Cmo gestionar con xito una auditora interna conforme a ISO 9001:2008

Cmo gestionar con xito una auditora interna conforme a ISO 9001:2008

Ann W. Phillips

Ttulo original: ISO 9001:2008 internal audits made easy: tools, techniques and step-by-step guidelines for successful internal audits Autora: Ann W. Phillips ASQ Quality Press, 2009 ISBN: 978-0-87389-751-8

Ttulo en castellano: Cmo gestionar con xito una auditora interna conforme a ISO 9001:2008 Traduccin: Carmelo Snchez Gonzlez AENOR (Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin), 2010 Todos los derechos reservados. Queda prohibida la reproduccin total o parcial en cualquier soporte, sin la previa autorizacin escrita de AENOR. ISBN: 978-84-8143-681-5 Depsito Legal: M-17440-2010 Impreso en Espaa - Printed in Spain Edita: AENOR Maqueta y diseo de cubierta: AENOR Imprime: AENOR

Nota: AENOR no se hace responsable de las opiniones expresadas por la autora en esta obra.

Gnova, 6. 28004 Madrid Tel.: 902 102 201 Fax: 913 103 695 comercial@aenor.es www.aenor.es

ndice

Prlogo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. Introduccin a la auditora interna segn ISO 9001:2008 . . . . . . . . . . . . Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Propsito de la auditora interna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Objetivos de la auditora interna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ventajas de un proceso de auditora interna eficaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Creacin de un entorno que favorezca el xito de la auditora . . . . . . . . . Cmo conseguir que la direccin apoye el proceso de auditora . . . . . . . . . . Cmo conseguir que los empleados apoyen el proceso de auditora . . . . . . . Cul es el propsito de una auditora interna? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quin es el cliente del proceso de auditora? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Deben ser los empleados sinceros durante la auditora interna? . . . . . . . Qu suceder con los resultados de la auditora? . . . . . . . . . . . . . . . . . Despus de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. Seleccin y mantenimiento del equipo de auditora interna . . . . . . . . . . . . Cuenta con el personal adecuado para las auditoras? . . . . . . . . . . . . . . . . Qu funciones laborales deben estar representadas en la auditora? . . . . . . Qu cualidades deben reunir los buenos auditores internos? . . . . . . . . . . . Cmo puede una organizacin mantener la auditora? . . . . . . . . . . . . . . . 4. Autoridad y responsabilidades habituales en el proceso de auditora . . . . Representante de la direccin/coordinador de la auditora . . . . . . . . . . . . . . Seleccin del equipo de auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Determinacin del alcance de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Establecer la planificacin, hora y duracin de la auditora . . . . . . . . . . . Recibir el informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rastrear o hacer seguimiento de la accin correctiva . . . . . . . . . . . . . . . . La direccin del auditado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aprobar la seleccin de los auditores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informar a los empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Proporcionar recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Garantizar la cooperacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Proporcionar consejeros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Proporcionar servicios bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Determinar la accin correctiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Garantizar que la accin correctiva se realiza de forma oportuna . . . . . . . Auditores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Preparar minuciosamente la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Realizar una reunin inicial para comenzar la auditora . . . . . . . . . . . . . . Recopilar datos para verificar la conformidad con el sistema documentado y la eficacia de ese sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informar de no conformidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utilizar la tica apropiada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Evitar consejos sobre acciones correctivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ser capaz de responder preguntas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Permanecer dentro del alcance de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Emitir un informe de auditora a las 24 horas de realizarla . . . . . . . . . . . . Celebrar una reunin de cierre para revisar las conclusiones de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5. Preparacin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Paso 1: definir y comprender el alcance de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . Paso 2: revisar las normas aplicables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Paso 3: preparar un modelo de proceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El proceso es eficaz a la hora de proporcionar los resultados deseados o esperados? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Se han definido claramente las entradas requeridas? . . . . . . . . . . . . . . . Los empleados estn obteniendo las entradas necesarias para garantizar que se pueden conseguir los resultados deseados? . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Las responsabilidades y autoridad estn definidas con claridad y se comprenden correctamente? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El proceso se ha establecido y documentado con claridad all donde sea necesario? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El proceso se lleva a cabo de acuerdo con la documentacin? . . . . . . . Los empleados que desarrollan su trabajo en este proceso tienen las piezas, materiales, herramientas, equipo, hardware y software apropiados? . . . . . . . Paso 4: revisar la documentacin aplicable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Paso 5: revisar los resultados de las auditoras anteriores . . . . . . . . . . . . . . . Paso 6: crear una lista de comprobacin eficaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cmo se desarrolla una lista de comprobacin troncal eficaz? . . . . . . . . Volver a redactar cada pregunta de la lista de comprobacin para incorporar la terminologa especfica de su organizacin . . . . . . . . . . . . . Aadir preguntas a la lista de comprobacin a partir de la revisin de los documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisar el modelo de proceso y asegurarse de que la lista de comprobacin se ocupa de si las entradas son adecuadas o no para lograr los resultados deseados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Paso 7: realizar una reunin previa a la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Resumen de la preparacin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6. Realizacin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La reunin inicial en grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La reunin inicial individual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Repetir claramente el propsito de la auditora e invitar al auditado a que haga preguntas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Invitar al auditado a que lea las notas tomadas durante la auditora y a que corrija los errores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Describir al auditado como el cliente del proceso de auditora; durante la auditora, invitarle a plantear cuestiones que puedan necesitar atencin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tcnicas de entrevista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Habilidades de comunicacin bsicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tono de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Expresiones faciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lenguaje corporal, gestos y postura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ignorar al auditado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Claves para escuchar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No conseguir separar a la persona de lo que est diciendo . . . . . . . . . . . Anticiparse a la informacin especfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pensar anticipadamente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tolerar las molestias del entorno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sentirse intimidado por la complejidad de la tecnologa . . . . . . . . . . . . . Uso eficaz de la lista de comprobacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tcnica del desglose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tcnica del trazado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Muestreo de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El trato con auditados difciles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El auditado nervioso o ansioso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El auditado enfadado o resentido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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El auditado excesivamente orgulloso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 El auditado que se distrae fcilmente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 7. Creacin del informe de auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Tipos de conclusiones de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Cmo escribir PAC eficaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 El informe de auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 La reunin de cierre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Resumen de la creacin del informe de auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 8. Actividades de seguimiento de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Resumen de una auditora interna eficaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Apndice A. Ejemplos de modelos de proceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Mapa de procesos de Acme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Modelo de proceso de calibracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Modelo de proceso de accin correctiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Modelo de proceso de satisfaccin del cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Modelo de proceso del control del diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Modelo de proceso de inspeccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Modelo de proceso de auditora interna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Modelo de proceso de mantenimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 Modelo de proceso de revisin por la direccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Modelo de proceso de entrada de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

