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Curso de Frias para Secretrias Parte 1 - Tcnicas Secretariais - O profissional de Secretariado As mudanas na profisso e o perfil da Secretria Atualmente no h nada de novo quando se fala em mudana, mas impressionante a velocidade com que as coisas mudam. No h tempo para observ-la, apenas constat-las. Neste contexto a globalizao foi a responsvel pelas grandes transformaes no ambiente empresarial. Essas transformaes fizeram as empresas repensarem suas estruturas, ou seja, as estratgias, relaes com os clientes, fornecedores e funcionrios; responsabilidade social; competncias e habilidades de seus recursos humanos; redefinio de seus mercados com a finalidade de se manterem competitivas. A partir dos anos 80, essas mudanas foram mais intensificadas, obrigando as empresas, gestores e os empregados a se adequarem lgica dominante. Cada vez mais as organizaes necessitam que seus profissionais se qualifiquem no menor tempo possvel a fim de acompanhar o ritmo acelerado das mudanas. A Secretria hoje e sempre deve estar atenta s mudanas, interpretar e identificar as novas qualificaes exigidas pelo mercado de trabalho para se manter empregvel. Hoje a lngua inglesa passou a ser um pr-requisito para a Secretria, e j encontramos nos anncios um novo diferencial que saber, por exemplo, mandarim. Acreditamos tambm que, um grande diferencial competitivo hoje a capacidade que a Secretria tem de manter uma postura Proativa e antecipar-se aos acontecimentos. Entendemos tambm que nas duas ltimas dcadas essa profisso foi a que mais sofreu mudanas decorrentes da tecnologia e, principalmente, da informtica. A informtica invadiu o ambiente de trabalho da Secretria, fazendo com que tarefas e rotinas fossem modificadas, e com certeza tarefas mais eficientes e eficazes. Trazendo tambm um enorme ganho de tempo e qualidade para a profissional. Na poca, algumas Secretrias apresentaram resistncias ao computador, mas com o passar do tempo renderam-se aos benefcios da modernidade. Ocorreu tambm o processo downsizing (reestruturao/reengenharia) nas empresas que resultou na demisso de empregados e eliminao de cargos com a conseqente reduo de nveis hierrquicos. Essas atividades que eram desempenhadas pelas Gerncias mdias foram incorporadas s tarefas da Secretria. Essa incorporao fez com que a Secretria comeasse a desempenhar atividades diferentes daquelas s quais estava acostumada. Hoje comum para as Secretrias, serem responsveis por pessoas dentro da organizao; por processos de aquisio de materiais de escritrio; elaborao do oramento da rea; organizao de eventos, alm das atividades tradicionais. Todas essas mudanas levaram a um grande aumento das responsabilidades e elevao do grau de complexidade das tarefas exigindo da profissional uma reciclagem contnua. Essa profissional precisou adequar suas competncias, habilidades e conhecimento para desempenhar com segurana e profissionalismo as novas atividades. Constatamos que a informtica e o downsizing foram responsveis pela mudana no papel que as Secretrias exercem hoje nas organizaes. Ela sempre fez parte da estrutura organizacional, entretanto, no era integrada aos processos e gesto da empresa. A secretria atualmente, participa de reunies, interage com clientes e fornecedores; soluciona problemas; organiza eventos; gerencia os compromissos pessoais e profissionais do chefe; administra conflitos; organiza e elabora roteiros de viagens e elabora apresentaes. Enquanto que antigamente somente: anotava recados, datilografava documentos administrativos e atendia ligaes telefnicas, ou seja, atividades meramente burocrticas e operacionais. Aquela profissional simptica, elegante, educada, boa aparncia e apenas executora de ordens, cedeu lugar a uma Profissional Executiva que tem conscincia da importncia do seu cargo dentro da organizao. A Secretria uma facilitadora e um elo entre o chefe, a equipe e o mercado, contribuindo para que tudo transcorra dentro do esperado e os objetivos organizacionais sejam alcanados.
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As profissionais que no perceberem a importncia da mudana de comportamento e da reciclagem contnua esto com seus dias contados no mercado de trabalho. Embora, ainda, hoje, alguns profissionais considerem que qualquer pessoa pode desempenhar essas atividades, sabemos que no. Para o exerccio da profisso, necessrio treinamento especfico voltado para a rea de Secretariado. Outra mudana importante para esta profissional foi que ela passou a assessorar mais de um chefe e a trabalhar em pool, ou seja, passou a compartilhar a sua estao de trabalho com outras Secretrias. Esta profissional precisa de competncia emocional para saber administrar conflitos dirios; os controles das chefias; as constantes situaes de mudana e trabalhar em ambiente hostil. Concluindo ela precisa ter Competncias Tcnicas e Emocionais para manter-se competitiva no mercado de trabalho. PERFIL IDEAL 1. Conhecer profundamente a sua rea de trabalho e ter uma viso global de toda a organizao. 2. Desenvolver as competncias tcnicas (idiomas, Internet, informtica, Redao prpria, etc). 3. Estabelecer relacionamentos alicerados em CONFIANA e RESPEITO, desenvolvendo uma relao de TRANSPARNCIA com chefes, clientes, colegas e fornecedores. 4. Estar COMPROMETIDA com o resultado do trabalho e com a misso da organizao. 5. Estar inteirada dos acontecimentos mundiais e das mudanas internas e externas da organizao. 6. Estar voltada para a inovao, sugerir e aceitar novas idias. 7. Manter comportamento TICO, independentemente das informaes e situaes. 8. Manter o bom humor. 9. Planejar e cuidar da sua carreira profissional. 10. Saber administrar o seu tempo e o do chefe. 11. Saber se comunicar. 12. Saber tomar decises. 13. Ser autocrtica para avaliar suas potencialidades e imperfeies. 14. Ser dinmica. 15. Ser discreta e educada. 16. Ser empreendedora. 17. Ser entusiasta. 18. Ser flexvel. 19. Ser leal empresa e ao chefe. 20. Ser oportunista. 21. Ser organizada. 22. Ser persuasiva. 23. Ser polivalente. 24. Ser pontual no cumprimento do horrio de trabalho e na entrega de trabalhos. 25. Ser proativa. 26. Ter ambio positiva. 27. Ter autoconhecimento. 28. Ter capacidade e vontade de aprender continuamente. 29. Ter capacidade de liderana. 30. Ter capacidade para administrar conflitos. 31. Ter capacidade para assessorar vrios chefes. 32. Ter capacidade para desenvolver, gerenciar, motivar e valorizar as pessoas. 33. Ter disponibilidade de horrio e saber conciliar vida profissional e pessoal. 34. Ter foco no cliente. 35. Ter habilidade para negociao. 36. Ter habilidade para trabalhar em equipe. 37. Ter inteligncia emocional para saber lidar com as emoes.
