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Sommaire

Sommaire............................................................................................................... 1 Introduction :.......................................................................................................... 2 I. gnralits sur le cycle achats-fournisseurs........................................................3 1. description du cycle achats-fournisseurs :......................................................3 2. Principes comptables relatifs ces oprations................................................4 3. fonctionnement du cycle achats-fournisseurs.................................................6 II. audit du cycle achat fournisseur.........................................................................8 1. Objectifs du contrle interne...........................................................................8 2. une premire valuation du cycle travers le contrle interne .....................9 3. tests de permanence et valuation dfinitive...............................................12 4. Examen des comptes....................................................................................14 Conclusion :.......................................................................................................... 18 Webographie :...................................................................................................... 19

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Introduction :

MIEUX ACHETER POUR MIEUX VENDRE , mieux acheter suppose une parfaite matrise du processus dapprovisionnement par lentreprise afin de disposer de la meilleure matire premire et/ou marchandises rsultante dune slection antrieure des fournisseurs. De ce fait, le cycle achat fournisseurs revt un caractre vital pour lentreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoins ne peut tre faite ! Lentreprise ne peut matriser son activit en amont et en aval quavec une meilleure prospection de son march, une bonne slection de ses fournisseurs avec un planning scrupuleusement tabli permettant de canaliser lensemble des informations dont elle dispose vers ltude, lanalyse et la schmatisation de ces dernires pour une utilisation fiable et simplifie.

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I. gnralits sur le cycle achats-fournisseurs


Lexamen de chaque cycle passe par une prise de connaissance effectue par la consultation des manuels de procdures internes lentreprise et par des entretiens avec chaque membre du personnel de lentreprise ayant un rle dans le droulement du cycle concern. Le but est de connatre la ralit concrte des circuits dinformations et des donnes depuis lexistence dune transaction avec un tiers jusqu sa saisie comptable et sa restitution dans les comptes. Les entretiens pourront concerner tous les niveaux hirarchiques.

1. description du cycle achats-fournisseurs :


En ce qui concerne le cycle achats/fournisseurs , on rencontre dans le cadre dun bon contrle interne diffrent services qui interviennent. Les services intervenants dans le cycle achats -fournisseurs
Services initiateurs de la commande : Ils mettent des demandes dachats dans des

limites strictement dfinies, mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs.
Service Achats : il tablit les bons de commande sur la base soit des demandes dachat, soit

de besoins spcifiques. Il ngocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les dlais de livraison.
Service Rception : il sassure de la conformit de la livraison avec la commande. Service Stocks : il reoit la marchandise du service Rception et fait les

enregistrements correspondants.
Service Comptable : il enregistre les factures lorsque celles-ci ont t approuves.

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Service Trsorerie : il met la facture en paiement en sassurant de son approbation par les

personnes comptentes L'objectif de dterminer les services intervenants est de pouvoir vrifier la sparation des fonctions l'un des principes du contrle interne.

Slection des fournisseurs Rception de la marchandise Contrle de la marchandise rceptionne Rception et contrle de la facture Enregistrement de la dette en comptabilit Dcision de payer Emission et comptabilisation des titres de paiement

2. Principes comptables relatifs ces oprations


Lopration dachat crant une situation rciproque par rapport lopration de ventes, on remarquera les similitudes entre les principes comptables relatifs ces deux types doprations. Toutefois, en application du principe de prudence, les charges probables sont constates, alors que, au contraire, les produits sont constats uniquement lorsquils sont certains. Date denregistrement des dettes en comptabilit 1
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Lenregistrement des dettes (et des charges qui en sont la contrepartie) seffectue en gnral lors de lexcution du contrat. En principe, lachat dun bien ou dun service est juridiquement ralis ds que les parties sont daccord sur les choses et sur les prix, toutefois ; lacheteur ne devient redevable du prix et la dette ne devient certaine que lors du transfert de proprit du bien ou de la fourniture de la prestation. En pratique, lexcution de lobligation de livrer ou de fournir dtermine le moment de la comptabilisation de lachat ou du service. Lenregistrement peut tre fait : Soit lors de la rception des marchandises
Soit, par simplification, la rception de la facture tablie par le fournisseur.

