tUNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL PERU FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y SISTEMAS ESCUELA DE INGENIERIA DE SISTEMAS

SISTEMA DE DIGITALIZACIN AUTOMATIZADO PARA EL REA DE REGISTROS Y LEGAJOS DEL HOSPITAL MARIA AUXILIADORA

AUTOR

: AFAN VILLEGAS, JEAN PAUL MEJIA SUAZO, MARCOS FERNANDO ANTONIO

TUTOR

: Dr. ERICK PAPA QUIROZ

2012-II

INDICE GENERAL
INTRODUCCION 3 CAPITULO I: Formulacin del Problema 1.1 Planteamiento del Problema. 6 1.2 Antecedentes de solucin.9 1.3 Propuesta de solucin...9 1.4 Alcance de la propuesta11 1.5 Justificacin.12 1.6 Objetivos..13 1.6.1 Objetivo General.13 1.6.2 Objetivos Especficos.13

CAPITULO 2: MARCO TEORICO. 14 2.1 Antecedentes.. 25 2.2 Base terica.35 Captulo III: Marco Metodolgico-----------------------------------------------------------36 3.1 Metodologa para el anlisis y diseo de la solucin----------------------------------52 3.2 Metodologa para el estudio de factibilidad (viabilidad) -----------------------------56 CAPITULO 4: ASPECTOS ADMINISTRATIVOS.56 4.1 ndice preliminar de la tesis..59 4.2 Presupuesto y cronograma de actividades67 4.3 REFERENCIAS.69

LISTA DE TABLAS ( Marco Terico)

Tabla N 1 Soluciones Implementadas a nivel Nacional.. 17

Tabla N 2 Proyectos con temas de estudios similares a nivel Nacional.. 18

Tabla N 3 Soluciones Implementadas a nivel Internacional... 19

Tabla N 4 Proyectos con temas de estudios similares a nivel Internacional... 20

Tabla N 5 Comparacin de ventajas y desventajas de Proyectos a realizar con Soluciones Implementadas a nivel Nacional 21

Tabla N 6 Comparacin de ventajas y desventajas de Proyectos a realizar con Soluciones Implementadas a nivel Internacional. 22

Tabla N 7 - Comparacin de ventajas y desventajas de Proyectos a realizar con Proyectos Similares a nivel Nacional... 23

Tabla N 8 - Comparacin de ventajas y desventajas de Proyectos a realizar con Proyectos similares a nivel Internacional. 24

INDICE DE TABLAS

(Marco Metodolgico)

TABLA N 1 TABLA N 2 TABLA N 3 TABLA N 4 TABLA N 5 TABLA N 6 TABLA N 7 TABLA N 8 TABLA N 9 TABLA N 10

43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

LISTA DE TABLAS( Capitulo IV)

Tabla N 1 ..,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, .63

Tabla N 2.. 65

Tabla N 3..... 65

Tabla N 4....66

Tabla N 5..,, 66

Tabla N 6. .... 67

Tabla N 7..... 67

Tabla N 8... 68

SISTEMA DE DIGITALIZACIN AUTOMATIZADO PARA EL REA DE REGISTROS Y LEGAJOS DEL HOSPITAL MARIA AUXILIADORA

I. INTRODUCCION El Hospital de Apoyo Mara Auxiliadora es una dependencia del Ministerio de Salud ubicado en Lima en el distrito de San Juan de Miraflores. Es una institucin asistencial de Tercer Nivel que funciona como nico centro hospitalario de referencia en el Cono Sur de Lima Metropolitana, brindando Atencin Integral Bsica en los servicios de Salud a la poblacin de distritos urbanos, marginal, y rural. Este Hospital cuenta con distintos departamentos de trabajo, el departamento de Contabilidad, Remuneraciones y Pensiones, Estadstica, Economa, Informtica, Logstica y entre ellos el Departamento de Registros y Legajos. Estos departamentos mencionados se encargan de la Gestin Administrativa de la institucin basados en estndares de trabajo no apropiados para el desempeo de cada trabajador. Todas las reas anteriormente mencionadas estn relacionadas entre s por eso que el presente trabajo de investigacin se basara en mejorar los distintos procesos del rea de legajos a travs de un sistema de digitalizacin automatizado de documentos .

Figura N1: https://encryptedtbn3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTwEVWMrEMwHWYnOZaulGCBubNw_XJLTTV_Y5ZeU9Qk2E6QMyK7WQ

CAPITULO I

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El departamento de Registros y Legajos del Hospital de Apoyo Mara Auxiliadora es una oficina la cual su funcin principal es brindar informacin de trabajadores de la Institucin bajo contrato de cualquier modalidad con excepcin de contrato por tercero, a cualquier ente o persona autorizada que lo requiera. Pero en la actualidad dicho departamento no cuenta con un sistema de administracin de la informacin ya que los expedientes de los trabajadores se encuentran archivados en forma fsica siendo expuestos a la ventilacin de su contenido. Adems, el tiempo de presentacin de un reporte es elevado, aproximadamente 7 das hbiles, debido a la gestin no actualizada de dicha rea, debido a dicho proceso se generan una serie de errores que retrasan la produccin de cada trabajador. No obstante, el desempeo y capacidad del trabajador es obligatoriamente limitada ya que no puede desempearse tal debido a la metodologa de trabajo.

Figura N2: http://www.google.com.pe/imgres?q=legajos&num=10&hl=es&biw=1192&bih= 576&tbm=isch&tbnid=bM93UqFHhC0_9M:&imgrefurl

1.2. ANTECEDENTES DE SOLUCIN Anteriormente por indiferencia por parte de la Direccin Administrativa no se han desarrollado propuestas de modelos o metodologas para la solucin de dicho problema as que este es el primer proyecto para poder formular una propuesta de diseo de un Sistema de Digitalizacin Automatizado en el rea de Registros y Legajos mencionado anteriormente ya que todos estos datos estn en estado fsico. Pero a nivel nacional e internacional as como proyectos similares han desarrollado este sistema de digitalizacin en distintas formas y las detallaremos a continuacin: 1.2.1. ANTECEDENTES NACIONALES: 1.2.1.1.1. Sector Salud: [6] Hospitales de Barranca, Huacho, Chancay, Huaral y Caete: Estos hospitales bridan un servicio de salud y por ende este servicio debe estar acorde con la tecnologa, es por eso que sus directores con ayuda econmica del estado han acordado disear un sistema de digitalizacin de las historias clnicas de sus nosocomios para poder ahorrarle tiempo a sus pacientes que actualmente esperan cerca de una hora para que puedan recibir su respectiva historia clnica 1.2.1.1.2. Biblioteca: [17] Biblioteca Nacional del Per: Las ms renombradas bibliotecas del mundo van acorde de los cambios que el mundo y la tecnologa exigen hoy en da, y por ello tiene que adoptar sistemas que satisfagan las necesidades de los usuarios. Es por eso que la Biblioteca Nacional del Per (BNP), implementar un nuevo sistema digital denominado ABSIS NET que busca integrar de una mejor forma la informacin digital que ayudar a que los usuarios( nacionales e internacionales) tengan muchos libros, archivos y manuscritos que son exclusivos de la Biblioteca Nacional del Per.

1.2.1.1.3. Archivos: [1] Agencias Ransa: Han desarrollado un sistema que permite la clasificacin, manejo y almacenamiento de documentos por medio de la digitalizacin de los mismos. Este sistema permite consultar imgenes empleando como referencia el nmero de la orden de compra, numero de DUA, referencia interna de Ransa, o alguna otra referencia que solicite el cliente lo que permite un ahorro considerable de espacio y papel, pero sobre todo permite a un nmero ilimitado de usuarios el acceso a la informacin de los embarques realizado.

1.2.2. ANTECEDENTES INTERNACIONALES: 1.2.2.1. Sector Salud: [11] Hospital Sakae Kyosai de Yokohama: Empez a considerar la opcin de digitalizar sus historiales mdicos en papel para pacientes hospitalizados en 2010. La gestin se vio impulsada por los planes para construir un ala nueva, que debera estar finalizada en 5 aos. Lo hizo para que el historial mdico del paciente no est en papel y pase a formato digital y de esta manera ahorrar espacio, papel y tiempo de bsqueda. [8] El Hospital de La Plana (Castelln): Las tecnologas de la informacin estn permitiendo a la sanidad valenciana un ahorro de costes y una gestin eficiente de los recursos disponibles. Otras ventajas son la sostenibilidad del sistema sanitario, incrementando las garantas de seguridad y calidad en la atencin al paciente y el aprovechamiento del espacio fsico que hasta ahora ocupaban los archivos en papel. [3] Hospital San Pedro de la Rioja: Digitalizacin de todos los historiales mdicos de los pacientes, as como los informes, anlisis y placas de rayos. Este sistema permite ahorrar en papel y mejora el rendimiento y capacidad del hospital, influyendo positivamente en la atencin a los pacientes. 1.2.2.2. Centros de Documentacin: [12] Biblioteca Nacional Digital de Chile: Usaron el sistema de digitalizacin de documentos histricos para garantizar la conservacin en un medio seguro y perdurable de esta informacin, adems de aumentar el nivel de acceso para el pblico 1.2.2.3. Biblioteca: [15] Biblioteca de la Universidad Nacional de Colombia: Disearon este sistema para que sus alumnos accedan de una manera rpida y efectiva a todos los libros que dicha biblioteca ofrece.

1.2.3. PROYECTOS SIMILARES: 1.2.3.1. Nacionales: [13] Proyecto de digitalizacin de documentos para mejorar la gestin documental en el ministerio de transportes y comunicaciones. [4] Desarrollo de un sistema de informacin registral automatizado para la ORLC (Oficina Registral de Lima y Callao).

1.2.3.2. Internacionales: [2] ANLISIS E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS (SADO) PARA SOLUCIONES INTELIGENTES.

1.3. PROPUESTA DE SOLUCIN:

El Sistema Digitalizacin Automatizada de Documentos (SDAO) ayudar a simplificar el almacenamiento de varios documentos que se encuentran en forma fsica, los cuales pueden llegar a extraviarse, a ser alterado, nuestra propuesta propone garantizar la fiabilidad en cuanto a la existencia de la misma. Adems, con esto se busca mejorar la productividad a travs de la optimizacin del tiempo de administracin de los documentos logrando as garantizar el almacenamiento y organizacin de la informacin en formato digital. De manera general nuestra propuesta permitir que los procesos administrativos de dicha rea se puedan realizar de manera rpida y eficiente pero sobre todo las actividades repetitivas y tediosas son eliminadas o reducidas con la finalidad de brindar un mejor servicio y aprovechar los recursos en forma eficiente todo esto se logra con el uso de un sistema digitalizado de documentos que tambin podr permitir intercambiar la informacin de manera rpida y efectiva para que todas las reas del centro mdico interrelacionadas tengan informacin clara, precisa y completa, que le apoyen en sus procesos y toma de decisiones que mejoren la gestin administrativa. Por ese motivo la propuesta de solucin que estamos implantando es el empleo de un sistema automatizado de digitalizacin de documentos que permitan al AREA DE

LEGAJOS tener una visin integral de todos sus procesos, reducir el tiempo de solicitudes y el ahorro en papel y pueda romper las islas de informacin con las reas relacionadas entre s dentro de la organizacin mejorando las prcticas de gestin empresarial en dicho hospital.

