DIFERENTES MODELOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Diferentes modelos de Auditoria Administrativa

Apuntes

En el desarrollo de la AA, varios estudiosos .del tema han propuesto formas de llevarla a cabo, en otras palabras, han propuesto una metodologa. Algunos disearon una metodologa con ms particularidades, sealando algunos renglones especficos de actividades y conceptos (111(' deben manejarse en el transcurso de la misma, sealamientos que por ser particulares se constituyen en modelos. A continuacin daremos a conocer los modelos de algunos autores reconocidos en el medio, iniciando, siempre que se pueda, con la finalidad o propsito que cada autor le ha dado a la AA.

MODELO DE W. P. LEONARD Indudablemente, uno de los precursores ms importantes de la AA fue William P. Leonard, quien public su trabajo por primera vez en Systems and Procedures: A Handbookfor Business and huiustry, en 1959.1 Como punto de partida y para efecto de una mejor comprensin del modelo de Leonard, transcribiremos lo que l considera como propsito de la AA: "El objetivo primordial de la AA consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en cualquiera de los elementos examinados, y sealar las posibles mejoras. Su fin es ayudar a los dirigentes a lograr la ms eficiente administracin de las operaciones." El panorama que presenta Leonard es amplio y variado. En su obra todo esto lo resume en un modelo de cuatro etapas; a) examen, b) evaluacin, c) presentacin, d) seguimiento. Adems de la identificacin de los factores precisos que l considera debern ser evaluados en la AA. En la primera etapa de examen, identifica las posibles reas que deben revisarse, a saber: Una o ms funciones especficas. Un departamento o grupo de departamentos. Una divisin o grupo de divisiones. La empresa en su totalidad.

En esta etapa tambin identifica los factores" precisos que debern ser estudiados, a saber: a) Planes y objetivos. Debern revisarse y discutirse con la gerencia las condiciones actuales de los planes y objetivos. b) Estructura organizacional. Deber estudiarse la estructura organizacional del rea evaluada, comparndola con el organigrama (si es que existe) y asegurndose de que cumpla con los principios de la buena organizacin, funcionalidad y adecuada departamentalizacin. c) Polticas y prcticas. Hacer un estudio para averiguar qu accin debe emprenderse, si es necesario, para mejorar la efectividad de las polticas y las prcticas. d) Reglamentos. Determinar si la empresa cumple cabalmente con las leyes locales, estatales y federales. e) Sistemas y procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos en busca de posibles defectos o irregularidades en sus elementos, e identificar mtodos para su mejoramiento. J) Mtodos de control. Determinar si los mtodos de control son adecuados y efectivos. g) Mechas de operacin. Evaluar las operaciones, para precisar qu se necesita para contar con controles ms precisos, una mejor comunicacin y coordinacin, y resultados ms satisfactorios. h) Recurso humano. Estudiar las demandas generales del personal, y su aplicacin en el trabajo del rea estudiada. i) Instalaciones y equipo. Determinar si pueden hacerse mejoras en las instalaciones y un mayor o mejor uso de equipo moderno. En la segunda etapa, de evaluacin... Leonard dice que para poder hacer un buen anlisis se necesita contar con un buen nivel de conocimientos y experiencia, y mientras mayor sea la capacidad del auditor, mayor ser el valor de sus resultados. En esta etapa identifica el proceso y los factores de evaluacin, a saber: Panorama econmico. Adecuacin de la estructura organizacional, Cumplimiento de las polticas y procedimientos. Exactitud y confiabilidad de los controles. Adecuacin de los mtodos de seguridad. Causas de las variaciones. Uso adecuado del recurso humano y del equipo. Lo satisfactorio de los mtodos de operacin.

