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S.S.E.P.
I
Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin
(Versin 5.0)
MANUAL DEL USUARIO
Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas
Bogot D.C., Diciembre de 2005
Departamento Nacional de Planeacin Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas Banco de Programas y Proyectos de Inversin Nacional
PROPIEDAD INTELECTUAL
Conforme a los artculos 9. y 91. de la Ley 23 de 1982, este manual, por ser creacin intelectual de empleados o funcionarios del Departamento Nacional de Planeacin, DNP, son propiedad y autora del DNP, el cual cuenta con la proteccin que la ley otorga sobre los derechos de autor. En tal sentido, en virtud del artculo 232 de dicha ley, incurre en prisin de tres a seis meses sin lugar a excarcelacin y a multa de cincuenta mil a cien mil pesos, quien, sin autorizacin del DNP, adapte o modifique el manual, para registrar o publicar como suya o de otra persona o entidad distinta al DNP, por cualquier medio de reproduccin multiplicacin o difusin. Tambin, incurre en dichas sanciones, quien reproduzca o distribuya este manual con fines lucrativos, o quien realice alteracin de su contenido reproducindolos o presentndolo como manual del usuario del Ssepi del Departamento Nacional de Planeacin.
Propiedad Intelectual
TABLA DE CONTENIDO
I. INTRODUCCION ..1
I.1 I.2 6 Antecedentes1 Base Conceptual del Sistema del y aplicacin
I.3 Usuarios Sistema..9 I.4 Requerimientos fsicos lgicos....................................................................................................9 I.5 Derechos de Autor de Informtica..................................................................10 la
II. FUNCIONAMIENTO BASICO SISTEMA...........................................................11
DEL
al
II.1 Ingreso Sistema..........................................................................................................................11 II.2
Ventanas.................................................................................................................................. .......13 II.3 Men Principal...............................................................................................................................14 II.4 Botones.................................................................................................................................... ........19 II.5 Mensajes Sistema....................................................................................................................20 del
III. ELEMENTOS BASICOS SISTEMA......................................................................21

III.1 Subsistema Clasificadores.............................................................................................22 III.2 Subsistema de Proyecto.........................................................................23 III.3 Subsistema de Informacin.................................................................24 III.4 Subsistema ..25 de Recepcin Informacin Transferencia
DEL
de del de
MGA.. Informes, Utilitarios y
III.4 Funciones de los Mantenimiento..............................26
submens
IV. SUBSISTEMA DE PROGRAMACION Y SEGUIMIENTO.. ..27

Tabla de Contenido
IV.1 Componente Identificacin.........................................................................................28 IV.2 Componente de Viabilidad......................................................................93 IV.3 Componente de Proyectos...........................................................................99 Concepto Registro de a
de de de la la del
IV.4 Componente de Programacin Inversin...........................................................100 IV.5 Componente de Seguimiento Ejecucin...............................................................107 IV.6 Componente de Proyecto....................................................................125 Operacin
V. SUBSISTEMA DE CLASIFICADORES...............................................................128
V.1 Componente Catlogos.....................................................................................................129 V.2 Componente de Banco Costos.........................................................................................146 de de
VI. SUBSISTEMA DE INFORMACION.153
TRANSFERENCIA
Informacin Informacin
DE
de de
VI.1 Transferencia de Poai............................................................................155 VI.2 Transferencia de Radicacin..............................................................156 VI.3 158 VI.4 159 VI.5 160
Transferencia de Informacin de Viabilidad... Transferencia de Informacin de Registro Transferencia de Informacin de Seguimiento.
VII. RECEPCIN ..163
MGA....
VIII. FUNCIONES DE LOS MENUS INFORMES, UTILITARIOS Y MANTENIMIENTO.... 172

VIII.1 Submen Informes...............................................................................................................172 VIII.2 Submen Utilitarios..............................................................................................................173 VIII.3 Submen Mantenimiento..................................................................................................174
Tabla de Contenido
IX. FICHA TECNICA..................................................... ................................. .....178 X. ANEXO 1: FINACIACION..178 ENTIDADES FINANCIADORAS Y FUENTES DE
XI. ANEXO 2: VARIABLES MINIMAS REQUERIDAS DURANTE EL INGRESO DE INFORMACION SOBRE EL PROYECTO A TRAVES DE SU CICLO DE VIDA..... 184
Tabla de Contenido
I. I.1
INTRODUCCION Antecedentes
El Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin, Ssepi, surge de la necesidad del Sistema Nacional de Cofinanciacin de Colombia de contar con un sistema de informacin automatizado que apoyara las labores de seguimiento de los proyectos cofinanciados con sus recursos y el Departamento Nacional de Planeacin, DNP decide brindar apoyo para el desarrollo de tal herramienta. Poco tiempo despus de iniciarse los trabajos relacionados con dicho desarrollo entra en ejecucin el proyecto Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos. Una de las responsabilidades de dicho proyecto era la entrega, a las entidades territoriales, de una herramienta automtica que facilitara las labores de programacin y de gestin de la inversin pblica en el territorio, independientemente de su fuente de financiacin. Los responsables resolvieron aunar esfuerzos alrededor del Ssepi buscando ampliar el alcance de la herramienta de manera que cumpliera con las diversas expectativas y se convirtiera as en el sistema de informacin sobre proyectos de inversin pblica en las entidades territoriales. Dicha cooperacin permiti la entrega, en julio de 1996, de la versin 2.0 del Ssepi. Esta versin fue entregada por el Departamento Nacional de Planeacin a los departamentos, los distritos, los municipios con 100.000 o ms habitantes, el DRI, Findeter, el FIS, la Red de Solidaridad Social, el Plan Pacfico y los Corpes. Simultneamente con su entrega, se brind la capacitacin y la asistencia tcnica para su utilizacin. Adems, se continu con el desarrollo del sistema incorporando tanto las sugerencias y ajustes que resultaron de su utilizacin en los territorios como nuevas facilidades que consolidaran sus funciones de apoyo a las labores para las cuales fue diseado. Los desarrollos de la versin 3.0 y 3.1a del Ssepi se adelantaron con los recursos del Convenio ATN/JF - 4402 - CO firmado entre el DNP y el Banco Interamericano de Desarrollo, BID, para la segunda etapa del Sistema Nacional de Gestin de Proyectos cuyo propsito era el montaje de la Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos, Rnbp. A partir de enero de 1999 las funciones del proyecto Rnbp son asumidos por el Banco de Programas y Proyectos de Inversin Nacional, Bpin conocido hoy con el nombre de Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversin Pblica Gapi. Entre las versiones 3.0 y 3.1a del Ssepi se incorporaron cuatro novedades importantes: Un total reordenamiento de las funciones del sistema que apunta a facilitar su utilizacin y a acompaar sistemticamente los proyectos a travs de las diferentes etapas de su ciclo de vida y en su participacin en el proceso de programacin de la inversin. El diseo y desarrollo de la versin para red que permite la operacin simultnea del sistema por mltiples usuarios. Funciones nuevas para apoyar el proceso de programacin de las inversiones en la entidad territorial. Funciones nuevas que permiten hacer fluir la informacin entre las diversas instancias y niveles de la administracin con responsabilidades en el manejo de la inversin pblica, facilitando as su participacin en dichos procesos.
Elementos Bsicos del Sistema
Ante la necesidad de continuar con la operacin y uso del Ssepi en las entidades territoriales sin ningn inconveniente para el ao 2000, era imperativo actualizar la versin 3.1a del Ssepi en lo concerniente a las estructuras de las tablas o archivos que conforman la base de datos, informes, ventanas, etc., para adaptarlos al cambio de milenio, para lo cual, se llevaron a cabo los cambios necesarios a la versin del Ssepi anteriormente mencionada, obteniendo la versin 3.1a ao 2000 del Ssepi. Esto se llev a cabo gracias al Convenio 190166 Fonade-DNP. La versin 4.0 del Ssepi, se logra gracias al aporte realizado por los Bancos de Programas y Proyectos de los departamentos y municipios, especialmente de los departamentos de Antioquia y Caldas y del municipio de Medelln en su versin Beta, documentos del proyecto Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos, Rnbp, y el Banco de Programas y Proyectos de Inversin Nacional, Bpin, Hoy con el nombre de Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversin Pblica y por medio del convenio Fonade-DNP. Entre los nuevos desarrollos introducidos en esta versin, se destacan los siguientes: Identificacin de Proyectos: Se unifica el submdulo de radicacin y de emisin del concepto de viabilidad como Identificacin, e identificacin que era una opcin del submdulo de radicacin, cambia por Datos Bsicos, con el objeto de ofrecer mayor facilidad de uso, de tal forma, que cuando se exporten los proyectos haca las Secretaras Sectoriales la informacin puede ir completa desde Datos Bsicos hasta antes de emitir el concepto de viabilidad. Programas de Cofinanciacin: Ante la posibilidad que un proyecto sea financiado por una o ms entidades, se permite la inclusin de programas y subprogramas de cofinanciacin para un mximo de tres entidades cofinanciadoras por proyecto. Este cambio, amplia el concepto de cofinanciacin a cualquier entidad que aporte recursos a un proyecto, adscribindolo a programas y subprogramas institucionales, alejndose as de la exclusividad que tenia el Sistema Nacional de Cofinanciacin en el manejo de esta opcin, permitiendo el ingreso de fondos o entidades como: Red de Solidaridad y Fondo Nacional de Regalas, entre otros. Estructura Financiera: Considerando que el manejo de las vigencias presupuestales es uno de los principales inconvenientes de la versin 3.1a, se tom la decisin de revisar y reorganizar este mdulo, de manera que el usuario simplemente ingrese la informacin de los recursos solicitados a cada entidad y fuente de financiacin de acuerdo al ao calendario en el que se espera recibir y a los periodos propios del proyecto, lo cual permite a su vez diferenciar la informacin por ao calendario y generar la informacin del Poai proyectado para cada ao y no solamente para un ao, como se maneja en la versin 3.1a. A la vez este cambio permite introducir el concepto de precios corrientes y constantes en el proyecto. Programacin de la Inversiones: Ampliacin de las opciones del submdulo de Programacin de la Inversiones permitiendo simulacin del Plan Operativo Anual de Inversiones, Poai y el Plan de Inversiones de Forzosa Asignacin, Pifa proyectando en forma automtica los requerimientos de recursos para las vigencias diferentes a las que se est programando. Adems, se da la posibilidad de transferir el Poai entre las Secretaras Sectoriales y los Bancos Territoriales. La relacin entre el Ssepi y el Bpin: Consciente del incremento de la demanda de uso del Ssepi por parte de algunas entidades del orden nacional con asiento en los territorios, se ha generado una interfaz que hace automtico el traspaso de informacin del Ssepi al esquema de manejo tradicional del sistema que soporta el Bpin, de manera que la informacin que se registre en Ssepi no es necesario volverla a digitarla en el sistema del Bpin. Reportes: Flexibilidad en la generacin de reportes, pasando de generar un mximo de 26 en la versin 3.1a a cerca de 3500 en la versin 4.0; esto gracias a la inclusin de
nuevas formas de generar los reportes dando la posibilidad de definir el ordenamiento de las variables a incluir en cada reporte, permitiendo un mximo de 12 por reporte. Unidades de Medida: Estandarizacin en el manejo de unidades de medida para una mayor uniformidad y claridad al momento de identificarlas. Grficas: Debido a inconvenientes causados por cadas del fluido elctrico las grficas de productos, indicadores y avance fsico financiero pueden perder el vnculo del campo que guarda la grfica con el modelo de grfico a utilizar, impidiendo la generacin de las mismas. Por lo tanto, se incluye en el submen de Mantenimiento la opcin de regeneracin automtica de dichas grficas, permitiendo una mayor integridad en el manejo de la herramienta informtica. Ante la necesidad de incluir el nuevo Plan de Desarrollo Nacional 2002-2006 Haca un Estado Comunitario y los Resguardos Indgenas segn Dane por Municipio y Corregimientos Departamentales, adems de actualizar la interfase Ssepi-Bpin y el Banco de Indicadores Sectoriales, Bis incluyendo indicadores de Impacto, Producto, Gestin, Generacin de Empleo, Ciencia y Tecnologa y Eficiencia del Gasto, se hizo imperativo generar una nueva versin del Ssepi, la 4.01. El cambio de funcionalidad del aplicativo para esta versin se aplica bsicamente al manejo de indicadores, Resguardos Indgenas en la localizacin geogrfica, criterios de priorizacin de proyectos para que sean calificados por los viabilizadores, compresin de archivos para la transferencia de informacin y codificacin del plan de desarrollo ya sea nacional o territorial. Administracin de indicadores: Se unifica en una sola ventana el manejo de indicadores. Se adicionaron 1.531 indicadores sectorizados, de los cuales, 642 son de producto, 510 de impacto, 337 de gestin, 1 de eficiencia del gasto, 26 de ciencia y tecnologa y 15 de generacin de empleo, siendo exigidos uno en cada categora como mnimo. Cabe anotar que los indicadores de eficiencia del gasto, ciencia y tecnologa y generacin de empleo no son indispensables cuando los proyectos solicitan recursos diferentes a los del Presupuesto General de la Nacin. Localizacin Geogrfica: Se incluyeron los Resguardos Indgenas por Municipio y Corregimientos Departamentales como Municipios. Tanto los nombres como la codificacin se tomaron del Departamento Administrativo Nacional de Estadstica, Dane. Priorizacin de Proyectos por parte del viabilizador: Se incluye el puntaje total de priorizacin de proyectos, con el objeto de dar transparencia y tener un punto de referencia vlido para la toma de decisiones respecto a la conformacin del presupuesto de inversin. Se estableci la calificacin de ocho (8) criterios mnimos de priorizacin, mediante la ponderacin de cada uno de ellos en alto 70-99; medio 40-69; bajo 0-39. Transferencia de Informacin: Para la compresin (disminuir el tamao de archivos sin perder informacin) y descompresin (copiar los archivos a su tamao original) digital de archivos en la Exportacin e Importacin de proyectos del mdulo de Transferencia de Informacin, se utiliza el Software ARJ en reemplazo de PKZIP Y PKUNZIP. Plan de Desarrollo: Se adicionan los 161 programas del Plan de Desarrollo Nacional 2002-2006 Haca un Estado Comunitario, para cada una de las estrategias segn los objetivos establecidos en el mismo.
Por otro lado, se permite la articulacin de la Unidad de Consolidacin de Informacin de Inversin Pblica1,UCI, con el Ssepi, buscando aprovechar al mximo la informacin que sobre proyectos se consigna en el sistema. Con estos cambios, creemos se avanza en la flexibilidad, operatividad y transitabilidad del sistema, permitiendo un uso mayor de este para el adecuado manejo de las inversiones pblicas a travs de proyectos. Durante el transcurso del ao 2.005 y ante la obligatoriedad del uso de la Metodologa General Ajustada a nivel Nacional, el Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversin observo la necesidad de adecuar el Sistema de Seguimiento y Evaluacin a Programas y Proyectos de Inversin a dicha Metodologa. Con base en lo anterior se genera una nueva versin la 5.0 la cual posibilitara la migracin de la informacin almacenada en la herramienta. Adems la herramienta se modela para el manejo de la informacin a proyectos indistintamente de la etapa (Preinversin, Inversin y Operacin). Esto ayudara para el manejo completo de ciclo del proyecto. Conjuntamente se crean nuevas pantallas como son: Recepcin MGA: Se adiciona esta pantalla para la migracin de la informacin proveniente de la Metodologa General Ajustada. Caractersticas Demogrficas de la Poblacin Objetivo: Se adiciona con el nimo que el usuario de la herramienta observe informacin del proyecto con relacin a: Nmero de habitantes afectados por el problema, Fuente de nmero de habitantes afectados por el problema, Necesidades bsicas insatisfechas, Fuente Necesidades bsicas insatisfechas, Producto Interno Bruto, Fuente Producto Interno Bruto, PIB Per cpita, Fuente PIB Per cpita, Tasa de desempleo Regional etc. Ingresos y Beneficios: Se adiciona para el manejo de los ingresos y beneficios que generan el proyecto. Resumen de Evaluacin Financiera: La herramienta en esta versin permite la manipulacin de la informacin relacionada con: Valor presente neto tanto Financiero Econmico y Social, Tasa Interna de retorno tanto financiera como Econmica y Social, Costo Anual Equivalente tanto financiero como Econmico y Social; adems de la ponderacin de factores (Mano de obra, Materiales, Maquinaria y Equipo). Viabilidad: La herramienta en esta versin se adecuo para el manejo de la viabilidad con relacin al proyecto y s sus estudios. Control Posterior de Viabilidad: Se incluye en esta versin, este nuevo concepto para la herramienta con el animo que las Secretarias de Planeacin ejerzan dicho control posterior. Indicadores: Se unifican con relacin a los que maneja la Metodologa General Ajustada y el Ssepi, manejando en la actualidad, una batera de 2628. adems para el manejo tanto de su programacin como de su seguimiento se adecuaron para trabajar hasta doce periodos. Localizacin: Se estandariza el manejo de las localizaciones, hasta el punto de manejar 5 regiones por pantalla(Ubicacin Geogrfica, Zona o rea Afectada, Zona o rea
1
La Unidad de Consolidacin de Informacin de Inversin Pblica, UCI en su versin 1.0, es una herramienta informtica que permite generar ms y mejores reportes consolidados de la inversin pblica. Este desarrollo, complementario al Ssepi, hizo necesario revisar y estructurar algunas bases del Ssepi. 4
Poblacin Objetivo) y un nivel de profundidad de Regin, Departamento, Divisin departamental, Municipio, Divisin Municipal, Resguardo Indgena, Localidad especifica, Clase de Centro Poblado, Otros.
I.2
Base conceptual del sistema
El Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin, Ssepi, se dise y program siguiendo los lineamientos conceptuales y metodolgicos establecidos por el Departamento Nacional de Planeacin de la Repblica de Colombia, contenido en los siguientes documentos:
Manuales metodolgicos para la identificacin, preparacin y evaluacin de proyectos, diseados por el Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversin Pblica y Proyectos de Inversin Nacional, Gapi. Gua de seguimiento de proyectos del Sistema Nacional de Cofinanciacin del Fondo DRI. Manual de Control y Seguimiento del Fondo de Cofinanciacin para la Inversin Social, FIS. Programacin de Inversiones con el Banco de Proyectos, elaborado por la Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos del Departamento Nacional de Planeacin, DNP y la Direccin de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Metodologa General Ajustada.
Todos estos documentos, debidamente soportados en la Ley 152 de 1994, Ley 142 de 1994, Ley 60 de 1993, Decreto 2132 de 1992, y el Decreto 111 de 1996, entre otras, llevaron a considerar como eje fundamental del diseo del sistema el ciclo de vida de los proyectos, haciendo una pequea modificacin en la etapa de preinversin respecto a la teora clsica de proyectos, consistente en contar con dos pasos: Radicacin y Registro. De esta forma el sistema centra su operacin en el siguiente ciclo de proyectos:
Preinversin: Considerada como la primera etapa del ciclo del proyecto, inicia en la identificacin de la situacin a transformar con el proyecto, terminando cuando se toma la decisin efectiva de realizar el proyecto. Sin embargo, estas decisiones requieren de dos componentes: uno tcnico, que certifique la viabilidad del proyecto; y uno poltico que avale la prioridad y respaldo poltico del proyecto, por lo que esta etapa de preinversin se dividi en dos para efectos del diseo del sistema: Radicacin
I.
Preinversin como tal: Esta incluye toda la informacin para poder definir si un proyecto es viable y por lo tanto es sujeto de ser considerado para la asignacin de recursos pblicos. Esta etapa inicia con la identificacin de la situacin a transformar y termina, de encontrarse viable el proyecto, con el registro en el respectivo banco de programas y proyectos. Es en esta etapa en la que se ingresa toda la informacin necesaria para tomar la decisin de si el proyecto es viable o no, es decir: descripcin del problema, poblacin afectada, objetivo, poblacin objeto, indicadores de resultado, productos de la inversin, presupuesto de los proyectos, programacin fsico financiera de las actividades, y esquema de financiacin de los proyectos, entre otros. II. Registro Programacin de Inversiones: Con la certeza que el proyecto es viable, es decir tcnicamente realizable y pertinente, tiene sentido considerarlo para la asignacin de los recursos, para lo cual se procede a la programacin de estos. Esta etapa, va desde el momento en que el proyecto es registrado, hasta que se le aprueba la asignacin de recursos.
La asignacin de recursos, se hace segn el Decreto 111 de 1996, mediante la elaboracin del Plan Operativo Anual de Inversiones, Poai, el cual se realiza de manera concertada entre las diferentes dependencias de la administracin pblica, con la coordinacin de la oficina de planeacin y la de Hacienda.
Inversin o ejecucin: Esta etapa tiene como objetivo alcanzar los medios necesarios para poder modificar la situacin identificada por el proyecto como a transformar. Es decir esta etapa va desde la aprobacin de desembolsos hasta la obtencin de los productos de la inversin.
Es precisamente en esta etapa en la que se realiza la contratacin de las obras que conduzcan a alcanzar el producto, el seguimiento contable y el seguimiento fsico financiero a las actividades del proyecto.
Operacin: Esta ltima etapa del ciclo del proyecto, es en la que precisamente se alcanzan los objetivos perseguidos por el mismo, es decir se transforma la situacin inicial que origin la necesidad del proyecto.
En esta etapa se realiza el seguimiento al comportamiento de los indicadores del objetivo del proyecto, los cuales deben verse alterados a medida que los productos alcanzados en la etapa de inversin, operen y efectivamente modifiquen la situacin inicial. Otro de los elementos considerados en el diseo del sistema, fue la relacin que tienen las oficinas de planeacin con las diferentes oficinas sectoriales en el manejo de los proyectos, y en especial el banco de programas y proyectos, e igualmente las relaciones que en materia de informacin y decisiones de inversin tienen los diferentes niveles de gobierno. De esta forma, el Ssepi captura los siguientes conceptos en el mbito de las relaciones horizontales (en el mismo nivel de gobierno) y verticales (entre los diferentes niveles de gobierno):
Relaciones Horizontales: Definidas estas como las relaciones que tienen las diferentes dependencias en el manejo de proyectos, es importante diferenciar el papel de las secretaras sectoriales, la oficina de planeacin y el banco de programas y proyectos.
Las secretaras sectoriales, como responsables de la estabilidad de los sectores, son las encargadas de identificar las necesidades que se presenten en los mismos, buscar sus soluciones y velar por que estas efectivamente se lleven a cabo, garantizando la eficacia, oportunidad y pertinencia de las medidas. Esto en el Ssepi, esta relacionado con la presentacin, formulacin y/o evaluacin de los proyectos. Las Entidades Cofinanciadoras, son aquellas fuentes de financiacin a las que pueden recurrir los entes territoriales para solicitar recursos que permitan ejecutar sus proyectos de inversin. Los entes territoriales en numerosas oportunidades requieren cofinanciar o financiar sus proyectos y no cuentan con los recursos suficientes producto de las transferencias y dems rubros, por lo que se ven en la necesidad de acceder a fuentes alternas. La oficina de planeacin, como responsable del desarrollo armnico y coordinado del ente territorial, es la encargada de analizar la pertinencia para el conjunto del ente territorial de realizar las acciones identificadas por las secretarias sectoriales. Eso implica que estas son las encargadas de determinar la viabilidad, cuando los proyectos son formulados por las secretaras sectoriales, aunque esto no exime que los proyectos cuenten con la viabilidad sectorial. Los bancos de programas y proyectos, como dependencias o funciones de las oficinas de planeacin, tiene como misin manejar la totalidad de la informacin que sobre inversin pblica se desarrolla en el marco del ente territorial, as como garantizar la calidad y confiabilidad de esta. Esto implica que el banco sirve de instancia para el registro de los
proyectos a ser considerados en la programacin de inversiones y la verificacin de la consistencia entre lo programado y ejecutado por los proyectos. Funcin que puede ser apoyada cabalmente por el Ssepi.
Relaciones Verticales: Definidas estas como las relaciones que en materia de inversin tienen los diferentes niveles de gobierno (municipio, departamento y nacin), lo cual implica el intercambio de informacin de los proyectos de la competencia de cada uno, que puede influir sobre el desarrollo del otro, as como las solicitudes de recursos entre estos.
Estas relaciones implican, para efectos del Ssepi, el intercambio de la informacin con fines informativos, de manera que se pueda consolidar la totalidad de la inversin en cada nivel; y para efectos de la UCI, los flujos de informacin que se debe tener entre cada nivel de gobierno.
I.3
Usuarios del sistema
El Ssepi se dise con el nimo de facilitar las labores relacionadas con la programacin y la gestin de la inversin en las entidades territoriales. Por este motivo el sistema est dirigido en primera instancia a los funcionarios de los Bancos de programas y proyectos, de las Oficinas de Planeacin en los departamentos, municipios y distritos y de las secretaras sectoriales. Tambin, se contemplan como usuarios potenciales del aplicativo los funcionarios de las entidades del orden nacional ya sean centralizadas o descentralizadas. Dichos usuarios se benefician no solo del apoyo que el sistema presta en la agilizacin de sus labores, sino de lo que ste produce como insumo para la toma de decisiones. Cada nivel territorial es fundamental en la posibilidad de construir y fortalecer una Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos conformada por las diversas administraciones territoriales en su calidad de nodos de dicha red. Cada nodo se convierte en proveedor y usuario potencial de informacin para los nodos superiores y/o inferiores, haciendo de la red el mecanismo para nutrirse de informacin al interior del mismo nivel administrativo o entre niveles diferentes, labor que ser apoyada a su vez con la Unidad de Consolidacin de Inversin, UCI versin 1.0.
I.4
Requerimientos fsicos y lgicos
La herramienta utilizada en el desarrollo del Ssepi fue la herramienta de desarrollo FoxPro para Windows, en su versin 2.6. La licencia de este producto permite distribuir las aplicaciones desarrolladas a partir suyo con la correspondiente librera (archivo llamado tcnicamente FOXW2600.ESL) para la ejecucin de las mismas, evitando tener que contar con soporte lgico complementario para utilizarlas. Por lo tanto, en trminos de soporte lgico, la utilizacin del Ssepi no tiene requerimientos adicionales. Los requerimientos mnimos de equipo, para un funcionamiento aceptable de la aplicacin, se especifican a continuacin: Procesador Pentium. 32 MB de memoria RAM. Disco duro con 100 MB libres, para el funcionamiento de la aplicacin. En funcin del nmero de proyectos a manejar, prever mayor espacio disponible en el disco. Monitor SVGA. Impresora de chorro de tinta. Adicionalmente se recomienda contar con: Modem de 14.4 bps. (Conexin a Internet a travs de un Proveedor de Servicios de Internet) Dispositivo rpido de backup.
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I.5
Derechos de autor de la aplicacin informtica
Los derechos de autor del Ssepi 4.01 pertenecen al Departamento Nacional de Planeacin de la Repblica de Colombia quien autoriza su utilizacin en las oficinas de las administraciones territoriales. Dichas administraciones no podrn distribuir o reproducir la aplicacin informtica sin previa aprobacin del DNP, ni ejecutar ninguna accin encaminada a modificar, descompilar o desensamblar los archivos ejecutables, o practicar ingeniera regresiva de cualquier tipo. Toda reproduccin de la aplicacin informtica debe ser solicitada al Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversin Pblica, Gapi, del Departamento Nacional de Planeacin.
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II.
FUNCIONAMIENTO BASICO DEL SISTEMA
II.1 Ingreso al Sistema

