Auditoria de cuentas por pagar

Comparacin del nmero de das de crdito con la cifra equivalente al ao anterior. Comparacin de la lista de proveedores de un periodo a otro.

ESTUDIO Y EVALUACION DE CONTROL INTERNO: Consiste en llevar a cabo el estudio y evaluacin del Control Interno contable exi stente y la localizacin de controles clave en el manejo de los rubros. Habindose determinado la confianza en el sistema del control interno, el auditor estar en posicin de definir la naturaleza de los procedimientos de auditoria, tant o cumplimiento como sustantivos, con el alcance y oportunidad que considere nece sario.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Dichas pruebas son necesarias ya que se relacionan con procedimientos claves de control que han sido considerados en la determinacin de la naturaleza, oportunida d y alcance de pruebas sustantivas. Se enfoca a corroborar el funcionamiento del control interno.

PRUEBAS SUSTANTIVAS: Son los procedimientos que ayudan al auditor a obtener evidencia suficiente:

CONFIRMACION: Obtencin de comunicacin escrita con instituciones que otorgaron crdi os, de acreedores, proveedores, etc. Es fundamental, ya que es la nica fuente ext erna que tiene el auditor para conocer obligaciones. 14 Auditoria de cuentas por pagar

PAGOS POSTERIORES: Examen de la documentacin de los pasivos pagados con posterior idad a la fecha del balance. Con el objeto de asegurarse de la existencia y aute nticidad de los pasivos.

 EXAMEN DE DOCUMENTACION: Inspeccin de la documentacin que compruebe las obligacion es y deudas contradas. Cuando el auditor no recibi respuesta a la confirmacin que e nvo, ni hubo pagos posteriores, deber examinar la documentacin original que comprue be la obligacin. INVESTIGACION EN BUSCA DE POSIBLES PASIVOS NO REGISTRADOS: Examen de las transac ciones registradas de la fecha del balance general, de documentos pendientes de registro. VERIFICACION DE CALCULOS Y PRUEBAS GLOBALES: Revisin de las bases para el registr o de los pasivos acumulados y de s calculo, y estimacin del saldo probable de una cuenta en base a la informacin conocida.

PRESENTACION Y REVELACION: Se cerciorar el auditor de los siguientes aspectos: 15 Auditoria de cuentas por pagar Que el pasivo este calificado de acuerdo con su fecha de liquidacin En caso de pasivos en moneda extranjera se revele en notas o en el balance. Se informe de garantas Se informe acerca de las restricciones En caso de financiamiento se revele en los estados financieros.

1.6 TECNICAS DE AUDITORIA Son los mtodos de investigacin y prueba que el contador pblico utiliza para comprob ar la razonabilidad de la informacin financiera que le permita emitir su opinin pr ofesional. Y son las siguientes: ESTUDIO GENERAL: son las caractersticas generales de la empresa, de sus estados f inancieros y de los rubros o partidas importantes, significativas o extraordinar ias. ANALISIS: es la clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales q ue forman una cuenta o partida determinada, de tal manera que los grupos constit

uyan unidades homogneas y significativas. INSPECCION: es el examen fsico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo, u operacin registrada. CONFIRMACION: es la obtencin de una comunicacin escrita de una persona independien te de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la natur aleza y confirmar de una manera valida. Las confirmaciones pueden ser POSITIVA: Se envan datos, y se pide que contesten, tanto si estn conformes, como s i no lo estn. Se utiliza preferentemente para el activo.

NEGATIVA: Se envan datos y se pide contestacin, solo si estn inconformes. Se utili a para confirmar el pasivo. CIEGA O EN BLANCO: No se envan datos y se solicita informacin de saldos, movimient os o cualquier otro dato necesario para la auditoria. Se utiliza para pasivo. INVESTIGACION: es cuando el auditor obtiene informacin por parte de los funcionar ios y empleados de la propia empresa. 16 Auditoria de cuentas por pagar

DECLARACION: Es la manifestacin por escrito con la firma de los interesados del r esultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de l a empresa. CERTIFICACION: Es la obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de u n hecho, legalizado por lo general con la firma de la autoridad. OBSERVACION: por medio de la observacin el auditor se cerciora de hechos y circun stancias, relativos a la forma en que las operaciones se realizan. CALCULO: es la parte de los datos de la contabilidad en los estados financieros, los cuales son el resultado de los clculos realizados.

