TEMA 3.

BASES DE DATOS
GUIN: 3.1 . DEFINICIONES BSICAS. ABRIR, CREAR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS.CREACIN DE UNA TABLA: a) Abrir y cerrar el programa ACCESS: b) Crear una base de datos en blanco con una o ms tablas: c) Agregar una tabla 3.2. OPERACIONES BSICAS CON REGISTROS. 3.3 RELACIONAR TABLAS.CONSULTAS 3.4. INFORMES 3.5. FORMULARIOS. FILTROS. 3.6. CREACIN DE ETIQUETAS 3.7. SEGURIDAD EN ACCESS (Copias de seguridad, contraseas, centro de confianza) . 3.1 . DEFINICIONES BSICAS. ABRIR, CREAR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS.CREACIN DE UNA TABLA: Una base de datos es archivo informtico que contiene un conjunto de informacin almacenada y relacionada entre s, a travs de la cual podemos crear, modificar, eliminar y consultar datos de una manera rpida. Funciones bsicas de las bases de datos: Captacin de datos, bsqueda de datos (consultas), reduccin (reduccin al mximo de duplicidad de datos) , y seguridad. Estructura de ACCESS: ACCESS es una base de datos relacional : los datos se acumulan en tablas que tienen campos en comn y que se relacionan entre s. Objetos de la base de datos: OBJETOS DE LA BASE DE DATOS Tablas CARACTERSTICAS Es la forma en la que la base de datos organiza la informacin (en forma de filas y columnas). Las columnas se llaman campos y guardan diferentes tipos de datos y las filas se llaman registros y almacenan la informacin completa de cada elemento de la base. Clave principal: La clave principal es uno de los campos y sirve para relacionar unas tablas con otras. Los valores de la clave principal no se pueden repetir y son nicos para cada registro. Slo hay una clave principal por tabla y no es obligatorio que todas las tablas la tengan. Permite seleccionar un conjunto de registros de una o varias tablas teniendo en cuenta algunas condiciones planteadas. Esos registros se presentan en un orden determinado. Las consultas se realizan para seleccionar, actualizar, introducir o eliminar datosPresentan la informacin que est en la base de datos en un formato adecuado para su impresin. Se puede utilizar la funcin Presentacin Preliminar para ver el resultado antes de la impresin
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Consultas

Informes

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS Formularios Macros

CARACTERSTICAS Presentan la informacin que est en la base de datos en forma de ventana o cuadro de dilogo. Tambin se utilizan para introducir datos. Automatizan tareas repetidas en una base de datos. Podemos crear una macro que sirva para abrir tablas, consultas, imprimir o visualizar informes. Son objetos que contienen informacin en lenguaje Visual Basic.

Mdulos

3.1. ABRIR, CREAR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS a) Abrir y cerrar el programa ACCESS: El programa ACCESS se puede abrir de 2 formas : Haciendo clic sobre el icono de acceso directo en la pantalla del escritorio, o A travs de: Inicio/Programas/Microsoft Access 2007/ACCESS , Al abrir el programa aparece la pgina Introduccin a Microsoft Office Access. Esta pgina es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de datos existentes o consultar el contenido destacado de Microsoft Office Online. Seleccionamos esta opcin cuando deseamos abrir una plantilla de las que nos ofrece ACCESS en internet.

Seleccionamos esta opcin cuando queremos crear una base de datos nueva

Seleccionamos esta opcin cuando queremos abrir una base de datos ya existente .

Para cerrarlo: hacemos clic en : Botn Office/Salir de ACCESS , o botn Cerrar programa

b) Crear una base de datos en blanco con una o ms tablas: 1. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, hacer clic en Base de datos en blanco.

2. En el panel Base de datos en blanco, escribimos el nombre de la base de datos en el cuadro Nombre de archivo. Si no especificamos una extensin de nombre de archivo, Access la agrega automticamente (accdb) . Para cambiar la ubicacin predeterminada del archivo que contiene la base de datos, haga clic en Buscar una ubicacin donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

3. Haga finalmente clic en Crear. Access crea la base de datos con una tabla vaca denominada Tabla1 y, a continuacin, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sita en la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo. Vista Hoja de Datos:

4. Cambie a la vista Diseo haciendo clic en (arriba a la izquierda) : En la vista Diseo, cree primero la estructura de la nueva tabla; escriba los nombres de los campos y el tipo de dato de cada campo.
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Vista Diseo:

Tipos de datos: Tipo de datos Texto Lo que almacena cada tipo de dato Caracteres alfanumricos. Se utiliza para texto o para texto y nmeros que no se emplean en clculos. Hasta 255 caracteres. Caracteres alfanumricos. Se utiliza para formato de texto enriquecido: las descripciones largas y los prrafos con formato como negrita o cursiva. Mayor de 255 caracteres. Valores numricos (enteros o valores fraccionarios). Se utiliza para almacenar nmeros utilizados en clculos, salvo los valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Moneda. Fechas y horas. Valores monetarios. Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes) Valor numrico nico que Access inserta automticamente cuando se agrega un registro. Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos valores posibles: S/No o Verdadera/Falso Fotografas, imgenes, archivos de Office.

