Analiza sistemului de trezorerie n cadrul S.C. TURBOZONE S.R.L.

1.

Organizaia:

SC TURBOZONE S.R.L. Nume i prenume: Telefon: Poziia n firm: E-mail: Achitei Ana Maria 0728967188 contabil ana_achitei@yahoo.com

Persoana de contact:

IAI 2011
1

CUPRINS
I. Firma/instituia/organizaia studiat i identificarea principalelor sisteme informaionale i aplicaii informatice ce sprijin prelucrarea datelor ....................................................................................................... 3

1.1 Descrierea organizaiei ....................................................................................................... 3 1.2 Prezentarea arhitecturii sistemului informaional al organizaiei ....................................... 5
1.2.1 Identificarea sistemelor informaionale economice i a aplicaiilor informatice .................................. 5 1.2.2 Resurse hardware ................................................................................................................................ 11

1.3 Proiecte informatice propuse sau n curs de implementare .............................................. 11 1.4 Matricea sisteme informaionale - componente organizatorice ....................................... 11
II. Delimitarea ariei de ntindere pentru sistemul supus analizei ............................................................... 12

2.1 Identificarea tranzaciilor economice din Sistemul informaional de trezorerie .............. 12 2.2 Identificarea componentelor organizatorice cu responsabiliti n domeniul sistemului analizat .................................................................................................................................... 12 2.3 Entiti externe aflate n legtur cu sistemul i diagrama de context ............................. 13
III. Analiza sistemului informaional ............................................................................................................ 14 IV. Modelarea sistemului supus analizei ................................................................................................ 35

4.1 Construirea diagramelor fluxurilor de date ...................................................................... 35 4.2 Completarea matricei CRUD............................................................................................ 40 4.3 ncrcarea cu detalii a depozitului (dicionarul) datelor ................................................... 41
5. Descrierea cerinelor funcionale i nonfuncionale ale sistemului .................................................... 45

I. Firma/instituia/organizaia studiat i identificarea principalelor sisteme informaionale i aplicaii informatice ce sprijin prelucrarea datelor
1.1 Descrierea organizaiei
Nr. crt. 1. Caracteristica Obiect de activitate, forma de organizare juridic, tipul proprietii Descriere S.C. TURBOZONE S.R.L. are sediul in Iai, Soseaua Nicolina nr 66, Bloc 985B. Societatea are ca obiect de activitate, comertul cu ridicata si cu amanuntul a produselor nealimentare, i anume : o Hardware: Calculatoare personale, servere, sisteme de prezentari video si audio, imprimante, echipamente multimedia, monitoare, dispozitive de stocare, elemente active de retea, scannere, statii grafice, modem-uri, videoproiectoare, faxuri, accesorii si consumabile o Retele: adaptoare si interfete, echipamente LAN si WAN o Software: sisteme de operare, management de retea si al bazelor de date, grafica si multimedia, sisteme de protectie antivirus, etc. Societatea este organizat ca o societate cu rspundere limitat i este o firm cu capital privat. Furnizori: productorii de produse hardware, software i reele de comunicaii. Aceti furnizori provin att din interior ( ex: Flamingo, Alpis ) i externi (ex: HP, Acer, Dell).Relaiile dintre furnizori si firma analizat se desfaoar pe baza contractelor ncheiate anual. Clieni interni: reprezint persoanele care achiziioneaz produsele direct din magazin sau de pe site-ul firmei www.turbozone.com, acetia beneficiind de discount-uri n funcie de numrul de produse cumprate, oferte promoionale, transport gratuit pe raza oraului Iai. Alte servicii oferite de aceast firm sunt: instalarea echipamentelor de reea i servicii de consultan. Orice achiziionare se face pe baza unui contract care conine i o garanie stabilit n funcie de fiecare produs. Clieni externi: reprezint firmele care activeaz n domeniul distribuirii acestui gen de produse. Achiziionarea se face pe baza unei comenzi, acetia beneficiind de asemenea de reduceri i oferte promoionale. Concurena: este reprezentat de celelalte firme care sunt specializate pe aceeai gam de produse cum ar fi: SMART COMPUTERS S.R.L., MADD ELECTRONICS S.R.L., ROMANIAN BUSINESS IT S.R.L. n prezent firma i desfoar activitatea n oraul Iai, urmnd ca n viitorul apropiat s se deschid filiale i n oraele mari ale rii: Brasov, Cluj, Timisoara, Constana, Bucuresti etc. Puncte tari: diversitate de servicii acordate clienilor furnizori recunoscui att pe plan naional, ct i pe plan internaional ambiana plcut n magazin servicii de consultan pentru orice client nivel de calificare ridicat al angajailor Ritmul rapid de diversificare i nnoire a gamei de produse Promoii periodice susinute prin pliante trimise la domiciliul clientului Puncte slabe: piaa de desfacere este restrns are un singur punct de desfacere magazinul este plasat intr-o zon slab populat S.C. TURBOZONE S.R.L. dispune de structur organizatoric
3

2.

Piaa n amonte i aval

3.

