ASIENTOS CONTABLES Se denomina asiento contable o R8 R11 a cada una de las anotaciones o registros que se hacen en el Libro diario

de contabilidad, que se realizan con la finalidad de registrar un hecho econmico que provoca una modificacin cuantitativa o cualitativa en la composicin del patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una empresa. En el sistema de partida doble, cada asiento tiene dos vertientes: el debe y el haber. Estas dos posiciones hacen movimientos inversos, y afectan al activo o al pasivo, y se fundamentan por el hecho de que todo apunte afecta al menos a dos cuentas y cada movimiento tiene una contrapartida. En todo caso, aunque nada especifica la normativa legal,la siguiente informacin: Fecha de la anotacin. Nmero que hace el asiento a lo largo del ejercicio. Cuentas que intervienen (con su cdigo y denominacin). Importes asociados a cada cuenta, sealando si son cargos o abonos. Breve descripcin de la operacin.

Datos del asiento Los tipos de asientos contables son: Asiento simple: Asiento de compuesto: Registrarn las operaciones que diariamente suceden en las empresas en el desarrollo de su actividad, tras su registro en el libro diario, estas cuentas sern trasladadas a las cuentas correspondientes al libro mayor. Asiento de ajuste: Estos asientos contables corrigen posibles diferencias entre datos inventariados y saldos contables. Asiento de regulacin: Estos asientos contables consisten en concentrar todas las cuentas de ingresos y gastos en el estado de prdidas y ganancias para obtener el resultado del ejercicio. Asiento de cierre: Con este asiento se finaliza el proceso contable y solo queda por presentar los libros correctamente elaborados. ASPECTOS LEGALES DE LA CONTABILIDAD Libro Diario Es un libro principal, denominado tambin "diario columnario", en l se registran en orden cronolgico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros dbitos y crditos, trasladndolos al libro mayor. En este tipo de libro se recogen, da a da, los hechos econmicos de una empresa. La anotacin de un hecho econmico en el libro Diario se llama asiento; es decir en l se registran todas las transacciones realizadas por una empresa. Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de dbito en una o ms cuentas y crdito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los dbitos sea igual a la suma de los crditos. Se garantiza as que se mantenga la ecuacin de contabilidad. As mismo pueden existir

Documento Contable que agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables. En este libro se encuentra informacin como: Ejemplo: Supongamos que el cliente Juan nos paga 5.000 que nos deba, las cuales cobramos por caja. El asiento sera el siguiente: Fecha Nro. cuenta Concepto Debe Haber La fecha que debe tener el asiento contable registrado en el libro diario. Corresponde al nmero con el que comienza el asiento contable. Es la variacin de cada una de las cuentas que integran al asiento contable. Es el debe, lugar donde corresponde poner valores. Es el haber, es el lugar donde corresponde poner valores

10 julio 2011 20 Importancia

Proveedores Bs 20 $ 200

El libro de diario ha de llevarse obligatoriamente por todo comerciante, segn lo sealado por el Cdigo de Comercio en el artculo 32, adems, ha de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil. Libro Mayor El libro ms importante en cualquier contabilidad, en el que se registran cuentas individuales o colectivas de los bienes materiales, derechos y crditos que integran el activo; las deudas y obligaciones que forman el pasivo; el capital y supervit de los gastos y productos; las ganancias y prdidas y en general todas las operaciones de una empresa. En dicho libro se registran todas las transacciones anotadas en el diario principal o en los diarios especiales cuando los haya, ya sea particularmente o bien en totales. Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propsito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Los cargos y crditos a las distintas cuentas, segn se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor. En el libro mayor se recogen todas las cuentas, con todos los cargos y abonos realizados en las mismas. Libro resumen del registro del movimiento de una cuenta especfica. En el cual tambin van las inversiones (gastos y ganancias) que la empresa tuvo en ese lapso de tiempo. Ejemplos Supongamos que un empresario tena en la Caja de su negocio 10.000 Euros, y durante un periodo determinado ha realizado pagos por 800 Euros a Juan y a Ana respectivamente, mientras que ha ingresado 1000
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Euros de Luis y 500 de Ins. Todas las operaciones son del mes de mayo. En su libro Mayor, practicara las siguientes anotaciones: Debe 10.000 1.000 500 Suma Debe: 11.500 Caja 800 800 Suma Haber: 1.600 Haber