Memo

Nmero

Fecha/Hora Moneda Autonumrico S/No Datos adjuntos

Despus de agregar todos los campos, guarda la tabla haciendo clic en el botn de Microsoft Office / Guardar o presionando CTRL+G.

5. Cambie a la vista Hoja de datos para escribir los datos. Si, de momento, no desea incluir informacin en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realiz cambios en la tabla, Access le pedir que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en S para guardar los cambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta. .. Ejemplo 1: Crea la carpeta ACCESS_Vuestro_nombre en la carpeta D\RYA\ . Dentro de esa carpeta crea la base de datos ALMACN_Vuestro_nombre con la tabla PRODUCTOS. Cierra la tabla (que estar vaca), la base de datos y el programa ACCESS.

Ejemplo 2: Abre la base de datos ALMACN y modifica la tabla llamada PRODUCTOS teniendo en cuenta la siguiente informacin: Tabla PRODUCTOS: PRODUCTOS TIPO DE DATOS Texto Texto Nmero Texto Texto

NOMBRE DEL CAMPO CDIGO NOMBRE CANTIDAD PROVEEDOR CDIGO PROVEEDOR La clave principal es CDIGO Datos:

FORMATO/TAMAO 2 25 Entero largo 50 5

CDIGO

NOMBRE

PRODUCTOS CANTIDAD 200 125 300 282 145

PROVEEDOR Hortelano Hortelano Campesino Leons Montas

1 Guisantes 2 Judas 3 Lentejas 4 Garbanzos 5 Nueces Debes obtener las siguientes pantallas: Vista Diseo:

CDIGO PROVEEDOR HO HO CA LE MO

Vista Hoja de Datos (despus de introducir todos los registros):

.. Clave principal: La clave principal es un campo que tiene un valor diferente para cada registro de la tabla. Es recomendable que cada tabla tenga una clave principal que se indica con el smbolo de la llave a la izquierda del campo en Vista Diseo. Si queremos que un campo sea la clave principal abrimos la tabla en la Vista Diseo, seleccionamos el campo y luego pulsamos el icono con la llave.

.. Ejemplo 3: En la tabla PRODUCTOS, asigna la clave principal al campo NOMBRE, guarda la tabla con estos cambios y fjate que el icono de la llave aparezca con el campo NOMBRE. Despus vuelve a abrir la tabla y vuelve a asignar la clave principal al campo CDIGO. Guarda los cambios. .. c) Agregar una tabla Para agregar nuevas tablas a una base de datos existente abrimos la pestaa Crear , y seleccionamos la opcin Tablas\Vista diseo de tabla o directamente Diseo de tabla. Primero introducimos los campos de la tabla y luego cambiamos a la vista Hoja de datos para introducir los datos.

.. Ejemplo 4: Aade la tabla PROVEEDORES en la base de datos ALMACN: Tabla PROVEEDORES: PROVEEDORES NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE FORMATO/TAMAO DATOS CDIGO Texto 5 NOMBRE Texto 25 CANTIDAD Texto 25 PROVEEDOR Texto 15 SUCURSAL EN ESPAA S/No S/No Campo clave = CDIGO Datos:
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CDIGO HO CA LE MO

NOMBRE Hortelano Campesino Leons Montas

PROVEEDORES DOMICILIO C/ Quinta Avenida C/ El ro C/ El Pramo C/ Oxford

PAS

Estados Unidos Espaa Espaa Reino Unido ..

SUCURSAL EN ESPAA S S S No

3.2. OPERACIONES BSICAS CON REGISTROS. Aadir un nuevo registro: Abrimos la tabla en Vista Hoja de Datos y tenemos 3 posibilidades: hacemos clic en Nuevo registro de la barra inferior , o en Nuevo dentro del men Inicio o dentro del men Crear pulsamos Formulario .

