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Administrar revisiones de documentos de Word en Microsoft SharePoint - Parte 1

11 DE JULIO 2011 EN DOC-TO-HELP POR NICKY BLEIEL

Ejemplos de cdigo Blogs Demos en Vivo

Con Doc-To-Help 2011, puede compartir documentos de Word de su proyecto de cdigo en un servidor de SharePoint. Una vez que estn en el servidor, expertos en la materia (PYME) pueden ver los documentos de Word, hacer cambios, y comprobar de nuevo pulg Por qu aadir su flujo de trabajo de SharePoint para la revisin de documentos? Debido a que SharePoint hace que el proceso de revisin de documentos ms eficiente - y menos propenso a errores - de las siguientes maneras: Una sola copia de cada documento se puede encontrar en una ubicacin central. Check in / check out significa que dos (o ms) las PYME no pueden editar el mismo documento al mismo tiempo. Esto elimina la necesidad de mezclar las ediciones posteriores. SharePoint guarda versiones anteriores de tus documentos. Si un usuario daa un documento ms all del ahorro, puede restaurar una versin anterior, no daada del documento. SharePoint guarda un historial de versiones de cada documento. Usted puede revisar cuando los documentos se llev, y por quin. Tambin puede revisar todos los comentarios introducidos sobre ese documento en que se registrados Sin embargo, hay dos razones por las que no se puede simplemente subir tus documentos de Word en SharePoint y decirle a las PYME de revisar, editar y guardar sin el establecimiento de normas y un proceso. Documentos de Word Doc-To-Help es poco probable que el texto recto que incluir enlaces a temas, texto condicional, los estilos se aplicarn, etc Si los enlaces se eliminan, las condiciones alteradas, o cambiadas estilos, entonces su salida no pueden trabajar o buscar la manera que quera. Si un revisor elimina un tema en conjunto, a continuacin, vincula a ese tema se rompera. Debe revisar todos los cambios. Cualquier cambio propuesto debe ser revisado por la precisin, para confirmar que las PYME no se contradicen entre s, para confirmar que no hay repeticin, y la gramtica y la puntuacion.

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Solucin Parte 1: Control de cambios

Una forma de administrar las revisiones sera la siguiente: exigir a los revisores que activar el "control de cambios" en Word antes de comenzar su revisin. Esto tiene sus ventajas: Word automticamente marcar todos los cambios con las iniciales del revisor. (Usted puede tener que ajustar los cambios que se mostrar en
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diferentes colores, pero eso es un poco molesto.) Usted puede revisar todos los cambios antes de aceptarla, o puede aceptar todos los cambios al mismo tiempo. Los cambios sugeridos pueden rechazar individualmente. Si usted necesita para "ajustar" los cambios antes de aceptarlos, realice los cambios y, a continuacin, acepte todos los cambios. Es posible que algunos usuarios no se sienten cmodos con el trabajo en "Control de cambios" (que no les gusta el texto subrayado / color), pero hay una manera de hacerlo ms fcil. Esto ser explicado a continuacin.

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Solucin Parte 2: Comentando

Otra caracterstica valiosa en Word es el "comentar" caracterstica. Con esta funcin, los revisores pueden hacer preguntas, sugerir cambios, o incluso aadir cumplidos sin afectar al documento. Puede leer los comentarios y eliminarlos como se realizan los cambios, o si el documento se volver a revisar la PYME, puede responder a los comentarios. Todos los comentarios son automticamente marcados con las iniciales revisores.

Ejemplo de flujo de trabajo

Aqu est un ejemplo de documento de trabajo de revisin se puede construir sobre: Abra el proyecto en el Doc-To-Help. Compartir documentos de Word en SharePoint usando el Comparta botn en la Home ficha. PYME verificar los documentos de salir y hacer cambios con control de cambios "on". Hacen cambios e introducir comentarios cuando sea necesario. PYME comprobar en los documentos. Usted echa un vistazo a los documentos y revisar esos cambios [asegrate de ver el control de cambios con Marcas mostradas finales o Marcas mostradas originales encendida para que pueda ver todos los cambios]. Una vez que los cambios se limpian, los documentos se comprueban hacia adentro (Si las PYMES tendrn que hacer una revisin final, es posible que desee poner de relieve las reas cambiadas en amarillo, para ahorrar el tiempo PYME). Si es necesario, las PYME hacer una revisin final. Se vuelve a comprobar y construir Objetivo (s). Si desea configurar SharePoint para que las pymes y los documentos que se le avisa que se abren paso a travs del proceso, establecer un flujo de trabajo de SharePoint. 1. Abra la biblioteca de SharePoint. 2. Abra la biblioteca y haga clic en la pestaa Configuracin de la biblioteca botn. 3. En la biblioteca de documentos Configuracin de pantalla, seleccione Configuracin de flujo de trabajo . Configurar el flujo de trabajo. Tenga en cuenta que los flujos de trabajo de SharePoint incluye varios incorporada. Es posible crear su propio, pero es una caracterstica avanzada.

Informacin para los revisores

Se adjunta a continuacin son las pautas de ejemplo que puede editar para
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su empresa. Puede distribuir el documento editado para las PYME, y / o usar el PowerPoint para un "proceso" de presentacin: Guas de muestra para los revisores (. doc) Guas de muestra para los revisores (ppt).

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Revisin posterior a la Edicin de Consejos

Cuando usted comienza a revisar las contribuciones a las PYME, aqu hay algunos consejos. Establecer los cambios de pista para ver Marcas mostradas finales para que veas todo lo que ha cambiado.

Al revisar los comentarios , puede que prefiera tener todas las revisiones muestran en globos. Esto har que aparezca en el margen derecho. (Esta opcin har que todos los cambios - inserciones y deleciones - aparecen en los globos de la derecha Usted puede preferir esto a ver los cambios subrayados y en color rojo.).

