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CV-TLS012 - Taller Virtual de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos Unidad 03 Caso Prctico v1

CASO PRCTICO N 03

1. OBJETIVO
El desarrollo del Caso Prctico N 03, busca lograr los siguientes objetivos en el participante: Identificar la Ruta Crtica del proyecto. Realizar el ajuste del tiempo y del costo del proyecto. Nivelar los recursos del proyecto.

2. TEMAS A DESARROLLAR
El Caso Prctico N 03 desarrolla los siguientes temas: Visualizar la Ruta Crtica del proyecto. Realizar el ajuste del tiempo y del costo del proyecto. Nivelacin de los recursos del proyecto.

Nota

Antes de iniciar el desarrollo de Caso Prctico N 03, recordamos revisar la configuracin del MS Project 2010 de su equipo, para ello utilice el documento de Gua de Configuracin del MS Project 2010 del curso.

The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

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3. DESARROLLO DEL CASO PRCTICO

Para desarrollar el Caso Prctico de la Unidad 03 utilice el archivo MS Project - CP03.mpp.

VISUALIZAR LA RUTA CRTICA DEL PROYECTO a. Configuracin de la Ruta Crtica

Ahora vamos a configurar la ruta crtica del proyecto, para que en el Diagrama de Gant las tareas crticas se vean de color rojo, para ello realizamos los siguientes pasos: 1. Nos ubicamos en la pestaa Formato, grupo Formato y elegimos la opcin Estilos de texto, como se observa en la Figura 1.

FIGURA 1: Configuracin de la Ruta Crtica 2. Se mostrar un cuadro de dilogo, en la opcin Cambiar seleccionaremos Tareas crticas, luego en la opcin Color elegiremos el color rojo, y clic en Aceptar, como se observa en la Figura 2.

FIGURA 2: Configuracin de la Ruta Crtica Estilos de Texto


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Ahora nuestro Diagrama de Gantt se visualizar de la siguiente forma:

FIGURA 3: Visualizacin de la Ruta Crtica en el Diagrama de Gantt

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b.

Identificar la Ruta Crtica del proyecto

La mayora de los proyectos tienen varios grupos de tareas, las cuales tienen relaciones con otras que ocurren al mismo tiempo. Por lo tanto pueden estar programadas en paralelo. El proyecto puede tener cualquier nmero de tareas o rutas en paralelo, dependiendo del tamao y de la complejidad del proyecto, as como el nmero de recursos involucrados. Para visualizar la Ruta Crtica en la grfica del proyecto realizamos los siguientes pasos: 1. Nos ubicamos en la pestaa Tarea, hacemos clic en la opcin Diagrama de Gantt, y de la lista emergente elegimos Gantt de Seguimiento. Como se observa en la Figura 4.

FIGURA 4: Ingresar a la vista Gantt de Seguimiento

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2. Y obtendremos el siguiente resultado:

FIGURA 5: Gantt de Seguimiento - Ruta Crtica del proyecto

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3. Si deseamos ver solamente las tareas de la Ruta Crtica, hacemos los siguientes pasos:

FIGURA 6: Filtrar las Tareas Crticas. Y obtenemos el siguiente resultado:

FIGURA 7: Visualizar solo las Tareas Crticas.

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Como vemos la ruta crtica aun no comprende todo el proyecto, falta ajustar algunos detalles en el secuenciamiento de las tareas, estos puntos los veremos ms adelante. Ahora revisamos la siguientes pasos: Informacin del proyecto, para lo cual hacemos los

1. Vamos a la pestaa Proyecto, y clic en la opcin Informacin del proyecto.

FIGURA 8: Ir a Informacin del Proyecto 2. En la nueva ventana, hacer clic en el botn Estadsticas.

FIGURA 9: Informacin del proyecto


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3. En las Estadsticas del proyecto podemos observar la fecha de comienzo y fin, la duracin, el costo y el trabajo del proyecto, como se muestra en la Figura.

