Vous êtes sur la page 1sur 28

LA COLLECTIVIT APPRENANTE

GUIDE D'IMPLANTATION

Bernard Svigny M. Sc. Paul Prvost, Ph.D.

Universit de Sherbrooke Avril 2004

Projet du CEFRIO intitul : Le dveloppement des collectivits locales et rgionales par les technologies de linformation

Le CEFRIO
est un centre rseau qui regroupe plus de 150 membres universitaires, industriels et gouvernementaux. Sa mission : aider les organisations qubcoises utiliser les technologies de l'information de manire tre plus performantes, plus productives et plus innovatrices. Situ Qubec et Montral, le CEFRIO ralise, en partenariat, des projets de recherche et de veille stratgique sur lappropriation des TIC. Ces projets touchent lensemble des secteurs de lconomie qubcoise, tant priv que public. Le gouvernement du Qubec est son principal partenaire financier.

Les personnes suivantes ont particip la ralisation de ce guide : Bernard Svigny, M.Sc., doctorant Paul Prvost, Ph.D., professeur Facult dadministration Chaire Desjardins en coopration et dveloppement du milieu, IRECUS Universit de Sherbrooke

CEFRIO 2004, Tous droits rservs Linformation contenue aux prsentes est de nature privilgie et confidentielle. Elle est destine lusage exclusif des partenaires et des quipes de recherche du projet du CEFRIO intitul Dveloppement des collectivits locales et rgionales par les TI et ne peut tre utilise, reproduite ou divulgue une tierce partie moins dune autorisation crite du CEFRIO. Le destinataire de ce document, par sa conservation ou son utilisation, accepte de protger ledit document et les informations quil contient.

Bureau Qubec 888, rue Saint-Jean, bureau 575 Qubec (Qubec) G1R 2H6 Canada Tlphone : (418) 523-3746 Tlcopieur : (418) 523-2329 Site Internet : www.cefrio.qc.ca

Bureau Montral 550, rue Sherbrooke Ouest, Tour Ouest Bureau 350, Montral (Qubec) H3A 1B9 Canada Tlphone : (514) 840-1245 Tlcopieur : (514) 840-1275

TABLE DES MATIRES


COMMENT LIRE LE GUIDE? .......................................................................................... 5 QU'EST-CE QU'UNE COLLECTIVIT APPRENANTE? ................................................. 7 QU'EST-CE QU'UN SYSTME DE CONCEPTION ET DE DVELOPPEMENT D'UN SIC?................................................................................................. 9 PHASE 1 : SENSIBILISER ET MOBILISER LES ACTEURS................................... 11 TAPE 1 : Le dtonateur ............................................................................................ 11 TAPE 2 : La sensibilisation ....................................................................................... 12 TAPE 3 : La cration dun poste de pilotage ............................................................ 13 PHASE 2 : DIAGNOSTIC ET STRATGIES ............................................................ 15 VOLET 1 : DIAGNOSTIC ............................................................................................... 15 TAPE 4 : Le diagnostic ............................................................................................. 15 TAPE 5 : Le positionnement ..................................................................................... 18 TAPE 6 : L'identification des besoins........................................................................ 20 VOLET 2 : STRATGIES ............................................................................................... 21 TAPE 7 : L'tablissement d'un solide partenariat ..................................................... 22 TAPE 8 : La politique d'information et de contenu.................................................... 23 TAPE 9 : Les choix technologiques .......................................................................... 24 PHASE 3 : MISE EN UVRE ........................................................................................ 25 TAPE 10 : La mobilisation ........................................................................................ 25 TAPE 11 : Le portail.................................................................................................. 26 TAPE 12 : L'valuation des progrs ......................................................................... 27

iii

COMMENT LIRE LE GUIDE?


Le prsent guide a t conu pour faciliter la prparation et l'implantation d'un projet de collectivit apprenante. Il comporte une dmarche en trois phases dans laquelle est propose une douzaine d'actions poser. Le guide se veut davantage un cadre de rfrence qu'une recette o il suffit de runir des ingrdients. Il a plutt t conu pour accompagner les acteurs d'une communaut dans la conception, la mise en uvre et la gestion d'un projet collectif fond sur les technologies de l'information.

3 phases
1. Sensibilisation et mobilisation 2. Diagnostic et stratgies 3. Mise en uvre

Astuce !
Chaque tape du Guide est alimente dastuces qui portent sur des lments observs dans les cas exemplaires de collectivit apprenante analyss.

12 tapes

La premire tape est mergente, cest le dtonateur alors que les tapes subsquentes sont dlibres, cest--dire quelles peuvent faire lobjet dune planification et dun chancier de ralisation. Une dmarche conviviale

Le Guide dimplantation est un outil vulgaris issu dune recherche-action mene par une quipe de lUniversit de Sherbrooke. Outre les astuces, le Guide est ponctu de dfinitions pour bien camper les concepts abords et des bulles de rfrences aux rsultats de recherche1 pour permettre au lecteur dapprofondir le thme discut.