Organizarea firmei i

principalele activiti economice

functional. Aceast structur cuprinde compartimente funcionale, aa cum sunt prezentate n organigrama societii (Anexa 1). Subordonarile ierarhice funcionale sunt stabilite pe trei nivele: director general administrator departamente funcionale departamentul comercial - departamentul aprovizionare - departamentul vnzare - departamentul marketing departamentul financiar contabil - departamentul financiar - departamentul contabil - birou resurse umane - casierie departamentul producie - producie calculatoare - service echipamente -prestri servicii (montri, instalri, devirusri, consultan etc.) Principalele activiti economice desfurate la nivelul organizaiei sunt: - directorul genral asigur conducerea general i operativ a societii, reprezint societatea n relaiile cu persoane juridice sau fizice i cu organele publice, la ntilniri de afaceri, reuniuni profesionale sau tiintifice, interne i internaionale, aprob i semneaz oferte, comenzi, contracte, n relaie cu clienii sau fumizorii etc. Orice decizie luat n cadrul ntreprinderii trebuie aprobat de acesta. - administratorul se ocup cu buna funcionare a sistemului de supraveghere i control a firmei (camere video, sistem de alarm), cu soluionarea problemelor de natur tehnic din interior, inclusiv administrarea bazei de date. - departamentul comercial : vnzri, promovarea vnzrilor, analiza i controlul vnzrilor, distribuie, aprovizionare, marketing. - departamentul financiar contabil: asigur buna gestionare a patrimoniului societii, organizeaz contabilitatea societii n conformitate cu dispoziiile legale i asigur efectuarea la timp a nregistrrilor, ntocmirea balanelor de verificare, bilanurilor anuale, precum i a situaiilor financiare anuale, raportarea rezultatelor, elaborarea bugetului de venituri i cheltuieli, urmrirea ncasrilor creanelor, efectuarea plilor datoriilor etc. n plus, acest departament are ca obiective creterea profitabilitii ntreprinderii, utilizarea resurselor financiare ntr-un mod eficient, precum i asigurarea lichiditii i solvabilitii societaii. n acest departament mai este inclus i un birou de resurse umane care se ocup cu recrutarea, selecia i angajarea personalului, asigurarea unui sistem de protecie i securitate a muncii, motivarea personalului (salarii de baz, indemnizaii, salarii de merit, prime, tichete de mas, instruiri, promovri, asigurare medical, asigurarea dreptului la pensie, elaborarea documentelor sistemului de management al calitii etc. n cadrul casieriei se efectueaz ncasarile i se elibereaz bonurile fiscale. Menionm c exist o strns legtur ntre subdiviziunile acestui departament i c mpreun asigur buna funcionare a ntregului sistem economic din societate. - departamentul producie: producie calculatoare, service echipamente, prestri servicii (montri, instalri, devirusri, consultan etc.)

1.2 Prezentarea arhitecturii sistemului informaional al organizaiei

Pe toate calculatoarele din firma ruleaz ca sistem de operare cu licen Windows XP Professional i numeroase programe de aplicaii, dintre care cele mai importante i mai des folosite sunt: - Microsoft Office (Excel, Word, Acces) pentru centralizarea documentelor (registrul jurnal, balante de verificare, documente justificative etc.) - Norton Symantec Antivirus - Internet Explorer - Mozilla Firefox - Adobe Acrobat Reader - Windows Media Player 1.2.1 Identificarea sistemelor informaionale economice i a aplicaiilor informatice Softul informatic de gestiune folosit de S.C. TURBOZONE S.R.L. este realizat de S.C. SoftWorks S.R.L., mai precis programul neoSys. Acesta este un program de contabilitate financiar, gestiune a stocurilor, salarii, producie si mijloace fixe, creat s creasc eficiena agenilor economici i a contabililor, prin uurina n exploatare i rapiditatea obinerii informaiilor contabile. Programul de contabilitate si gestiune neoSys ofer urmatoarele faciliti: Varianta monopost sau reea (client-server) Actualizri incluse pe toata perioada contractual Posibilitatea protejrii fiecrei baze de date, accesul la funciile programului fiind realizat prin parole i drepturi de acces Modul contabilitate Modul gestiune Modul salarii Modul producie Modulul clieni Modulul furnizori Modulul trezorerie

Nr. crt.

Sistem informaional identificat i scopul

Aplicaia informatic Modulul de contabilitate al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti: Posibilitatea introducerii / actualizrii / vizualizrii datelor contabile (n lei sau valut) Posibilitatea modificrii / vizualizrii datelor pe orice perioad (fr a nchide luna curent) Posibilitatea culegerii datelor prin module intuitive (facturi cliei, furnizori, ncasri, plai, note contabile diverse), toate datele reflectndu-se n final intr-un singur loc (registrul jurnal) Posibilitatea definirii / utilizrii notelor contabile model, pentru a spori eficiena Posibilitatea configurarii tipurilor documentelor primare utilizate la nregistrrile contabile Plan de conturi flexibil, dupa cerinele utilizatorului

1.

Sistemul contabiltate general

Prelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilor Prelucrarea este automat deoarece datele contabile se obin automat, cu posibilitatea listrii Exemple: Obtinerea automata, cu posibilitatea listrii, a urmtoarelor registre contabile (pe perioada dorit): o Balana de verificare analitic sau sintetic o Registrul jurnal o Fie cont o Registrul Cartea Mare (global sau numai pe anumite conturi) o Situaii clieni / furnizori o Registrul de cas o Raport de gestiune o Jurnale de vnzri / cumprri o Jurnal de banc Inchiderea automat a conturilor de venituri / cheltuieli Inchiderea automat a conturilor de TVA Generarea Bilanului contabil Declaraia 394 (Program declaraie informativ privind livrrile/prestrile i achiziiile efectuate pe teritoriul naional list facturi). Prelucrarea este mixt deoarece datele contabile se introduc manual, iar calcularea lor se face automat. Exemple: -state de plat -reineri -deduceri -impozit

2.

Sistemul salarizare

Modulul de salarii al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti: evidena personalului obinerea statelor de salarii pe locuri de munc, situaii centralizatoare state de plat individuale (fluturasi) calculul salariilor pornind de la net la brut sau invers evidena sporurilor periodice i permanente, reinerilor din

3.

