Administracion

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA
NIVEL: FORMACIN BSICA
VENEZUELA, 2006
INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA GERENCIA REGIONAL INCE ARAGUA DIVISIN DE FORMACIN PROFESIONAL UNIDAD DE TECNOLOGA EDUCATIVA
NIVEL: FORMACIN BSICA MODO: APRENDIZAJE
Maracay, Agosto de 2006
Especialista en contenido Lic. Daisy Romero Elaboracin y diagramacin Lic. Marleny Guzmn C. (Diseadora Instruccional INCE Aragua) Supervisin General Lic. Dilia Robles (Supervisora de Tecnologa Educativa, INCE Aragua) Coordinacin Tcnica Estructural Divisin de Recursos para el Aprendizaje Coordinacin General Gerencia General de Formacin Profesional Gerencia de Tecnologa Educativa 2a. Edicin Agosto 2006 Copyright INCE
CONTENIDO
QU ES EL INCE? PRESENTACIN INTRODUCCIN OBJETIVO INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD

Qu es la contabilidad?... Proceso contable.... La tenedura de libros.
09 14 16
DOCUMENTOS MERCANTILES Importancia de la documentacin mercantil.
Clasificacin de los documentos Terminologa Mercantil.
1 9 2 3 4 4
ASENTAMIENTO DE OPERACIONES CONTABLES

La cuenta.... Esquema de clasificacin de las cuentas.. Teora de la partida doble Ecuacin del patrimonio... Libros de contabilidad obligatorios. Requisitos legales.. Asientos contables Los libros auxiliares.. Cuentas de control y auxiliares..
45 51 54 58 60 63 71 77
SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS Importancia.... ... Seleccin y compra de software.
81 85
EL BALANCE DE COMPROBACIN

Definicin y caractersticas. Localizacin y correccin de errores en el mayor La compra y venta de mercancas. Cierre de los libros
93 94 97 105
AJUSTE DE CUENTAS

Caractersticas Clasificacin... Asientos de cierre..
111 111 117
ESTADOS FINANCIEROS

Estado de resultados Costo de ventas. El balance general.
119 121 122
CONTROL DE INVENTARIOS
Qu son los inventarios?...
127
EL EFECTIVO

Definicin y generalidades.......... La caja chica...... La cuenta caja La cuenta bancaria..
131 132 134 134
RETENCIONES DE NOMINA Deducciones de Ley.... IMPUESTOS EN VENEZUELA Tipos, caractersticas e importancia... Agentes de retencin
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143 145
BIBLIOGRAFA
QU ES EL INCE?
El Instituto Nacional de Cooperacin Educativa (INCE), es un organismo autnomo con personalidad jurdica y patrimonio propio, adscrito al Ministerio para la Economa Popular, creado por ley el 22 de Agosto de 1959 y reglamentado por Decreto el 11 de Marzo de 1960. De acuerdo al decreto publicado en la Gaceta Oficial N 34563 de fecha 28 de Septiembre, se reforma el reglamento de la ley del INCE, con la finalidad de reorganizarlo y adecuarlo a los intereses del pas y al proceso de reconversin industrial. El INCE es el rgano rector de la Formacin Profesional en Repblica Bolivariana de Venezuela, razn por la cual su accin ha estado dirigida a la formacin y capacitacin de la fuerza laboral, en consonancia con las necesidades de los sectores productivos y con las polticas de desarrollo econmico y social del estado venezolano. El Instituto tiene como misin: Formar y capacitar de manera integral, bajo la tutela del Estado y con la participacin y compromiso de los empleadores y trabajadores, a la fuerza laboral que demandan los sectores productivos, orientando la formacin al empleo productivo, en aras de la competitividad, contribuyendo as al desarrollo social, econmico y tecnolgico del pas.
PRESENTACIN
El manual se elabora para ser utilizado como una herramienta didctica en la administracin de los contenidos programticos del oficio ASISTENTE DE CONTABILIDAD. El contenido se ajusta al programa de estudio diseado segn los requerimientos de curso, sin embargo se hace necesario que investigue en otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos. Esperamos que aproveche al mximo la oportunidad que el INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente a las exigencias de su mbito laboral.
INTRODUCCIN
La contabilidad est ligada a nuestra vida diaria, todas las actividades comerciales, por ms sencillas que sean, se registran. Es por eso que es importante tener conocimientos bsicos en esta rama, pues ayuda a controlar los negocios y tener a la mano la informacin especfica para el logro de un mayor rendimiento y productividad en la administracin de nuestras empresas. Por tener mltiples aplicaciones en el sector comercial, el INCE a travs de la formacin de Asistente de Contabilidad, te capacita y prepara en dicho oficio, brindndote la oportunidad de tener mayor acceso a este campo de trabajo. Este manual te proporciona informacin bsica sobre el rea contable, siendo su contenido programtico producto de la recopilacin de informacin de diversas fuentes.
OBJETIVO
Proporcionar a los participantes informacin bsica relacionada con el
rea contable en cuanto a la documentacin mercantil, balance de comprobacin, estados financieros, ajuste de cuentas, control de inventarios, manejo del efectivo, retencin de nmina y clculo de impuestos, considerando lo establecido en los Principios de Contabilidad de General Aceptacin y en el Cdigo de Comercio venezolano.
____ Contabilidad Bsica
INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD Qu es Contabilidad?

Existen diversas definiciones de contabilidad que la describen en el transcurso del tiempo como una ciencia, como una disciplina, como un arte, entre otras. La definicin ms aceptada en nuestro medio es aquella que la seala como: La ciencia que estudia las leyes a que deben someterse la determinacin, la exposicin e interpretacin del estado y desarrollo de las economas particulares y establece las reglas del arte de llevar las cuentas necesarias para ello. No obstante, la expresin ms completa de las funciones de la contabilidad estara dada por los siguientes pronunciamientos: la contabilidad es el lenguaje de los negocios y, por consiguiente, en las condiciones actuales es esencial para el xito de los mismos. Ya no es conveniente emplear los antiguos mtodos rutinarios para controlar y dirigir las empresas. El gerente, administrador o propietario de una industria necesita del conocimiento de los costos, los resultados de las gestiones del gerente de ventas se expresan en las cuentas, el gerente de crdito depende cada vez mas el anlisis de los estados financieros de los clientes, y el funcionario o funcionaria bajo cuya responsabilidad deben formularse los presupuestos, tiene los estados de contabilidad como gua principal. La importancia que tiene la contabilidad se reconoce cada vez ms y es hoy en da una materia fundamental para el estudio de los problemas mercantiles. El Instituto Americano de Contadores Pblicos (AIPCA) la define como: La contabilidad es el arte de registrar, clasificar resumir en forma significativa y en trminos de dinero, las operaciones y los hechos que son
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cuando menos una parte, de carcter financiero, as como de interpretar sus resultados. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD El objetivo de la contabilidad consiste en dar al propietario o gerente de determinada empresa, la informacin concerniente a la naturaleza y valor de las cosas que posee el negocio lo que debe a terceros y la participacin que tiene el dueo o dueos sobre las cosas posedas que llamaremos respectivamente: Activo, Pasivo y Capital, adems los datos relativos a los efectos que se causen a los tres elementos citados como resultado de las operaciones mercantiles efectos que se pueden traducir en una ganancia o prdida del negocio. Dicho en otras palabras, a la contabilidad corresponde proporcionar la informacin requerida sobre: 1. La situacin financiera de la empresa en una fecha determinada, a los efectos de conocer su capacidad de atender las operaciones normales del negocio y pagar sus obligaciones. Esta informacin se provee a travs del estado financiero denominado Balance General, en el cual figuran en forma resumida:
a)
Las listas o enumeraciones de las diversas cosas de que dispone el negocio: el efectivo en caja, las mercancas, el mobiliario y otras, que denominaremos en adelante activo.
b)
Los derechos de terceros sobre el activo de que dispone la empresa, es decir, los acreedores que denominaremos en adelante pasivo.
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c) La participacin del dueo o dueos en el activo disponible la cual denominaremos en adelante capital.
2.
Mostrar los efectos causados al activo, pasivo y capital del negocio como resultado de las operaciones. Esta informacin se provee a travs del estado econmico denominado Ganancias o perdidas, o como ahora se le llama Estado de Resultados, el cual tiene por propsito mostrar los ingreso obtenidos y los gastos efectuados durante determinado perodo y, como su nombre lo indica, est destinado a describir todas las transacciones que produzcan utilidad o prdida. Al estado de resultados se le dice que es el puente entre dos balances generales, o el camino que transita la empresa durante el ejercicio econmico. 3. Objetivo no menos importante de la contabilidad es el que se refiere al control de las previsiones hechas al iniciarse el negocio. Este control lo realiza la contabilidad vigilando la ejecucin del presupuesto, a travs del cual la direccin fija las metas para un determinado periodo que generalmente resulta ser un ao.
IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. La contabilidad les permite obtener mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio, adems los servicios que le aporta son imprescindibles para obtener informacin de carcter legal.
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RELACIN DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS DISCIPLINAS Con respecto al DERECHO:

a)
Con el Cdigo de Comercio: el cual regula las relaciones mercantiles entre comerciantes y no comerciantes. Con el Cdigo Civil: el cual norma la propiedad y su usufructo, los contratos y otras relaciones entre personas naturales o jurdicas. Con la Legislacin Laboral: la cual reglamenta los deberes y derechos de las partes, derivados del contrato de trabajo. Con la Legislacin Fiscal: la cual determina las contribuciones, gravmenes y desgrvameles, sobre los beneficios o utilidades.
b)
c)
d)
Con la ECONOMIA, la contabilidad precisa de ella para el estudio individual de las riquezas de una empresa y para analizar los factores que tienen repercusin en el patrimonio de la empresa. A su vez la economa necesita de la informacin contable para llevar a cabo sus anlisis, conocer el valor de los bienes, el costo de produccin, determinacin del ingreso nacional, entre otros. La Economa estudia la riqueza de un pas o de una organizacin cualquiera y la Contabilidad la registra y da cuenta de ella. Con la ESTADISTICA, podemos afirmar que la Contabilidad se vale de los mtodos estadsticos de investigacin, para poder proyectarse, para establecer tendencias, ndices y otros, que le permitan alcanzar mejor sus objetivos. A su vez, la Estadstica se nutre de los datos ordenados y acumulados suministrados por las empresas para elaborar los cuadros que van a interesar al conglomerado en general. Con la INGENIERIA, determina y controla los costos, adems de ayudar a evaluar la factibilidad financiera de los proyectos.
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PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD Los principios contables se refieren a conceptos bsicos o conjuntos de proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo posterior. Su misin es la de establecer delimitaciones en los entes econmicos, las bases de la cuantificacin de las operaciones y la presentacin de la informacin financiera. Entre ellos podemos destacar: Principio de Conservatismo o Criterio Prudencial. Se seala conforme a este principio, que ante diversas alternativas contables, el contador deber elegir aquella que sea optimista. Los ingresos no se contabilizan sino hasta que se realicen. Una recomendacin til para los contadores es que eviten el ultra conservatismo, que tambin es daino, pues lo que se busca es determinar los verdaderos resultados de las operaciones y la verdadera situacin financiera, y no necesariamente los resultados y situacin financiera ms conservadora. Principio de Consistencia. Este principio se refiere tanto a la consistencia en la aplicacin de criterios contables de valuacin de partidas y dems criterios (capitalizacin o no capitalizacin de desembolsos relacionados con activos fijos; tratamiento contable de los planes de pensiones a persona, tratamiento de mejoras de arrendamientos, etc.), como a la consistencia en cuanto a la clasificacin de partidas dentro de los estados financieros. Razones financieras equivocadas se obtendrn si en un ejercicio una partida se clasifica como crdito diferido y en otro se clasifica como cuenta de complementaria de activo (caso de intereses por realizar en ventas y en abonos). Se han dicho en plan de broma que una empresa cuyas utilidades sean deficientes debe ms bien cambiar de contador y no de administrador, pues
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los contadores y sus criterios profesionales podrn hacer variar las utilidades de las empresas sin violar los principios contables. La Secretara de Hacienda si da importancia al principio de consistencia, puesto que si no lo hiciera, las empresas disminuiran su carga tributaria tan solo buscando aquellos criterios contables que arrojan menores utilidades, posiblemente sin respetar el principio de consistencia. En el tratamiento contable de coproductos podra un Contador en un perodo prorratear dicho costo considerando el mtodo de valor de mercado ponderado para prorratear dicho costo conjunto. Otro caso sera diferir los gastos si el presente ejercicio fuera malo en cuanto a utilidades para posteriormente amortizar dichos gastos en los perodos con mayores utilidades y as ahorrar impuestos. Principio de Costo. Este principio se refiere a la objetivad en el registro de las transacciones. Esta objetividad nacida del comprobante o documento contabilizado da validez a muchas deducciones y tambin facilita la aplicacin de las tcnicas de auditoria, que de lo contrario convertirn al auditor actual en un profesional muy distinto: en un perito valuador. El costo histrico ha sido defendido a toda costa por el profesional contable, haciendo caso omiso de los costos de reemplazo o los de oportunidad que tan importantes son dentro de la microeconoma o dentro de la contabilidad administrativa.
Proceso Contable
Como ya se ha dicho, la finalidad bsica de la Contabilidad es suministrar informacin para analizarla e interpretarla. Para registrar y procesar todas las operaciones que se realizan en una empresa, es necesario seguir una serie de pasos ntimamente relacionados unos con otros, los cuales deben guardar
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una secuencia lgica, esto es lo que vamos a conocer como el proceso contable.
PERODOS DEL PROCESO CONTABLE Las empresas inician sus actividades y la mayora no pueden determinar cuanto tiempo de existencia va a tener el negocio, esto trae como consecuencia que no se puede esperar que el negocio termine para establecer si han ocurrido beneficios o prdidas, y el estado en que se encuentra el patrimonio de los propietarios, porque traera como resultado que cuando se llegue a tener la informacin ya no se puede tomar ninguna decisin, ni aplicar ningn correctivo, ni establecer nuevas polticas, etc. Perodo Contable. Es el lapso que escoge una empresa para determinar cuales han sido los beneficios o prdidas de la misma en ese perodo, y como consecuencia establecer cul ha sido la variacin en el patrimonio del negocio. El lapso va a estar en relacin directa con la necesidad de informacin que tenga la empresa (mensual, trimestral, semestral, anual, etc.) y al final del cual va a reflejar la relacin de ingresos y egresos en el perodo y el Balance General que va a establecer la situacin del activo, el pasivo y el capital para la fecha en que termina el perodo o ejercicio. Perodo Fiscal. Aunque las empresas tienen libertad para establecer el lapso de duracin de su perodo contable, desde el punto de vista legal, se deja claramente establecido que ste no puede ser mayor de un ao. El perodo civil comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre, esto no quiere decir que en una empresa el perodo fiscal abarque el mismo lapso, lo que implica es que su ejercicio contable legal puede comenzar en cualquier fecha del ao, por ejemplo comenzar su perodo el 1 de agosto y terminar el 31 de julio del ao siguiente.
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La tenedura de libros
Es la parte de la contabilidad que se ocupa de recopilar, anotar y clasificar las operaciones mercantiles por orden cronolgico en los libros dispuestos al efecto, segn las leyes, normas y usos establecidos. OBJETIVOS DE LA TENEDURA DE LIBROS De acuerdo con la definicin antes citada, los objetivos de la tenedura de libros son: 1. Recopilar resumirlas. las operaciones mercantiles significa compendiarlas o
Por ejemplo
la empresa A
vende determinadas
mercancas a la empresa B. Los detalles de esa operacin se relata en un documento mercantil denominado factura. A los fines de la tenedura de libros se precisa recopilar o juntar en compendio los datos referentes a esa operacin econmica. As el tenedor de libros o auxiliar de contabilidad de la empresa vendedora se interesar en la fecha de la operacin el nombre y el domicilio del comprador, las condiciones de venta, el tipo de mercancas vendidas y su importe. La factura contendr otros datos que el tenedor de libros no tomar en cuenta como son: el tipo de empaque, el material de embalaje el medio de transporte que se utilizar y otros. El primer objetivo de la tenedura de libros es, por tanto, resumir o abreviar los datos de las operaciones mercantiles con sujecin a un mtodo. 2. Despus de recopilar los datos de las operaciones mercantiles metdicamente, hay que anotarlas tambin metdicamente. En los registros de la empresa A y en los de la empresa B sujetos de nuestro ejemplo, tiene que aparecer esa operacin mercantil anotada en los libros
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de la primera como una ventana y en los de segunda como una compra. Este es el segundo objetivo de la tenedura de libros pues ella se ocupa de anotar los datos referentes a las operaciones mercantiles. 3. Una empresa realiza gran diversidad de operaciones compra, vende,
cobra, paga, gasta gana, pierde, etc. Los datos de esas operaciones hay que clasificarlos esto es, ordenarlos por clases. Este es el tercer objetivo de la tenedura de libros clasificar las operaciones mercantiles. MEDIOS QUE UTILIZA LA TENEDURA DE LIBROS Para el logro de los objetivos antes citados la tenedura de libros dispone de determinados medios como son: Los documentos originales por las operaciones mercantiles; facturas comprobantes de caja, cheques, pagars, letras de cambio, contratos, plizas de seguro, etc. Los libros obligatorios: Diario, Mayor y de Inventarios adems de
aquellos que por necesidad de la empresa deben llevarse, y en los cuales se registran las operaciones mercantiles, acorde con una tcnica especifica y normas de carcter legal. Las cuentas que resumen y clasifican las operaciones mercantiles.
DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD Y TENEDURA DE LIBROS La tenedura de libros se ocupa de recopilar, anotar y clasificar las operaciones mercantiles como antes se ha dicho. La contabilidad se encarga, valindose de los datos aportados por la tenedura de libros, de
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analizar y valorar los resultados
econmicos. La tenedura de libros es
narrativa, mientras que la contabilidad sintetiza y compara. El tenedor de libros o auxiliar de contabilidad debe seguir estrictamente las instrucciones del sistema diseado por el contador, quien recopila los detalles importantes y establece comparaciones analizando los resultados.
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DOCUMENTOS MERCANTILES Importancia de la documentacin mercantil

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se d en el campo mercantil se hace constar en algn documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestin puede llevar la firma de algn funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisin y recepcin de documentos de diversa ndole. Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operacin se realiza, y su objeto es el de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega al cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas pginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operacin en forma escrita, reduciendo as en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados. Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden, no solo los papeles revestidos de caractersticas formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurrira en ltimo extremo de la correspondencia.
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Estos documentos mercantiles se envan al Departamento de Contabilidad donde los contadores y asistentes de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto ms grande sea la empresa mayor ser la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habr en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto nmero de compradores estar adquiriendo mercancas del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estar recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se enva a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratndose de una organizacin de la clase que hemos descrito, sera imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil. Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transaccin mercantil facilitan la conclusin de sta, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las consecuencias de las operaciones y sirven de autorizacin para hacer la anotacin en los libros de contabilidad. Volviendo un poco hacia conceptos antes expresados y generalizados, podemos decir, en conclusin, que entra dentro de la idea de documentacin mercantil toda constancia escrita de una transaccin comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para: 1) Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad. 2) Probar un hecho desde el punto de vista legal. Con respecto a lo dicho en segundo trmino conviene observar que los libros de contabilidad son tan slo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos pueden convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, 'nunca
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servirn para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las caractersticas legales; puede decirse entonces que an los libros de contabilidad pierden valor sino estn apoyados en un archivo de documentos bien organizado. El Cdigo de Comercio El Cdigo de Comercio regula las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes. Nuestro Cdigo de Comercio vigente establece al respecto en su artculo 124, entre otras cosas, que: "Las obligaciones mercantiles y su liberacin se prueban: a) Con documentos pblicos b) Con documentos privados c) Con facturas aceptadas d) Con telegramas e) Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley De acuerdo con la necesidad de los documentos expresados en el prrafo anterior; en la actualidad no se concebira razonable que una de las partes contratantes se negara a atestiguar en forma escrita su compromiso; por ejemplo, hay una diferencia notable entre una operacin mercantil efectuada mediante un simple crdito abierto y otra documentada, digamos con un pagar. La primera, en caso de falta de pago por parte del deudor, es slo exigible luego de largos trmites judiciales y en juicio ordinario, donde es posible alegar muchas excepciones y causas para justificar la razn de la cual se cree asistido quien no quiere o puede pagar. Un pagar en cambio
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lleva aparejada la fuerza ejecutiva, el trmite judicial es brevsimo, porque existe ya un reconocimiento de deuda y una promesa de pago a fecha fijada, y vencido el plazo acordado, previo protesto ante un notario, el acreedor dispone de una serie de recursos rpidos que le facilitan la obtencin del reembolso de su crdito. Por otra parte, los documentos mercantiles permiten seguir la pista de cualquier operacin mercantil, si ello fuera necesario, en todas sus etapas, as por ejemplo: la solicitud de compra o requisicin de materiales de una dependencia de produccin de determinada empresa, dar lugar a otro documento de ndole interna como es la orden de compra, luego, al recibirse los materiales del proveedor se acompaan de una nota de entrega que recibe el recepcionista del almacn, al mismo tiempo la empresa vendedora entregar en el departamento de Contabilidad de la empresa compradora la factura para hacer el cobro, pero las condiciones convenidas por las partes hubieran podido determinar que el pago se efectuar a 60 das fecha, motivo por el cual surgir un nuevo documento al ser aceptado un pagar por el comprador; por ltimo, vencido el plazo de 60 das, aparecer un nuevo documento que ser en este caso el cheque con el cual se cancelar la obligacin. Por lo que se ha visto, ya se trate de una negociacin entre empresas o de relaciones internas de la misma, la documentacin puede ir uniendo todas esas etapas hasta formar una cadena de comprobantes que permiten reconstruirlo actuado o convenido en todos sus detalles. La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para la impresin, archivo y conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. An los formularios de simple orden interno para
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tramitacin entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancas, identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposicin interna cualquiera, como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido. Muchos de los documentos antes mencionados reciben el nombre genrico de comprobantes. En esta leccin se explicar el uso de los ms conocidos y la relacin existente entre ellos y el sistema de Contabilidad.
Clasificacin de los documentos