P. 1

DFINITION
Dfinitions Le Guide propose des dfinitions pour permettre au lecteur de mieux comprendre les concepts noncs dans les tapes.

SVIGNY, Bernard, PRVOST, Paul, Modle conceptuel de la collectivit apprenante, projet sur le dveloppement des collectivits locales et rgionales par les TIC, CEFRIO, aot 2003. 5

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

QU'EST-CE QU'UNE COLLECTIVIT APPRENANTE?


Un projet de collectivit apprenante s'articule autour d'un portail collectif (systme d'information pour la collectivit), intgrant les informations et les services la communaut ou fdrant les initiatives Internet sur un territoire, dans une perspective de dveloppement local. labor dans le cadre du projet de recherche le dveloppement des collectivits locales et rgionales par le TI men par le CEFRIO (Centre francophone d'informatisation des organisations), le modle propose un processus de transformation de la dynamique communicationnelle dans la collectivit. Il vise accompagner les communauts qubcoises dans limplantation dun systme dinformation pour la collectivit (SIC) et dans le dveloppement dune collectivit apprenante.

P. 8

DFINITION
Collectivit apprenante Une collectivit apprenante est une entit territoriale o le cadre relationnel entre les membres de la communaut est enrichi et support par les technologies de l'information, o la population nourrit un tat de veille permanente et o les citoyens changent et exprimentent les faons de faire les plus porteuses en matire de dveloppement contribuant ainsi l'accroissement des savoirs collectifs

La plate-forme technologique (le portail) qui intgre lensemble de linformation et des services la communaut nest que la partie visible sur la toile comme la pointe dun iceberg. La partie moins apparente, mais combien importante, comporte les activits de rseautage des acteurs de la communaut, la gestion des flux communicationnels, le partage dinformation et de bases de donnes, la formation des partenaires de contenu et des citoyens, llaboration de stratgies et de formulation de politique, bref, lensemble des actions permettant dintgrer les membres de la communaut sur le portail collectif. On comprend que la ralisation dun tel projet commande non seulement une vision claire et partage, mais galement un exigeant travail de conviction et de cohsion sur le territoire. La dmarche propose de conception et de dveloppement dun systme dinformation pour la collectivit vise orienter les initiateurs vers des pistes de rflexion, les guider dans leurs actions ainsi qu agir sur lvolution de leur projet.

P. 32

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

QU'EST-CE QU'UN SYSTME DE CONCEPTION ET DE DVELOPPEMENT D'UN SIC?


Le systme de conception et de dveloppement dun SIC est une dmarche qui comporte trois phases. La premire vise mobiliser le milieu, la seconde concevoir le systme dinformation pour la collectivit et la troisime, le mettre en uvre. Pour des fins de comprhension, les lments de chacune des trois phases sont prsents les uns aprs les autres, de faon squentielle. Nanmoins, il importe de considrer les diffrents lments comme des activits qui peuvent se raliser de faon concurrente. Comme tout exercice de modlisation, la prsente proposition ne vise qu' faciliter la comprhension d'une ralit complexe.

P. 34

DFINITION

Systme de conception et de dveloppement (SCD) dun SIC Pilot par un collectif local, un SCD de SIC est un ensemble d'activits de diagnostic (gestion, technologie, finance, rseautage, citoyennet, tissu communautaire, etc.), d'laboration de stratgies et de mobilisation des ressources, permettant, dans une perspective d'apprentissage continue, de concevoir et reconcevoir, de dvelopper et redvelopper un portail, vritable support d'un systme d'information communautaire souple et dynamique. Dans certaines communauts, ce portail intgrera sur une mme plate-forme, souvent d'initiative municipale, les informations d'intrt collectif et les services la communaut (type intgrateur) alors que dans d'autres communauts, ce portail sera davantage fdrateur et formera un vritable mtarseau reliant notamment les sites d'intrt (communautaire, conomique, municipal, culturel, social, rcratif, etc.) (type fdrateur). Conu dans une perspective de dveloppement local, ce portail sera la fois un relais et une composante de la stratgie de dveloppement.

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

FIGURE 1 : SYSTME DE CONCEPTION ET DE DVELOPPEMENT D'UN SIC

PHASE 1 : SENSIBILISER ET MOBILISER LES ACTEURS Groupe d'initiateurs Recherche


Sensibilisation et mobilisation des acteurs

Ville Municipalit Gouvernement


Orientations politiques

Leadership
Politique Technologique PHASE 2: DIAGNOSTIC ET FORMULATION DE STRATGIES

Poste de pilotage
Partenariat stratgique

Potentiel collectif
(patrimoine)

Positionnement
(modle typologique)

Animer le milieu

valuation

Stratgie parapluie

Besoins

PHASE 3 : MISE EN UVRE

Programmer Coordonner

Activits de veille
Mobiliser les ressources

Collectif

Conceptualiser et dvelopper

Prise en charge du milieu Usage du portail par la collectivit

P. intgrateur P. fdrateur Paniiierr d'''appllliicattiions Pan e r d a pp ic atio ns Pan e d app ca ons

Environnement

Le schma ci-dessus prsente de manire condense les principales tapes suivre dans l'laboration et la mise en uvre d'un projet de collectivit apprenante. Le prsent guide a t construit selon la mme logique en regroupant en 12 tapes distinctes les principaux lments considrer. Les bulles reprsentent les fonctions du modle alors que les flches illustrent les relations entre les fonctions ainsi que le processus de conception et de dveloppement d'un systme d'information. Les fonctions situes dans le grand rectangle vert ple en arrire-plan sont les activits menes partir du poste de pilotage.