17 Auditoria de cuentas por pagar

CAPITULO II. DOCUMENTACION DE LA AUDITORIA 2. 1 PREPARACION DEL PROGRAMA DE TRABAJO

El programa de trabajo para esta rea debe contener bsicamente los siguientes punto s: 1. Aspectos generales: a) Revisin y actualizacin de procedimientos contables y de control interno en el re a. b) Resumen de puntos fuertes y dbiles para determinar el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora aplicables. c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y co mentarios con el encargado del trabajo y con la direccin de la entidad. Se deber realizar la verificacin del corte de operaciones de compras, utilizando l a informacin obtenida en la fecha del inventario fsico.

Despus se revisar la secuencia numrica de los albaranes de entradas, para verificar la segregacin de los movimientos de existencias. Por ltimo, se seleccionarn algunas facturas de compras realizadas antes y despus de la fecha del inventario fsico, y se determinar si su contabilizacin ha sido correc ta. El trabajo de auditoria a realizar es el siguiente: Realizar acciones de verificacin de saldos seleccionando muestras de principales proveedores y acreedores a fin de circularizar cartas de confirmacin de saldos, a fin de conciliar, investigar y aclarar diferencias. 18 Auditoria de cuentas por pagar

Comprobar la razonabilidad de los saldos y detectar la existencia de pasivos no registrados. ra Revisar los procedimientos de contabilidad y de control internos establecidos pa operaciones de la entidad respecto a las cuentas

controlar las por pagar.

Obtener informes y reportes de anlisis de las cuentas por pagar, realizando compr obaciones aritmticas concilindolas con los mayores auxiliares y con el saldo del l ibro mayor. Concluir con el trabajo realizado y preparar la relacin de conclusiones y hallazgo s.

2.2. PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son el conjunto de cedulas y documentacin fehaciente que c ontiene los datos e informacin obtenidos por el auditor en su examen, as como la d escripcin de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre las cual es sustenta la opinin que emite al suscribir su informe, y se clasifican en:

ARCHIVO DE REFERENCIA PERMANENTE: Es el que contiene informacin de inters continuo que se extiende mas all de cualquier periodo de auditoria particular. LEGAJO DE AUDITORIA: Es el conjunto de papeles de trabajo que soportan el result ado de la auditoria en proceso de una auditoria concluida.

19 Auditoria de cuentas por pagar

2.3. CEDULAS DE AUDITORIA

Para realizar un trabajo de auditoria, ya sea como empleado del departamento de auditoria interna o como contador publico, el auditor necesitar examinar los libr os y los documentos que amparen las operaciones registradas y deber, adems conserv ar constancia de la extensin en que se practic ese examen, formulando al efecto, e xtractos de las actas de las asambleas de accionistas, del consejo de administr acin, de los contratos celebrados, etc. as como anlisis del contenido de sus libro s de contabilidad, de los procedimientos de registro, etc. Estos extractos, anlis is, notas y dems constancias constituyen lo que se conoce como cdulas, y su conjun to debidamente clasificado y ordenado los papeles de trabajo. (Juan Ramn Santilla na Gonzlez, Auditoria I. Editorial Santillana.) Estos documentos constituyen la base y la evidencia para el dictamen o el inform e final, una definicin de cdulas de auditoria podra ser: Cedula de Auditoria: Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado p or el auditor sobre una cuenta, rubro, rea u operacin sujeto a su examen.

CLASIFICACIN Las cdulas de auditoria se pueden considerar como: Tradicionales. Eventuales

Las tradicionales, tambin denominadas bsicas, son aquellas cuya nomenclatura es e stndar y su uso es muy comn y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:

20 Auditoria de cuentas por pagar

Cedulas sumarias.- Que son resmenes o cuadros sinpticos de conceptos y/o cifras ho mogneas de una cuenta, rubro, rea u operacin. Cedulas analticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cdula sumaria. Las cedulas eventuales es cuya nomenclatura no es estndar, es a criterio del auto r.