ndice

Modelo de proceso de accin preventiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 Modelo de proceso de produccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 Modelo de proceso de compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Modelo de proceso del transporte martimo de mercancas . . . . . . . . . . . . . . 131 Apndice B. Listas de comprobacin para procesos comunes . . . . . . . . . . . . 133 Lista de comprobacin de todos los procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Lista de comprobacin de la calibracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Lista de comprobacin de los procesos de mejora continua . . . . . . . . . . . . . 143 Lista de comprobacin del control del diseo y desarrollo . . . . . . . . . . . . . . . 149 Lista de comprobacin de la inspeccin, prueba y control de los procesos de los productos no conformes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 Lista de comprobacin del mantenimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Lista de comprobacin de las responsabilidades de la direccin . . . . . . . . . . 154 Planificacin para los procesos o productos nuevos; lista de comprobacin de la definicin de los requisitos del cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 Produccin o prestacin del servicio; lista de comprobacin del control del producto no conforme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 Lista de comprobacin de las compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Lista de comprobacin de la verificacin de los productos comprados . . . . . . 163 Apndice C. Ejemplo de preparacin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Procedimiento de la calidad del mantenimiento de equipos de Acme . . . . . . . 166 Lista de comprobacin de la auditora del mantenimiento de Acme . . . . . . . . 168 Apndice D. Formularios de auditora interna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Tabla de la auditora de procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 Informe de resumen de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Lista de elementos de la accin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Registro de accin correctiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 Plan de accin correctiva (PAC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 Apndice E. Revisiones de ISO 9001:2008 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 ndice analtico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

Prlogo

Para muchas organizaciones, cumplir con los requisitos de ISO 9001 puede ser una tarea de enormes proporciones. Si intentamos desarrollar un sistema que nos permita simplemente pasar las auditoras de certificacin, nos veremos tentados a establecer procesos cuyo propsito principal sea cumplir con los requisitos de ISO 9001. De hacerlo as, es fcil que perdamos de vista la finalidad original de la norma: mejorar de forma continua la eficacia del sistema de gestin de la calidad implementado en nuestras organizaciones. Este libro est pensado para ayudar a los directivos, representantes de la direccin, coordinadores de auditoras internas y auditores internos a implementar un proceso prctico de auditora interna que cumpla con los requisitos de ISO 9001:2008, pero que adems aporte un valor importante y medible al resultado neto de la organizacin. Las directrices ofrecidas en este libro tambin las pueden utilizar aquellas organizaciones que ya tengan un proceso de auditora interna establecido pero que estn buscando formas sencillas de mejorar su eficacia. Las plantillas de los documentos que aparecen en los apndices tambin se incluyen en el CD-ROM que acompaa a esta publicacin, con el fin de facilitar su personalizacin en funcin de las necesidades especficas de cada organizacin. Probablemente, el mayor impedimento para que un proceso de auditora interna obtenga un resultado realmente eficaz sea la creencia de que las auditoras internas deben imitar a las auditoras externas. Por ello, hacemos que nuestros auditores internos se formen con los mejores asesores para aprender a realizar auditoras. A continuacin, utilizamos a los auditores externos como modelos de comportamiento en lo que se refiere a la preparacin de la auditora, la realizacin de la misma y la posterior creacin de informes. Los auditores externos son, por norma, muy profesionales y bastante capaces de lograr los resultados deseados. Pero no logramos apreciar la diferencia importante en el propsito de las auditoras externas frente a las

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internas, y por eso no logramos obtener los enormes beneficios que se pueden derivar del proceso de auditora interna. Mi intencin es que este libro sirva para: Lograr que el lector pueda crear un entorno en el que la direccin y los empleados aprecien en toda su magnitud el valor de las auditoras internas para la mejora continua de su organizacin y, de este modo, puedan contribuir a su xito. Ofrecer herramientas y mtodos especficos fciles de utilizar para la preparacin de la auditora, que permitan al auditor investigar ms profundamente en la eficacia de los procesos, y obtener conclusiones que contribuyan realmente al xito de la organizacin. Proporcionar tcnicas que se puedan utilizar para realizar la auditora aprovechando la experiencia del auditado, y descubrir las oportunidades de mejora que puedan producir una importante recuperacin de la inversin. Proporcionar mtodos y herramientas especficos para crear informes de los resultados de la auditora interna, de modo que fomenten las acciones correctivas oportunas y rigurosas. Las herramientas y tcnicas que se presentan en este libro han sido utilizadas por numerosos auditores internos para realizar auditoras internas basadas en procesos, guiadas por los requisitos de ISO 9001:2008. Siguiendo las directrices que se ofrecen en el captulo 5 para preparar paso a paso una auditora interna, la mayora de los auditores nuevos llevaron a cabo auditoras que fueron igual de eficaces (e incluso ms) que muchas auditoras realizadas por profesionales con experiencia en sistemas de gestin de la calidad. Con las conclusiones de las auditoras obtenidas por auditores noveles usando las herramientas, tcnicas y mtodos descritos en este libro, en muchos casos se ha logrado una importante recuperacin de la inversin. La finalidad de esta publicacin es que estos conceptos le sirvan para realizar auditoras conforme a ISO 9001:2008 ms eficaces y de forma ms sencilla. Disfrute de la lectura!

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Introduccin

Introduccin a la auditora interna segn ISO 9001:2008

Por su dilatada experiencia en la implementacin de los requisitos de ISO 9001 en numerosas empresas desde 1989, he tenido el privilegio de formar parte de los procesos de auditora interna de una amplia variedad de organizaciones e instalaciones. Mis clientes han sido desde pequeos negocios de limpieza hasta empresas de fabricacin globales, desde grandes agencias gubernamentales hasta pequeos fabricantes de cartn. Muchas organizaciones desarrollan procesos de auditora interna que cumplen por completo los requisitos de ISO 9001, pero que consiguen poco ms. Sin embargo, otras han aprendido a utilizar las auditoras internas para lograr grandes xitos en su negocio, lo cual ha producido un impacto positivo en el resultado neto. He estudiado ambos tipos de procesos de auditora para intentar comprender los secretos que conducen al xito de las auditoras internas. Los procesos de auditora que cumplen los requisitos de ISO 9001, pero que consiguen poco ms, tienen en comn los criterios siguientes: La direccin y los empleados ven el proceso de auditora interna simplemente como una necesidad para mantener la certificacin requerida. La organizacin establece el proceso de auditora interna nicamente para garantizar que pasar la auditora externa. El propsito principal del proceso de auditora interna es cumplir los requisitos de ISO 9001 o de otra norma aplicable a la organizacin (ISO/TS 16949, etc.). Los auditores internos emulan a los externos a la hora de realizar las auditoras.

