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Initiation Word

Informatique DSTS1
Anne 2002-2003 Universit de Caen

Aurlie Beynier

Sommaire

1 Les Bases de Word.......................................................................4


1.1 Lespace de travail : ............................................................................. 4 1.2 Les raccourcis claviers : ....................................................................... 9 1.3 Ldition de documents :.................................................................... 10
1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 Slectionner du texte : ...................................................................................10 Copier, Coller, Couper : ................................................................................10 Annuler une action : ......................................................................................11 Insrer un document :....................................................................................11 Les puces et les listes numrotes :................................................................11

1.4 La cration, louverture et la sauvegarde de documents : ............... 12


1.4.1 1.4.2 1.4.3 Crer un document vierge : ...........................................................................12 Ouvrir un document : ....................................................................................12 Sauvegarder un document : ...........................................................................13

1.5 Laide : ................................................................................................ 15


1.5.1 1.5.2 Le compagnon office :...................................................................................15 Les infos-bulle : ............................................................................................15

2 Les tableaux ...............................................................................17


2.1 Crer un tableau :............................................................................... 17 2.2 Remplir un tableau : .......................................................................... 18 2.3 Modifier la structure dun tableau :.................................................. 19
2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 Slectionner une partie dun tableau : ............................................................19 Insrer des lignes, des colonnes ou des cellules : ...........................................20 Supprimer des lignes, des colonnes ou des cellules :......................................20 Fusionner ou fractionner des cellules :...........................................................21

2.4 Mettre en forme un tableau : ............................................................. 22

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3 Les outils daide ldition .......................................................25


3.1 Les commandes Rechercher, Remplacer et Atteindre : ................... 25 3.2 Loutil de vrification orthographique et grammaticale :................ 27 3.3 Les modles prdfinis : ..................................................................... 28

4 La mise en forme directe ...........................................................30


4.1 Les polices ........................................................................................... 30 4.2 Les paragraphes ................................................................................. 32
4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 Lalignement :...............................................................................................32 Lindentation :...............................................................................................33 Interlignage et espacement des paragraphes :.................................................34 Les tabulations : ............................................................................................35

4.3 La pagination...................................................................................... 38
4.3.1 4.3.2 4.3.3 Les veuves et les orphelines : ........................................................................38 Les sauts de page : ........................................................................................39 Les en-ttes et pieds de pages : ......................................................................39

4.4 La mise en page : ................................................................................ 40

5 Les styles.....................................................................................43
5.1 Dfinition des styles :.......................................................................... 43 5.2 Les styles prdfinis : ......................................................................... 44 5.3 Cration de styles : ............................................................................. 46 5.4 Modification des styles : ..................................................................... 47 5.5 Les modles de documents :............................................................... 47 5.6 Cration dune table des matires :................................................... 49

A. Conseils.......................................................................................52 B. Index ...........................................................................................54


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1 Les Bases de Word

Vous pouvez lancer Word partir du menu Dmarrer/Programmes/Microsoft Word.

1.1 Lespace de travail :

Word souvre alors sur un nouveau document vierge. La figure ci-dessous prsente lespace de travail de Word que vous obtenez :

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5 Comme la plupart des applications Microsoft, linterface Word comprend les diffrents lments suivants : Une barre de menu Une barre doutils compose dicnes correspondant chacun une des fonctionnalits les plus utilises de Word. Plusieurs barres doutils sont disponibles : standard, mise en forme, insertion automatique, image,

dessin,Vous pouvez ajouter ou supprimer des boutons une barre doutils en cliquant sur la flche de la barre qui vous intresse. Vous pouvez afficher ou supprimer des barres doutils partir du menu Affichage/Barre doutils. Vous pouvez dplacer une barre doutils en la faisant glisser avec la souris. Si vous la faite glisser vers un bord de la fentre, elle sancrera sur ce bord.

La figure ci-dessous prsent la barra doutils standard :

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6 La figure suivante montre la diffrence entre les barres doutils ancres et flottantes :

Une barre de dfilement verticale aussi appele ascenseur vous permet daccder plus rapidement un endroit de votre document. Lorsque vous faites descendre cette barre, en maintenant cliqu le bouton droit de la souris, une infobulle indiquant le numro de la page o vous vous trouvez est affiche. Une barre de dfilement horizontale est aussi disponible, elle sert si toute la largeur de votre document ne peut tre entirement affiche lcran.

Vous pouvez afficher votre document de diffrentes faons, le choix du mode daffichage se fait en bas gauche de lespace de travail. Vous avez le choix entre les modes daffichage suivant : Normal : utilis par dfaut. Le document apparat lcran peu prs comme la version imprime, cependant vous ne pouvez pas utiliser loutil de dessin. De plus,

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7 Word naffiche pas les en-ttes et les pieds de pages et les sauts de pages sont reprsents par des pointills. Page : prsente le document exactement tel quil apparatra une fois imprim avec les enttes et pieds de pages, les images, les sauts de page. Ce mode est plus complet que le mode Normal mais plus lent laffichage ce qui peut tre important pour des documents volumineux. Web : prsente votre texte tel quil apparatra si vous le visualiser avec un navigateur Web. Plan : permet dafficher la structure interne de votre document afin de pouvoir aisment visualiser son plan et le modifier si ncessaire.

Une barre dtat, situe en bas de lespace de travail, vous donne divers renseignements sur ltat de votre document (o vous vous situez dans ce document, quelle langue est reconnue par Word,). Elle se prsent de la faon suivante :

Lorsque vous choisissez deffectuer une action (par exemple : sauvegarder), dans de nombreux cas une boite de dialogue saffichera. Une boite de dialogue est une fentre qui vous permet de paramtrer votre commande. Vous pouvez saisir ou choisir des paramtres laide de : Listes droulantes Boutons choix multiples : (gnralement carrs) plusieurs cases peuvent tre coches. Initiation Word Aurlie Beynier 11/03/03

8 Boutons radios : (gnralement ronds) un seul choix possible. Champs de saisie

Une bote de dialogue peut en amener une autre (par exemple en cliquant sur le bouton proprits de la boite de dialogue Imprimer une boite de dialogue saffiche afin de vous permettre de paramtrer limprimante).

Par ailleurs, Word met votre disposition des menus contextuels accessibles laide dun clic droit de la souris. Ces menus proposent gnralement des actions qui peuvent vous tre utiles lors du travail ddition que vous tes en train de raliser.

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1.2 Les raccourcis claviers :

Les raccourcis claviers sont des combinaisons de touches permettant dutiliser une commande plus rapidement partir du clavier. Les plus utiliss sont : Ctrl + c Ctrl + v Ctrl + x Ctrl + a Ctrl + f Ctrl +o Ctrl + n Ctrl + s Ctrl + End Ctrl + Home copier coller couper slectionner tout rechercher ouvrir nouveau enregistrer atteindre la fin du document atteindre le dbut du document

Par ailleurs, les touchez F1, F2,, F12 lance des commandes prcises. Par exemple, F5 correspond la commande atteindre et F1 laide.

