UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL Gerencia de Proyectos Profesora: Dra.

Jessie Orlich, MBA

SEGUNDO ENTREGABLE: PLANIFICACIN Y CONDUCCIN DE REUNIONES EFECTIVAS

Alumno: Carlos Augusto Lone Senz Fecha de Entrega: 06 / 09 / 2009

NDICE
NDICE .................................................................................................................................................... 2 INTRODUCCIN..................................................................................................................................... 3 PRIMERO DECIDA SI NECESITA TENER UNA REUNIN..................................................................... 3 CMO ORGANIZARSE PARA UNA REUNIN? ................................................................................... 4 CMO DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS? ......................................................................................... 6 LA AGENDA EN FORMA DE CAMPANA ................................................................................................ 8 CONCLUSIONES .................................................................................................................................... 8 BIBLIOGRAFA ....................................................................................................................................... 9

INTRODUCCIN

Alguna vez ha asistido a una reunin que no tena una agenda claramente definida, que pareca una prdida de tiempo, saltando de tema en tema y que finaliz sin algn resultado aparente?. Todos alguna vez hemos experimentado este tipo de reuniones y hemos llegado al punto de aborrecerlas, pueden ser tremendamente frustrantes para los que deben asistir y pueden desperdiciar uno de los recursos ms valiosos de cualquier organizacin TIEMPO. Algunos psiclogos y estudiosos de la naturaleza humana creen que las reuniones satisfacen un instinto de agrupacin tribal perteneciente a la psique humana. Otros creen que las reuniones aportan una dimensin social, permitiendo a los empleados y miembros obtener un sentido de pertenencia a la organizacin. En todo sentido, las reuniones son un hecho de la vida y muchas veces necesario. Sin embargo, aquellas reuniones innecesarias y las reuniones inefectivas no necesitan ser la norma. Estos aspectos nos dirigen a buscar la respuesta a la pregunta Por qu es importante hacer que las reuniones sean efectivas?. En principio, las reuniones son un aspecto clave del proceso para la toma de decisiones, solamente por medio de ellas y la comunicacin es como los grupos pueden tomar decisiones y pasar a la accin. Las reuniones bien estructuradas y conducidas pueden ser muy provechosas; sabiendo liderar reuniones eficaces ayuda a los grupos a alcanzar sus metas. A continuacin se describe un modelo estratgico que permitir organizar y dirigir reuniones efectivas.

PRIMERO DECIDA SI NECESITA TENER UNA REUNIN

Muchas reuniones no necesitan realizarse y a menudo aquellas que son realizadas son atendidas por ms personas de las necesarias. Patrick Lencioni 1 resume esta situacin en las siguientes afirmaciones: Estadsticamente alrededor de 11 millones de reuniones se llevan a cabo a diario en Estados Unidos. los gerentes gastan de 30 a 70 por ciento de su tiempo en reuniones. la mayora de profesionales atienden a 62 reuniones al mes con un porcentaje mayor al 50% percibido como una prdida de tiempo.
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Patrick Lencioni, Death By Meeting: A leadership fable.

Una reunin productiva de gerentes de primer nivel cuesta miles de dlares por hora; las reuniones improductivas cuestan ms. A menudo existen formas ms eficientes para lograr los objetivos sin necesidad de tener una reunin. Algunas de estas alternativas incluyen: llamadas telefnicas, llamadas en conferencia, memos/cartas, correo electrnico, teleconferencias, entre otras. Primero, es necesario definir si la reunin es necesaria. Antes de calendarizar o asistir a su siguiente reunin, defina claramente los objetivos para usted mismo o del grupo si usted es la persona responsable de la reunin. Para ayudar a pensar en sus objetivos, hgase las siguientes preguntas: Por qu estoy calendarizando o atendiendo esta reunin? Qu es lo que quiero lograr o ganar? Qu informacin ser intercambiada? o Qu decisiones sern tomadas? Quin de los participantes necesito conocer o ganar su respaldo? Una vez sean clarificados los objetivos, deber determinar si una reunin es la mejor forma de alcanzarlos. Para asegurar que la reunin sea del mejor uso de tiempo y energa para los involucrados, determine si la misma ser utilizada para al menos una de las siguientes razones: Para transmitir informacin a un grupo. Para solicitar informacin de un grupo. Para responder preguntas. Para participar en un proceso de toma de decisiones Para hacer tormenta de ideas Para resolver problemas Para vender una idea, producto o servicio. Para mostrar o proveer respaldo a otros. Si determina que la reunin es la mejor forma de lograr los objetivos de su equipo de trabajo, entonces deber comenzar a organizar para una reunin efectiva.
CMO ORGANIZARSE PARA UNA REUNIN?