FIGURA 10: Estadsticas del proyecto REALIZAR AJUSTES DE TIEMPO Y COSTO EN EL PROYECTO El proyecto tiene una duracin de 67.13 das y un costo de S/. 13,620.00. buscaremos reducir la duracin a 65 das y a un costo que no exceda los S/. 12,500.00. Para realizar estos ajustes en el proyecto primero desactivamos el filtro anterior, seleccionando la opcin sin filtro y luego realizamos los siguientes pasos:

FIGURA 11: Desactivar filtro 1. Ingresar y configurar la columna Texto 1, para que aparezca como Duracin 1 (ver Figura 12). Luego hacemos clic con el botn derecho del mouse y en el men emergente hacer clic en la opcin Configuracin de campo (ver Figura 13).

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FIGURA 12: Ingresar columna Texto 1

FIGURA 13: Configurar la columna texto 1 2. En la nueva ventana, en el campo Ttulo poner el texto Duracin 1 (ver Figura 14). El resultado final es el que se observa en la figura 15.

FIGURA 14: Configurar de campo

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FIGURA 15: Columna personalizada Duracin 1 3. Copiar los valores del campo Duracin en el campo Duracin 1, para ello hace clic en la columna Duracin, clic en el botn derecho y en el men emergente seleccionar la opcin Copiar.

FIGURA 16: Copiar columna Duracin 1 La columna Duracin 1 nos servir para comparar los resultados, pues guarda los valores iniciales del cronograma.

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FIGURA 17: Columnas Duracin y Duracin 1. 4. Ahora reduciremos las duraciones con los datos que nos brinda el caso prctico, pero antes debemos de verificar que el MS Project se encuentre configurado en modo Programada automticamente, para ello nos dirigimos a la pestaa Archivo, clic en opciones y se mostrar un cuadro de dilogo llamado Opciones de Project, seleccionaremos Programacin y en el campo nuevas tareas creadas elegiremos Programada automticamente.

FIGURA 18: Modificacin de la Duracin.


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5. Despus de haber configurado nuestro MS Project ya podramos modificar las duraciones de las tareas, pero como algunas de las tareas son de tipo trabajo fijo mejor haremos los cambios en el campo trabajo, para ello insertamos la columna trabajo y procedemos a hacer los cambios que se muestran en la siguiente figura.

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FIGURA 19: Modificacin de la Duracin. Aparte de las modificaciones en la duracin, tambin se ha cambiado la restriccin de la tarea 4.2.A03 Presentar Informe Final, como se observa en la Figura 20. Pues inicialmente tena la restriccin debe comenzar el 30/03/12, pero como hemos visto que las dems tareas del proyecto terminan antes estamos moviendo esta restriccin para el 27/03/12.

FIGURA 20: Restriccin de tarea. Los cambios realizados han conseguido disminuir el cronograma de 67.13 a 63.13, es decir, cuatro das menos en la duracin.

Asignar adelantos o atrasos En el MS Project asignar a una tarea un LAG (retraso) o un LEAD (adelanto), a nivel de das o por porcentajes. Esta asignacin se ingresa en informacin de la tarea, en la opcin predecesoras ingresamos los ID de las predecesoras, y en el campo POS se asigna el valor de adelanto o retraso. Nota Para asignar un valor de adelanto, ya sea en das o por porcentaje, se antepone al valor el signo (-). Para asignar un valor de retraso, ya sea en das o por porcentaje, se antepone al valor el signo (+).

Cabe mencionar que los LAG o LEAD no son producto de las retrasos o adelantos originados durante la ejecucin del proyecto, sino que son tiempos necesarios que se debe esperar para empezar la tarea.

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Ahora revisamos las estadsticas del proyecto tenemos los siguientes resultados, debemos obtener un resultado similar a la Figura 16.

FIGURA 21: Estadsticas del proyecto. El costo original era S/. 13,620.00, con los ajustes en la duracin de las tareas hemos logrado disminuir el costo del proyecto a S/. 2,900.00, sin embargo se menciono anteriormente que el costo del proyecto no debe exceder los 12,500.00. Ahora realizaremos algunos ajustes en el costo del proyecto, para lo cual se ha logrado negociar la tasa estndar de algunos recursos, el resultado se muestra en la Figura 17.