Sistemul gestiunea Stocurilor

salariu, concediilor medicale i de odihn obinerea declaraiilor salariale (CAS, fond sntate, omaj, etc.) exportul automat al notelor contabile n modulul de contabilitate posibilitatea configurrii contribuiilor, indemnizaiilor i reinerilor n funcie de cerinele utilizatorului sau a modificrilor de legislaie Modulul de gestiune al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti: evidena cantitativ / valoric a stocurilor urmrirea produselor dup coduri unice sau coduri de bare crearea documentelor primare (Note intrare-receptie (NIR), Facturi clieni, Avize de nsoire a mrfii, Comenzi clieni, Comenzi furnizori, Bon consum, Inventariere, etc.) posibilitatea de a lucra cu gestiuni tip magazin sau depozit evidena unui numr foarte mare de articole organizate pe categorii si subcategorii atribuirea automat a discount-urilor dup anumite criterii situaie clar a restanelor comerciale, scadentar pentru fiecare partener (clien, furnizor) diferite rapoarte privind micrile stocului, vnzrile pe perioade specificate, pe anumite gestiuni, etc. situaie rapid si corect a stocului actual precum i a stocului existent la o anumit dat istoricul vnzrilor pe articole i pe clieni generarea automat a notelor contabile n modulul de contabilitate accesul la functiile programului i gestiuni n funcie de utilizator i drepturile acestuia listarea bonurilor de cas direct la casa de marcat; n prezent exist suport de conectare cu urmtoarele modele de case de marcat: DATECS, ELKA, EURO, OPTIMUS, ACTIVA, TOTAL S, ZEKA, SAPEL, OPTIMA, EUROCASH, PARTNER, ROMPOS, ELTRADE, VTK MICRO.

-ajutoare acordate -indemnizaii -imputaii etc.

Prelucrarea datelor privind intrarea de materiale n stoc, pe diferite canale (achiziie, retur din seciile de producie, rebuturi i deeuri etc.). Prelucrarea este mixt, datele de pe facturi, NIR, note de predare, transfer, restituire se preiau manual, se introduc prin interfaa aplicaiei, iar actualizarea stocurilor se face automat. Prelucrarea datelor privind ieirile de materiale din stoc cu diferite destinaii (dare n consum, vnzare etc.). Prelucrarea este mixt, datele de pe bonurile de comand, notele de predare, transfer, restituire se preiau manual, se introduc prin interfaa aplicaiei, iar actualizarea stocurilor se face automat.

4.

Sistemul producie

Modulul de productie al programului neoSys ofer urmtoarele Prelucrarea datelor privind producia este mixt deoarece: faciliti: -programul ofer formularele (ex:not de predare, fi de magazie, fie de inventar etc.),urmnd ca planificarea produciei prin intermediul comenzilor de datele s fie introduse manual prin interfaa producie aplicaiei. posibilitatea de a crea mai multe fie tehnologice (reete) -n ceea ce privete prelucrarea automat, pentru acelai produs programul ntocmete rapoartele privind urmrirea produciei n fiecare etapa de producie producia. crearea automat a bonurilor de consum pentru comenzile lansate n producie crearea notei de recepie pentru produsele finite realizate transferul automat (la cerere) al produselor finite n gestiunea de marfa, incarcndu-se automat i adaosul comercial realizarea de note contabile i trimiterea lor automat n modulul de contabilitate. Modulul clieni al programului neoSys ofer urmtoarele Prelucrarea datelor privind clienii este automat deoarece genereaz automat facturile clienilor i faciliti: actualizarea rapoartelor se face automat. permite reinerea informaiilor privitoare la clienii ntreprinderii. reine datele de identificare ale clienilor:cod, nume,adres, tip, cod identificare fiscal etc. Genereaz facturile de ieire Export toate rapoartele necesare n relaia cu clienii

5.

Sistemul clieni

Modulul furnizori al programului neoSys ofer urmtoarele Prelucrarea datelor privind furnizorii este automat, deoarece programul ntocmete faciliti:
raportele de pli automat 6.

Sistemul furnizori

Permite introducerea facturilor ctre furnizori. Ofer toate rapoartele necesare. Gestioneaz toate informaiile asociate furnizorilor, permind completarea datelor despre parteneri.

Modulul trezorerie urmtoarele faciliti:

al

programului

neoSys

ofer Prelucrarea este automat, deoarece genereaz

automat toate operaiunile asociate avansurilor,soldurilor la clieni i furnizori, dar i a raportrilor aferente.

7.

Sistemul trezorerie

gestioneaz n mod proactiv finanele ntreprinderii, automatizndtoate operatiunile asociate avansurilor, soldurilor la clieni/furnizori, raportrilor aferente. Modulul dispune i de instrumente active de tipul limitare/blocare la facturare, pentru a limita riscurile la care este supusa ntreprinderea n parteneriatul cu firme cu probleme financiare. Permite nregistrarea i evidena efectelor de ncasat / de pltit,innd cont de stadiul decontrii acestora. Permite realizarea de viramente interne ntre diverse entitti financiare ale ntreprinderii. asigurarea evidenei ncasrilor i plilor efectuate att n numerar ct si prin banc (ex: dispoziii de plata , dispoziii de ncasare , chitane , registru de

cas etc.) analiza i controlul situaiei datoriilor i a creanelor unitii.(ex: raport privind situaia facturilor neplatite) plata drepturilor angajailor de asemenea , acest sistem preia datele din sistemul furnizorilor i al clienilor

10

1.2.2 Resurse hardware Firma SC. TURBOZONE S.R.L. dispune de o reea de calculatoare alctuit dintr-un server de baze de date i din 16 PC-uri. Dispersia calculatoarelor personale: 1 la directorul general, 1 la administrator, 4 la Departamentul comercial, 5 la Departamentul financiar - contabil i 5 la Departamentul de producie.

1.3 Proiecte informatice propuse sau n curs de implementare

-asistenta on-line -proiectarea i postarea pe site-ul firmei a unor tutoriale video pe care clienii le pot accesa pentru a beneficia de instruciuni de utilizare a celor mai noi produse pe care firma le deine in magazinul de desfacere. -dezvoltarea unei aplicaii care s asigure o mai bun gestiune a activitii de vnzare. -realizarea unei aplicaii care s in evidena separat a casieriei.