Los documentos que se, utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y complejos como las propias operaciones, pero aqu solo se explicarn los que ms comnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente clasificacin: Documentos corrientes Comprobantes de compras Comprobantes de ventas Comprobantes de operaciones bancarias
Documentos de crdito La letra de cambio El pagar El cheque
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La carta de crdito
DOCUMENTOS CORRIENTES Comprobantes de compras. El procedimiento que se adopte para las compras, como todo el sistema de Contabilidad, deben adaptarse a la organizacin interna de la empresa. El departamento encargado de las compras ha de recibir aviso de las mercancas que necesite l o los departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se tramita la adquisicin de las mercancas en las cantidades que dichos documentos indiquen. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aqul que ofrezca, como es natural, las condiciones ms favorables. Al recibirse las mercancas, suelen llegar acompaadas de la
correspondiente factura. En caso de que las mercancas sean recibidas conforme, se libra un cheque a favor del proveedor si la condicin acordada hubiera sido que el pago se efectuara al contado, o bien se registra una obligacin a su favor, si hubiera establecido que el pago fuera a crdito, siempre utilizando como base para la anotacin en los libros la factura expedida por el proveedor. Por supuesto, que si la mercanca no es recibida conforme, dems est decir que el comprador la devolver o solicitar una rebaja, la cual, de ser acordada, dar lugar a una nota de crdito por parte del proveedor o bien una nota de dbito que producir el comprador.
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El procedimiento que se sigue para tramitar estas operaciones suele variar en las empresas; pero puede decirse que el que acabamos de esbozar es el que ms frecuentemente se utiliza. Abarca, como pudimos ver al principio, cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes: Nombre Solicitud de compra Orden de compra Factura Nota de Crdito o Dbito Funcin Inicia la operacin de compra Autoriza al proveedor a enviar la mercanca Indica el aporte a pagar o abonar a favor del proveedor Ajusta el importe adecuado
Hay ocasiones en que puede agregarse una quinta funcin cuando la mercanca adquirida se deposita en alguna almacenadora. Esta operacin se registra por medio del comprobante que otorga la almacenadora donde se depositan las mercancas. En algunas ocasiones se utiliza este comprobante con fines de financiamiento. Seguidamente se describen cada uno de los comprobantes antes citados: Solicitud de compra. El Departamento de Compras actuar de acuerdo con una solicitud por escrito, aprobada por un empleado suficientemente calificado que represente alguno de los departamentos en que la empresa se divida. Por ejemplo: el departamento de ventas puede solicitar que se le tramite la adquisicin de artculos que se destinan a la reventa.
Orden de Compra. Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisicin autorizada por la compaa, la orden de compras suele hacerse
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en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por un subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor. Sin embargo, este procedimiento, aunque comn en la pequea empresa, debe desecharse en lo posible y, de llevarse a cabo, deber confirmarse luego por escrito; pues el procedimiento que se recomienda adoptar es aqul en que se documenta la operacin, evitando con ello los riesgos probables de un malentendido, de fallas de memoria, o de cualquier otra causa. La orden se despacha al proveedor firmado por quien ha tramitado la compra basada en la solicitud expedida a tal efecto, y no es necesario, ni se acostumbra hacerla firmar del proveedor, quien por su parte y con anterioridad habr enviado una serie de cotizaciones o alguna oferta por carta que seala su compromiso. Sin embargo, algunas empresas despachan dos ejemplares de la orden de compra pidiendo que se devuelva uno de ellos conformado en seal de aceptacin. En general, lo recomendable es hacer tres ejemplares enviando el original al proveedor, el duplicado al almacn que recibir las mercancas pedidas y el triplicado lo conserva el departamento de compras o quien formule la orden. Ninguno de los documentos descritos antes sirve de base a asientos contables, aunque ambos suministran datos de importancia. Son los preliminares de la factura que luego se recibir del proveedor y que sea la base del asiento en el Diario Auxiliar de Compras. La orden de compra puede hacerse en varias formas. La Factura. Consiste en una relacin detallada de las mercancas compradas; debe contener los nombres y domicilios tanto del comprador,
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como del vendedor, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripcin y precios de las mercancas. Adems se debe cumplir con las disposiciones legales para su elaboracin implantadas por el Seniat (Articulo 13 de la resolucin 320, G.O 36.859 del 29-12-1999). Al recibirse las mercancas deben contarse e inspeccionarse, labores que suele ejecutar el personal del almacn, comparando los datos de la factura con los de la copia de la orden de compra previamente recibida del Departamento de Compras. El almacn verifica las cantidades recibidas para ver si son las mismas que indican la factura o puede informar independientemente al Jefe del Departamento de Compras de las cantidades recibidas, caso en el cual se adhiere dicho informe a la factura, sta pasa despus al Departamento de Contabilidad para ser registrada en el Diario de Compras. La factura normaliza la operacin, la concreta y la termina, es para el vendedor el medio de contabilizar la deuda de su cliente y para el comprador, como hemos visto antes, el comprobante con el cual justifica el pasivo que contrae o el pago que ha efectuado, y acredita, adems, que los efectos han sido adquiridos legalmente, es decir, representa un titulo de propiedad. Cabe citar a este respecto lo expresado por nuestro Cdigo de Comercio en su Artculo 147, el cual dice textualmente: "El comprador tiene derecho a exigir que el vendedor firme y le entregue factura de las mercancas vendidas y que ponga al pie del recibo el precio o de la parte de ste que se le hubiere entregado. No reclamando contra el contenido de la factura dentro de los ocho das siguientes a su entrega se tendr por aceptada irrevocablemente".
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Se debe tomar como modelo de factura las disposiciones del Seniat (Arti. 13 de la resolucin 320, G.O 36.859 del 29-12-1999) sobre impresin de facturas. Con esto se actualizara este documento mercantil. Las Notas de Debito o de Crdito: Si las mercancas llegan averiadas, son de calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algn artculo, es preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor. En tales casos, el comprador puede extender una nota de dbito, por medio de la cual carga al proveedor la cantidad ajustada, o ste puede emitir una nota de crdito por el importe de la bonificacin que se le hace al comprador. Esta transaccin supone el acuerdo previo de ambas partes y la nota que se extienda slo sirve como prueba del convenio celebrado. Puede ocurrir no obstante que el proveedor emita la nota de crdito y el cliente la de dbito al mismo tiempo, sin existir acuerdo previo debido a que: a) El cliente que debe formular un reclamo y segn su sistema de tratado interno, no puede esperar a recibir la nota de crdito, por tanto emite la de dbito a cargo del proveedor y la contabiliza, archivando el asunto. b) El proveedor a su vez, al recibir la nota de dbito y comprobar que el cliente tiene razn, debe descargar la cuenta del cliente, parcial o totalmente, por la suma que le debit, y como para ello emiti una factura, solo puede anularse emitiendo una nota de crdito. Eventualmente puede existir una nota de dbito que no responda a una reclamacin de precios, error en la mercanca recibida, etc. Por ejemplo, en el caso en que el banco carga intereses o gastos de cobranza a su cliente o bien por el flete pagado por el proveedor que corre a cargo del comprador y otros.
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Del mismo modo puede ocurrir que la nota de crdito no responda a reclamacin del cliente, como evidentemente pasa cuando el banco enva nota de crdito por los intereses ganados por los depsitos a plazo fijo del cliente o bien para devolver a ste el importe pagado en exceso de las obligaciones que hubiera contrado con el proveedor. Comprobantes de ventas. Los procedimientos que se siguen para la venta de mercancas pueden ser muy simples o ms complicados, segn sea la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas pequeas de venta al por menor no se hace ms registro que el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas produce un ticket, el cual se entrega al cliente. Por lo general en las empresas de importancia que es el caso que vamos a tratar, las ventas se hacen en atencin a las ordenes de compra que se han recibido de los clientes, y en las cuales suele seguirse un mtodo que da lugar a los siguientes comprobantes: Nombre Factura de Venta Carta de Porte Estado de Cuenta Nota de dbito o crdito Funcin Da los detalles concernientes a una venta Se prepara en los casos en que se hace la entrega por medio de una empresa de transporte Contribuye a facilitar el cobro de las mercancas vendidas Establece los ajustes necesarios al importe vendido
Factura de Venta. Es comn en las empresas de importancia recibir una Orden de Compra del cliente, despus de lo cual, si la venta es a crdito y luego, que el departamento respectivo ha dado su aprobacin, la orden de
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compra pasa al departamento de facturacin donde se produce la factura correspondiente a dicha operacin. Si la venta es al contado el procedimiento ser ms breve y se enviar la Orden de Compra directamente a facturacin. Este ltimo departamento suele hacer por lo menos dos ejemplares de cada factura enviando el original al cliente y la copia al Departamento de Contabilidad que la usar como base para asentar la operacin. En ocasiones suele hacerse un nmero mayor de las copias de las facturas con l objeto de pasarlas a otros departamentos. Por ejemplo, el Tesorero puede solicitar una copia con el fin de poder estimar con mayor exactitud los fondos que habrn de cobrarse por concepto de ventas realizadas. Es evidente que la factura que por cada venta extiende la empresa vendedora es para el comprador su factura de compra, de manera que resulta innecesario hacer en esta ocasin una nueva descripcin de este documento. Carta de Porte: Cuando las mercancas deben entregarse en la misma localidad, la factura o en su defecto la nota de entrega es suficiente para documentar la recepcin por parte del comprador, pero, debido a que up nmero considerable de las operaciones comerciales se conciertan entre localidades distintas se hace necesario la intervencin de una tercera empresa, la de transporte, que se encarga de hacer llegar los bultos a su destino, es lgico entonces, que quien asume esa responsabilidad documenta a su vez la recepcin de los bultos mediante el documento denominado Carta de Porte, el cual equivale al conocimiento de embarque cuando el transporte utilizado es martimo, fluvial o areo.
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Este documento suele hacerse por triplicado envindose el original firmado por el vendedor y por el transportista, al comprador, quien lo utilizar para reclamar las mercancas a la empresa transportista. El segundo ejemplar, que debe ser firmado solamente por el vendedor, esto es, por el remitente, lo retiene el transportista como prueba de que se le orden hacer el transporte, y el tercer ejemplar firmado por el transportista queda en poder del vendedor en calidad de recibo. Si las mercancas se pierden o sufren daos en el trnsito, la Carta de Porte servir de base para la reclamacin pertinente contra la empresa transportista. Como puede verse, la Carta de Porte cumple los dos fines siguientes: a) b) Sirve para el remitente vendedor como comprobante de haber enviado las mercancas. Sirve para el destinatario comprador pueda presentarse a retirar los bultos en poder del transportista. El Cdigo de Comercio de Venezuela respecto a este documento establece en su Artculo 156, lo siguiente: "Tanto el cargador como el porteador podr exigir mutuamente una carta de porte fechada y firmada, en que se expresa: 1. 2. El nombre y el domicilio del cargador o remitente; del porteador y del consignatario comprador. La naturaleza, peso, medida o cantidad de los objetos que se remitan, y si estn embalados o envasados, tambin la especie de embalaje o envase y los nmeros y marcas de stos. 3. 4. El lugar del destino o donde ha de hacerse la entrega. El plazo en que ella ha de efectuarse.
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5. 6.
El precio del porte. La indemnizacin o cargo del porteador por algn retardo, si se estipulase, y cualesquiera otros pactos y condiciones que acordaren los contratantes.
La carta de porte puede ser nominativa, a la orden o al portador. La omisin de algunas de las precedentes anunciaciones puede suplirse con cualquiera otra especie de prueba, Pero en ningn caso podr el expedidor hacer responsable al porteador de prdidas o averas de efectos que no se han expresado en la carta de porte, ni pretender que los objetos expresados en ella tenan una calidad superior a la enunciada". El Estado de Cuenta: En empresas de importancia las condiciones de las ventas suelen establecerse en las correspondientes facturas y si el pago no se efecta a su debido tiempo, se le enva un recordatorio al cliente con la splica de que haga la remesa del importe de la deuda. En algunos casos los estados de cuenta hacen referencia a varias facturas a cargo de un solo cliente; no obstante hay empresas que tienen por costumbre enviar este tipo de documento a su clientela en general, el da primero o ltimo de cada mes. Este procedimiento no solamente constituye un recordatorio de la deuda pendiente, sino tambin un medio muy efectivo de hallar errores o poner al descubierto los fraudes que se cometieran, por ejemplo, en caso de que un empleado desleal dispusiera del numerario enviado por los clientes. Comprobantes de las operaciones bancarias. Los cheques han ocupado el lugar del dinero efectivo en las operaciones ms importantes que requieren el cobro y pago del mismo, inclusive, en Contabilidad suelen considerarse los cheques como numerario. Cuando una empresa hace uso de los cheques, se da por sentado que previamente ha depositado dinero en
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el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus depsitos pueden estar constituidos en gran parte por cheques de sus clientes. Como bien puede verse al hablar del movimiento de efectivo, hemos descrito las operaciones que se refieren a cobros y pagos por medio del banco, pues es el que no dudan en recomendar todos los contadores, en razn de que la cuenta corriente bancaria pone a cubierto a la empresa contra los errores o fraudes que puedan significar la manipulacin del efectivo; adems, facilita un mejor registro de las operaciones por este concepto. Los documentos que ms comnmente emplea el depositante en su trato con el banco son los siguientes: Nombre Tarjeta de identificacin de firma Nota o boleto de depsito Funcin Proporciona al banco la firma autntica del depositante. Proporciona al banco el detalle del depsito hecho por el cliente y a ste el comprobante de lo depositado. Proporciona al depositante un medio de pago Proporciona al depositante un estado peridico que le indica el estado de sus fondos.
Talonario de cheques o chequeras Estado de cuenta
Tarjeta de identificacin de firma. Antes de que el depositante haga su primera entrega de fondos, el banco requiere que estampe su firma sobre una tarjeta destinada a tal efecto. Esta tarjeta proporciona al banco un medio de identificar la firma del depositante cuando los cheques de este se presentan al cobro.
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Nota o boleta de depsito. Es un formulario impreso por el banco para que sus clientes lo llenen detallando los valores que depositan en sus respectivas cuentas corrientes. El depositante anota en ella la fecha, su nombre, curso legal, al igual que los diversos cheques. El Talonario de Cheques. Las rdenes de pago por escrito que emiten los depositantes se conocen con el nombre de cheques, los cuales resultan ser formas impresas en papel que dificulta las falsificaciones. En relacin con la emisin de cheques, conviene recomendar que se llene el taln del cheque antes de extenderlo, pues de otro modo se corre el riesgo del olvido y una vez que el cheque ha entrado en circulacin, pueden no recordarse con exactitud las cifras y datos correspondientes. Al describir los documentos de crdito, se explicar ms adelante el cheque de acuerdo con su condicin de instrumento, negociable. El Estado de Cuenta Bancario. Resulta ser el documento de que se habl al tratar la conciliacin bancaria. DOCUMENTOS DE CRDITO Los documentos de crdito, llamados tambin instrumentos negociables, por ser susceptibles de negociacin, son varios. Entre los ms usados tenemos: el giro o letra de cambio, el pagar, el cheque y la carta de crdito. La principal caracterstica de estos instrumentos negociables consiste en que, en muchas ocasiones y con diversos motivos, sustituyen al efectivo, puesto que son objeto de negociacin. el nmero de su cuenta, las cantidades que vaya a depositar en moneda de
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Para que un documento de crdito sea negociable, debe reunir los siguientes requisitos: a) Que sea escrito y vaya firmado por Su autor o librador; b) Que contenga una promesa u orden incondicional de pagar una cantidad de dinero determinado; c) Que sea pagadero a presentacin o a una fecha fijada susceptible de determinacin; d) Que sea pagadero al portador o a la orden. Letra de cambio. Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que exprese. En la letra de cambio suelen intervenir tres personas: el LIBRADOR, el LIBRADO y el TENEDOR. El LIBRADOR es la persona que expide el giro y cuya firma aparece en el extremo inferior derecho del mismo; el LIBRADO es la persona a cuyo cargo se gira y que suele recibir tambin el nombre de PAGADOR, su nombre aparece en el extremo inferior izquierdo del documento, el TENEDOR es la persona que ha de realizar el cobro. En todos los casos la firma del librado es indispensable y en algunos lo es tambin la fecha de aceptacin; entre tanto no constituye ms que una simple demanda del librador al librado para que ste pague el importe, a que el documento se refiere. Por esta razn no es costumbre que se formulen asientos en los libros de contabilidad de ninguna de las tres partes hasta tanto el giro est debidamente aceptado, aunque, desde luego, siempre se lleva un registro de todos los giros expedidos.
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Es muy frecuente que el librador expida el giro a favor de s mismo y lo endose en blanco para que de este modo resulte transmisible al portador. Una vez aceptado el giro, se convierte prcticamente en un pagar ordinario. Las letras de cambio pueden ser enviadas a las instituciones de crdito: Al descuento Al cobro
Al descuento es un contrato por el cual el banco entrega al cliente (beneficiario de la letra) el importe en dinero de un crdito an no vencido, descontando los intereses correspondientes al tiempo que transcurre entre el descuento del giro y el vencimiento del mismo. Efectos enviados al cobro es cuando las letras son enviadas al banco para que este las cobre, es decir, el banco sirve de intermediario de la empresa para cobrar los giros. Aqu el banco hace las veces de cobrador y por ello percibe cierto porcentaje de comisin sobre los giros. Pagar. posterior. Cheque o giro. El cheque es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta. Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que ste pague una determinada cantidad al beneficiario que se indique o, al portador. Siendo el documento en que apoyan todos los desembolsos, el cheque tiene gran trascendencia dentro de la Contabilidad. En primer trmino, como ya sabemos, debe encauzarse todo el mecanismo del movimiento de fondos de modo que hasta la ms mnima erogacin El pagar es un documento de crdito en virtud del cual una
persona promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha
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queda cubierta con un cheque, aplicndose el sistema de Caja Chica para los pagos pequeos. Dentro de un sistema bien organizado la suma de todos los cheques de un perodo debe coincidir con los comprobantes, del mismo perodo y dicho importe con la suma que resulte del cmputo que se obtenga de los libros de Contabilidad. Se denomina "Cheque de Banca" al que libra un banco a su propio cargo y a favor de una tercera persona. Como instrumento de cambio ofrece ms garanta que el cheque ordinario por estar emitido por un banco y no por una persona particular. Existen diversas clases de giros, que pueden ser a la vista o a plazo. El giro expedido "a la vista", constituye un requerimiento hecho al librado para que efecte el pago a la vista, es decir, en el acto de su presentacin. Por lo regular, no se efecta ningn asiento formal en los libros sobre esta clase de giros hasta que se efecta su pago. Un giro "a tantos das vista" representa una demanda de pago que habr de tener lugar tantos das despus de su presentacin. De aqu que en estos giros reviste primordial importancia la fecha de su aceptacin, puesto que es la que sirve de base para determinar el vencimiento. Un giro librado, por ejemplo, "a 60 das fecha" se conoce con el nombre de "giro fechado", y ser pagadero sesenta das despus de la fecha del documento. El giro puede ser "comercial" o "bancario". El cheque o giro bancario constituye una orden que un banco cursa a otro banco corresponsal para que pague determinada cantidad de dinero a su tenedor o beneficiario. Para efectuar remesas de fondos se sigue
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corrientemente la norma de adquirir y enviar un cheque bancario. Los giros pueden ser: nacionales o extranjeros. Son nacionales cuando deben pagarse dentro de la misma nacin en que se expidan, y extranjeros cuando no renan estas condiciones. Carta de crdito. La carta de crdito puede ser definida como un contrato de cambio condicional celebrado entre el dador y el' tenedor. El contrato se perfecciona si el tomador hace uso del crdito que le abre el dador. Este documento puede contener la autorizacin al tomador de girar a favor de otra persona, a su orden, hasta por la suma indicada en el mismo. En la carta de crdito son indispensables: a) La cantidad o el monto del crdito; b) E tiempo en el cual se debe hacer uso de ella; c) La firma autgrafa del tomador. El tomador debe estampar en la misma carta los recibos por las cantidades que retire. Si la carta de crdito no fuere pagada, el portador de ella puede comprobar la causa por medio del protesto. La carta de crdito puede ser dirigida a varios corresponsales. En este caso, el corresponsal que entregue una suma parcial al portador debe hacer constar el retiro al dorso de la carta, bajo responsabilidad de daos y perjuicios. Endoso. El tenedor o portador de una letra de cambio o de cualquier otro documento extendido a la orden puede transmitir o ceder a otra persona su propiedad, esto es, el derecho a cobrarla a su vencimiento.
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Esta sesin toma el nombre de "endoso", "cedente" o "endosante" es la persona que traspasa el derecho y "endosado" es aqul a quien se transmite, que viene a ser, precisamente, un nuevo tenedor que sustituye al primero y que puede, del mismo modo, cederla a otra persona y as sucesivamente. El "endoso en blanco" cuando el endosante se limita a firmar con su nombre o el de la razn social a que pertenece; El endoso es "completo" cuando contiene: a) La fecha en que se efecta b) El nombre de la persona a quien se trasmita la letra c) La declaracin del valor recibido, entendido o en cuenta d) El nombre de la persona de quien se recibe, o en cuenta de quien se carga, si no fuere la misma a quien se trasmite la letra e) La firma del endosante o de la persona legtimamente autorizada que firme por l. Los endosos se escriben en el respaldo de la letra. Si el aceptante no pagara la letra a su vencimiento, el ltimo tenedor podr recurrir contra los endosantes, siendo la responsabilidad de stos solidaria, es decir, que cualquiera de ellos, a eleccin del portador, puede ser conminado a pagar totalmente el documento, sin perjuicio del derecho que asiste al que efectuare el pago para recabar de los endosantes que le preceden la devolucin del importe abonado. Protesto. Es un procedimiento formal que hace un Notario Pblico, a solicitud del titular de un documento de crdito contra un deudor, con la finalidad de dejar documentada la reclamacin hecha en tiempo oportuno por el acreedor y el incumplimiento del deudor por falta de aceptacin o de pago.
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Pueden ser objetos del protesto los pagars, cheques, giros o letras de cambio, etc., pero en el documento mencionado en ltimo trmino el protesto puede ser por falta de aceptacin o por falta de pago El Notario Pblico debe presentarse a ultimar el pago al firmante del documento y efectuar, como funcionario pblico que hace fe de los actos que pasan ante l, el protesto. El protesto por falta de pago debe ser hecho dentro de los dos das laborales siguientes al da del vencimiento del documento. El protesto por falta de aceptacin de una letra de cambio se levanta, normalmente, en el mismo da de la fecha de presentacin del documento para su aceptacin. Un documento protestado permite el embargo inmediato de los bienes del deudor, el remate de los mismos y el cobro del documento, intereses y costo del juicio, ya que su cobro habr de tramitarse ante el Juez de Comercio de la Jurisdiccin. El documento de crdito no protestado en su oportunidad no dar accin contra el deudor por juicio ejecutivo, sino por va ordinaria, sujeta a una serie de trmites de larga duracin, que la hacen muy desventajosas, para el tenedor. Las diligencias del protesto deben realizarse en el domicilio establecido; en el documento, o en su defecto, en el domicilio del deudor. El acta de protesto debe escribirse en el dorso del documento y, a falta de espacio, en un papel blanco adherido al mismo documento.
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Aval. Es el afianzamiento que presenta un tercero para el pago de una letra de cambio independientemente de la obligacin que contraen el aceptante y el endosante. El aval puede ser "absoluto o limitado". La persona que da un "aval absoluto" responde solidariamente del pago de la letra de la misma forma que el librador y endosante. El "aval limitado" es el que realice la garanta a tiempo, cantidad o persona expresamente determinados; dado en estos trminos, no produce ms responsabilidades que la que el firmante se impuso, ni da a ste ms derechos que contra la persona a quien ha garantizado y los endosantes anteriores. El aval debe ser otorgado por escrito, pudiendo figurar en la misma letra cuyo pago se garantiza, o bien en un documento separado. Cuando el aval se extiende en la misma letra, basta escribir al lado de la firma del librador la firma del avalista. DESCUENTOS DE DOCUMENTOS DE CRDITO Descontar un documento de crdito significa endosarlo a un banco con el fin de obtener su importe antes de la fecha de vencimiento. Los bancos realizan con cierta facilidad tales operaciones porque son garantizadas por dos personas distintas: el librador que debe pagarla, y, en su defecto, el beneficiario que la descuenta; no obstante, en nuestro medio constituye una operacin de crdito que los bancos realizan con sus clientes vlidos primordialmente de la confianza que stos (los descontentes) le merecen. La conclusin es que, el endosar un documento, tanto para cederlo en pago como para descontarlo, se abre la va a la posibilidad de que ste se convierta en un pasivo exigible inmediatamente. Esta posibilidad constituye
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lo que en Contabilidad se llama PASIVO DE CONTINGENCIA o PASIVO EVENTUAL, es decir, una clase especial de responsabilidad que puede convertirse en un pasivo real. Esta posibilidad debe hacerse constar en los libros en el mismo momento del endoso del documento. A fin de hacer constar en los libros este pasivo eventual, conviene abrir una cuenta que bien puede llamarse "Efectos a cobrar, endosados" o "Efectos a cobrar descontados" que se manejar de acuerdo con el siguiente movimiento. 1. Valor nominal de los efectos descontados que hayan sido pagados por el girado. 1. Valor nominal de los efectos que se descuentan para que el tenedor los cobre al girado o deudor principal. 2. Valor nominal de los efectos descontados que hubiera tenido que pagar el endosatario o tenedor, en defecto, del girado. Segn el esquema anterior, la operacin del descuento queda correctamente contabilizada por medio de los siguientes asientos: a) Al recibir del banco los documentos del descuento se carga a la cuenta del banco por el importe neto, la cuenta Intereses Gastos por los intereses y la comisin cobrados por el banco, y se abona la cuenta Efectos a Cobrar Descontados por el valor nominal del documento, creando as el Pasivo Contingente. b) Al pagar el girado el documento, y desaparecer as el pasivo de contingencia, se hace el cargo a Efectos a Cobrar Descontados y el abono definitivo a Efectos a Cobrar.
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No obstante haber designado la cuenta de Efectos a Cobrar Descontados como cuenta de pasivo eventual, conviene presentarla en el Balance General del lado del Activo, disminuyendo el saldo deudor de la Cuenta Efectos. Algunas empresas, para obviar la gestin de cobros o bien con el fin de ahorrarse el gasto que les ocasionara disponer de un Departamento de Cobranzas, utilizan bancos que por tener agencias en el rea geogrfica donde ellas operan, pueden en una forma eficiente hacer determinados cobros, sin que ello les signifique grandes desembolsos. Por efectuar estas gestiones los bancos cargan sobre el importe cobrado un porcentaje que la empresa registra en sus libros como Gastos de Cobranzas, debitando al mismo tiempo al banco el importe que ste le ha acreditado en cuenta corriente con abono a la cuenta Efectos a Cobrar. Antes de efectuarse la cobranza la empresa deber registrar en Cuentas de Orden el monto de los documentos que ha enviado al banco.
Terminologa Mercantil
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En los diversos documentos que se utilizan en la actividad mercantil se ha puesto en uso una terminologa especial que conviene conocer, la cual se expresa a travs de abreviaturas, cuyo fin es ahorrar tiempo y espacio en la redaccin o preparacin de documentos y en los asientos de Contabilidad, las ms comunes son las siguientes: A/c. A/cgo. A/f Admn. A la V/. Art. Afmo. Atto Bco. Bca Bto C/. C/u. Cdo Cm Cia Cong. Cta. Cta. Cte. Descto D/F D/P D/V Ds Doc. Dctos. Efvo F.C. F. FF. CC. Fra A cuenta A cargo A favor Administracin A la vista Articulo Afectivismo Atento Banco Barrica Bulto Cargo, contra Cada uno Contado Centmetro Compaa Consignacin Cuenta Cuenta corriente Descuento Dias fecha Das plazo Das vista Das Docena Documentos Efectivo Ferrocarril Fardo Ferrocarriles Factura fcos. fo g. Gnte gr. gs lb liq. l m m. m/p. m/Cgo. m/Cta. m/fra m/f. m/o n/ n/Cta. n/fac num. o N o. pago/p Ptas. Pza. pp. prox. p. Pdo s/ s/Cgo. s/Cta. frascos folio giro Gerente Gramos gruesa libra Liquidacin litro metro Me, mis, mo Mi pago Mi cargo mi cuenta mi factura Mi favor mi orden nuestro, nuestra nuestra cuenta nuestra factura nmero Orden pagar Pesetas Pieza por poder Prximo proximo pasado su, sus ,sobres Su cargo Su cuenta
ASENTAMIENTO DE OPERACIONES CONTABLES
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La Cuenta
IMPORTANCIA Los diferentes elementos que componen el Activo, el Pasivo y el Capital se van modificando mediante aumentos y disminuciones en la medida en que van transcurriendo las diversas operaciones que ocurren en una empresa; sera muy complicado, si por ejemplo en un mes se realizan trescientas operaciones en una empresa, saber a ciencia cierta cunto tenemos en cada activo, cuanto debemos y cul es el capital del propietario, si no contamos con un instrumento operativo adecuado que nos permita conocer cuanto tenemos en cada bien y diferenciar con claridad entre unos y otros; es por ello que ha surgido la necesidad de la Cuenta en la Contabilidad. La cuenta no es otra cosa que un medio contable o instrumento de operacin, mediante el cual podemos sub-dividir el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas caractersticas de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuacin. Por ejemplo, si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una cuenta que refleje ese bien y que llamaremos Caja; si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos sobre terceros, la denominaremos Cuentas por Cobrar; las sillas, mesas, archivos, entre otros, se reflejarn en una cuenta llamada Mobiliario, lo que debemos a terceros mediante factura lo incluiremos en una cuenta de pasivo denominada Cuentas por Pagar, etc. Como podemos ver, el nombre de la cuenta debe reflejar con claridad el concepto a que se refiere. CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS
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Las vamos a clasificar en primer lugar en dos grandes grupos: Cuentas Reales Cuentas Nominales
Cuentas reales Este grupo estar representado por los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, el pasivo y el capital. Se les denomina Cuentas Reales porque el saldo de estas cuentas representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee y lo que debe, lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente. Adems las cuentas reales tienen la particularidad de ser cuentas de carcter permanente, es decir, que su saldo se traspasa de un ejercicio a otro. Las cuentas reales van a conformar el estado financiero conocido como Balance General. Entre estas cuentas tenemos:
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Cuenta de Activos.
Va a estar representada por todos los bienes y
derechos que posee la empresa y que sea posible su valoracin en trminos monetarios, los cuales van a conformar el Balance General. Estas cuentas se subdividen en: activo circulante, activo fijo, cargos diferidos, otros activos y valoracin.
Activo circulante. Esta formado por todas aquellas cuentas que registran los activos mas lquidos; tales como el efectivo y todos aquellos activos factibles de convertirse en efectivo dentro de un periodo de un ao aproximadamente, a partir de la fecha del Balance general. Dentro de este rubro de Activo circulante, se han de colocar las cuentas mas liquidas primero; o sea, las mas fciles de convertirse en dinero, con prioridad a las otras.
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El Comit de Procedimientos Contables del Instituto Americano de Contadores Pblicos Titulares, define los activos circulantes como: El dinero efectivo y otros activos o recursos, que se espera convertir en dinero o consumir, durante el ciclo econmico del negocio. Este mismo organismo aclara que: los gastos pagados por anticipado no son activos circulantes porque se han de convertir en dinero, sino porque de no haberse pagado exigiran en su lugar el consumo de activos circulantes, durante el ejercicio econmico referido.
El activo fijo o inmovilizado. Esta formado por todos aquellos bienes de la empresa que renen las siguientes caractersticas: a. Propiedades de la empresa b. Son de naturaleza permanente c. Estn destinados para el uso y NO para la venta d. Tienen, adems, un cierto valor considerable. Los activos fijos o inmovilizados se subdividen en TANGIBLES e INTANGIBLES. Son tangibles, aquellos activos fijos de consistencia fsica especial, palpables, como lo evidencia su nombre. Los INTANGIBLES o NOMINALES, por el contrario son aquellos activos fijos de calidad un tanto abstracta, inmateriales, ficticios e impalpables, como la plusvala, las patentes, Derechos del Autor, concesiones, y otros. El valor de los activos fijos INTANGIBLES se deriva de los derechos de uso y de goce que confieren a la empresa. Nunca podrn se aplicados al pago de deudas de la empresa en marcha, aunque ocasionalmente puedan venderse. Algunos pierden su valor, al liquidarse la empresa. Al momento de clasificar los activos fijos, dentro de sus correspondientes subgrupos de tangibles e intangibles, se han de colocar primeramente los MAS FIJOS. As ubicaremos al terreno primero que al edificio, luego
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mobiliario, hasta llegar a los que ofrezcan menor permanencia o durabilidad en la empresa, como son los vehculos.
Activos o cargos diferidos. Los activos diferidos, tambin llamados cargos, estn formados por partidas de GASTOS, de tal condicin, que benefician a la empresa por un periodo de ms de un ejercicio econmico. Estos gastos han de ser ajustados al final de cada ejercicio, de manera de registrar como verdadero GASTO la parte CONSUMIDA durante el ejercicio que finaliza, y registrar la parte NO CONSUMIDA aun, como un autentico ACTIVO por disfrutarse todava; tal es el caso de los gastos de organizacin, mejoras en propiedades ajenas arrendadas, campaas publicitarias y otras. No existe un orden de prioridad particular, en cuanto a la ubicacin de las cuentas dentro de este rubro. Tal vez sea mejor colocar las de mayor monto primero.
Otros activos o activos diversos.
Bajo este rubro se colocarn
aquellas cuentas representativas de ACTIVOS RAROS o muy especiales, no comunes a las actividades propias de la empresa y que no pueden clasificarse propiamente dentro de los otros grupos.
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Cuenta de Pasivos. Esta representada por todas las deudas y obligaciones de diversas ndoles contradas por la empresa con terceras personas y, adems, aquellos servicios que debe prestar por cobros que ha recibido por anticipado a cuenta de futuras prestaciones. Esta cuenta se subdivide en: pasivo circulante, a largo plazo y crditos diferidos.
Pasivo circulante. Esta constituido por las deudas y obligaciones pagaderas por la empresa a corto plazo, o sea dentro de un plazo aproximado no mayor de un ao, a partir de la fecha del balance
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general. Normalmente se pagan con activos circulantes. Dentro de este grupo de han de ubicar primero las cuentas de pago mas inmediato, en el mismo orden de sus posibles vencimientos.
Pasivo a largo plazo. Comprende las obligaciones por pagarse dentro de un plazo mayor de un ao, aproximadamente, a partir siempre de la fecha del balance general, tal es el caso de las hipotecas, bonos por pagar y otros. Conviene aclarar que las hipotecas, cuando se aproxima la fecha de su vencimiento, en su ltimo ao pasan de pasivo a largo plazo a pasivo circulante. Finalmente no es correcto hablar de pasivo fijo o de pasivo permanente, puesto que en verdad su permanencia es limitada en el tiempo.
Pasivos diferidos o crditos diferidos. Estn constituidos por aquellas cuentas representativas de cobros efectuados anticipadamente por la empresa, por concepto de servicios a prestarse en el futuro; por lo tanto, mientras no se hubiere otorgado la contra presentacin del servicios, estos cobros han de registrarse como autnticos PASIVOS, tal es el caso de los intereses, alquileres y otros cobrados por ANTICIPADO.
Otros pasivos. Estarn formados por aquellas cuentas indicadoras de DEUDAS de la empresa con terceros y que no puedan clasificarse con propiedad de los otros grupos citados. Tambin en este rubro se ubican los pasivos diferidos, para que el balance general no resulte tan recargado.
Cuenta de Capital. Esta cuenta representa el aporte que el propietario tiene en la empresa para una fecha determinada, es decir, refleja la parte
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de los activos que correspondan al propietario despus de deducir los pasivos.

