Tesis Implementacion de Sistema de Gestion Documentaria Mdjayanca

U N I V E R S I D A D SEORDESIPAN
FACULTADDEINGENIERIA ESCUELAPROFESIONALDEINGENIERIADESISTEMAS
T E S I S
IMPLEMENTACIONDEUNSISTEMAINFORMTICODEGESTIN DOCUMENTARIAPARAMEJORARELSERVICIODEATENCIONA LOSUSUARIOSDELAMUNICIPALIDADDISTRITALDEJAYANCA
PARAOPTARELTTULOPROFESIONAL DEINGENIERODESISTEMAS
AUTOR:
AlbertinaPurisacaVigil
ASESOR:
Ing.MartnAmpueroPasco
PIMENTELPER 2008
IMPLEMENTACIONDEUNSISTEMAINFORMTICODEGESTIN DOCUMENTARIAPARAMEJORARELSERVICIODEATENCIONA LOSUSUARIOSDELAMUNICIPALIDADDISTRITALDEJAYANCA
_______________________ AlbertinaPurisacaVigl AUTOR
________________________ Ing.MartinAmpueroPasco ASESOR
PRESENTADAALAESCUEL ADEINGENIERADESISTEMASDELA UNIVERSIDADSEORDESIPNPARAOPTARELTTULODE: INGENIERODESISTEMAS
APROBADOPOR:
_______________________ Lic.ManuelAmayaCheca Presidente
________________________ Msc.ManuelSnchezChero Secretario
_______________________ Ing.AlbertoSamillnAyala Vocal
DEDIC A TO RI A
ADiosporiluminarmeenmi vidayalolargodemicarrera profesional.
Amishijos:
ROCOALESANDRAy JUANDIEGO,
fuerzaymotivodemiexistencia.
A G R A D E CIM I ENTO S
A mi familia que me brind su apoyo incondicional y constante paralograrmismetaspropuestas.
Alasautoridadesytrabajadores de la Municipalidad Distrital de Jayanca, por su apoyo brindado paraeldesarrollodelapresente investigacin.
RESUMEN
Enelmarcodelgobiernoelectrnicoymodernizacindelasinstitucionesdel estado y enbeneficiode losciudadanos,sehaplanteado la implementacinde un
sistema de gestin documentaria para la Municipalidad Distrital de Jayanca. Esta investigacinconstituyeunaporteparaellogrodelosobjetivosestratgicosdeesta institucin,yestestructuradadelasiguientemanera. En el Captulo I, se describe la institucin en estudio considerando su: finalidad,objetivos,funcionesbsicasyestructuraorganizativa. EnelCaptuloII,seanalizaelproblemadeinvestigacinteniendoencuenta realidadproblemtica, la formulacin del problema, la justificacin e importancia de lainvestigacinlosobjetivosdelainvestigacinelplanteamientodelahiptesisy sucontrastacinpormediodevariableseindicadores. EnelCaptuloIII,seestableceelmarcotericorealizandounarecopilacinde antecedentes de estudio e investigacin, as como la definicin conceptual de la terminologaempleada. En el Captulo IV, correspondiente al marco conceptual, se analizan tres metodologas de desarrollo de software (Proceso Unificado de Rational RUP, ICONIX y proceso del software orientado a objetosOOSP) considerando los criterios:Caractersticasdelproyectoyrequerimientos.Posteriormenteserealizala seleccindelametodologa,siendoRUPlaqueseconsidermsapropiadaparasu aplicacin teniendo en cuenta que permite generar muchos artefactos finales que puedenseraprovechadosenunareutilizacindeproductos,modelosyprocesos. En el Captulo V, se desarrolla la propuestaenbasea la metodologa RUP. Esta se conforma de cuatro fases (Inicio, Elaboracin, Construccin y Transicin) que interactan con sus disciplinas (Modelado del Negocio, Requisitos, Anlisis, Diseo,ImplementacinyPruebas). En Captulo VI: se ha realizado el anlisis Costo Beneficio, indicando la inversininicial,losgastosconcurrentesuoperativosylosbeneficios.
ABSTRACT
Underthefieldofelectronicgovernmentandmodernizationofstateinstitutions and for the benefit of citizens, has proposed the implementation of Documentary Management System for District Municipality of Jayanca. This research is a contribution to achieving the strategic goals of this institution, and is structured as follows. InChapterI,describestheinstitutionoftheirstudy:purpose,objectives,core functionsandorganizationalstructure. InChapterII,heexaminestheresearchproblemincludingproblematicreality, the formulation of the problem, justification and importance of research, research objectives, the approach of the assumptions and their scrutiny by variables and indicators. In Chapter III, establishes the theoretical framework doing a collection of backgroundstudyandresearch,aswellastheconceptualdefinitionofterminology. In Chapter IV, which covers the conceptual framework, it analyzes three software development methodologies (Rational Unified ProcessRUP, ICONIX and ObjectOrientedSoftwareProcessOOSP)consideringthecriteria:Characteristicsof theProjectandrequirementsandthenitchoosesthemethodology,beingRUPthe most appropriate for application because it generates many devices that can be seizedinthereuseofproducts,modelsandprocesses. InChapterV,itdevelopestheproposalbasedontheRUPmethodology.This consistsoffourphases(Start,Development,ConstructionandTransition)interacting with their disciplines (Business Modeling, Requirements, Analysis, Design, ImplementationandTesting). In Chapter VI: it performed the analysis Cost Benefit, indicating the initial investment,concurrentoroperationalcostsandbenefits.
I N D I C E G E N E R A L
DEDICATORIA. AGRADECIMIENTO. RESUMEN. ABSTRACT.
CAPITULOI:LAORGANIZACIN.
1.1.Reseahistrica ............................................................................................................... 20 1.2.Finalidad.......................................................................................................................... 20 1.3.Objetivos......................................................................................................................... 20 1.4.FuncionesBsicas........................................................................................................... 21 1.5.EstructuraOrganizativa.................................................................................................... 23
CAPITULOII:PROBLEMADEINVESTIGACIN.
2.1.RealidadProblemtica..................................................................................................... 25 2.2.FormulacindelProblema ............................................................................................... 31 2.3.JustificacineImportanciadelaInvestigacin ................................................................. 31 2.4.Objetivos......................................................................................................................... 33 2.4.1.ObjetivoGeneral.................................................................................................... 33 2.4.2.ObjetivosEspecficos ............................................................................................ 33 2.5.Limitacionesdelainvestigacin ....................................................................................... 34 2.6.Hiptesis.......................................................................................................................... 35 2.7.Variables ......................................................................................................................... 35 2.8.Contrastacindehiptesis ............................................................................................... 36
CAPTULOIII.MARCOTERICO
3.1.AntecedentesdelaInvestigacin ..................................................................................... 38 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4. 3.1.5. InvestigacionesaNivelAcadmico .................................................................... 38 InvestigacionesaNivelinstitucional ................................................................... 40 Sistemadeinformacin...................................................................................... 42 SeguridadenlosSistemasdeInformacin......................................................... 45 Sistemainformtico ........................................................................................... 47
3.1.6. 3.1.7. 3.1.8 3.1.9.
Gestindelainformacin................................................................................... 48 Documento ........................................................................................................ 49 Documentoelectrnico ...................................................................................... 53 Gestindocumentaria ....................................................................................... 54
3.1.10. SistemadeGestindocumentaria..................................................................... 57 3.1.11. Tecnologausadaensistemasinformticos ....................................................... 59 3.2.12. Usuario .............................................................................................................. 73 3.2.13. Atencinalusuario ............................................................................................ 74 3.2.14. NormasdelSistemaNacionaldeArchivoaplicadaaMunicipalidades ................ 77 3.1.15. LeydeProcedimientoAdministrativoGeneral,LeyN27444 ............................. 78 3.1.16. LeydeTransparenciayaccesoalainformacinpblica,N27806 ................... 82 3.2.Definicinconceptualterminolgica ................................................................................. 84 3.2.1.SistemadeGestindocumentaria ......................................................................... 84 3.2.2.Seguridaddelsistema ........................................................................................... 85 3.2.3.Aspectosobredigitalizacin................................................................................... 86 3.2.4.Usuario................................................................................................................ 88 3.2.5.Atencinalusuario ................................................................................................ 88
CAPTULOIV.MARCOCONCEPTUAL
4.1.Metodologasdedesarrollodesistemas.......................................................................... 90 4.1.1. MetodologaRUP................................................................................................. 90 4.1.2. MetodologaICONIX ............................................................................................ 91 4.1.3. MetodologaOOSP(ObjectOrientedSoftwareProcess): ...................................... 91 4.2.Comparacindemetodologas......................................................................................... 92 4.3.Metodologaelegida......................................................................................................... 94 4.3.1.Definicin ............................................................................................................. 94 4.3.2. FasesdelaMetodologaRUP............................................................................... 94 4.3.3. RUP,MetodologabasadaenUML ....................................................................... 97 4.3.4. RUPylasmejoresprcticasparaeldesarrollodesoftware................................. 101
CAPTULOV.DESARROLLODELAPROPUESTA
5.1. Faseinicial ...................................................................................................................... 105 5.1.1. Modeladodelnegocio ......................................................................................... 105 5.1.1.1.ModelodeCasosdeUsodelNegocio .................................................... 105 5.1.1.2.EspecificacindeCasosdeUsodelNegocio......................................... 106 5.1.1.3.Modelosdeobjetodelnegocio(MON) .................................................... 108 5.1.1.4.Modelodedominiodelproblema ............................................................ 111 5.1.1.5.Glosariodetrminos............................................................................... 112
5.2.
FasedeElaboracin........................................................................................................ 113 5.2.1. Requerimientos................................................................................................... 114 5.2.1.1.ModelodeCasosdeUsodeRequerimientos(MCUR ............................. 115 5.2.1. AnlisisyDiseo................................................................................................. 143 5.2.2.1. ModelodeAnlisis ................................................................................. 144
5.3.
Fasedeconstruccin....................................................................................................... 159 5.3.1. AnlisisyDiseo................................................................................................. 160 5.3.1.1.ModelodeDiseo................................................................................... 160 a)InterfacesdelSistemas ................................................................... 160 b)Diagramasdesecuencias ............................................................... 171 c)DiagramadeClases ........................................................................ 200 d)DiseoFsicodelaBasedeDatos: ................................................. 201 5.3.2. Implementacin................................................................................................... 202 5.3.2.1.DiagramadeComponentes: ................................................................... 202 5.3.2.2.DiagramadeDespliegue: ....................................................................... 205 5.3.3. MedidasdeSeguridadparaelsistema................................................................ 206 5.3.3.1.Autenticacin(identificacinsegura)....................................................... 206 5.3.3.2.Autorizacin ........................................................................................... 207 5.3.3.3.Comunicacinsegura ............................................................................. 207 5.3.3.4.Auditora................................................................................................. 207 5.3.3.5.Administracindeperfiles....................................................................... 208
CAPITULOVI:ANALISISCOSTOBENEFICIO
6.1. 6.2. 6.3. 6.4. Inversininicial ................................................................................................................ 211 Gastosconcurrentesuoperativos.................................................................................... 212 Resumendeloscostostotalesdeimplementacin .......................................................... 213 Costo/Beneficio ............................................................................................................... 213
CAPITULOVII:CONCLUSIONES CAPITULOVIII:RECOMENDACIONES REFERENCIASBIBLIOGRFICAS ANEXOS
I N D I C E D E I L U S T R A C I O N E S
FIGURA1:TiposdedocumentosenlasoficinasMunicipales.......................................................50 FIGURA2:Edaddelosdocumentossegnlateoradelosdocumentos......................................53 FIGURA3:ArquitecturadetecnologaWebClsica(ClienteServidor) .......................................60 FIGURA4:Cadenadedigitalizacin ...........................................................................................72 FIGURA5:ModelodelsistemadeGestinDocumentariaparalaMunicipalidad DistritaldeJayanca................................................................................................85 FIGURA6:Fases,flujosdetrabajoeiteracionesdelametodologaRUP.....................................96 FIGURA7:MejoresprcticasenlametodologaRUP ................................................................ 101 FIGURA8:Modelodecasosdeusodelnegocio....................................................................... 105 FIGURA9:Modelodeobjetodenegocio:administracindelsistema........................................ 109 FIGURA10:Modelodeobjetodenegocio:Registrodedocumento............................................ 109 FIGURA11:Modelodeobjetodenegocio:gestindedocumento.............................................. 110 FIGURA12:Modelodedominiodelproblema............................................................................ 111 FIGURA13:Modelodecasodeusoderequerimiento:administracindelsistema .................... 116 FIGURA14:Modelodecasodeusoderequerimiento:registrodedocumento........................... 123 FIGURA15:Modelodecasodeusoderequerimiento:gestindedocumento ........................... 134 FIGURAN16:Diagramadecolaboracin:Listarseriedocumental ........................................... 145 FIGURAN17:Diagramadecolaboracin:Registrarseriedocumental...................................... 146 FIGURAN18:Diagramadecolaboracin:Registrargrupodocumental .................................... 146 FIGURAN19:Diagramadecolaboracin:Registrarrea ......................................................... 147 FIGURAN20:Diagramadecolaboracin:Listarempleado ...................................................... 147 FIGURAN21:Diagramadecolaboracin:Registrarempleado................................................. 148 FIGURAN22:Diagramadecolaboracin:Asignarusuarioypermisos ..................................... 148 FIGURAN23:Diagramadecolaboracin:Listardocumentosexternosregistrados .................. 149 FIGURAN24:Diagramadecolaboracin:Registrardocumentoexterno .................................. 150 FIGURAN25:Diagramadecolaboracin:Buscarusuario........................................................ 150 FIGURAN26:Diagramadecolaboracin:Registrarusuario..................................................... 150 FIGURAN27:Diagramadecolaboracin:Gestionaradjuntos.................................................. 151
FIGURAN28:Diagramadecolaboracin:Gestionarreferencias.............................................. 151 FIGURAN29:Diagramadecolaboracin:Derivardocumento.................................................. 152 FIGURAN30:Diagramadecolaboracin:Generarticket ......................................................... 152 FIGURAN31:Diagramadecolaboracin:Mostraradjuntos ..................................................... 152 FIGURAN32:Diagramadecolaboracin:Listardocumentosexternosderivados .................... 153 FIGURAN33:Diagramadecolaboracin:Listardocumentosanulados.................................... 153 FIGURAN34:Diagramadecolaboracin:Listardocumentosinternosregistrados ................... 154 FIGURAN35:Diagramadecolaboracin:Registrardocumentointerno ................................... 154 FIGURAN36:Diagramadecolaboracin:Listardocumentospendientesdeatencin.............. 155 FIGURAN37:Diagramadecolaboracin:Concluiratencin .................................................... 155 FIGURAN38:Diagramadecolaboracin:Mostrarseguimiento............................................... 156 FIGURAN39:Diagramadecolaboracin:Listardocumentosrespondidos............................... 156 FIGURAN40:Diagramadecolaboracin:Listardocumentosatendidos................................... 157 FIGURAN41:Diagramadecolaboracin:Listardocumentosarchivados................................. 158 FIGURAN42:Diagramadecolaboracin:Ubicardocumentoexterno ...................................... 158 FIGURAN43:Diagramadecolaboracin:Ubicardocumentointerno ....................................... 159 FIGURAN44:IU:Accesoalsistema ........................................................................................ 160 FIGURAN45:IUPrincipaldelSISGEDOC............................................................................... 161 FIGURAN46:MenAdministracindelsistema...................................................................... 161 FIGURAN47:IU:Registrarreadetrabajo.............................................................................. 162 FIGURAN48:IU:Registrarempleado...................................................................................... 162 FIGURAN49:IU:Registrarseriedocumental........................................................................... 163 FIGURAN50:IU:Listardocumentosexternos ......................................................................... 163 FIGURAN51:IU:Registrardocumentoexterno ....................................................................... 164 FIGURAN52:IU:Derivardocumento....................................................................................... 164 FIGURAN53:IU:Generarticket .............................................................................................. 165 FIGURAN54:IU:Mostraradjuntosdedocumentoexterno....................................................... 165 FIGURAN55:IU:Listardocumentosenviados......................................................................... 166 FIGURAN56:IU:Listardocumentoseliminados ...................................................................... 166 FIGURAN57:IU:Listardocumentosinternosregistrados ........................................................ 167 FIGURAN58:IU:Registrardocumentointerno ........................................................................ 167
FIGURAN59:IU:Listardocumentospendientesdeatencin................................................... 168 FIGURAN60:IUListardocumentosrespondidos..................................................................... 168 FIGURAN61:IUListardocumentosatendidos......................................................................... 169 FIGURAN62:IUListardocumentosarchivados....................................................................... 169 FIGURAN63:IUUbicardocumentoexterno ............................................................................ 170 FIGURAN64:IUUbicardocumentointerno ............................................................................. 170 FIGURAN65:IUMostrardocumentointerno............................................................................ 171 FIGURAN66:Diagramadesecuencia:Listarseriedocumental ............................................... 172 FIGURAN67:Diagramadesecuencia:Registrarseriedocumental.......................................... 173 FIGURAN68:Diagramadesecuencia:Registrargrupodocumental ........................................ 174 FIGURAN69:Diagramadesecuencia:Registrarrea ............................................................. 175 FIGURAN70:Diagramadesecuencia:Listarempleado .......................................................... 176 FIGURAN71:Diagramadesecuencia:Registrarempleado..................................................... 177 FIGURAN72:Diagramadesecuencia:Asignarusuarioypermisos ......................................... 178 FIGURAN73:Diagramadesecuencia:Listardocumentosexternosregistrados ...................... 179 FIGURAN74:Diagramadesecuencia:Registrardocumentoexterno ...................................... 180 FIGURAN75:Diagramadesecuencia:Buscarusuario ............................................................ 181 FIGURAN76:Diagramadesecuencia:Registrarusuario......................................................... 182 FIGURAN77:Diagramadesecuencia:Gestionaradjuntos...................................................... 183 FIGURAN78:Diagramadesecuencia:Gestionarreferencias.................................................. 184 FIGURAN79:Diagramadesecuencia:Derivardocumento...................................................... 185 FIGURAN80:Diagramadesecuencia:Generarticket ............................................................. 186 FIGURAN81:Diagramadesecuencia:Mostraradjuntos ......................................................... 187 FIGURAN82:Diagramadesecuencia:Listardocumentosexternosderivados........................ 188 FIGURAN83:Diagramadesecuencia:Listardocumentosanulados........................................ 189 FIGURAN84:Diagramadesecuencia:Listardocumentosinternosregistrados ....................... 190 FIGURAN85:Diagramadesecuencia:Registrardocumentointerno ....................................... 191 FIGURAN86:Diagramadesecuencia:Listardocumentospendientesdeatencin.................. 192 FIGURAN87:Diagramadesecuencia:Concluiratencin ........................................................ 193 FIGURAN88:Diagramadesecuencia:Mostrarseguimiento.................................................... 194 FIGURAN89:Diagramadesecuencia:Listardocumentosrespondidos................................... 195
FIGURAN90:Diagramadesecuencia:Listardocumentosatendidos....................................... 196 FIGURAN91:Diagramadesecuencia:Listardocumentosarchivados ..................................... 197 FIGURAN92:Diagramadesecuencia:Ubicardocumentoexterno .......................................... 198 FIGURAN93:Diagramadesecuencia:Ubicardocumentointerno ........................................... 199 FIGURA94:Diagramadeclases............................................................................................... 200 FIGURA95:Diagramafsicodelabasededatos....................................................................... 201 FIGURA96:DiagramadeComponentes.................................................................................... 203 FIGURA97:Diagramadedespliegue......................................................................................... 205 FIGURA98:Directivasdeseguridadenlastrescapasdelsistema ............................................ 206 FIGURAN99:IUAuditoradeoperacionescondocumentos ................................................... 208
I N D I C E D E C U A D R OSY G R F I C O S
CUADRO1:INDICADORESYFRMULAPARASUCLCULO ................................................................ 35 CUADRO2:REDUCCINDELTIEMPODEGESTINDOCUMENTARIA ................................................. 36 CUADRO3:INCREMENTODESATISFACCINDELOSUSUARIOS ....................................................... 36 CUADRO4:SISTEMASYSUBSISTEMASDEUNGOBIERNOLOCAL ..................................................... 44 CUADRO5:FORMATOSDEARCHIVODEIMGENESCOMUNES......................................................... 70 CUADRO6:TIPOSDESERVICIOSGUBERNAMENTALES ...................................................................... 77 CUADRO7:CARACTERSTICASDELSCANNERDELAMUNICIPALIDADDISTRITALDEJAYANCA...... 87 CUADRO8:COMPARACINDEMETODOLOGASSEGNCARACTERSTICASDELPROYECTO ........ 92 CUADRO9:COMPARACINDEMETODOLOGASSEGNREQUERIMIENTOSPARALAADOPCIN .. 93 CUADRO10:PONDERACIONESASIGNADASSEGNCRITERIOSDEELECCINDEMETODOLOGA. 93 CUADRO11:CRITERIOSDESELECCINYPUNTUACIONESSEGNMETODOLOGA........................ 93 CUADRO12:ELEMENTOSDECONSTRUCCINENUML....................................................................... 98 CUADRO13:ELEMENTOSDERELACINENUML ................................................................................. 99 CUADRO14:DIAGRAMASENUML........................................................................................................100 CUADRO15:CASODEUSOADMINISTRACINDELSISTEMA ............................................................106 CUADRO16:CASODEUSOREGISTRODEDOCUMENTO...................................................................107 CUADRO17:CASODEUSOGESTINDEDOCUMENTO .....................................................................108 CUADRO18:ESPECIFICACINDECASODEUSOLISTARSERIEDOCUMENTARIA ..........................117 CUADRO19:ESPECIFICACINDECASODEUSOREGISTRARSERIEDOCUMENTARIA ..................117 CUADRO20:ESPECIFICACINDECASODEUSOREGISTRARGRUPODOCUMENTAL ....................118 CUADRO21:ESPECIFICACINDECASODEUSOREGISTRARREA................................................118 CUADRO22:ESPECIFICACINDECASODEUSOLISTAREMPLEADO ..............................................119 CUADRO23:ESPECIFICACINDECASODEUSOREGISTRAREMPLEADO ......................................119 CUADRO24:ESPECIFICACINDECASODEUSOACTUALIZAREMPLEADO.....................................120 CUADRO25:ESPECIFICACINDECASODEUSOASIGNARUSUARIOYPERMISOS........................120 CUADRO26:ESPECIFICACINDECASODEUSOGENERARREPORTEDESERIEDOCUMENTALPOR GRUPODOCUMENTARIO ......................................................................................................................121 CUADRO27:ESPECIFICACINDECASODEUSOGENERARREPORTEDEEMPLEADOS...............121 CUADRO28:ESPECIFICACINDECASODEUSOGENERARESTADSTICASDEGESTIN..............122 CUADRO29:ESPECIFICACINDECASODEUSOLISTARDOCUMENTOSEXT. REGISTRADOS .....124 CUADRO30:ESPECIFICACINDECASODEUSOREGISTRARDOCUMENTOEXTERNO .................124
CUADRO31:ESPECIFICACINDECASODEUSOMODIFICARDOCUMENTOEXTERNO ..................125 CUADRO32:ESPECIFICACINDECASODEUSOGESTIONARADJUNTOS.......................................125 CUADRO33:ESPECIFICACINDECASODEUSOGESTIONARREFERENCIAS.................................126 CUADRO34:ESPECIFICACINDECASODEUSOBUSCARUSUARIO ...............................................126 CUADRO35:ESPECIFICACINDECASODEUSOREGISTRARUSUARIO..........................................127 CUADRO36:ESPECIFICACINDECASODEUSODERIVARDOCUMENTO........................................127 CUADRO37:ESPECIFICACINDECASODEUSOGENERARTICKET ................................................128 CUADRO38:ESPECIFICACINDECASODEUSOMOSTRARADJUNTOS..........................................128 CUADRO39:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADODEDOCUMENTOSEXTERNOS REGISTRADOS.......................................................................................................................................129 CUADRO40:ESPECIFICACINDECASODEUSOLISTARDOCUMENTOSEXTENOSDERIVADOS ..129 CUADRO41:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADEDOCUMENTOSDERIVADOS130 CUADRO42:ESPECIFICACINDECASODEUSOLISTARDOCUMENTOSEXTENOSANULADOS...130 CUADRO43:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADEDOCUMENTOSANULADOS.131 CUADRO44:ESPECIFICACINDECASODEUSOLISTARDOCUMENTOSINT. REGISTRADOS......131 CUADRO45:ESPECIFICACINDECASODEUSOREGISTRARDOCUMENTOINTERNO..................132 CUADRO46:ESPECIFICACINDECASODEUSOMODIFICARDOCUMENTOINTERNO ...................132 CUADRO47:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADODEDOCUMENTOS INTERNOSREGISTRADOS ....................................................................................................................133 CUADRO48:ESPECIFICACINDECASODEUSOLISTARDOCUMENTOSPENDIENTES DEATENCIN ........................................................................................................................................135 CUADRO49:ESPECIFICACINDECASODEUSODARPROVEDO....................................................135 CUADRO50:ESPECIFICACINDECASODEUSOCONCLUIRATENCIN..........................................136 CUADRO51:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADODE DOCUMENTOSPENDIENTESDEATENCIN........................................................................................136 CUADRO52:ESPECIFICACINDECASODEUSOMOSTRARSEGUIMIENTO ....................................137 CUADRO53:ESPECIFICACINDECASODEUSOLISTARDOCUMENTOSRESPONDIDOS ..............137 CUADRO54:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADODE DOCUMENTOSRESPONDIDOS.............................................................................................................138 CUADRO55:ESPECIFICACINDECASODEUSOLISTARDOCUMENTOSATENDIDOS....................138 CUADRO56:ESPECIFICACINDECASODEUSOARCHIVARDOCUMENTO .....................................139 CUADRO57:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADODE DOCUMENTOSATENDIDOS ..................................................................................................................139 CUADRO58:ESPECIFICACINDECASODEUSOLISTARDOCUMENTOSARCHIVADOS .................140
CUADRO59:ESPECIFICACINDECASODEUSOELIMINARARCHIVADO........................................140 CUADRO60:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADODEDOCUMENTOS ARCHIVADOS .........................................................................................................................................141 CUADRO61:ESPECIFICACINDECASODEUSOUBICARDOCUMENTOEXTERNO .......................141 CUADRO62:ESPECIFICACINDECASODEUSOUBICARDOCUMENTOINTERNO..........................142 CUADRO63:ESPECIFICACINDECASODEUSOMOSTRARDOCUMENTOINTERNO .....................142 CUADRO64:ESPECIFICACINDECASODEUSOCONSULTARESTADODEUNDOCUMENTO .......143 CUADRO65:ESPECIFICACINDECOMPONENTELGICADEACCESOADATOS .........................204 CUADRO66:COSTOSDESUMINISTROS .............................................................................................211 CUADRO67:COSTOSDEPERSONAL..................................................................................................211 CUADRO68:COSTOSDESOFTWARE..................................................................................................212 CUADRO69:COSTOSDEHARDWARE ................................................................................................212 CUADRO70:GASTOSOPERATIVOSENPERSONAL...........................................................................213 CUADRO71:RESUMENDECOSTOSDEIMPLEMENTACIN
GRFICOS Grfico1:Tresaspectosmsimportantesquedebepriorizarlamunicipalidadpara brindarunabuenaatencinasususuarios..................................................................................28 Grfico2:NiveldeSatisfaccinrespectoalaatencinalusuariodelaMunicipalidadDistrital deJayanca ..................................................................................................................................29 Grfico3:NiveldeSatisfaccinrespectoalserviciobrindadoalusuariodelaMunicipalidad DistritaldeJayanca......................................................................................................................30 Grfico4:NiveldeSatisfaccinrespectoalarealizacindetrmitesporparteusuariodela MunicipalidadDistritaldeJayanca................................................................................................31
CAPITULOI:L AORGANIZACIN
1.1. RESEAHISTRICA La Municipalidad de Jayanca es creada el 2 de enero de 1857, en conformidad de la ley orgnica del 28 de noviembre de 1856 por la ConvencinNacionalde1855.(Veranexo1) La Municipalidad Distrital de Jayanca, es una entidad bsica de la organizacinterritorialdelEstadoycanalinmediatodeparticipacinvecinal en los asuntos pblicos, que institucionaliza y gestiona con autonoma los interesespropiosdeJayancasiendoelementoesencialdelgobiernolocal, elterritorio,lapoblacinylaorganizacin. La Municipalidad Distrital de Jayanca, es el rgano de Gobierno promotor del desarrollo local, con personera jurdica de derecho pblico, con autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su competencia y est sujeta al marco legal que regulan las actividades y funcionamiento del sector pblico, siendo de observancia y cumplimiento obligatorio. Actualmente,seencuentrarepresentadaporelLic.JuanAugustoPurisaca Vigil.
1.2.
FINALIDAD La Municipalidad Distrital de Jayanca tiene por finalidad representar al vecindario, promueve la adecuada prestacin de los servicios pblicos localesyeldesarrollointegral,sostenibleyarmnicodesucircunscripcin, conparticipacindelapoblacin.
1.3.
OBJETIVOS La Municipalidad Distrital de Jayanca tiene como objetivos: planificar, ejecutareimplementaratravsdelosorganismoscompetenteselconjunto deaccionesdestinadasaproporcionaralciudadanoelambienteadecuado para la satisfaccin de sus necesidades en aspectos de vivienda, salubridad,abastecimiento,educacin,transporteycomunicaciones.
1.4.
FUNCIONESGENERALES La Municipalidad Distrital de Jayanca ejerce competencias y atribuciones queleconfierelaConstitucinPolticaylaley,astenemos: a). Art. 195 dela ConstitucinPolticadel Estado modificadaporLey de
ReformaConstitucionalN27680:

