Diplomado de MEaD y uso de TIC - Curso Moodle

Documento recopilacin del sistema de ayudas, guas, tutoriales oficiales de Google Drive.

Material de estudio para el Diplomado de MEaD y uso de TIC - Curso Moodle de la institucin universitaria Antonio Jos Camacho

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TABLA DE CONTENIDO
Pgina Google Drive es la nueva ubicacin de Google Docs ..................................................... 4 Similitudes .................................................................................................................. 4 Novedades ................................................................................................................. 5 Cmo usar Google Drive con otros productos de Google ........................................... 5 Una introduccin a Google Drive .................................................................................... 6 Iconos y botones de Google Drive.................................................................................. 6 Iconos de Google Drive para Mac/PC ......................................................................... 7 Cmo obtener una vista previa de un archivo o un documento ...................................... 8 Cmo personalizar la forma en que se muestran los archivos en Google Drive ............. 9 Caractersticas adicionales ....................................................................................... 10 Requisitos del sistema y configuracin ......................................................................... 11 Escritorio................................................................................................................... 11 Cambio de la configuracin de idioma .......................................................................... 12 Acerca de "Mi unidad" .................................................................................................. 13 Cmo sincronizar archivos y carpetas .......................................................................... 13 Cmo funciona la sincronizacin .............................................................................. 13 Cmo organizar los archivos en carpetas..................................................................... 14 Cmo crear una carpeta en Google Drive ................................................................. 14 Cmo aadir archivos a una carpeta ........................................................................ 14 Descripcin general de la configuracin de uso compartido ......................................... 15 Configuracin de uso compartido ............................................................................. 15 Opciones de visibilidad ............................................................................................. 15 Niveles de acceso..................................................................................................... 16 Cmo compartir archivos con una direccin de correo electrnico o con una lista de distribucin ............................................................................................................... 16 Cmo enviar un enlace a un archivo compartido ...................................................... 17 Consejos para compartir en Google Drive ................................................................ 18 Colaboracin en tiempo real......................................................................................... 19 Cmo sincronizar archivos compartidos contigo ........................................................... 20 Cmo suprimir el acceso de un colaborador ................................................................ 21 Eliminar colaboradores. ............................................................................................ 21 2

Diplomado de MEaD y uso de TIC - Curso Moodle Cmo evitar que los colaboradores concedan el acceso a otras personas ............... 21 Cmo hacer privado un elemento ............................................................................. 22 Cmo hacer bsquedas en Google Drive ..................................................................... 23 Cmo hacer una bsqueda bsica............................................................................ 23 Tcnicas para buscar ms rpidamente ................................................................... 23 Lmites de tamao de los documentos, las hojas de clculo y las presentaciones de Google Docs ................................................................................................................ 26 Lmites del uso compartido........................................................................................... 27

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na de las necesidades es poder tener un almacenamiento en la nube ahora con el servicio de Google Drive de forma fcil y gil puedes subir, modificar, compartir y crear archivos online. Puede acceder a tus archivos desde cualquier lugar y dispositivo que cuente con acceso a internet. Google Drive es un remplazo de Google Docs que ha cambiado su direccin de enlace de docs.google.com por drive.google.com entre otras cualidades. Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos en lnea. Cada usuario cuenta con 5 Gigabytes de espacio gratuitos para almacenar sus archivos, las posibilidades de ampliar la cantidad de almacenamiento es posible mediante pago para ello hay un listado donde segn la cantidad de gigas de almacenamientos se hace el pago mensual. Es accesible por su pgina web desde su computador y dispone de aplicaciones para iOS y Android que permiten editar documentos y hojas de clculo.

Google Drive es la nueva ubicacin de Google Docs

Tus archivos se almacenan ahora en Google Drive y puedes acceder a ellos en el momento que desees en drive.google.com. Al igual que antes, puedes subir, modificar, compartir y crear archivos online. Sin embargo, con Google Drive puedes acceder a tus archivos desde cualquier lugar y dispositivo. Adems, si instalas las aplicaciones de Google Drive, puedes trabajar con todava ms tipos de archivo. Tienes tres opciones para acceder a todos tus archivos, carpetas y documentos de Google Docs: Iniciar sesin en Google Drive en la Web desde drive.google.com. Abrir la carpeta de Google Drive de tu ordenador (que se crea cuando instalas Google Drive para Mac o PC). Ir a la aplicacin para mviles de Google Drive en tu dispositivo Android o iOS.

Similitudes
Si has utilizado Google Docs, algunas cosas de Google Drive te resultarn conocidas. Crear documentos de Google Docs haciendo clic en el botn rojo Crear. Compartir solo con las personas que quieras; sin tener que enviar archivos adjuntos por correo electrnico. Buscar u ordenar tus listas de archivos, de carpetas y de documentos de Google Docs. Obtener una vista previa de archivos y de documentos de Google Docs. Diferencias Las "colecciones" ahora se llaman "carpetas".. Se han aadido ms elementos al men Configuracin, incluidas las opciones de configuracin de subida. 4

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La barra de navegacin tiene vistas nuevas: o Mi unidad o Compartido conmigo o Actividad Se ha eliminado la vista Pgina principal. En su lugar, puedes utilizar Mi unidad para organizar todos tus archivos, carpetas y documentos de Google Docs.