.. Ejemplo 5: En la tabla PRODUCTOS, inserta 5 nuevos registros , los 3 primeros adelos como quieras, pero los 2 ltimos insrtalos utilizando la opcin del FORMULARIO. Guarda los cambios. PRODUCTOS CANTIDAD 300 100 300 100 450 .. Borrar un registro: Lo seleccionamos y pulsamos Supr, o pulsamos Eliminar dentro del men Inicio o en el men contextual hacemos clic en Eliminar . Si queremos borrar ms de un registro (deben ser continuos) hacemos clic en el primer registro y arrastramos la seleccin hasta el ltimo registro a eliminar (o pulsamos la tecla maysculas y hacemos clic en el ltimo registro a eliminar). Si queremos seleccionar todos los registros hacemos clic en el icono que se encuentra en la parte superior de la tabla .

CDIGO 6 7 8 9 10

NOMBRE Calabacn Avellanas Berenjenas Piones Soja

PROVEEDOR Hortelano Montas Hortelano Montas Leons

CDIGO PROVEEDOR HO MO HO MO LE

Ordenar registros: podemos ordenar los registros por orden alfabtico haciendo clic en la cabecera del campo por el que queremos hacer la ordenacin, abriendo el men Inicio y

haciendo clic en

o utilizando el men contextual.

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 Buscar registros: 1. Abrimos la tabla y situamos el cursor en el primer registro de la tabla. 2. Seleccionamos Buscar en el men Inicio 3. Rellenamos el cuadro de dilogo con los parmetros de la bsqueda. Podemos seleccionar que busque y reemplace . Despus de hacer la bsqueda pulsamos Cerrar.

PARMETROS Buscar Buscar en

Coincidir

Direccin de la bsqueda Coincidir Maysculas/Minsculas Buscar los campos con formato

ACLARACIONES Es necesario escribir la informacin a buscar. Campo activo: Slo busca en el campo marcado. Todos los campos: busca a travs de todos los campos de la tabla. Para ello es necesario seleccionar el nombre de la tabla. Cualquier parte del campo. Todo el campo Comienzo del campo Arriba: hacia el primer registro Abajo: hacia el ltimo registro

nicamente buscar las opciones sealizadas en aquellos campos que tengan un formato determinado. ..

Ejemplo 6: Abre la tabla PRODUCTOS de l base de datos ALMACN_vuestro nombre con la que hemos trabajado en los anteriores ejemplos: 1.- Busca todos los registros que contienen el nmero 300 en el campo CANTIDAD. 2.- Busca todos los productos que tienen CDIGO PROVEEDOR= HO y reemplzalo por BO. Comprueba que se han hecho los cambios y deshazlos (vuelve a escribir en esos registros como CDIGO PROVEEDOR HO) 3.- Busca todos los productos que tienen la letra j en el campo NOMBRE. 4.- Ordena los registros de la tabla PRODUCTOS por el campo NOMBRE , primero ascendentemente y luego descendentemente. Por ltimo ordnalos por el campo CDIGO (que era como estaban originalmente) 5.- Elimina los registros 9 y 10. 6.- Guarda los cambios y cierra la tabla. 7.- Ordena la tabla PROVEEDORES 1 por el campo PAS, y luego por el campo DOMICILIO. Comprueba que se han ordenado en cada caso correctamente los registros. No guardes los cambios en la tabla. ..

3.3 RELACIONAR TABLAS.CONSULTAS Para poder buscar informacin en dos o ms tablas tenemos que relacionar (unir) las tablas. Para hacer esta operacin los campos que relacionamos de cada tabla deben tener los mismos datos. 1. Haz clic en el men Herramientas de base de datos. 2. Haz clic en Relaciones.

3. Haz clic en Mostrar tablas y haciendo clic en Agregar aadimos las tablas que queramos relacionar. Al final hacemos clic en Cerrar.

4. Establecemos la relacin haciendo clic en el campo de una tabla y arrastrando hasta el campo de la otra tabla que queremos unir. 5. Aparece una ventana en la que seleccionaremos las tres opciones para que si modificamos un registro en una tabla tambin se modifique en todas en las que figure ese mismo dato.

Pulsamos Crear y aparecern las tablas unidas:

.. Ejemplo 7: Crea una relacin entre las tablas PRODUCTOS y PROVEEDORES de la base de datos uniendo los campos CDIGO PROVEEDOR (de la tabla PRODUCTOS) y CDIGO (de la tabla PROVEEDORES) .. Consultas: Una consulta es un objeto que permite recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Hay consultas de seleccin (nos muestran datos) y de accin (de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas). Hay dos formas de hacer una consulta en ACCESS: a travs del Asistente para consultas y a travs del Diseo de consulta. Lo haremos a travs del Diseo de consulta. Para ello: 1. Hacemos clic en el men Crear y luego en Diseo de consultas.

