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ORGANISATION GENERALE
a. LAgence ne dispose pas dun systme dinformation et de gestion lui permettant une gestion intgre et automatise des services rendus et redevances factures ; b. Lagence ne dispose pas de manuels des procdures comptables et organisationnelles. Cette situation ne permet pas une rpartition claire des tches et responsabilits des diffrents intervenants. Au cours de lexercice un appel doffre a t adjug pour la ralisation dun manuel des procdures comptables. c. Il existe au niveau de lAgence un organigramme. Cet organigramme nest pas oprationnel. La structure actuelle ne rpond pas aux a. Doter lAgence dun systme dinformation intgr lui permettant de grer toutes les informations concernant les prestations et les redevables ; b. Activer le processus dtablissement du manuel des procdures comptables et mettre en place un plan organisationnel pour par la description des circuits des documents, de linformation et des procdures de traitements informatiss ;

c. Revoir officiellement lorganigramme de lagence pour ladapter la ralit en tenant compte des contraintes ; Audit des comptes 2008 de lABHS
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standards et principes fondamentaux de contrle interne et notamment la sparation des tches incompatibles. A titre dexemple, le service comptabilit et financier dpend de la division des ressources humaines. Le chef de cette dernire soccupe galement de la supervision des oprations dapprovisionnement. Cette situation sexplique par le manque de moyens humains. d. Lagence ne dispose pas dun statut du personnel. Un projet de statut a t labor mais non encore approuv par les instances comptentes. e. LAgence ralise des oprations qui ne font pas partie de ses attributions (travaux de dlimitation) au regard de la loi 10d. Activer lapprobation du statut du personnel de lagence ;

e. Respecter les attributions de lagence notamment par rapport la loi 10-95 sur leau ; Audit des comptes 2008 de lABHS
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05 sur leau. Par contre certains travaux relevant de ces attributions ne sont pas accomplis (travaux daide). f. LAgence ralise des oprations qui ne font pas partie de ses attributions (travaux de dlimitation) au regard de la loi 1005 sur leau. Par contre certains travaux relevant de ces attributions ne sont pas accomplis (travaux daide). g. Suite la dcision du conseil dadministration tenu en juin 2008, lAgence devra mettre en place un service dAudit Interne. Nous navons pas eu connaissance des rapports tablis par ce service, ni des conclusions et rsultats de ses missions. f. Doter lagence des ressources humaines et techniques pour accomplir les missions qui lui sont attribues et notamment le contrle des prestations et le recouvrement des redevances ;

g. Mettre en application la dcision du conseil dadministration relative la cration dun service daudit interne.

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a. lAgence ne dispose pas dune procdure crite rgissant le suivi des immobilisations depuis lacquisition (critre dinvestissement) en passant par la rception, la codification, le suivi des retraits et cessions jusqu' linventaire physique.

INVESTISSEMENT / IMMOBILISATIONS a. Lagence devra disposer dune procdure crite rgissant la vie dune immobilisation. Cette procdure doit dfinir les aspects suivants : - lobjectif de linvestissement et son impact sur lactivit de lAgence - la rception de cette immobilisation, laffectation, et la codification. - un fichier extracomptable de suivi incluant le calcul des amortissements - la procdure de retrait ou de cession dun matriel. - la distinction entre charges et immobilisation - la procdure dvaluation en cas de production dun matriel par les propres moyens de lAgence. Audit des comptes 2008 de lABHS
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- la procdure dinventaire physique et leur rapprochement avec le suivi extracomptable. b. lAgence ne dispose pas dun fichier extracomptable des immobilisations permettant dassurer le suivi des immobilisations et le calcul des amortissements. c. lAgence na pas actualis linventaire physique de ses immobilisations ralis en 2004. b. lagence devrait tenir un fichier extracomptable des immobilisations mis jour chaque entre et chaque sortie. Ce fichier devrait permettre aussi de calculer les amortissements chaque priode. c. lagence devra procder un inventaire physique de ses immobilisations ou, au moins, actualiser les donnes de linventaire physique des immobilisations et procder aux rgularisations dordre comptable sur la base de cette actualisation. d. lattribution du numro Audit des comptes 2008 de lABHS
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d. les immobilisations de lAgence ne

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sont pas codifies.

dinventaire (codification) devrait se faire ds la rception de limmobilisation et/ou au moment de son affectation. e. les actifs corporels doivent tre couverts par une police dassurance multirisque.

e. les immobilisations ne sont pas couvertes par une assurance multirisque.

