UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO. DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA UNIDAD DE PRACTICA PROFESIONAL COORDINACIN DE PASANTIAS.

INFORME DE PASANTAS PROYECTOS E INSTALACIONES ELECTROMECANICAS C.A. (PIEMCA)

JULIO 2009

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA UNIDAD DE PRACTICA PROFESIONAL COORDINACIN DE PASANTIAS

INFORME DE PASANTAS PROYECTOS E INSTALACIONES ELECTROMECANICAS C.A. (PIEMCA)

Pasante: Adriana Karolina Soto Zrraga. Tutor Empresarial: Licenciado Francisco Garca. Tutor Acadmico:

Profesor Jos Lus Rodrguez. Lapso I - 2009

DEDICATORIA

A Dios. A Mis Padres. A Mis Hermanos. Por estar a mi lado siempre y ser lo mas importante en mi vida.

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AGRADECIMIENTOS

A Dios: por permitirme la dicha de lograr mis metas. A Mis Padres: por esforzarse cada da para ayudarme. A Mi Familia: por compartir conmigo y apoyarme siempre. A La Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado: por ser mi segunda casa. Al Profesor Jos Lus Rodrguez: por el conocimiento brindado en las etapas de la carrera y su colaboracin en el proceso de pasantias. A La Profesora Ana Colombo: por su ayuda y confianza. Al Licenciado Francisco Garca: por toda su disposicin y colaboracin prestada. A La Licenciada Norma Sira: por su apoyo y conocimiento transmitido durante el periodo de pasantias. A Todo El Personal Piemca: por su compaerismo.

A Todos Gracias

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INDICE

DEDICATORIA..............................................................................................................III AGRADECIMIENTOS.....................................................................................................IV INTRODUCCIN...........................................................................................................VI

CAPITULO I......................................................................................................................8 IDENTIFICACIN DE LA ORGANIZACIN......................................................................8

Nombre y Ubicacin...............................................................................................8 Resea Histrica.....................................................................................................8 Importancia en el Contexto Econmico y Social....................................................13 Objetivos, Misin, Visin y Valores de la Organizacin..........................................14 Estructura Organizativa Bsica.............................................................................17 DEPARTAMENTO DONDE DESARROLLO LAS PASANTIAS.......................................21 TUTOR ACADEMICO...............................................................................................21 TUTOR EMPRESARIAL............................................................................................21

CAPITULO II....................................................................................................................22 MATERIA DE PASANTIA................................................................................................22

Objetivo General...................................................................................................22 Objetivos Especficos.............................................................................................22 Limitaciones..........................................................................................................23 Actividades realizadas...........................................................................................24

CAPITULO III...................................................................................................................37 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...................................................................37

GLOSARIO DE TERMINOS..........................................................................................39 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.................................................................................45 LISTA DE ANEXOS.....................................................................................................46

INTRODUCCIN

Las practicas profesionales constituyen

un requisito exigido por la

Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado para dar culminacin al proceso educativo de formacin de profesionales. Se presentan dos modalidades: trabajo de grado y pasantias. Estas comprenden un conjunto de actividades de carcter terico-prctico, realizadas por el pasante en el ente donde se desempea. Se procura a travs de la misma, ampliar, interpretar y demostrar conocimientos adquiridos a lo largo del desarrollo de la carrera. El trabajo a realizar se encuentra basado en todo lo referente al desenvolvimiento de las practicas profesionales en su modalidad pasantias correspondiente al lapso I-2009 comprendido entre los meses marzo-julio del presente ao, el cual se llevara a cabo en la empresa Proyectos e Instalaciones Electromecnicas, C.A (PIEMCA), especficamente en el Departamento de Contabilidad, siendo el tutor acadmico el profesor Jos Lus Rodrguez y el tutor empresarial el Licenciado Francisco Garca. El propsito de las pasantias es poner en prctica los conocimientos, destrezas y habilidades desarrollados en el proceso de formacin, en la ejecucin prctica de actividades inherentes a la carrera dentro de una institucin empresarial, as como el intercambio de informacin institucin- pasante que abre las puertas a la materializacin profesional y proporciona experiencia laboral. Todo este proceso es descrito en el desarrollo del trabajo, conformado en tres captulos, distribuidos de la siguiente manera: Captulo I, Identificacin de la empresa, comprende la informacin general de la organizacin donde se desarrollaran las pasantias, identificar la organizacin en todos sus aspectos, es decir, resea histrica, sus objetivos, misin, visin,
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valores segn material bibliogrfico suministrado por la misma institucin. En este caso, PIEMCA. Captulo II, Materia de la Pasanta, engloba el establecimiento de objetivos generales y especficos, as como la exposicin detallada de las actividades realizadas durante el desenvolvimiento de las pasantias. Bajo los basamentos tericos y legales de los mismos, con el fin de obtener un resultado eficiente. Captulo III, Conclusiones y Recomendaciones, En esta ltima parte se describe, partiendo de los objetivos propuestos, los logros alcanzados durante la ejecucin de las diversas tareas realizadas durante el transcurso del periodo de pasantas, as como un glosario de los trminos ms comunes utilizados en el desenvolvimiento de las actividades, se hace referencia adems a le bibliografa utilizada para complementar y dar basamento terico al informe.

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CAPITULO I IDENTIFICACIN DE LA ORGANIZACIN

Nombre y Ubicacin

La empresa Proyectos e Instalaciones Electromecnicas C.A. (PIEMCA), tiene su sede principal en la carrera 21 con calle 24, Edificio Centro Drolara, piso 1, oficinas 3-4 y 6-7 Barquisimeto Estado Lara. La misma se encuentra diversificada en varios puntos del territorio nacional, cuenta con sucursales en las ciudades siguientes: Barquisimeto, Caracas, Punto Fijo, San Cristbal, Maracaibo y Valencia.

Resea Histrica

PIEMCA surge como una inquietud de los Ingenieros Lus Francisco Garca Pabon y Humberto Pinto de poner en el mercado sus conocimientos experiencias obtenidas como ingenieros en el ramo industrial. Segn lo expuesto en la Revista Corporativa PIEMCA, el 02 de abril del ao 1.976 se produjo la formalizacin de un proyecto en el campo de los servicios para la construccin y el mantenimiento industrial. Ese mismo ao se decide diversificar el objetivo de la empresa y se crea la Divisin Medico Cientfica (DMC) con el propsito de comercializar equipos e implantes para el campo de la traumatologa. Indagando en los aspectos formales de la organizacin se tiene que de acuerdo a lo establecido en el Registro Mercantil de la empresa (Documento Constitutivo) inscrito bajo el N 175 libro N 2, PIEMCA fue creada el 2 de abril de
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1.976 fecha para la cual contaba con un capital de doscientos mil bolvares (Bs. 200.000), representado por doscientas (200) acciones con un valor nominal de mil bolvares (Bs. 1.000) cada una, dichas acciones que representaban la totalidad del capital social, fueron suscritas por los accionistas en la forma siguiente: el Ingeniero Humberto Pinto Saccuta, adquiri cien (100) acciones por un valor de cien mil bolvares (Bs. 100.000) y el Ingeniero Lus Francisco Garca Pabn, adquiri cien (100) acciones por un valor de cien mil bolvares (Bs. 100.000). Tambin se seala en este documento que el ao fiscal de la compaa ser comprendido desde el 1 de Noviembre hasta el 31 de Octubre, fecha en la cual se har el corte de cuentas del ejercicio y se levantara el inventario y balance general, de conformidad con las normas contenidas al respecto en el Cdigo de Comercio. Luego en el ao mil novecientos ochenta y seis (1986) se realiza una Modificacin del Documento Constitutivo-Estatutario de la Compaa, en el cual se establece el nuevo capital, este es de un milln quinientos mil bolvares (Bs.1.500.000) para ese entonces representados en mil quinientas (1.500) acciones nominativas, el capital expresado fue suscrito y pagado ntegramente por los accionistas, siendo el accionista Lus Francisco Garca Pabn el propietario de todas las acciones para esa fecha. Segn lo sealado en la actualizacin ante el Registro Mercantil de la Junta Directiva de la empresa, vigente para el periodo dos mil cinco (2005) al dos mil diez (2010), el capital es de dos millones quinientos (Bsf. 2.500.000.) y est representado por dos mil quinientas (2.500) acciones, con un valor nominal de un Bolvar (Bsf. 1) cada una, dicho capital se encuentra dividido de la siguiente manera: dos millones cuatrocientos treinta mil quinientas (2.430.500) acciones suscritas por Lus Francisco Garca Pabn y sesenta y nueve mil quinientas (69.500) acciones suscritas por Mara Clotilde Snchez de Garca en su condicin de Presidente de la Sociedad Mercantil Inversiones Luimar, C.A. el capital se encuentra totalmente pagado por los accionistas.
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Es preciso entonces ahondar un poco en dichos servicios; PIEMCA es una empresa multidisciplinaria, la cual se desarrolla y crece en tres divisiones comerciales: divisin de construccin de obras civiles, divisin medico cientfica, y la divisin de telemtica. Las cuales prestan sus servicios a toda Venezuela tanto en los sectores gubernamentales como privados. Primero se encuentra la Divisin de Construccin cuya fortaleza es una fusin de experiencia y versatilidad. El crecimiento en sector construccin ha sido sostenido e importante. En 1983 se iniciaron en la construccin de obras civiles, buscando mayor proyeccin dicha actividad representa hoy por hoy, el 63 % de los ingresos totales. PIEMCA se destaca por promover la industria de la construccin y por la variedad ms amplia de servicio, promueve proyectos y desarrollo de obras civiles de gran magnitud entre los aportes de la empresa son conocidos la construccin de: ambulatorios, clnicas, hospitales, obras de sistemas carcelarios, complejos deportivos, construcciones elctricas, edificaciones en general. Grandes obras entre las cuales destacan: Conservatorio de Msica Vicente Emilio Sojo. Barquisimeto, estado Lara. Polideportivo Florentino Oropeza. San Felipe, estado Yaracuy. Hospital de Tucacas, coro estado Falcn. Mercado de Buhoneros. Coro, estado Falcn. Teatro Armona. Coro, estado Falcn Internado Judicial. Barquisimeto, estado Lara. Palacio de Justicia, Fase I. San Felipe, estado Yaracuy. Adems se puede mencionar que ofrecen asesoras y desarrollo de superestructuras metlicas, redes elctricas e iluminacin de quirfanos y todo lo concerniente con la implementacin y ejecucin de proyectos de ingeniera en todas sus especialidades.