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1.3 Ldition de documents :

La saisie du texte seffectue dans la fentre ddition. Une ligne verticale clignotante appele point dinsertion vous indique quel endroit est insr le texte que vous saisissez dans votre document. Vous pouvez dplacez le point dinsertion laide des flches du clavier ou de la souris.

1.3.1

Slectionner du texte :

Vous pouvez slectionner une partie du texte avec le clavier (se placer au dbut du texte slectionner et se dplacer avec les flches tout en maintenant la touche Maj. enfonce), ou bien avec la souris (se placer au dbut du passage slectionner et faire glisser le curseur de la souris jusqu la fin du passage tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc).

1.3.2

Copier, Coller, Couper :

Word vous permet de slectionner des passages de votre document et de les recopier un autre endroit ou bien de les dplacer. Pour recopier un passage, il faut le copier puis le coller lendroit voulu. Pour copier un passage, vous devez le slectionner, puis faites appel lopration copier . Pour coller, placez le point dinsertion lendroit du texte o vous voulez insrer le texte pralablement copi, et faites appel la commande coller . Pour dplacer un passage, le principe est le mme. Au lieu deffectuer copier puis coller , effectuer couper puis coller . Voici comment faire appel ces diffrentes commandes :

Opration Couper Copier Coller

Menu Edition, Couper Edition, Copier Edition, Coller

Clavier Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V

Barre doutil Standard

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11 1.3.3 Annuler une action :

Lorsque vous avez effectu une action sur votre document et que vous souhaitez lannuler, vous pouvez utiliser le raccourci clavier Ctrl + z , ou la commande rtablir prsente dans la barre doutils et reprsente par , ou bien Edition/Annuler. Pour annuler une action et slectionnez laction annuler. Toutes

antrieure, cliquez sur la flche droite de

les actions faites depuis celle slectionne seront annules. Attention : Il est impossible dannuler une action denregistrement de fichier.

1.3.4

Insrer un document :

Si vous souhaitez insrer une image que vous avez votre disposition (sur votre disque dur, sur une disquette,), placez le point dinsertion lendroit voulu et utilisez la commande Insertion/Image/A partir du Fichier. Une boite de dialogue souvre alors afin de vous permettre de prciser o est stocke votre image. Word possde une bibliothque dimages, vous pouvez insrer lune dentre elles en utilisant la commande Insertion/Image/Images de la bibliothque. Une boite de dialogue souvre alors, elle vous permet dexplorer la bibliothque dimages et den slectionner une.

Vous pouvez galement insrer le contenu dun fichier (par exemple du texte contenu dans un fichier texte, ou bien un autre document Word). Pour cela utilisez Insrer/fichier. Une boite de dialogue vous permettra dindiquer quel fichier vous dsirez insrer.

1.3.5

Les puces et les listes numrotes :

Lorsque vous dsirez faire une numration, vous pouvez utiliser des listes puces ou bien des listes numrotes. Vous pouvez les crer partir de la barre doutils Mise en forme . une puce ou un numro sera ajout au dbut de chaque paragraphe que vous crerez la suite. Pour clore une liste, appuyez deux fois sur la touche Entre. Exemple : 1. Item 1 2. Item 2 3. Item 3

La boite de dialogue Puces et Numros vous permet de choisir le style de numrotation ou le style de la puce, ainsi que leur position. Initiation Word Aurlie Beynier 11/03/03

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1.4 La cration, louverture et la sauvegarde de documents :

1.4.1

Crer un document vierge :

Lorsque vous lancez Word, un document vierge est automatiquement ouvert. Si vous voulez crer un document vierge lors de votre travail, cliquez sur le menu Fichier/Nouveau ou bien utilisez le raccourci clavier Ctrl + n . Une boite de dialogue souvrira alors afin de vous proposez diffrents modles de document. Choisissez le modle dsir et validez, un document vierge est alors ouvert.

1.4.2

Ouvrir un document :

Pour ouvrir un document dj existant, utilisez la commande Fichier/Ouvrir. Une boite de dialogue souvre alors afin de vous permettre de prciser quel fichier vous dsirez ouvrir. Une liste droulante vous permet de choisir le lecteur et/ou le dossier o se trouve votre document. La liste des fichiers prsents dans le dossier slectionn est alors affiche, slectionnez le fichier voulu et cliquez sur Ouvrir . Remarquez que seuls les fichiers correspondant aux types de fichiers slectionns sont affichs. La slection des types de fichiers se fait laide dune liste droulante situe en bas gauche de la boite de dialogue.

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13 Dans lespace de travail, en bas du menu Fichier , vous pouvez retrouver les derniers documents que vous avez utiliss, cliquez sur le nom du fichier pour louvrir plus rapidement.

1.4.3

Sauvegarder un document :

Tout document doit tre sauvegard avant de quitter Word, ainsi que rgulirement au cours de votre travail sous Word. Si votre document est ferm et quaucune sauvegarde nen a t faite, tout votre travail sera perdu. Vous ntes jamais labri dune fermeture involontaire de Word (par exemple lors dune coupure dlectricit), ainsi pour viter toute perte de contrle face lanantissement de votre travail, sauvegarder rgulirement votre travail. De plus ayez toujours une copie de sauvegarde des documents importants sur disquette, on ne sait jamais, un virus ou un crash de disque dur est si vite arriv

Pour sauvegarder un document, slectionner la commande Fichier/Enregistrer sous, une boite de dialogue saffichera alors pour vous permettre dindiquer quel emplacement vous dsirez sauvegarder votre document, quel format vous voulez lenregistrer et quel nom lui donner. Cette boite de dialogue se prsente sous la forme suivante :

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Si vous avez dj indiqu Word le nom , le type et lemplacement de votre document, et que vous ne souhaitez pas les modifier, vous pouvez avoir recours la commande Fichier/Enregistrer, aucune information complmentaire ne vous sera demande. Vous pouvez galement utiliser le raccourci clavier Ctrl + s ou Maj + F12 . On nomme ce type denregistrement enregistrement rapide .

Si par un malheureux hasard, vous oubliez de sauvegarder votre document et que vous tes victime dune coupure dlectricit, ou tout autre phnomne inexpliqu de Windows suivi dun arrt intempestif de votre ordinateur, gardez votre calme. Word effectue par dfaut des sauvegardes dinformations permettant la rcupration automatique de votre document. Ces infos sont utilises pour rparer votre fichier lorsque vous relancez votre ordinateur. Attention, certaines informations risquent de ne pas tre rcupres, ne vous fiez pas ce systme, il ne vous dispense en rien des sauvegardes.

Par ailleurs, si vous le souhaitez, il est possible de renommer, chaque fois que vous enregistrez votre fichier, lancienne version de celui-ci et lui attribuer une extension .bak. Cette fonction vous permet davoir une copie de secours de lancienne version dun document. Cette fonction est activable dans les options de la boite de dialogue denregistrement, cochez la case Toujours effectuer une copie de sauvegarde . Si vous activez cette fonction, aucun enregistrement rapide ne sera autoris, de plus lenregistrement prendra un peu plus de temps.