Las buenas reuniones no suceden por accidente, stas son el resultado de una buena planificacin. El tiempo que se dedique previamente en su preparacin resultar despus en un mayor beneficio para lograr el uso eficiente del tiempo en la reunin, cumplir objetivos y evitar la necesidad de incurrir en reuniones de seguimiento posteriormente. Cuando decida realizar una reunin, deber decidir tambin quien deber asistir y cul ser el propsito de la reunin. Para ayudar a la planificacin de reuniones se presenta a continuacin un listado de elementos esenciales para lograr reuniones efectivas:

Propsito: Planifique reuniones con un propsito. Defina el propsito u objetivo de la reunin (Ej: para lograr un consenso en como disear el nuevo producto). Participantes: Quin(es) deber(n) asistir a la reunin para lograr el propsito de la misma? Estructura: Cmo deber ser organizada la reunin para lograr de mejor manera el propsito? Algunas tcnicas incluyen: invitados externos, videos, sesiones de tormenta de ideas, paneles, grupos de discusin, demostraciones, etc. Cualquiera que sea la tcnica seleccionada, deber tener el mayor impacto en los participantes para lograr el cumplimento del objetivo de la reunin. Lugar y Hora: Seleccione un lugar que cumpla de mejor forma con las necesidades de los participantes, el objetivo y la estructura de la reunin. Cuando planifique donde reunirse, considere aspectos como tamao, comodidad, accesibilidad, parqueo para vehculos, necesidades de equipo, etc. Escoger la hora de la reunin depender de la disponibilidad de los participantes y del lugar en donde se realice la misma. La duracin anticipada de la reunin deber tambin ser un factor para decidir cundo calendarizar la misma. Agenda: Una agenda para la reunin deber ser preparada y distribuida a los participantes por lo menos con tres das de anticipacin. Una agenda es crucial para lograr el xito de una reunin en tres formas: o Clarifica los objetivos para que las personas comprendan el propsito y tareas de la reunin. o Distribuir la agenda previo a la reunin ayuda a los participantes a planificar y prepararse para realizar una contribucin efectiva o Durante la reunin la agenda provee direccin y enfoque para la discusin. Existe una diversidad de estilos de agendas pero esencialmente stas debern al menos contener los siguientes elementos: Ttulo (Ej: Reunin de revisin de la evaluacin del producto). Hora (Ej: 8:00 a.m. 9:00 a.m.) Fecha Lugar Temas de discussion Nombres de las personas responsables de la cobertura de cada tema Algunas personas prefieren incluir tiempos permitidos para cada tema de agenda para mejorar la efectividad de la reunin (Ej: minutos de revisin 1:05 1:10). Responsabilidades: Debe existir un entendimiento mutuo no solo del propsito de la reunin, sino tambin tareas individuales y como stas encajan en el programa total de la reunin. Aquellas reuniones que estn ms enfocadas en tormenta de ideas o creatividad requerirn muy poco o ninguna tarea individual. En reuniones orientadas a tareas o de decisin de polticas, es mejor preparar un resumen escrito de las 5 o o o o o o o