Si usted prefiere ver todos los cambios en un panel, encienda el Panel de revisiones .

Para aceptar o rechazar los cambios: * Tenga en cuenta que los cambios pueden ser editados antes de ser aceptados. * Aceptar un cambio: Ponga el cursor dentro de un cambio y haga clic en el Aceptar desplegable en la revisin ficha. Se puede aceptar y pasar al siguiente cambio, aceptar que el cambio solamente, o aceptar todos los cambios en el documento. Al rechazar un cambio: Ponga el cursor dentro de un cambio y haga clic en el rechazo desplegable en la revisin ficha. Usted puede rechazarla y pasar al siguiente cambio, rechazan que el cambio solamente, o rechazar todos los cambios en el documento. Para navegar a travs de todos los cambios: Utilice los anteriores y siguiente botones en la Cambios grupo de la cinta (al lado de Aceptar / Rechazar). Estos botones se detendr en todos los cambios, incluyendo los
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comentarios.

Para revisar los comentarios:

Utilice los anteriores y siguiente botones en el Comentarios cinta grupo de navegar a travs de los comentarios. Haga clic en el Eliminar para borrar un comentario. (Tambin puede hacer clic derecho en un comentario y elige Eliminar comentario .)

Qu pasa si un usuario realiza cambios, pero no sigue el proceso?

Si todo lo dems falla, Word tiene una "comparacin", el cual se puede utilizar para comparar la versin original de un documento frente a una versin revisada que se ha editado sin "control de cambios" activada. As es como funciona: 1. En la revisin ficha, haga clic en el Compare y elija Comparar en el men desplegable.

2. La comparar documentos cuadro de dilogo se abrir.

3. Elija el original (sin editar) versin del documento de la izquierda, a continuacin, el documento que fue revisado sin necesidad de utilizar el control de cambios en el derecho (que pueden tener nombres diferentes). Haga clic en Aceptar . Word mostrar tres puntos de vista, la original , la Revised version, y la comparacin con la versin (esto muestra las diferencias entre ellos). A continuacin, puede ver qu cambios se hicieron y revisar el documento.

Bono: Cmo cambiar los colores del control de cambios, subrayado y ms

Esto puede hacer que sea ms fcil para usted (y sus PYMES) para trabajar en el control de cambios si cada uno utiliza un color diferente para sus
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revisiones, o quizs usted desea desactivar el subrayado. Esto es fcil de hacer. (Cada revisor debe cambiar su propia configuracin, pero se poda asignar los colores de antemano.) Haga clic en el control de cambios y elija Cambiar opciones de seguimiento . Adems, si cualquier lector desea cambiar las iniciales que aparecen en los documentos revisados, elija Cambiar nombre de usuario .

Pero hay ms ...

Esperemos que estas pautas pueden servir como base slida para su proceso de revisin de documentos de SharePoint. Voy a estar escribiendo mensajes adicionales sobre este tema en los prximos meses. Si usted tiene alguna pregunta, por favor enveme un correo electrnico a nickyb@componentone.com Administrar revisiones de documentos de Word en Microsoft SharePoint Parte 2 Administrar revisiones de documentos de Word en Microsoft SharePoint Parte 3
Etiquetas: revisin de documentos en el Doc-To-Help , la gestin de revisin de documentos , la gestin de revisin de documentos de SharePoint

(Sin clasificacin todav a)

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2 Com entarios

2 respuestas a administrar revisiones de documentos de Word en Microsoft SharePoint - Parte 1

19 DE JULIO 2011 A LAS 3:12 PM

Nicky Bleiel

Hola Susan, Me alegra que te gusto el post - Parte 2 se fija y la parte 3 ser hasta pronto. Respecto a su pregunta: Por desgracia, eso no es posible - aceptar los cambios realizados a travs de "Control de cambios" requiere que el documento se abra y SharePoint no los documentos abiertos como parte de un flujo de trabajo. RESPONDER
14 DE JULIO 2011 A LAS 14:57

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Susan Tischler

Gracias por la informacin - ayuda un montn! Hay lejos de aceptar las anotaciones de MS Word dentro de un flujo de trabajo? por ejemplo, una vez que el documento sea aprobado, el flujo de trabajo acepta los cambios en el documento, sin que alguien tenga que hacerlo manualmente en el documento de Word? Gracias! RESPONDER

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La misin de ComponentOne, una divisin de GrapeCity, es proporcionar a los clientes con el estudio principal de los controles de interfaz de usuario innovadoras, herramientas y soluciones, incluyendo informes profunda funcionalidad, anlisis y plataformas de hojas de clculo. Desarrollar ricos Windows Forms, WPF, ASP.NET MVC, Silverlight, Windows Phone, Mobile, o aplicaciones ActiveX. Dedique menos tiempo de codificacin y ms tiempo a centrarse en la lgica de negocios con los principales productos de ComponentOne - ComponentOne Ultimate, ActiveReports y Spread. La lnea de productos tambin incluye widgets de UI de jQuery, extensiones LightSwitch, la costumbre elementos web de SharePoint, Controles Esri Mapping para transformar los datos de SIG en inteligencia comercial y Doc-To-Help - una solucin popular para la publicacin de manuales de uso profesional de calidad y sistemas de ayuda. Contacto ComponentOne: 1.800.858.2739 | Pittsburgh: 412.681.4343 2012 GrapeCity Inc. Todos los derechos reservados. Todos los nombres de productos y compaas incluidos pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios. ComponentOne tiene una licencia bajo la patente No. 5.490.216 (que expira el 21 de septiembre de 2013)

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