Aprobarsuorganizacininternaysupresupuesto. Aprobarelplandedesarrollolocalconcertadoconlasociedadcivil. Administrarsusbienesyrentas. Crear, modificar y suprimir contribuciones, tasas, arbitrios, licencias yderechosmunicipales,conformealey.
Organizar, reglamentar y administrar los servicios pblicos locales desuresponsabilidad.
Planificar el desarrollo urbano y rural de sus circunscripciones, incluyendo la zonificacin, urbanismo y el acondicionamiento territorial.
Fomentarlacompetitividad,lasinversionesyelfinanciamientopara laejecucindeproyectosyobrasdeinfraestructuralocal.
Desarrollar y regular actividades y/o servicios en materia de educacin, salud, vivienda, saneamiento, medio ambiente, sustentabilidad de los recursos naturales, transporte colectivo, circulacin y trnsito, turismo, conservacin de monumentos arqueolgicosehistricos,cultura,recreacinydeporte,conformea ley.
Presentar iniciativas legislativas en materia y asuntos de su competencia. Ejercerlasdemsatribucionesinherentesasufuncin,conformea ley.
b). Ascomoaquellascompetenciassealadasenlosarts.42y43dela LeydeBasesdelaDescentralizacinN27783: Competenciasexclusivas:
Planificar y promover el desarrollo urbano y rural de su circunscripcin,yejecutarlosplanescorrespondientes.
Normar la zonificacin, urbanismo, acondicionamiento territorial y asentamientoshumanos.
Administraryreglamentarlosserviciospblicoslocalesdestinadosa satisfacernecesidadescolectivasdecarcterlocal.
Aprobar su organizacin interna y su presupuesto institucional conformealaLeydeGestinPresupuestariadelEstadoylasLeyes AnualesdePresupuesto.
Formular y aprobar el plan de desarrollo local concertado con su comunidad.
Ejecutarysupervisarlaobrapblicadecarcterlocal. Aprobar y facilitar los mecanismos y espacios de participacin, concertacinyfiscalizacindelacomunidadenlagestinmunicipal.
Dictar las normas sobre los asuntos y materias de su responsabilidad correspondientes. y proponer las iniciativas legislativas
Otrasquesederivendesusatribucionesyfuncionespropias,ylas quesealelaLey.
Competenciascompartidas:
Educacin, Participacin en la gestin educativa conforme lo determinelaleydelamateria.
Saludpblica. Cultura,turismo,recreacinydeportes. Preservacin y administracin de las reservas y reas naturales protegidaslocales,ladefensayproteccindelambiente.
Seguridadciudadana. Conservacindemonumentosarqueolgicosehistricos. Transportecolectivo,circulacinytrnsitourbano. Viviendayrenovacinurbana. Atencinyadministracindeprogramassociales. Gestinderesiduosslidos. Otrasqueseleagreguenoasignenconformealey.
1.5.
ESTRUCTURAORGNICA La Municipalidad Distrital de Jayanca asegura el cumplimiento de sus competenciasyejecucindefuncionesespecficasatravsdelaestructura orgnicasiguiente:
ORGANODEGOBIERNO Concejomunicipal. ORGANOSDEALTADIRECCION Alcalda. Gerenciamunicipal. ORGANOSDECONCERTACION,DECOORDINACIONYPARTICIPACION Comisionesderegidores. Consejodecoordinacinlocaldistrital Juntasvecinales. Comitdistritaldedefensacivil. Comitdistritaldeseguridadciudadana. COMUDENA ORGANODECONTROL Auditoriainterna.(Porcrearse) ORGANODEDEFENSAJUDICIALDELAMUNICIPALIDAD Procuraduramunicipal ORGANOSDEASESORAMIENTO Unidaddeplanificacinypresupuesto. Unidaddeasesoralegal. Unidaddeinformtica. ORGANOSDEAPOYO Oficinadesecretariageneralytrmitedocumentario Oficinadeadministracin ORGANOSEJECUTIVOSODELINEA Gerencia de desarrollo econmico y de servicios comunales (GEDESC) Gerenciadeproyeccinydesarrollosocial(GEPDES) Gerenciadesarrollourbanorural(GEDUR) ORGANOSDESCONCENTRADOS Agenciasmunicipales. ORGANOSDESCENTRALIZADOS Municipalidadesdecentrospoblados Proyectosespecialesmunicipales.
ElorganigramadelaMunicipalidadDistritaldeJayancaseapreciaen elanexo2.
CAPITULOII:ELPROBLEMADEINVESTIGACIN
2.1. RealidadProblemtica El problema central es la inadecuada prestacin de servicio de atencin al usuariodelaMunicipalidadDistritaldeJayanca,ocasionadaporlassiguientes dificultades:
Desorganizacin durante el registro de la informacin, generacin de

tiemposmuertos,duplicidaddedocumentosproducidosporlagrancantidad depapelquedebesermanejado.
Dificultad para la conservacin, administracin, organizacin, el acceso, la

consulta y difusin de los documentos, en las diferentes reas de la Municipalidad.
Existedemorayrestriccionesenlarecepcindedocumentos:Todagestin
se origina en recepcin, donde se pierde mucho tiempo en registrar documento, en forma manual. Luego se acumulan los documentos y se derivan a la secretaria general para ubicar al rea correspondiente a dar respuesta. Cuando se consulta en esa rea sobre el estado de un documento, no puede ofrecerse una respuesta, derivando a secretara generalparadarunasolucin.
No existe un historial de los documentos que ingresan a la municipalidad:

Dada la recargada documentacin que se maneja (en promedio 550 ingresos de documentos al mes), y luego las derivaciones nterreas, se pierde el control de los mismos. Es muy difcil ubicar los documentos e informarsobreelestadodelosmismos.
NoconstaunseguimientodedocumentosdelaMunicipalidad:Elsolicitante
se ve en la necesidad de realizarle un seguimiento de forma personal, trasladndose de oficina en oficina para determinar el lugar donde se encuentran su documento, generndose en ocasiones traspapeleo de los documentosrecepcionados.
No se lleva una estadstica y reporte de los documentos: No se sabe

exactamente cuntos de los documentos que han sido recepcionados han sido archivados, de donde proceden los documentos, quines los atendieron,cuntotiemposeutilizaparaatenderundocumento.
Nosecontrolalaprioridaddelosdocumentos:Algunosdocumentosdeben
ser respondidos en breves plazos, en el actual sistema, no existe un mecanismo que le recuerde a las personas que tienen documentos en su poderydebenserpasadosoportunamentealainstanciasiguienteparasu atencin,loqueoriginaquelosdocumentosseanatendidosfueradeplazo.
Lacomunicacinciudadanogobiernomunicipal,noseaprovechaentodasu
extensin, an se necesita acudir personalmente a la municipalidad para conocerelestadootrmitequeestsiguiendoundocumento.
Incrementodelarchivodocumentalencadaoficina:Apesarquesecuenta
con una fotocopiadora en la institucin, esta crea una falsa apariencia de control de la informacin, contribuyendo a aumentar el tamao de los archivos y su efectividad queda invalidada por la ausencia de un sistema con criterio de archivo y que permita un solo almacenamiento y mltiples consultas.
El archivo de los documentos se realiza en forma manual y sin ningn

criterioarchivstico,producindoseprdidaydeteriorodelosdocumentos. Producto de estas dificultades, se utiliza mayor tiempo y recursos, y en consecuenciainsatisfaccinenelciudadano. Y por otro lado, los trabajadores manifiestan que la gestin de los documentos en forma manual, les produce stressydesmoralizacin. En algunas ocasiones la institucin ha sido sujeta a crtica por parte de la opininpblica. ElproblemafueevidenciadoenlainvestigacinquerealizaramosenEnerodel presente ao con el financiamiento de la Oficina Regional de Inwent Internationale Weiterbildung und Entwicklung gGmbH (Capacity Building International, Germany) en la que se manifiesta que ante esta serie de dificultades,existeun8%dedocumentosquenoselleganaatenderycercade un 10% de documentos sufren prdidas que obligan al ciudadano reiniciar su gestiny,enel mejordeloscasos,confusinentreotrosdocumentos.Aesto hay que agregarle la prdida de tiempo de los usuarios y de los trabajadores municipales, deterioro del material documentario, producto de las consultas, adems sedistraenrecursoshumanos y materiales para entregar informacin que los ciudadanos demandan en ejercicio de su derecho al acceso a la
informacin pblica amparado por el Artculo 2 Inc. 5 de la Constitucin Poltica del Estado y la Ley 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la InformacinPblica,modificadaporlaLeyN27927. Asimismo se presentan los resultados de la investigacin antes mencionada sobrelosaspectosrelacionadosconlaatencinalusuariodelaMunicipalidad DistritaldeJayanca.
GRFICO1:Tresaspectosmsimportantesquedebepriorizarla municipalidadparabrindarunabuenaatencinasususuarios
RANKING DE IMPORTANCIA
Agilidad/Rapidezenatencin Cordialidad/Am abilidad Soluc inadecuadadeconsultas Conocim ientodes er vic ios Conoc im ientodetrm ite Horariosdeatenc in Per sonalc apacitado
84 80 62 53 52 31 26
0 20 40
%
ALTA
MEDIA
BAJA
60
80
100
Base:Totaldeusuariosentrevistados Fuente: Internationale Weiterbildung und Entwicklung gGmbH (Capacity Building International, Germany), Oficina Regional de Inwent, Evaluacin del servicio de atencin a los usuarios de la MunicipalidadDistritaldeJayancaLambayeque,Enero2008.
GRFICO2:NiveldeSatisfaccinrespectoalaatencinalusuariodela MunicipalidadDistritaldeJayanca.
0
Agilidad/rapidezenatenc in Cor dialidad/am abilidad Soluc inadec uadadec onsultas Conoc im ientodes ervic ios Conocimientodetrmite Hor arios deatenc in Pers onalc apacitado
20
40
60
80
100
ALTA
5 10 4 6 5 15 6
24.7 39.5 28.4 22.2 23.5 32.4 28.2 28.5 42.0 21.0 27.0
29.7 49.5
MEDIA
57.0
BAJA
MuySatisfecho
Satis fecho
RANKING DEIMPORTANCIA
Obsrvese la relacin entre los dos grficos anteriores, mientras que en el primero se muestra laclasificacinde aspectos pororden deimportanciaque considera el usuario que debe priorizar la Municipalidad brindar una mejor atencin, en el segundo se refleja el nivel de satisfaccin de los usuarios en estosaspectospriorizadosporellosmismos. Seobservaunbajoniveldesatisfaccin(29.7%)encuantoaagilidadyrapidez enatencin,aspectoqueconsiderandealtaimportancia. El nivel desatisfaccin ms bajo obtenido es 27% en el aspecto de personal capacitado, esto podra ser producto del desconocimiento de los servicios y procedimientos que muestran similar comportamiento con 28.2% y 28.5% respectivamente. En cuanto al horario de atencin ms de la mitad de usuarios se sienten satisfechos (57%), puesto que siempre encuentran las puertas abiertas de la Municipalidad, asimismo, Alcaldes y Regidores estn a disposicindel pblico enhorariosdelatardeyenalgunasocasionesenlasnoches.
GRFICO3:NiveldeSatisfaccinrespectoalserviciobrindadoalusuariodela MunicipalidadDistritaldeJayanca.
Equipos ytecnologa Cantidaddepues tos d eatencin Facilidad par as aber h aciad onded ir igir s e Com odidadd entr od elas o ficinas M antenim ientoylim piezainter nos M antenim ientoylim piezaexter nos
40.7 44.4 25.9 21.0 22.2 23.5

0 20
46.9 39.5 43.2 45.7 43.2 39.5

40
%
MuySatisfecho
87.7% 84.0%
69.1 % 66.7 % 65.4 % 63.0 %

60 80 100
Satisfecho
Cuando al usuario se le pregunta que tan satisfechos se encuentran con aspectoscomoequipos,tecnologa, limpieza delosambientesy otros elnivel supera el 60%, dadoquela municipalidad distrital tiene unparque informtico renovado,mantienesiemprelimpioslosambientesyexisteciertacomodidadal seratendido,peroestasatisfaccinsedesdibujacuandosetratadelaopinin sobre aspectos relacionados con el trmite, como veremos en el grfico siguiente.
GRFICO4:NiveldeSatisfaccinrespectoalarealizacindetrmitespor parteusuariodelaMunicipalidadDistritaldeJayanca.
Facilidadpar ao bte ner inf or m acin?
7.4 6.2 6.2 7.4 4.9
23.5 24.7 19.8 17.3 19.8
30.9% 30.9% 26.0% 24.7% 24.7% 22.2%

40
%
MuySatisfecho Satisfecho
Dur acindetr m it es ?
Cant idaddedocu m ent aci ns olicit ada? Clar idaddelainf or m acin ?
Clar idadd efor m at os /s olicit uddetr m ite ?
Cos t odetr m it es ?
8.6 13.6
0 20
60
80
100
Como se dijo anteriormente,el nivel desatisfaccinen aspectos relacionados con la realizacin del trmite (facilidad para obtener informacin, duracin de trmites,requisitossolicitados,claridaddelainformacinydelosformatos,as comoelcostodelostrmites)nosuperael31%,unnivelbajomuypreocupante de satisfaccin del usuario. Esto indica la necesidad urgente de mejora en estosaspectos,motivodenuestrainvestigacin. 2.2. FormulacindelProblema Cmo mejorar el servicio de atencin a los usuarios de la Municipalidad DistritaldeJayanca? 2.3. JustificacineimportanciadelProblema Esta investigacin es importante porque permitir construir una herramienta quecontribuyaaunagestinefectivadeladocumentacinexternaeinternade lainstitucin,loquedevieneenunadisminucindelaburocracia,mejorandola atencinyservicioalciudadano. LaimplementacindeunsistemadegestindocumentarioenlaMunicipalidad DistritaldeJayancasejustificaenlassiguientesrazones:
Razoneseconmicas:lanodisponibilidadolocalizacindedocumentos,el trabajomanualdereparto,firma,registroyarchivodedocumentosprovocan costes de personal y tiempo. A esto se agrega las prdidas de tiempo de espera del ciudadano. Definitivamente, con el sistema de gestin documentaria se lograr aumento de la efectividad y eficiencia administrativa. Razones informativas:Lasbuenasdecisiones requieren buena informacin y oportunamente, y esto se lograr tratando de evitar duplicar tareas. El sistema de gestin documentaria, permitir acceder inmediatamente a la informacin por un conjunto de personas a la vez desde cualquier rea y disponerdemayoresposibilidadesparaelanlisiseinformacinengeneral. Aestosesuma, la reduccindelacirculacinfsica de documentos, y por tantoeliminarsuprdida. Razonesnormativas:Esnecesariodocumentarlasactuacionesdelasreas involucradas o responsables de la atencin. Adems de cumplir con la normatividadvigentedelSistemaNacionaldeArchivo. Adems,hayqueconsiderarquelalegislacinperuanareconocelaimportancia delasTecnologasdeInformacinyComunicacincomo motordeldesarrollo. LaResolucinMinisterialN1812003PCMquecrealaComisinMultisectorial paraelDesarrollodelaSociedaddelaInformacinCODESI,enunodesus considerandos seala: el adecuado desarrollo, direccin y promocin de un PlanparacrearlasbasesquepermitanlaimplementacindelaSociedaddela Informacingenerarmejorasenelcomercioyenlaindustria,incrementarla eficienciaenlaprestacindelosserviciospblicosestatales,mejorarla generacin de productividad y de beneficios empresariales, lo que incidir directamente en una mejora en la competitividad del Estado en un entorno
1 econmicocaracterizadoporelfenmenodelaglobalizacin
El Decreto Supremo N 0662001PCM que aprueba los Lineamientos de PolticasGenerales para promover la masificacin del acceso a Internet en el Per ensu Poltica General N 7 seala: Las entidades dela administracin pblicadebernincluirensusplanessectoriales,ascomoeneldesarrollode sus actividades, metas relacionadas con el uso de Internet y el uso de
1
Resoluc inMinisterialN1812003PCMquecrealaComisinMultisectorialparaelDesarrollodela SociedaddelaInformacinCODESIPer.
herramientas informticas, a fin de agilizar la prestacin de servicios gubernamentales y propender a la prestacin de servicios en lnea (gobierno electrnico) a travs de paginas web y servicios de consulta interactivos. Por otro lado, ante la presencia de la ley de procedimiento administrativo
2 general N 27444 , que contiene importantes disposiciones de simplificacin
administrativaquelaspersonasnaturalesyjurdicasdebentenerencuentaal realizar trmites en las instituciones y dependencias pblicas, es necesario resolverlassolicitudesconlamximadinmicaposible. Losusuariospueden exigirelcumplimientodelosplazos.
2.4. Objetivos 2.4.1. Objetivogeneral Implementar un sistema informtico de gestin documentaria para mejorar el servicio de atencin a los usuarios en la municipalidad distrital de jayanca. 2.4.2. ObjetivosEspecficos Recopilarinformacingeneralsobrelainstitucin. Realizarentrevistasalostrabajadoresdelamunicipalidaddistritalde Jayanca y usuarios externos con la finalidad de conocer la realidad problemtica. Diagnosticarlasituacinrespectoalsistemadegestindocumentaria enlaMunicipalidadDistritaldeJayanca Analizar los procesos que involucran la gestin documentaria en la MunicipalidaddistritaldeJayanca. Disearlosprocesosdelagestindocumentaria. Desarrollarlosprocesosdegestindocumentaria.
2
LeydeProcedimientoAdministrativoGeneralN27444,DiarioElPeruano:11.04.01
PlantearlasmedidasdeSeguridadparaelsistema Analizar el beneficio/costo de la implementacin del sistema de gestindocumentariaparalamunicipalidaddistritaldeJayanca. 2.5. Limitacionesdelainvestigacin Estainvestigacintomaenconsideracintantoladigitalizacindedocumentos externos como la gestin de los mismos para los procedimientos con alta demanda ciudadana y que impactan directamente en el cumplimiento de la misindelaMunicipalidadDistritaldeJayanca. Paraelcasodeladocumentacininternaseconsideraelregistrodelasseries documentales (ordenanzas, convenios de cooperacin tcnica, actas de sesin de concejos, resoluciones de alcalda, decretos municipales, resoluciones de concejo, acuerdos de concejo, ordenanzas municipales, etc.) con la finalidad de proteger dichainformacinyparaquesirvancomoelementosdeconsulta. La principal limitante es la inexistencia de la aplicacin de la normativa en materia de archivo que posee esta institucin, as como el no sinceramiento del TUPA (Texto nicode Procedimientos Administrativos)ni la debida actualizaciny publicacin en el presente ao, de acuerdo a la normativa vigente, por lo que principalmenteseconsideranlosprocedimientosnoTUPA. Esnecesariorealizarel rediseo de procesos, aspecto que no est contemplado en la presente investigacin. Adems slo se considera consultas a travs de un tramitador automatizado, msnosolicitudesdeinformacinenlnea. No est dems mencionar el factor limitante tiempo, puesto que la investigadoratuvoquerealizarslatodaslasactividadesinvolucradas. 2.6. Hiptesis Mediante la implementacin de un Sistema Informtico de Gestin Documentaria se mejorar el servicio de atencin a los usuarios de la MunicipalidadDistritaldeJayanca.
2.7. Variables 2.7.1. Variableindependiente SistemaInformticodeGestinDocumentaria. 2.7.2. Variabledependiente Servicio de atencin a los usuarios de la Municipalidad Distrital de Jayanca. 2.7.3. Indicadores CUADRO1:INDICADORESYFRMULASPARASUCLCULO
VARIA B LE INDICADO RES SUBINDICADORES Porcentaje de documentos atendidos en el plazo establecido(dat). Tiempo promedio en el proceso de orientacin y registro de documentos (1). Tiempo promedio en el proceso de derivacin de documentos(2). Tiempo promedio en el proceso de consulta de documentos( ). 3 FRMULA dat=#documentosatendidosenel plazo establecido/Total de documentosrecibidosenunmes. = tiempo en el proceso de 1 orientacin y registro/ # doc. Observacin registrados. 2 = tiempo en el proceso de derivacin/#doc.derivados. TCNICA
Servicio de atencin al usuario
Reduccin deltiempo degestin documen taria
3 = tiempo en el proceso de consulta/#doc.consultados. % us = # de usuarios satisfechos Porcentaje de usuarios con la atencin / # de usuarios Incremento satisfechos con la atencin atendidos. Encuesta a su documento ingresado desatis aplicada a (%us). faccinde = reclamos efectuados en un losusuarios. 4 losusuarios Promedio mensual de ao/12 reclamos(4).
Fuente:Elaboracinpropia
2.8. Contrastacindehiptesis CUADRO2:MEJORADELTIEMPODEGESTINDOCUMENTARIA