Montant enregistrer Les charges sont comptabiliser pour leur montant hors TVA dductible. Rattachement lexercice des charges dexploitation consommes

Pour la dtermination du rsultat, les charges doivent tre rattaches lexercice (ou priode) auquel elles correspondent, c'est--dire au cours duquel elles sont utilises ou consommes pour dgager un revenu, et non pas celui au cours duquel elles se matrialisent (facturation ou paiement). Il en rsulte les consquences suivantes la clture de chaque exercice : Les charges ne correspondant pas des consommations de lexercice (charges payes ou comptabilises davance) Les consommations (ou les rceptions de marchandises) de lexercice non comptabiliss au cours de lexercice Les charges reportes ne sont pas comprises dans les charges de lexercice. Le rattachement des charges dexploitation un exercice, hormis le cas o il seffectue par le processus de lamortissement, peut se faire soit par linscription au compte du crancier, soit 1
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par linscription dans un compte de rgularisation, soit enfin par linscription dans un compte de provision.

3. fonctionnement du cycle achats-fournisseurs


Les dveloppements prcdents nous ont permis de dcrire les obligations de lentreprise. Lauditeur est tenu de comprendre en profondeur ces obligations afin de connatre, avant mme dintervenir, les difficults que peut rencontrer lentreprise

Modalit de comptabilisation : Les comptes dachat de marchandises, de matires premires, fournitures et emballages reoivent donc leur dbit les montants relatifs aux livraisons juridiquement effectues par le fournisseur. Cependant, lorsque la comptabilisation des achats seffectue en cours danne partir des factures ou des livraisons, il y a lieu de procder la rgularisation des diffrents comptes dachats en fin danne selon le principe du rattachement de l'exercice:
En les crditant par le dbit du compte 3191 Charges constates davance, pour la

valeur des factures enregistres et correspondant aux livraisons non encore parvenues lentreprise la fin de lexercice,
En les dbitant par le crdit du compte 4417 Fournisseurs factures non parvenues

dans le cas inverse. Les achats sont comptabiliss au prix dachat hors taxes rcuprables, auquel il y a lieu dajouter les droits de douane affrents aux biens acquis. Les entreprises non assujetties la TVA doivent comptabiliser leurs achats taxes comprises. Les frais accessoires dachat facturs par les fournisseurs sont enregistrs dans les comptes du poste Autres charges externes. Les rabais, remises et ristournes obtenus sur facture sont dduits directement des montants hors taxes comptabiliser dans les comptes d'achat.