CRUCE DE CEDULAS: Es el procedimiento por medio del cual se hacen referencias en tre uno y otro papel de trabajo, valindose de los ndices asignados a las cedulas d e auditoria. INDIZACION: La indizacin es el hecho de asignar ndices o claves de identificacin qu e permiten localizar y conceder el lugar exacto donde se encuentra una cedula de ntro del expediente o archivo de referencia permanente y el legajo de auditoria. MARCAS DE AUDITORIA: Las marcas de auditoria son smbolos utilizados por el audito r para sealar en sus papeles de trabajo el tipo de revisin y pruebas efectuadas.

Algunas de las marcas de auditoria son las sig.: inspeccionado fsicamente Cotejado contra doctos. De soporte en n contabilidad clculos correctos s saldo igual a mayor error @ suma correcta

21 Auditoria de cuentas por pagar

2.4. DICTAMEN FISCAL

El dictamen es el documento que suscribe el contador pblico conforme a las normas de su profesin, relativo a la naturaleza, alcance y resultado del examen realiza do sobre los estados financieros de la entidad de que se trate. La importancia d el dictamen en la prctica profesional es fundamental, ya que usualmente es lo nico que el pblico conoce de su trabajo. (Luis Ruiz de Velasco y Alejandro Prieto. "A uditoria Prctica 2001") El contador pblico que ejerza independientemente expresa su opinin en los asuntos que se le hayan encomendado, teniendo en cuenta los lineamientos expresados en e l cdigo de tica profesional, aplicables para la realizacin del trabajo. El dictamen , informe u opinin del Auditor debe ser redactado de tal manera que exprese clara mente: Su opinin sin excepciones, limitaciones o salvedades; o Su opinin con las excepciones, limitaciones o salvedades del caso; Su opinin adversa; o Su abstencin, explicando las razones para ello. (Cdigo de tica Profesional)

El Contador Publico no deber aceptar tareas en las que se requiera su independenc ia, si esta se encuentra limitada. Se considera que no hay independencia ni impa rcialidad al emitir una opinin cuando Contador Publico:

Sea cnyuge, pariente o consanguneo o civil en lnea directa sin limitacin de grado

El C.P. no podr realizar auditorias en empresas o entidades en las que haya traba jado como contador o ejecutivo con influencias sobre contabilidad, hasta despus d e 2 aos de su retiro de las mismas. 22 Auditoria de cuentas por pagar

Tenga, haya tenido durante el ejercicio anual que dictamine, o con relacin al que se le pide su opinin, o tenga compromisos ciertos de ingerencia o vinculacin econm ica con la empresa, en un grado tal que puede afectar su libertad de criterio. ( Cdigo de tica Profesional)

DICTAMEN LIMPIO Se refiere cuando el Auditor expresa la opinin de los estados fin

ancieros, presenta razonablemente la situacin financiera y los resultados de las operaciones de la entidad de acuerdo con los principios contables y aplicados so bre una base consistente en el ao anterior. (Heffes Holguin Galas. "Auditoria de los estados financieros 2008)

Ejemplo de Dictamen Limpio en el Examen Practicado: Mis exmenes fueron realizados de acuerdo con las normas y procedimientos de audit oria, las cuales requieren que la auditoria sea planeada y realizada de tal mane ra que permita obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores importantes, y de que estn preparados de acuerdo con las NIF. La auditoria consiste en el examen, con base en pruebas selectivas, de la eviden cia que soporta las cifras y revelaciones de los estados financieros; asimismo, incluye la evaluacin de las NIF, con las estimaciones significativas efectuadas p or la administracin y de la presentacin de los estados financieros tomados en su c onjunto. Considero que mis exmenes proporcionan una base razonable para sustentar mi opinin. 23 Auditoria de cuentas por pagar

En mi opinin, los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situacin financiera de Compaa X, S.A., al 31 de diciembre de 2008 y los resultados de sus operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situacin financiera, por los aos que termina ron en esas fechas, de conformidad con las NIF.