SUBINDICADOR ACTUAL PROPUESTO MEJORA Porcentaje de docu 54,55% 98,18% 43,63% mentosatendidosenel plazo establecido por ley(dat).(mensual) Tiempopromedioenel 6min. 3min. 3min. proceso de orientacin/registro de documentos(1). Tiempopromedioenel 30minutos(1) 1min. 29min. proceso de derivacin dedocumentos(2). Tiempopromedioenel 45minutos 1min. 44min. procesodeconsultade documentos(3). (1) Incluye el tiempo de desplazamiento de la tramitadora, fotocopiado del documento para
entregar,entregadeldocumentoalapersonaindicada,registrodeldocumentoporpartedela personaquedecepcionayfirmaenellibrodetrmitedocumentario.
CUADRO3:MEJORADESATISFACCINDELOSUSUARIOS
SUBINDICADOR Porcentajedeusuarios satisfechos con la atencin a su documento ingresado 3 (%us). Promedio mensual de reclamos(4). ACTUAL PROPUESTO MEJORA
30.9%
95.0%
+64.10%
12
83.3%
InformacintomadadelaEvaluacindelserviciodeatencinalosusuariosdelaMunicipalidadDistritaldeJayanca Lambayeque.OficinaRegionaldeInwentInternationaleWeiterbildungundEntwicklunggGmbH(CapacityBuilding International,Germany),Enero2008.
CAPITULOIII:MARCOTERICO
3.1. Antecedentesdeestudioydeinvestigacin 3.1.1.InvestigacionesaNivelAcadmico Landa Molina, Luz Mercedes (Lima, Per 2002): En la investigacin GestindeDocumentos:ElCasoConsorcioSMS,describeyanalizael programa de gestin documental implantado por el consorcio SMS (Sondotcnica S.A., Multiservice Engenharia Ltda. y Serconsult S.A.) para cumplir eficiente y eficazmente sus funciones y objetivos como inspectordelasobrasyestudioscomprendidosenlossubprogramasBy C del programa de saneamiento bsico del Per. Concluye la investigadora, que el diseo y aplicacin de un programa de gestin documental en las empresas, mejora sensiblemente el control y organizacin de los documentos, y contribuye al logro de los objetivos empresariales. Contreras Henao, Felipe y Forero Guzmn, Felipe (Bogot, Colombia 2005): En la investigacin Diseo de un modelo para la implantacin de un sistema de gestin documental en reas u organizaciones jurdicas, da una idea general de las variables que conforman un sistema de gestin documental y las implicancias que existen al adquirir o al tratar de desarrollar uno para una determinada empresa.Asimismo,presentaunmodelodeimplantacindeunSistema de gestin documental aplicable no solo a entidades o reas jurdicas, sinoquepuedeserutilizadoencualquiermbitoempresarialquemaneje documentos y que sus reas de negocio dependan en gran parte del manejodeestos. Orozco Sigeas, Juan Carlos (Lambayeque, Per 2005): En su tesisDesarrollodeunSistemadeControldocumentarioparaelapoyoa la gestin de la Municipalidad Provincial de Ferreafe, presenta un sistema basado en el registro de seguimiento, consultas, reportes y estadsticas de documentacin. No involucra la digitalizacin y preservacin de los documentos, que tambin es parte de la gestin
documentaria y que implica toda una reingeniera en el sistema de archivodelamunicipalidad. Concluyeelautordelatesis,queestesistemamejorasensiblementeel control y organizacin de los documentos y contribuye al logro de los objetivos y misin de la organizacin promover servicios pblicos de calidad, impulsar el desarrollo econmico provincial, lograr la participacinyconcertacindelosvecinosydelasociedadcivil. AncajimaMin,VctorAngel(Piura,Per2005):Enlainvestigacin Anlisis,DiseoyPrototiposdelSistemaTrmiteDocumentarioparala Universidad Los ngeles de Chimbote, resultado de un anlisis de la situacin del proceso documentario en la Sede Piura de la ULADECH, incluye anlisis, diseo y algunos prototipos a fin de sustentar y demostrar tcnicamente la viabilidad de la implantacin de un Sistema deTrmiteDocumentarioenlaSededePiura,delaULADECH. Arenas Llontop, Cornetero Muro (Lambayeque, Per 2005): En su investigacin Sistema de Gestin Documental para la Direccin de EstudiosyDesarrolloAgrcoladelPEOTpresentaunsistemaorientado acontrolartodaladocumentacinquesegeneradurantelaelaboracin de los proyectosde inversin, ascomorescataraquellos almacenados fsicamente en el Archivo Tcnico del PEOT. Para esto se plante escaneareindexarcapturandodocumentosytrasformndolosaformato digital. Diaz Castillo, Mario y Suclupe Alamas Danny (Lambayeque, Per 2005): En su investigacin Sistema de Informacin y el Plan de Tecnologa de clasificacin y bsqueda de expedientes del Archivo Regional de Lambayeque busca mejorar el desempeo del usuario internoenelmanejoyubicacindeexpedientes,paralocualestablece eldiseodeunabasededatos,unmduloderegistroyactualizacinde informacin.Comprendeelregistrodetomosdearchivosdeacuerdoa sulugardeubicacin,registrodeescriturasdeacuerdoaunsustentoy elmdulodeconsultasyreportesquepermiterealizarlasbsquedasde
documentos a travs de parmetros, emitiendo reportes y grficos estadsticossobrelasconsultasrealizadas. 3.1.2.InvestigacionesaNivelinstitucional Ministerio de Agricultura, Servicio Nacional de Sanidad Agraria, Direccin de Informtica (Per, 2005): Elaboraron el Sistema de tramite documentario SISDOC, el cual surgi como respuesta a la problemtica presentada en la ubicacin de documentos y las respectivasrutasseguidasporestoshastasuatencin. Este sistema permite realizar un registro de las actividades (derivaciones) que se originan en las diferentes reas del SENASA cuandoserecibeunrequerimientoformuladoporunaentidadexternao porotrareadentrodelainstitucin,simplificndosedeestamanerala ubicacindedocumentos.Ademspermiteelregistrodederivacionesa diferentes niveles Jefatura, Direccin General, Direccin de Lnea y Profesionales. Asimismo,permiterealizarunseguimientoeficazdelasactividadesque se originan en las diferentes reas del SENASA cuando se recibe un requerimientoformuladoporunaentidadexternaoporotrareadentro de la institucin, de manera que todos los requerimientos sean respondidos en el menor tiempo posible y dentro de los plazos establecidos y a su vez se simplifique la ubicacin de los documentos atendidos. Fue diseado para realizar principalmente los siguientes procesos: Registrodeundocumento,recepcindeundocumento,derivacindeun documento y atencin y archivo de un documento. Su concepcin del sistemasebasaentrescasos: Recepcindedocumentosexternos Flujodedocumentosinternos Salidadedocumentos
Consejo Nacional de Descentralizacin (CND) (Per, 2004): Se implement el Sistema Integrado de Gestin documentaria OFIMATIC, cuyos objetivos fueron: Permitir el acceso al trmite de documentos desde Internet, reducir los tiempos requeridos para la circulacin de documentos mediante el registro y distribucin electrnica de estos mediante escaneo, conocer las acciones tomadas por cada usuario en relacinalprocesodecadadocumento,reducirelvolumendepapelque circula en la entidad, adems de integraruna agenda por cada oficina. EstesistemahasidodesarrolladoenVisualFoxproconSQLServer,por loqueeranecesariosuinstalacinsloenservidoresWebbajoentorno Windows. El objetivo que no se cumpli en su totalidad fue el de la distribucinelectrnicadelosdocumentos,debidoaltrabajoqueimplica escaneardocumentosyconvertirlosenformatodigital.Laintencindel CNDfueladistribucinyaplicacindeestesoftwareanivelnacionalen todoslosGobiernosregionales,noobstantenollegaconcretarseeste proyecto por el requerimiento costoso de hardware y software que implicabasuinstalacinyotrasrazonesadministrativas. Direccin Regional de Trabajo (Lambayeque, Per 2003): Implementaron el SISCADOC (Sistema de Control Automatizado de documentos),quefuedesarrolladoafinesdelao2003yseencuentra enoperacindesdeelao2004.EstdesarrolladoenlenguajeFoxPro 2.6. Entre sus caractersticas podemos destacar lo siguiente: Administracin de usuarios con niveles de acceso, Registro y seguimiento de documentos externos, Varios tipos de reportes y consultas. No obstante, la tecnologa usada para el desarrollo del sistemaesobsoletanobrindandolaseguridadeintegridadrespectivade losdatos. En estesistema noexiste opcinpararegistrar ycontrolar la documentacin interna tampoco un buen control de los documentos ya procesados o archivados, el seguimiento de los documentos solo se lleva al nivel de oficina o rea y no por trabajador, no es posible consultarlosdatosvaInternet. 3.1.3.Sistemadeinformacin
Effy OZ, en su libro Administracin de Sistemas de informacin, define este trmino como Todos los elementos que funcionan en
conjunto para procesar datos y producir informacin. Casi todos los sistemas de informacin para los negocios se componen de muchos subsistemas con sus respectivos subobjetivos, y todos contribuyenalograrelobjetivoprincipaldelaorganizacin 4.
Porotrolado,manifiestaqueunsistemarealizaunatarealimitadacuyo resultado debe combinarse con el producto de otros sistemas para alcanzar un objetivo final. A este tipo de sistema se le llama subsistemas,yvariosdeellospuedendarlugaraunsistema. Lascaractersticasdeunsistemadeinformacinsonlossiguientes: Contenerinformacininternayexternaalaorganizacin. Consistencia e Integracin. Asegurar una nica fuente de informacindegestinparatodaslasreasdelaempresa. Facilitar la comprensin de la informacin mediante una ordenacinadecuadadelasideas. Serutilizadoportodosescalonesdelaestructurajerrquica.Cada escalnobtendrinformacinasunivel.Sedebeevitarquelaalta direccin de la organizacin viva con una informacin creada y manipuladaparaellamisma. Proporcionarlainformacinalritmoqueelnegociorequiera. Facilitar a los directivos una gestin ms gil, mediante indicadores clave adecuados a los objetivos y estructura de la organizacin. Rpidoaccesoalainformacinactualehistrica.
Un Sistema de Informacin es un conjunto de elementos que interactan entrescon el fin deapoyar lasactividadesdeuna empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de informacin no necesariamente incluye equipo electrnico (hardware). Sin embargo en la prctica se utiliza como sinnimo de "sistema de informacin computarizado" UnSistemadeInformacinrealizacuatroactividadesbsicas:
4
EffyOz,AdministracindeSistemasdeinformacin,ThompsonEditores,segundaedicin,Mxico, 2001
Entradade informacin: procesoen elcualelsistema toma los datos que requiere para procesar la informacin, por medio de estaciones detrabajo,teclado,diskettes,cdigodebarras,escner,etc. Almacenamientodeinformacin:esunadelasactividadesms importantesquetieneunacomputadora,yaqueatravsdeestapropiedad el sistema puede recordar la informacin guardad en la sesin o proceso anterior. Procesamiento de la informacin: esta caracterstica de los sistemas permitela transformacin delosdatos fuenteeninformacinque puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera apartir de los datosquecontiene un estado de resultados o un balancegeneralenunaobase. Salida de informacin: es la capacidad de un SI para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnticas, diskettes,lavoz,etc. Para Spencer, D. un sistema e informacin es un conjunto de
personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto. El nfasisensistemassignificaquelosvariadoscomponentesbuscanun objetivo comn un objetivo comn para apoyar las actividades de la organizacin.Estasincluyenlasoperacionesdiariasdelasempresas, la comunicacin de los datos e informes, la administracin de las
5 actividadesylatomadedecisiones . 6 Por otro lado, Fahsbender manifiesta que el conjunto de procesos
vinculantes configuran sistemas, haciendo notar que se suele confundir sistema consoftware y que unsistema puedeser manual ousarsoftware, ste ltimo es un elemento que correctamente diseado e implementado puedeayudaraamanejarelsistema. Existe un elevado nmero de sistemas, y aunque se puede pensar que corresponde a las unidades orgnicas o un grupo de funciones, casi
5 6
Spencer,DMonzon,J.AnlisisyDiseodeSistemasInformticos.Primeraedicin,LimaPer,1994. FahsbenderC.,JuanCarlos,DesdeAdentro:Laorganizacindelgobiernolocal,EdicinUniversidaddePiura, Primeraedicin,Per,2007
todos los sistemas son transversales. Los sistemas pueden estar compuestos por subsistemas, que a su vez estn compuestos por innumerablesprocesos. En el marco de definicin de Effy Oz, Fahsbender clasifica los sistemas de informacin de un gobierno local de acuerdo al cuadro siguiente: CUADRO4:SISTEMASYSUBSISTEMASDEUNGOBIERNOLOCAL
SISTEMA SUBSISTEMA Audienciasdepresupuestoparticipativo. Audienciasderendicindecuentas. GestindeexpedientesTUPAyNoTUPA. Solicituddeaudienciaconelalcalde. Agendadelalcalde. Programasdeparticipacinciudadana. Trabajoonlinedelainformacinalportalelectrnico. PlanDirectorycatastro. Licenciadeobrasyvinculadas. Expedientesderivadosacomisinmunicipal. Controldeproyectosenestudio. Control de obras en ejecucin por administracin directa. Controldeobrasenejecucinporcontrata. Autorizacionesderutasdetransporte. Mantenimientodesealizacinvial. Mapadezonificacindelaciudad. Proyectosdeinversinpblicayprivada. Informacinsocioeconmicadelentorno. Licenciasdefuncionamiento. Estadsticasdenegocios. Autorizacionesparaeventospblicosnodeportivos. Administracindelmercado. Padrndecomerciantes. Controldelcamalmunicipal. Vasodeleche,ComedoresyJuntasvecinales. Controldeherramientasdelimpiezayornato. Controlderutasycombustiblederecolectores. Registrocivil. Eventosculturales. Controldestockdelibros. Controldeusodelocalesmunicipalesyplazaspblicas. Turnosdelpersonal. Incidentesymapadeconflictossociales. Reportedehechos,Estadsticadeintervenciones. Controldematerialdecomisado. Planificacin,Presupuesto,Controlpresupuestal. Controldelplanoperativoinstitucional. Proyectosdemejoracontina, ProyectosenprocesoyenSNIP. Administrativo. Tesoreraycontabilidad,Personalyescalafn. Demandasyjuiciosencurso,Controldealmacenes. Controlderepuestosyreparacionesdevehculos. Controldecombustible. Administracin y control del parque tecnolgico (hardware,software,telecomunicaciones). Liquidacindeobras,Impuestosmunicipales. Multasadministrativas. Administracindeproyectosinformticos. Controldeactualizacindeprocesos. Controldeactualizacindemanuales. Controldenormatividadmunicipal.
Interaccinconelciudadanoy portalelectrnico.
Sistemadeordenamiento territorial,infraestructuray transporte.
Sistemadedesarrollo econmicolocal.
Sistemadeservicios comerciales. Sistemadeapoyosocial. Sistemadeserviciosde medioambienteyotros. Sistemadeserviciosculturales, deportivosyrecreativos. Sistemadeserviciosde seguridadycontrol. Sistemadeplanificacin, presupuestoycontrol
Sistemaadministrativo
Otrossistemas
Controldearchivocentral. Sesionesyactasdeconsejo. Noticiasenelportalelectrnico. Intranetdefuncionarios. Intranetdegestininternadeexpedientes Procesos,TUPA,Optimizacindeprocesos. Administracindedirectivas. Integralparaactualizacindelportalelectrnico. Fuente:FahsbenderC.,JuanCarlos,DesdeAdentro:Laorganizacindelgobiernolocal,Edicin UniversidaddePiura,Primeraedicin,Per,2007
3.1.4.SeguridadenlosSistemasdeInformacin Para la Oficina Nacional del Gobierno Electrnico e Informtica ONGEI Per, definir la seguridad de la informacin lo considera
complejo, debido a la gran cantidad de factores que intervienen. Sin embargo da una aproximacin a la definicin como el conjunto de recursos (metodologas, documentos, programas y dispositivos fsicos) encaminados a lograr que los recursos de cmputo disponibles en un ambiente dado, tengan acceso nica y exclusivamente quienes tengan la autorizacin para hacerlo. Existe una medida cualitativa para la seguridad que dice: Un sistema es seguro,sisecomportacomolosusuariosesperanquelohaga 7.
Por otro lado, el punto de vista tradicional sobre seguridad otorga mayoratencinalosaspectosdeseguridadclsicos,comoson:elacceso fsico, y la seguridad de los datos. Ahora bien, este enfoque pareca funcionar cuando las operaciones de cmputo de una entidad estaban centralizadas,hoyendaestasituacinhacambiado. Tomando en cuenta los prrafos anteriores, se requiere un enfoque amplio que abarque cierto nmero de aspectos relacionados entre s de manerametdica,agrupndolosconvenientemente.Elescrutiniocuidadoso deestasreasrevelarqueningunadeellases,porssola,deimportancia exclusiva. Pero puede darse el caso que en una instalacin especfica, pueda tener mayor relevancia y, consecuentemente, requerir mayor atencin.Sinembargosiseincurreenelerrordeexcluirunadeestasreas se dejaran vacos o poros en las estructuras referentes a administracin y control de la seguridad. El enfoque propuesto, el cual abarca metdicamentetodasestasreassedenominaSeguridadTotal.
7
OficinaNacionaldelGobiernoElectrnicoeInformtica.ONGEI,LimaPer
Esto indica que en toda organizacin debe existir un sistema de SeguridaddeInformacinyunpersonalresponsablequeesteacargodela direccinparalaaplicacinadecuada,metdica,organizadaycontroladade laspolticasyprocedimientosdeseguridadfsicaylgicadelaorganizacin como astambinde los recursos involucradospara laconsecucin de los objetivosdelacompaa. Para Coltell, O. la Seguridad de la Informacin puede ser vista
desde surol estratgico enlos procesos de negocio, al identificar con qurecursos(organizacin,procesos,tecnologa), sedebecontarpara alcanzar la efectividad entre las actividades de resguardo o proteccin de los activos de informacin y la habilitacin del acceso apropiado a los mismos. En este sentido, la Seguridad de la Informacin es un aspectosumamenteimportanteenlarelacinqueseestableceentreel negocio, sus clientes, socios, proveedores y empleados. La Seguridad de la Informacin es otro proceso estratgico del negocio ya que al lograr el equilibrio adecuado entre la proteccin y la habilitacin de acceso a los activos de informacin en lnea con los objetivos de negocio, se estarn optimizando substancialmente las operaciones. La nocindeSeguridaddelaInformacincomounhabilitadordenegocios es hoy da un concepto esencial para las organizaciones de cualquier sectorindustrial 8.
Como un proceso estratgico, la Seguridad de la Informacin pudiera estar enfocadaen proteger los activos deinformacin de una organizacin contra prdidas o uso indebido, o focalizada a brindar acceso a los activos de informacinapoyandolosobjetivosdenegocio.Uniendoestosdosconceptos seguridadcomo Proteccin yseguridadcomo Habilitador de Accesos se define de manera integral un nuevo enfoque de Seguridad de la Informacinenlasorganizaciones.LaSeguridaddelaInformacinpuedeser vista desde su rol estratgico en los procesos de negocio, al identificar con qu recursos (organizacin, procesos, tecnologa), se debe contar para alcanzarlaefectividadentrelasactividadesderesguardooproteccindelos
8
Coltell, O. Desarrollo general de una auditora. procesos, metodologas, tcnicas y tecnologas. AuditoraInformtica(I.T.I.G.Plan1991)UniversidadJaumeI,2003.
activosdeinformacinylahabilitacindelaccesoapropiadoalosmismos.En este sentido, la Seguridad de la Informacin es un aspecto sumamente importante en la relacin que se establece entre el negocio, sus clientes, socios,proveedoresyempleados. Para Microsoft, el diseo de una aplicacin distribuida es
afectado por las directivas relativas a laseguridad, que son las reglas quesonlasquedeterminanlaformaenqueseprotegeunaaplicacin, elmodoenelqueseadministra,ascomolaformaenquelosdistintos componentes de una aplicacin se comunican entre s y con los serviciosexternos 9 .
3.1.5.Sistemainformtico Segn la Norma Tcnica Peruana NTPISO/IEC 12207, Tecnologa delainformacin,Procesosdelciclodevidadelsoftwarepublicadael28de julio del 2006, sistema informtico es el conjunto de elementos
relacionados compuestos por uno o ms procesos, hardware, software, instalaciones y personal que proporcionan la capacidad de satisfacerunanecesidaduobjetivodefinido 10
Unsistemainformticoeselconjuntodehardware,softwareydeun soporte humano. Un sistema informtico tpico emplea una computadora que usa dispositivos programables para capturar, almacenar y procesar datos.LacomputadorapersonaloPC,juntoconlapersonaquelomanejay los perifricos que los envuelven, resultan de por s un ejemplo de un sistemainformtico.
Un sistema informtico es un conjunto de elementos necesarios (computador, impresoras, etc.) para la realizacin y explotacindeaplicacionesinformticas 11.
Los diseadores de sistemas informticos no necesariamente esperanquesussistemassepuedaninterconectarconotrossistemas.Por otro lado,los tcnicamente eruditos a menudo puedenconfigurar sistemas
MicrosoftCorporation,Patterns&Practices.Directivasdeseguridad,Diciembrede2002[Enlnea]Disponibleen <www.microsoft.com> 10 NormaTcnicaPeruanaNTPISO/IEC12207,Tecnologadelainformacin,ProcesosdelciclodevidadelsoftwareLima, Per,2006[Enlnea]Disponibleen<http://www.bvindecopi.gob.pe/normas/isoiec12207.pdf> 11 UniversidaddeValparaso. [Enlnea]Disponibleen< mat.uv.cl/profesores/apuntes/archivos_publicos/6796172328_Informatica.ppt>,Chile.
dismiles para que se puedan comunicar entre s usando un conjunto de reglas y restricciones conocidas como protocolos. Los protocolos tratan precisamente de definir la comunicacin dentro de y entre sistemas informticosdistintosperoconectadosentres.Sidossistemasinformticos usanelmismoprotocolo,entoncespodrnsercapacesdeinterconectarsey formarpartedeunsistemamayor. 3.1.6. Gestindelainformacin Las autoras Bustelo y Amarilla (2001) dicen que la gestin de la
informacin se puede definir como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar adecuadamente la informacin producida, recibida o retenida por cualquier organizacin en el desarrollo de sus
12 actividades . En este caso, la gestin se restringe al campo de la
informacin manejada por una organizacin, separndola de las dems aspectos que abarca la gestin del conocimiento, como son los recursos humanosylamedicindelosactivosintangibles. Lagestindelainformacinseconstituyeenlavertientemsimportantede la gestin del conocimiento, que abarca todos los procesos y actividades vinculadas a la generacin, procesamiento, uso y transformacin de los datos como fuentes futuras de informacin y posterior conocimiento. Diversos especialistas consideran que sin una adecuada gestin de la informacin es imposible llegar a la gestin del conocimiento, y la importancia que se le otorga es de un mximo nivel cuando las autoras Bustelo y Amarilla (2001) sealan lo siguiente: Es por lo tanto el paso
previo, que cualquier organizacin debera dar antes de tratar de implantarunsistemadegestindelconocimiento .