10

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

PHASE 1 : SENSIBILISER ET MOBILISER LES ACTEURS


TAPE 1 : Le dtonateur
Le succs du projet est fortement li au dynamisme et la crdibilit du porteur de Astuce projet (le champion numrique). Lide Le leadership peut prendre diffrents peut provenir dun besoin prcis identifi, visages et peut merger de partout dans dune opportunit saisir, dune la communaut (municipalit, organisme du exprience internationale prise ou de la milieu ou entreprise locale). Limportant est que le projet soit port par un leader volont dinitier un projet semblable celui crdible et rassembleur. men dans une communaut voisine. Dans certains cas, le leadership peut sexprimer sous deux formes; le leadership politique et le leadership technologique. Le premier fait rfrence la capacit de rassembler les acteurs de la communaut (capital stratgique) alors que le second, fond sur un certain niveau de comptence, permet dadapter le projet aux vritables besoins de la collectivit.

DFINITION
Capital stratgique La capacit des acteurs dune communaut de sengager et de travailler ensemble dans llaboration et la ralisation dun projet collectif.

Astuce
Il est pertinent que le gouvernement local soit associ de prs au projet. La municipalit est gnralement la mieux place pour exercer le leadership politique ncessaire pour susciter ladhsion des acteurs du milieu au projet.

Les expriences menes au Qubec, aux tats-Unis ou en Europe, montrent que le succs dun projet de collectivit apprenante est fortement li au leadership et la crdibilit du promoteur. Ce leadership peut tre partag et mme tre collectif selon les comptences des personnes initiatrices.

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

11

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

TAPE 2 : La sensibilisation
Le groupe dinitiateurs doit planifier l'approche visant susciter lintrt des acteurs de la communaut en leur faisant la dmonstration du potentiel des TIC. Il est recommand de prsenter le sens pratique du projet (amlioration de la communication, efficacit, efficience) et de lillustrer par des exemples concrets tirs dexpriences qubcoises.

Astuce
Il importe de s'inscrire dans un processus d'change (auprs d'observatoires comme le CEFRIO ou les universits) et au besoin de valider la comprhension auprs des acteurs des terrains d'exprimentation (Arrondissement.com, Bromont, Bcancour).

P. 40

Le travail de sensibilisation auprs des acteurs peut se faire dabord dans le cadre dune approche individuelle, puis par une activit de groupe (rencontre en petits groupes, mini-colloque, atelier, sminaire). Lexercice commande une bonne prparation et un solide argumentaire sur les impacts positifs apprhends pour chacun des membres de la communaut. On comprend que le leadership de celui ou celle qui fait la dmarche (ou qui on a prpar la dmarche) aura un impact dterminant. Un des objectifs premiers de la dmarche est de partager avec les acteurs de la communaut une vision en misant sur le fait qu'il s'agit davantage d'un projet sociocollectif que dun projet technologique. Il est impratif que le groupe d'acteurs de premire gnration, cest--dire les piliers de la communaut, en ressortent convaincus et surtout convaincants.

DFINITION
Vision La vision est une reprsentation de ce que sera la collectivit dans 5, 10 ou 15 ans. Libelle au prsent, la vision est la fois un objectif atteindre et un point de repre.

Il est ici important de faire prvaloir auprs des intervenants le caractre collectif du projet tout en faisant valoir que cet objectif nest pas incompatible avec les intrts individuels de chacun (relation gagnant-gagnant). Il est possible dans ce contexte dinitier des partenariats locaux.

12

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

TAPE 3 : La cration dun poste de pilotage


Cette tape est cruciale et fait appel ce que nous avons qualifi de capital stratgique c'est--dire la capacit qu'a une communaut dinitier et de mettre en uvre une stratgie collective. Nous proposons cet gard quatre devoirs.

Astuce
Il importe de bien circonscrire le territoire sur lequel est men le projet. La notion de collectivit virtuelle voque les contours de la collectivit relle.

D'abord, nous insistons sur l'importance de confier l'organisation du projet une personne reconnue dans le milieu, dtache de tout intrt personnel en regard des intrts collectifs que sous-tend le projet de collectivit apprenante, et qui se consacrera exclusivement prendre les guides du poste de pilotage. P. 45 Deuximement, il est impratif de susciter rapidement la volont politique locale. Dans notre modle de collectivit apprenante, nous assumons que la municipalit joue un rle prpondrant. l'inverse, il nous semble difficile, voire impossible d'initier un projet qui se veut intgrateur sans l'engagement et l'appui bien senti du gouvernement local.