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Por norma, esas organizaciones an no han captado la diferencia entre la auditora interna y la externa, y por eso no han logrado obtener los enormes beneficios que se pueden derivar de un proceso de auditora interna implementado eficazmente. Aquellas organizaciones que utilizan la auditora interna como una herramienta vital y eficaz para mejorar el negocio, as como su resultado neto, tienen en comn una serie de criterios muy diferentes. Esas organizaciones: Comprenden el valor de la auditora interna para mejorar el resultado neto del negocio. Han diferenciado con claridad el propsito de la auditora interna del propsito de la externa. Basan sus auditoras en la eficacia de los procesos del sistema de gestin de la calidad y en la interaccin de esos procesos frente a la conformidad con la norma aplicable. Proporcionan herramientas especficas al auditor interno para que realice auditoras que logran mejorar el negocio y su resultado neto. El objetivo de este libro es compartir con el personal directivo, los representantes de la direccin, los coordinadores de las auditoras internas y los auditores internos los secretos de una auditora interna satisfactoria y proporcionar las herramientas y tcnicas especficas para hacerla posible.

Propsito de la auditora interna

ISO 9000:2005 define una auditora como un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditora. Esta premisa se cumple en cualquier auditora, ya sea una auditora interna, una auditora de proveedor o una auditora de certificacin ISO 9001, pero el propsito de cada tipo de auditora es algo nico. El propsito principal de una auditora de certificacin ISO 9001 es verificar que una organizacin tenga implementado un sistema de gestin de la calidad que cumpla los requisitos establecidos por ISO 9001:2008. Los organismos de certificacin reciben formacin especfica para no aportar sus opiniones ni recomendar soluciones a los problemas sistmicos. Su trabajo es comparar minuciosamente documentacin, registros y actividades con los requisitos de ISO 9001:2008 y verificar la conformidad con la norma. Aunque los auditores recaban informacin del auditado, ante todo trabajan de forma independiente para evaluar dicho nivel de

Introduccin a la auditora interna segn ISO 9001:2008

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conformidad con la norma. La organizacin instruye de forma muy sensata a los auditados para que se limiten simplemente a responder a las preguntas que les hacen y a esperar en silencio a la siguiente. En ningn caso se les anima a que voluntariamente proporcionen informacin al organismo de certificacin. El propsito de una auditora de proveedor es verificar que el proveedor tiene implementados los sistemas y procesos necesarios para garantizar el cumplimiento de los requisitos especficos del cliente. En este caso, los auditores tambin evalan documentos, registros y actividades para garantizar que se cumplen tanto los requisitos establecidos del sistema de gestin de la calidad como los requisitos especficos de productos o servicios. Una vez ms, a los auditados se les advierte de que no deben proporcionar voluntariamente ms informacin que la que el auditor les pide especficamente en sus preguntas. Aquellas organizaciones que han comprendido el valor de las auditoras internas han descubierto que son distintas a las externas y que se deben realizar de una manera diferente. En esas organizaciones, el propsito principal de la auditora es encontrar oportunidades de mejora, y el propsito secundario es mantener la certificacin ISO 9001. El auditor interno aporta solamente la mitad del conocimiento que se requiere para lograr el xito en la auditora: familiaridad con la norma, conocimiento de la documentacin de la organizacin y una perspectiva nueva. El auditado aporta la otra mitad del conocimiento requerido: la experiencia en el proceso que se est auditando. Se anima a las dos partes a que colaboren para identificar aquellos procesos que no estn funcionando de forma ptima para poder realizar las acciones pertinentes para mejorarlos. Este enfoque de la auditora interna requiere un importante cambio cultural en la mayora de las organizaciones. Las tcnicas empleadas para lograr ese cambio cultural se tratan en el captulo 2.

Objetivos de la auditora interna

Los objetivos principales de la auditora interna son cuatro: Verificar la conformidad con las normas aplicables. Verificar la conformidad con los procedimientos documentados. Verificar la eficacia de los procesos en el sistema. Identificar las oportunidades para mejorar el sistema. Al implementar ISO 9001:1994, muchas organizaciones ponen el nfasis principalmente en los dos primeros objetivos. Las auditoras se centran en verificar si la organizacin cumple o no con los requisitos de ISO 9001 y si las actividades dentro de

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la organizacin estn conformes con sus propias instrucciones y procedimientos documentados. A medida que el sistema de gestin de la calidad madura y disminuyen las no conformidades, algunas organizaciones intentan aumentar la eficacia de sus auditoras internas. Esas organizaciones se centran ms en el tercer y el cuarto objetivo. Las auditoras siguen verificando la conformidad con ISO 9001 y con los propios procedimientos documentados de la organizacin, pero los auditores tambin tienen formacin para evaluar la salud de los procesos dentro del sistema. A los empleados se les anima a que trabajen con los auditores para determinar oportunidades de mejora especficas. Los auditores internos pasan de ser figuras policiales a facilitadores de la mejora continua. De ese modo, las auditoras internas generan conclusiones que producen mejoras importantes y medibles para el negocio. ISO 9001:2008 fomenta an ms este planteamiento de las auditoras internas. Los procesos de dentro del sistema de gestin de la calidad deben identificarse junto con su secuencia e interacciones (apartados 4.1.a/b y 4.2.2.c). Se deben determinar los criterios y los mtodos para garantizar que la operacin y el control de esos procesos sean eficaces (apartado 4.1.c). Por lo tanto, es recomendable que las auditoras internas se centren en la eficacia de esos procesos e identifiquen dnde pueden estar fallando las interacciones. La mejor fuente de informacin para saber dnde se pueden mejorar los procesos es el auditado, que es el experto en el proceso. Hay que animar a los auditados a que compartan sus conocimientos durante la auditora interna para que as desempeen un papel fundamental en el proceso.

