QUESTIONRIO DE DESCRIO DE CARGOS

OBJETIVO Este questionrio tem como objetivo realizar um estudo das caractersticas do cargo que voc ocupa, tais informaes sero utilizadas para implementar a descrio do seu cargo INSTRUES a) leia inicialmente o questionrio como um todo; b) prepare um rascunho considerando suas funes separadamente a fim de melhor esquematiz-las; c) use pargrafos objetivos e claros, iniciando as sentenas com um verbo sempre no presente, eliminado todas as palavras desnecessrias e duvidosas tais como: vrias, inmeras, diversas, etc.; d) preencha mquina ou letra de forma todas as informaes solicitadas; e) descreva suas funes tal como voc as desempenha, sem estend-las ao passado ou futuro. IDENTIFICAO Nome: ALINE DO NASCIMENTO COSTA Depto: COORDENAO DE CURSOS Data coleta informao: 30/11/09 Funo atual: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Funo anterior: Superior Imediato: Cargo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Setor: COORDENAO DE CURSOS Data admisso: 04/05/09 Tempo na funo: 07 MESES Tempo na empresa: 07 MESES

DESCRIO DAS ATIVIDADES Descreva cada tarefa diria e identifique a freqncia de cada uma delas. Detalhe como realizada cada tarefa. Identifique os equipamentos e materiais utilizados para realizao das tarefas. Informe quando realizada cada tarefa e a sua finalidade pela qual realizada.
TAREFA FREQUNCIA COMO EQUIPAMENTOS E MATERIAIS QUANDO FINALIDADE

Fao apropriao dos pagamentos registrados no Boletim Dirio do Caixa,

diariamente

Separando os registros de pagamento realizado pelo caixa e inserindo dados em planilha eletrnica

Computador, impressora, boletim dirio do caixa

Todos os dias do ms

Controle das contas para fechamento de balano contbil.

EM ANEXO PLANILHA PARA A DESCRIO DE SUAS ATIVIDADES.

DADOS COMPLEMENTARES: Qual o principal objetivo que o seu cargo deve alcanar? AUXILIAR OS COORDENADORES E ALUNOS PARA QUE AS INFORMAES CHEGUE ATE ELES. Como so estabelecidos os objetivos e metas de curto/longo prazos para o seu cargo?

NO TEM METAS, FAZ VRIAS COISAS E TEM DIAS QUE NO FAZ NADA PELA TARDE. AS TAREFAS DEPENDEM DA DEMANDA E PEDEM AS COISAS EM CIMA DA HORA.
Quais os principais desafios deste cargo? Cite 3 ou 4 exemplos. ALUNO ESTRESSADO, MAL EDUCADO, QUE CULPA ELA POR COISAS QUE ELA NO TEM CULPA. Que tipos de obstculos exigem o mximo de habilidade? TRABALHOS QUE ELA AINDA NO SABE, AINDA TEM DIFICULDADE, COM 1 MS DE TRABALHO FOI TRANSFERIDA PARA MATRICULA SEM SABER MECHER NO SISTEMA. FALTA DE COMUNICAO UM PROBLEMA. Que posio ocupa na estrutura organizacional? Reportes. COORDENADOR, ASSISTENTE ADMINISTRATIVO, AUXILIAR ADMINISTRATIVO Quais os relacionamentos internos e externos. (reas e setores) INTERNO E EXTERNO, O RELACIONAMNETO BOM, ELA GOSTA DE TODOS MAS TEM MAIS AFINIDADE COM UNS. O CONTO COM O EXTERNO POUCO. Qual a autonomia do cargo em relao a: movimentao de pessoal mudanas na organizao GRANDE ROTATIVIDADE NO SETOR. mudanas de cargos da sua rea mtodos de trabalho planejamento financeiro Qual a medida (quantitativa ou qualitativa) poderia ser utilizada para descrever ou medir o desempenho deste cargo? TENTA CORREPONDER O QUE PEDIDO, DA MELHOR FORMA POSSIVEL. SUPERAR AS EXPECTATIVAS.

Identifique as tarefas mais complexas que so desempenhadas neste cargo? Justifique. ATENDIMENTO AO ALUNO, FICOU DOENTE POR CONTA DA PRESSO PARA REALIZAR A MONTAGEM DE HORARIO DE TODOS OS CURSOS.

