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Aula 13 Trabalhando com as ferramentas integradas do Word e Excel

Objetivos da Aula
Os objetivos desta aula visam permitir a voc utilizar as ferramentas integradas do Word e do Excel. Para tal, pretende-se aprender como unir documentos, relatrios e apresentaes de vrios programas diferentes para que se possa trabalhar com eles de maneira conjunta, integrando os seus recursos para aplicaes especcas do cotidiano prossional. Ao nal desta aula, voc dever estar apto a manusear adequadamente as ferramentas integradas do Word e do Excel. Alm disso, voc dever saber tambm como vincular informaes provenientes de documentos diferentes de forma que as modicaes realizadas neles possam ser atribudas automaticamente a todos os arquivos referenciados na relao entre documentos.

Integrando informaes entre Word, PowerPoint e Excel.

Ao trabalhar com relatrios, apresentaes ou com uma documentao, voc deve ter sentido a necessidade de juntar tudo isto de maneira integrada.

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Por que? Porque isto pode levar a um uxo inadequado de informaes, e a reas de grandes espaos que muitas vezes no so utilizadas. De modo que ao integrar estas informaes entre programas, voc poder criar documentos mais coesos e atraentes, sem falar na rapidez que isto pode proporcionar. Observao Importante: caso voc tenha uma planilha, por exemplo, com uma lista de preos atuais para os produtos de sua empresa, voc poder integrar a tabela da planilha em uma carta modelo para um cliente em potencial, e havendo uma alterao em uma informao da planilha, a carta modelo atualizada automaticamente. Um outro exemplo, aquela planilha que construmos na aula 3, e que podemos inserir neste texto. Para fazer isto basta ir at o menu Inserir, e depois na opo Arquivo, e ento escolher o tipo de arquivo para todos. Selecione a planilha conforme mostra a gura abaixo:

A seguir, selecione a planilha desejada e depois clique no boto inserir, que devero aparecer as seguintes telas no seu computador:

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Observao Importante: note que existe a opo de inserir todas as planilhas, ou somente uma especica, armazenada nas pastas internas. Neste exemplo iremos inserir a pasta inteira, conforme a gura abaixo.

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Observe que inserimos neste documento aquela planilha da aula 3. O processo efetuado s foi possvel graas integrao do Excel com o Word. Um outro exemplo que voc pode utilizar a criao de um documento a partir de uma apresentao existente no PowerPoint, quando voc exporta a apresentao para o Word. Isto pode ser bastante til quando voc precisar de uma documentao que oferea mais do que um local para fazer anotaes, e de uma estrutura de tpicos reduzida de cada slide criado. Ao exportar uma apresentao, os cabealhos e os marcadores do slide so criados novamente, como uma estrutura de tpicos, em um novo documento. O modo mais fcil de se exportar uma informao do PowerPoint para o Word utilizar o comando Enviar no PowerPoint, pois assim, o texto da apresentao em formato de arquivo poder ser devidamente interpretado pelo Word. O processo descrito acima fruto da integrao do PowerPoint com o Word. Para realizar este procedimento, basta voc ter o arquivo do PowerPoint aberto, e saber clicar no menu Arquivo, e em seguida, na opo Enviar. Selecione o Microsoft Word conforme mostra a gura abaixo:

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Observao Importante: aps este procedimento, voc dever selecionar o layout de exportao, que poder ser da seguinte forma: Anotaes ao lado do slide; Linhas em branco ao lado dos slides; Anotaes abaixo dos slides; Linhas em branco abaixo dos slides; e Somente a estrutura de tpicos.

Observe bem o modelo apresentado na gura abaixo.

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Integrando informaes entre os programas do Office

Voc pode ainda integrar sem diculdade as informaes entre os programas da ferramenta Ofce com o objetivo de criar um nico documento. Por exemplo, integrando uma planilha do Excel e um grco do PowerPoint, em um documento do Word. Assim, a informao integrada a partir do documento de origem acaba tornando-se um objeto no documento de destino, ou seja, no qual ela ir fazer parte da estrutura modicada do arquivo. Os mtodos utilizados para a gerao destes documentos so: Exportar ou Importar: converte o arquivo criado em um programa para um formato que pode ser interpretado por outro programa. O que convertido entre os programas o formato do arquivo, ou seja, a maneira pela qual o arquivo codica as informaes. Ao exportar um arquivo, voc ir salv-lo no formato de arquivo proveniente do programa de destino. Ao passo que, ao importar um arquivo, voc ir salv-lo no formato de arquivo do programa de origem; Incorporar: copia um objeto de um documento de origem em um documento de destino, mesmo que o objeto tenha sido criado em um programa diferente. Um objeto incorporado mantm um relacionamento com o programa em que estava incorporado. Basta voc dar um clique duplo no objeto no documento de destino, e o programa de origem utilizado para criar o objeto ento aberto. Por exemplo, ao incorporar um grco do Excel em um documento do Word, voc pode editar o grco a partir do documento do Word. Ao dar um clique duplo no grco contido no Word, os menus e as barras de ferramentas exclusivos do Excel devero aparecer no documento do Word. A incorporao copia ento objeto, contudo, a cpia no retm nenhum vnculo com o documento original em que ele foi criado;