10

SELECCIN DE PERSONAL

PRESUPUESTO

BIENESTAR DE PERSONAL

REGISTROS Y LEGAJOS

CONTROL DE ASISTENCIA

REMUNERACION Y PENSIONES

Figura N4: Fuente propia

1.4. ALCANCE DE LA PROPUESTA

El mbito de realizacin de este proyecto es el distrito de San Juan de Miraflores, las propuestas de solucin a ser generadas en la realizacin de este proyecto sern ofrecidas al director del hospital para su correcta implementacin en las zonas comprendidas dentro del distrito.

Nuestro alcance se basa en simplificar las funciones de gestin de la persona encargada del departamento y de los trabajadores, ya que se agilizarn los procesos de reportes y registros de personal ingresante a dicha institucin. Esta propuesta tambin beneficiar los departamentos de Seleccin de Personal, Bienestar de Personal, Remuneracin y Pensiones, Control de Asistencia y Presupuesto porque se proveern de informacin que se les sea necesaria. El diseo a realizar esta pensado en el hospital mara auxiliadora sin embargo queremos que nuestro modelo sirva como estndar para que otros hospitales de lima y del interior del

11

pas puedan adoptarlo en sus centros hospitales puesto que el deber de ellos es ofrecer el mejor servicio mdico posible y para ello deben estar acorde con el avance de la tecnologa tanto del software como del hardware. A continuacin algunos ejemplos de hospitales que podran adoptar nuestro modelo propuesto: a) La Maternidad de Lima ubicado en Cercado de Lima el registro de sus pacientes es en fsico as como otras reas poniendo en riesgo el registro de pacientes as como el servicio que ofrecen. b) El Hospital Bravo Chico o HIPOLITO UNANUE ubicado en Riva Agero tambin cuenta con registro de pacientes en archivos y con una mala gestin administrativa y de procesos por ese problema. c) El Hospital de la Solidaridad especialmente en sus ubicaciones en los distritos del Agustino y Villa el Salvador tampoco cuenta con un adecuado flujo de informacin en algunos de sus locales y en algunas reas.

1.5. JUSTIFICACIN Analizando la situacin actual del hospital y observando una descoordinacin total en el rea de legajo ocasionando distintos problemas, es por eso que la investigacin objeto de la presente tesis se justifica en disear un sistema de digitalizacin automatizada que permitir solucionar los distintos problemas en dicha rea, para ello mostraremos un cuadro donde resumiremos cmo funciona el modelo actual y por qu se debe disear nuestra propuesta:

12

Modelo Actual

Modelo de nuestra propuesta

Datos del personal de AREA DE LEGAJOS Los datos pasaran a formato digital y de se encuentran en estado fsico siendo esta manera no sufriran daos ni factible a prdida de datos as como perdidas puesto que se encontraran errores y/o equivocaciones almacenados en una base de datos

La informacin es administrada de forma Al estar en digital el personal encargado equivocada ocasionando problemas de de administrar la informacin lo har de gestin en el rea manera rpida y sin equivocaciones

Asimismo al no tener un adecuado Ahora los trabajadores podrn solicitar control de informacin de personal se sus reportes, y trabajar de manera origina una baja en la productividad por tranquila con la seguridad que estos no el mal manejo del mismo estn perdidos y q sus solicitudes sern atendidas rpidamente La generacin o cumplimiento con las Sin importar el tipo de reporte que se solicitudes de los reportes demanda solicite este tardara solo unos segundos demasiado tiempo por lo mismo que no en ser cumplido o generado con un solo se cuenta con un software que nos click permita agilizar dichos requerimientos Mucho gasto en papel y espacio fsico Ahorro enorme en papel y el espacio fsico antes destinado para guardar los documentos puede ser utilizado para otras cosas

En general la propuesta formulada es de vital importancia para mejorar las gestiones, operaciones, funciones y mejorar la productividad del personal humano en esta rea as como las reas relacionadas a esta, as mismo este sistema de digitalizacin automatizada

13

no solo aportara rapidez y flexibilidad en el manejo de la informacin sino tambin disminuir del tiempo, papeleo y actividades en las oficinas, eliminacin de las tareas manuales, reduccin de las labores tediosas, ahorrando tiempo y recursos.

1.6. OBJETIVOS 1.6.1 OBJETIVO GENERAL Realizar un Diseo y posterior validacin de un Sistema de Digitalizacin de Documentos para mejorar el proceso de Gestin de la Oficina de Registros y Legajos y su relacin laboral con los distintos departamentos que intervienen. 1.6.3 OBJETIVOS ESPECIFICOS OE1: Planear la metodologa apropiada para el analizar la situacin actual. OE2: Optimizar de todos los procesos del rea de legajos as como tambin de las reas vinculadas. OE3: Administrar la informacin del personal de una forma precisa, segura, rpida y sin contratiempos. OE4: Incrementar la productividad y eliminar los datos y/o operaciones ya no necesarias para el correcto funcionamiento del rea. OE5: Agilizar los trmites y pedidos de reportes de distintos ndole.

14

CAPITULO II: MARCO TEORICO

2.1. ANTECEDENTES En este captulo vamos a respaldar nuestro proyecto de tesis, viendo primeramente las soluciones que se han implementadas anteriormente ya sea nacionales o internacionales, sobre el tema del cual trata nuestra tesis, as como tambin proyectos similares al nuestro. Para esto usaremos una tcnica y/o herramienta llamada benchmarking que nos permitir tomar los puntos sobresalientes de las soluciones anteriores y las tesis que han tratado temas similares a nuestro proyecto. Para aplicar esta tcnica usaremos una metodologa hecha por nosotros la cual est basada en los siguientes pasos: 2.1.1. IDENTIFICACIN: En este paso identificaremos cuales son las soluciones anteriores y/o tesis sobre el tema del cual adoptaremos sus diversos mtodos aplicados a nuestro problema usando benchmarking. 2.1.2. ANLISIS: En este punto analizaremos os objetivos, ventajas y beneficios de los datos obtenidos en el paso de identificacin. 2.1.3. COMPARACIN: Ene este punto compararemos las ventajas de nuestro proyecto con las ventajas obtenidas de los proyectos y/o soluciones anteriores. 2.1.4. INTEGRACIN: En este paso compararemos los datos obtenidos con los nuestros y estableceremos criterios y metas a raz de esta comparacin.

PASO 1: 2.1.1. IDENTIFICACION: Tomaremos las soluciones anteriores y/o tesis teniendo como punto de referencia a los antecedentes descritos en el captulo I seccin 1.2.1. 2.1.1.1. ANTECEDENTES NACIONALES: 2.1.1.1.1. Sector Salud: - [6] Hospitales de Barranca, Huacho, Chancay, Huaral y Caete 2.1.1.1.2. Biblioteca: - [17] Biblioteca Nacional del Per

15

2.1.1.1.3. Archivos: - [1] Agencias Ransa

2.1.1.2. ANTECEDENTES INTERNACIONALES: 2.1.1.2.1. Sector Salud: - [11] Hospital Sakae Kyosai de Yokohama. - [8] El Hospital de La Plana (Castelln). - [3] Hospital San Pedro de la Rioja. 2.1.1.2.2. Centros de Documentacin: - [12] Biblioteca Nacional Digital de Chile. 2.1.1.2.3. Biblioteca: - [15] Biblioteca de la Universidad Nacional de Colombia.

2.1.1.3. PROYECTOS SIMILARES: 2.1.1.3.1. Nacionales: - [13] Proyecto de digitalizacin de documentos para mejorar la gestin documental en el ministerio de transportes y comunicaciones. - [4] Desarrollo de un sistema de informacin registral automatizado para la ORLC (Oficina Registral de Lima y Callao). 2.1.1.3.2. Internacionales: - [2] ANLISIS E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS (SADO) PARA SOLUCIONES INTELIGENTES.

PAS 2: 2.1.2. ANLISIS: Analizaremos distintos datos de las soluciones implementadas anteriormente y de las tesis anteriores.

16

TABLA N 1 SOLUCIONES IMPLEMENTADAS A NIVEL NACIONAL

SOLUCIONES IMPLEMENTADAS (NACIONALES) NOMBRE 1- Hospitales de Barranca, Huacho, Chancay, Huaral y Caete RESPONSABLE Gobierno Regional de Lima BENEFICIADOS Distrito De Barranca, Huacho, Chancay, Huaral y Caete PROPOSITO Modernizar el sistema de atencin en los hospitales. HERRAMIENTAS Gestiones para la instalacin de los sistemas de digitalizacin de los documentos mdicos. ABSIS NET que busca integrar de una mejor forma la informacin digital.

2- Biblioteca Nacional del Per

directora general de la BNP

Usuarios nacionales y extranjeros

Ver registros en la base de datos acerca de todo el material existente as como acceso a los usuarios extranjeros a varios libros de edicin nica. Clasificacin, manejo y almacenamiento de documentos por medio de la digitalizacin de los mismos.

3- Agencias Ransa

Empresa Agencias Ransa

Clientes

Documentos escaneados y clasificados de acuerdo a la orden de compra.

17

TABLA N 2 PROYECTOS CON TEMA DE ESTUDIOS SIMILARES A NIVEL NACIONAL

PROYECTOS CON TEMA DE ESTUDIO SIMILARES (NACIONALES) TITULO 1- Proyecto de digitalizacin de documentos para mejorar la gestin documental en el ministerio de transportes y comunicaciones AUTOR / ORGANIZACION BENEFICIADOS OBJETIVO PROPUESTA

titular de la Secretara General del MTC

Modernizar y optimizar la Ministerio de transporte y gestin documental en el Ministerio de Transportes y comunicaciones Comunicaciones Mejorar la calidad de servicios que brinda a travs de 4 procesos incluyendo uno de ellos la digitalizacin de documentos.

Optimizacin de procesos de gestin documental y archivos ordenados fsicamente. Capturar las imgenes de las partidas registrales y almacenarlas en discos pticos para su digitalizacin.

2- Desarrollo de un sistema de informacin registral automatizado para la ORLC (Oficina Registral de Lima y Callao)

Baltazar Caballero Jorge Luis

Oficina Registral de Lima y Callao

18

SOLUCIONES IMPLEMENTADAS (INTERNACIONALES) NOMBRE RESPONSABLE BENEFICIADOS PROPOSITO

Digitalizar historiales mdicos en papel y reducir significativamente la carga de trabajo del personal permitiendo el acceso directo desde los terminales de pedidos del sistema.