ESPECIFICAO DO CARGO Qual o nvel de instruo mnima necessria? ENSINO MEDIO (2 GRAU) Que conhecimentos so necessrios para realizao deste cargo? PACOTE OFFICE, INTERNET, MECHER NO SISTEMA DA EMPRESA NO TEVE TREINAMENTP, A ANTERIOR QUE REPASSOU OS CONEHCIMENTOS.

Qual tempo mnimo de experincia na funo para desempenhar satisfatoriamente as tarefas do cargo? 1 MS, 2 MESES... DEPENDE DA PESSOA.

Qual tempo mnimo de experincia em outras funes para desempenhar satisfatoriamente as tarefas do cargo? NUNCA TRABALHOU, O PRIMEIRO EMPREGO. Como ocorre a superviso deste cargo? TODOS OS OBSERVADORES FAZEM OBSERVAES, PERCEBE QUE BEM OBSERVADA. Identifique as decises que voc precisa tomar no desempenho do cargo. PRECISA COMUNICAR ALGUM COORDENADOR/ NO TEM AUTONOMIA. PERCEBE QUE OS SUPERIORES FOCAM MUITO OS ERROS.

Identifique os documentos ou dados confidenciais que fazem parte das atribuies. TELEFONE E OUTROS DADOS DE PROFESSORES, S PODE INFORMAR O EMAIL.

Identifique os provveis erros que podem ser cometidos neste cargo. Esses erros podem ser constatados? Detalhe ESQUECE RECADOS, DOCUMENTOS, NO PODE ASSINAR DOCUMENTOS. PODEM SER CONTRATADOS O TEMPO TODO. Identifique as mquinas ou equipamentos que so utilizados para realizao das funes deste cargo. COMPUTADOR, TELEFONE, IMPRESSORA

Identifique os fatores existentes do ambiente de trabalho que interferem na execuo das tarefas. MUITOS PEDIDOS E ELA NO CONSEGUE FAZER TUDO AO MESMO TEMPO E JUNTO ATENDE ALUNO. Identifique as condies de trabalho deste cargo. Descreva as condies desagradveis como rudos, temperatura, odores, iluminao inadequada, etc. BALCO MUITO CHEIO, BAIXO (A COLUNA DI), DORES NAS PERNAS POR CONTA DAS CADEIRAS, MUITO BARULHO EM HORA DE AULA.

Identifique os esforos exigidos para execuo das tarefas. Esforo fsico ( ) Identifique: Esforo visual ( x ) Identifique: Exige esforo mental ( x) Identifique: DEPENDE DA TAREFA A SER CUMPRIDA / ALUNOS MAL EDUCADO. Identifique os cargos e nmero de funcionrios supervisionados.

Identifique quantas pessoas exercem este mesmo cargo na empresa. 4 PESSOAS Identifique a importncia do trabalho que exerce na empresa. ORGANIZA, PASSA RECADOS, SEM ELES NO TRABALHO MO ANDARIA, DEPENDE DELES. IDENTIFIQUE AS POSSIBILIDADES DE CRESCIMENTO DENTRO DA EMPRESA. ACHA QUE NO TEM

DESCRIO DAS ATIVIDADES Descreva cada tarefa diria e identifique a freqncia de cada uma delas. Detalhe como realizada cada tarefa. Identifique os equipamentos e materiais utilizados para realizao das tarefas. Informe quando realizada cada tarefa e a sua finalidade pela qual realizada.
COMO EQUIPAMENTOS E MATERIAIS

TAREFA

FREQUNCIA

QUANDO

FINALIDADE

Fao apropriao dos pagamentos registrados no Boletim Dirio do Caixa,

diariamente

Separando os registros de pagamento realizado pelo caixa e inserindo dados em planilha eletrnica

Computador, impressora, boletim dirio do caixa

Todos os dias do ms

Controle das contas para fechamento de balano contbil.

ATENDIMENTO AO ALUNO

TODO DIA

V SE PODE OU NO AUXILIAR.

COMPUTADOR ARQUIVO DE DOCUMENTOS TODO DIA RECEBE PROTOCLO E ARQUIVA NA SECRETARIA ACADMICA.

ORGANIZA SETOR ( RAMAIS,PASTAS)

COMPUTADOR TODO DIA O EMAIL A FORMA DE SE COMUNICAR COM OS COORDENADORES.

ACESSO AOS COORDENADORES TODO DIA

SEMESTRAL MONTAR HORARIO

OS PROFESSORES DO AS DISPONIBILIDADES E ELAS MONTAM.

