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Rapport de stage septembre 2004

DESS Ingnierie documentaire

MISE EN PLACE DUNE GESTION DES ARCHIVES A LINTEFP : DE LORGANISATION DU FONDS PAPIER AU PARTAGE DES INFORMATIONS ELECTRONIQUES

Aurore LAURENT

Sous la direction de Claude MURENA


Directeur de ladministration et des ressources de lInstitut National du Travail, de lEmploi et de la Formation Professionnelle

Remerciements

Je tiens remercier mes responsables de stage, MM. Jol Vincent et Claude Murena de mavoir permis de prendre en charge une mission aussi riche et importante, et davoir t prsents tout en me laissant le recul ncessaire une vritable exprience professionnelle. Mes remerciements vont galement mon tuteur de stage, Mme Defosse, pour mavoir conseille, recentre et aiguille.

Je tiens tout particulirement remercier Mme Goudail, conservatrice des Archives Dpartementales du Rhne, dont les comptences et la disponibilit mont t dune aide trs prcieuse, et M. Franois Gay, qui a su rpondre toutes mes interrogations au sujet de lInstitut.

Je noublie pas la contribution des agents de lIntefp, qui mont accueillis avec beaucoup de sympathie.

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Rsum : LInstitut National se du pose Travail, de lEmploi la et de la Formation ses

Professionnelle

actuellement

question

dorganiser

archives et se trouve devant une obligation matrielle, institutionnelle et organisationnelle de grer sa production dinformation. Il faut alors prendre en charge un fonds de plus de trente ans, le dcouvrir, le mettre en ordre, le rendre accessible pour permettre une meilleure circulation des documents. Mais aussi prparer lavenir et fournir aux agents la possibilit de bien agencer leur mmoire et ouvrir la voie vers des solutions technologiquement plus satisfaisantes et faciles dutilisation.

Descripteurs : archiv*, gestion de linformation, archives lectroniques, gestion des connaissances, communication des informations.

Abstract : Intefp askes itself to organize its records and has a material,

institutionnal and organizationals obligation to manage its production of information. They need to take care of, discover and order a more than thirty years collection, to permit a better circulation of the documents. And also prepare future and give to agents possibility to well construct their memory and open the way to technologicals solutions more satisfactory, and easy to use.

Keywords :

record*,

information

management,

digital

records,

knowledge management, informations communication.

Toute reproduction sans accord express de lauteur des fins autres que strictement personnelles est prohibe.

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Sommaire
INTRODUCTION ................................................................................................7 PREMIERE PARTIE : ETAT DES LIEUX ET MISSION PROPOSEE ...........9 1. FONCTIONNEMENT DE LINSTITUT ................................................................9 1.1. Cration et rle de lIntefp ......................................................................9 1.2. Agents et services ..................................................................................11 2. 3. 4. MISSION ET OBJECTIFS ...............................................................................12 MISE EN PLACE DUN PLAN DACTION .........................................................13 ETAT ACTUEL ET ATTITUDES FACE AUX ARCHIVES .......................................14 4.1. Local ddi aux archives et son mobilier...............................................14 4.2. Fonds darchives papier........................................................................15 4.3. Archives conserves dans les bureaux ...................................................16 4.4. Accs aux archives ................................................................................16 4.5. Gestion actuelle des archives : qui alimente, qui dtruit........................16 DEUXIEME PARTIE : ORGANISATION DES ARCHIVES PAPIER ET OUTILS DE TRAITEMENT .............................................................................18 1. MTHODOLOGIE ........................................................................................18 1.1. Etapes dtailles de la mthode de travail .............................................19 1.2. Dfinitions des archives ........................................................................20 2. AUDIT :
ENQUTES , INVENTAIRES , VALIDATION AUPRS D EXPERTS ............21

2.1. Enqute sur lexistant et les besoins ......................................................22 2.1.1 Le questionnaire.............................................................................22 2.1.2 Les entretiens.................................................................................23 2.1.3 Premires explications ...................................................................24 2.2. Sondages dans les botes darchives du local ........................................26 2.3. Entretien aux Archives dpartementales ................................................27 2.4. Etude des lois et rglements concernant larchivage .............................28 3. LES RSULTATS :
CRATION D OUTILS DE GESTION, CHOIX D UN LOGICIEL ,

FORMATION DU CORRESPONDANT

......................................................................28

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3.1. Tableaux de gestion...............................................................................29 3.2. Bordereaux de destruction, de prarchivage et de versement ................30 3.2.1 Bordereau de prarchivage .............................................................30 3.2.2 Bordereaux de versement et de destruction.....................................31 3.3. Accs au local, scurit et communicabilit des archives ......................32 3.4. Choix dun logiciel pour la gestion des archives et la consultation des notices ..........................................................................................................33 3.5. Formation du correspondant .................................................................36 4. TEST DES OUTILS ET DES PROCDURES SUR LE SERVICE BUDGET-FINANCES :
INTERVENTION D UN SOCIT DE SERVICE ..........................................................37

TROISIEME PARTIE : SITUATION ACTUELLE ET PRECONISATIONS POUR UNE FUTURE GESTION DES ARCHIVES ELECTRONIQUES.......39 1. NATURE DES ARCHIVES LECTRONIQUES LINTEFP ...................................39 1.1. Lexistant et son utilisation ...................................................................39 1.2. Partage de linformation .......................................................................43 1.2.1 Rattacher des fichiers informatiques aux notices dAlexandrie.......43 1.2.2 LIntranet.......................................................................................44 1.2.3 Les attentes ....................................................................................45 2. PRSENTATION DU SYSTME DINFORMATION ET DES PROJETS ASSOCIS ......46 2.1. Description actuelle ..............................................................................46 2.2. Projet de r informatisation ..................................................................47 2.3. Organisation de lINTEFP ....................................................................47 2.4. Objectifs et enjeux du projet Sofia .........................................................48 2.5. Partage de la connaissance ...................................................................48 3. UNE NOUVELLE ORGANISATION ATTENDUE .................................................49 3.1. Attentes du personnel de lIntefp ...........................................................49 3.2. Aspects techniques de conservation .......................................................51 3.3. Lois et rglements .................................................................................52 CONCLUSION...................................................................................................53 1. 2. UNE MISSION FINALISER ..........................................................................53 LES APPORTS DU STAGE EN MATIRE DE FORMATION ...................................53

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BIBLIOGRAPHIE .............................................................................................55 1. 2. 3. 4. MONOGRAPHIES .........................................................................................55 ACTES DE CONFRENCE ..............................................................................56 ARTICLES DE PRIODIQUES .........................................................................56 RESSOURCES LECTRONIQUE ......................................................................57

TABLE DES ANNEXES ....................................................................................59

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Introduction

Prendre des dcisions de plus en plus nombreuses en un minimum de temps, assurer son entreprise des informations fiables et compltes pour un bon fonctionnement de lactivit : ce sont les exigences auxquelles les professionnels de linformation doivent rpondre actuellement. Lmergence de concepts comme le knowledge management , partage de la connaissance, et de record management , gestion de la mmoire, tmoignent du besoin des secteurs privs, mais aussi publics, de mettre en uvre des solutions qui leur permettent de contrler leurs sources dinformation et de sen servir de manire optimale. LInstitut National du Travail, de lEmploi et de la Formation Professionnelle occupe une place centrale dans le monde du travail et des changes sociaux. Il est amen intervenir en tant que formateur et fournit de nombreux supports pour dautres organismes (universits, coles de service public, administrations, partenaires comme lAnact, lAfpa) en France ou ltranger. Le transfert de son savoir ncessite des donnes organises et disponibles au moment o lon en a besoin. Ses archives, tmoignage de son activit passe et base de dveloppements futurs, ne rendront plus avec pertinence et efficacit les renseignements ncessaires trs longtemps, les recherches infructueuses risquant de dcourager les services versants. Limportance du fonds d'archives papier stock au sous-sol depuis la cration de linstitut et lvolution vers des types de stockage informatiss ont engendr le souhait de voir natre un systme de gestion optimis des documents archivs, tout en ne compliquant pas laccs ce fonds pour les agents utilisateurs. Lorganisation des donnes conserves sur papier doit tre mise en place aprs un audit des attentes relles du personnel et de l'examen de la nature des dossiers. Une fois tablie l'organisation de la gestion des archives papier, tant d'un point de vue de la valeur des informations conserves que du rangement matriel de celles-

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ci, il sera possible de proposer des solutions permettant d'intgrer dans ce processus, la gestion des archives lectroniques.

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PREMIERE PARTIE : ETAT DES LIEUX ET MISSION PROPOSEE

PREMIERE PARTIE : ETAT DES LIEUX ET MISSION PROPOSEE

1.

Fonctionnement de lInstitut

1.1.

Cration et rle de lIntefp

Fond en 1955, lInstitut National du Travail, de lEmploi et de la Formation Professionnelle est rattach au Ministre du Travail, de lEmploi et de la Cohsion sociale. LAdministration - 9 000 du Travail, de lEmploi et de la Formation

Professionnelle compte plus de 10 000 agents dont : dans les Directions Dpartementales et Rgionales (Services Dconcentrs). - 1 000 dans les Directions Techniques (Administrations Centrales). Parmi ces agents : - 2 500 occupent des emplois dencadrement (catgorie A) dont 1 200 inspecteurs du travail, - 2 750 appartiennent des corps de catgorie B dont lessentiel du corps des contrleurs du travail, - 5 000 appartiennent aux corps de catgorie C. LINTEFP est une structure nationale dont la Direction et les principaux services se trouvent Marcy lEtoile (69). Elle comprend galement 9 Centres Inter Rgionaux de Formation (CIF), installs dans les mtropoles rgionales suivantes : Lille, Paris, Nancy, Nantes, Dijon, Lyon, Bordeaux, Toulouse et Marseille. Mon stage sest effectu sur le site principal de Marcy lEtoile.

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PREMIERE PARTIE : ETAT DES LIEUX ET MISSION PROPOSEE

LIntefp,

ce

jour,

un

statut

particulier :

cest

un

Service

dAdministration Centrale. Dcentralis depuis 1980, l'Intefp est gr de la mme faon que les Services Dconcentrs. Il est prvu une volution du statut en Etablissement Public caractre Administratif, au 1 janvier 2005. Ses missions sont les suivantes : Prendre en charge la formation initiale du corps interministriel des inspecteurs et des contrleurs du travail ainsi que dautres catgories dagents ; Participer laccompagnement la mobilit professionnelle lors dun changement de poste ; Assurer la formation continue des agents du Ministre du Travail ainsi que des membres des inspections du travail du Ministre des Transports et du Ministre de lAgriculture dans tous leurs domaines dintervention. Dans le cadre de la dconcentration des responsabilits et des budgets auprs des Directions Rgionales, une partie de la formation continue est directement prise en charge par les rgions ; Contribuer la vitalit du dialogue social en favorisant la rencontre et le dbat notamment loccasion de sminaires et colloques destins aux partenaires sociaux franais et europens ; Organiser ou participer des actions de cooprations externes et internationales en liaison avec des organismes externes et internationaux (activits interministrielles, partenariats avec les universits, activits inter-coles, organisation de sminaires et colloques internationaux, accueil de dlgations trangres, etc.). LInstitut dispose dun budget annuel globalis. Ordonnateur secondaire, lInstitut a pour comptable le Trsorier Payeur Gnral du Rhne. Les Directions Rgionales bnficient depuis 2002 de budgets dconcentrs pour la gestion de formations locales, qui sont de leur responsabilit.

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PREMIERE PARTIE : ETAT DES LIEUX ET MISSION PROPOSEE

En Directions Rgionales, la formation est gre par un Responsable Rgional de Formation (RRFO), relay dans les Directions Dpartementales par un Correspondant Local de Formation (COLOFO). Dans le cas des Directions Techniques, les formations sont pilotes au sein du Bureau dAdministration Gnral (BAG).

1.2.