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Par contre les escomptes obtenus pour rglement n'en sont pas dduits mais doivent tre constats en produits financiers. La TVA sur les rabais, remises et ristournes accords par les fournisseurs hors factures et figurant sur une note davoir, doit venir en diminution de la TVA rcuprable. Fournisseurs Ce compte enregistre son crdit le montant, toutes taxes comprises, des factures dachat de biens et services par le dbit : du compte de la classe 6 concern ; du compte 3413 Fournisseurs - crances pour emballages et matriel rendre ; du compte 3455 Etat, TVA rcuprable pour le montant des taxes rcuprables. Ce compte est dbit loccasion du rglement du fournisseur par le crdit dun compte de Trsorerie ou du compte Fournisseurs - avances et acomptes. Il peut tre dbit en cas de retour des marchandises, par le crdit du compte de la classe 6, ou loccasion de la rception des rabais, remises, ristournes par le crdit du compte 6119 ou 6129 R.R.R. obtenus et le crdit du compte 3455 Etat, TVA rcuprable. Fournisseurs retenues de garantie Ce compte enregistre son crdit, le montant des retenues effectues sur le prix convenu jusqu' l'chance du terme de garantie prvue, par le dbit du compte Fournisseurs intress. Fournisseurs effets payer Le crdit fournisseur peut avoir comme support un effet de commerce. Dans ce cas, la dette est constate en crditant le compte 4415 par le compte de charge ou d'actif concern. Fournisseurs, factures non parvenues Ce compte est crdit pour un montant TTC des factures non parvenues la clture de lexercice pour des livraisons qui y ont t effectues, par le dbit des comptes de la classe 6 concerns ou des comptes de la classe 2 et de la TVA rcuprable A louverture de lexercice suivant, ces critures sont contre-passes (lentreprise a aussi la possibilit de dbiter le compte 4417 par le crdit du compte Fournisseur ds rception des factures). 1
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Les crances pour emballages et matriel rendre: Ces crances sont portes au dbit du compte 3413 qui enregistre la valeur des emballages et matriel reus par l'entreprise avec l'intention de les restituer ses fournisseurs. Les rabais, remises et ristournes obtenir Ces lments sont dtermins en fin d'anne sur la base des contrats, conventions et accords tablis entre l'entreprise et ses fournisseurs de biens et services. Les produits acquis de cette nature et qui n'ont pas encore donn lieu la fin de l'exercice un avoir reu, sont estims toutes taxes comprises et ports au dbit de ce compte

II. audit du cycle achat fournisseur


En examinant les oprations relatives aux achats et aux dettes dexploitation, lauditeur doit atteindre certains objectifs.

1. Objectifs du contrle interne


- Lexhaustivit des enregistrements : obtenir l'assurance que toutes les charges et les dettes ont t enregistres. - La ralit des enregistrements : obtenir l'assurance que toutes les charges et les dettes enregistres concernent bien l'entreprise. - La coupure des enregistrements : s'assurer que la coupure des charges est faite correctement. - Lvaluation des soldes : obtenir l'assurance que les soldes au bilan sont correctement valus. - Conclusions et tablissement dfinitif du document de synthse. L'auditeur procde un examen des dispositifs de contrle de l'entreprise, il peut examiner titre d'exemple : Procdures de commande, limites et autorisations correspondantes ; Rapprochement entre le bon de rception et facture ; Autorisation de paiement des factures ; 1
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Annulation des originaux pour prvenir les rutilisations ventuelles ; Contrles effectus par les diffrents services, apprcier dans quelle mesure ces contrles sont de nature dtecter les erreurs qu'un fournisseur aurait pu commettre (quantits, prix factur, calcul de la TVA, les ports). Ces prcisions tant apportes, nous aborderons une premire valuation du cycle travers le contrle interne

2. une premire valuation du cycle travers le contrle interne


Les principales phases du cycle peuvent se prsenter comme suit : - dclenchement de la commande ; - acceptation et traitement des livraisons ; - enregistrement des dettes ; - paiement des factures. Dclenchement de la commande Objectifs du contrle interne Le contrle interne sur les oprations relatives aux achats et aux charges doit donner l'assurance que les commandes de marchandises ou de biens et services sont faites en fonction des besoins de l'entreprise, pour des quantits optimales et par des personnes autorises le faire. En ce qui concerne les achats de matires et de marchandises ces objectifs sont indissociables des problmes de gestion des stocks. Les procdures mises en place doivent donc permettre de rpondre de manire satisfaisante aux questions suivantes : -qui peut dclencher la commande ? 1
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-quand passer la commande ? -quelle quantit faut-il commander ? - quel fournisseur doit-on s'adresser ?

Organisation correspondant ces objectifs Les lments suivants constituent, en gnral, les bases d'une organisation satisfaisante :
une demande d'achat est tablie par les services utilisateurs et transmise au service

"Achats" ;
un bon de commande est systmatiquement tabli, si possible sur des

exemplaires

standards et pr numrots, partir des demandes d'achat par le service "Achats",


les personnes autorises mettre des bons de commande sont dsignes par crit et un

montant maximum autoris est dfini ;


les quantits commander sont dtermines en fonction des besoins de l'entreprise.