Asimismo, seala el mtodo con carcter cientfico, de anlisis, interpretacin y sntesis, a saber: l. Estudio de los elementos. 2. Diagnstico detallado. 3. Determinacin de las relaciones y el propsito. 4. Bsqueda de deficiencias. 5. Balance analtico. 5. Pruebas de efectividad. 7. Bsqueda de problemas. 8. Identificacin de soluciones. 9. Determinacin de alternativas. 10. Bsqueda de mtodos de mejoramiento. En la tercera etapa, la de presentacin, Leonard afirma que la preparacin cuidadosa del informe, con todos los aspectos y recomendaciones, corona el trabajo del auditor. Los descubrimientos se presentarn siempre en orden de importancia, siempre se tendr presente a quin se enviar el informe y cmo se presentar el mismo, sin olvidar que parte de la informacin se presentar oralmente, pero que la mayor parte ser por escrito. Para esta etapa propone tres fases: Discusin oral sobre aspectos importantes. Redaccin del informe COn los descubrimientos y recomendaciones. Presentacin del informe final.

En la cuarta etapa, de seguimiento, Leonard nos dice que su objetivo principal es completar cualquier asunto pendiente, que forme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya hecho nada. Considera importante que exista una persona encargada y con la autoridad suficiente para hacer que se implementen las recomendaciones. Esta etapa se lleva a cabo con actividades tales como: Revisin de las instalaciones. Apoyo en el diseo de formas y procedimientos. Terminacin de cualquier asunto pendiente. Verificacin del informe con la alta gerencia.

MODELO DE T. G. ROSE Histricamente hablando, el gran mrito de Rose es que muy probablemente fue el primero que escribi sobre la AA como tal, en su obra The Maruiqement Audit, publicada en 1932. El punto de partida y preocupacin de Rose fue la tremenda responsabilidad que tienen los directivos de empresas cuando tornan decisiones trascendentes sin contar con la suficiente y confiable informacin necesaria. Ya pesar de que reconoci que una AA nunca podra llevarse a cabo en la misma forma como se hace la auditora contable, propuso que, basados en lo que se reconoce como principios de la administracin, poda sustentarse una AA que proporcionase la informacin suficiente y veraz para la toma de decisiones. El modelo de Rose parte de una premisa importante para l: "La AA deber abarcar todo el campo de actividades de la empresa, desde h cspide hasta las bases; empezando siempre por la 'cspide, ya que la primera preocupacin es saber si la gerencia general fundona satisfactoriamente." Para Rose, la AA consiste en el anlisis de la organizacin y de la efectividad con que se trabajan cada una de las funciones que a continuacin se mencionan. 81 marco terico del que parte Rose para plantear su AA es el propuesto en 1944 por el Institute 01 Industrial Administration de Londres, referido 2 las siete funciones de la gerencia: produccin, distribucin, desarrollo, contabilidad y finanzas, asuntos legales y secretariales, personal y relaciones industriales, y administracin general." En la funcin de administracin general -la cual l considera como la ms importante, puesto que coordina a todas las dems-, debern revisarse aspectos como: La manera como los directivos utilizan el tiempo. El tipo de informacin que manejan, tanto interna como externa. El liderazgo que ejercen.

En la funcin re produccin, debern analizarse las subfunciones de: Compras. Planeacin. Procedimientos de trabajo. Almacenaje. Inspeccin. Transportacin interna y externa. Construcciones e instalaciones.

En la funcin de distribucin, debern estudiarse los siguientes aspectos: Registro de las ventas. Polticas de venta. Servicios al cliente.

'T. G. Rose, The Management Audit, Gee & Co., Londres, 1961, p. 6. "Actualrnente estas funciones se conocen como funciones bsicas de la empresa, mientras que las funciones de la gerencia corresponden a las del proceso administrativo.

PARTE 1. INTRODUCCIN AL ESTUDIO DE LA AA Publicidad. Control de ventas.

En la funcin de desarrollo, habr que verificar que en la empresa haya alguien que sea responsable de esta funcin, la cual debe ejercerse en todas y cada una de las siete funciones mencionadas. En sentido estricto, el desarrollo deber hacerse por lo menos en los productos y mercados, a travs de su investigacin. En la funcin de contabilidad y finanzas, el auditor slo debe plantear una investigacin de carcter general y administrativo, ya que los aspectos tcnicos debern ser cubiertos por un especialista en auditora contable. El rengln de asuntos legales y secretariales est relacionado con la organizacin y coordinacin del trabajo de oficina. En la funcin de personal y relaciones industriales, debern revisarse los procedimientos de: Contratacin de personal. Capacitacin de los empleados. Terminacin de la relacin laboral. Prestaciones legales y de empresa. Ambiente de trabajo.

