FUENTE: Departamento Financiero- Adquisiciones.FORM-ADQ-001 36 20 Ecoediciones, Bogot?, 2006. P?g. 2-3 - Colombia; 2008. P?g. # 12:22. 12 ?dem 5, p?g.

#41. 6 COOK John; GARY Minkie, Auditor?a, Tercera Edici?n, Editorial Loyola- M?xico; 1988. P?g. #6.
22 39 28 ?dem 31 ,Ibidem 24 Ibidem 280:284. 21 38 33 P?g.

Riobamba - Ecuador 2009 2009

FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

ESCUELA INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORA

TESIS DE GRADO
Previa a la Obtencin del Ttulo de:

In g e n ie ra e n C o n ta b ilid a d y A u d ito ra C P A
TEMA:

Diseo de un Manual de Control Interno para el Departamento Financiero en la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo- Riobamba, Aplicando la Nueva Normativa y Herramientas Informticas que Rigen para el Sector Pblico en el ao 2009

J e s s y G a b rie la V e g a F lo r

CERTIFICACIN:
Certificamos que el presente trabajo ha sido revisado en su totalidad, quedando autorizada su presentacin.

Ing. Fernando Veloz DIRECTOR DE TESIS

Ing. Fernando Esparza

MIEMBRO DE TRIBUNAL

AUTORA:
Las ideas expuestas en el presente trabajo de investigacin y q u e a p a re c e n c o m o p ro p ia s so n e n su to ta lid a d d e absoluta responsabilidad de la autora.

JESSY GABRIELA VEGA FLOR

AGRADECIMIENTO

A Dios por haberme guiado por el camino de la felicidad; a cada uno de los que son parte de mi familia a mi PADRE, en especial a mi MADRE con mucho amor y cario y mis HERMANAS, por siempre haberme dado su fuerza y apoyo incondicional que me han ayudado y llevado hasta donde estoy ahora. A mi tribunal de tesis Ing. Fernando Veloz director y miembro Ing. Fernando Esparza, quienes a lo largo de ste tiempo me han orientado con sus capacidades y conocimientos en el desarrollo de mi tesis, la cual ha finalizado llenando todas nuestras expectativas. Por ltimo y no menos importante al personal del departamento financiero, por el apoyo y respaldo recibido en todo ste tiempo.

DEDICATORIA

Dedico este proyecto de tesis a Dios a mi esposo y a mi hijo. A Dios porque ha estado conmigo a cada paso que doy, cuidndome y dndome fortaleza para continuar, a mi esposa y a mi hijo, quienes a lo largo de mi carrera han velado por mi bienestar y educacin siendo mi apoyo en todo momento depositando su entera confianza en cada reto que se me presentaba sin dudar ni un solo momento en mi inteligencia y capacidad. Es por ellos que soy lo que soy ahora. Los amo con mi vida.

NDICE

PORTADA CERTIFICACIN DEL TRIBUNAL CERTIFICACIN DE AUTORA AGRADECIMIENTO DEDICATORIA

I II III IV V

INTRODUCCIN

CAPTULO I

1. GENERALIDADES DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO.

1.1. ANTECEDENTES 1.2. RESEA HISTRICA 1.3 UBICACIN GEOGRFICA 1.4. MISIN 1.5 VISIN 1.6 FINES DE LA ENTIDAD 1.7 OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 1.8 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL-ESPOCH 2 2 2 3 3 3 4 5

CAPTULO II

2. MARCO CIENTFICO
2.1. AUDITORA 2.2. NAGAS 2.3. TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA 2.4. CONTROL INTERNO 2.5. RIESGOS 2.6. SISTEMA e-SIGEF 6 8 10 12 36 38

2.7. SISTEMA e-SIPREN 2.8. MANUAL DE CONTROL INTERNO 2.9. FASES PARA LA ELABORACIN DE UN MANUAL. 2.9.1 2.9.2 COMPONENTES DEL MANUAL DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO. 2.9.3 INTERNO

42 44 45 45 47 49

QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE CONTROL

CAPTULO III

3. DIAGNSTICO DEL CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO FINANCIERO

50

3.1. ORGANIGRAMA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO. 3.2. GENERALIDADES DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO 3.2.1 MISIN 3.2.2 OBJETIVOS 3.2.3 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO 3.3 FODA 3.4.1 INGRESOS DE AUTOGESTIN 3.5 EGRESOS DE RECURSOS ECONMICOS 3.5.1. MODALIDAD DE PAGO 3.6 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN SOPORTE. (CUR)

51

52 52 53 54 55 56 58

3.4 INGRESOS DE RECURSOS ECONMICOS ASIGNADOS POR EL ESTADO

CAPTULO IV

4. DISEO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO

4.1. ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA 4.2. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA 4.3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA EL SISTEMA ESIPREN 152 59 59 60

4.4. MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL SISTEMA ESIGEF 63 4.5. MANUAL

CAPITULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES 5.2 RECOMENDACIONES

165 166

RESUMEN

167

SUMARY

168

BIBLIOGRAFA

169

ANEXOS

172

INTRODUCCIN

Importancia de tener un buen sistema de control interno en las entidades de derecho pblico, se ha desarrollado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que resulta al comprobar la eficiencia y la productividad al momento de establecerlos. Es bueno resaltar, que la entidad de derecho pblico que aplique controles internos en sus operaciones, conducir a tener un sistema ms gil, es por eso, la importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin.

La evaluacin del sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de la entidad de derecho pblico frente a la gestin. En razn de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad pblica, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economa en todos los procesos.

Las instituciones pblicas en todo el proceso de disear e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las reas, generando informacin til y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la funcin de la entidad.

En la perspectiva que aqu adoptamos, podemos afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no sern las ms adecuadas para su gestin e incluso podra llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades. Siendo las cosas as, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la institucin.

CAPTULO I

1. GENERALIDADES DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO.

1.1. ANTECEDENTES

La Escuela Superior Politcnica de Chimborazo (ESPOCH), tiene su origen en el Instituto Tecnolgico Superior de Chimborazo, creado mediante Ley No.6090, expedida por el Congreso Nacional, el 18 de abril de 1969. Inicia sus actividades acadmicas el 2 de mayo de 1972 con las Escuelas de Ingeniera Zootcnica, Nutricin y Diettica e Ingeniera Mecnica. Se inaugura el 3 de abril de 1972. El 28 de septiembre de 1973 se anexa la Escuela de Ciencias Agrcolas de la PUCE, adoptando la designacin de Escuela de Ingeniera Agronmica.

1.2. RESEA HISTRICA

Segn Ley 6909 del 18 de abril de 1969, expedida por el Congreso Nacional publicada por el Registro Oficial N, 173 del 7 de mayo de 1969, se crea el Instituto Superior Tecnolgico de Chimborazo, iniciando sus labores acadmicas el 2 de mayo de 1972. El cambio de denominacin a Escuela Superior Politcnica de Chimborazo ESPOCH, se produce mediante Ley No. 1223 del 29 de octubre de 1973 publicada en el Registro Oficial N 425 del 6 de noviembre del mismo ao. Las Escuelas de Nutricin y Diettica y de Ingeniera Zootcnica convirtieron en facultades conforme lo estipula la Ley de Educacin Superior en sus artculos pertinentes.

1.3 UBICACIN GEOGRFICA

La Escuela Superior Politcnica de Chimborazo, est ubicada en la ciudad de Riobamba;

P Provincia de Chimborazo, Cantn Riobamba.

Direccin: Panamericana Sur km. 1 1/2, Riobamba - Ecuador

T Telfonos: (03) 2 605-907 - 2 605-90 1

Sitio Web: http://www.espoch.edu.ec/

1.4. MISIN

Formar profesionales competitivos, emprendedores, conscientes de su identidad nacional, justicia social, democracia y preservacin del ambiente sano, a travs de la generacin, transmisin, adaptacin y aplicacin del conocimiento cientfico y tecnolgico para contribuir al desarrollo sustentable de nuestro pas.1

1.5 VISIN

Ser una institucin universitaria lder en la educacin superior y en el soporte cientfico y tecnolgico para el desarrollo socioeconmico y cultural de la provincia de Chimborazo y del pas, con calidad, pertinencia y reconocimiento social.1

1 1.6 FINES DE LA ENTIDAD 1

Impartir enseanza a nivel de pregrado, postgrado y educacin continua, en ciencia y tecnologa,

b basadas en la investigacin y la produccin de bienes y servicios;

Realizar investigacin cientfica y tecnolgica para garantizar la generacin, asimilacin y adaptacin de conocimientos que sirvan para solucionar los problemas de la sociedad ecuatoriana; d Formar profesionales lderes con slidos conocimientos cientficos, tecnolgicos, humansticos; con capacidad de autoeducarse, de comprender la realidad socioeconmica del pas, Latinoamrica y el mundo; que cultiven la verdad, la tica, la solidaridad; que sean ciudadanos responsables que

c contribuyan eficaz y creativamente al bienestar de la sociedad;

La bsqueda permanente de la excelencia acadmica a travs de la prctica de la calidad en todas

s sus actividades; y,
Fomentar el desarrollo de la cultura nacional y universal para fortalecer nuestra identidad nacional y sus valores.

Ibidem1

1.7. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

O OBJETIVO GENERAL
Establecer en la ESPOCH una organizacin sistmica, flexible, adaptativa y dinmica para responder con oportunidad y eficiencia a las expectativas de nuestra sociedad.2

2 OBJETIVOS ESPECFICOS 2

Dinamizar la administracin institucional mediante la desconcentracin de funciones y responsabilidades, procurando la optimizacin de los recursos en el marco de la Ley y del Estatuto

P Politcnico.
Impulsar la investigacin bsica y aplicada, vinculndola con las otras funciones universitarias y

c con los sectores productivos y sociales.

Promover la generacin de bienes y prestacin de servicios basados en el potencial cientficotecnolgico de la ESPOCH.

13

C O N S E JO P O L IT ? C N I C O
1.8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

RECTORADO

UNIDAD DE AUDITOR?A UNIDAD DE PROCURADURIA

UNIDAD DE DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTOY DESARROLLO F?SICO SECRETARIA FINANCIERO TELEM?TICA GENERAL

COMISI?N DE VINCULACI?N CON LA COLECTIVIDAD COMISI?N DE PLANIFICACI?N Y EVALUACI?N INSTITUCIONAL

CONSEJO ACAD?MICO
VICERRECTORADO ACAD?MICO

CONSEJO DE INVESTIGACI?N Y DESARROLLO

VICERRECTORADO DE INVESTIGACI?N Y DESARROLLO

DEPARTAMENTO DE

DEPARTAMENTO DE BIENESTAR

DESARROLLO HUMANO

CENTRO DE IDIOMAS

FACULTADES

CENTRO DE EDUCACI?N F?SICA

DE INVESTIGACI?N Y PRODUCCI?N CENTROS (FACULTADES)

HOLMES, A. Auditor?as Principios y Procedimientos. Quinta Edici?n, Editorial Hispanoam?rica M?xico; 1994. P?g. 9. (
3

CAPTULO II 2. MARCO CIENTFICO

2.1. AUDITORA

Originariamente, la auditora se limit a las verificaciones de los registros contables, dedicndose a observar si los mismos eran exactos. Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros. Con el tiempo, la auditora ha continuado creciendo; no obstante son muchos los que todava la califican que solo observa la veracidad y exactitud de los registros.

En forma sencilla y clara, escribe HOLMES3. "... la auditora es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."

El profesor de la universidad de Harvard expresa 4 "... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, as como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen."

Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditora es un examen que verifica la correccin contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisin misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad del resultado.

La Auditora se refiere a un examen que se realiza a la entidad, encontrando muchas de las veces problemas, el cual se encarga de dar solucin a ellos, buscando alternativas para que la entidad surja.

HOLMES, A. Auditor?as Principios y Procedimientos. Quinta Edici?n, Editorial Hispanoam?rica M?xico; 1994. P?g. 9. (
3

El auditor cumple un papel muy importante en la entidad ya que busca lograr eficientizar cada una de las reas, dar apoyo a la toma de decisiones logrando as mejorar rendimientos y desempeos.