Le non-respect de telles procdures peut conduire :


soit des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire par des

frais financiers ou des cots de stockage trop levs, soit des achats insuffisants ou contretemps, pouvant se traduire par des retards de production, des pertes de vente, des frais excessifs de rapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux prix. Acceptation et traitement des livraisons (ou des services reus) Objectifs du contrle interne Il faut en ce domaine garantir que :
les dlais de livraison prvus sont respects ; les livraisons (ou les services reus) ne peuvent tre accepts que s'ils correspondent une

demande ;
les livraisons sont faites selon les spcifications de la commande.

Organisation correspondante Les lments suivants constituent, en gnral, les bases d'une organisation satisfaisante : 1
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un bon d'entre (ou de rception) est tabli pour chaque rception. Il est particulirement

utile que ces bons soient pr-numrots.


un contrle des rceptions est prvu. Les livraisons ne doivent tre acceptes que dans la

mesure o la rception correspond un bon de commande de l'entreprise. Un certain nombre de vrifications doivent tre effectues ; elles sont gnralement faites en deux temps :
contrle de spcification et de quantit par rapprochement entre le bon de commande et le

bon de rception ; contrle de qualit de la marchandise reue ; il ne peut tre fait que par une personne comptente (en gnral un technicien) qui procdera soit de manire exhaustive, soit par sondages. Les vrifications de qualit et de quantit doivent tre matrialises sur le bon de rception. Enregistrement des dettes Objectifs du contrle interne Le contrle interne doit garantir que :
les dettes sont constates au fur et mesure de la rception des fournitures et des services ;

la comptabilit est correctement organise pour traiter ces oprations. Organisation correspondant ces objectifs La comptabilit doit tre en mesure de dtecter les marchandises reues pour lesquelles aucune facture n'est encore parvenue. A cet gard, une bonne procdure (parmi d'autres possibles) consiste transmettre systmatiquement la comptabilit les doubles des bons de commande et des bons de rception. Ceci permet cette dernire, d'une part, d'effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de rception et de la facture ; d'autre part de pouvoir connatre tout moment l'ensemble des rceptions effectues pour lesquelles la facture n'a pas encore t reue. Paiement des factures Objectifs du contrle interne 1
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Outre les objectifs relatifs aux trois phases prcdentes, les objectifs spcifiques la mise en paiement sont les suivants :
les factures sont contrles avant mise en paiement ; la mise en paiement est dment autorise ; les factures ne sont pas payes plusieurs fois ;

Organisation correspondant ces objectifs Les procdures suivantes sont gnralement considres comme satisfaisantes au regard du contrle interne :
le service comptable compare les lments figurant sur la facture (prix, qualit, quantits)

avec une copie des bons de rception et les bons de commande ;


la mention "bon payer" n'est porte sur la facture qu'aprs comparaison de celle-ci avec

les bons de rception et de commande correspondants.

3. tests de permanence et valuation dfinitive


Aprs avoir identifi les points forts, lauditeur sassure, au travers de tests de permanence, raliss par sondages, de leur ralit. Au terme de ces tests, lauditeur peut valuer de manire dfinitive le contrle interne. Tests de permanence Test de cheminement Il consiste vrifier le correct cheminement des documents comptables et financiers, et du respect des procdures, quelle que soit ltape concerne. Tout au long du test, lauditeur doit penser vrifier la cohrence des dates, la matrialisation des autorisations accordes et la correcte sparation des tches. Test de coupure Ce test permet de vrifier que le principe de sparation des exercices est respect. Contrle des procdures exceptionnelles