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38. Ter bom senso para permear todo o trabalho. 39. Ter maturidade e postura profissional O SUCESSO DA SECRETRIA DEPENDE DA INTERAO DE TRS ELEMENTOS: COMPETNCIA, CONHECIMENTO E HABILIDADE, MAS ESSENCIAL AMAR A PROFISSO. CDIGO DE TICA PROFISSIONAL Cada vez mais as empresas valorizam os profissionais que possuem conhecimentos, habilidades e competncias em suas reas de atuao. Sendo que postura tica essencial para todos os profissionais e, principalmente, para as Secretrias que ocupam cargo de Confiana nas empresas. O mercado valoriza muito a Secretria que constantemente se recicla, mas todo esse esforo ser em vo se a profissional no tiver um COMPORTAMENTE TICO nas suas AES e ATITUDES. A Secretria deve, diariamente, pensar e escolher a ATITUDE mais adequada, considerando a TICA que deve permear o seu trabalho e as suas relaes. A CONDUTA PROFISSIONAL IDNEA garantir cabea erguida, alm de representar a imagem da empresa, o ELO entre a empresa e o mercado, logo, sua CONDUTA deve ser pautada na VERDADE e na MORAL. O trabalho da secretria deve ter como base: 1. Lealdade ao chefe e empresa; 2. Guardar segredo profissional e sigilo nas informaes; 3. Discrio no desempenho de suas funes; 4. Cumprir e respeitar as normas da empresa; 5. No se utilizar da posio do cargo para conseguir vantagens pessoais; 6. Compartilhar sua experincia e seus conhecimentos com os membros da equipe; 7. Prestar servio com o mais alto padro de qualidade; 8. Colaborar com a equipe sempre que for necessrio; 9. Contribuir para a manuteno do clima organizacional agradvel e harmonioso; 10. No delegar ao colega a realizao de um trabalho confidencial que lhe foi confiado; 11. No comentar assuntos pertinentes empresa fora dela; 12. Respeitar a hierarquia e os subordinados; 13. No comentar com os outros os erros dos chefes e dos colegas; 14. Desenvolver um relacionamento baseado no respeito e na confiana; 15. No chamar a ateno do subordinado na frente da equipe; 16. Manter-se imparcial com seus superiores e subordinados; 17. Tratar os chefes, colegas, subordinados, clientes e fornecedores com educao e respeito. No cdigo de tica profissional constam os princpios, os direitos e os deveres, a conduta funcional e a ao mais adequada para o dia-a-dia dessa profissional. 2. O mercado de trabalho e a Secretria Como j foi visto anteriormente, as atividades desempenhadas pela Secretria nas organizaes mudaram bastante, exigindo dessa profissional um perfil mais gerencial. Outro aspecto relevante a atualizao, pois a Secretria deve buscar constantemente a sua reciclagem profissional a fim de manter-se empregvel no mercado de trabalho. Profisso no tem gnero, mas as profisses de Secretrio Executivo e Tcnico em Secretariado so exercidas, em sua maioria, pelas mulheres. Independente do sexo da pessoa que est exercendo a profisso, o profissional qualificado e atualizado consegue se ajustar melhor mudanas internas e externas pelas quais as organizaes esto passando. Durante muito tempo, a manuteno do emprego estava ligada obedincia e lealdade, mas em decorrncia da crise dos anos 80, da reengenharia, da hipercompetitividade, o mercado necessita de profissionais que tenham empregabilidade e que faam a diferena nas empresas. O profissional que tem empregabilidade decide o rumo de sua carreira profissional, enquanto o que tem baixa empregabilidade est sujeito s circunstncias. A Secretria que tem
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empregabilidade consegue emprego mais rpido, independentemente da situao em que esteja o mercado de trabalho, ou seja, da oferta ou da demanda. Com o intuito de tornar-se empregvel, a secretria deve desenvolver competncias tcnica, mercadolgica, de relacionamento, de comunicao oral e escrita, educao tecnolgica e idiomas. Sugerimos que a Secretria faa uma auto-avaliao para identificar qual conhecimento est precisando adquirir ou atualizar e qual a melhor maneira de aprend-lo. Alm disso, deve manter e ampliar a sua rede de relacionamentos (networking), pois isso ajuda a conseguir informaes teis e importantes a respeito do mercado de trabalho. Destacamos que networking a estratgia que traz resultados mais eficazes, pois muitas colocaes no mercado so feitas por indicaes de amigos, colegas, clientes ou conhecidos. A rede de relacionamentos compreende desde amigos de infncia, de colgio de faculdade, do bairro, do esporte, do trabalho at antigos clientes e chefes. A profissional que cultiva um bom crculo de amizades faz networking. muito importante o contato freqente com as pessoas que fazem parte da sua rede de relacionamento, pois se voc necessitar ligar ou enviar um email solicitando um emprego, por exemplo, no ficar constrangido. Desta forma voc evita aquelas situaes em que a pessoa procura a outra somente quando est precisando. Outro aspecto relevante ampliar a rede com pessoas novas. interessante que voc conhea gente nova nos eventos (seminrios, congressos, viagens, cursos, etc). Lembre-se: quem no aparece no lembrado. Fazendo uma analogia, a rede de contatos como uma planta que precisa ser cultivada e tratada diariamente. A busca pelo novo emprego requer clareza e objetividade, portanto a profissional precisa ter noo de suas competncias, habilidades e conhecimentos. necessrio que a pessoa tenha discernimento de seus pontos fortes e fracos. Isto facilita na exposio de sua experincia profissional. O autoconhecimento um facilitador na busca do emprego desejado, pois as organizaes valorizam esse atributo. importante que a profissional identifique aquilo que gosta de fazer e faz bem. A Secretria que desenvolve atividades afins e que trabalha naquilo que gosta tem mais motivao, maior produtividade, sente-se feliz e realizada. Ingresso e recolocao no mercado de trabalho Durante o processo de ingresso ou recolocao no mercado de trabalho, a primeira coisa a ser definida o objetivo, ou seja, rea e cargo de interesse. Alm disso, necessrio que a Secretria avalie as seguintes questes: disponibilidade para viagens, tipo de empresa em que gostaria de trabalhar pois como a profissional, a empresa tambm tem personalidade e o ideal que haja um entrosamento entre as duas. Relacionamos algumas estratgias comuns nos processos de recolocao no mercado de trabalho: Rede de relacionamentos (networking); Empresas especializadas em recolocao profissional; Aproximao direta s empresas / resposta a anncios. Aps a escolha da melhor estratgia, a Secretria deve confeccionar o seu currculo. Elaborao do Currculo O currculo um instrumento importante no processo de recolocao profissional, porm no to importante quanto os contatos pessoais (networking). Podemos dizer que o currculo um complemento do seu programa de contatos pessoais. O currculo continha informaes detalhadas a respeito da profissional, documentao, escolaridade, referncias comerciais e pessoais, entretanto na atualidade ele SUCINTO e no deve exceder trs folhas. A apresentao do currculo merece alguns cuidados, portanto descrevemos algumas sugestes: No utilize folhas de rosto; No necessrio escrever curriculum vitae ou currculo no cabealho; No obrigatrio assinar e colocar data no final do currculo; O negrito deve ser utilizado apenas no ttulo das sees. Pode ser usado tambm no nome do profissional;
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Use letra fonte Arial 11 e 12. Evite letras muito grandes ou pequenas demais; O papel pode ser branco ou colorido, porm evite cores fortes; Utilize papel tamanho A4; evite o ofcio; Evite sentenas e pargrafos longos. Currculo em outro idioma deve ser ainda mais objetivo; No tire cpias, opte por imprimir a quantidade de cpias necessrias; As referncias (bancrias, comerciais e pessoais) no devem ser includas. Agora analisaremos o que deve conter em cada item do currculo: Dados pessoais devem constar no cabealho do currculo: Nome completo, nacionalidade, naturalidade, estado civil, idade (opcional), filhos (opcional), endereo completo, telefone para contato (preferencialmente dois nmeros) e email. Objetivo, rea de atuao ou rea de interesse pelo objetivo, a profissional informa o que est procurando. Resumo, sumrio das qualificaes esse item opcional. Caso resolva coloca-lo, no deve ultrapassar cinco linhas. Formao, formao acadmica ou formao escolar esse item deve conter informaes importantes sobre sua formao/escolaridade. Descreva esse item em ordem decrescente. Experincia profissional deve ser descrita em ordem decrescente e conter o nome da empresa e o perodo em que voc trabalhou, as principais atribuies e suas realizaes. Cursos, outros cursos, cursos extracurriculares, cursos complementares ou cursos de extenso coloque os cursos relevantes a sua carreira e evite os que esto obsoletos ou que no agregam valor ao seu desenvolvimento profissional (por exemplo: datilografia, Como organizar seu armrio, etc). Esse item tambm deve ser descrito em ordem decrescente. Idioma (s) citar a lngua e o grau de domnio (fluente, intermedirio ou bsico). Outras atividades ou trabalho voluntrio atividades que se caracterizem como aes de cidadania. Experincia no exterior deve contar o perodo de permanncia e o local em que morou no exterior. Pretenso salarial somente se solicitada. Pesquisas e simpsios especificamente para os profissionais que tenham pesquisas, trabalhos publicados e participao em simpsios. Dicas para antes e durante a entrevista Apresentamos alguns cuidados que a candidata deve ter com a postura durante a entrevista: Enquanto estiver em p, mantenha as costas retas, ombros erguidos e os braos ao lado do corpo. As mos podem ficar apoiadas uma na outra, na frente ou atrs do corpo. No gesticule muito, mas no h problema em usar as mos para enfatizar algum ponto. Gesticulao em excesso d uma idia de excitao. Evite cruzar os braos sobre o peito, pois considerado um sinal de defensiva ou desacordo. Enquanto estiver em p, no fique segurando o cotovelo com a outra mo, pois indica timidez e insegurana. Caminhe/ande com as costas retas e o queixo erguido. Evite ficar coando a nuca, pois demonstra incerteza. Evite roer as unhas, no fique mexendo ou enrolando as mechas do cabelo, mordendo a boca, acionando o clipe da caneta, segurando a gravata no caso dos homens ou algum outro adorno, pois demonstra ansiedade. Olhe nos olhos do entrevistador, pois demonstra interesse pela conversa. O sorriso demonstra simpatia e abertura, mas o exagero indica suspeita. Sente-se com elegncia e evite cruzar as pernas, pois indica um gesto defensivo. O ideal que as pernas fiquem paralelas, mas no fique balanando.