HERRAMIENTAS

1- Hospital Sakae Kyosai de Yokohama

Director del Hospital

Distrito de Sakae en la ciudad de Yokohama

Escner Kodak i1220 Plus

TABL A N 3 SOLU CIONE S IMPLE MENT ADAS A NIVEL INTER NACIO NAL

19

2- El Hospital de La Plana (Castelln)

Director del hospital

Ciudad de Castilla y Len

Eliminar la historia clnica fsica y trabajar nicamente con la electrnica. Digitalizacin de todos los historiales mdicos de los pacientes, as como los informes, anlisis y placas de rayos. Garantiza la conservacin en un medio seguro y perdurable de documentos histricos. Proveer acceso y promover el uso de las publicaciones electrnicas cientficas y de creacin artstica.

Nuevas tecnologas aplicadas a la sanidad y por el cuidado y respeto al medio ambiente Software que permite gestionar las instalaciones sin tener que utilizar el papel. Evaluacin detallada de los archivos a procesar. Diagnostico, escaneo y generacin de archivos digitales.

3- Hospital San Pedro de la Rioja

Director del hospital

Ciudad de Rioja

4- Biblioteca Nacional Digital de Chile

Claudio Aldunate, gerente comercial de Microsystem

Usuarios chilenos y extranjeros

5- Biblioteca de la Universidad Nacional de Colombia

Director de la Biblioteca

Estudiantes en general

TABLA N 4 PROYECTOS CON TEMAS DE ESTUDIOS SIMILARES A NIVEL INTERNACIONAL

20

PROYECTOS CON TEMA DE ESTUDIO SIMILARES (INTERNACIONALES) TITULO AUTOR / ORGANIZACION BENEFICIADOS OBJETIVO PROPUESTA Producto Adobe Capture, que mejorara la productividad a travs de la optimizacin del tiempo de administracin de los documentos logrando as garantizar el almacenamiento y organizacin de la informacin en formato digital utilizando OCR (Optical Character Recognition) que Adobe Capture facilita.

1- ANLISIS E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS (SADO) PARA SOLUCIONES INTELIGENTES

GABRIELA REBECA AGUILAR BAQUERO y OMAR CRISTBAL ARBOLEDA TERN

Empresa informtica Soluciones Inteligentes en SANGOLQU, ECUADOR

Simplificar el almacenamiento de varios documentos que se encuentran en forma fsica, los cuales pueden llegar a extraviarse o ser alterado.

21

PASO 3: 2.1.3. COMPARACION: Comparacin de las ventajas y desventajas de nuestra propuesta vs las soluciones anteriores y tesis tanto nacional como internacional.
TABLA N 5 COMPARACION DE VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE PROYECTOS A REALIZAR CON SOLUCIONES IMPLEMENTADAS A NIVEL NACIONAL

PROYECTO A REALIZAR VS SOLUCIONES IMPLEMENTADAS A NIVEL NACIONAL SISTEMA DE DIGITALIZACIN AUTOMATIZADO PARA EL REA DE REGISTROS Y LEGAJOS DEL HOSPITAL MARIA AUXILIADORA -

VENTAJAS Preservacin de la informacin de los trabajadores en el rea de legajos Administrar la informacin de manera rpida y oportuna Rapidez en los reportes solicitados Mejorar el manejo del personal -

DESVENTAJAS

Indiferencia por parte de la Direccin Administrativa para la solucin de dicho problema. La iniciativa no se imita en el resto de hospitales de Lima

1. Hospitales de Barranca, Huacho, Chancay, Huaral y Caete

Mejoramiento de la atencin especializada a los pacientes. Hospitales Modernos. Tecnologa necesaria para atender a los

Su alcance se limita solamente a esas zonas Falta de compromiso de los directores.

22

pacientes.

Satisfacer las necesidades de los usuarios. Permite el ahorro de recursos econmicos. seguridad en la informacin de bsqueda. Permite a un nmero ilimitado de usuarios el acceso a la informacin de los embarques realizados Involucra todos los documentos del despacho incluyendo la facturacin local. No involucra a las dems bibliotecas.

2. Biblioteca Nacional del Per

3. Agencias Ransa -

Equivoco por parte de los usuarios.

TABLA N 6 COMPARACION DE VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE PROYECTOS A REALIZAR CON SOLUCIONES IMPLEMENTADAS A NIVEL INTERNACIONAL
PROYECTO A REALIZAR VS SOLUCIONES IMPLEMENTADAS A NIVEL INTERNACIONAL

VENTAJAS

DESVENTAJAS

23

Preservacin de la informacin de los trabajadores en el rea de legajos Administrar la informacin de manera rpida y oportuna Rapidez en los reportes solicitados Mejorar el manejo del personal Indiferencia por parte de la Direccin Administrativa para la solucin de dicho problema. La iniciativa no se imita en el resto de hospitales de Lima

SISTEMA DE DIGITALIZACIN AUTOMATIZADO PARA EL REA DE REGISTROS Y LEGAJOS DEL HOSPITAL MARIA AUXILIADORA -

1. Hospital Sakae Kyosai de Yokohama -

Ampliar y mejorar los servicios mdicos locales Se disminuye la carga del personal hospitalario Ser modelo para otros hospitales del rea Aprovechamiento del espacio fsico que hasta ahora ocupaban los archivos en papel sostenibilidad del sistema sanitario. incrementando las garantas de seguridad y calidad en la atencin al paciente. Ahorrar en papel y mejora el rendimiento y capacidad del hospital

Su alcance en comparacin al resto es dirigido solo a este hospital.

2. El Hospital de La Plana (Castelln)

Su alcance en comparacin al resto es dirigido solo a este hospital.

3. Hospital San Pedro de la Rioja

Demasiada informacin en papel para digitalizar

24

Mejorar la atencin a los pacientes. Mayor interrelacin entre los mdicos de atencin primaria y los de atencin especializada Preservacin documental Mostrar al mundo los manuscritos antiguos Distribucin en red Preservacin documental Consulta de una misma informacin por varios usuarios a la vez Distribucin en red. VENTAJAS DESVENTAJAS Que no se siga su modelo en otras bibliotecas del pas Que no se siga su modelo en otras bibliotecas del pas.

4. Biblioteca Nacional Digital de Chile 5. Biblioteca de la Universidad Nacional de Colombia PROYECTO A REALIZAR VS PROYECTOS SIMILARES A NIVEL NACIONAL SISTEMA DE DIGITALIZACIN AUTOMATIZADO PARA EL REA DE REGISTROS Y LEGAJOS DEL HOSPITAL MARIA AUXILIADORA -

Preservacin de la informacin de los trabajadores en el rea de legajos Administrar la informacin de manera rpida y oportuna Rapidez en los reportes solicitados Mejorar el manejo del personal

Indiferencia por parte de la Direccin Administrativa para la solucin de dicho problema. La iniciativa no se imita en el resto de hospitales de Lima

25

Incrementa la eficiencia y la productividad organizacional Facilitar disposicin de los documentos a travs de consulta de manera Instantnea Un mismo documento puede ser consultado por dos o ms personas en forma simultnea. Se eliminan los riesgos de prdida de documentos Mejor servicio a los usuarios Eliminar tiempos de espera improductivos Seguridad e integridad de la informacin Informacin en forma remota

1. Proyecto de digitalizacin de documentos para mejorar la gestin documental en el ministerio de transportes y comunicaciones -

Documentos no ordenados al momento de hacer el anlisis de los mismos No existe una normatividad para saber e numero exactos de documentos a digitalizar Falta de capacitacin de a los trabajadores.

2. Desarrollo de un sistema de informacin registral automatizado para la ORLC (Oficina Registral de Lima y Callao)

Como la digitalizacin es parte de las 4 actividades del proyecto se corre e riesgo que si una de las actividades restantes no se realiza el proyecto queda inconcluso

TABLA N 7 - COMPARACION DE VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE PROYECTOS A REALIZAR CON PROYECTOS SIMILARES A NIVEL NACIONAL .

TABLA N 8 - COMPARACION DE VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE PROYECTOS A REALIZAR CON PROYECTOS SIMILARES A NIVEL INTERNACIONAL.

26

PROYECTO A REALIZAR VS PROYECTOS SIMILARES A NIVEL INTERNACIONAL -

VENTAJAS Preservacin de la informacin de los trabajadores en el rea de legajos Administrar la informacin de manera rpida y oportuna Rapidez en los reportes solicitados Mejorar el manejo del personal -

DESVENTAJAS

SISTEMA DE DIGITALIZACIN AUTOMATIZADO PARA EL REA DE REGISTROS Y LEGAJOS DEL HOSPITAL MARIA AUXILIADORA

Indiferencia por parte de la Direccin Administrativa para la solucin de dicho problema. La iniciativa no se imita en el resto de hospitales de Lima

1 ANLISIS E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS (SADO) PARA SOLUCIONES INTELIGENTES satisfacer las necesidades de los usuarios. Permite el ahorro de recursos econmicos. Seguridad en la informacin. -

Fallas tcnicas. Gran inversin y tiempo prolongado en la etapa inicial del proyecto Capacidad de produccin (personal y equipamiento) limitada

27

28

PASO 4: 2.1.4. INTEGRACIN: Resultados obtenidos del benchmarking

2.1.4.1. Con las soluciones implementadas a nivel nacional: Se observa que en el pas es casi nula el uso de este sistema de digitalizacin y que hay bastante qu hacer en este rubro. Aunque la solucin 2 y 3 usan este sistema de digitalizacin en otra aplicacin han logrado reducir sus costos y satisfacer las necesidades de su usuario bajo este modelo. En la solucin 1 los hospitales de dichas zonas implementaran el sistema para mejorar el acceso a los historiales mdicos y as mejorar su gestin mdica de dichos hospitales. En nuestra solucin dicho sistema solo se usara en un rea especfica en este caso en el rea de legajos para poder tener un mejor y rpido acceso a la informacin de los trabajadores. Los beneficios obtenidos en estas soluciones nos deben servir como modelo as como tomar sus ventajas y adoptarla a nuestra rea para poder implementar el sistema de digitalizacin. En la mayora de las soluciones la iniciativa de este sistema no se aplica en empresas del mismo rubro siendo una desventaja muy comn y un aspecto a corregir por nosotros.

2.1.4.2. Con las soluciones implementadas a nivel internacional: Como vemos en las soluciones 4 y 5 habla sobre este sistema en bibliotecas con resultados asombrosos logrando sus objetivos en los mismos. Las soluciones 1,2 y 3 son implementadas en el mismo rubro pero en todas las reas de hospital por ende en nuestro caso la cantidad de documentos a digitalizar ser menor y ms rpido su tiempo de digitalizacin. Viendo y centrndonos nicamente en las soluciones referidas al mismo rubro, es decir la 1,2 y 3 sus objetivos son similares a los nuestros as como tambin logran ventajas en el mbito mejorando su gestin mdica.