PRCISION
La volont politique locale Il est fortement conseill d'veiller rapidement la volont politique locale pour trois raisons. D'abord, il appartient au gouvernement local de proposer une vision de dveloppement la collectivit. Ensuite, parce qu'il dispense les services de proximit, c'est l'instance publique la plus prs du citoyen. Enfin, c'est l'organisation sur le territoire qui, sur les plans du leadership et financier, est le plus porteur et le plus stable pour assurer la prennit du projet.

Le troisime devoir consiste articuler des objectifs gnraux : Que voulez-vous accomplir avec un tel projet ? . Il importe cette tape que le groupe d'initiateurs prenne le temps ncessaire pour dbattre de la vision et de rpondre un certain nombre de questions qui permettraient d'ancrer le projet dans le milieu (lors d'exercices de remue-mninges par exemple).

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

13

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

Enfin, le quatrime devoir consiste identifier des partenaires nationaux et locaux publics/privs potentiels. En fait, il s'agit, en fonction des besoins et des objectifs identifis, de dresser une liste de partenaires susceptibles de montrer un intrt pour le projet.

14

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

PHASE 2 : DIAGNOSTIC ET STRATGIES


VOLET 1 : DIAGNOSTIC TAPE 4 : Le diagnostic
Dans ce guide, nous proposons une dmarche de diagnostic en deux tapes. La premire vise identifier le potentiel dveloppemental de la collectivit alors que la seconde porte sur les dimensions que vous aurez considrer lors de la conception et de limplantation dun projet de collectivit apprenante (tape 5).

P. 48

Astuce
Il faut dresser une liste des ressources potentielles qui pourraient tre mises au service du projet collectif.

P. 22

Le potentiel dveloppemental dune communaut est fortement tributaire de son patrimoine cest--dire des actifs collectifs dont elle dispose (capital humain, capital social, capital conomique, capital physique et capital stratgique). Comme chacune des collectivits du Qubec a des ressources propres, une culture propre, un tissu social propre bref, une couleur propre, elle dispose forcment dactifs personnaliss. Figure 2 : LES ACTIFS COLLECTIFS DE LA COMMUNAUT

Le patrimoine de la communaut

Capital humain Capital stratgique Capital conomique Capital physique

Capital social

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

15

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

P. 26

Par ailleurs, il est possible de classifier les intervenants de la communaut dans cinq catgories dacteurs gnriques soient la municipalit (acteur incontournable pour ce type de projet), les entreprises (locales et nationales), les institutions (organismes publics), les organismes intermdiaires (agences de dveloppement et organismes communautaires) et les citoyens. Ces acteurs gnriques d'un territoire ont des capacits fondes sur leurs ressources, leur propension s'engager dans une action collective et leur volont de s'y investir. Les liens qui unissent les diffrents acteurs gnriques sur le territoire constituent l'ossature du systme d'information pour la collectivit. Figure 3 : LES ACTEURS GNRIQUES DE LA COLLECTIVIT

Municipalit
Citoyens Entreprises

Organismes

Institutions

Ce sont ces capacits qu'il y a lieu d'identifier puisqu'elles influencent les dynamiques territoriales (conomique, touristique, sociale, communautaire, culturelle et rcrative) dont fait tat le portail collectif. Figue 4 : LES DYNAMIQUES TERRITORIALES
Politique montaire Mondialisation
Ouverture sur le monde

P. 29

Potentiel technologique Orientations MRC

Dynamique culturelle

Dynamique conomique

Situation politique

Dynamique touristique

Les dynamiques territoriales que l'on retrouve sur un portail collectif


Dynamique rcrative Dynamique sociale

Dynamique communautaire

Siges sociaux

Enjeux environnementaux Le march de l'emploi

La culture qubcoise Agences de financement Gouvernements

Environnement externe
16 CEFRIO 2004, Tous droits rservs

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

Ces dynamiques sont influences et influencent l'environnement externe de la collectivit. Figure 5 : LE SYSTME D'INFORMATION POUR LA COLLECTIVIT
Politique montaire Effets de la mondialisation Ouverture sur le monde

Potentiel technologique Orientations de la MRC

Le patrimoine de la communaut
Dynamique culturelle

Municipalit
Capital humain

Dynamique conomique

Situation politique

Citoyens
Capital social

Entreprise Capital stratgique


Capital physique

Dynamique touristique

Dynamique communautaire

Organismes intermdiaires Dynamique rcrative La culture qubcoise Agences nationales de financement

Capital conomique

Institutions
Dynamique sociale

Siges sociaux Enjeux environnementaux

Gouvernements Fdral et provincial

Le march de l'emploi

Environnement externe

Le systme d'information pour la collectivit (figure 1) illustre les interrelations entre le patrimoine de la communaut, les acteurs gnriques et les dynamiques territoriales.