Agents et services

Marcy sappuie sur une quipe de 70 agents environ et 30 agents sont rpartis dans les CIF. Ces agents sont principalement chargs de lingnierie pdagogique, de lorganisation de la formation et de fonctions administratives. Ne comptant aucun formateur permanent, lInstitut fait appel des intervenants provenant de la fonction publique (rseaux de formateurs) ou des partenaires externes (consultants, cadres dentreprise, syndicalistes, etc.). Marcy lEtoile sarticule en quatre services complmentaires :

la Direction des Etudes en charge notamment de la Formation Initiale (FI), de la Formation Continue (FC) et des Actions Rgionales Inter rgionales (ARI) : pilotage des Centres Inter Rgionaux de Formation et coordination en liaison avec les Directions Rgionales et les Directions Techniques ;

la Direction des Actions Extrieures (DAE) ; la Direction de ladministration gnrale et des ressources (DAGR) en charge plus particulirement des Finances, de la Logistique, de lInformatique et de lHbergement ;

le Dpartement Accueil Documentation Communication (ADOC) qui gre la communication interne et externe, la documentation (animation du centre de ressources pdagogiques) et la planification des salles de lINTEFP. Le changement de statut entranera galement une volution dans

lorganisation des dpartements. Le nouvel organigramme devrait se prsenter

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PREMIERE PARTIE : ETAT DES LIEUX ET MISSION PROPOSEE

ainsi1. Ainsi lIntefp sera articul en deux grands services : la Direction de lAdministration Gnrale et des Ressources et la Direction des Etudes. Les services qui composent la DAGR sont : Accueil, Marchs publics, Intendance, Sirpac (documentation), Communication. Ceux qui composent la DE sont : Formation Initiale, Formation Continue, Actions Rgionales et Interrgionales, Hygine Sant Fonction Publique et Direction des Actions Extrieures. Il nexiste ce jour aucun service archive ni personnel particulirement habilit soccuper du traitement des documents. Chacun organise ses propres botes, les stocke dans les bureaux puis les descend au local dsign pr archivage . Les secrtaires de direction sont charg-es du traitement des archives des directeurs (direction gnrale et de chaque service).

2.

Mission et objectifs

Linstitut a propos un stage dont le but est de concevoir les outils et les procdures dune gestion optimise des archives. Laccroissement des informations archiver a t le moteur de cette demande, laccumulation des botes dans le local et les bureaux menaant la bonne conservation historique et/ou utilitaire des documents retraant lactivit de lIntefp. Linformation contenue dans les documents archivs sest rvle difficile faire circuler, voire retrouver tout simplement. Linstitut a donc dcid de mettre en place un projet de gestion de la connaissance qui engloberait gographiquement tous les sites de formation et organisationnellement tous les services et les programmes de gestion de linformation, afin de permettre un meilleur partage et des gains de place et de temps.

Voir Annexe 1-1.

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PREMIERE PARTIE : ETAT DES LIEUX ET MISSION PROPOSEE

Les objectifs de la mission ont t redfinis au cours du premier mois, lorsque jai pu valuer le travail effectuer et le temps ncessaire son accomplissement : travers la dcouverte des activits de lIntefp, les premiers contacts avec les agents et surtout les premiers sondages dans les botes darchives. Il a t dcid de : Dfinir une gestion de larchivage des documents papier (rgles de tri et archivage : outils de traitement, procdures dtailles : versement et destruction, rle du correspondant-archive) concernant les archives intermdiaires (dossier clos mais dont la dure de conservation prescrite nest pas acheve) et dfinitives (document dont le dlai dutilit a expir et qui doit tre dtruit ou conserv par les Archives dpartementales) ; Prparer la mise en place de la gestion informatise des archives, tout en tudiant les possibilits organisationnelles et techniques pour intgrer les archives lectroniques et une gestion de la connaissance par la suite.

3.

Mise en place dun plan daction

L'objectif assign mon travail est de permettre chaque agent de pouvoir rfrencer sa production de dossiers pour la retrouver facilement et autoriser les autres de sen servir. Le contrle des droits daccs devra galement prendre en compte la participation des CIF qui pourront consulter la base darchivage. Chacun pourra depuis son poste client prendre connaissance des informations rentres manant de la base. Lhomognisation des classements et des terminologies vont dans le sens dun partage des informations, mais donc aussi des responsabilits. Afin que linformation consultable soit pertinente, il faut que chacun transmette la personne en charge des archives les bonnes rfrences concernant leurs documents et suivent les procdures qui vont tre dcrites dans une charte darchivage.

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PREMIERE PARTIE : ETAT DES LIEUX ET MISSION PROPOSEE

Lattente quant au bon fonctionnement de ce nouveau processus est multiple : gain de place et de temps de recherche, partage de linformation et rduction des documents en double, prservation et communication de la mmoire de linstitut, respect des obligations lgales et protection de certaines donnes confidentielles.

4.

Etat actuel et attitudes face aux archives

A mon arrive, il nexistait aucune politique darchivage formalise mais le stockage des informations suivait une organisation "maison" sans responsable pour superviser larrive des documents dans le local, leur contenu et encore moins faire le tri ncessaire quand la place venait manquer.

4.1.

Local ddi aux archives et son mobilier

Il y avait deux espaces de stockage destins aux archives, mais pour des raisons de rorganisation de lespace, un seul est encore en usage. Il sagit dun double local spar par une grille. La premire section contient 5 traves dtagres remplies au maximum, la seconde des tagres mobiles (10), galement pleines. Les botes ont envahi la moindre parcelle vide du sol, et maintenant sentassent mme lextrieur du local, devant la porte. On value environ 500 mtres linaires le volume de botes contenues dans le sous-sol. Le local, appel dpt juste titre, comportait galement des tagres de fourniture, qui depuis ont t dmnages. En outre, chaque bureau contient ses archives sauvages , conserves par utilit courante ou en attendant que de la place se libre dans le local.

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PREMIERE PARTIE : ETAT DES LIEUX ET MISSION PROPOSEE

4.2.

Fonds darchives papier

Les botes contenues dans le local du sous-sol sont rparties par services. Les services des tudes FI, FC, DE, Hygine Scurit Fonction Publique, Actions Rgionales et Interrgionales et Direction des Actions Extrieures ont archiv de nombreux documents pdagogiques concernant les cours dispenss, les stagiaires et les intervenants reus (aucun formateur permanent), les manifestations organises et de linformation purement pratique (programmes, plannings, listings,). Le dpartement DAE a stock le contenu et les organisations des sessions de formation nationales ou europennes par exemple. Les archives de la DAGR et de la direction comportent essentiellement des documents administratifs (environ 1/3 des botes du local dpendent des services financiers). Le service documentation de lINTEFP fonctionne diffremment. En effet, leurs archives sont rparties entre plusieurs salles sur le site, la bibliothque (pour certains mmoires et rapports de stage) et le local. Dans ce dernier ont t entreposes des documentations qui ne rentrent pas dans le cadre de la gestion des archives proprement dite (vieilles revues ou ouvrages). Elles vont faire lobjet dun traitement spar : le prestataire extrieur qui viendra traiter les archives aura en charge galement de lister les exemplaires des revues et monographies stockes et de les soumettre au responsable du service documentation afin quil dcide ce quil est pertinent de garder ou non. Le fonds qui rentrait donc dans le cadre du stage est celui des informations relevant de lactivit proprement dite de linstitut2, sa production et sa rception de documents, mais en aucun cas les ouvrages imprims, dits et distribus (brochures, livres, revues). Les annes traiter schelonnent de 1976 nos jours. Elles sont pour la plupart indiques sur les botes. Les descriptions du contenu de ces dernires ont dailleurs pos quelques problmes : les agents se succdant, les commentaires et

Voir 4.4

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PREMIERE PARTIE : ETAT DES LIEUX ET MISSION PROPOSEE

sigles utiliss ont parfois chang et certains sont demeurs insolubles. Parfois, certaines inscriptions taient mme illisibles ou effaces.

4.3.

Archives conserves dans les bureaux

Afin dtablir un premier contact et valuer la quantit des archives encore conserves dans les bureaux, jai tabli une grille de questions3 pour la visite dans chaque bureau des agents de linstitut. Les botes entreposes sur les tagres correspondent en gnral aux dernires archives constitues. Elles remontent pour la plupart deux ans avant lanne en cours. Cette premire visite ma permis galement de savoir qui possdait des archives informatiques et/ou comment elles taient conserves, stockes.

4.4.

Accs aux archives

Laccs au local nest absolument pas rglement. Les cls se trouvent laccueil et chacun peut sy rendre afin de dposer ses botes ou consulter des dossiers. Une armoire double est nanmoins ferme cl : elle renferme les dossiers du personnel et nest accessible que par le service des ressources humaines. Le local ne comportant en plus aucun espace de consultation, les botes sont ouvertes et parfois mal ranges ou refermes.

4.5.

Gestion actuelle des archives : qui alimente, qui dtruit

Le classement utilis est htrogne entre services bien sr mais galement lintrieur de chaque dpartement, alors quune certaine harmonisation serait envisageable au vu de la production quasi identique de linformation. Les services de formation initiale et continue, reconnaissent que lutilisation dun plan de

Voir Annexe 1-2.

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PREMIERE PARTIE : ETAT DES LIEUX ET MISSION PROPOSEE

classement commun serait pertinent pour les informations quils utilisent, tels les livrets de formations par exemple. La correspondance et les documents purement administratifs (notes, bilans, comptes-rendus, organigrammes, programmes, fiches de rservation, listings, plannings, registres) sont prsents dans la quasi totalit des services et le plus souvent grs par les secrtaires. Ils existent la plupart du temps en double, insrs dans les dossiers de formation ou dans des chronos. Les dossiers individuels (concernant des intervenants, personnels ou stagiaires) regroupent galement des documents de ce type et des donnes personnelles (traitement, notation, hbergement, accident, retraite, assurance maladie). Dans les dpartements de formation, les dossiers constitus par thme ou module et appels livrets ou classeurs pdagogiques, contiennent les outils ncessaires au bon droulement de la session (laboration, gestion des acteurs, outils). Ce sont des listes ou des fiches prparatoires. Les archives financires sont composes de documents comptables (livres, chquiers, factures, balances, relevs didentit bancaire), de pices concernant les rgies (rapports, arrts, procs-verbaux, cautionnements) et de suivis budgtaires, indemnisations et recettes (calculs, prvisions, tats de situation, ordres de mission, justificatifs de frais, titres de perception). Pour laspect logistique, les marchs publics et lintendance grent des dossiers de candidatures et dtudes pralables, des contrats de maintenance, de suivis techniques et des plans.

Lexistant attend donc un traitement mais peut tre accueilli car le local comprend des installations utiles et pratiques quant au stockage des archives. Labsence dintervention sur ces documents risque fort de poser un problme de place trs court terme. Ce souci despace peut engendrer une destruction massive dinformations rglementes ou patrimoniales, entranant lIntefp dans une position dlicate vis--vis de ses obligations publiques. Ce manque de gestion organis finirait de plus par bloquer toute dmarche de recherche vers les archives, rendant ce fonds de connaissance de moins en moins consult.

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DEUXIEME PARTIE : ORGANISATION DES ARCHIVES PAPIER ET OUTILS DE TRAITEMENT

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1.

Mthodologie

Au commencement, la mission dfinie tait un audit des archives existantes sur support papier et lectronique et des besoins des agents, qui devait dboucher sur des propositions dorganisation et laccompagnement la mise en place d'une gestion optimise. Le manque de temps pour effectuer toutes les tapes proposes sest doubl de labsence dune grande partie du personnel durant plusieurs semaines. Il tait a priori urgent de soccuper de la gestion physique des archives papier et de la personne qui allait tre en charge de cette mission aprs mon dpart. Paralllement je pouvais moccuper de proposer quelques ides dorganisation des fichiers informatiques et de soumettre des prconisations quant lachat et lemploi dun logiciel de gestion des archives (contenu et contenant). Llaboration du questionnaire distribu tous les services devait rpondre plusieurs objectifs tout en me permettant de me librer des contraintes lies aux absences. Finalement, la collaboration des services de lIntefp est intervenue dans toutes les phases du projet : laboration des typologies de documents et des outils grce aux entretiens individuels et prparation des procdures adaptes aux types darchives et aux acteurs de larchivage (cest--dire tout le monde). Une runion regroupant diffrents responsables avait t envisage mais les changes

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tant plus riches service par service, il a t par la suite plus intressant de confronter les points de vue avec un document de base. Les rencontres organises pour des rflexions autour des outils ont souvent dpass le cadre de llaboration des tableaux de gestion, pour devenir lexpression des attentes quant la gestion des archives et des inquitudes face aux changements pressentis dans les mthodes de travail. Cela ma permis de recentrer et prciser les rponses fournies aux questionnaires et expliquer le but de mon tude. Une fois bien cerns les tenants de ma mission, la participation au travail autour des archives a t beaucoup plus vive et enrichissante. Il y a eu un vrai investissement afin de mexpliquer leur activit et pour produire et valider les outils que nous avons labors. Le logiciel, qui ne paraissait pas au premier abord indispensable aux agents, sest rvl tre un instrument daide trs demand. La phase de test organise sur le service budget finances, choisi pour sa production volumineuse, et destine dcouvrir les imperfections du systme tout en triant environ 1/3 des documents archivs au sous-sol, doit permettre de sassurer que le systme instaur fonctionne correctement et de pouvoir le cas chant rectifier la mthode avant la fin du stage. Jai choisi de rdiger un guide darchivage lusage des agents et un autre pour le correspondant-archives, afin de prenniser les procdures.