1.5 Laide :

1.5.1

Le compagnon office :

A tout moment, lors de votre travail, vous pouvez obtenir de laide concernant les fonctionnalits de Word. Word vous permet daccder laide en ligne en utilisant le compagnon Office. Celui-ci vous offre la possibilit de lui poser des questions en langage naturel, il vous propose en retour plusieurs solutions possibles votre problme. Attention, le compagnon nest pas dou dintelligence et la comprhension du langage naturel par les machines reste un vaste domaine Initiation Word Aurlie Beynier 11/03/03

15 de recherche en Intelligence Artificielle, il est donc possible que vous ayez reformuler plusieurs fois votre problme pour obtenir la rponse qui vous convient. Utilisez de prfrence des groupes de mots simples plutt que des phrases complexes. Par exemple, prfrez Sauvegarder un fichier Comment dois-je procder si je veux sauvegarder un fichier . Pour activer le compagnon office, cliquez sur le point dinterrogation situ dans la barre doutils. Le compagnon peut prendre diffrents apparences (vous pouvez la choisir) : trombone, savant, chat, chient ,Si vous dsirez linterroger et quil est dj prsent, cliquez dessus. Si comme beaucoup dutilisateurs, vous perdez patience face au compagnon office, vous pouvez le dsactiver (onglet option de la boite de dialogue du compagnon office), vous obtiendrez alors une aide classique avec un index et un sommaire.

1.5.2

Les infos-bulle :

Un autre moyen dobtenir de laide est linfo-bulle . Si vous dsirez obtenir des informations sur un lment de linterface de Word, utilisez la fonction Quest-ce que cest accessible en appuyant sur Maj + F1 ou bien partir du menu Aide . Le pointeur de la souris se transforme alors en point dinterrogation, cliquez sur llment pour lequel vous voulez en savoir plus, Word affichera alors des informations dans une bulle .

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2 Les tableaux
Lors de ldition de documents, vous souhaiterez srement insrer des tableaux votre texte, ce chapitre vous prsente comment utiliser les tableaux sous Word.

2.1 Crer un tableau :

Il existe plusieurs faon de crer un tableau sous Word. Le choix de telle mthode plutt que telle autre dpend de lusage que vous en ferez. Voici les diffrents possibilits pour la cration de tableaux : Si vous souhaitez crer un tableau classique avec un nombre de lignes et de colles donn, utilisez le bouton Insrer un tableau de la barre doutils standard se prsentant sous la forme suivante : Une grille blanche apparat reprsentant les lignes et les colonnes du tableau, faites glisser le curseur de la souris tout en maintenant le bouton gauche enfonc, les cases se colorent alors en noir lorsque vous les slectionnez. Les lignes et les colonnes colores correspondant celles qui apparatront dans votre tableau. Lorsque vous relchez le bouton de la souris, un tableau est cr au niveau du point dinsertion. Si la grille ne vous permet pas dinsrer assez de lignes ou de colonnes, choisissez la deuxime mthode.

Si vous souhaitez contrler la taille des cellules, insrer votre tableau laide de la commande Tableau/Insrer/Tableau. Une boite de dialogue souvre alors afin de vous permettre de paramtrer la taille du tableau et de fixer comment ajuster la taille des cellules. Vous pouvez galement slectionner un format automatique de tableau.

Si vous voulez un tableau dont la taille des cellules varie, utilisez le bouton Tableaux et bordures de la barre doutils standard ayant la forme suivante : . Votre pointeur de souris se change alors en crayon et vous pouvez dessiner votre tableau main leve. Cliquez lendroit o vous souhaitez insrer le tableau,

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18 puis dlimitez la taille de celui-ci en faisant glisser le curseur tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc. Relchez le bouton, votre tableau est insr sous la forme dune unique grande cellule. Crez les cellules de la mme manire. Si vous souhaitez crer un tableau partir dun texte o le contenu des cellules est dlimit par des tabulations ou des points virgules, utilisez la commande Tableau/Convertir. Par exemple : Mois ; Crdit ; Dbit Janvier ; 12 ;14 Fvrier ;13 ;3

Le texte ci-dessus, prend la forme suivante si on lui applique cette commande :

Mois Janvier Fvrier

Crdit 12 13

Dbit 14 3

Si vous avez appris crer des tableaux avec une machine crire en utilisant des cadratins et des signes plus, vous pouvez continuer ainsi, lorsque vous taperez sur Entre la ligne se convertira en une ligne de tableau. Par exemple : +-----+-----+-----+-----+ devient :

2.2 Remplir un tableau :

Lorsque vous crez un tableau, le point dinsertion est plac par dfaut dans la premire cellule. Vous pouvez insrer du texte, un dessin, une image, etc. dans une cellule. Les mthodes dinsertion sont les mmes que dans du texte normal. Certains diffrences existent cependant concernant la saisi du texte : Le texte revient automatiquement la ligne suivante quand il arrive au borde de la cellule (la cellule nest pas largie). Initiation Word Aurlie Beynier 11/03/03

19 La touche tabulation permet daller la cellule suivante, pour obtenir une tabulation normale utilisez Ctrl + Tab

2.3 Modifier la structure dun tableau :

Une fois votre tableau cr, vous pouvez changer sa structure, cest--dire modifier la taille dune cellule ou bien insrer des lignes, colonnes, etc. Avant tout, vous devez savoir slectionner une partie du tableau.

2.3.1

Slectionner une partie dun tableau :

Voici les diffrentes mthodes pour slectionner les diffrents lments dun tableau : Colonne : Placez le pointeur de la souris au dessus de la colon slectionner, lorsquil prend la forme dune flche noire pointe vers le bas, cliquez une fois. Ligne : Placez le pointeur de la souris gauche de la ligne slectionner, lorsquil prend la forme dune flche noire pointe vers la droite, cliquez une fois. Cellule : Placez le pointeur de la souris sur la bordure gauche de la cellule slectionner, lorsquil prend la forme dune flche noire, cliquez une fois. Bloc de cellules : Cliquez dans la premire cellule de lensemble slectionner et faites glisser le pointeur jusqu la dernire cellule slectionner en maintenant le bouton droit de la souris enfonc. Tableau : Placez le curseur de la souris quelques instants sur le tableau, licne de slection du tableau (carr avec quatre petites flches) apparat alors dans le coin suprieur gauche du tableau, cliquez dessus, votre tableau est slectionn.

Dans tous les cas, vous pouvez utiliser le sous-menu Insrer du menu Tableau.

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20 2.3.2 Insrer des lignes, des colonnes ou des cellules :

Voici les diffrentes manires de procder afin dinsrer un lment dans un tableau.

Insrer une ligne :

Pour insrer une ligne, slectionnez la ligne en dessous de lendroit o vous voulez quelle soit place. Le bouton Insertion de tableau de la barre doutils standard se transforme en bouton dinsertion de ligne, cliquez dessus, une nouvelle ligne est insrer au dessus de celle slectionne. Pour insrer une ligne en dessous, choisissez Tableau/Insrer/Insrer lignes en dessous. Pour insrer une ligne en bas du tableau, placez vous dans la dernire case de celui-ci et appuyer sur Tab.

Insrer une colonne :

Le principe est le mme que pour une ligne, slectionnez la ligne se trouvant droite de lemplacement dinsertion. Le bouton Insertion de tableau de la barre doutils standard se transforme , cliquez dessus.