Tipos De Auditora 5

1.Auditora fiscal. 2.Auditora contable (de estados financieros) 3.Auditora interna. 4.Auditora externa. 5.Auditora operacional. 6.Auditora administrativa. 7.Auditora integral. 8.Auditora gubernamental.
De los cuales podemos definir: Auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, o verificacin de las transacciones, cuentas, informaciones, o estados financieros, correspondientes a un perodo, evaluando la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales o internas vigentes en el sistema de control interno contable. Se practica por profesionales facultados, que no son empleados de la organizacin cuyas afirmaciones o declaraciones auditan.6

1996. P?g. #37:40

Auditora Interna es la verificacin, revisin, evaluacin, comprobacin y anlisis crtico de todas las operaciones y procedimientos contables, financieros y administrativos, con el objeto de formular las recomendaciones y ajustes o correctivos permanentes, al nivel directivo o gerencial y en procura de los objetivos y metas preestablecidas. 7

2.2

NORMAS DE AUDITORA GENERALMENTE ACEPTADAS (NAGAS)

Las NAGAS, tiene su origen en los Boletines (Statement on Auditing Estndar SAS) emitidos por el Comit de Auditora del Instituto Americano de Contadores Pblicos de los Estados Unidos de Norteamrica en el ao 1948.

Las normas de auditora son requerimientos de calidad relativos a la personalidad del trabajo, al trabajo que desempea y a la informacin que rinde como resultado de dicho trabajo, los cuales se derivan de la naturaleza profesional de la actividad de auditora y de sus caractersticas especificas. 8

Normas Generales o Personales 8

a.Entrenamiento y Capacidad Profesional: La Auditora debe ser efectuada por personal que tiene el
entrenamiento tcnico y pericia como Auditor

b.Independencia: En todos los asuntos relacionados con la Auditora, el auditor debe mantener
independencia de criterio.

c.

Cuidado y Esmero Profesional.: Debe ejercerse el esmero profesional en la

ejecucin de la Auditora y en la preparacin del dictamen.

GRINAKER R. L.; BARR Ben B., Auditora el Examen de los Estados Financieros, Primera Edicin, Editorial Continental- Mxico; 1984, Pg. #1 5:16
7

8 ARENS,

Alvin A, Auditora: Un Enfoque Integral, Sexta Edicin, Editorial Prentice Hall- Mxico;

1996. P?g. #37:40

Normas de Ejecucin del Trabajo

a.Planeamiento y Supervisin: La Auditora debe ser planificada apropiadamente y el trabajo de los

asistentes del auditor, si los hay, debe ser debidamente supervisado.

0.Estudio y Evaluacin del Control Interno: El auditor debe efectuar un estudio y evaluacin adecuados del
control interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va depositar en el.9

c. Evidencia Suficiente y Competente: el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera suministrar una base objetiva para su opinin. 9

Normas de Preparacin del Informe

Estas normas regulan la ltima fase del proceso de Auditora, es decir la elaboracin del informe, para lo cual, el auditor habr acumulado en grado suficiente las evidencias, debidamente respaldada en sus papeles de trabajo. 9

a.

Aplicacin de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados: El dictamen debe expresar si los estados financieros estn presentados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados.

b.

Consistencia:

Los usos de la informacin contable requieren que se sigan procedimientos de cuantificacin que permanezcan en el tiempo.

BLZQUEZ MORAL, Juan. Auditora, Primera Edicin, Editorial Nacional de Cuba, La Habana;

Este principio se refiere tanto a la consistencia en la aplicacin de criterios contables de valuacin de partidas y dems criterios (capitalizacin o no capitalizacin de desembolsos relacionados con activos fijos; tratamiento contable de los planes de pensiones a persona, tratamiento de mejoras de arrendamientos, etc.)

Como a la consistencia en cuanto a la clasificacin de partidas dentro de los estados financieros. Razones financieras equivocadas se obtendrn si en un ejercicio una partida se clasifica como crdito diferido y en otro se clasifica como cuenta de complementaria de activo (caso de Intereses por Realizar en ventas y en Abonos).

c.Revelacin Suficiente:
Establece que todo estado financiero debe tener la informacin necesaria y presentada en forma comprensible de tal manera que se pueda conocer claramente la situacin financiera y los resultados de sus operaciones. Por esta razn la revelacin puede darse a travs de las cifras de los estados financieros o en las notas correspondientes.

d.Opinin del Auditor: O O Opinin Limpia o Sin Salvedades O Opinin con Salvedades o Calificada O Opinin Adversa o Negativa
Abstencin de Opinar

2.3

TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA

Los mecanismos mediante los cuales los auditores recopilan la evidencia de auditora. Las tcnicas de auditora consisten en: comparacin, clculo, confirmacin, indagacin, inspeccin, observacin y examen fsico.

10 ?dem 7 . P?g. #29 11 ?dem 6 . P?g. #207:213

Los procedimientos de auditora son operaciones especficas que se aplica en el desarrollo de una auditora e incluyen tcnicas y prcticas consideradas necesarias de acuerdo con las circunstancias. Los

1 procedimientos pueden agruparse en:10 P Pruebas de control; P Procedimientos analticos

Pruebas sustantivas de detalle

Las tcnicas de auditora son mtodos prcticos de investigacin y prueba que utiliza el auditor para obtener evidencia que fundamente su opinin. Las tcnicas ms utilizadas al realizar al realizar pruebas de transacciones y saldos son:11

a.. Tcnicas de verificacin ocular b.. Tcnicas de verificacin oral c.. Tcnicas de verificacin escrita d.. Tcnicas de verificacin documental e. .
Tcnicas de verificacin fsica

A. Tcnicas De Verificacin Ocular Comparacin Observacin Indagacin Las Entrevistas Las Encuestas

12 ?dem 5, p?g.

#41.

B.

Tcnicas De Verificacin Verbal U Oral ) Evidencia testimonial:

C.

Verificacin Escrita ) Analizar ) Confirmacin ) Tabulacin ) Conciliacin

D.

Verificacin Documental ) Comprobacin ) Rastreo ) Revisin selectiva

E.

Verificacin Fsica ) Inspeccin

2.4 CONTROL INTERNO

El informe SAC (Sistema de Auditora y Control) define a un sistema de control interno como: un conjunto de procesos, funciones, actividades, subsistemas, y gente que son agrupados o conscientemente segregados para asegurar el logro efectivo de los objetivos y metas.

El control interno es diseado e implementado por la administracin para tratar los riesgos de negocio y de fraude identificados que amenazan el logro de los objetivos establecidos, tales como la confiabilidad de la informacin financiera12.

Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno disea pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos.

Es notorio manifestar, que el control interno tiene como misin ayudar en la consecucin de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas especficas planteadas que sin duda alguna mejorar la conduccin de la organizacin, con el fin de optimizar la gestin administrativa.13

El control interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en s mismo, lo llevan a cabo las personas que conducen en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organizacin y procedimientos, slo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conduccin o consecucin de los objetivos.

Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestin e integrados a los dems procesos bsicos de la misma: planificacin, ejecucin y supervisin. Estas acciones se hallan incorporadas a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad. 14

El control interno abarca el plan de organizacin y los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuacin y fiabilidad de la informacin de la contabilidad, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las polticas establecidas de direccin. 15

13 CATCORA, F. Sistemas y Procedimientos Contables, Primera Edicin, Editorial McGraw/Hill Venezuela; 1996., pg. #238 3 14 dem , pg. # 66. 15 LINDERGAARD, Eugenia; GLVEZ, Gerardo; LINDERGAARD, Jaime, Enciclopedia de la Auditora, Editorial Oceano- Espaa, Edicin 2008. Pg. 278.

2.4.1 Componentes de la Estructura del Control Interno16

Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar la estructura de control interno se requiere de los

s siguientes componentes: A Ambiente de Control Interno E Evaluacin del Riesgo A Actividades de Control Gerencial S Sistema de Informacin Y Comunicacin.
Actividades de Monitoreo

Ambiente De Control Interno El Ambiente de Control Interno marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciacin de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los dems componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores ticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofa de direccin y el estilo de gestin. La manera en que la direccin asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atencin y orientacin que proporciona al consejo de administracin.

El Ambiente de Control Interno propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparacin del hombre que har que se cumplan.

Los elementos son los siguientes: Integridad y valores ticos: Autoridad y responsabilidad; Estructura organizacional; y Polticas de personal;

13 CATCORA, F. Sistemas y Procedimientos Contables, Primera Edicin, Editorial McGraw/Hill Venezuela; 1996., pg. #238 3 14 dem , pg. # 66. 15 LINDERGAARD, Eugenia; GLVEZ, Gerardo; LINDERGAARD, Jaime, Enciclopedia de la Auditora, Editorial Oceano- Espaa, Edicin 2008. Pg. 278.

Evaluacin Del Riesgo.

Las organizaciones, cualquiera sea su tamao, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condicin previa a la evaluacin del riesgo es la identificacin de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre s e internamente coherentes. La evaluacin de los riesgos consiste en la identificacin y el anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos, y sirve de base para determinar cmo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones econmicas, industriales, legislativas y operativas continuarn cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.

La evaluacin del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez para siempre. Debe ser un proceso continuo, una actividad bsica de la organizacin, como la evaluacin continua de la utilizacin de los sistemas de informacin o la mejora continua de los procesos.

Los procesos de evaluacin del riesgo deben estar orientados al futuro, permitiendo a la direccin anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados. La evaluacin del riesgo tiene un carcter preventivo y se debe convertir en parte natural del proceso de planificacin de la empresa.

Los elementos son:

Los objetivos deben ser establecidos y comunicados; Identificacin de los riesgos internos y externos; Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento; y, Evaluacin del medio ambiente interno y externo

Actividades De Control Gerencial

Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la direccin de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecucin de los objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organizacin, a todos los niveles y en todas las funciones.

Hay muchas posibilidades diferentes en lo relativo a actividades concretas de control, lo importante es que se combinen para formar una estructura coherente de control global.

Las actividades de una organizacin se manifiestan en las polticas, sistemas y procedimientos, siendo realizadas por el recurso humano que integra la entidad. Todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificacin y anlisis de los riesgos reales o potenciales que amenacen la misin y los objetivos y en beneficio de la proteccin de los recursos propios o de los terceros en poder de la organizacin, son actividades de control. Estas pueden ser aprobacin, autorizacin, verificacin, inspeccin, revisin de indicadores de gestin, salvaguarda de recursos, segregacin de funciones, supervisin y entrenamiento adecuado.

Los elementos son:

Polticas para el logro de objetivos; Coordinacin entre las dependencias de la entidad; y, Diseo de las

actividades de control
Sistema De Informacin Y Comunicacin Se debe identificar, recopilar y comunicar informacin pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informticos producen informes que contienen informacin operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.

Dichos sistemas no slo manejan datos generados internamente, sino tambin informacin sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestin as como para la presentacin de informacin a terceros. Tambin debe haber una comunicacin eficaz en un sentido ms amplio, que fluya en todas las direcciones a travs de todos los mbitos de la organizacin, de arriba hacia abajo y a la inversa.

La capacidad gerencial de una organizacin est dada en funcin de la obtencin y uso de una informacin adecuada y oportuna. La entidad debe contar con sistemas de informacin eficientes orientados a producir informes sobre la gestin, la realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para as lograr su manejo y control.

Los datos pertinentes a cada sistema de informacin no solamente deben ser identificados, capturados y procesados, sino que este producto debe ser comunicado al recurso humano en forma oportuna para que as pueda participar en el sistema de control. La informacin por lo tanto debe poseer unos adecuados canales de comunicacin que permitan conocer a cada uno de los integrantes de la organizacin sus responsabilidades sobre el control de sus actividades. Tambin son necesarios canales de comunicacin externa que proporcionen informacin a los terceros interesados en la entidad y a los organismos estatales.

Debe existir una comunicacin efectiva a travs de toda la organizacin. El libre flujo de ideas y el intercambio de informacin son vitales. La comunicacin en sentido ascendente es con frecuencia la ms difcil, especialmente en las organizaciones grandes. Sin embargo, es evidente la importancia que tiene.

Los elementos son:

Identificacin de informacin suficiente

 Informacin suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada en forma

oportuna para permitir al personal ejecutar sus responsabilidades asignadas.

Revisin de los sistemas de informacin

Las necesidades de informacin y los sistemas de informacin deben ser revisados

cuando existan cambios en los objetivos o cuando se producen deficiencias significativas en los procesos de formulacin de informacin.
Actividades De Monitoreo

Los sistemas de control interno requieren supervisin, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisin continuada, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas cosas. La supervisin continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de direccin y supervisin, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realizacin de sus funciones.

El alcance y la frecuencia de las evaluaciones peridicas dependern esencialmente de una evaluacin de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisin continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno debern ser notificadas a niveles superiores, mientras que la alta direccin y el consejo de administracin debern ser informados de los aspectos significativos observados.