Novedades

Sincroniza archivos entre todos tus dispositivos con Google Drive para Mac o PC. Visualiza y busca elementos en Google Drive en la Web de una manera eficaz con lavista de cuadrcula. Aade un archivo a una carpeta haciendo clic en el icono de carpeta en un archivo o en un documento, hoja de clculo o presentacin de Google Docs. Para trabajar con ms tipos de archivo, instala aplicaciones de Google Drive desde Chrome Web Store.

Cmo usar Google Drive con otros productos de Google

Comparte directamente en Google+ una foto almacenada en Google Drive. Busca imgenes utilizando palabras clave... sin etiquetar tus fotos. Google Drive la tecnologa Google Goggles para reconocer elementos y lugares familiares.

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Una introduccin a Google Drive

Google Drive te permite almacenar y acceder a tus archivos en cualquier lugar: en la Web, en tu unidad de disco duro o all donde ests. El procedimiento es el siguiente: 1. Accede a Google Drive en la Web desde drive.google.com. 2. Instala Google Drive en tu ordenador o en tu dispositivo mvil. 3. Introduce tus archivos en Google Drive. Est justo en tu dispositivo. Ahora tus archivos van siempre contigo. Si cambias un archivo en la Web, en el ordenador o en tu dispositivo mvil, se actualiza en todos los dispositivos donde hayas instalado Google Drive. Comparte, colabora o trabaja en solitario: tus archivos, tu decisin. Deja de enviar archivos adjuntos por correo electrnico. Empieza a compartir. Google Drive te permite seleccionar exactamente quin (amigos, familia, colegas) tiene acceso a tus archivos. Ya no necesitas adjuntar archivos en mensajes de correo. Simplemente comparte los archivos, las carpetas o los documentos de Google Docs desde cualquier dispositivo. Colaboraciones Colaboras con otras personas en documentos, hojas de clculo y presentaciones de Google Docs? Google Drive te permite continuar creando, accediendo y colaborando sin tener que gestionar distintas versiones de un mismo archivo.

Iconos y botones de Google Drive

Haz coincidir los tipos de archivo con los iconos y averigua para qu sirven los botones de accin de Google Drive. En Google Drive online y en Google Drive para Mac/PC encontrars iconos junto al ttulo del archivo o de la carpeta que indican de qu tipo de archivo se trata. En Google Drive (online), tambin encontrars botones para realizar acciones con los elementos como, por ejemplo, compartir. Iconos en Google Drive online Iconos de Google Docs A continuacin, se muestran todos los iconos correspondientes a los distintos tipos de documento en Google Docs que encontrars en Google Drive online:

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Iconos de otros tipos de archivo Muchos de estos iconos te resultarn familiares ya que son muy parecidos a los que encontrars en tu equipo.

Botones de accin en Google Drive Google Drive tambin cuenta con una serie de botones que permiten realizar acciones en tus archivos y carpetas. Sita el puntero del ratn encima de alguno de estos iconos para leer una descripcin de la funcin del botn. A continuacin, presentamos los botones de accin que vers cuando no haya ningn archivo o carpeta seleccionado:

A continuacin, presentamos los botones de accin que vers cuando haya algn archivo o carpeta seleccionado:

Iconos de Google Drive para Mac/PC

Los iconos en Google Drive para Mac/PC son muy parecidos a los que encontrars online. Los elementos sincronizados son idnticos en Google Docs y en la carpeta de Google Drive y muestran una marca de verificacin verde sobre el icono cuando se han sincronizado correctamente. Los dems tipos de archivo tienen iconos idnticos a los que ves en tu equipo. Estos tambin tienen una marca verde cuando se sincronizan.

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Cmo obtener una vista previa de un archivo o un documento

Echa un vistazo a un archivo o a un documento antes de abrirlo en una nueva ventana de navegador. El panel de vista previa en Google Drive te permite ver los detalles de un archivo o documento antes de abrirlo en una nueva ventana. Este panel muestra la informacin siguiente:

el propietario del elemento, el momento y la persona que ha modificado por ltima vez el documento, la visibilidad y el colaborador del elemento, una descripcin del elemento, las carpetas en las que el elemento est incluido.

Para obtener una vista previa de un archivo o de un documento, marca la casilla junto al ttulo del archivo o del documento en Google Drive. A continuacin, haz clic en el icono de vista previa situado encima de la lista de elementos.