responsabilidades asignadas para que cada persona conozca cules sern sus responsabilidades para la reunin. Confirmacin: Si es una reunin inicial o si la reunin es en un nueva hora o da, contacte individualmente a todos los participantes entre una semana a tres das previos al da de la reunin. El contacto puede ser tan sencillo como enviar un atento recordatorio a travs de correo electrnico, llamadas telefnicas o una carta escrita. Para reuniones de calendarizadas recurrentemente, selecciones un lugar y hora para la misma y procure no modificarlo. La planificacin toma una cantidad considerable de tiempo, sin embargo la carga de la planificacin no tiene que caer completamente sobre los hombros del lder. El lder es responsable de velar por que la planificacin se realice, no necesariamente de hacerlo. Cada paso puede ser delegado. Si usted es responsable de conducir una reunin y selecciona delegar las tareas para organizar la reunin, asegrese de estar familiarizado con la agenda, objetivos y cualquier informacin relevante antes de iniciar la reunin.
CMO DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS?

El lder o facilitador de la reunin es responsable de definir el tono de la reunin, mantener la discusin alineada y asegurar que todos los participantes tengan una oportunidad justa de ser escuchados. El lder o facilitador tambin resume los puntos ms relevantes y asocia las cosas cuando la discusin se encuentra entre diferentes temas interrelacionados. Ocupar el rol de lder o facilitador no es una tarea sencilla, especialmente cuando las agendas personales chocan o existen malos entendidos. Aunque una reunin bien planificada reduzca significativamente las sorpresas y confusiones, no existe garanta alguna de que todo ocurra como se ha planificado, incluso con la mejor planificacin. A continuacin se presenta un listado de guas sugeridas para manejar reuniones efectivas: Comience y termine a las horas indicadas: Si usted comienza la reunin cinco o siete minutos despus de lo acordado, usted est comenzando tarde. Comenzar la reunin tarde enva el mensaje est bien que comencemos tarde y demuestra una falta de respeto y aprecio por aquellos que hicieron el esfuerzo de llegar a tiempo. Algunas personas pueden tener reuniones inmediatamente despus de terminar la suya. Terminar en tiempo es una muestra de respeto del tiempo valioso de los participantes. Sin embargo, nadie se quejar si es afortunado de terminar antes de tiempo. Utilice la agenda: Revise la agenda con los participantes antes de comenzar la reunin y pregnteles si se requiere hacer algn cambio en los tiempos definidos y el contenido de la discusin. Continuamente haga referencia a la agenda durante la reunin para mantener la discusin centrada en el propsito definido y los temas especficos de la agenda. De ser posible, ubique la agenda en un lugar visible para todos los