1.1.

Etapes dtailles de la mthode de travail

Afin de penser rorganiser les archives papier et lectroniques, jai suivi plusieurs tapes danalyse4 : analyse de lexistant : inventaire du local de stockage (sommaire) et des bureaux de lensemble du personnel, questionnaire sur la composition des dossiers archivs, entretiens afin de visualiser les botes darchives ; analyse des besoins : questionnaire pour connatre le comportement des agents face aux archives et aux pratiques darchivage, entretiens plus

Voir Annexe 1-3.

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informels afin de prciser certaines attentes et expliquer le domaine des archives ; analyse dune solution informatique pour grer les notices de documents archivs : cahier des charges ; analyse de loffre de service de socits darchivage pour traiter les documents existants : cahier des charges afin dobtenir des devis, rendezvous. Les temps impartis au dpart ont trs vite volu en fonction de la disponibilit des agents et de la masse de documents traiter.

1.2.

Dfinitions des archives

Les archives sont lensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matriel, produits ou reus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou priv, dans lexercice de leur activit. (Loi n 79-18 du 3 janvier 1979, art.1) Ds leur laboration, les documents entrent dans un cycle de vie qui dpend du domaine des archives. Encore vivants et utiliss dans les bureaux, les dossiers sont dj des archives et le resteront jusqu leur destruction. Leur traitement et leur organisation doivent donc prendre en charge les informations ds leur naissance. On dfinit les archives et leur dure de conservation en fonction de leur ge :

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INTRT utilit justification des droits et obligations mmoire

AGE archives courantes archives intermdiaires archives dfinitives

TYPE DE DOSSIER dossier vivant dossier clos

LOCALISATION bureau local de pr archivage

Archives dpartementales

Leur valeur dpend de lutilisation, des textes rglementaires qui les rgissent et de la volont de garder une histoire, un patrimoine. Les archives ne sont donc pas de la documentation, car elles sont produites par le service. LIntefp gnre de plus des archives publiques, car cest un tablissement qui dpend de ltat. Ses documents sont donc imprescriptibles et inalinables et ne peuvent tre dtruits sans autorisation.

2.

Audit : enqutes, inventaires, validation auprs dexperts

Afin dtablir un inventaire complet et reprsentatif de lactivit de linstitut, la phase daudit a t chelonne sur quasiment deux mois et demi. Les rencontres avec les agents ont eu lieu la suite de leur rponse au questionnaire afin de prciser des donnes, valuer leur production et expliquer ma dmarche et celle de lIntefp. Les changes qui ont eu lieu entre les services et moi-mme afin de valider les outils (tableaux) ont achev ce cycle dinventorisation de lexistant. La rfrence des personnes ressources aux Archives dpartementales comme au sein de linstitut est venue ponctuer les dmarches dtapes de validation.

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DEUXIEME PARTIE : ORGANISATION DES ARCHIVES PAPIER ET OUTILS DE TRAITEMENT

2.1.

Enqute sur lexistant et les besoins

Larchivage doit tre une pratique rgulire : les bureaux doivent tre dbarrasss de ce qui na plus aucune utilit. Or il nexiste aucune procdure darchivage (versement ou destruction) et jai rencontr trs vite une confusion entre ce qui relve de la documentation (revues, ouvrages, documents dits, imprims et diffuss) et des archives, ces dernires tant pour beaucoup synonymes de stockage.

2.1.1

Le questionnaire

Un questionnaire a t labor au dpart afin de rsoudre les problmes de prsence ou non des agents, de manque de temps pour les rendez-vous. Comportant deux grandes parties5, il devait pouvoir rpondre aux interrogations concernant le comportement du personnel de lIntefp face ses documents archivs et dans un second temps de lister le contenu de leur production. Les cinq premires parties pointent vers les habitudes des agents : leurs recherches, leur systme de classement, leur satisfaction quant la gestion actuelle ; mais aussi leur avis quant une possible gestion informatise des archives. La partie Composition dun dossier propose une srie de questions visant dtailler chaque dossier archiv, afin de prparer les futurs versements en prarchivage et archivage dfinitif, ainsi que la saisie des champs sur un logiciel de gestion des notices. Dabord publi sur un serveur et en accs direct avec un lien depuis la messagerie, il a t ncessaire, en raison de problmes techniques, de le distribuer sous forme papier, ce qui a entran un lger retard. De plus, il semble que les termes employs naient pas t compris par lensemble des agents. Seul environ 1/3 des questionnaires rendus taient parfaitement exploitables et bien remplis. Il aurait fallu, avec le recul, que je propose une relecture effectue par plusieurs

Voir Annexe 1-4.

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agents (un seul a t consult), de diffrents services, afin de vrifier que chaque libell tait accessible et simple.

2.1.2

Les entretiens

Le taux de rponse navoisinant seulement que 25%, jai complt ma dmarche par des entretiens qui se situaient en droite ligne de la premire visite effectue au dbut de mon stage dans chaque bureau. Partant sur un listing de documents complts de Dures dUtilit Administrative ( dlai pendant lequel les documents sont ncessaires lactivit du service et/ou du citoyen pour faire valoir ses droits. Cest une priode de conservation obligatoire des documents. Elle est exprime en anne. Elles est fonde sur des critres dordre juridique ou administratifs. 6) et de leur sort final que je proposais, nous avons pu remodeler une typologie des documents pour chaque activit, ajuster les dures de conservation et dfinir le sort final rserv chaque document. Une deuxime entrevue a parfois t demande de ma part ou de celle des agents afin de complter les tableaux de gestion aprs une rflexion lors dune runion de service. Chaque entretien a permis de redfinir les tableaux de gestion que javais commenc laborer, surtout grce la confrontation avec des exemples tirs dautres outils et la consultation de leur dossiers. Ces rendez-vous qui devaient tre de simples validations et modifications ont apport de solides changements et ont permis la cration de typologies plus riches et plus proches des agents et de leur activit. Le problme majeur a surtout t dordre organisationnel, certaines personnes tant en congs, il a fallu repousser les entrevues fin aot - dbut septembre, ce qui concidait avec la rentre des inspecteurs lves et une reprise charge pour la formation.

ASSOCIATON DES ARCHIVISTES FRANAIS. Petit guide lusage des administrations dans les dpartements. Paris : 1999.23p.

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2.1.3

Premires explications

Cela dit, la production darchives papier reste trs importante. Mconnaissant les droits et rglements concernant les archives lectroniques (Diagramme 1), les agents prfrent diter et conserver leurs informations sous forme papier (Diagramme 2 - ensemble oui 53% / non 43%). Ils avouent galement une prfrence pour la manipulation et la lecture dun support papier.

C o n n a is s e z -v o u s le s d u r e s d e c o n s e r v a tio n l g a le s ?
N 'o n t p a s r p o n d u 9%

O ui 17%

Non 74%

Diagramme 1

F a it e s - v o u s d e s p h o t o c o p ie s o u d e s im p r e s s io n s d e d o c u m e n t s a r c h iv s ?
N 'o n t p a s r p o n d u 4%

Souvent 9%

J a m a is 43%

Q u e lq u e s fo is 44%

Diagramme 2

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Lexistence de doubles dans les diffrents services na rien dexceptionnel mais justifie dun besoin de runir dans chaque service toutes les pices dun dossier. Une fois demand au dpartement producteur, la copie intgre le dossier ou le chrono et y reste lors du stockage. Il ne sera pas ncessaire ainsi de la redemander si le besoin est nouveau exprim. Un partage informatique de ce mme document permettrait chaque intress de la consulter mais de limiter le nombre de ses dossiers ou chronos archivs (il sagit en gnral de factures, ordres de mission, programmes de formation). Afin de dterminer la DUA, il a fallu sinterroger sur les raisons de conservation des documents (Diagramme 3). Le respect des dures lgales sinscrit en droite ligne avec les rponses la question sur leur connaissance : 18% . La majorit des agents conservent leurs archives par utilit 37% et pour la mmoire de linstitut 40%. Ils restent conscients que les produits issus de lactivit de lIntefp doivent tre gards car ont une certaine valeur patrimoniale. Mais ils ne savent pas faire la part de ce qui est vritablement conserver et le reste, faute de propositions. La consultation de ces informations une fois archives est assez variable (Diagramme 4).

P o u rq u o i a rc h iv e z -v o u s v o s d o c u m e n ts ?

P a r o b lig a tio n l g a le 18% P a rc e q u e v o u s n e s a ve z p a s q u o i e n fa ire 5% P o u r la m m o ire d e l'in s titu t 40%

P a r u tilit 37%

Diagramme 3

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A v e c q u e lle f r q u e n c e c o n s u lt e z - v o u s d e s d o c u m e n t s a r c h iv s ?

J a m a is 8%

N 'o n t p a s r p o n d u 4%

H e b d o m a d a ir e 13% M e n s u e lle 13%

A n n u e lle 32% S e m e s tr ie lle 13%

T r im e s tr ie lle 17%

Diagramme 4

Les agents sont intresss par le fait de connatre les dures de conservation prconises par les Archives dpartementales et la majorit dentre eux attendent des conseils afin de savoir trier et organiser ce qui est encore un outil de travail important. Les archives restent un poids dans leur organisation car elles sont encore trop encombrantes et leur gestion pas assez claire, mais lensemble du personnel pourrait utiliser plus souvent cette source dinformation si elle tait plus accessible.

2.2.

Sondages dans les botes darchives du local

Durant labsence des agents au cours des mois dt, il a fallu complter les listes de documents que javais dj tabli avec les services. Louverture de certaines botes darchives a permis de prciser le type dinformation contenu dans un dossier (le mmoire du service Hbergement-restauration, par exemple, qui runit des factures et autres documents administratifs et non des productions dlves). Le choix des conteneurs ouvrir a t guid parfois par une personne du service ou simplement par les commentaires inscrits sur la tranche des botes. Les cartons darchives tant couverts de sigles dont certains taient assez obscurs, jai effectu une liste que jai soumise mes responsables afin de mieux apprhender

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les termes en usage dans une telle administration. Certains sont demeurs sans explication. Les sondages les plus intressants se sont rvls tre ceux effectus avec les agents. Un seul inventaire sommaire de ce type naurait pas permis dtablir la typologie des documents de lIntefp. Il aurait fallu ouvrir chaque bote et lister les dossiers quelle contenait, et demander, en cas dincertitude, des prcisions au service producteur.

2.3.

Entretien aux Archives dpartementales

En tant que service dconcentr de ltat, lIntefp doit rpondre de ses archives comme darchives publiques (dcret n79-1037 du 3 janvier 1979). Il nen est pas propritaire et doit cooprer avec la direction des Archives de France concernant la conservation, les versements et les destructions. Afin de connatre un peu mieux les droits et devoirs de linstitut face aux archives nationales, je me suis rendue aux Archives dpartementales du Rhne o Madame Goudail, conservatrice et adjointe au directeur ma reue et expliqu le fonctionnement dun service darchives publiques, et les relations entretenues avec les administrations. Personne ntant au fait des dures lgales et utiles de conservation des documents, les explications, puis la visite de la conservatrice sur le site de Marcy ont permis de jauger les dossiers archivs et dvaluer la marche suivre et les outils mettre en uvre. Par la site, Mme Goudail sest rvle tre une vritable personne ressource dans la construction des tableaux de ressources, et plusieurs entretiens et changes de mails ont permis de rajuster les typologies de documents et les dures leur attribuer. Les tableaux une fois finaliss et valids par chaque service, puis par la direction de lIntefp, vont tre soumis au visa du directeur des Archives dpartementales.

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Le caractre rglement des documents traiter et labsence de personnes ressources archives sur le site de Marcy ont rendu les processus de construction et de validation des outils assez longs.

2.4.