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No coloque seus pertences ou os braos sobre a mesa do entrevistador. Alm da postura corporal, a candidata deve ficar atenta sua aparncia e ao vesturio. O ideal que escolha a roupa de acordo com o estilo da empresa. Na dvida, sugerimos tanto o homem quanto a mulher optem pelo tradicional: Ela terninho ou tailler . Evite os decotes ousados, as transparncias, cores fortes, saias muito curtas ou compridas e maquiagem forte. Sapato alto mdio. As jias devem ser discretas. O perfume deve ser suave, usado com parcimnia. Ele terno azul-marinho, com gravata ou cala e camisa social. Pastas ou sapatos surrados e gravata de personagens de desenho animado esto fora do contexto. Use perfume com moderao. Ressaltamos a importncia da veracidade das respostas, portanto na invente nem omita informaes que aps a contratao possam ser descobertas e prejudiciais a sua carreira profissional na empresa. Relacionamos algumas dicas que podem ajudar na obteno de xito durante a entrevista: Informe-se previamente sobre a empresa a fim de demonstrar interesse. A secretria deve informar-se a respeito dos salrios de mercado para o cargo que pretende e que estejam de acordo com o porte da empresa. importante saber o nome e cargo do entrevistador, o local, a data e o horrio da entrevista. Chegue para a entrevista cerca de dez a quinze minutos antes do horrio marcado. Em caso de atraso ou impossibilidade de comparecer, sempre telefone avisando. Pea para usar o banheiro e verifique sua aparncia. Seja educada e cordial com todas as pessoas, do porteiro ao entrevistador. No critique o sistema de trabalho em empregos anteriores, especialmente falando de antigos colegas ou chefes. Responda somente ao que foi perguntado. No adiante informaes, a no ser que sejam positivas e pertinentes. No interrompa o entrevistador. Fique atenta s oportunidades que lhe permitam fazer perguntas que mostram como voc est bem informado sobre a organizao. Procure estabelecer um dilogo natural com o entrevistador o mais rapidamente possvel, mas permita que ele controle a entrevista. Ao responder s perguntas, evite usar termos negativos; em vez de problemas, por exemplo, use desafios ou oportunidades. Passe segurana e evite frases como acho que sim ou pode ser. Tente descobrir com naturalidade os detalhes importantes sobre o cargo para que voc decida se ele realmente lhe interessa e, em seguida, fale sobre experincia e realizaes anteriores e como atendem s expectativas da empresa. Esteja preparada para perguntas em outros idiomas, principalmente se voc concorre a uma vaga que pea fluncia em alguma lngua estrangeira. Se a recepcionista conduzir voc a uma sala e oferecer caf, gua ou ch, aceite, se quiser. No aconselhvel fumar na sala de espera ou durante a entrevista, portanto no aceite um cigarro caso o entrevistador oferea. Evite perfumar-se exageradamente. No atenda ao telefone celular na sala de espera e durante a entrevista. Mantenha o celular desligado ou no silencioso. No faa perguntas sobre a empresa para a recepcionista ou para a Secretria nem bisbilhote quadros, fotografias e documentos na sala de espera. Procure no se exaltar ao abordar temas polmicos. Perguntas que esto no auge Relacionamos uma srie de perguntas que costumam ser feitas durante as entrevistas. O ideal que seja sincera, rpida, concisa e objetiva nas respostas. No queira ser na entrevista o que
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voc no nem inventar respostas quando voc no sabe o que dizer. Responda pergunta somente s entende-la; caso contrrio, pea esclarecimentos. Quem voc? O que voc conhece sobre o nosso negcio? Por que voc quer trabalhar aqui? Por que deveramos contrat-la? Voc tem crticas a nossa empresa? Voc ouviu ou leu alguma coisa sobre a nossa empresa de que no gostou? O que voc pode fazer por esta empresa? Quanto tempo voc levaria para fazer uma contribuio significativa para nossa empresa? Onde voc se v em cinco anos? O que voc espera da sua carreira? Se voc pudesse comear sua carreira novamente, o que faria de diferente? Conte-me uma situao em que voc falhou em sua carreira. Resuma seu histrico profissional em um minuto. Voc tem disponibilidade para viajar? Qual a sua expectativa de salrio? Fale-me sobre voc. Quais so seus pontos fortes e fracos? Caso eu encontre o seu chefe (antigo chefe) e pea que ele descreva voc, o que ouvirei? Se voc pudesse mudar alguma coisa na sua personalidade, o que seria? O que voc gosta de fazer nas horas de lazer? Qual foi o ltimo livro que leu? Filmes a que assistiu? Evento esportivo que participou? Por que voc est pensando em deixar seu emprego? Caso o candidato esteja trabalhando. O que voc pensa sobre o seu chefe? Caso o candidato esteja trabalhando. Voc tem mudado de emprego com certa freqncia. Como podemos saber se no vai nos deixar? se for o caso. Como (era) a sua relao com o seu (antigo) chefe? Quando voc pode comear? Voc est considerando outros cargos ou empresas? Voc consegue trabalhar sob presso, com prazos limitados? Descreva o que voc considera um ambiente ideal. Voc tem alguma pergunta para fazer? H algo que queira saber sobre ns ou sobre o cargo? Perguntas que ajudam a Secretria a analisar a empresa A Secretria deve aproveitar o momento da entrevista para avaliar se a empresa a que ela est se candidatando o local para o seu desenvolvimento profissional. Com intuito de contribuir para o esclarecimento das dvidas mais freqentes, relacionamos algumas perguntas que auxiliaro na anlise: Por que esta vaga est em abeto? O que voc gostaria que a pessoa a ser contratada faa de diferente? Que objetivos a empresa pretende atingir? O que a empresa oferece como oportunidades de desenvolvimento e carreira? Como um dia tpico de trabalho nessa empresa? Que responsabilidades terei nesse cargo? A quem vou me reportar? Qual o tamanho da equipe da qual farei parte? Qual o estilo de gerenciamento da empresa? Como o(a) senhor (a) v a empresa em cinco anos? Devemos lembrar que a secretria a entrevistada, portanto no deve conduzir a entrevista. recomendvel que essas perguntas sejam feitas ao entrevistador no trmino, ou seja, no