El Auditor emite dictamen con salvedades cuando sus estados DICTAMEN CON financieros de su entidad presentan razonablemente la situacin SALVEDADES fin anciera salvo excepciones o limitaciones que no afecten de manera importante o significativa la situacin financiera o resultados de operacio nes mostradas. (Heffes Holguin Galas. "Auditoria de los estados financieros 2008 )

Ejemplo de Dictamen con Salvedades por Limitaciones en el Alcance del Examen Pra cticado: He examinado el estado de situacin financiera de Compaa X, S.A. al 31 de diciembre de 2008, y los estados de resultados, de variaciones en el capital contable y de cambios en la situacin financiera, que les son relativos, por el ao que termin en esa fecha. Dichos estados financieros son responsabilidad de la compaa. Mi respons abilidad consiste en expresar una opinin sobre los mismos con base en mi auditori a. Los estados financieros del ejercicio 2008 fueron dictaminados por otro audit or quien emiti su dictamen sin salvedades y se presentan nicamente para fines comp arativos.

Con excepcin de lo que se menciona en el prrafo siguiente, mi examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoria, las cuales requieren que la auditoria s ea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable ntienen errores 24 Auditoria de cuentas por pagar de que los estados financieros no co

importantes, y de que estn preparados de acuerdo con las Normas de Informacin Fina nciera. La auditoria consiste en el examen, con base en pruebas selectivas, de l a evidencia que soporta las cifras y revelaciones de los estados financieros; as imismo, incluye la evaluacin de las NIF utilizadas, de las estimaciones significa tivas efectuadas por la administracin y de la presentacin de los estados financier os tomados en su conjunto. Considero que mi examen proporciona una base razonabl e para sustentar mi opinin.

DICTAMEN NEGATIVO Un informe contiene dictamen adverso o negativo cuando el Audi tor ha llegado a la salvedad de que los estados financieros no presentan razonab lemente la situacin financiera y los resultados con los principios de conformidad con las NIFS aplicadas consecuentemente. (Heffes Holguin Galas. "Auditoria de lo s estados financieros) Ejemplo de Dictamen Negativo en el Examen Practicado: Como se menciona en la Nota X, en los estados financieros de la compaa no se recon ocen los efectos de la inflacin conforme lo requieren las NIF, considerndose que d ichos efectos son importantes en atencin al monto y antigedad de los activos no mo netarios, de la inversin de los accionistas y de la posicin monetaria promedio man tenida durante ambos ejercicios. En mi opinin, debido a la importancia que tiene la falta de reconocimiento de los efectos de la inflacin en la informacin financiera, segn se explica en el prrafo an terior, los estados financieros no presentan la situacin financiera de la Compaa X, S.A. al 31 de diciembre de 2008, ni el resultado de sus operaciones, 25 Auditoria de cuentas por pagar

las variaciones en el capital contable y los cambios en la situacin financiera, p

or los aos que terminaron en esas fechas, de conformidad con las NIF.

DICTAMEN CON ABSTENCION DE EMITIR OPINION

Cuando el Auditor no esta en condiciones de dar una opinin profesional sobre los estados financieros tomados en su conjunto se abstendr de opinar explicando clara mente las razones por las que no ha podido dictaminar, esta situacin se presenta cuando hay restricciones y la aplicacin de los procedimientos de auditoria son im portantes limitando el alcance del examen. Es la base necesaria para emitir una opinin o si la incertidumbre del Auditor es tan grande que no permite responsabil idad por dar su opinin. (Heffes Holguin Galas. "Auditoria de los estados financie ros)

Ejemplo de Dictamen con Abstencin de Opinin en el Examen Practicado: Fui contratado para examinar el 31 de diciembre de 2008, y los tal contable y de cambios en la l ao que termin en esa fecha. administracin de la compaa. estado de situacin financiera de Compaa X, S.A., al estados de resultados, de variaciones en el capi situacin financiera, que les son relativos, por e Dichos estados financieros son responsabilidad de la