DFINITION
Systme d'information pour la collectivit Tirant avantage du potentiel d'Internet et des nouvelles technologies de l'information et en synergie avec les autres types de communication, un SIC comprend l'ensemble des flux informationnels, transactionnels et relationnels reliant la municipalit, les citoyens, les entreprises, les organismes intermdiaires et les institutions du territoire Il est pilot par un collectif au style vari et s'appuie notamment sur le capital stratgique, le capital social et le capital humain de la communaut afin de gnrer et d'changer des apprentissages collectifs. Inscrit dans une stratgie de dveloppement local, il sert la promotion dans et du milieu, de voies d'accs au potentiel des autres communauts, ainsi que de base l'mergence d'une collectivit apprenante.

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

17

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

partir des constats quil sera possible de poser lgard de la capacit des acteurs et des forces engages dans les diffrentes dynamiques territoriales, nous tablirons les carts entre limage qui sera dgage de la ralit et les conditions que nous estimons tre souhaitables pour russir limplantation dun projet de collectivit apprenante. Les actions qui permettraient de passer de la situation dcrite la situation souhaite relveront par la suite de la stratgie mettre en place.

TAPE 5 : Le positionnement
La seconde tape du diagnostic consiste positionner le projet l'aide du modle typologique illustr la figure 2.

DFINITION
Modle typologique Notre modle est une conceptualisation graphique qui permet de positionner une exprience dintgration des technologies de l'information dans une collectivit partir de cinq dimensions : le type de portail voulu, le type de gestion privilgi, le type de culture favoris, le type de rseautage souhait ainsi que le type de dveloppement prconis.

Le modle typologique a t conu de manire catgoriser les expriences qui mergent et mieux cerner leur volution. Ce cadre conceptuel permet non seulement d'analyser le positionnement d'une initiative dj en cours mais galement de servir de guide dans l'laboration et l'implantation d'un projet de collectivit apprenante.

Astuce
Pour raliser le positionnement, il faut se rfrer la grille d'analyse l'annexe 2.

P. 49

Dans chacune des dimensions considrer (portail, gestion, rseautage, culture et dveloppement local), une zone de confort rpondant aux paramtres d'une collectivit apprenante a t identifie. Par exemple, dans la dimension gestion, nous recommandons, d'une part, que celle-ci soit assume par un groupe reprsentatif du milieu et, d'autre part, que le type de gestion soit ouvert c'est--dire sensible et permable aux besoins et aux commentaires des membres de la communaut. Le diagnostic se ralise, dans un premier temps, en questionnant le projet l'aide de la grille d'analyse et, dans un deuxime temps, en positionnant le projet dans chacune des dimensions du modle typologique. Cette tape permet d'abord d'illustrer la
18 CEFRIO 2004, Tous droits rservs

P. 49

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

situation prsente et permet ensuite d'identifier un positionnement souhait en fonction des objectifs poursuivis. En fait, il se peut trs bien qu'une collectivit choisisse de mettre l'accent sur un aspect qui rponde un besoin prcis et de ne pas trop se proccuper d'un autre aspect jug moins pertinent pour la communaut. En d'autres mots, le positionnement espr peut trs bien tre situ l'extrieur d'une zone de confort. Figure 6 : MODLE TYPOLOGIQUE

La gestion
Gestion publique

Zones de confort

Gestion ferme

Gestion ouverte

Gestion non publique

Le portail
Initiative publique

Dveloppement local
Forte promotion Sans stratgie de dveloppement

La culture
Relationnelle

Projet spcifique

Projet intgr

Local Est une stratgie de dveloppement Faible promotion Informationnelle

Global

Initiative non publique

Le rseautage
Appropriation leve

Faible intensit du rseautage par le TCI

Forte intensit de rseautage par les TIC

Appropriation faible

Lorsque le projet a t positionn dans le modle et que le positionnement souhait a t identifi, il ne reste plus qu' formuler des stratgies visant inscrire le dveloppement du projet sur une trajectoire qui permettrait d'atteindre les objectifs.

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

19

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

TAPE 6 : L'identification des besoins


Il importe de bien identifier les besoins spcifiques de la communaut et de ne pas hsiter enquter sur le terrain (logique de demande). Une des lacunes identifies dans certains projets est que les concepteurs (souvent des techniciens en informatique) travaillent partir d'applications Web accessibles sans gard aux vritables besoins des membres de la communaut ou partir d'une reprsentation errone qu'ils se font des besoins de la collectivit.

Astuce
Avant de faire des choix quant aux fonctionnalits requises sur le portail, il est important de valider leur pertinence par des enqutes (sondage et groupes de discussion) ralises auprs de la population.

Les expriences montrent que les fonctionnalits trop sophistiques sont dans certains cas peu ou pas utilises par les membres de la communaut alors que d'autres, moins spectaculaires mais pertinentes en termes d'usage sont absentes du portail. La prise en compte des besoins du milieu se rpercute forcment sur l'offre d'information et de services que l'on retrouve sur le portail. Par exemple, une application permettant d'obtenir la variation des prix des denres agricoles pourrait rpondre un besoin spcifique d'une collectivit rurale, alors que dans un milieu urbain, de l'information sur le logement social pourrait tre pertinente. Bref, le portail collectif doit tre taill en fonction des besoins des usagers.

