstruccin debern: Instrumentar sistemas especficos de registro y control financiero y presupuestal del hospital. Estructurar y mantener un adecuado sistema para la adquisicin, almacenamiento y suministro de insumos, materiales y equipo que se requiera en el hospital.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 3 de 24 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo Responsabilidades: Dirigir y controlar la adquisicin de insumos y equipo requerido en el hospital, ya sea a travs de los almacenes centrales del Instituto o directamente con proveedores. Supervisar y controlar los registros de sistema de control de inventarios.
La Subdireccin de Recursos Materiales del Instituto deber: Vigilar el cumplimiento de los ordenamientos legales vigentes en materia de administracin de recursos materiales, as como expedir las normas a que debern sujetarse las diferentes unidades administrativas del Instituto en la materia. Coordinar la elaboracin y ejecucin del programa anual de adquisiciones del Instituto. Dirigir y controlar el proceso de adquisicin de los insumos, bienes muebles, materiales y equipo que requieran las unidades del Instituto para el desarrollo de sus funciones. Coordinar las actividades de surtimiento de bienes a las unidades administrativas del Instituto. Presentar al Comit de Adquisiciones y Servicios, las propuestas de adquisiciones para su dictamen y autorizacin correspondiente. Autorizar, difundir y vigilar la aplicacin de los manuales administrativos de su rea de responsabilidad. La Subdireccin de Tesorera y Contabilidad del Instituto deber: Emitir y vigilar el cumplimento de los lineamientos, polticas y criterios contables a los que debern sujetarse las unidades administrativas del Instituto en la ejecucin de sus operaciones financieras. Instrumentar y desarrollar sistemas de registro y control financiero, contable y presupuestal para el Instituto. Determinar y gestionar los recursos financieros necesarios para la operacin del organismo. Analizar y dar seguimiento al ejercicio del gasto del Instituto, de conformidad con la normatividad aplicable en la materia. Disear y vigilar la operacin del sistema contable del ejercicio presupuestal del Instituto, a efecto de mantener un adecuado control de las finanzas y del presupuesto del organismo. Vigilar y supervisar el desarrollo de las conciliaciones con las reas de contabilidad, presupuestos, planeacin, recursos humanos, servicios generales, recursos materiales e infraestructura en salud.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 4 de 24 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo
Responsabilidades: Vigilar y supervisar el pago a terceros. Autorizar, difundir y vigilar la aplicacin de los manuales administrativos de su rea de responsabilidad. Insumos
Demanda del servicio de hospitalizacin por parte del paciente y la necesidad del suministro de medicamentos para proporcionarle la atencin mdica requerida. Indicaciones mdicas del expediente del paciente, por parte del rea de enfermera de los servicios de urgencias y hospitalizacin, para determinar el tipo y cantidad de medicamentos y material de curacin necesario para proporcionarle la atencin mdica requerida. Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin elaborado por el rea de enfermera de los servicios de urgencias y hospitalizacin y autorizado por los titulares de los mismos. Resultado Proporcionar de manera oportuna, en los hospitales y centros de salud con hospitalizacin del Instituto, el servicio mdico de urgencias y hospitalizacin con la disponibilidad suficiente de medicamento y material de curacin. Interaccin con otros procedimientos Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Receta Mdica Pago a proveedores Entrega de reportes Polticas 1. El rea de Enfermera del servicio de hospitalizacin requisitar el Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin, de conformidad con el instructivo de llenado y a las ordenes e indicaciones del mdico, establecidas en el expediente del paciente, ya que la informacin ah plasmada ser la base para el clculo del pago al proveedor.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 5 de 24 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo Polticas 2. El Director de la unidad mdica correspondiente, entregar a la botica y al servicio de botica de la unidad, el registro de firmas de los mdicos facultados para autorizar los recetarios colectivos, as como gestionar y vigilar su actualizacin. 3. El Director y Administrador de la unidad mdica debern constatar que los recetarios colectivos, cuyos medicamentos y material de curacin ha surtido la botica, cuenten con la firma de autorizacin de los mdicos previamente facultados para ello, de conformidad con el registro de firmas vigente. 4. El Director y Administrador de la unidad mdica debern instrumentar las actas de incumplimiento proporcionada por la Unidad de Asuntos Jurdicos, respecto de los medicamentos y material de curacin no surtidos. 5. El responsable de la botica del proveedor, antes de surtir cualquier recetario colectivo, verificar que la firma de autorizacin corresponda con el registro de firmas vigente. 6. La botica suministrar slo medicamentos y material de curacin, de acuerdo con las especificaciones y presentacin que marca el cuadro bsico y catlogo de medicamentos y material de curacin; as como en el catlogo de beneficios mdicos (CAUSES) para el caso del Sistema de Proteccin Social en Salud, indicados en el contrato. 7. Para los afiliados al Seguro Popular, los medicamentos establecidos en el CAUSES y material de curacin suministrados en su estancia en el servicio de hospitalizacin, no tendrn costo. 8. El proveedor ser responsable del traslado, en condiciones adecuadas, de los medicamentos y material de curacin hasta su lugar de surtimiento. 9. El proveedor colocar la leyenda en el envase primario, secundario y colectivo de los medicamentos por suministrar Propiedad del Sector Salud, Prohibida su Venta. 10. Los proveedores debern establecer, para el surtimiento de recetarios, un inventario de medicamentos y material de curacin incluyendo existencias de carro rojo, en base al cuadro bsico del sector salud, en los centros de salud u hospitales del instituto, en los lugares en que no se cuente con el espacio necesario para la instalacin del inventario, deber por su cuenta y riesgo establecer un centro de distribucin.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 6 de 24 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo Polticas 11. En el Servicio de Urgencias, el Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin, se elaborar considerando el suministro de medicamentos y/o material de curacin hasta para 24 horas. 12. El proveedor mantendr los niveles de existencia necesarios en la botica, considerando histricos de consumo. En caso de faltante o urgencia deber surtirlo en un tiempo mximo de 60 minutos a partir de que le son solicitados, as mismo garantizar la atencin durante las 24 hrs. en hospitales, en tanto que en los centros de salud de 8:00 a 16:00 hrs. de lunes a viernes y sbado de 8:00 a 14:00 hrs., debiendo ser sta siempre con calidad y calidez hacia los pacientes. 13. El suministro del medicamento y material de curacin de la botica ser responsabilidad del personal contratado por el proveedor. 14. Los proveedores debern de contar con centros de atencin telefnica al usuario para la atencin de negativas, quejas y denuncias.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 7 de 24 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo
Desarrollo Procedimiento : Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo No. Responsable 1 Servicio de Urgencias y Hospitalizacin / Enfermera Descripcin Elabora con base a las notas medicas e indicaciones del mdico, establecidas en el expediente clnico del paciente, as como a las necesidades del servicio hasta por 24 horas Recetario Colectivo de Medicamentos, Recetario Colectivo de Material de Curacin, en original y copia, firma y lo enva para firma del Jefe del Servicio. Recibe Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin, en original y copia, revisa, firma y devuelve al rea de Enfermera del Servicio. Recibe Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin, en original y copia y se presenta en el Servicio de Botica para que le surtan el medicamento y/o material de curacin requerido. Recibe Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin, en original y copia, revisa se encuentre debidamente firmado y determina: De contar con los medicamentos y/o material de curacin requeridos, los suministra de manera inmediata al rea de Enfermera, junto con el original y copia del Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin. Recibe Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin junto con el medicamento y/o material de curacin requerido y verifica cantidades. Firma de conformidad los recetarios y devuelve al Servicio de Botica.