Ventajas de un proceso de auditora interna eficaz

Las ventajas que conlleva un proceso de auditora interna eficaz son numerosas, y entre ellas se encuentran: Reduccin de los costes operativos debido a una mayor eficacia, un aumento de la productividad, una mejor planificacin y una disminucin de los desechos y los productos que necesitan reproceso. Como resultado de las conclusiones de la auditora, algunas organizaciones han calculado una recuperacin de la inversin real, que ha ascendido a un total anual de seis y siete cifras anuales. El clculo de la recuperacin de la inversin obtenida de las conclusiones de la auditora interna se trata ms a fondo en el captulo 2. Aumento del desempeo de la seguridad. Aunque ISO 9001:2008 no trata de forma especfica la salud y la seguridad de los empleados, los requisitos de ISO 9001:2008 y el proceso de auditora interna pueden tener un impacto positivo en el desempeo de la seguridad. Un buen proceso de formacin de los

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empleados y unas instrucciones de operacin bien redactadas contribuyen a un sistema eficaz de la gestin de la salud y la seguridad laboral. Cuando esos aspectos se combinan con la responsabilidad que ofrecen las auditoras, muchas organizaciones han experimentado mejoras importantes en su desempeo de la seguridad slo por haber implementado un sistema basado en ISO 9001. Aumento de la satisfaccin del cliente. Obviamente, el objetivo final de cualquier sistema de gestin de la calidad es la mejora de la satisfaccin del cliente, que suele generar un aumento de la base de clientes. Los niveles ms elevados de satisfaccin del cliente tambin producen una reduccin de las reclamaciones de los clientes y de los productos devueltos, que son dos aspectos costosos para la organizacin en trminos de personal, gastos de transporte, reproceso y desechos. Aumento de la moral. Muchas organizaciones que inician su proceso de auditora interna se preguntarn: Cmo podemos combinar los trminos auditora y aumento de la moral sin que ello sea motivo de risa?. La respuesta es sencilla. Cuando se anima a los empleados a que contribuyan en el proceso de auditora y ven que se realizan mejoras basadas en su contribucin, las auditoras sirven para otorgar poderes a la plantilla en lugar de para denigrarla. Hace ya algunos aos, una organizacin recibi la visita de su vicepresidente corporativo. Durante la reunin inicial de la visita, el vicepresidente anunci que la organizacin iba a posponer los esfuerzos para lograr la certificacin ISO 9001. En aquel momento haba otras muchas prioridades como para gastar recursos en la implementacin de ISO. Despus de la reunin inicial, el vicepresidente realiz una visita a la planta. Durante esa visita, los operarios de la planta hablaron con l sobre su decisin. Cuando le preguntaron a los operarios por qu les pareca ISO tan importante como para desafiar a un vicepresidente corporativo, respondieron: Las auditoras internas son el primer paso del proceso de la calidad que realmente ha marcado la diferencia. Por fin estamos viendo que se arreglan cosas que se deberan haber arreglado hace tiempo. Y l quiere pararlo!. Reduccin de las barreras entre departamentos. Por desgracia, las auditoras mal realizadas acaban por crear barreras entre los departamentos en lugar de reducirlas. Pero las auditoras bien realizadas ofrecen a los empleados una oportunidad para trabajar juntos que no haban tenido antes. Cuando alguien de fabricacin audite el proceso de compras, por ejemplo, comprender mejor lo que se necesita para recibir suministros y materiales a tiempo. Es raro que la gente escriba URGENTE en una solicitud de compra despus de haber auditado el proceso de compras. Cuando los auditores de fabricacin comprueban cmo se calibran los instrumentos en el laboratorio, es poco probable

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que vuelvan a pedir repeticiones de las pruebas. Cuando el laboratorio ve lo que le cuesta a produccin realizar correctamente una muestra, es poco probable que vuelva a pedir que se repitan las muestras. La auditora aumenta el nivel de conocimiento de otros departamentos de la organizacin. Supervivencia. La ltima ventaja del proceso de auditora interna es la supervivencia. Aquellas organizaciones que han implementado un proceso formal de mejora continua son las organizaciones con ms probabilidades de existir en los prximos diez aos. La auditora interna puede ser una herramienta potente en el proceso de mejora continua de cualquier organizacin. El primer paso para desarrollar un proceso de auditora interna que tenga xito es la creacin de un entorno en el que la direccin y los empleados apoyen el proceso de auditora y contribuyan a su xito. Las tcnicas empleadas para crear ese entorno se tratan en el captulo 2. El siguiente paso es la seleccin de los auditores adecuados para el equipo de auditora interna. Las cuestiones que hay que tener en cuenta al realizar esa seleccin se tratan en el captulo 3. La definicin de los roles y las responsabilidades habituales en el proceso de auditora se trata en el captulo 4. El captulo 5 perfila paso a paso el proceso que hay que seguir para prepararse para una auditora interna. La preparacin para la auditora es la fase ms importante para garantizar su xito. Si los auditores saben de antemano qu registros revisarn, cuntos van a examinar y qu estarn buscando cuando los extraigan, procedern con la confianza de que van a realizar una buena auditora. En los apndices y en el CD-ROM adjunto se proporcionan las herramientas que ayudarn a los auditores a lograr el xito. El captulo 6 trata sobre cmo realizar la auditora de tal forma que fomente la participacin de los auditados. En l se describe cmo dirigir una reunin inicial eficaz, cmo establecer el ambiente correcto durante la auditora y cmo tratar a los auditados difciles. El captulo 7 describe cmo crear los informes de la auditora de tal forma que fomenten las acciones correctivas oportunas, eficaces y rigurosas. Aunque el auditor no es responsable de las acciones correctivas posteriores a una auditora, hay cuatro cosas que los auditores pueden hacer para alentar a los auditados a que realicen las acciones correctivas sin demasiada demora. Esas cuatro cosas se examinan en el captulo 7. Y, por ltimo, en el captulo 8 se indica cmo realizar el seguimiento de las conclusiones de la auditora para garantizar que la accin correctiva se implemente de forma eficaz. ste es el planteamiento de entrada para que aproveche el libro y que obtenga ideas valiosas para mejorar su proceso de auditora interna.

Creacin de un entorno que favorezca el xito de la auditora

Cmo conseguir que la direccin apoye el proceso de auditora

El factor individual ms importante para el xito de cualquier iniciativa de mejora de la calidad es el liderazgo de la direccin. Para motivar ese liderazgo, lo que ms comnmente se suele hacer es mostrar las herramientas y los procesos que seran beneficiosos para la empresa. En lo que a la auditora se refiere, se presentan una serie de conclusiones de auditora junto con una lista de aquellos que han cerrado sus conclusiones y aquellos que no lo han hecho. Pero este planteamiento no suele conseguir que surja la energa y el apoyo del equipo directivo que se estn buscando. A la direccin le pagan por garantizar el xito financiero de la organizacin. Es fundamental manejar bien el lenguaje del dinero para obtener el apoyo y la participacin que se necesita para lograr que triunfe cualquier iniciativa de mejora de la calidad. Un proceso de auditora interna eficaz de ISO 9001:2008 implica la evaluacin de la eficacia global de los procesos, y no solamente la conformidad de la organizacin con la norma y sus propios procedimientos documentados. (Consulte el captulo 5 para ver una descripcin de las tcnicas que se pueden utilizar para auditar la eficacia de los procesos.) Si los auditores simplemente se dedican a citar las referencias a ISO 9001 durante las auditoras y en el informe, es muy probable que los empleados y la direccin no realicen acciones correctivas oportunas y rigurosas. Pero mediante la evaluacin de los procesos y de sus interacciones, una auditora interna puede sealar las mejoras que aumentarn la eficacia de la organizacin, la productividad y, en ltimo trmino, la rentabilidad. Estas conclusiones slo pueden explicar del 10% al 40% del nmero total de discrepancias. Pero cuando los problemas se han registrado y corregido, la empresa debe hacer todo lo posible para cuantificar el xito y comunicarlo tanto a los empleados como a la direccin.