El sistema de control interno debe estar bajo continua supervisin para determinar si:

Las polticas descritas estn siendo interpretadas apropiadamente y si se llevan a cabo.

17

E Ecoediciones, Bogot?, 2006. P?g. 2-3

ESTUPI??N GAIT?N, Rodrigo, Administraci?n de Riesgos E.R.M. y Auditor?a Interna, Editorial

Los cambios en las condiciones de operacin no han hecho estos procedimientos obsoletos o

i inadecuados y,
Es necesario tomar oportunamente efectivas medidas de correccin cuando sucedan tropiezos en el sistema. El personal de Auditora interna es un factor importante en el sistema de control interno ya que provee los medios de revisin interna de la efectividad y adherencia a los procedimientos prescritos.

El papel de supervisor del control interno corresponde normalmente al Departamento de Auditora Interna, pero el Auditor Independiente al evaluarlo peridicamente, contribuye tambin a su supervisin.

Los elementos son:

Monitoreo del rendimiento;

Revisin de los supuestos que soportan los objetivos del control

interno;

Aplicacin de procedimientos de seguimiento; y,

Evaluacin de la calidad del control interno

CONCEPTO DE CONTROL SEGN EL INFORME COSO

Control interno es un proceso efectuado por el consejo de administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las siguientes categoras:17

E Eficacia y eficiencia de las operaciones F Fiabilidad de la informacin financiera

Cumplimiento de las leyes y normas aplicables EN

R RESUMEN E Es un proceso cotidiano en toda la organizacin E Es efectuado por el personal en todos los niveles P Proporciona una seguridad razonable
Est dirigido al logro de los objetivos

2.4.2 BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO

Es necesario que exista una cultura de control interno en toda la organizacin, que permita el cumplimiento de los objetivos generales de control.

S Sus beneficios incluyen:

Ayudar a los directivos al logro razonable de las metas y objetivos i institucionales

I Integrar e involucrar al personal con los objetivos de control A Ayudar al personal a medir su desempeo y por ende, a mejorarlo C Contribuir a evitar el fraude
Facilitar a los directivos la informacin de cmo se han aplicado los recursos y cmo se han alcanzado los objetivos

CEPEDA, Gustavo, Auditor?a y Control Interno, Primera Edici?n, Editorial McGran-Hill - M?xico; 1997. P?g. 15.
18

E Ejemplos de Beneficios: A Ayuda a evitar desperdicios R Reduce costos. P Propicia orden y disciplina. S Simplifica trmites. P Puede generar ahorros. C Contribuye a evitar fraudes.
Genera buena imagen.

Los directivos son responsables de disear, instalar e implementar los controles, as como de mantenerlos y modificarlos, cuando sea necesario.18

L Los controles adems: F Facilitan la rendicin de cuentas mediante la evidencia, en forma de reportes
Su aplicacin asegura una comparacin entre lo planeado y lo realizado

19
20

?dem ?8, P?g. 16-17

2.4.3 TIPOS DE CONTROL 19

Se podra hacer una clasificacin del control desde tres puntos de vista:

POR LA FUNCIN

Control Administrativo.

Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesin a las polticas de la empresa y por lo general solamente tienen relacin indirecta con los registros financieros.

Incluyen ms que todo, controles tales como anlisis estadsticos, estudios de mocin y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.

En el Control Administrativo se involucran el plan de organizacin y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorizacin de transacciones por parte de la gerencia.

Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observacin de polticas establecidas en todas las reas de la organizacin. 20

Ejemplo: Que los trabajadores de la fbrica lleven siempre su placa de identificacin. Otro control administrativo sera la obligatoriedad de un examen mdico anual para todos los trabajadores.

Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les prohbe realizar una evaluacin de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinin.

El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera:

El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organizacin, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisin que conducen a la autorizacin de operaciones por la administracin. Esta autorizacin es una funcin de la administracin asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organizacin y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones. [SAS, 1]

Control Contable.

Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.

Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operacin y custodia de activos y auditora interna.20 Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar tambin los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques , rdenes de com pra y dem s docum ent os es t n prenumerados.

El control contable est descrito tambin el SAS Nmero 1 de la as:

El control contable comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que se relacionen con la proteccin de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se disean para prestar seguridad razonable de que:

a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general o especfica de la

administracin.

0) Se registren las operaciones como sean necesarias para permitir la preparacin

de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y mantener la contabilidad de los activos.

b) El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorizacin de la administracin.

c) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos
existentes y se toma la accin adecuada respecto a cualquier diferencia. [SAS, 1]

P POR LA UBICACIN.
Control interno.

Este proviene de la propia entidad y se lo conoce como control interno que cuando es slido y

p permanente resulta ser mejor.

Control Externo. Tericamente si una entidad tiene un slido sistema de control interno, no requerira de ningn otro control; sin embargo, es muy beneficioso y saludable

el control externo o independiente que es ejercido por una entidad diferente; quien controla desde afuera, mira desviaciones que la propia administracin no puede detectarlas dado el carcter constructivo del control externo, las recomendaciones que l formula resultan beneficiosas para la organizacin.

P POR LA ACCIN.
Control Interno Previo

En cada empresa, la mxima autoridad es la que se encarga de establecer los mtodos y medidas que se aplicarn en todos los niveles de la organizacin para verificar la propiedad, legalidad y conformidad con las disposiciones legales, planes, programas y el presupuesto, de todas las actividades administrativas, operativas y financieras, antes de que sean autorizadas o surtan su efecto.

Cuando se ejercen labores antes de que un acto administrativo surta efecto, entonces se habla de

c control previo.
Control Concurrente.

Es el que se produce al momento en que se est ejecutando un acto administrativo.

Todos los cargos que tengan bajo su mando a un grupo de empleados, establecern y aplicarn mecanismos y procedimientos de supervisin permanente durante la ejecucin de las operaciones, con el fin de:

1.Lograr los resultados previstos 2.Ejecutar las funciones encomendadas a cada trabajador.
3. Cumplir con las disposiciones legales, reglamentarias y normativas.

4. Aprovechar eficientemente los recursos humanos, materiales, tecnolgicos y

financieros.

5. Proteger al medio ambiente. 6 6. Adoptar las medidas correctivas.

Control Posterior

Es el que se realiza despus de que se ha efectuado una actividad. Dentro de este control se encuentra la auditora.

La mxima autoridad de cada empresa, con la asesora de la Direccin de Auditora Interna, establecern los mecanismos para evaluar peridicamente y con posterioridad a la ejecucin de las operaciones:

1. El grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas. 2. Los resultados de la gestin. 3. Los niveles de eficiencia y economa en la utilizacin y aprovechamiento de los recursos
humanos, financieros, tecnolgicos y naturales.

4. El impacto que han tenido las actividades en el medio ambiente.

OTRAS CLASIFICACIONES. Como un aspecto correlativo a estas tres clases del control, es oportuno hacer mencin a una clasificacin

m ms:
Control Preventivo Es aquel que se da especficamente al equipo y maquinaria antes de que estos se daen.

21 Ibidem

2 20

Control Detective

Es el que se realiza para detectar oportunamente cualquier error. Est modalidad sobre todo se da en los sistemas computarizados en el cual la computadora avisa su inconformidad o no procesa datos que no responde al sistema o programa previamente

d diseados.
Control Correctivo.

Es aquel que se practica tomando una medida correctiva, Por ejemplo rectificar un rol de pagos, cambiar los estados detectados como error en los controles detective o reparar un vehculo que se ha daado.

PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO GENERALES

El control interno es un medio no un fin en s mismo, es un proceso desarrollado por el personal de la organizacin y no puede ser considerado infalible, ofreciendo solamente una seguridad razonable. Por lo tanto, no es posible establecer una receta universal de control interno que sea aplicable a todas las organizaciones existentes. Sin embargo, es posible establecer algunos principios de control interno

2 generales as:21
Deben fijarse claramente las responsabilidades. Si no existe delimitacin el control ser

i ineficiente.
La contabilidad y las operaciones deben estar separados. No se puede ocupar un punto control de

c contabilidad y un punto control de operaciones.

Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la exactitud, tener la seguridad de que las operaciones se llevan correctamente.

Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente una transaccin comercial. Una persona puede cometer errores, es posible detectarlos si el manejo de una transaccin est

d dividido en dos o ms personas.

Debe seleccionarse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados. Un buen entrenamiento

d da como resultado ms rendimiento, reduce costos y los empleados son ms activos.

Si es posible se deben rotar los empleados asignados a cada trabajo, debe imponerse la obligacin de disfrutar vacaciones entre las personas de confianza. La rotacin evita la oportunidad de fraude. L

Las instrucciones de cada cargo deben estar por escrito. Los manuales de funciones cuidan

e errores.
Los empleados deben tener pliza de fianza. La fianza evita posibles prdidas a la empresa por

r robo.
No deben exagerarse las ventajas de proteccin que presta el sistema de contabilidad de

p partida doble. Tambin se cometen errores.

Deben hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible ya que prueban la

e exactitud entre lo saldos de las cuentas.

Debe hacerse uso del equipo mecnico o automtico siempre que esto sea factible. Con ste se puede reforzar el control interno.

Los principios especficos son:

a)Equidad b)Moralidad
c) Eficiencia

22

?dem

15

, P?g. 280:284.

d)Eficacia e)Economa f)Rendicin de Cuentas g)Preservacin del Medio Ambiente

MTODOS PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO22

En la fase de la planificacin especfica, el auditor evaluar el control interno de la entidad para obtener informacin adicional, evaluar y calificar los riesgos, determinar sus falencias, su confianza en los controles existentes y el alcance de las pruebas de auditora que realizar y seleccionar los procedimientos sustantivos de auditora a aplicar en las siguientes fases.

La consideracin de los auditores sobre el control interno incluye la obtencin y documentacin de un entendimiento de la misma, establecido para asegurar el cumplimiento con las leyes y regulaciones, aplicables a la entidad auditada.

La evaluacin que el control interno, as como el relevamiento de la informacin para la planificacin de la auditora, se podr hacer a travs de Diagramas de Flujo, Descripciones Narrativas y Cuestionarios Especiales, segn las circunstancias, o se aplicara una combinacin de los mismos, como una forma de documentar y evidenciar la evaluacin.

Mtodo de Diagrama de Flujo.

Los diagramas de flujo son la representacin grfica de la secuencia de las operaciones de un determinado sistema. Esa secuencia se grfica en el orden cronolgico que se produce en cada operacin.

En la elaboracin de Diagramas de Flujo, es importante establecer los cdigos de las distintas figuras que formaran parte de la narracin grfica de las operaciones. Existe abundante literatura sobre como prepararlos y que simbologa utilizar.

Esto equivale a decir que, antes que la lectura de cualquier diagrama de flujo es imprescindible contar con una hoja gua de simbologa.

Mtodo de Descripciones Narrativas.

Las Descripciones Narrativas consisten en presentar en forma de relato, las actividades del ente, indican las secuencias de cada operacin, las personas que participan, los informes que resultan de cada procesamiento y volcado todo en forma de una descripcin simple sin utilizacin de grficos.

Es importante el lenguaje a emplear y la forma de trasladar el conocimiento adquirido del sistema a los papeles de trabajo, de manera que no resulte engorroso el entendimiento de la descripcin vertida.

Las preguntas se forman en los siguientes trminos:

Qu informes se producen? Quin los prepara? A base de qu registros se preparan los informes? Con qu frecuencia se preparan estos informes? Qu utilidad se da a los informes preparados? Qu tipo de controles se han implantado? Quin realiza funciones de control? Con qu frecuencia se llevan a cabo los controles?

23

?dem

15

, P?g. 286.

El cuestionario descriptivo permite realizar preguntas abiertas, a fin de producir una respuesta amplia de los procedimientos existentes ms que respuestas afirmativas o negativas, que no necesariamente describen procedimientos.

Mtodo de Cuestionarios Especiales.

Los Cuestionarios Especiales, tambin llamados "Cuestionarios de Control Interno", son otra tcnica para la documentacin, contabilidad y control, siempre y cuando exista el documento de anlisis correspondiente, en el cual se defina la confianza de los sistemas examinados.

Estos cuestionarios consisten en la preparacin de determinadas preguntas estndar para cada uno de los distintos componentes que forman parte de los estados financieros. Estas preguntas siguen la secuencia del flujo de operaciones del componente analizado. Con sus repuestas, obtenidas a travs de indagacin con el personal del Ente o con la documentacin de sistemas que se facilite, se analiza si esos sistemas resultan adecuados o no, en pos de la realizacin de las tareas de auditora.