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momento em que nos fazem a seguinte pergunta: Voc tem alguma dvida? ou Gostaria de fazer alguma pergunta?. Caso o entrevistador no tenha mencionado durante a entrevista a questo salarial ou benefcios, voc pode perguntar no final. A dinmica de grupo faz parte do processo de seleo e nesta etapa que analisada a capacidade do candidato em expressar suas idias e de se relacionar em grupo. Seguem algumas sugestes que podem ajudar a candidata a obter sucesso durante a dinmica: No chegue atrasada. Evite tomar tranqilizantes. Vista-se de acordo com o ambiente. No fale sobre o que voc desconhece. Fique atenta e saiba o momento de se colocar. Defenda o seu ponto de vista, sem ser agressiva ou mal-educada. Fale de maneira clara, simples e objetiva. Preste ateno no grupo. Emita opinies relevantes. Ferramentas essenciais no dia-a-dia da Secretria Apoio logstico s reunies; Atendimento a clientes internos e externos e fornecedores; Solicitao e controle de material de expediente; Anotao e transmisso de recados; Controle de contas-correntes e das aplicaes financeiras do chefe; Arquivo; Assessorar o (s) chefe (s); Atendimento telefnico; Elaborao de agenda; Contatos com outros departamentos; Controle de follow-up; Organizao da mesa do executivo; Organizao de eventos; Organizao e elaborao de roteiros de viagens (nacionais e internacionais); Gerenciamento de correspondncias; Redao e digitao de documentos administrativos. Para que estas e outras atribuies sejam desempenhadas eficientemente pela Secretria, necessrio levar em considerao dois princpios bsicos: a organizao do trabalho e a administrao do tempo . Quanto organizao do trabalho, necessrio que a Secretria tenha determinao, autodisciplina, bom senso, pontualidade, senso de direo, conhecimento de tcnicas secretariais e que conhea os integrantes da sua equipe de trabalho, bem como a estrutura hierrquica da organizao. A organizao essencial para a prtica do secretariado. A falta desse atributo compromete a qualidade do trabalho profissional. Alm disso, o trabalho torna-se mais estressante, dificulta a localizao de informaes e prejudica a produtividade, ou seja, a vida da Secretria na organizao se torna o caos. Relacionamos alguns procedimentos que auxiliam a Secretria a obter sucesso em suas atividades: Manter a mesa sempre organizada e ao seu alcance o material necessrio (pasta, documentos, papel, agenda, lpis, caneta, marcador de texto, clipes, borracha, bloco, etc.) para o desempenho de suas atividades. Ter disciplina no desenvolvimento de qualquer tarefa, ou seja, desempenhar uma atividade por vez e at o fim. Iniciar o dia realizando as tarefas mais complexas.

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Deixar os documentos que esto pendentes ou aguardando a data para soluo no follow-up. Planejar e priorizar as atividades dirias. Registrar as chamadas telefnicas (recebidas e expedidas). Registrar as correspondncias (recebidas e expedidas). Determinar um calendrio semanal das tarefas a serem realizadas. Manter o arquivo atualizado e organizado. Listar os assuntos pendentes em ordem de importncia. Planejar os recursos que so necessrios para desempenhar a atividade e disponibilizlos antes de iniciar a tarefa. Manter a bandeja de entrada e sada de documentos sempre vazia, a fim de no prejudicar o fluxo de informao da empresa. Os documentos a serem arquivados devem ser mantidos em um local apropriado. Evitar empilhar papis sobre a sua mesa ou mveis. Arquivar somente os documentos importantes e teis. Evitar guardar jornais e revistas velhos. Evitar excesso de objetos pessoais sobre a sua mesa de trabalho. Eliminar papeizinhos autocolantes sobre o monitor do computador ou sobre sua mesa de trabalho. Anotar no caderno todas as informaes, recados e pendncias do dia, evitando que a informao se perca. Anotar os compromissos do chefe na agenda e mant-la atualizada. A Secretria a grande responsvel pelos processos administrativos e pelas informaes que circulam em seu departamento. Portanto, necessrio manter o controle do que est acontecendo, sem exceder na burocracia. A Secretria tem a funo de manter tudo funcionando perfeitamente, entretanto a agitao do trabalho pode propiciar o esquecimento de alguns compromissos e/ou recados. Os esquecimentos por parte da Secretria so considerados inaceitveis, porque, alm de suas atividades dirias, ela a memria do chefe. Tal falha pode comprometer a imagem e a confiana que o chefe deposita na Secretria. A fim de evitar esses transtornos, necessrio que a Secretria trabalhe com trs ferramentas essenciais e insubstituveis: o caderno de anotaes, o follow-up e a agenda. Hoje, a secretria atua como uma gestora de processos e informaes nas empresas. Para que ela consiga desempenhar com eficincia e eficcia suas atribuies, alm de manter o controle sobre tudo que est acontecendo ao seu redor, deve utilizar essas ferramentas corretamente. O que administrao do tempo? Em decorrncia do corre-corre dirio, da agitao do cotidiano das metrpoles, da grande quantidade de atividades, comum ouvir pessoas reclamarem da falta de tempo, entretanto outras conseguem realizar suas atividades dentro do estabelecido. Todos ns possumos o mesmo tempo (24 horas), mas o que varia como este planejado, utilizado e controlado. Diversas situaes propiciam o desperdcio de tempo: Uso inadequado do telefone; Interrupes freqentes; Dificuldade em distinguir o que urgente e o que importante; Falta de planejamento e de definio de objetivos; Dificuldade de estabelecer as prioridades; Falta de conhecimento da atividade a ser desempenhada; Bate-papo com colegas; Falta de organizao; Dificuldade de delegar tarefas; Excesso de reunies. Dicas para melhorar a administrao do tempo Conhecer as atividades a serem realizadas, a fim de que o tempo de execuo seja planejado adequadamente.