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Cuentas de Valuacin. Son cuentas reales que tienen como finalidad expresar el valor real de determinados activos y en consecuencia, son cuentas que disminuyen el valor de los respectivos bienes y derechos.
Cuentas nominales Tienen como caracterstica principal que son cuentas temporales, duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa luego al finalizar ste, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital, quien es en definitiva, la cuenta que va a ser efectuada por los beneficios o prdidas del negocio. Las Cuentas Nominales se crean en cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, los gastos, prdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos, por eso se les conoce como cuentas de resultado. Las Cuentas nominales se sub-dividen en dos grandes sub-grupos que son:
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Cuentas nominales de ingresos y, Cuentas nominales de egreso.
Las mismas van a conformar un estado financiero que compara los beneficios con las prdidas para conocer los resultados del ejercicio, lo que conocemos como estado de resultados. Estas cuentas se clasifican en:
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Cuentas nominales de ingresos. Son todas aquellas operaciones que realiza la empresa y que traen como consecuencia aumentos en el capital; por ejemplo: las ventas, los intereses ganados, ingresos por comisiones, ganancias obtenidas en ventas de activos fijos, ingreso por alquileres de locales de propiedad de la empresa, etc.
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Cuentas nominales de egresos. Son erogaciones en la cual incurre la empresa y que trae como consecuencia disminuciones del capital, dentro de los egresos existen dos grandes grupos que son el costo del producto, el costo del artculo a fabricar en el caso de una empresa industrial y el resto de los gastos en que necesariamente tiene que incurrir la empresa para cumplir el proceso de operaciones.
A continuacin se presenta en forma esquematizada la clasificacin de las cuentas tanto reales como nominales:
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CARACTERSTICAS DE LAS CUENTAS La forma y contenido de la cuenta va a variar de una empresa a otra, y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se est utilizando para registrar las transacciones; podemos enumerar rpidamente algunos de los mtodos para hacer registro de datos dentro de una empresa:

Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta). Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir agregando hojas de acuerdo al monto de las transacciones). Tarjetas sueltas para las cuentas, donde hay que emplear mquinas de Contabilidad. Sistema de tarjetas o cintas para computadores (este sistema lo utilizan las empresas grandes, donde existen volmenes importantes de operaciones y para lo cual tienen que valerse del procesamiento electrnico de datos, por medio del computador).
Sin embargo, cualquiera que sea el mtodo a utilizar, toda Cuenta presenta caractersticas comunes y es necesario registrar cada modificacin.
Teora de la partida doble

LA PARTIDA DOBLE. DEFINICIN El principio de la partida doble se basa en la ecuacin del patrimonio y registra los valores del activo y pasivo, as como las constantes variaciones que se causan en la cuanta del capital, contemplando un sistema con exactitud y precisin matemtica puede ser comprobada partiendo del y registro debe expresar esa doble conocimiento que hemos adquirido, segn el cual en toda operacin mercantil hay un cambio de valores
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modificacin que originan dos conceptos que se equilibren o balancean entre si. Esta idea es lo fundamental y bsico en la partida doble. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor se suele decir en el lenguaje de la contabilidad. REGLAS PRCTICAS PARA EL CARGO Y EL ABONO Adelantando un tanto el concepto de cuenta el cual se explicara en detalle en la prxima leccin (es el estado que manifiesta los valores que debe una persona o cosa y los que le son debidos), diremos que toda transaccin comercial afecta cuando menos dos cuentas: Una de ellas debe cargarse y otra abonarse por la misma cantidad. Cada partida asentada en la columna izquierda de los importes monetarios de una cuenta se denomina en la tcnica contable cargo o dbito. La prctica de la contabilidad est basada en el principio de que toda operacin mercantil puede ser analizada en elementos iguales de cargo y abono; en consecuencia, todas las explicaciones que se harn en el desarrollo de este curso descansan en este principio. La contabilidad se cie a esta modalidad de las operaciones para vigilarlas paso a paso, en todos sus detalles, mediante este mecanismo contable que consiste en registrar en los libros simultneamente lo que se recibe y lo que se entrega, ya se trate de dinero, mercancas, servicios, derechos u obligaciones. Adems, la utilizacin del principio de la partida doble ofrece las siguientes ventajas: 1. Permite un control matemtico de las anotaciones, porque siempre se da entrada y salida simultneamente a los valores que se cambian.
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2.
La aplicacin de este principio es sencillsima, aunque poco se razone, pues en toda operacin mercantil necesariamente o cosa, por oposicin, entrega ser acreedora. una persona o cosa recibe y otra persona o cosa recibe y otra persona
Debe entenderse que el concepto de deudor en contabilidad va ms all de lo personal, as, por ejemplo, si vendemos un bien a crdito, quien nos compra se convierte efectivamente en deudor nuestro, pero en contabilidad esa palabra tiene un contenido mucho ms amplio y significa, como antes se dijo, todo lo que se registra en la parte izquierda de una cuenta pudiendo tratarse de deudor propiamente dicho por una compra de mercancas o por un gasto. Igual consideracin debemos hacer para lo que se registra en la parte derecha de la cuenta, donde puede figurar un acreedor al que debemos algo, un ingreso, o la indicacin de un beneficio obtenido. En consecuencia, a) El debe representa: 1. Un bien que ingresa. 2. Una deuda que se paga. 3. Un gasto, un costo o una prdida. 4. Lo que nos quedan debiendo. b) El haber por otra parte representa: 1. Un bien que sale de nuestro poder. 2. Una deuda que se cobra. 3. Un ingreso o una ganancia. 4. Lo que quedamos debiendo. Luego vendr la tarea de utilizar conveniente este razonamiento recordando que en cada una de las operaciones mercantiles que analizan se debe abonar simultneamente el mismo importe, porque este es el requisito bsico
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de la partida doble y el nico que permite llevar cuenta ordenada del activo, pasivo, capital y las cuentas de ganancias o prdidas. No es una cuestin difcil si se tiene presente el siguiente cuestionario clsico y conocido, cada vez que se deba registrar una operacin, luego de estudiada a fondo: Para el debe: Qu entra? Quin recibe? Hay una prdida? Quin nos debe? Por lo dems, si una operacin afecta a dos cuentas de activo, tiene forzosamente que significa aumento en una y disminucin en la otra. La recepcin de dinero como pago de un cliente significa un aumento en una cuenta de activo, la del clientes la operacin afecta a una cuenta de activo y a otra de pasivo, ambas cuentas tienen que aumentar o disminuir en igual suma. CUENTA DE ACTIVO DEBE Aumento HABER Disminucin CUENTA DE PASIVO DEBE HABER CUENTA CAPITAL DEBE HABER Para el haber: Qu sale? Hay una ganancia? A quin debemos?
Disminucin Aumento
Disminucin Aumento
La teora de la partida doble, en lo que respecta a las cuentas nominales, se basa en la relacin existente entre estas cuentas y el capital, puesto que ellas dan los detalles que explican el aumento o disminucin habidos en el patrimonio como consecuencia de las operaciones constituyen variantes de
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la cuenta Capital, y se les llama tambin cuentas temporales de Capital, ya que solamente tienen vida durante el periodo contable para el cual han sido abiertas.
Ecuacin del Patrimonio

En toda empresa o institucin existen una serie de bienes y derechos los cuales van a representar para el negocio su Activo, como por ejemplo: el mobiliario, el efectivo en cajas o bancos, los vehculos, la mercanca, la maquinaria, seguros, entre otros. Muchos de estos activos pueden ser adquiridos a crdito y otros aportados por el dueo, por lo que la empresa tendr dos tipos de obligaciones: 1) con terceras personas y 2) con sus dueos. Cuando se adquiere a crdito un activo, la empresa adquiere una responsabilidad, una obligacin con una tercera persona, que ha recibido todas estas obligaciones que adquiere la empresa, es lo que vamos a conocer como Pasivo; y el Capital representa los derechos que tiene el (los) dueo (s) del negocio sobre los activos, una vez cancelados los pasivos.
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Ejemplo: Si todos los activos de una empresa son Bs.100.000.000,00 y debe a terceras personas Bs. 40.000.000,00 luego ser del dueo la diferencia (Bs. 60.000.000,00).
Es decir, que matemticamente se puede representar el esquema anterior (donde siempre se cumplir que el total de Activo, ser igual a la suma del Pasivo ms el Capital) por la siguiente ecuacin:
Esto es lo que nosotros vamos a conocer como la Ecuacin del Patrimonio, la cual tambin se conoce como Ecuacin Bsica de la Contabilidad o Ecuacin Bsica del Balance General.
La
Ecuacin
del
Patrimonio
tiene
la
caracterstica
de
que
independientemente de lo complejo y cuantioso del nmero de operaciones que realice una empresa, siempre se mantiene en equilibrio. Estas operaciones pueden modificar el activo, el pasivo o el capital, pero la igualdad y el equilibrio de la ecuacin siempre se conserva.
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Libros de contabilidad obligatorios. Requisitos legales