PRCISION
Logique de demande La plupart des portails municipaux au Qubec ont t dvelopps dans une logique d'offre (approche top down ). Cette faon de procder tait justifie puisque le phnomne Internet tait en mergence et qu'il tait ncessaire d'exprimenter de nouvelles applications. En somme, la logique de l'offre dans le dploiement du potentiel Internet constituait en quelque sorte un passage oblig pour crer une demande. Aujourd'hui, compte tenu de l'accessibilit un ventail toujours plus grand d'applications, il est davantage pertinent de placer le citoyen au cur des proccupations et d'inscrire le dveloppement d'un projet dans une logique de demande ( bottom up ).

20

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

VOLET 2 : STRATGIES
Les exercices de diagnostic raliss prcdemment auront permis de recueillir certaines donnes et de dresser deux portraits. Celui portant sur les capacits des acteurs et les dynamiques territoriales dans la communaut ainsi que le positionnement du projet dans le modle typologique. La mise en uvre d'un projet de collectivit apprenante commande une stratgie adapte. Celle-ci devra tre suffisamment claire pour donner une direction au projet et suffisamment souple pour favoriser les apprentissages. Nous proposons donc de recourir une stratgie parapluie o l'on retrouve des lignes directrices dlibres et des stratgies formules en cours de route, selon les alas auxquels est soumis le dveloppement du projet.

Astuce
La consigne de M. Andrew Cohill, concepteur du projet Blacksburg Electronic Village aux tats-Unis, est no agenda ! Il n'est donc pas ncessaire, et mme peu souhaitable, de vouloir tout prvoir. Il faut laisser la communaut vous parler.

P. 53

DFINITION
Stratgie parapluie Une stratgie parapluie est dfinie comme un ensemble de grandes lignes
dlibres permettant de rgler les dtails en cours de route (Prvost : 2003).

Dans les cas exemplaires qubcois, nous avons constat que les grandes orientations stratgiques traduisent la vision du promoteur ou la mission de l'organisation. Dans ces cas, les gestionnaires admettent que des stratgies ont merg en fonction de la mise en uvre et de l'volution du projet. Il nous semble donc pertinent de prciser que l'implantation d'un systme d'information (SIC) commande une stratgie parapluie.

Astuce
Il est pertinent ce moment-ci d'laborer un plan stratgique identifiant la vision des initiateurs, les axes de dveloppement, les orientations ainsi que le plan financier et le plan d'action.

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

21

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

TAPE 7 : L'tablissement d'un solide partenariat


Le succs du projet repose en grande partie sur la capacit des initiateurs de mobiliser les acteurs de la communaut afin d'tablir un partenariat stratgique public/priv (local et

Astuce

Il est recommander d'intgrer les national). Il incombe aux membres du poste de principaux partenaires du projet pilotage dinitier un processus danimation, au sein d'une instance dcisionneldabord auprs des organismes de la le (conseil d'administration) ou communaut puis, partir de la mise en ligne consultative (collectif vari) afin de les engager dans le processus du portail collectif, auprs des citoyens afin de de dveloppement. favoriser lappropriation du projet. Comme lambition est dintgrer sur une seule et mme plate-forme virtuelle lensemble des services la communaut, une dmarche systmatique auprs des acteurs doit donc tre mene (organismes municipaux, paramunicipaux, communautaires, rcratifs, caritatifs, sociaux, touristiques, de dveloppement, etc.) un travail qui commande une approche judicieuse fonde sur la pdagogie.

DFINITION
Partenariat stratgique Par partenariat stratgique, on entend les alliances et les ententes conclues entre diverses parties, notamment entre les acteurs publics et non publics (locaux, rgionaux et nationaux), dans le but de raliser un projet. Le partenariat se traduit entre autres dans le montage financier et dans la gestion du projet (partenariat de contenu).

Ce premier exercice de rseautage devrait scrter les premiers effets contagieux dans la communaut. Il est ncessaire dentreprendre le processus de sensibilisation et de sollicitation des acteurs dans une optique de partenariat plutt que de simple soutien. La synergie gnre par le premier comit Astuce d'orientation aura donc un impact dterminant sur le succs du projet. En laborez un plan identifiant les acteurs cls, les moyens de les dautres mots, sil sagit dun projet pour la approcher ainsi que le rle qui collectivit, cest galement et surtout un pourrait leur tre confi. projet par la collectivit.

22

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

TAPE 8 : La politique d'information et de contenu


Il est important ds le dpart d'tablir une politique d'information claire et comprise par l'ensemble des acteurs du milieu (publicit, actualits, informations locales, municipales, communautaires, institutionnelles, etc.) L'organisation des contenus sur le portail mrite donc une attention particulire. Nous prcisions que l'offre d'information et de services doit tre conue et articule en fonction des besoins de la population donc, dans une logique de demande.

Astuce
titre de porteur de projet ou de partenaire majeur, il serait pertinent que les lus se donnent une politique municipale en matire de TIC.

Cet objectif commande de la part des partenaires de contenu une volont de partager de l'information, des bases de donnes, voire de prendre part l'laboration de projets spcifiques. Il est ncessaire de prvoir des mcanismes de cohsion et d'change d'information entre les acteurs de la communaut et de statuer sur la proprit et les usages permis de ces contenus.