1.4 Matricea sisteme informaionale - componente organizatorice

*Anexa2

11

II. Delimitarea ariei de ntindere pentru sistemul supus analizei

2.1 Identificarea tranzaciilor economice din Sistemul informaional de trezorerie
Gestiunea trezoreriei regrupeaz ansamblul deciziilor, regulilor i procedurilor care asigur, la costul cel mai redus, meninerea echilibrului financiar instantaneu al ntreprinderii. Ca principale tranzacii economice n cadrul Sistemului informaional de trezorerie se regsesc: - asigurarea evidenei ncasrilor i plilor efectuate att n numerar ct si prin banc (ex: dispoziii de plata , dispoziii de ncasare , chitane , registru de cas etc.) - analiza i controlul situaiei datoriilor i a creanelor unitii.(ex: raport privind situaia facturilor neplatite) - plata drepturilor angajailor , - de asemenea , acest sistem preia datele din sistemul furnizorilor i al clienilor

2.2 Identificarea componentelor organizatorice cu responsabiliti n domeniul sistemului analizat

Nr. crt.

Departament/birou/persoan/partener

Descrierea responsabilitilor privind sistemul analizat - Are capacitate de decizie asupra modului n care vor fi platii furnizorii i celelalte entiti cu care societatea vine n contact (disponibil la banc, casierie sau credit comercial acordat de ctre acetia din urm ntrepinderii); - Orice decizie luat n cadrul ntreprinderii trebuie aprobat de acesta. -Semneaza registrul de cas -Urmarete i ncaseaz soldurile de la clieni; -Gestioneaz bugetele de vnzri , planific i stabileste alocarea optim a tuturor resurselor de care dispune compania -Analizeaz rezultatele, previne i corecteaz anumite disfunctionaliti cu privire la bugetul ntreprinderii . -ncheie contracte; -Negociaz vnzarea produselor -Analizeaz i stabileste preturile -Introduce informaiile in sistem pe baza documentelor justificative; -Colecteaz facturile ncasate/pltite prin sistemul de trezorerie; -Urmrete ndeaproape plata facturilor ctre furnizori pn la data scadent; -n cazul achiziiilor din sursa extern urmrete ndeplinirea termenilor i a clauzelor speciale, n

1.

Director general

Departamentul comercial
2.

3.

Departamentul financiar contabil

12

funcie de tipul contractelor ncheiate (specifice importurilor); -Urmrete respectarea legislaiei n vigoare privind operaiile de comert exterior. - ntocmete statul de plat pe baza cruia sunt pltii angajaii firmei; -Urmrete situaia drepturilor de personal neridicate; -ine evideta concediilor far plat , a absenelor nemotivatesi le opereaz n registru; -ntocmete situaii statistice. -Efectueaz ncasri i pli - ncheierea contractelor de munc - nregistrarea cererilor pentru concedii medicale, de odihn - ine evidena personalului sancionat - nregistreaz reineri i imputaii pentru personalul firmei - Deine fia personal pentru fiecare angajat n parte - Statele de salarii , pentru calculul drepturilo baneti cuvenite salariailor - Lista de indemnizaii pentru concediul de odihn - Fluturai de salarii, pentru toate departamentele

4.

Biroul resurse umane

2.3 Entiti externe aflate n legtur cu sistemul i diagrama de context

Entitatea extern Sistemul Furnizori Sistemul Clieni Intrri de la entitate n sistem -nomenclator furnizori -centralizator clieni Ieiri din sistem spre entitate -rapoarte de plat -rapoarte de ncasat

Nr. crt. 1. 2.

3.

Sistemul contabilitate general

-CEC -bilet la ordin --decont de cheltuieli

-registru de cas

4. Sistemul analiz financiar 5. Sistemul salarizare -ordin de plat -stat de plat -cerere privind ajutorele bneti acordate personalului -bilete de cltorie -cereri aprobate - extras de cont -dispoziie de plat -dispoziie de ncasare

-decont de cheltuieli -situaie salarii neridicate

6. 7. 8.

Conducere Banc Caseria

- rapoarte -ordin de plat -foaie de vrsmnt -chitan

13

III. Analiza sistemului informaional

3.1 Determinarea proceselor de prelucrare

1.)

Operaiuni pli:
1.1 Pli n numerar
Acordare avans Plata salariilor Plata furnizorilor

1.2 Pli prin banc

Pli ctre furnizori Plata contribuiilor (CAS, CASS, CFS) Pli prin efecte comerciale

2.)

Operaiuni ncasri:
Avansuri ncasate ncasare creane n numerar

2.1 ncasri n numerar

2.2 ncasri prin banc

ncasri creane de la clieni prin banc ncasri prin efecte comerciale

3.)

Viramente interne

14

3.2 Analiza ieirilor

Proces/subproces de prelucrare din care se obine Denumire ieire Structura ieirii Destinaia ieirii Documentul/ documentele pe baza cruia se obine Stocarea datelor (tabele ale bd, fiiere sau dosare) de unde se obin datele Tipul ieirii i momentul obinerii Modalitatea actual de obinere Observaii

Operaiuni pli Operaiuni ncasare

1.) Data (D/8) 2.) Nr. crt.(N/3) 3.) Document- data (D/8) 4.) tip(A/3) 5.) nr.(N/10) 6.) Explicaii(A/20) 7.) ncasare (N/6.2) Registrul de 8.) plat(N/6.2) cas 9.) valoare 10.) document(N/6.2) 11.) sold (N/6.2) 12.) cont corespondent (N/8) 13.) Rulaje (N/6.2) 14.) Sold final (N/6.2)