MODELO DE JOHN w BUCKLEY Buckloy, autor y maestro de la Universidad de California en Los ngeles, nos presenta su propuesta en un trabajo titulado "Cmo enfrentarse a la auditora administrativa".'; Segn Buckley, "el objetivo de la AA es apreciar la organizacin, las tcnicas y los resultados administrativos con miras a mejorarlos".

Su modelo distingue dos formas o sistemas para llevar a cabo la AA: el ad hoc y el ex natura rerum. El primero se propone para un propsito especial, donde el problema ha sido previamente identificado, y el equipo de auditora propone un programa especial para resolverlo. El segundo se usa para llevar a cabo la AA como una prctica natural y regular de la administracin de la empresa. Es decir, sin existir problema previamente definido, la auditora se lleva a cabo peridicamente. Las fases del modelo son las siguientes: l. Identificacin del criterio de la gerencia. Permite que el auditor parta de los objetivos y planes de la gerencia, relacionados con la calidad de la administracin, la calidad de los empleados, las polticas y los procedimientos adecuados, etctera. 2. Preparacin para la AA. Esta fase se subdivide en: a) Introduccin al medio. En esta etapa el auditor estudia fsicamente la situacin y conoce al personal de la empresa que se ver involucrado en la auditora. b) Relacin de los criterios establecidos para la AA con la situacin particular de que se trate. Son vlidos los criterios de la administracin estandarizada para evaluar las circunstancias particulares de esta empresa?' c) Confirmacin del alcance del compromiso. La AA es un acto de cooperacin, por tanto hay que dejar en claro cul es el papel que cada quien juega para el xito de la misma. 3. Efectuar el estudio administracin, Esta fase la divide en dos: a) Seleccionar la tcnica para el estudio, la cual puede ser en forma de cuestionario o en forma de memorndum. b) Evaluar el estudio administrativo. El propsito ser medir la efectividad general de la unidad auditada y descubrir probables reas con problemas. 4. Efectuar la AA afondo. Los problemas importantes que se observaron durante el estudio administrativo son investigados a detalle y resueltos en esta fase. 5. Informe sobre la AA. Esta fase la divide en dos etapas:

a) Informe sobre el estudio administrativo. Esto se hace con base en informes preforma, donde el auditor se concreta a sealar las categoras que corresponden ms a la realidad percibida.

PARTE 1. INTRODUCCIN AL ESTUDIO DE LA AA b) Informe sobre los resultados de la AA. Estos generalmente son muy descriptivos, e intentan dar una impresin general de la situacin, tal y como la ve el auditor, refiriendo aspectos positivos y negativos.

6. Revisin posterior. Esta fase la apoya en dos conceptos: a) Los periodos subsiguientes. Una caracterstica importante que la AA debe tener es su periodicidad. b) Las reas especficas con problemas. La AA se aplicar slo en aquellas reas donde se encontraron problemas y se aplicaron soluciones.

MODELO DE JOHN NOLAN Segn Nolan, "el objetivo de la AA es evaluar la eficiencia y eficacia de la organizacin (empresa):" y aunque considera que no puede haber un solo programa tipo para asarse en todos los casos, debido a que las distintas funciones de la empresa tienen sus caractersticas propias, s considera que la AA debe desarrollarse a travs de una serie de pasos generales. Estos pasos son los siguientes: 1. Definicin del alcance del proyecto (de auditora). Esta definicin debe darse entre la alta gerencia y los auditores: Qu abarcar la auditora? 2. Planeacin, preparacin y organizacin, Deber elaborarse un programa de trabajo donde se definan las actividades y los tiempos que se van a emplear en ellas. 3. Recoleccin de hechos y actualizacin de la documentacin. Consiste en obtener toda la informacin pertinente sobre el rea que se va a estudiar. 4. Investigacin y anlisis. Es la fase ms importante de la AA y consiste en acumular la evidencia que sustentar nuestras recomendaciones a la gerencia.