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La revisin de las conclusiones de la auditora en una reunin tpica de revisin por la direccin incluir un resumen de las conclusiones de la auditora, el estado de las acciones correctivas y preventivas, y quizs una actualizacin de aquellas acciones requeridas que han pasado sus fechas estimadas de finalizacin. Pero para lograr el nivel de compromiso necesario para garantizar el xito del proceso de auditora, el representante de la direccin puede aadir comentarios adicionales donde proceda. De las catorce conclusiones de la auditora que hemos registrado en el segundo trimestre, hemos podido calcular la recuperacin de la inversin (ROI, Return Of Investment) de cinco de ellas. La ROI asciende a unos ahorros anuales de 952.675 dlares. Un planteamiento de estas caractersticas generar un nivel de inters mucho mayor. El mejor mtodo para conseguir hacer ver que las conclusiones de la auditora equivalen a la recuperacin de la inversin es tratar conclusiones especficas de determinadas empresas para las que se ha calculado y notificado la recuperacin de la inversin. Muchas de esas conclusiones son bastante comunes e incluso pueden parecer familiares.
Conclusin: No hay ningn proceso de formacin para los nuevos empleados tcnicos que influyen en la calidad del producto, como son, por ejemplo, los ingenieros de proceso y los qumicos de laboratorio.

ISO 9001:2008 requiere que la organizacin determine la competencia necesaria del personal que realiza un trabajo que influye en la calidad del producto de forma directa o indirecta, y debe ofrecer formacin u otra clase de accin apropiada para satisfacer esas necesidades. (Consulte los apartados 6.2.2.a y 6.2.2.b de ISO 9001:2008, as como la nota del apartado 6.2.1.) El personal tcnico y directivo suele influir directamente en la calidad del producto, pero con frecuencia se les suele excluir de los procesos de formacin. El auditor podra citar la conclusin indicada anteriormente y generar unas expectativas mnimas de cara al desarrollo de procesos de formacin para empleados tcnicos. O bien podra emplear unos minutos en investigar de qu forma la carencia de esos procesos ha influido realmente en la eficacia de los procesos de ingeniera y los relacionados con los laboratorios. Si aprecia una discrepancia durante la auditora, el auditor debe preguntar: Esto le ha causado algn problema a usted o a la organizacin?. En los casos en que no existen procesos de formacin para los empleados tcnicos, las conversaciones con los ingenieros o qumicos pueden poner de manifiesto errores importantes que se cometieron porque el empleado no estaba

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familiarizado con los requisitos de validacin de un proceso o producto especficos, o con los requisitos reglamentarios, los del cliente, los de la gestin del proyecto, los del control de la documentacin, etc. En una auditora reciente, dos errores del sistema de la calidad provocados por la falta de formacin fueron valorados en 250.000 dlares para el primer caso y en 1,2 millones de dlares para el segundo. Por consiguiente, la conclusin se podra documentar de la siguiente manera: No hay ningn proceso de formacin para los empleados tcnicos que influyen en la calidad del producto, como son, por ejemplo, los ingenieros de proceso y los qumicos de laboratorio. La falta de un proceso de estas caractersticas se ha identificado como el motivo principal de dos problemas de calidad recientes. En la reunin de cierre, el auditor debe informar de la falta de requisitos de competencia identificados para empleados tcnicos y de la falta de un proceso para satisfacer esos requisitos, lo que supone una discrepancia con los apartados 6.2.2.a y 6.2.2.b de la norma. Pero el auditor debe ir ms all y afirmar: La falta de un sistema de estas caractersticas se ha identificado como el motivo principal de dos problemas que han costado a la empresa un total de 1,45 millones de dlares. Si se logramos actuar sobre esta cuestin y evitamos una situacin similar en el futuro, el esfuerzo habr merecido la pena.
Conclusin: El libro de especificaciones del cliente que utiliza el laboratorio est obsoleto y no est incluido en la lista de distribucin de atencin al cliente para conocer las especificaciones del cliente.

Hay diversas cuestiones relacionadas con esta conclusin. ISO 9001:2008 requiere que la organizacin revise los documentos pertinentes cuando se cambien los requisitos del producto y que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados (apartado 7.2.2). ISO 9001:2008 tambin requiere que los documentos necesarios para el sistema de gestin de la calidad estn bajo control (apartado 4.2.3). Preguntar Esto ha causado un problema? ha puesto de manifiesto que dos de los cinco envos devueltos anteriores fueron provocados por las especificaciones obsoletas del libro de especificaciones del cliente. En ambos casos, la accin correctiva simplemente consisti en actualizar el documento especfico que no estaba al da. No se realiz un esfuerzo adicional para determinar la causa del problema ni se llevaron a cabo acciones para evitar que se repitiese (apartado 8.5.2.b). Tener dos envos devueltos por la misma razn y no preguntarse Por qu las especificaciones no estn al da? indica que la organizacin no comprende por completo el proceso de accin correctiva. Un estudio realizado ms en profundidad

