Definicin: es un programa de Microsoft, permite manipular datos en forma de tablas, realizar clculos con frmulas y dibujar grficas

- Tablas
1 )Hoja de Datos

2) Vista de Diseo

Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener slo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas. Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automticamente una nueva tabla vaca. A continuacin, puede escribir datos para empezar a definir los campos.

Tipos de campo

Descripcin Texto: Se usa para incluir textos no muy extensos, como los nombres, apellidos, direcciones, etctera. Numrico: Se usa para cantidades numricas, que no sean monedas, y que se usen para realizar operaciones. Fecha/Hora: Se usa para las fechas y horas. Moneda: Se emplea para las cantidades de moneda. Memo: Se usa para guardar textos de los que no se conozca la longitud. Autonumrico: Se usa para los campos clave, principalmente. S/No: Se usa para los campos que puedan tener dos posibles valores (S/No, lo ms normal). Objetos OLE: Se usa para incluir imgenes y objetos de otras apliciones. Hipervnculo: Se emplea para incluir direcciones Web o archivos de una red. Datos adjuntos: Se usa para incluir cualquir tipo de archivo admitido. Multivalor: Almacena ms de un valor en un campo.

Crear una tabla en una nueva base de datos

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo. 2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicacin, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicacin. 3. Haga clic en Crear.

- Consultas
Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Sern estudiados tres tipos de consultas:

De seleccin: selecciona y presenta registros en formato patrn De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla De accin: altera el contenido de registros en una nica operacin

Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinmico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta est activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automticamente reflejarn esas alteraciones. Las consultas constituyen un recurso prctico para obtener informaciones especficas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:

Elegir campos especficos de tablas especficas; Seleccionar informaciones va criterios; Mostrar las informaciones en varios rdenes; Obtener datos de varias tablas simultneamente; Calcular totales; Crear formularios e informes; Crear otras consultas y grficos.

Generar una nueva consulta.

La obtencin de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Consultas y picando en la opcin Nuevo. En respuesta aparecer un cuadro de dilogo que le permite a Ud. elegir el modo de cmo, la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la consulta a travs del modo Vista Diseo o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc. Al elegir el modo Vista Diseo, aparecer la ventana Consulta de Seleccin sobrepuesta con la ventana de dilogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botn Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del rea de tablas

- Formularios
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qu campos o filas de datos se van a mostrar.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se pueden realizar cambios de diseo en el formulario mientras muestre datos.

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creacin de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite definir cmo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de ms de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelacin las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener ms informacin sobre la creacin de relaciones, vea los vnculos en la seccin Vea tambin de este artculo. 1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Ms formularios y en Asistente para formularios 2. Siga las instrucciones que figuran en las pginas del Asistente para formularios. Nota Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar despus de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera pgina del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los dems campos que desee incluir en el formulario. A continuacin, haga clic en Siguiente o Finalizar. 3. En la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar.

-Informes
Se pueden crear una gran cantidad de informes con Access, primero debe determinar qu
campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qu tablas o consultas residen. Despus de elegir el origen de los registros, normalmente le parecer ms sencillo crear el informe utilizando un asistente para informes. El Asistente para informes es una caracterstica de Access que le gua por una serie de preguntas y, a continuacin, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.

-Crear un informe mediante la herramienta de informes

La herramienta Informe es la manera ms rpida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle ningn tipo de informacin. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en ltima instancia, pero resulta muy til para ver rpidamente los datos subyacentes. Despus, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentacin o en la vista Diseo para que se adapte mejor a sus propsitos.
1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe. 2. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe.

Access crea y muestra el informe en la vista Presentacin.

3. Para obtener ms informacin sobre cmo ver e imprimir el informe, vea la seccin Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrnico.

Despus de ver el informe, puede guardarlo y, a continuacin, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La prxima vez que abra el informe, Access mostrar los datos ms recientes del origen de registros.

-Crear un informe mediante el Asistente para informes

Puede utilizar el Asistente para informes para ser ms selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe. Tambin puede especificar cmo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de ms de una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas. En la seccin Vea tambin encontrar vnculos que le permitirn tener acceso a ms informacin sobre la creacin de relaciones.
En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Asistente para informes. Siga las instrucciones de las pginas del Asistente para informes. En la ltima, haga clic en Finalizar.

En la Vista preliminar del informe, ste aparece tal y como se imprimir.