PRINCIPIOS BSICOS DE ACCESS

Una base de datos es una aplicacin informtica que permite organizar diferentes tipos de informacin. Access es un gestor de bases de datos que se encarga tanto de disearlas como de manejar los datos almacenados. Las partes ms importantes de la base de datos Access son: 1. 2. 3. 4. Tablas Consultas Formularios Informes

Pantalla Access

Qu es una base de datos?

Las bases de datos son conjuntos de datos relacionados entre s, organizados en tablas. Se pueden realizar con ellos diversas operaciones, como ordenarlos, actualizarlos, imprimirlo, etc. Las bases de datos constan de dos partes: diseo y manejo.

1. Tablas
Las tablas sirven para organizar la informacin de la base de datos. Una tabla consta de filas que son registros y columnas que son campos. Una base de datos puede tener varias tablas. Los registros son las fichas que introducimos en la tabla, el conjunto de caractersticas que definen cada uno de los elementos que pertenecen a la tabla. Un campo es una caracterstica comn a todos los registros.

Los tipos de datos que se pueden introducir en una tabla son texto, nmero, fechas, horas, monedas, si/no, objetos OLE (imgenes, sonidos), hipervnculos y vnculos a otros archivos. Tiene que haber un campo comn y nico de cada uno de los registros. Normalmente es autonmerico.

Para la creacin de una tabla primero hay que disearla en la que definimos los campos y las caractersticas de cada uno de stos. Esto se hace en la vista de diseo. Para introducir datos usamos la vista de hoja de datos.

Vista de hoja de datos

Vista de diseo

2. Consultas
Las consultas permiten elegir, en una o varias tablas consultas de una base de datos, varios campos a los que podemos poner condiciones, para seleccionar solamente los registros que las verifiquen y presentarlos en un orden determinado. Las consultas es lo que potencia las bases de datos porque te permite hacer una criba y ver solo los datos que t quieres ver. Para crear una consulta primero hay que disearla, seleccionando el criterio que quieres aplicar a los campos que quieres visualizar y bajo que orden quieres que aparezcan. En la vista de hoja de datos, se ejecuta la consulta, ves el resultado anteriormente definido. Hay diferentes tipos de consulta, pero el ms especial es el de actualizacin, porque cuando ejecutas esta consulta realiza cambios en los datos en un grupo de registros. Por ejemplo, si tenemos una base de datos de productos, llega la poca de rebajas y queremos aplicar descuentos a todos los precios, realizamos una consulta de actualizacin.

Vista de hoja de datos

Vista de diseo

2.1 Exportacin a Word y Excel

Las tablas y consultas se pueden exportar a Word y Excel, para hacerlo simplemente hay que darle a la opcin de exportar y seleccionar el archivo de destino, adems de poder elegir Word y Excel tambin se pueden exportar a otros formatos como .html.

3. Formularios
Los formularios sirven para presentar los registros de una tabla de forma prctica y elegante. A la hora de introducir datos o de verlos, hemos empleado tablas. Los formularios se caracterizan por emplear la nica ventana para representar los campos de un nico registro. Para la creacin de un formulario primero hay que disearla en la que definimos los campos y donde estn situados. Esto se hace en la vista de diseo. Para introducir datos usamos la vista de hoja de datos.

Vista de diseo

Vista de hoja de datos

3.1 Filtros
Los filtros permiten seleccionar aquellos registros que cumplen una propiedad. Cuando abrimos un formulario aparece reflejado en l toda la tabla de la base de datos, pero en determinadas ocasiones queremos seleccionar nicamente ciertos registros y no todos, es decir queremos tener un formulario de una consulta.

Tipos de filtros: Filtros por formulario: aparece un formulario en blanco y rellenamos cada uno de los campos con aquellos criterios que nos interesen. Al cerrar el formulario, filtramos los datos de la tabla segn este. Filtro Avanzado/ Ordenar: aparece una ventana anloga a la de las consultas y sobre ella definimos el filtro como queremos.

Los botones para crear los filtros estn situados en la pestaa inicio, en el grupo de Ordenar y filtrar.

4. Informes
Un informe Access no es ms que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinmica", los informes son uno de las partes de Access ms importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Prcticamente es una forma de crear un archivo bonito con la posibilidad de la impresin.

Para realizar un informa la forma ms sencilla y rpida es utilizar el asistente

Esta seria la vista final del informe.

Guillermo Martnez Martnez y Carmen Fernndez Martnez