Etude des lois et rglements concernant larchivage

Ltude des lois concernant la rglementation des archives a permis dclaircir le rle de linstitut et des centres rgionaux dans le traitement de leur information, de connatre les rgles de gestion de certains documents particuliers comme pour les dossiers de personnel, la formation professionnelle des adultes, les outils pour la recherche et lindexation. Le site des Archives de France sest rvl particulirement riche sur les circulaires et arrts, ainsi que sur les exemples de tableaux de gestion. Si lIntefp devient Etablissement Public dAdministration au 1er janvier 2005, il sera toujours soumis la loi du 3 janvier 1979 qui donne les Archives Nationales comme administrateur des archives publiques.

3.

Les rsultats : cration doutils de gestion, choix dun logiciel, formation du correspondant

Afin que le fonds darchives soit gr correctement et que les agents puissent organiser et se servir par la suite de leurs informations, il a fallu instaurer des procdures darchivage, des outils afin de les administrer et de les consulter et dsigner et former un agent ressource appel correspondant-archives pour contribuer au bon fonctionnement de cette nouvelle activit et amliorer la circulation des donne attendue dune telle mise en place.

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3.1.

Tableaux de gestion

Les archives sont soumises des dures de conservations tablies par la direction des Archives de France et souvent en accord avec les administrations concernes. Afin que chaque service, bureau ou groupe dactivit puisse participer au traitement, on utilise des tableaux de gestion qui regroupent une typologie des documents produits ou reus par lentit, leur Dure dUtilit Administrative et leur sort final. La DUA est donc fixe comme je lai expliqu prcdemment en accord avec les deux parties, en fonction de dlais rglementaires et de lutilit que peuvent reprsenter ces informations, mais aussi en lien avec la valeur patrimoniale que peut comporter le document. Le sort final est indiqu par une lettre : destruction, versement ou tri. Des observations sont souvent ajoutes afin de clarifier les modalits de conservation ou de tri ; on trouve aussi parfois les dures de conservation dans les bureaux, ce qui correspond en fait la dure dutilit courante. Il a paru intressant de conserver toutes ces rubriques afin daider les agents au tri de leurs documents et faciliter les changements en cas dvolution dans les pratiques. Une fois finaliss, les tableaux de gestion se composaient donc de 6 colonnes : le type du document, sa dure dutilit au sein des bureaux, la dure de conservation dans le local de pr archivage, le tout composant la DUA, le sort final et des observations relatives des possibles modalits de tri, des remarques concernant les originaux des doubles conservs7. Etant des outils volutifs, ils devront tre modifis chaque changement dans lactivit du service, la cration de nouveaux documents, par exemple dans les formations Les Centres Interrgionaux de Formation vont bnficier galement de tous ces outils de traitement. Le responsable du Cif de Lyon a organis une consultation par chaque centre des tableaux formaliss pour Marcy lEtoile. Chacun pourra

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ainsi adapter les typologies en tant ou ajoutant des documents manquants, en modifiant les dures de conservation dans les bureaux. En revanche, il est prvu que la terminologie de la typologie des documents et la DUA restent intactes.

3.2.

Bordereaux de destruction, de prarchivage et de versement

3.2.1

Bordereau de prarchivage

Chaque agent doit inclure dans ses habitudes de travail une nouvelle faon de voir les documents leur archivage. Une bonne information et formation ces changements doivent tre envisages. Un guide darchivage est en cours dlaboration afin que chaque personne puisse suivre des processus dtaills et prcis lors du prarchivage de ses documents. Les personnels devront eux-mmes renseigner un bordereau comprenant plusieurs champs et conditionner les dossiers dans une boite standard. Le correspondant-archives ne recevra les archives que si toutes ces conditions sont remplies. Chaque agent, avec les tableaux de gestion attribus pour ses activits sera responsable de contraintes quant ses archives, savoir dcrire ses informations. Il aura nanmoins laide du correspondant et dune personne rfrente, pour le moment la personne charg du budget, puis le futur responsable du service Accueil. Cette solution parat beaucoup plus raliste que celle qui envisageait de faire saisir directement sur le logiciel chaque notice par les agents et qui soulevait dj des inquitudes, exprimes lors des entretiens. Ce bordereau8 contient les champs : Service de provenance Description en lien avec les types de documents et les libells utiliss dans les tableaux de gestion Dates extrmes afin de renseigner sur le contenu des botes (quelques services archivent des annes la suite dans une mme bote)

7 8

Voir Annexe 2-1. Voir Annexe 2-3.

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Date de prarchivage, dfinitive et dure de conservation Sort final et modalits de tri (si tri) issus du tableau de gestion Ces renseignements ont pour but de bien qualifier les documents qui vont

tre archivs et de faciliter le travail du correspondant qui va saisir les informations sur le logiciel. Le bordereau contient en outre une rfrence qui est un numro donn par le logiciel, en continu tous services confondus, et quil reportera sur la bote et sur le bordereau.

3.2.2

Bordereaux de versement et de destruction

Il nexistait aucune procdure de versement ou de destruction mise en uvre. Le tri pralable effectu dans les botes rvle que certains documents peuvent tre limins sans prjudice : brouillons, notes manuscrites, bordereaux de transmission, doubles, photocopies, documentation en nombre Un fois leur sort dcid, les dossiers et botes seront limines ou verses aux Archives dpartementales, avec ou sans tri. Le bordereau dlimination9 comprend lorganisme versant, le responsable des archives et dcrit les documents soumis au visa des Archives dpartementales. Chaque lment doit tre dsign par sa typologie, ses dates extrmes, et son mtrage linaire. Ces bordereaux, signs par le responsable du service concern par les documents dtruire, seront soumis au visa du directeur des Archives dpartementales. Le bordereau de versement10 comporte des mentions prcises qui permettront de laisser une trace linstitut des archives transmises : intitul de

9 9

Voir Annexe 2-2. Voir Annexe 2-4.

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lorganisme versant, contacts avec le responsable des archives, DUA et nombre de botes adresses. Un tableau est laiss lutilisation des Archives dpartementales. Le directeur de lIntefp doit le signer pour accord avant quil soit transmis son tour aux Archives dpartementales. Cette production caractristique des archives (bordereaux, certificats de destruction) doit tre conserve par le correspondant.

3.3.

Accs au local, scurit et communicabilit des archives

Le local de pr-archivage doit rpondre des normes prcises de scurit concernant la protection incendie (portes, extincteurs, dtecteurs, panneaux dinterdiction) ou contre les dgts des eaux. La temprature ne doit pas subir de trop grandes variations afin de ne pas abmer le papier (entre 15 et 18) et lhumidit de la pice doit tre comprise entre 50% et 60%. A priori les conditions de scurit et de conservation sont respectes. Nanmoins, le correspondant-archives veillera surveiller ces diffrents points et maintenir en ltat les diffrentes botes entreposes. Les archives de linstitut ntant pas spcialement soumises des restrictions de consultation, il a fallu tout de mme vrifier les dtails concernant la communicabilit des archives dans des articles du code du patrimoine, et prserver les dossiers du personnel qui comportent certaines donnes relatives au traitement ou la notation, et qui demeurent dans une armoire ferme cl. Il faut pouvoir tablir des rgles de circulation : le correspondant-archives est le seul accder aux botes ou un lieu est amnag dans le local (table et chaise) afin que lon puisse correctement ouvrir et lire les dossiers. La premire solution semble tre celle pour laquelle penche le comit de pilotage, afin dviter des consultations intempestives. De plus, le nouveau systme de cotation ntant

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connu que du seul correspondant, il serait impossible de retrouver le document recherch seulement partir des inscriptions sur les botes.

3.4.

Choix dun logiciel pour la gestion des archives et la consultation des notices

Le rfrencement des documents archivs dans le logiciel doit permettre aux agents de retrouver facilement leurs informations et deffectuer des recherches sur celles des autres services. Du point de vue recherche dans les documents archivs, lintroduction dun logiciel de gestion des notices va permettre de pallier les inconvnients rencontrs pour slectionner une information. La recherche multicritres permettra aux agents (Diagramme 5) qui ne savent pas prcisment lavance le document qui peut leur tre utile, de connatre son intitul ou sa provenance. La localisation de la bote identifie sera laisse aux soins du correspondant-archives, qui grce une rfrence pourra retrouver le contenu voulu.
C o n n a is s e z - v o u s l'a v a n c e l e d o c u m e n t q u e v o u s a l le z c h e rc h e r ?
N 'o n t p a s r p o n d u 10% N on 29% O ui 61%

Diagramme 5 Le centre de ressources documentaires est informatis par le logiciel Taurus. Il vient cet t dacqurir Alexandrie Version 6. Le comit de pilotage archive ayant souhait simplifier lutilisation dun logiciel de gestion des archives et tant donn la faible importance de ce fonds, je suis en train dtudier la proposition de la socit GB Concept pour dvelopper un module archives ,
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dont la base serait spare de celle de la bibliothque. Afin de prparer cet outil, il ma t demander de rdiger un cahier des charges prcisant les attentes de lIntefp concernant lacquisition des donnes (les fiches de saisie, un module de ged), la gestion des recherches et des impressions, la diffusion de ces informations (interface Web) mais aussi lexistant transfrer (quels genre de documents ?). Jai tabli un document11 qui dtallait les deux modules principaux : utilisateur, pour la recherche des informations dans les notices darchives ; administrateur, pour les mmes fonctionnalits de recherche mais galement pour toute la gestion intellectuelle et matrielle des documents (saisie) et celle des utilisateurs. Afin de rpondre aux interrogations de la socit, jy ai ajout quelques renseignements sur les besoins et le fonds darchives de linstitut. Les agents de lIntefp et des Cifs la recherche darchives pourront effectuer des recherches de documents par biais de formulaires suivant des critres prdfinis : premier niveau (champs descriptifs : intitul, mots-cls, description du contenu/pices contenues ; entits ou agents producteur : services, activit, auteur ; type de document) puis deuxime niveau pour affiner la demande (restriction dans le temps : mois, anne ; noms propres associs : zone gographique, personne associe, organisme associ ; disponibilit lectronique). Les rsultats sont affichs et slectionnables, comme dans nimporte quel logiciel de gestion documentaire. Le choix des renseignements disponibles dans la notice sest fait en fonction des rponses au questionnaire et entretiens, puis valid, comme lensemble du cahier des charges, par lun des membres du comit de pilotage archives, mis en place mon arrive afin de prendre les dcisions sur les grands axes de la mission (validations des outils, choix des solutions informatiques partir des devis).

11

Voir Annexe 1-5.

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Ce comit comprend mes deux responsables de stage (charg du budget et directeur de ladministration), le directeur des tudes et le responsable du service des actions en lien avec les Cifs. Un groupe projet a galement t constitu afin de maider sur des questions dordre pratique. La notice comprendra les champs suivants : rfrence ( transmettre au responsable archive pour obtenir un document), date darchivage, intitul et type de document, service, activit et auteur, anne et mois de production, description et mots-cls, personnes et zones gographiques associes, existence dun format lectronique ou non. Le correspondant-archives pourra faire ces mmes recherches. Il aura effectuer la saisie des notices de chaque dossier ou entit autonome archiv sur un formulaire, mais aussi des botes. Il pourra alors faire des recherches dans les notices de celles-ci afin de transmettre une archive aux demandeurs. Les profils utilisateurs seront crs par lui. Il aura galement la possibilit de modifier ou supprimer toutes les entres. Afin de d'ajouter un nouveau document, il devra renseigner plusieurs champs, dont certains sont obligatoires, et dautres proposant dj des choix ; rfrence et dates seront automatiquement inscrites la validation de la notice ; les autres champs reprennent ceux affichs lors de la recherche de notices. Chaque nouvelle notice fera partie dun ensemble plus important : une bote darchive dont il devra galement saisir plusieurs informations dans la base : rfrence (automatique) ; service ; rfrences des documents contenus ; description ; dates extrmes, de prarchivage, dfinitive et dure de conservation en prarchivage ; sort final et modalits de tri. Ces champs seront automatiquement issus des bordereaux de versement en prarchivage remplis par les services qui transmettent des botes au correspondant-archives12.

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Il ne semble pas ncessaire pour le moment dinclure une fonction de confidentialit dans la consultation des notices. Si dans le futur il est envisag dattacher des documents lectroniques ou numriss, il sera intressant de proposer des droits daccs ou des groupes dutilisateurs.

3.5.

