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GESTION DES MEDICAMENTS

Au terme de ce module de formation, le participant doit tre capable d : Objectifs gnraux Assurer une gestion rationnelle des stocks de Mdicaments Essentiels Gnriques au niveau dun dpt pharmaceutique Objectifs spcifiques 1. 2. 3. 4 Approvisionner rgulirement la pharmacie en MEG. Contrler rgulirement le stock de mdicaments de la pharmacie. De matriser les outils et les procdures de gestion de stock De matriser le circuit des mdicaments.

CONTENU: INTRODUCTION Pourquoi grer les mdicaments ? Comment grer les mdicaments ?
I. CYCLE LOGISTIQUE

1. La commande 2. La livraison des mdicaments 3. Le transport des mdicaments. 4. La rception des mdicaments. 5. Le rangement des mdicaments 6. La procdure dinventaire des mdicaments 7. Le reconditionnement. 8. Les pratiques de dispensation. II. LES OUTILS DE GESTION DE STOCK 1. La fiche de gestion de stock 2. La fiche d'inventaire 3. Le bon de commande 4. Le bon de livraison 5. Le procs-verbal de rception 6. Les produits hors dusage III LE CONTROLE DES STOCKS 1. Les concepts fondamentaux 2. Le contrle des stocks

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GESTION DES MEDICAMENTS

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INTRODUCTION
Pourquoi grer les mdicaments ?
La gestion des mdicaments et matriel mdical est une lourde tche pour les personnes qui en ont la charge. Cest une ncessit dans les pays ou les pnuries sont chroniques, les conditions climatiques et gographiques sont dfavorables et plus particulirement quand les ressources financires sont limites. Les objectifs principaux sont : Davoir toujours un stock minimum de mdicaments et de matriel mdical disposition pour viter les ruptures et plus particulirement pour les plus ncessaires. De connatre lendroit o vous pouvez trouver chaque item, un rangement ordonn est important pour ceci. De connatre tout moment la quantit dont nous disposons en stock. De prparer des commandes en fonction du stock physique : si vous commandez trop, vous aurez un stock excessif et une mauvaise rotation ; si vous ne commandez pas assez, vous aurez des ruptures de stock. De contrler le stock : si vous savez exactement ce que vous recevez et ce que vous donner, vous pouvez contrler si il ny a pas de vol, de pertes, derreurs ou un manque Dviter les pertes et les prims. De prescrire judicieusement les mdicaments en expliquant bien au malade quand et comment prendre ceux-ci et tre sr que les mdicaments seront donns pour lensemble du traitement. De prparer un conditionnement correct lors de la dlivrance au patient capable de protger et de faciliter la bonne administration du mdicament

Comment grer les mdicaments ? :


Par une organisation fonctionnelle et une gestion rigoureuse de la pharmacie travers la mise en place de procdures et doutils de gestion. Dans lapprovisionnement en mdicaments, la logistique comporte tous les aspects du processus qui permet dapporter un mdicament depuis le fournisseur jusqu' celui qui le dlivre et finalement au patient. Lapprovisionnement en mdicaments demande une parfaite collaboration et coordination entre tous les intervenants.
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I CYCLE LOGISTIQUE
Dans lapprovisionnement en mdicaments, la logistique comporte tous les aspects du processus qui permet dapporter un mdicament depuis le fournisseur jusqu celui qui le dlivre finalement au patient. Lapprovisionnement en mdicament demande une parfaite collaboration entre tous les intervenants.

1. La commande :
Cest la premire tape de l'approvisionnement du dpt en mdicaments. Elle doit tre prpare en collaboration avec l'infirmier ou le mdecin et le responsable du dpt afin que les mdicaments qu'il prescrit soient disponibles au dpt. La commande s'effectue normalement de faon mensuelle. Avant dtablir une commande, il faut au pralable : Slectionner les mdicaments : quels mdicaments faut-il commander ? Estimer les quantits de mdicaments ncessaires : combien faut-il en commander ? Quand faut-il commander ? Disposer dun budget : de quelle somme dargent dispose-t-on ? 1.1 Quels mdicaments ? Le mdecin-chef et le responsable de la pharmacie doivent se rfrer la liste des mdicaments disponibles la Centrale qui est issue de la liste nationale rvise des MEG. (Voir Liste indicative des produits hospitaliers Annexe 3) 1.2 Combien faut-il commander de mdicaments ? Une commande exige de dterminer au pralable les besoins. Elle sera prpare en collaboration entre le Mdecin-Chef et le grant de la pharmacie. Lestimation des stocks initiaux de mdicaments, dans le cadre de la mise en place du Recouvrement des Cots, seffectue par le mdecin chef selon une mthode destimation base sur les morbidits et les ordinogrammes. Pour les commandes de rapprovisionnement courant, on utilise la mthode destimation des besoins base sur la consommation antrieure. 1.2.1 La Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) Cest le paramtre le plus important pour lestimation des besoins en mdicaments. La CMM sera calcule rgulirement grce aux fiches de stock. Ces outils, permettent au grant de la pharmacie de comptabiliser par mois ou par priode les sorties de chaque mdicament et consommable. La CMM sera inscrite sur la fiche de stock de chacun des mdicaments et consommables mdicaux La formule de calcul est : somme des sorties divise par le nombre de mois des sorties. La consommation moyenne mensuelle est : = (stock dbut de mois - stock fin de mois)
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Somme des sorties CMM = -----------------------------------Nombre de mois ex: calcul de la consommation moyenne mensuelle de paractamol 500 mg bote de 1000 cps dun dpt pharmaceutique: Sorties fiche de stock : 8/7/01 : 2000 cps 2/8/01 : 4000 cps 31/8/01 : 1000 cps 20/9/01 : 2000 cps 15/10/01 : 3000 cps Sorties totales en 4 mois : 12 000 cps => Consommation moyenne mensuelle = 12 000 / 4 = 3000 cps 1.2.2 le stock de roulement (Sr): il sagit du stock pour satisfaire la demande entre les livraison. Ce stock de roulement doit tenir compte de la priodicit et du dlai de livraison. Sr= CMM x (PC+DL) Avec PC = Priodicit des Commandes DL = Dlais de Livraison 1.2.3 le stock de scurit (SS) : rserve qui permet de toujours avoir les produits en cas de rupture de stock. Ce stock de scurit correspond la consommation entre 2 commandes (normalement un mois). Il est aussi appel stock de rserve ou stock tampon. Il protge contre les ruptures de stock ventuelles, si les livraisons sont en retard ou si le stock de roulement est consomm plus vite que prvu. Il fixe le seuil au dessous duquel le stock disponible ne doit jamais descendre. La quantit du stock de scurit est gnralement value la consommation correspondant au dlai de livraison. Ce stock de scurit doit augmenter en fonction des dlais dapprovisionnement puisque le risque de rupture de stock augmente avec lallongement du temps de livraison. 1.2.3 Estimation des besoins totaux ou stock maximum (Smax) : Il est gal au stock de roulement ajout au stock de scurit Smax = Sr + Ss 1.2.4 La quantit commander (Qc) : Elle doit tenir compte du stock disponible restant dans la pharmacie. Elle est gale au stock maximum moins le stock disponible. Si le stock restant = Stock de scurit => lancer la commande