Insrer une cellule :

Le principe est le mme, slectionnez la cellule en dessous droite de lemplacement dinsertion. Le bouton Insertion de tableau de la barre doutils standard se transforme , cliquez dessus.

2.3.3

Supprimer des lignes, des colonnes ou des cellules :

Pour supprimer une ligne, une colonne ou tout un tableau, placez vous lintrieur de llment supprimer et utilisez le menu Tableau/Supprimer. Pour supprimer des cellules, slectionnez les et cliquez sur le bouton droit de la souris, choisissez alors Supprimer cellules dans le menu contextuel.

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2.3.4

Fusionner ou fractionner des cellules :

Il vous est galement possible de fusionner des cellules, slectionnez-les et utilisez la commande Tableau/Fusionner cellules ou bien licne de la barre doutils Tableaux et

bordures . Linfo des diffrentes cellules est regroupe et le texte de chacune delles est spar par des marques de paragraphe.

Exemple :

Le chat Devient : Le chat

Mange la souris

Mange la souris

Pour fractionner une cellule, placez vous dans celle-ci et utilisez la commande Tableau/ Fractionner Cellules ou bien le menu contextuel de la cellule. Une boite de dialogue vous permet de choisir le nombre de colonnes et de lignes crer dans la cellule. Le texte est recopi dans la premire cellule si aucune marque de fin de paragraphe nest prsente. Sinon la premire ligne va dans la premire cellule, la deuxime ligne dans la deuxime cellule, etc.

Le chat Mange la souris Devient : Le chat Mange la souris

Et Le chat mange la souris Devient : Le chat mange la souris

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2.4 Mettre en forme un tableau :

Pour mettre en forme un tableau, vous pouvez utiliser les formats automatiques prdfinis dans Word. Vous pouvez y accder via le menu Tableau. Une boite de dialogue ayant la forme suivant vous permet de choisir un format :

Voici un tableau utilisant un format prdfini, les titres sont colors dune certaine couleur et le reste du tableau dune autre.

Mois Janvier Fvrier

Crdit 12 13

Dbit 14 3

Vous pouvez galement modifier les bordures et la trame dun tableau. Pour cela, slectionnez le et choisissez Format/ Bordure et Trame. Une boite de dialogue souvre alors afin de vous permettre le rgalage de diffrentes options.

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23 Voici un exemple de tableau ou les bordures et trame ont t personnaliss.

Mois Janvier Fvrier

Crdit 12 13

Dbit 14 3

Par ailleurs, diffrentes proprits (alignement, taille,..) peuvent tre rgls partir de la boite de dialogue Proprits du tableau se prsentant sous la forme suivante :

La taille des lignes et des colonnes peut galement tre modifie laide de la souris.

Enfin, si un tableau stend sur plusieurs pages, vous pouvez rappeler les titres des colonnes automatiquement sur chaque page. Pour cela, slectionnez la ligne de titres et cochez Titres dans le menu Tableau. Pour viter de scinder une ligne sur deux pages, dsactivez loption Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages dans longlet Lignes de la boite de dialogue Proprits du tableau .

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Word permet galement de dfinir des oprations arithmtiques dans un tableau, comme par exemple des sommes automatiques, des tris ou bien des formules plus complexes. Nous naborderons pas leur utilisation ici mais sachez que ces fonctionnalits existent si vous en avez besoin.

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3 Les outils daide ldition


Afin de faciliter ldition de documents, Word propose toute une panoplie doutils. Ce chapitre traite des plus utiles, donc ceux que vous utiliserez le plus souvent.

3.1 Les commandes Rechercher, Remplacer et Atteindre :

Les commandes Rechercher, Remplacer et Atteindre comptent parmi les plus utiles de Word. Elles sont runies au sein dune mme boite de dialogue qui permet de passer de lune lautre trs facilement. Cette boite de dialogue propose un onglet pour chaque commande.

Voici les diffrents faon de louvrir suivant longlet sur lequel vous dsirez commencer : Onglet Rechercher : Onglet Remplacer : Onglet Atteindre : Menu Edition/Rechercher ou Ctrl +f Menu Edition/Remplacer ou Ctrl + h Menu Edition/Atteindre ou Ctrl + g ou F5

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26 La commande Rechercher permet de rechercher une zone de texte dans votre document. La commande Remplacer permet de remplacer une partie de texte P1 par une autre P2, elle consiste en une recherche de P1 puis un remplacement de P1 par P2.

Plusieurs options pour la recherche ou le remplacement sont paramtrables, par exemple le sens de la recherche, les modalits de la recherche, etc. Vous pouvez affiner votre recherche en utilisant des caractres gnriques, comme lastrisque (*) qui remplace une suite de caractres ou le point dinterrogation qui remplace un caractre. Le tableau suivant liste tous les caractres gnriques reconnus par Word.

Pour rechercher un caractre utilisable comme caractre gnrique, utilisez lantislash (\) avant le caractre. Exemple dutilisation :

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27 Recherch* => trouve tous les mots commenant par recherch : recherche,

rechercher, recherche, recherches, Recherch ? recherches => trouvera, par exemple, recherche, recherch mais pas rechercher ou

Il est galement possible de rechercher certaines mises en forme et de les remplacer par dautres. Il en est de mme pour les caractres spciaux.

La commande Atteindre vous permet datteindre facilement une partie de votre document. Vous pouvez accder une page, une section, une ligne, un signet, un titre, un objet, Si vous prvoyez davoir revenir de nombreuses fois un endroit prcis de votre document, vous pouvez y insrer un signet (menu Insertion/Signet). Ce dernier marquera cet emplacement et vous aurez alors la possibilit dy revenir facilement en utilisant la commande Atteindre. Un signet est invisible limpression.

3.2 Loutil de vrification orthographique et grammaticale :

Lorsque vous saisissez du texte sous Word, vous risquez de voir apparatre des mots souligns en rouge. Ils correspondent des mots que Word considre comme mal orthographis. Vous pouvez aussi rencontrer des morceaux de phrases souligns en vert, ils correspondent des expressions que Word juge grammaticalement incorrectes. Word possde un outils de vrification orthographique et grammaticale qui est activ par dfaut. Cet outil analyse le texte de votre document afin de reconnatre dans quelle(s) langue(s) il est crit, puis il lance la vrification sur toutes les zones du texte dont il a identifi la langue.

Si Word souligne un mot en rouge, placez vous dessus et cliquez sur le bouton droit de la souris, un menu contextuel apparat alors et vous propose plusieurs corrections possibles ainsi que les choix suivants : Ignorer toujours, Ajouter, Correction Automatique, Langues, Orthographe. Choisissez alors loption qui vous convient le mieux.

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28 Si vous slectionnez une des corrections proposes, Word corrige immdiatement le mot. Ignorer toujours vous permet dindiquer Word de toujours ignorer cette faute. Ajouter vous permet dajouter ce mot au dictionnaire de Word (assurez vous bien que lorthographe du mot que vous ajoutez est correcte). Correction automatique offre la possibilit de choisir une nouvelle orthographe pour le mot soulign et de lajouter votre fichier de correction automatique. Ainsi, si vous refaites la mme faute, Word la corrigera automatiquement. Langue permet dindiquer quelle langue appartient le mot soulign (par exemple, si cest un mot anglais). Orthographe donne accs la boite de dialogue Orthographe de Word afin davoir accs davantages doptions.