Para cerrar la vista previa, haz clic en la X en la parte superior derecha del panel o en el icono de ojo de nuevo. Inicia sesin en drive.google.com para acceder a Google Drive en la Web desde cualquier ordenador. Visita drive.google.com para ver tus documentos, hojas de clculo y presentaciones, as como cualquier archivo y carpeta que hayas subido y sincronizado. Si sueles acumular muchsimos archivos digitales, o si quieres manejar tu unidad de Google Drive en la Web de forma ms eficiente, a continuacin te describiremos algunas vistas y mtodos de bsqueda que probablemente te interese conocer:

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Cmo personalizar la forma en que se muestran los archivos en Google Drive

Ms informacin acerca de las vistas de la barra de navegacin de la izquierda de Google Drive en la Web Google Drive en la Web ofrece varios modos de filtrar y ver tus archivos, carpetas y documentos, hojas de clculo y presentaciones de Google Docs. Estos filtros te ayudan a encontrar los archivos ms fcilmente. A continuacin, te ofrecemos una lista de los filtros que encontrars en la barra de navegacin de la izquierda: Mi unidad Todo el contenido de Google Drive que hayas creado, sincronizado y subido. Puedes sincronizar automticamente Mi unidad con la carpeta de Google Drive del ordenador. Compartido conmigo Todos los archivos y las carpetas que alguien ha compartido contigo. Para sincronizar archivos de esta vista, muvelos a Mi unidad. El filtro Compartido conmigo no incluye archivos compartidos con una lista de distribucin o archivos configurados como "Cualquier usuario que reciba el enlace" o "Pblico" (a menos que el archivo se haya compartido directamente contigo a travs de tu direccin de correo electrnico). Destacado Los elementos que hayas destacado. Reciente Todos tus archivos privados y compartidos que hayas abierto, por orden cronolgico inverso. Actividad Todo lo que has modificado recientemente. En esta vista se incluyen todos los elementos que hayas creado, que se hayan compartido contigo o en cuyo enlace hayas hecho clic para abrirlos. Todos los elementos Todo el contenido alojado en Google Drive. Este filtro no incluye los elementos que has enviado a la Papelera. Haz clic en Ms para ver este filtro en la barra de navegacin de la izquierda. Papelera Todo el contenido que hayas movido a la Papelera. Haz clic en Ms para ver este filtro en la barra de navegacin de la izquierda. Haz clic en Ms para ver este filtro en la barra de navegacin de la izquierda. Solo puedes eliminar los elementos que sean de tu propiedad. Para eliminar los elementos que no sean de tu propiedad, selecciona Mover a la papelera en el men Ms.

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Informacin de Google Drive para Mac y Windows Google Drive para escritorio es una aplicacin que instala una carpeta en el equipo igual que tus otras carpetas, pero con una gran diferencia: se sincroniza automticamente con Google Drive de forma online. Igual que las dems carpetas de tu equipo Google Drive para escritorio se comporta de la misma manera que las carpetas de tu equipo. De esta forma, puedes hacer muchas de las acciones habituales que llevas a cabo con las carpetas almacenadas en el equipo:

Arrastrar y soltar, Cambiar nombre, Eliminar, Reorganizar, Guardar, Mover a la papelera.

La mayora de los archivos y carpetas de Google Drive para escritorio estn disponibles incluso si no tienes conexin a Internet.

Caractersticas adicionales
Google Drive para escritorio se diferencia en que los cambios que realices de forma local en esa carpeta especial se reflejan en Mi unidad (parte de Google Drive online). Eso significa que todo lo que compartas, muevas, modifiques o enves a la Papelera se reflejar en Mi unidad la prxima vez que el equipo se sincronice.

Sigue paso a paso las instrucciones para la instalacin en Windows y en Mac. Puedes instalar Google Drive en equipos Mac o en equipos con Windows cuando recibas la invitacin por correo electrnico. Windows 1. Ve a http://drive.google.com 2. Haz clic en el botn Descargar Google Drive para Windows. 3. Abre googledrivesync.exe para instalar e iniciar automticamente Google Drive en Windows. Puede que recibas una advertencia que indique que Google Drive es una aplicacin descargada de Internet. Haz clic en el botn Abrir. 4. Introduce el nombre de usuario de tu cuenta de Google y la contrasea en la ventana que aparece. Esa ser la cuenta que se asocie a Google Drive en Windows. 5. Selecciona una ubicacin en la unidad de disco duro para la carpeta de Google Drive para escritorio durante la configuracin. 6. Sigue todos los pasos de la instalacin. Inicia Google Drive para escritorio desde el men de inicio de Windows. 10

Diplomado de MEaD y uso de TIC - Curso Moodle Mac 1. 2. 3. 4. Ve a http://drive.google.com Haz clic en el botn Descargar Google Drive para Mac. Abre installgoogledrive.dmg. Abre el archivo de instalacin y arrastra el icono de Google Drive a la carpetaAplicaciones. 5. Abre Google Drive desde la carpeta "Aplicaciones". Puede que recibas una advertencia que indique que Google Drive es una aplicacin descargada de Internet. Haz clic en el botn Abrir. 6. Introduce el nombre de usuario de tu cuenta de Google y la contrasea en la ventana que aparece. Esa ser la cuenta que se asocie a Google Drive en el Mac. 7. Selecciona una ubicacin en la unidad de disco duro para la carpeta de Google Drive para escritorio durante la configuracin. 8. Sigue todos los pasos de la instalacin. Inicia Google Drive para escritorio desde la barra de herramientas del Mac.