Formation du correspondant

Le correspondant aura en charge la bonne gestion physique des archives. Dsign par la direction, il est actuellement le responsable de la reprographie. Il devra grer les apports de chaque service, vrifier le bon conditionnement des botes, entrer leur notice dans le logiciel (il sera seul administrateur), coter les botes, pouvoir renseigner les agents sur des recherches, leur fournir les documents demands, savoir adapter les tableaux de gestion en cas dvolutions dans les pratiques. Il sera aussi charg de rgler le sort final des archives, prparer les bordereaux de transmission aux Archives dpartementales ou de destruction et superviser pour ce dernier cas la bonne marche avec une socit spcialise ou au sein de linstitut. Toutes ces manuvres sur les archives devront tre conserves. Une description des procds darchivage doit tre labore afin de permettre au correspondant de suivre, tout comme les agents, les processus de la gestion des archives. Il est donc la fois ressource (cest lui qui renseigne les agents quant lutilisation dAlexandrie et du prarchivage), administrateur (il est en charge de saisir les notices non seulement des dossiers archivs mais aussi des botes qui les contiennent et de les retrouver par la suite, de grer les usagers) et gestionnaire logistique des archives (charg des cotations et des tableaux, versement, tri et destruction et de toutes les informations en lien avec ces oprations). En plus de ce correspondant pour linstitut, il serait intressant de nommer au sein de chaque service une ou deux personnes qui pourrait servir de relais entre

12

Voir 3.2.1 Bordereaux de prarchivage.

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le correspondant et les agents : les secrtaires des services qui habituellement forment les botes ou des responsables projet pourraient judicieusement assurer cette charge.

4.

Test des outils et des procdures sur le service Budget-finances : intervention dun socit de service

Afin de traiter, trier, verser et dtruire les archives existantes et commencer ainsi sur un tat neuf, linstitut ma demand de prparer lintervention dun prestataire spcialis dans le traitement des archives. Les Archives dpartementales mont fourni quelques noms et jai tabli le cahier des charges de la prestation attendue. Deux socits sont venues sur place afin destimer le volume traiter et dvaluer la demande. Deux autres ont tabli un devis daprs les renseignements que nous avons chang par mail et par tlphone. Aprs rception des devis, le comit de pilotage va en slectionner une. Cette socit doit intervenir partir du 20 septembre et sur une priode de test. Nous avons dcid de faire un essai des outils et procdures darchivage sur lun des services les plus producteur darchives : Budget-finances. Cest aussi celui dont les dates darchivage sont assez homognes (en gnral 10 ans). Des archivistes vont devoir juger avec laide des tableaux de gestion si les dossiers doivent tre jets (dans ce cas ils se chargeront de llimination et de fournir un certificat de destruction), conservs sur place (ils devront remplir les bordereaux de prarchivage destins par la suite aux agents ou remplir les formulaires si le module dAlexandrie est disponible, reconditionner les botes) ou verss aux Archives dpartementales (ils devront en plus remplir un bordereau de versement dfinitif). Il y aura sur place la prsence du correspondant-archives et la mienne en cas dinterrogations, avec la possibilit de faire appel la responsable du service financier. Par la suite, ils interviendront sur la totalit des services.

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Les guides darchivage pour les agents et le correspondant sont en cours de finalisation et le service Budget-finances sera pur de ses documents et les notices prtes tre saisies sur Alexandrie. Cette priode permettra galement de valider les processus darchivage pour ventuellement rectifier certaines procdures ou outils.

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TROISIEME PARTIE : SITUATION ACTUELLE ET PRECONISATIONS POUR UNE FUTURE GESTION DES ARCHIVES ELECTRONIQUES

TROISIEME PARTIE : SITUATION ACTUELLE ET PRECONISATIONS POUR UNE FUTURE GESTION DES ARCHIVES ELECTRONIQUES

LInstitut est au cur dun grand changement du point de vue organisationnel et informatique. Les nouveaux besoins aliments par les attentes des agents et les volutions dans lactivit de lIntefp ont gnr des projets de r informatisation de plusieurs services et demand lapport de nouveaux outils de gestion. Marcy et les Cifs doivent rester relis au ministre et aux organismes avec lesquels ils fonctionnent mais sont aussi les acteurs de nouvelles possibilits de travail et doffres en matire de formation. Toutes ces informations doivent circuler et tre accessibles de tous, en ntant pas dpasses lors de leur mise disposition. Les archives font partie de ce vivier de connaissances et appellent tre partages, afin que le travail orient autour des activits de mtier puisse avoir une base plus ou moins ancienne qui pourrait du moins allger les tches.

1.

Nature des archives lectroniques lIntefp

1.1.

Lexistant et son utilisation

Leur gestion actuelle se rsume au stockage dinformation sur le serveur partag. Comme pour les archives papier , les documents sentassent jusqu ce quil ny ait plus de place. Chaque service a accs (en lecture ou en criture selon des besoins) des fichiers et rpertoires de son dpartement. Les rpertoires de
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TROISIEME PARTIE : SITUATION ACTUELLE ET PRECONISATIONS POUR UNE FUTURE GESTION DES ARCHIVES ELECTRONIQUES

certains services tendent contenir en majorit les fichiers de dossiers papier conservs en archives. Le service Accueil DOcumentation Communication a rduit au maximum sa production de papier. Peut-tre est-ce aussi d au fait quil est lorigine dun projet de partage des informations via Intranet13. En gnral, peu de droits sont accords un agent sur un autre service, responsables mis part. Un dossier permet dchanger vritablement des fichiers Tout INT mais il est rgulirement satur, comme le reste des rpertoires. Chaque rpertoire service contient ses modles de documents, pourtant regroups dans le dossier Charte papeterie . Quelques documents sont sauvegards sur disquette ou cd-rom, dautres purement effacs. Dans les rpertoires il nexiste aucun classement ni homognit terminologique avec dautres pourtant comportant les mmes sources dinformation. Ces pratiques relvent donc plutt dun processus de stockage plutt que darchivage. ACTIVITE Adoc Ari Charte papeterie DAE DAGR DOCUMENTS Abonnements, Courrier, modles, du plan de classement, programmes suivi par financier et fourniture, rglements, dossiers en cours personnel service, formation, lettres types, projets, comptes-rendus Modles par services Annuaires, sessions, projets en cours (maquettes) Budget, courrier, runions comit, absences, relations avec Dagemo, HR, lettres types, rglements, RH, rcapitulatifs MP, rgies, voyages DE FC FI Finances Projet, secrtariat Activits, intervenants, outils, projet, ressources documentaires, documents pdagogiques Par catgorie professionnelle, procdures, modles Factures, budget, barmes, brochures, fax, lettres, frais, notes, organisation interne, tlphone, recettes, comptes-

13

Voir 1.2.2 LIntranet.

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TROISIEME PARTIE : SITUATION ACTUELLE ET PRECONISATIONS POUR UNE FUTURE GESTION DES ARCHIVES ELECTRONIQUES

rendus runions, modles HSFP Interlude Personnel Conventions Adhsion, affichage, AG, bons de commande, courrier, enqute, finances Accident, action sociale, comits, courrier, tats deffectifs, indices, notation, organismes, primes, salaires, RH, syndicats, handicaps, vacances de poste, validation, vacataires Programmes anne Programmes plannings Tout INT Plans de classement, documents personnels, diaporama de prsentation, objectifs
Tableau des fichiers stocks sur le serveur partag

Budget, sauvegardes, programmation et Formations, plannings

On retrouve la mme typologie de documents que pour les archives papier : du courrier, des notes, des dossiers pdagogiques, de llaboration du budget, des programmes de formation, des listes de stagiaires Les raisons pour conserver les documents informatiques sont diverses mais une rponse se dtache : il semble en premier lieu plus rapide de rcuprer une information, un modle directement sur son ordinateur que de descendre chercher un document papier dans un local non rang. 45% ne semblent pas satisfait de la facilit daccs ou du temps de recherche pour un document (Diagrammes 6 et 7), certains ont mme prcis quils navaient jamais rien retrouv (Diagramme 8). Il est ainsi plus facile de les imprimer, sans avoir retourner les ranger. Le gain de place est aussi voqu. Mais il nen reste pas moins quaprs une consultation rapide, la majorit des documents papier ont aussi un exemplaire sur ce serveur partag.

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E t e s - v o u s s a t is f a it d e la f a c ilit d 'a c c s a u x d o c u m e n ts a r c h iv s ?
N 'o n t p a s r p o n d u 19% T r s s a tis fa it 0% P a s d u to u t s a tis fa it 29%

P lu t t s a tis fa it 38%

P lu t t p a s s a tis fa it 14%

Diagramme 6

E t e s - v o u s s a t is fa it d u t e m p s d e r e c h e r c h e ?
N 'o n t p a s r p o n d u 24% T r s s a t is f a it 0% P lu t t p a s s a t is f a it 24% P lu t t s a t is f a it 33% P a s d u to u t s a t is f a it 19%

Diagramme 7

T r o u v e z - v o u s t o u jo u r s c e q u e v o u s c h e r c h e z ?

N 'o n t p a s r p o n d u 19%

O u i t o u jo u r s 34%

J a m a is o u p re s q u e 19% O ui souvent 14%

P as souvent 14%

Diagramme 8

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Afin de bien traiter les archives lectroniques, il faudrait commencer par tablir un inventaire prcis des ressources qui se trouvent sur le serveur, les lister et les comparer avec les fichiers sauvegards sur support disquette ou cd-rom, sur le disque local de chaque agent et avec les dossiers papier conservs en prarchivage et en archivage dfinitif. Il aurait t intressant avec plus de temps de pouvoir effectuer aussi un test archives lectroniques et auditer les fichiers informatiques lis au service Budget-finances, pour lister ce quil tait possible de garder, trier ou jeter, mettre en partage pour les agents de tous le site, tudier les possibilits relies au nouveau logiciel de gestion budgtaire, complter cette prtude de lexistant.

1.2.

Partage de linformation

Chaque agent dispose dun pc fixe ou portable, reli plusieurs imprimantes laser en rseau. Le service informatique tend uniformiser les systmes dexploitation utiliss (de Windows 95 XP). Tous sont connects Internet et Intranet. Ils disposent en outre dun serveur partag (vu prcdemment), qui leur permet de dposer leurs fichiers informatiques et davoir accs aux autres archives lectroniques selon des droits bien dfinis.

1.2.1

Rattacher des fichiers informatiques aux notices dAlexandrie

Linstitut compte de nombreux agents qui commencent sinterroger sur les sauvegardes de leurs fichiers informatiques-archives. Certains sont renseigns quant aux prconisations normatives mais ne savent pas comment mettre en pratique ces procdures qui leur semblent trop importantes, trop compliques (usage de XML, mta-donnes EAD). La question des supports techniques est frquemment voque, surtout par peur face lobsolescence des outils de lecture. La plupart des documents papier existant dj sous forme informatique, il suffirait de pouvoir rattacher dans un premier temps les fichiers aux notices darchives, afin davoir en accs direct les documents concerns et de pouvoir par

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la suite aller vers une disparition progressive des supports papier pour les informations qui ne ncessitent pas de preuve matrielle dans cet tat, le tout doubl dune procdure de sauvegarde.

1.2.2

LIntranet

Il existe un intranet de linstitut, compos dune partie interne et externe. La partie interne est en cours dlaboration et envisage de devenir un espace de partage pour des projets mis en place lIntefp. Actuellement elle nen contient quun. Ce dossier propose des rubriques qui devraient tre reprises comme onglets gnraux : calendriers, runions ; documents de travail ; comptes-rendus ; groupes de travail ; annuaire ; multimdias ; infos spcifiques.

Espace partage sur lIntranet interne

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La partie publique prsente linstitut, ses activits, ses sites, des ressources multimdias et documentaires en rseau, des espaces par promotion dlves et des liens vers les rapports dtudes. Il pourrait galement pointer vers loutil de gestion informatise des archives.

1.2.3

Les attentes

De nombreux agents attendent la mise disposition de documents provenant des autres dpartements. En effet, ils ne sont que 38% consulter les archives dautres bureaux ou personnes (Diagramme 11) alors que 72% voudraient y avoir accs (Diagramme 12).