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Actualmente se llevan a cabo obras como la remodelacin de la cocina del Hospital Antonio Maria Pineda Y Flor de Hannover en Barquisimeto estado Lara, la adecuacin piso 3 Centro Simn Bolvar en Caracas, entre otros. Por otro lado PIEMCA cuenta con amplia experiencia en el sector construccin y trabaja bajo un enfoque de calidad por lo cual se preocupa por utilizar en sus obras materiales de primera, as como un personal calificado acorde a la naturaleza de la obra, aspectos estos que permiten a la organizacin marcar la diferencia ante los dems. En el campo de la medicina, La Divisin Medico Cientfica (DMC), logra dar a la empresa un gran impulso desde su creacin, ya que anteriormente los ingresos de PIEMCA provenan del campo de la ingeniera y la construccin. Luego de la creacin de la DMC la organizacin obtuvo ingresos ascendentes al comercializar equipos e implantes en la rama de traumatologa. Desde entonces, colabora con la sociedad venezolana de ciruga ortopedia y traumatologa, en la promocin de eventos cientficos para el intercambio de intercontinentales. Presta servicios tales como la venta y comercializacin de equipos e instrumental mdico-quirrgico de las ms reconocidas marcas a nivel mundial, la instrumentacin en las reas de traumatologa a nivel nacional, el desarrollo permanente de los profesionales de la medicina, mediante la realizacin de talleres en diversas reas del pas. En la actualidad la DMC representa el rea de mayor crecimiento para la empresa. PIEMCA posee seis (6) sucursales en el pas: 1. Barquisimeto, ubicada en la Av. Pedro Len Torres entre calles 49 y 50 C.C. Venrol, oficinas B -14 y B -15. 2. Caracas, ubicada de Mijares a Jesuitas, Torre Banco Lara, piso 12, Altagracia. 3. San Cristbal, ubicada en la Av. Sptima, Edif. Torre Unin, piso 9, oficinas D 9, E - 9 y F 9. 4. Punto Fijo, ubicada en la Av. Coro, Edif. Palmira, PB Local B
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experiencias

5. Maracaibo, ubicada en la Calle 72 con Av. 24. C.C Santa Mara, piso 1. 6. Valencia, ubicada en la Av. Cabriales, Torre Movilnet, piso 2, oficinas 9 y 10.

La DMC dedicada a distribuir equipos e instrumental mdico, es distribuidor exclusivo de Gebruder Martn Alemania quienes poseen instrumentos quirrgicos, equipos lser, sistemas de contenedores para esterilizacin, entre otros. Gracias al xito alcanzado se han ido anexando otros distribuidores: Grupo Industrial Bio-implante - Italia con implantes y prtesis para traumatologa. Surgival Espaa con implantes seos e instrumentos quirrgicos. Linvatec Estados Unidos con equipos e implantes para artroscopia, endoscopia y sistemas de ptica. El crecimiento de esta divisin se basa en la triloga del xito: Productos, Servicios y Mercado, la cual consiste en la conjugacin de productos de calidad, nicos y eficientes, con una tcnica efectiva aplicada por personal altamente capacitado, apertura de mercados y el programa continuo de preparacin de mdicos; todo esto ha constituido la base para alcanzar el sobresaliente crecimiento que actualmente muestra la DMC. Para PIEMCA lo mas importante es innovar, por ello se propuso crear un producto propio, esta idea la trazo la gerencia desde el ao 1.981, a partir de all la empresa se dedico al diseo y desarrollo de lo que actualmente son las Clnicas Modulares, las cuales se convierten en el primer Sistema de Medicina Social Privada (MSP), cuya edificacin est ubicada en la ciudad de Rubio (Estado Tchira Venezuela). La Divisin de Computacin: En lo referente a la telemtica nuestros servicios se pueden describir en el estudio y desarrollo de soluciones integrales en redes LAN y WAN, la investigacin y asesoras en materia de software y hardware, la comercializacin de equipos de computacin bajo la modalidad de leasing, as como la venta de hardware de las ms reconocidas marcas internacionales con servicio de instalacin y garanta.

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Tiene como objetivo principal el servir de soporte interno, comprar y mantener los equipos y adiestrar al personal. Pero esta labor no termina all, debido a que para PIEMCA lo mas importante es innovar; el propsito es desarrollar programas que generen ingresos a la empresa, por ello el proyecto futuro de esta divisin es convertirse en servidor de Internet y prestar servicios a empresas que quieran afiliarse. PIEMCA cuenta con un equipo profesional de alto nivel: Ingenieros, Arquitectos, Administradores, Contadores y Tcnicos Superiores, con excelente experiencia en las reas que atienden; de esta manera logra convertirse en una empresa lder en los diferentes servicios que presta. La organizacin logra crear una sinergia entre las actividades que desempean, como lo es la construccin: en la creacin de las edificaciones; la DMC: en la dotacin de materiales y equipos mdicos; y la Computacin: en el desarrollo de la tecnologa y sistemas operativos.

Importancia en el Contexto Econmico y Social

La empresa privada constituye un apoyo fundamental para el surgimiento econmico de los pases en vas de desarrollo, pues para la sociedad alcanzar el mayor grado de bienestar se hace indispensable contar con fuentes de empleo. PIEMCA se ha constituido en una real alternativa para el logro del bienestar de una parte importante de la poblacin, al proporcionar empleo seguro, estable y bien remunerado a sus trabajadores (Ingenieros, Arquitectos, Mdicos, Contadores, Administradores, entre otros) dictando talleres de formaron para diferentes profesionales que estn relacionados con su rea de influencia y poniendo en el mercado los insumos y equipos de ltima generacin que dan a PIEMCA la oportunidad de estar entre las primeras empresas generadoras de empleo en el pas.
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Objetivos, Misin, Visin y Valores de la Organizacin

Toda empresa exitosa debe estar clara en lo que se refiere a los planes, proyectos y metas es por ello que deben trazarse objetivos, que no es ms que, segn el Diccionario Glosario Administracin y Marketing Los propsitos de cambio radical hacia los cuales debe estar enfocada la institucin para lograr su desarrollo Segn Spinoza I. Hebb en su libro organizacin y administracin (1988) define en trminos sencillos: los objetivos representan las condiciones futuras deseadas que los individuos grupos u organizaciones luchan por alcanzar. En este sentido incluyen misiones, propsitos, metas, fines cuotas y plazos.

En el mismo texto establece que: Los objetivos de la organizacin se refieren a los propsitos y condiciones deseados que la organizacin busca como entidad individual. Ejemplos de objetivos de sistemas serian: la estabilidad de operaciones, una elevada tasa de ganancias, el crecimiento, el liderazgo tecnolgico y la innovacin

Segn PIEMCA Revista Corporativa entre sus objetivos estn: Ser la empresa lder en cuanto a innovacin y desarrollo tecnolgico. Obtener mayor participacin de mercado en las diversas ramas que opera. Continuar creciendo y diversificando sus productos y servicios acordes a las necesidades que presente el mercado.