Saldo deudor: 9.900 Importancia Cuando se habla de la cuenta en el medio contable el libro mayor permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas caractersticas de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y nominales. El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa, as lo establece el Art. 32 del Cdigo de Comercio; BALANCE GENERAL El balance general es una imagen de la empresa en un momento determinado. Incluye los activos y pasivos, proporcionando informacin sobre el patrimonio neto de la empresa. En otras palabras un balance general es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada. Al elaborar el balance general el empresario obtiene la informacin valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro prximo. El balance general consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislacin exige que este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de la empresa. Ejemplo de Balance General

Modelo de balance general

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ACTIVO Activo corriente Caja y bancos Clientes Otros deudores Existencias TOTAL ACTIVO CORRIENTE

2500 6000 2400 26600 37500

PASIVO Pasivo corriente Proveedores Otros acreedores Impuestos por pagar TOTAL ACTIVO CORRIENTE

5000 2000 1200 8200

Pasivo no corriente Activo no corriente Deudas a largo plazo 1400 Inm. maq. y equipo 14000 TOTAL PASIVO NO CORRIENTE 1400 Depreciacin acumulada 1400 TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 12600 PATRIMONIO Capital 19000 Utilidades retenidas 2600 Utilidades del ejercicio 18900 TOTAL PATRIMONIO 40500 TOTAL ACTIVOS 50100 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 50100