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Quantit commander

=
stock de scurit + (CMM X dlai entre 2 commandes) stock restant ex : Si le 30/10/02 il reste 3000 cps de paractamol 500 mg, il faut lancer une commande car le stock de scurit est atteint. La quantit de paractamol 500 mg commander sera : (3000 + 3000) X (1 mois) - 3000 = 3000 cps 1.2 Quand faut-il commander ? On utilisera le re-complment priodique du stock ; dans ce systme le rapprovisionnement se fait dates fixes. Cette mthode offre de nombreux avantages, elle permet la planification des rapprovisionnements. Elle permet le regroupement des mdicaments acheter. Ceci facilite grandement ltablissement de la commande et lorganisation de la livraison. Les transports sont souvent difficiles assurer du fait du manque de vhicules disponibles et du mauvais tat des routes. 1.3 De quelle somme dargent dispose t-on ? La participation financire des populations dans le cadre du recouvrement des cots doit permettre aux Formations Sanitaires de disposer en permanence de mdicaments. Au moment de ltablissement de la commande, le responsable ou grant du dpt doit sassurer auprs du Comit de Gestion que la Formation Sanitaire dispose de recettes suffisantes pour rgler le montant de la facture. La Centrale ne fera pas de crdit. La commande se fera sur un document appel Bon de Commande pr-imprim (voir Annexe n ..)

2. La livraison des mdicaments :


Cest le moment o le fournisseur livre la commande au demandeur. A ce niveau, le grant de la pharmacie ou tout autre agent habilit doit vrifier : La conformit du Bon de Commande et du Bon de Livraison : adquation entre les produits commands et les produits livrs (quantit, forme, dosage, prix des produits). Les dates de premption : si le dlai de premption est infrieur 6 mois par rapport la date dacquisition du produit, il faut refuser le produit pour viter que le produit ne prime dans la Structure Sanitaire (tenir compte du dlai ncessaire la dlivrance si la date de premption est rapproche).physiquement la qualit et les quantits de mdicaments livrs (compter le nombre de boites et vrifier leur tat). Une fois la livraison termine, les mdicaments sont soigneusement emballs et remis au demandeur. Celui-ci ralise le paiement et rcupre la facture du fournisseur comme justificatif de dpenses.

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3. Le transport des mdicaments :


Il doit faire lobjet dune grande attention de la part de la personne venue chercher la commande Les moyens de transport utiliss ne sont pas toujours adapts au transport de marchandises fragiles comme les mdicaments (flacons en verre, ampoules...). Certaines prcautions doivent donc tre prises pour viter la perte de produits : Protger les mdicaments contre le soleil et la pluie. Ne pas mettre les ampoules et flacons en verre au fond du carton. Bien immobiliser le carton pendant le transport.

4. La rception des mdicaments :


Cest le moment o les mdicaments arrivent au dpt. Le mme contrle qu la livraison est effectu par le grant ou responsable du dpt. - Vrifier s'il n'y a pas de discordance entre le bordereau de livraison (cf Annexe ) dlivr par le fournisseur et le bon de commande (quantits, formes et dosage). - Vrifier la qualit physique et les dates de premption des produits livrs. - Le grant signe alors le bordereau de livraison et en conserve un exemplaire qu'il garde au dpt. En fonction de la taille de la commande et du dpt, notamment au niveau des centrales la rception des produits est un acte de gestion trs important, ce titre il doit faire lobjet dune procdure crite bien assimile par lensemble des intervenants. 4.1. La Procdure de rception Tout dabord il faut: Commencer par ranger toute la livraison dans la zone de contrle ou zone darrive et laisser un espace libre pour pouvoir dplacer ventuellement les marchandises. Aprs il faut: Compter le nombre de palettes et le nombre de cartons. Mettre part les cartons mixtes : les ouvrir et vrifier en premier. Mettre ensemble tous les cartons de mdicaments de mme DCI. Mettre ensemble tous les cartons de matriel mdical. Compter tous les items de la commande qui ne sont pas dans les cartons dorigine. Ils doivent tre ouverts et vrifis. Vrifier le Nom, la Forme, le Dosage, des diffrents items. Vrifier le Nom et les spcifications techniques (taille, gauge) des diffrents items du matriel mdical.