QU SON LOS LIBROS DE CONTABILIDAD? En Venezuela, como en la mayora de los pases de habla castellana, la legislacin mercantil impone a los comerciantes la obligacin de llevar la contabilidad en tres libros cuando menos. stos son: El libro DIARIO El libro MAYOR El libro de INVENTARIO
Los libros de contabilidad, organizados de acuerdo con ciertas normas legales y principios tcnicos, sirven para registrar todas las operaciones comerciales que realiza una empresa, y suministran los datos indispensables para conocer la situacin financiera y econmica de la misma. En ellos se deja constancia de los actos y negociaciones que se efectan, se especifica claramente el origen y el motivo de las deudas, de las entregas, de los cobros, de los pagos etc., y permiten aclarar confusiones y dudas que puedan suscitarse en la marcha de las relaciones comerciales de una empresa. Nuestra legislacin mercantil impone al comerciante el uso de libros de contabilidad. REQUISITOS LEGALES SOBRE LOS LIBROS PRINCIPALES El Cdigo de Comercio establece, entre otras, las siguientes disposiciones con respecto a los libros: Articulo 32. Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprender obligatoriamente: el Libro Diario, el Libro Mayor y el de Inventarios.
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Articulo 33.
El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso
sin que hayan sido previamente presentados al tribunal o registrador mercantil, en los lugares donde los haya, o al juez ordinario de mayor categora en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de que los que ste tuviera, fechada, y firmada por el juez y su secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampar en todas las dems hojas el sello de la oficina, Articulo 34. En el libro Diario se asentarn, DIA a DIA, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quien es el acreedor y quien el deudor, en al negociacin a que se refiere, o se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, da por da. No obstante, los comerciantes al por menor, es decir, los que habitualmente slo venden al dental, directamente al consumidor, cumplirn con la obligacin que impone este articulo con slo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado; y detalladamente de las que hicieron a crdito, y los pagos y cobros con motivo de stas Articulo 35. Todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada ao har en el libro de Inventarios una descripcin estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de estado de resultados, sta debe de mostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos o las perdidas; sta debe mostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las prdidas.
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Se har mencin expresa de las
finanzas otorgadas, as como cualesquiera otras obligaciones contradas bajo condicin suspensiva, con anotacin de la respectiva contrapartida. Los inventarios sern firmados por todos los interesados en le
establecimiento de comercio que es hallen presentes en su formacin . Articulo 44. Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez aos, a partir del ultimo asiento de cada libro. conservadas durante diez aos. REQUISITOS LEGALES SOBRE LOS LIBROS AUXILIARES Articulo 32. Podr llevar, adems, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Articulo 39. Para que los libros Auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por stos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto a los libros necesarios. PROHIBICIONES LEGALES SOBRE ANOTACIONES EN LIBROS Articulo 36. Se prohbe a los comerciantes: 1) Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas. 2) Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos. 3) Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendadoras. 4) Borrar los asientos o partes de ellos. La correspondencia clasificadas y recibida y las copias de las cartas remitidas, sern
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5) Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna parte de los libros. Articulo 37. Los errores y omisiones que se cometieron al formar un
asiento se salvaran en otro distinto, en la fecha que se notare la falta.
Asientos contables
Asiento es la anotacin mediante la cual descomponemos en el diario cualquier operacin mercantil en sus elementos de cargos y abonos, mencionndose las cuentas que se afectan. Ocupa cuando menos cuatro lneas del Diario, correspondientes a: el nmero del asiento, la cuenta deudora, la cuenta acreedora y la explicacin o concepto de la operacin. ASIENTO SIMPLE El asiento de Diario se denomina simple, porque consta slo de dos cuentas (un solo deudor, un solo acreedor), pero cuando comprende tres o ms cuentas se le llama asiento compuesto. Un asiento de Diario suele ser de la cuenta deudora o acreedora. 1) El titulo de la cuenta deudora se escribe junto a la columna de las fechas. El titulo de la cuenta acreedora se escribe unos dos centmetros ms hacia la derecha.
2)
La explicacin o concepto se inicia en el espacio comprendido las primeras letras de cada una de las cuentas. Estas colocaciones obedecen al propsito de que destaquen los elementos de cargo, de
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abono y la explicacin del asiento. El uso de la preposicin a antes de la cuenta de abono es opcional. Toda explicacin de un asiento debe contener los motivos para individualizar y distinguir aquella operacin de las dems. No existe un lmite para su extensin, no obstante conviene la mxima concisin compatible con la claridad. 3) Las cifras se anotan en las columnas de importes monetarios en las mismas lneas en que se escriben las cuentas a que se refieran. 4) Los nombres que se usen en los asientos de diario para designar las cuentas de cargo y abono deben corresponder exactamente con el titulo que para dichas cuentas aparezca en el mayor. 5) Debe dejarse entre cada uno de los asientos una lnea de por medio en la que se escribir el numero que le corresponde a cada asiento. 6) Los asientos en ningn caso debern partirse, y se notara que las lneas de que se dispone no dan cabida a uno nuevo, se inutilizaran a fin de registrar el asiento completo en la pgina siguiente. 7) Todo asiento de diario requiere su correspondiente comprobante. Esto quiere decir que no se debe contabilizar ninguna partida sin que preceda el comprobante que la justifique plenamente. Cualquier procedimiento contrario a este principio anula el valor del asiento. ASIENTOS COMPUESTOS Este asiento puede ser de tres tipos: 1. Un solo deudor y varios acreedores. 2. Varios deudores y un solo acreedor. 3. Varios deudores y varios acreedores.
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FUNCIN E IMPORTANCIA DE LOS LIBROS De los libros antes sealados por las leyes como obligatorios, desde el punto de vista tcnico, los principales en toda contabilidad como ya se dijo son: el diario y el mayor, los cuales se consideran como efectivamente contables; no obstante, a continuacin explicamos la funcin de cada uno de ellos. EL LIBRO DIARIO Es el libro en el cual se registran todas las operaciones mercantiles
conforme se vayan sucediendo, esto es, en orden cronolgico, con indicacin de las cuentas deudoras y acreedoras, y de sus respectivos importes. Por ser el libro en que primeramente se anotan las operaciones tambin se le da el nombre de libro de primera entrada. El registro de las operaciones en el diario debe hacerse en tal forma que stas presenten un estado claro de los hechos y faciliten los pases a las cunetas del mayor. Dos son las formas ms conocidas de Diario: el de dos columnas, el cual en nuestro medio se llama comn y corriente y que internacionalmente se le conoce como diario continental y el de columnas mltiples, diario tabular, columnar, o diario americano, como tambin se le designa. Si bien en la parte final del curso de contabilidad general (practicas de contabilidad) se conocern en forma amplia las caractersticas y funciones del diario columnar, durante el desarrollo de su parte terico- prctica solo se utilizarn el Diario comn corriente.
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Bsicamente el diario debe disponer de espacios para anotar los datos de una operacin mercantil cualquiera, de ellos son: a) Fecha. b) Cuentas afectadas, deudoras y acreedoras. c) Referencias del folio del mayor. d) Importes monetarios, debe y haber. e) Concepto.
FECHA
CUENTA Y EXPLICACIN
REF.
DEBE
HABER
En relacin con esta forma comn de diario deben observarse las siguientes reglas a los fines de su correcta manipulacin: 1) Sus pginas deben numerarse correlativamente para facilitar una referencia del folio en que se ha contabilizado una operacin determinada al hacer los pases al libro mayor. 2) En la columna de fechas se procede as:
Se anota el ao a la cabeza de la columna respectiva, no siendo necesario repetirlo en el mismo folio, a menos que cambie el ao. El mes se escribe en la lnea inmediatamente debajo, tampoco se vuelve a anotar hasta el folio siguiente a no ser que principie otro mes. El da se escribe en la misma lnea del mes. Si en el mismo se suceden varias operaciones, la cifra del da debe repetirse.
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3) Entre cada operacin se deja una lnea en la que se anota en forma consecutiva el numero correspondiente a cada asiento. 4) Debe tenerse especial cuidado en dejar disponible la ltima lnea de la pgina en la cual se est operando a fin de arrastrar los totales parciales de los importes monetarios de las columnas y, como una consecuencia de ello, la primera lnea de la siguiente pgina con el mismo objeto. El hecho de que la suma de los importes monetarios de las columnas: Debe y Haber, sean iguales puede considerarse como prueba de que se ha observado correctamente el principio de la igualdad matemtica de los cargos y abonos. 5) En el caso de que determinadas lneas del diario queden en blanco, deben inutilizarse mediante una diagonal que atraviese la parte no usada. EL LIBRO MAYOR De los tres libros que hemos sealado antes como principal, el libro Mayor se destaca en importancia, pues en cierta forma resulta ser una versin del Balance General de la empresa, es decir, refleja su situacin financiera. En el mayor se llevan, en consecuencia, las diferentes clases de cuentas que forman los grupos de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos. En el se dispone de pginas separadas para recoger todas las anotaciones que afecten a cada cuenta, proporcionando as una informacin clasificada de las anotaciones que en orden cronolgica registra el Diario, con la ventaja de poder disponer para su consulta o examen de cifras totales y de recopilacin en vez de partidas aisladas, que en verdad es lo que representa el libro Diario. Se le llama tambin libro de asiento finales, en razn que los cargos
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y abonos que se formulan en los libros de primera entrada son pasados a l en ltimo lugar. Aun cuando el mayor es, de acuerdo con lo antes expresado, el registro de la contabilidad por excelencia, presenta desde un punto de vista prctico el inconveniente de contener una informacin clasificada por cuentas, por lo cual cada operacin est siempre registrada, cuando menos en dos cuentas distintas. No hay pues en el Mayor un sitio solo en le cual pueda leerse ntegramente el registro de una operacin. Esta deficiencia queda solucionada por el Diario, en el cual, segn hemos dicho antes, las operaciones se registran una a una y en el orden en que se suceden. Pases al Mayor Todos los asientos del Diario deben pasarse al folio correspondiente de la cuenta del Mayor, en consecuencia, la suma de las dos columnas del Diario debe coincidir con la suma de los movimientos operados en todas las cuentas del Mayor. En el desempeo de este trabajo, es posible y aun frecuente, equivocar la cuenta o la cantidad en cada pase, por lo cual conviene seguir estrictamente las siguientes instrucciones al hacer los pases:
1)
Primero se pasan todos los cargos y despus todos los abonos. Sin embargo algunos contadores prefieren pasar los cargos y los abonos en el orden en que aparecen en el Diario. El procedimiento a utilizar en todo caso sera opcional.
2) Comincese con el primer cargo que aparece en el Diario y localice la cuenta correspondiente en el Mayor.
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3) Despus de localizada la cuenta procdase a escribir en los espacios correspondiente en el mayor. La fecha del cargo o abono columna de fecha. Una breve indicacin de la operacin que causa el cargo o abono columna de explicacin. El nmero del folio o pagina del Diario de donde procede el pase a fin de facilitar su futura localizacin columna de referencia. El monto del cargo o abono columna de importes monetarios.
4) Enseguida antese en la columna de referencia del Diario la pgina mayor en la cual se ha asentado la partida. 5) Una vez pasados todos los asientos revsese la columna de referencia del Diario para tener la certidumbre de que cada partida ha sido pasada y as asegurarse contra una frecuente causa de errores, pues sino apareciera un nmero en cada unas de las cuentas cargadas o abonadas es porque esa partida se ha omitido.
6)
Si los cargos y los abonos han sido pasados correctamente, se podr comprobar que el total de dichos cargos y abonos en el diario, es igual al total de cargos y abonos del Mayor.
Relaciones entre el Diario y el Mayor Con relacin al Diario y al Mayor se observar lo siguiente: 1. Cada uno contiene los mismos cargos y abonos porque los que aparecen en el Mayor fueron pasados del Diario. 2. El Diario agrupa los cargos y los abonos por orden de transacciones efectuadas, es decir en forma cronolgica.
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3. El Mayor agrupa los cargos y los abonos por orden de cuentas, es decir en forma clasificada. 4. El Diario es un libro de primera entrada; el Mayor es un libro de entrada final.
5.
Los cargos y los abonos del Diario y del Mayor se relacionan entre si por medio de los nmeros de los folios. Con esta Interferencia de Diario y el Mayor, o referencia cruzada, queda un libro encadenado al otro, formando ambos una unidad de trabajo, lo que facilita la bsqueda posterior de cualquier informacin.
Formas del Mayor El rayado de un folio del Mayor, con espacios para la fecha, explicacin, referencia e importes monetarios, en algunos casos, para facilidad de informacin, se acostumbra agregar otra columna de importes monetarios para establecer el saldo en forma permanente. LIBRO DE INVENTARIO Se abrir con el inventario que deber formar la empresa al tiempo de iniciar sus operaciones con la siguiente informacin: 1) La relacin exacta del dinero, valores, efectos al cobro, bienes muebles, mercancas y efectos de todas clases apreciados en su valor real, los cuales constituyen su activo. 2) La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviese, las cuales constituyen su pasivo. Adems, anualmente formar la empresa el inventario de todos sus activos y pasivos, los cuales registrar en el mismo libro, con los pormenores expresados anteriormente.
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El inventario debe cerrarse con el Balance General y el estado demostrativo de resultados. Consideraciones acerca del uso del libro de Inventario Aunque dicho con otras palabras, lo que antes se ha expresado corresponde a los requisitos exigidos por nuestra legislacin mercantil, cuya prctica en la actualidad ha resultado casi imposible cumplir, sobre todo por parte de la gran empresa, donde el registro de la vastedad de sus existencias, tanto bienes destinados a su uso, como de los productos para la venta, supone una complejidad extraordinaria. En cierto aspecto este libro no es ms que un sistema de archivo y una repeticin del documento bsico de la empresa: el Balance General. A muchos contadores les mortifica esta exigencia del Cdigo de Comercio, pues obliga a detallar todos los pormenores de las cuentas que se reflejan en los libros de contabilidad, lo que representa una labor excesiva y sin resultado prctico alguno. Caractersticas del libro de Inventario El rayado de un libro de inventario es igual al de una cuenta del libro mayor, con la diferencia de que no necesita encabezamiento especial sino sealar el nmero del inventario que se registra.
Los libros auxiliares

Para satisfacer los fines prcticos que debe llenar toda contabilidad es necesario llevar una cuenta para cada persona, cosa o concepto relacionado
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con las actividades de la empresa. Por persona se entiende cada cliente, proveedor, empleado y otros, por cosa entendemos el dinero, las mercancas, los muebles, los pagos adelantos y otros, y finalmente, por concepto entendemos los ingresos y gastos de cualquier ndole, incluyendo entre los primeros las ventas y entre los segundos los gastos generales, de venta, administracin y otros. En estas condiciones el nmero de cuentas que integran una Contabilidad crece considerablemente y en consecuencia, el manejo de las mismas se hace laborioso, sobre todo a medida que el desarrollo de la empresa es ms intenso. BASES PARA LAS SUBDIVISIONES DEL DIARIO PRINCIPAL EN DIARIOS AUXILIARES Tal como hemos podido ver, el principio por el cual se rige la subdivisin del Diario Principal en Diarios Auxiliares descansa en la relativa frecuencia con que ocurran operaciones de una misma naturaleza. El empleo de Diarios Auxiliares en cada caso depende de la frecuencia con que determinado tipo de operaciones se presente. Si son frecuentes, por ejemplo, las ventas a crdito, como efectivamente lo pudimos comprobar, ser conveniente abrir un Diario Auxiliar de Ventas a Crdito. Si se libran rara vez efectos a pagar, no se hallara ninguna ventaja en mantener un Diario Auxiliar de este tipo. Analizando las operaciones de nuestro ejemplo, pudimos ver que las de ms frecuencia fueron las que seguidamente citamos: 1) Entradas y salidas de caja, para las cuales se utilizar el Diario auxiliar de caja.
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2) Compras a crdito, para las cuales se utilizar el Diario de Compras a crdito. 3) Ventas a crdito, para las cuales se utilizar el Diario de Ventas a crdito. VENTAJAS DERIVADAS DE LA UTILIZACIN DE DIARIOS AUXILIARES La utilizacin de diarios auxiliares presenta las siguientes ventajas: 1) Reduce el espacio necesario para el registro de cada operacin, pues como bien pudo verse el anotar las operaciones por orden cronolgico en el diario Principal, es necesario escribir una explicacin completa de cada asiento; en consecuencia, cuando las operaciones se clasifican y todas las de una misma naturaleza se anotan en un libro separado, es posible evitar la repeticin de muchos detalles que son iguales en cada caso, de manera que el registro puede hacerse mucho ms breve eliminando as gran parte del trabajo necesario para asentar en el Diario Principal los nombres de las mismas cuentas cada vez, los mismos conceptos y otros. 2) Facilita la divisin del trabajo, muy necesaria por cierto en la mediana y gran empresa. Si las operaciones se registran en diferentes libros, puede dedicarse un empleado al registro de ventas a crdito solamente; otro al de compras a crdito, otro al de entradas y salidas de caja etc. 3) Reduce en gran proporcin los pases a las cuentas del Mayor. Por ejemplo, en vez de pasar partida al haber de la cuenta de ventas, se hace un pase por el total, al final de cada mes. RELACION DE LOS DIARIOS AUXILIARES CON EL DIARIO PRINCIPAL Para algunos contadores, los Diarios Auxiliares que se establezcan, cualquiera que sea su nmero, los consideran en unin del Diario Principal, como nica funcin constituyente del registro de todas las operaciones de
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diario de la empresa, es decir, que el Diario Principal y los Diarios Auxiliares son una misma cosa; en tal sentido ninguno de los diarios auxiliares debe resumirse o formalizarse ms tarde sino que por el contrario, todas las operaciones que all se registran son anotadas en firme, debiendo pasarse directamente, sin utilizar como puente el Diario Principal. Otros sostienen que los diarios Auxiliares son libros con funciones separadas, efectivamente auxiliares, y que las operaciones que all se registren deben ser resumidas al trmino de cada mes con el objeto de hacer los pases al Mayor, deben ser resumidas al trmino de cada mes con el objeto de hacer los pases al Mayor mediante un asiento en el Diario Principal, con lo cual ste mantiene su papel de unidad central de registro cronolgico. En verdad, conviene aclarar que la prctica ha hecho imposible el cumplimiento estricto de la anotacin diaria y cronolgica de operaciones, tal como lo exige nuestra legislacin mercantil en el Diario; en consecuencia, ste, en lugar de ser un registro que responda a su nombre- anotacin da a da se ha convertido en un libro de resmenes mensuales. Personificando esta idea diremos que el Diario Principal, ante el inmenso trabajo que se le presenta como consecuencia de la cantidad de operaciones a las cuales debe atender en razn del crecimiento de la empresa, delega determinadas responsabilidades a unos ayudantes llamados Diarios Auxiliares, pero que al trmino de cada mes les pide cuenta de la labor realizada, para l, a su vez, darla al Mayor principal. Este ltimo criterio ser el que se adoptar en el desarrollo de este curso, no sin antes reconocer que en la practica, algunas veces puede convenir ms el procedimiento citado en primer trmino; pero se cree firmemente que para fines didcticos conviene adoptar el segundo; por otra parte, el primer procedimiento es el que se sigue en los pases en que los libros de contabilidad no estn regulados por la legislacin local. En Venezuela y
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dems pases de habla castellano, el cdigo de comercio tiene disposiciones relativas a los libros que no siempre permiten hacer los pases directamente a las cuentas del Mayor. EL DIARIO AUXILIAR DE CAJA Registra los cobros y los pagos que efectan a la cuenta caja. Aunque en algunas empresas el volumen de operaciones de efectivo hace necesario utilizar registros separados para los cobros y los pagos, en este tema slo se explica el libro de uso ms sencillo, en el cual los cobros y los pagos se anotan en las del lado derecho. De las primeras se dice que son el lado de las entradas, de las segundas que son el lado de las salidas. Las entradas pueden provenir de: a. Ventas al contado b. Cobro a los clientes c. Prstamos obtenidos
d.
Documentos negociables, pagars y otros
Las salidas pueden deberse a: a. Compras al contado. b. Pago a los proveedores. c. Pago de prstamos obtenidos. d. Cancelacin de documentos negociables aceptados.
e.
Pago de los gastos de administracin y ventas.
El rayado del Diario Auxiliar de Caja contiene generalmente en cada uno de sus lados los siguientes datos bsicos: a. Fecha
b.
Cuenta abonada cargada para las salidas

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c. Explicacin d. Referencia e. Importe DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS A CREDITO Recoge todas las operaciones de compras a crdito que tienen un desdoblamiento en un cargo a la cuenta de compras y un abono a las cuentas individuales de los proveedores. Su rayado contiene generalmente los siguientes datos bsicos: a. Fecha de la anotacin b. Numero y fecha de la factura c. Nombre del proveedor d. Direccin del proveedor e. Condiciones f. Referencia g. Importe RELACION DEL DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS CON EL MAYOR PRINCIPAL Las anotaciones en el Diario Auxiliar de compras se cortan por lo general, al trmino de cada mes para hacer el pase en forma global al Mayor Principal, mediante un asiento en el diario principal tal como lo explicamos al hablar de las relaciones de los Diarios Auxiliares con este ltimo.
DIARIO AUXILIAR DE VENTAS A CREDITO Recoge todas las operaciones de ventas a crdito, que tienen un desdoblamiento, en un cargo a las cuentas individuales de los clientes y un
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abono a la cuenta de ventas. Su rayado contiene generalmente los siguientes datos bsicos: a. Fecha de la anotacin b. Numero de la factura c. Nombre del cliente d. Direccin del cliente e. Condiciones f. Referencia g. Importe RELACION DEL DIARIO AUXILIAR DE VENTAS A CREDITO CON EL MAYOR PRINCIPAL Las anotaciones en el Diario Auxiliar de Ventas a crdito se cortan por lo general, al trmino de cada mes, para hacer el pase en forma global al mayor principal, mediante un asiento en el Diario Principal, tal como explicamos al hablar de las relaciones de los Diarios Auxiliares con este ltimo.
Cuentas de control y auxiliares