29

2.1.4.3. Con los proyectos similares implementadas a nivel nacional: En este caso este sistema es implantado en otro tipo de empresas como la de registro en el numero 2 o para mejorar el ministerio de transporte y comunicaciones. A pesar de no ser del mismo rubro se puede sacar importantes conclusiones de que este sistema efectivamente trae muchos beneficios pero hay q saber llevarlo a cabo y seguir los procesos, as como conocer el tipo de informacin que se va digitalizar. En ambos casos la informacin no solo se vuelve segura sino que tambin el acceso a ella es rpida, que es lo mismo que deseamos en nuestro proyecto pero esta vez para el rea de legajos.

2.1.4.4. Con los proyectos similares implementadas a nivel internacional: En el nico proyecto encontrado el sistema de digitalizacin mejora los procesos de la empresa a la cual hace mencin el proyecto. Sin embargo debemos detener en cuenta que la capacitacin es importante para usar este sistema.

PASO 5: CONCLUSIONES FINALES: a. Esta comparacin ser muy til para ver como distintas organizaciones sean del miso rubro o no han logrado implementar con xito este sistema b. Gracias a esta herramienta til podemos extraer lo mejor de cada solucin anterior para ponerla en prctica en nuestro proyecto.

2.2

BASE TERICA

2.2.1. BENCHMARKING Segn la INDAP [10], el benchmarking constituye una herramienta, que mantiene a la organizacin en un proceso de continua investigacin y medicin de procesos, tanto interno como de otras organizaciones, con el fin de buscar los ms altos estndares con que comparar la gestin del propio grupo de trabajo, ayudando a una mejor gestin de la organizacin.

30

Esta seccin est basada en [9]: 2.2.2. GESTION DOCUMENTAL Persigue que el trabajo con los documentos sea ms fcil, de manera que una persona sabe qu documentos guardar, cundo, cmo, y dnde, con el fin de localizarlos cuando los necesita.

VENTAJAS DE UNA GESTION DOCUMENTAL Definir cules documentos deben ser creados segn cada actividad y cul informacin deben contener. Decidir bajo cual forma y estructura deben ser producidos los documentos. Seleccionar cual tecnologa debe utilizarse para la conservacin documental. Definir cuales metadatos conviene establecer para cada documento y cmo se van a conservar y administrar durante la vigencia administrativa, legal e histrica. Determinar las necesidades de recuperacin, utilizacin y de transmisin de los documentos entre los usuarios inmediatos y los otros usuarios. Establecer los plazos de conservacin de los documentos de acuerdo con su vigencia administrativa-legal e histrica con el fin de conservarlos el tiempo necesario y no saturar los locales de archivo. Determinar el modo de organizacin de los documentos con el fin de recuperarlos eficaz y eficientemente. Evaluar los riesgos que se pueden presentar en caso de que los documentos no estn disponibles cuando se requieran por parte de la administracin y de los usuarios en general. Asegurarla adecuada conservacin de los documentos en locales que cumplan las condiciones legales de sanidad y seguridad.

2.2.3. AUTOMATIZACION La automatizacin del proceso de digitalizacin est relacionada con actividades que se ejecutan repetitivamente, todas las veces que se escanea un documento y que comnmente se realizan de manera manual por parte de los usuarios, ante lo cual se generan no solo errores humanos propios de la mecnica, sino niveles de produccin que hacen cuestionable

31

la adquisicin de equipos de alta gama, con especificaciones en volumen de produccin altas.

Esta seccin se basa segn DOCSOLUTIONS [5]: 2.2.4. DIGITALIZACION La digitalizacin documental consiste en convertir un documento fsico o papel en un archivo digital o imagen electrnica, mediante equipos especializados para ello, llamados escneres.

2.2.4.1. ELEMENTOS QUE SE PUEDE DIGITALIZAR Documentos, planos, libros, fotos, mapas, encuadernados, negativos, transparencias, expedientes mdicos, archivo muerto, expedientes de personal, de crdito, escrituras, documentos jurdicos, etc.

2.2.4.2. UTILIDAD DE LA DIGITALIZACION La digitalizacin puede implementarse en todo tipo de empresas de sector pblico o privado, de servicios financieros, de salud, de comercio exterior, bibliotecas, de crdito, de servicio, sector jurdico, etc.; en todas las empresas que tengan informacin que les sea conveniente accederla de manera ms gil en un formato electrnico para fines de procesos internos, comerciales, toma de decisiones o auditoras.

2.2.4.3. TECNOLOGIA NECESARIA PARA LA DIGITALIZACION a. Para llevar a cabo la digitalizacin de documentos, se hace uso de diferentes tecnologas, como: b. Reconocimiento de cdigo de barras en tiempo real para la identificacin de cada expediente. c. Foliado/ impresin de documentos durante o posterior a la digitalizacin. d. Obtencin de imgenes en formato JPEG 2000, permitiendo mayor detalle en las imgenes y un tamao de archivo ms pequeo. e. Tecnologa Turbo Time, la cual permite incrementar volmenes de produccin en el proceso de escaneo.

32

f. Multi-tecnologa de deteccin de alimentacin doble que garantiza que todos los documentos son digitalizados. g. La tecnologa OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento ptico de Caracteres) permite transformar escritura impresa, en texto de formato reconocible por una computadora, y por lo tanto editable y susceptible de aceptar bsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre el documento ya digitalizado. La tecnologa ICR (Intelligent Character Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite reconocer y transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.

2.2.4.4. ESCANERES USADOS EN LA DIGITALIZACION

2.2.4.4.1. Escner de alta produccin: Esta gama de equipos es utilizada para digitalizar documentos de manera masiva, teniendo como ventaja un menor tiempo de procesamiento para altos volmenes de produccin, se utilizan principalmente cuando se requiere digitalizar informacin de manera masiva y sistemtica para empresas e instituciones. Para utilizar este tipo de escneres, se debe realizar una preparacin documental de manera preliminar y minuciosa, en la cual se retira cualquier elemento que pudiera impedir el paso de los documentos en alta velocidad por el escner.

2.2.4.4.2. Escner de cama plana (Flat bed): Escner diseado para digitalizar fotos y libros, cuando no se cuenta con un escner especializado de libros. ste es el tipo ms conocido de escner, el original se coloca sobre el vidrio, donde queda fijo y luego se cubre con la tapa, el dispositivo de digitalizacin (CCD) se mueve por debajo del vidrio iluminando el original para digitalizar.

2.2.4.4.3. Escner de libros: Estos equipos especializados para la digitalizacin de libros, se utilizan principalmente para conservar libros de valor histrico o en los que no es posible desprender las hojas que contiene, manteniendo la integridad original en cualquier circunstancia. Dichos escneres respetan la calidad de las imgenes al corregir automticamente las curvaturas de las pginas.

33

2.2.4.4.4. Escner de planos: Este escner diseado para digitalizar grandes pliegos de papel como planos o mapas, se utilizan para digitalizar todas las hojas de papel que superan el tamao mximo permitido por otros tipos de escneres, asegurando la ptima calidad de las imgenes obtenidas. Cabe aclarar que no todos los documentos son susceptibles de ser digitalizados por este escner, ya que los planos originales en alto estado de deterioro pueden sufrir daos, ya que el sistema de traccin de papel utiliza una serie de rodillos de goma porosa.

2.2.4.4.5. Escner de transparencias: Especficamente diseado para digitalizar negativos, transparencias de 35mm y placas medio formato, es utilizado para la preservacin de documentos en este soporte, asegurando la obtencin de digitalizaciones de la ms alta calidad, gracias a su gran resolucin ptica.

2.2.4.4.6. Escner de microfilm: Bsicamente su formato consiste en el procesamiento de rollos de microfilm y microfichas. Fueron creados para digitalizar colecciones que para su preservacin han sido microfilmadas. Plantean una muy til herramienta para migrar de manera rpida y efectiva documentos microfilmados a formatos digitales. Son equipos caros, delicados y operarlos requiere una alta capacitacin. La calidad de la imagen digital a obtener depender en gran parte del estado de conservacin en que se encuentre el microfilm.

2.2.4.4.7. Escneres utilizados en DOCSOLUTIONS: Dentro de los equipos mencionados con los que cuenta DOCSOLUTIONS, nuestros escneres de procesamiento masivo, por s solos producen ms de 200,000 imgenes por da, con alta versatilidad y confiabilidad en sus resultados, ya que cuentan con tecnologa de manejo del papel especializada con y sin rodillos, la cual est diseada para que el transporte de papel sea visible y fluido y no se produzca prcticamente ningn atasco durante su funcionamiento. Nuestros equipos ofrecen una excepcional calidad de imagen, con sensores independientes de deteccin de alimentacin mltiple por ultrasonido y deteccin automtica del color entre sus diversos atributos.

34

Esta seccin est basada segn la Universidad Miguel Hernndez [16]:

2.2.4.5. ELECCIN DEL ESCANER Existen distintos tipos de escner con diferentes formatos que se adaptan a cada necesidad de trabajo. La resolucin de escaneo dada por el dispositivo de digitalizacin vara de acuerdo al precio y calidad del aparato. El rendimiento para la transmisin de datos al ordenador depende del tipo de conexin entre el escner y el PC, desde las que transmiten los datos escaneados ms rpidamente como la conexin SCSI o FireWire hasta las ms lentas como el USB o de puerto paralelo. Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el equipo idneo para escanear documentos.

2.2.4.5.1. Tipo y volumen de documentos: Si hay muchos documentos de una sola pgina o si en los documentos de varias pginas stas estn sueltas, se recomienda un escner con alimentador automtico de papel. El alimentador automtico de hojas sueltas debe tener un sistema de alimentacin que desplace la pgina simplemente evitando giros internos para evitar atascos o incluso roturas de los originales. En funcin del volumen, se pueden encontrar escneres de velocidades que estn entre 10 y 50 ppm en la gama profesional baja. Es decir, en una hora se podran escanear entre 600 y 3.600 pginas

2.2.4.5.2. Estado de los documentos: Si los documentos en papel que se van a digitalizar estn en un estado regular de conservacin, son antiguos, estn rotos, el gramaje del papel es ms fino o ms grueso del que aceptan los alimentadores de los escneres, recomendamos su digitalizacin utilizando un escner de cristal plano.

2.2.4.5.3. Digitalizacin simplex o dplex: sta es una funcionalidad de mucho valor cuando los documentos en papel estn impresos por las dos caras. Los equipos con esta capacidad digitalizan simultneamente las dos pginas. Normalmente la velocidad baja a menos de la mitad por ello si se van a digitalizar muchos documentos de este tipo es conveniente valorar la velocidad de escaneado en modo dplex.

35

2.2.4.5.4. Cdigo de barras: Este sistema es muy eficiente cuando hay que digitalizar muchos documentos con el mismo formato y cuyo dato de referencia es el cdigo de barras. Es ideal en la captura de albaranes, formularios, etc. En este caso, el escner deber tener alimentador automtico de hojas sueltas y es conveniente la funcionalidad de filtro de colores porque habitualmente suelen ser documentos pre impresos con algn color que puede impedir la lectura correcta de informacin impresa sobre el mismo.