Requisitos del sistema y configuracin Escritorio

Para Windows Windows Vista Windows XP Windows 7 Para Mac Lion (10.7) Snow Leopard (10.6) Mviles y tablets Para telfonos y tablets Android Eclair y versiones superiores (Android 2.1 y versiones superiores) Para iPhone y para iPad iOS 5.0 y versiones superiores

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Cambio de la configuracin de idioma

Si la interfaz de los documentos, las hojas de clculo o las presentaciones de Google Docs se muestra en un idioma que no entiendes o no quieres utilizar, lleva a cabo estos pasos para cambiar el idioma: 1. En tu unidad, haz clic en el icono de rueda dentada de la esquina superior derecha y selecciona Configuracin. 2. En la pgina "Configuracin", haz clic en el men desplegable que se encuentra junto aIdioma. 3. Selecciona el idioma que quieras utilizar. 4. Haz clic en Guardar. 5. Para volver al documento, haz clic en el enlace Volver a Google Drive. Estos son los idiomas que puedes seleccionar en Google Docs: alemn, rabe, bengal, blgaro, cataln, canars, checo, chino (simplificado), chino (tradicional), coreano, croata, dans, eslovaco, esloveno, espaol, filipino, finlands, francs, griego, gujarati, hebreo, hindi, holands, hngaro, indonesio, ingls (EE.UU.), ingls (Reino Unido), italiano, japons, letn, lituano, malayalam, marathi, noruego, oriya, polaco, portugus (Brasil), portugus (Portugal), rumano, ruso, serbio, sueco, tamil, tailands, telugu, turco, ucraniano y vietnamita. Nota: puede que tengas que habilitar las cookies para asegurarte de que el idioma seleccionado no cambie. Si quieres activar las cookies, sigue las instrucciones especficas para cada navegador: En Internet Explorer: 1. Accede a Herramientas > Opciones de Internet. 2. Haz clic en la pestaa Privacidad en la ventana Opciones de Internet. 3. Haz clic en el botn Opciones avanzadas. 4. Marca la casilla de verificacin que se encuentra junto a "Invalidar la administracin automtica de cookies". 5. Selecciona las cookies que quieres aceptar o marca la casilla de verificacin que se encuentra junto a "Aceptar siempre las cookies de sesin". 6. Haz clic en Aceptar. 7. Vuelve a hacer clic en Aceptar para cerrar la ventana "Opciones de Internet". En Mozilla Firefox: 1. Accede a Herramientas > Opciones. 2. Haz clic en Privacidad en la parte superior de la ventana de opciones. 3. En la seccin "Cookies", comprueba que la casilla de verificacin "Aceptar cookies de las webs" est marcada. Si no hay una marca de verificacin, debes seleccionar la casilla. 4. Haz clic en Aceptar. En Safari: 1. Accede a Safari > Preferencias. 2. Selecciona Seguridad en la parte superior de la ventana.

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Diplomado de MEaD y uso de TIC - Curso Moodle 3. Marca el botn de seleccin que se encuentra junto a "Siempre" o a "Solo de los sitios por los que navega". Consejo: haz clic en el signo de interrogacin para obtener ms informacin. 4. Cierra la ventana "Preferencias".

Acerca de "Mi unidad"

Mi unidad es la seccin de Google Drive online que se sincroniza en tu ordenador. Mi unidad es la seccin de Google Drive online donde se sincronizan automticamente archivos, carpetas y documentos de Google Docs directamente en la carpeta de Google Drive (si has instalado Google Drive para Mac/PC). Cada vez que actualices un archivo o una carpeta de Google Docs en Mi unidad, los cambios se reflejarn en las versiones locales de la carpeta de Google Drive. Mi unidad incluye:

tus elementos de Google Docs, los archivos que hayas sincronizado o subido, las carpetas que hayas creado, sincronizado o subido, cualquier archivo compartido que hayas aadido a Mi unidad desde Compartido conmigo o Todos los elementos.

Cmo sincronizar archivos y carpetas

Cuando hayas instalado Google Drive para tu Mac o PC (o la aplicacin mvil), el dispositivo podr sincronizarse con Google Drive en la Web. Los dispositivos con Google Drive solo se sincronizan con Mi unidad, la seccin de Google Drive en la Web que contiene los archivos y las carpetas que has subido, as como los documentos, las hojas de clculo y las presentaciones de Google Docs de tu propiedad. Cuando todos los elementos se hayan sincronizado entre tu dispositivo y Mi unidad (espera unos minutos si tienes muchas cosas), podrs acceder a los archivos y utilizarlos desde todos tus dispositivos.

Cmo funciona la sincronizacin

La sincronizacin est integrada, por lo que solo es necesario conectarse a Internet. Si sientes curiosidad por ver la sincronizacin en accin y saber si los archivos y las carpetas de Mi unidad se estn sincronizando correctamente en todos los dispositivos, realiza esta pequea prueba: haz un cambio en Mi unidad en la Web y luego comprueba si se refleja en otros dispositivos en los que hayas instalado Google Drive. La modificacin debera reflejarse en todos los dispositivos con Google Drive.