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Es importante que los objetivos planteados sean elementos de obligatoria ejecucin, de all que al establecerlos propsitos. Con respecto a la misin, se comenzara con una definicin de su significado obtenida de Enrique Franklin, en su libro "Organizacin de Empresas", donde seala que la misin Sirve a la organizacin como gua o marco de referencia para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible. Es por ello que es de gran importancia que cada empresa tenga claramente definida su razn de ser, para as poder aplicar decisiones estratgicas. Por otro lado un segundo concepto, la misin es considerada por Philip Kotler Y Gary Armstrong (marketing 2004) como: un importante elemento dentro de la planificacin estratgica, por que es a partir de esta que se formulan los objetivos detallados que guiaran a la organizacin. se tenga la seguridad de lograr esos

En tal aspecto Piemca posee la Misin formalmente definida en cuanto a: Ser una organizacin con equipos de trabajo eficaces que logran atender el mercado nacional y sus necesidades en los mbitos de la medicina la construccin y la informtica, para ser una de las primeras empresas del pas, utilizando y optimizando los recursos fsicos, financieros y humanos en la direccin ms rentable posible y siempre en la bsqueda de la satisfaccin del cliente. Se puede observar que Piemca ha establecido los mtodos ms innovadores en todas sus divisiones, lo que le ha permitido reforzar los conocimientos de su cuerpo profesional, logrando con ello prestar a los clientes un servicio de calidad. En cuanto a la Visin de la empresa, se hace referencia una definicin aportada Fleitman Jack en su obra negocios exitosos (Mac Graw Hill 2000)
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viene a ser el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratgicas de crecimiento junto a las de competitividad. En tal sentido la visin viene a ser la proyeccin en el tiempo, por lo que esta debe ser clara y precisa, de tal manera que se pueda mantener y hacer cumplir a lo largo de la vida organizacional.

De modo que en Piemca segn la revista corporativa tiene definida su Visin como: Lograr posicionarse como el primer proveedor de todas aquellas instituciones que requieran de sus servicios y continuar siendo los primeros en las investigaciones tcnicas y cientficas que le permitan mantenerse en el tiempo con la tecnologa ms avanzada. Desde sus inicios se ha observado que lo ms importante para mantenerse en la preferencia del mercado, es manejar y cumplir con las ms altas exigencias de los clientes, llevando siempre la iniciativa y creatividad en todos los proyectos que ejecute.

Perfil De La Organizacin. En cuanto a la asistencia integral de PIEMCA destaca a grandes rasgos la valiosa labor que desarrolla en: El diseo de infraestructuras medico- asistenciales, implantacin de sistemas computarizados integrales. Administracin organizacin y desarrollo de unidades medico asistenciales. Colaborar en el desarrollo de unidades y servicios medico- asistenciales
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Colaborar en el desarrollo de programas de educacin continua y en la evaluacin de equipos medico- quirrgicos ya existentes.

Estructura Organizativa Bsica

Segn la pgina www.uam.es la Estructura Organizativa Bsica Es la forma en que se ordena todo el conjunto de relaciones de una empresa (puestos de trabajo, tareas, flujos de autoridad y decisiones) mediante un nivel adecuado de comunicacin y coordinacin entre todos los miembros. Toda empresa que este a la vanguardia en mtodos y procedimientos modernos, debe mantener un equilibrio entre los integrantes de los diferentes departamentos que den vida activa a la organizacin, es decir las lneas de mando, los planes y proyectos deben seguir una secuencia lgica a fin de alcanzar los objetivos propuestos que permitan mantener el avance y desarrollo de la empresa en el tiempo. Segn Spinoza I. Hebb (1998) indica en forma simple, se puede considerar la estructura como el patrn establecido de relaciones entre los componentes o partes de la organizacin. Piemca no poda estar desvinculada de esta realidad y es as que para establecer los parmetros adecuados, la empresa ha dispuesto los siguientes niveles: Un Nivel Estratgico conformado por La Asamblea de Accionistas, la Presidencia, y la Gerencia Administrativa, un Nivel Administrativo Gerencial integrado por: El Departamento de Contabilidad, el Departamento de Recursos Humanos, la Divisin de Obras, la Divisin Medica Cientfica y la Divisin de Computacin y un Nivel Operacional conformado por: La seccin de proyectos, la seccin de ingeniera, la seccin de ventas, la seccin de administracin, la seccin de sistemas, la seccin de mantenimiento, y cada una de las sucursales (VER_ANEXO_1).

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A continuacin se dar una breve descripcin de algunas funciones de los principales departamentos.

Asamblea de Accionistas: Es la unidad principal. Sus funciones son: Representar a la Compaa, deliberar y tomar decisiones sobre asuntos de inters de la organizacin. Realizar las asambleas ordinarias y extraordinarias cada vez que sea necesario para el buen funcionamiento de la organizacin. Evaluar peridicamente la marcha de la empresa a fin de detectar cualquier irregularidad.

Presidencia: Viene a ser la unidad de ejecutante de la toma de decisiones. Posee las siguientes funciones: Recibir informes de los diferentes departamentos y delegar funciones de coordinacin, vigilancia y control. Ejecutar la contratacin con terceros. Tramitar todas las operaciones comerciales y bancarias. Realizar por s o por medio de apoderados toda especie de operaciones o peticiones.

Gerencia Administrativa: Reporta directamente a la presidencia, y entre sus funciones tenemos:

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 Formular polticas para su rea de accin sometindolas a consideracin de la presidencia, as como emitir informes financieros semestrales y calcular indicadores financieros. Administrar efectivamente las polticas aprobadas para ejercer rdenes de compra y movimiento del efectivo.

Departamento de Contabilidad: Reporta a la Gerencia Administrativa y sus funciones ms resaltantes son: Registrar las operaciones realizadas diariamente por la empresa en cada uno de los libros de contabilidad. Preparacin, interpretacin y anlisis de los Estados Financieros. Archivar la documentacin que sirve de soporte a las operaciones registradas en los libros contables. Efectuar el cierre de cada ejercicio econmico al 31 de Octubre de cada ao, obteniendo as los estados financieros.

Departamento de Recursos Humanos: Al igual que el Dpto. de Contabilidad, ste reporta tambin a la Gerencia Administrativa, y algunas de sus funciones son: Elaborar las nminas del personal administrativo, obrero y sub. contratista. Realizar clculo de vacaciones, utilidades y liquidaciones del personal administrativo y obrero. Cumplir con todas las normativas del ministerio del poder popular para el trabajo y seguridad social.

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Divisin de Obras: Subordinada a la Gerencia Administrativa, y entre sus atribuciones primordiales estn: obras. Preparacin y custodia de los documentos relacionados con las Preparar la documentacin necesaria para la presentacin de obras ejecutadas y en proceso. trmites de presupuestos originales, obras extras, reconsideracin de precios y valuaciones para los entes pblicos. Elaborar proyectos de construccin, preparar los informes tcnicos del proceso de licitacin. Realizar controles necesarios para la ejecucin perfecta de las

Divisin Mdico Cientfica: Presenta cuentas a la Gerencia Administrativa y tiene bajo su responsabilidad las 6 sucursales de la empresa. Y entre sus ocupaciones se mencionaran las siguientes: sucursal. Inspeccionar las importaciones (compras de equipos y material Verificar los procedimientos bancarios que tengan relacin directa Supervisar la distribucin eficiente de los equipos y materiales. mdico quirrgico). con las importaciones (cartas de crdito). Controlar y verificar los procedimientos administrativos de cada

Divisin de Computacin: Reporta a la Gerencia Administrativa y sus principales labores a continuacin: Estudiar, analizar y disear los sistemas o programas de informacin

que sirvan de apoyo a los diferentes departamentos.

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Instalar software y hardware en las diferentes sucursales de la Ejecutar mantenimiento preventivo y correctivo a los diferentes

empresa. equipos de computacin.

DEPARTAMENTO DONDE DESARROLLO LAS PASANTIAS El desarrollo de las pasantias tiene lugar en el departamento de contabilidad de la organizacin.

TUTOR ACADEMICO Profesor Jos Lus Rodrguez.

TUTOR EMPRESARIAL Licenciado Francisco Garca.

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CAPITULO II MATERIA DE PASANTIA

Objetivo General

Aplicar, ampliar y reforzar los conocimientos obtenidos durante el transcurso de la etapa de formacin acadmica, as como tambin, adquirir nuevos conocimientos prcticos y tericos desarrollados en el rea administrativa y contable, a fin de cubrir las expectativas del mercado laboral, en el momento de ejercer la actividad profesional desempeando la licenciatura en administracin.

Objetivos Especficos

Adquirir conocimiento sobre aspectos formales de la organizacin. Evaluar mtodos de control interno aplicados en los procedimientos generales administrativos referentes a manejo de documentacin de actividades operativas de la organizacin. Conocer los fundamentos tericos y legales sobre los cuales se basa la empresa al momento de realizar las diversas actividades. Realizar el registro y control de egresos de actividades operativas de la organizacin. Registrar movimientos bancarios producto de actividades operativas en el sistema profit plus administrativo. Revisar cumplimiento normas de control interno a aplicar en la evaluacin de cajas chicas de las obras. Registrar en el sistema profit plus contable las operaciones resultantes de la revisin caja chica de las obras.

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Realizar conciliacin cuenta contable anticipo para gastos por reposicin caja chica obras. Evaluar y ajustar contablemente cuentas auxiliares que afectan el comportamiento de las partidas anticipo para gastos asignada para cancelacin nomina de las obras.