Para ingresar al Ssepi se hace uso de su icono ubicado sobre la ventana principal de Windows. El uso de este icono abre una ventana denominada INGRESO AL SSEPI donde se solicitan el Cdigo de Usuario y su Contrasea, informacin que se valida con el botn ACEPTAR. Figura 1
Figura 1 Se abre en ese momento una nueva ventana donde se despliega la identificacin de la instancia responsable del Ssepi. Dicha identificacin la constituyen el cdigo y el nombre de la instalacin. En la parte inferior de la ventana aparecen tres botones: figura 2
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Figura 2
Los de la izquierda y la derecha despliegan informacin sobre el Ssepi y su desarrollo, el del medio permite abandonar esta ventana y ubicarse en la pantalla principal del Ssepi donde se observan sus Cuatro Subsistemas: el Subsistema de Clasificadores, el Subsistema de Informacin del Proyecto, y el Subsistema de Transferencia de Informacin, el Subsistema de Recepcin Informacin MGA. Figura 3
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Figura 3 La interfaz del Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin, Ssepi est compuesta por una serie de elementos como ventanas. mens, botones y mensajes que permiten al usuario comunicarse fcilmente con el sistema y al sistema darle indicaciones al usuario. A continuacin se describe el funcionamiento de cada uno de estos elementos.
II.2 Ventanas
El Ssepi fue desarrollado para funcionar en ambiente Windows. Por este motivo su aspecto es grfico y la comunicacin con el usuario se hace por medio de ventanas. Las ventanas son bloques de presentacin que ocupan parte o la totalidad de la pantalla del computador en cuyo interior aparecen elementos de dilogo que permiten al computador indicar algo al usuario o al usuario comunicar algo al computador. Estos elementos pueden ser mens, botones, mensajes, etc.
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II.3 Men Principal

Los diferentes submens del Ssepi estn agrupados en la barra de mens que se encuentra en la parte superior de todas las ventanas del sistema. Estos submens son: Ciclo, Edicin, Informes, Utilitarios, Mantenimiento y Acerca de... El conjunto de mens est disponible en la ventana principal del Ssepi. En las otras ventanas permanece siempre activo solo el men Utilitarios. El men Edicin se activa cada vez que el sistema se encuentra agregando o modificando informacin. Figura 4
Figura 4 El submen Ciclo contiene las opciones que permiten, por medio de l, acceder a alguno de los subsistemas del Ssepi: Clasificadores, Informacin del proyecto y Transferencia de Informacin, Recepcin MGA. Figura 5
Figura 5 El submen Edicin est compuesto por las funciones tpicas de edicin de Windows: Deshacer, Rehacer, Cortar, Copiar, Pegar Borrar, Seleccionar todo, Buscar, y Buscar siguiente. Figura 6
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Figura 6 El submen Informes da acceso a cuatro opciones. La primera opcin, Portafolios, pone a disposicin del usuario los diferentes portafolios de reportes del sistema como son: Proyectos Radicados, Productos, Proyectos Registrados y no Viables, Proyectos Aprobados, Proyectos con Convenios, Proyectos en Ejecucin, Proyectos en Ejecucin Fsico Financiero y Proyectos en Operacin. La segunda opcin, Ficha EBI, permite imprimir dicha ficha para un proyecto, desde fuera de la funcin de registro. La tercera opcin, PAC, permite la generacin e impresin del reporte del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja) para el conjunto de proyectos aprobados para la vigencia. La cuarta opcin, Pifa, permite la generacin e impresin del reporte del Pifa (Plan de Inversiones de Forzosa Asignacin) para el conjunto de proyectos aprobados para la vigencia. Figura 7
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Figura 7 El submen Utilitarios aparte de ofrecer al usuario una serie de servicios corrientes (calculadora, calendario/agenda, y entorno), le da la posibilidad de modificar su contrasea (Cambiar Contrasea) y de cambiar de usuario activo (Cambio de Usuario). Este men ofrece igualmente, para quien est interesado en trabajar los proyectos a nivel de subactividad, dos opciones: una para ajustar el presupuesto del proyecto desde dicho nivel (Ajuste Presupuesto) y otra para realizar el seguimiento del proyecto igualmente a nivel de subactividad (Seguimiento (Detalle)). Figura 8
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Figura 8 El submen Mantenimiento rene las funciones de seguridad del sistema. En primer lugar permite hacer y restaurar copias de respaldo del sistema (utilitario Backup de Windows). En segundo lugar ofrece las funciones para la definicin de usuarios ya sean con perfil de administrado, personalizado o de Consulta y de sus derechos (Administracin de Usuarios). En tercer lugar permite reindexar las bases del sistema a partir de la opcin Generacin de Indices. En cuarto lugar permite la regeneracin automtica de las grficas de productos, indicadores y de seguimiento fsico y financiero, a partir de la opcin Regeneracin de Grficas. En quinto lugar permite suprimir fsicamente aquellos registros del sistema que han sido borrados lgicamente, a partir de la funcin Depuracin de las Bases de Datos. En sexto lugar permite reindexar las bases de insumos y de precios unitarios del banco de costos del sistema, a partir de la funcin Indices Banco de Costos. En sptimo lugar permite, a travs de la opcin Configuracin del Sistema, modificar el nombre de la instalacin Ssepi y manejar manualmente el cambio de ao para el Ssepi. En octavo y noveno lugar permite ajustar las tablas de datos y los campos memos y/o olegraf (en estos ltimos se pueden almacenar textos que superan los 254 caracteres, grficas, fotos, etc.) que conforman la base de datos, por daos en los mismos, debido a caidas del fluido electrico, sin asegurar en un cien por ciento su recuperacin, a partir de las opciones Ajustar Bases de Datos y Ajustar Campos Memos. En ltimo lugar permite, a partir de la opcin Ajustar Todo, realizar las dos acciones anteriores al mismo tiempo. Figura 9
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Figura 9 El submen Acerca de .. presenta informacin bsica sobre el desarrollo Figura 10 del Ssepi.
Figura 10
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II.4 Botones
Los botones del sistema son la forma ms corriente para indicarle algo. En las diferentes ventanas del sistema se encuentran una serie de botones que facilitan el trabajo y la comunicacin del usuario con el sistema. Los botones ms corrientes del Ssepi, ubicados generalmente en la parte inferior de sus ventanas, son lo s siguientes: Figura 11.
Figura 11.
Primero: Va al primer registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la ubicacin del Sistema. Anterior: Va al anterior registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la ubicacin del Sistema. buscar: para ubicar un registro especfico. Dependiendo de la ventana donde se encuentre el sistema, el botn BUSCAR abre la ventana ENCONTRAR REGISTRO que muestra el conjunto de registros relacionados con la ventana donde est ubicado el sistema, permitiendo buscar y escoger uno en particular. La manera de hacer uso de la ventana ENCONTRAR REGISTRO, en cualquier parte del sistema, es similar. Una vez abierta, el usuario se posiciona sobre el registro de sus inters. Para escogerlo, hace click con el ratn en cualquier parte fuera de la ventana ENCONTRAR REGISTRO. Otra facilidad de la ventana ENCONTRAR REGISTRO es la disponibilidad del men EDICION, ubicado en la parte superior de la ventana y el ofrecimiento al usuario de la opcin Buscar . Esta opcin abre una ventana de igual nombre donde se puede ingresar una palabra o cadena de caracteres que el sistema busca tan pronto se oprime el botn BUSCAR de dicha ventana. Para que el sistema busque sobre toda la tabla, y no exclusivamente desde la posicin en que se encuentra ubicado, se debe marcar, en la zona OPCIONES, el campo En Varias Lneas. Para buscar nuevas ocurrencias de la misma palabra o cadena en la tabla, el men EDICION ofrece la opcin BUSCAR SIGUIENTE. La combinacin de teclas CTRL+G permite la misma accin. Para cerrar la ventana ENCONTRAR REGISTRO se oprime el botn ubicado a la izquierda del ttulo y se selecciona, entre las opciones que despliega, la opcin CERRAR. Siguiente: Va al Siguiente registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la ubicacin del Sistema. ltimo: Va al ltimo registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la ubicacin del Sistema. Agregar: Agrega un registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la ubicacin del Sistema. Editar: Permite la modificacin o alteracin de la informacin de un registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la ubicacin del Sistema.
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Eliminar: Elimina un registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la ubicacin del Sistema. Guardar: Guarda la informacin proveniente de una edicin o dentro del proceso de adicin registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la ubicacin del Sistema. Cancelar: Cancela la operacin proveniente de una edicin o dentro del proceso de adicin de un registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la ubicacin del Sistema. Guardar: Guarda la informacin proveniente de una edicin o dentro del proceso de adicin registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la ubicacin del Sistema. Imprimir: para observar, a travs de la pantalla del computador, un reporte del SSEPI, para imprimirlo en papel o para guardarlo en un archivo. Cerrar: para abandonar la ventana en la cual se encuentra y regresar a la anterior o salir del sistema.
II.5 Mensajes del sistema

Los mensajes son la forma como el sistema indica al usuario que falta algo, que se hizo algo indebido, que pone a disposicin suya alguna facilidad, que requiere de una decisin suya para proseguir, etc. Figura 12
Figura 12
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21
III.
III. ELEMENTOS BASICOS DEL SISTEMA
El Ssepi est compuesto por Cuatro subsistemas bsicos diferenciados por el tipo de servicio que prestan en la gestin de los proyectos de inversin y por un conjunto de facilidades reunidas en los submens INFORMES, UTILITARIOS y MANTENIMIENTO de la aplicacin informtica. A continuacin se introduce cada uno de ellos brevemente.
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III.1 Subsistema de Clasificadores

El subsistema de Clasificadores tiene como objetivo bsico el de permitir la actualizacin de las tablas del sistema. El contenido de dichas tablas permitir el ingreso controlado de la informacin de los proyectos. Este subsistema est compuesto por 2 reas de botones: el rea de CATALOGOS y el rea de BANCO DE COSTOS. Estas dos reas renen el total de tablas del sistema y por medio de sus botones podemos modificar, ingresar o eliminar informacin de dichas tablas. Este subsistema debe ser manejado exclusivamente por una persona (ADMINISTRADOR DE TABLAS) que lleve el control del conjunto de tablas. Figura 13
Figura 13
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III.2 Subsistema Informacin de Proyecto

El subsistema de Informacin del Proyecto rene el conjunto de funciones que facilitan los procesos de radicacin e identificacin de proyectos de inversin, la emisin del concepto sobre su viabilidad, el registro de aquellos que obtienen concepto favorable de viabilidad, la participacin de los proyectos registrados como viables en el proceso de programacin de la inversin y el seguimiento, durante su ejecucin y operacin, de aquellos proyectos que resulten financiados en el presupuesto. Las funciones de este subsistema apoyan labores de diversas instancias de la administracin tales como el banco de proyectos en los departamentos, distritos y municipios, las secretaras sectoriales, etc. Figura 14
Figura 14
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III.3 Subsistema de Transferencia de Informacin

El subsistema de Transferencia de informacin provee las funciones para permitir el intercambio de informacin de proyectos y Poai, en medio magntico, entre instancias que tienen responsabilidades en la programacin y la gestin de la inversin pblica en la entidad territorial o entre bancos de los diferentes niveles administrativos. Figura 15
Figura 15
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III.4 Subsistema de Recepcin MGA

El subsistema de Recepcin MGA provee las funciones para permitir el intercambio de informacin de proyectos que provienen de la Metodologa General Ajustada, a travs de archivos planos, entre los formuladores y el personal encargado del banco. Figura 16
Figura 16
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III.5 Funciones de los submens INFORMES, UTILITARIOS y

MANTENIMIENTO
El men Informes ofrece la posibilidad de solicitar buena parte de los reportes del sistema, desde fuera de la ventana correspondiente, a partir de sus opciones Portafolios, Ficha EBI, PAC y Pifa. El men Utilitarios ofrece, al usuario, la posibilidad de cambiar su contrasea (Cambiar Contrasea) y, al sistema, de cambiar de usuario activo (Cambio de Usuario). Ofrece igualmente, para quien est interesado en trabajar los proyectos a nivel de subactividad, dos opciones: una para ajustar el presupuesto del proyecto desde dicho nivel (Ajuste Presupuesto) y otra para realizar el seguimiento del proyecto igualmente a nivel de subactividad (Seguimiento (Detalle)). El men Mantenimiento rene una serie de facilidades para el control y correcto funcionamiento de la aplicacin informtica tales como copias de respaldo, definicin de los usuarios del sistema y de sus derechos y el control de las bases del sistema.
27
IV.
SUBSISTEMA DE INFORMACIN DEL PROYECTO
El subsistema de Informacin del Proyecto esta apoyado en los componentes que conforman el ciclo de vida de los proyectos financiados con recursos pblicos, estos son: el COMPONENTE DE IDENIFICACION de proyectos, el COMPONENTE DEL CONCEPTO DE VIABILIDAD a los proyectos, el COMPONENTE DE PROGRAMACIN DE LAS INVERSIONES en la entidad territorial y el COMPONENTE DE SEGUIMIENTO a los proyectos. Figura 17
Figura 17 La manera de utilizar el subsistema para tales efectos se explica a continuacin.
Subsistema de Informacin del Proyecto
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IV.1 Componente de Identificacin

El proceso de identificacin de un proyecto se realiza a partir de las funciones de DATOS BASICOS, CLASIFICACION, PROBLEMA/OBJETIVO/ALTERNATIVA SELECCIONADA/PLAN DE DESARROLLO, UBICACIN GEOGRAFICA, AREA O AREA Y POBLACION OBJETIVO/CARACTERISTICAS DEMOGRAFICAS DE LA POBLACIN, PRESUPUESTO, INGRESOS Y BENEFICIOS, RESUMEN DE EVALUACIN, PROGRAMACION FISICO FINANCIERA, ESTRUCTURA FINANCIERA, PRESUPUESTO DE OPERACIN, INDICADORES DE PRODUCTO, INDICADORES Y ESTADO DEL PROYECTO, LICENCIAS Y ESTUDIOS del mismo. Dichas funciones se ejecutan desde los botones de mismo nombre.
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IV.1.1
Ventana de Datos Bsicos
El botn DATOS BASICOS abre una ventana en donde se ingresa la informacin correspondiente sobre el proyecto. Para ingresar un proyecto nuevo se debe hacer uso del botn AGREGAR (Este botn solo estar habilitado para vigencias inferiores a 2.007) o a travs del proceso de carga automtica de la Metodologa General Ajustada. Para modificar informacin sobre un proyecto ya ingresado al sistema se usa el botn EDITAR. En ambos caso, para guardar la informacin ingresada se utiliza el botn GUARDAR. Figura 18
Figura 18 Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y LTIMO permiten moverse entre proyectos.
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Nombre del proyecto: dicho nombre debe comenzar por uno de los nombres de proceso vlidos, de acuerdo con lo establecido en las metodologas del BPIN. Si se digita un nombre diferente a stos el sistema despliega un mensaje indicando dicha divergencia y proponiendo la posibilidad de utilizar la lista que contiene los nombres de proceso vlidos contenidos en el catalogo de procesos. En tal caso, haga uso de ella para escoger un nombre de proceso que el sistema acepte. Otra manera de acceder a dicha lista es por medio del botn PROCESOS que se encuentra en la parte inferior de la ventana. (ficha EBI, captulo 1). FIGURA 19. Adicionalmente, el nombre valida que contenga una localizacin valida para el proyecto, la localizacin puede ir intrnseca en el nombre, el sistema valida la existencia de dicha localizacin de no existir el sistema desplegara una ventana la cual le permitir filtrar la localizacin del nombre del proyecto y se ubicara al final de este. Figura 20.
Figura 19
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Figura 20 Entidad proponente del proyecto: corresponde a la entidad que identific un problema o necesidad y propuso una solucin preliminar. (ficha EBI, captulo 1) Funcionario responsable: se refiere al funcionario, en la entidad proponente del proyecto, a quien se deber contactar en caso de necesitarse resolver dudas sobre el proyecto en cuestin. Direccin: direccin para contactar al funcionario responsable en la entidad proponente del proyecto. Localidad: Localidad para proponente del proyecto. contactar al funcionario responsable en la entidad
Telfono: telfono para contactar al funcionario responsable en la entidad proponente del proyecto. Fax: nmero de fax para contactar al funcionario responsable en la entidad proponente del proyecto. Correo electrnico: correo electrnico para contactar al funcionario responsable en la entidad proponente del proyecto. Fecha de identificacin: este campo permite almacenar en el sistema la fecha en que la necesidad o el problema fue identificado.
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Entidad que presenta el proyecto al banco: al seleccionar este campo con el ratn, se despliega la tabla ENTIDADES permitiendo escoger en ella la sigla y nombre de la entidad que presenta el proyecto al banco. (ficha EBI, captulo 1)
De la tabla ENTIDADES solo se muestran, para que el usuario escoja e ingrese al
sistema esta variable, aquellas entidades que forman parte del presupuesto de la entidad territorial (entidades del nivel central o establecimientos pblicos), dado que se busca establecer la relacin entre los proyectos y aquellas entidades de la administracin con responsabilidad sobre la asignacin y ejecucin de los recursos de inversin pblica, siendo ellas quienes, por esta razn, deben ser las encargadas de presentar el proyecto ante el banco. La informacin de este campo, en el sentido mencionado en el prrafo anterior, es
fundamental ya que es a partir de ella que se adelantan los procesos relacionados con la programacin de las inversiones en la entidad territorial (distribucin sectorial de la cuota de inversin, anteproyectos de inversin de las entidades que forman parte del presupuesto, Poai). Sigla y nombre: La sigla y el nombre completo de la entidad que presenta el proyecto al banco se despliega automticamente una vez la sigla y nombre ha sido escogida. (ficha EBI, captulo 1) Funcionario responsable: nombre del funcionario responsable del proyecto en la entidad que present el proyecto al banco. Cargo: cargo del funcionario responsable del proyecto en la entidad que present el proyecto al banco. Direccin: direccin para contactar al funcionario responsable en la entidad que present el proyecto al banco. Localidad: Localidad para contactar al funcionario responsable en la entidad que present el proyecto al banco. Telfono: telfono del funcionario responsable del proyecto en la entidad que present el proyecto al banco. Fax: nmero de fax del funcionario responsable del proyecto en la entidad que present el proyecto al banco. Correo electrnico: correo electrnico del funcionario responsable del proyecto en la entidad que present el proyecto al banco. Fecha de radicacin: corresponde a la fecha en que el proyecto es recibido por el banco.
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IV.1.2
Ventana de Clasificacin
El botn CLASIFICACION abre una ventana en donde se ingresa la informacin correspondiente sobre el proyecto. Figura 21
Figura 21 Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse entre proyectos. Clasificacin presupuestal: para ingresar los cdigos relativos a Tipo especfico de Gasto (ficha EBI, captulo 2.1) y Sector (ficha EBI, captulo 2.1) se debe seleccionar el respectivo campo por medio del ratn y escoger, en la tabla que se despliega, el valor que corresponda al reportado en la ficha EBI. Una vez el cdigo ha sido escogido, el nombre correspondiente se despliega automticamente. Entidades y programas de cofinanciacin: para ingresar la Vigencia, la entidad, el programa y subprograma de cofinanciacin (Ficha EBI, captulo 2.3) se debe seleccionar el campo respectivo por medio del ratn y escoger, en la tabla que se despliega, el valor que corresponda al reportado en la ficha EBI. Ante la posibilidad que un proyecto sea financiado por una o ms entidades, se permite la inclusin de programas y subprogramas de cofinanciacin para un mximo de tres entidades cofinanciadoras por proyecto. Figura 22
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Figura 22 Horizonte de Evaluacin: para ingresar el ao de inicio y el ao final del Horizonte de evaluacin del proyecto.
El ingreso de esta informacin es importante, ya que es la base para definir las
vigencias en la ventana de ESTRUCTURA FINANCIERA. Proyecto tipo: para ingresar el proyecto tipo se debe seleccionar el respectivo campo por medio del ratn y escoger, en la tabla que se despliega, el valor correspondiente. Una vez escogido el proyecto tipo, la unidad de producto del proyecto se despliega automticamente. Los proyectos tipos que se muestran en este campo son los que correspondan al sector seleccionado. Cantidad de producto del proyecto: corresponde a la informacin consignada en el captulo 6 de la ficha EBI. En caso de haber varios productos se debe escoger el producto ms significativo. Unida de producto del proyecto: corresponde a la informacin consignada en el captulo 6 de la ficha EBI. Horizonte de Evaluacion en Das: corresponde a la informacin consignada en el espacio denominado duracin de la inversin en el captulo 11 (Financiacin de la Inversin) de la ficha EBI.
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Metodologa BPIN de formulacin: para ingresar el cdigo relativo a la metodologa de formulacin (ficha EBI, captulo 14 Estudios que respaldan el proyecto) se debe seleccionar el respectivo campo por medio del ratn y escoger, en la tabla que se despliega, el valor que corresponda al reportado en la ficha EBI. Una vez el cdigo ha sido escogido, el nombre correspondiente se despliega automticamente.
REPORTE de la ventana de CLASIFICACION
La ventana CLASIFICACION permite, a partir del botn CONS.RADIC. Que se encuentra en su parte inferior, la produccin de la Constancia de Radicacin del Proyecto. Una copia de sta se entrega a quien presenta el proyecto. Otra copia se adjunta a la documentacin recibida para consignar en ella la firma del funcionario que recibe dicha documentacin en la instancia encargada de emitir concepto sobre su viabilidad. Figura 23
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Figura 23
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IV.1.3
Ventana de Problema/Objetivo/Alternativa/Plan Des.
El botn PROBLEMA/OBJETIVO/ALTERNATIVA/Plan Des. abre una ventana en donde se ingresa la informacin correspondiente sobre el proyecto. Figura 24
Figura 24 Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse entre proyectos. Problema o necesidad: corresponde a la informacin contenida en el captulo 3.1 de la ficha EBI.
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Plan de desarrollo: corresponde a la informacin contenida en el captulo 2.2 de la ficha EBI. En cada caso se selecciona el campo requerido para que se despliegue la tabla con los valores vlidos y escoger en ella el que corresponda al valor diligenciado en la ficha EBI. Figura 25
Figura 25
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Zona o Area y poblacin afectada: corresponde a la informacin contenida en el captulo 3.2 de la ficha EBI. Para el rea afectada se selecciona cada campo requerido para que se despliegue la tabla con los valores vlidos y poder escoger en ella el que corresponda al valor diligenciado en la ficha EBI. Figura 26
Figura 26 Objetivo general del proyecto: corresponde a la informacin contenida en el captulo 4 de la ficha EBI. Descripcin de la alternativa seleccionada: corresponde a la informacin contenida en el captulo 5 de la ficha EBI.
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IV.1.4
Ventana de Ubicacin Geogrfica
El botn UBICACION GEOGRAFICA abre una ventana en donde se ingresa la informacin correspondiente sobre el proyecto y que se encuentra en el captulo 7 de la ficha EBI. En cada caso se selecciona el campo requerido para que se despliegue la tabla con los valores vlidos y escoger en ella el que corresponda al valor diligenciado en la ficha EBI. Figura 27
Figura 27 Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse entre proyectos.
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IV.1.5
Ventana de Zona o Area y Poblacin Objetivo
En esta ventana se ingresa la informacin contenida en el captulo 8 de la ficha EBI. En cada caso se selecciona el campo requerido para que se despliegue la tabla con los valores vlidos y escoger en ella el que corresponda al valor diligenciado en la ficha EBI. Figura 28
Figura 28 Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse entre proyectos. Portafolio de Proyectos Radicados En esta ventana tambin permite, a partir del botn PORTAFOLIO que se encuentra en su parte inferior, la produccin, segn se explica a continuacin, de una serie de reportes de Proyectos Radicados, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que all se presentan. En la seccin de Variables se escogen las variables que van a intervenir en el reporte de proyectos radicados, en la seccin de Campos se selecciona un valor especfico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora. Las varibles son: Entidad (la que presenta el proyecto al Banco), Entidad Cofinanciadora, Programa del Plan de Desarrollo, Subprograma del Plan de Desarrollo, Programa de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Subprograma de
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Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Tipo Especfico de Gasto (Programa Presupuestal), Sector (Subprograma Presupuestal), Departamento, Divisin Departamental, Municipio y Divisin Municipal. De igual manera, existe un campo para cada una de las variables mencionadas. En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos en etapa de radicacin que se encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos radicados entre la fecha inicial y final definidas. Figura 29
Figura 29 Caractersticas Demogrficas de la Poblacin Objetivo: En esta pantalla el usuario encontrara la informacin concerniente a Caractersticas Demogrficas de la Poblacin Objetivo con el nimo que el usuario de la herramienta observe y diligencie la informacin del proyecto con relacin a: Nmero de habitantes afectados por el problema, Fuente de nmero de habitantes afectados por el problema, Necesidades bsicas insatisfechas, Fuente Necesidades bsicas insatisfechas, Producto Interno Bruto, Fuente Producto Interno Bruto, PIB Per cpita, Fuente PIB Per cpita, Tasa de desempleo Regional etc.
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IV.1.6
Ventana de Presupuesto
La ventana PRESUPUESTO es una ventana mltiple, en la que se trabajan simultneamente cuatro zonas de informacin: proyecto, categora de inversin, actividad y subactividad. Figura 30
Figura 30 Para ingresar o modificar informacin relativa a alguna de estas opciones hay que seleccionarla previamente haciendo uso del botn que lo identifica. El grupo se encuentra seleccionado cuando su nombre cambia de color azul a color rojo. Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y LTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrs respecto de la zona seleccionada.
El ingreso de informacin sobre presupuesto puede requerir o no la utilizacin del
Banco de Costos. En caso de requerirse, la base de costos deseada se selecciona desde la zona PROYECTO de la ventana PRESUPUESTO. La informacin de presupuesto es requerida por la siguiente funcin del sistema
que es la programacin fsica financiera. Por esta razn debe ser ingresada previamente. PROYECTO Para iniciar se debe verificar que se est ubicado sobre el proyecto deseado. Si desea seleccionar una base del banco de costos debe hacerlo habiendo seleccionado el botn PROYECTO y haciendo uso del botn EDITAR ubicado en la parte inferior de la ventana.
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De esta manera se activa la zona del PROYECTO pudiendo seleccionar el campo Base de Costos con lo cual se despliegan las posibles base y puede escoger aquella con la que quiere trabajar. El campo Fecha de Clculo se actualiza automticamente al calcularse el presupuesto2. En el campo Zona de Referencia se debe especificar la zona 1,2 o 3 de precios de referencia que quiere utilizar de la base de costos seleccionada. CATEGORIA DE INVERSION Para ingresar la informacin de CATEGORIA DE INVERSION se selecciona el botn correspondiente. El botn AGREGAR permite ir ingresando una a una dichas categoras y, en el caso dado, en el campo Factores ingresar los factores de ajuste del presupuesto (transporte, administracin, utilidad e impuestos). Cabe resaltar que solo bajo la presin del botn categoras se activa la posibilidad de cambiar de etapas(Preinversin, Inversin, Operacin). ACTIVIDAD El botn AGREGAR permite ir ingresando una a una las diferentes actividades que pertenecen a cada categora de inversin. En el campo Cantidad, se ingresa la informacin correspondiente de cada actividad.
Si una actividad cuenta con subactividades no se ingresa informacin en la
columna Precio. La informacin de costos de dicha actividad ir apareciendo automticamente como resultado de la suma de sus subactividades. Si una actividad no cuenta con subactividades, en la columna Precio, se ingresa ya sea el costo en trmino de materiales, recurso humano y equipo de producir una unidad de ese tipo de actividad, o bien el costo directo de producir dicha unidad. La columna Costo se va actualizando automticamente como resultado de multiplicar los valores de la columna precio por la cantidad. SUBACTIVIDAD El nivel de subactividad es el nico que puede hacer uso de las bases del banco de costos del sistema. Sin embargo, no es obligatorio.
Para ingresar la informacin de subactividad sin hacer uso de una base de costos:
El botn AGREGAR ubica al usuario en el campo Cdigo, que corresponde al cdigo de la subactividad (dicho cdigo debe tener 6 dgitos de longitud). Ingresado el cdigo el sistema permite escoger el botn MANUAL para indicarle que no se va a trabajar con bases de costos. Luego el sistema salta al campo Unidad; una vez ingresada sta, pasa al campo Descripcin y luego al campo Cantidad. Despus de ingresada la cantidad, pasa a la columna Precio donde se ingresa ya sea el costo en trmino de materiales, recurso humano y equipo de producir una unidad de ese tipo de subactividad, o bien el costo directo de dicha produccin. La columna Costo se va actualizando automticamente como resultado de multiplicar los valores de la columna precio por la cantidad.
Para ingresar la informacin de subactividad haciendo uso de una base de costos:
Este clculo realiza la suma de subactividades de cada actividad, la suma de actividades de cada categora de inversin y la suma de categoras de inversin de cada proyecto. Para llevarlo a cabo se hace uso del botn CALCULAR que se encuentra en la parte inferior de la ventana cuando la informacin de cada uno de estos niveles se ha ingresado.
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Es indispensable iniciar este proceso seleccionando la base de costos en la zona PROYECTO en la parte superior de la ventana. Una vez seleccionada la base se regresa a la zona SUBACTIVIDAD. ubica al usuario en el campo Cdigo, que corresponde al cdigo (dicho cdigo debe tener 6 dgitos de longitud). Ingresado el cdigo escoger ya sea el botn INSUMOS o el botn PRECIOS UNITARIOS desea trabajar con una base de costos del sistema. El botn AGREGAR de la subactividad el sistema permite para indicarle que
La seleccin de alguno de estos dos botones ubica el cursor en el campo Cod ref. para permitir al usuario, si este conoce bien los cdigos de referencia, ingresarlo directamente. Si no lo conoce debe seleccionarlo haciendo uso del botn SELECCIONAR. El mensaje Falta asignarle el cdigo al Insumo/Precio Unitario se despliega debido a que no se ingres un cdigo pero ste desaparece cuando se oprime nuevamente el botn SELECCIONAR a la vez que se abre la tabla donde se puede escoger el elemento deseado. Una vez escogido, los campos Unidad, Descripcin y Cod ref. se actualizan automticamente. A continuacin debe ingresarse la informacin sobre Cantidad. En la columna Precio aparecen automticamente los valores de material, recurso humano y/o equipo que en la base de costos corresponden a dicho INSUMO o PRECIO UNITARIO. La columna Costo se actualiza automticamente como resultado de multiplicar los valores de la columna precio por la cantidad cuando, con el botn GUARDAR, se salva la informacin recientemente ingresada. CALCULAR: Cada vez que se desee actualizar la informacin acumulada de los diferentes niveles del presupuesto del proyecto el usuario se debe ubicar en la zona PROYECTO y hacer uso del botn CALCULAR, ubicado en la parte inferior de la ventana. TRANSFERIR: Una vez concluida la labor de ingreso del presupuesto del proyecto se hace uso del botn TRANSFERIR (se activa cuando se selecciona la zona PROYECTO) ubicado en la parte inferior de la ventana para transferir dicho presupuesto a las bases que contendrn la informacin de programacin y de seguimiento de las actividades y subactividades de dicho proyecto. COPIA: Cuando un usuario quiere ingresar el presupuesto de un proyecto y ste tiene una estructura muy similar al de otro proyecto que ya est digitado, el botn COPIA de la ventana PRESUPUESTO le proporciona la facilidad de copiar la estructura de uno al otro, ahorrndose as la digitacin del mismo. Para llevar a cabo esta copia de estructura de presupuesto el usuario se debe ubicar en la ventana PRESUPUESTO del proyecto que ofrece su estructura y seleccionar el botn COPIA en la parte inferior de la ventana. Se abre otra ventana donde se debe escoger el proyecto receptor de la estructura y aceptar la copia por medio del botn COPIAR y luego contestando afirmativamente a la pregunta que aparece en la ventana VERIFICA.
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REPORTES de la ventana de PRESUPUESTO
Para utilizar el botn IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior de la ventana PRESUPUESTO, el usuario se debe ubicar en la zona PROYECTO y hacer uso del mismo, el cual permite la produccin de 4 reportes: Cuantificacin de Insumos, Presupuesto Formato Ejecutivo, Presupuesto Formato Resumen, Presupuesto en Detalle. Figura 31
Figura 31
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IV.1.7
Ventana de Ingresos Y Beneficios
Al hacer clik bien sea en Ingresos o en Beneficios el usuario puede manipular la informacin concerniente a esta haciendo uso de los botones ubicados en la parte inferior; ahora bien, si lo que quiere es desplazarse a travs de proyectos el usuario puede hacerlo a travs de los botones ubicados en la parte superior; de igual forma a travs de hacer clik en los botones editar o agregar de la parte inferior se puede digitar el valor de salvamento del proyecto. Figura 32.
Figura 32
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IV.1.8
Ventana de Resumen de Evaluacin
Al hacer clik en esta pantalla el usuario puede manipular la informacin concerniente a la resumen de Evaluacin por medio del uso de los botones ubicados en la parte inferior; ahora bien, si lo que quiere es desplazarse a travs de proyectos el usuario puede hacerlo a travs de los botones ubicados en la parte superior. El botn agregar puede o no estar habilitado dependiendo si el proyecto tiene o no informacin relacionada con el resumen de evaluacin Financiera. Figura 33.
Figura 33
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IV.1.9
Ventana de Programacin Fsica Financiera
Se ingresa a la ventana PROGRAMACION FISICA FINANCIERA a partir del botn de mismo nombre para ingresar la informacin sobre la forma como se espera llevar a cabo la inversin, . Figura 34
Figura 34 Esta ventana es tambin de tipo mltiple y est conformada por tres zonas: proyecto, categora de inversin y actividad. El nivel subactividad desaparece debido a que la programacin y el seguimiento se realizan exclusivamente a nivel de actividad. Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrs respecto de la zona seleccionada. PROYECTO En esta zona, se debe ingresar en el campo Fecha inicio prog. La fecha programada para iniciar la ejecucin del proyecto y en el campo Periodicidad aquel con el cual se va a observar el proyecto durante su seguimiento. En el campo Meta financiera aparece de manera automtica el dato del costo directo total del proyecto, el cual coincide con el mismo dato en la ventana PRESUPUESTO.
Los datos de la fecha programada para iniciar la ejecucin y el perodo de
observacin para el seguimiento son de suma importancia dado que a partir de ellos se hacen posteriormente una serie de clculos que ubican informaciones
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en perodos diferentes dependiendo de fechas que va solicitando el sistema. Adicionalmente, es indispensable ingresar los datos de programacin antes de continuar con la siguiente funcin del sistema: la estructura financiera. CATEGORIA DE INVERSION En esta zona aparecen desplegados los datos relativos al Cdigo y la Descripcin de las categoras de inversin y la Meta Financiera ingresados a partir de la ventana PRESUPUESTO. El campo Peso % / Proy se despliega automticamente y corresponde al peso monetario de la categora en cuestin respecto del valor total del proyecto. Cabe resaltar que esta seccin no es editable. ACTIVIDAD El seguimiento del proyecto se hace a nivel actividad. Por esta razn su informacin de programacin se lleva igualmente solo a nivel de actividad. En la zona actividad los campos Cdigo, Descripcin, Unidad Maestra y Peso % / Proy, se despliegan automticamente. Debajo de estos campos se encuentra el rea denominada Metas Acumuladas por Perodo donde se ingresa la informacin de programacin, perodo por perodo, de cada una de las actividades. Despus de seleccionar la zona ACTIVIDAD se debe oprimir el botn EDITAR para que permita la inclusin de la informacin. El perodo INICIAL sirve para guardar informacin sobre el estado de la actividad en cuestin en el caso de que se est programando un proyecto que ya se encuentre en ejecucin y la actividad ya tiene algn avance. En el rengln de cada perodo aparece el valor acumulado de la meta en el perodo en cuestin. El rengln TOTAL muestra los valores a los cuales hay que llegar; adicionalmente por medio de hacer clik en el botn calcular se procesa la informacin a mostrar en la estructura financiera.
REPORTE de la ventana de PROGRAMACION FISICO FINANCIERA
Para utilizar el botn IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior de la ventana PROGRAMACION FISICO FINANCIERA, el usuario se debe ubicar en la zona PROYECTO y hacer uso del mismo, permite imprimir el reporte de la Programacin Fsico Financiera del proyecto.
Ficha Tcnica
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IV.1.10 Ventana de Estructura Financiera