STOCKS / INVENTAIRES
a. lAgence ne dispose pas dun logiciel de gestion des stocks. Le suivi de linventaire permanent est assur partiellement sur un fichier Excel. Cette situation est de nature engendrer des risques derreurs et des pertes de donnes lies la saisie et au traitement informatique. b. le suivi de linventaire permanent est assur par le responsable de la a. tenir un inventaire permanent du stock sur une application informatique. Ce suivi doit tre exhaustif et assur par une personne autre que le magasinier. Cet inventaire permettra de valider les rsultats de linventaire physique de fin dexercice ; b. viter les situations de cumul des tches : les tches dautorisation, Audit des comptes 2008 de lABHS
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Cellule moyens gnraux de la Division Ressources humaines et Finance qui soccupe galement des commandes. Cette situation de cumul de tches (suivi des commandes, rceptionne les commandes, tient physiquement le stock, participe linventaire des stocks et enregistre les mouvements sur un fichier Excel) constitue une source derreurs et danomalies difficiles dtecter. c. lAgence ne dispose pas de procdures crites de gestion des stocks, en particulier la procdure de prise dinventaire et la procdure de traitement des articles prims et dsuets ;

denregistrement, de conservation et de contrle devront tre spares. Ceci permettra de renfoncer le contrle crois et lamlioration du Contrle Interne.

c. Instaurer, par crit, une procdure de gestion et dinventaire physique des stocks. Cette procdure dfinira entre autres : la frquence des inventaires, les documents de comptage, la centralisation des rsultats, les services qui pourraient participer au comptage, le traitement des articles dfectueux. Cette procdure crite Audit des comptes 2008 de lABHS
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serait accompagne par des notes de service tablies lors de chaque inventaire prcisant la date dinventaire, les quipes de comptage, le responsable de linventaireetc. ; Les quantits de linventaire physique des stocks doivent tre rapproches systmatiquement aux quantits de linventaire permanent. d. les bons de rception et les bons de sortie utiliss par le magasinier ne sont ni pr imprims ni pr numrots ; d. Les mouvements dentre et de sortie darticles consomms du stock doivent tre matrialiss par des supports pr imprims et pr numrots. Ceci permettra de contrler les oprations ralises.

CIRCUIT REDEVANCES
a. lagence ne dispose pas dun service charg de suivi des a. prvoir dans lorganisation de lagence un service ddi au suivi Audit des comptes 2008 de lABHS
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redevances et permettant davoir une situation de redevable par rapport lagence (crance, nombre autorisation, quantit accorde, quantit prleve, statistiques diverses, etc).

des redevances. Ce service sera aliment par les supports mis par les autres services (autorisations, contrats, supports de contrle, dclarations, etc..). Le service produira des informations et statistiques pour diverses utilisations et notamment pour les besoins de la comptabilit de lagence. b. Nous recommandons la mise en place dune application informatique pour la gestion des donnes relatives aux redevables : Identit ; Date autorisation, Nature dautorisation, Volume autoris, Volume dclar, Volume daprs contrle, Montant crance, Date exigibilit, Audit des comptes 2008 de lABHS
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b. lagence ne dispose pas de logiciel ou application informatique permettant la gestion des redevances. La personne charge de la centralisation des redevances reprend les donnes sur des fichiers EXCEL. Des risques derreurs et doublies de facturation existent.