Si Word souligne en vert une partie du texte, vous pouvez galement, par un clic droit de la souris, obtenir un menu contextuel. Vous aurez alors accs une liste de choix et ventuellement des indications sur la faute que Word a dtecte. Les diffrentes options proposes sont : Des corrections Ignorer la phrase Grammaire : ouvre la boite de dialogue Grammaire de Word

Vous pouvez dsactiver loutil de vrification orthographique ou grammaticale. Pour cela utilisez le menu Outils/Option et choisissez longlet Grammaire et orthographe . Vous pourrez alors paramtrer loutil de vrification.

Attention, cet outil nest pas parfait, il peut laisser passer des fautes ou bien en inventer, il ne vous dispense en rien dune bonne relecture, voir plusieurs.

3.3 Les modles prdfinis :

Pour certains types de documents, Word met votre disposition une bibliothque de modles prdfinis. Vous pouvez choisir lun dentre eux lorsque vous crez un nouveau document. Vous trouverez ainsi des modles pour : CV, page Web, Brochures, Lettres, Tlcopies , Ils offrent une prsentation type de ces documents.

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29 Cependant, si vous souhaitez personnaliser la prsentation dun tel document, vous devrez dfinir vous mme vos styles et ces modles ne vous seront daucun secours.

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4 La mise en forme directe


Les chapitres prcdents vous ont prsent les bases de ldition de documents sous Word. A ce stade, vous dsirez srement savoir comment prsenter vos documents de manire attrayante, cest le sujet abord par ce chapitre et les suivants. Ce chapitre traite de la mise en forme directe, cest--dire lattribution directe de caractristiques de mise en forme au texte de votre document. Elle soppose la mise en forme indirecte fonde sur les styles et dont nous parlerons au chapitre suivant.

Word comporte trois niveaux de mise en forme : la mise en forme de caractres : la boite de dialogue Format/Police regroupe la plupart des commandes ncessaires. la mise ne forme de paragraphes : elle sapplique des paragraphes entiers, la boite de dialogue Format/Paragraphe continent les commandes ncessaires la mise en forme de section : sapplique des sections entires. Un document Word peut tre divis en sections, pour chacune delles il est possible de dfinir des marges, des enttes, des pieds de pages, etc. spcifiques.

Afin de faciliter la mise en forme, il est conseill dafficher les attributs de mise en forme, vous pourrez ainsi voir les marques de paragraphes, les espaces, les tabulations, les dlimitations de section, Cette option daffichage du document est accessible partir de la barre doutils standards et se prsente sous la forme suivante :

4.1 Les polices

Word offre un grand choix de formats de caractres appel mise en forme de polices. Pour chaque caractre, il est possible de faire varier les attributs suivants : La police Le corps des caractres Le style (gras, italique,) 11/03/03

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31 Le soulignement Diffrents effets de police (barr, exposant, La couleur Lchelle

Il est possible de faire varier ces attributs grce la boite de dialogue Format/Police, mais aussi en utilisant la barre doutils Mise en Forme qui se prsente de la faon suivante.

Cette barre contient galement les outils pour la mise ne forme de paragraphe dont nous parlerons plus loin. De nombreux raccourcis claviers sont galement disponibles (CTrl + G = mettre en gras, Ctrl + I = mettre en italique,).

La boite de dialogue Police se prsente de la faon suivante :

Les polices les plus utilises sont Arial et Times New Roman avec une taille de 12pt. Evitez les polices exotiques qui ne pourront pas tre lues sur certaines machines. De Initiation Word Aurlie Beynier 11/03/03

32 mme, vitez de mettre trop de polices diffrentes dans un document (3 maximum) et de trop jouer avec les gras, souligns et italiques.

Par ailleurs, Word propose une commande qui peut savrer trs utile et qui permet de faire passer un texte entirement en majuscules ou en minuscules. Elle est accessible partir de la boite de dialogue Format/Modifier la casse.

4.2 Les paragraphes

Word permet dappliquer un certain nombre dattributs aux paragraphes. Ils sont les suivants : Alignement des paragraphes Indentation Interlignage (espacement entre les lignes) Espacement avant et aprs les paragraphes Tabulations

Lenregistrement des attributs dun paragraphe est effectu dans la marque de fin de paragraphe . Si vous recopiez un paragraphe sans sa marque de fin, la mise ne forme sera donc perdue. Si vous terminez un paragraphe et que vous en crez un nouveau au moyen de la touche Entre, le nouveau paragraphe aura les mmes attributs que le prcdent. Pour voir les marques de fin de paragraphes, cliquez sur .

4.2.1

Lalignement :

Lun des attributs les plus importants dans la mise en forme de paragraphe est lalignement . un paragraphe peut tre align gauche, centr, align droite ou justifi. Voici le rendu pour chaque type dalignement : Aligner gauche :

Lun des attributs les plus importants dans la mise en forme de paragraphe est lalignement. Centr

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33 Lun des attributs les plus importants dans la mise en forme de paragraphe est lalignement. Aligner droite

Lun des attributs les plus importants dans la mise en forme de paragraphe est lalignement. Justifi

Lun des attributs les plus importants dans la mise en forme de paragraphe est lalignement.

Pour un rapport ou un mmoire, il est dusage dutiliser lalignement justifi. Le tableau suivant rsume comment choisir le type dalignement :

Alignement Aligner gauche

Raccourci clavier Ctrl + Maj + G

Bouton

Type de documents La plupart des documents

informels. Centr Ctrl + E Certains titres et des blocs de texte courts. Aligner gauche Ctrl + Maj + D Textes artistiques / de conception. Justifier Ctrl + J Certains magasines, livres rapports traditionnels, et autres

documents professionnels formels.

4.2.2

Lindentation :

En ce qui concerne lindentation du texte, vous pouvez dfinir un retrait gauche, un retrait droite, ou un retrait ngatif ou positif de la premire ligne dun paragraphe. Voici les rendus obtenus :

Les retraits gauche dfinissent la limite gauche de toutes les lignes dun paragraphe.

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34 Les retraits droite, dfin issent la limite droite de toutes les lignes dun paragraphe.

Les retraits ngatifs de premire ligne dplacent toutes les lignes dun paragraphe lexception de la premire.

Les retraits positifs de premire ligne dplacent uniquement le premire ligne dun paragraphe.

La faon la plus pratique pour crer des retraits est dutiliser la rgle place en haut de la zone ddition. Placez vous dans le paragraphe voulu et ajuster les retraits laide de la rgle et de la souris. Pour fixer des valeurs exactes de retraits (au millimtre prs), utilisez la boite de dialogue obtenue par clic droit sur le paragraphe. Les retraits ngatifs sont utiles pour afficher des icnes ou images dans la marge.