2.2.4.5.5. Calidad de las imgenes para su posterior reimpresin: normalmente todos los escneres suelen tener distintos valores de resolucin, contraste, brillo, formatos de digitalizacin, etc., todos ellos configurables para conseguir distintas calidades de las imgenes digitalizadas.

Esta seccin est basada segn la EJIE [7]: 2.2.4.6. PROCESO DE DIGITALIZACION Todo proceso completo de digitalizacin, independientemente de las caractersticas especficas del mismo, de dnde se realice, de cmo se realice y de quienes sean las personas encargadas de llevarlo a cabo, cuenta con un conjunto de etapas claramente diferenciadas, con el fin de garantizar el xito del mismo. Estas fases se nombran a continuacin: Identificacin. Clasificacin. Recogida, Transporte y Recepcin* (fase opcional). Preparacin Digitalizacin o captura. Reconocimiento de datos. Indexacin. Control de Calidad. Firma* (fase opcional). Carga al Archivo Digital. Devolucin, Archivo o Expurgo.

36

Segn DOCSOLUTIONS [5] : 2.2.4.7. VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIN La digitalizacin es el mecanismo ms sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volmenes de informacin en forma de imgenes digitales, por medio del almacenamiento en discos internos de cualquier computadora o bien en hosting en los Data Centers de DOCSOLUTIONS que va web garantizan su conservacin en ptimas condiciones, algunas ventajas son:

2.2.4.7. Agilidad y seguridad de acceso a los documentos: La imagen digitalizada permite la visualizacin inmediata del documento, lo que hace que el tiempo de las personas que consultan la informacin sea optimizado y eficiente.

37

Acceso controlado y seguro. El documento original slo puede ser visto y usado por una persona a la vez, mientras que un documento digitalizado puede ser consultado por varios individuos en tiempo real y realizar transacciones con el mismo.

Las imgenes a diferencia de los documentos fsicos no se maltratan ni pierden calidad con el paso del tiempo. La reproduccin de una imagen almacenada en un soporte digital puede ser repetida tantas veces como se desee, producindose siempre un duplicado de la misma calidad que la imagen original.

El contar con una representacin digital del documento original permite la consulta a los documentos sin exponer el original al irreparable deterioro cotidiano o prdida del mismo, sumando la posibilidad de archivar los originales de manera protegida.

2.2.4.8. Reduccin de gastos: El costo de una fotocopia es similar al de una imagen digitalizada, pero una fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicacin y se encuentra en manos de una sola persona, en tanto que la imagen digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado y ser accedida por mltiples interesados. Disminucin de los recursos humanos para la organizacin y manejo de documentos fsicos. Reduccin del espacio fsico destinado al archivo de documentos, por un equipo de almacenamiento que cubra con la capacidad necesaria para el resguardo de toda la informacin. Fomentar el no desperdicio de papel que se vuelve obsoleto conforme pasan los aos.

Segn ROSA CARMINA CHONG RENGIFO [14]: 2.2.5. OFICINA DE REGISTROS Y LEGAJOS: Es una Oficina Administrativa del Hospital de Apoyo Mara Auxiliadora, la cual su funcin principal es brindar informacin sobre los trabajadores de la institucin sujetos bajo contrato Nombrado y Contratado, a cualquier ente o persona autorizada que lo requiera. La

38

labor de esta oficina esta interrelacionada con otras, las cuales son: Beneficios y Pensiones, Presupuesto, Control de Asistencia, Seleccin de Personal y Bienestar de Personal. Otras funciones de la Oficina de Registros y Legajos son: Gestin de informacin de datos de los trabajadores. Creacin y registro de expedientes. Elaboracin de Constancias de Trabajo de los trabajadores.

2.2.6. LEGAJO PERSONAL: Es un archivo personal de cada trabajador que contiene sus datos personales y laborales. Este expediente es de carcter privado estrictamente confidencial. Se divide en 8 campos las cuales son:

2.2.6.1. Referencia Personal: Actualizacin de Datos Personales. Declaracin Jurada Documento Nacional de Identidad actual. Formato de Datos Personales. Partida de nacimiento propio y de hijos (Si lo tuviese) Partida de matrimonio (Si lo tuviese)

2.2.6.2. Instruccin Profesional Capacitacin Perfeccionamiento: Diploma de Especializacin (Si lo tuviese) Ttulo Profesional (Si lo tuviese) Certificados de Estudios Superiores Certificado de Capacitaciones

2.2.6.3. Servicios Prestados: Resoluciones Directorales, Ministeriales y Administrativos Oficios, Memorandos, Informes, Accin de Personal del trabajador

2.2.6.4. Apreciacin Calificacin:

39

Cuadros Descriptivos de Factor Evaluativo Ficha de Evaluacin del desempeo laboral.

2.2.6.5. Conducta: Licencias con Goce de Remuneraciones. Licencias sin Goce de Remuneraciones. Licencias a Cuenta de periodo vacacional. Mritos y Sanciones Certificado de Antecedentes Penales

2.2.6.6. Bonificacin Personal: Resolucin Directoral sobre los aos de servicio.

2.2.6.7. Bonificacin Familiar: Resolucin Administrativa por casado. Resolucin Administrativa por hijos menores de edad.

2.2.6.8. Comisiones, Informes y Trabajos Personales: Resoluciones Administrativas de Produccin favorable del trabajador.

2.2.6. Variables: Por medio de la informacin recolectada en el captulo I podemos definir una serie de variables que sern modificados agregados acorde la investigacin avance:

2.2.6.1

Variables independientes: Sistema de digitalizacin de documentos.

2.2.6.2.

Variables dependientes Cantidad de reportes generados. Cantidad de solicitudes cumplidas. Productividad de personal. Personal satisfecho.

40

CAPITULO III: MARCO METODOLOGICO

3.1. METODOLOGA PARA EL ANLISIS Y DISEO DE LA SOLUCIN A continuacin se describe el tipo de investigacin, las tcnicas utilizadas para la recoleccin de los datos, la unidad de anlisis y todo lo correspondiente a nuestro marco metodolgico.

3.1.1. NIVEL DE INVESTIGACIN: Para nuestro proyecto la investigacin que llevaremos a cabo sern:

INVESTIGACIN DESCRIPTIVA: Utilizaremos el nivel de investigacin descriptiva puesto que buscamos realizar una descripcin de cmo se lleva a cabo los reportes, el tiempo de solicitud de los mismos as mismo como la productividad de los trabajadores y los procesos del rea de Legajos as como tambin describiremos los pasos de cmo llevaremos a cabo la digitalizacin de documentos en dicha rea. En resumen se trata de una descripcin de lo que va hacer nuestro proyecto y describe las ventajas y desventajas de implementar nuestro proyecto.

INVESTIGACIN CORRELACIONAL: Tambin en nuestro proyecto se llevar a cabo una investigacin correlacional puesto que hay relacin entre las variables de nuestro proyecto que fueron definidas en el captulo 2 (marco terico). Como por ejemplo ms tiempo de espera menos reportes generados as como la digitalizacin aumentara la productividad de los trabajadores por los motivos de que podrn trabajar sin preocupaciones por los reportes que pueden solicitar en cualquier momento.

INVESTIGACIN NO PROBABILSTICA: Se llevar a cabo este tipo de investigacin porque uno de los integrantes del grupo trabaja en dicha rea y por experiencia propia seleccionar las muestras que sern sometidas a los distintos anlisis.

41

3.1.2. TCNICAS E INSTRUMENTOS: En este subcaptulo explicaremos que procesos seguiremos en nuestra metodologa para disear nuestro proyecto de digitalizacin de documentos basndonos en proyectos similares o antecedentes nacionales o internacionales explicados en el captulo 2 en la seccin antecedentes, nosotros mismos formulamos nuestros pasos o procesos basndonos en las siguientes metodologas: a) Buenas prcticas del PBMOK b) Metodologa RUP c) Metodologa UML

Usando estas distintas metodologas seguiremos 5 procesos para el diseo de nuestra investigacin: PROCESO 1: La primera fase de la investigacin ser el levantamiento de informacin, en la que se realizarn las entrevistas, encuestas, etc., a todo el personal involucrado en el proyecto de sistema de digitalizacin de documentos en el rea de Legajos as como el personal de las reas relacionadas, luego se realizar la revisin de la situacin de cmo se opera en el rea y se observar el proceso de gestin del tiempo actual del rea para un pedido de algn reporte as como el estado de de los documentos en fsico y su integridad. El levantamiento de informacin servir como prembulo para entender el proceso de gestin del tiempo actual de servicio de generar reportes en dicha rea y el manejo, seguridad y transparencia de la informacin que se encuentra en los archivos. PROCESO 2: En segundo lugar se deber evaluar cundo y dnde se va a realizar la digitalizacin en base a criterios como el tipo de documentos y la necesidad de uso y acceso a los mismos, tambin se definirn las actividades, el establecimiento de la secuencia de las actividades, la estimacin de los recursos, la estimacin de la duracin de las

actividades, y el desarrollo y control del cronograma, todo con respecto a nuestro proyecto.

42

 PROCESO 3: Luego, se identificarn las reas involucradas al rea de legajos y como mejorarn sus procesos dichas reas a estar relacionadas con la rea de legajos as como la productividad de sus empelados puesto que ellos solicitan los reportes al rea de legajos, para esto decidimos tomar en cuenta las mejores prcticas del PMI usando la tcnica benchmarking; en esta etapa tambin realizaremos una comparacin entre el proceso actual del rea de Legajos con el proyecto de digitalizacin de documentos y las mejores continuas que esto puede generar. PROCESO 4: En esta cuarta fase, se fijarn las lneas de accin para mejoras, es decir, es la etapa en la que se identificarn y detallarn las lneas de accin que se debe seguir para lograr cubrir todas las deficiencias existentes con nuestro proyecto de digitalizacin de documentos. PROCESO 5: Por ltimo, se realizar la propuesta de mejora, en esta etapa se definir detalladamente la forma en que se sugiere al hospital realizar el proceso de digitalizacin de documentos en el rea de legajos, tomando en cuenta las mejoras planteadas, identificando la informacin que se debe obtener, y especificando las herramientas y tcnicas de anlisis, as como los resultados obtenidos y las mejoras para dicho caso.

43

3.1.3. POBLACIN Y UNA MUESTRA

POBLACION El universo del presente abarca todos los usuarios (trabajadores nombrados y cas del hospital, tanto tcnicos, profesionales y profesionales de la salud) que solicitan reportes al rea de Legajos y de su mismo personal de dicha rea.

MUESTRA: Se tomo una muestra de los datos de 104 empleados para poder realizar las distintas tcnicas de estudio y recoleccin de datos. Al ser una investigacin no probalstica los datos se tomaron sin hacer frmulas, es por eso que usamos el tipo de muestreo no probabilstico llamado muestreo intencional en el cual la muestra se escoge bajo un criterio establecido por el investigador, en este caso nosotros. Nuestro criterio seria tomar 20 empleados de las 5 reas relacionas al rea de legajos ms los cuatro miembros del personal de la misma rea para poder recolectar informacin.