Hasta ahora hemos visto en orden consecutivo el ciclo a que da lugar el registro de las operaciones mercantiles cuyo proceso abarca:
a.
El Diario principal El libro de Inventarios La subdivisin del diario principal en diarios auxiliares a fin de facilitar la divisin del trabajo y simplificar las operaciones.
b. El Mayor principal
c. d.
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A partir de aqu vamos a tratar un nuevo mtodo que tiende de igual manera a simplificar las operaciones, mediante una divisin del Mayor principal en mayores. NECESIDAD DE LOS MAYORES El mtodo que hemos estado utilizando hasta ahora obliga a recoger toda informacin proveniente de los libros de primera entrada. Diarios Auxiliares en un solo libro de clasificacin final, el Mayor principal contentivo de todas las cuentas de la empresa, tanto de personas como de cosas o conceptos; pero es evidente que ello no resulta prctico sino aquellas empresas de muy reducida importancia. Para registrar las operaciones de cualquier empresa de muy reducida importancia. Para registrar las operaciones de cualquier empresa de mediana categora es necesario abrir gran nmero de cuentas. En la gran empresa el volumen de dichas cuentas es tan extenso que se hace materialmente imposible llevarlas todas en un solo libro Mayor. Un establecimiento mercantil, por ejemplo, que venda a crdito a numerosos clientes y compre en las mismas condiciones a muchos proveedores, se ver en la necesidad de abrir centenares de cuentas; y si todas ellas se llevan en un solo libro no es posible que un solo auxiliar de contabilidad las que pueda mantener al da, amn de que descuidara el trabajo de las cuentas impersonales, motivo por el cual surge la necesidad de subdividir el Mayor principal. CUENTAS DE CONTROL La utilizacin de Mayores Auxiliares supone la presencia en el Mayor principal de una cuenta de control que recoge todos los cargos y abonos que se hagan en el Diario principal, sin que ella en s exprese una informacin
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detallada, la cual es proporcionada por el Mayor auxiliar respectivo. La cuenta de control representa el total de los saldos de las cuentas discriminadas, por ejemplo, en el mayor auxiliar de Cuentas a cobrar, por clientes; o en el mayor Auxiliar de cuentas a pagar, por proveedores, que en esa forma quedan incorporados al Mayor principal. RAYADO DE UNA CUENTA DE MAYOR AUXILIAR El rayado ms comnmente utilizado en los mayores Auxiliares de cuentas personales es aqul en que se destinan tres columnas para los importes monetarios, dedicando la ultima para consignar el saldo de la cuenta del cliente o del proveedor, pues existe por parte de la empresa la necesidad de tener al da la informacin de las partidas que le son adeudadas y las que ella adeuda. COMPROBACION DE LOS MAYORES AUXILIARES La suma de los saldos de las cuentas individuales de los mayores auxiliares tiene que ser igual al saldo de la cuenta de control en el mayor principal. El nico requisito esencial aplicable al funcionamiento de las cuentas de control consiste en obtener la seguridad de que toda cantidad anotada en los libros de primera entrada, que afecte a cualquier cuenta en un mayor principal, se pase no solo a dicha cuenta, sino tambin al de control establecido en el mayor principal. Este principio se funda en el axioma matemtico de que el todo es igual a la suma de sus partes. VENTAJAS DE LAS CUENTAS DE CONTROL
1.
Permiten conocer el total de las deudas de la empresa y el total de sus partidas a cobrar.
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2. Por lo general, las cuentas de los deudores y acreedores son numerosas en la mayora de los negocios, y el llevarlas en auxiliares separados permite que varios empleados hagan pases al mismo tiempo, lo cual seria impracticable si todas las cuentas estuvieran en un solo libro. 3. El empleo de los libros auxiliares facilita el pase diario a las cuentas de deudores y acreedores, lo que permite conocer al da lo que cada cliente debe a la empresa y lo que esta debe a cada uno de sus proveedores. 4. Al disminuir el numero de cuentas del mayor principal y eliminar muchos detalles que no son necesarios, se facilita el ordenamiento de las cuentas a los fines de balance. 5. Adems, como veremos en otro tema, se logran con respecto al balance de comprobacin, las siguientes ventajas: Se reduce su tamao, lo cual representa facilidades de manejo y utilizacin. Puede prepararse sin necesidad de consultar los mayores auxiliares, con lo que se reducen las posibilidades de cometer errores. CUENTAS AUXILIARES La cuenta de control representa el conjunto de cuentas individuales de una misma ndole. Al llevarse en el Mayor principal una cuenta de control, el Mayor auxiliar deja de considerarse como parte integrante del Mayor propiamente dicho, y pasa a ser un libro auxiliar, cuya funcin se reduce a reflejar y distribuir detalladamente los datos contenidos en la cuenta de control que acta de resumen; por otra parte, continua ligado al sistema a travs de la cuenta de control. Debido a estas consideraciones, se da el nombre Cuentas Auxiliares a las cuentas individuales de los mayores auxiliares.
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SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS Importancia

Un sistema de administracin financiera eficaz se basa en la disponibilidad de datos financieros fidedignos, exactos y oportunos. Por lo general estos datos son suministrados por el sistema contable de una organizacin. En respuesta a factores como expansin, nuevos requerimientos de rendicin de informes, la necesidad de trabajar con miras a lograr una mayor autosuficiencia y la disponibilidad de una tecnologa de costo relativamente bajo, un nmero cada vez mayor de organizaciones estn adoptando sistemas de contabilidad computarizados que les suministrarn los datos que necesitan, en el momento que los necesitan. La mayora de las organizaciones pasan por una progresin de sistemas contables. Por lo general comienzan con un sistema manual (utilizando papel), luego avanzan a una mezcla de papel y herramientas basadas en hojas de clculo computarizadas, y finalmente adoptan un sistema computarizado simple. A menudo este sistema computarizado incluir una mezcla de varios sistemas o programas que ingresan datos en hojas de clculo o bases de datos. Las mejoras del equipo y el software de computacin facilitan ms que nunca la transicin de una mezcla de papel y herramientas basadas en hojas de clculo a la implementacin de un sistema computarizado, o la modernizacin de un sistema existente. Los costos bajos de las computadoras y del software tambin han logrado reducir el costo financiero que se requiere para realizar este cambio. La automatizacin de su sistema contable puede traer consigo muchos beneficios tangibles e intangibles. La siguiente tabla proporciona una visin
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panormica rpida de los beneficios de un sistema contable computarizado que funciona bien.
Examen de la Computarizacin: Necesidades y Beneficios
Necesidades de los Administradores o Contadores Requieren informacin oportuna y exacta para tomar decisiones.
Beneficios de un Sistema Computarizado
El sistema verifica automticamente los nmeros de las cuentas y rechaza los datos que no se adecuan a los criterios establecidos. Los cheques o comprobantes faltantes se ponen en evidencia inmediatamente. Los procesos tediosos de registro se automatizan.
Se pueden generar diferentes informes rpidamente cuando se solicitan. Los administradores pueden consultar el sistema para obtener informacin ad hoc. El procesamiento y anlisis de datos son ms rpidos y ms exactos.
Se debe identificar y resolver problemas
Permite que los administradores reconozcan los problemas con mayor facilidad, como la recaudacin lenta de las cuentas por cobrar, la disminucin de las ventas o las necesidades de dinero en efectivo. Elimina la necesidad de una investigacin manual de las cuentas por cobrar, que puede convertirse en una tarea tediosa y consumir demasiado tiempo, especialmente cuando ocurren cambios en el personal.
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Se debe observar los datos a partir de una diversidad de perspectivas diferentes para poder tomar buenas decisiones administrativas
Los administradores pueden utilizar el sistema para observar los datos de diferentes maneras; por ejemplo, los gastos pueden ser reportados por proveedor, por tem comprado, por unidad, o por perodo de tiempo El sistema puede generar informes que comparen los datos por perodo, como por ejemplo ao actual vs. ao anterior, y proporcionar informacin referente a las tendencias, como el crecimiento o las bajas. La mejor capacidad para la preparacin de informes permite a los administradores controlar los gastos en comparacin con los tems presupuestados, seguir con atencin los saldos de las cuentas y pronosticar las necesidades futuras de flujos de caja. Un sistema computarizado puede proporcionar los datos que requieren tanto los administradores financieros como los administradores del programa. Los controles monetarios y de inventario se implementan con mayor facilidad. Las organizaciones que cuentan con oficinas o puntos de prestacin de servicios en varios lugares pueden administrar sus finanzas de manera ms coordinada y ms consistente y pueden compartir la informacin entre los diversos centros de costos. Los formatos para la rendicin de informes pueden ser modificados simplemente presionando un botn o haciendo clic con un ratn. Una vez que los datos exactos se encuentran en el sistema, la mayora de los informes pueden ser impresos cuando se solicitan. El personal puede hacer consultas a travs del Internet referentes a los datos en la medida necesaria y cumplir con las solicitudes de informes de la gerencia rpida y fcilmente. Los administradores pueden cumplir con mayor facilidad con los requisitos estatutarios y de los donantes a travs de informes como el estado de ganancias y prdidas, el balance general, el balance de comprobacin y los informes de los donantes hechos a la medida de cada uno de ellos.
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Deben cumplir con ciertos requisitos de rendicin de informes y proporcionar informacin financiera en los formatos solicitados por sus entidades rectoras, fuentes de financiamiento o administradores de mayor jerarqua.
Los requisitos de rendicin de informes son satisfechos ms rpidamente, con menor esfuerzo. Los auditores tienen mejor acceso a los datos clave requeridos de las transacciones, como el nmero de un cheque, el monto del mismo, el nombre del beneficiario y la fecha. Esto ayuda a reducir el tiempo necesario para suministrar este tipo de informacin y documentacin durante una auditoria. Permite que una organizacin maneje un mayor volumen de trabajo o satisfaga las necesidades de rendiciones de informes ms complejas con menor cantidad de personal. Utiliza las caractersticas y funcionalidad de la tecnologa basada en el sistema Windows, que permite que una diversidad de programas de software sean compatibles y utilizados para varias aplicaciones. Aumenta la capacidad de almacenamiento de datos, permitiendo que los administradores mejoren los sistemas existentes o satisfagan nuevas necesidades de la empresa o de la gerencia de manera eficiente en relacin con los costos.
Deben ser ms eficientes, es decir que deben hacer ms con menos recursos.
A menudo, una organizacin se concentra en el sistema en s (equipos, dispositivos y software) durante la computarizacin y deja de lado la preparacin y capacitacin del personal que utilizar los resultados del sistema para la toma de decisiones. Es crucial que el personal comprenda el sistema. Las sesiones de orientacin iniciales y peridicas le ayudarn a utilizar el sistema en forma efectiva y reducir su nivel de ansiedad con respecto a los cambios que trae consigo el sistema nuevo. La capacitacin se puede clasificar en las siguientes categoras amplias: capacitacin general en computacin, como el uso de procesadores de palabras, el uso del teclado, las hojas de clculo; capacitacin en el sistema contable especfico; e informes, interpretacin y toma de decisiones a nivel gerencial.
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Seleccin y compra del software

La seleccin y compra del software que se utilizar para computarizar el sistema contable es la decisin ms importante en este proceso. Es necesario considerar cuidadosamente las caractersticas y la capacidad del software en relacin con las necesidades de su organizacin, as como evaluar los mdulos del software contable y determinar cules deber instalar y utilizar. DETERMINACIN DE NECESIDADES DE SOFTWARE Estas necesidades dependen de diversos factores, como la cantidad de monedas de curso legal que la organizacin debe manejar y la necesidad de un sistema que pueda adecuar a la medida de sus necesidades. Los programas ms simples estn diseados para los negocios pequeos. Estn generalmente diseados para un solo usuario, como el administrador o el contador. Los programas ms complejos estn diseados para las empresas de mayor envergadura que lleva la contabilidad de cada departamento. Los programas ms avanzados pueden tener mltiples usuarios a travs de una red local de gran magnitud, o pueden conectar mltiples sitios a travs de una red amplia. El nmero de empleados que trabajan en una organizacin no es un factor importante cuando se selecciona el software. La verdadera medida de la necesidad es la complejidad de las actividades de la organizacin, como el nmero de transacciones que se realizan cada mes, seguridad deseada, la cantidad de monedas de curso legal que se manejan y los mtodos de adquisicin. Algunos ejemplos de software simple incluyen Quickbooks, DacEasy, Pegasus, Capital Lite, y Peachtree. Los ejemplos de software ms complejo incluyen a Sun Accounting, Solomon IV, Navision, SCALA y SAP.
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A pesar de que los sistemas contables modernos generalmente no establecen lmites con respecto al nmero de transacciones permitidas, los sistemas simples generalmente se volvern ms lentos si tienen que manejar grandes volmenes de datos. Estos funcionan mejor cuando manejan solamente unos cuantos centenares de transacciones al mes. (El trmino transacciones se refiere a cheques, recibos, cargos y asientos contables). Se puede determinar el nmero de transacciones de la organizacin a partir del sistema manual existente. Hay que tomar en cuenta los incrementos futuros provenientes de expansin o nuevo financiamiento, que podra aumentar su necesidad de estar informado de la nueva informacin, tambin hay que considerar la complejidad de las transacciones que se estn registrando. Por ejemplo, carga una misma factura a varios proyectos, donantes, o cuentas del libro mayor? Un sistema complejo, desarrollado para bases de datos grandes, como Oracle, Informix o SQL Server, puede procesar miles de transacciones por da sin volverse ms lento. MDULOS DE SOFTWARE CONTABLE Los mdulos de software contable son similares a los mdulos de un sistema contable tpico. Los mdulos ms importantes del software contable son el administrador del sistema, el libro mayor, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, el inventario, la planilla de sueldos y los activos fijos. La mayor parte del software de nivel medio o complejo cuenta con estos mdulos separados, y se puede comprar solamente los mdulos que se adecuan a las necesidades de computarizacin. La mayora de los paquetes simples contienen todos los mdulos que se requieren en un solo paquete. La tabla a continuacin describe las funciones que realizan los mdulos de software contable que se utilizan con mayor frecuencia. Los nombres de los
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mdulos podran variar o algunas funciones relacionadas podran estar vinculadas en el mismo mdulo.
Mdulos de software contable y sus funciones Mdulo Administrador de sistema
Funciones Controla el sistema contable computarizado. Podra definir los archivos maestros, tablas de referencia, equipos, componentes instalados y descripciones de los departamentos y sus ubicaciones. Podra controlar la creacin de informes. Es el centro del sistema contable computarizado. Recibe informacin de otros mdulos, como las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y las planillas de sueldos, sobre una base diaria, semanal o mensualmente. Crea documentos financieros clave, incluyendo el balance de comprobacin, el balance general y los estados de ganancias y prdidas. Permite que los usuarios enmienden la informacin registrada previamente. Registra transacciones financieras que no estn registradas en otros mdulos. Crea presupuestos, que permiten que la organizacin se mantenga informada de las diferencias entre los resultados financieros planeados y los reales. Crea pistas de auditora detalladas. A travs del uso de una serie de cdigos, identifica y describe los activos, ingresos, gastos y patrimonio que estn siendo controlados por el sistema. Influye sobre la calidad y complejidad de los informes generados por el sistema. Debe ser capaz de crear cdigos del tamao necesario para las diferentes cuentas y manejar la subcodificacin a nivel departamental, de cada lugar, del proyecto, de cada fuente de
Libro mayor (L/M)
Lista de cuentas (submdulo de L/M)

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financiamiento o actividad, si fuera necesario.
Balance general (submdulo de L/M)

Informa sobre la relacin entre los activos, los pasivos y el patrimonio. Debe ser capaz de crear informes correspondientes al flujo de caja y los presupuestos. Debe ser capaz de crear informes que satisfagan los requerimientos legales y cubran las necesidades de las fuentes de financiamiento y de los administradores. Informa con respecto a los saldos de cada cuenta, generalmente una vez por mes y proporciona pruebas para hacer saber a los usuarios si la informacin que se ingresa est siendo registrada correctamente. En la contabilidad tradicional de asientos contables dobles, refleja los activos y los gastos como nmeros positivos (dbitos) y el patrimonio, los ingresos y los pasivos como nmeros negativos (crditos). Maneja los informes referentes a los ingresos adeudados a una organizacin provenientes de las ventas a crdito, prstamos o donaciones prometidas. Generalmente es responsable de la facturacin a los clientes. Generalmente tiene la capacidad de reconocer los depsitos en las cuentas bancarias. Por lo general mantiene los archivos maestros correspondientes a los clientes, incluyendo sus nombres y direcciones. Podra tener la capacidad de imprimir una lista de todo el dinero adeudado, identificar la fuente y hacer notar durante cuanto tiempo no se ha cobrado la deuda. Podra estar vinculado al inventario o a las C/C. Permite la actualizacin automtica del inventario y las ventas cuando se realizan las ventas, a travs del empleo de cajas registradoras computarizadas o lectores computarizados de cdigos de barras.
Balance de comprobacin (submdulo de L/M)
Cuentas por cobrar (C/C)

Actividades de punto de venta (submdulo de C/C)
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Cuentas por pagar (C/P)
Maneja la informacin referente al dinero adeudado a otros (compras a crdito o amortizacin de la deuda). Podra tener la capacidad de imprimir cheques generados por computadora a favor de los vendedores. Mantiene registros maestros, como la informacin de los vendedores. Debera ser capaz de registrar facturas de acuerdo con su fecha de vencimiento y reconocer las condiciones de pago especiales, como descuentos por pago anticipado. Debera permitir el registro de los pagos inmediatos (cheques girados manualmente) que no hubieran sido ingresados en las C/P anteriormente. Permite que una organizacin reconozca los gastos y actualice los presupuestos en la etapa de la orden de compra (costos de los gravmenes). Reconoce los costos cuando se registran las facturas (no solamente cuando se desembolsa el dinero en efectivo). Permite que la organizacin reconozca los productos que fueron pedidos, el precio acordado y su efecto sobre el presupuesto. Permite que la organizacin reconozca los costos cuando se emite una orden de compra y concilia las facturas con las rdenes de compra. Podra proporcionar las tasas de utilizacin de los suministros y bienes de consumo, indicar cuando se deben colocar los pedidos de los diferentes productos y establecer las cantidades de los pedidos mnimos y mximos. Podra actualizar automticamente los archivos del inventario cuando se reciben los productos. Prepara conciliaciones bancarias. Imprime una lista de los cheques girados por una organizacin
Ordenes de compras (submdulo de C/P)
Conciliaciones de cuentas bancarias (submdulo de C/P)
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y reconoce los cheques que han sido cobrados (Nota: menos til cuando se utilizan transferencias de dinero en efectivo o transferencias cablegrficas para la mayora de las transacciones).
Inventario
Actualiza las existencias del inventario y los precios cuando se reciben los productos. Reduce los inventarios en el momento de la venta. Podra vincularse con el sistema de rdenes de compra para mostrar los productos que fueron pedidos. Debera permitir el registro de las fechas de expiracin de los bienes de consumo o las fechas en las que deben descartarse los productos. Podra permitir actualizaciones del inventario en base a los inventarios fsicos o cuando ya no se pueden vender los productos, debido a los daos sufridos o a su fecha de expiracin. Podra tener la capacidad de alertar al personal cuando se requiere volver a pedir los productos, en base al anlisis de su utilizacin. Mantiene al da la informacin de los empleados, incluyendo los salarios pagados, los impuestos retenidos, los beneficios proporcionados, o los prstamos adeudados. Administra la informacin referente a los empleados, como nombres y direcciones. Podra tener la capacidad de imprimir los cheques correspondientes a los salarios y mantener los saldos de los salarios, retenciones y beneficios pagados de un ao al otro. Podra hacer el seguimiento de los feriados, licencias y vacaciones. Podra o no tener la capacidad de satisfacer los requisitos legales correspondientes a las compensaciones de los empleados, como impuesto a los crditos y beneficios sociales. Podra manejarse mejor a travs de paquetes agregados de terceros, vinculados con el paquete de software principal, o a travs de fuentes externas.
Planilla de sueldos
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Si se emplean fuentes externas o se utiliza paquetes agregados, se requiere el establecimiento de polticas y procedimientos claros sobre como se deben ingresar los datos de la planilla de sueldos, de manera que se pueda seguir las reducciones de dinero en efectivo, los incrementos en las obligaciones impositivas y los gastos salariales. Realiza el seguimiento de informacin clave, como los costos, la fecha de la puesta en servicio, el propietario y la vida til de los activos fijos (los equipos y bienes races con una vida til superior a un ao). Podra tambin registrar nmeros de modelo o de serie, ubicacin, nmero de identificacin de la etiqueta, garanta, e informacin referente al servicio y al vendedor. Debera ser capaz de procesar los costos de la depreciacin de acuerdo con las reglas contables seguidas por la organizacin y expresar el valor de los activos menos la depreciacin acumulada.
Activos Fijos
CONSIDERACIONES FINALES CON RESPECTO A LOS MDULOS Los nombres de los mdulos de software contable individuales no son importantes. Algunos tipos de software podran reunir las funciones de diversos mdulos en uno solo. Lo primordial es asegurarse que el sistema financiero de su organizacin est manejando todas sus funciones. En la evaluacin de los mdulos, debera analizarse la funcionalidad, el costo, la complejidad y la velocidad del software. Esto le ayudar a comparar los beneficios y costos de las diferentes opciones. La meta es mantener el sistema lo ms simple posible y al mismo tiempo cubrir las necesidades actuales y potenciales de la organizacin. Los sistemas ms complejos pueden aumentar el costo tanto de los equipos como de la capacitacin, y a su vez aumentar el potencial de corrupcin de los datos.
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EL BALANCE DE COMPROBACION Definicin y caractersticas

Es el documento que se prepara generalmente al trmino de cada mes para constatar si todos los asientos del Diario han sido pasados al Mayor, resumir la informacin de este ltimo, y facilitar la formacin de la Relacin de Estado de Resultados (Ganancias y Prdidas) y del Balance General; en su encabezado debe llevar: a) b) c) El nombre de la empresa El nombre del documento La fecha de su formacin
Para proceder a su formacin es indispensable sumar las columnas del debe y del haber de cada una de las cuentas del mayor y escribir dichas sumas a lpiz, con nmeros pequeos, debajo de cada columna cuidando no inutilizar la lnea inmediata. El saldo se escribe tambin a lpiz fuera de las columnas. BALANCE DE COMPROBACIN POR SUMAS El Balance de Comprobacin por sumas se obtiene listando todas las cuentas que figuran en el Mayor y anotando las sumas escritas anteriormente a lpiz, de todos los dbitos o crditos efectuados durante el mes a cada cuenta, en el debe y/o haber de las columnas del Balance de Comprobacin, Si la suma total del debe del Balance de Comprobacin es igual a la suma del haber, se dice que el Mayor respectivo est "balanceado".
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BALANCE DE COMPROBACIN POR SALDOS Se obtiene anotando el saldo de cada cuenta del Mayor, sea al debe o al haber, en la columna respectiva del Balance de Comprobacin que se est formando. Al obtener sumas iguales en las dos columnas del Balance de Comprobacin se tiene la certeza de que los cargos y los abonos a las cuentas del Mayor han sido hechos por cantidades iguales. El segundo mtodo es el ms usado por los contadores ya que excluye todas las cuentas que no tienen saldos, reduciendo, por consiguiente la extensin del Balance de Comprobacin. Dicho mtodo ser el que se utilizar en el desarrollo de este curso. En la mayora de las empresas el Balance de Comprobacin se formula mensualmente. Su frecuencia depende de la conveniencia de cada empresa. La formulacin del Balance de Comprobacin es til por tres razones fundamentales: Asegurarse de la exactitud de los pases Localizar y corregir cualquier error que se hubiera cometido Obtener, por comparacin, una visin de conjunto de la situacin de la empresa.
Localizacin y correccin de errores en el Mayor