Servicio de Urgencias y Hospitalizacin / Jefatura Servicio de Urgencias y Hospitalizacin / Enfermera Servicio de Botica
Servicio de Botica
Servicio de Urgencias y Hospitalizacin / Enfermera Servicio de Urgencias y Hospitalizacin / Enfermera
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 8 de 24 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo Desarrollo Procedimiento : Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo Descripcin Recibe original y copia del Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin, revisa se encuentre debidamente firmado de conformidad por Enfermera, sella de despachado, entrega la copia a Enfermera y archiva el original para su control. Recibe copia del Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin, efecta distribucin de los medicamentos y/o material de curacin entre los pacientes del servicio y archiva la copia para su control. De no contar con los medicamentos y /o material de curacin requeridos, elabora, Recetario Colectivo de Medicamentos del Servicio de Botica a Botica/Proveedor y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin del Servicio de Botica a Botica/Proveedor, en original y dos copias, firma solicitando y entrega al responsable de la Botica/Proveedor. Recibe Recetario Colectivo de Medicamentos del Servicio de Botica a Botica/Proveedor y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin del Servicio de Botica a Botica/Proveedor, en original y dos copias, verifica se encuentren debidamente firmados. Suministra medicamento y/o material de curacin requerido y los entrega junto con el original y las copias de los formatos Recetario Colectivo de Medicamentos del Servicio de Botica a Botica/Proveedor y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin del Servicio de Botica a Botica/Proveedor. Recibe original y las copias de Recetario Colectivo de Medicamentos del Servicio de Botica a Botica/Proveedor y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin del Servicio de Botica a Botica/Proveedor, junto con el medicamento y/o material de curacin requerido, revisa, firma de conformidad el recetario y devuelve a la Botica.
No. Responsable 8 Servicio de Botica
Servicio de Urgencias y Hospitalizacin / Enfermera
10 Servicio de Botica
13 Servicio de Botica
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 9 de 24 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Material de Curacin Desarrollo Procedimiento : Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Material de Curacin Descripcin Recibe original y las copia de Recetario Colectivo de Medicamentos del Servicio de Botica a Botica/Proveedor y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin del Servicio de Botica a Botica/Proveedor, revisa se encuentre debidamente firmado de conformidad por el Responsable del Servicio de Botica, sella de despachado, entrega copia al Responsable y archiva original y copia para su control ( se conecta a la actividad No. 5 ).
No. Responsable 14 Proveedor / Botica
P ro c e d im ie n to : S u m in is tro d e m e d ic a m e n to s y m a te ria l d e c u ra c i n m e d ia n te R e c e ta rio C o l e c tivo d e M e d ic a m e n to s y/o M a te ria l d e C u ra c i n
S er v i c io de U r g en c i as u H o sp i ta l iz a ci n En f er m e r a J ef a tu r a S e rv ic i o d e B o ti c a
I n ic io
E lab o ra, ob t ien e v is to b u en o y e nv a
Re c ib e, re vis a, firm a y d e vu e lv e 2
R ec e ta rio Co le c tiv o d e M ed ic a m en to s y /o Ma te ria l d e Cu r ac i n 1 O 1 O R ec ib e y s e p re s en t a 3 Re c ib e, re vis a y d e te rm in a 4 R ec e ta rio Co le c tiv o d e M ed ic a m en to s y /o Ma te ria l d e Cu r ac i n 1 O 1 O S u m in is t ra m ed ic a m en to s 5 Si E n E x is t en c ia ? No A n ota y en t reg a 10 Re c et ario C olec t iv o d e Me d ic am e n tos y /o Mat erial d e Cu ra c in R ec e ta rio Co le c tivo d e M ed ic am en to s y / o M ate ria l d e C ur ac i n
R ec e tar io Co le c tiv o d e M ed ic a m en to s y /o Ma te ria l d e Cu r ac i n Re c ib e y re vis a 6 1 O M e d ic am e n t o y/ o M a te ri al
R ec e tar io Cole c tiv o d e Me d ic a m en to s y /o Ma te ria l d e Cu ra c i n 1 O M ed ic am e n to y/o M a ter ia l 2 1
R ec e tar io Co le c tiv o d e M ed ic a m en to s y /o Ma te ria l d e Cu r ac i n d e l S erv ic io d e B o tic a a B otic a/ Pr ov ee d or O A
F irm a y d ev u elv e
R ec ib e , r ev is a, s ella , en t reg a y a rc h iv a 8
R ec e tario C ole c tiv o de Me d ic a me n to s y /o Ma ter ial d e Cu ra c i n 1 O 1 9
Re c et ario C olec t iv o d e Me d ic am e n tos y /o Mat erial d e Cu ra c in O
Re c ib e , d is t rib u y e m ed ic am e n to y ar c h iva
R ec e ta rio Co le c tivo d e M ed ic am en to s y / o M ate ria l d e C ur ac i n 1
M e d ic am e n to y/ o M a te ria l
P r o c e d im ie n t o : S u m in is tr o d e m e d ic a m e n to s y m a te r ia l d e c u r a c i n m e d ia n te R e c e ta r io C o le c tivo d e M e d ic a m e n to s y /o M a te ria l d e C u r a c i n
S e r v i ci o d e U r g en c i as u H o sp i ta l iz a ci n E n fe r m e r a P ro v e e d o r B o ti c a
A
S e rv i c i o d e B ot i ca
R e g is tr o f irm as
11
R ec ib e y ve rific a
2 1
R ec e tar io C o le c tiv o d e M ed ic a m en to s y /o M a te ria l d e C u r ac i n d e l S erv ic io d e B o tic a a B otic a/ Pr ov ee d or O
S u m in is tr a y en tr eg a
12 R ec ib e, rev is a , firm a y d ev u elv e
2 1
R ec e tar io C o le c tiv o d e M ed ic a m en to s y /o M a te ria l d e C u r ac i n d e l S erv ic io d e B o tic a a B otic a/ Pr ov ee d or O M ed i ca m en to y /o M at er ial 2 1
13
R ec e ta rio C o le c tivo d e M ed ic am en to s y / o M ate ria l d e C u r ac i n d e l S erv ic io d e B o tic a a B ot ic a/ P rov ee d or O M ed ica m en to y /o M at er ia l
R e c ib e, re vis a , s ella, en tr eg a y a rc h iv a
14
S e c o n ec t a R e c eta rio C o lec tivo d e M ed ic am en t os y /o M at erial d e C u rac in d e l S e rvic io d e B otic a a B o tic a /P rov e ed or 1 R e c eta rio C olec t ivo d e M e d ic am e n tos y /o M at erial d e C u rac in de l S e rvic io d e B otic a a B o tic a /P ro ve ed o r 1
2 O
F in
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 12 de 24 PROCEDIMIENTO: Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo Medicin Indicador para medir capacidad de respuesta. De impacto: Porcentaje de unidades mdicas cubiertas mediante el servicio subrogado, del total de unidades existentes en el Instituto. Nmero de localidades y familias beneficiadas, bajo esta nueva modalidad de abasto de medicamentos y material de curacin. Nivel de abasto de medicamentos y material de curacin en las unidades mdicas del instituto, cubiertas mediante el servicio subrogado, contra el nivel de abasto en las unidades no participantes. Porcentaje de medicamentos y material de curacin caducos, mediante esta nueva forma de abasto, contra el porcentaje existente en otros tipos de abasto.
De cobertura: Nmero de consultas proporcionadas, de recetarios colectivos emitidos y cantidad de medicamentos proporcionados, por servicio y unidad mdica. Tipo y cantidad de medicamento suministrado por diagnstico y tratamiento mdico.
De eficacia: Grado de satisfaccin de los pacientes atendidos en las unidades mdicas del instituto, cubiertas mediante el servicio subrogado, contra el grado de satisfaccin de los pacientes atendidos en las unidades no participantes. Capacidad de respuesta, en tiempo y forma, de la botica del proveedor para el suministro de los medicamentos al paciente. Nivel de existencia de medicamentos y material de curacin en el inventario de la botica del proveedor.
Registro de Evidencias El suministro de medicamento por parte de la botica, se sustentar en las recetas debidamente autorizadas por los mdicos facultados dentro de cada servicio. En la receta mdica deber registrarse el nmero de folio del recibo nico de pago con el cual se pagan los medicamentos requeridos. Recetarios colectivos surtidos al 100%.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE Fecha: Enero / 2007 CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 13 de 24
Recetario Colectivo de Medicamentos