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Vrifier les dates de premption et ranger les cartons selon la rgle FIFO en inscrivant dessus la DCI et la date de premption au marqueur. Remplir le PV de rception et le classer avec la facture. Ceci une fois archiv peut faire office de registre des entres. Rentrer les diffrents items sur leurs fiches de stock respectives. Ranger les diffrents items dans leurs places respectives au niveau des tagres.

5. Le rangement des mdicaments : Le rangement consiste ordonner les produits du dpt et permettre ainsi laccs facile et rapide des mdicaments et produits consommables, et aussi par une bonne visibilit des familles de produits et des diffrents items ; travers une bonne lisibilit des supports mis en place :(criteaux, tiquettes). La disposition et le rangement des mdicaments et des produits consommables doivent tre logiques et correspondre au circuit : Rception, Stockage, Distribution. Quelle que soit la classification adopte, elle devra se retrouver tous les niveaux du systme de gestion : commande, stockage, distribution, dispensation, afin de faciliter lensemble des procdures Le local doit tre ar et permettre de protger les mdicaments de lhumidit, de la chaleur, de la lumire, de la poussire, des insectes pour viter quils ne saltrent. Le toit doit tre tanche (viter les eaux de pluie). Il est conseill de ne pas balayer pour ne pas faire voler la poussire mais essuyer avec un chiffon humide. 5.1 La Procdure de Rangement : Dans le cas idal, il faut sparer le dpt en 4 zones : 1. Zone Mdicaments 2. Zone Matriel et Consommables 3. Zone Produits Lourds (solut massif) 4. Zone de Rserve 5.1.2 Les mdicaments Classer les mdicaments par Famille selon les voies dadministrations et la forme galnique : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mdicaments Oraux Mdicaments Injectables Soluts de Perfusion Mdicaments Usage Externe Mdicaments OPH usage externe Dsinfectants

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Classer les mdicaments par ordre alphabtique lintrieur de chaque famille de produits. Indiquer devant chaque mdicament une fiche de position (tiquette) comportant le Nom Gnrique (DCI), la Forme et le Dosage. Ranger les mdicaments dont la date de premption est la plus proche par la mthode Premier Entr Premier Sorti (FIFO).

Il y a lieu de prvoir une pice ou une armoire fermant cl pour les produits dangereux et les produits chers ainsi quun endroit isol pour les produits inflammables. En outre ils doivent faire lobjet dune procdure spcifique de distribution, notamment pour les produits psychotropes. La gestion des produits psychotropes ; concerne tous les produits soumis des contrles internationaux et nationaux ( cf . lgislation nationale en la matire) Ces produits doivent tre stocks dans une armoire fermant cl. Un registre spcifique de gestion des produits psychotropes doit tre disponibles dans larmoire , et tre utilis pour lenregistrement de tous les mouvements(entres, sorties, provenance, destination de ces mdicaments) Les quantit sont toujours notes lunit. 5.1.3 Le Matriel Mdical. Etant donn la diversit des articles stocks, il est prfrable de ne pas utiliser lordre alphabtique strict mais de regrouper les articles par catgorie de produit : matriel dinjection, pansements, sutures Ranger le matriel et les consommables selon les catgories ou groupe de produits : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Sondes et Drains Objets de Pansement Matriel dInjection Ligatures ou Sutures Films et Accessoires Radiologiques Petit Matriel Mdical

Classer le matriel mdical et les consommables lintrieur de chaque groupe ou catgorie de produits selon les spcifications techniques (taille, gauge) Indiquer devant chaque produit une fiche de position (tiquette) : le nom et les spcifications techniques (taille, rfrences, gauge). Ranger les produits selon les dates de premption : le premier expir , le premier sorti

Lutilisation du mme ordre pour le rangement, pour les fiches de stock, les listes dinventaire et les listes de commandes facilite grandement le travail.

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6. La procdure dinventaire Lorganisation dun inventaire doit obir aux 3 rgles dUNITE 1. UNITE de TEMPS : Un jour uniquement ; linventaire doit dbuter le matin et tre termin en fin de journe. 2. UNITE dACTION : Tout le personnel doit tre impliqu dans les oprations dinventaire, et aucun mouvement de stock ne doit tre effectu. Cest dire que les activits de ventes doivent tre suspendues. 3. UNITE de LIEU : Pour chaque Zone de rangement et/ou de stockage un comptage en fonction de lagencement du dpt REALISATION Dfinir une priodicit et une date de prfrence le dernier jour ouvrable du mois. Lensemble du personnel doit tre concern et organis par quipe de 2 personnes. Les listes des items par famille et par zone doivent tre prpares lavance Un premier comptage doit tre effectu cest le stock physique . Comparer les rsultats du stock physique avec le stock thorique existant au niveau des fiches de stock. Un deuxime comptage doit tre effectu pour les items pour lesquels des diffrences entre stock physique et stock thorique ont t constates. Ces items doivent tre recompts par une autre personne ou une autre quipe. Si les diffrences persistent il faudra procder la vrification de tous les mouvements de stock du mois. Si les quantits concident, la fiche dinventaire peut ensuite passer dans le service de comptabilit pour valorisation de celui-ci. La valeur totale du stock reprsente le capital mdicament de la pharmacie ce moment l.