DFINITION
Partenaires de contenu Un partenaire de contenu est un acteur du milieu qui s'engage fournir des contenus d'intrt public sur le portail collectif et qui est investi de la responsabilit de mettre jour, directement sur le portail, les contenus issus de son organisation.

Astuce
Il est fortement conseill de faire une place importante l'information locale sur la page d'accueil du portail. L'information locale s'avre un important facteur d'achalandage. Pourquoi ne pas crer un comit de communication avec les experts du milieu?

Un politique d'information et de contenu permet galement de fixer des balises (code l'thique) quant la diffusion de certains types d'information sur le portail. Par exemple, l'organisation doit tre en mesure d'exercer un minimum de contrle sur de l'information caractre diffamatoire ou caractre sexuel par exemple. Par ailleurs, il est tout aussi judicieux de prciser les paramtres de diffusion de l'information politique en priode lectorale.

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

23

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

TAPE 9 : Les choix technologiques


Le choix du support technologique dans la mise en uvre d'un projet de collectivit apprenante doit tre fait en fonction du mode de gestion privilgi. La principale difficult est de trouver un quilibre entre la perma-nence des outils technologiques dans le temps (qui favorise l'appropriation et le dveloppement d'habitudes d'usage) et leur dveloppement (les innovations et les nouveaux produits).

Astuce
Il est conseill d'opter pour un logiciel libre qu'il est possible de faire voluer en fonction des besoins spcifiques de la communaut.

Il n'existe pas de modle unique. Au Qubec, les concepteurs de Bromont ville branche ont opt pour une gestion dont le pivot est le webmestre alors que Bcancour.net et Arrondissement.com ont dvelopp un gestionnaire de contenu qui permet aux diffrents partenaires au projet d'assumer une partie de la gestion du portail en mettant eux-mmes leurs contenus jour. Le gestionnaire de contenu offre l'avantage de dcentraliser la gestion des contenus et de faire porter la vitalit du portail par les membres de la communaut.

DFINITION
Gestionnaire de contenu Le gestionnaire de contenu est un outil convivial et souple qui permet aux partenaires de contenu, l'aide d'un code, d'avoir accs une section du portail pour mettre leurs contenus jour. Par exemple, un organisme communautaire peut modifier son offre de services, ses horaires ou ses tarifs sans passer par le webmestre.

Nous accordons un rle central au leadership technologique puisque c'est sur cette capacit que repose la conception et le dveloppement du portail. Il est donc essentiel que la gestion du projet soit confie une personne montrant un certain niveau de comptence. Par ailleurs, il est tout aussi judicieux Astuce que la direction du projet s'adjoigne les services Pourquoi ne pas mettre sur pied d'une webmestre comptent dont le rle sera de un comit technologique ad hoc dvelopper l'infrastructure du portail et de compos de gens comptents superviser l'ensemble des activits lies la mise dans la communaut ? en ligne des contenus.

24

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

PHASE 3 : MISE EN UVRE


TAPE 10 : La mobilisation
Il importe de programmer la mise en uvre du projet et d'entreprendre la mobilisation des forces du milieu. Les expriences qubcoises concluantes nous enseignent que la mobilisation des acteurs de la communaut exige beaucoup de travail sur le terrain et beaucoup de conviction!

Astuce
La mobilisation commande une stratgie de dmarchage mthodique. Il est prfrable de fixer des objectifs et un chancier de travail ralistes.

Il est donc ncessaire de bien prparer les activits de dmarchage en fournissant aux personnes responsables des outils pertinents (documents) et du temps pour faire certaines dmonstrations du potentiel d'Internet auprs des acteurs approchs. Une des tches du poste de pilotage est de constituer et de coordonner les activits d'un collectif local reprsentatif de la communaut. Sa mission est de conceptualiser et de dvelopper le portail de la communaut.

DFINITION
Le collectif local La forme que peut prendre le collectif peut varier d'une collectivit une autre, dans un cas il peut s'agir du conseil d'administration d'un organisme sans but lucratif cr cette fin alors que dans un autre, un comit d'orientation ou d'une vigie.
Il nous semble incontournable que le collectif local soit l'image de la communaut et que les individus et ou les organismes qui seront sollicits pour y siger aient, au-del des intrts des personnes qu'ils reprsentent, un sens de l'engagement marqu pour la collectivit. Le collectif local joue un rle fondamental dans le processus de conception et de dveloppement du portail. Il constitue en quelque sorte le point d'ancrage du projet dans l'environnement (la communaut) l'extrieur du poste de pilotage.

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

25

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

TAPE 11 : Le portail
Il revient au poste de pilotage et au collectif local de dterminer la nature des informations diffuses sur le portail, la gamme des services offerts, les mesures mettre en place pour favoriser l'appropriation du projet par la population, le type d'applications dvelopper (informationnelles, transactionnelles et relationnelles) bref, de conceptualiser le portail la couleur et aux besoins de la collectivit.