Concluido el proceso de manipulacin de informacin de programacin de la inversin nos preparamos a observar la informacin digitada en la Metodologa General Ajustada relacionada con los Fuentes, las Tipos de Aporte y los montos de financiacin del proyecto. Para este efecto se abre la ventana ESTRUCTURA FINACIERA desde el botn ESTRUCT. FINANCIERA. Figura 35
Figura 35 Esta ventana contiene la informacin financiera del proyecto agrupada ya sea por PERIODOS o por VIGENCIAS PRESUPUESTALES. En la parte inferior izquierda de la ventana aparecen dos botones, Perodos y Vigencias que permiten al usuario ubicarse en una o en otra. Perodos Al hacer uso del botn PERIODOS el sistema se ubica en una zona de la ventana que contiene campos con la siguiente informacin:
Entidades, fuentes y montos de financiacin originalmente solicitados (informacin
ubicada en el costado izquierdo de la ventana, bajo las columnas Monto Original Solicitado y Meta Financiera) rengln P Programado y en el rengln E Ejecutado que aparecen al lado del ttulo de la columna Monto Original Solicitado). Esta informacin no se ingresa en
Montos financieros programados y ejecutados por perodo (informacin ubicada en el

Ficha Tcnica
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esta ventana. Ella proviene de la que se captura en las ventanas PROGRAMACION FISICA FINANCIERA y EJECUCION FISICA FINANCIERA, desplegndose aqu automticamente. Los perodos que aparecen en esta ventana corresponden con la periodicidad ingresada en la ventana PROGRAMACION FISICA FINANCIERA. El campo Total en el rengln P despliega el dato del valor total del proyecto, proveniente de la informacin de programacin ingresada en la ventana PROGRAMACION FISICA FINANCIERA.
Recursos financieros Programados e Ingresados, por perodo, para cada entidad y
fuente de financiacin (informacin ubicada en el conjunto de renglones P (Programado) e I (Ingresado) del costado derecho de la ventana). La programacin de los recursos (rengln P) se captura a travs de esta ventana. El ingreso de recursos (rengln I) solo despliega informacin que se captura, en la ventana INGRESOS, durante la etapa de seguimiento a la inversin.
Vigencias Al hacer uso del botn VIGENCIAS el sistema se ubica en una zona de la ventana que contiene la informacin sobre los montos de financiacin, por entidad y fuente de financiacin y por vigencias presupuestales, para las que el proyecto requiere recursos (ficha EBI, captulo 11). Los botones de desplazamiento, ubicados debajo de los botones Perodos y Vigencias, permiten moverse entre las columnas de perodos o de vigencias. Los botones de desplazamiento (PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE Y ULTIMO), ubicados en la parte inferior de la ventana, permiten moverse entre filas que representan entidades y fuentes de financiacin. NOTA: el nico registro (fila) que se puede editar y trabajar en un determinado momento es aquel que se encuentra en cabeza de lista, justo debajo del ttulo de columna Meta Financiera y cuyo color es mas fuerte. Para cambiar de un proyecto a otro se utiliza el campo PROYECTO donde la flecha que hace parte del mismo permite abrir una tabla con todos los nmero de proyectos y seleccionar un proyecto diferente. INGRESO DE INFORMACION La informacin a ingresar en primera instancia proviene del captulo 11 de la ficha EBI. Fuente, Tipo de Aporte, Cifras en Miles de Pesos del Ao, Semestre y Monto Original Solicitado Se inicia el proceso de captura ingresando la informacin contenida en el captulo 11 de la ficha EBI en los campos de Fuente y Tipo de Aporte. Al hacer uso del botn AGREGAR para tal efecto, el sistema se ubica automticamente en el campo Etapa y luego Fuente mostrando el registro inicial de dicha tabla (Sin Asignacin). Con la ayuda del ratn se abre la tabla de Fuentes y el usuario puede escoger la Fuente requerida. Una vez escogido, haciendo uso de la tecla de tabulacin se desplaza al campo Tipo de Aporte y procede de la misma manera. Seleccionada la Tipo de Aporte, con el tabulador se desplaza al campo Cifras Ao, donde se digita el ao (4 cifras) en que las cifras se formularon, luego salta al campo Semestre, para digitar el semestre (1 o 2) en que las cifras se formularon, por ltimo, se ingresa el Monto Original Solicitado para dicha entidad y fuente, en la ficha EBI. Por medio del botn GUARDAR se acepta la informacin recin ingresada y sta pasa a formar parte del cuadro.
Ficha Tcnica
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Se repite esta accin para cada entidad/fuente/Cifras Ao/Semestre/Monto Original Solicitado de financiacin.
Al
ingresar
los
valores
de
otros
Fuente/Tipo
aporte/Cifras
Ao/Semestre/Monto Original Solicitado el sistema utiliza el campo superior de la columna Monto Original Solicitado para permitir al usuario ingresar el nuevo monto, dando la impresin de que borra el monto previamente capturado all. Sin embargo es solamente un mecanismo del sistema para recibir el dato. Una vez validada la informacin a partir del botn GUARDAR, la totalidad de cifras aparece en la columna.
Perodos Concluido el ingreso de las diferentes entidades y fuentes de financiacin as como las Cifras Ao,Semestre y montos orignales solicitados para financiar el proyecto se procede a capturar la informacin de Programacin de Ingresos al proyecto. Dicha informacin aparece en la primera ficha de seguimiento que corresponde a la programacin. Para ingresarla al sistema se inicia activando la zona derecha de la ventana a partir del botn EDITAR. Una vez activada se utiliza el rengln P (Programado), de cada entidad financiadora, para incluir los ingresos programados de la entidad en cada perodo. El rengln Totales presenta, para los recursos Programados y los Ingresados, la suma, en cada perodo, de los montos financiados por las diferentes entidades. El rengln Acumulados presenta, para las mismas variables, el acumulado hasta el perodo en cuestin. Vigencias A partir de la informacin consignada en el captulo 11 de la ficha EBI, se ingresan los datos correspondientes para las diferentes entidades y fuentes de financiacin, en las diferentes vigencias. El nmero de vigencias disponibles se determinan por los campos de Inicio (ao en cuatro dgitos) y Final (ao en cuatro dgitos) de las Vigencias de Ejecucin ubicados en la venta de CLASIFICACION. El rengln Totales presenta, para cada vigencia presupuestal, el total financiado por las diferentes entidades. El rengln Acumulados presenta, para las mismas variables, el acumulado hasta la vigencia presupuestal en cuestin. Concluido el ingreso de informacin relativa a la estructura financiera se hace uso del botn TOTALES, ubicado en la parte inferior de la ventana, para que el sistema calcule los totales por niveles administrativos diferentes. Estos totales son requeridos durante la etapa de programacin de la inversin.
Es importante verificar que la columna de totales de la zona PERIODO
coincida con la de totales de la zona VIGENCIAS, para cada fuente de financiacin.
REPORTE de la ventana de ESTRUCTURA FINANCIERA
La ventana ESTRUCTURA FINANCIERA permite, a partir del botn IMP ESTR que se encuentra en la parte inferior de la ventana, imprimir el reporte de Estructura Financiera Proyecto y por medio del botn IMP VIG que se encuentra en la parte inferior de la ventana, imprimir el reporte de Financiacin de la Inversin.
Ficha Tcnica
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IV.1.11 Ventana de Presupuesto de Operacin

Esta ventana permite el ingreso de la informacin correspondiente al captulo 12 de la Ficha EBI, Ingresos y Costos Anuales de Operacin de un Ao Tpico del Proyecto. Por medio del botn AGREGAR, se ingresa para cada proyecto tres (3) posibles conceptos de ingresos por operacin y cuatro (4) posibles Entidades y Fuentes de Financiacin que asumiran los costos de operacin del proyecto una vez termine su ejecucin, todos con sus respectivos valores, por lo tanto, se generan totales para Ingresos y Costos en forma automtica. Figura 36
Figura 36
Las Entidades y Fuentes de Financiacin se toman del catlogo con el
mismo nombre. Si al escoger los costos no existe la Entidad y/o Fuente de financiacin, debe dirigirse al catlogo para adicionarlos y luego volver de nuevo a la ventana de PRESUPUESTO DE OPERACIN. Este proceso debe realizarse cada vez que exista la situacin anterior mencionada.
Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse entre proyectos.
IV.1.12 Ventana de Indicadores de Productos

En esta ventana se ingresa la informacin relativa a los productos que resultarn de la inversin. Dicha informacin se encuentra en el captulo 6.1 de la ficha EBI.
Ficha Tcnica
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En la ventana PRODUCTOS los botones de desplazamiento en la parte superior permiten moverse entre proyectos. Los botones de desplazamiento en la parte inferior permiten moverse entre productos. Figura 37
Figura 37 En este punto del proceso, por medio del botn AGREGAR, se ingresa para cada proyecto y en forma automtica uno a uno los productos con base en el catlogo del mismo nombre, mostrando el cdigo, definicin o nombre y la unidad del producto. Para cada uno de los productos se debe seleccionar el Perodo en el cual se espera observar el comportamiento del producto, la Fecha y valor de la Meta Programada. El sistema calcula automticamente el Grado de Cumplimiento del producto. Cada vez que se valida la informacin ingresada, por medio del botn GUARDAR, se actualiza la grfica del costado derecho de la ventana en la cual aparece de manera grfica la situacin del producto para cada perodo, el valor programado. NOTA: mas tarde, en la etapa de seguimiento se proceder a ingresar la informacin de perodo y meta ejecutada, informacin reportada en las fichas de seguimiento. Los botones de la parte superior de la ventana sirven para moverse entre proyectos. Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse entre productos de un mismo proyecto.
REPORTE de la ventana de PRODUCTOS
Ficha Tcnica
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La ventana PRODUCTOS permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en su parte inferior, la produccin del reporte Ficha de evaluacin de productos. La ventana de PRODUCTOS tambin permite, a partir del botn PORTAFOLIO que se encuentra en su parte inferior, la produccin, segn se explica a continuacin, de una serie de reportes de Productos, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que all se presentan. En la seccin de Variables se escogen las variables que van a intervenir en el reporte de proyectos radicados, en la seccin de Campos se selecciona un valor especfico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora. Las varibles son: Entidad (la que presenta el proyecto al Banco), Entidad Cofinanciadora, Programa del Plan de Desarrollo, Subprograma del Plan de Desarrollo, Programa de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Subprograma de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Tipo Especfico de Gasto (Programa Presupuestal), Sector (Subprograma Presupuestal), Departamento, Divisin Departamental, Municipio y Divisin Municipal. De igual manera, existe un campo para cada una de las variables mencionadas. En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos radicados con sus productos que se encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos radicados con sus productos entre la fecha inicial y final definidas.
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IV.1.13 Ventana de Otros Indicadores

La ventana INDICADORES es de tipo mltiple al permitir manejar dos grupos de informacin: PROYECTO e INDICADORES DE RESULTADO. A partir de estas zonas es posible ingresar al sistema tanto la informacin sobre indicadores de evaluacin como de indicadores de resultado. Figura 38
Figura 38 Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrs respecto de la zona seleccionada: proyectos o indicadores. Se inicia el ingreso de esta informacin seleccionando la zona PROYECTO en la parte superior de la ventana. Al seleccionarse el nombre de la zona cambia de color azul a rojo activndola y permitiendo el ingreso de los indicadores de evaluacin que se toman del captulo 9.2 de la ficha EBI.
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Se contina, activando la parte inferior de la ventana a partir de la seleccin del botn INDICADORES y aadiendo los indicadores (impacto, gestin, eficiencia, generacin de empleo y ciencia y tecnologa), por medio del botn AGREGAR y seleccionado el tipo de indicador, se ingresa para cada proyecto y en forma automtica los indicadores con base en el catlogo del mismo nombre, mostrando el cdigo, definicin o nombre y la unidad de medida del Indicador. Es exigible por lo menos un indicador de impacto y gestin, para el caso de eficiencia, generacin de empleo y ciencia y tecnologa se requiere por lo menos uno de cada uno, siempre y cuando el proyecto solicite recursos a la Nacin. Para cada uno de los indicadores se debe seleccionar el Perodo en el cual se espera observar el comportamiento del indicador, la Fecha y el V.I.P. (valor indicador programado). El sistema calcula automticamente el G.C.I. (grado de cumplimiento del indicador). Cada vez que se valida la informacin ingresada, por medio del botn GUARDAR, se actualiza la grfica del costado derecho de la ventana en la cual aparece de manera grfica, para cada perodo, el valor programado de los indicadores. NOTA: mas tarde, en la etapa de seguimiento se proceder a ingresar la informacin de perodo, fecha y V.I.M (valor indicador medido). El botn IND. EVAL. que se encuentra ubicado en la parte inferior de la ventana, permite abrir una ventana nueva para visualizar los Indicadores de Evaluacin del proyecto, en el caso de haber escogido en la ventana CLASIFICACION un proyecto tipo, la zona Indicadores compara el proyecto sobre el que se est trabajando con dicho proyecto tipo, en trminos de los Costos por Unidad de Producto, Costo por Beneficiario y Costo por Unidad de Tiempo, comparados con los rangos de referencia mostrando que tan cercanos o alejados estn el uno del otro. Indicadores de Evaluacin, a travs accionar este botn el usuario podr observar los indicadores de evaluacin dentro de un proceso comparacin con relacin al proyecto tipo. Figura 39
Ficha Tcnica
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Figura 39 REPORTE de la ventana INDICADORES
La ventana INDICADORES permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en su parte inferior, la produccin del reporte Ficha de evaluacin de objetivos.
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IV.1.14 Ventana de Estado Licencias y Estudios

En esta ventana se ingresa la informacin de Estado Actual del Proyecto (ficha EBI, captulo 13), Estudios que Respaldan el Proyecto (ficha EBI, captulo 14), Licencia Ambiental (ficha EBI, captulo 10) y Diligenciamiento de la ficha EBI (ficha EBI, captulo 15). Por medio de los botones de EDITAR y GUARDAR ubicados en la parte inferior de la ventana, se permite ingresar y/o modificar y salvar la informacin para cada proyecto. Figura 40
Figura 40 Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y LTIMO permiten moverse entre proyectos.
IV.2 Componente Concepto de Viabilidad

La instancia encargada de emitir el concepto de viabilidad de un proyecto hace uso de las funciones de RESPONSABLE del concepto de viabilidad y de REGISTRO, definidas para ello en el sistema y que se explican a continuacin
Ficha Tcnica
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Ficha Tcnica
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IV.2.1
Ventana de Responsable
Una vez estudiado el proyecto por la instancia competente y obtenido un concepto sobre su viabilidad, esta ventana permite consignar dicha informacin que se encuentra en el captulo 17 de la ficha EBI. Existen tres niveles de viabilidad (municipal, departamental y nacional) para permitir conceptos provenientes de diversos niveles administrativos, cuando stos aportan recursos a un mismo proyecto. En esta pantalla tambin observamos cada uno de los responsables de los anlisis. Figura 41
Figura 41 Cabe resaltar aqu que la fecha no puede ser inferior a la fecha de radicacin tanto para la fecha de ingreso a la etapa como para la fecha del concepto sectorial favorable.
Ficha Tcnica
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IV.2.1.1
Ventana de Respecto al Proyecto
EL botn ubicado en la parte inferior derecha, con el nombre Respecto al proyecto, nos conduce a la viabilidad respecto a la identificacin, preparacin y Evaluacin a proyectos Figura 42.
Figura 42 Recuerde que para poder emitir viabilidad con relacin al proyecto, este debe tener concepto sectorial favorable positivo, de lo contrario este no se podr emitir de igual forma la fecha no puede ser inferior a la fecha de ingreso a la etapa de viabilidad.
Ficha Tcnica
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IV.2.1.2
Ventana de Indicadores
EL botn ubicado en la parte inferior, con el nombre Indicadores, nos conduce a una pantalla que permite consultar la informacin consolida por etapas de la estructura financiera por insumos, estructura del presupuesto por categoras, fuentes de financiacin del proyecto Figura 43.
Figura 43 En la zona Estructura del Presupuesto por Insumos despliega informacin del presupuesto del proyecto relativa a su discriminacin por monto materiales, monto recurso humano, monto de equipo y/o costos indirectos, cuando: a nivel de las actividades se ingres dicha discriminacin a nivel de subactividades, sin hacer uso de una base de costos, se ingres dicha discriminacin a nivel de subactividades se utilizaron insumos o precios unitarios de una base de costos En la zona Estructura del Presupuesto por Categora de Inversin despliega informacin del presupuesto del proyecto acumulada a nivel de sus diferentes categoras de inversin por etapas.
Ficha Tcnica
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En la zona Fuentes de Financiamiento despliega informacin sobre las entidaes, fuentes y montos de financiacin, proveniente de los datos de programacin de los recursos de las diversas fuentes de financiacin consignados en la ventana ESTRUCTURA FINANCIERA por etapas. EL botn de PRIORIZAR, que se encuentra en el conjunto de botones, permite acceder a la ventana PRIORIZACION DEL PROYECTO, a fin de establecer el puntaje total con base en los criterios de priorizacin definidos mediante la ponderacin de cada uno de ellos en alto 70-99; medio 40-69; bajo 0-39. Figura 44
Figura 44
EL botn de Control nos conduce a la pantalla que como su nombre lo indica es el control posterior que puede realizar la oficina de planeacin respecto al proyecto Figura 45
Ficha Tcnica
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IV.2.1.3
Ventana de Control
EL botn ubicado en la parte inferior, con el nombre Control, nos conduce al formato que manipula la informacin relacionada con el Control posterior que debe realizar las secretarias de planeacion/Banco o quien haga sus veces Figura 45.
Figura 45 Cabe resaltar que el nombre del funcionario responsable no puede ir en blanco si tiene o no previo concepto, igualmente, se debe digitar las observaciones que motivaron o no el previo concepto. Esta pantalla tambin se maneja con diferentes niveles en la medida que el proyecto lo amerite. REPORTE de la ventana de RESPONSABLE La ventana VIABILIDAD permite, a partir del botn INF. VIAB. Que se encuentra en la parte inferior, imprimir el Informe de Viabilidad del proyecto.
Ficha Tcnica
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IV.3 Registro
El banco de proyectos, una vez un proyecto ha sido conceptuado como viable, procede a darle registro por medio del sistema resultando dicho registro en la asignacin de su cdigo BPI. Figura 46.
Figura 46 Al ingresar a la ventana REGISTRO y por medio del boton EDITAR ubicado en la parte inferior de la ventana, se introduce la fecha de ingreso a esta etapa. La introduccin de la fecha genera automticamente la conversin del cdigo de radicacin en cdigo de registro del proyecto: Cdigo BPI (Ej. 2006-068000-0010), el cual est compuesto por el Ao de Vigencia (segn ejemplo 2000) del proyecto, el cdigo del Tipo de Instalacin (segn ejemplo 0-tipo instalacin banco), el cdigo Dane del Departamento y Municipio donde se ecuentra instalado el Ssepi (segn ejemplo 05001- Medellin, Antioquia) y el Nmero Consecutivo del proyecto para la misma vigencia. Luego del ingreso de la fecha y la generacin del cdigo BPI, se deben digitar los campos de Nombre, Correo Electrnico, Telfono, Fax y Observaciones del responsable del registro. Finalizado, el ingreso de la anterior informacin se almacena haciendo uso del botn de GUARDAR ubicado en la parte inferior de la ventana. Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse entre proyectos.
REPORTES de la ventana de REGISTRO