La fiche dinventaire permet de noter les quantits constates lors de la comptabilisation du stock. La comparaison de la fiche dinventaire et de la fiche de stock permet de dcouvrir dventuelles anomalies ou erreurs dans la gestion du stock. Linventaire est fait tout les trois mois ou la demande du Comit de Gestion et par celui-ci. En dehors de linventaire trimestriel, le grant du stock de la pharmacie doit faire une vrification de son stock de faon rgulire (sans la participation des autres) pour sassurer de sa gestion de stock. Il est prfrable quil soit ralis en fin de

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mois comptable, ce qui facilite lexcution du bilan financier. Linventaire doit tre sign par le grant du dpt, le mdecin chef et un membre du Comit de Gestion. 7. Le reconditionnement : Il peut tre utile de prparer lavance des sachets comportant la DCI, la contenance et la date de premption de comprims selon les prescriptions les plus frquentes. Ce travail prparatoire permet de gagner en temps et en qualit au moment de la dlivrance des mdicaments. Il sagit deffectuer cette opration dans de bonnes conditions dhygine : se laver les mains avant de manipuler les comprims. Le gestionnaire peut tre amen conditionner des solutions en petits flacons.

Mthode de reconditionnement Il est conseill dutiliser des sachets plastiques disponibles la Centrale. Utiliser des emballages propres et secs, viter les rcipients sans fermeture Inscrire sur le sachet : le nom gnrique, le dosage, la forme galnique, le nombre de comprims et la date de premption du mdicament. Verser des comprims dans un plateau de comptage. Compter le nombre correct, et verser les mdicaments dans le sachet. Il est prfrable si cet quipement fait dfaut demployer une cueillere pour effectuer le comptage et le remplissage des comprims dans les sachets. Fermer les sachets et les remettre dans un plateau de stockage. Eviter de reconditionner plusieurs produits la fois (risque derreur). Remplir le cahier de reconditionnement (Voir Annexe 8) contenant les renseignements suivants : la date de reconditionnement, la prsentation (nombre de comprims ou glules par bote), le nombre thorique de conditionnement raliser, le nombre rel de conditionnements raliss et enfin le nombre d'units (comprim, glules...) en excs ou en moins. De plus, ce cahier est rempli de sorte que chaque page corresponde un produit.

8. Pratiques de dispensation La dispensation dun mdicament se droule en 5 tapes : Interprter la prescription ou la commande de lunit fonctionnelle Trouver le mdicament Le prparer Ltiqueter Le dlivrer

a) Interprtation de la demande

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Avant de dlivrer un mdicament au malade, il faut sassurer davoir compris la prescription. Le grant doit bien lire lordonnance et demander des prcisions au mdecin prescripteur sil prouve une quelconque difficult. b) Localisation du mdicament Le grant va chercher ses produits sur les tagres de dlivrance. Un bon rangement facilitera son travail au moment de la prparation de lordonnance. Le dispensateur doit lire soigneusement ltiquette qui est sur le flacon ou la bote. Cette tiquette donne le nom du produit, sa forme, son dosage, la date de premption et le nombre dunits. c) Prparation et tiquetage Pour chaque produit le grant dlivre le nombre exact dunits de mdicament qui est prescrit au malade dans un sachet. Il inscrit sur le sachet : le nom gnrique, le dosage, la forme galnique, le nombre de comprims et la date de premption du mdicament. Le comptage doit tre exact. Bien que cela prenne du temps, il prsente un intrt thrapeutique pour le malade et un intrt financier pour la pharmacie. d) Dlivrance Le grant donne au patient son traitement. La posologie a dj t explique au malade par le prescripteur mais le dispensateur prcise nouveau, pour chaque molcule, la faon de les prendre. Il en profite pour lui donner quelques conseils en matire dhygine et de soins de sant primaires. Cependant, il est conseill que le patient retourne en salle de consultation pour que le mdecin lui r-explique la prise des mdicaments

II LES OUTILS DE GESTION


La mise en place de procdures et doutils de gestion est un gage de russite pour une bonne organisation et une gestion rigoureuse dune unit de distribution de produits pharmaceutiques 1. La fiche de stock (Voir Annexe 1) La fiche de stock est le principal instrument de gestion. Pour chaque article mdicament et matriel une fiche de stock est tablie et rgulirement mise jour par un seul et mme agent. Elle permet de : -Identifier tous les mouvements de stock : Entres-Sorties . -Connatre tout moment le niveau thorique des stocks. -Prvoir correctement les commandes. -Calculer la Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) pour chaque produit Sur cette fiche de stock seront nots :

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Sur lentte est mentionn le nom du mdicament, sa forme, son dosage, son conditionnement. Il y aura une fiche de stock par rfrence, par forme, par dosage, dtenue la pharmacie de stock. Il faut, par exemple une fiche de stock pour l'ampicilline 500mg comprims, une deuxime fiche pour l'ampicilline 500mg injectable IM, une troisime fiche pour l'ampicilline 1 g injectable IM. Le stock de scurit ou stock minimum est prvu pour pallier dventuels retards de livraison, une augmentation de la consommation. Il est fonction du dlai de livraison des commandes. La quantit du stock de scurit est gnralement value la moiti ou lquivalent de la consommation correspondant au dlai de livraison. Il quivaut au nombre de conditionnement minimum qui doit toujours tre prsent dans la pharmacie pour viter tout rupture de stock. Il correspond en gnral 1 mois de consommation, si les dlais de livraison sont de 1 mois. La Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) est la quantit moyenne des produits consomms par mois. Elle peut se calculer aprs quelques mois (au moins 3) de consommation et sert valuer les besoins totaux par rfrence. Ces besoins totaux sont nots dans la case stock maximum de la fiche de stock La fiche de stock se prsente avec une entte et 6 colonnes en recto et verso Colonne 1 Date : date du mouvement du produit. Colonne 2 Provenance ou destination : origine du produit (Centrale ou Dpt, don,...) ou destination du produit au cas o un produit sort de la pharmacie de stock pour aller la pharmacie de dlivrance ou dans une autre structure sanitaire. Colonne 3 Entre : le nombre dunits (en comprims ou flacons,...) qui rentrent dans le stock de la pharmacie. Colonne 4 Sortie : le nombre dunits (en comprims ou flacons,...) qui sortent du stock de la pharmacie. Colonne 5 Stock : le nombre dunits rellement prsentes dans la pharmacie de stock. Cette colonne est remise jour chaque mouvement. Colonne 6 Premption : date partir de laquelle le produit nest plus utilisable. Il est alors sortir du stock et dtruire aprs un procs verbal. Cette date est marque en rouge. Les produits de premption proche doivent tre sortis en premier (FIFO). Observation : constatations observes au cours dune entre ou sortie ( pertes, casse, insuffisance, trop grande quantit,...)