PROCEDIMIENTOS NECESARIOS PARA UN ADECUADO SISTEMA DE CONTROL

2 INTERNO.23 P Personal competente y confiable S Segregacin adecuada de funciones P Procedimientos de autorizacin apropiados R Registros y documentos apropiados C Control fsico sobre sus activos
Procedimientos de mantenimiento y verificacin de los controles existentes

24

Ibidem

2 20

Unidad de Auditoria Interna

ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

L Las caractersticas de un sistema de control interno satisfactorio deberan incluir:

Un pl an de organi z aci n que provea s egr egaci n adecuada de l as

r responsabilidades y deberes.
Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea

a adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos.

Prcticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los departamentos

d de la organizacin
Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades.

Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan bsicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia importante en uno de ellos evitara el funcionamiento satisfactorio de todo el sistema.

Por ejemplo, el sistema de autorizacin y de procedimientos de registros no puede considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar lo procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione.

El Plan de Organizacin24

Aunque un plan de organizacin apropiado puede variar de acuerdo a la empresa, por lo general un plan satisfactorio debe ser simple y flexible y debe establecer claramente las lneas de autoridad y responsabilidad.

Un elemento importante en cualquier plan de organizacin es la independencia de funciones de operacin, custodia, contabilizacin y auditora interna. Esta independencia requiere la separacin de deberes en tal formas que existan registros fuera de un departamento que sirva de control sobre sus actividades.

Aunque estas separaciones son necesarias, el trabajo de todos los departamentos debe integrarse y coordinarse para obtener un flujo regular de trabajo y eficiencia de operacin en general.

Adems de una apropiada divisin de deberes y funciones debe establecerse la responsabilidad dentro de cada divisin para con la adhesin a los requerimientos de la poltica de la empresa. Junto con esto debe ir la delegacin de autoridad para afrontar tales responsabilidades.

Esta responsabilidad y la delegacin de autoridad deben estar claramente establecidas y definidas en las grficas del manual de organizacin. Debe evitarse la igualdad en responsabilidad, pero esta puede dividirse en fases; cuando el trabajo de las divisiones es complementario.

Tal divisin de responsabilidad es inherente en un buen sistema de control interno el cual determina que las funciones de iniciacin y autorizacin de una actividad deben estar separadas de su contabilizacin. Similarmente la custodia de activos debe estar separada de su contabilizacin.

Sistema de Autorizaciones y Procedimientos de Registro25

Un sistema satisfactorio debe incluir los medios para que los registros controlen las operaciones y transacciones y se clasifiquen los datos dentro de una estructura formal de cuentas. Un cdigo de cuentas preparado cuidadosamente facilita la preparacin de estados financieros. Si el cdigo se adiciona con un manual de cuentas que defina las cuentas y asientos correspondientes, se puede obtener mayor uniformidad en los registros de transacciones contables.

25

Ibidem

20

Los medios para que los registros originales controlen las operaciones y transacciones se crean a travs de diseos de registros y formularios apropiados y por medio del flujo lgico de los procedimientos de registro y aprobacin. Estos formularios y las instrucciones respecto al flujo del procedimiento de registro y aprobacin se incorpora en manuales de procedimientos.

Prcticas Sanas

La efectividad del control interno y la resultante eficiencia en operaciones estn determinadas en alto grado por las prcticas seguidas en el desarrollo y cumplimiento de los deberes y funciones de cada departamento de la organizacin.

Los procedimientos adoptados deben proveer los pasos necesarios para la autorizacin de transacciones, su registro y el mantenimiento de custodia de los activo. Prcticas sanas proveen los medios para asegurar la integridad de tales autorizaciones, registros y custodia.

Esto usualmente se consigue con una divisin tal de deberes y responsabilidades que ninguna persona pueda manejar una transaccin completamente de principio a fin. Con esta divisin se provee una comprobacin auxiliar de la correccin del trabajo y la probabilidad de deteccin de errores se aumente.

Como se explica bajo plan de organizacin, esta divisin de responsabilidad es aplicable tanto a los departamentos como a individuos y debe ejercerse en la organizacin total y a todos los niveles de autoridad.

Recurso Humano26

Un sistema de control interno que funcione satisfactoriamente depende no solamente de la planeacin de una organizacin efectiva y lo adecuado de sus prcticas y procedimientos, sino tambin, de la competencia de los funcionarios, jefes de

25

Ibidem

20

27

Ibidem

20

departamento y otros empleados claves para llevar a cabo lo prescrito en una manera eficiente y econmica.

Los controles administrativos ordinariamente se relacionan solo indirecta-mente a los registros financieros y por lo tanto no requieren evaluacin.

Si el auditor independiente cree sin embargo que ciertos controles administrativos tienen importancia en relacin con la razonabilidad de los registros financieros debe considerar la necesidad de evaluarlos.

Por ejemplo, los registros estadsticos mantenidos por produccin y ventas o cualquier otro departamento de operaciones pueden requerir evaluacin en un caso particular.

Donde es posible, la revisin del control interno por parte del auditor correspondiente debe ser efectuada como una fase separada del examen, preferiblemente en una fecha intermedia, aplicando procedimientos de auditora apropiados dirigidos particularmente a evaluar la efectividad del sistema del cliente.

Donde esto no es posible, la revisin debe hacerse en conjunto con otras fases del programa de Auditora. Un registro de la revisin hecha por el auditor Independiente debe ser preparado en una forma adecuada.

Como un subproducto de este estudio y evaluacin el Auditor Independiente puede frecuentemente ofrecer a su cliente sugerencias constructivas para mejorar o hacer ms efectivo el sistema de control interno.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL

Existe desacuerdo entre los tratadistas acerca de cuales son los elementos constitutivos de un sistema de control, pero la clasificacin ms aceptada es la de Johansen Bertoglio [Bertoglio, 1986], la cual se ha adicionado con terminologa diferente y aumentado un elemento ms as:27

27

Ibidem

20

Un conjunto de normas o estndares que determinen los objetivos a lograr por el sistema o

V Variables a controlar,
Un mecanismo que suministre energa o informacin al sistema o Fuente de Energa, E

U Un mecanismo de medicin del desempeo del sistema o Mecanismo Sensor,

Un mecanismo que compare lo medido con los estndares establecidos o Mecanismo

C Comparador,
Un mecanismo que comunique lo medido con relacin a los estndares o Mecanismo

R Realimentador,
Un mecanismo que realice la accin de correccin de las desviaciones con respecto a los estndares o Mecanismo Efector o Motor

2.5 RIESGOS28

Qu son los riesgos?

Los riesgos son hechos o acontecimientos cuya probabilidad de ocurrencia es incierta. La trascendencia del riesgo en el mbito de estudio de control interno, se basa en que su probable manifestacin y el impacto que puede causar en la organizacin, pone en peligro la consecucin de los objetivos de la misma.

Identificacin y anlisis de riesgos: Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta un organismo en la bsqueda de sus objetivos, ya sean de origen interno como externo.

La identificacin del riesgo es un proceso iterativo, y generalmente integrado a la estrategia y planificacin. En este proceso es conveniente "partir de cero", esto es, no basarse en el esquema de riesgos identificados en estudios anteriores.

Su desarrollo debe comprender la realizacin de un "mapeo" del riesgo, que incluya la especificacin de los dominios o puntos claves del organismo, las interacciones significativas entre la organizacin y los terceros, la identificacin de los objetivos generales y particulares, y las amenazas y riesgos que se pueden tener que afrontar.

RIESGO DE AUDITORA.

Significa el riesgo de que el auditor de una opinin de auditora inapropiada cuando los estados financieros estn elaborados en forma errnea de una manera importante. El riesgo de auditora tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de deteccin.

Riesgo Inherente

Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una representacin errnea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones errneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados.

Riesgo de Control Es el riesgo de que una representacin errnea que pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con representaciones errneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno.

29

ECONOMIA FINANZAS ECUADOR/SUBS ECRETARIAS/SUBSECRETARIA_DE_PRESUPUESTOS/SIPREM/ARCHIVOS_2007/DIRECTRICE S301 107.PDF.

30

Riesgo de Deteccin

Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor o detecten una representacin errnea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podra ser se importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones errneas en otros saldos o clases. [NIA, 1998]

2.6 SISTEMA eSIGEF

El nuevo sistema de Administracin Financiera del Sector Pblico eSIGEF utiliza para su operacin y seguridad un esquema de perfiles, funciones y usuarios que determinan los permisos sobre los objetos de la aplicacin. De esta manera se habilitan o restringen ciertas operaciones a los usuarios.

El modelo de administracin de usuarios y permisos determina que las personas para realizar cualquier operacin en el sistema, requieren de autorizaciones, los mismos que se encuentren definidos en los perfiles asociados a las funciones, los que a su vez se relacionan con los usuarios para determinar el nivel de acceso a la aplicacin. 29

El eSIGEF cuenta con los subsistemas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorera, y est ejecutndose el desarrollo de un sistema que permita administrar el presupuesto de remuneraciones y el clculo de la nmina directamente ligado al distributivo de remuneraciones, sueldos y salarios bsicos aprobado por el Ministerio de Economa y Finanzas para cada ejercicio fiscal y que ste a su vez interacte con el eSIGEF para generar el compromiso y devengado de las partidas de gastos en personal en forma automtica. 30

31

Ibidem

28

DEFINICIONES

Perfil

El perfil es el agrupamiento de los objetos a los que se tiene acceso para ejecutar una tarea especfica.

Funcin

La funcin es la asociacin de uno o ms perfiles que definen un esquema generalizado de permisos, operaciones y actividades que un usuario tendr acceso.

Usuario

Es la definicin final que rene una o ms funciones asignables a una persona y otras caractersticas como el grupo de entidades a las que va a tener acceso.

ESTRUCTURA DE LAS FUNCIONES DE USUARIO

Las funciones de usuario descritas en este documento se definieron identificando en primera instancia todos los modelos de gestin existentes en el sector pblico ecuatoriano.

A continuacin en cada modelo de gestin se disearon funciones en base a las actividades operativas de los actores institucionales (consulta, operacin, aprobacin). Finalmente y dentro de las consideraciones anteriores se definieron funciones identificando adems los procesos inherentes a la gestin financiera. 31

Las instituciones que conforman el Presupuesto General del Estado se enmarcan en los siguientes modelos de gestin:

UDAF con unidades coordinadoras y unidades ejecutoras

Son instituciones del Gobierno Central que han adoptado el modelo de gestin de tres niveles. Las Unidades de Administracin Financiera (UDAF) se ubican en el primer nivel considerando en el segundo nivel a las Unidades Coordinadoras (UC) y en el tercero a las Unidades Ejecutoras (UE). Es utilizado nicamente por los Ministerios de Educacin, Salud Pblica y Defensa Nacional Instructivo

d de funciones y perfiles del sistema de administracin financiera eSIGEF para entidades del sector pblico.
UDAF con unidades ejecutoras

Son instituciones del Gobierno Central que han adoptado el modelo de gestin de dos niveles. Las Unidades de Administracin Financiera (UDAF) se ubican en el primer nivel considerando en el segundo nivel a las Unidades Ejecutoras (UE). Es utilizado por varias instituciones entre las que citamos los Ministerios del Ambiente, Ministerio de

A Agricultura, Acuacultura y Pesca, Polica Nacional, etc.

UDAF sin unidades ejecutoras

Son instituciones del Gobierno Central que han adoptado el modelo de gestin de un solo nivel, este tipo de instituciones son Unidades de Administracin Financiera (UDAF) y Unidades Ejecutoras (UE) a la vez. Es utilizado por varias instituciones entre las que citamos la Vicepresidencia de la Repblica, Instituto

G Geogrfico Militar, Direccin Nacional de la Polica Judicial, etc.

UDAF de segundo nivel (sin unidades ejecutoras)

Son instituciones del Gobierno Central que han adoptado el modelo de gestin de dos niveles. Este tipo de instituciones son Unidades de Administracin Financiera (UDAF) y Unidades Ejecutoras a la vez, pero ubicndose en el segundo nivel.