4.2.3

Interlignage et espacement des paragraphes :

Un autre attribut important des paragraphes est linterlignage. Par dfaut, un interligne simple est appliqu au texte. Pour les rapports ou les mmoires, prfrez un interligne de un et demi, cela are le texte. Par ailleurs, il est possible de dfinir un espacement entre chaque paragraphe, ceci vite davoir passer plusieurs lignes si vous voulez les espacer. Ces paramtres sont accessibles dans la boite de dialogue paragraphe qui se prsent de la faon suivante :

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4.2.4

Les tabulations :

Les tabulations sont des points darrt le long dune ligne horizontale. Concrtement, elles servent aligner du texte. Lorsque vous afficher les marques de mise en forme, elles sont reprsentes par des flches.

Le dbut de chaque colonne est align droit laide de tabulations. Il existe plusieurs types de tabulations : gauche, droite, centr , dcimal. Les tabulations utilises ci-dessus sont des tabulations gauche.

Tabulations droites :

Le texte est align droite sur les taquets de tabulation.

Tabulations centres :

Le texte est centr sur les taquets de tabulation.

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36 Tabulations dcimales :

La partie dcimale des chiffres commencent aux taquets de tabulations

Vous pouvez crer des tabulations en utilisant la rgle ou bien la boite dialogue Tabulations accessible partir du menu Format. La boite de dialogue est plus facile utiliser et permet plus de prcision dans le choix de lemplacement des taquets. Elle se prsente sous la forme suivante

Voici comment lutiliser : 1. Saisir lemplacement du nouveau taquet de tabulation dans la zone de texte Position . 2. Choisir le type de tabulation. 3. Choisir les points de suite. 4. Cliquer sur Dfinir . 5. Rpter les tapes 1 4 pour toutes les tabulations qui doivent tre dfinies. 6. Valider en cliquant sur OK.

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37 Les points de suite font apparatre les tabulations par des pointills ou une ligne continue.

Exemple : Sommaire --------------------------------------------------------------------------------2 Chapitre 1 --------------------------------------------------------------------------------3 Chapitre 2 --------------------------------------------------------------------------------14

Ils sont trs utiliss dans la cration de sommaires, cependant nous verrons plus loin que les sommaires peuvent tre gnrs automatiquement par Word.

Les tabulations peuvent varier en fonction des paragraphes. Les taquets de tabulation dfinis sappliquent uniquement aux paragraphes slectionns. Si aucun ne lait, alors ils sappliquent celui en cours et tous les paragraphes ajouts conscutivement avec la touche Entre.

4.3 La pagination

La pagination est lune des dernires tapes de la rdaction dun document. En effet, nous vous conseillons de leffectuer lorsque vous tes certain de ne plus faire de modifications majeurs sur le contenu de votre document, car lajout ou la suppression dun paragraphe par exemple peut modifier toute la pagination de votre document.

4.3.1

Les veuves et les orphelines :

La premire tape de la pagination est dliminer les veuves et les orphelines. Une veuve dsigne la dernire ligne dun paragraphe affiche seule en haut dune page. Une orpheline est la premire ligne dun paragraphe affiche seule en bas dune page. Word offre une fonction de gestion des veuves et des orphelines, elle est accessible partir de longlet Enchanements de la boite de dialogue Paragraphe . trois autres options y sont galement disponibles : Lignes solidaires : empche tous les sauts de pages susceptibles de couper les paragraphes. Cette option est utile pour les tableaux, elle vite quils soient coups en deux. Initiation Word Aurlie Beynier 11/03/03

38 Paragraphe solidaires : permet plusieurs paragraphes de ne pas tre spars, par exemple un tableau et sa lgende. Saut de page avant : permet dinsrer un saut de page manuel avant un paragraphe.

4.3.2

Les sauts de page :

Afin de passer une autre page, vous pouvez insrer des sauts de page partir du menu Insertion/Saut. Les sauts de page sont utiles pour passer un nouveau chapitre, mais aussi dans un mme chapitre lorsquon veut forcer le passage une nouvelle page pour une nouvelle partie ou un paragraphe. Nutilisez jamais plusieurs sauts de ligne pour passer la page suivante au lieu dun saut de page.

4.3.3

Les en-ttes et pieds de pages :

La commande Insertion/Numros de page permet de numroter automatiquement les pages de votre document. Vous pouvez choisir le type de numrotation , son emplacement, si elle doit commencer la premire page ou non (utile pour ne pas numroter la page de couverture), etc.

Word permet galement de dfinir des en-ttes et pieds de page. Par dfaut, ils sont vides. Vous pouvez les modifier en choisissant Affichage/En-tte et pieds de page. Une barre doutils apparat alors et le point dinsertion est plac dans len-tte ou le pied de page le plus proche. Le barre doutils vous permet dinsrer diffrents champs (date, heure,..), vous pouvez galement insrer vous mme du texte. Les en-ttes et pieds de page sont identiques toutes les pages ( lexception des numros de page) au sein dune mme section. La modification de lun entrane la modification de tous les autres. Il est cependant possible de crer des sections et de faire des en-ttes et pieds de pages diffrents pour chacune delles. De plus, il est possible de crer des en-ttes et pieds de page diffrent pour la premire page dune section ou pour les pages paires et impaires dune mme section (frquent dans les livres). Par dfaut, si aucune section nest dfinie, le document constitue une section. Pour crer une section, ajouter un saut de section (Insertion/Saut) au dbut et la fin de la section.

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4.4 La mise en page :

La mise en page ne doit pas tre confondue avec la pagination. La mise en page concerne la dfinition des marges, du format de la page, de lorientation du papier, etc. Cest--dire tous les paramtres qui jouent un rle important lors de limpression et qui dpendent de limprimante que vous utilisez. Si vous changez dimprimante, vous risquez dobtenir un rendu diffrent de votre document, ne refaites pas pour autant la mise en forme de votre document, le problme nest pas l , il concerne la mise en page. Vous pouvez modifier la mise ne page partir de la boite de dialogue Mise en page accessible dans le menu Fichier. Elle se prsente sous la forme suivante :

Lorsque votre document est divis en sections, la modification de la mise en page sapplique la section en cours. Vous pouvez ainsi choisir dimprimer une section en format paysage si les pages sont trs larges. Pour lorientation paysage, le texte sinscrit dans le sens de la largeur, paralllement aux cts de la feuille de 29,7 cm. Quand vous choisissez lorientation portrait, le texte sinscrit dans le sens de la longueur.

Pour modifier les marges, vous pouvez utiliser la boite de dialogue Mise en page ou bien la rgle. Pour agrandir votre marge de gauche, faites glisser votre limite de marge vers la droite. Inversement, pour la rduire, faites glisser votre limite de marge vers la gauche. Initiation Word Aurlie Beynier 11/03/03

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Si vous maintenez la touche Alt enfonce pendant que vous faites glisser la souris, Word affichera les dimensions de votre marge au fur et mesure que vous les modifiez.

Si votre document doit tre reli, pensez prvoir une marge plus importante du ct de la reliure. Une option permet dajouter une marge de reliure, elle est accessible partir de la boite de dialogue Mise en page .

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41 Vous pouvez galement, lors de la mise ne page, choisir de numroter les lignes. Cest aussi ici que vous pouvez indiquer que les en-ttes et pieds de page sont diffrents pour les pages paires et impaires ou pour la premire page.