Importancia del Balance General El balance general es, como tal, una ecuacin bastante simple en trminos generales. Sin embargo, para llevarse a cabo requiere un arduo trabajo y esto es as si se tiene en cuenta que todo debe ser contabilizado para obtener un resultado lo ms perfecto posible. En este sentido, podemos dividir al balance general en dos pares centrales que ya mencionamos: el pasivo y el activo. Dentro del activo, debemos volver a dividir entre activo fijo y activo circulante: mientras que en el primero encontramos todo aquello que no est destinado a la venta o a ser gastado (como por ejemplo los bienes muebles, inmuebles, bienes intangibles, inversiones a largo plazo como la compra de acciones), en el segundo encontramos todo aquello que circula, principalmente dinero lquido, productos terminados, materias primas, etc. ESTADOS DE GANANCIAS Y PERDIDAS Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable. El estado de resultados esta compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la seccin de ganancias y prdidas de la hoja de trabajo Es un estado financiero donde se muestran los ingresos y egresos, as como el resultado de las operaciones que realiz una empresa durante un perodo determinado. Ejemplos
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Un estado de ganancias y prdidas mide la actividad de una empresa a lo largo de un perodo, que suele ser un mes, un trimestre o un ao. Este informe financiero puede tener diferentes nombres: estado de ganancias y prdidas, estado de ingresos, estado de ingresos y gastos o, incluso, estado de operaciones. El estado de ganancias y prdidas bsicamente le indica los ingresos, los gastos, las ganancias y las prdidas. Tenga presente que, en casi todos los casos, ganancias y flujo en efectivo no son la misma cosa. Importancia Este estado financiero permite que el empresario, luego de un periodo de funcionamiento de su empresa, pueda determinar si obtuvo utilidad o prdida. Con esa informacin el dueo de la empresa podr analizar su situacin financiera, su estructura de ingresos, costos y tomar decisiones acertadas sobre el futuro de su empresa. Libros de IVA Los contribuyentes debern llevar los libros, registros y archivos adicionales que sean necesarios para el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento. (Artculo 56 LIVA) En este sentido, se debe llevar un libro de compras y otro de ventas, que se debe mantener en el establecimiento del contribuyente, adems de los libros exigidos por el Cdigo de Comercio (caso comerciantes), donde se reflejen de forma cronolgica todas y cada una de las operaciones que se realicen, incluyendo las que no fueren gravables con el impuesto, as como las nuevas facturas o documentos equivalentes y las notas de dbito o crdito que emitan o reciban. (Artculos 56 LIVA y 70 y 71 RLIVA) Las operaciones debern registrarse en el mes calendario en que se consideren perfeccionadas, y las notas de crdito y de dbito, se registrarn segn el caso, en el mes calendario en que se emitan o reciban los documentos que las motivan. (Artculos 56 LIVA) Libro de compras Se deben registrar cronolgicamente y sin atrasos, los siguientes datos: La fecha y el nmero de la factura, nota de dbito o de crdito por la compra nacional o extranjera de bienes y recepcin de servicios, y de la declaracin de Aduanas, presentada con motivo de la importacin de bienes o la recepcin de servicios provenientes del exterior. Igualmente, en el caso de los comprobantes y documentos equivalentes correspondientes a la adquisicin de bienes y servicios; El nombre y apellido del vendedor o de quien prest el servicio, en los casos en que sea persona natural. La denominacin o razn social del vendedor o prestador del servicio, en los casos de personas jurdicas, sociedades de hecho o irregulares, comunidades, consorcios y dems entidades econmicas o jurdicas, pblicas o privadas; Nmero de inscripcin en el Registro de Informacin Fiscal o Registro de Contribuyentes del vendedor o de quien preste el servicio, cuando corresponda; El valor total de las importaciones definitivas de bienes y recepcin de servicios discriminando las gravadas, exentas o exoneradas, registrando adems el monto del crdito fiscal en los casos de operaciones gravadas. Registrndose en el caso de operaciones gravadas con distintas alcuotas, de manera separada y agrupadas por cada una de las alcuotas; y, El valor total de las compras nacionales de bienes y recepcin de servicios discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas al impuesto o sin derecho a crdito fiscal, registrando adems el monto del crdito fiscal en los casos de operaciones gravadas. Registrndose en el caso de operaciones
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gravadas con distintas alcuotas, de manera separada y agrupadas por cada una de las alcuotas. (Artculo 75 RLIVA) Libro de ventas Se deben registrar cronolgicamente y sin atrasos las operaciones con otros contribuyentes o no contribuyentes, dejando constancia de los siguientes datos: La fecha y el nmero de la factura, comprobantes y otros documentos equivalentes, notas de dbito o de crdito y de la gua o declaracin de exportacin; El nombre y apellido del comprador de los bienes o receptor del servicio, cuando se trate de una persona natural. La denominacin o razn social si se trata de personas jurdicas, sociedades de hecho o irregulares, comunidades, consorcios y otros entes econmicos o jurdicos, pblicos o privados; Nmero de inscripcin en el Registro de Informacin Fiscal o Registro de Contribuyentes del comprador de los bienes o receptor del servicio; El valor total de las ventas, o prestaciones de servicios discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas al impuesto, registrando adems el monto del dbito fiscal en los casos de operaciones gravadas; en el caso de operaciones gravadas con distintas alcuotas, debern registrarse de manera separada y agrupadas por cada una de las alcuotas; y, El valor FOB del total de las operaciones de exportacin. (Artculo 76 RLIVA)

En el caso de operaciones con no contribuyentes, la siguiente informacin: Fecha y Nmero del primer comprobante emitido en cada da, por las ventas de bienes o prestacin de servicio, correspondiente al talonario utilizado; Nmero del ltimo comprobante emitido en cada da, por las ventas de bienes o prestacin de servicio, correspondiente al talonario utilizado; Monto total de las ventas de bienes y prestacin de servicio gravados de cada da, por las cuales se han emitido comprobantes o documentos equivalentes; Monto del impuesto en las operaciones del numeral anterior; y, Monto de las ventas de bienes y prestacin de servicio exentas, exoneradas o no sujetas del da, por las cuales se han emitido comprobantes o documentos equivalentes.