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Il est particulirement important danalyser les conditions dans lesquelles les procdures inhabituelles sont utilises. Gnralement le recours celles-ci traduit limpossibilit de rgler un cas particulier par les procdures habituelles. Contrle dapurement des tats danomalies Les procdures, notamment informatises, prvoient souvent que les exceptions fassent lobjet dditions spcifiques. Parfois mme, le systme informatique prvoit un blocage automatique et ldition dun tat de rejet. Lauditeur sassure du correct suivi et de lanalyse par les personnes responsables de ces tats ainsi que de leur apurement. En effet, il peut arriver quaucun service de lentreprise ne soit en charge de leur analyse, ni de la mise en uvre des corrections appropries. En ce qui concerne le cycle achats-fournisseurs, lauditeur procdera un ensemble de tests de permanence correspondant chacun des objectifs dj cits (exhaustivit, ralit, coupure, etc.) Par exemple pour sassurer que la coupure des charges est faite correctement, lauditeur peut effectuer les tests de permanence suivants : examiner pour chaque compte de charges : les premires factures de lexercice et les dernires factures de lexercice suivant, et vrifier que les priodes auxquelles elles se rattachent sont correctes ; prendre les bons de rception correspondants aux priodes prcdant et suivant la clture de lexercice et examiner la coupure ; rapprocher les comptes de charges payer et des charges payes ou comptabilises davance avec les justificatifs correspondants ; examiner les rabais, ristournes et remises obtenues (ou obtenir) des fournisseurs pour lexercice. Au terme de lvaluation prliminaire du contrle interne, lauditeur dresse un tableau de synthse qui rcapitule les principales forces thoriques et faiblesses du systme analys.

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Au terme des tests de permanence, lauditeur peut valuer de manire dfinitive le contrle interne. Etant en possession de tous les lments ncessaires, il peut terminer le document de synthse relatif au cycle achats-fournisseurs.

4. Examen des comptes


Lexamen des comptes permet lauditeur de vrifier et de complter les prsomptions quil a tires de lvaluation du contrle interne. Il en rsulte tout naturellement que cest sur la base du document de synthse que lauditeur complte et prvoit la nature de son intervention. Objectifs
Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent des dettes relles dues

aux fournisseurs ou autres crditeurs de lentreprise ;


Toutes les dettes fournisseurs la clture sont comptabilises au bilan ; Les comptes fournisseurs et comptes rattachs refltent les sommes dues la date de

clture.

Dtermination des consquences de lvaluation du contrle interne Consquences des points forts Lauditeur a tir de lvaluation du CI des prsomptions favorables. Lobjectif ce niveau est dacqurir des lments de preuves directes. Consquences des points faibles En ce qui concerne les points faibles de l'organisation pouvant avoir des consquences comptables, il incombe au praticien de : Dterminer leurs consquences sur la rgularit et la sincrit des comptes; En dduire laction quil faut entreprendre pour pouvoir ce faire une opinion et, si cest ncessaire, pour permettre la correction de lorganisation existante. 1
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Deux cas se prsentent pour l'auditeur :


Soit la procdure peut tre mise en uvre pour la clture de lexercice. L'auditeur prvoit

donc un test ultrieur pour s'assurer de son bon fonctionnement;


Soit la procdure ne pourra pas tre mise en uvre pour la clture de l'exercice. L'auditeur

dcide : Deffectuer un test complmentaire : examen des factures enregistres au cours des deux premiers mois de lexercice suivant et se faire prsenter les bons de rception correspondants pour sassurer que la date de rception est postrieure la clture dexercice ; Deffectuer une circularisassions du compte fournisseurs .
Laudit analytique

Lauditeur doit oprer un examen densemble de la comptabilit, afin den effectuer un contrle global. Cet examen comprendra gnralement : une comparaison avec des donnes extrieures ; une vrification des critures de centralisation relatives aux charges ; un examen gnral des balances auxiliaires ; des tests de cohrence (recoupements avec des donnes diverses).