Biroul financiar, 1 exemplar; Conducere, 1 - exemplar

CEC, Bilet la ordin, Decont cheltuieli

Tabela Plti i de Tabela ncasri

La sfritul Automat fiecrei zile

15

Operaiuni pli

Ordin plat

FATA: Nr (N/6), Pltii Banc (N/20) RON, Adic (A/50) RON, Pltitor (A/25), Cod fiscal (N/6), Din cont(AN/20)), De la banca (A/25), Reprezentnd (A/30), Vei plti numai prin (A/25), La data de (D/8), Primirea/acceptarea (A/15), Semnatura, L.S., Ctre beneficiar (A/25), n cont (AN/20), La Banca(A/25), de adresa/ Unitatea (A/25), Data acceptrii (D/9), Semntura pltitorului, L.S., Data emiterii (D/8) VERSO:Intermediari: Compensabil la (D/9), Semntura, L.S.,1.Banca (A/25), Unitatea (A/25), Data acceptrii (D/9),2.Banca (A/25), Unitatea (A/25), Data acceptrii (D/9), Banca (A/25), Unitatea (A/25), Data acceptrii (D/9), Meniuni (AN/20)

Extras de cont,

Tabela Pli

Neprogramat

Manual

16

Operaiuni pli

Dispoziie de plat

FA: Unitatea (A/12), Caserie Dispoziie de (A/24) ctre casierie, nr. (N/15), din (D/20), numele i prenumele(text/30), funcia (calitatea) (text/30), Suma(n cifre) (N/10) lei (n litere)(A/25), Scopul ncasrii-plii (text/50), Semntura (conductorul unitii, viza de control financiar preventiv, compartiment financiar contabil). VERSO: Date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate (text/10), Seria (text/2), Nr.(N/6). Am primit suma de (N/10) lei, Data (D/8), Semntura.Casier, Pltit/ncasat suma de (A/25) lei, Data(D/8), Semntura.

Foaie vrsmnt, Chitana

de Tabela Pli

Neprogramat

Manual

17

Operaiuni pli

Situaie salarii neridicate

Unitatea (A/9), Birou Stat de salarii pe luna salarizare (N/2), Anul (N/4), Nr. Crt (N/2), Numele si prenumele (text/20), Drepturi de colaborare ,in bani ( N/6), In natura(Text/10), Total (A/5), Impozit total (N /6),din care cass ( N/5), Cass retinuta din venituri (N/5), Cfs (N/5) Cas (N/5) Total de plata (N/6), Avans (N/6), Rest de plata (N/6)

Ordin de plat, Tabela Stat de plat, Pli Bilet de cltorie, Cereri privind ajutoarele bneti ale personalului

Se ntocmesc Mixt la sfritul lunii

18

Operaiuni ncasare

Dispoziie de ncasare

FA: Unitatea (A/12), Caserie, Dispoziie de (A/24) ctre casierie, nr. (N/15), din (D/20), numele i prenumele(text/30), funcia (calitatea) (text/30), Suma(n cifre) (N/10) lei (n litere)(A/25), Scopul ncasrii-plii (text/50), Semntura (conductorul unitii, viza de control financiar preventiv, compartiment financiar contabil). VERSO: Date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate (text/10), Seria (text/2), Nr.(N/6). Am primit suma de (N/10) lei, Data (D/8), Semntura.Casier, Pltit/ncasat suma de (A/25) lei, Data(D/8), Semntura.

Foaie de Tabela vrsmnt,chitan ncasri

Neprogramat

Manual

19

Operaiuni pli

Operaiuni ncasare

Denumire(c25), Contul(AN/14), Banca(C/15), Raport de factura(N/10), plat ctre Serie(C/5), Nr(N/7) furnizori Data(D/8) valoare lei(N/6) nume furnizor(AN25), rest plat(n/6). Denumire(c25), Contul(AN/14), Banca(C/15), Raport de factura(N/10), ncasat de la Serie(C/5), Nr(N/7) clieni Data(D/8) valoare lei(N/6) nume client(AN25), rest de incasat(n/6)

Sistemul furnizorilor

Nomenclator furnizor pe baza facturilor nregistrate

Tabela Pli

Se ntocmesc Manual la sfritul lunii

Sistemul clienilor

Centralizator clieni pe baza facturilor nregistrate

Tabela ncasri

Se ntocmesc Manual la sfritul lunii

20

3.3 Analiza intrrilor

Proces/ subproces/ procedur Denumire intrare Emitent Sursa de intrare n sistem Structur Date preluate Stocarea datelor (tabele ale bd, fiiere sau dosare) unde vor fi nregistrate datele intrate n sistem Observaii

Furnizor, Client Operaiuni pli Operaiuni ncasri Chitan

Caserie

1.) Nr.(N/6) 2.) Serie(Text/2), 3.) Data(D/8), 4.) Unitatea(A/25), 5.) Cod fiscal(N/8), 6.) C.U.I. (AN/10), 7.) Sediul(AN/25), 8.) Data ntocmirii(D/8), 9.) Am primit de la (A/20), 10.) Adres (AN/30), 11.) Suma de (N/20), 12.) Adic (Text/30), 13.) Reprezentnd (Text/25), 14.) Casier(Text/25).

Nr.(N/6), Serie(Text/2), Data(D/8), Unitatea(A/25), Cod fiscal(N/8), Suma de (N/20).

Tabela Plti i Tabela ncasri

Nu sunt utilizate n prelucrri toate datele

21

Angajat

Angajat

Operaiuni pli

Ordin de deplasare

Fa: Unitatea(text/20), Nr.(N/6), Data(D/8), Domnul(a) (text/25), Avnd funcia de (text/15), Este delegat pentru (text/30), La (A/30), Durata deplasrii de la(D/8) la (D/8), Se legitimeaz cu (text/15), Stampila unitii, Semntura, Data (D/8), Sosit(D/8), Plecat (D/8), Cu(fr) cazare, Stampila unitii, Semntura. Verso: Ziua (D/8) i ora(N/2) plecrii, sosirii, Data depunerii decontului (D/8), Penalizri calculate (N/12), Avans spre decontare: primit la plecare (N/12), n timpul deplasrii (N/12), Total (N/12), Cheltuieli efectuate conform documentelor anexate: Felul actului i emitentul (text/15), Nr. (N/10), data actului(D/8), Suma(N/10), Total cheltuieli(N/6.2), Diferena de restituit s-a depus cu chitana nr. (N/7), din (D/8), Diferena de primit/restituit(N/10) lei, Semntura: Titular avans, Conductor unitate, Control financiar preventiv, ef 22 compartiment.