C o n s u lt e z - v o u s le s a r c h iv e s d 'a u t r e s p e r s o n n e s ?
N 'o n t p a s r p o n d u 5%

O ui 38%

N on 57%

Diagramme 11

Q u e lle f r q u e n c e d e c o n s u lt a t io n p o u r le s a r c h iv e s d e s a u tr e s s e r v ic e s ?
H e b d o m a d a ir e 5% M e n s u e lle 5% T r im e s tr ie lle 5%

S e m e s tr ie lle 14%

N 'o n t p a s r p o n d u 61%

A n n u e lle 10% J a m a is 0%

Diagramme 12
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Parmi les documents stocks, nous pouvons slectionner quelques informations que les agents souhaiteraient voir en accs partag et simples dutilisation. Leur mise disposition via lIntranet facilitera le partage et la bonne circulation de linformation. On y retrouve les textes rglementaires et parutions officielles (dordre gnral ou concernant les statuts de lIntefp), des modles de documents tlcharger, des comptes-rendus de runions et comits, qui sont actuellement transmis par messagerie lectronique, les notes de service et celles diffuses par voie daffichage et diffusion de la direction, les informations concernant les manifestations organises, les concours ou sessions de formation Toute personne productrice pourrait ainsi mettre disposition linformation souhaite tout en contrlant sa diffusion (droits daccs dfinir) et son intrt dans le temps (mises jour, retraits prendre en charge).

2.

Prsentation du systme dinformation et des projets associs

2.1.

Description actuelle

LINTEFP dispose dun systme dinformation qui sappuie sur trois applications principales : GSAF : gestion des actions de formation GBCF : gestion budgtaire, comptable et financire GARI : pour les formations gre par les directions rgionales du travail, de lemploi et de la formation professionnelle Ces applications ont t dveloppes au dbut des annes 1990 et ne correspondent plus entirement aux besoins de lINTEFP.

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2.2.

Projet de r informatisation

Les objectifs de la mise en uvre du nouveau systme informatique Sofia remplaant les applications GSAF et GARI sont : Assurer les fonctions courantes dlaboration du plan de formation et de gestion pdagogique et budgtaire de ce plan de formation ; Prendre en compte les volutions lies aux nouveaux dispositifs pdagogiques mis en place et aux nouvelles pdagogies mises en oeuvre : - individualisation des formations, - mutualisation des ressources pdagogiques, ; Piloter lactivit de lIntefp dun point de vue physique et budgtaire ; Disposer de donnes fiables et facilement exploitables permettant dinformer les acteurs de la formation (Intefp, services dconcentrs, administrations centrales) ; Mettre en uvre pour les bnficiaires de la formation une technologie ouverte de type Intranet. Toutes ces nouvelles applications vont rfrencer et hberger des documents qui ne seront pas encore mis en commun. Pour aller vers une mutualisation des connaissances, il faudra se poser la question de savoir comment archiver ces donnes une fois quelles nauront plus dutilit courante. Vers quel systme les exporter ou comment pointer vers elles ?

2.3.

Organisation de lINTEFP

Ce changement est dict dailleurs par les volutions de lorganisation de lIntefp engages par la direction : La dconcentration dune partie de la formation continue vers les directions rgionales ncessite une volution du rle de l'Intefp. En plus dune offre de formation classique lIntefp propose aux rgions une offre de service

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constitue dingnierie de formation, dingnierie de projet, dingnierie pdagogique ainsi que la fourniture de ressources pdagogiques ; Les responsabilits de lquipe de direction, des chefs de dpartement et des responsables de projet ont t redfinies. Chacun pourra ainsi mieux suivre lactivit quil pilote ; Les procdures de gestion de la formation et des frais induits ont t homognises et simplifies (gestion des candidatures, rservation des ressources pdagogiques, gestion des tats de frais ).

2.4.

Objectifs et enjeux du projet Sofia

Les principaux objectifs et enjeux du projet de r informatisation de la pdagogie de l'Intefp sont les suivants : Nouvelles orientations d'organisation mentionnes ci-dessus ; Mouvement vers l'individualisation des formations et la notion de projet ; Intgration du systme d'information pdagogique de l'Institut : optimiser une communication ascendante vers les administrations centrales et descendante vers les services dconcentrs, tout en restant indpendant techniquement vis vis du Ministre. Le projet concerne une centaine d'utilisateurs potentiels, principalement les agents de l'Intefp. Il est prvu de mettre disposition des fonctions en ligne (candidature, tat de frais) pour l'ensemble des 10 000 agents du Ministre.

2.5.

Partage de la connaissance

Il sagit de fusionner terme la gestion de la pdagogie, la gestion administrative, la documentation et les archives. Sofia qui va rfrencer des documents pdagogiques pourrait tre utilis galement pour les archives.

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Sofia comporte un module de rfrencement de documents actifs (formation, sections, dossiers auditeurs). A chaque cration ou modification de formation par exemple, il y a un attachement systmatique de documents associs. Avec un nom et un chemin daccs, on rfrence un document hberg par une autre application la fois dans Sofia et dans Alexandrie par exemple. Pour rechercher, on pointe vers le chemin et lapplication laquelle le document est associ est lance par Sofia. Sofia ne peut donc pointer que vers des documents lectroniques et soulve quelques interrogations et complications pour lappliquer la gestion des archives : Il faudrait archiver dans un format particulier et libre : ce qui veut dire transformer tous les documents archiver en .pdf par exemple, les stocker et les rfrencer doublement (sur une premire application, Alexandrie, et sur Sofia). En cas de transfert dun document dAlexandrie vers un lieu darchivage, comment prvenir Sofia ? Comment rfrencer des documents papier dans Sofia, qui ne pointe que vers des informations lectronique, des fichiers ?

3.

Une nouvelle organisation attendue

3.1.

Attentes du personnel de lIntefp

Les attentes des utilisateurs sont plusieurs niveaux : Une meilleure gestion des dures de conservation et du sort final des documents aussi ; Des recherches facilites, plus rapides, afin de pouvoir utiliser le fonds darchive plus souvent ;

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Une prservation de la mmoire de linstitut et que la circulation de linformation prenne une vraie dimension (partage des connaissances) ; mettre en ligne des documents dj sous forme lectronique ou numriss. Les rponses aux questionnaires et entretiens informels ont rvl quune

majorit des agents ne sont pas satisfaits de lutilisation des archives papier . Pourtant, ils ne sont que 14% souhaiter utiliser un logiciel de gestion des archives (Diagramme 9) qui leur permettrait essentiellement deffectuer des recherches sur leurs propres archives mais galement sur celles dautres services.

T r o u v e r ie z - v o u s u t ile u n lo g ic ie l d e g e s t io n d e s a r c h iv e s ?
N 'o n t p a s r p o n d u 10% O ui 14%

N on 76%

Diagramme 9

Le manque denthousiasme envers ce genre doutil est en fait li deux points : le manque de connaissance pour ce type de logiciel (de nombreux agents lont dailleurs prcis sur leur questionnaire) et la prvision davoir des contraintes fortes pour grer les documents archiver. Quelques fonctionnalits intressent une minorit des utilisateurs : extraction des donnes vers un nouveau document, GED, Thesaurus, choix et affichage (Diagramme 10). Les fonctionnalits proposes par ce type doutils nont pas vritablement intress le personnel, pour les mmes raisons que celles situes plus haut. La numrisation mme ne parait pas pertinente, au vu des quelques documents qui sont en double :

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Les documents de formation qui existent sur le serveur partag et aussi bientt dans Sofia. En outre ils sont quasiment tous sous forme lectronique ;

Les documents administratifs et financiers qui sont de toute manire en copies dans de nombreux dossiers et qui aident la cohrence de ceux-ci (correspondance, ordres de mission).

Un module de GED nest donc pas forcment ncessaire.

Q u e lle s fo n c tio n n a lit s v o u s a id e ra ie n t ?

N 'o n t p a s r p o n d u 31%

GED 21%

T h e s a u ru s 15% C h o ix d e s fo rm a ts 9%

E x tra c tio n d e s donnes 24%

Diagramme 10

3.2.

Aspects techniques de conservation

Le format utilis et rattach aux notices devra tre, tout comme en cas de rfrencement par Sofia, un format ouvert et non propritaire. Laccs aux documents lectroniques (ou numriss en cas de besoin) doit comprendre une politique de sauvegarde qui peut tre la mme que celle en usage actuellement et mise en uvre par le service informatique.

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3.3.

Lois et rglements

Dsormais, le cadre juridique franais et europen assure aux documents lectroniques la mme valeur que les archives papier . Le documents a un poids probant identique sil est lisible, entier et sil identifie son auteur (la signature lectronique dcret du 30 mars 2001). La directive europenne 1999-93 CE autorise lutilisation des informations sous forme lectronique comme preuve. Enfin, les normes Afnor NF Z 42-013 (Dcembre 2001) et NF ISO 15489-1 dfinissent les conservations des documents ainsi que la notion de record management, de gestion des archives. Concernant la gestion de linformation dans les tablissements publics dadministration, une circulaire du Premier ministre (2 novembre 2001) prcise les activits des correspondants-archives pour le traitement des documents lectroniques.

Le sort de archives lectroniques doit rester proche de celui des archives papier tant que tous les documents ne sont pas encore en voie dtre informatiques ou numriss. Mais leur gestion ne devra pas tre omise dans le systme de gestion de lIntefp et de toute son activit, afin que toute linformation soit gnre et organise dans un ensemble cohrent et accessible.

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Conclusion

1.

Une mission finaliser

Aprs la remise de ce rapport et avant la fin de mon stage, la socit charge de traiter les archives papier va initier sa prestation. Il sera alors particulirement intressant de constater la mise en uvre concrte des outils et procdures labors durant ce stage. En parallle, je vais finaliser la rdaction dun guide lusage des agents de lIntefp, afin de leur proposer un fil rouge suivre session d'archivage (environ tous les ans). Outre lutilisation des tableaux de gestion, ce document devra contenir des renseignements dtaills concernant les bordereaux remplir et une aide la consultation des notices sur le logiciel Alexandrie. Il mentionnera aussi les noms des personnes ressources contacter en cas de problmes ou de questions, les normes respecter pour le conditionnement des dossiers ou documents. Le correspondant-archives aura galement un charte sa disposition. Il va bnficier, de plus, dune formation dispense par GB Concept pour la manipulation du module darchivage et par les Archives dpartementales pour le fonctionnement dun service darchives.

2.

Les apports du stage en matire de formation

Cette mission sest avre doublement formatrice. Elle ma permis dune part dapprhender un aspect professionnel et connaissance du domaine du travail

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et de la formation, et dautre part ma permis de minvestir personnellement surtout par la demande dadaptation quelle a gnre. Jai dcouvert un monde de linformation proche de la documentation pour ses besoins en organisation, pour la gestion du projet, pour les tudes mener sur lexistant et les attentes, pour la slection doutils informatiss, mais aussi un monde qui possde en plus une dimension trs rigide, rglemente, avec de nombreuses techniques particulires, de nouveaux instruments de travail, de nouveaux termes, comme pour chaque secteur professionnel. Lautonomie dont jai dispose ma permis de faire lexprience de plusieurs mthodologies enseignes lEnssib, mais aussi de rechercher les validations dexperts et de pouvoir mener un projet dans sa quasi globalit. Le monde des archives ayant t trs peu dvelopp dans les enseignements du Dessid, cela ma permis dapprhender un univers qui donne une consistance linformation en la validant et en la conservant avec des mthodes prouves, sur mesure et qui garantissent son intgrit.

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Bibliographie

1.

Monographies

ASSOCIATON DES ARCHIVISTES FRANAIS. Petit administrations dans les dpartements. Paris : 1999.23p.

guide

lusage

des

ATTICA. Guide pour la conservation des informations et des documents lectroniques. 2002.

BENSSOUSSAN, CABINET A. L'archivage lectronique de documents. Herms, 1992.

CHABIN, M.-A. Je pense donc j'archive. LHarmattan, 1999.

CHARTIER KASTLER, C. Prcis de conduite de projet informatique. Les ditions d'organisation. 1998.

DIJK, BUREAU VAN. Progiciels de gestion intgre d'archives. 2003.

DLM-Forum. Guide de l'information numrique. 1998.

GABAY, J.; GEBRE, B. La conduite de projet d'volution des systmes d'information. Interedition, 1999.

LATOUR, M. Les comptences documentaires dans la constitution de la mmoire d'entreprise. INTD, 1999.

LENART, M. (Cabinet Tosca Consultants). Description de 10 systmes de gestion du march. ADBS, 2001.

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55

MOREJON, J. Conduite de projet informatique. Interedition, 1993.

2.