3.1.4. TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS: COMO RECOLECTAR INFORMACIN: Usaremos las siguientes tcnicas:

a) PRIMARIAS (CAMPO MISMO DE ACCIN): OBSERVACIN DIRECTA: Mediante esta tcnica pudimos observar el campo de accin en directo pudiendo hacer un inventario del tiempo de demora en realizar un reporte as como el estado actual de los archivos en fsico. ENTREVISTAS: Se utilizaron para recabar informacin a travs de preguntas formuladas de forma oral, a todos los involucrados del rea de Legajos que son 4 personas incluyendo

44

al Jefe de dicha oficina y a los Jefes de las reas relacionadas (de Presupuesto, Seleccin de Personal, Beneficios y Pensiones, Bienestar del Personal y el de Control de Asistencia). Para preparar y disear las entrevistas se determinaron las funciones y responsabilidades de cada uno de los involucrados mencionados anteriormente; se prepararon las preguntas de acuerdo con las prcticas estndar en esa materia; y se organiz toda la documentacin necesaria para garantizar la efectividad de las mismas. Posteriormente, se estim el lmite de tiempo, lo que servira de base para preparar una agenda con el fin de realizar las entrevistas a cada una de las personas antes mencionadas; y se coordin una cita con ellas para hacerles las preguntas preparadas. Por ltimo, una vez realizadas las entrevistas, se documentaron los resultados, se le entreg una copia a los entrevistados para que confirmaran lo sealado, hicieran correcciones o modificaciones, y se archivaron, para referencias y anlisis posteriores. Se emplearon entrevistas estructuradas, con preguntas abiertas, resumidas a continuacin: ENTREVISTAS REALIZADAS A JEFES DE REAS Entrevistado Objetivo de la Entrevista Obtener informacin sobre Jefe del rea de Legajos el proceso de gestin de documentos en dicha rea Obtener Personal del rea Legajos informacin general sobre el manejo de los documentos Estructurada
Abierta Abierta

Tipo de Entrevista

Forma de Pregunta

Estructurada

45

Jefe de presupuesto, personal, beneficios y pensiones y el de control de asistencia

Conocer la opinin del entrevistado sobre los motivos del retraso en sus solicitudes de reportes Estructurada Cerrada

Tabla N0 ENCUESTAS: Esta tcnica fue importante para poder conocer la percepcin de los trabajadores de otras reas relacionadas al rea de legajos con respecto a la calidad, tiempo y forma de servicio con respecto a la solicitud de reportes y como esta su informacin registrada y almacenada.

b) SECUNDARIAS (NO NECESITA IR AL CAMPO DE ACCIN): Proyectos o investigaciones similares: Nos ayudarn a ver cules son las ventajas y desventajas de la digitalizacin de documentos. Artculos y revistas: Hablan o tratan temas relacionados a los beneficios de la digitalizacin Internet: Por este medio podemos obtener gran cantidad de informacin terica relacionado con nuestro proyecto de digitalizacin.

3.1.5. TCNICAS DE PROCESAMIENTO DE ANLISIS DE DATOS:

a) Clasificacin de datos: A travs de esta tcnica separaremos los resultados de las encuestas en tres tipos: Tiempo de reporte Integridad de informacin Calidad de servicio

46

b) Tablas estadsticas resultantes: Nos arrojarn el resultado en tablas con respecto a la cantidad y al porcentaje de la muestra tomada para realizar las distintas encuestas c) Grficos estadsticos: Nos permitir expresar a travs de distintos tipos de grficos (circulares, lineales, etc) los resultados de las encuestas mostrados en las tablas estadsticas A continuacin veremos los resultados de las encuestas hechas en rea de legajos:

1. CMO CONSIDERA USTED LA CALIDAD DEL SERVICIO DEL REA DE REGISTROS Y LEGAJOS DEL HOSPITAL MARIA AUXILIADORA?

TABLA N 1 N MUY MALA MALA REGULAR BUENA MUY BUENA TOTAL 6 21 52 19 PORCENTAJE 6% 20% 50% 18% 6% 100%

6 104 Fuente propia

Este cuadro indica que el 50% de los encuestados manifestaron que el servicio de Digitalizacin de Documentos es regular, 20% manifestaron que es mala, 18% que es buena, el 6% muy mala y otro 6% muy buena. Estos resultados evidencian que los informantes determinaron que varios factores que impiden que la calidad del servicio sea ptima, como el tiempo de consulta, la agilizacin en la bsqueda de documentos, el nivel de deterioro de los documentos histricos, la falta de personal especializado y la carencia de tecnologas actuales.

47

GRFICA N 1
60 50 40 30 20 10 0 MUY MALA MALA REGULAR BUENA MUY BUENA Series2 Series1

Fuente propia

2. CMO SON LOS CONTROLES EMPLEADOS PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS EN EL REA DE REGISTROS Y LEGAJOS?

TABLA N 2 N MUY MALA MALA REGULAR BUENA MUY BUENA TOTAL 2 17 62 14 PORCENTAJE 2% 16% 60% 14% 8% 100%

9 104 Fuente propia

En cuanto a los controles empleados para archivar los documentos, el 60% consider regular, 16% manifestaron mala y el 2% contestaron muy mala. Estos resultados demuestran que los controles empleados no son los ptimos, debido a que el manejos de los documentos son totalmente manual, lo que con el tiempo puede afectar ms su control.

48

GRFICA N 2
70 60 50 40 30 20 10 0 MUY MALA MALA REGULAR BUENA MUY BUENA Series2 Series1

Fuente propia

3. CMO ES LA EFICIENCIA EN LA ATENCIN AL USUARIO EN EL REA DE REGISTROS Y LEGAJOS?

TABLA N 3 N MUY MALA MALA REGULAR BUENA MUY BUENA TOTAL 2 100 2 PORCENTAJE 2% 96% 2%

104 Fuente propia

100%

El 96% consideraron muy regular y el 2% sealaron mala la eficiencia en la atencin del usuario. La eficiencia se relaciona en la rpida tramitacin de los documentos que se quieran consultar.

49

GRFICA N 3

MUY MALA MALA REGULAR BUENA MUY BUENA

Fuente Propia

4. CMO ES EL NIVEL DE COMPETENCIA DEL PERSONAL EN CUANTO AL MANEJO DE LA TECNOLOGA DIGITAL?

TABLA N 4 N MUY MALA MALA REGULAR BUENA MUY BUENA TOTAL PORCENTAJE

100 4

96% 4%

104 Fuente propia

100%

En este cuadro de muestra, el 96% de los informantes consideraron que el nivel de competencia del personal en cuanto a la tecnologa digital es regular y slo el 4%

50

seal buena. Esto evidencia que en la propuesta de nuestro proyecto se debe involucrar la actualizacin de personal.

GRFICA N 4

120 100 80 60 40 20 0 1 2 BUENA REGULAR

Fuente propia

5. CMO ES LA CAPACIDAD DEL PERSONAL DE REGISTROS Y LEGAJOS PARA REALIZAR UNA INVESTIGACIN?

TABLA N 5 N MUY MALA MALA REGULAR BUENA MUY BUENA TOTAL 54 50 PORCENTAJE 52% 48%

104 Fuente propia

100%

Estos resultados muestran que el 52% manifest que la capacidad de realizar investigaciones del personal era mala mientras que el 48% seal que era regular.

51

Se evidencia que se necesitan crear un organizado personal a fin de mejorar la calidad del servicio.

GRFICA N 5

55 54 53 52 51 50 49 48 47 MUY MALA MALA REGULAR BUENA Series2 Series1

Fuente propia

6. CMO ES LA ACCESIBILIDAD A LOS DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA OFICINA DE REGISTROS Y LEGAJOS DEL HOSPITAL MARIA AUXILIADORA?

TABLA N 6 N MUY MALA MALA REGULAR BUENA MUY BUENA TOTAL PORCENTAJE 2 2% 2 2% 100 96%

104 Fuente propia

100%

52

En cuanto a la accesibilidad de documentos que reposan en la Oficina de Registros y Legajos del hospital, el 96% consider regular, el 1% seal mala y el otro 1% tambin consider muy mala. Estos resultados evidencian que son varios los factores que hacen que la accesibilidad sea regular. Hay mucha informacin pero las condiciones son inadecuadas.

GRFICA N 6

120 100 80 Series2 60 40 20 0 MUY MALA MALA REGULAR BUENA Series1

Fuente propia

7. LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EVITAR LA PRDIDA Y EL DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS EN EL AREA DE REGISTROS Y LEGAJOS SON: TABLA N 7 N MUY MALA MALA REGULAR BUENA MUY BUENA TOTAL PORCENTAJE 2 2% 42 40% 60 58%

104 Fuente propia

100%

53

El 58% de los usuarios respondieron a este tem que regular, mientras que el 40% lo consider mala y el 2% seal muy mala. Se considera que hay factores ambientales y manejos que pueden acelerar el proceso de deterioro de los documentos.

GRFICA N 7

70 60 50 40 30 20 10 0 MUY MALA MALA REGULAR BUENA Series2 Series1

Fuente propia

8. CMO ES EL TIEMPO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL AREA DE REGISTROS Y LEGAJOS?

TABLA N 8 N MUY MALA MALA REGULAR BUENA MUY BUENA TOTAL PORCENTAJE 2 2% 8 8% 94 90%

104 Fuente propia

100%

54

El 90% de los usuarios encuestados respondieron que regular, el 8% seal mala y 2% manifest muy mala. Se evala que existe una lentitud en el manejo o el proceso de bsqueda de documentos que reposan en la oficina de Registros y Legajos, adems el nivel de deterioro retrasa el acceso y manejos de los documentos.

GRFICA N 8

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 MUY MALA MALA REGULAR BUENA Series2 Series1

Fuente propia

9. CMO SON LOS RECURSOS TECNOLGICOS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN EN EL REA DE REGISTROS Y LEGAJOS?

TABLA N 9 N MUY MALA MALA REGULAR BUENA MUY BUENA TOTAL PORCENTAJE 6 6% 94 90% 4 4%

104 Fuente propia

100%

55

El 90% de los usuarios encuestados manifestaron que los Recursos Tecnolgicos de Informacin y comunicacin, 4% seal regular y el 6% manifest muy mala. Esto se evidencia por la falta de computadoras que sirvan de acceso directo a los documentos, ya que todos no estn digitalizados.

GRFICA N 9

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 MUY MALA MALA REGULAR BUENA Series2 Series1

Fuente propia

10. CMO CONSIDERA USTED QUE SON LA INFRAESTRUCTURA Y LOS RECURSOS ACTUALES?

TABLA N 10 N MUY MALA MALA REGULAR BUENA MUY BUENA TOTAL PORCENTAJE 6 6% 88 84% 10 10%

104 Fuente propia

100%

56

Los resultados nos muestran que el 84% de los usuarios sealaron mala la infraestructura y los recursos actuales de la oficina, el 10% consider regular y el 6% manifest muy mala. Estos resultados confirman las derivaciones del cuadro anterior, porque el rea no dispone en la actualidad de infraestructuras modernas para digitalizar sus documentos y mejorar la calidad de servicio a los beneficiarios.