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Ficha Tcnica
La ventana VIABILIDAD permite, a partir del botn FICHA EBI que se encuentra en la parte inferior, imprimir el Ficha de Estadsticas Bsicas de Inversin, EBI del proyecto. La ventana REGISTRO tambin permite, a partir del botn PORTAFOLIO que se encuentra en su parte inferior, la produccin de una serie de reportes de proyectos registrados o de proyectos no viables, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que all se presentan. A continuacin se explica la manera de seleccin de campos de control del reporte. En el campo Opciones se escoge en primer lugar si se quiere el reporte de proyectos registrados o el reporte de proyectos no viables. Al escoger la opcin proyectos registrados, en la seccin de Variables se definen las variables que van a intervenir en el reporte, en la seccin de Campos se selecciona un valor especfico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora. Las varibles son: Entidad (la que presenta el proyecto al Banco), Entidad Cofinanciadora, Programa del Plan de Desarrollo, Subprograma del Plan de Desarrollo, Programa de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Subprograma de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Tipo Especfico de Gasto (Programa Presupuestal), Sector (Subprograma Presupuestal), Departamento, Divisin Departamental, Municipio y Divisin Municipal. De igual manera, existe un campo para cada una de las variables mencionadas. En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos registrados que se encuentren en la base de datos. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos registrados entre la fecha inicial y final definidas. Al escoger la opcin de proyectos no viables, el sistema salta inmediatamente a la zona Fechas para el reporte, si las fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos en la base con concepto negativo de viabilidad. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos conceptuados como no viables entre la fecha inicial y final definidas. NOTA Con el registro de proyectos se concluye una etapa importante del proceso que es contar con un conjunto de proyectos de inversin considerados como viables que, en la siguiente etapa, concursarn por los recursos de inversin pblica disponibles. Esta etapa es la de PROGRAMACION DE LA INVERSION, y se apoya por una serie de facilidades del SSEPI que se explican en el siguiente punto de este manual.
IV.4 Componente de Programacin de la Inversin

Las funciones que provee el Ssepi para apoyar el proceso de programacin de la inversin, en la entidad territorial, tiene que ver con: la DISTRIBUCION DE LA CUOTA DE INVERSION la elaboracin de los ANTEPROYECTOS DE INVERSION de las dependencias que forman parte del presupuesto en la entidad territorial la elaboracin del PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSION - POAI
IV.4.1
Ficha Tcnica
Ventana de Distribucin de la Cuota de Inversin

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Por medio del botn DISTRIBUCION CUOTA se accede a la ventana DISTRIBUCION DE LA CUOTA DE INVERSION donde el sistema permite ingresar las cuotas de inversin acordadas para la vigencia presupuestal que se est programando. Dichas cuotas representan la distribucin sectorial de los recursos de inversin disponibles, entre las dependencias de la administracin que forman parte del presupuesto de la entidad territorial. Figura 47
Figura 47 Se inicia el ingreso de informacin seleccionando, en el campo Vigencia, la vigencia presupuestal que se quiere programar. Se puede seleccionar como vigencia a programar nicamente entre dos posibilidades: aquella correspondiente al ao calendario en el que se est aquella correspondiente al ao siguiente al ao calendario en el que se est. Si se selecciona una vigencia donde nunca se ha ingresado informacin, el nico botn que quedas habilitado es el de AGREGAR, permitiendo agregar entidades que forman parte del presupuesto de la entidad territorial, sean estas del nivel central o del nivel descentralizado y definirles su informacin. Dicha informacin puede corresponder a: si se trata de una instalacin del Ssepi en un departamento:
en el recuadro superior aparecer el ttulo Cuota Asignada si se trata de una

entidad del nivel central departamental o el ttulo Transferencia deI Presupuesto si se trata de una entidad del nivel descentralizado departamental.
Ficha Tcnica
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En el campo Monto Original se deber ingresar el monto que le correspondi, a la entidad en cuestin, por cuota o por transferencia.
en el recuadro inferior, para una instalacin departamental no permite ingresar

informacin dado que sta compete exclusivamente a los municipios. si se trata de una instalacin del SSEPI en un municipio:
en el recuadro superior aparecer el ttulo Cuota Asignada si se trata de una

entidad del nivel central municipal o el ttulo Transferencia del Presupuesto si se trata de una entidad del nivel descentralizado municipal. En el campo Monto Original se deber ingresar el monto que le correspondi, a la entidad en cuestin, por cuota o por transferencia.
en el recuadro inferior se deber ingresar, cuando sea el caso, para las entidades
del nivel central y/o las del nivel descentralizado, lo que les haya correspondido por Transferencia de los Ingresos Corrientes de la Nacin. Si se selecciona una vigencia donde ya se ha ingresado informacin, el usuario puede tanto agregar nuevas entidades y su respectiva informacin como modificar la informacin de aquellas ya ingresadas.
REPORTES de la ventana DISTRIBUCION DE LA CUOTA DE INVERSION
La ventana DISTRIBUCION DE LA CUOTA DE INVERSION permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior, imprimir los siguientes reportes: Cuota Sectorial de Inversin - Departamento, Cuota Sectorial de Inversin - Municipio y Listado de Proyectos Viables.
Ficha Tcnica
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IV.4.2
Ventana de Anteproyectos de Inversin
El botn ANTEPROYECTOS permite abrir la ventana ANTEPROYECTO DE INVERSION y elaborar los anteproyectos de inversin de las diferentes entidades o dependencias que forman parte del presupuesto de la entidad territorial. Figura 48
Figura 48 Los anteproyectos se elaboran a partir de la cuota de inversin 3 que le fue comunicada a la entidad o dependencia y del listado de proyectos viables registrados en el banco de proyectos que le fue remitido. Con estos dos insumos, pueden decidir qu proyectos viables va a financiar hasta agotar la cuota que le fue asignada. El Ssepi facilita esta tarea mostrndole al usuario encargado de construir el anteproyecto una serie de informaciones que le proveen elementos de anlisis y de decisin sobre los proyectos a dejar definitivamente incluidos en el anteproyecto. Esta ventana est compuesta por dos zonas: ENTIDAD y PROYECTO ENTIDAD Se inicia este proceso escogiendo, en la zona ENTIDAD, la Vigencia para la que se desea elaborar el anteproyecto. Una vez escogida, se debe seleccionar la Entidad o dependencia para la que se va a realizar el anteproyecto. Al seleccionarla, se despliegan
3
Solamente aquellas entidades o dependencias a las que se les defini informacin en la ventana DISTRIBUCION DE LA CUOTA DE INVERSION se tienen en cuenta para la elaboracin de los anteproyectos.
Ficha Tcnica
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automticamente, en el espacio inmediatamente inferior, una serie de cifras de inters para el usuario y que fueron ingresadas al sistema por medio de la ventana DISTRIBUCION DE LA CUOTA DE INVERSION. Dichos datos pueden ser: si se trata de una instalacin del Ssepi en un departamento:
si la entidad en cuestin es del nivel central departamental, en el primer rengln se

despliega el Monto Original de la Cuota Asignada. El rengln de Monto Comprometido va variando a medida que se van incluyendo o excluyendo proyectos en el anteproyecto.
si la entidad en cuestin es un establecimiento pblico departamental, en el primer

rengln se despliega el Monto Original de la Transferencia del Presupuesto. El rengln de Monto Comprometido va variando a medida que se van incluyendo o excluyendo proyectos en el anteproyecto.
en el campo
Transferencia de los Ingresos Corrientes de la Nacin no aparece informacin (solo para municipios)
si se trata de una instalacin del SSEPI en un municipio:
si la entidad en cuestin es del nivel central municipal, en el primer rengln se

despliega el Monto Original de la Cuota Asignada. El rengln de Monto Comprometido va variando a medida que se van incluyendo o excluyendo proyectos en el anteproyecto.
si la entidad en cuestin es un establecimiento pblico municipal, en el primer

rengln se despliega el Monto Original de la Transferencia del Presupuesto. El rengln de Monto Comprometido va variando a medida que se van incluyendo o excluyendo proyectos en el anteproyecto.
En el tercer rengln se despliega el Monto Original de las Transferencia de los

Ingresos Corrientes de la Nacin. El cuarto rengln, Monto Comprometido, va variando a medida que se van incluyendo o excluyendo proyectos en el anteproyecto. PROYECTO En la zona PROYECTO se procede a seleccionar aquellos proyectos que la entidad o dependencia consideran que deben ser financiados y por lo tanto deben quedar incluidos en su anteproyecto. Para incluir o excluir un proyecto del anteproyecto se hace uso de la casilla Incluir en el Anteproyecto de Inversin, ubicada en el extremo inferior derecho de la ventana. Para pasar de un proyecto a otro se utilizan los botones de desplazamiento (PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO) o el botn BUSCAR. Al ubicarse en un determinado proyecto el sistema despliega, en la ventana, su estructura financiera ordenada de acuerdo al nivel administrativo que financia el proyecto (por el lado de las columnas) y de acuerdo al tipo de recurso (por el lado de las filas). El mayor nivel de detalle que se obtenga en esta ventana, respecto de las fuentes de financiacin del proyecto, depende de la discriminacin que se haya introducido en la ventana ESTRUCTURA FINANCIERA. La inclusin o exclusin de proyectos en el anteproyecto hacen variar los diferentes campos de Monto Comprometido en la parte superior de la ventana.
REPORTES de la ventana ANTEPROYECTO DE INVERSION
La ventana ANTEPROYECTO DE INVERSION permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en su parte inferior, imprimir los anteproyectos de inversin de las entidades del sector central o descentralizadas, ya sea del departamento o del municipio.
Ficha Tcnica
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En el campo Opciones se escoge el tipo de reporte, esto son: entidades del sector central departamental, entidades descentralizadas del departamento, entidades del sector central municipal, entidades descentralizadas del municipio o plan de inversiones de forsoza asignacin. Al escoger las primeras cuatro opciones de anteproyectos de inversin, en la seccin de Variables se definen las variables que van a intervenir en el reporte, en la seccin de Campos se selecciona un valor especfico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora. Las varibles son: Entidad (la que presenta el proyecto al Banco), Entidad Cofinanciadora, Programa del Plan de Desarrollo, Subprograma del Plan de Desarrollo, Programa de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Subprograma de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Tipo Especfico de Gasto (Programa Presupuestal), Sector (Subprograma Presupuestal), Departamento, Divisin Departamental, Municipio y Divisin Municipal. De igual manera, existe un campo para cada una de las variables mencionadas. En los diferentes casos se debe seleccionar la vigencia (ubicada en la parte inferior de la ventana) para la que se desea limitar el contenido del reporte. Al escoger la opcin de Plan de Inversiones de Forsoza Asignacin no se permite seleccionar las variables, ni campos de la ventana, dejando el reporte fijo por entidad y sector , y al igual que en la opciones anteriores se debe seleccionar la vigencia (ubicada en la parte inferior de la ventana) para la que se desea limitar el contenido del reporte.
IV.4.3 P.O.A.I.
Ventana del Plan Operativo Anual de Inversin
El botn PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSION - POAI abre una ventana que ofrece al usuario la posibilidad de escoger las siguientes opciones: Plan Operativo Anual de Inversiones P.O.A.I. Consolidado, Simulacin Plan Operativo Anual de Inversiones P.O.A.I., Plan de Inversiones de Forzosa Asignacin P.I.F.A. y Simulacin Plan de Inversiones de Forzosa Asignacin P.I.F.A. Para las opciones Plan Operativo Anual de Inversiones P.O.A.I. Consolidado y Simulacin Plan Operativo Anual de Inversiones P.O.A.I., en la seccin de Variables se definen las variables que van a intervenir en el reporte, en la seccin de Campos se selecciona un valor especfico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora. Las varibles son: Entidad (la que presenta el proyecto al Banco), Entidad Cofinanciadora, Programa del Plan de Desarrollo, Subprograma del Plan de Desarrollo, Programa de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Subprograma de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Tipo Especfico de Gasto (Programa Presupuestal), Sector (Subprograma Presupuestal), Departamento, Divisin Departamental, Municipio y Divisin Municipal. De igual manera, existe un campo para cada una de las variables mencionadas. Figura 49
Ficha Tcnica
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Figura 49 En los diferentes casos se debe seleccionar la vigencia (ubicada en la parte inferior de la ventana) para la que se desea limitar el contenido del reporte. Si lo que se quiere es realizar una simulacin del Poai, adicionalmente, se debe escoger a precios constantes de que ao, donde los posibles aos que se muestran son: en primer lugar el de vigencia actual ms los cuatro aos siguientes al primero, y de acuero al ao seleccionado, salta a la columna Tasa Estimada permitiendo ingresar los valores porcentuales de IPC (Indice de Precios al Consumidor) proyectados para cada Vigencia futura hasta llegar al ao escogido. Ingresados todos los valores porcentuales el cursor se ubica en el botn Ejecutar Simulacin POAI, permitiendo as efectuar la proyeccin en forma automtica de los requerimientos de recursos para las vigencias diferentes a las que se est programando. Por ltimo con el botn ACEPTAR ubicado en la parte inferior derecha de la ventana, se permite visualizar o imprimir el reporte. Para las opciones Plan de Inversiones de Forzosa Asignacin P.I.F.A. y Simulacin Plan de Inversiones de Forzosa Asignacin P.I.F.A., al igual que en anteproyectos de inversin, no se permite seleccionar las variables, ni campos de la ventana, dejando el reporte fijo por entidad y sector, teniendo que seleccionar la vigencia (ubicada en la parte inferior de la ventana) para la que se desea limitar el contenido del reporte. De igual manera, si lo que se quiere es simular se deben efectuar los pasos descritos en el prrafo anterior. NOTA: Para que las simulaciones tengan xito, es importante mantener actualizado el catlogo de Indices de Precios al Consumidor, Ipc.
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IV.5 Componente de Seguimiento a la Ejecucin

Como resultado del proceso de programacin de la inversin y la liquidacin del presupuesto, una serie de proyectos de inversin resultan con recursos aprobados para su ejecucin. A dicha ejecucin hay que realizarle el seguimiento con el objeto de garantizar que sta se adelante de manera adecuada y en el caso contrario adoptar los correctivos del caso. Las funciones del Ssepi que apoyan esta etapa estn reunidas en el bloque denominado EJECUCION que est compuesto por las funciones de APROBACION, REPROGRAMACION DE LA INVERSION, CONVENIOS, CONTRATOS, SEGUIMIENTO A LOS RECURSOS FINANCIEROS, SEGUIMIENTO FSICO FINANCIERO, SEGUIMIENTO A LOS PRODUCTOS y PLAN ANUAL DE CAJA -PAC.
IV.5.1
Ventana de Aprobacin
Haciendo uso del botn EDITAR se activan los campos de esta ventana para ingresar su informacin, y con el campo GUARDAR se salvan. Figura 50
Figura 50 Los primeros tres campos son Fecha de Aprobacin, No. de Acto Administrativo y Aprobado por. Para el caso de proyectos cofinanciados estos campos se diligencian con la fecha y nmero de acta por medio de la cual la Entidad Cofinanciadora aprob los recursos para el proyecto. En el caso de proyectos que no son cofinanciados se ingresa la fecha y acta de liquidacin del presupuesto de la entidad territorial.
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El campo Programa BPIN permite el ingreso del cdigo que identifica el programa BPIN a cuyo cumplimiento contribuye el proyecto. Este campo es manejado exclusivamente por instalaciones tipo Entidades Cofinanciadoras y Banco de Programas y Proyectos de Inversional Nacional, Bpin. En esta ventana, no se ingresa informacin en las zonas Estructura Financiera Aprobada e Indicadores. La zona Estructura Financiera Aprobada muestra informacin proveniente de la programacin de los recursos de las diversas fuentes de financiacin, consignada en la ventana ESTRUCTURA FINANCIERA que indica la participacin de los diferentes niveles administrativos en la financiacin del proyecto. Si los recursos aprobados difieren de los programados se debe corregir la programacin desde la ventana ESTRUCTURA FINANCIERA.
REPORTE de la ventana de APROBACION
La ventana APROBACION permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en su parte inferior, la produccin del reporte de Proyectos Territoriales que Contribuyen al Cumplimiento de Programas Nacionales. La ventana APROBACION tambin permite, a partir del botn PORTAFOLIO que se encuentra en su parte inferior, la produccin, segn se explica a continuacin, de una serie de reportes de Proyectos Aprobados, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que all se presentan. En la seccin de Variables se escogen las variables que van a intervenir en el reporte de proyectos radicados, en la seccin de Campos se selecciona un valor especfico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora. Las varibles son: Entidad (la que presenta el proyecto al Banco), Entidad Cofinanciadora, Programa del Plan de Desarrollo, Subprograma del Plan de Desarrollo, Programa de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Subprograma de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Tipo Especfico de Gasto (Programa Presupuestal), Sector (Subprograma Presupuestal), Departamento, Divisin Departamental, Municipio y Divisin Municipal. De igual manera, existe un campo para cada una de las variables mencionadas. En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos aprobados que se encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos aprobados entre la fecha inicial y final definidas.
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IV.5.2
Ventana de Reprogramacin
El botn de REPROGRAMACION permite abrir la ventana de REPROGRAMACION FISICA FINANCIERA para efectos de modificar la informacin relacionada con la programacin de un proyecto al que le aprobaron un monto diferente al solicitado, razn por la cual requiere que sus actividades sean reprogramadas de acuerdo con los recursos aprobados. Figura 51
Figura 51 Para realizar las modificaciones se activa la zona de ACTIVIDAD, la cual pasa de color azul a rojo. Haciendo uso del botn EDITAR se activan los campos de Cantidad, Costo Calculado permitiendo el ingreso de sus nuevos valores. El botn GUARDAR salva estos valores. Antes de modificar la informacin de programacin de las metas fsicasy financieras perodo por perodo se debe recalcular el peso de la actividad en cuestin respecto del total del proyecto. Para esto se selecciona la zona de PROYECTO y se ejecuta el recalculo a partir del botn CALCULAR ubicado en la parte inferior de la ventana. Este calculo actualiza igualmente las metas financieras asociadas al proyecto, categora de inversin y actividad. Luego de realizar el calculo se puede proceder a cambiar la informacin de programacin fsico financiera perodo por perodo de las actividades que hayan sufrido modificaciones.
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Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrs respecto de la zona seleccionada: proyecto, categora de inversin y actividada. Adems, la operatividad de esta ventana es exactamente igual a la presentada en la ventana de programacin fsico-financiera, del componente de IDENTIFICACION.
Cuando se encuentra activa la ventana REPROGRAMACION FISICA FINANCIERA, en
el submen Utilitarios del men principal se activa la opcin Ajuste Presupuesto, al seleccionarlo se despliega la ventana REPROGRAMACION DEL PRESUPUESTO que permite modificar el presupuesto del proyecto. Esta ventana consta de cuatro (4) zonas: Proyecto, Categora de Inversin, Actividad y Subactividad. Los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrs respecto de la zona seleccionada, los botones EDITAR y GUARDAR permiten modificar y salvar la informacin respectivamente. El botn CALCULAR se activa si la zona de proyecto est activa, permitiendo efectuar los calculos de las metas fsicas y financieras. Con el botn CERRAR regresamos a la ventana de REPROGRAMACION FISICO FINANCIERA. NOTA: Tenga en cuenta que en las ventanas de reprogramacin anteriormente mencionadas se puede modificar completamente el presupuesto del proyecto, as como la programacin de esta, por lo tanto, la informacin de presupuesto y programacin de actividades que se considerar ser la que haya ingresado a travs de ellas.
REPORTE de la ventana de REPROGRAMACION FISICO FINANCIERA
Para uitlizar el botn IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior de la ventana REPROGRAMACION FISICO FINANCIERA, el usuario se debe ubicar en la zona PROYECTO y hacer uso del mismo, permite imprimir el reporte de la Reprogramacin Fsico Financiera del proyecto.
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IV.5.3
Ventana de Convenios
La ventana CONVENIOS est conformada por cuatro zonas: Datos del Convenio, Giros, Banco e Interventor. Figura 52
Figura 52 En la zona DATOS DEL CONVENIO, en el campo Entre se debe ingresar las partes entre quienes se firma el convenio. Luego se ingresa el Nmero del convenio, la fecha en la que se inicia su ejecucin (Fecha inicial) y la fecha en la que concluye su ejecucin (Fecha final). Si se presenta el caso de ampliar el plazo del convenio se captura este dato en el campo Ampliacin Plazo lo que automticamente modifica el campo Nueva Fecha de Finalizacin. Se deben ingresar igualmente los montos del convenio (Monto Original, Monto Adicional, Monto Actual), el Responsable, su Direccin, su Telfono, su Fax y su Correo Electrnico. En la zona GIROS PACTADOS EN EL CONVENIO se ingresa tanto el Valor como la Fecha de hasta 5 giros realizados al proyecto por cuenta del convenio en cuestin. En la zona BANCO se capturan los datos relacionados con la cuenta que se abre para manejar los recursos del convenio: Nombre, Cuenta No. y Direccin y Ciudad. En la zona RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO (INTERVENTOR) se digita el Nombre, Entidad a la que dicha persona pertenece, el Cargo, el Telfono, el Fax y el Correo Electrnico de la persona responsable de realizar la interventora del convenio.
REPORTES de la ventana de CONVENIOS
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La ventana CONVENIOS permite, a partir del botn PORTAFOLIO, que se encuentra en su parte inferior, la produccin de una serie de reportes de Proyectos con Convenios en estado de legalizacin de convenio o de contratacin, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que all se presentan. En la seccin de Variables se escogen las variables que van a intervenir en el reporte de proyectos radicados, en la seccin de Campos se selecciona un valor especfico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora. Las varibles son: Entidad (la que presenta el proyecto al Banco), Entidad Cofinanciadora, Programa del Plan de Desarrollo, Subprograma del Plan de Desarrollo, Programa de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Subprograma de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Tipo Especfico de Gasto (Programa Presupuestal), Sector (Subprograma Presupuestal), Departamento, Divisin Departamental, Municipio y Divisin Municipal. De igual manera, existe un campo para cada una de las variables mencionadas. En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos con convenios que se encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos con convenios entre la fecha inicial y final definidas.
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IV.5.4
Ventana de Contratos
La ventana CONTRATOS la conforman dos zonas: PROYECTO y CONTRATOS. Figura 53
Figura 53 En la zona PROYECTO se ingresan las fechas de inicio y finalizacin del proceso de contratacin que permitirn realizar el proyecto. En la zona CONTRATOS se captura, para cada contrato, sus datos generales, el perodo que dura el proceso de contratacin, la vigencia del contrato, los montos del contrato y lo relacionado con una eventual ampliacin. Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrs respecto de la zona seleccionada: proyecto o contratos. Se inicia el ingreso (botn EDITAR) de esta informacin seleccionando la zona PROYECTO en la parte superior de la ventana. Al seleccionarse el nombre de la zona cambia de color azul a rojo activndola y permitiendo la captura las fechas de inicio y finalizacin del proceso de contratacin. Por ltimo col el botn GUARDAR salva la informacin digitada. Se contina, activando la parte inferior de la ventana a partir de la seleccin del botn CONTRATOS. Por medio del botn AGREGAR, se ingresa para cada proyecto los datos concernientes a los contratos celebrados descritos en la zona identificada con el mismo nombre.
REPORTE de la ventana de CONTRATOS
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La ventana CONTRATOS permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en su parte inferior, la produccin del reporte de Relacin de Contratos por proyecto.
IV.5.5
Ventana de Seguimiento a los Recursos Financieros
Se inicia el ingreso de informacin en la ventana SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DE LOS RECURSOS haciendo uso del botn EDITAR. Este ubica al usuario en el campo Nivel territoral (Municipal, Departamental o Nacional) y Entidad responsable del seguimiento. Una vez seleccionada la entidad, con la tecla de tabulacin el sistema se desplaza al campo Nombre del Funcionario encargado del seguimiento, su Correo Electrnico, su Telfono y su Fax permitiendo ingresar en ellos la informacin correspondiente. Con el uso del tabulador nuevamente se pasa al campo Fecha de Inicio del Proyecto donde se registra la fecha en que realmente comenzaron las actividades de inversin. El Plazo Estimado de Ejecucin es un valor que despliega automticamente el sistema, tomado del dato que se haba ingresado en la ventana CLASIFICACION y que sirve de referencia cuando se ingresa la informacin del campo Plazo de Ejecucin del Proyecto, en el que se debe consignar el tiempo que dur realmente ejecutar el proyecto. Figura 54
Figura 54 Haciendo uso del tabulador el sistema se ubica en la zona AMPLIACION DE PLAZO, donde, en el caso dado, se indica el nmero de das de una primera y una segunda extensin del plazo de ejecucin del proyecto. Las fechas que se encuentran al lado se actualizan automticamente con el ingreso del nmero de das de ampliacin, mostrando la nueva fecha de conclusin del proyecto. Nuevamente, con la ayuda del tabulador, el sistema se desplaza a la zona DIARIO HISTORICO, donde el usuario puede incluir observaciones relativas al seguimiento.
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Este conjunto de informacin se valida con el botn GUARDAR. La zona INGRESOS no es una zona de captura de informacin. All se despliega informacin relativa al monto total ingresado al proyecto y la fecha del ltimo ingreso. La zona SEGUIMIENTO de esta ventana presenta al usuario tres botones que lo conducen a tres ventanas diferentes: IINGRESOS, ESTRUCTURA FINANCIERA y EGRESOS VENTANA DE INGRESOS A partir del botn INGRESOS el sistema abre la ventana, del mismo nombre, que permite la captura de los montos ingresados al proyecto cada vez que estos ocurran. Figura 55
Figura 55 En la ventana INGRESOS los botones de desplazamiento en la parte superior permiten moverse entre proyectos. Los botones de desplazamiento en la parte inferior permiten moverse entre entidades/fuentes de financiacin. Usando el botn AGREGAR el sistema se ubica en el campo Cdigo Entidad/Fuente permitiendo al usuario seleccionar, en la tabla que se despliega con la ayuda del ratn, el cdigo correspondiente a la entidad y fuente que quiere trabajar. Los campos Entidad Financiadora y Fuente de Financiamiento se despliegan automticamente, una vez seleccionado el cdigo. Luego, con el tabulador, el usuario se desplaza a los campos Fecha, Concepto y Monto e ingresa en ellos los datos correspondientes. Concluido el ingreso de esta informacin se hace uso del botn ESTR. FIN., ubicado en la parte inferior de la ventana, para transferir la informacin de ingresos a la ESTRUCTURA FINANCIERA del proyecto. La fecha que se ingres es la que permite al sistema ubicar automticamente dichos ingresos, en los perodos correspondientes, en la estructura
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financiera facilitando la comparacin entre los datos de recursos Programados y recursos Ingresados.
REPORTE de la ventana de INGRESOS
La ventana INGRESOS permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior, imprimir el reporte Ingresos por Proyecto. VENTANA DE ESTRUCTURA FINANCIERA El botn ESTRUCTURA FINANCIERA permite abrir la ventana correspondiente y observar el comportamiento de los ingresos, por perodos, tanto para lo programado como lo ingresado. Figura 56
Figura 56 REPORTE de la ventana de ESTRUCTURA FINANCIERA
La ventana ESTRUCTURA FINANCIERA permite, a partir de los botones de IMP ESTR y IMP VIG que se encuentran en la parte inferior de la ventana, imprimen el reporte de Estructura Financiera Proyecto y Financiacin de la Inversin respectivamente. VENTANA DE EGRESOS
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A partir del botn EGRESOS el sistema abre la ventana, del mismo nombre, que permite la captura de los egresos ocasionados por la ejecucin del proyecto, en cada uno de los perodos. Figura 57
Figura 57 En la ventana EGRESOS los botones de desplazamiento en la parte superior permiten moverse entre proyectos. Los botones de desplazamiento en la parte inferior permiten moverse entre perodos. Las fichas de seguimiento proveen la informacin a capturar. Solamente se ingresa informacin en la columna Perodo Actual. La columna Acumulados al Presente Perodo es actualizada por el sistema. Uitlizando los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO asociados a egresos, seleccionamos Perodo en el cual vamos a ingresar informacin. Luego usando el botn EDITAR el sistema se ubica en los campos de la columna Perodo Actual, comenzando en el campo Anticipo por Amortizar. El campo Ingresos lo elude debido a que este valor lo toma de lo que se ha capturado a partir de la ventana INGRESOS. Con el tabulador, el sistema premite ingresar la informacin de los campos Anticipo por Amortizar, Anticipo Amortizado, Otros Pagos Anticipados y Cuentas de Cobro Pagadas. El campo Total Utilizacin Efectivo se actualiza automticamente como resultado de la suma de los cuatro conceptos anteriores. Saldo Efectivo e Indice Utilizacin Efectivo son dos campos que se calculan automticamente y slo para los valores acumulados. Se ingresan los datos de Cuentas por Pagar y de Bienes y Servicios. El sistema calcula automticamente el Total Utilizado como resultado de sumarle al Total Utilizacin Efectivo las Cuentas por Pagar y los Bienes y Servicios y de deducirle el Anticipo por Amortizar.
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REPORTE de la ventana de EGRESOS
La ventana EGRESOS permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior, imprimir el reporte Estado de Utilizacin de Recursos del Proyecto. REPORTES de la ventana de SEGUIMIENTO A LOS RECURSOS FINANCIEROS
La ventana SEGUIMIENTO A LOS RECURSOS FINANCIEROS permite, a partir del botn PORTAFOLIO, que se encuentra en su parte inferior, la produccin de una serie de reportes como ritmos de los proyectos basados en los tiempos utilizados en cada una de las etapas del proceso (radicacin, viabilidad, registro, aprobacin, etc.) y ejecucin de los recursos de los proyectos en proceso de ejecucin, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que all se presentan. A continuacin se explica la manera de seleccin de variables de control del reporte. En el campo Opciones se escoge en primer lugar si se quiere el reporte de ritmos de los proyectos o el reporte de ejecucin de los recursos. Al escoger cualquiera de las dos (2) opciones anteriormente mencionadas, en la seccin de Variables se definen las variables que van a intervenir en el reporte, en la seccin de Campos se selecciona un valor especfico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora. Las varibles son: Entidad (la que presenta el proyecto al Banco), Entidad Cofinanciadora, Programa del Plan de Desarrollo, Subprograma del Plan de Desarrollo, Programa de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Subprograma de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Tipo Especfico de Gasto (Programa Presupuestal), Sector (Subprograma Presupuestal), Departamento, Divisin Departamental, Municipio y Divisin Municipal. De igual manera, existe un campo para cada una de las variables mencionadas. En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacas, el reporte segn laopcin seleccionada incluye todos los proyectos en proceso de ejecucin que se encuentran en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos en etapa de ejecucin, entre la fecha inicial y final definidas.
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IV.5.6
Ventana de Seguimiento Fsico Financiero
La ventana SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO permite ingresar la informacin de seguimiento a las actividades del proyecto. Figura 58
Figura 58 Esta ventana es de tipo mltiple y est conformada por tres zonas: proyecto, categora de inversin, actividad y ltimo perodo calculado (informativo) . PROYECTO Se inicia el ingreso de informacin sobre seguimiento fsico financiero activando la zona PROYECTO, la cual cambia de color azul a rojo y capturando (botn EDITAR) el dato de Fecha de Inicio de la ejecucin, luego para validar los datos utilice el botn GUARDAR . A continuacin se selecciona en el campo Perodo aquel para el cual se vaya a ingresar informacin de seguimiento. Tambin, varios campos despliegan automticamente informacin en esta zona. El campo Fecha Inicio Prog, despliega la fecha en la que se program el inicio del proyecto. El campo Meta Financiera despliega el valor de financiacin del proyecto. El campo Periodicidad muestra el perodo escogido para observar el proyecto durante su ejecucin. Activada la zona de PROYECTO, los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y ULTIMO ubicados en la parte inferior de la ventana, permiten moverse entre los diferentes proyectos que se encuentran en ejecucin.
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El nivel PROYECTO cuenta con dos botones que presentan informacin agregada del proyecto: el botn CAMARA y el botn GRAFICO. El botn CAMARA abre una ventana denominada SITUACION ACTUAL DEL PROYECTO donde se puede observar un conjunto de fotografas que muestran la evolucin del proyecto. Simultneamente se dispone de informacin de localizacin y clasificacin del proyecto, informacin sobre el comportamiento de sus indicadores de gestin para un perodo determinado 4, e informacin sobre la relacin de contratos establecidos para el desarrollo del proyecto, a partir de los botones ubicados en el costado derecha de la ventana. El botn GRAFICO abre la ventana AVANCE FISICO FINANCIERO DEL PROYECTO donde se puede apreciar, de manera grfica, el comportamiento de los valores programados contra los ejecutados, tanto fsicos como financieros. En dicha ventana, se puede hacer uso del botn INDICADORES DE GESTION para observar el comportamiento de tales indicadores para el proyecto en su conjunto, hasta el perodo indicado (ver referencia al perodo en el pie de pgina 2).
REPORTE de la ventana de AVANCE FISICO FINACIERO DEL PROYECTO
La ventana AVANCE FISICO FINANCIERO DEL PROYECTO permite, a partir del botn INFORME FIS-FINANC. imprimir el reporte Situacin Fsica Financiera. CATEGORIA DE INVERSION Activando esta zona, se selecciona la Categora de Inversin (la cual cambia de color azul a rojo) que se vaya a trabajar. Los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y ULTIMO ubicados en la parte inferior de la ventana, permiten moverse entre las diferentes categoras de inversin definidas para los proyectos. Dos campos despliegan informacin de manera automtica en esta ventana. El campo Peso % / Proy. muestra el peso de la categora en cuestin respecto del total del proyecto. El campo Meta Financiera muestra el valor de financiacin de la categora de inversin en cuestin. El nivel CATEGORIA DE INVERSION cuenta con un botn que presenta el comportamiento de los Indicadores de Seguimiento de la categora de inversin en cuestin, para un determinado perodo (ver referencia al perodo en le pie de pgina 2). ACTIVIDAD Activando la zona ACTIVIDAD, la cual cambia de color azul a rojo, por medio de los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y ULTIMO ubicados en la parte inferior de la ventana, se selecciona aquella que se vaya a trabajar y se procede a ingresar la informacin de lo ejecutado, en trminos fsicos y financieros, en el perodo deseado. Dicho perodo debe haber sido seleccionado previamente en la zona PROYECTO. En color azul, en el rengln P, aparece desplegada, como referencia, la informacin que se haba ingresado en la etapa de programacin. Haciendo uso del botn EDITAR ubicado en la parte inferior de la ventana, se procede a ingresar la informacin de ejecucin fsica y financiera del perodo seleccionado. Figura 59
El perodo de clculo se define usando el botn SEGUIM... Ubicado en la parte inferior de la ventana SEGUIMIENTO FISICI FINANCIERO
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Figura 59 El campo Peso % / Proy. en la ventana ACTIVIDAD muestra el peso que representa la actividad seleccionada respecto del proyecto en su conjunto. El nivel ACTIVIDAD cuenta con un botn que presenta el comportamiento de los Indicadores de Seguimiento de la actividad en cuestin, para un determinado perodo (ver referencia al perodo en el pie de pgina 2). El botn SEGUIM. Ubicado en la parte inferior de la ventana, es el botn que realiza los clculos hasta un determinado perodo. Para activar dicho botn, se debe seleccionar el perodo hasta el cual el sistema deber hacer los clculos, luego activar la zona PROYECTO, y por ltimo seleccionar el botn en mencin. Una vez realizado los clculos, se muestra una ventana con los siguientes datos: perodo calculado, valor aprobado al proyecto, valor programado al perodo, valor ejecutado al perodo, valor y porcentaje de diferencia entre lo aprobado y lo programado al perodo y valor y porcentaje de diferencia entre lo programado y lo ejecutado al perodo, adems, todos los botones de indicadores de seguimiento despliegan informacin acumulada al perodo seleccionado. Los grficos se actualizan igualmente al perodo escogido para los clculos. Cuando se encuentra activa la ventana SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO, en el submen Utilitarios del men principal se activa la opcin Seguimiento (Detalle), al seleccionarlo se despliega la ventana SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO (DETALLE) que permite realizar el seguimiento desde categora de inversin hasta subactividades del proyecto. Esta ventana consta de cuatro (4) zonas: Proyecto, Categora de Inversin, Actividad y Subactividad. Los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrs respecto de la zona seleccionada, los botones EDITAR y GUARDAR permiten modificar y salvar la
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informacin respectivamente. Con el botn CERRAR regresamos a la ventana de SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO.
REPORTES de la ventana de SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO
La ventana SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior, imprimir un conjunto de reportes: Resumen Proyecto, Situacin Fsica Financiera, Ficha Resumen, Cuantificacin de Avances y Foto(s) del Proyecto. Figura 60
Figura 60 La ventana SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO tambin permite, a partir del botn PORTAFOLIO que se encuentra en su parte inferior, la produccin, segn se explica a continuacin, de una serie de reportes de Proyectos en Ejecucin (FsicoFinanciero), controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que all se presentan. En la seccin de Variables se escogen las variables que van a intervenir en el reporte de proyectos radicados, en la seccin de Campos se selecciona un valor especfico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora. Las varibles son: Entidad (la que presenta el proyecto al Banco), Entidad Cofinanciadora, Programa del Plan de Desarrollo, Subprograma del Plan de Desarrollo, Programa de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Subprograma de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Tipo Especfico de Gasto (Programa Presupuestal), Sector (Subprograma Presupuestal), Departamento, Divisin Departamental, Municipio y Divisin Municipal. De igual manera, existe un campo para cada una de las variables mencionadas. En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos en ejecucin (FsicoFinanciero) con sus productos que se encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos en ejecucin (Fsico-Financiero) con sus productos entre la fecha inicial y final definidas.
IV.5.7
Ventana de Seguimiento a Productos
El botn PRODUCTOS abre la ventana que permite el ingreso de informacin relativa al seguimiento a los productos esperados de la inversin. Los productos fueron ingresados al sistema durante la etapa de EMISION DEL CONCEPTO DE VIABILIDAD. Por lo tanto, al
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iniciar el seguimiento, el usuario los encuentra en esta ventana que le permite realizar su seguimiento. Para cada uno de los productos se debe seleccionar el Perodo para el cual se espera obtener algn avance, donde la Fecha y la Meta Programada fueron ingresados al definir los productos, y a medida que se vaya avanzando en el proyecto, la Meta Ejecutada (esta informacin se toma de las fichas de seguimiento). El sistema calcula automticamente el Grado de Cumplimiento de la meta. Figura 61
Figura 61 Cada vez que se valida la informacin ingresada, por medio del botn GUARDAR, se actualiza la grfica del costado derecho de la ventana en la cual aparece de manera grfica, para cada perodo, el valor programado y el valor ejecutado de la meta del producto.
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REPORTE de la ventana de SEGUIMIENTO A PRODUCTOS
La ventana SEGUIMIENTO A PRODUCTOS permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en su parte inferior, la produccin del reporte Ficha de evaluacin de productos. La ventana SEGUIMIENTO A PRODUCTOS tambin permite, a partir del botn PORTAFOLIO que se encuentra en su parte inferior, la produccin, segn se explica a continuacin, de una serie de reportes de Productos, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que all se presentan. En la seccin de Variables se escogen las variables que van a intervenir en el reporte de proyectos radicados, en la seccin de Campos se selecciona un valor especfico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora. Las varibles son: Entidad (la que presenta el proyecto al Banco), Entidad Cofinanciadora, Programa del Plan de Desarrollo, Subprograma del Plan de Desarrollo, Programa de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Subprograma de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Tipo Especfico de Gasto (Programa Presupuestal), Sector (Subprograma Presupuestal), Departamento, Divisin Departamental, Municipio y Divisin Municipal. De igual manera, existe un campo para cada una de las variables mencionadas. En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos radicados con sus productos que se encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos radicados con sus productos entre la fecha inicial y final definidas.
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IV.6 Componente de Operacin de Proyecto