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Intrt et pnalit de retard, Caution, Etc Lapplication informatique doit avoir un systme de contrle permettant de connatre priori la liste des redevables. LAgence est appel demander, sous couvert des ministres de tutelle, au secrtariat gnral du gouvernement de clarifier sa situation vis--vis de la loi 15/97 formant code de recouvrement des crances publiques et ce linstar des ORMVA;

c. lAgence ne

procde pas la facturation exhaustive de toutes les

c. lAgence

doit respecter les dispositions de la rglementation et

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redevances. Cest le cas notamment de : la redevance de pollution domestique, la redevance affrente aux prlvements deau par les bnficiaires dautorisations. la redevance sur certaines concessions accordes pour la mise en bouteille. lassistance technique pour certains organismes publics (fourrages effectus par lONEP).
d. lAgence

procder la facturation exhaustive des redevances. LAgence devra Instaurer des procdures de recouvrement et un systme priodique de relance des redevables. Prvoir aussi des procdures crites relatives au traitement des redevables dfaillants. Une fois instaures et valides, ces procdures seront appliques toutes les prestations sans distinction ;

lance annuellement des appels doffre pour la ralisation des inventaires physiques des redevables par rgion. Cet inventaire nest pas exploit pour le recouvrement exhaustif des redevances ;

d. lAgence est appele exploiter

linventaire des redevables pour procder la facturation exhaustive des redevances ;

e. Une grande partie des redevances factures (pour enlvement) repose sur

e. lAgence est invite mettre au

niveau des sites de production de

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les dclarations spontanes effectues par les redevables. Lagence ne dispose pas de moyens lui permettant de vrifier la conformit des dclarations aux volumes prlevs par les redevables. f. Une grande partie des redevances factures (pour enlvement) repose sur les dclarations spontanes effectues par les redevables. Lagence ne dispose pas de moyens lui permettant de vrifier la conformit des dclarations aux volumes prlevs par les redevables.
g. lagence

leau potable des compteurs et ce pour vrifier la sincrit des dclarations spontanes des redevables ;

f. lAgence est appele valider le CPS

prsent par lentreprise de travaux par le matre douvrage pour sassurer de lexactitude des quantits extraire et de valider les quantits demandes aux potentiels des gisements valoriss dans le cadre des tudes externes ventuellement tablies ;
g. pour pouvoir respecter les principes

constate le montant intgralement encaiss dans les produits de lexercice durant lequel lautorisation est mise sans aucun suivi du volume extrait par le redevable.

comptables et notamment la sparation des exercices, lAgence devra mettre en place des procdures formalises pour pouvoir dterminer les quantits autorises (factures) et non encore extraites des gisements de matriaux. A titre dexemple, exiger aux bnficiaires dautorisation de

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dposer une dclaration des quantits extraites la fin de chaque anne. Instaurer galement des rgles et des dlais pour ltablissement des contrats dextraction. Ceci permettra lagence de procder des contrles des quantits.
h. la

convention tablie avec lORMVAG nest pas respecte dans la mesure o les tats trimestriels des recouvrements demands par lAgence ne sont pas transmis par cet organisme.

h. pour pouvoir respecter les principes

comptables et notamment la sparation des exercices, lAgence devra mettre en place des procdures formalises pour pouvoir dterminer les quantits autorises (factures) et non encore extraites des gisements de matriaux. A titre dexemple, exiger aux bnficiaires dautorisation de dposer une dclaration des quantits extraites la fin de chaque anne. Instaurer galement des rgles et des dlais pour ltablissement des contrats dextraction. Ceci permettra lagence de procder des contrles des quantits.