2. Agregamos las tablas en las que vamos a buscar la informacin.

3. Cuando hayamos introducido los datos de la consulta pulsamos el botn Ejecutar y aparecer el resultado que buscbamos.

Ejemplo 8: Continuamos trabajando con las tablas PRODUCTOS y PROVEEDORES. Vamos a realizar 2 consultas: a) Qu proveedor nos suministra los guisantes:

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Despus de introducir los datos de la consulta pulsamos el botn Ejecutar y aparecern los datos que estbamos pidiendo. La solucin que debe aparecer es:

b) Ver los pedidos realizados a empresas que tengan sucursal en Espaa:

Deben aparecer los siguientes datos:

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 Consultas que borran registros: Estas consultas borran registros de una tabla, siempre que se cumplan las condiciones que se han especificado en la consulta. 1. Creamos la consulta de la forma anteriormente descrita. 2. Colocamos en criterio un campo nico para un registro de los que queramos eliminar. Seleccionamos Eliminar del men. 3. Ejecutamos la consulta y nos aparecer en diseo el criterio Eliminar. Antes de eliminar nos pedir nuestra confirmacin. Ejemplo 9: Vamos a crear una consulta (Consulta 3) que borre los registros que tienen por cdigos de producto un nmero entre 4 y 7 de la tabla PRODUCTOS.

3.4.INFORMES: Sirven para imprimir los datos que contengan las tablas o los datos que hemos seleccionado en las consultas. 1. Hacemos clic en el men Crear y luego en Asistente para informes.

2. Agregamos los campos que queremos que contenga el informe y pulsamos Siguiente
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3. Si queremos que nos agrupe la informacin por niveles elegiremos el campo que queremos que sea el nivel superior. Vamos a elegir como nivel superior el campo CDIGO y pulsamos Siguiente .

4. Indicamos las opciones de ordenacin y de resumen y pulsamos Siguiente .

5. Completamos las siguientes ventanas para el informe (distribucin En Pasos y estilo Oficina ) y para acabar damos nombre al informe y pulsamos Finalizar .
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En la pantalla de diseo que aparece al cerrar la vista preliminar podremos centrar el texto, cambiar la fuente, poner bordes, etc. Al final obtenemos la vista preliminar del informe; en este caso debe ser la siguiente:

Ejemplo 10: Haz un informe a partir de la tabla PRODUCTOS . El informe contendr los campos CDIGO, NOMBRE , CANTIDAD y PROVEEDOR.
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Agrupa la informacin por niveles por el campo PROVEEDOR (que estar ordenado alfabticamente ascendentemente) , ordena cada grupo de forma descendente por el campo NOMBRE, elige la distribucin en pasos, estilo Solsticio, llama al informe Informe_productos, cambia los tipos de letra y centra los ttulos.

3.5. FORMULARIOS. FILTROS. a) Formularios : Son pantallas creadas para poder visualizar y trabajar fcilmente con los registros en una base de datos. Pasos para crear un formulario: 1. Abrimos la tabla o seleccionamos a la izquierda la tabla de la que queremos hacer el formulario . 2. Seleccionamos la pestaa Crear. 3. Pulsamos Formulario

La pantalla que nos aparece tiene el siguiente aspecto.

Podemos aadir un nuevo registro y modificar los registros que ya estaban en la base de datos. Para movernos de un registro a otro utilizaremos la barra inferior.

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Si queremos cambiar el aspecto del formulario abrimos el formulario en Vista Presentacin y a travs del Autoformato podremos cambiar el aspecto del Formulario

. Ejemplo 11: Crea un formulario para la tabla PROVEEDORES, y en ese formulario: - introduce 3 nuevos registros que t te inventes, - modifica en el penltimo registro la direccin (escribe C/Gran Va, 154 ), . b) Filtros: Un filtro es una forma de obtener una determinada informacin sin necesidad de realizar una consulta. Diferencia entre filtrado y consulta: en un filtrado de informacin ACCESS nos mostrar todos los campos de ese registro, en una consulta slo nos muestra los campos que nosotros queremos que aparezcan. Por ejemplo queremos mostrar desde la tabla PROVEEDORES la informacin de todos los proveedores que son empresas espaolas. 1. Abrimos la tabla y pulsamos en la flecha que hay al lado del campo PAS , se despliega un men en el que seleccionamos solamente Espaa.