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2. La fiche dinventaire (Voir Annexe2) Les fiches dinventaire pr-imprimes facilitent la rdaction des fiches dinventaire et vitent ainsi les erreurs de transcription.. Elles doivent tre tablies suivant lordre de classification du stock. La fiche dinventaire se prsente avec une en-tte et est compose de 7 colonnes. Sur len-tte est mentionn le nom de la formation sanitaire et la date de linventaire. Colonne 1 : la dsignation ou la Dnomination Commune Internationale du mdicament. Colonne 2 : la forme du produit. Colonne 3 : le dosage du produit. Colonne 4 : Quantit totale des produits Colonne 5 : Prix unitaire Colonne 6 : Prix total Colonne 7 : Les dates de premption des produits 3 Le bon de Commande. (Voir Annexe 3) Les bons de commande pr-imprims facilitent la rdaction des commandes et vite ainsi les erreurs de transcription. Il doit tre tabli suivant lordre de classification du stock. Il comprend une en-tte et 4 colonnes et doit tre rempli en deux exemplaires. Un exemplaire sera gard par le grant du dpt pour archivage et lautre partira auprs du fournisseur. Sur len-tte sera mentionn le nom de la Formation Sanitaire ainsi que la date de la commande. Ensuite le grant du dpt tablit sa commande sur base de la quantit lui restant en stock et de ses consommations mensuelles. Puis il soumet sa commande pour valorisation auprs de ladministrateur (moyen de vrifier si les ressources financires seront suffisantes pour rgler la totalit de la commande). Le Bon de Commande doit tre co-sign par le grant du dpt, ladministrateur et le Mdecin Chef. Colonne 1 : Le nom du produit selon sa DCI, sa forme, son dosage. Colonne 2 : Stock restant disponible dans le stock de la pharmacie.

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Colonne 3 : Consommation Moyenne Mensuelle du produit. Colonne 4 : La quantit qui est commande par la Formation Sanitaire. Colonne 5 : Le prix unitaire pour une unit de produit. Colonne 6 : Le prix totale pour le MEG, il correspond au prix multipli par la quantit commande. En additionnant toutes les lignes on obtient le montant totale de la commande. En bas du document, ladministrateur de la zone de sant ou de la formation sanitaire, le grant du dpt et le mdecin chef apposent leurs signatures et datent le document. 4. Le bon de livraison : (Voir Annexe 5) Cest une copie de la liste des produits livrs. Il est rempli par le fournisseur et il doit tre accompagn de la facture du fournisseur. Il est rempli en double exemplaire : un qui reste au fournisseur et le deuxime qui est destin la structure cliente. Il comprend une en-tte et 5 colonnes. Len-tte comprend le nom du fournisseur, la date de livraison, et le nom du destinataire ou structure cliente. Colonne 1 : le nom gnrique du produit ou DCI. Colonne 2 : la forme. Colonne 3 : le dosage. Colonne 4 : la quantit livre par le fournisseur. Colonne 5 : le fournisseur rempli cette colonne pour justifier toute discordance entre la quantit commande et la quantit livre. 5. Le Procs-verbal de rception : (Voir Annexe 7) Il sagit du document qui confirme la quantit qui rentre dans le dpt au moment de la rception. Il permet de justifier les casses, les dtriorations, les pertes ou les vols de produits qui peuvent se produire au cours du transport depuis le fournisseur. Une fois archiv, il fait office de registre des entres. Le document comprend une en-tte et 7 colonnes. Len-tte comprend le nom de la structure sanitaire, le nom du fournisseur, la date et le numro de la commande, et la date de rception dans la structure. Colonne 1 : le nom gnrique du produit ou DCI. Colonne 2 : la forme du produit.

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Colonne 3 : le dosage du produit. Colonne 4 : lunit de conditionnement du mdicament. Colonne 5 : le nombre dunits commandes. Colonne 6 : le nombre dunits reues la structure en bon tat. Colonne 7 : cette colonne observations permet de justifier les carts entre la quantit commande et la quantit reue dans la structure (produits reus abms, produits perdus, produits vols). 6. Les Produits hors dusage : (Voir Annexe 6) Tout produit mdical consommable a une date limite dutilisation jusqu laquelle le fabricant garantit sa stabilit ou sa strilit. Cest la date de premption ou dexpiration, elle est inscrite sur lemballage. Lors de chaque inventaire, les magasiniers vrifient les dates de premption chaque produit Le pharmacien est inform de la liste des produits qui doivent se primer dans les 6 mois. Il y a lieu de prendre les dispositions de retrait de ces produits selon les niveaux de la chane de distribution (Centrale de Distribution, Dpt pharmaceutique) et (Hpitaux et Centres de Sant) Un produit est considr comme prim et doit tre retir du stock et de la circulation partir du premier jour du mois de premption. Le dpt a la charge de la destruction des produits prims, casss et dtriors. Un procs verbal de destruction est tabli par linspection pharmaceutique avant de procder la destruction des produits. Tous ces produits sont enregistrs dans la colonne "sorties" de la fiche de stock et comptabiliss en tant que pertes de stock. Ils n'entrent pas dans les consommations mensuelles du dpt. Les produits prims sont consigns sur un formulaire mensuel Il sagit dun outil qui sert comptabiliser mensuellement les produits que lon sort du stock pour cause de premption ou de dtrioration. Les quantits sorties pourront ensuite tre valoriss par la comptabilit. Ce document comprend une en-tte et 5 colonnes. Len-tte comprend le mois durant lequel est effectu la sortie. Colonne 1 : la date de la sortie. Colonne 2 : la dsignation du produit avec le nom gnrique, la forme, le dosage. Colonne 3 : la quantit en stock avant sortie.