Caberesaltarqueenelcentrodelagestindelainformacinseencuentra lagestindeladocumentacin. 3.1.7. Documento
12
BusteloRuesta,CarlotayAmarillaIglesias,Raquel.Gestindelconocimientoygestindelainformacin[en lnea].EnBoletndelInstitutoAndaluzdePatrimonioHistrico,aoVIII,n34(marzo2001)pp.226230. www.infoarea.es/documentos/GC.pdf)[Consulta2Oct.2007]
Un documento administrativo nace con una funcin administrativa que le es inherente con un carcter de temporalidad que viene condicionado por la necesaria permanencia en la oficina de donde parte o quelogestionayadquiereunvalorparalelocomofondodelorganismodel Estado,encuantopuedeserobjetodeutilizacinporpartedelpblicoajeno alagestindelmismo. Los documentos administrativos reciben diferentes nombres dependiendo de la funcin que desempeen en el procedimiento administrativo. En una municipalidad podemos encontrar documentos puramente administrativos, pero tambin otros que no se ajustaran a la definicin antes presentada. Todos sin embargo formarn el archivo de oficinaysuorganizacinserimprescindible.
13 AefectosdeesaorganizacinFernndezGil(1999) manifiestaque
conviene hacer unos grandes grupos de documentos que se pueden encontrar en todas las oficinas municipales con independencia de las actividades que se lleven a cabo en ellas, que como explicaremos ms adelante darnlugar aunatipologa documental especfica. Estosgrandes gruposseran:
Figura1:TiposdedocumentosenlasoficinasMunicipales
13
FernndezGil,Paloma.ManualdeorganizacindeArchivosdegestinenlasOficinasmunicipales,ediciones Adhara,Segundaedicin,1999
Fuente: Manual de Organizacin de Archivos de Gestin en las Oficinas Municipales,FernndezGil,Paloma,segundaedicin,1999.
Correspondencia: Podemos definir la correspondencia como el
conjuntodecartasquerecibeyemiteunaoficina.EldiccionariodelaReal Academia de la Lengua define la palabra carta como papel escrito, y ordinariamente cerrado, que una persona enva a otra para comunicarse conella. La variedad de cartas que reciben o envan las municipalidades es enorme,perohayqueconsiderarqueunainmensamayoraformarnparte deunexpediente. Expedientes: El Diccionario de Terminologa Archivstica define
expediente como unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgnica y funcionalmente por un sujeto productor enlaresolucindeunmismoasunto. Documentos de Notificacin: Denominamos documentos de
notificacin a los que se envan a todas las oficinas municipales para comunicarasuntosdeintersgeneraloaquellosdocumentosdirigidosaun empleadopblicooaunaoficinadeterminadaparacomunicarunasuntode su inters. Enel primer casose incluyenlas Circulares, y/o Comunicados. Enelsegundopuedeincluirselascertificacionesdeacuerdossobreasuntos personales. DocumentosdeEnlace:Comosunombreindicasondocumentos
queseutilizanparatrasladardocumentosdeunreaaotra.Generalmente reciben el nombre de notas de rgimen interior, oficios de remisin o relacionesdeenvo. Cuando existe una buena organizacin administrativa y los documentos estn correctamente elaborados, la autora y la fecha de los escritos bien expresados, estas notas de rgimen interior slo sirven como acompaamiento al documento. Se archivarn en una carpeta independienteordenadas poroficinas. Su funcinser dejarconstancia de que los documentos se envan y se reciben, por lo tanto podran ser eliminadosluegodeuntiempoprudencial.
Documentosdeapoyoalagestin:Pordocumentosdeapoyoala
gestin entendemos todos aquellos que recibe una oficina o elabora ella misma para facilitar la gestin de sus asuntos. Esta documentacin tiene como caracterstica comn la de sucarcter informativo efmero y su falta devalorlegalohistrico. Los documentos administrativos estudiados hasta ahora suelen ser sustentadoresdederechosdelosciudadanosydelapropiaadministracin almenosduranteunperododesuvida,suelenserdocumentosoriginales. Losdocumentos de apoyo soncopiasde otros documentos o documentos repetidos y carecen de cualquier valor, salvo el meramente informativo inmediato,porloquepuedenserdestruidosunavezutilizados. Documentacin informativa auxiliar: Est formada por los
diferentes textos legales, revistas especializadas, Boletines oficiales y Catlogosquesuelenrecibirtodaslasoficinas. Losdocumentos,igualquelaspersonas,tienenunaespeciedevida propiaypasanpordiferentesedades.Assurgeenlacienciaarchivsticala llamadaTeoradelastresedades. Segn esta teora los documentos pasan por tres etapas desde su creacin: Primeraedad:enlaquelosdocumentoscirculanysetramitan.Su uso es frecuente, y reunidos y organizados forman el archivo de oficina. SegundaEdad: Los documentoscarecen devalor administrativo, perosuconservacinesnecesariayaquetienenunvalorlegaly/o fiscal y son consultados con mucha frecuencia por la Administracinolosciudadanos.FormanelArchivoIntermedio. Tercera Edad: Los documentos tienen un valor histrico y su consulta se lleva a cabo por los investigadores preferentemente. EstosdocumentosformanelArchivoHistrico. Generalmente a cada una de estas edades se le asigna un nmero deaos, assedicequelosdocumentos deprimera edad tienen de0 a5 aos, los de segunda edad de 5 a 30 aos y los de tercera edad son aquellos que superan dicha fecha. Lo que no deja de ser un convencionalismo tal vez de necesaria aplicacin en grandes
organizaciones, pero que aplicado a mbitos ms pequeos puede ir en detrimentodelaconservacindelosdocumentosydelaprovechamientode losespaciosadministrativos.
Figura2:Edaddelosdocumentossegnlateoradelosdocumentos
Fuente: Manual de Organizacin de Archivos de Gestin en las Oficinas Municipales,FernndezGil,Paloma,segundaedicin,1999.
3.1.8 Documentoelectrnico Para Schamber (1996, p. 669) un documento electrnico tiene una serie de caractersticas que lo diferencian del tradicional: es fcilmente rpidamente manipulable, enlazable interna y externamente, localizable, transformable, intrnsecamente
instantneamentetransportableeinfinitamentereplicable.
El documento electrnico no es una entidad fsica inerte, con la estructura lgica y las relaciones fsicas interdependientes, como sucedeconeldocumentotradicional.Lasrelacionesfsicasylgicas del documento electrnico puedenser separadas y conservadas de modorecprocamenteindependiente. De hecho,el documento electrnicoconstade unaseriedeseales digitalesy,porlotanto,tienepocosoningunodelosatributosfsicos del documento tradicional. Los atributos fsicos del documento electrnico, que incluiran la forma o el tipo de material cuando es visualizado en pantalla o impreso, son en gran medida una funcin del software y estn separados del contenido informativo o del contextodeldocumento. Las relaciones lgicas de un documento dependen de los atributos fsicos y de otra informacin contextual que genera el software (Dollar,1992). Todo esto, naturalmente, debe representar cambios fundamentales para los profesionales de los archivos y la gestin de documentos: nuevas prcticas decomunicacin y nuevasformas dedocumentos, con caractersticas poco definidas y la transformacin del entorno relativamente estable de las organizaciones burocrticas y su reemplazoporuntipodeestructuraorganizativaapenasesbozadaen estosmomentos. 3.1.9. Gestindocumentaria En su primigenia acepcin, difundida por el National Archives and Records Administration (NARA) de Estados Unidos, la gestin de documentosquedaacotadaalosdocumentosconvalorprimario,esdecira losdocumentoscorrienteso,paranosotros,convigenciaadministrativa.Se reconoce que tal gestin se extiende al ciclo vital de vida completo del documento desde su produccin hasta su eliminacin o envo al archivo parasuconservacinpermanente Gestin,esuntrminocomnquesuponeadministracinderecursos convistasasurentabilidadapartirdelaracionalidad,lasimplificacinyla
eficaciaque,enlaactualidad,seleexigen.Puedeseraplicadoacualquier mbitoysobrecualquierrecurso. En este sentido, gestin documentaria debe abarcar todas las funciones y actuaciones (recojo, identificacin, valoracin, eliminacin, conservacin, organizacin, descripcin, difusin), en el marco de la racionalizacin,sobrelosdocumentosalolargodetodasuexistencia,con fines de economa y eficacia, con vistas al servicio de los mismos para cualquierusuario,incluidalaAdministracin. La gestin documental as entendida, supone una atencin y tratamiento continuados a los documentos que no se interrumpe, ni se diferencia esencialmente al entrar en el estadio de la conservacin permanente. De alguna manera, lo quedefendemos es que, a partir de la sucesin de actuaciones archivsticas, stas nos permiten dinamizar el servicio de los documentos alo largode todassus edades y conducir,sin traumas, los documentos corrientes de hoy hasta configurar los fondos histricosdelmaana. Por el contrario, existen posturas que parecen circunscribir el tratamiento archivstico a los documentos histricos cuando la documentacin administrativa requiere tambin de todas las funciones archivsticas que aquellos, incluso algunas ms, como pueden ser, entre otras,laseleccinylaeliminacin.Cuandoutilizamoseltrminogestinde documentos,empleamoseltrminogestinrecabandoparallasnotasde dinamismo, de racionalidad, de eficacia, de normatividad, que le son inherentes,peronorecabandoesencialmentedimensinadministrativa,sino archivsticaconla amplitudqueconlleva el trminodocumentoy suciclo vital. Es decir una gestin de documentos sin reservas, ininterrumpida a todololargodelavidadestos. El Diccionario de Terminologa Archivstica editado por el Consejo InternacionaldeArchivosdefineeltrminoGestindeDocumentoscomoun aspecto de la Administracin general relacionado con la bsqueda de la economayeficaciaenlaproduccin,mantenimiento,usoydestinofinalde losdocumentos.
Dicho de manera ms clara es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economa en la explotacindelosdocumentosporpartedelasAdministraciones. El documento, en funcin de la informacin contenida en l ser objetodeunaatencinespecial.Desdeelmomentomismodesucreacin. La idea primordial de la Gestin de Documentos pasa a ser la teora del CICLODEVIDAdelosdocumentos,queensuversinmsradicalconsiste enquelainformacinregistradatieneunavidasimilaraladeunorganismo vivo,enelsentidoquenace(fasedecreacin),vive(fasedemantenimiento yuso)ymuere(fasedeconservacinhistricaoeliminacin. OtradefinicinimportanteesladeElisaGarcaMoralesquenosdice: eslapartedelsistemadeinformacindelaempresadesarrollada
conelpropsitodealmacenaryrecuperardocumentos,quedebeestar diseada para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades especficas que afectan a la creacin, recepcin, almacenamiento, acceso y preservacin de los documentos, salvaguardando sus caractersticas estructurales, contextuales y,
14 garantizandosuautenticidadyveracidad .
Adems, indica que .. cuando se parte de la premisa de que
tratamoslagestindeladocumentacincomounsimpleconjuntode herramientas tecnolgicas que permiten trabajar, producir y acceder mejor a los documentos, se est obviando todo el componente organizativoyfuncionaldelsistema.Esteeselquepermitesentarlas basespara que todosesosdocumentos,seanun conjunto coherente quederespuestaalasnecesidadesdelaempresaacorto,medianoy largoplazo .
Desde elpunto devista deRicardo Garca yBonifacio Martinenla
actualidadlagestindocumentalesentedidacomounprocesoglobal, corporativoeintegraldelprocesodocumentaldeunaorganizacin.Es por ello ms acertado hablar de Sistemas de Gestin Integrada de la
14
GarcaMorales, Elisa. Gestin Documental en Intranet. Disponible en: Herramientas para la gestin de los documentos electrnicos en los nuevos servicios de informacin y documentacin [en lnea] < www.cobdc.org/7es/homecas.htm> [Consulta:2Dic. 2007]
documentacin, las cuales controlan la produccin, la circulacin, el almacenamientoylarecuperacindecualquiertipodeinformacin 15.

Para la UNESCO la gestindocumentaria es laesfera dela gestin administrativa encaminada a conseguir la economa y la eficacia de las operacionesconvistaalacreacin,mantenimientoyutilizacinyporltimo alaeliminacindelosdocumentosoasuconservacindefinitivadurantesu ciclovital. Duchein afirma que la gestin documental es un sistema que
pretende organizar y racionalizar la gestin de los fondos desde el mismomomentodelaproduccindelosdocumentoshastasuingreso a los archivos nacionales, interviniendo tanto en el trabajo de las oficinas y enlos servicios administrativos enlas distintasetapas del tratamientodefondos .
3.1.10.SistemadeGestindocumentaria Para atender a los documentos en todo su ciclo de vida se deben desarrollar programas de gestin de documentos que podramos definir comounaactuacinsobrelosdocumentosdestinadaasegurarlaeconoma ylaeficienciaensugestinyquepermitasuidentificacin,suconservacin ylautilizacindelosarchivosdeformasistemtica. Por otro lado, cabe mencionar que el diseo de un Sistema de Gestin Documental implica adems la determinacin de los tipos documentales disponibles y la identificacin y categorizacin de la produccindocumentaldelaorganizacin. Los sistemas de gestin documentaria son una agrupacin de herramientas y metodologas que permiten controlar y realizar una gestin sobreelciclodevidayoperacionesquerecaenhabitualoespordicamente sobrelosdocumentosgeneradosyalmacenadosenunaorganizacin. Entre los objetivos que debe perseguir la implantacin de todo sistemadegestindedocumentostenemos:
15
GarcaCaballero,RicardoMartnGaln,Bonifacio.Herramientasparalagestindelosdocumentos electrnicosenlosnuevosserviciosdeinformacinydocumentacin[enlnea]<www.cobdc.org/7es/home cas.htm>[Consulta2Dic.2007]
Asegurar y facilitar el acceso a los documentos, lo que implica recuperar los documentos verdicos y fiables entre las mltiples copiasyversionesquepuedenexistir.
Garantizar el mantenimiento de los criterios de organizacin de losmismos.
Salvaguardar y preservar la evidencia de las actividades, conocimientosytransaccionesdelaempresa.
Establecerunapolticaracionaldeconservacinydestruccinde documentos en funcin de las necesiades informativas de la empresa.
16 Para Carlota Bustelo (2000) los sistemas de gestin documental
pretendenque: Cada persona conozca qu documento tiene que guardar, cuando, como y donde y cmo encontrar en poco tiempo los documentosadecuadoscuandolosnecesita. Facilitarquelainformacinsecompartayseaprovechecomoun recursocolectivo,evitandoquesedupliqueyseproduzcancopias innecesarias. Conservarlamemoriadelaorganizacinyaprovecharelvalorde los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos con los que ya hay experienciaacumulada. Para
17 Elisa GarcaMorales ,
la
persona
que
asuma
la
responsabilidad de administrar el Sistema de gestin documental debe orientarsusfuncioneshacialacoordinacinysupervisindelasactividades relacionadascon: La produccin de los documentos, en lo referente a la estandarizacindelaproduccin. La conservacin, archivamiento y eliminacin de los documentos,atravsdeladeterminacindeunapolticaclara enlamateria.
16
BusteloRuesta,Carlota.GestinDocumentalenlasempresas:unaaproximacinprctica [En lnea]En:VIIJornadasEspaolasdeDocumentacin(Fesabid2000).Bilbao,19.21deoctubredel 2000<wwww.infoarea.es/documentos/feabid.pdf>[Consulta:712008] 17 GarcaMoralesHuidobro,Elisa.Ob.Cit.
La preservacin de la integridad de los documentos de valor paralaempresa.
Tpicamente un Sistema de gestin documentaria cuenta con una

18 arquitecturaqueincluyelossiguienteselementos :
Elementosdeentradadedocumentos,porejemplo,escner. Elementos de proceso de imgenes y datos: base de datos, aplicacionesdeOCR.
Elementos de almacenamiento: bases de datos, discos pticos,etc.
Elementos de recuperacin, visualizacin y reproduccin: aplicaciones frontend, herramientas de ofimtica y de administracindebasededatos
Lossistemas de Gestin documental, sonsistemas orientados al funcionamientodentrodeunambientederedydetrabajocomn. 3.1.11.Tecnologausadasensistemasinformticos 3.1.11.1. TecnologaWeb

19 La Tecnologa Web implica el diseo de aplicaciones en torno a
procesos, es necesario entender que el trabajo ahora tiene un desarrollo incesantequenospermiteatender todas las tareas involucradas en lo que podramos decir que es gestin y diseminacin de informacin desde la produccindelainformacinhastaqueesainformacinestprocesada.La tecnologa Web nos plantea dos tareas: Disear en torno a procesos y apoyar cada proceso con Tecnologas de la Informacin para comunicar a laspersonas. Las tecnologas Web sirven para acceder a los recursos de conocimiento disponibles en Internet o en las intranets utilizando un navegador. Estn muy extendidas por muchas razones: facilitan el desarrollodesistemas,suflexibilidadentrminosdeescalabilidad,esdecir, alahoradeexpandirelsistemasusencillezdeusoyqueimitanlaforma de relacionarse de las personas, al poner a disposicin de todos el
18
Contreras,F,Forero,F.Diseodeunmodeloparalaimplantacindeunsistemadegestin documentalenreasuorganizacionesjurdicas,Bogot,Colombia,2005
19
PrezCapdevila,Javier.LasTecnologasWebparalaGestindelConocimiento [Disponibleen http://www.sociedadelainformacion.com/9/las_tecnologias_web.htm][Consulta:28Set.2007]
conocimiento delos dems, por encima dejerarquas, barreras formales u otrascuestiones. La tecnologa Web proporciona un ambiente heterogneo, ampliamente difundido por el mundo, distribuido y en red. La plataforma Web ha evolucionado progresivamente y pas a ser una aglomeracin de documentosconinformacinestticaprogramadosconHTML(Lenguajede marcado de hipertexto) a un ambiente donde se pueden implementar potentes aplicaciones clienteservidor accesible desde un cliente Web o browser.
FIGURA3:ArquitecturadetecnologaWebClsica(ClienteServidor)
Fuente:Jimnez,LusMarco,IntroduccinalasTecnologasWeb
Desde esa primera concepcin del servidor HTTP como mero servidor de ficheros HTML el concepto ha ido evolucionando en dos direccionescomplementarias:

Aadirmsinteligenciaenelcliente. Aadirmsinteligenciaenelservidor
En las pginas dinmicas que se procesan en el cliente, toda la carga de procesamiento de los efectos y funcionalidades la soporta el navegador.Elcdigonecesarioparacrearlosefectosyfuncionalidadesse incluyedentrodelmismoarchivoHTMLyesllamadoSCRIPT.Cuandouna pgina HTML contiene scripts de cliente, el navegador se encarga de interpretarlosyejecutarlospararealizarlosefectosyfuncionalidades. Un lenguaje del lado del servidor es aquel que se ejecuta en el servidor web, justoantesdequeseenve la pginaatravsde Internetal cliente.Laspginasqueseejecutanenelservidorpuedenrealizaraccesos
a bases de datos, conexiones en red, y otras tareas para crear la pgina finalqueverelcliente.Unasecuenciadecomandosdelservidorcomienza a ejecutarse cuando un explorador solicita un archivo de script al servidor Web.ElservidorWebllamaalprocesadordelarchivoscript,queprocesael archivosolicitadodesdeelprincipiohastaelfinal,ejecutaloscomandosque encuentreyenvaunapginaWebalexplorador. Puestoquelassecuenciasdecomandosseejecutanenelservidory noenelcliente,elservidorWebhacetodoeltrabajonecesarioparagenerar laspginasHTMLqueenvaalosexploradores.Elclientesolamenterecibe unapginaconelcdigoHTMLresultantedelaejecucindelaASP,JSPo PHP,quetienencaractersticassimilares. Lassecuenciasdecomandosdel servidor no se pueden copiar, ya que slo se devuelve al explorador el resultadodelasecuenciadecomandos. LasTecnologasWebtienenlassiguientesventajas: Comunicacin. Capacidad de facilitar la comunicacin entre diferentes entidades. Integracin de mltiples dispositivos: mviles,PDAs,etc. Arquitectura basada en servicios. Publicacin y
descubrimiento de servicios Ejemplos: Validacin de tarjetas, envodepaquetes. Obtencindeconocimiento. Navegacinautomtica. Flexibilidad y responsabilidad: Aceptar la rapidez de cambios decontenidos. Nuevos modelos de procesos (persistencia, portabilidad, compensacin). Autonoma:Procesosquesemodificanasmismos. Fuentes de informacin confiable y trazabilidad: No toda la informacindeInternetessegura. 3.1.11.2. TecnologasCliente Son dispositivos o herramientas con los cuales se accede a los serviciosdelservidor. a) NavegadorWeb
InternetExplorer NetscapeNavigator Mozilla Konqueror