5. Informe. En l se presenta un resumen del trabajo realizado, su alcance, los descubrimientos y las recomendaciones para resolver los problemas. Una vez planteados estos pasos, Nolan propone que la AA inicie con una evaluacin de la efectividad y eficiencia de la administracin de la empresa () de la unidad que se va a auditar. Los criterios qUE' debern usarse para esta evaluacin son los siguientes: a) Establecimiento de los objetivos formales. El primer paso ser evaluar la existencia y cumplimiento de los objetivos de la empresa, en un periodo de tres aos. c) Reoisioti del proceso de planeacin. El proceso de planeacin incluye polticas, procedimientos, programas y prioridades establecidos para lograr los objetivos. c) Evaluar el proceso de organizacin. Los auditores evaluarn si la estructura organizacional de la empresa es la adecuada para facilitar el logro de los objetivos, d) Anlisis del proceso de control. Habr que revisar si las actividades que deben hacerse estn realizndose correctamente.

Una vez realizada esta evaluacin general de la administracin de la empresa, Nolan propone que se disee un programa especial para auditar cada una de las diferentes funciones de la empresa, entre las cuales propone: finanzas, compras, produccin, mercadotecnia, administracin de recursos humanos e informtica.

MODELO DE ROBERT J. THIERAUF Segn Thierauf, el objetivo de la AA. es evaluar la capacidad de los administradores para administrar, partiendo del cumplimiento de los objetivos organizacionales, de su planeacin, organizacin, direccin y control." El modelo tiene una marcada influencia de la auditora contable, lo cual se percibe en la certificacin, que Thierauf propone que se haga al final del informe, tal y como lo acostumbran los auditores contables. En trminos generales, plantea los siguientes pasos:

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1. Obtencin de datos por medio de entrevistas. Esta fase sirve como planeacin de la auditora, debe escogerse bien a los gerentes que habrn de entrevistarse, se determina el propsito de la AA, pero no se hacen recomendaciones en este momento. 2. Medicin del desempea del trabajo mediante el cuestionario de auditora administrativa: Si todas las respuestas al cuestionario son afirmativas, entonces las operaciones son tal y corno se desean, pero si hay respuestas negativas, entonces es seal de que hay dificultades y stas debern ser aclaradas por escrito. 3. Presentacin de las recomendaciones en pro del mejoramiento. Esta presentacin se hace ante los miembros del equipo del gerente general. Primero se discuten las recomendaciones que son soluciones factibles y que sern aceptadas fcilmente; habr que tener soluciones opcionales, especialmente para aquellas recomendaciones que se esperan difciles de aceptar. 4. Preparacin del informe ele auditora administrativa La extensin del informe puede variar, pero de cualquier forma deber contener aspectos corno el propsito y alcance de la auditora, la capacidad de la administracin, los trminos explcitos del compromiso y las recomendaciones de la auditora. Lo ms importante del modelo de Thierauf es el cuestionario en que sustenta su auditora. ste, est dividido de acuerdo con las diferentes reas funcionales de la empresa; a su vez estas secciones estn divididas en partes que abarcan aspectos especficos. Los renglones que se evalan con respecto a esas partes son: planeacin, estructura organizacional, direccin, liderazgo, comunicacin y control, a saber:

Componentes del cuestionario de AA, segn Thierauf l. Planeacin de la empresa: Visin general y objetivos. Planes. Estrategias y programas. Polticas, procedimientos y normas.

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lI. Contabilidad y finanzas: Visin general contable y financiera. Contabilidad. Finanzas.

III. Mercadotecnia: Visin general de mercadotecnia. Ventas. Investigacin de mercados. Publicidad. Distribucin.

IV. Investigacin y desarrollo e ingeniera: Visin general de investigacin y desarrollo e ingeniera: Investigacin y desarrollo. Ingeniera.

V. Produccin: Visin general de produccin. Planificacin de la produccin. Produccin. Inventario. Compras.

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VI. Personal: Visin general de personal. Planificacin de mano de obra. Relaciones industriales.

VII. Ambiente de trabajo y elemento humano: Estructura del trabajo. Estructura informal. Control del elemento humano.

VIII. Sistema de informacin: Controles del departamento de computadoras. Controles programados de entrada y salida. Controles interactivos y de seguridad.