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5 Les styles
Les styles constituent lune des fonctionnalits les plus utiles de Word, ils vous permettront de gagner un temps considrable lors de la mise en forme de vos documents. Au chapitre prcdent nous vous avons prsent la mise en forme directe ; si vous lavez dj utilise, vous avez pu constater quelle demande beaucoup de temps et que les risques, de ne pas appliquer exactement la mme mise en forme partout dans votre document, sont levs. Les styles pallient ses difficults, cest pourquoi nous vous conseillons vivement dy avoir recourt. De plus, lutilisation des styles vous permettra dautomatiser certaines tches fastidieuses comme la cration de tables des matires, la numrotation des titres, Ce chapitre devrait vous permettre dutiliser facilement cet outil.

5.1 Dfinition des styles :


Dans Word, un style est lensemble des mises en forme appliques de manire groupe un ou plusieurs paragraphes. Un style regroupe donc un ensemble dattributs de mise en forme. En utilisant les styles, vous navez plus besoin de jongler avec les diffrentes botes de dialogue de mise en forme, il vous suffit dappliquer un style et tous les attributs dfinis dans ce dernier seront appliqus. Vous gagnez ainsi beaucoup de temps et vous navez plus loccasion de vous tromper en appliquant les diffrents attributs de mise en forme un par un.

Il existe deux types de styles : les styles de paragraphe qui rgissent la mise en forme de paragraphes entiers et les styles de caractres beaucoup moins utiliss. Les styles de paragraphe peuvent contenir des mises en forme concernant les caractres (Police, taille,..) appliqu dans tous le paragraphe, mais aussi des mises en forme concernant le paragraphe lui mme (alignement, interlignage,). Les styles de caractres se superposent aux styles de paragraphes : en cas de conflit les premiers prvalent. De plus, les mises en forme manuelles prvalent sur les styles. Si vous

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43 nobtenez pas le rsultat escompt en appliquant un certain style , vrifiez si il ny a pas de conflit avec un autre style ou une mise en forme manuelle.

Si vous souhaitez afficher les styles appliqus votre document, rgles la largeur de la zone de style suprieure zro dans Outils/Option/Affichage/Largeur Zone de style. La zone de style nest visible quen mode Normal ou Plan, vous obtenez alors le rsultat suivant :

5.2 Les styles prdfinis :

Word possde plus de 90 styles prdfinis. Quand vous ouvrez un nouveau document, le style par dfaut qui est utilis est le style Normal. Les styles prdfinis apparaissent dans la liste droulante de styles situe en haut gauche de lespace de travail. Pour appliquer un style prdfini, slectionner le texte et le style voulu dans la liste. Pour ne pas surcharger la liste droulante, de nombreux styles ne sont pas affichs, pour y accder utilisez la boite de dialogue Style accessible dans le menu Format et se prsentant sous la forme suivante : Initiation Word Aurlie Beynier 11/03/03

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Word sait reconnatre les lments suivants et leur appliquer les styles correspondant : Les titres : Word considre comme un titre une ligne de texte non close par un point et suivie dune marque de paragraphe. Word numrote vos titres. Chaque titre appartient un niveau : titre1 correspond au niveau 1 ; titre 2 au niveau 2,. Si Word napplique pas la bonne numrotation, changez le niveau du titre en modifiant le style qui lui est associ . Les style de titre sont Titre1, Titre2, Si tous vos titres possdent un style de titre, leur numrotation se fera automatiquement et vous pourrez faire gnrer Word la table des matires de votre document. Les listes puces et les listes numrotes Corps du texte : tout ce qui nest pas titre, liste puces, etc. Elments de lettres : adresses, formules de salutations,

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5.3 Cration de styles :

Si les styles prdfinis ne vous conviennent pas , vous pouvez en crer de nouveaux. Vous pouvez modifier des styles prdfinis mais cela peut avoir des rpercutions sur dautres documents, prfrez la cration de nouveau style. Pour crer un style, utilisez la boite de dialogue Style et choisissez Nouveau vous obtenez une nouvelle boite de dialogue se prsentant sous la forme suivante :

Donnez un nom explicite votre style, par exemple MmoireDSTS plutt que Style1 . Attention certains noms sont rservs, nutilisez pas des noms de styles prdfinis. A partir du bouton Format vous pouvez paramtrer votre style. Vous pouvez, si vous le souhaitez, baser votre style sur un style dj dfini. Nous vous conseillons de toujours baser votre style sur le style Normal , cest dailleurs le choix fait pas Word par dfaut. En revanche, si vous voulez crer un style pour vos titres, basez vous sur des styles de titres prdfinis comme Titre1, Titre2, etc. ainsi la numrotation de vos titres se fera automatiquement. Vous pouvez galement choisir le style du paragraphe suivant, par exemple un titre est suivi dun corps de texte.

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46 Par dfaut, lorsque vous crez un style personnalis, Word najoute ce style qu votre document actif. Si vous souhaitez rutiliser ce style dans un autre document, vous devez lajouter au modle associ votre document actif, pour cela cochez la case Ajouter au modle . Attention, si vous modifiez ensuite ce style dans un autre document, il sera modifi pour tous les documents o vous lutilisez. Word peut modifier vos styles chaque fois que vous les modifiez manuellement. Nous ne vous conseillons pas dutilisez cette option, elle risque de faire des modifications non voulues sur vos styles. Utilisez plutt la mthode dcrite ci-dessous.

5.4 Modification des styles :

Pour modifier un style, utilisez Format/style, slectionnez le style modifier puis cliquez sur Modifier , une boite de dialogue, identique celle prvue pour crer un style, apparat alors. Faites les modifications voulues et validez. Word applique alors les modifications ralises tous les passages du document utilisant ce style. Si vous avez ajout ce style un modle, les modifications seront faites ultrieurement dans tous les documents utilisant ce modle. Pour cela vous devrez demander mettre jour les styles lorsque vous ouvrirez le document.

5.5 Les modles de documents :


Lorsque vous crez un document Word, vous devez slectionnez un modle de document parmi les diffrents modles disponibles. Vous trouvez ainsi des modles tels que : Document Vide ( aussi appel Normal), Page Web, CV, Lettres, Les modles permettent de crer des documents dont laspect est prdtermin, ils contiennent des styles, des objets (textes, images, tableaux,) insrs automatiquement (comme par exemple des formules de politesse pour les lettres), des macros, ainsi que des barres doutils, menus ou commandes de menus spcifiques. Toutes ces informations concernant un modle sont stockes dans un fichier spcifique possdant une extension dot. Quelque soit le document sur lequel vous travaillez, un modle lui est obligatoirement rattach; si vous navez pas choisi de modle spcifique, cest le modle Normal qui lui est associ. Vous pouvez choisir le modle rattacher votre document lorsque vous le crez. Initiation Word Aurlie Beynier 11/03/03

47 La boite de dialogue Nouveau vous propose diffrents modles prdfins dans Word. Vous pouvez aussi rattach un modle que vous avez vous mme dfini.

