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Seguimiento y evaluacin de la planificacin estratgica en el concepto empresarial

Por qu es necesaria una herramienta sobre la descripcin general de la planificacin? Una planificacin supone un proceso muy complejo que puede adquirir muy distintas formas. Existen diferentes tipos de planificacin y diferentes modos de llevarla a cabo, al igual que muchas herramientas de planificacin. El conocimiento del tipo de planificacin necesaria para cada situacin especfica es una destreza en s misma. De este modo, este conjunto de herramientas pretende ayudarte a solventar qu tipos de planificacin necesitas, en qu momento y qu herramientas son ms apropiada para tus necesidades. Las herramientas sobre planificacin estratgica, planificacin de accin y sobre seguimiento y evaluacin te proporcionarn ms informacin sobre como llevar a cabo estos procesos.

POR QU ES NECESARIO PLANIFICAR? La combinacin de un buen marco estratgico (obtenido a partir de una planificacin estratgica) junto con un buen plan funcional o plan de accin se manifiesta de la siguiente manera: Te proporciona una clara comprensin de los elementos necesarios para lograr los objetivos de desarrollo; Te ayuda a otorgar prioridades y tomar decisiones; Te permite centrar aquellos recursos ms limitados en las acciones que beneficiarn tu trabajo de mejor manera; Te mantiene en contacto con tu contexto: a nivel mundial, nacional o local; Te proporciona una herramienta de ayuda para comunicar tus intenciones a otras personas; Te proporciona una gua coherente para su aplicacin diaria.

Las ventajas de la planificacin deben ser estudiadas, pues existen muchas excusas para no llevarla a cabo y ponerse manos a la obra de inmediato. A menudo resulta ms sencillo no planificar por los siguientes motivos: Una buena planificacin implica tiempo y dinero. Pero si se realiza correctamente, la inversin merece la pena. A veces un estado de confusin eficaz puede mantenerte a flote. Esto es cierto si tienes suerte. Sin embargo, esta confusin puede resultar costosa y desconcertante, al igual que ineficaz, debido al precario uso de los recursos, y tambin, intil por no conseguir los resultados deseados. No puedes planificar en medio de una crisis, pero si planificas adecuadamente, evitars algunas de ellas. Adems, aunque tengas que ocuparte de las crisis de manera inmediata, independientemente de tus planes, cuando acabe la crisis, el plan te permitir continuar con el trabajo de nuevo. La planificacin tan slo ser til si las personas se comprometen a llevarla a cabo.

Una vez se tiene el plan estratgico, el plan de accin responde a las siguientes preguntas: Qu hace falta hacer? Cmo se va a hacer? Quin lo va a hacer? Cundo tiene que estar acabado? Qu recurso se requiere para hacerlo?

PLANIFICACIN PARA EL SEGUIMIENTO Y LA EVALUACIN Las evaluaciones ms tiles son aquellas que se incorporan al trabajo de la organizacin como parte del proceso de planificacin. Esto no quiere decir que la evaluacin est planificada desde un principio, sino que, a medida que progresa el trabajo, se recopila la informacin adecuada para facilitar esta evaluacin. La planificacin para la evaluacin debera comenzar desde el mismo momento en el que se realiza una valoracin de las necesidades. Adems, debera continuar a lo largo de todas las fases de planificacin. Tambin forman parte de la planificacin el hecho de tener las ideas claras sobre el impacto que quieres hacer, al igual que los objetivos que quieres lograr para conseguirlo. Pero esta claridad de ideas tambin sirve para realizar una buena evaluacin y dirigir el proceso de seguimiento. Tu anlisis de problemas supone el punto de partida para el proceso de planificacin y evaluacin, ya que aporta una lnea de referencia a partir de la cual calcular el resto del trabajo venidero: la evaluacin del impacto calcula el lugar donde te encuentras en relacin con el lugar inicial establecido en el anlisis de problemas. As, si el anlisis de problemas destaca unos precarios resultados escolares en el ltimo curso como problema principal, entonces la informacin de seguimiento se recopilar sobre la base de estos datos y la evaluacin del impacto se basar en la mejora de este ndice obtenido. Tus metas globales proporcionan el objetivo que persigues, de modo que puedas evaluar y comparar tus logros con tus metas. Por otro lado, tus objetivos ms especficos y tu planificacin de accin aportan objetivos provisionales para las tareas que debes realizar. Por lo tanto, cada paso de la planificacin llega a formar parte del proceso de seguimiento y evaluacin. Tu marco estratgico proporciona un marco cualitativo para la evaluacin, gracias al aporte de directrices para valorar el funcionamiento en relacin con principios funcionales: Hiciste tu trabajo como prometiste? Implicaste a beneficiarios? Colaboraste activamente? Potenciaste al mximo el uso de recursos?

Y as sucesivamente. Tu proceso de planificacin debera indicarte el tipo de informacin que necesitas recopilar, de modo que el seguimiento y la evaluacin tengan lugar. Tambin debera aportarte indicadores o seales que se conviertan en los puntos de enfoque para el seguimiento y la evaluacin.