MODELO DE RODRGUEZ VALENCIA Segn Rodrguez Valencia, el objetivo principal de la AA es: "Proporcionar un panorama administrativo general del organismo social que se audita, sealando el grado de efectividad con el que opera cada una de las unidades administrativas que la integran... "JI SU modelo comprende las siguientes seis etapas: l. Estudio preliminar. Consiste en revisiones someras, cuya finalidad es obtener un panorama global sobre el campo de trabajo, que servir como base para la siguiente fase. 2. Planeacin de la AA. Su principal elemento es la elaboracin del programa de la auditora, en el que se sealarn los diferentes pasos a seguir. 3. Investigacin y examen. Se obtiene la informacin por todos los medios pertinentes, informacin que servir de apoyo para el anlisis y las recomendaciones correspondientes.

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4. Anlisis y evaluacin de la informacin obtenida. La calidad de esta etapa definir la calidad de la auditora; sin embargo, sus conclusiones no son las definitivas, pues estos resultados debern relacionarse con otras inferencias. 5. Informe de la AA. Para su elaboracin deber tenerse en consideracin quin lo va a leer y qu uso se le va a dar. 6. Implementacin de las recomendaciones. Esta fase es tan importante como cualquiera de las anteriores, pues en ella se ponen en prctica las medidas correctivas. Es importante mencionar que Rodrguez Valencia relaciona su modelo de AA con la aplicacin de una escala de evaluacin, con la que pretende dar una calificacin numrica al resultado de la auditora, y por ende "un mayor carcter universal" (sic). La aplicacin de esta escala de evaluacin implica una serie de pasos entre los cuales consideramos que el ms importante es: "determinacin de los factores o categoras que se van a evaluar", que son los factores a partir de los cuales propone hacer la evaluacin total de la empresa. 12 Dichos factores son: Objetivos y planes. Polticas y prcticas. Estructura orgnica. Sistemas y procedimientos. Mtodos de control. Medios de operacin. Potencial humano y elementos fsicos empleados.

MODELO DE VCTOR RUBIO a. Y JORGE HERNNDEZ F. Segn Rubio y Hernndez, "el objetivo de la AA consiste en evaluar el fundamento de la administracin mediante la localizacin de irregularidades o anomalas y el planteamiento de posibles alternativas de solucin" .1:1 Su modelo se compone de cuatro etapas:

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l. Planeacin. Es la etapa donde se define la secuencia de las actividades que se van a realizar, se pretende prever todos los factores necesarios para el desarrollo de la auditora. En esta etapa se llevan a cabo las siguientes actividades especficas: a) Definicin del estudio que se va a desarrollar. b) Diagnstico administrativo. c) Definicin del objetivo. d) Definicin del alcance de la auditora. e) Determinacin del personal necesario. 1) Programacin del tiempo estimado. f) Definicin de las tcnicas y herramientas que se deben utilizar. h) Aprobacin del programa de auditora.

2. Examen, En esta etapa es donde prcticamente se da inicio a la AA, en ella se aplican las tcnicas de investigacin necesarias para obtener y analizar la informacin. Comprende las siguientes actividades: a) Entrevista con los responsables de las reas que se van a auditar. b) Aplicacin de tcnicas de AA. e) Captacin de la documentacin necesaria. d) Revisin, complementacin y depuracin de la informacin captada. e) Captacin de opiniones y sugerencias. 3. Eratuaciou, Es aqu donde la percepcin clara y precisa del problema, apoyada en la capacidad y experiencia Del auditor, sern decisivas para obtener las conclusiones correctas. Esta etapa conlleva las siguientes actividades: (/) Anlisis y evaluacin de la informacin captada. b) Jerarquizacin de observaciones. e) Planteamiento de las recomendaciones. d) Discusin de las observaciones. 4. Presentacin: Esta etapa consiste en la elaboracin del informe final de la auditora, as como su presentacin verbal ante el cliente. El informe es constancia del trabajo realizado, y en l deber precisarse el resultado de las apreciaciones personales del auditor. Esta etapa consta de las siguientes fases:

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a) Elaboracin del informe final. b) Presentacin del informe final al director general y al subdirector de auditora. c) Presentacin del informe final a los responsables de la unidad auditada.