32

Ibidem

30

Es utilizado nicamente por la Presidencia de la Repblica, Ministerio de Finanzas, Consejo Nacional de

3 Trnsito y Transporte Terrestre y Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. 32

UDAF autnoma (sin unidades ejecutoras)

Son instituciones autnomas y descentralizadas o gobiernos seccionales que han adoptado el modelo de gestin de un solo nivel, este tipo de instituciones son Unidades de Administracin Financiera (UDAF) y Unidades Ejecutoras (UE) a la vez. Es utilizado por varias

3 instituciones entre las que citamos Casas de la Cultura, Universidades, etc. 32

UDAF autnoma con unidades ejecutoras

Son instituciones autnomas y descentralizadas o gobiernos seccionales que han adoptado el modelo de gestin de dos niveles. Las Unidades de Administracin Financiera (UDAF) se ubican en el primer nivel considerando en el segundo nivel a las Unidades Ejecutoras (UE).

Este modelo al momento no se ha aplicado en el pas. En cada uno de estos modelos de gestin se han definido esquemas de funciones para usuarios de la siguiente manera:

1.Operador/aprobador
Consulta por pantalla toda la informacin financiera de la institucin, y en los procesos disponibles realiza funciones de registro, impresin de reportes y aprobacin.

2.Operador
Consulta por pantalla toda la informacin financiera de la institucin, y en los procesos disponibles realiza funciones de registro e impresin de reportes.

33

Ibidem

30

3.Aprobador
Consulta por pantalla toda la informacin financiera de la institucin, y en los procesos disponibles realiza funciones de aprobacin.

4.Consulta
Consulta por pantalla toda la informacin financiera de la institucin.

2.7 SISTEMA eSIPREN

Para el pago de la Nmina se ha implementado un control (eSIPREN) que permita validar la existencia del Servidor Pblico en el Distributivo de Remuneraciones, Sueldos y Salarios Bsicos aprobado por el Ministerio de Economa y Finanzas para cada ejercicio fiscal.

El sistema eSIPREN NOMINAS, permite consolidar y validar cada orden de nmina, para luego aprobarla y generar el CUR de compromiso y devengado con el correspondiente asiento contable para proceder al pago y finalmente ejecutar la transferencia al Banco Central del Ecuador. 33

La aplicacin de INTEGRACIN DE NOMINAS [eSIPREN], para cada Orden de Nmina permite realizar un proceso de validacin bajo los siguientes aspectos:

Que la informacin de los archivos generados por las instituciones que poseen su propio sistema de nmina (archivos de partidas, descuentos y funcionarios) se encuentre segn Formatos definidos para el efecto.

34

Ibidem

3 30

Validar que la estructura de la partida presupuestaria incluida en la orden corresponda a la estructura

a aprobada en el presupuesto de la entidad. C Consistencia de valores totales de cada orden de nmina versus el detalle de valores.
Disponibilidad presupuestaria para comprometer de las partidas incluidas en la informacin de la

N Nmina.
Disponibilidad de Cupo cuatrimestral de compromiso y Cuota mensual de devengado para aprobar el CUR

( (Comprobante nico de Registro) de compromiso y devengado.

Verificar que el Saldo de Anticipos a Remuneraciones otorgados a la entidad Se incluya en los descuentos de la Nmina separados en los Anticipos tipo A, cuyo valor debe coincidir con el monto entregado a la entidad por el mismo concepto y los Anticipos Tipo B cuyo valor se va descontando durante el ejercicio y solamente para el mes de Diciembre se exige que el saldo coincida con el descuento

t total por este concepto.

Verificacin de que el Total del Gasto de la Nmina menos el Total de Deducciones coincida con el total

d del lquido a pagar a funcionarios.

Verificacin de que los funcionarios que consten en el detalle de la nmina estn registrados en el Distributivo de Remuneraciones, Sueldos y Salarios Bsicos aprobado por el Ministerio de Economa y

F Finanzas para el Ejercicio 2008 de cada institucin.

Verificacin de que los valores correspondientes a la RMU, Sueldo o Salario bsico de cada Servidor Pblico (de acuerdo al rgimen laboral al que pertenezcan) incluido en el detalle de la Nmina sea igual al que consta en el Distributivo de Remuneraciones, Sueldos y Salarios Bsicos aprobado por el Ministerio de Economa y Finanzas para el Ejercicio 2009. 34

35
36

2.8 MANUAL DE CONTROL INTERNO

El momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar un manual de procedi m i ent os , en el cual debe i ncl ui r t odas l as act i vi dades y es t abl ecer responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.35

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacin.

3 OBJETIVOS Y POLTICAS DEL MANUAL36

El desarrollo y mantenimiento de una lnea funcional de autoridad y responsabilidad

p para complementar los controles de la organizacin.

Una definicin clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, as como la actividad de la organizacin, esclareciendo todas las posibles lagunas o reas de

r responsabilidad indefinida.
Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta informacin de

l los resultados operativos y de organizacin en el conjunto.

Un sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseados para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, as como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.

3 37

La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como evaluacin y autocontrol que asegure un anlisis efectivo y de mxima proteccin posible contra errores, fraude

y y corrupcin.
La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestin p proyectada y los objetivos futuros.

La correcta disposicin de los controles validos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos as como la extensin de los necesarios.

2.9 FASES PARA LA ELABORACIN DE UN MANUAL.

2.9.1 COMPONENTES DEL MANUAL

Los componentes para la elaboracin de un manual son los siguientes:

' PORTADA

Denominada tambin pasta o cartula. Esta deber contemplar: - Logotipo de la Institucin, dispuesto en el ngulo superior izquierdo de la lmina. En la parte central superior anotar la denominacin del rea mayor de la cual depende la unidad administrativa que elabora el Manual.

En la parte central de la hoja se sealar el ttulo del documento y; - En el ngulo inferior derecho se incluir la fecha de elaboracin (mes y ao). La portada no deber llevar ningn adorno que sobresalga como son: lneas de colores, fondo de color, etc., que rompa con la originalidad del documento.37

38

Ibidem

37

Y'

NDICE

En ste rubro se deber describir la relacin que especifique de manera sinttica y ordenada, los captulos o apartados que constituyen la estructura del manual, as como el nmero de hoja en que se encuentra ubicado cada uno de estos.

Y' INTRODUCCIN

Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos que se pretenden cumplir a travs de l. En este apartado se sealar en forma clara y concisa, los antecedentes principales de la unidad responsable del manual, sus caractersticas, mbito de accin y adscripcin, sin profundizar en ellos. Asimismo, se debe mencionar con que estructura orgnica (vigencia) se est elaborando el manual. Tambin se definirn las tcnicas de difusin, implantacin y actualizacin del instrumento y los responsables de estas actividades, as mismo se describir la forma en que se encuentra estructurado el documento con el propsito de lograr una mejor y mayor comprensin del mismo. 38

Y'

OBJETIVO DEL MANUAL

Aqu se debe definir el propsito final que se persigue con la implantacin del instrumento. La formulacin del objetivo debe ser breve, clara y precisa, atendiendo a las siguientes indicaciones: iniciar con un verbo en infinitivo; sealar el qu y para qu servir el manual; evitar el uso de adjetivos calificativos, as como subrayar conceptos.38

Y' MARCO JURDICO

Constituye el fundamento, legal que faculta a una determinada unidad administrativa para establecer y operar mecanismos, procedimientos y sistemas administrativos con la normatividad vigente, congruente con la naturaleza propia del manual en el mbito de su competencia. Todos estos documentos debern anotarse cronolgicamente, de acuerdo al orden jerrquico que se describe a continuacin: 38

A.Constitucin Poltica del Ecuador; B.Leyes, Cdigos y Convenios Internacionales 0.Reglamentos C.Decretos A.Acuerdos B.Circulares y/u Oficios D.Documentos Normativos-Administrativos (manuales, guas o catlogos) E.Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza no pueden ser incluidos en la
clasificacin anterior).

2.9.2 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.

2.9.2.1 Objetivos de Procedimiento

Propsito del mismo.

2.9.2.2 Base Legal

Normas aplicables al procedimiento de orden gubernamental o internas, requisitos, documentos y archivo.

2.9.2.3 Descripcin rutinaria del procedimiento u operacin y sus participantes

Pasos que se deben hacer, cmo y porqu, identificando el responsable.

2.9.2.4 Grfica o diagrama de flujo del procedimiento

Realizacin del Flujograma

39

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Para la representacin grfica de la secuencia de los procedimientos o actividades que conforman el manual se utilizar los siguientes signos universales. 39

ALMACENADOS Utilizado para ingresar datos.

2.9.3 QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO

Todos los empleados del Departamento Financiero de la Escuela Superior Politcnica de

Chimborazo debern consultar permanentemente este manual para conocer las medidas de control interno, evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; adems de presentar sugerencias tendientes a mejorar.
Los jefes de las diferentes reas porque podrn evaluar objetivamente el desempeo

de sus subalternos y proponer medidas para la adecuacin de controles modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la Institucin para analizar resultados en las distintas operaciones.

CAPTULO III

3. DIAGNSTICO DEL CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO FINANCIERO.

El Sistema de Control Interno del Departamento Financiero se encuentra en un nivel medio, La importancia de tener un buen control interno en el departamento se hace necesario ya que ayudara a medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlo, es de gran utilidad recalcar que en esta unidad no cuenta con un control apropiado para sus necesidades, como son las de pago oportuno.

Debido a la implementacin de los nuevos sistemas informticos (e-SIGEF, e-SIPREN) se hace necesario un mayor control interno ya que el sistema es manejado a nivel de ministerio (Ministerio de Economa y Finanzas), se debe ser muy cuidadoso con la informacin, debido a esto sera de gran utilidad poseer un manual de control interno, para as lograr la eficiencia, eficacia y economa en todas las operaciones realizadas El Di rect or del Depart am ent o Fi nanci ero com o part e fundam ent al de sus

responsabilidades, deber desarrollar y mantener un programa continuo que asegure el control interno y revisar permanentemente su efectividad.

59

3.1 ORGANIGRAMA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

Realizado por: Jessy Vega

60 3.2 GENERALIDADES DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

3.2.1 MISIN

El Departamento Financiero planifica, organiza, regula y controla la ejecucin del presupuesto institucional, coordina su labor con las Facultades, Direcciones Administrativas, Unidades Productivas y la Comisin de Planificacin.

La misin est de acuerdo a lo que realizan, pero podra complementarse con Velar por la administracin eficaz y eficiente de los ingresos y egresos que percibe la Institucin.

3 3.2.2 OBJETIVOS I Implementar un sistema de informacin gerencial.

Promover una estructura de control interno y de gestin basada en r resultados.

Mejoramiento de la gestin administrativa y financiera de las unidades d produccin de

Consolidar la informacin financiera institucional. Integrar a la Direccin Financiera en la relacin interinstitucional, con el CONESUP, y los dems organismos de control. y

R eforz ar los conveni os de fort al eci m i ent o y as es oram i ent o

i interinstitucional.
Alcanzar el Fortalecimiento Institucional de la Direccin Administrativa Financiera de la

E ESPOCH.
Mejorar la infraestructura y equipamiento de la Unidad.

Sus objetivos estn bien delimitados pero sera factible que se tuviera un objetivo general al cual todo el departamento se enfocara, llegando as a un mejor funcionamiento.

El cual podra ser Ejercer el Control Interno- Contable, Econmico y Financiero en el desarrollo del ciclo presupuestario, participando activamente en la planeacin, coordinacin, ejecucin, control, supervisin y evaluacin de los diversos recursos, a fin de garantizar la ptima asignacin y uso de los recursos pblicos.

3.2.3

F FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

Seguimiento a los planes y programas operativos de cada uno de las Facultades y

D Departamentos de la ESPOCH
Control y evaluacin del presupuesto en atencin a las necesidades y capacidades

i institucionales de la ESPOCH
Mantener la informacin financiera oportuna para la toma de decisiones de la Alta

G Gerencia M Mejoramiento contino de los procesos

Optimizacin en las fuentes y usos de los recursos financieros institucionales

La s funci ones s e encuent ran bi en es t ab l eci das pero para com pl em ent o y direccionamiento eficaz se hace necesario hacer levantamiento de procedimientos actuales, como son:

Revisin de la documentacin, varias veces, para as asegurar que se encuentra

c correcta la informacin. V Verificacin del RUC del beneficiario mediante el Portal del SRI. D Desarrollo permanente de los recursos humanos
Informacin financiera se encuentre actual mediante sistemas informticos.

3.3 FODA

DEPARTAMENTO FINANCIERO FODA

FORTALEZAS

DEBILIDADES Subutilizacin del Software y falta de seguridad en el hardware. Falta de empoderamiento.

P Personal con experiencia en el perfil

Profesional.

Ambiente de trabajo positivo Actualizacin peridica de equipos

t tecnolgicos.

I Infraestructura adecuada.
Programas de capacitacin.