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Colonne 4 : le motif de la sortie (produit abm, produit prim, produit cass). Colonne 5 : la quantit qui est sortie du stock.

III LE CONTROLE DE GESTION


1. Concepts fondamentaux de la gestion des stocks Le stock de mdicament doit pouvoir fournir aux patients qui utilisent la formation sanitaire tous les mdicaments qui sont ncessaires. Les mdicaments doivent tre prsents au bon moment et toute heure. La somme totale des stocks dun systme dapprovisionnement peut tre importante et son entretien coteux. Cest pourquoi une gestion efficace et rigoureuse des stocks est indispensable. Le dfi principal de la gestion des stocks de mdicaments est darriver quilibrer les avantages davoir des quantits suffisantes en stock et les cots quimpliquent la tenue de ces stocks : Les avantages : un stock protge contre les incertitudes de lapprovisionnement, permet des achats en grosses quantits, amliore lefficacit de la distribution et peut tre utilis pour prvoir les variations saisonnires de la consommation. Les cots : incluent les cots du capital mdicament engag (un stock est comme largent la banque) et ceux du stockage (frais de stockage, premption, dtriorations, casses...). Les stocks comportent des stocks de roulement et des stocks de scurit. Le stock de roulement est celui avec lequel on travaille. Le stock de scurit est conu pour viter les ruptures mais sil est trop important, il cote cher et peut amener certains produits se primer. Les enregistrements de ces stocks sur fiches ou registres sont importants et permettent le contrle. 2. Le Contrle des Stocks Le contrle doit tre rgulier pour permettre une bonne matrise de gestion, minimiser les pertes et situer les responsabilits en cas de problmes. Les contrles seront exercs tant sur la qualit des mdicaments (dates de premption, conditions de conservation, tat des mdicaments) que sur les quantits dtenues en stock (disponibilit suffisante et exactitude des stocks). Pour contrler le stock, il faut faire rgulirement un inventaire. Linventaire est le stock qui existe un moment donn. Il sagit de faire la liste et de compter tout ce qui est physiquement prsent dans la pharmacie, puis de valoriser le stock disponible de mdicaments et de consommables. Le but du contrle est de vrifier que le stock est bien gr :

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La bonne qualit du rangement et des conditions de stockage. Les quantits constates correspondent aux indications figurant sur les diffrents outils de gestion de stock. Linventaire permet galement de se rendre compte si le stock est adapt aux consommations de la formation sanitaire. Les quantits disponibles sont bien adaptes lactivit de la formation sanitaire. Le stock de scurit est suffisant Linventaire du stock MEG et consommables de la formation sanitaire est un lment essentiel pour effectuer le bilan financier.

Les contrles doivent tre effectus : Par le grant lui mme pour vrifier son propre travail et lexactitude des informations quil a portes sur les outils de gestion. Il devra sassurer rgulirement que : - la qualit du rangement et du stockage est assure. - les quantits notes sur les fiches de stock au moment des entres et des sorties sont exactes et que la balance correspond au stock disponible. - les quantits, minimum dtenir (stock de scurit) par mdicament sont bien en stock. - les calculs de consommation moyenne mensuelle sont effectus chaque trimestre. - les inventaires prvus sont effectus dans les temps Par le comit de gestion qui vrifiera la qualit du travail effectu par le grant, par des contrles rguliers pour sassurer de lexactitude et de la rigueur avec lesquels sont tenus les outils de gestion. Un contrle inopin de quelques fiches de stock choisies au hasard est un excellent moyen de vrifier si les quantits physiquement en stock correspondent aux quantits inscrites sur les fiches de stock. Par le Bureau de Zone de Sant ou de District dans le cadre de ses supervisions. Par lInspection de la Pharmacie dans le cadre de ses supervisions (*).

(*) NB Voir les documents de supervision dune Centrale de Distribution et/ ou un Dpt Pharmaceutique.

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ANNEXES

Annexe 1 : Fiche de Stock Annexe 2 : Fiche dinventaire Annexe 3 : Bon de commande et Liste indicative pour un hpital Annexe 4 : Bon de commande pour un Centre de Sant Annexe 5 : Bon de Livraison Annexe 6 : Fiche de produits hors dusage Annexe 7 : Procs- Verbal de rception Annexe 8 : Fiches de stock Annexe 9 : Cahier de reconditionnement

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FICHE DE STOCK
DCI : FORME: DOSAGE:

CMM:
STOCK Minima STOCK Maxima

CONDITIONNEMENT :
DATE
PROVENANCE/ DESTINATION

ZONE DE STOCKAGE :
ENTREE SORTIE STOCK PEREMPTIONS & OBSERVATIONS

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DCI :
FORME: DOSAGE: CONDITIONNEMENT : DATE
PROVENANCE/ DESTINATION

CMM : STOCK Minima STOCK Maxima ZONE DE STOCKAGE : ENTREE SORTIE STOCK

PEREMPTION & OBSERVATION

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II

FICHE DINVENTAIRE Date :


Date de premption

Dsignation (DCI)