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Faltando meia hora para terminar o seu expediente, planeje as atividades do dia seguinte no caderno de anotaes. Em seguida, estabelea as prioridades. Se a Secretria tiver dvida para priorizar alguma atividade, deve pedir auxlio ao chefe. Ao chegar na empresa, reexamine as prioridades, e no decorrer do dia tambm. Iniciar o seu expediente desempenhando as atividades mais importantes, mais complexas e aquelas que dependem somente de voc. Realizar uma atividade de cada vez, finalizando-a. Evite iniciar vrias atividades ao mesmo tempo sem conclu-las. As tarefas que no puderem ser realizadas de acordo com o planejamento devem ficar no follow-up aguardando soluo. Identificar as situaes e atividades que geram desperdcio de tempo. Definir com o seu chefe dois horrios para despachar com ele. Sugerimos que o primeiro seja no incio do expediente e o outro aps o almoo. Ser breve no cafezinho e no fumdromo se for o caso. Estabelecer um tempo livre para aquelas tarefas de ltima hora, ou seja, que no foram planejadas. Planejar e separar os recursos necessrios para o desempenho das atividades a fim de evitar as interrupes. Manter o local de trabalho e o arquivo organizados para no perder tempo procura de documentos e informaes. Comunicar-se de maneira clara, precisa, objetiva e certificar-se de que o seu interlocutor assimilou corretamente a sua mensagem. Reavaliar os processos e as rotinas de trabalho, com o intuito de otimiz-los e simplific-los, tornando-os menos burocrticos. Delegar as tarefas de menor importncia e certificar-se de que o indivduo compreendeu a maneira correta de realiz-la, evitando o retrabalho e a perda de tempo. Determinar um horrio para a sua leitura diria e seleo dos assuntos importantes, em funo do excesso de informaes. Ser simptica e agradvel com seus colegas de trabalho, mas evitar o bate-papo excessivo. Cumprir os prazos estabelecidos e evitar os adiamentos porque, alm de comprometer o cronograma de atividades, pode transformar uma atividade importante em urgente. Lembre-se de que o telefone no brinco, portanto seja breve ao utiliz-lo. Se a sua empresa permitir, verifique no mximo duas vezes ao dia os seus e-mails particulares. Certifique-se antes da poltica de utilizao da Internet da sua empresa. Manter o foco no que importante e no desperdiar tempo com detalhes que no faro diferena. No prolongar o seu horrio de almoo. Aprender a dizer no s solicitaes que no so urgentes nem importantes ou negociar prazo para entrega. A Secretria a responsvel pela administrao do tempo do chefe, portanto deve sugerir algumas aes com o intuito de contribuir na utilizao desse recurso. aconselhvel que a Secretria proponha ao chefe que ele determine um horrio para atender e retornar as ligaes telefnicas; estabelea horrios para despachar com seus subordinados e para as reunies cotidianas (diretoria, departamento, etc), desenvolva o hbito de planejar as atividades dirias e marque reunies somente quando for imprescindvel. Recepo e emisso de correspondncias Relacionamos alguns procedimentos que podem contribuir com a logstica de distribuio das correspondncias: Separar as correspondncias em pilhas: particular, confidencial, publicidade, jornais e revistas, endereada a outros departamentos e ao seu departamento. As correspondncias confidenciais e particulares devem ser entregues fechadas. Entretanto, algumas Secretrias esto autorizadas pelo chefe a abri-las. Ressaltamos que as mais importantes devem ser colocadas por cima.
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Abrir o envelope com cuidado para no rasgar o contedo e verificar se ficou alguma coisa dentro dele. Entregar as correspondncias recebidas para o seu chefe e para os outros a quem se destinam o mais rpido possvel. Manter o envelope anexo correspondncia, e os anexos tambm. Escrever a lpis na correspondncia as providncias que precisam ser tomadas. Carimbar a data de recebimento da carta e rubricar sobre o carimbo. Utilizar envelopes de circulao/distribuio interna para encaminhar as correspondncias para outros departamentos da empresa. Utilize os envelopes de acordo com o destino da correspondncia, ou seja, no utilize envelopes de circulao/distribuio interna para remeter uma correspondncia externa e vice-versa. A Secretria deve ficar atenta quanto norma de utilizao do envelope de circulao interna. As correspondncias ou peridicos (jornais, revistas, boletins, etc) que circulam em mais de dois departamentos devem ser colocados dentro de uma pasta com a indicao do nome dos departamentos e/ou dos funcionrios que lero o material. A correspondncia ou o peridico s pode ser arquivado aps a circulao e rubrica de todos os interessados. Fazer controle das correspondncias expedidas e das ftuas encaminhadas ao Departamento de Contas a Pagar ou Tesouraria. Antes de despachar a correspondncia, verificar se o chefe assinou e se contm todos os anexos. As contas e faturas recebidas devem ser enviadas ao Departamento de Contas a Pagar ou Tesouraria aps o visto do chefe. Descartar o material publicitrio recebido que no interessa ao chefe ou a qualquer outro profissional da empresa. A Secretria deve verificar com o chefe como deve proceder com as correspondncias no perodo em que ele ficar ausente da empresa. Os procedimentos propostos variam de acordo com a empresa. Alm disso, excesso de controle e de burocracia so prejudiciais organizao. O ideal que a Secretria esteja ciente das informaes que circulam no departamento. Carta Comercial Apresentamos as partes da carta comercial a serem consideradas por uma Secretria no momento de elabor-la: Cabealho quando o papel da empresa no for original timbrado, digite a razo social centralizada no cabealho e o endereo centralizado no rodap. ndice e nmero no ndice devem constar as iniciais do departamento expedidor da correspondncia e o nmero da carta, seguindo uma ordem cronolgica. Data a inicial do ms minscula e de 1 a 9, no se deve colocar o zero na frente do algarismo. A milhar do ano no pode ser separada por um ponto. Destinatrio deve ser colocado esquerda do papel. No destinatrio, coloque o nome e o endereo. No h obrigatoriedade de colocar o endereo no papel , se este constar no envelope. Ateno (At.) usada quando a carta enviada a uma empresa e dirigida a uma pessoa em especial. Referncia (Ref.:) usada para colocar uma referncia carta anterior ou para resposta. Vocativo ou saudao colocado abaixo do destinatrio e alinhado a ele. Texto o texto deve ser claro, sucinto, objetivo e no conter erros. Despedida a frmula de despedida mais empregada atenciosamente. Assinatura vem abaixo da frmula de despedida. Quando houver a necessidade de a Secretria assinar no lugar do remetente, deve usar p.p. (por procurao) ou p/ (pelo). Anexo (s) se for o caso deve-se observar a concordncia nominal.