Monotona en el trabajo.

N Normativa Vigente

Tiempo del servicio del personal Administrativo.

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

Regularizacin de los procedimientos financieros a travs del e-SIGEF.

Dependencia total de una herramienta informtica externa.

Polticas de cambio implementadas por el gobierno.

Polticas econmicas del gobierno.

Interaccin con el Ministerio de Economa y Finanzas.

Dependencia de las decisiones y polticas del Ministerio de Economa y Finanzas.

Auditora Externa (Contralora) Acreditacin de la Politcnica Mala utilizacin de informacin confidencial.

3.4. INGRESOS DE RECURSOS ECONMICOS ASIGNADOS POR EL ESTADO.

3.4.1 INGRESOS DE AUTOGESTIN

Los recursos que la Institucin obtiene por la venta de servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas de inversiones, matrculas y otros, se recaudan a travs de las Cuentas Rotativas de Ingresos, en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos. Se lo registra en el sistema autorizado para la administracin de los recursos, afectacin que permite su utilizacin.

La Escuela Superior Politcnica de Chimborazo cuenta con Recursos de Autogestin que ascienden a $ 9 400.233,36 USA.40

40

Fuente: Estados de Resultados -Departamento Financiero-ESPOCH

3.5 EGRESOS DE RECURSOS ECONMICOS

Los pagos con cargo a recursos de autogestin y preasignaciones se realizan siempre y cuando la institucin que solicita el pago cuente con la disponibilidad suficiente en el auxiliar contable de la entidad. Se debe revisar cuidadosamente la documentacin de soporte del pago, el cual no se lo realiza como debe de ser. Provocando tardos en los pagos.

Los pagos con cargo a partidas cuya fuente de financiamiento corresponda a un prstamo o donacin se realizan siempre que la institucin haya recibido el desembolso correspondiente y cuente con la disponibilidad suficiente en el auxiliar contable.

Para la realizacin de las compras debe haber una justificacin de requerimiento, solicitud del pago, para proceder a adquirir el bien se necesita que la institucin posea disponibilidad econmica, y que posea una partida presupuestaria.

Procesos estn bien pero sera mucho mejor si la documentacin que sustenta la compra del bien se encuentra bien revisada, como por ejemplo, el tipo de gasto que es, su utilizacin, y a donde va.

Los jefes de cada rea deben asegurarse al momento de aprobar, que toda la documentacin este bien sustentada para la realizacin del gasto.

Los pagos correspondientes al servicio de la deuda, se realiza de acuerdo a las instrucciones dadas por la unidad responsable de la deuda pblica. La unidad responsable del Tesoro Nacional ordena el dbito de la cuenta de provisin y la transferencia de los recursos a las cuentas que consten en la instruccin de pago, debido ha esto la demora de acreditacin de los pagos a los beneficiarios. Los pagos correspondientes a anticipos de sueldos, anticipos a contratistas, constitucin de fondos rotativos, cajas chicas y subrogaciones de deuda se deben realizar siempre y cuando exista el registro contable y la solicitud de pago correspondiente que luego permita regular presupuestariamente los anticipos otorgados o recuperar los valores subrogados.

Los pagos mediante el nuevo sistema e-SIGEF y e-SIPREN, ha causado problemas:

' Tardanza de los trmites ya que al no haber un control previo de los documentos, al momento de querer pagarlo, se constata y se devuelve de nuevo la documentacin, esto se podra corregir revisando con anterioridad los documentos para que as, el cobrador no pierda mucho de su tiempo y el pago sea gil.

' Dependencia de las decisiones y Polticas d Ministerio de Economa y Finanzas.

' Dependencia total de la herramienta Informtica, ya que si se va el sistema no se puede hacer nada.

3.5.1. MODALIDAD DE PAGO

Para realizar el pago, la unidad responsable del Tesoro Nacional afecta a la cuenta correspondiente y acredita en las cuentas de los beneficiarios finales: proveedores, contratistas, profesores, empleados, trabajadores o terceros, utilizando los mecanismos implantados por el depositario oficial de los fondos pblicos, siendo esta la nica modalidad de pago prevista para el Sector Pblico, para ello es necesario establecer un manual de control interno que ayude a la facilitacin del pago. El depositario oficial de los fondos pblicos comunica a la unidad responsable del Tesoro Nacional las inconsistencias registradas diariamente. Las inconsistencias son procesadas por la unidad responsable del Tesoro Nacional y comunicadas a travs del sistema informtico a la institucin que solicit el pago, para que realice las correcciones pertinentes a efectos de generar nuevamente pago. Estos casos pueden darse cuando la cuenta de ahorros o corriente est cerrada o en desuso, por ello es importante revisar muy cuidadosamente el estado de cuenta de beneficiario para as dar un mejor servicio y pago oportuno.

3.6 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN SOPORTE.

En el Departamento Financiero el manejo de la documentacin del Comprobante nico de Registro (CUR) es enviada al archivo, en el cual posee un registro computarizado de los ingresos de documentacin soporte, se lo archiva por la factura, documento de retencin y CUR autorizado. Por la implementacin del nuevo sistema se realizan tres formas diferentes de CUR los cuales son Comprometido y Devengado el documento que llega al rea de archivo es el Devengado, esto hace que la documentacin no llegue cronolgicamente provocando as incertidumbre de que si la documentacin esta llegando completa.

CAPTULO IV

4. DISEO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO

4.1. ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA

El Manual de Control Interno tiene como propsito fundamental servir de soporte para el desarrollo de las acciones, que en forma cotidiana el Departamento Financiero. El manual se basa en un modelo de operacin por procedimientos, lo que permite administrar el Departamento Financiero como un todo, definir las actividades que agregan valor, trabajar en equipo.

Un modelo de operacin por procesos favorece el cumplimiento de los principios de responsabilidad, al definir los procesos de acuerdo con los preceptos constitucionales y legales; de economa, al identificar con precisin los insumos para cada proceso con las condiciones de calidad requeridas; de eficiencia, al evitar duplicidad de funciones; y de eficacia, al definir la cadena de valor o mapa de procesos de manera coherente y armnica con los planes y programas de la Institucin.

4 4.2. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

Promover la eficiencia, eficacia y economa mediante el Manual de Control Interno para el

D Departamento Financiero.
Asegurar la veracidad y confiabilidad de los datos contables y extracontables, los cuales son

u utilizados por la direccin para la toma de decisiones.

Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

4.3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA PORTADA

ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO DEPARTAMENTO FINANCIERO

NDICE:

INTRODUCCIN

I.OBJETIVODELMANUAL 6 0.MARCOJURDICO
III 6

PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL SISTEMA ESIGEF

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS....................................................................63

PROCEDIMIENTO DE PAGO HORAS CLASE...............................................86

PROCEDIMIENTO DE AVANCE DE OBRA...................................................107

PROCEDIMIENTO DE ANTICIPO SUELDO..................................................126 MANUAL DE CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO DE BECAS..........................................................................139

IV.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL SISTEMA

ESIPREN

PROCEDIMIENTO DE REMUNERACIONES SALARIALES..152

INTRODUCCIN

El Departamento Financiero tiene una estructura formal vertical con 3 niveles jerrquicos bien definidos: Direccin General del departamento, Jefaturas de Seccin y Personal Operativo. Su principal funcin es el control y evaluacin del presupuesto en atencin a las necesidades y capacidades institucionales de la ESPOCH

El presente Manual de Control Interno nos da a conocer de manera integral la operatividad de cada rgano administrativo y contiene bsicamente los siguientes apartados: a

P Propsito, alcance y polticas

Descripcin del procedimiento

El propsito fundamental de la elaboracin del Manual de Procedimientos es servir como auxiliar a los colaboradores del Departamento Financiero en la realizacin de las funciones que se les confiere.

I.OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los lineamientos a seguir para asegurar la eficiente y la oportuna informacin financiera para la toma de decisiones de la Alta Gerencia

II.MARCO JURDICO A.Constitucin Poltica del Ecuador; B.Leyes, Cdigos y Convenios Internacionales 0.Reglamentos C.Decretos A.Acuerdos B.Circulares y/u Oficios D.Documentos Normativos-Administrativos (manuales, guas o catlogos) E.Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza no pueden ser incluidos en la
clasificacin anterior).

4.4. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL SISTEMA ESIGEF

PROCESO PARA LAS COMPRAS OBJETIVO: Adquirir los bienes necesarios para el buen funcionamiento de la institucin. BASE LEGAL: El Art. 44 del Reglamento A La Ley Orgnica Sistema Nacional Contratacin Pblica PROCEDIMIENTO 1 rea de adquisiciones: Revisar que la documentacin:
y y y

' Solicitud de Pago, ' Justificativo de Requerimiento, ' Observar si se encuentra dentro del PAC (Plan Anual ) y POA (Plan Operativo Anual) ' Pedir la certificacin presupuestaria de la disponibilidad de econmica
y

' Realizar la adjudicacin de ingreso a bodega de los materiales, constatar que los bienes estn en un estado ptimo de conservacin.

GRFICO 1

PROCEDIMIENTO 2

Auxiliar administrativo:

' Consignacin de datos de las Personas Naturales o Jurdicas a la que la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo, deba efectuar pagos o entrega de valores retenidos por mandato legal o efectos contractuales de cualquier clase.

GRFICO 2

PROCEDIMIENTO 3 Auxiliar Administrativo: Se debe revisar la documentacin,

y

' Orden de pago principalmente el Nombre del Beneficiario y el RUC que se encuentren registrados en el Ministerio de Economa y Finanzas. ' Que tenga todas las firmas de autorizacin necesidad del pago.

y y

' La documentacin debe estar llenada coherentemente de acuerdo a la ' Justificacin del Requerimiento ' Solicitud de Adquisiciones ' Factura: llenado, caducidad, autorizacin del SRI

y y y

GRFICO 3

PROCEDIMIENTO 4

Jefe de Presupuestos:
y

' Revisar si se encuentra dentro del presupuesto

' Se debe colocar la partida presupuestaria

GRFICO 4

PROCEDIMIENTO 5 rea de Tesorera:

y

' Realizar la retencin correspondiente de acuerdo a la ley.

GRFICO 5

PROCEDIMIENTO 6 rea de Presupuestos

y

' Elaboracin del Comprobante nico Registrado (CUR) ' Revisar la documentacin minuciosamente ' Registrar el encabezamiento que comprende, Registro de Ejecucin, Comprobante Fiscal, RUC, N del Documento, Monto del Gasto y Detalle en la herramienta informtica e-SIGEF.

' Solicita, e-SIGEF. ' Registra la partida presupuestaria, e-SIGEF. ' Aprobacin, e-SIGEF. ' CUR Comprometido

y y

GR?FICO 6

PROCEDIMIENTO 7 rea de Contabilidad:

y

' Revisar la documentacin ' Retenciones ' Factura ' Registro Presupuestario, e-SIGEF. ' Detalles del documento, e-SIGEF. ' Crear la Estructura Presupuestaria, e-SIGEF. y '

y y

Crear a Factura y Retencin, e-SIGEF. y' Solicita, e-SIGEF.

GRFICO 7

CONTABILIDAD

E-SIGEF

f ~f

REVISAR QUE EST COMPLETA LA DOCUMENTACIN RETENCIONES FACTURA

REVISAR EL CONTENIDO DE DETALLE

PARTIDA PRESUPUESTARIA

FACTURA RETENCIN

SOLICITAR

~g

PROCEDIMIENTO 8 Jefe de Contabilidad

y

' Revisar que toda la documentacin este bien. y'

Aprueba, e-SIGEF.
y

' CUR Devengado, e-SIGEF.

GRFICO 8

PROCEDIMIENTO 9 Secretara:

' Contar cuantos CUR Devengado estn realizados ' Elaborar en una lista donde conste: N de CUR, Centro de Costo y total de CURs

' Enviar a Tesorera.

GR?FICO 9

SECRETAR?A

CONTAR LOS CUR

COMPROBANTE ?NICO REGISTRO

REALIZAR UNA LISTA N? CUR, CENTRO DE COSTO

EN V IA R A TESORER?A

PROCEDIMIENTO 10 rea de Tesorera:

' Revisar que todo este bien.

' Realiza el Pago mediante el Ministerio de Economa y Finanzas y '

Ser acreditado en a cuenta del beneficiario en 48 horas. y' Elaborar una lista de los CURs tramitados
y

' Enviar a archivo

GRFICO 10

PROCEDIMIENTO 11 Archivo:

' Constatar que la lista coincida con la documentacin que se le est entregando.