Con excepcin de lo que se menciona en el prrafo siguiente, mi examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoria, las cuales requieren que la auditoria s ea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonabl e de que los estados financieros no contienen errores importantes, y de que estn preparados de acuerdo con las NIF. La auditoria 26 Auditoria de cuentas por pagar

consiste en el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que sopor ta las cifras y revelaciones de los estados financieros; asimismo, incluye la ev aluacin de los principios de contabilidad utilizados, de las estimaciones signifi cativas efectuadas por la administracin y de la presentacin de los estados financi

eros tomados en su conjunto. Mi examen revelo que los saldos de las cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 2008, que ascienden a $XXXXX, requieren de una depuracin integral, por lo que no pude cerciorarme de su razonabilidad. Debido a la limitacin en el alcance de mi trabajo, que se menciona en el prrafo an terior, y en vista de la importancia de los efectos que pudiera tener la depurac in integral de las cuentas antes mencionadas, me abstengo de expresar una opinin s obre los estados financieros de Compaa X, S.A., al 31 de diciembre de 2008 y por e l ao terminado en esa fecha, considerados en su conjunto.

27 Auditoria de cuentas por pagar

CAPITULO III CONTROL INTERNO DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 3.1. GENERALIDADES

Un pasivo es el conjunto cuantificable, de las obligaciones presentes de una ent idad, virtualmente ineludibles de transferir activos o proporcionar servicios en el futuro a otras entidades, como consecuencia de transacciones de eventos pasa dos. (NIF, Boletn C-9, 2010) Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inv entarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisicin de activos fijos o contratacin de inversiones en proceso Las cuentas por pagar a proveedores, son pasivos por bienes o servicios que han sido recibidos por la entidad, y adems, han sido objeto de facturacin o acuerdo fo rmal con el proveedor. (NIF, Boletn C-9, 2010) Bsicamente se incluyen todas las cuentas que corresponden a deudas contradas por l as compras de mercancas necesarias para el desarrollo de la actividad de la empre sa. Representan las obligaciones por la compra de bienes y servidores, ejecucin d e proyectos, obras y otros gastos incurridos por la entidad. Tambin estn aquellas que corresponden a las deudas de suministradores de bienes y servicios que no tienen la consideracin de proveedores. Los documentos y cuentas por pagar generalmente incluyen los documentos por paga r a bancos y proveedores, la porcin de la deuda a largo plazo con vencimiento a u n ao, cuentas por pagar a proveedores y otros, anticipos de clientes, compaas afili adas y dividendos por pagar. 28 Auditoria de cuentas por pagar

Los saldos deben figurar en el balance general, a su valor nominal sealado en los documentos por pagar ms inters incorporados al valor nominal. Al cierre del ejercicio, los saldos de las cuentas por pagar se presentan a su v alor nominal. El termino compaas afiliadas se utiliza cuando las compaas tienen accionistas comune s. Estas cuentas se manejan para registrar las transacciones nter compaas como: Com pras de bienes, prestacin de servicios, prstamos etc., de las compaas afiliadas. Los objetivos principales de la auditoria en las cuentas por pagar son los sig.: Comprobar que los importes revelados en las cuentas por pagar corresponden a las obligaciones contradas por la entidad a favor de terceros, proveedores, acreedor es y entidades pblicas. Verificar que las cuentas por pagar se presentan correctamente respecto a import es, perodo, concepto, etc. Comprobar que los detalles y reportes cuadran con los mayores auxiliares y el li bro mayor.

 Verificar que los cargos realizados en las cuentas por pagar han sido por pagos autorizados. Revisin de las cuentas por pagar a proveedores y seleccionar al proveedor ms benef iciado con las cuentas, verificar y realizar un estudio comparativo de ofertas y cotizaciones de otros proveedores.

Un deudor dejara de reconocer un pasivo, (cuentas por pagar) solo si este ha sid o extinguido. Se considera que un pasivo ha sido extinguido si rene cualquiera de las siguientes condiciones:

29

PDF to Word