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i. lagence dispose dordre

de recettes pr imprims et pr numrots pour matrialiser la facturation des redevances. Lutilisation de ces bons nest pas largie tous les redevables (ORMVAG, Rgies, ONEP, etc).

i. largir lapplication des ordres de

recettes pr imprims et pr numrots toute sorte de facturation. Les numros des ordres annuls sont transmettre en totalit au service comptabilit. LAgence doit mettre en place les procdures dfinissant les rgles et les critres dtablissement des ordres de recettes (exemplaire, couleur, annulation, etc..) et veiller leur application
j. drouler, par un agent du service

j. le recouvrement dune grande partie

des redevances se fait par les agents du service de leau en dlivrant un ordre de recette pr imprim et pr numrot dit dun carnet (souche) conu pour le suivi et le contrle des recettes. Aucun inventaire des ordres de recette non mis par ses agents pour contrler les recettes dune priode donne.

comptabilit, un inventaire physique (priodique) des ordres de recette disponibles chez les agents de service de lEau et non encore mis afin de valider ltat des recettes priodiques.

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Remarques k. lagence ne dispose pas de procdures k. tenir

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de rapprochement rgulier et formalis des ordres de recettes mis et des recettes effectivement encaisss sur le relev bancaire pour dtecter et analyser les ventuels carts et ordres de recettes annuls.

un tat de rapprochement priodique formalis entre ltat des ordres de recettes mis et les recettes encaisses sur le relev bancaire la fin de chaque priode pour pouvoir dtecter les anomalies en temps rel. La procdure dannulation des ordres de recettes devra formaliser en exigeant la signature dun responsable indpendant. les tches incompatibles au niveau de la division aides et redevances . Le volet commercial tude des demandes et octroi des autorisations ne devra pas tre cumul avec le volet mission des ordres de recettes ni du volet suivi des recettes. Nous recommandons de crer une entit habilite recevoir les titres de paiement auprs des redevables (rgie des recettes); litiges devant les tribunaux et

l. des cumuls de tches ont t relevs au

l. sparer

niveau de la division Aides et Redevances . En effet, cette division soccupe du volet commercial (tude des demandes dautorisations, octroi des autorisations, facturation des redevances) et soccupe aussi du volet financier (envoi des lettres de relance des dclarations de volume, centralisation des ordres de recette) ;
m. Lagence dispose de plusieurs dossiers

m. tenir une situation des contentieux et

de contentieux devant les tribunaux

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concernant son domaine de comptence. Lagence ne suit pas, sur le plan comptable sous forme de provisions pour risques, les montants jugs par les tribunaux en faveur des tiers payer par elle.

comptabiliser les risques courus sous forme de provisions pour charges payer .

ACHATS FOURNISSEURS :
a. Ce circuit est marqu par une forte centralisation des tches au niveau du Secrtaire Gnral. Ce dernier valide les besoins exprims par tous les services, lance lopration des achats par bon de commande (consultation des fournisseurs, prsidence de la commission de slection du fournisseur.), contrle le suivi des commandes et valide lopration de rception.
b. Pour

les achats par bon de commande, nous avons relev les insuffisances suivantes :

a. Pour

les achats par bon de commande, nos recommandations sont les suivantes :

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procdures en vigueur en matire dapprovisionnement ne sont pas formalises ni documentes.


-

les

les bons de commande externes ne sont pas pr numrots. Cette situation ne permet pas un suivi efficace des commandes en cours (retards, omissions, rattachement, etc.);
-

lagence ne dispose pas dune base de donnes fournisseurs mise jour. De mme le choix des fournisseurs contacts et le mode de consultation des fournisseurs ne sont pas formaliss.
-

instaurer une procdure crite et claire pour les achats par bon de commande. Cette procdure prcisera, entre autres, les lments suivants : le choix des fournisseurs contacter, le mode de contact de ces fournisseurs, le dlai ncessaire pour une consultation, les personnes responsables de louverture des plis, les documents classer et conserver pour chaque consultation, le suivi des livraisons fractionnes, la rception des livraisonsetc. ; les documents dexpression du besoin dachat ainsi que les bons de commandes doivent tre tablis sur des supports pr imprims et pr numrots pour permettre un meilleur suivi des achats en cours dexcution. Il est recommand
-

la dsignation de la commission douverture des offres nest pas faite dune faon officielle, par crit ;
-