Por mucho cuidado que los tenedores de libros pongan en su trabajo, existen siempre posibilidades de errores. Esas posibilidades se multiplican por distintas causas, pero principalmente por negligencia y falta de slidos conocimientos de matemticas y contabilidad. En consecuencia, puesto que
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errores ocasionales no pueden evitarse, es importante saber como corregirlos, recordando siempre, que existe prohibicin legal de borrar, tachar o enmendar libros; adems aunque no existiera tal prohibicin, los borrones y tachaduras desmerecen el trabajo del contador, quien en todo momento debe hacer gala del mayor escrpulo y limpieza en su labor. Los errores ms comnmente cometidos pueden ser de dos tipos: 1) Errores aritmticos: a) Errores de suma b) Errores de resta 2) Errores en los pases: a) Pase incorrecto del Diario al Mayor o del Mayor al Balance de Comprobacin. b) Cargos pasados al Haber o abonos pasados al Debe de las Cuentas del Mayor. c) Pases omitidos o repetidos d) Pases hechos a cuentas que no corresponden. LOCALIZACION DE ERRORES El primer paso para comprobar la exactitud de las cuentas es el Balance de Comprobacin del Mayor. Si las sumas de sus columnas no coinciden, es evidente que hay error o errores. El procedimiento ms lgico a seguir para descubrir los errores es revisar el trabajo realizado en sentido contrario al orden de realizacin. Por tanto, si el Balance de Comprobacin no cuadra, realizaremos las siguientes comprobaciones hasta encontrar los errores. Errores de suma o resta. Los errores de suma o resta slo requieren una cuidadosa revisin de las operaciones hechas en los libros. Por eso el
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Tenedor de Libros debe ser extremadamente hbil y exacto en el dominio de las reglas aritmticas de sumar y restar. PASES INCORRECTOS DE LAS CIFRAS DE LOS ASIENTOS A LAS CUENTAS Transposiciones de dgitos; traslacin de la coma decimal. Mayor al Balance de Comprobacin o del Diario al Mayor. Transposiciones de nmeros. Las transposiciones de nmeros consisten en la alteracin del orden de los dgitos. A continuacin damos una lista de cantidades con sus posibles transposiciones y la indicacin de la diferencia que, en todo caso, es de 9 o mltiplo de 9: CANTIDAD CORRECTA Bs. 34,00 320,00 0,35 173,31 173,31 213,00 132,00 123,00 CANTIDAD INCORRECTA Bs. 43,00 230,00 0,53 173,13 137,31 231,00 213,00 321,00 DIFERENCIA Bs. 9,00 90,00 0,18 0,18 36,00 18,00 81,00 198,00 Estos
errores se producen al pasar indebidamente una partida cualquiera del
Traslacin de la coma decimal. Cuando la coma decimal se traslada a un lugar incorrecto, tambin se produce una diferencia que es divisible por 9: Cantidad correcta Bs. 11,00 230,00 104,00 1.200,00 1,35 Cantidad incorrecta Bs. 1,10 23,00 10,40 120,00 13,50 Diferencia Bs. 9,90 207,00 93,60 1.080,00 12,15
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CORRECCIONES DE ERRORES EN EL MAYOR Los errores exclusivos del mayor no se pueden subsanar por medio de nuevos asientos en el diario. Las correcciones deben hacerse exclusivamente en el mayor. Hemos visto como se puede descubrir los posibles errores en el mayor, y vamos ahora a tratar de su correccin.
a)
Pase por una cuenta en lugar de otra. Bastara pasar el pase a la cuenta que le corresponda y encerrar en un crculo la anotacin que se quiera anular en la cuenta que se afecto por error. Al sumar las columnas de esta ultima cuenta, la cantidad encerrada en el circulo no debe ser tomada en consideracin.
b)
Transposicin de nmeros al pasar. Bastar encerrar en un crculo la anotacin errada y hacer la anotacin correcta. La cantidad encerrada en el crculo no debe ser sumada.
c)
Pase al lado opuesto de la cuenta. Bastar encerrar en un crculo la anotacin y registrarla en el lado opuesto de la cuenta. La cantidad encerrada en el circulo no se suma.
d)
Pase de una anotacin dos veces. Bastar encerrar una de las dos anotaciones en un crculo y no tomarla en cuenta al sumar. Omisin del pase. Bastar pasar la anotacin omitida con el nmero y la fecha que lleva en el Diario.
e)
La compra y venta de mercancas

La compra y venta de mercancas constituye la actividad predominante de las empresas mercantiles.
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Las mercancas se compran a un precio y se venden a otro, regularmente por encima de su costo, dando as lugar a una utilidad; o bien, si por circunstancias especiales se vendieran a un precio menor que su costo En consecuencia, el precio de venta est daran lugar a una prdida.
formado por el costo del artculo y la ganancia o utilidad bruta. Podemos pues considerar el precio de venta 'formado por dos elementos: uno que representa la disminucin del activo mercancas-el costo de la cosa vendiday otro que representa el beneficio o aumento del capital la utilidad o ganancia bruta. De ah que la cuenta ventas tiene un carcter mixto, ya que el monto de cada operacin que en ella se anota abarca dos elementos distintos. En trminos tcnicos diremos que en toda venta hay aumento de activo por el dinero recibido, o por recibir una disminucin de activo por la cosa entregada y un aumento de capital por la utilidad obtenida en la operacin. Por supuesto que en los casos de ventas con prdida, en vez de aumento habr disminucin de capital. Por el contrario, la cuenta compras que se lleva para registrar todas las adquisiciones de los artculos que van a ser vendidos refleja tambin dos elementos, a saber; el costo de las mercancas vendidas de que hablamos al tratar las ventas y el costo de las mercancas existentes al final del perodo. La cuenta compras tambin tiene un carcter mixto puesto que no registra los abonos a que deberan dar, lugar las operaciones de ventas cmo disminucin del activo, ya que stas se hacen a la cuenta ventas como acabamos de ver.
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LA COMPRA Y VENTA DE MERCANCIAS (Elementos del precio de venta)
PRECIO DE VENTA
PRECIO DE VENTA
PRECIO DE VENTA
AUMENTO DEL ACTIVO POR EL DINERO RECIBIDO DE LOS CLIENTES
DISMINUCIN DEL ACTIVO POR LAS MERCANCAS ENTREGADAS A LOS CLIENTES
AUMENTO (DISMINUCIN) DEL CAPITAL POR LA UTILIDAD (PRDIDA) BRUTA OBTENIDA
PROCEDIMIENTO PARA LA DETERMINACIN DEL COSTO DE LO VENDIDO Volviendo a las operaciones de venta diremos que se presenta en su movimiento una mezcla de dos elementos: activo y resultados, es decir, la entrega de mercancas a cambio de dinero o de una obligacin de pagarlas en el futuro, cambio este en el cual se produce una ganancia. Ahora bien, si esos elementos son conocidos al momento de hacer la venta ser fcil registrar la operacin segn el siguiente ejemplo: 1. Ventas...................................................... 2. Compras.................................................. 3. Costo de los artculos vendidos 160.000.000,00 100.000.000,00 80.000.000,00
Las cuentas a que da lugar esta demostracin aparecern as en el mayor: VENTAS

160.000.000,00
COSTO DE VENTAS
80.000.000,00
COMPRAS
100.000.000,00 80.000.000,00
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La cuenta compras denota por medio de su saldo de Bs. 20.000.000,00 el importe de las mercancas en existencia, Inventario de Mercancas, a la vez que el cargo que tiene registrado representa el importe de las compras efectuadas; la cuenta ventas acusa el monto de las mismas. La diferencia entre el monto de las ventas y el Costo de Ventas refleja la utilidad o ganancia obtenida, que constituye un aumento del capital de la empresa. La explicacin anterior se basa en la suposicin de que al tiempo de registrarse cada venta, se hace otro asiento relativo al costo de los artculos vendidos cargando a la cuenta Costo de Ventas y abonando a Compras (Inventario de Mercancas) procedimiento que en la Contabilidad se designa como de "Inventario Permanente o Continuo". Segn este procedimiento, todas las compras de mercancas se cargan a la cuenta de Inventario de Mercancas, con abono a Caja o Cuentas a Pagar, ya sea que se adquieran al contado o al crdito, y el costo de cada venta o grupo de ventas se carga a la cuenta Costo de Ventas con abono a Inventario de Mercancas, con lo cual esta ultima revela permanentemente el valor de la totalidad de las mercancas en existencia. Exige este sistema, igualmente, la utilizacin de tarjetas individuales por cada rengln del Inventario en las cuales se registra las cantidades compradas y sus costos unitarios, as como las cantidades vendidas y sus precios unitarios, obtenindose por diferencia entre las entradas y las salidas los saldos por cada rengln en cantidades y valores. Lo fundamental en todo caso consiste en que se mantiene siempre, despus de cada venta, una separacin bien definida de los dos elementos que abarca la venta: la disminucin del activo mercancas y el aumento del patrimonio representado por la utilidad obtenida.
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Sin embargo existen diversas objeciones, que oponer a este procedimiento a primera vista deseable. El costo de la mercanca comprada incluye todos los gastos que se originan para situarla en el lugar de la venta. Surge de aqu la primera dificultad para determinar el verdadero costo de los artculos vendidos, puesto que, como los gastos de transporte y en general todos los que se incurren hasta situar las mercancas en los almacenes de la empresa, suelen pagarse globalmente, afectando distintas compras, es muy difcil distribuir equitativamente la parte que corresponde a cada unidad comprada, en consecuencia, resultar casi imposible a una empresa mercantil establecer el costo de cada artculo o grupo de artculos vendidos. Las normas, deterioros y las filtraciones de mercancas haran necesaria una revisin constante del monto de las existencias a fin de ajustar el saldo de la cuenta Inventario de Mercancas, cosa menos que imposible en aquellas empresas que trafican con artculos de fcil descomposicin o que acusen muchas mermas, pues el personal destinado a este efecto tendra que ser numerossimo. Todas las circunstancias que hemos anotado hacen que el citado procedimiento sea poco prctico y que en el mejor de los casos sirva solamente como una aproximacin que exige revisin peridica de las existencias para ajustarlas a su verdadero monto en la cuenta del mayor. En consecuencia, la gran mayora de las empresas, en especial, las mercantiles, han adoptado otro procedimiento denominado en el lenguaje de la Contabilidad como de Inventario Peridico o Sistema de Comparacin de Inventarios, mediante el cual las mercancas slo se cuentan al final del ejercicio econmico y el costo de las ventas se determina sumando al inventario inicial, si lo hubiere, las compras del perodo y restando a este total el inventario final.
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En las diversas fases de este curso empleamos dicho procedimiento, el cual seguidamente pasamos a explicar, no sin antes reconocer que en determinado tipo de empresas mercantiles el procedimiento de inventario permanente puede resultar conveniente, sobre todo en aqullas que por manipular pocas unidades de alto valor el sistema resulta econmicamente utilizable, en especial si emplean equipo mecanizado, pues el inventario permanente les ofrecera el control del movimiento de cada uno de los renglones del inventario, facilitando la observacin de las existencias mnimas y mximas que son convenientes de acuerdo con las necesidades de la demanda. Con respecto a las empresas industriales puede decirse que llevar un inventario permanente les resulta indispensable, pero ello, evidentemente, escapa a los objetivos sealados a este curso. DETERMINACIN DE LA UTILIDAD BRUTA El paso siguiente ser determinar la Utilidad Bruta que, como veremos ms adelante, est constituida por el excedente de las ventas netas sobre el costo de la mercanca vendida; en consecuencia, ser necesario: 1) Determinar el importe de las ventas netas.
2)
Determinar la utilidad bruta restando el costo de las mercancas vendidas de las ventas netas. Vemoslo en el siguiente ejemplo, en el cual avanzamos un poco ms en relacin a la demostracin que antes hicimos, suponiendo las siguientes cuentas en el libro Mayor de la empresa: Ventas................................................... 13.000.000,00 Rebajas en Ventas................................ Devoluciones en Ventas....................... 800.000,00 500.000,00
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Utilizaremos igualmente las cuentas que en nuestra demostracin anterior quedaron abiertas, aunque el objetivo que nos hemos propuesto slo sea necesario la cuenta Costo de Ventas. En el mayor, en consecuencia, cuentas que hemos citado aparecern as: COSTO DE VENTA 7.000.000,00 INVENTARIO DE MERCANCIAS 4.000.000,00
VENTAS
REBAJAS EN VENTAS
DEVOLUCIONES EN VENTAS
13.000.000,00
800.000,00
500.000,00
Para obtener el resultado deseado se abrir tambin una cuenta transitoria a la cual llamaremos Ganancias y Prdidas, que recibir cargos por los importes de las Rebajas y las Devoluciones en Ventas y el Costo de las Ventas, y un abono por el importe bruto de las ventas. Por lo tanto, el saldo de la cuenta Ganancias y Perdidas reflejar la utilidad bruta obtenida en las ventas, mediante los asientos en el Diario Principal. EL INVENTARIO DE MERCANCAS De acuerdo con lo demostrado anteriormente la cuenta Compras es mixta y al final de cada periodo su saldo debe separarse en los elementos de: a) Inventario, que representa la mercanca comprada, an en existencia y no vendida. b) Costo de la mercanca Vendida o Costo de Venta simplemente,
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que representa el costo de la mercanca entregada a los clientes. Esta separacin podra hacerse cargando la cuenta Inventario de Mercancas por el importe de las existencias al final del periodo con abono a Compras. El saldo de la cuenta compras revelara as el costo de la mercanca vendida, el cual luego se cancelara por Ganancias y Prdidas. En relacin al inventario propiamente dicho, el trmino mercancas se aplicar a los bienes o cosas cuando estn en poder de las empresas, siempre que stas no la hayan adquirido para destinarlos al uso del negocio. Segn esta definicin las cosas o bienes cualesquiera pueden estar comprendidos o no dentro del inventario, segn el destino que tengan dentro de la empresa particular a que pertenezcan, o bien por la funcin normal que realizan en la empresa o por la intencin del propietario respecto a su uso. Una mquina de escribir, por ejemplo, puede ser una mercanca en manos del fabricante y del distribuidor, porque ambos la destinan a la venta, pero en las empresas laborales o comerciales que no manejan la lnea de mquinas de escribir, stas son siempre un instrumento de trabajo, no clasificable como inventario de mercancas, pues no se les destina a la venta sino para ser usadas por la propia empresa. Es claro que en los locales del fabricante y del distribuidor, de quienes hablamos al principio, pueden existir simultneamente unas maquinas de escribir con el carcter de mercancas- con destino a la venta- y otros como instrumentos de trabajo con mostrarn por separado. destino al uso. En estos casos ambos se
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Cierre de los libros

Ya se ha visto cmo se prepara al finalizar cada mes el Balance de Comprobacin, respecto del cual expresamos que constitua la etapa previa para la formacin de los estados financieros bsicos: el Balance General y la Relacin de Ganancias o Prdidas, o estado de resultados. En la ltima parte nos hemos acercado ms al punto que vamos a tratar, pues en l llegamos hasta la determinacin de la utilidad bruta en Ventas. En la prctica, antes de proceder al cierre, las cuentas de naturaleza mixta en el Mayor es decir, aquellas en que una parte de su saldo es realmente un activo y otra es un gasto, se separan en los elementos de gasto que corresponde imputar al ejercicio econmico que comienza. Los gastos en que se hubiesen incurrido, pero que por no haberse pagado no aparecen en los libros, se registran tambin, a fin de imputar al ejercicio que finaliza el gasto correspondiente efectivamente realizado. Por ultimo, aquellos ingresos que aunque se hubiesen cobrado no se hubieran devengado en su totalidad para la fecha de cierre, habr que analizarlos a fin de determinar el beneficio que corresponde al ejercicio que se cierra. Como se ver en cada uno de los casos antes tratados aparecen siempre dos tipos o clases de elementos a considerar: uno real de activo o pasivo y otro nominal de gastos o ingresos; los primeros se integrarn en el Balance General y los segundos en el Estado de Resultados, con el objeto de determinar con la mayor exactitud la situacin econmica financiera de la empresa. Ahora bien, dada la importancia que concedemos a los aspectos antes aludidos, que en el lenguaje de la contabilidad se suelen designar como Ajustes de las Cuentas del Mayor, el procedimiento que vamos a utilizar para
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el cierre de los libros a esta altura ser de carcter sencillo, pues la parte que se refiere al aspecto de los ajustes se estudiara ms adelante; oportunidad en el cual el asunto ser tratado con toda la amplitud que su importancia merece en dos temas a saber: ajuste de las cuentas del mayor y cuentas de valoracin. APLICACIN DEL CIERRE DE LOS LIBROS Los libros de Contabilidad se cierran siempre al fin del ejercicio econmico que se hubiera fijado la empresa, con el objeto de resumirlos y determinar la utilidad o prdida que se haya producido durante el mismo. La duracin del citado ejercicio depender de la necesidad de informacin de la empresa, es decir, de la frecuencia con que se estime necesario examinar los resultados de las operaciones mercantiles, en la prctica podra ser de un mes, trimestre, un semestre, o un ao. Debe advertirse que en Contabilidad se utilizan diversas expresiones para dar idea del resumen de las operaciones y de la determinacin de la utilidad o perdida del ejercicio econmico; as por ejemplo, es muy comn or, adems de la expresin que hemos utilizado hasta ahora como Cierre de los Libros, que se hable de cierre de cuentas o resumen peridico. En verdad, las expresiones cierre de libros y cierre de cuentas son inexactas, pues lo nico que se cierra son las cuentas nominales o cuentas de la Relacin de Ganancias y Perdidas, por lo que ms apropiado seria llamar a este proceso cierre de cuentas nominales; pero como por otra parte el uso ha consagrado la expresin Cierre de los Libros, ser esa la que utilizaremos. Por lo que respecta a la expresinResumen peridico, an siendo ms apropiada que la que vamos a utilizar, se desechar por ofrecer la desventaja de ser poco conocida en nuestro medio.
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LA HOJA DE TRABAJO Antes de indicar el procedimiento a seguir para efectuar el cierre, conviene conocer un instrumento sumamente til para este efecto: la Hoja de trabajo, la cual definiremos como un borrador extra contableque en su forma ms sencilla sirve para determinar, antes de operar en los libros de Contabilidad, el costo de las mercancas vendidas, la utilidad o perdida del ejercicio econmico y las cuentas del Balance General. Sirve, igualmente, como gua para registrar los asientos de cierre. La hoja de trabajo que utilizaremos tendr cuatro dobles columnas que correspondern: al Balance de Comprobacin, al costo de las Ventas, a las Cuentas ellas: La doble columna del Balance de Comprobacin. La primera doble columna que encontramos en la hoja de trabajo da cabida al Balance de comprobacin, el cual se puede formar preliminarmente en la hoja aparte, o bien de una vez se trasladan los saldos de las cuentas del Mayor a la citada doble columna. La doble columna de Costo de Ventas. Sirve para recibir los saldos de todas las cuentas que concurren para determinar el costo de ventas a base de la frmula siguiente: Costo de Venta = inventario inicial + compras + gastos de compras de Ingresos y Egresos y a las del Balance General, respectivamente. De seguida se hace una breve explicacin de cada uno de
- devoluciones y rebajas en compras - inventario final
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El saldo de esa doble columna representa el costo de ventas, y para poder obtener despus dos totales iguales, se anotan por debajo de la suma menor el saldo en cuestin. Dicho saldo debe ser tambin anotado, siempre en la misma lnea, en la columna de egresos de la doble columna de Ganancias y Prdidas, como gasto de compra de la mercanca vendida. La doble columna de Ganancias o Prdidas (Estado de Resultados). Sirve para recibir los saldos de todas las cuentas nominales que no hayan dejado sus saldos en ingresos (I). El saldo de esta doble columna representa la utilidad o prdida neta del ejercicio. Utilidad si la suma de los ingresos es superior a la de los egresos, prdida en el caso contrario. Dicho saldo debe ser anotado por debajo de la suma menor para poder obtener, despus, dos sumas iguales, y debe ser anotada tambin en la columna correspondiente del Balance General en al columna del Activo si es prdida y en la del Pasivo y Capital si es utilidad. La doble columna del Balance General. Sirve para recibir los saldos de todas las cuentas reales. En la parte izquierda el activo, y en la parte derecha el Pasivo y Capital. Tambin la cuenta Inventario Final debe dejar su saldo en el lado activo de la doble columna porque se trata de una cuenta real. El hecho de haberlo anotado en la del haber de la doble columna de Costo de Ventas no impide que sea anotado en la del balance. Su inclusin en el haber de costo de venta no impide que sea anotado en la del balance. Su inclusin en el haber de costo de venta sirve solamente para poder determinar en esa doble columna el costo de las mercancas vendidas.
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las
columnas del costo de ventas.
Los saldos
deudores en la columna egresos (E) y los saldos acreedores en la columna
Las sumas de la doble columna del balance general deben ser perfectamente iguales, despus de trasladada la utilidad o perdida de la doble columna de ganancias o prdidas, pues de no ser as, ello nos revelara que se ha cometido error o errores en cualquiera de las columnas anteriores.
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AJUSTES DE CUENTAS Caractersticas