NOMBRE Y CLAVE DE LA JURISDICCIN NOMBRE Y CLAVE DE LA UNIDAD MDICA NMERO DE LICENCIA SANITARIA: CLAVE Y NOMBRE DEL SERVICIO: FECHA: TURNO:
FOLIO: 000 000 000

HORA
NO. DE CAMA
NMERO DE REGISTRO
C1
NOMBRE DEL PACIENTE
GNERO
EDAD
DIAGNSTICO (CIE-10)
CANTIDAD MEDICAMENTO CLAVE PRESENTACIN

SOLICITADA (CON LETRA) SURTIDA (CON LETRA)
JEFE DEL SERVICIO NOMBRE CLAVE CDULA PROFESIONAL FIRMA DE AUTORIZACIN
NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN SOLICITA
NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN SURTE
NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE SERVICIO DE ENFERMERIA
217B20000-003-06
ORIGINAL: SERVICIO DE BOTICA / ISEM
C: COBERTURA: SP.- SEGURO POPULAR; OP.- OPORTUNIDADES; PA.- POBLACIN ABIERTA
Formatos e instructivo
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: RECETARIO COLECTIVO DE MEDICAMENTOS
Objetivo: Solicitar al servicio de botica el medicamento requerido en los servicios de la unidad mdica para proporcionar la atencin mdica a los pacientes. Distribucin y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al servicio de botica de la unidad mdica y la copia se archiva en el servicio de enfermera del servicio solicitante. No. CONCEPTO 1 FOLIO 2 DESCRIPCIN Anotar el nmero consecutivo correspondiente al formato, de conformidad con el control que de los mismos se ejerza.
NOMBRE Y CLAVE DE LA Anotar el nombre y clave presupuestal de la jurisdiccin a la JURISDICCIN cual corresponde la unidad mdica en que se elabora el formato. NOMBRE Y CLAVE DE LA Anotar el nombre y clave presupuestal de la unidad mdica UNIDAD MDICA en que se elabora el formato. NMERO DE SANITARIA SERVICIO FECHA TURNO HORA NO. DE CAMA LICENCIA Anotar el nmero de la licencia sanitaria de la unidad mdica en que se elabora el formato. Anotar el servicio de la unidad mdica en la cual se genera el formato. Anotar el da, mes y ao en que se genera el formato. Anotar el turno (matutino, vespertino o nocturno), en que se genera el formato. Anotar la hora en que se genera el formato. Anotar el nmero de cama de cada uno de los pacientes del servicio para los cuales se solicita el medicamento registrado en el formato. Anotar el nmero con el cual se encuentran registrados en el servicio cada uno de los pacientes para los cuales se solicita el medicamento registrado en el formato. Anotar el tipo de programa al cual pertenecen cada uno de los pacientes: SP= Seguro Popular PA= Poblacin Abierta y OP= Oportunidades.
3 4 5 6 7 8 9
10
NMERO DE REGISTRO
11
C1
No. CONCEPTO 12 NOMBRE DEL PACIENTE 13 14 15 16 GNERO EDAD DIAGNSTICO MEDICAMENTO
DESCRIPCIN Anotar el nombre completo de cada uno de los pacientes. Anotar el genero (masculino o femenino), de cada uno de los pacientes. Anotar la edad en aos cumplidos de cada uno de los pacientes. Anotar el diagnstico primario de cada uno de los pacientes. Anotar el nombre genrico de cada uno de los medicamentos solicitados en el formato, de conformidad con el cuadro bsico y catlogo de medicamentos autorizado por la Secretara de Salud. Anotar el nmero de la clave correspondiente a cada uno de los materiales de curacin, registrados en el recetario de conformidad con el cuadro bsico y catalogo de medicamentos autorizados por la Secretara de Salud. Anotar la presentacin de los medicamentos requeridos en el formato, de conformidad con las necesidades de cada uno de los servicios. Anotar con letra la cantidad solicitada por el servicio de la unidad mdica, as como la cantidad surtida por el servicio de botica, debiendo cancelar los renglones en blanco. Anotar el nombre completo, la clave de identificacin al interior del servicio, el nmero de cdula profesional y la firma autgrafa del jefe del servicio que solicita los medicamentos registrados en el recetario.
17
CLAVE
18
PRESENTACIN
19
CANTIDA
20
JEFE DEL SERVICIO
21 22
NOMBRE Y FIRMA QUIEN SOLICITA NOMBRE Y FIRMA QUIEN SURTEN
DE Anotar el nombre completo y firma de la enfermera que elabora el recetario. DE Anotar el nombre completo y firma de la persona del servicio de botica que surten los medicamentos registrados en el recetario.
23
NOMBRE Y FIRMA DE Anotar el nombre completo y la firma autgrafa de la QUIEN RECIBE SERVICIO enfermera que recibe los medicamentos del servicio de DE ENFERMERA botica.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE Fecha: Enero / 2007 CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 16 de 24 Formatos e instructivo
Recetario Colectivo de Material de Curacin

NOMBRE Y CLAVE DE LA JURISDICCIN: NOMBRE Y CLAVE DE LA UNIDAD MDICA: COBERTURA: SEGURO POPULAR POBLACIN ABIERTA OPORTUNIDADES DA MES AO FECHA:: TURNO:
FOLIO: 000 000 000

HORA
CLAVE
MATERIAL DE CURACIN
PRESENTACIN
CANTIDAD SOLICITADA (CON LETRA)
CANTIDAD SURTIDA (CON LETRA)
JEFE DEL SERVICIO NOMBRE CLAVE CDULA PROFESIONAL FIRMA DE AUTORIZACIN
NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN SOLICITA
NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN SURTE
NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE SERVICIO DE ENFERMERIA
COPIA: BOTICA / ISEM
217B20000-005-06 217B21302-022-04
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: RECETARIO COLECTIVO DE MATERIAL DE CURACIN
Objetivo: Solicitar al servicio de botica el material de curacin requerido en los servicios de la unidad mdica para proporcionar la atencin mdica a los pacientes. Distribucin y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al servicio de botica de la unidad mdica y la copia se archiva en el servicio de enfermera del servicio solicitante. No. CONCEPTO 1 FOLIO 2 DESCRIPCIN Anotar el nmero consecutivo correspondiente al formato, de conformidad con el control que de los mismos se ejerza.
NOMBRE Y CLAVE DE LA Anotar el nombre y clave presupuestal de la jurisdiccin a la JURISDICCIN cual corresponde la unidad mdica en que se elabora el formato. NOMBRE Y CLAVE DE LA Anotar el nombre y clave presupuestal de la unidad mdica UNIDAD MDICA en que se elabora el formato. COBERTURA Marcar con una X el programa al cual corresponde el paciente: SP= Seguro Popular PA= Poblacin Abierta y OP= Oportunidades.
3 4
5 6 7 8 9
CLAVE Y NOMBRE DEL Anotar la clave y nombre del servicio de la unidad mdica en SERVICIO la cual se genera el formato. FECHA TURNO HORA CLAVE Anotar el da, mes y ao en que se genera el formato. Anotar el turno (matutino, vespertino o nocturno), en que se genera el formato. Anotar la hora en que se genera el formato. Anotar el nmero de la clave correspondiente a cada uno de los materiales de curacin, registrados en el recetario, de conformidad con el cuadro bsico y catalogo de medicamentos autorizados por la Secretara de Salud. Anotar el nombre genrico del material de curacin sin abreviaturas, de conformidad con el cuadro bsico y catalogo de medicamentos autorizados por la Secretara de Salud.
10
MATERIAL DE CURACIN
No. CONCEPTO 11 PRESENTACIN
DESCRIPCIN Anotar la presentacin del material de curacin requerido en el formato, de conformidad con las necesidades de cada servicio.
12
CANTIDA SOLICITADA Anotar con letra la cantidad solicitada por el servicio de la (CON LETRA). unidad mdica, debiendo cancelar los renglones en blanco. CANTIDA SURTIDA (CON Anotar con letra la cantidad surtida por el servicio de botica, LETRA). debiendo cancelar los renglones en blanco. JEFE DEL SERVICIO Anotar el nombre completo, la clave de identificacin al interior del servicio, el nmero de cdula profesional y la firma autgrafa del jefe del servicio que solicita los medicamentos registrados en el recetario. DE Anotar el nombre completo y firma de la enfermera que elabora el recetario. DE Anotar el nombre completo y firma de la persona del servicio de botica que surten los medicamentos registrados en el recetario.
13
15
16
NOMBRE Y FIRMA QUIEN SOLICITA NOMBRE Y FIRMA QUIEN RECIBE
17
18
NOMBRE Y FIRMA DE Anotar el nombre completo y la firma autgrafa de la QUIEN RECIBE SERVICIO enfermera que recibe los medicamentos del servicio de DE ENFERMERA botica.
Recetario Colectivo de Medicamentos del Servicio de Botica a Botica/Proveedor

FOLIO: 000 000 000

HORA
CLAVE
MEDICAMENTO (NOMBRE GNERICO)
PRESENTACIN
RESPONSABLE DEL SERVICIO DE BOTICA
RESPONSABLE DE BOTICA/PROVEEDOR
NOMBRE Y FIRMA (SOLICITA) NOTA: EL PROVEEDOR CUENTA CON 60 MINUTOS PARA SURT IR TOTALMENTE EL RECETARIO
NOMBRE Y FIRMA
NOMBRE Y FIRMA (RECIBE DE CONFORMIDAD) 217B20000-002-06
ORIGINAL: ISEM/BOTICA
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: RECETARIO COLECTIVO DE MEDICAMENTOS DEL SERVICIO DE BOTICA A BOTICA/PROVEEDOR.
Objetivo: Solicitar a la Botica/Proveedor el medicamento requerido en los servicios de la unidad mdica para proporcionar la atencin mdica a los pacientes. Distribucin y Destinatario: El formato se genera en original y dos copias. El original se turna a la Botica/Proveedor, una copia se archiva en el servicio de botica para su control interno y una copia para el proveedor. No. CONCEPTO 1 FOLIO 2 DESCRIPCIN Anotar el nmero consecutivo correspondiente al formato, de conformidad con el control que de los mismos se ejerza.
3 4
5 6 7 8 9
CLAVE Y NOMBRE DEL Anotar la clave y nombre del servicio de la unidad mdica en SERVICIO la cual se genera el formato. FECHA TURNO HORA CLAVE Anotar el da, mes y ao en que se genera el formato. Anotar el turno (matutino, vespertino o nocturno), en que se genera el formato. Anotar la hora en que se genera el formato. Anotar el nmero de la clave correspondiente a cada uno de los medicamentos, registrados en el recetario de conformidad con el cuadro bsico y catlogo de medicamentos autorizados por la Secretara de Salud.
10
MEDICAMENTO (NOMBRE Anotar el nombre genrico de cada uno de los GENRICO) medicamentos, de conformidad con el cuadro bsico y catalogo de medicamentos autorizados por la Secretara de Salud.
DESCRIPCIN Anotar la presentacin de los medicamentos requeridos en el formato, de conformidad con el cuadro bsico y catalogo de medicamentos autorizados por la Secretara de Salud.
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13
CANTIDA SOLICITADA Anotar con letra la cantidad solicitada por el servicio de (CON LETRA). botica a la botica/proveedor, debiendo cancelar los renglones en blanco. CANTIDA SURTIDA (CON Anotar con letra la cantidad surtida por la botica/proveedor,al LETRA). servicio de botica, debiendo cancelar los renglones en blanco. RESPONSABLE DEL Anotar el nombre completo y firma del responsable del SERVICIO DE BOTICA servicio de botica, solicitando los medicamentos registrados en el formato. RESPONSABLE DE Anotar el nombre completo y firma del responsable de la BOTICA/ PROVEEDOR botica/proveedor avalando la cantidad surtida del medicamento registrado en el recetario. RESPONSABLE DEL Anotar el nombre completo y firma del responsable del SERVICIO DE BOTICA servicio de botica, recibiendo de conformidad los medicamentos registrados en el formato.
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Edicin: Primera Fecha: Enero / 2007 Cdigo: 217B50000 Pgina: 22 de 24
Formatos e instructivo
Recetario Colectivo de Material de Curacin del Servicio de Botica a Botica/Proveedor