Limitaciones

En el cumplimiento de las actividades realizadas en el perodo de pasantas, la limitacin est ligada a la adaptacin en el campo profesional, puesto que se hace necesario adecuarse al contexto laboral y ajustar, bsicamente los conocimientos adquiridos. Sin embargo, en el proceso de pasantias no se hicieron presentes restricciones que obstaculizaran el desarrollo de las actividades (ejecutadas) y que pudieran afectar la consecucin de los objetivos planteados, pudiendo decir que se cumpli en un 100%.

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Actividades realizadas Durante el transcurso del periodo de ejecucin de las pasantias se logro el desempeo de diversas actividades con el propsito de adquirir conocimientos y destrezas, adems, brindar apoyo en relacin al cumplimiento de funciones del departamento. Las actividades realizadas atienden a las estipuladas en el plan de trabajo establecido (VER_ANEXO_2).

Conocimientos generales e induccin a actividades bsicas.

Para que el proceso de desarrollo de las pasantias sea fluido y arroje buenos resultados se hace indispensable conocer el funcionamiento interno de la organizacin. En la primera semana se induce al pasante en las actividades y operaciones generales que se realizan en la empresa, con el propsito de lograr una interaccin o acercamiento necesario para la comprensin de las actividades a realizar. Se da a conocer su estructura organizativa: departamentos que lo integran, cargos establecidos, funciones de cada cargo, personal con que cuenta la organizacin.

Consultar la pgina Web: www.piemca.com.ve

La cual muestra de manera ilustrativa informacin referente a las actividades que desarrolla la organizacin que permiten lograr una mejor comprensin de sus actividades. En sus enlaces se puede visualizar la distribucin geogrfica de las sucursales. El funcionamiento administrativo y contable de las sucursales se maneja desde la oficina central, se hace indispensable el buen manejo de los canales de comunicacin, la informacin se transmite de manera formal escrita, tambin va Internet, telefnica y personal.
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La informacin de las sucursales es remitida de manera mensual

y se

maneja bajo el trmino cierres, los cuales contienen informacin referida a compras, ventas, as como nominas, cajas chicas, etc propias de las actividades cotidianas, esta informacin es recibida por la divisin medico cientfica central la cual se encarga de evaluar la informacin y transferir a los departamentos interesados, como: contabilidad, recursos humanos, presidencia para el tratamiento de la misma y la toma de decisiones.

Conocer el sistema contable computarizado a utilizar en el desarrollo

de las pasantias: Se proporciona una induccin o entrenamiento en el sistema profit plus administrativo y profit plus contable. Los procedimientos y mtodo de realizacin de actividades bsicas, se da a conocer la ubicacin de la informacin para su correcta localizacin en un momento determinado.

Indagar sobre aspectos legales en los cuales se fundamenta la

organizacin En cuanto a materia tributaria se hace conveniente resaltar que la organizacin se ubica bajo la figura de contribuyente especial segn providencia 0685 desde el ao 1996, especficamente desde el 9 de julio. Adems, se facultan como agentes de retencin desde la entrada en vigencia de la providencia 0056 (VER_ANEXO_3) emitida el 28/02/2005, la cual los faculta a retener IVA en sus actividades de compra venta, elemento importante en el desenvolvimiento de las actividades contables de la organizacin esta facultad trae consigo beneficios a la organizacin como lo es el uso del calendario fiscal, una modalidad que permite flexibilidad en cuanto a las fechas de declaracin de impuestos (VER_ANEXO_4).

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Revisin aspectos formales de vauchers

Consiste en revisar documentacin y soportes (vauchers, ordenes de pago) entregados por la divisin medico cientfica y el departamento de proyectos para verificar que cumpla con los aspectos formales, es decir, que contengan los soportes necesarios que respalden las operaciones que se realice la empresa con la finalidad de evitar inconvenientes que perturben el buen funcionamiento de la misma. Por ejemplo un vauchers por pago a proveedores debe contener la orden de pago, orden de compra, facturas originales pues son primordiales a la hora de realizar la declaracin de impuesto y las retenciones. En caso de referirse a compras a crdito o de pagos fraccionados debe contener el pago, orden de compra, la factura o copia de la factura en caso de que el proveedor establezca entregar la factura al cancelar el monto total, adems de cualquier notificacin interna que permita aclarar el manejo de la informacin. Se toma en consideracin para la revisin un formato que consta de las siguientes columnas: Fecha, nombre del beneficiario, banco, nmero de vauchers, monto y firma como recibido. Por medio de este se aprobara con una tilde si la documentacin suministrada cumple con los requisitos establecidos de lo contrario se hace la observacin y se remite para la correccin o solicitud de documento en caso de ser necesario. Esta actividad atiende a normas de control interno establecidas por la organizacin, para controlar el buen funcionamiento de sus actividades. la documentacin que cumple con todos los requisitos es ordenada en lotes y atendiendo a la fecha y numero correlativo de orden de pago o pago. Ubicando esta realidad en el basamento terico el control puede tener varios significados segn Idalberto Chiavenato:

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 control como funcin restrictiva o coercitiva: utilizado con el fin de cohibir o limitar ciertos tipos de desvos indeseables o de comportamientos no aceptados. control como sistema automtico de regulacin: utilizado con el fin de mantener un sistema en funcionamiento por ejemplo: el proceso de control automtico de las industrias de procesamiento continuo y automtico el mecanismo de control detecta posibles desviaciones o irregularidades e introduce de modo automtico las regulaciones necesarias para volver a la normalidad. cuando se dice que algo esta bajo control significa que esta dentro de lo normal.
control

como

funcin

administrativa:

forma

parte

del

proceso

administrativo, del mismo modo que la planeacin, la organizacin y la direccin. (VER_ANEXO_5)

La finalidad del control es asegurar que los resultados de aquello que se planteo, organizo y dirigi se ajuste tanto en lo posible a los objetivos previamente establecidos. La esencia del control reside en comprobar si la actividad controlada esta alcanzando o no los objetivos o los resultados deseados, el control es un proceso que gua la actividad hacia un fin determinado. En el caso particular de PIEMCA es el ltimo significado el que se ajusta a su realidad.

- Registro cronolgico de egresos de la organizacin: Consiste en registrar en un formato elaborado en una hoja de calculo los vauchers, las ordenes de pago y pagos ordenados y revisados previamente, que se generan por la cancelacin de eventos cotidianos de las funciones de la organizacin como por ejemplo compras de materiales, pago a proveedores, cancelacin de personal, cancelacin de servicios bsicos, etc. esta actividad le

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permite a la organizacin llevar un control de los egresos causados y por que conceptos. El formato consta de los siguientes renglones (VER_ANEXO_6): Fecha: indica la fecha de la orden de pago o pago. Nmero de la orden de pago o pago: se coloca el nmero que se seala en la parte superior izquierda de la misma. Beneficiario: indica el nombre que seala la orden como beneficiario. Numero de cheque. Banco: indicar nombre del banco de donde se emiti el cheque. Monto: la cantidad en Bsf. Departamento a entregar: en todos los casos se coloca entregado a contabilidad, pues a este se entregan para su posterior archivo. Numero de relacin: se indica el nmero del lote en que ser archivado Fecha de entrega: fecha en que se transfieren al departamento de contabilidad.

Luego esta informacin es transferida a un siguiente formato denominado entrega de vauchers departamento de contabilidad (VER_ANEXO_7), consta de la misma informacin para ser ordenada en lotes de 34 registros, los cuales se le asignara para su archivo un numero de relacin el cual se visualiza en la parte superior izquierda del formato, este numero se repetir en relacin 3 veces, ejemplo, relacin 234 1/3, 234 2/3y 234 3/3. Una vez terminada la relacin se entregan al departamento de contabilidad para su desglose y archivo.

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Registrar movimientos bancarios.