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Aspectos bsicos da reunio A realizao de uma reunio envolve alguns aspectos bsicos: Convocao dos participantes deve ser feita o mais breve possvel, para que todos possam se preparar. Dependendo do carter da reunio, a convocao pode ser feita por: e-mail, telefone e fax. Pauta representa a agenda da reunio. Deve constar o ttulo da reunio, a data, o horrio, o local, os nomes dos participantes (ordem alfabtica ou hierrquica), os assuntos que sero discutidos em ordem de importncia e o tempo disponibilizado para cada item. Lista de presena deve constar: ttulo da reunio, data, horrio, local e nome dos participantes (em ordem alfabtica ou hierrquica), com respectivo espao para assinatura. Ata o documento no qual fica registrado tudo o que foi discutido e acordado pelos participantes durante a reunio. Detalhes que garantem a eficcia da reunio Definir com o chefe a data, o horrio (incio e trmino), o local, os participantes, os assuntos a serem tratados, com os respectivos tempos, e se h necessidade de material de apoio (datashow, flip chart, retroprojetor, televiso, vdeo, videoconferncia, quadro branco etc). Verificar e reservar espao fsico adequado ao nmero de participantes. Elaborar e encaminhar a pauta da reunio para os convocados. Convocar os participantes e informa-los sobre a pauta. Providenciar o material de apoio solicitado pelo chefe - se for necessrio. Elaborar lista de presena. Confirmar a presena de todos. Elaborar o material que ser utilizado pelo chefe (apresentao, relatrios, etc) e reproduzi-lo para os participantes. Providenciar crach de mesa se for necessrio. Caso a reunio se estenda pelo horrio do almoo, providenciar refeies leves e prticas aos participantes. Se possvel, verifique com antecedncia a preferncia de cada pessoa. Outra alternativa fazer uma reserva em algum restaurante prximo empresa, e que esteja dentro do padro dos executivos. Avisar ao servio de copa sobre a data, o horrio e a quantidade de participantes da reunio para que eles fiquem cientes e possam se organizar. Se a reunio ocorrer nas primeiras horas da manh, verificar com o chefe se h necessidade de providenciar caf da manh. Verificar com o chefe se os participantes podem fumar durante a reunio. Em caso afirmativo, disponibilize cinzeiros e esquematize com o garom ou a copeira a sua limpeza. Ressaltamos que essa prtica cada vez menos comum nas empresas. Verificar se os participantes so locais. Em caso negativo, a Secretria deve verificar com o chefe quem providenciar a hospedagem, pagar as despesas e pegar os participantes no aeroporto. Se a reunio for longa, estabelea alguns intervalos para que os participantes possam ir ao banheiro e fazer contatos telefnicos. A Secretria deve providenciar lanches para essas reunies. Se a Secretria no for a responsvel pela redao da ata, deve digit-la to logo seja entregue e submete-la aprovao do chefe. Em seguida, deve colher a assinatura dos participantes, tirar cpia e liber-la. Organizao de viagens A Secretria necessita verificar com o chefe ou com quem est solicitando a viagem o seguinte:

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A viagem o destino, a data (ida e volta), o horrio de preferncia, a melhor opo de vo, no que se refere aos horrios, s conexes, s escalas e tarifa que atendam s exigncias do solicitante. Qual a companhia area e o assento de preferncia do passageiro. Se o solicitante viajar sozinho ou no. Hospedagem em caso afirmativo, verificar se o solicitante tem preferncia por algum hotel. Aluguel de automvel com motorista ou somente o automvel. Dirias providenciar com o Departamento de Tesouraria as dirias relativas ao perodo em que o solicitante estar em viagem. Uso de celular verificar se h necessidade de algum procedimento com a operadora de telefonia celular, a fim de habilitar o aparelho. No caso de viagens internacionais, importante verificar se a operadora tem cobertura no pas de destino. Cartes de Crdito checar a validade, inclusive os internacionais. Alm dos detalhes apresentados, nas viagens internacionais precisam ser considerados outros fatores especficos: Apresentao de passaporte. Visto consular. Checar a estao do ano e o fuso horrio. Verificar a validade da carteira de habilitao internacional. Conferir a validade do certificado internacional de vacinao. Checar se o pas de destino exige apresentao do certificado internacional de vacinao contra febre amarela. Verificar se o solicitante faz uso de algum medicamento que no tem entrada liberada no pas de destino. Organizao de Eventos Alguns aspectos bsicos devem ser considerados na organizao do evento: a natureza, a quantidade de pessoas, a antecedncia do convite, o cardpio a ser servido e conhecer o espao para realizao. Apresentamos, a seguir, dois check-lists que servem de orientao. Corporativo Social Data/Local/Hora. Data/Local/Hora. Nmero de participantes. Convidados. Espao fsico, apropriado ao nmero de Espao fsico, apropriado ao nmero de participantes. participantes. Definio dos intervalos para o coffee break e Layout do espao fsico. para o almoo, se for o caso. Definio do cardpio, coffee break e almoo. Definio do cardpio. Hospedagem. Estacionamento/Manobrista. Layout do espao fsico. Recepcionista. Equipamentos e materiais a serem utilizados. Segurana, se for o caso. Servio de sala (caf, gua, etc.) Distribuio de Convite. Quadro de aviso (nome do evento). Cardpio. Estacionamento/Manobrista. Decorao (arranjos florais, toalhas, etc.). Recepcionista. Segurana, se for o caso. Interpretao (traduo) simultnea, se for o caso. Arquivo ou esconderijo? O objetivo do arquivo guardar e conservar os documentos produzidos e recebidos, alm de facilitar o acesso sempre que houver a necessidade de localizar alguma informao no menor tempo possvel. A perda ou a dificuldade de localizar um documento pode gerar problemas e at

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prejuzos para a empresa. Arquivo no pode ser confundido com depsito ou esconderijo. Afinal, ele a memria da empresa (Veiga, 2007). O ideal que a pessoa encontre o documento que est procurando e raramente precise procurar em mais de dois lugares. Entretanto, nem sempre isso acontece, porque s vezes a pessoa pensa que est arquivando, mas na verdade est escondendo os documentos. Isso pode ocorrer em funo de vrios aspectos: Falta de ateno e de bom senso; Falta de critrio no momento de arquivar; Falta de habilidade para desempenhar a funo; Falta de organizao e controle; Dificuldade para escolher o melhor mtodo que atenda s necessidades da empresa; Dificuldade para descartar os documentos que no precisam ser arquivados; Falta de reavaliao do sistema de arquivamento, ou seja, este deve acompanhar as mudanas da organizao. Relacionamos algumas sugestes com o objetivo de melhorar o arquivo da secretria. Estabelecer um dia e horrio para arquivar os documentos, de preferncia, diariamente. Definir um local provisrio para manter os documentos a serem arquivados, evitando deix-los empilhados sobre a mesa. Ler todos os documentos antes de arquiv-los. Manter um arquivo para cada chefe, se voc secretariar mais de um. Descartar os documentos que no tm utilidade para a empresa e arquivar somente o que for importante. Na dvida, pergunte ao chefe. Reavaliar periodicamente o sistema de arquivamento, com a finalidade de checar se ele continua atendendo s necessidades da empresa. Restaurar os documentos rasgados e tirar cpia de fax do que foi impresso em papel trmico antes de arquivar. Manter o seu arquivo organizado e atualizado. Evitar guardar pastas rasgadas no arquivo. O ttulo das pastas nas etiquetas deve ser legvel e as etiquetas devem ser colocadas em posio de escala, para facilitar a visualizao e a localizao. Escolher uma categoria abrangente para classificar o seu arquivo, dessa forma, voc otimiza a quantidade de pastas e facilita a localizao. Nomear a pasta de acordo com o assunto-chave para facilitar a localizao das informaes. Manter um espao na gaveta para facilitar a movimentao das pastas. Utilizar divisrias para separar os assuntos, a fim de evitar uma grande quantidade de pastas. Abrir outra pasta do mesmo assunto quando a primeira atingir 90% de ocupao. importante colocar uma observao indicando que continuao da primeira. No jogar no lixo documentos que no sero mais utilizados, sem antes rasga-los completamente, por razes de confidencialidade. Quando a quantidade for muito grande, existe uma mquina picotadeira que facilita o trabalho. Processo de Comunicao Para que a comunicao seja eficaz, necessrio que o emissor e o receptor emitam e recebam a mesma mensagem, que precisa ser objetiva e completa, e o canal adequado para a transmisso. Alm disso, necessrio desenvolver habilidades de saber ouvir e testar entendimento (feedback). No processo da comunicao, saber ouvir fundamental, para que seja possvel compreender o que o interlocutor est dizendo. Falar ao telefone No mundo dos negcios, o telefone se tornou um importante meio de comunicao, porque atravs dele que, normalmente, a empresa estabelece o primeiro contato com o cliente, resolve problemas, concretiza negcios, enfim, utilizado para os mais diversos fins.