FOLIO: 000 000 000

HORA
CLAVE
MATERIAL DE CURACIN
PRESENTACIN
RESPONSABLE DE BOTICA/PROVEEDOR
NOMBRE Y FIRMA (SOLICITA) NOTA: EL PROVEEDOR CUENTA CON 60 MINUTOS PARA SURTIR TOTALMENTE EL RECETARIO
NOMBRE Y FIRMA
NOMBRE Y FIRMA (RECIBE DE CONFORMIDAD) 217B20000-004-06
ORIGINAL: ISEM/BOTICA
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: RECETARIO COLECTIVO DE MATERIAL DE CURACIN DEL SERVICIO DE BOTICA A BOTICA/PROVEEDOR.
Objetivo: Solicitar a la botica/proveedor el material de curacin requerido en el servicio de botica para suministrarlo a los servicios de la unidad mdica. Distribucin y Destinatario: El formato se genera en original y dos copias. El original se turna a la botica/proveedor, una copia se archiva en el servicio de botica de la unidad mdica y una copia para el proveedor. No. CONCEPTO 1 FOLIO 2 DESCRIPCIN Anotar el nmero consecutivo correspondiente al formato, de conformidad con el control que de los mismos se ejerza.
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5 6 7 8 9
CLAVE Y NOMBRE DEL Anotar la clave y nombre del servicio de la unidad mdica en SERVICIO la cual se genera el formato. FECHA TURNO HORA CLAVE Anotar el da, mes y ao en que se genera el formato. Anotar el turno (matutino, vespertino o nocturno), en que se genera el formato. Anotar la hora en que se genera el formato. Anotar el nmero de la clave correspondiente a cada uno de los materiales de curacin, registrados en el recetario, de conformidad con el cuadro bsico y catlogo de medicamentos autorizados por la Secretara de Salud. Anotar el nombre genrico del material de curacin sin abreviaturas, de conformidad con el cuadro bsico y catalogo de medicamentos autorizados por la Secretara de Salud.
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MATERIAL DE CURACIN
DESCRIPCIN Anotar la presentacin del material de curacin requerido en el formato, de conformidad con el cuadro bsico y catalogo de medicamentos autorizados por la Secretara de Salud.
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CANTIDA SOLICITADA Anotar con letra la cantidad solicitada por el servicio de (CON LETRA). botica de la unidad mdica, debiendo cancelar los renglones en blanco. CANTIDA SURTIDA (CON Anotar con letra la cantidad surtida por la botica/proveedor, LETRA). debiendo cancelar los renglones en blanco. RESPONSABLE DEL Anotar el nombre completo y firma del responsable del SERVICIO DE BOTICA servicio de botica, solicitando el material de curacin registrado en el formato. RESPONSABLE DE Anotar el nombre completo y firma del responsable de la BOTICA/ PROVEEDOR botica/proveedor avalando la cantidad surtida del material de curacin registrado en el recetario. RESPONSABLE DEL Anotar el nombre completo y firma del responsable del SERVICIO DE BOTICA servicio de botica, recibiendo de conformidad el material de curacin registrado en el formato.
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Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 1 de 9 PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores Nombre del Procedimiento: Pago a proveedores Objetivo: Agilizar el proceso de pago a los proveedores del Sistema para el Control de Medicamentos y Material de Curacin, especificando de manera coordinada las funciones y obligaciones de los participantes en la recepcin, revisin y registro de las facturas, programando su pago en tiempo y forma. Alcance: Aplica en Hospitales, Centros de Salud con Hospitalizacin y Centros de Salud Urbanos del Instituto. Se excluye a los Centros de Salud Rurales. Referencias: Ley General de Salud (Ttulo Segundo, Captulo I, Artculo 7; Ttulo Tercero, Captulo I, Artculos: 23, 24 fraccin I, 25, 27 fraccin III; Captulo II, Artculos: 32 y 33). Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestacin de Servicios de Atencin Mdica ( Captulo I, Artculo 19, Fraccin V ). Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Mxico, artculo 129. Responsabilidades: Los Hospitales Generales y del Programa de Reconstruccin debern: Autorizar y supervisar el programa de adquisiciones de material y equipo mdico, instrumental, mobiliario y equipo de oficina, accesorios, material de consumo, verificando que se integre en el tiempo, cantidad y calidad requerida, en coordinacin con las reas correspondientes del nivel central. Los Hospitales Generales y Hospitales del Programa de Reconstruccin debern: Coordinar la ejecucin de las gestiones para la obtencin de los recursos humanos, financieros, materiales y equipo que se requieran para su buen funcionamiento.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 2 de 9 PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores La Subdireccin Mdica de los Hospitales Generales y de los Hospitales del Programa de Reconstruccin debern: Participar en la elaboracin de los programas de investigacin clnica, mdica y administrativa, para elevar la calidad de atencin mdica. Vigilar el cumplimiento y aplicacin de los programas, reglamentos e instructivos de trabajo. Las Administraciones de los Hospitales Generales y las Subdirecciones Administrativas de los Hospitales Generales del Programa de Reconstruccin debern: Instrumentar sistemas especficos de registro y control financiero y presupuestal del hospital. Estructurar y mantener un adecuado sistema para la adquisicin, almacenamiento y suministro de insumos, materiales y equipo que se requiera en el hospital. Dirigir y controlar la adquisicin de los insumos y equipo que se requiere en el hospital, ya sea a travs de los almacenes centrales del Instituto o directamente con proveedores. Supervisar y controlar los registros del sistema de control de inventarios. La Subdireccin de Recursos Materiales del Instituto deber: Vigilar el cumplimiento de los ordenamientos legales vigentes en materia de administracin de recursos materiales, as como expedir las normas a que debern sujetarse las diferentes unidades administrativas del Instituto en la materia. Coordinar la elaboracin y ejecucin del programa anual de adquisiciones del Instituto. Dirigir y controlar el proceso de adquisicin de los insumos, bienes muebles, materiales y equipo que requieran las unidades del Instituto para el desarrollo de sus funciones. Coordinar las actividades de surtimiento de bienes a las unidades administrativas del Instituto. Presentar al Comit de Adquisiciones y Servicios, las propuestas de adquisiciones para su dictamen y autorizacin correspondiente. Autorizar, difundir y vigilar la aplicacin de los manuales administrativos de su rea de responsabilidad. La Subdireccin de Tesorera y Contabilidad del Instituto deber: Emitir y vigilar l cumplimento de los lineamientos, polticas y criterios contables a los que debern sujetarse las unidades del Instituto en la ejecucin de sus operaciones financieras.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 3 de 9 PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores Instrumentar y desarrollar sistemas de registro y control financiero, contable y presupuestal para el Instituto. Determinar y gestionar los recursos financieros necesarios para la operacin del organismo. Vigilar y controlar la contabilidad general del organismo, as como los programas financieros y fondos especiales que se obtengan. Analizar y dar seguimiento al ejercicio del gasto del Instituto, de conformidad con la normatividad aplicable en la materia. Resguardar y controlar los libros, registros auxiliares, informacin y documentacin soporte de las operaciones financieras del Instituto. Disear y vigilar la operacin del sistema contable del ejercicio presupuestal del Instituto, a efecto de mantener un adecuado control de las finanzas y del presupuesto del organismo. Vigilar y supervisar el desarrollo de las conciliaciones con las reas de contabilidad, presupuestos, planeacin, recursos humanos, servicios generales, recursos materiales e infraestructura en salud. Vigilar y supervisar el pago a terceros. Autorizar, difundir y vigilar la aplicacin de los manuales administrativos de su rea de responsabilidad. Insumos Factura debidamente requisitada y firmada de conformidad por el Director y el Administrador de la unidad mdica, y en su caso, con la documentacin soporte correspondiente. Contrato por la prestacin del servicio, debidamente firmado. Receta Mdica y Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin, debidamente requisitados y autorizados. Resultado Proporcionar de manera oportuna el pago a proveedores, de conformidad con la normatividad vigente en la materia. Interaccin con otros procedimientos Autorizacin de Cheques. Programacin de Pagos (Manual de Procedimientos de Inversin Financiera) Suministro de medicamentos por Receta Mdica Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo Entrega de reportes
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 4 de 9 PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores Polticas 1. Las firmas para la autorizacin de cheques de cantidad menor a $150,000.00 (Ciento cincuenta mil pesos 00/100 m.n) podrn ser en facsmil. 2. Las firmas para la autorizacin de cheques de cantidad mayor a $150,000.01 (Ciento cincuenta mil pesos) debern ser autgrafas. 3. La Subdireccin de Tesorera y Contabilidad del Instituto, recibir la factura slo si sta presenta firma de visto bueno del Director y Administrador de la unidad mdica correspondiente. 4. El Contra-recibo que presenten los proveedores deber ser canjeado por el cheque correspondiente, en tiempo y forma como se indica en las condiciones de pago. 5. Para el pago de los Contra-recibos a los proveedores, se deber solicitar el siguiente: Hasta un monto de Documentacin Carta autgrafa de la empresa signada por apoderado o representante legal de la misma. Credencial con fotografa vigente de la empresa, o carta poder de la misma, con identificacin oficial vigente con fotografa Poder Notarial para actos de administracin.