Actes de confrence

KESLASSY, G. Application de conservation In 8 forum de la GEIDE, 10-12 octobre 2001, Paris. MCI. PETILLAT, C. La gestion des archives lectroniques. 15-19 juin 1998, Dakar. Bief. PORTEVIN, J. Professionnels de l'info-doc et mise en place d'une activit de RM et d'archives In Rencontres ADBS, 30-31 mars 2001, Reims. PREVEL, L. Impacts de la dmatrialisation sur l'organisation de l'archivage In 6 forum de la GEIDE, 13-15 dcembre 1999, Paris. MCI. WEISZ, G. Systmes et priphriques de stockage pour l'archivage des documents In 7 forum de la GEIDE, 11-13 octobre 2000, Paris. MCI.

3.

Articles de priodiques

Les entreprises valorisent leurs trsors. Archimag, 2002, n156, pp.17-26. CHABIN, M.-A. Des documents numriques aux dpts numriques. Document numrique, 2000, vol.4, n3-4, pp.301-315. CHABIN, M.-A. L'archivage. Document numrique, 2000, vol.4, n3-4. LUPOVICI, C. Les stratgies de gestion et de conservation prventives de documents lectroniques. Bulletin des bibliothques de France, 2000, vol.45, n4, pp.43-54.
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56

PASCON, J.-L. L'archivage recommand. Archimag, 2002, n155, pp.22-24. PERRIN, C. Les archivistes du numrique. Archimag, 2001, n143, pp.5-7. SERDA. Les logiciels de gestion lectronique de l'information et des documents. Archimag, mars 2000, Hors-srie. WALDRON, M. Gestion lectronique de dossiers. Archimag, 2000, n154, pp.34-35.

4.

Ressources lectronique

Les archives de France URL: 2004). La fondation Ariadne URL: http://www.ariadne-eu.org (consult en septembre 2004). Cerimes URL: http://www.educasup.education.fr (consult en septembre 2004). Afnor URL: http://www.afnor.portail.asp (consult en septembre 2004). Archimag URL: http://www.archimag.presse.fr (consult en septembre 2004). Association des archivistes franais URL: http://www.archivistes.org (consult en septembre 2004). http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr (consult en septembre

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Association des professionnels de la GED URL: http://www.aproged.org (consult en septembre 2004). Cabinet de conseil et d'expertise de Marie-Anne Chabin URL: http://www.archive17.fr (consult en septembre 2004). Forum de la GEIDE URL: http://www.forum-geide.com (consult en septembre 2004). Projet Arpem URL: http://libris.grenet.fr/arpem (consult en septembre 2004). Projet Greco URL: http://greco.grenet.fr (consult en septembre 2004).

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Table des annexes


ANNEXE 1 : DOCUMENTS RELATIFS LA CONDUITE DE LA MISSION DU STAGE ........................................................................................................... I ANNEXE 1-1 : ORGANIGRAMME .......................................................................... II ANNEXE 12 : GRILLE DE PREMIRE VALUATION DES ARCHIVES DANS LES
BUREAUX ..........................................................................................................III

ANNEXE 1-3 : DIAGRAMME DE GANTT ...............................................................IV ANNEXE 1-4 : QUESTIONNAIRE ........................................................................... V ANNEXE 1-5 : CAHIER DES CHARGES POUR LA GESTION DES ARCHIVES AVEC ALEXANDRIE V.6...............................................................................................IX ANNEXE 1-6 : DEMANDES POUR LINTERVENTION DUNE SOCIT DE SERVICE DE
TRAITEMENT DES ARCHIVES ............................................................................ XXI

ANNEXE 2 : DOCUMENTS PRODUITS EN VUE DU TRAITEMENT DES ARCHIVES ..................................................................................................XXIII ANNEXE 2-1 : TABLEAUX DE GESTION ......................................................... XXIV ANNEXE 2-2 : BORDEREAU DLIMINATION .................................................. XXV ANNEXE 2-3 : BORDEREAU DE VERSEMENT EN PRARCHIVAGE .................... XXVII ANNEXE 2-4 : BORDEREAU DE VERSEMENT .................................................. XXIX

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Annexes

Annexe 1: Documents relatifs la conduite de la mission du stage

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Annexes

Annexe 1-1 : Organigramme

DIRECTION Jean Bessire

DIRECTION DE LADMINISTRATION GENERALE ET DES RESSOURCES

Claude Murena

Secrtariat de direction Chantal Gamet

DIRECTION DES ETUDES Dominique Vandroz

Accueil

Systme dinformation ressources pdagogiques appliques communication Gilles Heude

Formation continue Jean-Daniel Cristoforetti

Formation initiale Pascale Rodrigo

Budget Finances Jol Vincent Claudie Mousselin

Marchs Publics Isabelle Fanton Brigitte Vignal

Direction des Actions Extrieures Pierre Garcia

Hygine Scurit Fonction Publique Pascal Roig

Ressources Humaines Franoise Ville

Intendance Robert Guichard Actions Rgionales et Interrgionales Pascal Dorleac

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9 Centres Interrgionaux de Formation

II

Annexes

Annexe 12 : Grille de premire valuation des archives dans les bureaux

Bureau : Service : Nom : Poste : Stockage informatique : Nombre de dossiers et volume : Nombre de fichiers et volume :

Versements effectus souvent ? Consultation ou non ? Stockage papier : Nombre dquipements et taille :

Description des quipements (nombre de tiroirs, tagres) :

Nombre de botes ou chemises et mtrage :

Disponibilits pour un rendez-vous :

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III

Annexes

Annexe 1-3 : Diagramme de Gantt


Semaine Semaine Semaine Semaine Semaine Semaine Semaine Semaine Semaine Semaine Semaine Semaine Semaine Semaine Semaine Semaine Semain e 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 27-30 20-24 13-17 6-10 30-3 23-27 16-20 9-13 2-6 26-30 19-23 12-16 5-9 28-2 21-25 14-18 7-11 Analyse de lexistant Analyse des besoins Traitement du questionnair e Entretiens Tableaux de gestion Analyse dune solution informatiqu e Priode de test et intervention socit traitement

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IV

Annexes

Annexe 1-4 : Questionnaire

GESTION DES ARCHIVES


Juin-septembre 2004 INTEFP Questionnaire visant valuer la production des archives papier et informatiques, les types de documents utiliss et les modes de clasement en place. Votre utilisation des archives courantes (dossiers vivants conservs dans les bureaux), intermdiaires (dossiers clos conservs dans un local de prarchivage) et vos recherches dans leurs fonds seront mises en avant afin de proposer ensuite une organisation satisfaisante des documents.

Comportement face aux documents


1. Connaissez-vous les dures de conservation lgales, les textes rglementaires quant la gestion des documents archiver ? Oui - Non 2. Faites-vous des photocopies ou des impressions de documents archivs ? Souvent Quelques fois - Jamais 3. De quels documents ? 4. A quelles fins ? 5. Vous utilisez un certain systme de classement dans vos archives. Pour quelles raisons ? Pour faciliter les recherches Par manque de temps Parce que le systme tait dj en place votre arrive - Autres 6. Si autres prcisez.

Utilisation des archives


7. Pour quelles raisons archivez-vous vos documents ? Par obligation lgale Par utilit Pour la mmoire de linstitut Parce que vous ne savez pas quoi en faire

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Annexes

8. Frquence de consultation ? Hebdomadaire Mensuelle Trimestrielle Semestrielle Annuelle Jamais 9. Quels documents consultez-vous ? 10. Etes-vous satisfait de la facilit daccs aux documents (botes, local) ? Pas du tout satisfait Plutt pas satisfait Plutt satisfait Tout fait satisfait

Recherche dans les archives intermdiaires (local)


11. Trouvez-vous en gnral ce que vous cherchez ? Oui toujours Oui souvent Pas souvent Jamais ou presque 12. Etes-vous satisfait du temps de recherche ? Pas du tout satisfait Plutt pas satisfait Plutt satisfait Tout fait satisfait

Partage des informations


13. Consultez-vous les archives dautres personnes et/ou services ? Oui - Non 14. Quels documents ? 15. Avec quelle frquence ? Hebdomadaire Mensuelle Trimestrielle Semestrielle Annuelle Jamais

Futur projet dorganisation


16. Lorsque vous effectuez une recherche dans les archives, connaissezvous lavance prcisment le document que vous voulez ? Oui - Non 17. Pensez-vous que certains de vos documents (ou ceux des autres bureaux) seraient utiles mis en ligne ? Oui - Non

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VI

Annexes

18. Trouveriez-vous utile un logiciel qui vous permettrait dinterroger sur le contenu des archives ? Oui - Non 19. Par quels champs serait-il pertinent pour vous deffectuer des recherches informatiques sur des dossiers archivs ? Anne Numro Nom de personne Service Catgorie de dossier Organismes associs Pices du dossier Dates Mots-cls Producteur du document Zone gographique - Autres 20. Si autres prcisez 21. Y a-t-il des fonctionnalits dun logiciel qui vous aideraient dans votre travail ? Ged Thesaurus Choix des formats daffichage et dimpression Extraction des donnes vers un nouveau document - Autres 22. Si autres prcisez 23. Quelles sources dinformation aimeriez-vous trouver sur un logiciel ?

Composition dun dossier


2 partie : pour chaque type de dossier produit, remplissez un exemplaire de Composition dun dossier. Il y a Cinq espaces de ce type sur le formulaire mais vous pouvez nen remplir aucun ou plus de cinq. 24. Bureau producteur 25. Attribution gnratrice des documents 26. Intitul 27. Sigle 28. Type de support et format 29. Catgorie de dossier 30. Pices composant un dossier-type 31. Type de classement Alphabtique Par affaire Chronologique - Autres 32. Si autres prcisez 33. Administrations et organismes lis au dossier

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VII

Annexes

34. Volume et frquence de production 35. Rle du service dans la procdure 36. Valeur des documents Lgale Administrative Historique - Utilitaire 37. Dure dutilit courante 38. Frquence de consultation Hebdomadaire Mensuelle Trimestrielle Semestrielle Annuelle Jamais 39. Dure usuelle de conservation dans les bureaux Moins dun mois Entre un et six mois Entre six mois et un an Plus dun an

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VIII

Annexes

Annexe 1-5 : Cahier des charges pour la gestion des archives avec Alexandrie v.6

MODULE UTILISATEUR
Utilisateurs : les agents de lINT et des CIFS la recherche darchives pourront effectuer des recherches de documents par biais de formulaire suivant des critres prdfinis. Recherche dans les notices : Recherche par critres : lutilisateur peut rechercher des notices en remplissant un formulaire de premier niveau puis de deuxime niveau pour affiner. Si un seul champ est rempli, la recherche ne tiendra compte que de ce renseignement. Si plusieurs champs sont renseigns, la recherche seffectue en appliquant le boolen ET. ( prciser sur formulaire). Premier niveau : champs descriptifs : intitul, mots-cls, description du contenu/pices contenues entits ou agents producteur : services, activit, auteur type de document

Deuxime niveau : restriction dans le temps : mois, anne noms propres associs : zone gographique, personne associe, organisme associ disponibilit lectronique

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IX

Annexes

Affichage des rsultats : A lissue de cette recherche, il faut un affichage du nombre de notices trouves correspondant. Aprs une recherche 1 niveau : nombre de notices, afficher, affiner la recherche Pas de notices correspondantes, largir la recherche (revenir sur le formulaire rempli), recommencer une nouvelle recherche (mettre zro) Afficher : liste des rsultats rpondant la recherche intitul, service, activit, anne, droits daccs insuffisants (si cest le cas) lien sur lintitul pour accder la notice dtaille affichage par groupe de 10 ( pouvoir paramtrer), suivant, prcdent

La liste est trie par dfaut date dcroissante saisie de notice ou par service. Affichage dtaill dune notice : selon les droits daccs, le visiteur accde ou non au contenu de la notice. Notice : rfrence, date darchivage, intitul, type de document, service, activit, auteur, non prvoir un lien plus tard pour aller sur le fichier informatique indiquer si vers dfinitivement aux archives dpartementales anne, mois, description, mots-cls, personnes associes, organismes associs, zone gographique concerne, format lectronique ou