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labsence dune application de gestion des achats. Le responsable de la cellule moyens gnraux et billetterie sous la responsabilit du Secrtaire Gnral tablit une situation de suivi des commandes la fois sur un registre manuel et sur fichier EXCEL. Ce suivi nintgre pas la rception de ces commandes et leurs ralisations effectives.
-

que le magasinier effectue un suivi des bons de commande non satisfaits et des demandes dachats non ralises. tablir, au moment de la rception, un seul bon de rception pr imprim et pr numrot en trois exemplaires. Ce bon sera vis par le magasinier (contrle quantitatif), le Secrtaire Gnral (contrle de la procdure) et une personne du service demandeur (contrle qualitatif).
-

la rception des articles commands se fait par le responsable de la cellule moyens gnraux et billetterie et ses assistants sans tablissement immdiat dun document crit pour matrialiser ladite rception. Plus tard, aprs la rception physique de la commande, un bon de rception non numrot est tabli et contre sign par le Secrtaire Gnral et le Directeur de lAgence.
-

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les bons de commande ne comportent pas le dlai de livraison respecter par le fournisseur. Il sagit l dune obligation prvue par larticle 75 de la loi sur les formes de passation des marchs publiques.
-

Nos tests sur les dossiers de bon de commande font ressortir les remarques suivantes :

absence de plusieurs documents (attestation du service fait , PV de runion, bon de rception) manque des devis des fournisseurs pour certaines commandes.
c. Pour les

avons

achats par march, nous relev les insuffisances

b. Pour les achats par march, nous

vous recommandons de :

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suivantes : les membres des commissions des rceptions provisoires et dfinitives des marchs ne sont pas nomms par crit de faon officielle ;
-

fixer par crit la liste des documents classer pour chaque march ; procder la nomination par crit des membres des commissions de rceptions des marchs ; renforcer laspect juridique dans le suivi des marchs conclus par lAgence.

la commission douverture des plis sur offres de prix ne comporte pas un reprsentant du service financier ;
-

un cumul de tches est observ chez le responsable du service Marchs . Il suit toute lopration dachat par march, lance lappel doffres, rceptionne les offres, assiste dans les commissions douverture des plis et suit les dcomptes de chaque march aprs la slection du fournisseur.
-

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lAgence a conclu un march avec la socit ALIAT SARL alors que son offre est juge anormalement basse au vue de larticle 40 du la loi sur les rgles de la passation des marchs publiques. Lagence devrait , dans ce cas, demander par crit au fournisseur slectionn de justifier le prix propos et de lui rappeler les engagements prescrits par le cahier des charges.
-

PERSONNEL
a. le statut du personnel de lAgence a. examiner le statut du Personnel et

du Bassin Hydraulique de Sebou nest toujours pas approuv. Les rgles de gestion du personnel (recrutement, rmunration, valuation, prsence, promotion, sanction, etc) ne sont pas claires. Tout leffectif de lAgence lexception , du Directeur, relve directement du ministre de tutelle et est rtribu directement par ce

engager la procdure de son approbation pour le rendre dfinitif et officiel ;

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dernier.
b. les attributions du personnel ne b. tablir des fiches de fonction en

sont pas matrialises. La rparation des tches se fait arbitrairement sans une vritable analyse de profil et adquation au poste.
c. l'Agence

tenant compte de ladquation du profil au poste et emploi.

ne dispose pas d'un registre des congs pays ;

c. mettre en place un registre manuel

pour le suivi des congs pays accords au personnel. La mise jour de ce registre se fera l'aide des demandes de congs signes par les salaris. Un arrt annuel devra tre effectu pour dgager les reliquats qui seront soumis la signature des intresss ;
e. redfinir les attributions du service

d. un cumul de tches est observ

chez lagent du service personnel et formation charg des oprations de la paie. Celui-ci s'occupe des oprations suivantes :

personnel et formation pour viter les cumuls de tches constats.

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- Le suivi des occasionnels ; - La gestion administrative des approvisionnements ; - Le suivi de la prsence.

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