$ 1 a $ 50,000.00
$ 50,001.00 en adelante
6. Los proveedores conciliarn su factura con el Administrador de la unidad mdica, contra el inventario entregado en consignacin y/o recetas mdicas surtidas, como parte de las gestiones para el cobro de las mismas. 7. El suministro del medicamento y material de curacin de la botica ser responsabilidad del personal contratado por el proveedor. 8. Los proveedores debern contar con centros de atencin telefnica al usuario para la atencin de quejas y sugerencias. 9. Los proveedores emitirn semanalmente, factura del medicamento y material de curacin que hayan suministrado.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 5 de 9 PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores Polticas 10. Los proveedores emitirn por unidad mdica, reporte semanal de los inventarios de medicamentos y material de curacin que le fueron asignados por el Instituto bajo la modalidad de consignacin, en cuyo caso, para cuestiones contables, la facturacin deber considerarse en ceros. 11. Los informes y reportes requeridos para la facturacin sern requisitos indispensables para que el proveedor pueda hacer su trmite de pago; estos debern contar invariablemente con la firma del Director y Administrador de la unidad mdica, la factura deber corresponder al periodo que se esta facturando y contener la clave de la jurisdiccin correspondiente y la del centro de salud u hospital. 12. La informacin de requerimientos para los reportes de facturacin sern proporcionados a los proveedores por la Subdireccin de Tesorera y Contabilidad del Instituto. 13. El pago se efectuar a los 30 das naturales posteriores a la presentacin de la factura correspondiente en ventanilla del Departamento de Tesorera. 14. El Instituto no aceptar recetas ni facturas con tachaduras o enmiendas para trmite de pago. 15. El proveedor estar sujeto a las obligaciones y sanciones establecidas en los contratos ISEM-AJ-CA-LP42/O33-06 y ISEM-AJ-CA-LP42/O34-06, para el surtimiento de medicamentos y material de curacin.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 6 de 9 PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores Desarrollo Procedimiento : Pago a proveedores No. Responsable 1 Proveedor / Botica Actividad Elabora Factura e informe de inventario de medicamentos y material de curacin en consignacin, de las recetas y recetarios suministrados en la botica, de conformidad con el contrato y enva para revisin y firma del Administrador y del Director de la unidad mdica correspondiente. Recibe Factura e informe de inventario de medicamentos y material de curacin en consignacin, junto con las recetas y recetarios soporte, revisa, firma de visto bueno, obtiene firma del Director y del Administrador, entrega la Factura y reporte de inventario de medicamentos y material de curacin en consignacin al proveedor y resguarda las recetas y recetarios correspondientes. Recibe Factura e informe de inventario de medicamentos y material de curacin en consignacin, debidamente validada por el Administrador y Director de la unidad mdica, entrega a la Seccin de Pago de Proveedores y Prestadores de Servicios del Departamento de Tesorera. Recibe Factura e informe de inventario de medicamentos y material de curacin en consignacin, revisa que estn debidamente firmados por el Administrador y Director de la unidad mdica; elabora Contrarrecibo en original y tres copias y distribuye: Original del Contra-recibo.- Proveedor, Primera y segunda copia con factura.Departamento de Glosa, y Tercera copia.- Consecutivo. Recibe original del Contra-recibo donde se establece la fecha probable de pago, se retira y espera.
Unidad Mdica / Administracin
Proveedor / Botica
Departamento de Tesorera / Seccin de Pago a Proveedores y Prestadores de Servicios
Proveedor / Botica
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 7 de 9 PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores Desarrollo Procedimiento : Pago a proveedores No. Responsable 6 Departamento de Glosa Actividad Recibe Factura e informe, revisa factura, que contenga: unidad, centro de salud u hospital, rango de fecha de corte, requisitos fiscales y administrativos, informe de inventario de medicamentos y material de curacin en consignacin y enva al Departamento de Control Presupuestal. Recibe Factura e informe, se otorga asignacin y pliza presupuestal y reintegra al Departamento de Glosa. Recibe Factura e informe, registra y enva al Departamento de Contabilidad. Recibe Factura e informe, registra asiento contable, asigna nmero de pliza y reintegra al Departamento de Glosa. Recibe Factura e informe, registra y enva al Departamento de Tesorera para pago. Recibe Factura e informe, prepara cheque pliza y copias del Contra-recibo y espera a que se presenten los proveedores (se conecta con el Procedimiento: Pago a Proveedores y Contratistas del Manual de Procedimientos de Caja General).
Departamento de Control Presupuestal Departamento de Glosa Departamento de Contabilidad Departamento de Glosa Departamento de Tesorera/ Seccin de Pago a Proveedores y Prestadores de Servicios
8 9
10 11
P ro c e d im ie n to : P a g o a
P ro v e e d or B o ti c a
In i cio
U n i da d M d ic a A d m i n is t ra c i n
D e p a rt a m e n to de T e s or e r a S e c c. P a go a P r o v . y P r e s. S e r v .
D e pa r ta m e n to d e G l os a
E la b ora y e n va 1 R ec ib e , re v is a, firm a, ob tien e firm a, en tre g a y r es g u a rd a
F ac t u ra In f orm e d e In v en ta rio e n C on s ig n ac in O O O R ec ib e y en t reg a 3 O F ac tu r a
In for me d e In ve n tario en C o n s ig n a c in R ec ib e, rev is a , e la b or a, e n tre g a, arc h iva y e n va 4 R e c ib e, re vis a y en v a
F a c tu ra In f orm e d e In v en ta rio e n C on s ig n ac in O O O O C o n trar rec ib o O 3 2 1 R e c ib e, s e ret ira y es p e ra 5 O A O F a c tu ra Inf orm e d e In v en t ario e n C o n s ig n ac in 6
F a c tu ra Inf orm e d e In v en t ario e n C o n s ig n ac in
C o n tra rre c ib o
D ep a rt a m e n to de C o nt ro l P r es u p ue s t al
A
D e p ar ta m en t o d e C o n ta b i li d ad
D e p ar ta m en t o d e T es o re r a S e c c. P a go a P r o v . y P r e s. S e r v .
D e pa r ta m e n to d e G l os a
R ec ib e , o to rg a, y r ein t eg ra
R ec ibe , r eg is t ra y e n va 8
F a c tu ra In f orm e d e In v en ta rio e n C on s ig n ac in O O 9 O O F ac tu r a In for me d e In ve n tario en C o n s ig n a c in O F a c tu ra O In fo rm e d e In ve n ta rio en C on s ig n a c i n O O Inf orm e d e In v en t ario e n C o n s ig n ac in O O R e c ib e y e s p era 11 F a c tu ra R e c ib e , re g is tra y en v a R ec ib e, reg is tra y re in te g ra F a c tu ra Inf orm e d e In v en t ario e n C o n s ig n ac in
10
F in
P ag o a P rov ee d or es d e l Ma n u al d e Pr oc e d im ie nt os d e C aja G en e ral
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 9 de 9 PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores Medicin Indicador para medir la capacidad de respuesta: Cantidad de medicamentos y material de curacin suministrados contra nmero de recetas y recetarios colectivos emitidos. Importe de medicamentos y material de curacin pagados por da, mes, servicio y unidad mdica. Importe promedio de medicamentos y material de curacin pagados por paciente atendido. Importe promedio de medicamentos y material de curacin pagados por diagnstico dictaminado. Rotacin de medicamentos y material de curacin en el inventario de la botica del proveedor. = Porcentaje de Cheques autorizados
# Mensual de cheques elaborados
# Mensual de solicitud de cheques
Registro de evidencias. Los cheques-pliza quedarn registrados para su manejo y control en el formato Programacin de Pagos para Cheques y Transferencias Electrnicas. El suministro de medicamento por parte de la botica, se sustentar en las recetas debidamente autorizadas por los mdicos facultados dentro de cada servicio.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 1 de 8 PROCEDIMIENTO: Entrega de reportes Nombre del Procedimiento: Entrega de reportes Objetivo: Agilizar la emisin y entrega de los reportes requeridos por las reas del Instituto, en tiempo y forma, con el propsito de que cuenten de manera oportuna con la informacin necesaria para la toma de decisiones en su mbito de competencia. Alcance: Aplica en Hospitales, Centros de Salud con Hospitalizacin y Centros de Salud Urbanos del instituto. Se excluye a los Centros de Salud Rurales. Referencias: Ley General de Salud (Ttulo Segundo, Captulo I, Artculo 7; Ttulo Tercero, Captulo I, Artculos: 23, 24 fraccin I, 25, 27 fraccin III; Captulo II, Artculos: 32 y 33). Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestacin de Servicios de Atencin Mdica ( Captulo I, Artculo 19, Fraccin V ). Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Mxico, artculo 129. Responsabilidades: Los Hospitales Generales y del Programa de Reconstruccin debern: Informar de manera oportuna el seguimiento del sistema de control de medicamentos y material de curacin, a las instancias competentes del Instituto. Los Hospitales Generales y del Programa de Reconstruccin debern: Elaborar e informar de manera oportuna el seguimiento del sistema de control de medicamentos y material de curacin, a las instancias competentes del Instituto. Las Subdirecciones Mdica de los Hospitales Generales y del Programa de Reconstruccin debern: Vigilar el cumplimiento y aplicacin de los programas, reglamentos e instructivos de trabajo.