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Cmo organizar los archivos en carpetas

Con las carpetas puedes organizar fcilmente todos los archivos y los documentos de Google Docs en Google Drive. Las carpetas tambin se pueden organizar de forma jerrquica, como las carpetas del equipo. Adems, se pueden compartir. Si has decidido sincronizar una determinada carpeta con la carpeta de Google Drive, los cambios que realices en una carpeta online se reflejarn en el ordenador y viceversa. Si eliminas un archivo de una carpeta compartida, los colaboradores con acceso a esta ya no podrn ver el elemento en Google Drive.

Cmo crear una carpeta en Google Drive

Para crear una carpeta en Google Drive en la Web, sigue estos pasos: 1. Haz clic en el botn rojo Crear situado en la parte superior izquierda de Google Drive. 2. En el men desplegable, selecciona Carpeta. 3. Escribe un nombre para la carpeta. 4. Haz clic en Aceptar. Se crear la carpeta en Mi unidad. Si has decidido sincronizar todos los elementos de Mi unidad, la carpeta se sincroniza con la carpeta de Google Drive para escritorio. Tambin se muestra en la vista Todos los elementos de Google Drive en la Web. Para mover una carpeta dentro de otra, sigue los pasos que se indican a continuacin: 1. Haz clic con el botn derecho del ratn y selecciona Organizar. 2. Selecciona la carpeta o las carpetas en las que quieras colocar la carpeta. 3. Haz clic en Aplicar cambios.

Cmo aadir archivos a una carpeta

Para aadir archivos a una carpeta, sigue los pasos que se describen a continuacin: Selecciona el elemento o los elementos en Google Drive marcando la casilla que aparece junto al ttulo. 1. Haz clic en el icono de carpeta situado encima de la lista de elementos. 2. Selecciona la carpeta donde quieras almacenar los elementos. Tambin puedes desmarcar la carpeta de la que quieras eliminar un elemento. 3. Haz clic en Aplicar cambios.

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Descripcin general de la configuracin de uso compartido

Comparte tus archivos y carpetas con quien quieras; t tienes todo el control. Con Google Drive, t decides con quin compartir archivos, carpetas y documentos de Google Docs y el nivel de acceso de estas personas.

Colabora en tiempo real con compaeros de trabajo o de clase y con amigos. Olvdate de enviar archivos adjuntos por correo electrnico. Empieza a compartir. Controla quin puede consultar y modificar tus archivos mediante las opciones de visibilidad y los niveles de acceso. Comparte fcilmente tu trabajo con un montn de personas.

Configuracin de uso compartido

La configuracin de uso compartido es el centro de control para un archivo, carpeta o documento de Google Docs en particular.

Puedes elegir una opcin de visibilidad para cualquier elemento de Google Drive que quieras compartir y un nivel de acceso para cada persona o grupo de usuarios con los que hayas compartido algo. Adems de seleccionar la opcin de visibilidad y el nivel de acceso, puedes hacer lo siguiente:

utilizar el enlace de un archivo, una carpeta o un documento de Google Docs para compartirlo, ver quin tiene acceso, aadir colaboradores (editores, comentaristas o lectores) por nombre o lista de distribucin, eliminar colaboradores o cambiar el nivel de acceso de un usuario, transferir la propiedad del documento a otro usuario.

Opciones de visibilidad
Las opciones de visibilidad te permiten controlar el acceso de los usuarios a los archivos, las carpetas y los documentos de Google Docs. Todo lo que crees, sincronices o subas en Google Drive empieza siendo privado. 15

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Privado: Cualquier reciba el enlace

usuario

que

Pblico en la Web: Opciones de visibilidad para clientes de Google Apps

Niveles de acceso
En Google Drive existen varios niveles de acceso al compartir archivos, carpetas y documentos de Google Docs. Si creas, sincronizas o subes un archivo, significa que eres su propietario (a menos que hayas transferido la propiedad). Existen tres niveles de acceso para los colaboradores: Puede ver, Puede comentar (solo para documentos y presentaciones de Google) y Puede editar. Propietarios Editores Lectores Comentaristas (solo en documentos y presentaciones de Google Docs)

Instrucciones detalladas para compartir elementos desde Google Drive con otra persona En Google Drive, puedes compartir uno o varios archivos con otros usuarios envindoles un enlace a tu archivo o compartiendo el archivo con una direccin de correo electrnico determinada o con una lista de distribucin.

Cmo compartir archivos con una direccin de correo electrnico o con una lista de distribucin
1. Accede a drive.google.com. 2. Marca la casilla del archivo o carpeta que quieras compartir. 3. Haz clic en el icono para compartir . O 4. Haz clic en el men Ms y selecciona "Compartir...". 5. Selecciona una opcin de visibilidad: "Privado", "Cualquier usuario que reciba el enlace" o "Pblico en la Web".

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1. Introduce las direcciones de correo electrnico de las personas con las que quieras compartir el elemento en el cuadro de texto debajo de "Aadir a personas". Puedes aadir una sola persona, una lista de distribucin o bien elegir a personas de tus contactos. 2. Selecciona el nivel de acceso en el men desplegable que hay junto a cada colaborador: "Puede ver", "Puede comentar" (solo para documentos y presentaciones de Google Docs) o "Puede editar".

1. Haz clic en Compartir y guardar. Quieres compartir algo con una lista de distribucin? No olvides enviar notificaciones a los usuarios por correo electrnico. Tus compaeros de la lista tendrn que hacer clic en el enlace de la notificacin para que el elemento compartido se muestre en su lista de documentos.

Cmo enviar un enlace a un archivo compartido

Si has configurado un archivo o una carpeta con la opcin "Cualquier usuario que reciba el enlace" o "Pblico", puedes enviar el enlace a otra persona para que pueda acceder. 1. Accede a drive.google.com. 2. Marca la casilla del archivo o carpeta que quieras compartir. 3. Haz clic en el icono para compartir . O 4. Haz clic en el men Ms y selecciona "Compartir...". 5. Copia el enlace en la parte superior de la configuracin para compartir.

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Diplomado de MEaD y uso de TIC - Curso Moodle 6. Enva el enlace a otra persona o lista de distribucin a travs del correo electrnico o del chat.

Consejos para compartir en Google Drive

Notifica a las personas cuando compartas algo con ellas Cuando compartas algo con una persona, esta recibir una notificacin por correo electrnico que le indicar que podr acceder al elemento compartido la prxima vez que inicie sesin en Google Drive. Prefieres no enviar notificaciones? En ese caso, desmarca la casilla "Notificar a las personas por correo electrnico". Aade muchos colaboradores rpidamente compartiendo elementos con un grupo de Google En lugar de introducir las direcciones de correo electrnico de los colaboradores una por una, aade un grupo de Google. Cada miembro del grupo podr acceder al elemento compartido, incluidas las personas que se incorporen al grupo despus de que lo hayas compartido. Esta opcin no admite listas de distribucin que no sean grupos de Google. Comparte muchos archivos y documentos de Google Docs al mismo tiempo Si quieres compartir varios elementos con tus colaboradores, muvelos a una carpeta ycomprtela con ellos. Dado que compartes la carpeta, esta se convierte en la puerta de acceso. Pueden acceder a cualquier elemento que guardes en ella y, si eliminas algn elemento, perdern dicho acceso.

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Colaboracin en tiempo real

Cmo varias personas pueden modificar documentos de Google al mismo tiempo desde distintos equipos Google Drive y Google Docs permiten que varias personas ubicadas en distintos puntos geogrficos puedan colaborar de forma simultnea en un mismo archivo desde cualquier equipo que disponga de acceso a Internet. Cuando un usuario vea o modifique algn elemento al mismo tiempo que t, vers una imagen en mosaico de color junto a su nombre en la parte superior derecha de la pantalla. Chat: Todo tipo de elementos, incluidos documentos de Google Docs Colaboracin en tiempo real, carcter por carcter

Documentos de Google Docs Hojas de clculo de Google Docs Presentaciones de Google Docs Dibujos de Google Docs

Ejemplo real Supongamos que Alicia y Marta trabajan en un proyecto y tienen que redactar un documento, realizar el seguimiento de las tareas en una hoja de clculo y crear una presentacin para poderlo compartir con los otros miembros del equipo. Alicia vive en Granada y Marta en Barcelona. Cuando una de ellas modifica el documento, la hoja de clculo o la presentacin, la otra puede ver los cambios en tiempo real y responder al instante. Ambas trabajan en los mismos documentos, por lo que no tienen que envirselos para comparar y unificar archivos.

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Cmo sincronizar archivos compartidos contigo

Sincroniza algo que un colaborador ha compartido contigo con la carpeta de Google Drive en tu ordenador. Todos los archivos de tu propiedad estn en Mi unidad y se sincronizan automticamente con tu ordenador. Tambin puedes sincronizar con tu ordenador archivos que han compartido contigo si los mueves a Mi unidad. 1. Asegrate de haber instalado Google Drive para tu Mac/PC. 2. Ve a la vista Compartido conmigo de Google Drive en la Web. 3. Arrastra los archivos de Compartido conmigo a Mi unidad. Los archivos se sincronizarn automticamente con la carpeta de Google Drive de tu ordenador. Tambin puedes aadir un elemento o eliminar un archivo de Mi unidad a travs de los pasos que te indicamos a continuacin: 1. Selecciona la casilla situada al lado del ttulo para seleccionar los elementos deCompartido conmigo. 2. Haz clic en el icono de carpeta situado encima de la lista de elementos. 3. Selecciona la casilla situada al lado de Mi unidad. 4. Haz clic en Aplicar cambios. 5. Los archivos se sincronizarn automticamente con la carpeta de Google Drive de tu ordenador.

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Cmo suprimir el acceso de un colaborador

Instrucciones detalladas para cambiar el nivel de acceso de un colaborador a un archivo o a una carpeta. Las opciones de visibilidad y los niveles de acceso en Google Drive te dan el control total de cualquier archivo, carpeta o documento de Google Docs del que seas propietario. Por lo tanto, puedes eliminar colaboradores, evitar que un editor conceda el acceso a otras personas y hacer privado cualquier elemento que sea visible para cualquier persona que reciba el enlace o acceda a la Web.

Eliminar colaboradores.
1. Accede a drive.google.com. 2. Marca la casilla correspondiente al archivo o a la carpeta que quieras compartir. 3. Haz clic en el icono de compartir . Procedimiento alternativo: Haz clic en el men Ms y selecciona "Compartir...". Haz clic en la X junto a los colaboradores que quieras suprimir. 4. Haz clic en Compartir y guardar.

Cmo evitar que los colaboradores concedan el acceso a otras personas

Como ya habrs ledo en la informacin sobre uso compartido, cualquier usuario al que se le asigne la opcin "Puede editar" en alguno de tus archivos, carpetas o documentos de Google Docs puede conceder acceso a otras personas y definir sus niveles de acceso. Si quieres evitar que los colaboradores permitan que otras personas accedan, sigue los pasos que se indican a continuacin: 1. Accede a drive.google.com. 2. Marca la casilla correspondiente al archivo o a la carpeta que quieras compartir. 3. Haz clic en el icono de compartir Procedimiento alternativo: Haz clic en el men Ms y selecciona "Compartir...". 4. Busca el enlace "Los editores pueden aadir a personas y cambiar los permisos." al final de la pantalla de configuracin para compartir y haz clic en el enlace "Cambiar". 5. Selecciona "Solo el propietario puede cambiar los permisos". Si algn elemento de Google Drive est configurado con la opcin "Solo el propietario puede cambiar los permisos" y este se aade a una coleccin compartida, no se transferir ningn cambio realizado en la configuracin para compartir. .

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Cmo hacer privado un elemento

Puedes controlar quin accede a tus archivos volviendo a cambiar la opcin de visibilidad a "Privado". Por ejemplo, si cambias esta opcin de "Cualquier usuario que reciba el enlace" a "Privado", el acceso quedar restringido solo para aquellas personas a las que les estaba permitido ver, comentar o editar. Sigue los pasos que se indican a continuacin para cambiar la configuracin de visibilidad y suprimir el acceso a los colaboradores: 1. Accede a drive.google.com. 2. Marca la casilla correspondiente al archivo o a la carpeta que quieras compartir. 3. Haz clic en el icono de compartir Procedimiento alternativo: Haz clic en el men Ms y selecciona "Compartir...". 4. Haz clic en el enlace "Cambiar", junto a la opcin de visibilidad actual, encima de la lista de editores y de lectores. 5. Selecciona "Privado". 6. Haz clic en Guardar. 7. Haz clic en Compartir y guardar. .

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Cmo hacer bsquedas en Google Drive

Utiliza el cuadro de bsqueda situado en la parte superior de Google Drive para encontrar archivos, carpetas y documentos de Google Docs.

Cmo hacer una bsqueda bsica

Introduce una palabra o una frase en el cuadro de bsqueda de Google Drive para encontrar un archivo, carpeta o documento de Google Docs concreto.

Tcnicas para buscar ms rpidamente

Acotar la bsqueda o introducir operadores de bsqueda puede ayudarte a encontrar de forma ms eficiente archivos, carpetas y documentos de Google Docs. De esta manera, ahorras tiempo buscando y puedes dedicarte a modificar contenido. Cmo acotar los resultados de bsqueda 1. Ve al cuadro de bsqueda y haz clic en el icono de men desplegable. 2. Selecciona un criterio para acotar la bsqueda. Tipo: "Documentos de texto", "Imgenes", "Archivos PDF", etc. Visibilidad: "Privado", "Visible para cualquier usuario del dominio", "Pblico", etc. Propiedad: si el archivo es tuyo o de otra persona. 3. Introduce una palabra o una frase y pulsa la tecla Intro o bien haz clic en el botn de bsqueda.

Cmo incluir operadores de bsqueda 23

Diplomado de MEaD y uso de TIC - Curso Moodle Combina la frase de bsqueda con los operadores de bsqueda predefinidos. 1. Introduce el operador de bsqueda que quieras (en la tabla siguiente se incluyen los ms corrientes). 2. Introduce directamente una frase de bsqueda despus del operador y pulsa la teclaIntro o bien haz clic en el botn de bsqueda. Operador " " comillas OR Definicin Sirve para buscar documentos que contengan la frase introducida exacta. Sirve para buscar documentos que contengan al menos uno de los trminos introducidos. Sirve para buscar documentos que no contengan una determinada palabra. As que, si quieres localizar documentos que contengan el trmino "salsa", pero no el trmino "baile", utiliza... Sirve para buscar documentos que haya compartido contigo un usuario determinado. Sirve para buscar documentos que hayas compartido con un usuario en concreto. Sirve para buscar documentos que hayas destacado. Sirve para buscar los elementos que o hayas ocultado en la lista de documentos principal al desmarcar la opcin Mostrar en la pgina principal. Realiza una bsqueda segn el tipo de documento: Se puede buscar en documentos, hojas de clculo, presentaciones, dibujos, imgenes, vdeos, archivos PDF y documentos de texto. Ejemplo "buscar coincidencias exactas de esta frase" jamn OR queso

- guin

salsa -baile

from: to: is:starred is:hidden is:archived

from:jaime@gmail.com to:jaime@gmail.com is:starred

is:hidden

type:

type:spreadsheet

before:AAAAMM-DD after:AAAA-MMDD owner:

Sirve para buscar elementos que se hayan modificado antes o despus de un da before:2010-12-01 concreto. Sirve para realizar una bsqueda por propietario. La bsqueda por propietario owner:juan@direccion.co funciona mejor si se utiliza m "owner:direccin de correo". Sirve para realizar una bsqueda por el title:"Conferencia 2010" ttulo del elemento.

title:

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Diplomado de MEaD y uso de TIC - Curso Moodle Cmo ordenar archivos en Google Drive Ordena Google Drive para realizar un seguimiento de archivos, carpetas y documentos de Google Docs importantes. A medida que vayas creando y sincronizando archivos, ser ms difcil hacer un seguimiento de los elementos alojados en Google Drive. Por esta razn, Google Drive ofrece varias maneras de ordenar dichos elementos. En el men Ordenar situado en la parte superior derecha de Google Drive, junto al men de rueda dentada, se encuentran las siguientes opciones:

ltima modificacin ma Esta opcin ordena los elementos en funcin de la ltima vez que los modificaste. Es similar al filtro Modificado recientemente en la navegacin de la izquierda. ltima modificacin Esta opcin ordena elementos segn la fecha en la que un colaborador los ha modificado por ltima vez y es especialmente til para realizar el seguimiento de los elementos que los colaboradores han editado o modificado recientemente. ltimos abiertos por m Esta opcin ordena elementos segn el orden en el que hayas abierto un elemento o un documento por ltima vez, lo que es til cuando cierras accidentalmente una pestaa en el navegador o cuando no has aadido un elemento a marcadores. Ttulo Esta opcin ordena los elementos en Google Drive por orden alfabtico segn el ttulo. Espacio utilizado Si te ests acercando al lmite de almacenamiento, puedes ordenar Google Drive segn el almacenamiento utilizado para ver qu archivos ocupan ms espacio. Esta vista funciona igual que el filtro Los que ms ocupan en la navegacin de la izquierda. Para liberar espacio, puedes eliminar archivos o versiones concretas de archivos envindolos a la Papelera. Solo ocupan espacio los archivos sincronizados o subidos. Los archivos que compartan contigo y los creados en Google Docs como, por ejemplo, documento o una hoja de clculo de Google, no ocupan ningn espacio almacenamiento. Los elementos que no cuentan para el almacenamiento mostrarn como "---" en Google Drive. se un de se

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Lmites de tamao de los documentos, las hojas de clculo y las presentaciones de Google Docs
Los documentos, las hojas de clculo y las presentaciones que crees tienen algunos lmites, al igual que los archivos que subas. Documentos: 1.024.000 caracteres, independientemente del nmero de pginas o el tamao de fuente. Los archivos de documento subidos que se conviertan al formato de Google Docs no pueden ocupar ms de 2 MB. Hojas de clculo: 400.000 celdas, con un mximo de 256 columnas por hoja. Las hojas de clculo subidas que se conviertan al formato de Google Docs no pueden ocupar ms de 20 MB y deben tener menos de 400.000 celdas y de 256 columnas por hoja. Ms informacin acerca de los lmites de tamao de las hojas de clculo Presentaciones: las presentaciones creadas en Google Docs pueden tener hasta 50 MB, lo que equivale a unas 200 diapositivas. Los archivos de presentacin subidos y convertidos al formato de presentaciones de Google Docs tambin pueden tener hasta 50 MB. Dibujos: hasta ahora, ningn usuario ha creado un dibujo que fuera demasiado grande (pero no te lo tomes como un desafo). Otros archivos: Los archivos que subas pero no conviertas al formato de documentos, hojas de clculo o presentaciones de Google Docs pueden ocupar hasta 10 GB cada uno. Este lmite para los archivos que subas es superior al almacenamiento gratuito que se proporciona a cada usuario de Google Drive. Cada usuario recibe una cuota gratuita de almacenamiento de 5 GB para sus archivos y puede comprar espacio adicional de Google Docspara subir archivos de mayor tamao.

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Lmites del uso compartido

Cantidad de usuarios con los que es posible compartir un archivo o una carpeta Existen lmites en el nmero de personas con las que puedes compartir documentos, archivos y carpetas de Google Docs, y en el nmero de personas que pueden colaborar de forma simultnea.

Un mismo documento, archivo o carpeta de Google Docs solo se puede compartir con200 usuarios, incluidos los que pueden leer, comentar y editar (este lmite no se aplica a los elementos pblicos). Solo 50 personas pueden editar y ver un documento, una hoja de clculo, una presentacin o un dibujo al mismo tiempo. Otros lectores adicionales podrn obtener una vista previa del elemento, pero no podrn editarlo ni estarn visibles para otros usuarios que estn trabajando con dicho elemento. Hasta 10 personas pueden editar y ver una presentacin o un documento a la vez en la versin anterior de documentos de Google Docs.

Si tus necesidades superan este lmite, considera las siguientes opciones:

Cuando sea posible, elige la opcin de visibilidad "Pblico". Comparte el documento o el archivo con la lista de distribucin en lugar de compartirlo con cada persona.

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