GRFICA N 10
90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 MUY MALA MALA REGULAR BUENA MUY BUENA Series2 Series1

Fuente propia

3.2. METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DE LA VIABILIDAD En la presente seccin se identificar la metodologa para el estudio de la factibilidad de la solucin; adoptaremos un enfoque costo beneficio buscando una conveniencia tcnico social -econmica, cuantificando sus beneficios y costos. 3.2.1. ANALISIS COSTO BENEFICIO El anlisis Costo-Beneficio, nos permitir definir la factibilidad de las alternativas planteadas en el proyecto de negocio a ser desarrollado. a) Objetivo: La tcnica de Anlisis de Costo Beneficio, tiene como objetivo fundamental proporcionar una medida de los costos en que se incurren en la

57

realizacin de nuestro proyecto, y a su vez comparar dichos costos previstos con los beneficios esperados de la realizacin de dicho proyecto.

b) Utilidad: La utilidad de la presente tcnica es la siguiente: Para valorar la necesidad y oportunidad de acometer la realizacin del proyecto. Para seleccionar la alternativa ms beneficiosa para la realizacin del proyecto. Para estimar adecuadamente los recursos econmicos necesarios en el plazo de realizacin del proyecto. c) Descripcin: Si queremos realizar un Anlisis de Costo Beneficio fiable, debemos de seguir los siguientes pasos: Producir estimaciones de costos beneficios. Determinar la viabilidad del proyecto y su aceptacin. 3.2.1.1.PRODUCIR ESTIMACIONES DE COSTOS BENEFICIOS Lo primero que debemos de realizar es elaborar dos tipos de listas, la primera con lo requerido para implantar el sistema y la segunda con los beneficios que trae consigo el nuevo sistema. Antes de redactar la lista es necesario tener presente que los costos son tangibles, es decir, se pueden medir en alguna unidad econmica, mientras que los beneficios pueden ser tangibles y no tangibles, es decir pueden darse en forma objetiva o subjetiva. La primera lista (requerimiento para implantar el sistema) deber estar integrada por requerimientos necesarios para ejecutar el proyecto, el valor que tiene cada uno y sus posibles variaciones de acuerdo a la inflacin, de esta forma, la Direccin obtendr informacin detallada de cmo se distribuyen sus recursos.

Para mayor explicacin proporcionaremos ejemplos de algunos gastos necesarios para ejecutar un proyecto en informtica:

58

 Costos de equipo, donde se detalla el tipo de equipo requerido para el proyecto. Costos de infraestructura, donde se determina el ambiente adecuado para el equipo, as como el mobiliario requerido para cada uno de ellos. Costo de personal, donde se determina el nmero de personal requerido tanto tcnico como administrativo, sus caractersticas y el tipo de capacitacin que se le debe de proporcionar a cada empleado. Costo de materiales, donde se determina todos los materiales necesarios para el desarrollo del proyecto. Costo de consultora, donde se determinar el tipo de garanta a proporcionar a la Direccin luego de desarrollado el sistema.

DETERMINAR LA VIABILIDAD DEL PROYECTO Y SU ACEPTACIN. Para determinar si un proyecto es conveniente o no realizarlo es necesario realizar un estudio de factibilidad, donde se determinar si el proyecto es factible o no; para lo cual nos basaremos en uno de los mtodos siguientes:

a) Retorno de la inversin. (ROI): Este mtodo consiste en calcular el costo y beneficio anual, sabiendo el costo total al iniciar el proyecto para un Portal de Negocios. Este mtodo nos permitir saber en qu ao se recupera la inversin estimada en el proyecto, donde el ao de recuperacin de la inversin es cuando la sumatoria de los beneficios netos es igual al costo total del inicio del proyecto ((Bn Cn)=C0).

Valor actual. Este mtodo nos permitir tener en cuenta que un gasto invertido durante un cierto tiempo produce un beneficio. Con este mtodo podremos determinar la cantidad de dinero que es viable invertir inicialmente para que se recupere la inversin en un perodo de

59

tiempo determinado por la Direccin del proyecto. Se deber calcular en primer lugar, el beneficio neto que se obtendr cada ao. Dicho beneficio no es real, ya que se debe estimar el valor real de dicha cantidad en el ao n.

Para ello se aplicar la siguiente frmula: Valor Actual = Beneficio Neto / (1 + r/100)n

Donde: n = ao, 1, 2,3,, n r = Inters utilizado en la evaluacin Para determinar la viabilidad del proyecto, se deber estudiar en cuantos aos se recuperar la inversin realizada inicialmente y si esta inversin es retornada en un periodo de ao fijado previamente por los directores del Proyecto. Si la inversin es el C0, se determinar la viabilidad del proyecto consultando la siguiente tabla: La frmula que se uso es VAn = (B1-C1)/ (1+r/100)n

3.2.1.2Identificadores de Rentabilidad (VAN, TIR): Con los resultados que obtendremos podremos identificar si el proyecto a desarrollar es factible o no.

3.2.1.2. Flujo de caja :

Nos permite ver atrs en el tiempo y saber cunto dinero se ha recibido y que se ha gastado. Adems en el presente nos permite saber cunto dinero tenemos y en el futuro nos permite proyectar tanto ingresos como egresos que se estiman probables, lo que permite planificar la caja y saber con anticipacin los periodos en que faltara dinero. Estimacin de tiempos y recursos humanos. Estimacin de costos Estudios comparativos de costos / beneficios. Amortizacin

60

3.2.2.

Factibilidad Econmica:

Se har un anlisis factibilidad (VAN, TIR, B/C) de implementar las posibles soluciones en la situacin-problema. Un proyecto es rentable para un inversionista si el VAN es mayor que cero. VAN > 0 => Proyecto Rentable (realizarlo) VAN < 0 => Proyecto NO Rentable (archivarlo) VAN 0 => Proyecto Indiferente 3.2.3. Viabilidad Legal: Para la elaboracin de este proyecto no se encuentro ningn inconveniente dentro del marco legal, S de haber algn problema posteriormente ser anunciada con anticipacin para su aprobacin respectiva.

CAPITULO IV: ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

4.1. INDICE PRELIMINAR DE LA TESIS:

1. CAPTULO I: INTRODUCCIN 1.1. 1.2. Motivacin y Justificacin Antecedentes de la Investigacin 1.2.1. Antecedentes Nacionales

1.2.2. Antecedentes Internacionales 1.2.3. Proyectos Similares 1.2.4. Casos de xito usando Benchmarking 1.2.4.1.Identificacin 1.2.4.2.Anlisis 1.2.4.3.Comparacin 1.2.4.4.Integracin 1.2.4.5.Conclusiones Finales

1.3.Objetivos de la Investigacin 1.3.1. Objetivo General

61

1.3.2. 1.4.

Objetivos Especficos

Contribuciones del trabajo

2. CAPTULO II: MARCO TERICO. 2.1. Marco Metodolgico 2.1.1. Nivel de investigacin 2.1.1.1. Investigacin Descriptiva 2.1.1.2.Investigacin Correlacional 2.1.1.3.Investigacin no Probalstica 2.1.2. Poblacin y Muestra 2.1.3. Tcnicas de recoleccin de datos 2.3.1. Primarias 2.3.2. Secundarias 2.1.4. Tcnicas de procesamiento de anlisis de datos 2.1.4.1. Clasificacin de Datos 2.1.4.2. Tablas Estadsticas Resultantes 2.1.4.3.Grficos Estadsticos 2.1.5. Marco Metodolgico del modelo de validacin 2.1.5.1. Anlisis costo-beneficio 2.1.5.2. Estudio de Factibilidad 2.1.5.3. Anlisis de Sensibilidad 2.1.5.3.1. Flujo de Caja 2.1.5.3.2. Calculo del VAN TIR 2.1.5.3.3. Retorno de Inversin

3.

CAPTULO III: DISEO DE LA SOLUCION 3.1. Metodologa a aplicar 3.1.4. Metodologa RUP 3.1.5. Buenas prcticas del PMBOK 3.1.6. Metodologa UML

62

3.2.

Anlisis del problema 3.2.4. Anlisis Estratgico 3.2.5. Anlisis Funcional 3.2.6. Fuentes de Financiamiento

3.3.

Diseo de la propuesta 3.3.4. 3.3.5. Requerimientos funcionales y no funcionales Diagrama de Procesos

3.3.6. Definicin de Casos de Usos 3.3.7. Diagrama de Clases 3.3.8. Diagrama de Actividades 3.3.9. Diagrama de Secuencias 3.3.10. Diagrama de Estados 3.3.11. Diagrama de Componentes

4. CAPTULO IV: VALIDACION DEL MODELO 4.1. Instrumentos y tcnicas 4.1.1. Tcnicas de levantamientos de informacin 4.1.2. Encuestas 4.1.3. Software utilizado 4.1.3.1.Power Designe 4.1.3.2. Data Base Erwin 4.1.3.3. Microsoft Office 4.1.3.4. Adobe Reader 4.2. Diseo del prototipo 4.2.1. Preparacin del Sistema 4.2.2. Pruebas 4.3. Justificacin del modelo 4.3.1. Descripcin Terica 4.3.2. Validacin del Modelo

63

4.3.3. Sustentacin de Hiptesis

5. CAPTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. REFERENCIAS APNDICES ANEXOS

4.2. PRESUPUESTO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: 4.2.1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Nuestro cronograma est basado en los prximos 6 meses del ao 2013 desde las ltimas semanas de Enero hasta Junio incluyendo las siguientes consideraciones: a) Mes de Enero: Trabajaremos las ltimas semanas de mes a partir de da viernes 18 y descansando el da sbado 26. b) Mes de Febrero: Trabajaremos 24 das puesto que no consideramos los sbados c) Mes de Marzo: Trabajaremos 24 das sin considerar los 5 sbados y los das 28 y 29 que son no laborables d) Mes de Abril: Trabajaremos 20 das sin considerar los 4 sbados y la 1era semana por ser semana de parciales que va desde el da 1 al da 7 e) Mes de Mayo: Se trabajara 26 das sin considerar los 4 sbados y el da 1ero que es no laborable f) Mes de Junio: Se trabajara 10 das empezando del da 3 al da 14 sin considerar sbados ni domingos por motivos de exmenes finales

*A continuacin se mostrara el cronograma de actividades para el prximo ao

64

Tabla 1: Fuente Propia

NOMBRE DE LA INVESTIGACION SISTEMA DE DIGITALIZACIN AUTOMATIZADO PARA EL REA DE REGISTROS Y LEGAJOS DEL HOSPITAL MARIA AUXILIADORA FASE 1: INVESTIGACION Mejorar Objetivos