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Annexes

MODULE ADMINISTRATEUR
Administrateur : gestion des notices : crer une nouvelle notice (formulaire de saisie de notice), rcuprer une notice en tat de brouillon (formulaire de saisie dj en partie rempli, annuler, publier, sauvegarder un brouillon), modifier ou supprimer une notice publie (notice, modifier (formulaire rempli, annuler, publier), supprimer (demande de confirmation)) et recherche (formulaire de recherche de notice). gestion des utilisateurs : ajouter (formulaire de saisie dutilisateur), modifier ou supprimer un compte. conditionnement physique : liste en attente darchivage (liste de rfrences publies, slectionner des rfrences, annuler, conditionner (formulaire de saisie des botes, annuler, enregistrer), recherche dans les botes archives (formulaire de recherche des boites). Gestion des notices Recherche dans les notices : (idem que pour lutilisateur simple) Recherche par critres : lutilisateur peut rechercher des notices en remplissant un formulaire de premier niveau. Si un seul champ est rempli, la recherche ne tiendra compte que de ce renseignement. Si plusieurs champs sont renseigns, la recherche seffectue en appliquant le boolen ET. ( prciser sur formulaire). Premier niveau : champs descriptifs : intitul, mots-cls, description du contenu/pices contenues

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XI

Annexes

entits ou agents producteur : services, activit, auteur type de document

Deuxime niveau : restriction dans le temps : mois, anne noms propres associs : zone gographique, personne associe, organisme associ disponibilit lectronique

Affichage des rsultats : (idem que pour lutilisateur simple) A lissue de cette recherche, il faut un affichage du nombre de notices trouves correspondant. Aprs une recherche 1 niveau : nombre de notices, afficher, affiner la recherche Pas de notices correspondantes, largir la recherche (revenir sur le formulaire rempli), recommencer une nouvelle recherche (mettre zro) Afficher : liste des rsultats rpondant la recherche intitul, service, activit, anne, droits daccs insuffisants (si cest le cas) lien sur lintitul pour accder la notice dtaille affichage par groupe de 10 ( pouvoir paramtrer), suivant, prcdent

La liste est trie par dfaut date dcroissante saisie de notice ou par service. Affichage dtaill dune notice : rfrence, date darchivage, intitul, type de document, service, activit, auteur, anne, mois, description, mots-cls, personnes associes,

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XII

Annexes

organismes associs, zone gographique concerne, format lectronique ou non prvoir un lien plus tard pour aller sur le fichier informatique indiquer si verse dfinitivement aux archives dpartementales

Formulaire de saisie des notices : crer une nouvelle notice

Saisie des champs de la notice : ladministrateur est invit crer une notice pour un nouvel objet entrer dans la base. A tout moment Alexandrie doit donner la possibilit lauteur denregistrer la notice avec un statut de brouillon. Un lien vers cette notice en cours sera plac dans son espace travail . Il peut annuler sa saisie. Sans enregistrement, les donnes seront perdues. Les champs obligatoires non remplis donnent lieu une invitation les renseigner. Si tous les champs obligatoires sont remplis, Alexandrie donne la possibilit de publier la notice (la rfrence, le service et lintitul saisis vont dans une liste de rfrence dans la partie conditionnement). Modification des fonctionnalits = listes de choix (ajouts, suppression) peuvent tre modifies.

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XIII

Annexes

Tableau avec caractristiques : NOM DU CHAMP Rfrence Date darchivage Intitul Type de document ETAT DEFAUT Numrotation automatique Date automatique Non renseign Liste droulante Oui Oui A partir des tableaux de gestion : document ou dossier Service Activit Auteur Anne Mois Description dossier Mots-cls Non renseign Non En lien avec le plan de classement plus tard Personnes Zones gographiques associes Disponible en Liste droulante Oui Document/Dossier entier ; Une partie ; Non format lectronique ou Non renseign Non renseign Non Non organismes associs contenu / pices du Liste droulante Liste droulante Non renseign Liste droulante Liste droulante du Non renseign Oui Oui ?? Oui Non Oui aaaa mm Format mm/aa PAR OBLIGATOIRE ? COMMENTAIRES

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XIV

Annexes

modifier une notice publie

Le formulaire de saisie des notices apparat dj rempli et permet des modifications sauf des champs automatiques (rfrences et date darchivage). On peut alors lenregistrer, annuler, lenvoyer en brouillon. supprimer une notice publie

Le formulaire de saisie des notices apparat et demande suppression ou annulation. Gestion des utilisateurs Formulaire de saisie des utilisateurs Gestion des utilisateurs : gestion standard qui comprend la cration, modification et destruction de comptes utilisateurs avec les champs suivants : Nom, Prnom, service, activit, poste occup. Conditionnement physique Recherche dans les botes conditionnes : Formulaire de recherche des boites : ladministrateur peut rechercher les rfrences dune bote archive avec un formulaire. Champs dinterrogation : rfrence de la bote, rfrences des notices, champ descriptif, entit ou personne, type de document, anne de versement. Boolen ET par dfaut.

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XV

Annexes

A lissue de cette recherche, il faut un affichage du nombre de notices trouves correspondant : nombre de notices, afficher, affiner la recherche Pas de notices correspondantes, largir la recherche (revenir sur le formulaire rempli), recommencer une nouvelle recherche (mettre zro) Afficher : liste des rsultats rpondant la recherche Rfrence de la bote, service de provenance, rfrences des notices, date de prarchivage. lien sur lintitul pour accder la notice dtaille affichage par groupe de 10 ( pouvoir paramtrer), suivant, prcdent

La liste est trie par dfaut par date dcroissante de saisie de notice ou par service. Affichage dtaill dune notice : rfrence de la bote, service de provenance, rfrences des notices, description, dates extrmes, date de prarchivage, date dfinitive, dure de conservation en prarchivage, sort final, modalits de tri. Formulaire de saisie des botes Le conditionnement physique propose de crer une nouvelle bote archiver : une liste de rfrences publies (liste constitue par les champs rfrence, service et intitul saisis dans le formulaire saisie des notices) en attente darchivage. On slectionne des rfrences publies, et on conditionne.

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XVI

Annexes

NOM DU CHAMP Rfrence bote de

ETAT DEFAUT

PAR OBLIGATOIRE ? Oui

COMMENTAIRES Numro du service versant + Numro de la bote (en continu par service)

la Non renseign

Service provenance Rfrences notices Description

de Extrait de la notice des Extrait de la notice Extrait de la notice

du Automatique

formulaire se saisie du Automatique

formulaire se saisie du Automatique

formulaire se saisie Dates extrmes Date prarchivage Dure conservation prarchivage Date dfinitive Listes droulantes Oui Daprs le tableau de gestion, une pour le mois Sort final Modalits de tri Liste droulante Non renseign Oui Oui et une pour lanne Daprs le tableau de gestion Daprs le tableau de gestion On peut alors enregistrer la bote, annuler ou mettre en attente. de Liste droulante en Oui Non renseign de Listes droulantes Oui Oui Deux champs (1 et dernire) Une pour le mois et une pour lanne Daprs le tableau de gestion

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XVII

Annexes

Edition : Editer tous les ans une liste des documents dont la date dfinitive est arrive terme : Rfrence de la bote, localisation, rfrences de notices, sort final, modalits de tri. Proposer un sort final : dtruire (dtruire la rfrence bote et les rfrences notices) ou verser aux archives dpartementales (et indiquer dans la notice bote et dans les notices attaches la nouvelle localisation).

DIFFUSION
Interface : La charte graphique du module gestion des archives devra reprendre autant que possible celle du site de consultation des ressources du centre documentaire. (couleurs, polices, prsentation). Navigation : simple et conviviale, les utilisateurs tant essentiellement des nonspcialistes (retours laccueil facilits). Interface web. Numrisation ? Documents de formation qui existent sur le serveur partag et aussi bientt dans Sofia. En outre ils sont quasiment tous sous forme lectronique.

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XVIII

Annexes

Documents administratifs et financiers existent en doubles et photocopies dans beaucoup de services et pas souvent en format lectronique (correspondance, ordres de mission).

Module de ged pas forcment ncessaire. A voir. Archives lectroniques : Plutt prvoir de rattacher aux notices des fichiers informatiques (ajouter sur le serveur dAlexandrie ou distant) une version de lobjet et choisir les droits des utilisateurs.

Distance : Le agents des Cifs doivent pouvoir avoir accs au fonds darchives depuis les sites distants nationaux.

EXISTANT ET BESOINS
Archives Tableaux de gestion = types de documents par activit Les archives de linstitut sont composes essentiellement de documents de formation ou de gestion de service. Leur conservation est fortement rgie par des dures prcises (utilitaires ou rglementaires). Les objets entrer dans la base sont de deux sortes : des dossiers comprenant des pices multiples ou des documents uniques.

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XIX

Annexes

Attentes des utilisateurs : - que les dures de conservation soient gres et que le sort final des documents aussi. - que les recherches soient facilite, plus rapides, afin de pouvoir utiliser le fonds darchive plus souvent. - que la mmoire de linstitut soit prserve et que la circulation de linformation prenne une vraie dimension (partage des connaissances). - mettre en ligne des documents dj sous forme lectronique ou numriss. - quelques fonctionnalits intressent une minorit des utilisateurs = extraction des donnes vers un nouveau document, GED, Thesaurus, choix et affichage.

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XX

Annexes

Annexe 1-6 : Demandes pour lintervention dune socit de service de traitement des archives

Les archives de linstitut sont composes essentiellement de documents de formation ou de gestion de service. Leur conservation est fortement rgie par des dures prcises (utilitaires ou rglementaires). Leur localisation est situe dans un local au sous-sol, et les documents sont contenus dans des botes darchives cartonnes ou des chemises. Il y a environ 500ml de documents selon les archives dpartementales, dont environ 1/3 concerne le service budget finances. Cest par ce service que doit commencer le tri. Des tableaux de gestion ont t tablis par activit et rsument la typologie des informations archives, les dures de conservation et le sort rserver aux documents. Le tri dans le local : Ouvrir les botes darchives dans le sous-sol avec les tableaux de gestion par activit (dj prts) et sparer les informations conserver ou dtruire. ! ! En cas de destruction : bordereaux remplir, destruction prise en charge, fournir le certificat En cas de conservation : saisir les rfrences sous Alexandrie v.6 directement si le logiciel est paramtr ce moment-l ou saisir linventaire sous un logiciel bureautique ; tablir des bordereaux de versement en prarchivage ; reconditionner toutes les botes physiquement (nouvelles botes standards, cotation). Si un versement est ncessaire aux archives dpartementales, prparer les bordereaux de versement Cette opration doit dbuter la semaine du 20 septembre 2004 par le service budget finances, et par la suite schelonner sur tous les dpartements. Des responsables

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XXI

Annexes

de chaque activit seront disposition afin de rpondre dventuelles interrogations. Dure estime ? Cot la journe ? Nombre dintervenants ? Matriel ncessaire ?

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XXII

Annexes

Annexe 2: Documents produits en vue du traitement des archives

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XXIII

Annexes

Annexe 2-1 : Tableaux de gestion

Exemple du dpartement DAGR Activit Budget-finances

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XXIV

Annexes

Annexe 2-2 : Bordereau dlimination

Bordereau dlimination Pour visa

Intitul du service

Institut National du Travail, de lEmploi et de la Formation Professionnelle

Agent responsable

Nom, Prnom : Malige, Jean-Paul Tlphone : Mail :

Dsignation des documents par typologie

Dates extrmes

Mtrage linaire

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XXV

Annexes

Date et signature du chef de service

Date et signature pour accord du Directeur des Archives dpartementales

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XXVI

Annexes

Annexe 2-3 : Bordereau de versement en prarchivage

Bordereau de versement en prarchivage


Rfrence de la bote ( remplir par le correspondant) : Service de provenance :

Description (typologie des documents/dossiers, issue des tableaux de gestion) :

Date de versement en prarchivage :

Dates extrmes (premire et dernire anne des documents) :

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XXVII

Annexes

Dure de conservation en prarchivage ( conserver dans le local, issue des tableaux de gestion) :

Date dfinitive (fin de la DUA):

Sort final (entourer la lettre correspondante):

Modalits de tri (si tri, issues des tableaux de gestion) :

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XXVIII

Annexes

Annexe 2-4 : Bordereau de versement

Bordereau de versement dfinitif


Intitul du service versant

Institut National du Travail, de lEmploi et de la Formation Professionnelle

Agent responsable du versement

Nom, Prnom : Malige, Jean-Paul Tlphone : Mail :

Versement

Dure dutilit Administrative : Nombre total de botes : PARTIE RESERVEE AUX ARCHIVES DEPARTEMENTALES Statut du service versant Mtrage Dates versement extrmes du ml

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XXIX

Annexes

Dpt Silo Trave Dlai N articles de communicabilit des Description des documents verss maximum

Pris en charge le :

Le directeur des Archives dpartementales

Le responsable du service versant

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