Pour la rdaction de votre mmoire, nous vous conseillons de dfinir votre propre modle, il sera ainsi adapt vos besoins et vous pourrez le rutiliser pour ldition dautres documents . Deux mthodes soffrent vous afin de crer un modle : Si vous disposez dj dun document dans lequel vous avez fait la mise en forme ( laide de styles) et dont vous tes trs satisfait, sauvegardez ce document sous un autre nom puis supprimez toutes les informations spcifiques. Ne laissez que les informations qui doivent tre insres automatiquement dans tous les documents utilisant ce modle. Pour finir, enregistrez votre modle avec Fichier/Enregistrer sous en choisissant le format Modle pour lenregistrement. Pour crer un nouveau modle du dbut la fin, choisissez Nouveau dans le Menu Fichier. Slectionnez Document vide et cochez la case Modle en bas droite de la boite de dialogue. Le nouveau fichier ainsi ouvert sera enregistr par Word comme un modle. Cres vos styles et vos macros, ajoutez les textes insr automatiquement et sauvegardez.

Si vous voulez que vos modles apparaissent dans la boite de dialogue Nouveau document , vous devez les enregistrer dans le rpertoire C:\Windows\Applications Data\Microsoft ce rpertoire peut diffr selon les systmes. Cependant ce rpertoire nest pas accessible sur les machines en libre accs de luniversit. Pour utiliser un modle que vous avez dfini, ouvrez le sous Word et enregistrez le sous un autre nom en lui attribuant une extension .doc, ce fichier constituera alors votre nouveau document.

Le modle utilis par un document est gnralement dfini lors de sa cration, cependant il est possible dattacher un modle diffrent un document. Utilisez pour cela Outils/Modles et complments /Attacher. Vous obtenez alors la fentre de dialogue cidessous qui vous permet dindiquer quel modle vous voulez attacher ce document.

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Cette boite dialogue vous permet de parcourir votre disque dure et dindiquer lemplacement du modle choisi. Slectionnez le modle voulu et validez. Cochez ensuite loption Mise jour automatique des styles de documents et validez.

Lorsque vous avez rattach un modle un document, toutes les informations contenues dans ce modle (styles, macros,..) sont insres dans votre document. Vous pouvez donc travailler sur votre document en utilisant une machine sur laquelle nest pas enregistr votre modle. En revanche, les modifications sur les styles, les macros, et les barres doutils, ralises partir de votre document ne seront pas rpercutes sur le modle. Attention, si vous voulez crer un nouveau document utilisant votre modle, vous devez absolument lavoir votre disposition (noubliez donc pas chez vous votre fichier .dot lorsque vous travaillez luniversit).

5.6 Cration dune table des matires :

Si vous avez appliqu des styles Titre tous vos titres, il ne vous faudra que quelques secondes pour crer une table des matires. Placez vous lemplacement o vous souhaitez linsrer et choisissez Insertion/Table et index, activez longlet Table des matires et validez. Une table des matires est insre. Seuls les titres de niveau 1 3 sont prsents. Les styles TM sont utiliss dans la tables des matires. Initiation Word Aurlie Beynier 11/03/03

49 Plusieurs format de table sont dfinis par dfaut : Classique, soign, Vous pouvez les choisir dans la boite de dialogue Table et index. Vous pouvez galement modifier les styles TM si vous souhaitez personnaliser le format de la table des matires.

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Les chapitres prcdents doivent vous avoir permis dabois les connaissances sur Word ncessaires la rdaction de votre mmoire. Si vous souhaitez avoir de plus amples informations sur un sujet, nhsitez pas consulter laide en ligne de Word, ou bien lun des innombrables livres sur le sujet. Pour finir, vous devez savoir que votre mmoire doit rpondre certaines rgles de rdaction et de prsentation. Une grande partie dentre elles vous sont prsentes en annexe.

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A. Conseils
Voici les erreurs les plus frquemment rencontres dans les mmoires et quil vaut mieux viter afin de ne pas nerver les lecteurs

1. Ne pas faire la mise ne forme paragraphe par paragraphe, Utilisez les feuilles de style. 2. Ne pas chercher faire des alignements manuels en ajoutant des espaces, utilisez les tabulations. 3. Ne pas avoir une confiance aveugle dans le correcteur automatique de Word. 4. Ne pas passer la page suivante en utilisant des retours chariot, utilisez les sauts de page. 5. Modifier le style dun paragraphe avec Format/Style et non pas Format /Paragraphe. 6. Donner un nom explicite aux styles que vous crs et ne pas utilisez les noms rservs. 7. Donner un nom votre propre feuille de style, ne pas modifier le mode normal. 8. Noubliez pas de transporter votre feuille de style quand vous travaillez sur diffrentes machines, vous risquez de devoir redfinir votre feuille de style entireme,nt dans le cas contraire. 9. Ne pas multiplier les polices. 10. Ne pas abusez des gras, des souligns, des italique. 11. Pensez que la reproduction dun mmoire se fait en noir et blanc. Utilisez des niveaux de gris plutt que de la couleur. 12. Lors de limpression la mise en page dpend de limprimante par dfaut : les marges peuvent tre modifies, ne recommencez pas toute la mise en page de votre document, faites seulement les modifications ncessaires dans Format/Mise en Page. 13. Afin de diminuer la taille des fichiers, cochez loption sauvegarde complte dans les proprits de lenregistrement. Si cela ne suffit pas, essayez denregistrer le fichier sous un autre nom, cela rinitialisera totalement la sauvegarde (en Initiation Word Aurlie Beynier 11/03/03

52 sauvegarde rapide Word enregistre les modifications la suite du fichier ce qui prend plus de place que denregistrer le fichier mais demande moins de temps).

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B. Index
A affichage, 6 aide, 15 alignement, 32 annuler, 11 atteindre, 25 B barre dtat, 7 barre doutils, 5 barre de dfilement, 6 barre de menu, 5 boite de dialogue, 7 C coller, 10 colonnes, 17 compagnon Office, 15 copier, 10 couper, 10 crer un document, 12 E en-ttes, 7, 39 espace de travail, 4 I impression, 40 indentation, 33 info-bulle, 15 insrer, 11 interlignage, 34 L lignes, 17 listes numrotes, 11 M marges, 41 menus contextuels, 8 mise en forme, 43 Initiation Word Aurlie Beynier 11/03/03

54 mise en forme directe, 30, 43 mise en page, 40 modle, 47 modles prdfinis, 28 modifier un style, 47 N Normal, 44, 46 numrotation, 39 O orphelines, 38 ouvrir, 12 P pagination, 38 paragraphes, 32 paysage, 40 pieds de page, 39 pieds de pages, 7 point dinsertion, 10 polices, 30 portrait, 41 puces, 11 R raccourcis, 9 rechercher, 25 remplacer, 25 rtablir, 11 S sauts de page, 39 Sauvegarder, 13 section, 40 slectionner, 10 signet, 27 style personnalis, 47 styles, 43 styles de caractres, 43 styles de paragraphe, 43 styles prdfinis, 44 T table des matires, 49 tableau, 17 tableaux, 17 tabulations, 35 Initiation Word Aurlie Beynier 11/03/03

55 titres, 46, 49 V vrification orthographique et grammaticale, 27 veuves, 38

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