2. Pulsamos Aceptar y nos muestra los proveedores que son espaoles, con todos los campos:

3. Si queremos ver de nuevo todos los datos de la tabla volvemos a hacer lo mismo, pero marcando la opcin Seleccionar Todo y pulsamos Aceptar.
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. Ejemplo 12: Haz un filtro en la tabla PRODUCTOS seleccionando todos los productos que son del proveedor HORTELANO. . 3. 6. CREACIN DE ETIQUETAS Creacin de etiquetas: Una posibilidad del asistente de informes es crear etiquetas postales de tipo estndar o personalizado para el envo de correspondencia en la oficina. Los pasos son: 1. Abre el Asistente para etiquetas que se encuentra en el men de la pestaa Crear.

2. Aparece una ventana en la que indicaremos: el tamao , la unidad de medida, el tipo de etiqueta y el nombre del fabricante. Esta informacin se encuentra en los detalles del etiquetado del producto. Despus de completar los datos, pulsamos Siguiente.

3. Indicamos el tipo de fuente, tamao, color y espesor. Pulsamos Siguiente.

4. Incluimos los campos que queremos incluir en la etiqueta pasndolos a la derecha desde la la lista de la izquierda. Puedes utilizar la barra espaciadora para dejar espacios o Intro para cambiar de lnea. 5. Indicamos el campo por el que ordenamos las etiquetas. Podemos ordenar por ms de un campo. Pulsamos Siguiente.
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6. Damos un nombre al informe, en nuestro caso, Etiquetas proveedores y podemos visualizar o cambiar el diseo de la etiqueta. Pulsamos en Finalizar.

Ejemplo 13: Haz unas etiquetas a partir de la base de datos PROVEEDORES de forma que aparezcan de la siguiente forma los siguientes datos: NOMBRE DOMICILIO PAS Ordnalas por el campo NOMBRE, y elige t el resto de los detalles. Gurdalas con el nombre ETIQUETAS_ALMACN. Los datos del fabricante de las etiquetas son: Nmero de producto J400SL Dimensiones 11mmx46mm Nmero horizontal 4 Filtro por fabricante HP

3.7 SEGURIDAD EN ACCESS. Las bases de datos manejan gran cantidad de informacin de inters para las empresas. Por ello, y porque por ley deben protegerse los datos, la seguridad en las bases de datos es muy importante. a) Copias de seguridad de las bases de datos: Es necesario que los usuarios de una base de datos creen de forma regular copias de seguridad para evitar la prdida de datos. Para crear una copia de seguridad en ACCESS hay que seguir los siguientes pasos: 1. Con la base de datos abierta pulsamos en el botn de Office
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2. Seleccionamos Administrar, y a continuacin, hacemos clic en Realizar copia de Seguridad de la base de datos. 3. Se abre el cuadro Guardar como y elegimos la unidad dnde queremos almacenar la copia de seguridad. 4. Pulsamos en Guardar . b) Proteccin de la base de datos mediante contraseas: 1. Hacemos clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin en Abrir. 2. En el cuadro de dilogo Abrir, buscamos el archivo y lo seleccionamos. 3. Seleccionamos en el cuadro que se abre en la opcin Abrir la opcin Abrir en modo exclusivo. 4. En Barra de herramientas de base de datos pulsamos en Cifrar con contrasea . Indicamos la clave y la confirmamos. 5. Pulsamos Aceptar .

c) Centro de confianza: Para ayudar a que los datos sean ms seguros, ACCESS 2007 y el Centro de confianza realizan una serie de comprobaciones cada vez que abrimos una base de datos: -Si la base de datos se ha creado en una ubicacin de confianza se ejecuta con toda funcionabilidad. -Si la base de datos no se ha creado en una ubicacin de confianza el Centro de confianza evala como abrir la base de datos: deshabilitando el contenido ejecutable(consultas de accin que eliminan, agregan o cambian datos, macros, etc.) o, permitiendo habilitar el contenido. Si se habilita el contenido la base de datos se abre con toda normalidad.

La configuracin del Centro de Confianza est definida por el usuario o el administrador. . Ejemplo 14: Haz una copia de seguridad de la base de datos ALMACN en la misma carpeta en la que est la base de datos. Despus protege la copia de seguridad utilizando como contrasea tu nombre en minsculas. Cierra la base de datos y vuelve a abrirla comprobando que te pide la contrasea y, finalmente, descifra la contrasea para que se pueda abrir el archivo de forma normal. Cuando acabes de hacer este ltimo ejemplo enva la base de datos utilizando Google Drive. .
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