MODELO DE JOS A. FERNNDEZ ARENA Fernndez Arena no nos habla, en su obra, sobre lo que l considera corno finalidad de la AA; sin embargo, hemos querido interpretar esa finalidad a partir de la definicin que hace de la misma. En este caso la finalidad sera, revisar la satisfaccin de los objetivos institucionales. Su modelo est integrado, fundamentalmente, por una serie de cuestionarios referidos a cuatro elementos importantes, sobre los cuales aplica la auditora, a saber: a) Los objetivos de la empresa. /J) La direccin. e) Los recursos. d) El proceso administrativo. El desarrollo de la AA lo subdivide en: l. Esquema general sobre administracin. Donde presenta el marco terico en el que se sustenta la AA. 2. Programa de la industria: Constituido por los diversos cuestionarios que van a aplicarse. 4. Presentacin. El cual deber contener una apreciacin crtica de la coordinacin general, un anlisis de la estructura de cada uno de los departamentos, la evaluacin total de la empresa y las recomendaciones. Para la evaluacin total de la empresa, propone filtrar la informacin obtenida ele los cuestionarios a travs de escalas de evaluacin con las que al final se obtiene una supuesta calificacin de la administracin de la empresa, calificacin que puede ir desde muy mala hasta, pasando por mala, adular, buena y muy burna.

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MODELO DEL ANLISIS FACTORIAL El modelo del anlisis factorial r, no fue planteado como una AA propiamente dicha; evaluar una serie de factores que intervienen en la operacin de una empresa, con el propsito de hacer un anlisis de potencialidad productiva, conlleva al incremento de la eficiencia de la operacin, que en trminos generales sera tambin la finalidad de la AA. Este modelo esta integrado por cinco etapas: l. Planeacin. Donde se definirn, en otros, aspectos como el objeto y finalidad de la investigacin. 2. Anlisis del tema. Determinando los factores que son inhorentes al tema y su operacin. 3. Examen de cada factor. Planteando una serie de cuestionamientos sobre el factor y su operacin. 4. Combinacin de los hallazgos, Para diagnosticar sobre el total de las operaciones. Se pretende llegar a conclusiones con base en los hallazgos. El anlisis factorial se apoya tambin en una serie de cuestionarios referidos a los factores y a los elementos en los que stos fueron divididos. A manera de ejemplo, Klein y Grabinsky presentan para su evaluacin los siguientes factores, cuya funcin es: a) Medio. Mantener informada a la empresa sobre los cambios en el exterior y viceversa. b) Poltica y direccin. Fijar los objetivos de la empresa y proporcionarle los medios para lograrlos. c) Productos y procesos. Seleccionar y producir los productos ms adecuados para el mercado y la misma empresa. d) Financiamiento. Proveer los recursos monetarios necesarios. e) Medios de produccin. Dotar a la empresa de las instalaciones y el equipo necesarios para sus operaciones. Suministros. Suministrar a la empresa los bienes y servicios convenientes y necesarios para su operacin. Actividad productiva. Organizar y llevar a cabo las operaciones de produccin en forma eficiente. Mercadeo. Garantizar el flujo continuo de los productos al mercado, buscando influenciar l la empresa y al consumidor.

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i) Contabilidad Y estadstica. Mantener informada a la empresa sobre los aspectos econmicos de sus operaciones.

MODELO DE EDUARDO MANCILLAS PREZ En nuestro caso, tal y como se mencion en el captulo 2, consideramos que el propsito de la AA no es otro que el mejoramiento de la administracin, esperando en consecuencia mejorar el nivel de efectividad de la empresa u organizacin. En cuanto a las etapas que proponemos, Y a manera de recordatorio, slo reescribiremos sus nombres, pero podrn ser consultadas. 2 Este modelo comprende las siguientes etapas: l. Trabajos preliminares. 2. Diagnstico administrativo e investigacin previa. Elaboracin del programa de la AA. 4. Obtencin ele la informacin. 5. Anlisis, clasificacin Y evaluacin ele la informacin. Conclusiones y recomendaciones. 7 Elaboracin y presentacin del informe final. 8. Implementacin Y seguimiento.

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