20 b) Tecnologasdeprogramacin
HTML HTML es el lenguaje con el que se definen las pginas Web. Bsicamentesetratadeunconjuntodeetiquetasquesirvenparadefinirla formaenlaquesepresentaeltextoyotroselementosdelapgina. JavaScript/JScript Javascript esun lenguaje deprogramacinutilizado paracrear pequeosprogramasencargadosderealizaraccionesdentrodelmbitode una pgina Web. Se trata de un lenguaje de programacin del lado del cliente,porqueeselnavegadorelquesoportalacargadeprocesamiento. EntrelasaccionestpicasquesepuedenrealizarenJavascript tenemos dos vertientes. Por un lado los efectos especiales sobre pginas Web,paracrearcontenidosdinmicosyelementosdelapginaquetengan movimiento,cambiendecolorocualquierotrodinamismo. VBScript Esunlenguajedeprogramacindescriptsdelladodelcliente, pero slo compatible con Internet Explorer. Es por ello que su utilizacin estdesaconsejadaafavordeJavascript. Est basado en Visual Basic, un popular lenguaje para crear aplicacionesWindows. Tantosusintaxiscomo la manerade trabajar estn muyinspiradasenel. AppletsJava Esunamaneradeincluirprogramascomplejosenelmbitode una pgina Web. Estos applets se programan en Java y por tanto se beneficiandelapotenciadeestelenguajeparalaRed.
20
Tecnologasweb[enlnea] [Disponibleenhttp://www.desarrolloweb.com/manuales/15/] [Consulta28Set. 2007]
La principal ventaja de utilizar applets consiste en que son mucho menos dependientes del navegador que los scripts en Javascript, incluso independientes del sistema operativo del ordenador donde se ejecutan. ComponentesActiveX ActiveX es una tecnologa de Microsoft para el desarrollo de pginasdinmicas.Tienepresenciaenlaprogramacindelladodelservidor ydelladodelcliente,aunqueexistandiferenciasenelusoencadaunode esosdoscasos. En el cliente: Son pequeos programas que se pueden incluir dentrodepginasWebysirvenpararealizaraccionesdediversandole. En el servidor: Tambin existen controles ActiveX del servidor. Por ejemplo, cuando realizamos una conexin con una base de datos, estamosutilizandouncontrolActiveXdelservidor. VisualBasic Visual Basic es uno de los lenguajes de programacin ms extendido y utilizado en la historia de la informtica y ha continuado evolucionandoenlosltimosaos. Har mencin slo a las ltimas versiones de este lenguaje, puesconlaaparicindelatecnologaMicrosof.NET,VisualBasicsufrila transformacin ms amplia que jams haya tenido este lenguaje.Microsoft elabor la primera especificacin de esta evolucin que ha tenido Visual Basic7.0,yqueseralaqueseincorporaraaVisualBasic.NET2002. El VB.NETposeeplenascapacidades de orientacin a objetos (FullOOP), incluyendo por fin, herencia Windows Forms o la nueva generacin de formularios para aplicaciones Windows soporte nativo de XMLgestindeerroresestructuradaunmodelodeobjetosparaaccesoa datos ms potente con ADO.NET posibilidad de crear aplicaciones de consola (ventana MSDOS) programacin para Internet mediante Web Forms un entorno dedesarrollocomna todas las herramientasde.NET, etc. Poco tiempo despus, la especificacin del lenguaje Visual Basicsufripequeosretoquesqueseincorporaronalaespecificacindel lenguajeVisualBasic7.1yqueformarapartedeVisualBasic.NET2003.
Microsoft sin embargo, no se ha detenido aqu y as ha elaborado la especificacin del lenguaje Visual Basic 8.0 que es la especificacinqueformapartedeVisualBasic2005. Microsoft Visual Basic 2005 es una evolucin del lenguaje Visual Basic que est diseado para generar de manera productiva aplicaciones con seguridad de tipos y orientadas a objetos. Visual Basic permite a los desarrolladores centrar el diseo en Windows, el Web y dispositivosmviles.Comocontodosloslenguajesquetienenporobjetivo Microsoft .NET Framework, los programas escritos en Visual Basic se beneficiandelaseguridadylainteroperabilidaddelenguajes. EstageneracindeVisualBasiccontinalatradicindeofrecer una manera rpida y fcil de crear aplicaciones basadas en .NET Framework. Esta versin de Visual Basic vuelve a incluir la compatibilidad para Editar y continuar e incluye nuevas caractersticas para el desarrollo rpido de aplicaciones. Una de estas caractersticas, llamada My, proporcionaaccesorpidoalastareasfrecuentesde.NETFramework,as como informacin e instancias de objeto predeterminadas que estn relacionadas con la aplicacin y su entorno en tiempo de ejecucin. Las nuevas caractersticas de idioma incluyen la continuacin de bucle, la eliminacingarantizadaderecursos,lasobrecargadeoperadores,lostipos genricos y los eventos personalizados. Visual Basic tambin integra completamente.NETFrameworkyCommonLanguageRuntime(CLR),que proporcionan interoperabilidad de lenguajes, recoleccin de elementos no
21 utilizados,seguridadmejoradaycontroldeversiones.
Actualmente, con varias mejoras, encontramos el Visual Basic 2008. 3.1.11.3 TecnologasServidor Es cualquier recurso de cmputo dedicado a responder a los requerimientos del cliente. Los servidores pueden estar conectados a los clientes a travs de redes LANs o WANs, para proveer de mltiples serviciosalosclientesyciudadanostalescomoimpresin,accesoabases dedatos,fax,procesamientodeimgenes,etc.
21
Microsoft,VisualBasic2005,http://msdn.microsoft.com/eses/library/2x7h1hfk(VS.80).aspx
a. ServidorWeb InternetInformationServer(IIS) Apache,ApacheTomcat WebSpherewebserver MotoresJava,PHP. b. TecnologasdeProgramacin PHP Es un lenguajepara programarscripts del lado delservidor, que se incrustan dentro del cdigo HTML. Este lenguaje es gratuito y multiplataforma. PHP es el acrnimo de Hipertext Preprocesor. Es un lenguajedeprogramacindelladodelservidorgratuitoeindependientede plataforma, rpido, con una gran librera de funciones y mucha documentacin. Unlenguajedelladodelservidoresaquelqueseejecutaen elservidorWeb,justoantesdequeseenvelapginaatravsdeInternetal cliente.Laspginasqueseejecutanenelservidorpuedenrealizaraccesos a bases de datos, conexiones en red, y otras tareas para crear la pgina final que ver el cliente. El cliente solamente recibe una pgina con el cdigoHTMLresultantedelaejecucindePHP.Comolapginaresultante contiene nicamente cdigo HTML, es compatible con todos los navegadores. PHP se escribe dentro del cdigo HTML, lo que lo hace realmente fcil de utilizar, al igual que ocurre con el popular ASP de Microsoft,peroconalgunasventajascomosugratuidad,independenciade plataforma, rapidez y seguridad. Existe un mdulo que hace que nuestro servidorWebcomprendalosscriptsrealizadosenestelenguaje. Es independiente de plataforma, puesto que existe un mdulo dePHP para casicualquierservidor web. Estohace quecualquier sistema pueda ser compatible con el lenguaje y significa una ventaja importante,yaquepermiteportarelsitiodesarrolladoenPHPdeunsistema aotrosinprcticamenteningntrabajo.
Laseguridad,enestepuntotambinesimportanteelhecho dequeenmuchasocasionesPHPseencuentrainstaladosobreservidores UnixoLinux,quesondesobraconocidoscomomsvelocesysegurosque elsistemaoperativodondeseejecutalasASP,WindowsNTo2000. LasventajasdePHPson: v Esunlenguajemultiplataforma. v Capacidad de conexin con la mayora de los manejadores de basededatosqueseutilizanenlaactualidad. v Leerymanipulardatosdesdediversasfuentes,incluyendodatos quepuedeningresarlosusuariosdesdeformulariosHTML. v Capacidaddeexpandirsupotencialutilizandolaenormecantidad demdulos(llamadosext'soextensiones). v Poseeunaampliadocumentacinensupginaoficial. v Es libre, por lo que se presenta como una alternativa de fcil accesoparatodos. v PermitelastcnicasdeProgramacinOrientadaaObjetos. v NospermitecrearlosformulariosparalaWeb. ASP EsellenguajedescriptingdelladodelservidorcreadoporMicrosoft ASP(ActiveServerPages)eslatecnologadesarrolladaparalacreacinde pginas dinmicas del servidor. ASP se escribe en la misma pginaWeb, utilizandoellenguajeVisualBasicScriptoJscript(JavascriptdeMicrosoft). Laspginasqueseejecutanenelservidorpuedenrealizaraccesosa basesdedatos,conexionesenred,yotrastareasparacrearlapginafinal que ver el cliente. El cliente solamente recibe una pgina con el cdigo HTMLresultantedelaejecucindelapginaASP. JSP La tecnologa Java para la creacin de pginas web con programacin en el servidor. JSP es un acrnimo de Java Server Pages, queencastellanovendraadeciralgocomoPginasdeServidorJava.Es, pues, una tecnologa orientada a crear pginas web con programacin en Java.
Con JSP podemos crear aplicaciones web que se ejecuten en distintos servidores web, de mltiples plataformas, ya que Java es en esenciaunlenguajemultiplataforma.
3.1.11.4.Aspectossobredigitalizacin Imagendigital Lasimgenesdigitalessonfotoselectrnicastomadasdeunaescena o escaneadas de documentos fotografas, manuscritos, textos impresos e ilustraciones. Se realiza una muestra dela imagendigital y seconfecciona unmapadeellaenformadecuadrculadepuntosoelementosdelafigura (pxeles).Acadapxelseleasignaunvalortonal(negro,blanco,maticesde grisocolor),elcualestrepresentadoenuncdigobinario(cerosyunos). Los dgitos binarios ("bits") para cada pxel son almacenados por una computadora en una secuencia, y con frecuencia se los reduce a una representacinmatemtica(comprimida).Luegolacomputadorainterpretay lee los bits para producir una versin analgica para su visualizacin o impresin. Resolucin La resolucin es la capacidad de distinguir los detalles espaciales finos.Porlogeneral,lafrecuenciaespacialalacualserealizalamuestrade una imagen digital (la frecuencia de muestreo) es un buen indicador de la resolucin.Esteeselmotivoporelcualdotsperinch(puntosporpulgada) (dpi) o pixelsperinch (pxeles por pulgada) (ppi) son trminos comunes y sinnimos utilizados para expresar la resolucin de imgenes digitales. Generalmente,perodentrodeciertoslmites,elaumentodelafrecuenciade muestreotambinayudaaaumentarlaresolucin. Dimensionesdepixel Las dimensiones de pxel son las medidas horizontales y verticales deunaimagen,expresadasenpxeles.Lasdimensionesdepxelsepueden determinarmultiplicandotantoelanchocomolaalturaporeldpi. Unacmaradigitaltambintendrdimensionesdepxel,expresadas como la cantidad de pxeles en forma horizontal y en forma vertical que
definensuresolucin(porejemplo:2.048por3.072).Aqusecalculaeldpi logrado dividiendo las dimensiones de un documento por la dimensin de pxelcorrespondienterespectodelacualseencuentraalineado. Profundidaddebits La profundidad de bits es determinada por la cantidad de bits utilizadosparadefinircadapxel.Cuantomayorsealaprofundidaddebits, tantomayorserlacantidaddetonos(escaladegrisesocolor)quepuedan ser representados. Las imgenes digitalessepuedenproducir en blanco y negro(enformabitonal),aescaladegrisesoacolor. Una imagenbitonal estrepresentadapor pxeles queconstan de1 bit cada uno, que pueden representar dos tonos (tpicamente negro y blanco),utilizandolosvalores0paraelnegroy1paraelblancooviceversa. Una imagen a escala de grises est compuesta por pxeles representados por mltiples bits de informacin, que tpicamente varan entre2a8bitsoms. Una imagen a color est tpicamente representada por una profundidaddebitsentre8y24osuperiorasta.Enunaimagende24bits, losbitsporlogeneralestndivididosentresgrupos:8paraelrojo,8parael verde, y 8 para el azul. Para representar otros colores se utilizan combinacionesdeesosbits.Unaimagende24bitsofrece16,7millones(2
24
) devalores decolor. Cadavez ms, los escneresestncapturando 10
bits o ms por canal de color y por lo general imprimen a 8 bits para compensar el "ruido" del escner y para presentar una imagen que se acerqueenelmayorgradoposiblealapercepcinhumana. Tamaodelarchivo El tamao del archivo se calcula multiplicando el rea de superficie (altura x ancho) de un documento a ser escaneado, por la profundidad de
2 bits y el dpi . Debido a que el archivo de imagen se representa en bytes,
queestnformadospor8bits,sedivideestacifrapor8.
2 Tamaodearchivo=(alturaxanchoxprofundidaddebitsxdpi )/8
Formatosdearchivo
Losformatosdearchivoconsistentantoenlosbitsquecomprendela imagencomoenlainformacindelencabezamientoacercadecmoleere interpretarelarchivo. Los formatos de archivo varan en trminos de resolucin, profundidad de bits, capacidades de color, y soporte para compresin y metadatos. CUADRO5:FORMATOSDEARCHIVODEIMGENESCOMUNES
Nombr ey versin actual TIFF6.0(TaggedImage FileForm at) JPEG(Joint Photographi c GIF89a(Graphi cs ExpertGroup)/JFIF Inter changeFormat) (JPEGFile Inter change Format) PNG1.2 (Portable Netw ork Graphi cs) PDF1.3 (Portable DocumentFormat)
Extensin
.tif,.tiff
.gif
.jpeg,jpg,.jif,.jfif
.png
.pdf
Profundi Bitonala1bitescala dadde degrisesocolorde bits paletade4u8bits hastacolorde64bits
Bitonal,escalade Escaladegrisesa 148bitscolor Escaladegrises grisesocolorentre 8bitscolora24 a8bits,escala a4bitscolora8 1y8bits bits degrisesa16 bitssoporta bits,colora48 hasta64bitspara bits color Conprdida: JPEG Sinprdida: Sinprdida: Deflate, derivadode LZ77 Descomprimido Sinprdida:ITU T.6,LZW. Con prdida:JPEG
Compre Descomprimidosin Sinprdida:LZW si n prdida:ITUT.6,LZW, etc. Conprdida:JPEG Estndar/ Estndardefacto patenta do Gestin decolor Soporte deWeb RGB,Paleta,YCbC r, CMYK,CIEL*a*b* Conexinoaplicacin externa Estndardefacto
JPEG:ISO10918 ISO15948 Estndar 1/2 (anticipado)[a] InternacionalISO JFIF:estndarde [b] facto YC bCr Originariodesde MicrosoftInternet Explorer2, Netscape Navigator2 Paleta,sRGB, ICC RGB,YCbCr, CMYK
Paleta Originariodesde MicrosoftInternet Explorer,Netscape Navigator2
Originario Conexino desdeInternet aplicacin Explorer4, externa Netscape Navigator. Conjuntobsico Conjuntobsico dertulos dertulos etiquetados etiquetados msrtulos definidosporel usuario. Preferidopara imprimiryver documentosde pginasmltiples usointensivopor partedel gobierno
Soporte de metada tos
Conjuntobsicode rtulosetiquetados
Campodetextolibre Campodetexto paracomentarios librepara comentarios
Comenta Aceptaimgenesy rios archivosmltiples.
Sepuede reemplazarpor PNGSoportede entrelazadoy transparenciaa travsdelamayora delosnavegadores Web
JPEGprogresivo Puede ampliamente reemplazara soportadoporlos GIF navegadoresWeb
[a]AprobadoporW3CparareemplazaraGIFparausarenlaWeb. [b] Adobe ha proporcionado suficiente informacin para permitir que los encargados de desarrollar programas escriban aplicacionesqueleanymodifiquenarchivosPDF.Sinembargo,losarchivospdfcomnmentesecreanyseaccedenutilizando elsoftwareAcrobatpropiodeAdobe.Elestndarestbasadoenlaversin1.7delPDFdeAdobe.PDF,elformatodearchivo para el software Acrobat de Adobe, ha sido utilizado ampliamente como un estndar de facto para el intercambio y visualizacin de archivos de negocios. Sin embargo Adobe siempre ha mantenido la propiedad del formato hasta que finalmentesucumbialapresindelaindustriayloremitiparasuestandarizacinelpasadomesdefebrerode2007,siendo
recientemente aprobado por la ISO como estndar internacional. El formato es abierto y accesible por cualquiera como ISO 320001.
Fuente: Biblioteca de la Universidad de Cornell/Departamento de Investigacin 20002003 Biblioteca de la UniversidaddeCornell/DepartamentodeInvestigacin. [Disponibleenhttp://www.library.cornell.edu/preservation/tutorialspanish/technical/technicalA01.html]
Lacadenadedigitalizacin La tecnologa necesaria para navegar desde un extremo de la cadena de digitalizacin al otro consta principalmente de: hardware, software y redes. stos son el centro de esta seccin. Una perspectiva integral de la infraestructura tcnica tambin incluye protocolos y normas, polticas y procedimientos (para el flujo de trabajo, mantenimiento, seguridad, actualizaciones, etc.) y los niveles de habilidad y responsabilidadesdeltrabajodelpersonaldeunaorganizacin. Sin embargo, ni siquiera los aspectos bsicos de la infraestructura tcnicasepuedenevaluarenformacompletamenteaislada.Lasaccionesy consideraciones relacionadas que afectarn las decisiones respecto de la infraestructuratcnicaincluyen: Determinacindelosrequisitosdecalidadbasndoseenlosatributosde losdocumentos(Patrndereferencia) Valoracin de las virtudes y defectos institucionales, los horarios y el presupuesto(Gestin) Comprensindelasnecesidadesdelusuario(Presentacin) Valoracindeplanesalargoplazo(Preservacindigital).
FIGURA4:Cadenadedigitalizacin
Fuente: Biblioteca de la Universidad de Cornell/Departamento de Investigacin 20002003 Biblioteca de la UniversidaddeCornell/DepartamentodeInvestigacin [Disponibleenhttp://www.library.cornell.edu/preservation/tutorialspanish/technical/technicalA01.html]
Scanner Un scanner es un dispositivo deentradaenel ordenador.Haceuna capturade una imagen, documento detexto o fotografa,y lo transfiere en bitsdeinformacin,loscualespuedeentenderymanejarunordenador.De la misma manera, una imagen de un documento escaneado, puede ser convertidoenun formato editablecon unsoftware OCR (OpticalCharacter Recognition). Unscannerusaunafuentedeluzparailuminarelobjetoescaneado. Laluz,alincidirsobreesteobjeto,esreflectadaalCDD(ChargedCoupled Device). El CDD colecta la informacin y convierte la seal analgica en seales digitales que despus pueden ser ledos y procesados por la electrnicainternadelScanneryposteriormenteporelordenador. Entrelostiposmscomunesdescannertenemos: Planos: Es el tpico equipo que nos encontraremos encima de una mesao muebleyconfundiremosconunafotocopiadora.Losprecios suelen variar dependiendo de la calidad de la resolucin que tenga aunquepodemosencontrarbuenospreciossimiramosbien.
Derodillo:Sonpequeosyporellobastantemanejables.Escanean lasimgenescomosisetrataradeunFAXcomn.Elinconveniente es que el escaneado se hace hoja por hoja pasando por una abertura,porloqueescanearlibrosomanualessehacecomplicado.
Demano:Sonlosmaseconmicosaunquelosdemasbajacalidad. Tambin se les llama porttiles por su tamao. Hoy en da estn desapareciendo. Existeunamodalidaddeimpresoradondeelscannervieneintegrado.
Sonlasllamadasimpresorasmultifuncin. 3.1.12.Usuario ParalaNormaTcnicaPeruanaNTPISO/IEC12207,Tecnologade la informacin, Procesos del ciclo de vida del software publicada el 28 de julio del 2006, usuario es el individuo u organizacin que utiliza el
sistema en operacin para llevar a cabo una funcin especfica. El usuario puede llevar a cabo otros papeles, tales como adquiriente, desarrolladororesponsabledemantenimiento.22
ParaSpencer,D.losanalistasempleaneltrminousuariofinalpara referirse a las personas que no son especialistas en sistemas de informacineroqueutilizanlascomputadorasparadesempearsutrabajo. Losusuariosfinalespuedenagruparseencuatrocategoras: Usuariosprimarios,sonlosqueinteractanconelsistema.Alimentancon datos(entradas)orecibensalidas,quizpormediodeunaterminal. Losusuariosindirectos,sonaquellosquesebeneficiandelosresultadoso reportesgeneradosporestossistemasperoquenointeractandemanera directaconelhardwareosoftware.Estosusuariosqueutilizanelsistema, puedenserlosgerentesencargadosdelasfuncionesdelaempresa,por ejemplo, los gerentes de mercadotecnia, son los responsables de las aplicacionesdeanlisisdeventaquegeneralosreportesmensualesdela compaaenesteramo. Losusuariosgerentes,quetienenresponsabilidadesadministrativasenlos sistemas de aplicacin. Estos usuarios son gerentes de la empresa que
22
NormaTcnicaPeruanaNTPISO/IEC12207,Tecnologadelainformacin,Procesosdelciclode vidadelsoftwareLima,Per,2006[Enlnea]Disponibleen< http://www.bvindecopi.gob.pe/normas/isoiec12207.pdf>
utilizan en gran medida los sistemas de informacin. Mientras estas personas no utilicen los sistemas ya sea directa o indirectamente, no tendrn la autoridad para aprobar o no la inversin en el desarrollo de aplicaciones, adems no tendrn la responsabilidad ante la organizacin delaefectividaddelossistemas. Los usuarios directivos, toman cada vez mayor responsabilidad en el desarrollo de sistemas de informacin. Las organizaciones bien dirigidas consideran el posible impacto y los beneficios de los sistemas de informacincuandoelaboransuestrategiacompetitiva. ParaMicrosoft,unusuarioeslapersona,organizacinuotraentidadque
dependedelosserviciosdeunsistemadecomputacinparaobtenerun
23 resultadodeseado .
3.1.13.Atencinalusuario Ennuestropas,laatencindelosserviciospblicosnoresponde,en todosloscasos,alasnecesidadesdelosciudadanos. Unadelasmanifestacionesdeeficienciadeunestadoeslacorrecta atencin alciudadano, y mejorar la calidadde la atencin comprende una variedad de procesos de cambio como: la desregulacin, la simplificacin administrativa, mejora de la calidad de procesos de atencin (eficiencia, trato,resultados),incorporacindemecanismosparainsumo yconsultade la ciudadana. Ejemplos son la informatizacin de servicios y trmites, la consultaabeneficiarios,ventanillasciudadanas,etc. Una buena prctica gubernamental en Servicio de Atencin al Ciudadano (BPG) se orienta a lograr excelencia en el servicio a ste, basndoseenpolticas,accionesysistemasquepermitanentablarconlla mejor relacin posible, buscando garantizar tanto la calidad de la informacinbrindadacomoladeltratoofrecido,ascomolaeficienciaenla atencinsatisfactoriadesusdemandas. LasBPGsenServiciodeAtencinalCiudadanobuscanquestesea elelementoesencialdelprocesoadministrativoenelsectorpblicoyquesu bienestar sea el principio fundamental del servidor pblico, siguiendo el
23
Microsoft, [Enlnea]Disponibleen< http://www.microsoft.com/latam/technet/recursos/howto/glosario/default.mspx>
principiodeservicioalcliente.Elloimplicauncambiodementalidadenlos funcionarios y, en la mayora de casos, el rediseo de procesos para la comodidadyfacilidaddeaccesodelosciudadanosalosservicios.Eneste aspecto son acciones pioneras la construccin de establecimientos de atencin y simplificacin de procesos en municipalidades provinciales y distritales a nivel nacional, la atencinpersonalizada utilizando tecnologas de informacin y la difusin de informacin para el ciudadano sobre el quehacerinstitucionalportodosloscanalesdisponibles. Los servicios de atencin al ciudadano se orientan al uso de tecnologas de la informacin y al desarrollo de polticas conducentes a promoversuparticipacinmediantelademandadeinformacinyservicios, incrementando el tiempo y espacio de interaccin del ciudadano con las entidades pblicas y reduciendo los plazos y costos para acceder a informacin,todolocualesposiblemedianteelgobiernoelectrnico. En este contexto, la demanda del ciudadano por ms y mejores servicios y las medidas en materia de simplificacin administrativa y transparencia emprendidas por el gobierno para la mejora de los servicios han llevado a que el gobierno electrnico sea un canal para introducir cambios en las formas de acceso de los ciudadanos a la informacin y la prestacin de los servicios de manera descentralizada e integrada. Este canalademspuedeserutilizadoparaunarendicindecuentasadecuada. El servicio de atencin al ciudadano de la administracin pblica resultaimportanteporque: Esunpuntodecontactodelaspolticasyreglasgubernamentales con el ciudadano. Las instituciones estn presentes donde ste ms lo necesita, descentralizando sus oficinas y/o utilizando tecnologasdelainformacin(telfono,emaily/oInternet),conel gobiernoelectrnicocomomximaexpresin. Losciudadanospaganimpuestosparasustentarlosserviciosque las instituciones prestan esperando una efectiva atencin de stas. Un servicio de calidad toma en cuenta las necesidades del ciudadano. Busca alcanzar osuperar los estndares de atencin delasempresasprivadasencalidaddeservicioysatisfaccindel
cliente, estandosiempre asu disposicin,simplificando procesos yoptimizandocostos. Las institucionesbuscanalciudadanoparaservirlo, incluyendoa los relegados, geogrfica y/o econmicamente, informndolos, educndolosyorientndolosparasudesarrollo. El rediseo en procesos que buscan mejorar la atencin a los ciudadanos, por lo general, permite optimizar el uso de los recursosyelevarelniveldeeficienciadelainstitucin,ascomo sus indicadores econmicos y financieros. Una entidad responsable y efectiva en la prestacin de servicios crea ciudadanos satisfechos generando bases para legitimar sus gestiones. Lasatisfaccindelosciudadanosconlosserviciosquerecibende lasinstitucionescontribuyealamejoradelaimagendelaentidad, lo que a su vez tiene un impacto positivo en el clima organizacionalinterno. Ciudadanos al da recoge tres modelos que pretenden explicar las relaciones entre el Estado y la ciudadana. El primero, conocido como el modelo del cliente, presenta a los ciudadanos como consumidores de los servicios del Estado, esto es, como clientes de servicios gubernamentales de calidad. El segundo modelo centrado en el costo del Estado para el contribuyente anima a los ciudadanos a verse a s mismos como inversionistas que estn destinando parte de su dinero a financiar la actividad del aparato estatal y que tienen derecho a exigir resultados a cambio. El tercero, llamado el modelo del socio o del ciudadano votante o elector,insistemsbienenlaresponsabilidadquestostienendetomarun rol activo en el diseo de las polticas pblicas, por lo cual promueve mecanismos de participacin ciudadana. Esto se puede apreciar en la siguientetabla: CUADRO6:TIPOSDESERVICIOSGUBERNAMENTALES
Fuente: Ciudadanos alDa, ManualdeBuenasPrcticasGubernamentales 2006,Lima,2006
3.1.14. Normas del Sistema Nacional de Archivo aplicadas a Municipalidades Los gobiernos locales son las primeras clulas de organizacin social, donde confluyeelvecinoconsumunicipioydentrodeestasimbiosisencontramoslos archivos como sustento de la gestin yfacilitadotes de la informacin que el vecinorequiere. Asimismo, los gobiernos locales estn sujetos a los sistemas administrativos del Estado que por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio. En este contexto ubicamos la normatividad del Sistema Nacional de Archivo, expresadoenel ManualdeProcedimientosparaMunicipalidades . El manual de procedimientos es una herramienta que sirve como soporte tcnico operativo en la ejecucin de las actividades archivsticas en las municipalidades y su aplicacin depende de la decisin en parte de autoridadesyfuncionariosperobsicamentedelresponsabledeArchivo. ElManualdeProcedimientosesuninstrumentodeGestinArchivsticaqueha sidoelaboradoteniendoenconsideracinlanormatividadvigenteaprobadapor el Archivo General de la Nacin y tiene como objetivo impartir instrucciones sobrelosprocedimientosqueseaplicarnenlosprocesosarchivsticosconla
finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos de Archivo en los procesos de Transferencia, Organizacin, Eliminacin y Servicio, dando un principio de unidad, racionalidad y eficiencia en los diferentes niveles de ArchivodelaMunicipalidad.Comprendelosprocedimientos: Detransferenciadedocumentos. Deorganizacindocumental. Deeliminacindocumental Deserviciodeinformacin.
3.1.15. LeydeProcedimientoAdministrativoGeneral,LeyN27444 Esta Ley regula las actuaciones de la funcin administrativa del Estadoyelprocedimientoadministrativocomndesarrolladosenlasentidades y tiene la finalidad de establecer el rgimen jurdico aplicable para que la actuacindelaAdministracinPblicasirvaalaproteccindelintersgeneral, garantizando los derechos e intereses de los administrados y con sujecin al ordenamientoconstitucionalyjurdicoengeneral. El procedimiento administrativo se sustenta fundamentalmente en los siguientes principios, sin perjuicio de la vigencia de otros principios generales delDerechoAdministrativo: Principiodelegalidad.Lasautoridadesadministrativasdebenactuarcon respeto a la Constitucin, la ley y al derecho, dentro de las facultades queleestnatribuidasydeacuerdoconlosfinesparalosquelesfueron conferidas. Principio del debido procedimiento. Los administrados gozan de todos los derechos y garantas inherentes al debido procedimiento administrativo,quecomprendeelderechoaexponersusargumentos,a ofreceryproducirpruebasyaobtenerunadecisinmotivadayfundada en derecho. La institucin del debido procedimiento administrativo se rige por los principios del Derecho Administrativo. La regulacin propia del Derecho Procesal Civil es aplicable slo en cuanto sea compatible conelrgimenadministrativo. Principiodeimpulsodeoficio.Lasautoridadesdebendirigireimpulsar deoficioelprocedimientoyordenarlarealizacinoprcticadelosactos
que resulten convenientes para el esclarecimiento y resolucin de las cuestionesnecesarias. Principio de razonabilidad. Las decisiones de la autoridad administrativa, cuando creen obligaciones, califiquen infracciones, impongan sanciones, o establezcan restricciones a los administrados, deben adaptarse dentro de los lmites de la facultad atribuida y manteniendoladebidaproporcinentrelosmediosaemplearylosfines pblicos que deba tutelar, a fin de que respondan a lo estrictamente necesarioparalasatisfaccindesucometido. Principio de imparcialidad . Las autoridades administrativas actan sin ninguna clase de discriminacin entre los administrados, otorgndoles tratamiento y tutela igualitarios frente al procedimiento, resolviendo conformealordenamientojurdicoyconatencinalintersgeneral. Principio de informalismo . Las normas de procedimiento deben ser interpretadas en forma favorable a la admisin y decisin final de las pretensiones de los administrados, de modo que sus derechos e intereses no sean afectadospor laexigencia deaspectos formales que puedan ser subsanados dentro del procedimiento, siempre que dicha excusanoafectederechosdetercerosoelinterspblico. Principio de presuncin de veracidad. En la tramitacin del procedimiento administrativo, se presume que los documentos y declaracionesformuladosporlosadministradosenlaformaprescritapor esta Ley, responden a la verdad de los hechos que ellos afirman. Esta presuncinadmitepruebaencontrario. Principio de conducta procedimental. La autoridad administrativa, los administrados, sus representantes o abogados y, en general, todos los partcipes del procedimiento, realizan sus respectivos actos
procedimentales guiados por el respeto mutuo, la colaboracin y la buena fe. Ninguna regulacin del procedimiento administrativo puede interpretarsede modo tal queampare alguna conductacontra labuena feprocesal. Principio de celeridad. Quienes participan en el procedimiento deben ajustar su actuacin de tal modo que se dote al trmite de la mxima dinmica posible, evitando actuaciones procesales que dificulten su
desenvolvimientooconstituyanmerosformalismos,afindealcanzaruna decisin en tiempo razonable, sin que ello releve a las autoridades del respetoaldebidoprocedimientoovulnereelordenamiento. Principiodeeficacia.Lossujetosdelprocedimientoadministrativodeben hacerprevalecerelcumplimientodelafinalidaddelactoprocedimental, sobreaquellosformalismoscuyarealizacinnoincidaensuvalidez,no determinenaspectosimportantesenladecisinfinal,nodisminuyanlas garantasdelprocedimiento,nicausenindefensinalosadministrados. En todos los supuestos de aplicacin de este principio, la finalidad del acto que se privilegie sobre las formalidades no esenciales deber ajustarsealmarconormativoaplicableysuvalidezserunagarantade la finalidad pblica que se busca satisfacer con la aplicacin de este principio. Principio de verdad material. En el procedimiento, la autoridad administrativa competente deber verificar plenamente los hechos que sirvendemotivoasusdecisiones,paralocualdeberadoptartodaslas medidas probatorias necesarias autorizadas por la Ley, aun cuando no hayansidopropuestasporlosadministradosohayanacordadoeximirse deellas. En el caso de procedimientos trilaterales la autoridad administrativa estarfacultadaaverificarportodoslosmediosdisponibleslaverdadde los hechos que lesonpropuestospor laspartes,sin que ellosignifique una sustitucin del deber probatorio que corresponde a stas. Sin embargo, la autoridad administrativa estar obligada a ejercer dicha facultadcuandosupronunciamientopudierainvolucrartambinalinters pblico. Principiodeparticipacin.Lasentidades deben brindar lascondiciones necesariasatodoslosadministradosparaaccederalainformacinque administren, sin expresin de causa, salvo aquellas que afectan la intimidad personal, las vinculadas a la seguridad nacional o las que expresamente sean excluidas por Ley y extender las posibilidades de participacin de los administrados y desusrepresentantes, en aquellas decisionespblicasquelespuedanafectar,mediantecualquiersistema
que permita la difusin, el servicio de acceso a la informacin y la presentacindeopinin. Principio de simplicidad. Los trmites establecidos por la autoridad administrativa debern ser sencillos, debiendo eliminarse toda complejidad innecesaria es decir, los requisitos exigidos debern ser racionalesyproporcionalesalosfinesquesepersiguecumplir. Principiodeuniformidad.Laautoridadadministrativadeberestablecer requisitos similares para trmites similares, garantizando que las excepcionesalosprincipiosgeneralesnosernconvertidosenlaregla general. Toda diferenciacin deber basarse en criterios objetivos debidamentesustentados. Principiodepredictibilidad.Laautoridadadministrativadeberbrindara los administrados o sus representantes informacin veraz, completa y confiablesobrecadatrmite,demodotalqueasuinicio,eladministrado pueda tener una conciencia bastante certera de cual ser el resultado finalqueseobtendr. Principio de privilegio de controles posteriores. La tramitacin de los procedimientos administrativos se sustentar en la aplicacin de la fiscalizacin posterior reservndose la autoridad administrativa, el derecho de comprobar la veracidad de la informacin presentada, el cumplimiento de la normatividad sustantiva y aplicar las sanciones pertinentesencasoquelainformacinpresentadanoseaveraz. 3.1.16. LeydeTransparenciayaccesoalainformacinpblica,N27806 El Estadoperuano tieneunaLey quefaculta el acceso decualquier ciudadano a la informacin pblica: Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica N 27806 del 2002. Este acceso a la informacin tiene dosmecanismos: a)Elderechoasolicitarinformaciny b) La obligacin de publicar informacin mediante la instalacin de portales Internetinstitucionalesy/osudifusinmediantediariosyreportesperidicos. GraciasaestaLeyelPerhadadounimportantepaso,contandono solo con un derecho humano, sino adems con una herramienta para la vigilanciadelagestindelEstado.Hoyenda,laciudadanatieneunmedio
parahacerfrenteala"culturadelsecretodelagestinpblica"queapaalas malversaciones de fondos. Vale subrayar que el incumplimiento de esta obligacin por las entidades pblicas es sancionado como falta grave e inclusopuedenserdenunciadaspenalmenteporabusodeautoridad. Sinembargo,anteunasolicituddeinformacin,laexperiencianosindicaque existenseriosproblemasdecumplimiento:nohayfuncionarioresponsable,no se da la informacin completa, la informacin es distinta a la solicitada y la informacin brindada est fuera de los plazos de ley. Esto plantea una necesidaddecorrectivos. Todaslasentidadespblicas(anivelnacional,regionalylocal)estn obligadas progresivamente, de acuerdo a su presupuesto, a tener un portal Internet de transparencia, teniendo ste como ventaja la reduccin de los costosdetransaccinparaelciudadanoquerequiereinformacin,loque,ala vez,democratizalainformacin. El acceso a la informacin pblica se sujeta al siguiente procedimiento: a)Todasolicituddeinformacindebeserdirigidaalfuncionariodesignadopor laentidaddelaAdministracinPblicapararealizarestalabor.Encasodeque stenohubierasidodesignado,lasolicitudsedirigealfuncionarioquetieneen supoderlainformacinrequeridaoalsuperiorinmediato. b) La entidad de la Administracin Pblica a la cual se haya presentado la solicituddeinformacindeberotorgarlaenunplazonomayorde7(siete)das tiles plazo que se podr prorrogar en forma excepcional por cinco (5) das tiles adicionales, de mediar circunstancias que hagan inusualmente difcil reunirlainformacinsolicitada.Enestecaso,laentidaddebercomunicarpor escrito, antes del vencimiento del primer plazo, las razones por las que har uso de tal prrroga.
En el supuesto de que la entidad de la Administracin Pblica no posea la informacin solicitada y de conocer su ubicacin y destino, esta circunstancia deberserpuestaenconocimientodelsolicitante. c) La denegatoria al acceso a la informacin se sujeta a lo dispuesto en el segundoprrafodelArtculo13delaLey.
d)Denomediarrespuestaenlosplazosprevistosenelincisob),elsolicitante puedeconsiderardenegadosupedido. e) En los casos sealados en los incisos c) y d) del presente artculo, el solicitante puede considerar denegado su pedido para los efectos de dar por agotada la va administrativa, salvo que la solicitud haya sido cursada a un rgano sometido a superior jerarqua, en cuyo caso deber interponer el recursodeapelacinparaagotarla. f)Silaapelacinseresuelveensentidonegativo,olaentidadcorrespondiente nosepronunciaenunplazodediez(10)dastilesdepresentadoelrecurso, elsolicitantepodrdarporagotadalavaadministrativa. g) Agotada la va administrativa, el solicitante que no obtuvo la informacin requerida podr optar por iniciar el proceso contencioso administrativo, de conformidad con lo sealado en la Ley N 27584 u optar por el proceso constitucionaldelHbeasData,deacuerdoalosealadoporlaLeyN26301.
3.2. Definicinconceptualterminolgica 3.2.1.SistemadeGestindocumentaria Para esta investigacin el Sistema de gestin documentaia es un software elaborado en Visual Basic 2005 con SQL Server 2005 que soporta la captura, almacenamiento, clasificacin, consulta, bsqueda, y distribucin de documentos de la Municipalidad Distrital de Jayanca, salvaguardando sus caractersticas estructurales, y contextuales, y garantizando su autenticidadyveracidadybasadoenlanormatividadperuanaaplicablepara laMunicipalidad.
Figura5:ModelodelsistemadeGestinDocumentariaparalaMunicipalidad DistritaldeJayanca
ModelodelsistemadeGestinDocum entariaparalaMunicipalidadDistrit aldeJayanca
Lainf ormacin selocaliza rpidamente
Consultas Seevitaelacceso depersonalno autorizado Cadajefedereaaccedea lainf ormacinque necesita.
BASEDEDATOS Lainf ormacinse almacenade manera est ructurada
Quedaregistradoque inf ormacines modificada,anuladao agregada Entradadedocumentos
Lascopiasdeseguridad evitanlasprdidasde inf ormacin
Escner
Fuente:Elaboracinpropia.
Antesdeprocederalaelaboracindeestesistemasedeterminaron las series y grupos documentales ms relevantes que se encuentran disponiblesylaidentificacinycategorizacindelaproduccindocumental de la Municipalidad distrital de Jayanca, basados en la Normatividad del ArchivogeneraldelaNacin,paralocualseutilizelformatorecomendado quesemuestraenelanexo3 Formatodeseriesygruposdocumentales. 3.2.2. Seguridaddelsistema La Seguridad de la Informacin hoy da no es slo un aspecto tecnolgico,porelcontrario,esunasolucinintegradadenegocioque combina recursos organizacionales, procesos y tecnologa. Si no se cuenta con reglas, lineamientos, responsabilidades y procedimientos predefinidos,yantelaausenciadepersonalqueescapacitadoparala gestin del proceso, la inversin en tecnologa solamente no es ms que una prdida de dinero. Este concepto de Seguridad de la
Informacin como una solucin integral es esencial para la transformacin de este nuevo enfoque, en una plataforma tangible, pragmtica y operativa de seguridad, que brinde resultados cuantificablesparaelnegocio. De acuerdo a lo analizado, para esta investigacin la seguridad del sistema estar basada enfuncinalas mejoresprcticasqueplantea Microsoftensusdirectivasdeseguridad:Autenticacin(identificacin segura), autorizacin (acceso a ciertas funcionalidades),
comunicacinsegura,auditoriayadministracindeperfiles. Estos aspectos y su tratamiento sern detallados en el captulo siguiente:Desarrollodelapropuesta. 3.2.3.Aspectosobredigitalizacin La digitalizacin es el proceso mediante el cual la imagen de una pgina(yaseaelanversooelreverso)escapturada. Como se ha visto anteriormente, las imgenes digitales son fotos electrnicas tomadas de una escena o escaneadas de documentos fotografas,manuscritos,textosimpresoseilustraciones. Respecto a los formatos de archivos digitales, para esta investigacin se ha decidido digitalizar los documentos y ser almacenados en formato PD, por ser considerado recientemente como estndar internacional y ser preferido para imprimir y ver documentos de pginas mltiples,deacuerdoaloqueseindicaenelcuadroantesmostradosobre formatosdearchivodeimgenescomunes,vistoenlaseccinanterior. Asimismo, respecto a la Resolucin, que es el trmino usado para definirelnmerodepixelesopuntos(dots)quesecapturanporpulgadade papel (dots per inch: dpi), una resolucin de 200 dpi es la adecuada para desplegarconclaridadtipografasdehasta7puntos.Portanto,200dpies laresolucinalaquelamayoradelosdocumentosserndigitalizadosen laMunicipalidad. Sin embargo,documentos con tipografas ms finas u otros detalles requerirnunamayorresolucin,aunquesermuypocofrecuente. Dispositivodedigitalizacin
Latecnologadedigitalizacincomprendebsicamenteelingresode losdocumentosmedianteelscannerenlaunidaddetrmitedocumentario delaMunicipalidaddistritaldeJayanca. Encontramos una variedad de escner que son utilizados para el tratamientodedocumentos,elanlisisdelosequiposconquesecuentaen dicha oficina, resultan ser suficientes para llevar a cabo el ingreso de los documentos alservidor de archivos. Elequipo deescaneoconquecuenta laMunicipalidadesunescnerdigitaldesuperficieplana HPscanjet2400, cuyascaractersticassemencionanenelsiguientecuadro: CUADRO7:CARACTERSTICASDELSCANNERHPSCANJET2400DELA MUNICIPALIDADDISTRITALDEJAYANCA
DATOSBSICOS Modelo:HPscanjet2400 Tipodedigitalizacin:Superficieplana Resolucindeexploracinporhardware: 1200x1200ppp Profundidaddebits:48bits. Velocidaddedigitalizacinenmodode presentacinpreliminar:12seg. Conectividadestndar:USB Tiposdesoporteadmitidos:Papel(normal, inyeccindetinta,prensa,artculosde revista),transparencias,objetos tridimensionales. Resolucindeexploracinmejorada Nivelesdeescaladegrises Resolucinmejoradailimitada 256
INFORMACINTCNICAADICIONAL Formatodelarchivodedigitalizacin Windows:BMP,JPEG,TIFF,TIFF comprimido,PNG,PCX,Flashpix(FPX), PDF,PDFbuscable,RTF,HTM,TXT Macintosh:TIFF,PICT,JPEG,GIF, FlashPix,TextosinFormatoPDF,HTML, RichText
Fuente:ManualdeusoyespecificacionestcnicasHPScanJet2400
De las caractersticas presentadas, podemos deducir que son suficientesparaelprocesodecapturadelosdocumentos. 3.2.4. Usuario: BasndonosenladefinicinquepresentalaNormaTcnicaPeruana NTPISO/IEC 12207, Tecnologa de la informacin, Procesos del ciclo de vida del software, definimos al usuario como la persona natural o jurdica que utiliza el sistema de gestin documentaria para un fin especfico:
consultar estado de documento, emitir documento a la Municipalidad DistritaldeJayancayrecibirunarespuestadeatencinaestedocumento. 3.2.5.Atencinalusuario En esta investigacin se tomar en cuenta el servicio Directo en el modelo ciudadanocliente, basado en el Manual de Buenas prcticas gubernamentales (BPGs)2006. Esto implica servicios concretos: El usuario no debe hacer colas, brindarle un buen trato, una atencin de calidad, agilizar los trmites, brindar informacinoportuna,rendircuentas. Las BPGs en Servicio de Atencin al Ciudadano buscan que ste sea el elemento esencial del proceso administrativo en el sector pblico y que su bienestar sea el principio fundamental del servidor pblico, siguiendo el principiodeservicioalcliente.Elloimplicauncambiodementalidadenlos funcionarios y, en la mayora de casos, el rediseo de procesos para la comodidadyfacilidaddeaccesodelosciudadanosalosservicios.Eneste aspecto constituye un elemento de suma importancia la atencin personalizada utilizando tecnologas de informacin y la difusin de informacinparaelciudadanosobreelquehacerinstitucionalportodoslos canalesdisponibles.
CAPITULOIV:MARCOCONCEPTUAL
4.1. Metodologasdedesarrollodesistemas Existenvariasmetodologasparaeldesarrollodesistemasyalgunassurgende combinacionesdeotras.Enlainvestigacinsetomarnslolasmetodologas basadasenUML. No se trata de elegir cual es la mejor, porque todas contribuyen con ideas importantes para el desarrollo de un sistema, sino ms bien cual de ellas se adaptaaunasituacindeterminada. A continuacin se presentan las caractersticas ms relevantes de las metodologasmasutilizadasbasadasenUML: 4.1.1. MetodologaRUP El Proceso Unificado de Rational es un proceso de ingeniera del software.Proporcionaunacercamientodisciplinadoalaasignacindetareasy responsabilidadesenunaorganizacindedesarrollo.Supropsitoesasegurar la produccin de software de alta calidad que se ajuste a las necesidades de sususuariosfinalesconunoscostosyuncalendariopredecibles. Endefinitiva,elRUPesunametodologadedesarrollodesoftwarequeintenta integrartodoslosaspectosatenerencuentadurantetodoelciclodevidadel software, con el objetivo de hacer abarcables tanto pequeos como grandes proyectossoftware. LascaractersticasprincipalesdeRUPson: Puede ser adaptado y extendido para satisfacer las necesidades de la organizacinqueloadopte. Esguiadoporcasosdeuso Escentradoenlaarquitectura. Esiterativoeincremental. UtilizaUMLcomolenguajedenotacin. Captura muchas de las mejores prcticas del desarrollo de software moderno, por ejemplo: SCM, internal/external reviews, PM, risk management,QA,prototipos,iterativoeincremental,etc.
4.1.2. MetodologaICONIX ICONIXesunametodologasimplequeselepuedeubicarentreRUPy lametodologaXP. Es guiado por casos de uso, como RUP, pero no posee todo la plataformadeRUP. Esrelativamentepequeo,peronodescartalasnotacionesdeanlisisy diseo. ICONIX es minimalista y se focaliza en el rea que queda entre los casosdeusoyelcdigo. Los3elementosfundamentalesdeICONIXson: Esiterativoeincremental. Encadapasohayunareferenciaalosrequerimientos. HaceunusoestilizadodeUML.
4.1.3. MetodologaOOSP(ObjectOrientedSoftwareProcess) Est formada por una coleccin de process patterns. Un process pattern es a su vez una coleccin de tcnicas genricas, acciones y/o tareas quesolucionanunproblemaespecficodeprocesosdesoftwareconsiderando lasfuerzasyfactoresdelproblema. Phase process pattern: determina las iteracciones entre los stage processpatternsdentrodeunafasedelproceso. Stage process pattern: determina las tareas, usualmente llevadas a caboenformaiterativa,dentrodeunastagedelproceso. Taskprocesspattern:dasolucionesprobadasparaproblemasdebajo niveldentrodecadastage. Los process patterns describen lo que se debe hacer pero no los detallesexactosdecmohacerlo.Sonbloquesreusablesapartirdeloscuales se configura un modelo de proceso de software que se encuadre en las necesidadesparticularesdelaorganizacin. 4.2. Comparacindemetodologas Paraefectuarlacomparacindemetodologassetomencuentatresaspectos importantesantesdeelegirunametodologadedesarrollodesistemas: 4.2.1. Caractersticasdelproyecto.
Tamaoesperadodelproyecto. Tamaodelequipodedesarrollo. Complejidaddelproblemaaresolver
CUADRO8:COMPARACINDEMETODOLOGASSEGNCARACTERSTICAS DELPROYECTO
METODOLOGA RUP ICONIX OOSP Tamaodel proyecto Mediano/Grande Tamaodel equipo Mediano/Grande Complejidad delproblema Mediana/Alta
Pequeo/Mediano Pequeo/Mediano Baja/Mediana Mediano/Grande Mediano/Grande Mediana/Alta
Fuente:PragmaConsultores:AgileoUnified?UBANoviembre2004
4.2.2. Requerimientos Curvadeaprendizaje:Cuantoletomaaunaorganizacinincorporar elconocimientonecesarioparaaplicarcorrectamenteelmodelo? Herramientas: Existen herramientas que den soporte a las actividadesquehayquerealizar? Soporte externo: Existe en el mercado soporte para adoptar el modelo?
CUADRO9:COMPARACINDEMETODOLOGASSEGNREQUERIMIENTOS
METODOLOGA RUP ICONIX OOSP Curvade aprendizaje Lento Rpido Lento Herramientas Altamente soportadas Algunas disponibles Nosemenciona Soporte externo Altamente Algunas disponibles Nodisponible
CUADRO10:PONDERACIONESASIGNADASSEGNCRITERIOSDE ELECCINDEMETODOLOGA
CRITERIO DETALLE PONDERACIN Pequeo/Mediano Mediano/Grande Pequeo/Mediano Mediano/Grande Baja/Mediana Mediana/Alta Lento Rpido Nosemenciona AlgunasdisponiblesAltamente soportadas Nodisponible Algunasdisponibles Altamente 0 5 0 5 0 5 0 5 0 2.5 5 0 2.5 5
Tamaodel proyecto Caractersticas Tamaodel delproyecto equipo Complejidaddel problema Curvade aprendizaje Herramientas
Requerimientos
Soporteexterno
CUADRO11:CRITERIOSDESELECCINYPUNTUACIONESSEGN METODOLOGA
CRITERIO DETALLE Tamaodelproyecto Caractersticas Tamaodelequipo delproyecto Complejidaddel problema Curvadeaprendizaje Requerimientos Herramientas Soporteexterno TOTAL
RUP ICONIX OOSP 5 5 5 0 5 5 25 0 0 0 5 2.5 2.5 10 5 5 5 0 0 0 15
DadoelescenarioquesepresentaseeligiutilizarlametodologaRUP. 4.3. Metodologaelegida 4.3.1. Definicin La metodologa RUP, llamada as por sus siglas en ingls Rational Unified Process, es un proceso de ingeniera del software. Proporciona un acercamiento disciplinado a la asignacin de tareas y responsabilidades en una organizacin de desarrollo. Su propsito es asegurar la produccin de software de alta calidad que se ajuste a las
necesidades de sus usuarios finales con unos costos y un calendario predecibles. 4.3.2. FasesdelaMetodologaRUP LametodologaRUPdivideen4faseseldesarrollodelsoftware:
Inicio: Antes de iniciar un proyecto es conveniente plantearse algunas cuestiones: Cul es el objetivo? Es factible? Lo construimos o lo compramos? Cunto va a costar? La fase de inicio trata de responder a estas preguntas y a otras ms. Sin embargo no pretendemos una estimacin precisa o la captura de todos los requisitos. Ms bien se trata de explorar el problema lo justoparadecidirsivamosacontinuaroadejarlo.Generalmenteno debe durar mucho ms deuna semana. El Objetivo en esta etapa esdeterminarlavisindelproyecto. Elaboracin:Elpropsitodelafasedeelaboracinesanalizarel dominiodelproblema,establecerloscimientosdelaarquitectura, desarrollarelplandelproyectoyeliminarlosmayoresriesgos. Cuandoterminaestafasesellegaalpuntodenoretornodel proyecto:apartirdeesemomentopasamosdelasrelativamente ligerasydepocoriesgodosprimerasfases,aafrontarlafasede construccin,costosayarriesgada.Esporestoquelafasede elaboracinesdegranimportancia. Enestafaseseconstruyeunprototipodelaarquitectura,quedebe evolucionareniteracionessucesivashastaconvertirseenelsistema final. Este prototipo debe contener los casos de uso crticos identificadosenlafasedeinicio.Tambindebedemostrarsequese han evitado los riesgos ms graves, bien con este prototipo, bien conotrosdeusarytirar.Enestaetapaelobjetivoesdeterminarla arquitecturaptima. Construccin: La finalidad principal de esta fase es alcanzar la capacidad operacional del producto de forma incremental a travs de las sucesivas iteraciones. Durante esta fase todas los componentes, caractersticas y requisitos, que no lo hayan sido
hecho hasta ahora, han de ser implementados, integrados y probados, obtenindose una versin del producto que se pueda poner en manos de los usuarios (una versin beta). El nfasis en esta fase se pone controlar las operaciones realizadas, administrando los recursos eficientemente, de tal forma que se optimicenloscostes,loscalendariosylacalidad.
Transicin: La finalidad de la fase de transicin es poner el productoenmanosdelosusuariosfinales,paraloquetpicamente serequerirdesarrollarnuevasversionesactualizadasdelproducto, completar la documentacin, entrenar al usuario en el manejo del producto y, en general, tareas relacionadas con el ajuste, configuracin,instalacinyusabilidaddelproducto.
Cada una de estas etapas es desarrollada mediante el ciclo de iteraciones,lacualconsisteenreproducirelciclodevidaencascadaa menorescala.LosObjetivosdeunaiteracinseestablecenenfuncin de la evaluacin delas iteracionesprecedentes. Cabe mencionar que elciclodevidaquesedesarrollaporcadaiteracin,esllevadabajodos disciplinas: DisciplinadeDesarrollo