La actividad desarrollada esta referida a el registro en el sistema administrativo de los movimientos bancarios que se originan por las actividades comunes de la empresa incluyendo sus sucursales, los movimientos registrados son: depsitos, intereses, notas de debito, notas de crdito, reverso notas de debito, transferencia positiva, cheque, reverso notas de crdito, transferencias financieras. Esta opcin en el sistema profit plus permite consultar los movimientos de bancos que afectan el saldo de las diferentes cuentas bancarias que emplea la empresa. Cada vez que se registra un movimiento en el banco el sistema actualiza automticamente el saldo actual de la cuenta involucrada, El sistema carga y abona a la cuenta contable bancos, los movimientos que incrementan el saldo de la empresa son: depsitos, intereses, notas de crdito, reversin de debito y trasferencias positivas. El sistema maneja los siguientes tipos de movimientos que disminuyen el saldo de la cuenta bancos como son: cheque, transferencia, nota de dedito y transferencias negativas. Para el registro de los movimientos bancarios se realizan los siguientes pasos:
1. 2. 3. 4.

impuesto a las

Ingresar al sistema general. Seleccionar Profit Plus administrativo. En la opcin mdulos seleccionar caja y bancos. Despliega la ventana procesos, seleccionar movimientos de bancos.
5. Llenar el formato: el formato movimiento de banco consta de los

siguientes elementos los cuales recogen informacin necesaria para generar la transaccin:

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Cuenta: en este rengln se coloca el cdigo que identifica la cuenta bancaria que es afectada por el movimiento que se desea realizar. Se selecciona la cuenta ingresando su cdigo. Una vez seleccionada la cuenta el sistema muestra en forma automtica el banco al que pertenece la misma. Fecha: indica la fecha en que fue registrado el movimiento, el sistema asigna por defecto la fecha actual pero la misma puede ser modificada. Tipo de movimiento: se introduce el tipo de movimiento que se esta creando sea nota de debito, deposito cheque etc... Banco: nombre del banco al que pertenece la cuenta bancaria es mostrado automticamente al colocar el cdigo de la cuenta. Documento: se introduce el numero de documento asociado al movimiento que se esta creando por ejemplo numero del deposito en caso de que este sea el movimiento. Monto: se coloca el monto asociado al movimiento que se esta creando. Descripcin: explicacin breve del motivo o causa que origino el movimiento. Cuenta de ingreso: es un cdigo que identifica a la cuenta de ingreso/ egreso bajo la cual se va a clasificar el movimiento que se desee realizar por ejemplo, si se va a cancelar una transferencia a una de las sucursales se coloca el cdigo de estas o el nombre de la sucursal. El registro de esta informacin es indispensable pues esta se integra mensualmente para verificar los movimientos de los bancos, se lleva la relacin para realizar las conciliaciones bancarias, una vez realizada dicha conciliacin no se puede modificar el movimiento bancario. La empresa trabaja con una lista de bancos los cuales tienen asignado un cdigo respectivo as como tambin lo tienen las cuentas de egreso, si existe la necesidad de crear un nuevo cdigo el sistema muestra la opcin.
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Revisin y desglose documentacin de caja chicas de las obras.

La organizacin transfiere a las obras un monto de dinero el cual es destinado como un fondo de caja chica para cubrir gastos menores los cuales reportan a la empresa mediante una relacin y sus soportes como lo son facturas y recibos de pagos. La actividad consiste en realizar una revisin minuciosa de esos soportes para verificar que coinciden con lo establecido en la relacin y que cubren el dinero del monto solicitado. Los soportes (facturas, recibos de pago etc.), se desglosan atendiendo a la naturaleza del gasto o rubro, ejemplo, comida, materiales, artculos de oficina, artculos de limpieza etc. Luego se procede a verificar que los montos establecidos en las facturas posean buen calculo, es decir, si la factura es por bienes gravados revisar que la base imponible y el IVA estn correctos.

Revisar que las facturas anexas a la caja chica sigan los aspectos

formales de facturacin segn providencia 0257(Esta providencia establece 0257( que la factura legal debe contener como mnimo los siguientes requisitos: La Denominacin Factura, Numero De Factura, Numero De Control, Fecha De Emisin, Nombre Y Apellido O Razn Social Del Vendedor, Rif Y Domicilio Fiscal Del Vendedor, Nombre Apellido Y CI Del Comprador, Descripcin, Precio Unitario Y Valor De La Venta, Monto Del Impuesto Al Valor Agregado, Total Base Imponible Total De La Venta Entre Otros, (VER_ANEXO_8).
-

Cabe destacar que se hace necesario el estudio de la providencia

administrativa 0257 para el gil desarrollo de la actividad (VER_ANEXO_9): Si la factura proviene de maquinas fiscales se debe atender a los siguientes requisitos:

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Encabezado: la palabra Zeniat. Pie: MH XXXXXXXX Logotipo fiscal (N de registro de la maquina).

Contenido: nombre o razn social. Domicilio fiscal del contribuyente, numero consecutivo de la factura, importe parcial base imponible, impuesto a pagar, monto total o pago
-

Comparar el monto relacionado de las cajas chicas con el monto aprobado considerado luego de la revisin.

Elaborar un formato para presentar los resultados as como generar un informe de las observaciones percibidas en la evaluacin caja chica obras: obras Se realiza un formato donde se registran cada rubro previamente

clasificado y separado. Se detalla la base imponible y el IVA (producto de la sumatoria de las facturas pertenecientes a cada rubro) paralelamente al registro de cada rubro se realiza una columna de verificacin de resultados que va a ser la sumatoria de a base imponible mas IVA. El resultado de la caja chica se presenta en un formato que consta de: Encabezado: constituido por logo de a empresa en su parte superior izquierda, a la derecha nmero de la caja chica indicando a que obra pertenece, en la siguiente lnea siguiente centrado va el titulo: relacin general de gastos, en obra (xxx), fecha que comprende, ingeniero a cargo. Cuerpo: el cuadro con la relacin. Pie: se finaliza con las conclusiones elaborado por, revisado por. (VER_ANEXO_10).

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Contabilizar en el sistema profit plus contable el resultado de las cajas

chicas: Se registran cargos y abonos a las cuentas involucradas con las cajas chicas, en el sistema profit plus se registran en un comprobante de diario los pasos a seguir son los siguientes: Entrar al sistema general. Seleccionar profit plus contabilidad. En procesos seleccionar comprobante de diario. Este es un formato donde se va a ingresar la informacin, sus elementos son los siguientes: Numero: es un correlativo del mes si se deja en blanco el sistema automticamente le asignara el numero respectivo. Fecha: en este rengln se coloca la fecha que se desea asignar a los asientos del comprobante convenientemente la fecha que se origino. El sistema le asigna por defecto el ltimo da del primer mes que este sin cerrar, pero puede ser modificada. Comentario: se coloca una explicacin del contenido del comprobante. Cdigo de la cuenta: se coloca el cdigo de la cuenta que se va a cargar o abonar atendiendo al plan de cuentas establecido en la organizacin. Descripcin de la cuenta contable: es la cuenta que se esta afectando el sistema la arroja por defecto al seleccionar el cdigo o viceversa. Comentario: explicacin del asiento que se esta realizando. Las columnas deben y haber para registrar el cargo y abono

respectivamente.

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El sistema tiene una barra de herramientas la cual se puede utilizar para solventar cualquier inquietud (VER_ANEXO_11) Un ejemplo del asiento contable que se genera seria el siguiente: xx xxx xxx COSTO DIFERIDO OBRA (xxx) xx xxx xxx IVA xx xxx xxx ANTICIPO PARA GASTOS 000 000 000

Cada una de las cuentas que maneja la organizacin tiene asignada una cuenta de costos diferidos, en el comentario del asiento se coloca el rubro que se esta cancelando y el monto que se va a cargar va a ser el monto sin IVA. Cada rubro tiene su cuenta auxiliar respectiva a esa cuenta es que se va realizar el cargo. Se registra el IVA arrojado del rubro anterior. La cuenta que se va a cargar es anticipo para gastos el auxiliar de la cuenta va a ser el auxiliar designado a la persona responsable de manejar los gastos la obra.
-

Conciliar la cuenta contable anticipo para gastos por reposicin caja chica

de las obras. La actividad se refiere a comparar si el dinero entregado para cubrir las reposiciones de cajas chicas de las obras sea el monto que en realidad se utilizo para este fin segn lo registrado en el sistema. Para ello se buscan los soportes fsicos relacionados que respalden la reposicin de la caja chica como lo so copias de cheques, trasferencias o depsitos o alguna evidencia de que fue entregado dinero en efectivo.

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Analizar el mayor analtico en el sistema (VER_ANEXO_12) de la cuenta anticipo para gastos para comparar registro de los movimientos referentes a reposicin caja chica. Consultar en el sistema profit plus administrativo y profit plus contable registro de los movimientos, conciliar si existen partidas no registradas, corregir errores de calculo y de asignacin de cuentas auxiliares. Por ultimo se genera un informe de las observaciones percibidas y las diferencias arrojadas para su posterior correccin.

Reclasificacin cuenta contable gastos a anticipo para gastos nomina de

las obras. La cuenta anticipo para gastos es donde se registran las solicitudes de dinero realizada por parte del personal de la empresa que debe ser aprobados por la Administracin Central para cubrir determinados gastos en este caso los originados por cancelacin de la nomina que luego deben ser reportados y soportados con recibos de pago, reportes con firma y huella de cada uno de los estipulados como beneficiarios de la nomina lo que determinan la veracidad de dichos gastos. Luego en el sistema de contabilidad a la cuenta de Activo gastos por reportar se le asigna una cuenta contable llamada Anticipo para Gastos (1-1-0601-003) con el auxiliar de la persona que debe reportar el gasto, se maneja un auxiliar por cada empleado responsable de cancelacin de gastos para una determinada obra. Despus de generarse los gastos y ser reportados al departamento de control administrativo, este lo revisa, chequea y realiza en un informe la relacin de los egresos ocasionados y posteriormente estos llegan al departamento de

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contabilidad donde se registra y se le asigna una cuenta contable a cada uno de los gastos, y estos van a llevar como contrapartida la cuenta de Anticipo para Gastos (VER_ANEXO_13). Se comienza por revisar los mayores analticos de la cuenta anticipo para gastos asignado a una obra determinada con el auxiliar de la persona responsable. Se compara la informacin con la documentacin archivada en las libros nominas de la obra objeto del periodo de evaluacin en curso, es decir las ordenes de pago emitidas por la cancelacin de la nomina. Comprobar el registro del dinero entregado para la cancelacin de la

nomina en el sistema profit plus mediante la bsqueda del numero de cheque. Se asigna la responsabilidad de la nomina de la obra objeto de estudio a un solo responsable, es decir, si existen operaciones referentes a cancelacin de la nomina cargadas o abonados a otra cuenta auxiliar se hace la desincorporacin de esta mediante el reverso de la cuenta y se cargan o abona a la cuenta del auxiliar responsable con observacin en la fecha en que se haba registrado antes el movimiento. Realizar ajustes y registrar nuevos asientos con observacin de la fecha de la cual provienen. Estos se realizaran en el sistema contable profit plus en comprobantes de diario. Por ultimo se elabora un informe en el que se deja constancia de las

correcciones y observaciones en cuanto a diferencias que puedan presentarse.

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CAPITULO III CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

El perodo de realizacin de las pasantas ha representado un complemento imprescindible para la formacin profesional, debido a que ha permitido desarrollar la prctica laboral, conocer el contexto de la empresa y adquirir un punto de vista ms abierto acerca del comportamiento y las habilidades que se deben tener dentro de una organizacin El proceso de pasantas realizado en PIEMCA tuvo como objetivo general Aplicar, ampliar y reforzar los conocimientos obtenidos durante el transcurso de la etapa de formacin acadmica, as como tambin, adquirir nuevos conocimientos prcticos y tericos desarrollados en el rea administrativa y contable, a fin de cubrir las expectativas del mercado laboral, en el momento de ejercer la actividad profesional desempeando la licenciatura en administracin. Se obtuvo el conocimiento de las normas y procedimientos de la empresa que permitieron desarrollar un desempeo efectivo y la aplicacin de los Procedimientos Administrativos y contables que se desarrollan en dicha empresa. Se logro conocer los basamentos legales sobre los cuales PIEMCA desarrolla sus actividades especficamente en el plano contable / fiscal, adems de los procedimientos administrativos y de control interno para el optimo desempeo del departamento y de la organizacin en general. Durante las actividades realizadas dentro de la empresa se cont con el apoyo de personal altamente calificado que resulto ser uno de los aportes ms importantes para lograr tener una perfecta integracin en el ambiente de trabajo y as desarrollar todas las labores planteadas obteniendo un constante aprendizaje y adaptacin en la organizacin. Se pudo observar que en la organizacin se trabaja bajo un ambiente de responsabilidad y calidad en las funciones predominando buenos canales de
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comunicacin que conllevan a que la realizacin de la actividades sea dinmica y efectiva.

RECOMENDACIONES

En trminos generales la organizacin se encuentra desempeando un buen funcionamiento en sus actividades diarias. Por lo cual se sugiere afianzar y promover este comportamiento organizacional el reforzamiento de sus objetivos y funciones establecer valores que permitan enaltecer la actividad realizada por la organizacin. Se recomienda la actualizacin de los manuales de funciones para una mejor canalizacin de la empresa pues se pudo observar gran concentracin de trabajo en el departamento de control administrativo, y no estn limitadas las funciones que corresponde realizar, adems ingresar a la organizacin. Otro aspecto importante que se puede destacar y reforzar es el trabajo en equipo y los buenos canales de comunicacin que implementan, hacer seguimiento y promocin para que los resultados se mantengan. que estos sirvan de gua para consultas para el personal que all labora y las nuevas personas que puedan

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GLOSARIO DE TERMINOS

Accionistas: Dueo de alguna accin de una sociedad comercial, industrial o de otra ndole. Administracin Tributaria: rgano competente del Ejecutivo Nacional para ejercer, entre otras, las funciones de: 1) Recaudar los tributos, intereses, sanciones y otros accesorios; 2) Ejecutar los procedimientos de verificacin y de fiscalizacin y determinacin para constatar el cumplimiento de las leyes y dems disposiciones de carcter tributario por parte de los sujetos pasivos del tributo; 3) Liquidar los tributos, intereses, sanciones y otros accesorios, cuando fuere procedente; 4) Asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias solicitando de los rganos judiciales, las medidas cautelares, coactivas o de accin ejecutiva; y, 5) Inscribir en los registros, de oficio o a solicitud de parte, a los sujetos que determinen las normas tributarias y actualizar dichos registros de oficio o a requerimiento del interesado. En Venezuela, la Administracin Tributaria recae sobre el Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria, SENIAT. Agente de retencin: toda persona designada por la Ley, que por su funcin pblica o en razn de su actividad privada, intervenga en actos, negocios jurdicos u operaciones en los cuales deba efectuar una retencin, para luego enterarla al Fisco Nacional Base imponible: la base imponible en el impuesto a las actividades econmicas, es el monto de las ventas, operaciones o ingresos brutos obtenidos por el contribuyente durante el perodo que abarca la correspondiente declaracin. Beneficiario: Persona o entidad a cuyo favor se expide un documento mercantil.

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Conciliacin Bancaria: Es el proceso mediante el cual una Empresa compara los saldos del libro auxiliar de Banco con los saldos que emiten los Bancos a travs del Estado de Cuenta. Normalmente, el saldo que seale el banco en su estado de cuenta debera coincidir con el saldo que arroje la cuenta Banco correspondiente segn la contabilidad de la empresa. Comprobante de Retencin: comprobante que estn obligados a emitir los agentes de retencin a los contribuyentes, por cada retencin de impuesto que le practican, en la cual se indica, entre otros, el monto de lo pagado o abonado en cuenta y la cantidad retenida. Contabilidad: Es el arte, ciencia, interpretacin y mtodo organizado de registro de todas las operaciones que afectan la posicin financiera de un negocio. Contribuyente: aquel sujeto pasivo respecto del cual se verifica el hecho imponible. Dicha condicin puede recaer en las personas naturales, personas jurdicas, dems entes colectivos a los cuales otras ramas jurdicas atribuyen calidad de sujeto de derecho y entidades o colectividades que constituyan una unidad econmica, dispongan de patrimonio y de autonoma funcional. Contribuyentes especiales: contribuyentes con caractersticas similares calificados y notificados por la Administracin Tributaria como tales, sujetos a normas especiales en relacin con el cumplimiento de sus deberes formales y el pago de sus tributos, en atencin al ndice de su tributacin. Contribuyentes ocasionales: sujetos que no califican como contribuyentes ordinarios, no obstante, de manera eventual u ocasional, pueden realizar operaciones gravadas, en cuyo caso estarn obligados a tributar como contribuyentes en esas operaciones especficas. Control fiscal: conjunto de mecanismos legales, tcnicos y administrativos que utiliza el Estado para evitar la evasin y prescripcin de los tributos.
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Crdito fiscal: monto en dinero a favor del contribuyente, en la determinacin de la obligacin tributaria, que ste puede deducir del dbito fiscal para determinar el monto de dinero a pagar al Fisco. DMC: Es la Divisin Medica Cientfica Deberes formales: obligaciones impuestas por el Cdigo Orgnico Tributario o por otras normas tributarias a los contribuyentes, responsables o determinados terceros. Dbito fiscal: a los efectos del clculo del Impuesto al Valor Agregado (IVA), se denomina dbito fiscal a la obligacin tributaria derivada de cada una de las operaciones gravadas, la cual se determina aplicando en cada caso la alcuota del impuesto sobre la correspondiente base imponible. El monto del dbito fiscal deber ser trasladado por los contribuyentes ordinarios a quienes funjan como adquirentes de los bienes vendidos o receptores o beneficiarios de los servicios prestados, quienes estn obligados a soportarlos. Documento: Instrumento, escritura, escrito con que se aprueba, confirma o justifica alguna cosa u operacin. Ejercicio fiscal o gravable: perodo en el cual los contribuyentes estn sujetos al cumplimiento de obligaciones tributarias, determinado a travs de ley especial. Estado de Cuenta: Es un formulario comercial que resume los cargos mensuales a la cuenta de un cliente, sus pagos o abonos y el saldo a su cargo o a favor. Factura: documento que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el importe reflejado en el mismo. La factura recoge la identificacin de las partes, la clase y cantidad de la mercanca vendida o servicio prestado, el nmero y fecha de emisin, el precio unitario y el total, los

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gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y, en su caso, las cantidades devengar. Facturacin: anotacin, clculo y totalizacin de los importes que representan los artculos suministrados por una empresa a sus clientes, incluyendo el detalle de los gravmenes fiscales que en su caso correspondan por las operaciones, con el objeto de recoger en un documento el resultado. Gasto: Flujo negativo de la cuenta de explotacin. incremento de la posicin deudora de la empresa. Impuesto: perteneciente a la clasificacin de los tributos. Obligacin pecuniaria que el Estado, en virtud de su poder de imperio, exige a los ciudadanos para la satisfaccin de sus necesidades. A diferencia de las tasas, el impuesto no implica una contraprestacin directa de servicios. IVA: Impuesto al Valor Agregado, grava nicamente el valor generado o creado (aadido al producto) en cada una de las sucesivas fases del proceso de produccin del producto realizado jurdicamente e independientemente. Impuesto sobre la Renta: impuesto aplicado sobre los enriquecimientos anuales netos y disponibles obtenidos en dinero o en especie. Salvo disposicin legal, toda persona natural o jurdica, residente o domiciliada en Venezuela, pagar este impuesto sobre sus rentas de cualquier origen, sea que la causa o la fuente de ingreso est situada dentro del pas o fuera de l. Las personas naturales o jurdicas no residentes o no domiciliadas en Venezuela, estarn sujetas a este impuesto siempre que la fuente o la causa de sus enriquecimientos est u ocurra dentro del pas, aun cuando no tengan establecimiento permanente o base fija en Venezuela, y en caso de poseerlos, tributarn exclusivamente por los ingresos de fuente nacional o extranjera atribuibles a dicho establecimiento permanente o base fija. Salida de dinero o correspondientes a los impuestos que la operacin pueda

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Organigrama: Grfica en que estn indicadas las relaciones funcionales o de jerarqua entre los distintos sectores de una empresa o de un sector de la misma en particular. Pasantas: Es una modalidad de formacin practica que permite al estudiante integrar el aprendizaje de las actividades practicas previas y la formacin terica mediante una experiencia cumplida totalmente en situaciones de trabajo relacionadas con la naturaleza de la carrera. Persona natural: El hombre cual sujeto del derecho, con capacidad para adquirir y ejercer derechos, para contraer y cumplir obligaciones, para responder de sus actos daosos o delictivos. Persona jurdica: Todo el que tiene aptitud para el derecho y ante l. Ser o entidad capaz de ejercer derechos y aceptar y cumplir obligaciones aunque no tiene existencia individual fsica. Recibo De Pago: Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Registros Contables: Es el registro que realiza en el sistema administrativo que maneja una empresa para llevar un registro eficaz de todas las operaciones contables que esta realiza. Retencin del Impuesto sobre la Renta: obligacin de los deudores o pagadores de ciertos enriquecimientos brutos, que surge en el momento del pago o del abono en cuenta, de acuerdo con lo establecido en la normativa que regula el Impuesto sobre la Renta. El monto retenido debe ser enterado por el agente de retencin, en las oficinas receptoras de fondos nacionales, dentro de los plazos, condiciones y formas reglamentarias.
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Unidad tributaria: medida de valor expresada en moneda de curso legal, creada por el cdigo Orgnico Tributario y modificable anualmente por la Administracin Tributaria. Unidad de valor creada a los efectos tributarios como una medida que permite equiparar y actualizar a la realidad inflacionaria, los montos de las bases de imposicin, exenciones y sanciones, entre otros; con fundamento en la variacin del ndice de Precios al Consumidor (IPC.).

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Idalberto chiavenato.

Introduccin a la teora general de la administracin. Ao 1999. 5ta edicin.

-

Spinoza I. hebb.

Organizacin y administracin. Ao de publicacin 1988. Enrique Franklin.

Organizacin de Empresas. Philip Kotler Y Gary Armstrong

Marketing, 2004.
-

Brito Jos, Contabilidad Bsica contadores 1998, 4ta Edicin. Fleitman Jack.

Intermedia, Ediciones centro de

Negocios exitosos MAG Graw Hill, 2000. Pgs. 37, 283

SENIAT, Contribuyentes Especiales Como Agente de Retencin de IVA, Providencia Administrativa No. SNAT/2002/1455 del 29/11/2002.

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LISTA DE ANEXOS

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.....................................................................................47 PLAN DE TRABAJO.......................................................................................................48 PLAN DE TRABAJO- PIEMCA.......................................................................................48 DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA...................................................49 PLAN DE TRABAJO- PIEMCA......................................................................................49 DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA...................................................50 ASPECTOS FORMALES PROVIDENCIA 0685..............................................................51 PROVIDENCIA 0056........................................................................................................53 FUNCION DEL CONTROL DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO....................55 FORMATO REGISTRO CRONOLGICO DE VAUCHER...............................................56 FORMATO ENTREGA DE VAUCHERS AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. .57 EJEMPLO FACTURA LEGAL SEGUN PROVIDENCIA 0257.........................................58 PROVIDENCIA 0257........................................................................................................59 FORMATO REGISTRO CAJA CHICA OBRAS...............................................................60 BARRA DE HERRAMIENTAS SISTEMA PROFIT PLUS CONTABILIDAD ...................61 BSQUEDA MAYOR ANALTICO PROFIT PLUS..........................................................62 TRATAMIENTO DE LA NOMINA....................................................................................63

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

PLAN DE TRABAJO UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA PLAN DE TRABAJO- PIEMCA

Fecha
Semana 1 del06/04 al11/04/09 Semana 2

Objetivos y Metas
Adquirir conocimiento sobre aspectos formales de la organizacin.

Actividades y Tareas
Conocer su estructura organizativa, ubicacin geogrfica de sus sucursales y funciones de cada cargo. Indagar sobre actividades que desarrolla. Consultar su pgina Web. Revisin y prctica de sistemas administrativos y contables (profit plus). Ampliar conocimiento sobre el manejo administrativo y contable de las sucursales. Revisar ordenes de pago o vauchers entregados por la divisin medico cientfica y departamento de proyectos Verificar cumplimiento de aspectos formales.

del 13/04 al 18/04/09

Evaluar mtodos de control interno aplicados en los procedimientos generales administrativos referentes a Ordenar por mes, numero de orden de pago o pago. manejo de documentacin de actividades operativas de la Registrar revisin en el formato enviado por los departamentos organizacin Conocer los fundamentos tericos y legales sobre los cuales se fundamenta la empresa

Semana 3 del 20/04 al 25/04/09 Semana 4 del 27/04 al 02/05/09 Indagar sobre normas de control interno normas y reglamentos.

Realizar registro y control de Llevar el registro cronolgico de los egresos de la organizacin. egresos de actividades operativas de la organizacin Realizar formato para llevar un orden correlativo de los egresos para trasladarlos al archivo

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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA PLAN DE TRABAJO- PIEMCA
Semana 5 del 04/05 al09/05/09 Semana 6 del 11/05 al16/05/09 Semana 7 Registrar movimientos bancarios producto de actividades operativas de la organizacin en el sistema profit administrativo

Registrar notos de debito, depsitos, trasferencias que afectan las cuentas bancarias de la empresa as como de sus sucursales Revisar que las facturas anexas a las cajas chicas sigan los aspectos formales segn normas de facturacin. Verificar que los montos establecidos en las facturas posean buen clculo.

Revisar las normas de control interno a aplicar en las cajas chicas de las obras.

del 18/05 a23/05/09

Separar por rubro las facturas ejemplo: comida, materiales .etc Hacer sumatoria individual de cada rubro y luego sumatoria total de la caja chica. Comparar el monto relacionado de las cajas chicas con el monto aprobado considerado luego de la revisin Elaborar formato para presentar los resultados, generar un informe de las observaciones percibidas. Conocer el plan de cuentas de la organizacin, cargar y abonar las partidas que afectan, manejar correctamente los auxiliares dependiendo de cada rubro.

Semana 8 del25/05 al 30/05/09 Semana 9 del 01/06 al 06/06709 Semana 10 del 08/ 06 al 13/06/09 Semana 11 del 15/06 al 20//06/09

Registrar en el sistema profit plus contable los resultados de cajas chicas De las obras

Buscar los soportes fsicos relacionados que respalden reposicin de de la caja chica (copia de cheque o transferencia). Analizar el mayor analtico de la cuenta anticipo para gastos para Realizar conciliacin cuenta contable anticipo para gastos por comparar registro de los movimientos referentes a reposicin caja chica. reposicin de caja chica obras. Consultar en el sistema profit administrativo y profit contable registro de los movimientos, conciliar si existen partidas no registradas, corregir errores. Generar un informe con los resultados obtenidos.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

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DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA PLAN DE TRABAJO- PIEMCA

Semana 12 del 22/06 al 27/06/09 Semana 13 del 29707 al 04/07/09 Semana 14 del 06/07 al 09/07/09

Evaluar y ajustar contablemente cuentas auxiliares que afectan el comportamiento de la partida anticipo para gastos nomina de obras.

Revisar cargos y abonos mayor analtico anticipo para gastos. Asignar responsabilidad de la nomina de la obra a una sola cuenta auxiliar. Realizar ajustes y registrar nuevos asientos con observacin fecha de la cual provienen.

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ASPECTOS FORMALES PROVIDENCIA 0685 Providencia Sobre Sujetos Pasivos Contribuyentes Especiales. En la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 38.622 del da martes 02 de febrero de 2007, fue publicada la Providencia N 0685 emanada del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT) La ley establece: la obligatoriedad de sujetarse a las normas de la Providencia a aquellos contribuyentes previamente notificados como especiales Dispone parmetros distintos para la calificacin de contribuyentes especiales, dependiendo de la Gerencia Regional a la que estn adscritos los sujetos pasivos.

ING>=120.000 UT anuales, (Segn ltima declaracin jurada anual presentada)

Personas Jurdicas
ING>10.000 UT mensuales, (Segn alguna de las seis (6) ltimas declaraciones presentadas)

DEBERES FORMALES

Los calificados y notificados como especiales debern presentar sus declaraciones y pagos de tributos, multas y accesorios exclusivamente en el lugar indicado en la respectiva notificacin

Calendario de Obligaciones Tributarias de los Contribuyentes Especiales.

OBLIGACIONES SOMETIDAS AL CALENDARIO Las declaraciones de los Contribuyentes Especiales, notificados de esa condicin expresa por el SENIAT, relativas a: IVA Definitivas y Estimadas de ISLR Enteramiento de retenciones de ISLR e IVA Debern ser presentadas y efectuados los pagos, si es el caso, segn el ltimo dgito del nmero de Registro de Informacin Fiscal, en las fechas de vencimiento que indica el calendario.

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PROVIDENCIA 0056
Gaceta Oficial N 38.136 de fecha 28 de febrero de 2005

Providencia Administrativa N SNAT/2005/0056 Caracas, 27 de enero de 2005. Aos 194 y 145 El Superintendente del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT), en ejercicio de las facultades previstas en los numerales 4, 10 y 20, del artculo 4 de la Ley del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria, y de conformidad con lo dispuesto en el artculo 11 de la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado, dicta la siguiente: PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA MEDIANTE LA CUAL SE DESIGNAN AGENTES DE RETENCION DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO Designacin de los agentes de retencin Artculo 1: Se designan responsables del pago del impuesto al valor agregado, en Calidad de agentes de retencin, a los sujetos pasivos, distintos a personas naturales, a Los cuales el Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT) haya calificado como especiales. Los sujetos pasivos calificados como especiales fungirn como agentes de retencin del Impuesto al valor agregado generado, cuando compren bienes muebles o reciban Servicios de proveedores que sena contribuyentes ordinarios de este impuesto. En los Casos de fideicomisos, el fideicomitente fungir como agente de retencin, siempre Cuando hubiere sido calificado como sujeto pasivo. A los efectos de esta Providencia se entiende por proveedores a los contribuyentes Ordinarios del impuesto al valor agregado que vendan bienes muebles o presten Servicios, ya sean con carcter de mayoristas o minoristas. Artculo 2: Se designan responsables del pago del impuesto al valor agregado, en Calidad de agentes de retencin, a los compradores o adquirientes de metales preciosas, Cuyo objeto principal sea la comercializacin, compra venta y distribucin de metales de Piedras preciosas, an cuando no hayan sido calificados como sujetos pasivos especiales Por parte del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT). Pargrafo Primero: El Banco Central de Venezuela fungir como agente de retencin Del Impuesto al Valor Agregado causado por las compras de metales y piedras preciosas. Pargrafo Segundo: No perdern la condicin de Agentes de Retencin los Sujetos Calificados como tales, con anterioridad a la entrada en vigencia de la presente providencia. A los efectos de lo previsto en este artculo, se entiende como metales y piedras preciosas los siguientes bienes: oro, incluido oro platinado, en bruto, semilabrado o en polvo; la plata; el platino, el cual abarca iridio, osmio, el paladino, el rodio y el rutenio; las aleaciones de metales preciosos; las piedras preciosas; y el diamante, incluso trabajado, sin montar ni engarzar, sin ensartar o sin clasificar. Exclusiones Artculo 3: No se practicar la retencin a que se contrae esta Providencia cuando: 1. Las operaciones no se encuentren sujetas al Impuesto al Valor Agregado o estn exentas o exoneradas del mismo. 2. El proveedor sea un contribuyente formal del impuesto.

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3. Los proveedores hayan sido objeto de algn rgimen de percepcin anticipada del impuesto al valor agregado, con ocasin a la importacin de los bienes. En estos casos, el proveedor deber acreditar ante el agente de retencin la percepcin soportada. 4. Se trate de operaciones pagadas por empleados del agente de retencin con cargo a cantidades otorgadas por concepto de viticos. 5. Se trate de operaciones pagadas por directores, gerentes, administradores u otros empleados por concepto de gastos reembolsables, por cuenta del agente de retencin, y siempre que el monto de cada operacin no exceda de veinte unidades tributarias (20 U.T.). 6. Las compras de bienes muebles o prestaciones de servicios vayan a ser pagadas con cargo a la caja chica del agente de retencin, siempre que el monto de cada operacin no exceda de (20 U.T.), siguiendo las especificaciones que al efecto establezca en su pgina Web. Modelo o Formatos electrnicos Artculo 21: El Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT) establecer los formatos o modelos electrnicos de la declaracin informativa y del comprobante de retencin referidos en los artculos 16 y 18 de esta Providencia, a travs de pagina Web. Actualizacin de los datos del RIF Artculo 22: Los agentes de retencin debern actualizar sus datos en el Registro de Informacin Fiscal, en un plazo no mayor a tres (3) meses contados a partir de la entrada en vigencia de la presente Providencia, sin perjuicio que el Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT) pueda actualizarlos de oficio cuando aqullos no lo hicieran, a los efectos de proporcionarles su correspondiente clave de acceso al Portal. Sanciones por incumplimiento Artculo 23: El incumplimiento de los deberes previstos en esta Providencia ser sancionado conforme a lo dispuesto en el Cdigo Orgnico Tributario. En los casos en que el agente de retencin no entregue el comprobante de retencin exigido conforme al artculo 18 de esta Providencia, o lo entregue con retardo, resultar aplicable la sancin prevista en el artculo 107 del Cdigo Orgnico Tributario. Dicha sancin ser aplicable igualmente a los proveedores que impidan o limiten el cumplimiento de los deberes por parte de los agentes de retencin. Eximentes de Responsabilidad Artculo 24: El Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT) apreciar las eximentes de responsabilidad previstas en el artculo 85 del Cdigo Orgnico Tributario, en los casos de incumplimientos generados hasta el 30/06/2003 por la aplicacin de lo establecido en la Providencia Administrativa N 1.455 del 29/11/2002, publicada en Gaceta Oficial N 37.585 del 05/12/2002, en virtud de los errores de hecho y de derecho. Vigencia Artculo 25: Esta Providencia entrar en vigencia el primer da del segundo mes calendario que se inicie con posterioridad de su publicacin en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela, y se aplicar sobre los hechos imponibles ocurridos desde su entrada de vigencia. El artculo 2 de esta Providencia entrar en vigencia el primer das del sexto mes calendario que se inicie con posterioridad a su publicacin en la Gaceta Oficial. Derogatoria Artculo 26: Una vez que entre en vigencia la presente Providencia, quedar derogada la Providencia Administrativa N 1.455 del 29/11/2002, publicada en la Gaceta Oficial N 37.585 del 05/12/2002 y la Providencia N 212 del 10/09/1999, publicada en la Gaceta Oficial N 36.788 del 16/09/1999. Comunquese y publquese. JOS GREGORIO VIELMA MORA

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FUNCION DEL CONTROL DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

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FORMATO REGISTRO CRONOLGICO DE VAUCHER

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FORMATO ENTREGA DE VAUCHERS AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

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EJEMPLO FACTURA LEGAL SEGUN PROVIDENCIA 0257

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PROVIDENCIA 0257

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FORMATO REGISTRO CAJA CHICA OBRAS

CCH 01 CSB

RELACION GENERAL DE GASTOS EN OBRA: CENTRO SIMON BOLIVAR 09/07/08 AL 19/08/08 ING. CARLOS MAURICIO DE NOBREGA
GASTOS CANTIDAD BASE IVA RESULTAD O 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 RESULTADO 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

COMIDA MATERIALES PEAJE FOTOCOPIAS TRABAJOS TEMPORALES Art. DE LIMPIEZA TOTAL REPORTADO....
MONTO A REPORTAR ENTREGADO GARCIA S/ EFECTIVO POR ING

SALDO CAJA CHICA ANTERIOR..... SALDO FINAL CAJA CHICA MONTO A FAVOR DE ING DE NOBREGA.

0,00 0,00 0,00

BARRA DE HERRAMIENTAS SISTEMA PROFIT PLUS CONTABILIDAD

BSQUEDA MAYOR ANALTICO PROFIT PLUS

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TRATAMIENTO DE LA NOMINA

La Persona responsable enva al departamento de contabilidad la

Relacin Quincenal

Se hace la transferencia a su cuenta

Se Paga la Nomina

SE RECIBE: - Nomina Subcontratistas - Caja chica. - Gastos eventuales

ASIENTO: Gastos a Reportar xxx Banco xxx

Enva relacin de gastos con soporte

Verifica que todo este correcto

Se Contabiliza

Costos diferidos auxiliar (temporal) xxx Gastos a reportar auxiliar (responsable) xxx

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