Nr.(N/7), Tabela Data(D/8) , Plti Domnul(a) (A/25), Cheltuieli efectuate conform documentelor anexate: Felul actului i emitentul (AN/15), Nr. (N/10), Data actului(D/8), Suma(N/10), Total cheltuieli(N/6.2).

Sunt necesare la decontarea avansului documente justificative precum: Ordin de deplasare Bon fiscal Chitane etc.

Sistem de Sistem salarizare de salarizar e

Operaiuni pli

Stat de plat

Data (D/8), Luna (A/12), Nr.crt (N/3), Numele si prenumele (text/25), Salariu de incadarare (N/10), Nr.ore/zi (N/2), Zile lucrate (N/2), Zile concediu (N/2), Salariu pentru timp lucrat (N/12), venit brut (N/16.2), CAS (N/6.2), omaj (N/6.2), CASS (N/6.2), Deducere personal (N/6.2), Venit baz de calcul (N/6.2), Impozit pe venit (N/6.2), Salariul net (N/6.2), Avans acordat (N/6.2), Rest de plat (N/6.2) Semntura (A/20), Total (N/6.2), Reineri unitate: CAS (N/6.2), Reineri unitate: CASS(N/6.2) Reineri unitate: omaj(N/6.2) Taxa camera de munc (N/6.2), Fond accident i boli Profesionale (N/6.2), Total cheltuieli salariale societate (N/6.2)

Salariul net Tabela (N/6.2), Total Plti (N/16.2), CAS (N/6.2), omaj (N/6.2), CASS (N/6.2), Reineri unitate: CAS (N/6.2), Retineri unitate : CASS (N/6.2), Reineri unitate : omaj (N/6.2), Tax camera de munca (N/6.2), Fond accident si boli profesionale (N/6.2), Total cheltuieli salariale societate (N/6.2) Total cheltuieli salariale societate (N/6.2)

Salariul se pltete n dou trane: avans lichidare.

23

Angajat

Operaiuni pli

Cerere privind ajutoare bneti acordate personalului

Conduce Denumire(C/20), re Subsemnatul(C/25), Suma(N/4), Reprezentnd(C/40), Semntura, Data(D/8).

Subsemnatul(C/25) Modulul , Suma(N/4), salarizare Reprezentnd(C/40 ).

Este necesar prelucrarea imediat a informaiilor din cerere.

Operaiuni pli

Unitile de Angajat la care se achiziionea z Bon de cas

Unitatea(C/15), Nr bon fiscal(N/4), Data(D/8), Ora(N/5), Produsul(C/10), Pre(N/42), Cantitate(N/2), Total(N,4), TVA(N/3,2).

Nr bon fiscal(N/4), Tabela total(N,4). Plti

Nu sunt utilizate n prelucrri toate datele

Operaiuni pli

Uniti de Angajat transport

Bilete cltorie

de

Unitatea de transport(C/25), Nr loc(N,2), Sediul(AN/25), Seria(C/5), Nr(N/7), Data(D/8), Ruta(C/15), Valoare bilet(N/6), Rezervri la tel(N/10), LS.

Data(D/8), Ruta(C/15), Valoare bilet(N/6).

Tabela Plti

24

Operaiuni pli

Sistemul informaion al al furnizorilor Date facturi furnizori

Sistemul informa ional al furnizori lor

Nr.(N/7), Serie(A/3), Data(D/8), Furnizor(A/20), Total(N/6,2), Valoare achitat(N6.2), Rest de plat(N/6.2).

Nr.(N/7), Tabela Serie(A/3), Plti Data (D/8), Furnizor(A/20), Total (N/6.2), Rest de plat(N/6.2), Valoarea achitat(N/6.2).

25

Operaiuni pli

Biroul financiar

Biroul financiar

Decont cheltuieli

Unitatea(text/20), Departament (text/15), Nume : (text/20) Centru de cost :(A/10), Nr. Auto :( A/10) Data document (D/8), Perioada nr zile ( N/2) Locatie firma orasul tara( text / 50), Hotel nr zile (N/2) Suma (N/6), Restaurant nr. Angajati/invitati (N/3), Suma (N/6), Tip combustibil suma (N/6), Benzina (litri) (N/3), Altele descriere (A/15), Suma (N/6). Total (N/6), Suma de justificat luna trecuta (N/6), Avans luna in curs (N/6), Suma decontata (N/6), De restituit catre angajat (N/6), De primit de la angajat (N/6), Semnatura angajat, semnatura Superior direct ierarhic

Denumire Tabela Document(C/20), Plti Data(D/8), Valoare(N/6), Total cheltuieli(N/6), Diferena de Restituit/primit(N/6 ).

26

ncasri/pli; nregistrare viramente interne.

Banc

Banc

Extras de cont

Unitatea creditoare (text/15), Cod fiscal (A/10), Nr. Ord. reg. comertului (A/10), Localitatea (text/15) Judet (text/15) Cont (A /20) Banca (text/10) Documentul felul nr. Si data (A /20) Explicatii (text/20) Suma (N/10) VERSO :director L.S. ,Conducatorul compartimentului financiar contabil , Confirmam prezentul extras de cont pentru suma de ( N/10) Director L.S. , compartimentul financiar contabil .