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Vincular: copia um objeto de um documento de origem em um documento de destino e mantm uma conexo direta, ou vnculo com o documento de origem. Se a informao no documento de origem for alterada, a informao no documento de destino atualizada automaticamente. Por exemplo, se voc insere determinado grco do Excel vinculado a um documento do Word, todas as vezes em que a informao do grco do Excel for alterada, o grco vinculado no documento do Word automaticamente atualizado, reetindo a alterao feita individualmente na planilha. importante salientar que, um objeto vinculado exige menos espao em seu computador do que um objeto incorporado, e, alm disso, o critrio de organizao de arquivos em seu computador acaba cando muito mais facilitado. Porm quando utilizar este mtodo? A tabela abaixo ir ajud-lo a determinar em qual situao voc dever utiliz-lo adequadamente: Se sua tarefa atende a estes critrios Voc precisa duplicar todo o contedo de um arquivo que foi criado em um programa a partir de outro programa. Voc no quer que as alteraes feitas no objeto de origem repitam-se no objeto de destino. Ou ainda quer fazer alguma alterao no objeto de destino, mas no tem acesso ao objeto de origem. Voc quer que qualquer alterao feita ao objeto de origem seja reetida no objeto de destino. Utilize este mtodo

Exportar ou importar

Incorporar

Vincular

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Incorporando um Novo Objeto

Voc tambm pode utilizar os recursos de um outro programa para criar um novo objeto incorporado, por exemplo, talvez voc queira incluir uma tabela em um documento do Word com guras que precisem de atualizao e reclculos peridicos. Uma vez que seja o Excel quem executa melhor este tipo de tarefa, voc pode incorporar a tabela como uma planilha do Excel. Assim, voc poder abrir a planilha a partir do documento no Word sempre que precisar fazer as suas atualizaes. Observao Importante: a planilha existe apenas dentro do documento do Word, mas ela lhe fornece todas as facilidades a partir do Excel. Vamos construir um exemplo de dados novos em uma linha de produtos de caf, no qual voc queira apresentar as informaes a partir de uma planilha do Excel dentro de um documento do Word. No menu Inserir, clique na opo objeto. O resultado dever ser a seguinte tela:

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Observao Importante: note que voc pode selecionar o tipo de programa que ser inserido por meio de um objeto, e que tambm voc pode inserir este objeto em formato de cone. A principal diferena, neste caso, que se voc inserir o objeto sem o cone, as alteraes sero feitas a partir do seu documento. Agora, se voc selecionar a opo de exibir como um cone, toda vez que voc clicar neste cone, aparecer o programa do Excel de modo que voc possa alterar o seu contedo. Isto vai depender muito de suas necessidades de informaes. Veja o exemplo abaixo, no qual foi selecionada a opo inserir o objeto de maneira direta.

Agora no exemplo abaixo, obtemos o seguinte cone:

Clicando sobre o cone acima, dever ser carregado o Excel com a planilha criada.

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Nesta aula tivemos a oportunidade de vericar a possibilidade de vincular informaes em documentos diferentes de modo que as alteraes realizadas em um deles sejam feitas tambm automaticamente em todos os documentos vinculados a eles. Estes recursos so muito importantes, pois trazem um estmulo para que voc desenvolva mais a sua criatividade na elaborao de tarefas prossionais do dia-a-dia, vinculando planilhas, apresentaes, etc. Na prxima aula, iremos integrar todas as ferramentas do Microsoft Ofce. At l!

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
CATAPULT, Inc. MS Ofce 2000. So Paulo: Makron Books, 2000.

BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR
AITKEN, Peter. 10 minutos para aprender Word 2000. So Paulo: Berkeley, 1999. BRAGA, William. Windows XP IT Educacional. Rio de Janeiro: Alta books 2002. FULTON, Jennifer. 10 minutos para aprender Excel. So Paulo: Berkeley, 1999. MICROSOFT PRESS. MS Excel 2000 passo a passo. So Paulo: Makron Books, 2000. MICROSOFT PRESS. MS Word 2000 passo a passo. So Paulo: Makron Books, 2000.

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SUGESTES BIBLIOGRFICAS
NORTON, Peter. Introduo Informtica. So Paulo: Makron Books, 1996. WARNER, Nancy D. Microsoft 2000. Rio de Janeiro: Campus, 1999. MICHAEL, Halvorson; MICHAEL, Young. Microsoft Ofce 97 Guia Autorizado Microsoft. So Paulo. OBrien, James A., Sistemas de Informao e as decises gerenciais na era da Internet. So Paulo: Saraiva, 2003. GATES, Bill, A estrada do futuro. So Paulo: Companhia das Letras, 1995.

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