IV.6.1 Operacin
A partir del botn OPERACION se abre la ventana que permite el ingreso (a travs del botn EDITAR) de informacin relativa a dicha etapa: Fecha de Inicio a la Etapa, Acta de Entrega a la Comunidad, Fecha de Entrega, No. Convenio de Operacin y Mantenimiento, Duracin del convenio y Responsable, Direccin, Telfono, Fax y Correo Electrnico del responsable, comentarios a la Operacin y Comentarios al Mantenimiento. En la zona SEGUIMIENTO de esta ventana, aparecen los datos de: Descripcin del Primer Indicador, ltimo Perodo del primer indicador y el Grado de Cumplimiento del Indicador. Figura 62
Figura 62 El botn FICHA permite imprimir el Formato de Recopilacin de Datos sobre Indicadores. El botn INDICADORES permite abrir la ventana del mismo nombre para ingresar la informacin de seguimiento de los indicadores de evaluacin. En la etapa de IDENTIFICACION se haban capturado dichos indicadores. Por lo tanto, al iniciar el seguimiento, el usuario encuentra dichos indicadores. Figura 63
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Figura 63 Para cada uno de los indicadores se debe seleccionar el Perodo en el cual se espera observar el comportamiento del indicador, la Fecha, el V.I.P. (valor programado del indicador) y, a medida que se vaya avanzando en el proyecto, el V.I.M (valor medido del indicador. El sistema calcula automticamente el G.C.I. (grado de cumplimiento del indicador). Cada vez que se valida la informacin ingresada, por medio del botn GUARDAR, se actualiza la grfica del costado derecho de la ventana en la cual aparece de manera grfica, para cada perodo, el valor programado y el valor medido de los indicadores del producto.
REPORTE de la ventana de INDICADORES
La ventana INDICADORES permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en su parte inferior, la produccin del reporte Ficha de evaluacin de objetivos. REPORTES de la ventana OPERACION
La ventana OPERACION permite, a partir del botn PORTAFOLIO, que se encuentra en su parte inferior, la produccin de una serie de reportes de proyectos en etapa de operacin, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que all se presentan. A continuacin se explica la manera de seleccin de campos de control del reporte. En la seccin de Variables se escogen las variables que van a intervenir en el reporte de proyectos radicados, en la seccin de Campos se selecciona un valor especfico
Ficha Tcnica
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relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora. Las varibles son: Entidad (la que presenta el proyecto al Banco), Entidad Cofinanciadora, Programa del Plan de Desarrollo, Subprograma del Plan de Desarrollo, Programa de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Subprograma de Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Tipo Especfico de Gasto (Programa Presupuestal), Sector (Subprograma Presupuestal), Departamento, Divisin Departamental, Municipio y Divisin Municipal. De igual manera, existe un campo para cada una de las variables mencionadas. En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos en fase de operacin que se encuentran en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos que entraron en operacin entre la fecha inicial y final definidas. Figura 64
Ficha Tcnica
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V.
SUBSISTEMA DE CLASIFICADORES
Figura 64 El SUBSISTEMA DE CLASIFICADORES debe ser manejado exclusivamente por el ADMINISTRADOR DE TABLAS. El objetivo de este subsistema es el de permitir, al administrador de tablas, administrar (ingresar, eliminar o actualizar) la informacin contenida en las tablas del Ssepi. Dicha informacin ser requerida posteriormente al iniciarse el ingreso de los proyectos al sistema. Por este motivo es INDISPENSABLE alimentar las tablas previo el ingreso de proyectos, hacindolo de manera controlada. Se ingresa a este subsistema a partir del botn CLASIFICADORES de la ventana principal del Ssepi. El subsistema cuenta con dos componentes: el COMPONENTE DE CATALOGOS y el COMPONENTE DE BANCO DE COSTOS. La actualizacin de las diferentes tablas opera de manera similar.
Ficha Tcnica
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V.1 Componente de Catlogos

El rea de CATALOGOS est conformada por 15 botones que dan acceso a ventanas que permiten administrar igual nmero de tablas de datos del sistema, tal como se indica a continuacin.
V.1.1Ventana de Planes de Desarrollo

El botn PLANES DE DESARROLLO permite administrar las tablas que contienen la informacin sobre los programas y subprogramas de los planes de desarrollo de las diferentes entidades territoriales: municipales, departamentales y nacionales. La ventana para ingresar dicha informacin est dividida en tres zonas: Programa, Subprograma y Captulo. Figura 65
Figura 65 PROGRAMA La zona PROGRAMA permite capturar la informacin relativa a los programas que forman parte de un plan de desarrollo, ya sea ste municipal, departamental o nacional. Haciendo uso del botn AGREGAR el sistema se ubica en el campo Cdigo permitiendo al administrador ingresar dicho cdigo de programa el cual consta de doce (14) caracteres. Las primeros cuatro caracteres corresponden a la vigencia con que se crearon los programas, los siguientes cinco caracteres son el cdigo Dane asignado a la instalacin (ente territorial) y corresponden al Departamento los primeros dos de los cinco caracteres y Municipio los tres ltimos de los cinco caracteres, el siguiente caracter alfabtico que puede tomar los valores M, D o N para indicar si el programa es de nivel
Ficha Tcnica
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municipal, departamental o nacional, y los ltimos cuatro carcteres son el nmero consecutivo que identifica el programa en cuestin. Una vez ingresado el cdigo se procede a incluir el Nombre, Descripcin. Objetivo, Meta, Sector, Presupuesto Plurianual de Inversin y oferta y/o demande de cofinaciacin del programa en cuestin. SUBPROGRAMA En la zona SUBPROGRAMA se ingresan los datos relativos a Cdigo y Nombre de los subprogramas que forman parte de un programa. El cdigo del subprograma consta de dieciseis (16) caracteres, los primeros catorce (14) caracteres son los asignados al programa al cual pertenece el subprograma, y los dos (2) ltimos caracteres, son el nmero consecutivo que identifica el subprograma en cuestin. CAPITULO En la zona CAPITULO se ingresan los datos relativos al Cdigo y Nombre de los captulos que forman parte de un subprograma. El cdigo del captulo consta de dieciocho (18) caracteres, los primeros catorce (14) caracteres son los asignados al programa, los dos (2) caracteres siguientes son los asignados al subprograma al cual pertenece el capitulo, y los dos (2) ltimos caracteres, son el nmero consecutivo que identifica el captulo en cuestin.
REPORTE de la ventana de PLANES DE DESARROLLO
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Planes de Desarrollo cuyo contenido son los programas, subprogramas y captulos de cada Plan de Desarrollo de los diferentes niveles.
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V.1.2Ventana de Cofinanciadoras
Programas
Subprogramas
de
Entidades
El botn PROG. ENTIDADES COFIN. permite administrar las tablas que contienen la informacin sobre los programas y subprogramas de cofinanciacin de las diferentes entidades que participan en la cofinanciacin de los proyectos de inversin pblica. La ventana para ingresar dicha informacin est dividida en dos zonas: Programa de Cofinanciacin y Subprograma de Cofinanciacin. Figura 66
Figura 66 VIGENCIA El campo de Vigencia permite al administrador escoger el ao que se va a asignar a los programas y subprogramas, ya sea para consultar, agregar o modificar. ENTIDAD El campo de Entidad permite al administrador seleccionar la entidad cofinanciadora que se va a asignar a los programas y subprogramas, ya sea para consultar, agregar o modificar. PROGRAMA DE COFINANCIACION
Ficha Tcnica
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Para ingresar un programa se debe marcar la casilla Programa de Cofinanciacin y hacer uso del botn AGREGAR para activar la zona, luego seleccionar la vigencia y entidad cofinanciadora. El Cdigo del programa consta de once (11) caracteres, donde los primeros cuatro (4) caracteres corresponden a la vigencia del programa, los siguientes tres (3) caracteres a la entidad cofinanciadora y los ltimos cuatro (4) caracteres identifican el programa en cuestin. Una vez ingresado el cdigo, con el tabulador se pasa al campo Nombre permitiendo su captura. Se debe ingresar igualmente el Cupo Indicativo asignado a dicho programa. Se almacena la informacin digitada con el botn GUARDAR. SUBPROGRAMA DE COFINANCIACION Para ingresar el subprograma el administrador debe seleccionar previamente el programa al cual pertenece el subprograma que va a ingresar. Una vez seleccionado marca la casilla Subprograma de Cofinanciacin y hace uso del botn AGREGAR para activar la zona. Para los subprogramas no se permite la seleccin de la vigencia y entidad cofinanciadora , por cuanto, son heredados del programa al cual pertenece. El Cdigo de subprograma inica por los once (11) caracteres del cdigo de programa al cual pertenece, seguidos por seis (6) caracteres que identifican el subprograma en cuestin.
REPORTE de la ventana de PROGRAMAS Y SUBPROGRAMAS DE ENTIDADES
COFINANCIADORAS Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Programas y Subprogramas de Entidades Cofinanciadoras cuyo contenido es el conjunto de variables ingresadas a travs de la ventana.
Ficha Tcnica
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V.1.3Ventana de Proyectos Tipo

El botn PROYECTOS TIPO permite introducir al sistema informacin correspondiente a los tipos de proyectos que comnmente son realizados por las entidades pblicas, asociados a una unidad de medida, a un sector y a sus costos, los cuales servirn como referencia para proyectos similares. Los costos por unidad de producto, costos por beneficiario y costos por unidad de tiempo de un proyecto adelantado en las condiciones mas corrientes de ejecucin en la zona permiten al usuario que analiza un proyecto similar contar con estos costos como parmetros de referencia durante la etapa de anlisis. Figura 67
Figura 67 La informacin a ingresar a travs de esta ventana es la de Cdigo cuya longitud es de nueve (9) caracteres, donde los primeros cinco (5) caracteres son el cdigo Dane asignado a la instalacin (ente territorial) y corresponden al Departamento los primeros dos de los cinco caracteres y Municipio los tres ltimos de los cinco caracteres y los ltimos cuatro (4) caracteres identifican el proyecto tipo en cuestin. Se debe ingresar la Descripcin del proyecto tipo, la Unidad de Medida del Producto del Proyecto que corresponde a la unidad con la que regularmente se mide su meta o producto final, el sector de desarrollo al cual pertenece y los rangos corrientes de costos: Rango de Costo por Unidad de Producto, Rango de Costo por Beneficiario y Rango de Costo por Unidad de Tiempo.
REPORTE de la ventana de PROYECTOS TIPO

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Ficha Tcnica
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Proyectos Tipo cuyo contenido es el conjunto de variables ingresadas a travs de la ventana, para todos los proyectos tipo.
V.1.4Ventana de Tipos de Contratacin

El botn TIPOS DE CONTRATACION permite administrar la tabla de datos del mismo nombre que contiene los diferentes tipos de contratacin que la entidad territorial maneja regularmente. Por medio del botn AGREGAR el sistema se ubica en el campo Tipo de Contratacin permitiendo la captura de los diferentes tipos. Figura 68
Figura 68 REPORTES de la ventana de TIPOS DE CONTRATACION
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Tipos de Contratacin.
Ficha Tcnica
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V.1.5Ventana de Localizacin
El botn LOCALIZACION permite administrar la tabla de datos que almacena los cdigos y nombres de regiones, departamentos y municipios de acuerdo con la Divisin Poltico Administrativa definida por el DANE. Dichos cdigos no deben ser modificados para permitir la agregacin de informacin a partir de ellos. Figura 69
Figura 69 Esta tabla permite igualmente ingresar clasificaciones geogrficas propias de los niveles departamentales o municipales, as como los territorios indgenas. Dichos cdigos son manejados directamente por la entidad territorial. Para ingresar Divisiones Departamentales o Divisiones Municipales se debe haber escogido previamente la Regin, el Departamento y/o el Municipio correspondientes, seleccionando, con la ayuda del ratn, la casilla correspondiente ubicada al lado izquierdo de cada nombre y escogiendo la regin, departamento y/o municipio deseado. Para ingresar la informacin de Territorio Indgena slo se requiere seleccionar la casilla correspondiente y agregar el Cdigo y el Nombre.
REPORTE de la ventana de LOCALIZACION
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Regiones, Departamentos y Municipios cuyo contenido es la tabla de localizaciones.
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V.1.6Ventana de Procesos
El botn PROCESOS permite administrar la tabla de datos que contiene los valores vlidos de las palabras (junto con su descripcin) con que puede iniciarse el nombre de un proyecto, y que corresponde al PROCESO que va a adelantar durante su ejecucin. Figura 70
Figura 70 Estos procesos son los aceptados segn las metodologas del BPIN. Por este motivo dicha tabla no debe ser modificada.
REPORTE de la ventana PROCESOS
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Procesos cuyo contenido es la tabla correspondiente.
V.1.7Ventana de Indicadores
El botn INDICADORES permite administrar el catlogo de indicadores seleccionndolos por tipo de indicador, sector y subsector, tal como se aprecian en cada uno de los botones asociados. Escogido el tipo de indicados, el sector deseado, se pueden ingresar o modificar los datos de un indicador del sector: Cdigo de catorce (14) caracteres, donde los primeros cinco (5) caracteres son el cdigo Dane asignado a la instalacin (ente territorial) y corresponden al Departamento los primeros dos de los cinco caracteres y Municipio los tres ltimos de los cinco caracteres, los siguientes cuatro
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corresponden al sector (los dos primeros de los cuatro) y subsector (los dos ltimos de los cuatro), el siguiente caracter indica el tipo de indicador (I-impacto, G-Gestin, PProducto, F-Eficiciencia, T-Ciencia y Tecnologa y E-Generacin de Empleo) y los ltimos cuatro (4) caracteres son el nmero consecutivo asignado al indicador, Nombre del indicador, Descripcin del indicador, Unidad de Medida, Descripcin de la unidad de medida, Frmula, Convenciones que explican los nombres de variables utilizadas en la frmula y Frecuencia de Evaluacin del indicador. Figura 71
Figura 71 Cuando se quiera agregar un indicador se debe selecciones primero el tipo de indicador, luego el sector y por ltimo el subsector. El sistema genera automticamente las primeras diez (10) posiciones del cdigo del indicador, quedando solo por digitar el nmero consecutivo. Para consultar un indicador se puede realizar por la opcin de bsqueda rpida, es decir, escoger el botn BUSCAR y luego presionar Ctrl+F para digitar la(s) palabra(s) a examinar. Otra forma de hacer bsquedas es seleccionando el tipo de indicador, sector y subsector, el istema va filtrando la informacin de tal forma que solo se vern aquellos indicadores segn tipo, sector y subsector que se quieran. Los indicadores que posee el catlogo de indicadores corresponden al Banco de Indicadores Sectoriales, BIS, los cuales se encuentran tipificados segn la clasificacin ya mencionada, los sectores y subsectores son los que se tienen en la clasificacin presupuestal del gasto de inversin, adicionndoles cuatro (4) sectores mas ya que no los maneja la clasificacin presupuesta, estos son: Turismo (17), Comercio Exterior (18), Artesanas (19) y Ciencia y Tecnologa (20). Todos los indicadores que se tienen en el catlogo estn ubicados en el subsector Intersubsectorial de cada sector, esto no quiere decir que habra que crearlos todos en ese subsector, se pueden agregar en los otros subsectores segn sea el caso.
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REPORTE de la ventana de INDICADORES Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Indicadores cuyo contenido es el catlogo correspondiente.
V.1.8 Ventana de Categoras