' Revisar que la documentacin conste con factura y retencin respectivamente.

' Asegurarse que la documentacin este bien guardada

GRFICO 11

PROCESO PARA EL PAGO DE HORAS CLASE. OBJETIVO: Remunerar las clases dictadas por los profesores de ato nivel acadmico. BASE LEGAL: Estatuto Politcnico de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo, Literal L en el Art. 11, mediante resoluciones norman el valor Hora Clase PROCEDIMIENTO 1 Departamento de Recursos Humanos:
y y

' Elaboracin de Contratos, ' Legalizacin de Informes (enviados por las Dependencias),

GR?FICO 12

PROCEDIMIENTO 2

Secretara:

' Recepcin de Contratos y'

Recepcin de Informes y' Recepcin de Facturas

GR?FICO 13
a

PROCEDIMIENTO 3 Contador 5: Se debe revisar la documentacin,

y

' Los contratos deben estar debidamente legalizados por el Departamento de Recursos Humanos en el conste: Datos del Docente, perodo acadmico, partida presupuestaria y valor hora clase;

' Los informes debidamente legalizados por el Departamento de Recursos Humanos y la Autoridad Ordenadora de Gasto de cada Dependencia;

' Factura: debe constar los siguientes requisitos, nmero de horas en relacin con el informe emitido por las Dependencias, valor unitario, valor total y dems requisitos exigidos por la Ley Rgimen Tributario.

' Elaboracin de Rol de Pagos(Nmero de la Cedula De Identidad, Apellidos y Nombres, Dependencia, N Factura, Periodo, Valor Hora, Subtotal, 8% de Retencin en la Fuente, Liquido a Pagar) y'

Informe de pagos realizados y pendientes

GRAFICO 14
b

PROCEDIMIENTO 4 rea de Tesorera: ' Control de facturas (llenado, caducidad, autorizacin del SRI)
y y

' Elaboracin de Comprobantes de Retencin de

acuerdo a la ley.

GR?FICO 15
c

PROCEDIMIENTO 5 rea de Presupuestos ' Elaboracin del Comprobante nico Registrado (CUR) ' Revisar la documentacin minuciosamente ' Registrar el encabezamiento que comprende, Registro de Ejecucin, Comprobante Fiscal, RUC, N del Documento, Monto del Gasto y Detalle en la herramienta informtica e-SIGEF.
y

' Solicita, e-SIGEF. ' Registra la partida presupuestaria, e-SIGEF. ' Aprobacin, e-SIGEF. ' CUR Comprometido

y y

GR?FICO 16

PROCEDIMIENTO 6 rea de Contabilidad:

y

' Revisar la documentacin ' Retenciones ' Factura ' Registro Presupuestario, e-SIGEF. ' Detalles del documento, e-SIGEF. ' Crear la Estructura Presupuestaria, e-SIGEF. y '

y y

Crear a Factura y Retencin, e-SIGEF. y' Solicita, e-SIGEF.

GRFICO 17

CONTABILIDAD

E-SIGEF

REVISAR QUE EST COMPLETA LA DOCUMENTACIN RETENCIONES FACTURA

REVISAR EL CONTENIDO DE

PARTIDA PRESUPUESTARIA

FACTURA RETENCIN

SOLICITAR

PROCEDIMIENTO 7 Jefe de Contabilidad

y

' Revisar que toda la documentacin este bien. y'

Aprueba, e-SIGEF.
y

' CUR Devengado, e-SIGEF.

GRFICO 18

PROCEDIMIENTO 8 Secretara:

' Contar cuantos CUR Devengado estn realizados ' Elaborar en una lista donde conste: N de CUR, Centro de Costo y total de CURs

' Enviar a Tesorera.

GR?FICO 19

SECRETAR?A

CONTAR LOS CUR

COMPROBANTE ?NICO REGISTRO

REALIZAR UNA LISTA N? CUR, CENTRO DE COSTO

EN VI AR A TESORER?A

PROCEDIMIENTO 9 rea de Tesorera:

' Revisar que todo este bien.

' Realiza el Pago mediante el Ministerio de Economa y Finanzas y '

Ser acreditado en a cuenta del beneficiario en 48 horas. y' Elaborar una lista de los CURs tramitados
y

' Enviar a archivo

GR?FICO 20

PROCEDIMIENTO 10 Archivo:

' Constatar que la lista coincida con la documentacin que se le est entregando.

' Revisar que la documentacin conste con factura y retencin respectivamente.

' Asegurarse que la documentacin este bien guardada

GRFICO 21

PROCESO PARA EL PAGO DE AVANCE DE OBRAS. OBJETIVO: Cubrir con la demanda estudiantil, para la mejora y prosperidad de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo BASE LEGAL: Normas de Control Interno para el Sector Pblico de la Contralora en el rea 200 -00, Subrea 230-00, Titulo 230-14: Control y Custodia de Garantas y Finanzas. PROCEDIMIENTO 1 Auxiliar Administrativo: Revisar la documentacin,
y y y y y y

' Datos para Transferencia ' N del tramite ' Oficio de autorizacin de pago, ' Factura: llenado, caducidad, autorizacin del SRI ' Informes de Fiscalizacin, con sus respectivos sellos. ' Visto Bueno del Departamento de Mantenimiento y Desarrollo Fsico ' Planillas de Avance (debe coincidir el valor con el valor del contrato) y' ' Presupuesto Referencial ' Contrato ' Fotos

Libreo de Obra
y y y

GR?FICO 22

INICIO

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

DATOS PERSONALES PARA TRANSFERENCIA

N? DE TRAMITE

REVISAR LA DOCUMENTACI?N

OFICIO DE AUTORIZACI?N DE PAGO

INFORMES DE FISCALIZACI?N

FACTURA

PLANILLAS DE AVANCE LIBREO DE OBRA

CONTRATO

FOTOS

PROCEDIMIENTO 2

Jefe de Presupuestos:
y

' Revisar si se encuentra dentro del presupuesto

' Colocar la partida correspondiente

GR?FICO 23
a

PROCEDIMIENTO 3

rea de Tesorera:

1' C o n tro l d e fa c tu ra s (lle n a d o , c a d u c id a d ,

a u to riz a c i n d e l S R I)
1' E la b o ra c i n d e C o m p ro b a n te s d e R e te n c i n d e

a c u e rd o a la

le y .

GR?FICO 24

PROCEDIMIENTO 4 rea de Presupuestos

y

' Elaboracin del Comprobante nico Registrado (CUR) ' Revisar la documentacin minuciosamente ' Registrar el encabezamiento que comprende, Registro de Ejecucin, Comprobante Fiscal, RUC, N del Documento, Monto del Gasto y Detalle en la herramienta informtica e-SIGEF.

' Solicita, e-SIGEF. ' Registra la partida presupuestaria, e-SIGEF. ' Aprobacin, e-SIGEF. ' CUR Comprometido

y y

GR?FICO 25

PROCEDIMIENTO 5 rea de Contabilidad:

y

' Revisar la documentacin ' Retenciones ' Factura ' Registro Presupuestario, e-SIGEF. ' Detalles del documento, e-SIGEF. ' Crear la Estructura Presupuestaria, e-SIGEF. y '

y y

Crear a Factura y Retencin, e-SIGEF. y' Solicita, e-SIGEF.

GR?FICO 26

PROCEDIMIENTO 6 Jefe de Contabilidad

y

' Revisar que toda la documentacin este bien. y'

Aprueba, e-SIGEF.
y

' CUR Devengado, e-SIGEF.

GRFICO 27

JEFE DE CONTABILIDAD

E-SIGEF

REVISAR LA

EST BIEN

APROBACIN

PROCEDIMIENTO 7 Secretara:

' Contar cuantos CUR Devengado estn realizados ' Elaborar en una lista donde conste: N de CUR, Centro de Costo y total de CURs

' Enviar a Tesorera.

GR?FICO 28

PROCEDIMIENTO 8 rea de Tesorera:

' Revisar que todo este bien.

' Realiza el Pago mediante el Ministerio de Economa y Finanzas y '

Ser acreditado en a cuenta del beneficiario en 48 horas. y' Elaborar una lista de los CURs tramitados
y

' Enviar a archivo

GR?FICO 29
g

PROCEDIMIENTO 9 Archivo:

' Constatar que la lista coincida con la documentacin que se le est entregando.

' Revisar que la documentacin conste con factura y retencin respectivamente.

' Asegurarse que la documentacin este bien guardada

GRFICO 30

PROCESO PARA EL ANTICIPO SUELDO OBJETIVO: Anticipo Sueldo a los empleados y trabajadores de la ESPOCH para sus necesidades urgentes BASE LEGAL: Estatuto Politcnico de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo, Literal L en el Art. 11, mediante resoluciones PROCEDIMIENTO 1

Secretara: ' S o lic itu d

e n P a p e l P o lit c n ic o p o r e l in te re sa d o /a

GR?FICO 31

PROCEDIMIENTO 2 rea de Contabilidad:

y

' Revisar que la Solicitud tenga el visto Bueno de la mxima autoridad (Rector)

' Detalles del documento, e-SIGEF.

y

' Crear la ruta de acceso: Contabilidad no Presupuestarias

Registro de Operaciones

Anticipos de Remuneraciones, e-SIGEF.

' Crear el Anticipo con el monto solicitado, e-SIGEF. ' Solicita, e-SIGEF.

GR?FICO 32

PROCEDIMIENTO 3 Jefe de Contabilidad

y

' Revisar que toda la documentacin este bien. y'

Aprueba, e-SIGEF.
y

' CUR Devengado, e-SIGEF.

GRFICO 33

JEFE DE CONTABILIDAD
c

E-SIGEF

REVISAR LA

EST

BIEN

APROBACIN

PROCEDIMIENTO 4 Secretara:

' Contar cuantos CUR Devengado estn realizados ' Elaborar en una lista donde conste: N de CUR, Centro de Costo y total de CURs

' Enviar a Tesorera.

GR?FICO 34

SECRETAR?A

CONTAR LOS CUR

COMPROBANTE ?NICO REGISTRO

REALIZAR UNA LISTA N? CUR, CENTRO DE COSTO

EN V IA R A TESORER?A

PROCEDIMIENTO 5 rea de Tesorera:

' Revisar que todo este bien.

' Realiza el Pago mediante el Ministerio de Economa y Finanzas y '

Ser acreditado en a cuenta del beneficiario en 48 horas. y' Elaborar una lista de los CURs tramitados
y

' Enviar a archivo

GRFICO 35

PROCEDIMIENTO 6 Archivo:

' Constatar que la lista coincida con la documentacin que se le est entregando.

' Revisar que la documentacin conste con solicitud del anticipo en papel politcnico.

' Asegurarse que la documentacin este bien guardada

GR?FICO 36

PROCESO PARA EL PAGO DE BECAS

OBJETIVO: Motivar a los estudiantes; reconociendo su dedicacin, esfuerzo y trabajo en sus estudios. BASE LEGAL: Constitucin del Ecuador; Capitulo Quinto, Titulo IV, Seccin Tercera: Formas de Trabajo y su Retribucin, en el Art. 328. PROCEDIMIENTO 1 Departamento de Bienestar Politcnico:
y y

' Receptar informes de Becarios, ' Realizar los reportes correspondientes,

GRFICO 37

PROCEDIMIENTO 2

Nmina:
y

' Receptar los informes emitidos por el Departamento de Bienestar Politcnico revisar la informacin entregada. ' Ingresar toda la informacin al sistema creado para Becas. ' Cuadrar la informacin obtenida en el sistema con los informes. y' ' Realizan anexos: copias de Roles

y y

General el Rol de Becas

y

GRFICO 38

PROCEDIMIENTO 3 rea de Contabilidad: ' Emitir los informes de Becarios y' Subir la informacin de becarios en transferencia, E-SIGEF y' Se
y

emitir automticamente el CUR Comprometido y Devengado, E-SIGEF

GRFICO 39

PROCEDIMIENTO 4 Secretara:

' Contar cuantos CUR Comprometido y Devengado estn realizados y'

Elaborar en una lista donde conste: N de CUR, Centro de Costo y total de CURs
y

' Enviar a Tesorera.

GRFICO 40

PROCEDIMIENTO 5 rea de Tesorera:

' Revisar que todo este bien.

' Realiza el Pago mediante el Ministerio de Economa y Finanzas y '

Ser acreditado en a cuenta del beneficiario en 48 horas. y' Elaborar una lista de los CURs tramitados
y

' Enviar a archivo

GRFICO 41

PROCEDIMIENTO 6

Archivo:

' Constatar que la lista coincida con la documentacin que se le est entregando.