Forme

Dosage

Quantit

Prix unitaire

Prix total

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III

Centrale de Distribution de : Dpt Rpartiteur de :


L

Bon de commande Hpital Zone de Sant:/ District Date: Dsignation


1. MEDICAMENTS 1.1.MEDICAMENTS INJECTABLES 1 Adrnaline Ampoule 1mg/ml 1ml 2 Aminophylline Ampoule 25mg/ml 10ml 3 Ampicilline Flacon poudre 500mg 4 Atropine Ampoule 1mg/ml 1ml 5 Benzathine Benzylpnicilline Flacon poudre 2,4 M UI 6 Benzylpnicilline Flacon poudre 5 M UI 7 Benzylpnicilline Procane Flacon poudre 3+1 M UI.Flacon 8 Bupivacane Flacon 5mg/ml 10ml 9 Butylscopolamine Ampoule 20mg/ml 1ml 10 Chloramphnicol. huileux Ampoule 250mg/ml 2ml 11 Chloramphnicol Flacon poudre 1g 12 Chlorpromazine Ampoule 25mg/ml 2ml 13 Dexamthasone Ampoule 5mg/ml 1ml 14 Diazpam Ampoule 5mg/ml2ml 15 Diclofnac Ampoule 25mg/ml3ml 16 Digoxine Ampoule 0.25mg/ml 2ml 17 Dopamine Ampoule 40mg/ml 18 Eau pour injection Flacon plastique 10ml 19 Furosmide Ampoule 10mg/ml 2ml 20 Gentamicine Ampoule 40mg/ml 2ml 21 Halopridol Ampoule 5mg/ml 1ml 22 Haloptane 250ml 23 Hydralazine Ampoule 20mg 24 Hydrocortisone Flacon poudre 100mg 25 Ktamine Flacon 50mg/ml.10ml 26 Lidocane 1% Flacon 10mg/ml20ml 27 Lidocane 5% Ampoule 50mg/ml 2ml 28 Mthylergomtrine Ampoule 0.2mg/ml 1ml 29 Mtronidazole Poche 5mg/ml 100ml 30 Nostigmine Ampoule 0.5mg/ml 1ml 31 Oxytocine Ampoule 10UI/ml 1ml*** 32 Phnobarbital Ampoule 100mg/ml 2ml 33 Promthazine Ampoule 50mg/ml 2ml 34 Quinine Ampoule 300mg/ml 2ml 35 Salbutamol Ampoule 0.5mg/ml 1ml 36 Suxamthonium Flacon poudre 500mg*** 37 Thiopental Flacon poudre 500mg 38 Tramadol Ampoule 50mg/ml 2ml Vitamine K1 Ampoule 1mg/ml 1ml*** 39

Stock

CMM

Quantit

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IV

Designation
1.2. SOLUTES POUR PERFUSIONS 1 Bicarbonate de sodium Ampoule 8,4% 20ml 2 Chlorure de potassium Ampoule 100mg/ml 10ml 3 Chlorure de sodium.0.9% 1000ml + perfuseur 4 Glucose.5%.1000 ml + perfuseur 5 Glucose.5%.500ml + perfuseur 6 Glucose.50% Flacon 50ml 7 Ringer lactate.1000ml + perfuseur 1.3. MEDICAMENTS ORAUX 1 Acide Actylsalicylique Comprim 500mg 2 Acide Ascorbique Comprim 250mg 3 Acide Folique Comprim 5mg 4 Aluminium Hydroxyde Comprim 500mg 5 Aminophylline Comprim 100 mg 6 Amoxicilline Sirop 125 mg/5ml 7 Amoxicilline Comprim 250mg 8 Butylscopolamine Comprim 10mg 9 Cfixime Comprim 200mg 10 Chloramphnicol Comprim 250mg 11 Cimtidine Comprim 200mg 12 Cotrimoxazole Comprim 480mg 13 Cotrimoxazole Sirop 240mg/5ml 14 Diazpam Comprim 5mg 15 Diclofnac.25mg 16 Digoxine Comprim 0,25mg 17 Doxycycline Comprim 100mg 18 Erythromycine Comprim 250mg 19 Fer sulfate+Acide Folique Comprim 200mg+0.25mg 20 Fer sulfate Comprim 250mg 21 Furosmide Comprim 40mg 22 Glibenclamide Comprim 5mg 23 Grisofulvine Comprim 250mg 24 Hydrochlorothiazide Comprim 50mg 25 Ibuprofne Comprim 200mg 26 Indomtacine Comprim 25mg 27 Mbendazole Comprim 100mg 28 Methyldopa Comprim 250mg 29 Mtoclopramide Comprim 10mg 30 Mtronidazole Comprim 250mg 31 Nitrofurantone Comprim 100mg 32 Nystatine Comprim 100000UI 33 Paractamol Comprim 100mg 34 Paractamol Comprim 500mg 35 Pnicilline V Comprim 250mg 36 Phnobarbital Comprim 50mg 37 Praziquantel Comprim 600mg 38 Prednisolone Comprim 5mg 39 Promthazine Comprim 25mg 40 Pyrimthamine+Sulfadoxine Comprim 25mg+500mg 41 Quinine Comprim 250mg 42 Quinine Comprim 500mg