Nume client(A/25), Data(D/8), Cont(AN/10), Exlicatii (text/20), Suma debitcredit(N/15),

Nu sunt utilizate n prelucrri toate datele

27

Client

Biroul financiar

Operaiuni ncasare

CEC

Banca (text/20), Adresa (AN/25), Numrul filei de CEC (N/9), Pltii n schimbul acestui CEC stipula t(A/10), Suma (A/20), lui (A/25), sau la ordinul su. Pltibil la (AN/25), Emis la (localitatea) (text/20), (data) (D/8), Suma de (moneda) (A/3), (n cifre) (N/12.2), Client (A/20), Cod fiscal (N/6), Semntura,L.S, Cont numrul (AN/24), Cod (AN/10).

Banca(A/25), Tabela Numrul filei de ncasri CEC(N/9), Suma de(moneda) (A/3), (n cifre) (N/12), Client(A/20), Cod fiscal(N/8).

Nu sunt utilizate n prelucrri toate datele

28

Operaiuni ncasare

Reprezentan t comercial

Biroul financiar

Bilet la ordin

FA: Vzut la data (D/8), De emitent (A/15), Semntura emitentului la vedere, L.S., Avalizat de (A/15), Pentru (A/15), Semntura avalistului, L.S., Voi plti n schimbul acestui billet la ordin emis n(N/1) exemplare, Stipulat (A/15), Suma de(moneda) (A/3), (n cifre) (N/12), (n litere) (A/25), Lui (A/25), sau la ordinul su. Valoarea reprezint (A/25). Emitent (A/25), Adresa (AN/25), Cod fiscal (N/8), Cont numrul (AN/10), deschis la (A/20), Data emiterii (D/8), locul emiterii(A/15), scadena (D/8), locul plii(A/15), Semntura emitentului, L.S. VERSO: 1)Girant (A/20), Girat ctre(A/250), Data(D/8), Semntura girant, L.S., Girant (A/20), Girat ctre(A/250), Data(D/8), Semntura girant, L.S., Girant (A/20), Girat 29 ctre(A/250), Data(D/8), Semntura girant, L.S., 4)

Suma de(moneda) Tabela (A/3), (n cifre) ncasri (N/12), Emitent (A/25), Cod fiscal (N/8), Data emiterii (D/8), Scadena (D/8),

Nu sunt utilizate n prelucrri toate datele

Operaiuni ncasare

Sistemul informaion al al clienilor Date facturi clieni

Sistemul informa ional al clienilor

Nr.(N/7), Serie(A/3), Data(D/8), Client(A/20), Total(N/6,2), Valoare ncasat(N6.2), Rest de ncasat (N/6.2).

Nr.(N/7), Tabela Serie(A/3), ncasri Data(D/8), Client(A/20), Total(N/6.2), Rest de ncasat(N/6.2), Valoarea ncasat N(6.2).

Banc

Caserie

nregistrare viramente interne

Foaie de vrsmnt (FV)

Nr. (N/2), Platiti (N/6), Platitor ( A/ 15), Cod de identitate fiscal(AN/10) Adresa ( AN/25) Beneficiar (A/15), Cod de identitate fiscala( AN/10), Cod iban beneficiar(AN/15) La(AN/25), Reprezentand (A/25), Data emiterii (D/8) Semnatura platitorului si stampila .

Platitor ( A/ 15), Beneficiar (A/15), Platiti (N/6), Reprezentand (A/25),

Se folosete n cazul depunerii numerarului la banc de ctre casier.

30

3.4 Analiza proceselor de prelucrare

Proces/ Subproces Descrierea succint a operaiunilor de prelucrare Ieiri din proces Intrri n proces Stocarea datelor (tabele ale bd, fiiere sau dosare) Formulele sau relaiile de calcul Observaii

Eviden operaiuni pli

-Se verific corectitudinea informaiilor nscrise n documente; - Se introduc datele de pe documentele emise catre furnizori; -Completarea plilor efectuate n numerar n Registrul de cas; -Se preiau datele de pe documente, se completeaz la casierie Registrele de cas zilnice pe suport electronic. Se nregistreaz datele de pe DP (inclusiv numele angajatului) n Tabela Pli. - Sumele nregistrate se transmit automat n tabela Pli avans decontare ca sold iniial al avansului acordat salariatului respectiv; -Se primete ordinul de deplasare (delegaie) de la persoana care urmeaz s primeasc avansul, semnate de directorul general; -Se emite DP de ctre dep. fin.-ctb. , iar dup semnarea acesteia de ctre directorul general, contabilul-ef i directorul financiar, se poate ncasa de la cas. -Se pltete numerarul angajatului i se nregistreaz operaiunea n tabela Pli.

Chitan; Tabela pli Ordin de deplasare completat pe verso; Stat de plat; Cerere privind Actualizarea ajutoare bneti tabelei efecte de acordate plat personalului; Registru de casa Bon de cas; Cec, Bilete de BO, cltorie; OP, Date facturi OP catre furnizori; trezorerie Decont Chitanta, cheltuieli; dispoziie de Extras de cont. plat, bon de cas, bilete de cltorie.

Rest de plat = decont cheltuieli avans acordat

31

Eviden operaiuni ncasare

- Se verific dac documentele sunt completate corect si complet. - Din Tabela ncasri se selecteaz numele clientului - se afieaz facturile emise i se selecteaz factura neachitat -Din tabela efecte de primit de la clienti se selecteaz Tranzacii n curs/Adaug - Se introduc datele necesare de pe documente - Se preiau datele de pe documente, se completeaz la casierie Registrele de cas zilnice pe suport electronic i se introduc n Tabela ncasri. - Se primete ordinul de deplasare completat pe verso cu toate documentele justificative anexate. - Se calculeaz diferena de ncasat de la angajat. - Se emite dispoziie de ncasare ctre casierie. - n Tabela ncasri se selecteaz numele angajatului, iar cu ajutorul butonului de alegere va fi afiat mrimea avansului acordat. - Se calculeaz automat valoarea plilor i a ncasrilor efectuate. nregistrare - Evidenierea n Registrul de cas a viramente viramentelor interne pe baza foii de interne vrsmnt; - Se actualizeaz soldul contului bancar n urma operaiunilor de depunere sau retragere de numerar

Actualizare Cec, Tabela tabela efecte de BO, ncasri primit de la Date facturi clieni. clieni, Registrul de Extras de cont cas; Dispozitie de ncasare.