El botn CATEGORIAS permite administrar la tabla de categoras de inversin. Con la ayuda de los botones AGREGAR o EDITAR se introduce o modifica la informacin de dichas categoras: Cdigo (seis (6) dgitos de longitud) y Descripcin. Figura 72
Figura 72
REPORTE de la ventana de CATEGORIAS
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Categoras de Inversin cuyo contenido es el catlogo correspondiente.
V.1.9 Ventana de Actividades

El botn ACTIVIDADES permite administrar la tabla de actividades. Figura 73
Ficha Tcnica
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Figura 73 Con la ayuda de los botones AGREGAR o EDITAR se introduce o modifica la informacin de dichas actividades: Cdigo (seis (6) dgitos de longitud), Descripcin y Unidad de medida.
REPORTE de la ventana de ACTIVIDADES
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Actividades cuyo contenido es el catlogo correspondiente.
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V.1.10 Ventana de Fuentes y Tipos de Aporte

El botn ENTID./FTES. FINANC. abre la ventana Fuentes y Tipos de aporte. Figura 74
Figura 74 Permite administrar la tabla que de datos que contiene tanto las Entidades Financiadoras como las Fuentes de Financiamiento (el Anexo 1, al final del presente documento, incluye el esquema de codificacin de las diferentes entidades y fuentes de financiacin). Fuentes de Financiacin Para introducir o modificar informacin sobre FUENTES DE FINANCIACION se inicia seleccionando la casilla a la izquierda de dicho ttulo. Con la ayuda del botn AGREGAR se activa el campo Cdigo permitiendo al administrador introducir el cdigo de la entidad financiadora. Dicho cdigo es de ocho (8) caracteres de longitud, donde los primeros cinco (5) caracteres son el cdigo Dane asignado a la instalacin (ente territorial) y corresponden al Departamento los primeros dos de los cinco caracteres y Municipio los tres ltimos de los cinco caracteres y los ltimos tres (3) caracteres de los ocho identifican la entidad financiadora en cuestin. En la ventana no se muestran los primeros cinco (5) caracteres y solo se capturan los ltimos tres (3) caracteres, los cuales estn compuesto por : UN PRIMER DIGITO ALFABETICO QUE PUEDE TOMAR ALGUNO DE LOS SIGUIENTES VALORES:
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M: entidad del orden municipal, D: entidad del orden departamental, N: entidad del orden nacional, C: entidad de la comunidad. DOS DIGITOS NUMERICOS Los dos (2) dgitos numricos que siguen al dgito alfabtico pueden asumir los siguientes valores:
En el caso de entidades municipales y departamentales, si stas son del sector central

asumen el valor 00, si son establecimientos pblicos asumen el valor 01, si son empresas industriales y comerciales asumen valores entre 26 y 50, y si son sociedades de economa mixta asumen valores entre 51 y 75. establecimientos pblicos puede asumir valores entre 01 y 25 y en el de fondos especiales puede asumir valores entre 76 y 99.
En las entidades nacionales hay dos casos que difieren de los anteriores: en el de En el caso de la comunidad asumen siempre el valor 00.
Con el tabulador, luego de haber ingresado cada cdigo, se pasa al campo Nombre y Sigla para ingresar el nombre de la entidad y su respectiva sigla. Tipos de Aporte Para introducir o modificar informacin sobre TIPOS DE APORTE se inicia seleccionando la casilla a la izquierda de dicho ttulo. Con la ayuda del botn AGREGAR se activa el campo Cdigo permitiendo al administrador introducir el cdigo de la fuente. Dicho cdigo es de once (11) caracteres de longitud donde los primeros ocho (8) primeras provienen de la Entidad Financiadora y los timos tres (3) carateres identifican la fuente de financiamiento. En la ventana no se muestran los primeros cinco (5) caracteres, dejandose ver los ltimos seis (6) y solo se capturan los ltimos tres (3) caracteres que corresponden a la fuente de financiacin, los cuales estn compuesto por: UN PRIMER DIGITO ALFABETICO QUE PUEDE TOMAR ALGUNO DE LOS SIGUIENTES VALORES:
Para el caso de fuentes de financiacin de entidades municipales.
Si la entidad es del orden centralizado pueden asumir los siguientes valores: P

(Ingresos corrientes, excluidas las transferencias de los ingresos corrientes de la nacin y las transferencias del presupuesto a los establecimientos pblicos municipales), K (Recursos de capital), Y (Sistema General de Participaciones, SGP, excluyendo el SGP a los establecimientos pblicos municipales), S (Sistema General de Participaciones, SGP, para el caso de entidades territoriales distritales), E (Fondos especiales), F (Recursos de funcionamiento) o A (sin asignacin, cdigo que se utiliza cuando se desconoce la fuente especfica).
Si la entidad es un establecimiento pblico puede asumir los siguientes valores: P

(Rentas propias), K (Recursos de capital), T (Transferencias del presupuesto al establecimiento pblico), Y (Sistema General de Participaciones, SGP establecimiento pblico), S (Sistema General de Participaciones, SGP, para el caso de entidades territoriales distritales), o F (Recursos de funcionamiento).
Si la entidad es una empresa industrial y comercial o una sociedad de economa

mixta puede asumir los siguientes valores: P (Rentas Propias), K (Recursos de capital) o F (Recursos de funcionamiento).
Para el caso de entidades departamentales

(Ingresos corrientes, excluido el Sistema General de Participaciones, SGP y las transferencias del presupuesto a los establecimientos pblicos departamentales), K
Ficha Tcnica
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(Recursos de capital), S (Sistema General de Participaciones, SGP), E (Fondos Especiales), F (Recursos de funcionamiento) o A (sin asignacin, cdigo que se utiliza cuando se desconocer la fuente especfica).

(Rentas propias), K (Recursos de capital), T (Transferencias del presupuesto al establecimiento pblico), S (Sistema General de Participaciones, SGP), o F (Recursos de funcionamiento).

Para el caso de entidades nacionales

(Ingresos corrientes), K (Recursos de capital), C (Contribuciones parafiscales), F (Recursos de funcionamiento) o A (sin asignacin, cdigo que se utiliza cuando se desconoce la fuente especfica).
Si la entidad es un establecimiento pblico, una empresa industrial y comercial o

una sociedad de economa mixta puede asumir los siguientes valores: P (Rentas Propias), K (Recursos de capital) o F (Recursos de funcionamiento).
Si la entidad es un Fondo especial puede asumir los siguientes valores: T

(Transferencias del PGN al fondo) o R (Recursos del crdito)
Para el caso de entidades de la comunidad
solo puede asumir el valor P (Recursos propios).

DOS DIGITOS NUMERICOS Los dos (2) dgitos numricos que siguen al dgito alfabtico, se dejan de libre utilizacin por parte de la entidad territorial para que pueda diferenciar entre fuentes de financiacin del mismo tipo. Con el tabulador, luego de haber ingresado cada el cdigo, se pasa al campo Nombre para ingresar dicho nombre.
Para algunas entidades financiadoras del nivel nacional se definieron sus cdigos:
los fondos de cofinanciacin (ya no operan, pero continuan en el Ssepi por la posibilidad de tener proyectos que an estn vigentes y cofinanciados por algn fondo) , los fondos de inversin regional, etc. Con el objeto de manejar informacin susceptible de ser comparada, estos cdigos no deben ser modificados. REPORTES de la ventana de ENTIDADES Y FUENTES DE FINANCIACION
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Entidades y Fuentes de Financiamiento cuyo contenido es la tabla correspondiente.
Ficha Tcnica
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V.1.11 Ventana de Entidades

El botn ENTIDADES permite administrar la tabla de datos de entidades del sistema. En esta tabla se almacenan tanto entidades que forman parte del presupuesto de la entidad territorial como otras que no forman parte de l. Figura 75
Figura 75 ENTIDADES QUE TERRITORIAL FORMAN PARTE DEL PRESUPUESTO EN LA ENTIDAD
En este caso, a travs de esta ventana se ingresa el nivel de la entidad territorial seleccionando la casilla a la izquierda del nombre del nivel correspondiente (nacional, departamental o municipal), la Sigla de la entidad, su Nombre, su Tipo (centralizada o establecimiento pblico) y el Sector al cual pertenece.
El tipo de entidad es fundamental dado que a partir de l se adelantan los
procesos relacionados con la programacin de las inversiones en la entidad territorial (distribucin de la cuota sectorial de inversin, anteproyectos de inversin de las entidades que forman parte del presupuesto y POAI).
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ENTIDADES QUE NO FORMAN PARTE DEL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD TERRITORIAL En este caso se ingresan igualmente todos los campos pero el de Tipo de Entidad se deja en blanco. Estas entidades pueden ser requeridas por el sistema en campos como entidad responsable de realizar el seguimiento a un proyecto, etc.
REPORTES de la ventana de ENTIDADES
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Entidades cuyo contenido es la tabla correspondiente.
V.1.12 Ventana de Metodologas

El botn METODOLOGIAS permite administrar la tabla de datos que contiene los nombres y cdigos de las metodologas BPIN. Esta tabla de datos se utiliza, al ingresar los proyectos, para capturar dicho dato reportado en la ficha EBI del proyecto. Por este motivo dicha tabla no debe ser modificada. Figura 76
Figura 76
REPORTES de la ventana de METODOLOGIAS
Ficha Tcnica
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Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Metodologas cuyo contenido es la tabla correspondiente.
V.1.13 Ventana de Unidades de Medida

El botn UNIDADES DE MEDIDA permite administrar la tabla de datos que contiene la sigla y la descripcin de cada una de las unidades de medida que se utilizan en el Ssepi. El objetivo de esta tabla de datos es lograr la uniformidad y claridad al momento de identificarlas. Figura 77
Figura 77
REPORTES de la ventana de UNIDADES DE MEDIDA
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Unidades de Medida cuyo contenido es la tabla correspondiente.
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V.1.14 Ventana de Indices de Precios al Consumidor, IPC

El botn INDICES PRECIOS AL CONS. permite administrar la tabla de datos que contiene los porcentajes del IPC desde el ao 1994. El objetivo de esta tabla de datos es lograr efectuar las simulaciones de POAI, por tanto, es importante mantenerla actualizada. Figura 78
Figura 78
REPORTES de la ventana de INDICES DE PRECIOS AL CONSUMIDOR
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Indices de Precios al Consumidor cuyo contenido es la tabla correspondiente.
V.2 Componente de Banco de Costos

El BANCO DE COSTOS del Ssepi es el espacio donde se almacenan aquellas bases de costos con las que se quiere contar. Estas bases se pueden especializar por tipos de insumos y de precios unitarios para facilitar la realizacin y la verificacin de presupuestos de proyectos de diferente tipo. El rea BANCO DE COSTOS est conformada por 5 botones que dan acceso a ventanas que permiten administrar igual nmero de tablas del sistema, tal como se indica a continuacin.
Ficha Tcnica
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Al entrar a la ventana CLASIFICADORES donde se encuentran los botones que permiten administrar la informacin relacionada con el BANCOS DE COSTOS, solo aparece activo el botn BASES. Tan pronto se selecciona una base, haciendo uso del botn BASES, el resto de botones se activan.
V.2.1Ventana de Bases
El botn BASES permite seleccionar, agregar o eliminar bases del Banco de Costos del sistema. Para seleccionar una base, el administrador se ubica sobre ella, con ayuda del ratn, y luego hace uso del botn CERRAR. Figura 79
Figura 79
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V.2.2Ventana de Insumos
El botn INSUMOS permite administrar la informacin sobre insumos de una base de costos seleccionada previamente. El nombre de la base seleccionada aparece desplegado en el campo Base de Costos en el costado izquierdo de la ventana. Figura 80
Figura 80 El botn AGREGAR ubica al usuario en el campo Cdigo para permitir el ingreso del insumo. Los insumos pueden ser de tres tipos: EQ (equipo), MT (material), RH (recurso humano). Por esto sus cdigos siempre deben comenzar por alguno de estos dos caracteres, seguidos de cuatro dgitos numricos. Con el tabulador se pasa a los dos campos siguientes: Descripcin y Unidad de medida. Luego se sigue a la zona media de la ventana para capturar la informacin de costos del insumo en cuestin. Para todo insumo es posible definir tres (3) Costos diferentes (zona 1, zona 2, zona 3) dependiendo del proveedor. Para cada costo hay que ingresar el Nombre de la zona, el Costo del insumo y la Fecha en la cual se cotiz dicho valor y la Referencia o proveedor del insumo a ese costo. Cuando una base de costos ya cuenta con insumos, en la zona superior de la ventana aparece desplegado un insumo de dicha base, con su cdigo y unidad de medida. En la zona inferior de la ventana aparece, comenzando una lista, el mismo insumo desplegado en la zona superior, junto con los 3 insumos que le siguen en la tabla y la informacin correspondiente a cada uno. Cundo se borra un insumo (botn ELIMINAR), tambin, se eliminar de los precios unitarios que lo contengan, actualizando los tems de los costos totales por Equipo,
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Materiales, Recurso Humano, Costo afectado. De igual forma, sucede modificados (botn EDITAR), estos, contengan, recalculando sus costos Costo Indirecto y Costo Total.
Indirecto y Costo Total para cada precio unitario cuando los costos unitarios de un insumo son sern reflejados en los precios unitarios que lo totales por Equipo, Materiales, Recurso Humano,
REPORTES de la ventana de INSUMOS
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el informe Reporte de Insumos cuyo contenido es la tabla correspondiente.
V.2.3Ventana de Precios Unitarios

Un precio unitario es un precio compuesto por el conjunto de insumos que permiten su obtencin, los cuales, tiene una unidad de medida definida y para la cual se definen diferentes cantidades de: Materiales, Recurso Humano, Equipo y Otros, necesarias para su realizacin. Por ejemplo: Para usted construir un metro cuadrado de muro (Precio unitario) se necesitan unos insumos, a decir, 13 unidades de adobe, 0.04 m3 de mortero 1:5 en obra; 0.97 horas de ayudante entendido; 0.97 horas de oficial de primera, 0.04 das de cortadora de adobe; 0.04 das de disco de 14 pulgadas punta diamante. Adems, es necesario el uso de alguna herramienta como palustre, nivel, plomada, pita, entre otros. Figura 81
Figura 81 Los insumos anteriores, se clasifican as: el adobe y el mortero hacen parte de los materiales, el oficial y el ayudante conforman el recurso humano; la cortadora de adobe
Ficha Tcnica
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y el disco de diamante hacen parte del equipo; el palustre, plomada, nivel y pita son herramienta menor (H.M.). Adems, dentro de la obra las personas encargadas del transporte de los materiales, o la vigilancia, entre otros, son un recurso humano que indirectamente (R.H.I.) es necesario para la realizacin del metro cuadrado de muro. Con la anterior informacin comprender mejor la explicacin de la ventana de PRECIOS UNITARIOS. El botn PRECIOS UNITARIOS permite administrar la informacin sobre precios unitarios de una base de costos seleccionada previamente. El nombre de la base seleccionada aparece desplegado en el campo Base de Costos en el costado izquierdo de la ventana. El botn AGREGAR ubica al usuario en el campo Cdigo para que ste ingrese un valor numrico de 6 posiciones y contine luego en los campos Descripcin, Unidad de medida, Responsable, Fecha de Elaboracin, %H.M. (peso que la herramienta menor va a representar en el costo del precio unitario), %R.H.I. (peso que el recurso humano indirecto va a representar en el costo del precio unitario). Una vez ingresada esta informacin se procede a validarla haciendo uso del botn GUARDAR. Para ingresar los insumos que formarn parte del precio unitario se hace uso del botn INSERTAR o AGREGAR, ubicado en la parte de arriba de los botonos de navegacin para precios unitarios, en la zona INSUMOS RELACIONADOS CON EL PRECIO UNITARIO. Como consecuencia del uso de dicho botn, se abre la ventana INSUMOS en cuya parte superior se despliega el cdigo y el nombre del precio unitario que se est trabajando. En segundo rengln aparece el cdigo y la descripcin del insumo sobre el que se encuentra el sistema. En el resto de campos se observa el resto de informacin relativa a dicho insumo. Para proceder a escoger un insumo y aadirlo al precio unitario, se puede adelantar alguna de las siguientes acciones: hacer uso del botn BUSCAR ubicado en la parte inferior derecha de la ventana, el cual abre la tabla insumos y permite seleccionar uno en particular, ubicndolo en cabeza de la lista de insumos que aparece en la parte inferior de la ventana ubicar el insumo deseado en la lista de insumos por medio de las flechas negras de desplazamiento ubicadas en el costado derecho de la ventana, hasta que el insumo que se quiere aadir al precio unitario se encuentra en cabeza de la lista. ubicar el insumo deseado en la lista de insumos por medio de los botones de desplazamiento ubicadas en la parte inferior de la ventana, hasta que el insumo que se quiere aadir al precio unitario se encuentra en cabeza de la lista.
Una vez ubicado en cabeza de lista el insumo para aadir, se acepta su inclusin en el precio unitario haciendo uso del botn Aadir al P.U. La utilizacin de este botn abre una ventana que solicita la cantidad del insumo requerido por el precio unitario. Una vez ingresada y aceptada la cantidad, el sistema regresa a la ventana INSUMOS. Para ingresar otros insumos se procede de la misma manera. Al concluir el ingreso de insumos se cierra esta ventana con el botn CERRAR lo que regresa el sistema a la ventana PRECIOS UNITARIOS presentando informacin sobre los insumos aadidos, en la zona INSUMOS RELACIONADOS CON EL PRECIO UNITARIO, y sobre los costos del precio unitario, en la zona COSTOS CALCULADOS. El campo Cantidad del insumo se puede modificar haciendo uso del botn EDITAR de la zona INSUMOS RELACIONADOS CON EL PRECIO UNITARIO. El botn ESPEC TECN ubicado al costado derecho de la ventana PRECIOS UNITARIOS abre la ventana ESPECIFICACIONES TECNICAS donde se encuentra informacin tcnica sobre el precio unitario en cuestin.
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REPORTE de la ventana de ESPECIFICACIONES TECNICAS
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte Especificacin Tcnica del Precio Unitario que se est consultando o construyendo. REPORTES de la ventana de PRECIOS UNITARIOS
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtienen dos reportes: Catlogo de Precios Unitarios cuyo contenido es el catlogo correspondiente y Fichas de Precios Unitarios por zona de referencia cuyo contenido es el conjunto de informacin sobre los insumos que forman parte de un precio unitario.
V.2.4Ventana de Copia de Precios Unitarios

El botn COPIA DE PREC. UNIT abre una ventana con el mismo nombre que presta el servicio de copiar precios unitarios de una base de costos existente a una base de costos nueva. La base de costos origen, que ofrece sus precios unitarios, es aquella que fue seleccionada por medio del botn BASES y que aparece en el campo denominado Archivo Origen de Precios Unitarios. Figura 82
Figura 82
Ficha Tcnica
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Con la ayuda del ratn se escogen, en la zona izquierda de la ventana, los precios unitarios que se quieren copiar, y con el botn MOVER se traslada cada precio unitario seleccionado a la zona derecha de la ventana o con el botn MOVER TODOS traslada todos los precios unitarios. Una vez concluido el traslado de precios unitarios, y por medio del botn ARCHIVO DESTINO, activamos el campo Nombre en el cual el usuario ingresa el nombre de la nueva base de costos que va a recibir los precios unitarios seleccionados. Con el botn ACEPTAR se valida la creacin de la nueva base. El hecho de trasladar precios unitarios de una base de costos a otra, tambin, implica la copia de los insumos que conforman cada precio unitario.
V.2.5Ventana de Actualizar
El botn ACTUALIZAR abre la ventana ACTUALIZACION DEL BANCO DE COSTOS. Desde esta ventana se pueden actualizar automticamente tanto los INSUMOS como los PRECIOS UNITARIOS de una determinada base de costos previamente seleccionada por medio del botn BASES. El nombre de la base seleccionada aparece en el campo denominado Base de Costos. Figura 83
Figura 83 La zona ACTUALIZACION DE INSUMOS permite actualizar dicha informacin ya sea aplicndole Porcentajes Diferenciales de actualizacin a los materiales, el recurso humano y el equipo, o aplicando un Porcentaje Unico de actualizacin al conjunto de insumos de la base.
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La zona PRECIOS UNITARIOS permite actualizar dicha informacin con respecto a los componentes Mano de Obra Indirecta y Herramienta Menor, debindose ingresar el porcentaje a aplicar para la actualizacin. Por medio del botn CALCULAR, ubicado en la parte inferior de la ventana, se autoriza la actualizacin de las bases de INSUMOS y de PRECIOS UNITARIOS.
VI.
UBSISTEMA DE TRANSFERENCIA DE INFORMACION
El objetivo del SUBSISTEMA DE TRANSFERENCIA DE INFORMACION es el de permitir flujos de informacin (de Poai y Proyectos) entre: instancias de un mismo nivel administrativo que tengan responsabilidades en el manejo de la inversin pblica, CUANDO ESTAS NO SE ENCUENTREN INTERCONECTADAS ENTRE SI POR MEDIO DE UNA RED DE COMPUTADORES. niveles administrativos diferentes con responsabilidades comunes sobre proyectos de inversin. El Ssepi cuenta con cuatro tipos diferentes de instalaciones que permiten identificar la dependencia o instancia en donde la herramienta fue instalada. Estos tipos son : 0 - Banco de Programas y Proyectos 1 - Secretara Sectorial 2 - Entidad Cofinanciadora
Ficha Tcnica
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3 Banco de Programas y Proyectos de Inversin Nacional, Bpin 4 - Otros El acceso a las opciones de Exportacin e Importacin de informacin de Poai y Proyectos del SUBSISTEMA DE TRANSFERENCIA DE INFORMACION depende del tipo de instalacin sobre el cual se est trabajando.
Sobre una instalacin Banco de Programas y Proyectos se podrn exportar proyectos radicados (hacia las secretaras sectoriales), registrados y en
seguimiento (hacia las secretaras sectoriales, los bancos de programas y proyectos Municipal o Departamental, entidades cofinanciadoras, el Bpin y los bancos regionales o tipo otros).
importar Poai (desde las secretaras sectoriales), proyectos viabilizados (desde las
secretaras sectoriales), registrados (desde el banco de programas y proyectos Municipal o Departamental y las entidades cofinanciadoras) y en seguimiento (desde las secretaras sectoriale, los bancos de programas y proyectos Municipal o Departamental y las entidades cofinanciadoras).
Sobre una instalacin Secretara Sectorial se podrn exportar Poai (hacia el banco de programas y proyectos), proyectos viabilizados y
en seguimiento Departamental). (hacia el banco de programas y proyectos Municipal o
importar proyectos radicados, registrados y en seguimiento (desde el banco de

programas y proyectos Municipal o Departamental).
Sobre una instalacin Entidad Cofinanciadora se podrn exportar proyectos registrados y en seguimiento (hacia los bancos de programas y
proyectos Municipal o Departamental y los bancos regionales o tipo otros)
importar proyectos registrados y en seguimiento (desde los bancos de programas

y proyectos Municipal o Departamental y los bancos regionales o tipo otros).
Sobre la instalacin de la Banco de Programas y Proyectos de Inversin

Nacional, Bpin se podrn
importar proyectos registrados y en seguimiento (desde los bancos de programas

y proyectos Municipal o Departamental).
Sobre una instalacin tipo Otros exportar Poai (hacia instalaciones tipo otros), proyectos viabilizados, registrados y
en seguimiento (hacia instalaciones tipo otros) y proyectos registrados (hacia entidades cofinanciadoras).
importar Poai (desde instalaciones tipo otros), proyectos viabilizados, registrados
y en seguimiento (desde instalaciones tipo otros) y proyectos registrados y en seguimiento (desde entidades cofinanciadoras) Para ejecutar cualquier opcin del SUBSISTEMA DE TRANSFERENCIA DE
INFORMACION se requiere que las bases de datos del sistema se encuentren cerradas (incluyendo aquellas utilizadas por usuarios en otras terminales cuando el Ssepi opera sobre una red informtica). Al hacer uso de alguna de las opciones el sistema solicita, por medio de un mensaje, que le confirmen que las bases estn cerradas. ARCHIVOS DE EXPORTACION
Ficha Tcnica
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El nombre del archivo generado por un proceso de exportacin consta de ocho (8) caracteres para el nombre separados, por un punto, de los tres (3) caracteres de la extensin. (ej.: Proyectos 2MD05000.ARJ y Poai 0SB05000. ARJ) El primer caracter del nombre del archivo indica que tipo de proyecto se est exportando y puede asumir los siguientes valores: 0 (Poai), 1 (proyectos radicados), 2 (proyectos viabilizados), 3 (proyectos registrados), 4 (proyectos en seguimiento). El segundo caracter del nombre del archivo indica el origen de la informacin y puede asumir los siguientes valores: B (Banco de Programas y Proyectos municipal o departamental), S (secreatara sectorial), F (entidad cofinanciadora) y T (banco regional o tipo otros). El tercer caracter del nombre del archivo indica el destino de los datos y puede asumir los siguientes valores: B (Banco de Programas y Proyectos municipal o departamental), S (secreatara sectorial), F (entidad cofinanciadora), O (banco de programas y proyectos de inversin nacional,Bpin) y T (banco regional o tipo otros). El cuarto y quinto caracteres del nombre del archivo indican el cdigo del departamento de la instalacin SSEPI donde se origina la informacin. Del sexto al octavo caracteres del nombre del archivo indican el cdigo del municipio de la instalacin SSEPI donde se origina la informacin. La extensin del archivo, para poai como para proyectos es ARJ. Los archivos de exportacin siempre se generan en el disco duro del servidor donde se encuentra instalada la aplicacin, en el subdirectorio \SSEPI\TMP. Esto garantiza su creacin, independientemente de si su tamao es superior al que un disquete est en capacidad de soportar. Una vez generado, el archivo se copia a disquete para su envo a la instancia interesada. IMPORTACION DE ARCHIVOS Los archivos solo se pueden importar a travs de la opcin por medio de la cual fueron generados durante el proceso de exportacin. Adicionalmente, la importacin depende del tipo de instalacin desde donde sta se realiza.
VI.1 Transferencia de Informacin de Poai