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No atendimento telefnico a voz um fator relevante, pois o interlocutor no v a pessoa que est do outro lado da linha. Ele tem um aspecto mgico, pois transmite o nosso sentimento. O tom, o volume, o ritmo e a pronncia so aspectos importantes da voz. Outro fator importante durante o contato telefnico a cortesia que deve estar sempre presente, inclusive nos momentos de pique e, principalmente, com clientes mais difceis. Apresentamos a seguir algumas regras de atendimento telefnico: Mantenha perto do aparelho telefnico uma caneta e um bloco para anotar os recados e as solicitaes do cliente. Em algumas empresas existe o sistema DDR (discagem direta a ramal). Neste caso a secretria recebe ligaes telefnicas externas e internas ligao externa: DRV Consultores Associados, Selma, Bom dia. ligao interna Recursos Humanos Selma, Bom dia. Atenda ligao no mximo at o terceiro toque. Fale de forma clara, natural, expressiva e demonstre nimo ao telefone. No grite, fale pausadamente e com a boca prxima ao fone. Ao atender uma ligao para o chefe, aconselhvel que a secretria informe que o chefe est em uma reunio, est fora da sala, ou est ao telefone e depois pergunte quem quer falar com ele. Desta forma ser mais fcil e elegante descartar a ligao, caso o chefe no queira falar com aquela pessoa. Evite intimidades como meu bem, meu amor, etc. Seja gentil e jamais utilize grias e palavras de baixo calo. No utilize a expresso eu acho, pois transmite falta de confiana e dvida. Quando no souber responder o que lhe foi questionado, informe ao cliente que retornar a ligao com a informao solicitada, mas cumpra o prometido. importante que a Secretria conhea a sua empresa, sua estrutura organizacional e seus produtos, pois assim transmite confiana ao cliente. Quando no compreender ou no ouvir o que o cliente falou, diga: como disse? Ou no entendi. No use palavras no diminutivo. Apresente-se ao falar com a pessoa desejada. Se o ramal ou o telefone para o qual voc ligou no atender ou estiver ocupado, desligue e tente mais tarde. Se possvel, deixe recado, mas no pea para a pessoa retornar sua ligao. O correto voc ligar mais tarde. Quando telefonar, tenha sempre em mo todas as informaes necessrias, a fim de evitar interrupes e perda de tempo. Capture as ligaes, se o seu colega no est ou no pode atender. Os recados devem ser objetivos, completos e colocados em local visvel. Deve constar: quem ligou, a data, o horrio, o assunto e o nome da empresa se for o caso. No mastigue, chupe bala ou boceje durante a conversa. Antes de desligar o telefone, verifique se o cliente est satisfeito e compreendeu o acordado. Caso precise que o cliente aguarde enquanto voc atende outra linha ou procura uma informao, pea permisso e espere o consentimento. Oua com ateno, atente-se aos detalhes e como so ditos, e no interrompa o seu cliente. No caso de ligaes internacionais, necessrio consultar o fuso horrio antes de fazer a ligao. Quando voc estiver na companhia de visitas, pea licena para atender o telefone e seja breve. Se o chefe solicitou uma ligao a voc, antes de transferir certifique-se de que ele est na sala para atend-la. A iniciativa de desligar a ligao deve partir de quem fez a ligao, mas existem excees: quando falamos com uma pessoa mais velha ou hierarquicamente superior. Se voc fez uma ligao errada, desculpe-se, to logo o interlocutor atenda. No correto utilizar o fax do cliente para enviar propaganda, tabela de preos, etc.
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Aps a transmisso do fax, ligue para o cliente confirmando o recebimento. Antes de iniciar uma longa conversa com o interlocutor, pergunte se ele tem disponibilidade para falar naquele momento. Se voc ligar para algum lugar e a pessoa que atender no se identificar, apresente-se e pergunte o nome dela. Bom dia, o meu nome Selma, com quem estou falando, por favor?. No considerado gentil disfarar a voz para fugir a um chamado telefnico ao qual no deseja atender. Jamais inicie uma conversa pelo viva-voz. Quando voc fizer uma ligao telefnica e a linha cair, ligue novamente. Se voc fizer uma ligao e a conexo estiver com rudo ou interferncia, solicite ao interlocutor que desligue e tente novamente. A ligao deve ser atendida e transferida o mais breve possvel. Evite deixar o cliente aguardando na linha. Cabe quem ligou aguardar na linha, porm h excees: clientes e superiores hierrquicos. Se for necessrio transferir a ligao do cliente para outro departamento, explique a ele a necessidade da transferncia e fornea todas as informaes para o funcionrio que o atender, para que no haja necessidade de o cliente repetir tudo. Se o seu chefe no puder atender a ligao naquele momento, verifique se o cliente pode aguardar na linha, mas fique atenta e no o esquea. Ao atender o telefone celular de outra pessoa, diga: celular do Sr. Marcos, Ftima falando. A Secretria s pode atender o celular de outra pessoa se estiver autorizada, inclusive o do chefe. Ao atender uma ligao urgente para o chefe, enquanto ele estiver em reunio e no conseguir resolver o assunto, anote em um pedao de papel o nome da pessoa, o assunto e informe que urgente. Em seguida, bata porta, entregue o papel e espere que ele decida se atender ou no a ligao. Jamais diga no comigo. Substitua por vou transferir para a pessoa responsvel. Quando se ausentar da sua sala, desvie as ligaes para a telefonista ou para outra secretria. importante que voc avise antes de desviar as ligaes. Jamais diga no neste departamento. Substitua por vou transferir para o departamento responsvel. Como administrar o estresse Atualmente, vrias pessoas reclamam do estresse. Relacionamos, a seguir, os principais fatores que o propiciam: Medo da violncia. Instabilidade nos empregos. Situao econmica. Falta de tempo para cumprir os compromissos assumidos. Dificuldade nos relacionamentos interpessoais. Longas jornadas de trabalhos. Forte presso por resultados. Apresentamos algumas dicas que, se praticadas, contribuem para a preveno e reduo do nvel de estresse: Adote um estilo de vida mais saudvel e simples e mantenha a sua qualidade de vida. Beba bastante lquido, de preferncia gua. Desista de querer agradar a todos. Encare e enfrente as dificuldades da vida de forma positiva. Evite os cafezinhos e pare de fumar se for o caso. Evite prometer aquilo que no pode cumprir. Faa exerccios de relaxamento, massagem, yoga, sesses de acupuntura, meditao ou artes marciais para suportar as presses dirias. Faa o melhor trabalho por voc e no espere reconhecimento.
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Faa um check-up anualmente a fim de acompanhar a sua sade. Faa uma refeio saudvel e completa pelo menos uma vez ao dia. Pratique atividade fsica regularmente. No concentre todo o seu interesse no trabalho, divida-o em outras reas. Mantenha sua auto-estima. No leve problemas do trabalho para casa. Ao sair do trabalho tente se desligar. Evite relembrar os problemas que aconteceram durante o seu expediente. No procure saber se falaram mal de voc. No reclame do cronograma, negocie e respeite seus limites. Nos dias de folga, descanse, crie situaes prazerosas e no pense em trabalho. Viva a vida com bom humor. Planeje o seu dia, mas reserve um espao para os imprevistos e para as pausas. Goze seu perodo de frias anualmente. Durma de sete a oito horas por noite. No exija que todos concordem com voc. Contudo, s vezes a pessoa no consegue se livrar do estresse e necessita de ajuda profissional. A fim de amenizar os males que essa doena causa na vida dos funcionrios, algumas empresas podem adotar algumas aes: Promover palestras sobre qualidade de vida, riscos do fumo, e estresse para seus funcionrios. Realizar eventos a fim de integrar e descontrair is funcionrios. Manter dieta equilibrada em seus refeitrios e cantinas se for o caso, evitando alimentos gordurosos. Eliminar horas extras. Promover regularmente a prtica de atividades fsicas e ginstica laboral. Criar um espao para relaxamento. Manter com os funcionrios uma relao de transparncia e um canal de comunicao. Incorporar boa dose de desafio e correspondentes incentivos. Parte 2 - Comportamento Marketing pessoal apresentamos algumas aes que, se praticada no dia-a-dia, auxiliam na construo de uma imagem positiva: Apresentao bem cuidada. Vestir-se de acordo com o cargo que ocupa na empresa e com a ocasio. Ser pontual. Estar atualizada sobre as manchetes nacionais e internacionais. Ter conhecimento sobre o negcio da empresa. Ter comportamento idneo e discreto com as pessoas do seu convvio. Manter o bom humor, mesmo em dias atribulados. Ser gentil, educada e simptica com as pessoas do seu convvio social e profissional. No fomentar a fofoca e o boato e no falar mal sobre as pessoas ausentes. Ser mais tolerante com as pessoas. Saber e comunicar. Saber ouvir. Demonstrar postura proativa. Manter o seu local de trabalho organizado. No gesticular exageradamente enquanto falar. Reciclar-se continuamente. Cumprimentar os seus colegas de trabalho e os empregados da administrao do prdio. Desempenhar um trabalho de qualidade. Lembrar e felicitar as pessoas do seu convvio pela passagem do aniversrio. Saber se comportar mesa. Parabenizar os colegas que ganharam prmio ou que foram promovidos. No tocar no interlocutor durante a conversa.