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sobre el proceso de accin correctiva indic que justamente eso era lo que suceda. Pero para simplificar esta cuestin, nos centraremos simplemente en los dos envos devueltos. Para comprender el coste asociado a un envo devuelto, primero hay que visualizar el diagrama de flujo de lo que sucede desde el momento en que llama el cliente hasta que el problema se ha resuelto por completo. Hay que determinar cunto tiempo se ha empleado en la gestin de cada paso, el tiempo de produccin perdido (si procede) y el dinero real gastado en dicho paso. El tiempo de produccin se puede perder en el reproceso del producto al acelerar la produccin del producto de reemplazo, e incluso durante el tiempo de cambio no programado asociado con el pedido acelerado. En el dinero real gastado se incluyen los costes del transporte para devolver el producto defectuoso, el transporte urgente para llevar el producto de reemplazo al cliente, las tarifas de urgencia para conseguir las materias primas necesarias para hacer el producto de reemplazo, los costes asociados con la eliminacin del producto devuelto, los gastos de viaje del personal de ventas o de la calidad al que se le pide visitar al cliente para resolver los problemas, etc. Por consiguiente, la conclusin se podra documentar de la siguiente manera: El libro de especificaciones del cliente que utiliza el laboratorio est obsoleto y no est incluido en la lista de distribucin de atencin al cliente para conocer las especificaciones del cliente. Dos de los cinco ltimos envos devueltos cumplan las especificaciones disponibles en el laboratorio, pero no cumplan las nuevas especificaciones que se haban acordado por parte de atencin al cliente. El coste de los dos envos devueltos (incluyendo los cargos por el transporte, la carga en contenedores dedicados, el reproceso del producto no conforme y los cargos del transporte especial para el reenvo) fue de 86.000 dlares. Por supuesto, los costes puros y duros no incluan el dao causado a la reputacin de la empresa y a la satisfaccin del cliente. Simplemente, la actualizacin del libro de especificaciones del cliente y pedirle a atencin al cliente que aada el laboratorio de esta sede a su lista de distribucin de especificaciones del cliente evitarn la aparicin de contratiempos similares en el futuro.
Conclusin: Tres de las cinco impresiones revisadas en la obra en construccin tenan una desactualizacin de al menos dos revisiones.

El control de los documentos es un requisito de ISO 9001:2008 que se suele considerar un mal necesario para lograr la certificacin. Pero en esta empresa de ingeniera

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y construccin, los problemas relacionados con el control de impresin demostraron ser la principal causa de excepciones indicadas por el cliente durante la fase de cierre del proyecto, costndole a la organizacin un reproceso posterior a su terminacin. Para muchos proyectos, esto puede suponer hasta un 5% o ms del coste total del proyecto. Con tan slo unas pocas preguntas adicionales, se descubrieron 26 excepciones que dieron lugar al reproceso provocado por la falta de control de impresin. Por consiguiente, la conclusin se podra documentar de la siguiente manera: Tres de las cinco impresiones revisadas en la obra en construccin tenan una desactualizacin de al menos dos revisiones. Se ha descubierto que un total de 26 excepciones del cliente sobre un proyecto anterior estn relacionadas con problemas de control de impresin. El control de impresin en una obra en construccin es una tarea difcil. Es complicado controlar las relaciones entre la ingeniera del diseo, el departamento de dibujo y el personal de construccin. Pero reducir las excepciones debidas al control de impresin en apenas un 20% produce un ahorro importante para la organizacin.

Conclusin: El procedimiento PR-02 requiere que el planificador de produccin enve un plan de produccin al departamento de compras dos semanas antes de la realizacin de la produccin. Compras no recibe el plan de produccin hasta dos o tres das antes de cada produccin.

Otras preguntas posteriores pusieron de manifiesto que el retraso de la informacin de planificacin haba producido numerosos envos atrasados de materias primas. Los costes asociados con los envos atrasados incluan: 29 horas de produccin perdidas. Costes de transporte especiales para acelerar la llegada de las materias primas. Costes de transportes especiales para que el producto final cumpla los requisitos de entrega del cliente. Costes asociados con los cambios no planificados en la produccin para acelerarla con el objetivo de cumplir los requisitos de entrega del cliente. Preguntar al auditado Dnde se han producido problemas para la empresa? ayudar a conocer las categoras en las que la organizacin ha perdido ingresos

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Por consiguiente, la conclusin se podra documentar de la siguiente manera: El procedimiento PR-02 requiere que el planificador de fabricacin enve un plan de produccin al departamento de compras dos semanas antes de la realizacin de la produccin. Compras no recibe el plan de produccin hasta dos o tres das antes de cada produccin. En los tres ltimos meses, la entrega atrasada de materias primas ha producido la prdida de 29 horas de tiempo de produccin, un exceso de costes de transporte especial y costes asociados con el exceso de cambios. Por supuesto, los fallos del sistema de esta magnitud no suelen ser responsabilidad de un nico empleado. Para optimizar el proceso de planificacin en esta organizacin hizo falta un equipo de empleados con funcionalidades cruzadas y una buena formacin en el anlisis de la causa inicial y en tcnicas de resolucin de problemas. Pero sus esfuerzos produjeron una recuperacin de la inversin neta de ms de 400.000 dlares anuales. Otro xito del proceso de auditora interna! Al evaluar la recuperacin de la inversin segn las conclusiones de la auditora, entre las fuentes de ahorro habituales se encuentran: Tiempo de produccin. Reduccin de desechos/reprocesos. Mejoras de la productividad. Transporte especial. Costes asociados con las reclamaciones de los clientes y las mercancas devueltas. Costes asociados con los fallos de validacin y verificacin del diseo. Costes asociados con la renovacin de los empleados. Costes asociados con un exceso de inspecciones y pruebas. Exceso de costes de inventario. Piezas de repuesto para el mantenimiento del equipo. Por supuesto, no todas las conclusiones de la auditora interna producirn esos beneficios financieros. Pero si nos centramos en la eficacia de los procesos adems de en la conformidad con los procedimientos y normas aplicables, obtendremos que de un 10% a un 40% de las conclusiones de la auditora generarn una importante recuperacin de la inversin. La cuantificacin y la comunicacin de los xitos asociados con el proceso de auditora interna generarn ms apoyo al proceso de auditora.

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Cmo conseguir que los empleados apoyen el proceso de auditora

La gente que mejor sabe cmo se implementan de forma eficaz los procesos y sus interacciones son las personas ms prximas al trabajo. El tcnico de mantenimiento conoce mejor que nadie si el proceso de mantenimiento preventivo es eficaz. El ingeniero de diseo sabe mejor que nadie si el proceso de diseo est funcionando de forma eficaz y dnde residen las oportunidades de mejora. Para auditar de forma eficaz esos procesos, el auditor debe conseguir la ayuda del auditado, y para ello el auditado debe comprender que desempea un papel fundamental en el proceso de auditora interna. La mejor forma de asegurarse de que el auditado comprende su papel en el proceso de auditora es empezar por ofrecerle una formacin bsica. Esa formacin no suele necesitar demasiado tiempo y puede ser simplemente un elemento de la agenda en las reuniones de empleados que se celebran regularmente, las reuniones de departamento o las comidas de trabajo. Los puntos que se pueden tratar son los siguientes:

Cul es el propsito de una auditora interna?