FIGURA 22: Tasa estndar de los recursos. Luego de cambiar la tasa estndar el costo del proyecto es S/. 12,397.50, es inferior al costo lmite que tenamos. Los resultados los podemos revisar en las estadsticas del proyecto, como se observa en la Figura 18.

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FIGURA 23: Tasa estndar de los recursos. NIVELACIN DE RECURSOS Las opciones de nivelacin del MS Project se encuentran en la pestaa Recursos, en el grupo de Redistribuir, el cual se muestra en la Figura 19. El MS Project slo permite redistribuir los recursos tipo trabajo, no los recursos tipo Material y Costo.

FIGURA 24: Pestaa Recursos Grupo Redistribuir. MS Project presenta dos opciones de redistribucin de los recursos: Nivelacin Manual y Nivelacin Automtica. Nivelacin Manual Nuestro archivo original no presenta sobreasignaciones, es por ello que por fines didcticos trabajaremos con el archivo MS Project CP03 Sobreasignacion.mpp. Para identificar los recursos sobreasignados vamos a revisar la Hoja de Recursos, para ello vamos a pestaa de tareas, grupo Ver, clic en la lista desplegable y elegir la opcin Hoja de Recursos. En la Hoja de Recursos se puede visualizar los
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recursos Coordinador y Asistente de color rojo, eso quiere decir que estos recursos estn sobreasignados, como se observa en la Figura 25.

FIGURA 25: Recursos Sobreasignados.

Verificar que todas las tareas este con modo de tarea > programada automticamente. Nota Nosotros aplicaremos la Nivelacin Manual, la cual trabajaremos en la Vista Uso de Recursos, para ello vamos a la pestaa Tarea, grupo Ver y en la lista desplegable seleccionamos la Vista Uso de Recursos, en esta vista podremos identificar cules son los das en que los recursos estn sobreasignados.

FIGURA 26: Vista Uso de Recursos.

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Podemos observar dos sobreasignaciones, la primera pertenece al recurso Coordinador, donde el da viernes tiene una sobreasignacin de 12 horas. Para revisar esta sobreasignacin nos ubicamos en la vista Diagrama de Gantt, y en la pestaa Vista, seleccionamos la opcin Detalles, como se observa en la Figura 27.

FIGURA 27: Pestaa Vista opcin Detalles Podemos observar la sobreasignacin de 12 horas corresponde a tres tareas se realizan el mismo da por el recurso Coordinador, adems si revisamos las predecesoras de esas tareas, identificamos que las tareas 2.A02 Realizar Contrato con Proveedor de Refrigerio y la tarea 2.A03 Realizar contrato de Alquiler de Aula, dependen de la tarea 2.A01 Realizar Contrato con Instructor.

FIGURA 28: Sobreasignacin de tarea Entonces la sobreasignacin est en la tarea 2.A03 Realizar Contrato de Alquiler de Aula, para solucionar la sobreasignacin del Coordinador seleccionamos esta tarea y en la parte inferior modificamos su tarea predecesora a 2.A02 Realizar Contrato con Proveedor de Refrigerio.

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FIGURA 29: Eliminando sobreasignacin Ahora desactivamos la opcin detalles, y vamos a revisar cul es el estado de las sobreasignaciones en la Vista Uso de Recursos, donde observarmos que luego del cambio en la predecesora de la tarea 2.A03 Realizar Contrato de Alquiler de Aula , se ha eliminado la sobreasgnacin del recurso Coordinador y tambin la sobreasignacin del recurso Asistente.

FIGURA 30: Vista Uso de Recursos Por ltimo revisamos las estadsticas del proyecto, para ello vamos a la pestaa Proyecto, clic en Informacin del proyecto, y luego clic en el botn Estadsticas.

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FIGURA 31: Estadsticas del Proyecto

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