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 2 de 8 PROCEDIMIENTO: Entrega de reportes Responsabilidades: Las Administraciones de los Hospitales Generales y las Subdirecciones Administrativas de los Hospitales Generales del Programa de Reconstruccin debern: Instrumentar sistemas especficos de registro y control financiero y presupuestal del hospital. Supervisar y controlar los registros de sistema de control de inventarios. La Subdireccin de Recursos Materiales del ISEM deber: Vigilar el cumplimiento de los ordenamientos legales vigentes en materia de administracin de recursos materiales, as como expedir las normas a que debern sujetarse las diferentes unidades administrativas del Instituto en la materia. Coordinar la elaboracin y ejecucin del programa anual de adquisiciones del Instituto. Presentar al Comit de Adquisiciones y Servicios, las propuestas de adquisiciones para su dictamen y autorizacin correspondiente. Autorizar, difundir y vigilar la aplicacin de los manuales administrativos de su rea de responsabilidad. La Subdireccin de Tesorera y Contabilidad del ISEM deber: Emitir y vigilar l cumplimento de los lineamientos, polticas y criterios contables a los que debern sujetarse las unidades del Instituto en la ejecucin de sus operaciones financieras. Instrumentar y desarrollar sistemas de registro y control financiero, contable y presupuestal para el Instituto. Analizar y dar seguimiento al ejercicio del gasto del Instituto, de conformidad con la normatividad aplicable en la materia. Resguardar y controlar los libros, registros auxiliares, informacin y documentacin soporte de las operaciones financieras del Instituto. Disear y vigilar la operacin del sistema contable del ejercicio presupuestal del Instituto, a efecto de mantener un adecuado control de las finanzas y del presupuesto del organismo. Vigilar y supervisar el desarrollo de las conciliaciones con las reas de contabilidad, presupuestos, planeacin, recursos humanos, servicios generales, recursos materiales e infraestructura en salud. Vigilar y supervisar el pago a terceros. Autorizar, difundir y vigilar la aplicacin de los manuales administrativos de su rea de responsabilidad.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 3 de 8 PROCEDIMIENTO: Entrega de reportes Insumos Contrato por la prestacin del servicio, debidamente firmado. Receta Mdica y Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Recetario Colectivo de Material de Curacin, debidamente requisitado y autorizado. Resultado Emisin y entrega de los informes y reportes requeridos por las reas competentes del instituto para la adecuada toma de decisiones en tiempo y forma. Interaccin con otros procedimientos Autorizacin de Cheques. Programacin de Pagos (Manual de Procedimientos de Inversin Financiera) Suministro de medicamentos por Receta Mdica Suministro de medicamentos y material de curacin mediante Recetario Colectivo Pago a proveedores Polticas 1. La Unidad de Informtica integrar el sistema informtico a utilizar, coordinadamente con los proveedores, recabando la informacin de las reas usuarias del Instituto, con el propsito de que los informes y reportes que se emitan cubran sus requerimientos en tiempo y forma. 2. El sistema informtico que utilizarn los proveedores, deber estar debidamente avalado por las reas competentes del Instituto. 3. Las reas usuarias del Instituto definirn el tiempo y forma en que requerirn los reportes por parte de los proveedores. 4. La Unidad de Informtica deber obtener de los proveedores clave de acceso a su sistema para transportar en el tiempo que lo requiera informacin hacia el Instituto, as como sus tiempos de retardo para la actualizacin de informacin. 5. Ser responsabilidad de las reas usuarias del Instituto, recabar los informes y reportes de los proveedores en su materia y, en su caso, tomar las medidas correctivas necesarias, hacindolas del conocimiento de manera oportuna a la coordinacin a la que pertenezcan.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 4 de 8 PROCEDIMIENTO: Entrega de reportes Polticas 6. Los proveedores debern generar por da, semana y mes, un reporte el cual deber contener localidad, rea y/o servicio y fecha de surtimiento, nombre del paciente, edad, sexo, diagnsticos primarios y/o secundarios; cantidad, clave y nombre genrico del medicamento; costo por pieza, rengln y total de la receta o requerimiento surtido; nombre y registro del mdico que prescribe; diagnstico del padecimiento; estadsticas de medicamentos prescritos por padecimiento, prescripcin y consumo por mdico, medicamentos prescritos por localidad, centro de salud, claves de mayor movimiento, importe de los consumos por farmacia y por clave, niveles de inventarios; as mismo permitirn una cuenta de usuario a una direccin electrnica para consultar en lnea dicha informacin y emitir mensualmente un archivo plano conteniendo la informacin sealada. 7. Los reportes diarios, semanales y mensuales requeridos por la Subdireccin de Atencin Mdica sern los siguientes: 7.1 Reporte de consumo y costo diario por: a) Unidad mdica, hospital o jurisdiccin, b) Localidad, c) Municipio, d) Cobertura ( Seguro Popular, Oportunidades y Poblacin Abierta), e) Nombre del paciente, f) Fecha de surtimiento, g) Edad del paciente, h) Gnero, i) Tipo de receta (Receta Mdica o Recetario Colectivo de Medicamentos y/o Material de Curacin), j) Clave de medicamento, k) Presentacin de medicamento (GI, SSA o Comercial), l) Clave CIE y/o diagnstico emitido por el Mdico (Primario y/o Secundario), m) Nombre del Mdico, n) Servicio, o) Reportes estatal, p) Cantidad de medicamento surtido, q) Medicamento prescrito por padecimiento, r) Medicamento prescrito por medico, s) Medicamento de mayor y menor consumo, t) Medicamento prescrito por localidad, por centro de salud y/u hospital, u) Importe de los consumos por botica, v) Importe de los consumos por clave de medicamento, w) Costo por pieza, x) Costo por rengln, y y) Costo total por receta surtida.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 5 de 8 PROCEDIMIENTO: Entrega de reportes Polticas 8. Los reportes diarios, semanales y mensuales requeridos por la Subdireccin de Tesorera y Contabilidad sern los siguientes: 8.1 Reporte y archivo plano de la evaluacin del inventario global de la mercanca que se recibi en consignacin, valuado a costo promedio ponderado conteniendo los siguientes datos: a) Clave del artculo, b) Presentacin, c) Descripcin, d) Tipo de suministro 1 ( medicamento ) y 2 ( material de curacin ), e) Costo promedio ponderado, y f) Cantidad consignada. 9. Los proveedores debern imprimir su corte semanal un da antes de la facturacin. 10. Los proveedores debern entregar el inventario del material que se les entreg en consignacin, incluidos los cuatro tipos de requerimientos, valuado a costo promedio ponderado. 11. En el caso de que el proveedor no surta la receta al 100%, deber hacer los registros de requerimientos cada vez que surta los medicamentos. 12. Cuando el proveedor se presente a revisin de facturas, deber adjuntar el reporte.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 6 de 8 PROCEDIMIENTO: Entrega de reportes Desarrollo Procedimiento : Entrega de reportes No. 1 Responsable Proveedor / Botica Actividad Registra en sistema la informacin de las recetas y recetarios surtidos, as como de su proceso de conciliacin y facturacin correspondientes. Emite por sistema, al finalizar el da, los reportes e informes requeridos y procede a enviar la informacin va correo electrnico a las reas usuarias del Instituto. Recibe informacin por su correo electrnico, revisa, realiza registros correspondientes y/o toma las decisiones pertinentes. Archiva reportes e informes para su control.
Proveedor / Botica
Instituto / rea Usuaria
Proced imiento: Entrega de re porte s
Pro veed or B otica
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In stitu to d e Salu d del Estado de M xico Area Usuaria Un id ad de In for m tica
Re gistra e n si stema in forma cin Reg istra
Rece ta M di ca R ecet ari o Cole ctivo de M e dica mentos y/o O M a terial d e Curaci n O E mite y env a p or c orreo elec trn ico
Recib e medi ante correo 2 elec trn ico, edita , revis a, reali za o to ma y archi va Reporte 3
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Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: 8 de 8 PROCEDIMIENTO: Entrega de reportes Medicin Indicador para medir la capacidad de respuesta: Nmero de medicamentos surtidos / Nmero de medicamentos prescritos Medicamentos prescritos por padecimiento Medicamentos prescritos por localidad Claves de mayor movimiento Consumos por botica y por clave Niveles de inventario
Registro de evidencias. El suministro de medicamento por parte de la botica, se sustentar en las recetas y recetarios colectivos, debidamente autorizados por los mdicos facultados dentro de cada servicio. En la receta mdica deber registrarse el nmero de folio del recibo nico de pago con el cual se pagan los medicamentos requeridos. Receta mdica y recetario colectivo surtidos al 100%. Los cheques-pliza quedarn registrados para su manejo y control en el formato Programacin de Pagos para Cheques y Transferencias Electrnicas. El suministro de medicamento por parte de la botica, se sustentar en las recetas debidamente autorizadas por los mdicos facultados dentro de cada servicio.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: X
INICIO O FINAL DEL PROCESO Seala el principio o terminacin de un procedimiento. Cuando se ut ilice para indicar el principio de un proceso se anotar la palabra INICIO, en el segundo caso, cuando se termine la secuencia de operaciones, se escribira la palabra FIN. OPERACION Para representar una act ividad o proceso, sea manual, mecanizado o mental, se utilizar este smbolo, el cual muestra las princi pales fases del procedimiento, emplandose cuando el material, formato o la propia accin va a cambiar, por ejemplo: enviar, anotar, tramitar, modificar, contest ar, ejecutar, etc. , se anotar dentro del smbolo un nmero en secuencia, concatenndose con las verificaci ones o actividades combinadas nicamente; del mismo modo se escribir una breve descripcin al margen del smbolo de l o que sucede en ese paso. El cuadro es utilizado como smbol o de inspeccin, revisin, verifi cacin, o bien cuando se examine una accin, una forma o una actividad; as como consultar o cotejar sin modifi car las caractersticas de l a accin o actividad. ACTIVIDAD COMBINADA Figura que se utiliza en los casos en que un mismo paso se realiza tanto una operacin como una verificacin LINEA CONTINUA