EXPORTACION El botn para exportar P.O.A.I. abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A EXPORTAR. En ella, con la ayuda del ratn, la secretara sectorial selecciona la Vigencia del Poai y Sigla de la secretara sectorial de la cual se quiere enviar el Poai. Una vez escogida la sigla, el nombre de la secretara se despliega automticamente en el campo Nombre y su ubicacin por departamento y municipio. En la zona Seleccin de Proyectos del P.O.A.I. a Exportar se despliegan los cdigos y nombres de los proyectos para la vigencia y secretara sectorial en cuestin, que se encuentran incluidos en el Poai. En esta zona se selecciona cada proyecto que se quiera exportar y con los botones MOVER o MOVER TODOS se trasladan a la zona P.O.A.I . a Exportar. Si se desea excluir un proyecto de la lista de P.O.A.I. a Exportar, se selecciona y, con el botn QUITAR, se retira de la lista. Con el botn QUITAR TODOS se excluyen todos los proyectos que se encuentren en la lista de P.O.A.I. a Exportar. Construida la lista de P.O.A.I. a Exportar, el flujo se produce nicamente en el sentido secretara sectorial hacia un banco de proyectos. Por esta razn, en la zona P.O.A.I. con Destino a aparece marcada la casilla Banco Proyectos e inactiva las dems casillas.
Ficha Tcnica
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Realizados los pasos anteriores, se autoriza el proceso de exportacin por medio del botn EXPORTAR DATOS, ubicado en la parte inferior de la ventana. En ese momento el sistema crea el archivo de exportacin en el subdirectorio TMP del directorio SSEPI y despliega un mensaje solicitando al usuario le indique la unidad de disquete donde debe crear otra copia de dicho archivo. El usuario debe insertar el disquete en la unidad respectiva, responder a la pregunta y seleccionar el botn ACEPTAR. Si el espacio disponible sobre el disquete es insuficiente para contener el archivo de exportacin, el sistema lo advertir por medio de un mensaje. Si el proceso de copia finaliza satisfactoriamente el sistema, por medio de un mensaje, indica la finalizacin e informa sobre el nombre y la ubicacin del archivo generado. Toda transferencia de Poai se realiza de manera similar. Si la secreatara sectorial cuenta con facilidades de transmisin de informacin por medio de correo electrnico, sta puede enviar el archivo de exportacin, ubicado en el subdirectorio TMP, pegndolo a un mensaje de correo. IMPORTACION El botn para importar P.O.A.I permite al banco de proyectos recuperar los proyectos incluidos en el P.O.A.I. exportado desde una secretara sectorial. El uso de este botn despliega la ventana ABRIR donde se debe seleccionar la unidad de disco y el archivo a importar. Previa la validacin de la accin, por medio del botn ABRIR, se debe ingresar el disquete en la unidad respectiva. Antes de iniciar el proceso el sistema solicita al usuario, por medio de un mensaje, que le confirme si el conjunto de bases del sistema se encuentran cerrado. Si es el caso, el sistema inicia el proceso de importacin y abre una ventana donde se puede observar el avance en la descompresin del archivo importado. Una vez concluido el proceso de descompresin, se abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A IMPORTAR. En la zona P.O.A.I. a Importar de dicha ventana se pueden observar los proyectos contenidos en el archivo de transmisin y que sern restaurados sobre el Ssepi del banco destino. En la zona Informacin del Proyecto a Importar se aprecia informacin general sobre stos proyectos, ilustrando al usuario respecto de los proyectos que est incorporando a su sistema. El campo Origen de los Datos muestra el nombre de quien enva la informacin, el campo Destino de los Datos muestra el nombre de quin recibe la informacin y el campo Archivo a Importar muestra la ruta de acceso y nombre de dicho archivo. La accin de importacin se valida a partir del botn IMPORTAR DATOS. En este proceso el sistema verifica la existencia de cada proyecto que est incorporando al sistema. Si encuentra que un proyecto ya existe despliega una ventana Opciones de Importacin, ofreciendo las opciones de Reemplazar Uno, Reemplazar Todos, No Reemplaza y Cancela Importacin. En caso de seleccionar reemplaza uno, se podr sobreescribir cada proyecto que existe pero preguntado uno a uno si lo quiere reemplazar, si se escoge reemplazar todos, sobreescribir todos los proyectos que ya existan sin preguntar si lo quiere reemplazar, si se escoge no reemplaza, el sistema se salta el proyecto sin actualizarlo pero continua con la importacin y si se escoge cancela importacin, abortar el proceso de importacin.
VI.2 Transferencia de Informacin de Radicacin

EXPORTACION El botn para exportar PROYECTOS RADICADOS abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A EXPORTAR. En ella, con la ayuda del ratn, el banco de proyectos
Ficha Tcnica
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selecciona la Sigla de la dependencia sectorial a la cual quiere enviar proyectos radicados que son de su competencia. Una vez escogida la sigla, el nombre de la dependencia se despliega automticamente. En la zona Seleccin de Proyectos Radicados se despliegan los cdigos y nombres de los proyectos de la dependencia sectorial en cuestin, que se encuentran radicados en el banco de proyectos. En esta zona se selecciona cada proyecto que se quiera exportar y con los botones MOVER o MOVER TODOS se traslada a la zona Proyectos a Exportar. Si se desea excluir un proyecto de la lista de proyectos a exportar, se selecciona y, con el botn QUITAR, se retira de la lista. Con el botn QUITAR TODOS se excluyen todos los proyectos que se encuentren en la lista de proyectos a exportar. Construida la lista de proyectos a exportar, y en el caso de exportacin de proyectos radicados, el flujo se produce nicamente en el sentido banco de proyectos hacia una secretara sectorial. Por esta razn, en la zona Proyectos con Destino a aparece marcada la casilla Secretara Sectorial e inactivas las dems casillas. Realizados los pasos anteriores, se autoriza el proceso de exportacin por medio del botn EXPORTAR DATOS, ubicado en la parte inferior de la ventana. En ese momento el sistema crea el archivo de exportacin en el subdirectorio TMP del directorio SSEPI y despliega un mensaje solicitando al usuario le indique la unidad de disquete donde debe crear otra copia de dicho archivo. El usuario debe insertar el disquete en la unidad respectiva, responder a la pregunta y seleccionar el botn ACEPTAR. Si el espacio disponible sobre el disquete es insuficiente para contener el archivo de exportacin, el sistema lo advertir por medio de un mensaje. Si el proceso de copia finaliza satisfactoriamente el sistema, por medio de un mensaje, indica la finalizacin e informa sobre el nombre y la ubicacin del archivo generado. Toda transferencia de proyectos radicados se realiza de manera similar. Si la entidad territorial cuenta con facilidades de transmisin de informacin por medio de correo electrnico, sta puede enviar el archivo de exportacin, ubicado en el subdirectorio TMP, pegndolo a un mensaje de correo. IMPORTACION El botn para importar PROYECTOS RADICADOS permite a la secretara sectorial recuperar proyectos radicados sobre su sistema de informacin, El uso de este botn despliega la ventana ABRIR donde se debe seleccionar la unidad de disco y el archivo a importar. Previa la validacin de la accin, por medio del botn ABRIR, se debe ingresar el disquete en la unidad respectiva. Antes de iniciar el proceso el sistema solicita al usuario, por medio de un mensaje, que le confirme si el conjunto de bases del sistema se encuentran cerrado. Si es el caso, el sistema inicia el proceso de importacin y abre una ventana donde se puede observar el avance en la descompresin del archivo importado. Una vez concluido el proceso de descompresin, se abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A IMPORTAR. En la zona Proyectos Radicados a Importar de dicha ventana se pueden observar los proyectos contenidos en el archivo de transmisin y que sern restaurados sobre el Ssepi de la secretara destino. En la zona Informacin del Proyecto a Importar se aprecia informacin general sobre stos proyectos, ilustrando al usuario respecto de los proyectos que est incorporando a su sistema. El campo Origen de los Datos muestra el nombre de quien enva la informacin, el campo Destino de los Datos muestra el nombre de quin recibe la informacin y el campo Archivo a Importar muestra la ruta de acceso y nombre de dicho archivo. La accin de importacin se valida a partir del botn IMPORTAR DATOS. En este proceso el sistema verifica la existencia de cada proyecto que est incorporando al sistema. Si encuentra que un proyecto ya existe despliega una ventana Opciones de Importacin, ofreciendo las opciones de Reemplazar Uno, Reemplazar Todos, No Reemplaza y Cancela Importacin. En caso de seleccionar reemplaza uno, se podr sobreescribir cada
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proyecto que existe pero preguntado uno a uno si lo quiere reemplazar, si se escoge reemplazar todos, sobreescribir todos los proyectos que ya existan sin preguntar si lo quiere reemplazar, si se escoge no reemplaza, el sistema se salta el proyecto sin actualizarlo pero continua con la importacin y si se escoge cancela importacin, abortar el proceso de importacin.
VI.3 Transferencia de Informacin de Viabilidad

EXPORTACION El botn para exportar PROYECTOS VIABILIZADOS abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A EXPORTAR. En ella, con la ayuda del ratn, se selecciona la Sigla de la secretara sectorial que va a enviar, al banco, proyectos cuya viabilidad ha sido conceptuada. Una vez escogida la sigla, el nombre de la dependecia se despliega automticamente. En la zona Seleccin de Proyectos Viabilizados se despliegan los cdigos y nombres de los proyectos de la dependencia sectorial en cuestin que se encuentran conceptuados. En esta zona se selecciona cada proyecto que se quiera exportar y con los botones MOVER o MOVER TODOS se trasladan a la zona Proyectos a Exportar. Si se desea excluir un proyecto de la lista de proyectos a exportar, se selecciona y, con el botn QUITAR, se retira de la lista. Con el botn QUITAR TODOS se excluyen todos los proyectos que se encuentren en la lista de proyectos a exportar. Construida la lista de proyectos a exportar, y en el caso de exportacin de proyectos radicados, el flujo se produce nicamente en el sentido secretara sectorial hacia el banco de proyectos. Por esta razn, en la zona Proyectos con Destino a aparece marcada la casilla Banco de Proyectos e inactivas las dems casillas. Realizados los pasos anteriores, se autoriza el proceso de exportacin por medio del botn EXPORTAR DATOS, ubicado en la parte inferior de la ventana. En ese momento el sistema crea el archivo de exportacin en el subdirectorio TMP del directorio SSEPI y despliega un mensaje solicitando al usuario le indique la unidad de disquete donde debe crear otra copia de dicho archivo. El usuario debe insertar el disquete en la unidad respectiva, responder a la pregunta y seleccionar el botn ACEPTAR. Si el espacio disponible sobre el disquete es insuficiente para contener el archivo de exportacin, el sistema lo advertir por medio de un mensaje. Si el proceso de copia finaliza satisfactoriamente el sistema, por medio de un mensaje, indican la finalizacin e informa sobre el nombre y la ubicacin del archivo generado. Toda transferencia de proyectos con concepto de viabilidad se realiza de manera similar. Si la entidad territorial cuenta con facilidades de transmisin de informacin por medio de correo electrnico, sta puede enviar el archivo de exportacin, ubicado en el subdirectorio TMP, pegndolo a un mensaje de correo. IMPORTACION El botn para importar PROYECTOS VIABILIZADOS permite al banco de proyectos recuperar proyectos viabilizados sobre su sistema de informacin, El uso de este botn despliega la ventana ABRIR donde se debe seleccionar la unidad de disco y el archivo a importar. Previa la validacin de la accin, por medio del botn ABRIR, se debe ingresar el disquete en la unidad respectiva. Antes de iniciar el proceso el sistema solicita al usuario, por medio de un mensaje, que le confirme si el conjunto de bases del sistema se encuentran cerrado. Si es el caso, el sistema inicia el proceso de importacin y abre una ventana donde se puede observar el avance en la descompresin del archivo importado. Una vez concluido el proceso de descompresin, se abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A IMPORTAR. En la zona Proyectos Viabilizados a Importar de dicha
Ficha Tcnica
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ventana se pueden observar los proyectos contenidos en el archivo de transmisin y que sern restaurados sobre el Ssepi de la dependencia destino. En la zona Informacin Bsica del Proyecto a Importar se aprecia informacin general sobre stos proyectos, ilustrando al usuario respecto de los proyectos que est incorporando a su sistema. El campo Origen de los Datos muestra el nombre de quien enva la informacin, el campo Destino de los Datos muestra el nombre de quin recibe la informacin y el campo Archivo a Importar muestra la ruta de acceso y nombre de dicho archivo. La accin de importacin se valida a partir del botn IMPORTAR DATOS. En este proceso el sistema verifica la existencia de cada proyecto que est incorporando al sistema. Si encuentra que un proyecto ya existe despliega una ventana Opciones de Importacin, ofreciendo las opciones de Reemplazar Uno, Reemplazar Todos, No Reemplaza y Cancela Importacin. En caso de seleccionar reemplaza uno, se podr sobreescribir cada proyecto que existe pero preguntado uno a uno si lo quiere reemplazar, si se escoge reemplazar todos, sobreescribir todos los proyectos que ya existan sin preguntar si lo quiere reemplazar, si se escoge no reemplaza, el sistema se salta el proyecto sin actualizarlo pero continua con la importacin y si se escoge cancela importacin, abortar el proceso de importacin.
VI.4 Transferencia de Informacin de Registro

EXPORTACION El botn para exportar PROYECTOS REGISTRADOS abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A EXPORTAR. En ella, con la ayuda del ratn, se selecciona la Sigla de la secretara sectorial de la que el banco de proyectos quiere seleccionar proyectos registrados para enviar. Una vez escogida la sigla, el nombre de la dependencia se despliega automticamente. En la zona Seleccin de Proyectos Registrados se despliegan los cdigos y nombres de los proyectos de la dependencia sectorial en cuestin que se encuentran registrados en el banco de proyectos. En esta zona se selecciona cada proyecto que se quiera exportar y con los botones MOVER o MOVER TODOS se trasladan a la zona Proyectos a Exportar. Si se desea excluir un proyecto de la lista de proyectos a exportar, se selecciona y, con el botn QUITAR, se retira de la lista. Con el botn QUITAR TODOS se excluyen todos los proyectos que se encuentren en la lista de proyectos a exportar. En el caso de exportacin de proyectos registrados, el flujo se origina siempre en el banco de proyectos y los destinos pueden ser: las secretaras sectoriales de su mismo nivel administrativo, los bancos de proyectos de otros niveles administrativos, las entidades cofinanciadoras, el Bpin o los bancos regionales o tipo otros. Por esta razn, en la zona Proyectos con Destino a aparece marcada la casilla Secretara Sectorial como una de las posibilidades. Igualmente se pueden escoger otras opciones de la siguiente manera :
si la instalacin del Ssepi es un banco municipal se puede seleccionar la casilla Banco

departamental, Entidad Cofinanciadora, Bpin, Banco Regional o dejar la casilla Secretara Sectorial.
si la instalacin del Ssepi es un banco departamental se puede seleccionar la casilla
Banco municipal, Entidad Cofinanciadora, Bpin, Banco Regional o dejar la casilla Secretara Sectorial. casilla Banco Regional o dejar la casilla Banco Proyectos. Cofinanciadora o dejar la casilla Instalacin Tipo Otros.
si la instalacin del Ssepi es una entidad cofinanciadora se puede seleccionar la si la instalacin del Ssepi es tipo otros se puede seleccionar la casilla Entidad
Ficha Tcnica
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Realizados los pasos anteriores y seleccionado el destino de la informacin, se autoriza el proceso de exportacin por medio del botn EXPORTAR DATOS, ubicado en la parte inferior de la ventana. En ese momento el sistema crea el archivo de exportacin en el subdirectorio TMP del directorio SSEPI y despliega un mensaje solicitando al usuario le indique la unidad de disquete donde debe crear otra copia de dicho archivo. El usuario debe insertar el disquete en la unidad respectiva, responder a la pregunta y seleccionar el botn ACEPTAR. Si el espacio disponible sobre el disquete es insuficiente para contener el archivo de exportacin, el sistema lo advertir por medio de un mensaje. Si el proceso de copia finaliza satisfactoriamente el sistema, por medio de un mensaje, indican la finalizacin e informa sobre el nombre y la ubicacin del archivo generado. Toda transferencia de proyectos registrados se realiza de manera similar. Si la entidad territorial cuenta con facilidades de transmisin de informacin por medio de correo electrnico, sta puede enviar el archivo de exportacin, ubicado en el subdirectorio TMP, pegndolo a un mensaje de correo. IMPORTACION El botn para importar PROYECTOS REGISTRADOS permite a la instancia receptora recuperar proyectos registrados sobre su sistema de informacin, El uso de este botn despliega la ventana ABRIR donde se debe seleccionar la unidad de disco y el archivo a importar. Previa la validacin de la accin, por medio del botn ABRIR, se debe ingresar el disquete en la unidad respectiva. Antes de iniciar el proceso el sistema solicita al usuario, por medio de un mensaje, que le confirme si el conjunto de bases del sistema se encuentran cerrado. Si es el caso, el sistema inicia el proceso de importacin y abre una ventana donde se puede observar el avance en la descompresin del archivo importado. Una vez concluido el proceso de descompresin, se abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A IMPORTAR. En la zona Proyectos Registrados a Importar de dicha ventana se pueden observar los proyectos contenidos en el archivo de transmisin y que sern restaurados sobre el SSEPI de la instancia destino. En la zona Informacin del Proyecto a Importar se aprecia informacin general sobre stos proyectos, ilustrando al usuario respecto de los proyectos que est incorporando a su sistema. El campo Origen de los Datos muestra el nombre de quien enva la informacin, el campo Destino de los Datos muestra el nombre de quin recibe la informacin y el campo Archivo a Importar muestra la ruta de acceso y nombre de dicho archivo. La accin de importacin se valida a partir del botn IMPORTAR DATOS. En este proceso el sistema verifica la existencia de cada proyecto que est incorporando al sistema. Si encuentra que un proyecto ya existe despliega una ventana Opciones de Importacin, ofreciendo las opciones de Reemplazar Uno, Reemplazar Todos, No Reemplaza y Cancela Importacin. En caso de seleccionar reemplaza uno, se podr sobreescribir cada proyecto que existe pero preguntado uno a uno si lo quiere reemplazar, si se escoge reemplazar todos, sobreescribir todos los proyectos que ya existan sin preguntar si lo quiere reemplazar, si se escoge no reemplaza, el sistema se salta el proyecto sin actualizarlo pero continua con la importacin y si se escoge cancela importacin, abortar el proceso de importacin.
VI.5 Transferencia de Informacin de Seguimiento

EXPORTACION El botn para exportar PROYECTOS EN SEGUIMIENTO abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A EXPORTAR. En ella, con la ayuda del ratn, se selecciona la Sigla de la
Ficha Tcnica
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dependencia sectorial que va a enviar, al banco, proyectos en seguimiento. Una vez escogida la sigla, el nombre de la dependencia se despliega automticamente. En la zona Seleccin de Proyectos en Seguimiento se despliegan los cdigos y nombres de los proyectos de la dependencia sectorial en cuestin que se encuentran en seguimiento. En esta zona se selecciona cada proyecto que se quiera exportar y con los botones MOVER y MOVER TODOS se trasladan a la zona Proyectos a Exportar. Si se desea excluir un proyecto de la lista de proyectos a exportar, se selecciona y, con el botn QUITAR, se retira de la lista. Con el botn QUITAR TODOS se excluyen todos los proyectos que se encuentren en la lista de proyectos a exportar. En el caso de exportacin de proyectos en seguimiento, el flujo se origina en la secretara sectorial responsable del seguimiento y el destino es el banco de proyectos de su mismo nivel administrativo. Por esta razn, en la zona Proyectos con Destino a aparece marcada la casilla Banco Proyectos como una de las posibilidades. Igualmente se pueden escoger otras opciones de la siguiente manera :
si la instalacin del Ssepi es un banco municipal se puede seleccionar la casilla Banco

departamental, Entidad Cofinanciadora, Bpin, Banco Regional o dejar la casilla Secretara Sectorial.
si la instalacin del Ssepi es un banco departamental se puede seleccionar la casilla
Banco municipal, Entidad Cofinanciadora, Bpin, Banco Regional o dejar la casilla Secretara Sectorial. casilla Banco Regional o dejar la casilla Banco Proyectos. Cofinanciadora o dejar la casilla Instalacin Tipo Otros.
si la instalacin del Ssepi es una entidad cofinanciadora se puede seleccionar la si la instalacin del Ssepi es tipo otros se puede seleccionar la casilla Entidad
Realizados los pasos anteriores y seleccionado el destino de la informacin, se autoriza el proceso de exportacin por medio del botn EXPORTAR DATOS, ubicado en la parte inferior de la ventana. En ese momento el sistema crea el archivo de exportacin en el subdirectorio TMP del directorio SSEPI y despliega un mensaje solicitando al usuario le indique la unidad de disquete donde debe crear otra copia de dicho archivo. El usuario debe insertar el disquete en la unidad respectiva, responder a la pregunta y seleccionar el botn ACEPTAR. Si el espacio disponible sobre el disquete es insuficiente para contener el archivo de exportacin, el sistema lo advertir por medio de un mensaje. Si el proceso de copia finaliza satisfactoriamente el sistema, por medio de un mensaje, indican la finalizacin e informa sobre el nombre y la ubicacin del archivo generado. Toda transferencia de proyectos en seguimiento se realiza de manera similar. Si la entidad territorial cuenta con facilidades de transmisin de informacin por medio de correo electrnico, sta puede enviar el archivo de exportacin, ubicado en el subdirectorio TMP, pegndolo a un mensaje de correo.
IMPORTACION El botn para importar PROYECTOS EN SEGUIMIENTO permite a la instancia receptora recuperar proyectos en seguimiento sobre su sistema de informacin, El uso de este botn despliega la ventana ABRIR donde se debe seleccionar la unidad de disco y el archivo a importar. Previa la validacin de la accin, por medio del botn ABRIR, se debe ingresar el disquete en la unidad respectiva. Antes de iniciar el proceso el sistema solicita al usuario, por medio de un mensaje, que le confirme si el conjunto de bases del
Ficha Tcnica
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sistema se encuentran cerrado. Si es el caso, el sistema inicia el proceso de importacin y abre una ventana donde se puede observar el avance en la descompresin del archivo importado. Una vez concluido el proceso de descompresin, se abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A IMPORTAR. En la zona Proyectos en Seguimiento a Importar de dicha ventana se pueden observar los proyectos contenidos en el archivo de transmisin y que sern restaurados sobre el SSEPI de la instancia destino. En la zona Informacin Bsica del Proyecto a Importar se aprecia informacin general sobre stos proyectos, ilustrando al usuario respecto de los proyectos que est incorporando a su sistema. El campo Origen de los Datos muestra el nombre de quien enva la informacin, el campo Destino de los Datos muestra el nombre de quin recibe la informacin y el campo Archivo a Importar muestra la ruta de acceso y nombre de dicho archivo. La accin de importacin se valida a partir del botn IMPORTAR DATOS. En este proceso el sistema verifica la existencia de cada proyecto que est incorporando al sistema. Si encuentra que un proyecto ya existe despliega una ventana Opciones de Importacin, ofreciendo las opciones de Reemplazar Uno, Reemplazar Todos, No Reemplaza y Cancela Importacin. En caso de seleccionar reemplaza uno, se podr sobreescribir cada proyecto que existe pero preguntado uno a uno si lo quiere reemplazar, si se escoge reemplazar todos, sobreescribir todos los proyectos que ya existan sin preguntar si lo quiere reemplazar, si se escoge no reemplaza, el sistema se salta el proyecto sin actualizarlo pero continua con la importacin y si se escoge cancela importacin, abortar el proceso de importacin.
Ficha Tcnica
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VII. Recepcin MGA