Stock

CMM

Quantit

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Designation
43 Quinine Gouttes 44 Rtinol Capsule 200 000 UI 45 Salbutamol Comprim 4mg 46 Sels de Rhydratation Orale Sachet 47 Ttracycline Comprim 250mg 48 Tramadol Comprim 50mg 1.4. MEDICAMENTS / USAGE EXTERNE Acide benzoque 6%+Acide salicylique 3% Pommade 1 40g 2 Benzylbenzoate Emulsion 25% 1litre 3 Chloramine T Comprim 500mg 4 Chlorhexidine 1,5% + Cetrimide 15% Solution 1litre 5 Nystatine Comprim gyncologique 100000UI 6 Polyvidone iode Solution 10% 200ml 7 Salbutamol Arosol 0.1mg/dose 200 doses 8 Sulfadiazine argentique Pommade 1% 50g 9 Talc Poudre 1kg 10 Violet de gentiane Poudre 25g 1.5.MEDICAMENTS OPH 1 Prednisolone Collyre 0,5% 2 Ttracycline Pom.ophtalmique 1%.5g 2.1.MATERIEL DINJECTION 1 Aiguille pour anesthsie spinale Usage Unique 20G 2 Aiguille pour anesthsie spinale Usage Unique 22G 3 Aiguille Usage Unique 19G IV 4 Aiguille Usage Unique 21G IM 5 Aiguille Usage Unique 23G IM 6 Aiguille Usage Unique 25G ID 7 Catheter court IV Usage Unique 24G 8 Catheter court IV.Usage Unique 18G 9 Catheter court IV.Usage Unique 21G 10 Epicrnienne Usage Unique 21G 11 Epicrnienne Usage Unique 25G 12 Seringue Usage Unique 2ml 13 Seringue Usage Unique 5ml 14 Seringue Usage Unique 10ml 15 Seringue Usage Unique 50ml

Stock

CMM

Quantit commande

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VI

Designation
2.2. OBJETS DE PANSEMENT 1 Bande lastique 8cm 2 Bande gaze 7.5cm 3 Bande platre 10cmx3m 4 Bande platre 15cmx3m 5 Compresse de gaze 10x10cm 12plis non strile 6 Compresse de gaze 10x10cm 12plis strile 7 Compresse, tulle, gras 10x10cm strile. 8 Cordon ombilical, rouleau, coton, 100m 9 Coton hydrophile rouleau 500g 10 Gaze, rouleau 90cmx60m 11 Sparadrap rouleau 2,5cmx5m 12 Sparadrap rouleau 5cmx5m 2.3. SONDES et DRAINS 1 Aspirateur de mucus 2 Sonde naso-gastrique, 5CH luer,40cm 3 Sonde naso-gastrique, 8CH luer,40cm 4 Sonde naso-gastrique,16CH conique125cm 5 Sonde urinaire, Foley, 2 voies CH12 6 Sonde urinaire, Foley, 2 voies CH14 7 Sonde urinaire, Foley, 2 voies CH18 2.4. PETIT MATERIEL MEDICAL 1 Abaisse langue en bois 2 Boite pour seringues et aiguilles usages 3 Gants chirurgicaux Striles N 6,5 4 Gants chirurgicaux Striles N 7,5 5 Gants chirurgicaux Striles N 8,5 6 Gants Latex non Striles 7 Lames pour bistouris N22 8 Poche Sang+CPD.250ml 9 Poche Sang+CPD.500ml 10 Poche urine, 2 litres+ valve de vidange+anti-retour 11 Prservatif 12 Sachet. plastique pour comprims 6x8cm 13 Sparadrap pour autoclave 14 Stthoscope 15 Tensiomtre 16 Thermomtre 2.5. FILMS et ACCESSOIRES RADIOLOGIQUES 1 Film radiologique, 18x24cm 2 Film radiologique, 24x30cm 3 Film radiologique, 30x40cm 4 Film radiologique, 35x35cm 5 Film radiologique, 35x43cm 6 Fixateur radiologique, poudre pour 22,5lit. 3.2kg 7 Rvlateur radiologique, poudre pour 22,5lit. 2,9kg

Stock

CMM

Quantit commande

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VII

Designation
2.6.LIGATURES/ SUTURES 1 Suture synth.tress.non rsorb.2/0 150cm 2 Suture synth.tress.non rsorb.3/0 150cm 3 Suture synth.tresse.rsorb.2/0.aig.3/8CT30mm 4 Suture synth.tress.rsorb.3/0.aig.3/8CT18,5mm 2.7.TESTS 1 Test de grossesse

Stock

CMM

Quantit commande

Signature du Mdecin Directeur de Hpital

Signature de Ladministrateur

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VIII

BON de COMMANDE CENTRE de SANTE

Centre de Sant de

le ... / ... / ...

Les responsables du dpt de mdicaments Monsieur le grant du dpt-rpartiteur de

BON DE COMMANDE
N DESIGNATION DOSAGE FORME Cdt PRIX Quantit VALEUR

Commande pour la somme de (en lettres) :.. .

Le grant

Le responsable du Centre de Sant

Le prsident du Comit de Gestion


IX

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CENTRALE DE DIDTRIBUTION de :
L

DEPOT PHARMACEUTIQUE de :

BON DE LIVRAISON.
Date : Destination : DEPOT de : HOPITAL de : CENTRE de Sant de :

DCI

FORME

DOSAGE

QUANTITE

Observations

Livr le : Signature :

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PRODUITS HORS DUSAGE

MOIS
DATE

:
DESIGNATION QUANTITE MOTIF PRIX

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XI

PV DE RECEPTION

CENTRALE DE DISTRIBUTION de :. DEPOT PHARMACEUTIQUE de :. DATE de COMMANDE :.FOURNISSEUR :.. NUMERO de COMMANDE : DATE DE RECEPTION : DCI DOSAGE FORME UNITE Qt CDEE Qt RECUE OBSERVATIONS

Nom :

Fonction :

Signature :

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XII

CAHIER de RECONDITIONNEMENT

Dsignation : Nombre d'unit par conditionnement :

Date

Prsentation Nombre thorique ( nb unit / bote) de cdt

Nombre rel Perte ou de cdt excs

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