INSPECCION
La lnea continua marca el flujo de informacin, documentos o materiales que se estn reali zando en el rea; su direccin se maneja a travs de terminar la l nea con una pequea lnea vertical; puede ser utilizada en la direccin que se requiera y para unir cualquier smbolo empleado. Este smbolo es empleado para identificar una consulta, cotej ar o conci liar la informacin; invariablemente deber salir de una inspecci n o act ividad combinada; debe dirigirse a uno o varios formatos especficos y puede trazarse en el sentido que se necesite, al igual que la lnea cont inua se termina con una pequea lnea vertical .
LINEA DE GUIONES
LINEA DE ZI G ZAG Se utiliza para sealar que exist e flujo de informacin, la cual se realiza a travs de t elfono, telex, fax, etc. La direccin del flujo se indica como en los casos de las lneas de guiones y continua.
FORMATO IMPRESO
Como su nombre lo indica, esta representacin se aplica en formas impresas, documentos, reportes, listados, etc., y se anota despus de cada operacin, inspeccin o acti vidad combinada, indi cando dentro del smbolo el nombre del formato; cuando se requiera indi car el nmero de copias de formatos ut ilizados o que existen en una operacin, se escribir la cantidad en la esquina inferior izquierda en el caso de graficarse un original se ut ilizar la letra "O". Cuando el nmero de copias es elevado, se interrumpe la secuencia, despus de la primera se deja una sin numerar y la lt ima contiene el nmero final de copias, esta disposi cin se ejercer cuando el juego de formatos siga un mismo f lujo, ahora bien si se desconoce el nmero de copias en el primer smbolo se anotar una "X" y en el ltimo una "N". Finalmente para indicar que el f ormato se el abora en ese momento, se marcar en el ngulo inf erior derecho un tringulo lleno.
FORMATO NO IMPRESO Este smbol o i ndica que el formato usado en el procedimiento es un modelo que no est impreso, se distingue del anterior, nicamente en la forma, las dems especificaciones para su uso son i gual es, pudiendo ser un machote.
PAQUETE DE MATERI ALES En este caso, la figura se emplea para representar un conjunto de material es, dinero o todo aquello que sea en especie.
REGISTRO Y/O CONTROLES Tiene como funcin representar un control o libro de registros, se usar cuando se hable de registrar o efectuar alguna anotacin en formatos especficos o libretas de control, aparecer cuando exista la necesidad de consultar un documento o simplemente cotejar informacin. Se deber anotar al margen del smb olo el nombre con el cual se puede identificar el registro o control. Cuando se registra informacin, llegar al smbolo una lnea continua, cuando se hable de consultar o cotejar la lnea debe de ser en guiones terminando de igual manera en el smbolo.
DES TRUCCION DE DOCUMENTOS Este signo representa el destino final del documento cuando por diversas causas ya no es necesaria su participacin en el procedimiento en estudio.
ARCHIVO TE MPORAL
La situacin de archivo temporal en un procedimiento, se presenta cuando un documento o material por algn motivo debe guardarse durante un perodo indefinido para despus util izarlo en otra actividad, representa espera y se aplica cuando el uso del documento o material se conecta con otra operacin.
ARCHIVO DE FINITIVO Esta representacin marca el fin de la participacin de un documento o material en un procedimiento, por lo que se procede a archivar de manera definitiva, con la salvedad de emplearse en otros procesos. En el caso de que en alguna actividad se archive y concluya el proceso, es vlido utilizar, ambos smbolos (archivo definitivo y FIN). DECIS ION Smbolo que se emplea cuando en l a actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o ms alternativas de solucin. Para fines de ma yor claridad y entendimiento, se describir brevemente en el centro del smbolo lo que va a suceder, cerrndose la descripcin con el signo de interrogacin.
INTERRUPCION DEL PROCESO En ocasiones el procedimiento requiere de una interrupci n para ejecutar alguna actividad o bien para dar tiempo al usuario para realizar o reunir una determinada situacin. Por ello, el presente smbolo se emplea cuando el proceso requiere de una espera necesaria e insoslayable. El caso usual, es cuando un documento se archiva temporalmente y despus se vuelve a utilizar, indica tiempo sin actividad.
ANEXO DE DOCUMENTOS El empleo de este smbolo indica q ue dos o ms documentos se anexan para concentrarse en un slo paquete, el cual permita identificar las copias o juegos de los documentos existentes e involucrados en el procedimiento. FUERA DE FLUJO Cuando por necesidad del procedimiento, una determinada actividad o participacin ya no es requerida dentro del mismo, se opta por utilizar el signo de fuera de flujo para fi nalizar su intervencin en el proceso.
CONECT OR DE PROCEDIMIENTOS
Es utilizado para sealar que un procedimiento proviene o es la continuacin de otro(s). Es importante anotar dentro del smbolo el nombre del proceso del cual se deriva o hacia donde va.
CONECTOR DE HOJA EN UN MISMO PROCEDIMIENTO Este smbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamao que lejos de facilitar el entendimiento del procedimiento, lo hace ms complejo, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y el principio de la siguiente hoja de donde viene. Asimismo, se deber utilizar el menor nmero de veces, lo cual se puede lograr distribuyendo los smbolos de tal manera que slo se empleen los necesarios a efecto de evitar confusiones en la secuencia del procedimiento; para fines de control se escribir dent ro de la figura una letra (mayscula) del alfabeto, empezando con la "A", y continuando con la secuencia del mismo.
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: XI
Registro de Ediciones Primera edicin ( enero de 2007 ): elaboracin del manual. Distribucin El original del manual del procedimiento se encuentra en poder del Departamento de Desarrollo Institucional, de la Unidad de Modernizacin Administrativa del Instituto. Las copias controladas estn distribuidas de la siguiente manera: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Coordinacin de Servicios de Salud. Direccin de Finanzas. Subdireccin de Atencin Mdica. Subdireccin de Recursos Materiales. Unidad de Contralora Interna. Unidad de Asuntos Jurdicos
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: XII Validacin
_________________________________________ DRA. MARA ELENA BARRERA TAPIA SECRETARIA DE SALUD Y DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MXICO (RUBRICA)
__________________________________ DR. JESS LUIS RUB SALAZAR COORDINADOR DE SALUD (RUBRICA)
__________________________________ DR. SERGIO ROJAS ANDERSEN COORDINADOR DE REGULACIN SANITARIA (RUBRICA)
_________________________________________ LIC. FEDERICO RUZ SNCHEZ COORDINADOR DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS (RUBRICA)
____________________________________ DR. ROBERTO MARTNEZ POBLETE DIRECTOR DE SERVICIOS DE SALUD (RUBRICA)
____________________________________ ING. ARMANDO TORRES GMEZ DIRECTOR DE REGULACIN SANITARIA (RUBRICA)
_____________________________________ M. EN E. RODOLFO DAVIS CONTRERAS DIRECTOR DE FINANZAS (RUBRICA)
____________________________________ M. EN A. EDUARDO FRANCISCO BERTERAME BARQUIN DIRECTOR DE ADMINISTRACIN (RUBRICA)
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Enero / 2007 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina: XII
Validacin
_________________________________________ LIC. LEOPOLDO MOLINA ZENTENO JEFE DE LA UNIDAD DE ASUNTOS JURDICOS (RUBRICA)
__________________________________ DR. ANGEL SALINAS ARNAUT SUBDIRECTOR DE ATENCIN MDICA (RUBRICA)
__________________________________ DRA. MARA DEL CARMEN GUTIRREZ VZQUEZ SUBDIRECTORA DE NORMATIVIDAD SANITARIA (RUBRICA)
___________________________________ C. P. JUAN MANUEL CAMACHO CABALLERO SUBDIRECTOR DE TESORERA Y CONTABILIDAD (RUBRICA)
______________________________________ C. P. PETRA SOCORRO CABALLERO CHVEZ SUBDIRECTORA DE RECURSOS MATERIALES (RUBRICA)
_________________________________________ L.A.E. MARTHA MEJA MRQUEZ JEFE DE LA UNIDAD DE MODERNIZACIN ADMINISTRATIVA (RUBRICA)
Edicin: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL Fecha: Diciembre / 2006 DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN Cdigo: 217B50000 Pgina:
MP/ 103
Manuales de procedimientos
Manual de Procedimientos del Sistema de Control de Medicamentos y Material de Curacin, Servicio Subrogado Secretara de Salud Instituto de Salud del Estado de Mxico Responsables de proporcionar la informacin: C.P.C. y M. en A. Susana Libien Daz Gonzlez M. en E. Rodolfo Davis Contreras Ing. Enrique Vincent Dvila C. P. Juan Manuel Camacho Caballero Dra. Maria del Carmen Gutirrez Vzquez C. P. Petra Socorro Caballero Chvez C. P. Alberto Alejandro de la Vega Lara Ing. Amalia Renata Reyes Monroy C. P. Leticia Ramrez Rosaldo C. P. Edith Romero Arizmendi C. P. Roberto Valerio Carlos C. P. Juan Meja Hernndez Quim. Juan Carlos Ruiz Garca Responsables de la integracin del documento: L.A.E. Martha Meja Mrquez L.A.E. Armando Santn Prez Lic. Victor Flores Silva
Toluca, Mxico, enero, 2007.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN SERVICIO SUBROGADO