Una encuesta informal realizada a los empleados de distintos sectores ha puesto de manifiesto que ms del 95% de los empleados creen que la auditora interna est pensada para detectar alguno de sus errores o para evaluar su desempeo en el trabajo. Como ejercicio inicial en mis clases de auditora, yo suelo escribir la palabra auditora en un rotafolio y les pido a los participantes que expresen en voz alta lo primero que se les ocurra. Entre las respuestas suelen estar las siguientes: Hacienda. Miedo. Intimidacin. Va a venir alguien a decirme cmo tengo que hacer mi trabajo. Notificacin de despido. Vacaciones. Juego del escondite. Portapapeles (sta se expresa por s misma). No es muy frecuente que los empleados digan: mejora continua! o lo mejor que ha pasado en mi organizacin!.

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Muchos auditores internos creen que el propsito principal de la auditora interna es simplemente cumplir los requisitos de ISO 9001:2008. De hecho, ISO 9001:2008 requiere que se realicen auditoras internas. Pero tanto los empleados como los auditores tienen que comprender su propsito principal. Como se plante en el captulo anterior, el propsito principal de una auditora interna es mejorar nuestra forma de hacer negocios. El auditor slo aporta la mitad del conocimiento requerido: debe aportar al proceso una comprensin de la norma aplicable, el conocimiento de los procedimientos documentados y una buena capacidad de observacin. Pero en una auditora interna, el auditado aporta la otra mitad del conocimiento necesario para realizar una auditora provechosa: aporta su experiencia en el proceso que se est auditando, el conocimiento de cmo funciona realmente el proceso diariamente y de dnde pueden residir las principales oportunidades de mejora. Cuando los participantes comprendan realmente lo que la organizacin puede lograr mediante el proceso de auditora interna, menos probable ser que el auditado salga corriendo cuando el auditor entre en el departamento.

Quin es el cliente del proceso de auditora?

La mayora de los empleados jams han pensado que la auditora interna tenga un cliente. Por supuesto, la respuesta ms comn es que el cliente de una auditora interna es la direccin. La auditora proporciona a la direccin la informacin necesaria para evaluar la conformidad del sistema de gestin de la calidad definido y para identificar las oportunidades de mejora continua. Pero adems, el auditado tambin es un cliente de la auditora. Si los empleados no tienen las herramientas, informacin, formacin, instrucciones o documentacin adecuadas para hacer correctamente su trabajo, se pueden beneficiar de la auditora interna y de la accin correctiva posterior. De este modo, se pueden considerar clientes del proceso de auditora. Los empleados deben verse como participantes activos y beneficiarios del proceso para contribuir con su experiencia, que es muy necesaria.

Deben ser los empleados sinceros durante la auditora interna?

La respuesta a esta pregunta resulta obvia cuando se comprende realmente el propsito de la auditora interna. Si la organizacin utiliza el proceso de auditora interna para mejorar el negocio, los empleados no deben tener miedo a las conclusiones de la misma, sino que deben estar dispuestos a ayudar al auditor de cualquier manera posible para identificar los fallos potenciales del sistema. El auditado aporta experiencia

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sobre el proceso que se est auditando. Para identificar los fallos en las interfaces que hay entre los procesos, resulta vital obtener informacin del auditado. Una organizacin debe castigar a los empleados basndose en los resultados de la auditora? En algunos sectores sta es una pregunta difcil, pero para evitar el miedo que se suele asociar a la palabra auditora, la mayora de las organizaciones deben dejar claro que no se producir ninguna accin punitiva basada en los resultados de sta. Para obtener ms informacin sobre las acciones punitivas despus de una auditora interna consulte la seccin Despus de la auditora, que se encuentra ms adelante.

Qu suceder con los resultados de la auditora?

Los empleados tienen que comprender qu suceder con los resultados de la auditora. Por lo general, los resultados se revisan en una reunin de cierre en la que la direccin del rea auditada tendr la oportunidad de preguntar sobre las conclusiones para comprenderlas e incluso iniciar el proceso de accin correctiva. Posteriormente se iniciar un Plan de Accin Correctiva (PAC) o el equivalente para cada organizacin, con el objetivo de documentar la causa de la conclusin, la accin tomada para subsanar la causa y lo que se ha hecho para garantizar la eficacia de la accin tomada. La formacin para la toma de conciencia es un buen punto de partida para que los empleados comprendan la intencin del proceso de auditora. El auditor interno tambin puede fomentar el apoyo de los empleados al proceso de auditora. El auditor debe dejar claro que respeta la experiencia del auditado en el rea que se est auditando. Debe animar a los auditados a que aporten al informe de auditora los problemas que quieran ver resueltos para garantizar que esos problemas reciban la atencin que se merecen. Incorporar al auditado como parte activa del proceso de auditora otorga poderes a la plantilla y aade ms valor a los resultados de la auditora.

Despus de la auditora
Hay que castigar a los empleados en funcin de la informacin que se descubra durante una auditora interna? sta es una cuestin difcil que se debe debatir dentro de la organizacin antes de la primera auditora. Las acciones punitivas pueden variar desde una reprobacin del supervisor a un empleado por ser responsable de una de las conclusiones hasta el despido de un empleado en funcin de los resultados de la auditora. Al evaluar si se deben realizar acciones punitivas (o hasta qu

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grado se realizarn), la direccin de la organizacin debe considerar el impacto que esa accin tendr en la calidad de las auditoras futuras. En una auditora reciente, un operario confes que haba estado enviando productos no conformes de manera rutinaria. Como en ese sector los inspectores de control de la calidad no son una figura habitual, se espera que los operarios inspeccionen su propio producto. Cuando se le pregunt por su actitud, el operario afirm que la empresa le pagaba por enviar productos no conformes. Declar: Cobro el salario mnimo y tengo cinco hijos que mantener. Me pagan un bono por cada producto que va en el pal y, por eso, le aseguro que todo lo que hago va al pal, est bien o mal. Por supuesto, se necesita una evidencia objetiva para indicar una discrepancia. (Consulte el captulo 7 para obtener ms informacin sobre la creacin de informes de auditora.) Para verificar este problema con una evidencia objetiva, el auditor visit el departamento de envos. Descubri que el 7% del producto preparado para enviar era no conforme. Basndose en esta evidencia, el auditor escribi una conclusin en la que afirmaba que el sistema de incentivos fomenta el envo de productos no conformes. Tras conocer la conclusin, el encargado de produccin mont en clera. Dando un puetazo en la mesa, grit: Quiero saber los cdigos de los operarios de esos productos!. El auditor tranquilamente se apart a un lado con el encargado de produccin y le explic que el problema no eran los operarios, sino el sistema de incentivos. Los productos no conformes no salan de una nica persona. Con el enfoque correcto, la organizacin redise el sistema de incentivos. Se aument ligeramente el bono pagado por cada producto, pero por cada producto devuelto el operario correspondiente perda 100 puntos. Si el operario slo enviaba productos aceptables, su salario aumentaba en casi un 4%. Los ndices de satisfaccin del cliente aumentaron y la empresa calcul una enorme recuperacin de la inversin basada en la eliminacin de las causas de productos no conformes, menos envos devueltos y sus costes relacionados, as como un aumento del negocio con sus clientes ms grandes. Esos xitos no habran tenido lugar si el encargado de produccin hubiese tomado medidas basadas en su primera reaccin. En la mayora de las situaciones, es ms sencillo no llevar a cabo acciones punitivas si la organizacin quiere minimizar la ansiedad que se suele asociar con las auditoras y crear un ambiente de comunicacin abierta entre el auditor y el auditado. Pero qu accin debera llevarse a cabo, por ejemplo, si el auditor interno descubre registros falsificados? En la mayora de las organizaciones, los registros falsificados son motivo de despido. Hay empresas que adoptan la postura de que para evaluar el desempeo del personal y las cuestiones disciplinarias hay otros procesos especficos establecidos. La auditora