' Revisar que la documentacin conste con factura y retencin respectivamente.

' Asegurarse que la documentacin este bien guardada

GRFICO 42

4.5. MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL SISTEMA ESIPREN

PROCESO PARA EL PAGO DE REMUNERACIONES SALARIALES OBJETIVO: Estructurar un sistema de informacin laboral como una herramienta presupuestaria para el registro, actualizacin, control, seguimiento y evaluacin de los gastos en personal, establecimiento de polticas remunerativas, estimacin de escalas, optimizacin de recursos pblicos, transparencia fiscal y rendicin de cuentas. BASE LEGAL: ART. 105 del Reglamento de la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa. (REGLAMENTO LOSCCA) PROCEDIMIENTO 1 Departamento de Recursos Humanos:
y y

' Elaboracin de Contratos, ' Entradas y Salidas de personal, y' ' Aumento de Sueldo

Cambio de Puesto
y

GRFICO 43

PROCEDIMIENTO 2

Nmina:
y

' Receptar los descuentos de gremios, de ley como Prestamos Hipotecarios y Prestamos Quirografarios. ' Ingresar toda la informacin al sistema personal Rol de Pagos el cual calcula los descuentos de ley automticamente. ' General el Rol de Pagos ' Realizan anexos: copias de Roles y Descuentos

y y

GRFICO 44

PROCEDIMIENTO 3 rea de Contabilidad:

y

' Emitir las Planillas de Partidas, Descuentos y Lquido a Pagar en Microsoft Excel. ' Enviar las planillas mediante el sistema E-SIPREN SIPREN

y y

' Se emitir automticamente el CUR Comprometido y Devengado, E-

GRFICO 45

PROCEDIMIENTO 4 Secretara:

' Contar cuantos CUR Comprometido y Devengado estn realizados y'

Elaborar en una lista donde conste: N de CUR, Centro de Costo y total de CURs
y

' Enviar a Tesorera.

GRFICO 46

PROCEDIMIENTO 5 rea de Tesorera:

y y

' Revisar que todo este bien.

' Realiza el Pago mediante el Ministerio de Economa y Finanzas y '

Ser acreditado en a cuenta del beneficiario en 48 horas. y' Elaborar una lista de los CURs tramitados
y

' Enviar a archivo

GRFICO 47

PROCEDIMIENTO 6 Archivo:

' Constatar que la lista coincida con la documentacin que se le est entregando.

' Revisar que la documentacin conste con factura y retencin respectivamente.

' Asegurarse que la documentacin este bien guardada

GRFICO 48

CAPITULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES

El estudio y diagnstico de la situacin actual de la Institucin permiti conocer

las necesidades para el rea Financiera, en la que se registra:

Inexistencia de una Manual de Control Interno para el sistema e-SIGEF y eSIPREN.

El anlisis de conceptos y definiciones emitidas por diferentes autores sobre

aspectos relacionados con el tema ayudaron a un mejor entendimiento en el labor del Manual.
La Direccin Financiera es responsable de mantener la eficiencia, eficacia y

economa en las operaciones realizadas, por la necesidad de cumplir la misin y objetivos institucionales.

El control es una prioridad por lo cual se diseo con el objeto de proporcionar un

grado de seguridad razonable sobre el logro de los objetivos del Departamento Financiero.
El no poseer un control adecuado para el pago de obligaciones hace que se

demore su cancelacin daando as la imagen fiel de la Institucin.

5.2 RECOMENDACIONES

Se implemente el presente manual para que las actividades de control, acoplamiento y

evaluacin de las operaciones operativas se las realice de forma eficiente y oportuna.

El manual se convertir en una gua til para poder realizar los procedimientos

adecuadamente llevando controles efectivos a la vez que deber ser socializado.

Se aconseja a la direccin realizar monitoreo peridicamente para verificar el

cumplimiento de los controles internos y vigilar el desempeo de sus subordinados.

Capacitar al talento humano en sus reas para el mejor acoplamiento a diferentes avances

tecnolgicos logrando as efectividad en sus operaciones y reduciendo los gastos innecesarios.

RESUMEN

El presente trabajo es el Diseo de un Manual de Control Interno para el Departamento Financiero en la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo- Riobamba, aplicando la nueva normativa y herramientas informticas que rigen para el sector pblico en el ao 2009.

Para que sea factible la utilizacin del manual se describen los procedimientos para Compras, Anticipo Sueldo, Avance de Obra, Horas Clase, Becas y Salarios, con ayuda de flujogramas hacindolo de fcil comprensin.

En la perspectiva que aqu adoptamos, podemos afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no sern las ms adecuadas para su gestin e incluso podra llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.

El control interno siendo un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en s mismo, lo llevan a cabo las personas que conducen en todos los niveles, no se trata de manuales de organizacin y procedimientos, slo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conduccin o consecucin de los objetivos. Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestin e integrados a los dems procesos bsicos de la misma: planificacin, ejecucin y supervisin.

SUMMARY

The present work is the Design of Internal Control Manual for the Finance Department at the Escuela Superior Politcnica de Chimborazo, Riobamba, applying the new rules and tools that govern the public sector in 2009.

To make feasible the use of the manual describes the procedures for purchases, Salary Advance, Advance Work, Hours Class, Awards and Wages, making flowcharts using easily understood.

In the perspective adopted here, we can say that a department that does not implement adequate internal controls may be at risk of deviations in their operations, and of course the decisions are not best placed to manage and could even lead to the same to an operational crisis, therefore, one must assume a number of consequences that harm the results of their activities.

Internal control to be a process, ie a means to an end not an end in itself, is carried out by people who drive at all levels, not about organization and procedures manuals, can also be reasonable degree of security and total security is not to drive or achievement of objectives. In speaking of internal control as a process refers to a chain of actions extended to all activities relating to the management and integrated with other basic processes of the same: planning, implementation and monitoring.

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Edicin, Editorial Paraninfo Madrid-Espaa; 2008

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HOLMES, A. Auditoras Principios y Procedimientos. Quinta Edicin, Editorial Hispanoamrica - Mxico; 1994.

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www.inf.utfsm.cl/~lhevia/asignaturas/proy ti/topicos/Memorias/LECTURA Ri esgosPinar.doc http://www.monografias.com/trabajos37/procedimientosAuditora/procedimiento s-Auditora2. shtml

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http://aplicaciones.virtual.unal.edu.co/drupal/files/instructivo.pdf

www.scribd.com/doc/2234401/Guia-para-elaborar-manuales-de-procedimientos

ANEXOS

FUENTE: Departamento Financiero- Adquisiciones.FORM-ADQ-001

SUPERI OR POLITCNICA DE ESCUELA CHIMBORA ZO

JUSTIFICATIVO DE REQUERIMIENTO
MEMORANDO No............ <<JEFE INMEDIATO>> <<FUNCIONARIO QUE REALIZA EL REQUERIMIENTO>> <<FECHA>> <<INFORME JUSTIFICATIVO PARA LA ADQUISICIN DE................>>

PARA: DE: FECHA: ASUNTO:

ANTECEDENTES <<Razones que justifican el uso del requerimiento>>

SITUACI N ACTUAL <<Problemas o necesidad actual>>

SOLICITUD: <<Peticin formal o concreta con caractersticas y especificaciones que debe requerir el bien o servicio y presupuesto referencial o valor estimado>>

Atentamente, < FUNCIONARIO SOLICITANTE>>

SUPERIOR POLITCNICA DE ESCUELA CHIMBORAZO

CENTRO DE COSTO: <<FACULTAD Y/O DEPARTAMENTO>> UNIDAD : <<NOMBRE DE LA SECCIN >>

CANTIDAD

FECHA : <DD/MM/AAAA FECHA DE PEDIDO>>

BIENES Y/O SERVICIOS

UNIDAD DE MEDIDA

DESCRIPCIN Y/O ESPECIFICACIONES

Especificar detalladamente: marca, modelo, peso, capacidad, cdigo, volumen, color, segn corresponda. Caso contrario, la Unidad de Adquisiciones no aceptar la Solicitud de Compra.

SOLICITADO POR:

AUTORIZADO POR:

CUSTODIO:
<<NOMBRE>>

<< NOMBRE DEL SOLICITANTE>> <<ORDENADOR DE GASTO>>

<<CEDULA IDENTIDAD>>

POA (PLAN OPERATIVO ANUAL) <<POA DEL 2008 APROBADO>>

PAC(PLAN ANUAL DE CONTRATACIN) <<PAC DEL 2008 APROBADO>>

FUENTES DE FINANCIAMIENTO <<FUENTE Y PROGRAMA>>

PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO CERTIFICACIN PRESUPUESTARIA F. <<NUMERO DE LA PARTIDA>> PRESUPUESTO
* SI SON EQUIPOS INFORMTICOS ADJUNTAR VISTO BUENO DE DESITEL ** SI SON EQUIPOS ELECTRNICOS ADJUNTAR VISTO BUENO DEL JEFE DE ELECTRNICA

ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO

FORMULARIO OBLIGATORIO
Panamericana sur Km. 1 1/2 Telfono: 03-2605913 Ext. 126-134 e-mail:financiero@espoch.edu.ec

PARA LA CONSIGNACIN DE DATOS DE LAS PERSONAS NATURALES O JURDICAS A LAS QUE LA ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO, DEBA EFECTUAR PAGOS O ENTREGA DE VALORES RETENIDOS POR MANDATO LEGAL O EFECTOS CONTRACTUALES DE CUALQUIER CLASE. NOMBRE COMPLETO O RAZN SOCIAL NMERO DE CEDULA DE IDENTIDAD O PASAPORTE NMERO DEL RUC (PERSONA JURDICA) NMERO DE CEDULA DEL REPRESENTANTE LEGAL (PERSONA JURDIC DIRECCIN COMERCIAL NMERO TELEFNICO DIRECCIN ELECTRNICA GRUPO DE BIEN/SERVICIO QUE OFERTA Ej. Equipo Computacin/Muebles de Oficina/Material de Oficina/Material de Laboratorio/ Equipo de laboratorio/ Construcciones/Material de Construccin/ Mantenimiento.../ Alimentacin/Hospedaje/ Vehculos/ Seguros/ Material de limpieza/ Vveres/ Vajilla y menaje, etc.

INFORMACIN DE LA INSTITUCIN FINANCIERA (BANCO, MUTUALISTA O COOPERATIVA), Y NMERO DE CUENTA CORRIENTE, AHORROS O CUENTA ESPECIAL, EN LA CUAL EL INTERESADO AUTORIZA QUE SE LE ACREDITEN LOS PAGOS (INDICAR UNA SOLA INSTITUCIN FINANCIERA Y UNA SOLA CUENTA) DECLARACIN DEL INFORMANTE NOMBRE DE LA INSTITUCIN FINANCIERA TIPO DE CUENTA. Marque con una (X) AHORROS__________ No. CUENTA CORRIENTE / AHORRO / ESPECIAL Yo,___________________________________________________________por medio de la presente, (En caso de ser persona natural) / La Empresa (En caso de persona jurdica) declaro(a) libre y voluntariamente, que todos los datos aqu consignados son verdaderos; y acepto(a) que la ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO, efecte los pagos a los que tenga derecho. As mismo, declaro(a) que la ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO, queda excenta de toda responsabilidad econmica y legal, en la utilizacin de esta informacin por ser generado por el infrascrito. Igualmente me (se) comprometo(e) a mantener actualizada la presente informacin. Atentamente, NOMBRE Y FIRMA DE RESPONSABILIDAD DE LA PERSONA NATURAL O JURDICA CORRIENTE _________ ESPECIAL

189 DIRECTOR FINANCIERO ESPOCH

PROCEDENCIA:

<FACULTAD/DEPARTAMENTO>>

ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO

Panamericana sur Km. 1 1/2 Telfono: 03-2605913 Ext. 126-134 e-mail:financiero@espoch.edu.ec

o, autorice a quien corresponda realice el tr?mite de pago por la cantidad de: <<CANTIDA ~~~~ ~~~ <<CANTIDAD EN LETRAS>>

ARIO>> E RUC DEL BENEFICIARIO>> Contribuyente Especial : PROGRAMA>> ECTO CONTEMPLADO EN EL POA>> OBJETO DEL GASTO>>

SI ( ) NO ( )

CUMENTOS QUE SE ADJUNTA>>

o sobre su legalidad y autenticidad.

>

CLASIFICADOR PRESUPUESTARIO DE INGRESOS Y GASTOS DEL SECTOR PBLICO