IngenieradeNegocios:Entendiendolasnecesidadesdelnegocio. Requerimientos: Trasladando las necesidades del negocio a un sistemaautomatizado.
Anlisis y Diseo: Trasladando los requerimientos dentro de la arquitecturadesoftware.
Implementacin:Creandosoftwarequeseajustealaarquitecturay quetengaelcomportamientodeseado.
Pruebas: Asegurndose que el comportamiento requerido es el correctoyquetodolossolicitadoestapresente.
DisciplinadeSoporte
Configuracin y administracin del cambio: Guardando todas las versionesdelproyecto.
Administrandoelproyecto:Administrandohorariosyrecursos. Ambiente:Administrandoelambientededesarrollo.
Distribucin:Hacertodolonecesarioparalasalidadelproyecto
Figura6:Fases,flujosdetrabajoeiteracionesdelametodologaRUP
Esrecomendablequeacadaunadeestasiteracionesselesclasifique yordenesegnsuprioridad,yquecadaunaseconviertaluegoenun entregablealcliente.Estotraecomobeneficiolaretroalimentacinque setendraencadaentregableoencadaiteracin. 4.3.3. RUP,MetodologabasadaenUML Puesto que la metodologa RUP est basada en UML, se tratar de resumirlosaspectosqueinvolucraestelenguajedemodelado. El UML es un lenguaje de modelado cuyo vocabulario y sintaxis estn ideadosparalarepresentacinconceptualyfsicadeunsistema.Susmodelos sonprecisos,noambiguos,completosypuedensertrasladadosdirectamentea una gran variedad de lenguajes de programacin , como Java, C++ o Visual Basic, pero tambin a tablas de bases de datos relacionales y orientadas a objetos. Es posible generar cdigo a partir de un modelo UML (ingeniera directa) y tambin puede construirse un modelo a partir de la implementacin (ingenierainversa),aunqueenlasdossituacionesdebeintervenirunmayoro menorgradodesupervisinporpartedelprogramador,enfuncindelobuenas queseanlasherramientasempleadas. LosbloquesbsicosdeconstruccindeUMLsontres,loselementos,las relacionesylosdiagramas. Los elementos son abstracciones que actan como unidades bsicas de construccin. Hay cuatro tipos, los estructurales, los de
comportamiento,losdeagrupacinylosdenotacin.Encuantoalos elementos estructurales son las partes estticas de los modelos y representan aspectos conceptuales o materiales. Los elementos de comportamiento son las partes dinmicas de los modelos y representan comportamientos en el tiempo y en el espacio. Los elementos de agrupacin son las partes organizativas de UML, establecenlasdivisionesenquesepuedefraccionarunmodelo.Slo hay un elemento de agrupacin, el paquete, que se emplea para organizarotroselementosengrupos.Loselementosdenotacinson las partes explicativas de UML, comentarios que pueden describir textualmentecualquieraspectodeunmodelo.Slohayunelemento denotacinprincipal,lanota.
CUADRO12:ELEMENTOSDECONSTRUCCINENUML
Describe un conjunto de objetos que comparten los mismos atributos, mtodos, relaciones y semntica. Lasclasesimplementanunaomsinterfaces.
Clase
Componente
E S T R U C T U R A L E S
Casode uso
Colabor acin
E L E M E N T O S
Claseactiva
Se trata de una clase, en la que existe procesos o hilosdeejecucinconcurrentesconotroselementos. Laslneasdel contornosonmsgruesas queen la clasenormal Agrupacin de mtodos u operaciones que especifican un serviciodeunaclaseocomponente, describiendosucomportamiento,completooparcial, externamente visible. UML permite emplear un crculo para representar las interfaces, aunque lo ms normal es emplear la clase con el nombre en cursiva. Define una interaccin entre elementos que cooperan para proporcionar un comportamiento mayor que la suma de los comportamientos de sus elementos. Describe un conjunto de secuencias de acciones que un sistema ejecuta, para producir un resultado observable de inters. Se emplea para estructurar losaspectosdecomportamientodeunmodelo. Partefsicayportantoreemplazable deunmodelo, que agrupa un conjunto de interfaces, archivos de cdigo fuente, clases, colaboraciones y proporciona laimplementacindedichoselementos.
Interfaz
Nodo
Elementofsicoqueexisteentiempodeejecuciny representaunrecursocomputacionalconcapacidad deprocesar.
Mquinas de Estados
Elementos de Comporta miento
Interaccin
Comprende un conjunto de mensajes que se intercambian entre un conjunto de objetos, para cumplirunobjetivoespecifico.
Especificalasecuenciadeestadosporlosquepasa unobjetoounainteraccin,enrespuestaaeventos.
Elementos de agrupacin Elementos de notacin
Paquete
Se emplea para organizar otros elementos en grupos. Partes explicativa de UML, que puede describir textualmentecualquieraspectodelmodelo
Fuente: Arregui, M., Grupo Iris (Integracin y Reingeniera de Sistemas), Universitat Jaume I, Castelln, TutorialdeUML,Espaa,2004.
Las relacionessonabstracciones que actan como uninentre los distintos elementos. Hay cuatro tipos,la dependencia, la asociacin, lageneralizacinylarealizacin. CUADRO13:ELEMENTOSDERELACINENUML
Nota
Dependencia
Esunarelacinentredoselementos, tal que un cambio en uno puede afectaralotro. Es una relacin estructural que resume un conjunto de enlaces que sonconexionesentreobjetos. Esunarelacinenlaqueelelemento generalizado puede ser substituido por cualquiera de los elementos hijos,yaquecompartensuestructura ycomportamiento. Es una relacin que implica que la parterealizantecumpleconunaserie deespecificacionespropuestasporla claserealizada(interfaces).
Asociacin
Generaliza cin
Realizacin
Fuente: Arregui, M., Grupo Iris (Integracin y Reingeniera de Sistemas), Universitat Jaume I, Castelln,TutorialdeUML,Espaa,2004.
Losdiagramassonladisposicindeunconjuntodeelementos,que representanelsistemamodeladodesdediferentesperspectivas.UML
tiene nueve diagramas fundamentales, agrupados en dos grandes grupos, uno para modelar la estructura esttica del sistema y otro para modelar el comportamiento dinmico. Los diagramas estticos son: eldeclases, deobjetos, decomponentes y de despliegue. Los diagramas de comportamiento son: el de Casos de Uso, de secuencia,decolaboracin,deestadosydeactividades.
CUADRO14:DIAGRAMASENUML
M O D E L A N Muestra un conjunto de clases, interfaces y colaboraciones,ascomosus relaciones, cubriendola vistadediseoestticadelsistema.
Clases
Despliegue
E S T R U C T U R A
Anlogo al diagrama de clases, muestra un conjunto de objetos y sus relaciones, pero a modo de vista instantneadeinstanciasdeunaclaseeneltiempo. Muestra la organizacin y dependencias de un conjunto de componentes. Cubren la vista de implementacin esttica de un sistema. Un componenteesunmdulodecdigo,demodoquelos diagramasdecomponentessonlosanlogosfsicosa losdiagramasdeclases. Muestralaconfiguracindelhardwaredelsistema,los nodos de proceso y los componentes empleados por stos. Cubren la vista de despliegue esttica de una arquitectura. Muestra un conjunto de casos de uso, los actores implicados y sus relaciones. Son diagramas fundamentales en el modelado y organizacin del sistema. Son diagramas de interaccin, muestran un conjunto de objetos y sus relaciones, as como los mensajes que se intercambian entre ellos. Cubren la vista dinmica del sistema. El diagrama de secuencia resalta la ordenacin temporal de los mensajes, mientrasqueeldecolaboracinresaltalaorganizacin estructural de los objetos, ambos siendo equivalentes o isomorfos. En el diagrama de colaboracin de la figuradelaizquierda,sepuedeverqueloselementos grficos no son cajas rectangulares, como cabra esperar, y en su lugar encontramos sus versiones adornadas. Estas versiones tienen como finalidad evidenciar un rol especfico del objeto siendo modelado. En la figura encontramos de izquierda a derecha y de arriba abajo un Actor, una Interfaz, un Control (modela un comportamiento) y una Instancia (modelaunobjetodedato). Muestra una mquina de estados, con sus estados, transiciones, eventos y actividades. Cubren la vista dinmica de un sistema. Modelan comportamientos reactivosenbaseaeventos. Tipoespecialdediagramadeestadosquemuestrael flujodeactividadesdentrodeunsistema.
M O D E L A N
Fuente: Arregui, M., Grupo Iris (Integracin y Reingeniera de Sistemas), Universitat Jaume I, Castelln, TutorialdeUML,Espaa,2004.
4.3.4. RUPylasmejoresprcticasparaeldesarrollodesoftware
Actividades
C O M P O R T A M I E N T O
Estados
Colaboracin
Secuencia
CasosdeUso
Componentes
Obje tos
El Proceso Unificado de Rational (RUP) describe como aplicar efectivamente enfoques comprobados comercialmente para el desarrollo de software.Estosenfoquessonllamados"mejoresprcticas"puessonutilizados enlaindustriapororganizacionesexitosas. RUP provee a cada miembro del equipo de las guas de proceso, plantillasy mentoresdeherramientasnecesariosparaqueel equipocompleto tomeventajade,entreotras,lassiguientesmejoresprcticas:
Figura7:MejoresprcticasenlametodologaRUP
Desarrollarsoftwareiterativamente:
En funcin de la cada vez mayor complejidad solicitada para los sistemas de software, ya no es posible trabajar secuencialmente: definir primero el problema completo, luego disear toda la solucin, construir el software y finalmente, testear el producto. Es necesario un enfoque iterativo, quepermitaunacomprensincrecientedelproblemaatravsderefinamientos sucesivos, llegando a una solucin efectiva luego de mltiples iteraciones acotadasencomplejidad. RUP utiliza y soporta este enfoque iterativo que ayuda a atacar los riesgos mediante la produccin de releases ejecutables progresivos y frecuentesquepermitenlaopinineinvolucramientodelusuario. A travs de las iteraciones que generan releases ejecutables, se logra detectar en forma temprana los desajustes e inconsistencias entre los requerimientos, el diseo, el desarrollo y la implementacin del sistema, manteniendoalteamdedesarrollofocalizadoenproducirresultados.
Administrarlosrequerimientos
Los requerimientos son las condiciones o capacidades que el sistema debe conformar. La Administracin de Requerimientos es un enfoque sistemticoparahallar,documentar,organizary monitorearlosrequerimientos cambiantesdeunsistema. LaAdministracindeRequerimientospermite: a)quelascomunicacionesestnbasadasenrequerimientosclaramente definidos, b) que los requerimientos puedan ser priorizados, filtrados y monitoreados, c) que sea posible realizar evaluaciones objetivas de funcionalidad y performance, d) que las inconsistencias se detecten ms fcilmente RUP describe como: Obtener, organizar y documentar la funcionalidad y restricciones requeridas Documentarymonitorearlasalternativasydecisiones
Las nociones de Casos deUso yde Escenarios utilizadasen RUPhan demostrado ser una manera excelente de capturar los requerimientos funcionales y asegurarse que direccionan el diseo, la implementacin y la pruebadelsistema,lograndoasqueelsistemasatisfagalasnecesidadesdel usuario.
Utilizararquitecturasbasadasencomponentes
El proceso de software debe focalizarse en el desarrollo temprano de una arquitectura robusta ejecutable, antes de comprometer recursos para el desarrolloengranescala.RUPdescribecomodisearunaarquitecturaflexible, que se acomode a los cambios, comprensible intuitivamente y promueve una msefectivareutilizacindesoftware.Soportaeldesarrollodesoftwarebasado en componentes: mdulos no triviales que completan una funcinclara. RUP provee un enfoque sistemtico para definir una arquitectura utilizando componentesnuevosypreexistentes. Modelizarsoftwarevisualmente
RUP muestra como modelar software visualmente para capturar la estructura y comportamiento de arquitecturas y componentes. Las abstracciones visuales ayudan a comunicar diferentes aspectos del software comprender los requerimientos, ver como los elementos del sistema se relacionan entres, mantener laconsistencia entre diseo e implementacin y promover una comunicacin precisa. El estndar UML(Lenguaje de Modelado Unificado), creado por Rational Software, es el cimiento para un modelado visualexitoso. Verificarlacalidaddesoftware
Es necesario evaluar la calidad de un sistema respecto de sus requerimientos de funcionalidad, confiabilidad y performance. La actividad fundamentaleseltesting,quepermiteencontrarlasfallasantesdelapuestaen produccin.RUPasisteenelplaneamiento,diseo,implementacin,ejecucin yevaluacindetodosestostiposdetesting. Elaseguramientodelacalidadseconstruyedentrodelproceso,entodas las actividades, involucrando a todos los participantes, utilizando medidas y criterios objetivos, permitiendo as detectar e identificar los defectos en forma temprana. Controlarloscambiosalsoftware
La capacidad de administrar los cambios es esencial en ambientes en los cuales el cambio es inevitable. RUP describe como controlar, rastrear y monitorearloscambiosparapermitirundesarrolloiterativoexitoso.Estambin unaguaparaestablecerespaciosdetrabajosegurosparacadadesarrollador, suministrando el aislamiento de los cambios hechos en otros espacios de trabajo y controlando los cambios de todos los elementos de software (modelos,cdigo,documentos,etc.).
CAPITULOV:DESARROLLODELAPROPUESTA
El desarrollo de la propuesta se ha basado en el marco conceptual descrito anteriormente, es decir de acuerdo a la normatividad del Sistema Nacional de ArchivoaplicadasaMunicipalidades,laleydelprocedimientoadministrativogeneral y la ley de transparencia y acceso a la informacin pblica. Se desarrolla la propuestabasadaenelPlandeDesarrollodeSoftwarequesemuestraenelanexo 4. 5.1. Faseinicial 5.1.1.Modeladodelnegocio Elpropsitodelafasedeinicioesestablecerlosobjetivosparaelciclo devidadel software a implementar. Durante esta fasese identificarn todos los actores y casos de uso. Aqu se definirn el modelo del negocio y el alcancedelproyecto,siendolosartefactosdesarrollados: elModelodeCaso deUsodelNegocio,especificacindelosCasodeUsodelNegocio,Modelo deObjetosdelNegocio,ModelodeDominiodelProblemayunglosarioconla terminologaclavedeldominiodelproblema. 5.1.1.1. Modelodecasosdeusodelnegocio(MCUN) Figura8:ModelodecasosdeusodelnegocioGestinDocumentariadela MunicipalidadDistritaldeJayanca
Adminis tr ador
Adminis tr ac indels is tema
Regis trodedoc um ento
UnidaddeTr mite Doc umentar io
Us uario
Ges tindoc um ento
J efaturaderea
Us uarioNatural
Us uariojur dic o
5.1.1.2. EspecificacindeCasosdeUsodelNegocio
CUADRO15:CASODEUSOADMINISTRACINDELSISTEMA Administracindelsistema
Definicindel casodeuso Proceso en el cual se da mantenimiento a los grupos documentales, las series documentales, los empleados, sus reas,ascomoasignarusuarioypermisosalosusuarios. Metas Gestionar eficientemente la informacin sobre las series documentales, as como la informacin correspondiente a los empleados,susreasylaasignacindeusuarioypermisosalos usuarios. Propietario Riesgos Jefedeunidadinformtica Al gestionar ineficientemente el proceso de administracin del sistema se realizar incorrectamente el proceso de registro de documentoysugestin. Categora Flujosde trabajo CasodeUsoPrincipal
Registrar/Actualizarseriedocumental. Registrar/Actualizargrupodocumental. Asignarrequisitos. Registrarrea. Registrar/Actualizarempleado. Buscarempleado. Asignarusuariosypermisos. Generarreportes(empleados,seriesdocumentales, estadsticasdegestindocumentaria).
CUADRO16:CASODEUSOREGISTRODEDOCUMENTO Registrodedocumento
Definicindel casodeuso Procesoenelcualseregistraundocumentointernooexterno,el cual es generado por los usuarios (naturales o jurdicos), asimismo se registran sus adjuntos, y se inicia el proceso de derivacin del documento al rea responsable, culminando en la generacindeunticketqueesentregadoalusuario. Metas Registrar eficientemente la informacin sobre los documentos internosyexternosdelaMunicipalidadDistritaldeJayanca. Propietario Riesgos Tramitadora Al realizar el registro de los documentos ineficientemente, el procesodegestindeldocumentoserealizarincorrectamente. Categora Flujosde trabajo CasodeUsoPrincipal
Listardocumentosexternos Registrardocumentoexterno Modificardocumentoexterno Gestionarreferencias Gestionaradjuntos Buscarusuario Registrar/Actualizarusuario Generarticket Derivardocumentoexterno Anulardocumento Listardocumentosenviados Mostraradjuntos Listardocumentosanulados Restaurardocumento Listardocumentosinternos Registrardocumentointerno Modificardocumentointerno Asignaradjunto Imprimirdocumentos(registrados,anulados,enviados)
CUADRO17:CASODEUSOGESTINDEDOCUMENTO
Gestindedocumento
Definicindel casodeuso Proceso en el cual se gestionael documento,derivndolo a otra rea, concluyendo la atencin o archivndolo. Aqu tambin se consideran las consultas realizadas sobre los documentos respondidos, atendidos y archivados, as como la ubicacin de documentosinternosoexternos. Metas Propietario Riesgos Gestionar eficientemente los documentos, de manera que se produzcaunarpidarespuestaalosusuarios. Jefederea,usuario,tramitadora Al gestionar ineficientemente el proceso de gestin de documentos no se lograr brindar un adecuado servicio de atencinalusuario. Categora Flujosde trabajo CasodeUsoPrincipal
Listardocumentospendientesdeatencin. Mostraradjuntosdeldocumento. Darprovedo. Cocluiratencindeldocumento. Mostrarseguimientodeldocumento. Mostraradjunto. Listardocumentosrespondidos. Listardocumentosatendidos. Archivardocumento. Listardocumentosarchivados. Ubicardocumentoexterno. Ubicardocumentointerno. Consultarestadodeundocumento. Imprimir documentos (pendientes de atencin, respondidos, atendidosyarchivados)
5.1.1.3. Modelosdeobjetodelnegocio(MON) Un modelo de Objetos del Negocio es un modelo interno a unnegocioydescribecomocadacasodeusoesllevadoacabo porpartedeunconjuntodetrabajadoresqueutilizanunconjunto deentidadesdelnegocioydeunidadesdetrabajo.Losmodelos deobjetosdelnegocioestnasociadosacadaunodeloscasos deusodelnegociodescritosanteriormente.
Figura9:Modelodeobjetodelnegocio:Administracindelsistema
rea
Registrar /Actualizar Registrar/Actualizar Gr upo_documental Requisito
Asignar
Registrar/Actualizar/Listar/ Asignar usuarioy permisos/Buscar
Administr ador
Registrar /Actualizar/Listar
Empleado
Ser ie_docum ental
Figura10:Modelodeobjetodelnegocio:Registrodedocumento
Docum entointerno
Docum entoexterno
Adjunto
Documento
Registrar/Mostrar/Asignar
Registrar/ModificarListar/ Anular/Consultar/Derivar/ Imprim ir
Usuario_Natural
Registrar/Modificar/Listar
Tram itadora
Generar
Us uario_Jurdico Usuario
Ticket
Figura11:Modelodeobjetodelnegocio:Gestindedocumento
Listar/Darprovedo/Concluiratencin/ Archivar/Eliminarenvo/Ubicar/Listar
Consultarestadodedoc.
Documento Jefederea
Listar Listar
Listar/Darprovedo/Concluiratencin/ Archivar/Eliminarenvo/Ub icar/ Listar/Consultarestadodedoc.