Rest de incasat= avans acordatdecont cheltuieli.

Situaie extrase Foaie de de cont; vrsmnt; Registrul de Extras de cont cas

32

Operatiuni ncasari i pli efectuate cu ajutorul programului Neosys:

33

34

IV. Modelarea sistemului supus analizei

4.1 Construirea diagramelor fluxurilor de date

Anexa 3 - Diagrama de context a sistemului de trezorerie

35

Anexa 4 - DFF de NIVEL 0 pentru sistemul de trezorerie

36

Anexa 5 - DFD de NIVEL 1 pentru procesul Operaiuni ncasri

37

Anexa 6 - DFD de NIVEL 1 pentru procesul Operaiuni pli

38

Anexa 7 - DFD de NIVEL 2 pentru subprocesul Operaiuni pli

39

4.2 Completarea matricei CRUD

Locuri stocare

ncasri
Procese

Pli

Operaiuni ncasri

CRU

Operaiuni pli

CRU

Viramente interne

40

4.3 ncrcarea cu detalii a depozitului (dicionarul) datelor

Date: 3/26/2001 Project: SGT Time: 3:47:44 PM Detailed Listing -- Alphabetically All Entries -- Data Flow Diagrams Page: 1

Operatiuni incasri Process #: Location:

Process 1

Children:Incasari numerar ( Process ) Incasari cont bancar ( Process ) Parent: Sistemul de trezorerie ( Function ) Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Input Flows: Centralizator clienti Chitanta Bilet-la-ordin CEC Output Flows: Raport-rest-de-incasat Dispozitie-incasare Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Operaiuni plati Process Process #: 2 Location: Children:Plati numerar ( Process ) Plati cont bancar ( Process ) Parent: Sistemul de trezorerie ( Function ) Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Input Flows: Nomenclator furnizori Stat-de-plata
41

Cereri-ajutoare-banesti-personal Ordin-de-plata --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Incasari cont bancar Process Process #: 1.1 Location: Parent: Operatiuni incasare ( Process ) Evidenta operatiuni incasare ( 1 ) Input Flows: Centralizator clienti Bilet-la-ordin CEC Output Flows: Raport-rest-de-incasat Incasari prin banca Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Plati cont bancar Process Process #: 2.1 Location: Children:Plata contributii ( Process ) Plata prin efecte comerciale ( Process ) Plata furnizori ( Process ) Parent: Operatiuni plati ( Process ) Evidenta operatiuni plati (2) Input Flows: Nomeclator furnizori Output Flows: Raport-rest-de-plata Raport-plati-banca Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Plata CAS Process Process #: Not Assigned Location:
42

Parent: Plata contributii bugetul de stat ( Process ) Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Viramente interne Process #: Location: Process 3

Children:Ridicare numerar de la banca ( Process ) Depunere numerar ( Process ) Parent: Sistemul de trezorerie ( Function ) Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Input Flows: Extras-de-cont Foaie-varsamant Output Flows: Ordin-de-plata Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Banca Source/Sink Location: Diagrama de context ( CONTEXT ) Input Flows: Ordin-de-plata Output Flows: Extras-de-cont Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Input Flows: Ordin-de-plata Output Flows: Extras-de-cont Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012

43

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Foaie-varsamant Data Flow Location: Diagrama de context ( CONTEXT ) Source: Caserie ( Source/Sink ) Dest: Sistem trezorerie ( Process ) Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Source: Caserie ( Source/Sink ) Dest: Viramente interne ( Process ) Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012

44

5. Descrierea cerinelor funcionale i nonfuncionale ale sistemului

Nr. Problema identificat crt. 1. Eliminarea costurilor Descrierea problemei Tip cerin/soluie Funcional Descrierea cerinei/soluiei instalarea sistemului informaional ntr-un singur loc , pe un server ,de unde va putea fi acceasat de angajai prin intermediul internetului, n momentul mbuntirii sistemului , reinstalarea se va face ntr-un singur loc , reducerea costurilor fiind evident Implementarea unui modul n care sunt nregistrate facturile pentru utiliti , responsabilitatea acestuia ,fiind anunarea datelor scadente facturilor neachitate. Realizarea integrriii cu celelalte aplicaii, n varianta cea mai simpl prin import/export de date. Stabilirea nivelului de acces pentru fiecare utilizator i implementarea unui sistem n care informaiile foarte importante sa fie accesate pe baz de parol Instalarea unor camere de nregistrare n locul unde se prelucreaz informaiile importante , implementarea unui sistem care salveaz automat prelucrrile n cazul penelor de curent sau a defectrii neateptate a echipamentelor.

mbuntirea sistemului informational al fiecarui suplimentare legate de instalarea/mbuntirea departament necesit costuri ridicate. sistemului informaional

2. Plata facturilor de utiliti este ntotdeauna efectuat cu ntrziere,firma suferind penalizri , ceea ce genereaz pierderi la nivelul ntreprnderii 3. Efort suplimentar de culegere a datelor

Nu exist o eviden a datelor scadente aferente facturilor de utiliti , de aceea plata facturilor se face cu ntrziere.

Funcional

Unele date sunt necesare n dou sau mai multe Nonfuncional aplicaii, ceea ce determin culegerea lor de mai multe ori 4. Protejarea datelor prin Exist posibilitatea ca persoanele neautorizate s Nonfuncional clasificarea lor i aiba acces la datele confideniale stabilirea nivelului de acces a utilizatorilor 5. creterea nivelului de Exist diferiti factori de risc ce conduc la Nonfuncional securitate a datelor pierderea sau furtul datelor

firmei

45