Comparaison avec des donnes extrieures Lauditeur compare par exemple avec des entreprises de mme nature : le pourcentage des achats dans les charges ; les ratios de rotations des comptes fournisseurs ; Etc.. Vrification des critures de centralisation relatives aux achats 1
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Lauditeur effectue des rapprochements avec des donnes statistiques ou des documents de gestion. Examen des balances auxiliaires Le solde du compte collectif fournisseurs reprsente la somme des dettes individuelles vis--vis des fournisseurs de la socit. Lauditeur vrifie que la balance individuelle des comptes fournisseurs prsente un solde gal au compte collectif. Ralisation des tests de cohrence Ces tests comprennent gnralement : une analyse indiciaire interne de base (test de vraisemblance) : par exemple, tudier les variations du montant des dettes fournisseurs dun exercice lautre avec les variations des achats ; un rapprochement entre la comptabilit et les informations caractre extracomptable. Tests de validation des soldes Il sagit essentiellement des soldes fournisseurs . Les comptes fournisseurs La vrification du solde fournisseurs consiste justifier un pourcentage plus ou moins lev des montants qui apparaissent sur la balance. Cette vrification peut tre effectue, soit partir dune circularisassions des comptes fournisseurs, soit, dfaut, sur les pices justificatives internes de la socit. Enfin un examen du dnouement du solde peut tre effectu.
Vrification partir dune circularisassions des comptes fournisseurs

Deux types de circularisassions peuvent tre envisags :


une circularisassions positive : la demande de lauditeur, lentreprise demande ses

Fournisseurs soit de confirmer le solde apparaissant dans ses comptes, soit de bien vouloir Faire part des diffrences directement lauditeur ;

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une circularisassions aveugle : la demande de lauditeur, lentreprise demande ses

Fournisseurs de bien vouloir indiquer directement lauditeur, le solde de son compte dans Leurs livres. Vrification sur pices internes Elle consiste justifier le solde des comptes fournisseurs laide des documents : factures, bons de rception et des bons de commande. Vrification par dnouement du contrle Elle consiste vrifier par sondages le rglement sur lexercice suivant des sommes portes aux comptes fournisseurs. Pour les dettes non rgles dans un dlai normal, lauditeur peut procder aux contrles ci-dessus. Le compte T.V.A. rcuprer Il consiste sassurer de la concordance entre la dclaration de T.V.A. et les sommes figurant au bilan. Le compte T.V.A. rcuprer doit en principe correspondre la T.V.A. sur les achats du dernier mois de lexercice et (si le contrle est effectu aprs la clture) la T.V.A. rcupre au titre des achats sur la dclaration du premier mois de lexercice suivant. La vrification de lvaluation des soldes Elle concerne principalement les fournisseurs qui facturent en monnaie trangre. Lauditeur sefforcera dobtenir la liste de ces fournisseurs et vrifiera pour les montants importants que les dettes correspondantes ont fait lobjet dun ajustement la clture de lexercice. Au terme de lexamen des comptes, lauditeur procde une rvision rapide de lensemble des comptes et de linformation concerns par le cycle achats-fournisseurs.

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Conclusion :

La raison dtre dune mission daudit comptable et financier est danalyser la bonne gestion (comptable et financire) dune entreprise et le cas chant den dcouvrir les faiblesses afin de prsenter des solutions pratiques pour une meilleure rentabilit. La mission daudit devrait permettre dmettre une opinion fonde et susceptible dorienter lentreprise vers une optimisation de sa gestion. Cest justement dans cet esprit, que lexprience et la comptence des auditeurs financiers leur donne accs aujourdhui une gamme trs large de prestations dont lutilisateur peut tirer un grand profit. Ce qui est certain cest que dans un environnement changeant, l'auditeur peut jouer un rle dpassant largement celui de "contrleur" pour devenir un "catalyseur" encourageant les dirigeants d'entreprise agir.

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Webographie :

- www.google.com

- www.wikipedia.org

- www.onatel.bf

- www.doc-etudiant.fr

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