DURACIN 117 das

COMIENZO vie 18/01/13

FIN vie 14/06/13

PREDECESORAS

26 das

vie 18/01/13

vie 15/02/13

2das

vie 18/01/13

sab 19/01/13

Restablecer los criterios y alcances de la investigacin Verificar Hiptesis y Variables Estimar el Anlisis y Diseo Desarrollar Presupuesto Preliminar Plan General Plan de recursos Organizacin y Comunicacin

3 das

dom 20/01/13

mar 22/01/13

3 das

mi 23/01/13

vie 25/01/13

6 das 5 das 2 das 2 das 3 das

dom 27/01/13 dom 03/02/13 vie 08/03/13 lun 11/03/13 mi 13/03/13

vie 01/02/13 jue 07/02/13 dom 10/03/13 mar 12/03/13 vie 15/03/13

5 6 7 7 8

FASE 2: REVISION

15 das

Dom 17/02/13 mar 05/03/13

65

Situacin Actual SUBFASE 2.1 : Marco Terico Antecedentes de la Investigacin Base Terica SUBFASE 2.1 : Marco Metodolgico Revisin de la Poblacin y Muestra

2 das 5 das 3 das

Dom 17/02/13 mar 19/02/13 mar 19/02/13

lun 18/02/13 dom 24/02/13 Jue 21/02/13

2 12 11

2 das 8 das

vie 22/02/13 lun 25/02/13

dom 11 24/02/13 mar 05/03/13

13

1 da

lun 25/02/13

lun 25/02/13

14

Mejora de las tcnicas de recoleccin de datos Mejora de las tcnicas de procesamiento de anlisis de datos Revisin del Anlisis de Costo y Beneficio Verificacin del Estudio de Factibilidad FASE 3: DISEO DE LA SOLUCIN Metodologa a aplicar SUBFASE 3.1: Anlisis del Problema

1 da 2 das

mar 26/02/13 mi 27/02/13

mar 26/02/13 Jue 28/02/13

15 14

2 das 2 das 45 das 5 das 15 das

vie 01/03/13 lun 04/03/13 mi 06/03/13 mi 06/03/13 mar 12/03/13

dom 03/03/13 mar 05/03/13 Mar 07/05/13 Lun 11/03/13 dom 31/03/13 16

15 15

16 22

Anlisis Estratgico Anlisis Funcional Determinar Fuentes de Financiamiento SUBFASE 3.2: Diseo de la Propuesta

5 das 5 das 5 das 25 das

mar 12/03/13 lun 18/03/13 dom 24/03/13 lun 08/04/13

Dom 17/03/13 Vie 22/03/13 dom 31/03/13 Mar 07/05/13

23 23 23 24

66

Requerimientos Funcionales y No Funcionales Diagrama de Procesos Definicin de Casos de Usos Diagramas UML FASE 4: VALIDACION DEL MODELO SUBFASE 4.1 : Instrumentos y tcnicas Mejorar las tcnicas para levantar la informacin Uso del software requerido SUBFASE 4.2 : Diseo del prototipo Preparacin del Sistema Pruebas SUBFASE 4.3 : Justificacin del modelo Descripcin Terica Validacin del Modelo Sustentacin de Hiptesis FASE 5: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES FIN DE LA INVESTIGACION

6 das

lun 08/04/13

dom 14/04/13 mi 17/04/13 Mar 22/04/13 29

24

3 das 4 das

lun 15/04/13 jue 18/04/13

30

12 das 27 das 9 das 5 das 4 das 9 das 4 das 5 das 9 das 3 das 3 das 3 das 4 das

mi 23/04/13 mi 08/05/13 mi 08/05/13 mi 08/05/13 mar 14/05/13 dom 19/05/13 dom 19/05/13 jue 23/05/13 mi 29/05/13 mi 29/05/13 lun 03/06/13 jue 06/06/13 mar 11/06/13

Mar 07/05/13 31 lun 10/06/13 vie 17/05/13 lun 13/05/13 vie 17/05/13 mar 28/05/13 mi 22/05/13 mar 28/05/13 lun 10/06/13 vie 31/05/13 mi 05/06/13 lun 10/06/13 vie 14/06/13 32 35 34 32 38 37 37 41 42 40 28 28

0 das

vie 14/06/13

vie 14/06/13

67

4.2.1. PRESUPUESTO DE NUESTRAS ACTIVIDADES: A continuacin mostramos los gastos por mes de nuestras actividades descritas en el cronograma: Especificacin de los recursos que necesitaremos para desarrollar nuestras actividades: 1) Alquiler Cabinas Internet: Cuando el grupo se encuentre en la universidad haremos uso de las cabinas de internet 2) Investigacin en domicilio: Al estar en domicilio cada miembro del grupo gastaremos luz por los artefactos tales como computadoras, laptops, cargadores, etc. 3) Impresiones: Impresiones de nuestros avances para mostrrselo al profesor y que nos de las observaciones del caso. 4) Luz: Se refiere al uso de a luz para alumbrar nuestro cuarto o el lugar donde haremos la investigacin 5) tiles de Oficina: A lo largo de la investigacin usaremos distintos tiles de oficina como lapiceros, hojas, lpiz, reglas, etc. 6) Pasajes: Se refiere o incluye pasajes ida y vuelta desde el domicilio de los integrantes hasta la universidad u otros lugares para desarrollar la investigacin 7) Servicios de Telefona: Gasto en celulares, llamadas, mensajes para estar comunicado constantemente los integrantes del grupo. 8) Asesoras: Usaremos asesora externa para poder desarrollar nuestra investigacin de la mayor manera. A continuacin la lista de recursos que usaremos por cada mes que dura nuestra investigacin:

68

A) Mes de Enero: Tabla 2: Fuente Propia

Descripcin

Horas Diarias

Das

Costo

Costo

Unitario Total 13 13 1.00 1.00 26 78 10 30 12 18 20 194

Alquiler Cabinas Internet 2 Investigacin en domicilio 6 Impresiones Luz tiles de Oficina Pasajes Servicios de Telefona Total

B) Mes de Febrero: Tabla 3: Fuente Propia Descripcin Horas Diarias Alquiler Cabinas Internet 5 7 15 Das Costo Unitario 1.00 1.00 Costo Total 35 60 12 2 2 80 17 50 8 20 10 292

Investigacin en domicilio 4 Impresiones Asesora Luz Alimentacin tiles de Oficina Servicios de Telefona Pasajes Total

69

C) Mes de Marzo: Tabla 4: Fuente Propia

Descripcin

Horas Diarias

Das

Costo Unitario

Costo Total 48 10 8

Investigacin en domicilio 2 Impresiones Fotocopias Asesora tiles de Oficina Alimentacin Pasajes Servicios de Telefona Total 2

24

1.00

80 8 50 15 20 239

D) Mes de Abril: Tabla 5: Fuente Propia Descripcin Horas Diarias Investigacin en domicilio 4 Impresiones Prestamos de Libros Luz tiles de Oficina Alimentacin Pasajes Servicios de Telefona 8 12 Das Costo Unitario 1.00 Costo Total 48 10 10 18 8 153 9 20

70

Total

113

E) Mes de Mayo:

Descripcin

Horas Diarias

Das

Costo Unitario

Costo Total 108 10

Investigacin en domicilio 6 Impresiones Prestamos de Libros Luz tiles de Oficina Alimentacin Pasajes Servicios de Telefona Total Tabla 6: Fuente Propia

18

1.00

10 18 8 50 9 20 233

F) Mes de Junio:

Descripcin

Horas Diarias

Das

Costo Unitario

Costo Total 10 10 10

Investigacin en domicilio 2 Impresiones Fotocopias

1.00

71

Luz tiles de Oficina Pasajes Servicios de Telefona Total

18 8 9 20 85

Tabla 7: Fuente Propia

Total de Nuestro Presupuesto:

Mes

Costo

Enero

194

Febrero

292

Marzo

239

Abril

123

Mayo

233

Junio

85

Total

1166

Tabla 8: Fuente Propia

72

REFERENCIAS

[1] AGENCIAS RANSA, LOGISTICA ADUANERA, http://www.agenciasransa.net/es/contenido.php?62/servicios/sistema_digitalizacion_docum entos.html [2] ANLISIS E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS (SADO) PARA SOLUCIONES INTELIGENTES, http://repositorio.espe.edu.ec/bitstream/21000/4524/1/T-ESPE-032691.pdf [3] Ciudades del Futuro, blog de Siemens, http://www.ciudadesdelfuturo.es/la-digitalizacion-en-hospitales-es-ya-una-realidad-4.php [4] Desarrollo del sistema de informacin registral automatizado, tesis digitales UNMSM, http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/tesis/ingenie/Baltazar_C_J/cap4.pdf [5] DOCSOLUTIONS, http://www.docsolutions.com.mx/es/soluciones/servicios/digitalizacion.html [6] Ecos, Diario de Integracin Regional, http://ecoshuacho.pe/2012/10/alvarado-se-reunio-con-directores-de-hospitales/ [7] EJIE, metodologa de digitalizacin de documentos, http://www.zuzenean.euskadi.net/s68contay/es/contenidos/informacion/modelo_gestion_documental/es_modgesdo/adjuntos/Met odolog%C3%ADa%20de%20Digitalizaci%C3%B3n%20de%20Documentos.pdf [8] El Mundo.es, http://www.elmundo.es/elmundo/2012/08/11/castellon/1344696176.html [9] GUIA PARA DIGITALIZAR DOCUMENTOS, Mara Teresa Bermdez Muoz, http://www.archivonacional.go.cr/pdf/guia_digitalizar_documentos.pdf [10] INDAP, Ministerio de Agricultura, http://www.indap.gob.cl/Docs/Documentos/INDAP%20Clase%20Mundial/Aprendizaje%2 0Institucional/manual_de_benchmarking.pdf

73

[11] Kodak, http://graphics.kodak.com/DocImaging/PE/es/Industry_Solutions/Healthcare/Healthcare/Y okohama_Sakae_Kyosai_Hospital/index.htm [12] La Tercera, Diario Chileno, http://diario.latercera.com/2011/12/09/01/contenido/tendencias/16-93311-9-aumenta-ladigitalizacion-de-documentos-historicos-en-chile.shtml [13] Proyecto de Digitalizacin de Documentos, Ministerio de Transporte y Comunicaciones, http://www.mtc.gob.pe/pdd/PDF/PROYECTO%20DE%20DIGITALIZACION%20 DE%20DOCUMENTOS%20DEL%20MTC.pdf [14] Rosa Carmina Chong Rengifo, Jefa de la Oficina de Registros y Legajos del Hospital de Apoyo Mara Auxiliadora. [15] SINAB, Sistema Nacional de Bibliotecas, http://www.sinab.unal.edu.co/?q=node/82 [16] Universidad Miguel Hernndez, recomendaciones para digitalizar documentos, uso del escner, http://dglab.cult.gva.es/Archivos/Pdf/UMHRecomendaciondigit.doc.escaner.pdf [17] Universia Per, http://noticias.universia.edu.pe/enportada/noticia/2012/02/02/909022/sistema-digitalizacion-biblioteca-nacionalpermitira-acceso-libros-manuscritos.html

74