Creacin de un entorno que favorezca el xito de la auditora

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interna del sistema de la calidad no es la herramienta para identificar esos problemas. Si la organizacin depende de una auditora anual del sistema de la calidad para identificar tales cuestiones, tiene problemas ms grandes que un empleado en concreto: el sistema de direccin o de supervisin no es eficaz. En muchos casos, los registros falsificados no son cosa de una nica persona. En los casos en que las auditoras se realizan a las 10:00 de la maana y el auditor descubre hojas de registro de produccin rellenadas al final del turno, lo ms probable es que esa prctica se produzca en ms de una estacin de trabajo. Si se permite que esta prctica se expanda por la organizacin, el problema es ms profundo que la disciplina del empleado. A la hora de investigar la causa inicial, la direccin de la organizacin puede tener en cuenta lo siguiente: Los datos tienen valor? Aparentemente, los operarios no aprecian su valor. Puede que alguien tuviera mucho entusiasmo en implementar los requisitos de ISO 9001 y requiriese documentacin de informacin sin valor para la organizacin. Esto puede representar una oportunidad de optimizar el proceso. Tradicionalmente, se ha considerado responsables a los empleados del seguimiento de los procedimientos y del registro de los datos? Segn el sector, los empleados pueden no haber sido considerados responsables del seguimiento de los procedimientos y del registro de los datos antes de ISO 9001. En una auditora, los empleados haban registrado de forma constante el mismo nmero en todas sus hojas de registro. Cuando se les pregunt el motivo, los operarios afirmaron que sus supervisores les haban dicho que registrasen el valor si los resultados estaban dentro de los lmites de control del proceso. Los supervisores pensaban que quedara mejor en las auditoras del cliente. No era as. Se dispone de los recursos adecuados para generar los datos requeridos? En un caso en el que se descubrieron datos falsificados, las posteriores investigaciones pusieron de manifiesto que los operarios tenan que sacar muestras del producto cada hora, llevar la muestra al laboratorio (aproximadamente a cinco minutos andando), probar la muestra y volver a la lnea de produccin para registrar los resultados en la hoja de registro de produccin. Si el proceso funcionaba sin problemas, se poda hacer. Pero si el operario era requerido para resolver contratiempos del proceso, no poda marcharse para realizar la inspeccin requerida. Durante aos, los operarios registraron ocupado en la hoja de registro en lugar de los resultados de la prueba. Cuando un nuevo director de produccin amenaz con despidos si no se realizaban las pruebas requeridas, los resultados se grababan cada hora, se hubiese o no ejecutado realmente la prueba. Cmo son utilizados esos datos y por quin? En algunas organizaciones, los datos son vitales para la evaluacin eficaz del proceso. Quin es responsable

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Cmo gestionar con xito una auditora interna conforme a ISO 9001:2008

de analizar esos datos y qu decisiones se toman basndose en esta informacin? Estas cuestiones se deben tratar en las sesiones de formacin de los empleados y los supervisores deben garantizar la precisin de los datos a lo largo del ao. En los casos en que la prctica de falsificar registros es endmica en la organizacin, el auditor debe identificarlo para que se pueda determinar y eliminar la causa inicial. Cuando las cuestiones que acabamos de mencionar se hayan resuelto y los empleados comprendan totalmente las consecuencias de falsificar datos, algunas organizaciones comunicarn claramente a los empleados que no se realizarn acciones punitivas tras la auditora salvo en casos de desconsideracin intencionada y descarada de las polticas establecidas, como la falsificacin de registros. Este planteamiento es obligatorio en ciertos sectores regulados (por ejemplo, productos mdicos o la industria aerospacial). Pero la direccin de la organizacin debe comunicar claramente las reglas antes de la primera auditora, para que no haya malentendidos. En resumen, una organizacin debe establecer y comunicar con claridad la poltica relativa a las acciones punitivas en funcin de los resultados de la auditora. En el caso de que exista la amenaza de las acciones punitivas, el miedo prevalecer durante la auditora y se perdern datos vitales que deben aportar los auditados. Las auditoras internas perdern parte de su valor potencial. Cmo supera una empresa las secuelas resultantes de la accin punitiva que se produjo tras una auditora anterior cuando intenta crear un ambiente ms abierto en el proceso de auditora interna? Una prctica que ha tenido xito en diversas organizaciones es emitir dos informes tras una auditora. El primero se emite slo para el directivo responsable de la accin correctiva y para el representante de la direccin, que suele ser el responsable de hacer el seguimiento del estado de las acciones correctivas. Este informe incluye las conclusiones de la auditora y es el informe de auditora tradicional que ser evaluado por el organismo de certificacin. Sin embargo, aproximadamente 60 das despus de la auditora, se emite un segundo informe. Este informe describe solamente los xitos como resultado de la ltima auditora interna. Describe aquellas acciones que se han realizado para mejorar el sistema de la calidad, sus procesos y el producto o servicio. Este informe se emite para la alta direccin y promociona los xitos de la auditora en lugar de los fracasos del sistema. Adems de comunicar mejor los xitos del proceso de auditora interna, este planteamiento tambin fomenta la accin correctiva oportuna y rigurosa. Si el directivo responsable sabe lo que se puede realizar en ese perodo de 60 das, se lo comunicar al resto del personal, lo que fomenta una respuesta oportuna y rigurosa. Comunicar los xitos resultantes del proceso de auditora interna es vital para conseguir el apoyo tanto del personal de direccin como de los empleados.