participantes, esto permitir hacer referencia a la misma cuando la discusin aparente ir fuera de rumbo. Utilice un rota folio o pizarrn de ideas: Cualquier idea que no est relacionada con el tema en revisin se escribe en el rota folio o pizarrn. Esta herramienta tiene dos propsitos de gran valor: o Almacena ideas valorables para ser consideradas en un tiempo apropiado y conveniente. o Permite que la discusin se mantenga enfocada en el tema de agenda. Utilizar el rota folio o pizarrn de ideas permite de forma efectiva mantener la discusin enfocada y permite que las personas mantener sus pensamientos e ideas sin ser contraproducente para la reunin. Durante la reunin el lder deber anotar los pensamientos e ideas conforme se vayan presentando, o los participantes debern anotar sus propias ideas cuando sientan que la discusin se est dirigiendo fuera de rumbo. Establezca y utilice reglas: Debern ser reglas explcitas que el grupo debe acordar seguir para ayudarlos a facilitar el proceso de discusin. Ya sea que el grupo las formule o que el lder o facilitador las presente, todo el grupo deber alcanzar un consenso para cumplir con las mismas. Se podr utilizar un cartel o pizarrn para escribir las reglas para que todos las puedan tener a la vista. Las reglas permiten establecer expectativas de la forma en que las cosas deben realizarse en la reunin. Las reglas son utilizadas para facilitar la interaccin del grupo, no para restringirla. Ejemplos de reglas que tpicamente pueden ser utilizadas son: llegar e iniciar a tiempo, pegarse a la agenda, todos deben participar, separar las personas del problema, respetar los diferentes puntos de vista. Controlar a las personas Dominantes: Debe asegurar que cada individuo tenga una oportunidad justa de expresar sus ideas y opiniones. No permita que una sola persona domine la discusin. De igual importancia es asegurarse que los participantes callados estn expresando sus ideas y opiniones. Esto puede requerir que el lder o facilitador se dirija directamente al participante callado y le pregunte por su opinin o alguna idea que desee compartir con los dems. Lleve comida: La comida energiza y motiva a las personas ms efectivamente que cualquier otra tctica para reuniones. Aunque muchas personas todava prefieran el caf y donas estndar, alternativas como frutas, jugo y pasteles pueden ser provistos. Para reuniones por la tarde, galletas, dulces, frutas y queso son algunas sugerencias. Resumir: Concluya las reuniones resumiendo las discusiones, decisiones, tareas delegadas, fechas lmite y cualquier accin requerida por los participantes. Dependiendo del tiempo disponible, dirjase al rota folio o pizarrn para revisar las ideas y opiniones hechas y decidir si se incluyen en la agenda de la siguiente reunin. Incluya en el resumen cualquier plan de revisin para seguimiento o la necesidad de calendarizar una reunin posterior. Es ms sencillo calendarizar la siguiente reunin 7

cuando todos se encuentran en la mesa, que esperar y contactar cada participante por separado.
LA AGENDA EN FORMA DE CAMPANA

El propsito de la agenda en forma de campana 2 es estructurar los eventos alrededor de la atencin y energa del grupo. Los primeros temas ayudan a las participantes de la reunin a trabajar como grupo en los temas ms sencillos antes de atacar los temas ms difciles y controversiales.

Item 1: Item 2:

Bienvenida
Minutas (revisin) Anuncios (No-controversiales, cortos). Temas Fciles (No-controversiales)

Item 3:
Item 4: Item 5: Item 6:

Temas Difciles
Temas solo para discusin Tems ms fciles

Item 7:
CONCLUSIONES

La responsabilidad del xito y efectividad de una reunin en definitiva recae equitativamente sobre todo el grupo o equipo de trabajo. Una agenda bien planificada, reglas bien definidas y el uso de rota folios o pizarrn representan tres de los aspectos claves para dirigir reuniones efectivas. Las reuniones pueden ser divertidas y productivas. Es muy fcil dejarse llevar por la presin de la reunin y perder de vista las perspectivas. El estrs disminuye la creatividad y espontaneidad, y generalmente disminuye la calidad de los resultados alcanzados por el grupo. Por lo tanto procure relajarse y recordar que los mejores resultados vienen de grupos capaces de rer y disfrutar juntos, de discutir sus errores y de tener orgullo por sus esfuerzos.

B.L. Shoop, How to run an Effective Meeting, Focal Point, Optical Society of America, Octubre 1996.

BIBLIOGRAFA Lippincott, Sharon. 1994. Meetings: Dos, Donts and Donuts. The Complete Handbook for successful meetings. Lighthouse Point Press, Pittsburgh, Pennsylvania. B. L. Shoop, How to run an Effective Meeting, Focal Point, Optical Society of America, Octubre 1996. Reimpreso en IEEE CrossTalk, Vol. XXXIV, No. 8, Enero 1998. Lencioni, Patrick. Death By Meeting: A leadership Fable. BJay A., How to run a meeting. Harvard Business Review 54(2) Pags:43 43-57, 1976 http://www.effectivemeetings.com http://fpm-www2.fpm.wisc.edu/ohrd/academicleadershipsupport/howto1.htm (Departamento de Soporte acadmico de Liderazgo, Universidad de Winsconsin)