Uno de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados es la correcta determinacin de la utilidad en un ejercicio, y en consecuencia plantea que todos los gastos ocurridos en un perodo determinado se deben registrar como gasto de ste, an en el caso de no haberse cancelado, y que todos los ingresos devengados en un ejercicio se deben registrar en el mismo, an en el caso de no haberse cobrado. Para la fecha de cierre deben actualizarse algunas cuentas con la finalidad de llevarlas a un justo y exacto valor, con el objetivo de que el Estado de Resultados y el Balance General reflejen todas las situaciones de la manera ms exacta; esto se hace mediante Asientos de Ajustes.
Clasificacin
Estos ajustes se pueden clasificar en: 1) Gastos causados por pagar 2) Ingresos devengados por cobrar 3) Gastos pagados por anticipado 4) Ingresos cobrados por anticipado 5) Gastos o cargos diferidos 6) Cuentas de valoracin 7) Gastos acumulados GASTOS CAUSADOS POR PAGAR. Dentro de este grupo se incluyen una serie de gastos que para la fecha de cierre se han consumido, pero no se ha
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cancelado, lo que quiere decir que se va a pagar a corto plazo en el ejercicio siguiente. Dentro de este grupo se tiene: a. Alquileres b. Sueldos y salarios c. Intereses d. Obligaciones acumuladas e. Comisiones Este tipo de ajustes presenta las siguientes caractersticas: El cargo por el ajuste de hace a una cuenta de gastos, en virtud de haberse causado para la fecha de cierre. El abono se hace a una cuenta de pasivo circulante, en razn de no haberse cancelado a la fecha de cierre. La cantidad de asiento de ajuste es lo gastado o causado para el final del ejercicio. INGRESOS DEVENGADOS POR COBRAR. Dentro de este grupo se van a incluir algunos ingresos que para la fecha de cierre se han devengado, es decir se han ganado pero no se han cobrado, los cuales se van a cobrar a corto plazo. Entre estos tenemos: a. Alquileres
b.
Intereses
c. Comisiones Entre las caractersticas tenemos: El cargo se hace a una cuenta de activo circulante, por no haberse cobrado a la fecha de cierre. El abono se hace a la cuenta de ingreso respectivo por haberse devengado a la fecha de cierre
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La cantidad del asiento de ajuste es lo ganado hasta la fecha de cierre.
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO. Son erogaciones de dinero hechas por adelantado, por gastos que se van a causar o por servicios a percibir en el futuro. Al realizarse la operacin se entra en posesin de un activo, que al ser usado se convierte en gasto. Al finalizar el ejercicio debe analizarse si todo el activo ha sido consumido en el perodo que termina o queda parte aun no gastada, entonces se debe proceder a realizar los asientos de ajustes necesarios, porque aunque se haya pagado algn gasto en un ejercicio, solamente se considerar como egreso la parte consumida y se llevar a una cuenta de gasto, y la parte no utilizada se incluir en una cuenta de activo circulante. Dentro de este grupo por lo general se tiene: a. Seguro contra incendio b. Alquileres c. Intereses
d.
Artculos varios
Existen dos (2) maneras de contabilizar los prepagados: Cargndolo a una cuenta de activo Cargndolo a una cuenta de gasto
INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO. Se trata de cobros que se hacen por contraprestacin o servicios que se prestarn en el futuro. Es decir, mientras no se preste el servicio se constituye un Pasivo y ms concretamente un crdito diferido. Tambin para este grupo existen dos formas de contabilizarlo: Abonndole a una cuenta de crdito diferido (Pasivo).
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Abonndole a una cuenta de ingreso.
GASTOS O CARGOS DIFERIDOS. Estn conformados por gastos causados y pagados que se proceden a traspasar en forma parcial al estado de ganancias y prdidas, a travs de los diversos aos en que se considera que el gasto diferido va a prestar o retribuir un beneficio a la empresa. Por medio de una cuenta de gasto (amortizacin), se va a ir trasladando de la cuenta de activo a medida que van transcurriendo los aos. Dentro de este grupo tenemos: Campaa publicitaria Gastos de organizacin Mejoras a propiedad arrendada
LOS GASTOS DE VALORIZACIN son los gastos estimados, entre los que se encuentran: La depreciacin que es la prdida de valor que sufren algunos activos fijos, bien sea por el proceso de desgaste a que son sometidos o bien por la obsolescencia de este grupo de activos. Los principales mtodos de depreciacin son:
Mtodo de lnea recta, donde se distribuye el gasto del activo fijo en el nmero de aos de vida til probable en partes iguales, lo que quiere decir que si el activo fijo presta todos los aos el mismo servicio o utilidad se debe transferir a gastos cada ao la misma cantidad. Para determinar la tasa de depreciacin anual, se usa la siguiente frmula: Tasa de depreciacin anual = _costo valor de salvamento_ Vida til probable
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Mtodo de dgitos decrecientes, este mtodo se basa en depreciar cantidades mayores en los primeros aos de existencia del activo y cantidades menores en los ltimos aos (en forma decreciente), esto en virtud de que el activo en los primeros aos necesita gastar menos en reparaciones y mantenimiento, lo que se compensa con una mayor depreciacin y en los ltimos aos, como es lgico, necesita mas inversin en reparaciones y mantenimiento, lo que se compensa con una menor depreciacin.
Mtodo de horas mquina, este sirve exclusivamente para depreciar ciertos medios de produccin, como es el caso de una mquina en una empresa de carcter industrial. En este caso se estima el nmero total de horas que puede trabajar la mquina en su vida til. Para determinar la depreciacin por este mtodo se utiliza la siguiente frmula: Factor de depreciacin = __Costo valor de salvamento Horas mquina estimada Para obtener la depreciacin anual, este factor se multiplicar por el nmero de horas que realmente trabaj la mquina en el ao.
Mtodo de unidades de produccin, es similar al anterior con la variante de que el factor de depreciacin se estima en base al nmero de unidades que probablemente la mquina va a producir en su vida til. Frmula: Factor de depreciacin = __Costo valor de salvamento__ No. de unidades estimadas a producir Para obtener la depreciacin anual se multiplica el factor por el nmero de unidades producidas en el ao.
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Mtodo de porcentaje fijo sobre saldos variables, en este mtodo se determina la depreciacin anual en base a un porcentaje fijo, el cual se aplica al valor segn libros del Activo, es decir a la diferencia del costo del activo menos el total de la depreciacin acumulada. Este mtodo tiene actualmente muy poca utilidad considerando que el activo nunca se termina de depreciar, por cuanto siempre quedar un saldo del activo, por muchos aos que ste se deprecie.
De todos los mtodos analizados anteriormente, el que ms se usa es el de Lnea Recta, por lo sencillo de su aplicacin, no obstante en cada situacin concreta se debe analizar cul es el mtodo ms adecuado para depreciar un determinado activo fijo. Desembolsos a los activos fijos En los activos fijos a travs de toda su existencia, es necesario incurrir en desembolsos de variadas ndoles, algunos son considerados como desembolsos no capitalizables o gastos ordinarios y otros como desembolsos capitalizables. Los desembolsos no capitalizables son aquellos desembolsos de poca cuanta hechos a los activos fijos y que solamente van a afectar en el ejercicio en que se causan. Los desembolsos capitalizables son aquellos que no disminuyen el capital de una empresa, o sea que sirven para adicionarle algo a un activo para aumentar su eficiencia o rendimiento o para aumentar la vida til del activo, estos se registran por cargos a la cuenta de activo fijo o a las depreciaciones acumuladas correspondientes. Entre estas tenemos:
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____ Contabilidad Bsica 1.
Adiciones, que son los desembolsos que va a agregar algo nuevo al activo fijo, es decir, va a aumentar el volumen fsico del bien. Mejoras, en este caso de trata de aumentar la eficiencia del activo, es decir, cambiar o sustituir una parte del activo por otro de una calidad superior.
2.
3.
Reparaciones extraordinarias, son erogaciones para reparaciones de carcter extraordinario, cuya finalidad es alargar la vida til del activo.
La amortizacin es aplicable a los activos fijos intangibles para trasladar a gasto el activo en partes proporcionales. Los activos fijos que tienen vida limitada son los que se amortizan, lo que se hace con la finalidad de distribuir su valor en el tiempo de vida til. Se entiende por activos fijos intangibles aquellos bienes de carcter
inmaterial, lo que quiere decir que no tienen presencia fsica y que representan derechos, ventajas o privilegios para la empresa, pueden ser desde el punto de vista legal o econmico. El agotamiento, est determinado por la explotacin de los recursos naturales que representan algunos activos fijos tangibles, plantea que el costo del activo se debe ir imputando al costo del material explotado a medida que esta explotacin se vaya realizando.
Asientos de cierre
Los asientos de cierre son los registros contables de las cuentas de egresos, que son deudoras, por el haber y las de ingreso que son acreedoras, por el debe, con el fin de cancelarlas y su diferencia traspasarla a la cuenta capital.
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ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros son los que permiten tener una visin peridica acerca del progreso de la administracin, y tratar sobre la situacin de las inversiones en el negocio y los resultados obtenidos durante el perodo que se estudia. Para efecto de este curso solo estudiaremos: 1. Estado de resultados o de ganancias y prdidas 2. Balance general
Estado de Resultados
CARACTERSTICAS E IMPORTANCIA El Estado de Resultados, conocido tambin como Estado de Ganancias y Prdidas, es una relacin de todos los ingresos, costos, gastos o prdidas ocurridas en un ejercicio econmico con la finalidad de establecer la utilidad o prdida de un lapso determinado. Este estado va a ser la resultante de todos los ingresos y egresos que se vienen acumulando a lo largo del ejercicio, de aqu la importancia de haber mantenido un correcto registro de todas las operaciones ocurridas en el perodo El Estado de Resultados se va a elaborar en perodos de acuerdo a la necesidad de informacin que requiera la empresa; en empresas grandes se acostumbra elaborarlo mensual, trimestral o semestralmente; en otras empresas medianas y pequeas generalmente se elaboran cada ao, que es el plazo mximo que establece la Ley.
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El Estado de Resultados consta de dos partes: 2. Encabezamiento 3. Contenido financiero El encabezamiento trata de la informacin general que precede al
contenido del mismo, y dentro del cual tenemos: b. Nombre del propietario o de la empresa c. Identificacin del estado a que se refiere d. Ejercicio al cual corresponde el mismo Esta informacin tiene que estar expresada con claridad, ya que en base a ella los lectores del estado financiero pueden apreciar en su justa dimensin los resultados del mismo. Ejemplo: PEDRO GONZALEZ ESTADO DE RESULTADOS EJECRICIO DEL 01-01-2006 AL 31-12-2006 El contenido financiero est constituido de la siguiente forma: a. Ingreso principal b. Consto de la mercanca a vender c. Gastos de operacin d. Otros ingresos e. Otros egresos f. Egresos extraordinarios Uno de los principios de la Contabilidad es la consistencia, lo que implica que se debe tener consecuencia o continuidad metodolgica en la forma de establecer los resultados a lo largo de diversos ejercicios. En la aplicacin concreta de la elaboracin del Estado de Resultados, se plantea que en los diversos perodos se debe tener consistencia en la forma de determinar los
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resultados de cada una de las cuentas nominales, para que se permita la comparacin entre los resultados de un ao, con los de los aos posteriores, cuestin que es primordial en la interpretacin de los estados financieros. Esto quiere decir que si en un ao se tom determinado mtodo y estimacin, para determinar la depreciacin de los Activos Fijos, en los aos siguientes se debe calcular en la misma forma o si escogemos determinado mtodo para valuar los inventarios de mercancas se debe hacer de la misma manera en los perodos venideros. Si por alguna circunstancia es necesario introducir cambios en la forma metodolgica de hacer los clculos de ingresos o egresos, se puede hacer siempre y cuando se deje constancia expresa de los cambios ocurridos en una nota al pie del estado.
Costo de ventas
En toda empresa el egreso ms importante est representado por el costo de la mercanca que se compra con la finalidad de vender. En consecuencia a las ventas netas tenemos que deducirle, en primer lugar, el costo de la mercanca que se ha vendido. En la contabilidad utilizamos dos cuentas para controlar la mercanca, la cuenta compras para registrar todas las adquisiciones que del artculo destinado para la venta se realicen en el transcurso del ejercicio y la cuenta inventario de mercancas para registrar el inventario fsico que al final de cada perodo se tome. Debe quedar claro que el inventario inicial y el final se presentan por separados con fines de presentacin y determinacin del costo de ventas en el Estado de Resultados, pero contablemente es la misma cuenta, ya que debemos recordar que el inventario final de un ejercicio ser el inicial del prximo. Esto da como conclusin:
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Costo de ventas = inventario inicial + compras netas inventario final
El Balance General
CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA Este balance junto con el Estado de Resultados, constituye el informe contable ms importante que debe elaborar la empresa al finalizar cada ejercicio econmico. Se trata de presentar en forma clasificada todas las cuentas que representan bienes, derechos, obligaciones y el capital para una fecha determinada, es decir una relacin de cuentas reales, de valuacin y de orden, que en forma resumida presentan la situacin objetiva de una empresa en marcha para la fecha de cierre del ejercicio de la empresa. El objetivo del Balance General es resumir donde se encuentran invertidos los valores de la empresa (Activo), el origen y la fuente de donde provienen esos valores (Pasivo y Capital). El Balance se debe elaborar por lo menos una vez al ao al finalizar el ejercicio econmico; esto no implica que no se pueda elaborar en perodos menores (mensual, trimestral, semestral) de acuerdo a las leyes vigente o por estar estipulados en los contratos o estatutos de cada empresa en particular. Este balance consta de dos partes: 4. Encabezamiento 5. Contenido financiero
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En el encabezamiento se refleja la informacin de carcter general que precede al contenido del mismo, que sirve para identificar el informe contable. Este encabezamiento comprende: a. Nombre del propietario o de la empresa b. Identificacin del estado a que se refiere c. Fecha en que fue elaborado En esta parte se debe destacar que el Balance General es un informe de carcter esttico, ya que refleja la situacin real para un da, para la fecha de su elaboracin, que generalmente es la fecha de cierre. Ej.: CESAR LINARES BALANCE GENERAL AL 31-12-2006
El contenido financiero: cuentas reales de valuacin y de orden. El balance debe representar en forma clara los tres grandes grupos de cuentas reales, guardando equilibrio en la ecuacin:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
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Se debe reflejar las cuentas de orden y valuacin que existen en cada caso. Circulantes Inversiones permanentes A largo plazo 1. Activo Fijos Tangibles Intangibles
Cargos o gastos diferidos Otros activos Circulantes A largo plazo Crditos diferidos Otros pasivos
2. Pasivo
3. Capital Dentro del activo circulante se agrupan aquellas cuentas que se van a convertir en dinero o se van a consumir en el prximo ciclo normal de operaciones de una empresa. Las inversiones permanentes generalmente representan adquisiciones de bonos o acciones de otras empresas, que se adquieren con la finalidad de obtener intereses o dividendos y con las cuales no hay intencin de venderlos a corto plazo, esto es lo que las diferencia de las inversiones temporales (activo circulante), ya que en estas si hay intencin y posibilidad de venderlas a corto plazo. Dentro del activo a largo plazo incluimos aquellas cuentas que representan derechos sobre terceras personas y que su convertibilidad en dinero ocurrir
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en un perodo superior al prximo ciclo normal de operaciones de la empresa, generalmente se toma como base un lapso superior a un ao. Dentro del activo fijo se incluyen las cuentas que representan bienes o derechos de cierta permanencia en la empresa, que se adquieren no con la intencin de venderlos, sino de utilizarlos en las operaciones normales del negocio. En este grupo tenemos dos grupos: los fijos tangibles y los fijos intangibles. Los cargos o gastos diferidos van a incluir aquellas cuentas que representan el valor pagado por servicios recibidos y que tienen la caracterstica que van a beneficiar a la empresa en un periodo largo de tiempo, es decir son gastos que se van a representar dentro del activo y con el transcurrir del tiempo los vamos a ir transfiriendo a egresos. Dentro de otros activos vamos a incluir aquellas cuentas de activo que no responden a las caractersticas de los cinco grupos, es decir, activos de naturaleza variada. En el pasivo circulante incluimos aquellas cuentas que representan
obligaciones que tiene la empresa y las cuales debe cancelar en el prximo ciclo normal de operaciones, generalmente se toma como base un ao. En el pasivo a largo plazo se va a incluir aquellas cuentas que representan obligaciones que la empresa debe cancelar en un lapso superior a un ao. Generalmente este grupo de obligaciones se contrae al adquirir activos permanentes, por lo que es usual encontrar dentro de este grupo, cuentas como: hipotecas por pagar, prestamos industriales, efectos por pagar y otras cuyo vencimiento es a largo plazo.
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Dentro de los crditos diferidos se incluyen aquellas cuentas que representan importes recibidos por anticipado, por servicios o entrega de bienes que habrn de satisfacerse en el futuro. Comprende partidas como alquileres, intereses y otros que aunque hayan sido cobrados no han sido devengados, por lo que deben registrarse como pasivo, y en los perodos futuros traspasarse a la cuenta de ingreso respectiva. Por esto se conocen tambin como ingresos diferidos y pasivos diferidos. Otros pasivos, representa obligaciones que no cumplen con las
caractersticas de los tres rubros anteriores, es decir tienen caractersticas diferentes entre s. Dentro de este grupo existen cuentas como: prestaciones sociales por pagar, cuentas por pagar socio, pasivos contingentes, entre otros. Dentro del capital del balance general se va a representar la variacin que ha sufrido esta seccin, motivado al resultado de las operaciones de la empresa y a los retiros que a cuenta del capital hace el propietario, esto implica que dentro de este grupo hay que tomar en consideracin tres aspectos: El saldo de la cuenta Capital La utilidad o prdida del ejercicio Los retiros o extracciones que ha hecho el propietario del negocio (cuenta personal).
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CONTROL DE INVENTARIOS Qu son los inventarios?

La Contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costos de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
o o o o o o o o o
Inventario (inicial) Compras Devoluciones en compra Gastos de compras Ventas Devoluciones en ventas Mercancas en trnsito Mercancas en consignacin Inventario (final)
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SISTEMAS DE INVENTARIO En contabilidad el inventario tiene caractersticas particulares, tal es el caso de los sistemas que se aplican considerando la periocidad con que se realizan, estos sistemas pueden ser: perpetuo, continuo y permanente. Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn, por medio de un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta fsica. Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados. Inventario Continuo o Intermitente: Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre a l por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte. Inventario Permanente: Mtodo seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.
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Para llevar un mejor control el departamento de contabilidad cuenta con las llamadas tarjetas de inventario, donde se detallan los pormenores del despacho de mercanca por casos separados, lo que permite al departamento contable mantener su control. MTODOS DE VALORACIN Son los mtodos de control utilizados en la empresa para administrar eficientemente la gestin de almacenamiento de mercancas. Mtodo LIFO: consiste en darle salida primero a los lotes que hayan llegado ltimos. Este vocablo LIFO proviene de la frase inglesa last-in-first-out, que significa que lo ltimo que entra es lo primero que sale. Mtodo FIFO: consiste en dar salida primero a las mercaderas que primero hayan legado al almacn. El vocablo FIFO proviene de la frase inglesa firstin-first-out, que significa que lo primero que entra es lo primero que sale. Promedio: un sistema para controlar las existencias de las mercancas, es con su precio promedio, mtodo este necesario en las empresas de tipo industrial, ya que generalmente tienen que valorar lo que se manda al departamento de produccin. El costo promedio unitario se obtiene dividiendo el valor en existencia por la cantidad en stock. Los envos de materiales a los diversos departamentos de produccin son evaluados de acuerdo con el ltimo precio promedio calculado.
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Contabilidad Bsica
EL EFECTIVO Definicin y generalidades