COMPUTADOR

ORIENTAES PRATICAS
DESENHO DA DESCRIO Cargos administrativos -fluxo das tarefas; -ciclo das tarefas; -tipos de controles, relatrios preparados; -periodicidade e prazos das tarefas; -relacionamentos com outras reas. Cargos operacionais - tipos de operaes executadas; - fases/fluxo das tarefas; - ciclo das tarefas; - tipos de mquinas operadas; - tipos de materiais e ferramentas utilizados; - quantidade/qualidade exigidas do trabalho; - anotaes, controles da produo. Cargos tcnicos e especializados - qual a disciplina principal (que campo do conhecimento); - como funciona o processo de trabalho; - qual o ciclo das atividades; - que reas so atendidas; - qual o objetivo da prestao do servio. Cargos gerenciais - estratgias; - polticas; - estabelecimento de objetivos; - elaborao de planos de ao; - responsabilidades por superviso e controle; - responsabilidades por gerncia de pessoas.

Atentar

Evitar

Levantar os dados dos cargos: observao local, questionrio e/ou entrevista. Padronizar processo. Descrever de forma simples e clara. Contribuir para o entendimento do cargo. Descrever o cargo.

advrbios: sim, certamente, deveras, incontestavelmente, efetivamente, talvez, qui, acaso, porventura, certo, muito, mui, pouco, abaixo, acima, acol, bem, mal, assim, depressa, devagar, no, absolutamente, agora, hoje, amanh, depois, ontem, j, sempre, etc... Excesso de detalhes. Descrever o ocupante do cargo Inferncia nas explicaes

Descrever de forma impessoal, verbo na terceira pessoa do presente do indicativo. Utilizar verbos: EXECUTA, DESCREVE, ESPECIFICA, PESQUISA, PROCESSA, ELABORA, CONSULTA, DESENVOLVE, DEFINE, ANALISA, OPERA, CONFERE, ACOMPANHA, INTERPRETA, DIGITA, ATENDE, COLOCA, SUPERVISIONA, RECEBE, CONFERE, INSPECIONA, ARMAZENA, FORNECE, VERIFICA, CARREGA, APURA, EXECUTA, ETC.

FLUXOGRAMA - DESCRIO DE CARGOS

Visa a levantar as informaes sobre as diversas atividades e tarefas que constituem o conjunto de responsabilidades de cada cargo dentro da empresa. Identificao do cargo Desenho da descrio Coleta de informaes

Cargos Cargos gerenciais gerenciais coordenao coordenao

Cargos Cargos operacionai operacionai s s

Treinamento e instrues Descrio de cargos Reviso das descries

Redao da descrio Validao da descrio Diretoria-gerncia

Fonte: Promerito

Entrevista para descrio de cargo

Para o melhor entendimento de como funcionam os sistemas de informaes e os processos gerenciais da empresa, o entrevistador dever processar muitas informaes e resumi-las a um volume gerencivel de dados relevantes. Para preparar boas descries de cargo, necessrio o entendimento dos inter-relacionamentos importantes entre as diversas reas da empresa. Esse entendimento permitir fazer anlises dos processos gerenciais e como eles interferem na maneira como cada rea est organizada, em termos de estrutura de cargos. Precisamos manter a mente aberta para assimilar e processar informaes que no se conformam com as nossas expectativas. necessrio captar no s o que est explcito, mas tambm o que est implcito nas declaraes das pessoas que estamos entrevistando para elaborar descries de cargo. A entrevista uma das formas de coleta de dados com maior potencial para refletir de maneira fidedigna a realidade da empresa. Tanto o entrevistador quanto o entrevistado tm oportunidades de refletir sobre o cargo de uma forma sistemtica. A entrevista levanta pontos e questes que normalmente passam despercebidos no dia-a-dia da empresa. Um entrevistador preparado poder levantar questes importantes, tanto para a descrio do cargo como para o aprimoramento da estrutura organizacional e seu funcionamento, considerando os objetivos e estratgias da empresa. O entrevistador pode utilizar seu conhecimento prvio sobre determinados cargos para facilitar o processo de anlise e descrio de cargo. Essa experincia no elimina a necessidade de validar suas informaes junto ao ocupante do cargo ou aos superiores deste. Para melhor conhecimento de cada rea da empresa, interessante comear as descries de cargo pelos cargos de gerncia. Quando o entrevistador tem um conhecimento global de cada rea, a descrio dos demais cargos torna-se mais fcil.