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Beber e comer com moderao nos eventos. No falar sobre assuntos desconhecidos. Vesturio da profissional de Secretariado O vesturio adequado para a profissional de Secretariado : tailleurs, terninhos ou vestidos, de preferncia cor escura, o comprimento da saia e do vestido no pode ser muito curto, no mximo at trs dedos acima do joelho. O sapato deve ser fechado, salto mdio. No existe obrigatoriedade de combinar bolsa, pasta, cinto e sapato, mas se puder combin-los torna-se mais elegante. Os acessrios servem para complementar o visual, portanto a Secretria deve ter cuidado para no ficar chamativa, indiscreta. Ela deve optar por brincos, cordes, pulseiras e at anis discretos. Cuidados com a aparncia Alm do vesturio, a profissional de secretariado deve cuidar da sua aparncia. Ressaltamos que quando nos referimos boa aparncia, no falamos de beleza. A aparncia est relacionada ao asseio com o cabelo, as unhas e a maquiagem. Convivncia profissional, social e com a equipe Apresentamos algumas dicas que devem ser seguidas pela Secretria no que se refere ao relacionamento com a famlia do chefe: No se envolva em problemas familiares e no omita opinio. Mantenha uma postura imparcial e discreta. Trate todos os familiares com educao e simpatia. No comente a respeito do comportamento do chefe com eles, principalmente com o cnjuge se for o caso. Mantenha uma boa relao com o seu chefe, mas evite intimidade. Tenha jogo de cintura para responder s perguntas embaraosas do cnjuge se for o caso. No comente com os colegas de trabalho a respeito do seu relacionamento com o chefe e com a famlia dele. Sempre que possvel, atenda s solicitaes feitas pelos familiares, mas lembre-se de que voc no uma criada da famlia. No h problema em aceitar um convite para participar de um evento social que envolva os familiares do chefe, desde que voc tenha uma relao mais prxima com eles. A convivncia da secretria com a equipe de trabalho deve ser amigvel e tranqila, pois a profissional o elo entre a equipe e o chefe. Relacionamos alguns cuidados com a finalidade de contribuir para que a convivncia seja pacfica e produtiva para a empresa: No critique um colega ou um subordinado na frente de outras pessoas. Receba a crtica como uma oportunidade para o seu desenvolvimento. Responda ao elogio recebido com um obrigada. Desenvolva o hbito de elogiar o trabalho dos colegas e dos subordinados, desde que esteja bem feito. Jamais faa comparaes no momento do elogio. No h problema em presentear os colegas de trabalho e o chefe em datas comemorativas, mas evite os presentes pessoais (roupa, perfume), principalmente se for para o chefe. Ao receber um presente agradea, mesmo que no tenha gostado muito. Evite fazer perguntas inadequadas ou indiscretas s pessoas do seu convvio. Caso algum faa uma pergunta indiscreta, ignore. No mantenha uma postura arrogante diante do erro de um colega ou de um subordinado. Ao iniciar em uma empresa, observe o ambiente e os colegas de trabalho e no queira conquist-los no primeiro dia. No compare o sistema de trabalho, os benefcios, o ambiente da sua empresa atual com a antiga na presena de colegas e do chefe. Implemente as mudanas na sua empresa gradativamente e conscientize seus colegas e o chefe dos benefcios decorrentes.
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Se voc foi casa de um colega, evite comentar a respeito da residncia dele com os outros, mesmo que voc tenha gostado. No comente a sua vida pessoal com seus colegas de trabalho. O ideal no misturar vida pessoal e profissional. No se envolva em discusso sobre poltica, religio e preconceito racial no ambiente de trabalho. Mesmo que possua uma boa relao com um colega, jamais se convide para um evento (festa, churrasco) que ser realizado por ele. gentil contribuir nas listas de compra de presente para os colegas, mas no comente o valor da sua contribuio, nem critique o valor da contribuio dos outros. Se voc considera que merece um aumento salarial, converse com seu chefe de maneira objetiva e apresente os seus resultados. As pessoas passam muito tempo no ambiente de trabalho, o que contribui para que aconteam envolvimentos amorosos, mas importante saber se a poltica da empresa permite relacionamentos entre funcionrios. Convivncia entre fumantes e no-fumantes Os fumantes devem respeitar os espaos em que no permitido fumar e os no-fumantes devem evitar transitar pelas reas autorizadas aos fumantes. Contudo, alguns cuidados merecem ser levados em considerao: Fumar somente em reas autorizadas e jamais em local fechado, sem cinzeiro. Em algumas empresas, existe o fumdromo, que o local destinado aos fumantes. A cinza do cigarro deve ser colocada no cinzeiro. No utilize prato, pires, copo ou bebedouro para esse fim. No fume durante as refeies. O fumante, quando estiver acompanhado, no deve fumar na direo da pessoa, nem falar to perto. Quando for residncia de uma pessoa no-fumante, no cogite a possibilidade de fumar na janela ou na varanda. Os fumantes devem fazer uso de balas para amenizar o hlito forte deixado pelo cigarro. Procedimentos Nas viagens a trabalho A Secretria deve ter conscincia de que a viagem a trabalho, portanto, durante esse perodo ela representa a imagem da empresa. fundamental ter bom senso, pontualidade, cordialidade e discrio durante a viagem. Carto de visita Sugerimos que a Secretria tenha um carto de visita pessoal e um profissional. A troca de cartes entre as pessoas deve acontecer sempre que houver interesse em manter contato futuro. Nos encontros formais, a troca deve ser feita logo que as pessoas se conhecem, entretanto em encontros informais a troca feita no final. No carto profissional deve constar: a logomarca da empresa, o nome completo, cargo, endereo, telefone, fax, web site da empresa e e-mail. Receber e visitar pessoas no local de trabalho Quando a Secretria receber uma pessoa em sua empresa, deve evitar atender ligaes telefnicas se for possvel despachar documentos e falar com outras pessoas ao mesmo tempo. Deve levantar-se, sorrir para a visita, cumprimenta-la e convid-la a sentar. Quanto ao aperto de mos, deve ser firme. Os beijinhos no so indicados para o ambiente empresarial. Cumprimentos e apresentaes Os cumprimentos variam de acordo com o grau de intimidade e com a ocasio. Em um ambiente profissional, o aperto de mo firme acompanhado de um sorriso e um olhar suficiente. Jamais cumprimente com a mo esquerda. Em algumas situaes, o aperto de mo pode ser dispensado: quando a pessoa estiver sentada mesa fazendo uma refeio ou em um coquetel; quando se vista um doente e quando for a uma consulta mdica ou dentria. No momento da apresentao devemos falar o nome da pessoa mais importante primeiro e apresentar a segunda a ela, por exemplo: Sr. Julio Csar, esta a Maria, nossa Secretria.

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Referncias: CHIAVENATO, I. Gesto de Pessoas; o novo papel dos recursos humanos nas organizaes . Rio de Janeiro: Campus, 1999. GOLD, M. Redao empresarial: escrevendo com sucesso na era da globalizao. 3 edio So Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005. GUIMARES, M. E. O Livro Azul da Secretria Moderna 19 Edio revisada e atualizada So Paulo. Editora rica, 2006 KENNEDY, J. L. Entrevistas de emprego. Rio de Janeiro: Campus, 1999. MATOS V. Super Secretria Editora Nobel 1 edio 2001. VEIGA, D. R. Guia de Secretariado: tcnicas e comportamento. 1. edio So Paulo: Editora rica, 2007. ______________. Sociedade ps-industrial: caractersticas e competncias, publicado na edio n 356 da Revista Tendncias do Trabalho em abril de 2004. (p.20-21). ______________. O perfil da nova Secretria, publicado na edio n 357 da Revista Tendncias do Trabalho em setembro de 2004. (p.30-31). Sites http://www.sinserj.com.br http://secth.com.br

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