Seguimiento y control del plan estratgico Para una correcta evaluacin de la ejecucin del Plan Estratgico, es necesario disponer de una metodologa de seguimiento y control que permita obtener informacin fiable del estado de avance y que facilite el control por parte de las gerencias encargadas, as como la readaptacin de la planificacin estratgica ante nuevos escenarios. El sistema de seguimiento y control del Plan Estratgico que se presenta a continuacin, ser dirigido por la Gerencia de Planificacin y Calidad, que contar para su desarrollado con la Oficina Tcnica del Plan Estratgico y tendr como principales fuentes de informacin los compromisos de los coordinadores de las Lneas Estratgicas con el desarrollo de las distintas acciones, los Informes semestrales de seguimiento de ejecucin del Plan Estratgico. La Oficina Tcnica del Plan ser la encargada del seguimiento del Plan Estratgico. Ser dirigida por la Gerente de Planificacin y Calidad y estar integrada por la responsable de la unidad de calidad y por el personal auxiliar de apoyo. El seguimiento del Plan se realizar a partir de los compromisos adquiridos por los diferentes coordinadores de las lneas estratgicas, que sern los encargados de liderar las acciones planteadas en cada lnea estratgica del cumplimiento y desarrollo de las acciones estratgicas del Plan depende el grado de avance en las distintas lneas estratgicas, dado que todas aquellas acciones son interdependientes y complementarias a nivel de lnea. Es por ello que la figura de los coordinadores es pilar fundamental en el seguimiento del plan Documentacin de seguimiento La base del sistema de seguimiento son las fichas de compromiso. El seguimiento se llevar a cabo a travs de los informes peridicos, que la Gerencia de Planificacin realizar junto con los coordinadores de lnea. El resultado del proceso de seguimiento y control se materializar en la Memoria anual de ejecucin. Memoria anual de ejecucin del plan estratgico Cada ao se presentar a la Direccin Ejecutiva la Memoria anual de ejecucin del Plan Estratgico. Esta Memoria recoger la informacin necesaria para evaluar el grado de avance global de ejecucin del Plan Estratgico, as como informacin detallada de las acciones ms relevantes. Informes peridicos de seguimiento La Gerencia de Planificacin junto con los coordinadores de lnea elaborar, a lo largo del ao, dos informes de seguimiento de las acciones. Estos informes darn cuenta del estado de ejecucin a mitad y al final de cada ao. El ltimo de ellos servir de base para la elaboracin de la Memoria anual. Para ello, la Gerencia recabar de los coordinadores asignados a cada Lnea la informacin relevante sobre el estado de los compromisos adquiridos. El un equipo conjunto de gerentes y coordinadores revisar los informes de seguimiento.

Ficha de compromiso Los coordinadores de las lneas estratgicas darn cumplimiento a la ficha de compromiso, detallando el objetivo a alcanzar en cada accin planteada, los indicadores y las acciones bsicas a realizar cada ao para conseguir dicho objetivo. En su elaboracin debern participar los responsables de cada accin, segn el plan estratgico, y en su caso, las unidades administrativas de apoyo a su ejecucin. Para el cumplimiento de esta ficha contarn con el apoyo y asesoramiento de la Gerencia de Planificacin. Asignacin del grado de avance La Oficina del Plan, junto a los coordinadores de Lnea, sern los responsables de asignar, a partir de la informacin recabada de los dos informes semestrales, grados de cumplimiento anuales y grado de avance del objetivo de cada accin. Reuniones de seguimiento del plan estratgico Por otra parte, y con objeto de mantener la filosofa de participacin y transparencia que caracteriz la elaboracin del Plan Estratgico, se mantendrn reuniones peridicas de debate de los implicados en la ejecucin del Plan, que alimentarn los informes de seguimiento. Estas reuniones de Seguimiento sern abiertas, invitndose adems de manera especfica a los participantes en las Comisiones de Trabajo que participaron en la elaboracin del Plan. Control de la ejecucin del plan estratgico En base a la informacin contenida en los informes de seguimiento, la Direccin Ejecutiva establecer peridicamente las prioridades inmediatas y decidir las acciones correctoras que sean necesarias para la ejecucin correcta del Plan Estratgico.

Plan Estratgico 2012 PREGO C.A.

Semanas

Actividades
Anlisis de la Situacin Anlisis del Entorno Presupuesto Estrategia de Negocios Modelo Operativo Estructura de la Empresa Arquitectura de la inflo Control de Proyectos Sistema Automatizado Obras Ejecutadas Plan de Mercadeo Revisin de Perisologa
Satisfaccin Cliente-Empresa

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Revisin de Resultados Evaluacin General primer informe semestral Evaluacin General segundo informe semestral

Conclusin Debemos considerar que los planes estratgicos la organizacin, si bien deben declarar una adscripcin explcita y concreta a los desafos institucionales, deberan contener aspiraciones propias, identificadas con acciones especficas para el desarrollo de la disciplina cultivada por la unidad. Ello favorecer la capacidad de adaptacin, la diversidad de soluciones a desafos y problemticas particulares y espacios para la generacin de decisiones autnomas. Esto sugiere contar con una misin y Visin propias, que expliciten los propsitos bsicos de la unidad y objetivos, refuercen su identidad y permitan a la direccin ejecutiva tomar decisiones propias y autnomas dentro de este contexto de referencia.

Introduccin Esta herramienta consiste en una descripcin general sobre los diferentes aspectos que implica la planificacin de una organizacin. Aporta algunas ideas sobre tcnicas tiles para la planificacin. Tambin proporciona una clara explicacin sobre la conexin entre planificacin y seguimiento y evaluacin, la ejecucin del plan y sus conexiones dentro de la organizacin a la cual pertenecemos.

Repblica Bolivariana de Venezuela Instituto Universitario de Tecnologa de Administracin Industrial Ampliacin- Barcelona

Seguimiento y evaluacin planes estratgicos

Profesor: Ismael Serrano

Bachilleres: Biaggi Patricia Zamora Angelis Tovar Antonio Gmez Javier

Seccin: 5

Barcelona, Julio de 2012