Cuando se utilicen simultneamente varios talonarios de comprobantes, debern efectuarse los asientos separadamente, por cada talonario y en la forma antes sealada. El registro de las operaciones contenidas en el reporte global diario generado por las mquinas fiscales, se reflejarn en el Libro de Ventas del mismo modo que se establece respecto de los comprobantes que se emiten a no contribuyentes, indicando adems el nmero de registro de la mquina. (Artculo 77 RLIVA) En el caso de que los contribuyentes realicen a la vez ventas de bienes y prestacin de servicios a contribuyentes y no contribuyentes, por las cuales emiten facturas, documentos equivalentes o comprobantes generados por mquinas fiscales, los registros en el libro de ventas, se realizarn en forma separada, ambos tipos de operaciones, de acuerdo con los requisitos correspondientes a cada documento, los cuales corresponden segn criterio de la Gerencia Jurdica Tributaria, a las operaciones con contribuyentes o no contribuyentes y con no contribuyentes, respectivamente. (Artculo 78 RLIVA) Al final de cada mes tanto en el libro de compras como en el de ventas se debe hacer un resumen del respectivo perodo de imposicin, indicando el monto de la base imponible y del impuesto, ajustada con las adiciones y deducciones correspondientes; el dbito y el crdito fiscal, as como, un resumen del monto de las ventas de bienes y prestaciones de servicios exentas, exoneradas y no sujetas al impuesto y del monto de las exportaciones de bienes y servicios. Estos resmenes debern coincidir con los datos que se indicarn en el
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formulario de declaracin y pago, medios y sistemas autorizados por el Ministerio de Finanzas para la declaracin y pago mensual del impuesto. La hoja de trabajo Es un documento importante pero no indispensable ni obligatorio, sino un paso adicional dentro del ciclo contable. Por ser considerada como un borrador de trabajo, en esta hoja puede escribirse a lpiz Hoja de trabajo -ajustes - la hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la informacin, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y prdidas, los asientos de cierre y el balance general.

El formato consta de las siguientes partes: Encabezamiento: formado por la razn social, el nombre del documento y la fecha del periodo por el cual se elabora. Secciones: o Nmero de orden de las cuentas o Nombre de las cuentas con su cdigo o Balance de comprobacin con dbitos y crditos o Ajustes con dbitos y crditos o Balance ajustado con dbitos y crditos o Ajustes por inflacin o Balance ajustado por inflacin o Ganancias y prdidas con dbitos y crditos

Balance general con dbitos y crditos. A esta seccin se trasladan los dbitos y los crditos de las cuentas que fueron ajustadas o aparecen en el comprobante de ajustes; si se requieren nuevas cuentas, se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el libro mayor lo mismo que en la columna anterior, debe comprobarse la igualdad entre el total de dbitos y el de crditos. Hoja de trabajo -ajustes por inflacin - a esta seccin se trasladan los dbitos y los crditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflacin, de acuerdo con las normas vigentes Hoja de trabajo -balance ajustado - para diligenciar esta seccin se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, as: Las cuentas que no tuvieron movimiento en la seccin del balance de comprobacin o en la seccin de ajustes, se trasladan directamente a la seccin de balance ajustado, a su respectiva columna segn sea dbito o crdito Las cuentas que tuvieron movimiento en la seccin de balance de comprobacin y en la seccin de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo dbito o crdito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe - haber, haber -debe, haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales.

Hoja de trabajo -balance ajustado por inflacin - en esta columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflacin, sumadas de igual forma que la seccin del balance ajustado. Hoja de trabajo -balance general - a esta seccin se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. As en el debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancas y no registrar el inventario inicial; adems, la prdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminucin del activo (depreciacin y provisin), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la seccin ganancias y prdidas. Al igual que las secciones anteriores, sta debe dar sumas iguales. Hoja de trabajo -columna cuentas y codificacin - se registra ordenadamente los nombres y el cdigo de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catlogo de cuentas y con los datos del libro mayor. Hoja de trabajo -elaboracin - para el proceso de elaboracin de la hoja de trabajo se tiene en cuenta: En la columna cuentas y codificacin. Balance de comprobacin o balance de prueba Ajustes Balance ajustado Ajustes por inflacin Balance ajustado por inflacin Ganancias y prdidas Balance general.

Hoja de trabajo -ganancias y prdidas - a la seccin de ganancias y prdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo dbito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crdito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobacin es el inventario final de mercancas por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y prdidas, como en el caso del sistema de inventario peridico. Otra diferencia que se presenta en la seccin ganancias y prdidas de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la seccin ganancias y prdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la seccin ganancias y prdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los dbitos y los crditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una prdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales.