CAPITULO II MARCO TEORICO Antecedentes de La Investigacin.

Para llevar a cabo la presente investigacin, se realiz una revisin de estudios previos que mantuvieran relacin con la misma, esto con la finalidad de reafirmar ideas y conceptos que converjan en cuanto a la importancia de proponer la optimizacin del proceso para el control de inventario en la distribuidora de repuestos Dae Parts C.A , este sentido; Castro (2001) Seala: "los antecedentes se refieren a los estudios realizados con anterioridad y que tienen relacin con los problemas de la investigacin" (p.47). En el proceso de revisin bibliogrfica se encontraron diversos estudios que hacen referencia o se relacionan con el problema planteado los cuales se presentan a continuacin: Sansonetti, N, (2007) realiz la investigacin titulada: Propuesta para el Diseo de un sistema de control de Inventario de Bienes y Materiales para la Coordinacin de Logstica de Hidrocapital, CA. Para optar al Ttulo de Licenciado en Administracin de Empresas en la Universidad Alejandro de Humboldt, su objetivo principal propone el diseo de un sistema de control de inventario de bienes y materiales para la coordinacin de logstica de Hidrocapital CA. Este proyecto se enmarca dentro de una serie de planes que desarrolla la coordinacin de logstica en un esfuerzo por cubrir eficientemente los requerimientos de cada uno de los sistemas que dependen en gran parte del trabajo que all se realiza. Este estudio se caracteriza por ser un proyecto factible, de diseo de campo, la poblacin de estudio del sistema de base de datos acceso y diecisiete personas que laboran en la coordinacin de logstica, para la muestra no se consider un criterio muestral, motivado a que se tom como base las diecisiete personas que conformaron la poblacin, la tcnica empleada fue la encuesta y el instrumento el cuestionario elaborado con preguntas

cerradas, para analizar los resultados obtenidos se utilizaron los criterios cualitativo y cuantitativo. Se concluye en forma general que la coordinacin de logstica no cuenta con una poltica de compra, adems los sistemas operativos no tienen los conocimientos exactos de las compras realizadas y por entregar por lo que el proyecto tuvo como fin fortalecer y ampliar las capacidades de Hidrocapital, CA, en relacin al cumplimiento de funciones como garante del acontecimiento de lo dispuesto en la Ley que la rige. El trabajo expuesto guarda relacin con la presente investigacin en el sentido de que persiguen los mismos propsitos de disear un sistema para el control de inventario que permita mejorar dicho proceso. En ambos casos se requiere que este sea eficaz y eficiente. Ambos estudios se caracterizan por ser proyectos factibles, de diseo de campo y nivel descriptivo. Porta y Morales (2005) en su investigacin titulada: Propuesta de Implementacin de sistema de Control de Inventario de Materia Prima, para la Elaboracin de la Publicaciones en la Cadena Capriles, C.A., para optar al Ttulo de Licenciado en Administracin de Empresas, otorgado por la Universidad Experimental Simn Rodrguez, tuvo como objetivo general establecer un mecanismo mediante un sistema dinmico que garantice el control de existencia mnima de materia prima. Este estudio fue un proyecto factible con un diseo de investigacin de campo de nivel descriptivo. La poblacin estuvo representada por 14 personas que se desempean en el almacn, se tom completamente esta poblacin como muestra por ser pequea y finita siendo este el nico criterio que se consider para su determinacin. Los investigadores concluyen que la cadena Capriles no contaba con un sistema de control de inventario, por lo que recomiendan la implementacin de dicho sistema para el mejoramiento en el proceso de control de la materia prima y tener informacin veraz en todo momento. Esta investigacin sirve como antecedente para el presente estudio ya que se fundamenta en la necesidad de crear un sistema de inventario

que permita la rpida organizacin de la mercanca y la disposicin de la informacin de los productos existentes de manera adecuada. Jos L, Perdomo (2004) En su trabajo especial de grado presentado a la Universidad Simn Bolvar, para optar al grado de Especialista en Confiabilidad de Sistemas Industriales. Cuyo ttulo es Metodologa para el Control y Gestin de Inventarios de Repuestos de Bombas de Crudo Basados en la Confiabilidad y Riesgo con la finalidad de identificar los repuestos utilizados por la bomba de crudo, jerarquizndolos en repuestos de alta y baja rotacin, utilizndose para ello el Anlisis de Costos Basados en Actividad (ABC) es un mtodo para categorizar los artculos que varan en precio desde los relativos econmicos hasta los posiblemente costosos , desarrollando un modelo probabilstico para la estimacin del control y gestin de inventarios, para as llevar un manejo en el control de repuesto y evitar el riesgo a no disponer de un producto en el momento requerido generado por una poltica inadecuada. Los resultados de esta tesis a esta investigacin son de gran ayuda porque a travs de la categorizacin de los repuestos de alta y baja rotacin propuesta en la misma, la empresa en estudio puede adaptar a sus necesidades ciertos controles, para la eliminacin de riesgos que se pueden traducir en prdidas cuantiosas o mnimas dependiendo del caso. Quintana M, Gerardo. (2001) En su trabajo especial de grado para optar al ttulo de Ingeniero Industrial, Mencin Gerencia Universidad Jos Mara Vargas. Elabor un proyecto titulado Anlisis y optimizacin de la Gestin de Almacn de Repuestos de una Fbrica de Helados Con el objetivo de promover a la empresa de un modelo de inventario permitiendo controlar los niveles de los repuestos que esta requiere para su continuo y regular desenvolvimiento, evitando aumento de costos por grandes volmenes o perdidas por paradas del proceso productivo por no poseer el repuesto en el momento indicado utilizando la Clasificacin de los Repuestos del Sistema ABC por Consumo, para as establecer los

niveles de stock mnimos y mximos de los repuestos que deben existir en el almacn. Los resultados de esta tesis aportan a esta investigacin un mecanismo de eficiencia a la hora de adquirir los repuestos necesarios para la empresa, para la optimizacin no solo del espacio que ocupan dentro de la empresa sino como deben estar organizados informacin en el inventario, lo cual reduce la capacidad de respuesta a los usuarios de la en cuanto a la comprobacin fsica de la existencia y la misma a los clientes. Bases Tericas Con la finalidad de obtener referencia de las fuentes tericas que soportan esta investigacin a continuacin se define que son las bases tericas: Segn Arias, F. (1999). Comprenden un conjunto de conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el fenmeno o problema planteado. Esta seccin puede dividirse en funcin de los tpicos que integran la temtica tratada o de las variables que sern analizadas. p.39 A continuacin se describen los trminos y teoras que se consideran de importancia para el desarrollo de la presente investigacin y que estn contenidas en las variables de estudio. Procedimientos Administrativos. El Procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuacin administrativa para la realizacin de un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisin de un acto administrativo. Munich G. Y Martnez G. (2000), Consideran que los procedimientos administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas". (p. 99). Desde otra perspectiva Terry & Franklin (2002), definen que los procedimientos administrativos son: "Una serie de tareas relacionadas

que forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que va a desempear" (p.32). De acuerdo con los autores que preceden, se puede conceptuar el procedimiento administrativo como un instrumento administrativo que apoya la realizacin del quehacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma metdica las operaciones de las funciones. La importancia de los procedimientos administrativos radica en que permiten: Establecer el orden lgico que deben seguir las actividades. Promueven la eficiencia y la optimizacin. Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quin debe ejecutarlas y cundo. Beneficios de los Procedimientos. Segn Pino, A. (2004), en su Trabajo de Grado describe los siguientes beneficios que consisten en: Aumento del rendimiento laboral. Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas. Contribuye a llevar una buena coordinacin y orden en las actividades de la organizacin. Procesos Administrativos. En toda unidad administrativa, sea esta pblica o privada, se realiza un conjunto de funciones, de las cuales algunas pueden ejecutarse y otras no necesariamente. No obstante, ciertas de ellas resultan imprescindibles por su propia naturaleza. Esas funciones fueron sealadas con mucho acierto, por Henry Fayol, (1916) cuando deca que el gobierno de una empresa consta de seis funciones esenciales, a saber:
- Funcin Tcnica (produccin, fabricacin. transportacin).

- Funcin Comercial (compra, ventas, permutas). - Funcin Financiera (bsqueda y administracin de capitales). - Funcin de Seguridad (proteccin de bienes y personas).

- Funcin de Contabilidad (inventario, balances, precio de costo, estadstica, entre otras). - Funcin Administrativa (previsin, organizacin, mando, coordinacin y control). Para efectos de la presente investigacin, se tomar en consideracin la funcin de contabilidad y la funcin administrativa enfocada sobre todo en los puntos de inventario y control. Partiendo del hecho de que, en toda funcin administrativa debe existir necesariamente el control, las instituciones asumen dentro de sus procesos un sistema de control, que les permita obtener los resultados esperados, tomando como base que los sistemas constituyen un conjunto de componentes que interactan para alcanzar algn objetivo. En este sentido se comprende, que los sistemas, son de hecho todo lo que rodea al ser humano. Cuando se comienza a ver lo abundante que son los sistemas, no sorprende darse cuenta que cada sistema del negocio depende de una o ms entidades y funcionan en engranaje para conformar un todo. Es por ello que, por medio de los sistemas los datos pasan de una persona o departamento a otro y puede realizarse cualquier cosa, desde comunicaciones entre oficinas y comunicaciones telefnicas, hasta un sistema de computadora que genere informes peridicos para diferentes usuarios. Teniendo claro lo que es un sistema, se pasa entonces a definir el control como el proceso de verificar las actividades para asegurarse que se estn llevando a cabo como se planearon y as corregir cualquier desviacin importante. Al respecto sealan, Robbins, y De Cenzo (2004), un sistema de control efectivo asegura que al trmino de las actividades, se logran las metas organizacionales. Resulta claro entonces que, el criterio que determina la efectividad de un sistema de control es la forma que este facilita el logro de las metas. Mientras ms ayuda tengan los administradores en el logro de las metas organizacionales, mejor ser el sistema de control.

El mismo autor indica que para un Sistema de Control sea eficiente, debe tener: Precisin: Un sistema de control que genera informacin un poco precisa pero da como resultado falla de la administracin para tomar la accin cuando es necesario o responder a un problema inexistente. Oportunidad: Los controles deben llamar la atencin de la administracin sobre las variaciones en el tiempo para evitar serias transgresiones en el desempeo de la unidad. Economa: Un sistema de control debe funcionar econmicamente razonable. Cualquier sistema de control tiene que justificar los beneficios que ofrece en relacin con los costos en que incurre. Flexibilidad: Los controles efectivos deben ser bastante flexibles para ajustarse a los cambios adversos o aprovechar las nuevas oportunidades. An las estructuras altamente mecnicas requieren controles que se puedan ajustar, como tiempos y cambios de condiciones. Comprensin: Los controles que no pueden ser comprendidos no tienen valor por lo tanto en ocasiones es necesario sustituir los controles menos complejos por instrumentos sofisticados. Criterios razonables: Los criterios de control deben ser razonables y alcanzables, si son demasiado altos o no razonables ya no motivan. Debido a que la mayora de los empleados no desean el riesgo de ser etiquetados de incapaces por acusar a sus superiores de pedir demasiado. Ubicacin estratgica: La administracin no puede controlar todo lo que sucede en una administracin, an cuando se pudiera, los beneficios no justificaran los costos. Como resultado, los administradores deben establecer controles en los factores que son estratgicos para el desempeo de la organizacin. Debido a que los administradores no pueden controlar las actividades deben establecer sus instrumentos de control estratgico de manera que dichos instrumentos puedan llamar la atencin slo sobre las

excepciones. Estos puntos de control se vuelven controles que son parte de las limitaciones de autoridad y liberan a los niveles superiores de la administracin de la revisin de los gastos de rutina. Criterio mltiple. Los administradores y empleados en la misma medida buscaran verse bien en relacin con los criterios que se controlaran. Si la administracin controla mediante una sola medida como la utilidad de la unidad, el esfuerzo se dirigir solo a salir bien sobre ese estndar. Los criterios mltiples tienen un efecto positivo dual. Accin correctiva. Un sistema de control efectivo no solo seala cuando se presenta una desviacin significativa en el estndar, tambin sugiere que accin se debe tomar para corregir las desviaciones. Esto con frecuencia se logra estableciendo lineamientos. Proceso de Control El proceso de control consta de tres pasos distintos e independientes: medir el desempeo real, comparar el desempeo real con un estndar y tomar la accin administrativa para corregir desviaciones o estndares inadecuados. Estos miden la administracin con cuatro fuentes de informacin comunes y son usadas con frecuencia por los administradores para medir el desempeo real, estas fuentes son: la observacin personal, los informes estadsticos, los informes orales y los informes escritos. Importancia del Control. Segn Marko (2002) el control es de vital importancia dado que: - Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que s alcancen planes exitosamente. - Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. - Localiza a los lectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

- Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin. - Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. - Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Objetivos del Control. Robbins, y De Cenzo (2004), refieren a que el control existe en funcin de los objetivos (p. 80), es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error de tal manera que se posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. Elementos del Control. - Relacin con lo planteado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin. - Medicin, para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. - Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin. - Establecer medidas correctivas. El objetivo del control es prever y corregir los errores. Tipos de Control. Segn Robbins, y De Cenzo (2004), La administracin puede implementar controles antes de que comience una actividad o despus de que la actividad ha finiquitado. El primer tipo se llama control para fomentar el avance, el segundo es el control de retroalimentacin que indica lo siguiente:

Insumos - Control de fomento al avance Se anticipan a los problemas. Procesos - Control Concurrente Corrige los problemas conforme se presenta. Resultados control de retroalimentacin Corrige los problemas despus que suceden. El control de fomento al avance previene los problemas por anticipado, se llama as porque se lleva a cabo antes de la actividad real. El control concurrente, como su nombre lo indica, se lleva a cabo mientras una actividad est en proceso. El control se establece mientras el trabajo se realiza, la administracin puede corregir los problemas antes de que se vuelvan demasiado costosos. El tiempo ms comn de control depende de la retroalimentacin. El control se lleva a cabo despus de la accin. De acuerdo a estos planteamientos, resulta evidente que en la distribuidora de repuestos Dae Parts , c.a urge la necesidad de aplicar controles tanto de fomento como concurrente ya que estos permitiran mejorar la operatividad del mismo. Principios del Control. Para Chiavenato (2000), La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios; a casa grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado del control correspondiente de la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida (p.117).

Tcnicas del Control. De este medio Chiavenato (2000), dice que son las herramientas de las que se auxilia el administrador para levar a cabo el proceso de control. Para Terry. (1977), existe cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control. La cantidad, el tiempo, los costos y la calidad. El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante. A travs del factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de l se determinan las erogaciones de ciertas actividades. La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa. Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo es eminentemente cualitativo. Inventarios. Segn Brito (2001), es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquirido con el nimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otros tipos de bienes y vendidos como tales.(p. 495). En este sentido los inventarios son bienes tangibles, que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. Resulta claro que la base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del

inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. De esta definicin se desprende que un determinado bien formar parte del rubro inventario, si se dan dos condiciones: Que sea propiedad de la empresa. Que est destinado a la venta, bien sea en el mismo estado en que fue comprado, o despus de haber sufrido alguna transformacin. Los inventarios debern ser presentados en el Balance General dentro del grupo de Activo Circulante siempre que el tiempo que deba transcurrir hasta que se produzca la venta no sea superior a un ao. Control Interno. Segn Chiavenato (2000) generalmente, los inventarios representan el rubro de mayor volumen del activo circulante. Sin embargo, con frecuencia se observa que se establecen buenos controles. Se sugiere a continuaciones algunos de los elementos del control interno que deben ponerse en prctica, con la aclaracin de que, cuando tenga que hacerlo en la prctica, deben ser adaptados a las realidades que estn dndose en ese lugar y momento. Las mercancas deben estar protegidas contra prdidas por robo, mantenindolas en inmuebles debidamente cerrados con sistemas seguros a donde slo podrn acceder las personas autorizadas. El almacn debe estar en unas condiciones tales que evite el deterioro fsico de la mercanca. Cuando una mercanca ingrese al almacn, debe ser pesada, contada o medida y el resultado obtenido, comparado con lo

expresado en la documentacin que la acompaa (factura o nota de entrega del vendedor en caso de mercanca comprada a terceros o el informe de produccin si se trata de mercanca fabricada por la propia empresa).
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En los casos de despachos, slo se entregar mercanca, mediante la presentacin de requisiciones u rdenes de despacho pre-numeradas y debidamente autorizadas.

Deben ser llevados registros de inventario continuo en cuanto a cantidades y valores de todas las mercancas. Los registros del inventario continuo deben ser peridicamente cuadrados con la cuenta del control respectiva. Deben ser llevados registros especiales adecuados para controlar la mercanca enviada en consignacin, en poder de terceros para procesar, en almacenadoras pblicas, etc., as como para controlar aquellas recibidas en consignacin o en calidad de prstamo, mantenindolas segregadas de las que s son propiedad de la empresa.

Las personas que llevan el mayor auxiliar del almacn, deben ser diferentes a las encargadas de custodiar la existencia de mercancas.

El mayor auxiliar de almacn debe ser peridicamente revisado con el objeto de encontrar mercancas obsoletas o de poco movimiento.

Peridicamente debe hacerse un conteo fsico de todas las existencias y los resultados deben ser comparados con el mayor auxiliar de almacn y con las cuentas de control respectivas. Tipos de Inventarios.

Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las exigencias en el almacn. Por medio de un registro detallado que puede servir tambin como auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsica. Lo registros perpetuos son tiles para

preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionales. Tambin este tipo de inventario ofrece un alto grado de control, por que los registros de inventarios estn siempre actualizados. Inventarios intermitentes: este inventario se puede efectuar varias veces al ao. Se recurre a l, por razones diversas no se pueden introducir en la contabilidad del inventario contable permanente al que se trata de cumplir en parte. Inventario final: este inventario se realiza al termino del ejercicio econmico, generalmente al finalizar el periodo y puede ser utilizado para determinar un nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas las operaciones mercantiles de dichos periodos. Inventario inicial: es el que se realiza al dar comienzos de las operaciones. Inventario fsico: es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes. Que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valoradas de las exigencias. Clculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. Es por ello que la preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatros fases las cuales son: -Manejo de inventarios (preparativos). -Identificacin. -Instruccin. -Adiestramiento. Planificacin de las Polticas de Inventario. En la mayora de los negocios, los inventarios representan una inversin relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas

las funciones principales de la empresa. Cada funcin tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente: Ventas. Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado. Produccin. Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricacin; y un colchn permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de produccin estables. Compras.- las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general. Financiacin. Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversin (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, antigedad, riesgos, entre otros.). Propsitos de las polticas de inventarios. 1. Planificar el nivel ptimo de inversin en inventarios.
2. A travs de control, mantener los niveles ptimos tan cerca como

sea posible de lo planificado. Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operacin, riesgos e inversin insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rpidamente a las demandas de ventas y produccin. Sistemas de Inventarios. Garca (2001) indica la determinacin del inventario en cualquier empresa requiere de dos fases: Toma de inventario fsico Valoracin del inventario fsico. permiten alcanzar esos

Existen dos sistemas de inventarios que objetivos. Son ellos:

Sistema de Inventario Peridico. Segn Garca (op.cit) este sistema es generalmente utilizado por empresas pequeas o medianas. Por este sistema, slo puede conocerse el mono del inventario despus de haber procedido a realizar un conteo fsico de las existencias a una fecha determinada y luego valorarlas. Este proceso generalmente slo se hace una vez al ao al finalizar el perodo contable, y tal informacin se hace indispensable para la determinacin de la utilidad o prdida que la empresa tuvo en el ejercicio que finaliza en esa fecha. Este sistema, por lo tanto, no permite conocer cunto se est ganando o perdiendo en forma bruta cada vez que la empresa realiza una venta. Sistemas de Inventario Continuo o Permanente. Garca (op.cit) a tal fin expone en contraposicin con el sistema de inventario peridico, el sistema de inventario continuo permite determinar en cualquier momento la cantidad fsica de cada tipo de artculo que la empresa posee de inventario, as como su costo. Se trata de un sistema muy fcil de llevar, mediante el cual se le da entrada o se carga a inventarios cada vez que se compra mercanca y se le da salida o se abona a esa misma cuenta por cada venta que la empresa haga. Este movimiento se lleva tanto en unidades como en bolvares, procediendo a determinar el saldo cada vez que se realiza una transaccin, mantenindolo actualizado continuamente. Clasificacin de Inventarios. A tal fin Garca (op.cit) los modelos ms comunes son utilizados para optimizar el inventario en los almacenes y puedan ser clasificados segn se considere la demanda, como constante o variable.

Los modelos de un sitio y demanda variable pueden ser clasificados segn se repongan el inventario en cantidades fijas a intervalos variables o en cantidades variables a intervalos fijos. Los primeros estn denominados por el modelo del punto de pedido y los segundos por los modelos de mximos y mnimos. Si se tiene el inventario multiescaln que implica la existencia de una jerarqua en los sitios de almacenamiento. Un modelo bsico es un sistema de distribucin con dos detallistas suplidos desde un almacn. En este caso, pueden existir inventarios en tres localidades, con demandas en los detallistas, o en los detallistas de almacn. Los sistemas de distribucin reales pueden ser muchos ms complejos, con mltiples niveles verticales y sitios laterales de almacenamiento con suministros laterales y consideraciones de transporte. Toma de Inventario Fsico. Brito (2001). Es el acto mediante el cual se procede a contar, pesar o medir fsicamente, la cantidad de unidades de cada producto o mercanca propiedad de la empresa que directa o indirectamente sern destinados a la venta.(p. 501). La exactitud que se obtenga de ese conteo fsico es de tal importancia, como que ello depende en gran medida la razonabilidad de la utilidad o prdida que se obtenga segn los libros, as como el monto que aparecer como activo en el balance general que ser elaborado para la fecha en que se tom el inventario. Procedimientos para hacer un inventario. Segn Navarro (1993) Para alcanzar la mayor exactitud posible, debe comenzar por impartir, por escrito, las instituciones que normarn el levantamiento del inventario, las cuales sern claras y deben contener entre otros puntos los siguientes: Un breve comentario del objetivo que se persigue y la importancia que tiene este acto.

 Indicacin de la fecha, hora y lugares en que se tomar el inventario. Mencin de qu existencias deben ser incluidas. Descripcin de los formularios que sern utilizados tales como tarjetas, listados, etc., y una clara explicacin de cmo utilizarlos. Tipo de control que ejercer sobre las tarjetas de inventarios. Necesidades de paralizar las actividades de recepcin, despacho y produccin. Tomar el inventario cuando en forma simultnea se siguen produciendo movimientos de mercancas, provocan errores como dejar de contar en unos casos o duplicar el conteo en otros. Las mercancas que deban ser inventariadas debern ser colocadas en grupos y en forma ordenada de manera de facilitar el conteo. Aquellas mercancas deterioradas u obsoletas deben ser segregadas e inventariadas como tales, para poder darles el tratamiento adecuado al valorarlas. Designar a las personas que tomarn el inventario. Deben preocuparse que el personal seleccionado sea aquel que ms familiarizado est con el tipo de mercanca que se va a contar. Si es posible debe ser las mismas personas que en su trabajo, tienen contacto diario con esa mercanca. De ser requerido, una copia del resultado del inventario hecho, debe ser entregado a los auditores externos. Codificacin de Materiales. Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos, entre otros. Para facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operativo, operacionalizacin de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificacin de

artculos a la catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin, esquematizacin y codificacin de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Catalogacin: Significa inventario de todos los artculos los existentes sin omitir ninguna. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea general de la coleccin. Simplificacin: Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o ms piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificacin favorece la normalizacin. Especificacin: significa la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato, tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contar con ms informacin sobre los artculos y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprar. Facilita la inspeccin al recibir el material, el trabajo de ingeniera del producto, entre otros. Normalizacin: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. Estandarizacin: significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarizacin hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias. As catalogamos, simplificamos, especificamos, normalizacin y estandarizacin constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificacin. A partir de la clasificacin se puede codificar los materiales.

De este modo, clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensin, forma, peso, tipo, caractersticas, utilizacin. La clasificacin debe hacerse de tal modo que cada gnero de material ocupe un lugar especfico, que facilite su identificacin y localizacin en la bodega. La codificacin es una consecuencia de la clasificacin de los artculos. Codificar significa representar cada artculo por medio de un cdigo que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de nmeros y letras. Los sistemas de codificacin ms usadas son: cdigo alfabtico, numrico y alfanumrico. Almacn: Segn Garca (2001). Almacn, Planeacin, Organizacin y Control. Es la zona o espacio fsico destinado a colocar o ubicar los dispositivos para la ubicacin, cuidado y proteccin de los materiales recibidos en el rea de recepcin. (p 18). Principios Bsicos que se Deben Seguir en el rea de

Almacenamiento: Primera entrada, primera salida. Colocar los artculos de mayor demanda ms a la mano-cerca de las puertas de recepcin y despacho-. La ley de Pareto o regla 80-20 dice que el 80% de la demanda debe ser satisfecha con el 20% de los artculos. Es a stos a los que se refiere este principio. Reducir las distancias que recorren los artculos as como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de mano de obra. Reducir movimiento y maniobras. Cada vez que se mueve una mercanca hay una ocasin ms para estropearla. Prohibir la entrada al rea de almacenamiento del otra razn vlidamente y justificada. personal ajeno a l. Solamente ser personal autorizado para inventario u

Controlar la salida de mercanca de rea del almacenamiento a travs de Formularios empleados para ello. Llevar registros de existencias al da. Eliminar el papeleo superfluo. Reducir el desperdicio de espacio, diseado la estantera con divisiones a la medida de lo que se almacena. El rea ocupada por los pasillos respecto de la totalidad del rea de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permiten las condiciones de operaciones.

El pasillo principal debe correr a lo largo del almacn. Los transversales, perpendiculares al principal, deben permitir el fcil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artculos.

El punto de recepcin en el extremo del pasillo principal y el punto de distribucin en el otro.

Para Lira, (2005). Organizacin y administracin de Almacenes, las consideraciones finales sobre el despacho son las siguientes: En la salida de materiales deben tenerse en cuenta normas fundamentales de organizacin para regular las salidas. Mantener la rotacin de los inventarios. Cuando las mercancas se devuelven deben considerarse otros documentos para respaldar esta (puede ser una orden de cambio la cual debe ser firmado por quien recibe la mercanca), estas devoluciones pueden ser por vencimiento. En la administracin de los almacenes, la comunidad escrita juega un papel muy importante, cada empresa tiene que disear sus formas impresas de acuerdo con sus polticas, organizacin y administracin. Segn Fernndez, (1997) la identificacin tiene como misin principal realizar una inspeccin general de los artculos recibidos y para tal fin debe realizar las siguientes tareas:

Desembala y dar fe que se ha recibido lo que se solicit en la orden de compra en cuanto al tipo tamao y cantidad de la mercanca.

Colocar los productos a disposicin del Departamento de Control de Calidad si as fuera el caso. Enva los datos de identificacin al Departamento de Compras, Administracin y Contabilidad para su respectivo control administrativo.

De igual manera Fernndez, (1997) en cuanto al etiquetaje la persona responsable realizar las siguientes operaciones: Cuenta las cantidades de cada producto que vaya a etiquetar. Etiqueta los productos referencia por referencia atendiendo al precio, cdigo de barra, color, talla entre otros. Realiza un control de los productos ya etiquetados y refleja ese control en un formulario para tal fin. Resea Histrica de la Empresa Distribuidora Dae Parts, C.A., fue fundada por el Sr. Vicente Lopardo y su hermano Domenico Lopardo, el 15 de agosto de 1990, se encuentra ubicada en el municipio Chacao, con el fin de suplir las necesidades de los usuarios y compradores, adems de brindarles la oportunidad de consultar Internet y visitar la empresa, haciendo todo de una manera ms fcil y sencilla. Su misin es la ser una empresa lder, especializada en la compra y venta de repuestos , y de crear valor sostenible entregando excelentes productos, servicios que contribuyan al xito de nuestros clientes. Cumpliendo con las normas de higiene y seguridad industrial, contando con personal altamente calificado que cumplen los estndares de calidad exigidos por el mercado.

Su esfuerzo est dirigido en prestar un servicio de primera, demostrando una actitud competitiva la cual le permite obtener un margen de utilidad razonable, generando beneficios para los inversionistas, clientes y empleados. Su visin es: Ser la empresa de servicios y ventas de repuestos originales preferida para el desarrollo de la sociedad, orientada a satisfacer las necesidades de nuestros clientes, ofrecindole un servicio de excelencia y la mejor relacin costo beneficio para su negocio, aprovechando al mximo la capacidad instalada de la empresa. Bases Legales Para apoyar toda la teora que se utiliza en la investigacin no es necesario sustentarla con fuentes bibliogrficas sino que se debe tambin sustentar la misma con todas las leyes, reglamentos, normas, gacetas, regulaciones, entre otros, relacionados con el tema a estudiar se procede a citar las siguientes Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, en el ao 2000. Artculo 112. Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad econmica de su preferencia, sin ms limitaciones que las previstas en esta constitucin y las que establezcan las leyes, por razones de desarrollo humano, seguridad, sanidad, proteccin del ambiente u otras de inters social. El Estado promover la iniciativa privada, garantizando la creacin y justa distribucin de la riqueza, as como la produccin de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la poblacin, la libertad de trabajo, empresa, comercio, industria, sin perjuicio de su facultad para dictar medidas para planificar, racionalizar y regular la economa e impulsar el desarrollo integral del pas. Este artculo trata de la libre eleccin de cualquier actividad econmica que quiera realizar alguna persona, buscando satisfacer las necesidades

de la poblacin, tambin se menciona al Estado como ente regulador de la economa. Ley de Impuesto Sobre la Renta, publicada en el 2007. Artculo 90. Los contribuyentes estn obligados a llevar en forma ordenada y ajustados a principios de contabilidad generalmente aceptados en la Repblica Bolivariana de Venezuela, los libros y registros que esta Ley, su Reglamento y las dems Leyes especiales determinen, de manera que constituyan medios integrados de control y comprobacin de todos sus bienes activos y pasivos, muebles e inmuebles, corporales e incorporales, relacionados o no con el enriquecimiento que se declara, a exhibirlos a los funcionarios fiscales competentes y a adoptar normas expresas de contabilidad que con ese fin se establezcan. Las anotaciones o asientos que se hagan en dichos libros y registros debern estar apoyadas en los comprobantes correspondientes y slo de la fe que estos merezcan surgir el valor probatorio de aquellos. La Ley de I.S.L.R. obliga a los contribuyentes a que lleven una contabilidad de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados en Venezuela para que estos sirvan de medios de comprobacin de los bienes y obligaciones que adquiera, tengan estos relacin o no con el enriquecimiento que se esta declarando. Artculo 173. A los solos efectos tributarios, los contribuyentes a que se refiere el artculo 7 de esta Ley, que iniciaron sus operaciones a partir del 1 de enero de 1993 y realicen actividades comerciales, industriales, bancarias, financieras, de seguros, reaseguros, explotacin de minas e hidrocarburos y actividades conexas, que estn obligados a llevar libros de contabilidad, debern al cierre de su primer ejercicio gravable , realizar una actualizacin de sus activos y pasivos no monetarios, segn las

normas previstas en esta Ley, la cual traer como consecuencia una variacin en el monto del patrimonio neto para esa fecha. Una vez practicada la actualizacin inicial de los activos y pasivos no monetarios, el Balance General Fiscal Actualizado servir como punto inicial de referencia al sistema de reajuste regular por inflacin previsto en el Captulo II del Titulo IX de esta Ley. Pargrafo Segundo: Se consideran como activos y pasivos no monetarios, aquellas partidas del Balance General Histrico del contribuyente que por su naturaleza o caractersticas son susceptible de protegerse de la inflacin, tales como: los inventarios, mercancas en trnsito, activos fijos, edificios, terrenos, maquinarias, mobiliarios, equipos, intangibles. Pargrafo Tercero: A los solos efectos de esta Ley, la actualizacin inicial de activos y pasivos no monetarios, traer como consecuencia un debito a las respectivas cuentas del activo y un crdito a las correspondientes cuentas del pasivo y el neto se registrar en una cuenta dentro del patrimonio del contribuyente que se denominar actualizacin del patrimonio. Comentario: La Ley de I.S.L.R. establece en su art. 173 en materia tributaria que se debe hacer un ajuste inicial por inflacin a las partidas no monetarias del Balance General, el inventario entrara en las partidas monetarias y por ende habr que hacerle dicho ajuste. Esto dar como resultado un aumento en dicha cuenta al sumarle el ajuste inicial por inflacin. Artculo 178. A los solos efectos tributarios, los contribuyentes a que se refiere el artculo 173 de esta Ley, una vez realizado el ajuste inicial, debern ajustar al cierre de cada ejercicio gravable, sus activos y pasivos no monetarios, el patrimonio al inicio del ejercicio y los aumentos y construcciones en proceso, inversiones permanentes, inversiones convertibles en acciones, cargos y crditos diferidos y activos

disminuciones del patrimonio durante el ejercicio, distinto de las ganancias o las perdidas, conforme al procedimiento que a continuacin se seala. El mayor o menor valor que se genere al actualizar los activos y pasivos no monetarios, el patrimonio al inicio del ejercicio y los aumentos y disminuciones del patrimonio durante el ejercicio, distinto de las ganancias o las perdidas, sern acumulados en una cuenta de conciliacin fiscal que se denominar Reajustes por Inflacin y que se tomar en consideracin para la determinacin de la renta gravable, con excepcin de las empresas en etapa preoperativa, para las cuales el reajuste por inflacin slo se tomar en consideracin para la determinacin de la renta gravable en el periodo siguiente a aqul en que se incorporaron en el sistema de ajustes por inflacin por inflacin de acuerdo de conformidad con lo establecido en el artculo 174 de esta Ley. Este artculo dice que se tiene que hacer el reajuste regular por inflacin y los distintos resultados cruzarlos y conciliarlos en una cuenta, y este resultado se tomara en cuenta pala la renta gravable. Artculo 182. Se cargar o abonar a la cuenta de activos

correspondientes, y se abonar o cargar a la cuenta reajuste por inflacin, el mayor o menor valor que resulte de reajustar los inventarios existentes en materia prima, productos en proceso, productos terminados para la venta, mercanca para la venta o mercanca en trnsito, a la fecha de cierre del ejercicio gravable. Cdigo de Comercio (1955) Ttulo Preliminar Disposiciones Generales Artculo 1. El Cdigo de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes El Cdigo de Comercio es un conjunto unitario, ordenado y sintetizado de normas de Derecho Mercantil, que regula la actividad de

todas aquellas personas, naturales y jurdicas que ejecutan actos de comercio dentro del territorio nacional, dndole las directrices del control y manejo de las actividades y registro contables. Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta en el ao 1993 Ttulo VI De las Facultades de la Administracin Captulo I De los Inventarios y de Ciertos Registros, Documentos e Informaciones Artculo 138. Los contribuyentes que de acuerdo a la naturaleza de sus negocios muevan inventarios, levantarn al comienzo de sus actividades y al cierre de cada ejercicio tributario, inventario de todos los bienes destinados a la venta. ejercicio gravable siguiente. Referido a la obligacin de los contribuyentes de realizar inventario al comienzo y cierre de cada ejercicio tributario Pargrafo Primero: La valuacin de los bienes inventariados se har al precio de costo determinado conforme al artculo 53 de este Reglamento. Podr tambin hacerse al precio del mercado al por mayor, cuando este sea inferior al costo, todo sin perjuicio de lo establecido por la Ley y este Reglamento en materia de ajuste por efectos de la inflacin. Artculo 32. Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprender, obligatoriamente, el Libro Diario, el Libro Mayor y el de Inventarios. En este artculo se establece claramente la obligacin de llevar el libro diario y de inventario y a pesar de que esta referido a los comerciantes se extiende a los casos de los almacenes de la administracin pblica, donde son utilizados comnmente. El inventario de cierre ser el inicial del

Artculo 35. Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada ao, har en el libro de inventarios una descripcin estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y prdidas; sta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos, as como cualesquiera otras obligaciones contradas bajo condicin suspensiva con la anotacin de la respectiva contrapartida. Los inventarios sern firmados por todos los interesados en el establecimiento del comercio que se hallen presentes en su formacin. En este artculo se instauran las obligaciones y se giran las instrucciones de cmo debe ser llevado el libro y la realizacin de los inventarios, por lo que se consider tambin como base legal para la propuesta. Glosario de Trminos Administracin: es una ciencia social que estudia la organizacin de las empresas y la manera como se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades. Almacn: es un lugar o espacio fsico para el almacenaje de bienes. Los almacenes son usados por fabricantes, importadores, exportadores, comerciales, transportistas, clientes, etc. Casilleros: Son muebles con divisiones y compartimientos para tener convenientemente separados materiales en su mayora a granel. Calidad: Es un conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren capacidad para satisfacer necesidades implcitas o explcitas. La calidad de un producto o servicio es la percepcin que el cliente tiene del mismo, es una fijacin mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades

Control: Funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar los acontecimientos se adecuen a los planes. Control Interno: es un conjunto de reas funcionales en una Empresa y de acciones especializadas en la comunicacin y control al interior de la empresa. El sistema de gestin por intermedio de las actividades, afecta a todas las partes de la empresa a travs del flujo de efectivo Cotejo: Comparacin de las mercancas que estn en las facturas como lo que est en el fsico. Despacho: Consignacin o entrega de materiales solicitado a los clientes o usuarios, sirvindolo en tiempo oportuno en los materiales solicitado en las cantidades requeridas y las especificaciones de calidad solicitadas. Eficacia: es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado. En cambio, eficiencia es la capacidad de lograr el efecto en cuestin con el mnimo de recursos posibles viables. Eficiencia: la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. No debe confundirse con eficacia que se define como la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. Entrega: Los datos con los cuales va a operarse, as como las instrucciones con respecto al mtodo de operacin, se alimentan a la unidad central de procedimiento a travs de los dispositivos de entrada, con un formato adecuado. Estanteras: Son especies de armarios metlicos con separaciones horizontales llamados entrepaos, los cuales sirven para colocar a la vista productos y/o mercancas Evaluar: Clasificar objetos, situaciones, personas, condiciones, de acuerdo con criterios de calidad definidos. Gestin de Compras: Es el conjunto de operaciones que tiene por misin suministrar en mejora condiciones posibles los productos necesarios para alcanzar objetivos planteados.

Inventario: Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin Material: Cada uno de los medios de consumo, productos terminados y subproductos que se utiliza una empresa en su proceso productivo. Mercanca: es todo "aquello que se puede vender o comprar", usualmente el trmino se aplica a bienes econmicos. Misin: un componente del proceso de planeamiento de la estrategia empresarial. Modelo: es una representacin grfica o esquemtica de una realidad, sirve para organizar y comunicar de forma clara los elementos que involucran un todo. Negocio: toda actividad que se emprende con el objeto de obtener un provecho econmico. Nivel de Existencia: Viene a estar representado por la cantidad de unidades que existen en el Almacn, de cada uno de los productos con los que la empresa realiza sus operaciones Optimizar: la optimizacin es empleada para que una tarea se realice ms rpidamente, es buscar la mejor manera de realizar una actividad. Planeacin: Es la funcin administrativa que determina por anticipado cuales son los objetivos que deben alcanzarse para conseguirlos. Procedimiento: Es el conjunto de mtodos de trabajo integrado en forma secuencial y cronolgica a la ejecucin de una etapa. Proceso Administrativo: Se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Producto: Algo producido o que es el resultado de un trabajo o esfuerzo. Es un completo conjunto de beneficios o satisfacciones que los consumidores perciben, que obtienen cuando lo compran, es la suma de los atributos fsicos, sicolgicos, simblicos y de servicio. Propuesta: Descripcin integral de un proyecto, poltica o programa que ser sujeto a una evaluacin.

Proveedor: Es un ente externo de la organizacin que est en capacidad de suministrar recursos fsicos, tecnolgicos o informacin a travs de bienes, obras y/o servicios, por los cuales recibe un pago por parte de la organizacin Acks: Son estructuras metlicas de hierros angulados, las cuales sirven para colocar mercancas y/o productos de gran peso o tamao. Recepcin: Admisin de los materiales, para ser ubicados dentro del almacn, bajo una planificacin previa y sujeta a ciertas normas de seguridad y rendimiento. Requisicin de Materiales: Es la solicitud que hace un departamento dentro de la organizacin, al almacn para llevar sus necesidades. Rotacin: Frecuencias en que un artculo se consigna a clientes o usuarios y luego se repone durante un periodo determinado, influye en las decisiones de cual debe salir primero y cual despus, tomando en consideracin fecha de elaboracin, vida til y otros. Salida: Esta funcin se refiere a la presentacin de los resultados obtenidos mediante el procedimiento de los datos, efectuado por el procesador central. Servicio: Es un espectro de actividades diseadas para acrecentar las expectativas y el disfrute de los beneficios del producto por parte del cliente. Sistema: Conjunto de objetos y/o personas relacionadas entre s para tener un objetivo de acuerdo a un plan. Stocks: Conjunto de artculos (Ubicados en espacios definidos como Almacn) en espera de uso o ventas, los cuales mantienen la garanta de abastecimiento. Toma de Inventario: Se refiere al conteo continuo de inventario, por lo que todos los productos son contados con una frecuencia especfica, siendo los mismos confrontados peridicamente contra datos reales. Ubicacin: Es la determinacin geogrfica de los materiales. Es la correcta distribucin en el espacio del almacn de las diferentes

mercancas, las mercancas de acuerdo a sus caractersticas pueden ser almacenadas en espacios interiores o exteriores. Visin: Es la ubicacin de la empresa en escenarios futuros, es ms que un sueo, pero tiene que ser viable, realista y medible en el tiempo.