Para realizar el proceso de alimentar el Ssepi con la informacin almacenada en la Metodologa General Ajustada debemos presionar el Boton Recepcin Mga, ubicado en la pantalla principal del Ssepi Figura 84
Figura 84
Ficha Tcnica
164
Luego que se ha seleccionado la opcin de Recepcin MGA el sistema despliega otra pantalla donde el usuario encontrara en la parte intermedia un botn con el nombre de Seleccione archivo .MGA, all el usuario podr seleccionar el archivo .MGA tal como se muestra en la Figura 85
Figura 85
Ficha Tcnica
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All el usuario podr dando un doble click sobre el archivo MGA que normalmente se llamara transmi.mga o con el botn ubicado en la parte derecha con el nombre abrir, seleccionar el archivo para el proceso de carga. El nombre del archivo seleccionado se ubicara con su respectiva direccin debajo del botn Seleccione archivo MGA. Figura 86
Figura 86 Si estamos seguros presionamos el botn con el nombre Subir; esta accin le indica al sistema que tome toda la informacin de mga y se la entregue al Ssepi, cabe mencionar que luego de esto no se puede retroceder. El sistema le permite durante el proceso de carga compatibilizar la informacin que proviene de la Mga con la herramienta Ssepi. Como por ejemplo si la entidad ejecutora no existe en el catalogo el sistema emitir automticamente una pantalla para que el usuario, bien escoja una entidad ejecutora o tambin el sistema le permite ir de manera automtica ir a los clasificadores he ingresar la entidad respectiva. As durante todo el proceso de carga.
Ficha Tcnica
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Existen algunas exigencias por parte del sistema como es: S la instalacin del Ssepi es de tipo municipal el Ssepi durante el proceso de carga, obliga que la informacin digitada en el proyecto en la Metodologa General Ajustada debe contener la definicin del plan de desarrollo municipal, de igual forma ocurre si la instalacin del Ssepi es de carcter Departamental o Nacional. Si esta restriccin no se cumple el Ssepi impide subir la informacin para lo cual el usuario tendr que regresar a la metodologa definirle el respectivo plan de desarrollo generar nuevamente la transmisin all he intentar cargar en el Ssepi. Figura 87
Figura 87 Recuerde tambin que si mientras transcurre el proceso de carga, y mediante la interactividad con este presiona la Opcin NO, el proceso se cancela.
Ficha Tcnica
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Para el proceso de carga de informacin proveniente de MGA se estableci un estndar que es el siguiente: el sistema emite el mensaje o pantalla indicando en la parte superior la situacin a compatibilizar (Problema) y dentro del mensaje explica que es lo que ocurre como se presenta en la siguiente Figura en la cual DNP no existe en catalogo de Entidades. Figura 88
Figura 88
Ficha Tcnica
168
El sistema tambin advierte que si no puede resolver algn tipo de aporte para alguna entidad Financiadora, le solicitara al usuario su intervencin durante todo el horizonte de evaluacin, para lo cual el sistema le permitir desplegar o ingresar el respectivo tipo de aporte para la entidad en mencin. Figura 89
Figura 89
Ficha Tcnica
169
Si el usuario, presiona la techa si, el sistema repliega de manera automtica otra pantalla donde le permitir seleccionar de una lista el respectivo tipo de aporte si el tipo de aporte no se encuentra en dicha lista, tambin le permitir adicionarla en ese momento a travs del botn adicionar. Ahora bien si decide darle NO, el sistema cancelara el proceso Figura 90
Figura 90
Ficha Tcnica
170
El sistema siempre le preguntara que si esta seguro de la opcin escogida Figura 91
Figura 91
Ficha Tcnica
171
Por ltimo, el sistema advierte si el proyecto fue cargado para la vigencia que esta el sistema, adems indicndole que cdigo de radicacin que adopto durante el proceso de carga en su momento. Figura 92
Figura 92
Ficha Tcnica
172
VIII. FUNCIONES DE LOS MENUS UTILITARIOS Y MANTENIMIENTO
INFORMES,
Las funciones de mantenimiento del sistema deben ser manejadas exclusivamente por el ADMINISTRADOR DEL SISTEMA quien, a partir de ellas, podr mantener el control sobre la utilizacin del sistema y su integridad. Las funciones de mantenimiento del sistema estn disponibles a partir del men MANTENIMIENTO en la ventana principal del Ssepi. Al abrir el men, por medio del ratn, se despliegan las diferentes facilidades que provee el sistema y que se explican a continuacin .
VIII.I
VIII.1.1
Submen INFORMES
Portafolios
La opcin PORTAFOLIOS. Figura 93
Figura 93
VIII.1.2
Ficha EBI
La opcin FICHA EBI.
VIII.1.3
PAC
La opcin PAC.
Ficha Tcnica
173
VIII.1.4
Sistema General de Participaciones
La opcin Plan de Invers. de Forz. Asign.
VIII.2
Submen UTILITARIOS
Figura 94
VIII.2.1
Cambiar Contrasea
La opcin CAMBIAR CONTRASEA.
VIII.2.2
Cambio de Usuario
La opcin CAMBIO DE USUARIO.
VIII.2.3
Ajuste Presupuesto
La opcin AJUSTE PRESUPUESTO.
VIII.2.4
Seguimiento (Detalle)
La opcin SEGUIMIENTO (DETALLE)
Ficha Tcnica
174
VIII.3
Submen MANTENIMIENTO
Figura 95
VIII.3.1
Copia de Seguridad (Backup)
La opcin COPIA DE SEGURIDAD permite sacar una copia de respaldo del Ssepi. La copia incluye todas las bases de datos, el ejecutable y la librera de FoxPro. La utilidad de dicha copia es la de poder contar con un medio para recuperar la informacin del sistema, a la fecha del backup, en caso de que sta se dae por problemas en el fluido elctrico, manipulaciones indebidas de los usuarios, virus, etc. Para iniciar el proceso de COPIA DE SEGURIDAD se requiere que todas las bases de datos se encuentren cerradas (incluyendo aquellas utilizadas por usuarios en otras terminales cuando el Ssepi opera sobre una red informtica). Si las bases no estn cerradas el backup ser incompleta. Se recomienda, por este motivo, que se realice al finalizar las labores del da o al iniciar la sesin de trabajo. Al seleccionar la opcin COPIA DE SEGURIDAD el sistema despliega el siguiente mensaje: Se Generar el archivo SSEPIBAK.ZIP en Disco o en Diskette(s). Al efectuar la copia en diskettes, se borrar su contenido actual. Desea efectuar la copia en diskettes?, si la respuesta es Si, la copia de seguridad se genera en diskettes, por lo tanto, debe haber insertado el disco nmero uno (1) en la unidad A:, si la respuesta es No, la copia de seguridad se genera en el directorio \SSEPI\BACKUP del disco del computador y si la respuesta es Cancelar suspende el proceso de copia de copia. Con el objeto de no sobreescribir el archivo SSEPIBAK.ZIP cada vez que se efectua el backup y con el fin de mantener por los menos de tres a cinco copias de seguridad, se recomienda que se renombre el archivo adicionndole la fecha y hora en que se genera la copia, tan pronto, finalice dicho proceso .
La periodicidad de realizacin del BACKUP debe ser funcin del volumen de
trabajo pero siempre con alta frecuencia. En aquellas entidades territoriales donde las cadas de energa son frecuentes es indispensable hacer backup diario para garantizar que la prdida de trabajo es de mximo un da.
Ficha Tcnica
175
VIII.3.2
Restaurar Copia de Seguridad (Backup)
La opcin RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD se utiliza cuando se han ocasionado daos a las bases de datos. Esta permite recuperar la informacin de las bases a la fecha en que se realiz el ltimo backup. Para realizar este proceso se requiere que todas las bases de datos se encuentren cerradas (incluyendo aquellas utilizadas por usuarios en otras terminales cuando el Ssepi opera sobre una red informtica). Esta opcin descomprime el archivo \SSEPI\BACKUP\SSEPIBAK.ZIP y restaura la informacin en l contenida a las bases respectivas del Ssepi, borrando su informacin y reemplazndola por la del BACKUP. Por lo tanto, si el archivo que se quiere restaurar se encuentra renombrado, se debe dejar con el nombre de SSEPIBAK.ZIP y en el directorio \SSEPI\BACKUP. Al seleccionar la opcin RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD el sistema despliega el siguiente mensaje: Se Restaurar el archivo SSEPIBAK.ZIP del Disco o Diskette(s). Al restaurar la copia todos loa archivos se sobreescribirn. Desea restaurar la copia de diskettes?, si la respuesta es Si, la copia de seguridad a restaurar se toma de diskettes, por lo tanto, debe haber insertado el disco nmero uno (1) en la unidad A:, si la respuesta es No, la copia de seguridad a restaurar se toma del directorio \SSEPI\BACKUP del computador y si la respuesta es Cancelar suspende el proceso de restauracin. Al concluirse ste el sistema despliega otro mensaje indicando si se realiz correctamente o no.
VIII.3.3
Administracin de Usuarios
La opcin ADMINISTRACION DE USUARIOS permite al ADMINISTRADOR DEL SISTEMA agregar nuevos usuarios al sistema y definirle sus derechos, o modificar aquellos existentes. Con la ayuda de los botones AGREGAR o EDITAR se introduce o modifica la informacin siguiente: Cdigo de Usuario: en este campo se ingresa un cdigo cuya longitud mxima es de 10 posiciones. Nombre: en este campo se ingresa el nombre completo del usuario (mximo 30 posiciones) Cargo: en este campo se ingresa el cargo del usuario (mximo 30 posiciones) Contrasea: en este campo se ingresa la contrasea del usuario (mximo 6 posiciones). Al escribir la contrasea esta no se ve, Una vez ingresada, el sistema solicita que se ingrese de nuevo para confirmarla, ya que el usuario puede luego cambiar su contrasea, Fecha: en este campo se ingresa en forma automtica la fecha en que el usuario y sus derechos fueron definidos Tipo de Usuario: En este campo se escoge un tipo de usuario de los que estn definidos en el sistema: Administrador, Consulta o Proyecto, o se selecciona el campo Personalizar para definir un usuario diferente. El tipo de usuario o su personalizacin estn relacionados con los derechos para AGREGAR, BORRAR y/o MODIFICAR informacin en el sistema: El usuario Administrador es aquel que tiene derechos ilimitados sobre la informacin del sistema (agregar, modificar y/o borrar). El usuario Consulta es aquel cuyo derecho est restringido nicamente a observar la informacin, sin poder actuar sobre ella.
Ficha Tcnica
176
La opcin de Personalizar un usuario permite definir usuarios con derechos particulares. Al seleccionar esta opcin se activa los botones CLASIFICADORES Y TRANSFERENCIA DE INFORMACIN y INFORMACIN DEL PROYECTO ubicados en la parte inferior de la ventana para que, a partir de cada uno de ellos, se especifiquen derechos de agregar, modificar o borrar informacin relacionada con las funciones disponibles en las diferentes ventanas que hacen parte de estos subsistemas. Al hacer uso de cualquiera de estos dos botones se abre una ventana para cada uno, en cuya parte superior aparecen las letras A (agregar), M (modificar) y B (borrar). Aparecen igualmente las funciones para las cuales se pueden definir derechos de agregar, modificar y/o borrar al marcar las casillas correspondientes. Asignados todos los permisos, salvamos la informacin usando el boton GUARDAR. Para el desplazamiento entre usuarios utilizamos los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y ULTIMO. NOTA: la entidad territorial entre los diferentes usuarios personalizados que debe definir, al menos uno de ellos debe tener un perfil de ADMINISTRADOR DE TABLAS, para el funcionario responsable de actualizar los diferentes catlogos del sistema, permitiendo para cada uno el derecho de agregar, modificar y borrar informacin
VIII.3.4
Generacin de Indices
La opcin GENERACION DE INDICES permite reconstruir los ndices de las bases de datos del Ssepi cuando stos se daan por factores como cambios bruscos en el fluido elctrico, virus, etc. Se recomienda hacer uso de la opcin GENERACION DE INDICES cada vez que el sistema despliegue un mensaje de ndice daado, etiqueta de indice no existe y al menos una vez a la semana.
VIII.3.5
Regeneracin de Grficas
Debido a inconvenientes causados por cadas del fluido elctrico las grficas de productos, indicadores y avance fsico financiero pueden perder el vnculo del campo que guarda la grfica con el modelo de grfico a utilizar, impidiendo la generacin de las mismas. Por lo tanto, la opcin REGENERACION DE GRAFICAS permite reconstruir automticamente dichas grficas.
VIII.3.6
Depuracin de las Bases de Datos
La opcin DEPURACION DE LAS BASES DE DATOS permite borrar fsicamente de las bases aquellos registros que tan solo han sido borrados lgicamente (marcados como borrados pero no suprimidos realmente). El borrado fsico los suprime realmente y libera espacio de las bases utilizado innecesariamente. Al iniciar el proceso de DEPURACION DE LAS BASES DE DATOS el sistema despliega un mensaje recordando la necesidad de cerrar las bases. El botn ACEPTAR inicia el proceso. Al concluirse ste el sistema despliega otro mensaje indicando si se realiz correctamente o no.
VIII.3.7
Indices Banco de Costos
Ficha Tcnica
177
La opcin INDICES BANCO DE COSTOS permite reconstruir los ndices de las bases de costos del Ssepi cuando stos se daan por factores como cambios bruscos en el fluido elctrico. Se recomienda hacer uso de la opcin INDICES BANCO DE COSTOS cada vez que el sistema despliegue un mensaje de ndice daado y al menos una vez a la semana.
VIII.3.8
Configuracin del Sistema
A partir de la opcin CONFIGURACION DEL SISTEMA le facilita al administrador dos (2) acciones. La primera es cambiar el nombre de la Instalacin del Ssepi, y la segunda es cambiar o actualizar el Ao de configuracin del Ssepi, con el fin que si al final del ao calendario no se han terminado de ingresar los proyectos del ao inmediatamente anterior, pueda hacerse hasta el da en que el administrador provoque el cambio de dicho ao. Este ao tiene efectos en la vigencia de los proyectos, en la vigencia del plan de desarrollo, en la programacin de las inversiones, en la transferencia de informacin y en algunos procesos que toman como base para las operaciones matemticas este ao.
VIII.3.9
Ajustar Bases de Datos
La opcin AJUSTAR BASES DE DATOS permite al administrador la posibilidad de corregir daos en las tablas de datos que conforman la base de datos del Ssepi, donde el error mas frecuente es el no reconocimiento de las tablas de datos por FoxPro. Al efectuar este proceso no es ciento por ciento seguro que las arregle, de aqu la importancia de la copias de seguridad que se manejen.
VIII.3.10 Ajustar Campos Memo

La opcin AJUSTAR CAMPOS MEMOS (en los campos memos se pueden guardar imgenes como grficas, fotos, etc., y textos que superan los 254 caracteres permitidos en un campo de tipo caracter) permite al administrador la posibilidad de corregir daos en las tablas de datos que almacenan grficas como productos, indicadores y seguimiento fsico financiero, donde el error mas frecuente es la imposibilidad de accesar la tabla por problemas con los campos memos. Al efectuar este proceso no es ciento por ciento seguro que las arregle, de aqu la importancia de la copias de seguridad que se manejen.
VIII.3.11 Ajustar Todo

La opcin AJUSTAR TODO permite al administrador efectuar en un solo paso las dos opciones anteriores.
Ficha Tcnica
178
IX.
FICHA TECNICA
La versin 5.0 del sistema fue diseada por el Departamento Nacional de Planeacin de la Repblica de Colombia, con la siguiente ficha tcnica: Coordinacin General: Inversin Nacional Coordinacin Diseo y Desarrollo HECTOR MAURICIO PARRA DUSSAN Ingeniero de Sistemas Desarrollo: JAIRO JAVIER YEPES ESCOBAR Ingeniero de Sistemas SONIA CANCINO ACUA Coordinadora Grupo Asesor a Programas y Proyectos de
El Ssepi en sus versiones anteriores recibi el apoyo financiero de la Misin Social, el PDI, la Red de Solidaridad Social, el FIS, el DRI, la Findeter, la Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos y la Direccin de Desarrollo Territorial y el Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversin Pblica del Departamento Nacional de Planeacin. Cualquier inquietud, sugerencia o comentario favor enviarlo a la siguiente direccin: Departamento Nacional de Planeacin Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversin Pblica Calle 26 No. 13 19 Piso 10 Telfono: (57-1) 5960300 5663666 Ext. 2290 Fax: (57-1) 5999550 5999551 Bogot D.C., Colombia E-mail: webBpin@dnp.gov.co
Ficha Tcnica
179
VII. ANEXO 1: ENTIDADES FUENTES DE FINANCIACION
FINANCIADORAS
Entidad Financiadora MUNICIPIO Municipio
Fuente de Financiacin
Cdigo
Ingresos corrientes (excluidas Sistema General de M00Pxx Participaciones, SGP y transferencias del presupuesto a los EP municipales) Recursos de capital M00Kxx Sistema General de Participaciones, SGP al municipio M00Yxx (excluidas las transferencias del SGP a los EP municipales) Sistema General de Participaciones, SGP Fondos especiales Recursos de funcionamiento Sin asignacin Establecimientos pblicos del orden municipal Rentas propias del EP municipal Recursos de capital del EP municipal Transferencias del presupuesto al EP municipal Transferencias del SGP a EP municipal Sistema General de Participaciones, SGP Recursos de funcionamiento del EP municipal Empresas industriales y comerciales del orden municipal Rentas propias de la EIC municipal Recursos de capital de la EIC municipal Recursos de funcionamiento de la EIC municipal Sociedades de economa mixta del orden municipal Rentas propias de la SEM municipal Recursos de capital de la SEM municipal Recursos de funcionamiento de la SEM municipal M51-M75Pxx M51-M75Kxx M51-M75Fxx M26-M50Pxx M26-M50Kxx M26-M50Fxx M01Pxx M01Kxx M01Txx M01Yxx M01Sxx M01Fxx M00Sxx M00Exx M00Fxx M00Axx
Anexo 1: Entidades Financiadoras y Fuentes de Financiacin
179
DEPARTAMENTO Departamento Ingresos corrientes (excluido el Sistema General de D00Pxx Participaciones, SGP y las transferencias del presupuesto a los EP departamentales) Recursos de capital Sistema General de Participaciones, SGP Fondos Especiales Recursos de funcionamiento Sin asignacin Establecimientos pblicos del orden departamental Rentas propias del EP departamental Recursos de capital del EP departamental Transferencias del presupuesto al EP departamental Sistema General de Participaciones, SGP Recursos de funcionamiento del EP departamental Empresas industriales y comerciales del orden departamental Rentas propias de la EIC departamental Recursos de capital de la EIC departamental Recursos de funcionamiento de la EIC departamental Sociedades de economa mixta del orden departamental Rentas propias de la SEM departamental Recursos de capital de la SEM departamental D51-D75Pxx D51-D75Kxx D26-D50Pxx D26-D50Kxx D26- D50Fxx D01Pxx D01Kxx D01Txx D01Sxx D01Fxx D00Kxx D00Sxx D00Exx D00Fxx D00Axx
Recursos de funcionamiento de la SEM departamental D51-D75Fxx NACION Establecimientos del orden central nacional Ingresos corrientes Recursos de capital Contribuciones parafiscales Recursos de funcionamiento Sin asignacin Establecimientos pblicos del orden nacional Rentas propias del EP del orden nacional Recursos de capital del EP del orden nacional N01: DRI
3
N00Pxx N00Kxx N00Cxx N00Fxx N00Axx N01-N25Pxx N01-N25Kxx
Recursos de funcionamiento del EP del orden nacional N01-N25Fxx
180
N02: FIS N03: RSS
3 3
Empresas industriales y comerciales del orden nacional Rentas propias de la EIC del orden nacional Recursos de capital de la EIC del orden nacional Recursos de funcionamiento de la EIC del orden nal. N26: FINDETER Sociedades de economa mixta del orden nacional Rentas propias de la SEM del orden nacional Recursos de capital de la SEM del orden nacional Recursos de funcionamiento de la SEM del orden nal. Fondos Especiales del orden nacional Transferencias del PGN al fondo N76-N99Txx Recursos del crdito del fondo especial del orden N76-N99Rxx nacional N76: FIU N77: FCV N78: FNR
3 3 3 3
N26-N50Pxx N26-N50Kxx N26-N50Fxx
N51-N75Pxx N51-N75Kxx N51-N75Fxx
N79: FIR - COSTA ATLANTICA N80: FIR - CENTRO ORIENTE N81: FIR- OCCIDENTE N:82 FIR ORINOQUIA N83: FIR AMAZONIA Comunidad Recursos propios C00Pxx
Para el caso de entidades territoriales distritales.

En rigor, este rubro no es una fuente de financiacin sino una aplicacin del gasto. No obstante, dado que algunos proyectos incorporan recursos destinados a funcionamiento para su financiacin o ejecucin, se conserva este rubro con el objeto de captar dichos casos.
3
A pesar que los Fondos del Sistema Nacional de Cofinanciacin se encuentran en proceso de liquidacin, se siguen teniendo en cuenta para efectos de esta clasificacin, ya que pueden haber proyectos en el Ssepi que apunten a ellos .
181
La tabla anterior muestra la codificacin que se estableci para las entidades y fuentes de financiacin mas corrientes en los diferentes niveles administrativos. La clasificacin, en los diferentes proyectos, de las entidades y fuentes de financiacin, de acuerdo con esta codificacin, permite a las distintas entidades y dependencias de la administracin preparar, durante la etapa de programacin de las inversiones, sus anteproyectos de inversin seleccionando, segn criterios propios, aquellos proyectos a financiar hasta la utilizacin total de la cuota de inversin que le fue asignada. La codificacin de las entidades y fuentes de financiacin tiene la siguiente estructura: ENTIDADES FINACIADORAS El cdigo de la entidad financiadora es de tres (3) posiciones de longitud y est compuesto por: UN PRIMER DIGITO ALFABETICO QUE PUEDE TOMAR ALGUNO DE LOS SIGUIENTES VALORES: M: entidad del orden municipal, D: entidad del orden departamental, N: entidad del orden nacional, C: entidad de la comunidad. DOS DIGITOS NUMERICOS Los dos (2) dgitos numricos que siguen al dgito alfabtico pueden asumir los siguientes valores:
En el caso de entidades municipales y departamentales, si stas son del sector central

asumen el valor 00, si son establecimientos pblicos asumen el valor 01, si son empresas industriales y comerciales asumen valores entre 26 y 50, y si son sociedades de economa mixta asumen valores entre 51 y 75. establecimientos pblicos puede asumir valores entre 01 y 25 y en el de fondos especiales puede asumir valores entre 76 y 99.
En las entidades nacionales hay dos casos que difieren de los anteriores: en el de En el caso de la comunidad asumen siempre el valor 00.
FUENTES DE FINANCIAMIENTO El cdigo de la fuente de financiacin es de seis (6) posiciones de longitud donde las tres primeras provienen de la Entidad Financiadora. Las tres posiciones siguientes tienen: UN PRIMER DIGITO ALFABETICO QUE PUEDE TOMAR ALGUNO DE LOS SIGUIENTES VALORES:
Para el caso de fuentes de financiacin de entidades municipales.

(Ingresos corrientes, excluidas las transferencias de los ingresos corrientes de la nacin y las transferencias del presupuesto a los establecimientos pblicos municipales), K (Recursos de capital), Y (Transferencias de los ingresos corrientes de la nacin al municipio, excluidas las transferencias de los ingresos corrientes de la nacin a los establecimientos pblicos municipales), S (Situado Fiscal, para el caso de entidades territoriales distritales), E (Fondos especiales), F (Recursos de funcionamiento) o A (sin asignacin, cdigo que se utiliza cuando se desconoce la fuente especfica).

(Rentas propias), K (Recursos de capital), T (Transferencias del presupuesto al establecimiento pblico), Y (Transferencias de los ingresos corrientes de la nacin
182
al establecimiento pblico), S (Situado Fiscal, para el caso de entidades territoriales distritales) o F (Recursos de funcionamiento).

Para el caso de entidades departamentales

(Ingresos corrientes, excluido el situado fiscal y las transferencias del presupuesto a los establecimientos pblicos departamentales), K (Recursos de capital), C (Contribuciones parafiscales), S (Situado fiscal), E (Fondos Especiales), F (Recursos de funcionamiento) o A (sin asignacin, cdigo que se utiliza cuando se desconocer la fuente especfica).

(Rentas propias), K (Recursos de capital), T (Transferencias del presupuesto al establecimiento pblico), S (Situado Fiscal) o F (Recursos de funcionamiento).

Para el caso de entidades nacionales

(Ingresos corrientes), K (Recursos de capital), C (Contribuciones parafiscales), F (Recursos de funcionamiento) o A (sin asignacin, cdigo que se utiliza cuando se desconoce la fuente especfica).
Si la entidad es un establecimiento pblico, una empresa industrial y comercial o

una sociedad de economa mixta puede asumir los siguientes valores: P (Rentas Propias), K (Recursos de capital) o F (Recursos de funcionamiento).
Si la entidad es un Fondo especial puede asumir los siguientes valores: T

(Transferencias del PGN al fondo) o R (Recursos del crdito)
Para el caso de entidades de la comunidad
solo puede asumir el valor P (Recursos propios).

DOS DIGITOS NUMERICOS Los dos (2) dgitos numricos que siguen al dgito alfabtico, se dejan de libre utilizacin por parte de la entidad territorial para que pueda diferenciar entre fuentes de financiacin del mismo tipo.
Para algunas entidades financiadoras del nivel nacional se definieron sus cdigos:
los fondos de cofinanciacin, los fondos de inversin regional, etc. Con el objeto de manejar informacin susceptible de ser comparada, estos cdigos no deben ser modificados.
183
XI. ANEXO 2: VARIABLES MINIMAS REQUERIDAS DURANTE EL INGRESO DE INFORMACION SOBRE EL PROYECTO A TRAVES DE SU CICLO DE VIDA
La captura de informacin sobre los proyectos de inversin al Ssepi, exige el ingreso de un mnimo de variables relativas al proyecto durante todo su ciclo de vida. Para que el usuario no se vea bloqueado respecto de estas variables exigidas por el sistema para dejarlo proceder con bloques subsiguientes de informacin, a continuacin se relacionan dichas variables. Estas hacen referencia exclusivamente al subsistema de PROGRAMACION Y SEGUIMIENTO. En la ventana DATOS BASICOS Variables requeridas: Nombre del proyecto, Entidad que presenta el proyecto al banco y Fecha de radicacin. En la ventana CLASIFICACION Variables requeridas: Tipo especfico de Gasto, Sector, Vigencia de Ejecucin Inicial y Final, Cantidad de producto del proyecto, Aos de vida del proyecto y Plazo estimado de ejecucin. En la ventana PROBLEMA/OBJETIVO/ALTERNATIVA/JUSTIFICACION Variables requeridas: Problema, Objetivo, Alternativa seleccionada, al menos un Programa del plan de desarrollo municipal y/o departamental, rea afectada (al menos una) y poblacin afectada y su unidad de medida. En la ventana UBICACION GEOGRAFICA Variables requeridas: rea geogrfica (al menos una). En la ventana AREA BENEFICIADA Variables requeridas: rea beneficiada (al menos una). En la ventana PRESUPUESTO Variables requeridas: categora de inversin (al menos una), actividad (al menos una de cada categora de inversin). Funciones requeridas: Para poder seguir a la ventana PROGRAMACION FISICA FINANCIERA se debe haber calculado el presupuesto (botn CALCULAR) y transferido el presupuesto (botn TRANSFERIR). En la ventana PROGRAMACION FISICA FINANCIERA Variables requeridas: Fecha de inicio de programacin y Perodo. En la ventana ESTRUCTURA FINACIERA Variables requeridas: datos sobre fuentes de financiacin, para al menos una vigencia presupuestal. En la ventana PRESUPUESTO DE OPERACION Variables requeridas: datos sobre costos de operacin, para al menos una entidad y fuente de financiacin. En la ventana PRODUCTOS Variables requeridas: productos (al menos uno y su meta programada)
Anexo 2: Variables Mnimas Requeridas durante el Ingreso de Informacin sobre el Proyecto a travs de su Ciclo de 184 Vida
En la ventana INDICADORES Variables requeridas: indicadores de evaluacin (al menos uno) En la ventana OTROS DATOS DE FORMULACION Variables requeridas: Estado actual del proyecto y requerimiento o no de Licencia ambiental. En la ventana RESPONSABLE CONCEPTO DE VIABILIDAD Variables requeridas: concepto de viabilidad del nivel municipal y/o departamental . En la ventana EVALUACION DEL PROYECTO Variables requeridas: responsables y fechas de los anlisis Tcnicos, Institucionales, Socio-Econmicos, Ambientales, Financieros y el Coordinador General del Proyecto. En la ventana REGISTRO Variables requeridas: Fecha de ingreso a la etapa En la ventana APROBACION Variables requeridas: Fecha de aprobacin.
Anexo 2: Variables Mnimas Requeridas durante el Ingreso de Informacin sobre el Proyecto a travs de su Ciclo de 185 Vida

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MANUAL DEL USUARIO

Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas

Bogot D.C., Diciembre de 2005

II. FUNCIONAMIENTO BASICO SISTEMA...........................................................11

II.1 Ingreso Sistema..........................................................................................................................11 II.2

III. ELEMENTOS BASICOS SISTEMA......................................................................21

MGA.. Informes, Utilitarios y

III.4 Funciones de los Mantenimiento..............................26

IV. SUBSISTEMA DE PROGRAMACION Y SEGUIMIENTO.. ..27

VI. SUBSISTEMA DE INFORMACION.153

Transferencia de Informacin de Viabilidad... Transferencia de Informacin de Registro Transferencia de Informacin de Seguimiento.

VII. RECEPCIN ..163

VIII. FUNCIONES DE LOS MENUS INFORMES, UTILITARIOS Y MANTENIMIENTO.... 172

Elementos Bsicos del Sistema

Elementos Bsicos del Sistema

Elementos Bsicos del Sistema

Elementos Bsicos del Sistema

Base conceptual del sistema

Elementos Bsicos del Sistema

Elementos Bsicos del Sistema

Elementos Bsicos del Sistema

Usuarios del sistema

Requerimientos fsicos y lgicos

Elementos Bsicos del Sistema

Derechos de autor de la aplicacin informtica

Elementos Bsicos del Sistema

FUNCIONAMIENTO BASICO DEL SISTEMA

II.1 Ingreso al Sistema

Elementos Bsicos del Sistema

Elementos Bsicos del Sistema

Elementos Bsicos del Sistema

II.3 Men Principal

Elementos Bsicos del Sistema

Elementos Bsicos del Sistema

Elementos Bsicos del Sistema

Elementos Bsicos del Sistema

Elementos Bsicos del Sistema

II.5 Mensajes del sistema

Elementos Bsicos del Sistema

Elementos Bsicos del Sistema

III. ELEMENTOS BASICOS DEL SISTEMA

Elementos Bsicos del Sistema

III.1 Subsistema de Clasificadores

Elementos Bsicos del Sistema

III.2 Subsistema Informacin de Proyecto

Elementos Bsicos del Sistema

III.3 Subsistema de Transferencia de Informacin

Elementos Bsicos del Sistema

III.4 Subsistema de Recepcin MGA

Elementos Bsicos del Sistema

III.5 Funciones de los submens INFORMES, UTILITARIOS y

Elementos Bsicos del Sistema

SUBSISTEMA DE INFORMACIN DEL PROYECTO

Figura 17 La manera de utilizar el subsistema para tales efectos se explica a continuacin.

Subsistema de Informacin del Proyecto

IV.1 Componente de Identificacin

Subsistema de Informacin del Proyecto

Ventana de Datos Bsicos

Subsistema de Informacin del Proyecto

Subsistema de Informacin del Proyecto

Subsistema de Informacin del Proyecto

De la tabla ENTIDADES solo se muestran, para que el usuario escoja e ingrese al