El efectivo se compone de la moneda de curso legal, depsitos en cuentas corrientes en los bancos, cheques y cualquier otro documento de crdito pagadero a la presentacin que los bancos aceptan depositar en cuentas corrientes como si fuera dinero, esto es: cheques de gerencia, giros bancarios, cheques de viajeros, entre otros. Aparte de lo antes enumerado nada ms se acepta como efectivo en las clasificaciones contabilsticas, ni las estampillas de correo, ni los bonos y documentos ya vencidos que estn al cobro, aunque ste no se haya realizado por voluntad de la empresa; ni los recibos de anticipo hechos a funcionarios o empleados que estuvieran pendientes, aunque stos se hubieran concedido para realizar pagos por cuenta de la empresa. El efectivo, desde el punto de vista de la empresa privada, es el resultado de las operaciones de venta de mercancas o prestacin de servicios al contado, y d los cobros, cuando aqullas se hubiesen efectuado crdito. El efectivo se incrementa a medida que la empresa efecta las operaciones necesarias a su funcionamiento, como por ejemplo: al hacer depsitos en cuentas corrientes, de donde se obtiene el pago de intereses por parte de los bancos, o bien cuando hace inversiones temporales, como pudieran ser la compra de acciones para la reventa y la colocacin de depsitos a plazo fijo en bancos, con el objeto de percibir un inters. Aunque las transacciones citadas en ltimo trmino inversiones constituyen fuente de efectivo, deben clasificarse al prepararse el estado de resultados, como otros ingresos, o ingresos financieros, por cuanto no provienen de operaciones normales del negocio.
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Contabilidad Bsica
CONTROL DEL EFECTIVO Por medio del envo diario al Banco del total de las entradas del efectivo, se hace ms sencilla la confrontacin de los depsitos que figuran en el estado de cuentas de aqul con los libros y registros que al efecto lleve la empresa, con la cual se facilita el descubrimiento de errores o de fraude. As mismo, cada cheque expedido deber registrarse aunque haya sido anulado. Los cheques debern estar numerados por series, los nmeros y todos ellos deben tomarse en consideracin al hacer la conciliacin de la cuenta del Banco. Entre las cuentas del efectivo tenemos:
La caja chica Caja Banco
La caja chica
Una sana poltica de control interno establece que todos los pagos de la empresa deben hacerse mediante cheques, pero se presenta la circunstancia que la empresa tiene que incurrir en una serie de pagos pequeos, lo cual sera problemtico cancelarlo con cheque. Por esto se debe tener algn efectivo dentro de la empresa, que permita cumplir con estas obligaciones, por ello se crea un fondo fijo que vamos a conocer como fondo de caja chica (que representa un activo circulante). MANEJO DE LA CAJA CHICA Si bien lo ideal seria hacer todos los pagos mediante cheques con el fin de evitar la manipulacin del efectivo, establecer un mayor grado de control en
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Contabilidad Bsica
los desembolsos y propiciar una simplificacin de las-operaciones, en todas las empresas es inevitable hacer pagos en moneda de curso legal, por ejemplo, las estampillas de correo y los efectos, de escritorio es difcil adquirirlos sin dinero; por lo cual deber crearse una Caja Chica o fondo fijo de caja para llenar estas necesidades, segn el siguiente procedimiento; dos los desembolsos se efectan mediante cheques, estableciendo un fondo fijo de caja chica para pagos menores en efectivo.
1)
Creacin de la Caja Chica. Se extiende un cheque a la orden del encargado de la Caja Chica para que ste lo haga efectivo. Realizacin de los pagos. A medida que se van realizando los pagos se retienen los-recibos y dems comprobantes hasta llegar a determinada cantidad (siempre procurando que el fondo no se agote) la cual se pedir rembolsar, mediante una relacin de los comprobantes correspondientes a los pagos efectuados, previa autorizacin de un funcionario calificado.
2)
3)
Reembolso de los pagos. Se extiende un cheque a nombre del cajero, por el importe exacto de los desembolsos realizados, con la cual la Caja Chica torna a su primitivo estado.
Al registrar el cheque se cargan las cuentas afectadas por sus partidas correspondientes y se abona al banco la suma de las mismas. La caja chica debe ser reembolsada una o dos veces al mes, segn sean las necesidades de la empresa. El cheque antes aludido puede cobrarse en el banco y en algunos casos cubrirse con las entradas diarias de efectivo; de hacerse en esta ltima forma, el cheque, aunque girado por la propia empresa, deber depositarse en el banco en lugar del efectivo de manera que el importe total de las entradas de caja figure como deposito en el banco.
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La cuenta caja
Cuando la empresa no cuenta con oficinas bancarias que le sean accesibles tiene necesidad de pagar muchos de sus adeudos en dinero, motivo por el cual le resulta indispensable tener un departamento de caja o una caja general. Esto ocurre generalmente en el caso de industrias localizadas fuera de los centros mercantiles; en tal caso, cabra la utilizacin de un Diario de Caja como el explicado anteriormente, o en su defecto, diarios separados tanto para los cobros como para los pagos; ahora bien, de mediar circunstancias iguales o similares a la citada, el procedimiento ms aconsejable es aquel en que los ingresos obtenidos por la empresa se depositan intactos en el banco al trmino de cada da y todos los desembolsos se efectan mediante cheques, estableciendo un fondo fijo de caja chica para pagos menores en efectivo. Debe tenerse presente que aunque el registro destinado a los ingresos se menciona como "entradas de caja" el procedimiento que se est explicando exige debitar de una vez la cuenta del banco, es decir, que la empresa no llevar cuenta de caja, pues como antes se dijo, los ingresos se depositan en su totalidad al trmino de cada da en el banco. Por otra parte, el registro destinado a los pagos por cheques se designar como diario auxiliar de salida de caja aunque evidentemente los pagos se hacen por banco.
La cuenta bancaria
La utilizacin de la cuenta bancaria tiene como objeto fundamental: Evitar las irregularidades en el pago de los adeudos, ya que toda erogacin es previamente fiscalizada por funcionarios calificados. Poner en sitio seguro los fondos de la empresa.
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Eliminar las diferencias a las cuales se presta la excesiva manipulacin del dinero.
OPERACIONES DE LA CUENTA BANCARIA Como ya se dijo, los Bancos son instituciones que comercian con el crdito y prestan determinados servicios como intermediarios en operaciones mercantiles y de particulares que requieren cobros y pagos de dinero, tales funciones son posibles debido a la slida confianza ganada por estas instituciones en el nimo del publico y por la estrecha fiscalizacin a que las somete el estado, la cual se realiza en Venezuela a travs de la Superintendencia de Bancos. En general, los bancos reciben depsitos en dinero de personas y entidades, pagando a stas por el uso que puedan hacer de l, un inters bajo, y lo prestan, protegindose con una garanta adecuada, a las personas y entidades que lo necesiten, obteniendo por este servicio un inters nominal. Adems de este servicio los bancos facilitan las operaciones comerciales fungiendo como agentes de cobros, emitiendo cheques de viajeros y cartas de crdito y permitiendo, finalmente, la apertura de cuentas corrientes para depsito en dinero, sujeto a extracciones mediante cheques. CONCILIACIN DE LA CUENTA BANCARIA Los bancos envan a sus depositantes al trmino de cada mes un estado de cuenta en el cual hacen constar:
o o o o
El saldo anterior de la cuenta. Los abonos por depsito y cobros por su cuenta Los cargos por cheques pagados y notas de dbito, y El saldo que a favor del depositante aparece en los libros del banco.
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Como el depositante contabiliza su cuenta de banco considerando sus propias operaciones, cargndola cuando deposita y abonndola cuando emite cheques, casi siempre hay cheques, cuyo pago no ha efectuado el banco y es frecuente que los depsitos hechos en el ltimo da del mes no se registren en el estado de cuenta enviado por el banco; motivo por el cual los saldos del depositante y del banco no coinciden. En consecuencia, surge la necesidad de conocer qu ocasiona la diferencia entre ellos. Esto coincide con lo que tcnicamente se conoce por una conciliacin de cuentas, operacin que consiste en preparar un estado que explique a que partidas se debe la discrepancia entre los saldos. Las partidas a conciliar, incluyendo los ms comunes cheques y depsitos en trnsito son las siguientes:
a.
Partidas que no aparecen en los libros del banco, pero si en los de la empresa, tales como: Cheques librados por la empresa que no han sido pagados por el banco. Depsitos hechos por la empresa que el banco registra el mes siguiente. Documentos entregados al banco cargados en calidad de depsito, pero que aqul los consider como gestin de cobro, no abonndolos hasta hacerlos efectivo.
b. Partidas que no aparecen en los libros de la empresa, pero si en los del Banco. Cargos por gastos de cobranzas o comisiones. Cargos por cheques devueltos. Abonos por intereses devengados en cuentas corrientes o fondos especiales. Abonos por documentos cuyo cobro hubiere efectuado el banco y la empresa los tuviera en gestin de cobro.
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PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR LA CONCILIACIN Para realizar la conciliacin se sigue un procedimiento sencillsimo, consiste en confrontar las anotaciones que aparecen en el estado del banco con las que se han hecho en los libros de la empresa, marcndose las que estn de acuerdo en ambos libros con un signo cualquiera (por ejemplo una tilde). Despus de terminar la confrontacin todas las partidas que han sido anotadas en las dos contabilidades aparecern marcadas; las no marcadas representarn partidas que estn anotadas en los libros de una de las partes, pero no en los de la otra. Por tanto, es evidente que la diferencia entre los saldos se deber exclusivamente a esa partida. Despus de localizar las partidas que intervienen en la diferencia es necesario preparar el estado de conciliacin como se explica de seguida. CONCILIACIN DE SALDOS ENCONTRADOS Constituye la forma ms sencilla de conciliacin. Se realiza partiendo del saldo del banco para llegar al saldo de los libros de la empresa, as:
1.
Se aumenta el saldo del banco con:
Las partidas que el depositante ha cargado y el banco no ha abonado (depsitos en trnsito). Las partidas que el banco ha cargado y la empresa no ha abonado (gastos por cobranzas).
2. Se le rebajan al resultado obtenido:
Las partidas que la empresa ha abonado y el banco no ha cargado (cheques en transito).

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Las partidas que el banco ha abonado y la empresa no ha cargado (intereses).
CONCILIACIN DE SALDOS CORRECTOS La necesidad de hacer dos conciliaciones, una preliminar y luego otra que reflejara la verdadera situacin en los libros, ha hecho evolucionar la conciliacin hacia una frmula que tiene la ventaja de exponer el saldo de la cuenta del banco en los libros de la empresa, tal, como debe quedar despus de la eliminacin de partidas que por su ndole deben ser contabilizadas. Bajo esta forma se hacen dos operaciones separadas, una para modificar el saldo del estado de cuenta del banco a fin de que demuestre su verdadera situacin tan pronto como la empresa tome nota de las operaciones pendientes en la fecha de la conciliacin, y otra para modificar el saldo de los libros de la empresa despus de llevar a ellos las operaciones no anotadas todava, debido a no estar informada; vemoslo utilizando las mismas cifras del ejemplo de conciliacin anterior, mediante la siguiente regla prctica: 2) El saldo de la empresa debe modificarse: Aadindole los abonos del banco que la empresa no ha cargado, (cobranzas e intereses)
Deducindole los cargos del banco que la empresa no ha abonado, (gastos de cobranzas y otros)
3) El saldo del banco debe modificarse: Aadindole los cargos de la empresa que el banco no ha abonado, (depsitos en trnsito) Deducindole los abonos de la empresa que el banco no ha cargado, (cheques en trnsito).
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RETENCIONES DE NMINA Deducciones de ley

Son todas aquellas retenciones o deducciones que estn estipuladas por la ley, y que son de carcter obligatorio. En caso de que no se procesen puede haber derecho a sancin por parte de la entidad correspondiente. Entre estas retenciones se tienen: SEGUROS SOCIAL OBLIGATORIO (IVSS) El Instituto Venezolano de los Seguros Sociales es una institucin pblica, cuya razn de ser es brindar proteccin de la Seguridad Social a todos sus beneficiarios en las contingencias de maternidad, vejez, sobrevivencia, enfermedad, accidentes, invalidez, muerte, retiro y cesanta o paro forzoso, de manera oportuna y con calidad en el servicio prestado, en atencin al marco legal. Generalmente se le descuenta al trabajador un 4% de su asignacin mensual, el cual no debe pasar de cinco (5) salarios mnimos, en este caso el trabajador tiene derecho a: asistencia mdica, pensin de vejez y pensin por incapacitacin. Existen localidades donde no se posee un instituto para asistencia mdica, en este caso se le descuenta al trabajador nicamente el 2%. La edad reglamentaria para cerrar el descuento es el hombre a los 60 aos y la mujer a los 55 aos.
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SEGURO DE PARO FORZOSO (SPF) El seguro de paro forzoso es un apoyo limitado y temporal que se proporciona al trabajador cesante con el objeto de atenuar el impacto negativo de esa situacin de desempleo. Los beneficiarios son aquellos trabajadores, obreros y empleados del sector pblico o privado que, bajo cualquier circunstancia, hayan sido despedidos y estn sometidos al rgimen del seguro social obligatorio. El Paro Forzoso consiste en una indemnizacin en dinero equivalente al 60% del salario promedio cotizado al seguro social, durante las ltimas cincuenta (50) semanas. De igual manera la empresa tambin brinda apoyo al trabajador suministrando un porcentaje del 1.7% del sueldo devengado por cada trabajador a los entes que conforman esta ley. Las retenciones del seguro social y del paro forzoso, deben realizarse todos los meses, dependiendo de los lunes que posea el mes, por parte de la organizacin. Existe un rgimen dependiendo del tipo de riesgo que posea la empresa. LEY DE POLTICA HABITACIONAL (LPH) La Ley de Poltica Habitacional entr en vigencia en enero de 1990 y se convirti en el instrumento jurdico que establece las soluciones habitacionales a corto, mediano y largo plazo, por parte del Estado, para el pas. El objetivo de la Ley es captar fondos pblicos y privados para destinarlos a la produccin de nuevas viviendas. La LPH busca resolver el problema de vivienda de la poblacin,
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especialmente las de bajos ingresos; desarrollar programas habitacionales con equipamientos y dotacin de servicios y promover los recursos y mecanismos necesarios para el financiamiento a bajos costos de programas habitacionales. La Ley establece un aporte del ejecutivo nacional y se crea el ahorro obligatorio. La Ley de Poltica Habitacional encierra dentro de su reglamento que toda persona tiene derecho a una vivienda con las condiciones aptas; antes de la creacin de esta ley las tasas de inters para la adquisicin de viviendas y de otras actividades financieras se mantenan estables, pero debido a que la situacin del pas ha ido desmejorando, se ha tenido que crear una ley que proporcione a las personas facilidades para la adquisicin de viviendas con modalidades de pago ms estables y cmodas para el trabajador y as brindarle una mejor calidad de vida al individuo, logrando as una mayor efectividad en su desempeo laboral. Este descuento se debe realizar mensualmente; se descontar el 1% del salario bsico al trabajador y el patrono aportar el 2%, y no tiene lmite de descuento. Cuando la persona cumpla 60 aos se le debe paralizar el descuento, salvo que manifieste su voluntad de continuar cotizando al fondo. RETENCIONES ESTABLECIDAS POR CONVENIOS COLECTIVOS. Este tipo de deducciones generalmente son establecidas en los convenios colectivos de cada organizacin. Entre las cuales se tienen: Retencin por cuota gremial; este descuento se realiza para contribuir a que las asociaciones o sindicatos poseen ingresos propios, los cuales sern
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utilizados para situaciones problemticas que se presenten, o para realizar eventos a sus mismos trabajadores (fiestas de fin de ao, fiestas a los nios y otras). Retencin de caja de ahorro; este descuento se realiza para que el trabajador tenga en cierta forma como la palabra lo dice ahorros, los cuales le van a beneficiar en algn momento. Puede tener derecho a prstamos, ingresos por los intereses generados por esos ahorros. Generalmente se permite una retencin entre 5 y 10%, dependiendo de la organizacin; y as mismo el patrono otorga un aporte en igual cuanta (con cierto lmite) Retenciones por Previsin Social, este descuento lo poseen algunas organizaciones para brindar a sus trabajadores proteccin a nivel de salud, siempre se ampara el ncleo familiar. Retencin del fondo de pensin y jubilacin, se realiza para amparar a las personas que salen jubiladas. OTROS TIPOS DE RETENCIONES Entre estas se tienen las deducciones por juzgados de menores, que son las que se le realizan al trabajador por alguna sentencia dictada por el juzgado, generalmente para la alimentacin, la salud y los estudios de los menores y adolescentes. Retencin por pertenecer algn club deportivo o social, el cual es establecido por el trabajador y un ente. Toda organizacin debe realizar sobre todo los descuentos de ley, pero debe tomar en consideracin que no se puede descontar no ms del 33% a cada
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trabajador.
IMPUESTOS EN VENEZUELA Tipos, caractersticas e importancia

El impuesto es un tema muy amplio, para efectos de este apartado solamente mencionaremos algunos, resaltando los aspectos caractersticos de cada uno de ellos. EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) El impuesto al valor agregado (IVA) es un impuesto indirecto y una derivacin de los impuestos a las ventas, tributos que econmicamente inciden sobre los consumos. Es importante recordar que bajo la denominacin genrica de impuesto al consumo se comprende aquellos que gravan en definitiva y como su nombre lo indica, al consumidor de un determinado bien. IMPUESTO SOBRE LA RENTA (impuesto a las ganancias). El impuesto sobre la renta como su nombre lo indica, grava la renta, es decir la ganancia que produce una inversin o rentabilidad del capital. Tambin puede ser el producto del trabajo bajo relacin de dependencia o lo producido por el ejercicio de una profesin determinada. Este impuesto se rige por la Ley de Impuesto sobre la Renta (LISLR); publicada en la Gaceta Oficial N 5.566, Extraordinario de fecha 28/12/2001. mbito de aplicacin: Son gravables todos los enriquecimientos anuales netos disponibles en razn de actividades econmicas realizadas tanto en Venezuela como fuera de su territorio, independientemente de que quien las
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realice sea nacional o no. En este sentido se considera la existencia de tres grupos de sujetos pasivos:
a.
Personas naturales o jurdicas con domicilio o residencia en Venezuela, cuya fuente de enriquecimiento est situada dentro o fuera de Venezuela.
b. Personas naturales o jurdicas sin domicilio o residencia en Venezuela, cuya fuente de enriquecimiento est dentro del territorio de Venezuela.
c.
Personas naturales o jurdicas residenciadas o domiciliadas en el extranjero con establecimiento permanente o base fija en Venezuela.
IMPUESTOS MUNICIPALES Son tributos exigidos sin contraprestacin, cuyo hecho imponible est constituido por negocios, actos o hechos de naturaleza jurdica o econmica, que ponen de manifiesto la capacidad contributiva del sujeto pasivo, como consecuencia de la posesin de un patrimonio, la circulacin de los bienes o la adquisicin o gasto de la renta. siguientes potestades tributarias: -
Los Municipios tienen asignadas as
Las tasas por el uso de sus bienes o servicios Las tasas administrativas por licencias o autorizaciones Los impuestos sobre actividades econmicas de industria, comercio, servicios, o de ndole similar, con las limitaciones establecidas en la Constitucin
Los impuestos sobre inmuebles urbanos, vehculos, espectculos pblicos, juegos y apuestas lcitas, propaganda y publicidad comercial;
IMPUESTO AL DEBITO BANCARIO (IDB)
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Impuesto transitorio en el que cada persona jurdica o natural deber contribuir con un impuesto de sus movilizaciones de fondos bancarios, de acuerdo a las limitaciones establecidas por la ley. Estas operaciones requieren control adecuado en la cuenta del banco, debiendo contabilizarse, adems del pago neto realizado, el importe de este impuesto, de forma de tener los saldos bancarios actualizados y hacer ms fcil la conciliacin bancaria. El IDB grava los dbitos o retiros efectuados en cuentas corrientes, de ahorros, depsitos en custodia o en cualquier otra clase de depsitos a la vista, fondos de activos lquidos, fiduciarios y en otros fondos del mercado financiero o en cualquier otro instrumento de la misma ndole, abiertos o ubicados en Venezuela, realizado en los bancos e instituciones financieras regidos por la Ley General de Banco y dems leyes especiales que los rijan. En todos los casos, el IDB ha sido puesto en prctica en medio de un cuadro fiscal comprometido por la disminucin de los ingresos petroleros, dificultades para reducir el gasto y considerables barreras de acceso a nuevo endeudamiento interno y externo. La implantacin del impuesto, en todos los casos, ha sido temporal, como suele recomendarse cuando se utilizan impuestos potencialmente muy distorsionantes.
Agentes de retencin
Agente de Retencin es aquella persona fsica o jurdica que debe retener parte de los pagos que hace a terceros, como impuesto del perceptor de la renta, debiendo a su vez declararlo y pagarlo a la Administracin (DGII) a nombre del contribuyente. El agente de retencin puede serlo por mandato expreso del Cdigo, por el Reglamento o por disposicin de la Administracin.
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Tambin se puede definir como la persona responsable que por designacin de la ley u rgano que tenga a su cargo la percepcin y fiscalizacin de los tributos, por sus funciones pblicas o por razn de su actividad, oficio o profesin intervenga en actos u operaciones en las cuales deban efectuar la retencin del tributo correspondiente. El SENIAT ha designado como agentes de retencin a dos grupos de personas, a saber:
a.
Los contribuyentes calificados como especiales. Este grupo est conformado por aquellos sujetos que han sido expresamente calificados y notificados por el Servicio como tales, atendiendo al nivel de ingresos brutos anuales, segn la Gerencia de Tributos Internos de la Regin de su jurisdiccin. Estos sujetos pueden ser o no entes pblicos, empresas privadas, personas naturales o jurdicas; y, puede que sean o no contribuyentes ordinarios del Impuesto al Valor Agregado, lo cual depender no de su calificacin como contribuyente especial, sino del hecho de que estn o no sujetos al Impuesto y que realicen o no los hechos imponibles establecidos en la Ley.
b.
Entes Pblicos Nacionales. Este grupo est conformado principalmente por:
La Repblica El Banco Central de Venezuela La Iglesia Catlica Los Institutos Autnomos creados por el Poder Nacional Las Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles, creadas por la Repblica
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Las Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles en las cuales la Repblica tenga participacin en los trminos establecidos en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica
Las Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles en las cuales los entes descentralizados funcionalmente de la Repblica tengan participacin en los trminos establecidos en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica
Las Universidades Nacionales, Colegios Profesionales y Academias Los Parlamentos Andino y Latinoamericano.
La designacin de agente de retencin se hace de forma general, para todos los que encuadren en el supuesto establecido en los artculos 1 de las Providencias nmeros 1.454 y 1.455, ambas del 29/12/2002, publicadas en la Gaceta Oficial N 37.585 del 05/12/2002.
SOLVENCIA LABORAL La solvencia laboral es un documento administrativo emanado del Ministerio del Trabajo que certifica que el patrono o patrona respeta, efectivamente, los derechos humanos laborales y sindicales de sus trabajadores y trabajadoras, el cual constituye un requisito imprescindible para celebrar contratos, convenios y acuerdos con el Estado, Segn Gaceta Oficial N 38.371 del 2 de febrero de 2006), Decreto N 4.248 de 2006. Este Decreto tiene por objeto regular el otorgamiento, vigencia, control y revocatoria de la solvencia laboral de los patronos y patronas, incluidas las asociaciones cooperativas que contraten los servicios de no asociados,
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Los rganos, entes y empresas del Estado slo podrn celebrar contratos, convenios o acuerdos con patronos o patronas a quienes el Ministerio del Trabajo les haya expedido la solvencia laboral correspondiente, la cual constituye un requisito indispensable para:
a)
Solicitar crditos provenientes del sistema financiero pblico. Sociedad de Capital de Riesgo.
b) Acceder al Sistema Nacional de Garantas, Fondo de Riesgo y c) Recibir asistencia tcnica y servicios no financieros. d) Participar en los programas de compras del Estado, Ruedas y Macro Ruedas de Negocios, nacionales e internacionales. e) Renegociar deudas con el Estado. f) Recibir apoyo y proteccin integral para la innovacin y ampliacin tecnolgica. g) Solicitar recursos que favorezcan la importacin de materias primas, insumos y/o tecnologas dirigidos a mejorar y ampliar la produccin. h) Participar en procesos de licitacin. i) j) Tramitar y recibir divisas de la Administracin Pblica Nacional. Solicitar para su aprobacin el otorgamiento de permisos o licencias de importacin y exportacin.
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BIBLIOGRAFA
CATACORA C, Fernando (1997), Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial McGraw Hill Interamericana de Venezuela, S.A. __________(1998) Cdigo de Comercio, textos legales, Eduven, Caracas GMEZ R., Francisco (1999), Contabilidad (Teora y Prctica), Ediciones Fragor. HERNNDEZ, Jos A. (1994). Contabilidad Intermedia, Editado por Centro Tcnico Contable, Caracas. HERNNDEZ, Jos A. (1995). Curso de Contabilidad, Tomo I, Fundacin Biblioteca Contable de Aragua. INCE, Contabilidad General, Formacin N 3000, Caracas. MCNEILL I. E. (1971), Procedimientos Bsicos de Contabilidad, Editorial Centro Regional de Ayuda Tcnica, Mxico / Buenos Aires. OLIVO, M. y MALDONADO, R. (1989). Estudio de la Contabilidad General, Clemente Editores: Caracas ROJAS, Demstenes (1985), A.B.C. de la Contabilidad, Editorial Mcgraw Hill Latinoamericana, S.A. Bogota, Colombia. www.seniat.gov.ve/seniat/images/Textos_Home/preguntas_IVA.htm
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NIVEL: FORMACIN BSICA

NIVEL: FORMACIN BSICA MODO: APRENDIZAJE

Maracay, Agosto de 2006

Qu es la contabilidad?... Proceso contable.... La tenedura de libros.

DOCUMENTOS MERCANTILES Importancia de la documentacin mercantil.

Clasificacin de los documentos Terminologa Mercantil.

ASENTAMIENTO DE OPERACIONES CONTABLES

SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS Importancia.... ... Seleccin y compra de software.

Caractersticas Clasificacin... Asientos de cierre..

111 111 117

Estado de resultados Costo de ventas. El balance general.

119 121 122

Qu son los inventarios?...

Definicin y generalidades.......... La caja chica...... La cuenta caja La cuenta bancaria..

131 132 134 134

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INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD Qu es Contabilidad?

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RELACIN DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS DISCIPLINAS Con respecto al DERECHO:

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analizar y valorar los resultados

econmicos. La tenedura de libros es

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DOCUMENTOS MERCANTILES Importancia de la documentacin mercantil

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Clasificacin de los documentos

Documentos de crdito La letra de cambio El pagar El cheque

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Talonario de cheques o chequeras Estado de cuenta

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persona promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha

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ASENTAMIENTO DE OPERACIONES CONTABLES

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