Astuce
Il serait illusoire qu'un seul et mme type de portail puisse convenir aux besoins de l'ensemble des collectivits du Qubec. C'est pourquoi nous proposons deux types de portail.

Dans la dimension portail du modle typologique, nous proposons, d'une part, que l'initiative soit porte autant par la municipalit que par les autres acteurs de la communaut et, d'autre part, que l'organisation statue sur le degr d'intgration souhait sur le portail. Pour tenir compte du niveau de complexit de la dynamique territoriale (la taille de la population). Nous proposons le portail intgrateur et le portail fdrateur.

DFINITION
Le portail intgrateur
Le portail intgrateur doit tre en mesure d'hberger (architecture) et d'organiser (arborescence) de manire cohrente l'ensemble des informations relatives aux activits qui se droulent sur le territoire : informations et services municipaux communautaires, rcratifs, culturels, touristiques, conomiques, institutionnels, etc.

DFINITION
Le portail fdrateur
Le portail fdrateur rside dans un mga-portail regroupant l'offre d'information et de services dj disponibles sur des portails spcifique (ville, regroupement d'organismes, chambre de commerces, CLD, etc.). videmment, ce type d'intgration qui fait appel au partage de contenus et de bases de donnes commande une cohsion et un rseautage fonds sur des collaborations serres et des partenariats solides entre les acteurs de la communaut

Rappelons que le portail, dans le modle propos, n'est que la partie visible sur la Toile alors que la partie invisible est constitue de l'ensemble des activits de mobilisation, de rseautage, de programmation, de coordination, de conception et de dveloppement. Le portail devient, ds lors, un outil de cohsion au service de la collectivit o les acteurs du territoire sont la fois des consommateurs et des producteurs d'information et de services

26

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

TAPE 12 : L'valuation des progrs


Un des grands dfis que pose la gestion de projet est dvaluer limpact des actions ralises. Il est en effet difficile de mesurer en nombre demplois crs ou en dollars lefficacit dun rseautage ou limpact du marketing territorial par le Web. Un projet de collectivit apprenante porte plus sur la cration et la consolidation des prdispositions facilitant lmergence dinitiatives que sur les projets eux-mmes.

Pour favoriser lappropriation, le plan de communication doit contenir une stratgie pour faire connatre de faon rgulire les rsultats positifs (la plus value) la communaut.

Astuce

P. 61

Il est nanmoins indispensable de porter un regard sur les effets quentrane la mise en uvre dune collectivit apprenante et, le cas chant, dapporter des ajustements. Les boucles itratives proposes dans le modle invitent les gestionnaires du projet se questionner sur la pertinence des fonctionnalits offertes aux usagers ainsi que sur les usages quen fait la communaut. L'exemple suivant porte sur l'valuation des usages qui peut se faire partir d'outils qui permettent de mesurer l'achalandage et la navigation des usagers sur le portail.

Figure 7 : BOUCLE ITRATIVE - VALUATION DES USAGES

Coordonner

valuer

Conceptualiser et d v e lo p p e r

Usage du portail par la collectivit Portail

Intgrateur Fdrateur

L'valuation peut porter autant sur les activits d'animation dans le milieu que sur les nouvelles fonctionnalits misent en ligne. L'important est de bien identifier les boucles itratives pour demeurer l'afft du comportement des usagers et d'ajuster, au besoin, l'offre d'information et de services ou l'arborescence du portail.

CEFRIO 2004, Tous droits rservs

27

Guide dimplantation de la Collectivit apprenante

Sur le plan qualitatif, il ne faut pas hsiter sen remettre un panel de citoyens alors que sur le plan technique, des outils (logiciels) permettent de mesurer lachalandage lgard des divers services et rubriques. Le collectif local reprsentatif du milieu porte rgulirement son apprciation sur le portail.

DFINITION
Panel de citoyens Le panel est compos dun groupe de citoyens usagers, plus ou moins nombreux, qui accepte dtre sollicit sur demande pour fournir une apprciation sur une nouvelle application mise en ligne.

Les expriences internationales et qubcoises nous montrent que l'volution ou le raffinement d'un projet s'opre galement par la mise en ligne de nouvelles gnrations de portail. On entend par nouvelle gnration , un portail dont l'architecture a t modifi de manire optimiser l'organisation des contenus ainsi que la navigation. Cette rorganisation se traduit souvent par un changement de la facture graphique du portail, ce qui tmoigne d'un dynamisme dans la gestion du projet. De faon gnrale, la succession des gnrations de portail s'effectue tous les deux ans.

Astuce

Il est important de mettre l'ordre du jour, ds le dbut du projet, la question de la prennit du projet. Une rflexion sur la faon de gnrer des revenus autonomes doit tre rapidement entreprise.

Par ailleurs, le modle typologique utilis pour faire le positionnement initial du projet peut servir identifier les progrs en fonction des objectifs fixs. Ainsi, un exercice de positionnement du projet peut tre fait intervalle rgulier (12 ou 24 mois) laide de la grille danalyse afin de suivre son volution en regard des cinq dimensions.

28

CEFRIO 2004, Tous droits rservs