III IV V VI VI VII VIII IX 217B50000/01-02 217B50000/02-02

Simbologa Registro de ediciones Distribucin Validacin

Proporcionando al Paciente Atencin Mdica

Descripcin del Procedimiento

Se co necta Hospi talizac in 2 Se rvi cio?

Consu lta E xte rna 12

Re cibo Unico de P ago Fic ha 1 O O O Recib o Unic o de Pa go

Recib e y acud e a co nsulta

Fic ha Rec ibo Un ico d e P ago

F icha R ecibo Unic o de Pa go

O Reci be, in tegra y se p res enta 12 O 3

Rece ta M d ica R eceta M di ca 2 1 O 1 Rec eta M dica

Rece ta M d ica 3 Reci bo Uni co de Pago 2 O O

Reci be, v erifica, ano ta nmero d e ca jas, firma y reinte gra 3 14 2

Rec eta M dica Rec ibo Un ico d e Pago

Receta Med ica Reci bo Uni co de Pago M ed icame nto O

A000 000 001

DOMICILIO DE L A UNIDAD MDIC A:

No. LICENCIA SA NITA RIA

FECHA DE EL ABOR ACIN:

NMERO DE EXPEDIENTE Y DE AFILIACIN

CLAVE DEL DIAGNSTICO (CIE-10)

GNERO: MASCULINO FEMENINO

CLAVE DEL DIAGNSTICO (CIE-10)

NOMBRE DEL MDICO:

DURACIN DEL TRATAMIENTO

CANTID AD SURTIDA (LETRA)

NM. DE CD. PROFES.

CLAVE DEL DIAGNSTICO (CIE-10)

FIRMA DEL MDICO

DURACIN DEL TRATAMIENTO

CANTID AD SURTIDA (LETRA)

EL PACIENTE CUENTA CON 48 HORAS PARA CANJ EAR LA PRESENTE RECETA

FIRMA DE RECIBIDO DE CONFOR MID AD

*SP=SEGURO POPULAR PA=POBLACIN ABIERTA OP=OPORTUNIDADES

ESTA RECETA NO EST AUTORIZADA PARA PRESCRIPCIN DE ESTUPEFACIENTES

ORIGINAL: ISEM/ BOTICA PROVEEDOR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN

INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: RECETA MDICA

FECHA DE ELABORACIN Anotar el da, mes y ao en que se genera el formato.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACION

FIRMA DEL MDICO CLAVE Y GENRICO MEDICAMENTO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACION

Servicio de Urgencias y Hospitalizacin / Enfermera Servicio de Urgencias y Hospitalizacin / Enfermera

No. Responsable 8 Servicio de Botica

Servicio de Urgencias y Hospitalizacin / Enfermera

No. Responsable 14 Proveedor / Botica

E lab o ra, ob t ien e v is to b u en o y e nv a

R ec e tar io Co le c tiv o d e M ed ic a m en to s y /o Ma te ria l d e Cu r ac i n Re c ib e y re vis a 6 1 O M e d ic am e n t o y/ o M a te ri al

R ec e tar io Cole c tiv o d e Me d ic a m en to s y /o Ma te ria l d e Cu ra c i n 1 O M ed ic am e n to y/o M a ter ia l 2 1

R ec e tar io Co le c tiv o d e M ed ic a m en to s y /o Ma te ria l d e Cu r ac i n d e l S erv ic io d e B o tic a a B otic a/ Pr ov ee d or O A

R ec e tario C ole c tiv o de Me d ic a me n to s y /o Ma ter ial d e Cu ra c i n 1 O 1 9

Re c et ario C olec t iv o d e Me d ic am e n tos y /o Mat erial d e Cu ra c in O

R ec e ta rio Co le c tivo d e M ed ic am en to s y / o M ate ria l d e C ur ac i n 1

R ec e tar io C o le c tiv o d e M ed ic a m en to s y /o M a te ria l d e C u r ac i n d e l S erv ic io d e B o tic a a B otic a/ Pr ov ee d or O

12 R ec ib e, rev is a , firm a y d ev u elv e

R ec e tar io C o le c tiv o d e M ed ic a m en to s y /o M a te ria l d e C u r ac i n d e l S erv ic io d e B o tic a a B otic a/ Pr ov ee d or O M ed i ca m en to y /o M at er ial 2 1

R ec e ta rio C o le c tivo d e M ed ic am en to s y / o M ate ria l d e C u r ac i n d e l S erv ic io d e B o tic a a B ot ic a/ P rov ee d or O M ed ica m en to y /o M at er ia l

Recetario Colectivo de Medicamentos

FOLIO: 000 000 000

NOMBRE DEL PACIENTE

CANTIDAD MEDICAMENTO CLAVE PRESENTACIN

JEFE DEL SERVICIO NOMBRE CLAVE CDULA PROFESIONAL FIRMA DE AUTORIZACIN