TramitadorAutomatizado
Listar
Movimientos _doc Tram itadora
5.1.1.4. Modelodedominiodelproblema Figura12:Modelodedominiodelproblema

Adjunto
(f romclases )
Referencia
(f romDC_Administrac.. .) del sistema) ion
0..n
0..n
1..1 1..1
Movimientos_doc
(f romclases )
Documento
(f romclases )
Grupo_documental
1..n 0..n
1..1 0..n
1..n
1..1
(f romclases)
1..1 1..n 0..n Requis ito
0..1
Us uario
(f romclases )
Serie_documental
(f romclases)
0..n
(f romclases)
Us uario_ Natural
(f romclases)
1..1 1..n
Us uario_Jur dico
(f romclases)
1..1 1..1
rea
(f romclases)
1..1
1..n
Contrato
1..1
Ubic.geograf
1..n 1..1
Cargo
5.1.1.5. GlosariodeTrminos A continuacin se presentan las definiciones de los trminos utilizadosa lo largodel proyectodeimplementacin de un sistema de gestin documentaria para mejorar el servicio de atencindelosusuariosdelaMunicipalidadDistritaldeJayanca. Documentacin generados por Externa: los Son aquellos documentos privados,
organismos
pblicos,
asociaciones o ciudadanos y que son recepcionados por el rea de trmite documentario, asignndole una numeracin correlativa. Documentacin Interna: Son aquellos documentos
generadosporlasunidadesoreasdelaMunicipalidad. Estado de un documento: A una fecha determinada el estadodeunexpedientepuedeserlasiguiente: o Pendiente: Aquel que est pendiente para la atencin del jefedeunreadeterminada. o Atendido: Aquel documento que concluy en su atencin en una determinada rea, quedando listo para ser archivado. o Archivado: Aquel que se mantiene en custodia, como fuentedeinformacin. Seriedocumental:Conjuntodedocumentosquerespondena un mismo grupo documental producido por un rgano, en el ejercicio de una funcin determinada dentro de la Municipalidad. La serie documental es un factor fundamental paraunaclasificacinqueserijaporelprincipioderespetoa laestructuraenquesegeneranlosdocumentos. Unidad de Trmite documentario: La Unidad de Trmite Documentario y Archivo est a cargo de un funcionario de confianza,quiendependefuncionalyjerrquicamentedelJefe de la Oficina de Secretara General Su funcin es recepcionar,registrarydistribuirladocumentacinrecibidade usuarios externos, brindar un servicio de atencin personalizadaenlasconsultas,ubicacineinformacindelos
documentos solicitados porSecretaraGeneral, administrar el ArchivoCentraldelaMunicipalidad,entreotras. Secretara General: La Oficina de Secretara General es el reaqueestacargodeunfuncionariodeconfianzaconnivel de Gerente, quien depende funcional y jerrquicamente del Alcalde. El mbito de competencia funcional de la Oficina de Secretara General comprende, el apoyo a las acciones administrativas del Concejo Municipal y de la Alcalda conforme a la normatividad vigente, as como, garantizar el correctodesarrollodelosprocesosdetrmitedocumentarioy el mantenimiento, uso, conservacin y depuracin del patrimoniodocumental. Ticket:Documentogeneradoluegoderegistrarundocumento externo y que es entregado al usuario para que en base al cdigogeneradopuedarealizarsuconsulta. Jefederea:Esaquellapersonaresponsabledeunreaque realizalagestindelosdocumentosquecompetenasurea. 5.2. FasedeElaboracin Elobjetivogeneralenestafaseesplantearlaarquitecturaparael ciclo de vida del producto que se implementar en la Municipalidad distrital de Jayanca. Se desarrollan prototipos que contienen los casos deusocrticosquefueronidentificadosenlafasedeinicio.Enestafase se realizar la captura de la mayor parte de los requerimientos funcionales, manejando los riesgos que interfieranconlosobjetivosdel sistema, acumulando la informacin necesaria para el plan de construccinyobteniendosuficienteinformacinparahacerrealizableel casodelnegocio. Enestafaseseanalizareldominiodelproblema,planteadoenel modeladodelnegocio,yseestablecerloscimientosdelaarquitectura, eliminando los mayores riesgos. Cuando termina esta fase se llega al puntodenoretornodelproyecto:apartirdeesemomentosepasarde lasrelativamenteligerasydepocoriesgodosprimerasfases,aafrontar la fase de construccin, que de algn modo resulta ser costosa y
110
arriesgada. Es por ello que la fase de elaboracin es de gran importancia. Losartefactosquesepresentarenestafasesern: ModelodeCasosdeCasosdeUsodeRequerimiento. DiagramasdeColaboracin. DiagramasdeSecuencia.
5.2.1 Requerimientos La etapa de Requerimientos es el segundo flujo de trabajo o disciplinadelametodologaRUP,yconsisteenestablecerlosservicios que el sistema debe proveer y las restricciones bajo las cuales debe operar. Elobjetivoprincipaldeestadisciplinaesestablecerlasfunciones que se quiere que satisfaga el sistema a construir. En esta lnea los requerimientos son el contrato que se debe cumplir, de modo que los usuariosfinalestienenquecomprenderyaceptarlosrequerimientosque se especifiquen. Para obtener los requerimientos se deben aplicar prcticasdelicitacinalosinvolucradosenelproyecto,anotaryvalidar todassussolicitudes. Losprincipalesobjetivosdeestadisciplinason: Definirelmbitodelsistema. Definirunainterfazdeusuariosparaelsistema,enfocadaa lasnecesidadesymetasdelusuario. Establecer y mantener un acuerdo entre clientes y otros involucradossobreloqueelsistemadeberahacer. Tener un mejor entendimiento de los requerimientos del sistema. Tener una base para estimar recursos y tiempo de desarrollodelsistema. Los requerimientos sern divididos en dos grupos: Los funcionales,quedescribirnlasfuncionesqueelsoftwarevaaejecutar ylosnofuncionales,queespecificarncriteriosquepuedenusarsepara juzgarlaoperacindeunsistemaenlugardesusfuncionesespecficas.
111
Para ello se ha utilizado los diagramas de casos de uso, elaborando sus respectivas especificaciones, de modo que se pueda tenerunadescripcindetalladadelosrequisitosfuncionalesdelsistema aimplementar. Asmismo,losrequisitosnofuncionalesquerepresentanaquellos atributosquedebeexhibirelsistema,peroquenosonunafuncionalidad especfica sern descritos textualmente en especificaciones suplementarias. 5.2.1.1.ModelodeCasosdeUsodeRequerimientos(MCUR) LosModelosdeCasosdeUsocapturanpartedelarealidadenla cualseesttrabajandoydescribenelsistemaysuambiente.Teniendo en cuenta el modelado del negocio hecho en el flujo anterior, pertenecientealafasedeIniciodelametodologa,sehanelaboradolos casosdeusoderequerimientos,siendoestosdivididosentresprocesos principales: Administracindelsistema. Registrodedocumento. Gestindedocumentos.
A) Modelodecasodeusoderequerimientos:administracindel sistema. Figura13:MCUR:Administracindelsistema

112
Registrar Seriedocumental
(fr o mGd o cCU)
RegistrarGrupo documental
(fr o mGd o cCU )
<<extend>>
<<extend>>
Listars eriedocum ental

(fr o mGd o cCU)
Registrar rea Adm inistrador

(fr o mActor es) (fr o mGd o cCU )
ActualizarEmpleado
(fr o mGd o cCU )
<<extend>>
<<extend>>
ListarEmpleado
(fr o mGd o cCU )
Asignarusuarioyperm isos
(fr o mGd o cCU )
<<extend>>
Registrarempleado Generarrepor tedeserie documentalporgrupodoc.

(fr o mGd o cCU )
Generarreporte deEm pleado

(fr o mGd o cCU )
(fr o mGd ocCU)
Generarestadsticas degestindoc.
(fr o mGd o cCU )
A.1.EspecificacionesdelosCasosdeUso CUADRO18:ESPECIFICACINDECASODEUSO LISTARSERIEDOCUMENTAL
113
CASODEUSO Descripcin
LISTARSERIEDOCUMENTAL
Elsistemapermitemostrarlasseriesdocumentalesregistradasporgrupo dcoumentariooporrea.
Flujodeeventos FLUJOBSICO
1. Luego de acceder al sistema, el administrador selecciona del men AdministracindelsistemalaopcinSeriedocumental. 2. Elsistemamuestraunainterfasedondedeberseleccionarelcriterioa listar las series documentales ( por grupo documentario, rea y/o nombre).
Precondiciones Eladministradordelsistemadebehabervalidadosucuentadeusuario. Post condiciones Punto extensin

El sistema crear automticamente los cdigos de las series documentales.
de Al listar las series documentales el administrador del sistema puede

registrar, actualizar o eliminar una serie documental oregistrar/actualizar ungrupodocumental.
CUADRO19:ESPECIFICACINDECASODEUSOREGISTRAR SERIEDOCUMENTAL
CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos REGISTRARSERIEDOCUMENTAL
El sistema provee el soporte necesario para la creacin o actualizacin deseriesdocumentales. FLUJOBSICO 1. Luegodeacceder alsistema,el administrador seleccionadel men AdministracindelsistemalaopcinSeriedocumental. 2. El sistema muestra una interfase donde muestra un listado de las seriesdocumentalesregistradas. 3. El administrador del sistema selecciona la opcin Nueva serie y aparecerunainterfasedondedeberregistrarelnombredelaserie documental, el grupo documental al que pertenece, tipo de serie, reaalaquepertenece,plazoderespuestayseleccionarrequisitos.
Precondiciones Postcondiciones
Eladministradordelsistemadebehabervalidadosucuentadeusuario. Elsistemacreaautomticamenteloscdigosdelasseriesdocumentales.
Puntodeextensin Ninguno.
CUADRO20:ESPECIFICACINDECASODEUSOREGISTRAR GRUPODOCUMENTAL
114
documentales.
REGISTRARGRUPODOCUMENTAL
Elsistemaproveeelsoportenecesarioparalacreacindenuevosgrupos
1. Luego de acceder al sistema, el administrador selecciona del men AdministracindelsistemalaopcinSeriedocumental. 2. El sistema muestra una interfase donde deber activar la opcin grupodocumentario. 3. ElsistemalistarlosgruposregistradosyaparecelaopcinNuevo quedebeelegireladministradordelsistema. 4. Eladministradordebeingresarelnombredelgrupodocumental.
Precondiciones Eladministradordelsistemadebehabervalidadosucuentadeusuario. El sistema crear automticamente los cdigos de los grupos Post documentales. condiciones Fuente:Elaboracinpropia
CUADRO21:ESPECIFICACINDECASODEUSOREGISTRARREA
CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos REGISTRARREA
El sistema provee el soporte necesario para la creacin de reas a las quepertenecenlosempleadosdelaMunicipalidadDistritaldeJayanca. FLUJOBSICO 1. Luego de acceder al sistema, el administrador selecciona del men AdministracindelsistemalaopcinAreadetrabajo. 2. El sistema muestra una interfase donde deber registrar la descripcindelreayelreadedependencia.
Eladministradordelsistemadebehabervalidadosucuentadeusuario. Elsistemacrearautomticamenteloscdigosparacadarea.
CUADRO22:ESPECIFICACINDECASODEUSOLISTAREMPLEADO
115
LISTAREMPLEADO
El sistema permite mostrar resultados a partir del dato de bsqueda ingresado.Apartirdeesteresultadoesposibleseleccionarelempleado yactualizarsusdatos.
Flujodeeventos
FLUJOBSICO 1. Luegodeaccederalsistema,eladministradorseleccionadelmen Administracindelsistema laopcinEmpleados. 2. El sistema muestra una interfase con los datos de los empleados deacuerdoalnombreingresado.
Precondiciones Postcondiciones Puntode extensin
Eladministradordelsistemadebehabervalidadosucuentadeusuario. Ninguna. Alingresarallistadodeempleados,eladministrador delsistemapuede registrar/actualizarlosdatosoasignarusuarioypermisos.
CUADRO23:ESPECIFICACINDECASODEUSO REGISTRAREMPLEADO
CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos REGISTRAREMPLEADO
Elsistemapermiteregistrarlosdatosdelosempleados. FLUJOBSICO 1. Al listar los empleados registrados, el administrador selecciona la opcinNuevoempleado. 2. El sistema muestra una pantalla solicitando los siguientes datos: Nombre,DNI,sexo,direccin,mail,telfono,mail,distrito,provincia ydepartamentoderesidencia,tipodecontrato,nmerodecontrato, reaalaquepertenece,fechadeingresoycargo. 3. Luegoderegistrarestosdatoseladministradordelsistemaaccede alaopcinGrabarempleado.
Eladministradordelsistemadebehabervalidadosucuentadeusuario. Elsistemacrearautomticamenteloscdigosdelempleado.
CUADRO24:ESPECIFICACINDECASODEUSO ACTUALIZAREMPLEADO
116
CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos
ACTUALIZAREMPLEADO
Elsistemapermiteactualizarlosdatosdelosempleados.Paralocualel administradorpuederealizarunabsquedapreviadeste. FLUJOBSICO 1. Allistarlosempleadosregistrados,eladministradordebeelegir unempleado. 2. El sistema muestra una pantalla mostrando los datos del empleado seleccionado: Nombre, DNI, sexo, direccin, mail, telfono, mail, distrito, provincia y departamento de residencia, tipo de contrato, nmero de contrato, rea a la que pertenece, fechadeingresoycargo. 3. Luego de actualizar estos datos el administrador del sistema accedealaopcinGrabarempleado.
Eladministradordelsistemadebehabervalidadosucuentadeusuario. Debenexistirempleadosregistradosyunoseleccionado. Ninguna.
CUADRO25:ESPECIFICACINDECASODEUSO ASIGNARUSUARIOYPERMISOS
CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos ASIGNARUSUARIOYPERMISOS
El sistema provee el soporte necesario para la asignacin de nombre de usuarioypermisosparaaccederalosmensyopcionesdelsistema. FLUJOBSICO 1. Al listar los empleados registrados, el administrador selecciona un empleadoyluegoeligelaopcinAsignarloginypermisos. 2. El sistema muestra una interfase solicitando los datos: nombre de usuario y contrasea, as como la seleccin de los accesos al sistema(administracindelsistema,registrodedocumento,gestin dedocumentosinternos,gestindedocumentosexternos). 3. Luego de ingresar y seleccionar estos datos el administrador del sistemaaccedealaopcinGrabar.
Eladministradordelsistemadebehabervalidadosucuentadeusuario. Debenexistirempleadosregistradosyunoseleccionado. Ninguna.
CUADRO26:ESPECIFICACINDECASODEUSOGENERARREPORTE DESERIEDOCUMENTALPORGRUPODOCUMENTARIO
117
GENERARREPORTEDESERIEDOCUMENTAL CASODEUSO Descripcin PORGRUPODOCUMENTARIO

Elsistemaproveeelsoportenecesarioparalageneracindelreportede seriesdocumentalessegngrupodocumental.
1. Luego de acceder al sistema, el administrador selecciona del men Administracin del sistema la opcin Reportes, y luego la opcin Seriedocumental. 2. Elsistemamostrarunanuevainterfaseconlavistapreviadelreporte que muestra los datos de las series documentales registradas agrupadas por grupo documentario y con opciones para exportar en formatopdfoimprimirelreporte.
Precondiciones Eladministradordelsistemadebehabervalidadosucuentadeusuario.
Ninguna. Post condiciones Fuente:Elaboracinpropia
CUADRO27:ESPECIFICACINDECASODEUSOGENERAR REPORTEDEEMPLEADOS
empleados.
GENERARREPORTEDEEMPLEADOS
El sistema provee el soporte necesario para la generacin de reporte de
1. Luego de acceder al sistema, el administrador selecciona del menAdministracindelsistemalaopcinReportes,yluegola opcinEmpleados. 2. El sistema mostrar una nueva interfase con la vista previa del reporte.Elreportemuestraelcdigodelempleado,nombre,DNI, direccin,mail,telfono,reaalaquepertenece,tipodecontrato, fecha de ingreso y cargo que muestra los datos de las series documentales registradas agrupadas por grupo documentario y conopcionesparaexportarenformatopdfoimprimirelreporte.
118
CUADRO28:ESPECIFICACINDECASODEUSOGENERAR ESTADSTICASDEGESTIN
degestin.
GENERARESTADSTICASDEGESTIN
Elsistemaproveeelsoportenecesarioparalageneracindeestadsticas
1. Luego de acceder al sistema, el administrador selecciona del menAdministracindelsistemalaopcinReportes,yluegola opcinEstadsticasdegestin. 2. El sistema mostrar una nueva interfase con informacin sobre documentosderivadosporrea, tiempopromediode atencinde undocumentoporrea,recordmensualdeatencindesolicitudes deaccesoalainformacinpblica.
119
B) Modelodecasodeusoderequerimientos:Registrodedocumento.
Figura14:MCUR:Registrodedocumento
Usuari oNatur al
(f romActo res)
UsuarioJur dic o
(f romActores)
Anul ardoc umento Deriv ardocumento

(fro mGd ocCU) (f romGdocCU) (f romGdocCU)
Usuari o Generarti ck et
(f romActores)
Impr imirli stado <<extend>> dedoc .r eg. <<extend>>

(f romGdocCU)
<<extend>> <<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
Trami tadora
(f romActores)
Lis tardoc umentos ext.regi strados Lis tardoc umentos elimi nados
<<extend>>
(f romGdocCU) (f romGdocCU)
Regi strarDoc .externo

(f romGdocCU) <<extend>>
<<include>> <<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
Res taurar doc umento

(f romGdocCU)
Gestionar adj untos

(f romGdocCU)
Gestionar refer enc ias

(f romGdocCU)
<<extend>>
Lis tardoc . internos reg.

(fromGdocCU)
Imprimir lis tado Mostraradj unto dedoc.el iminados (f romGdocCU)

(f romGdocCU)
<<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>>
<<extend>> <<include>>
Modi fic ardocumento Bus carUs uari o Imprimir lis tadode doc .i nter nos Registrar doc .interno
(f romGdocCU) (f romGdocCU) (fromGd ocCU) (f romGdocCU)
Modi fic ar doc .i nterno

(f romGdocCU)
Lis tardoc umentos env i ados

(f romGdocCU)
<<extend>>
RegistrarUs uario
(f romGdocCU)
<<extend>>
Asi gnarAdj unto

(f romGdocCU)
Impr imirli stado dedoc .env iados

(f romGdocCU)
120
B.1.EspecificacionesdelosCasosdeUso CUADRO29:ESPECIFICACINDECASODEUSO LISTARDOCUMENTOSEXTERNOSREGISTRADOS

CASODE LISTARDOCUMENTOSEXTERNOSREGISTRADOS USO Descripcin Elsistemapermitemostrarlosdocumentosexternosregistradosyqueannosehan
derivadoparasuatencin.
Flujo eventos
de FLUJOBSICO
1. Luego de acceder al sistema, la tramitadora selecciona el men Registrar documento. 2. El sistema muestra una interfase donde lista los ltimos documentos externos registradosquenohansidoderivados. 3. El sistema permite cambiar el listado de documentos externos registrados, de acuerdoaloquelatramitadoraelija:fecha,asuntoopropietariodeldocumento. FLUJOALTERNATIVO 4. En el punto N 2, la tramitadora podr anular el documento que seleccione o imprimirellistadodelosdocumentosmostrados.
Pre condiciones Post condiciones Puntos de extensin
Latramitadoradebehabervalidadosucuentadeusuario. Ninguna. Al ingresar a la lista de documentos externos registrados, la tramitadora puede ingresar un nuevo documento externo, modificar un documento registrado que seleccione, derivar el documento seleccionado, mostrar adjuntos del documento seleccionado,anulardocumento,generarticketparaelusuario, oimprimirlistado.
CUADRO30:ESPEC.DECASODEUSOREGISTRARDOC.EXTERNO
FLUJOBSICO 1. Estando en la interfase que se muestra al ingresar al men Registrar documentosexternos,latramitadoraeligelaopcinRegistrardocumento. 2. El sistema muestrauna nueva interfase donde solicita los datos del nuevo documento: tipo de serie documental, nmero de documento, fecha de ingreso,prioridad,nmerodefolios,propietario,asunto,observaciones. 3. Luego,latramitadoraeligelaopcingrabardocumento.
REGISTRARDOCUMENTOEXTERNO
Elsistemaproveeelsoportenecesarioparaelingresodeundocumentoexterno.
Precondiciones Postcondiciones Puntos extensin
Latramitadoradebehabervalidadosucuentadeusuario. Elsistemacrearautomticamenteloscdigosdelos documentosregistrados.
de Al registrar un nuevo documento, la tramitadora puede gestionar los archivos

adjuntosylasreferencias, ascomoregistrarunnuevopropietariosi elusuario esnuevo.
121
CUADRO31:ESPECIFICACINDECASODEUSOMODIFICAR DOCUMENTOEXTERNO
CASODEUSO Descripcin MODIFICARDOCUMENTOEXTERNO
El sistema provee el soporte necesario para la modificacin de un documentoingresado.
1. Estando en la interfase que se muestra al ingresar al men Registrar documentos externos, la tramitadora selecciona un documento registradoy eligelaopcinModificardocumento. 2. El sistema muestra una nueva interfase donde muestra los datos del documento seleccionado : tipo de serie documental, nmero de documento, fecha de ingreso, prioridad, nmero de folios, propietario, asuntoyobservaciones.. 3. Luego,latramitadorarealizalos cambiosqueseannecesarioseligela opcinGrabardocumento.
Precondiciones Latramitadoradebehabervalidadosucuentadeusuario.
Debenexistirdocumentosregistradosyunseleccionado. Ninguna. Post condiciones Puntos de Al modificar un documento, la tramitadora puede gestionar los archivos extensin adjuntos y las referencias, as como registrar un nuevo propietario si el usuarioesnuevo.
CUADRO32:ESPECIFICACINDECASODEUSOGESTIONARADJUNTOS
GESTIONARADJUNTOS
El sistema provee el soporte necesario para agregar o actualizar la listadelosadjuntosdeundocumentoquelatramitadoraseleccione. FLUJOBSICO 1. Al ingresar a la opcin Ingresar documento o Modificar documento la tramitadora elige la opcin de Gestionar adjuntos 2. El sistema mostrar una nueva interfase que permitir seleccionar un documento digitalizado en formato PDF buscable.Asimismolatramitadorapuedeeliminarunadjunto.
Latramitadoradebehabervalidadosucuentadeusuario. Ninguna.
122
CUADRO33:ESPECIFICACINDECASODEUSOGESTIONAR REFERENCIAS
GESTIONARREFERENCIAS
El sistema provee el soporte necesario para registrar o actualizar la lista de los referencias de un documento que la tramitadora seleccione.
Flujodeeventos
FLUJOBSICO 1. Al ingresar a la opcin Ingresar documento o Modificar documento la tramitadora elige la opcin de Gestionar referencias 2. Elsistemamostrarunanuevainterfasequepermitiragregar oeliminarundocumentodereferencia.
CUADRO34:ESPECIFICACINDECASODEUSOBUSCARUSUARIO
CASODEUSO Descripcin BUSCARUSUARIO
El sistema permite mostrar resultados segn el tipo de persona seleccionada:naturalojurdicaysegnelnombreingresado.Apartir de este resultado es posible elegir el usuario propietario del documentoexterno.
Flujodeeventos
FLUJOBSICO 1. Luegodeaccederala opciningresardocumento oactualizar documento,latramitadoraseleccionalaopcinBuscarusuario. 2. El sistema muestra una interfase en la cual lista los usuarios registrados de acuerdo al tipo de persona seleccionada y al nombreingresado. 3. La tramitadora puede elegir de la lista un usuario para ser asignadocomopropietarioaldocumentoexterno.
Precondiciones Postcondiciones Puntodeextensin
Latramitadoradebehabervalidadosucuentadeusuario. Ninguna. Ninguno.
CUADRO35:ESPECIFICACINDECASODEUSOREGISTRARUSUARIO
123

FLUJOBSICO
REGISTRARUSUARIO
Elsistemapermiteregistraroactualizarlosdatosdeunusuario. 1. Luego de acceder a la opcin ingresar documento o actualizar documento,latramitadoraseleccionalaopcinRegistrarusuario. 2. El sistema muestra una interfase en la cual lista los usuarios registradosdeacuerdoalnombrequeseingrese. 3. LatramitadoradebeelegirlaopcinNuevo 4. El sistema solicita los datos del usuario: Nombre o razn social, identificacin(DNIoRUC),direccin,distrito,provinciaydepartamento deresidencia,mail,mailalternativo,telfono,telfonoalternativo. 5. Latramitadoraregistralosdatosdelusuario. FLUJOBSICO 6. En elpaso3, silatramitadoradecideactualizarlosdatosdelusuario, deberelegirunusuarioyelegirlaopcinModificar.
Latramitadoradebehabervalidadosucuentadeusuario. Elsistemacrearautomticamenteloscdigosdelusuario.
CUADRO36:ESPECIFICACINDECASODEUSODERIVARDOCUMENTO CASODEUSO DERIVARDOCUMENTO

Descripcin
El sistema permite derivar un documento elegido de la lista de documentos, permitiendoremitireldocumentoaunrea, registrandola accinarealizare ingresandolasobservacionesalrespecto.
1. Estando en la interfase que se muestra al ingresar al men registrar documento, la tramitadora selecciona un documento y elige la opcin Derivardocumento. 2. Elsistemamuestraunanuevainterfasesolicitandolosdatosparaelenvo deldocumento. 3. Latramitadoradeberseleccionarelreadestinodeldocumento,laaccin atomarylasobservaciones. 4. LuegoseseleccionalaopcindeEnviaryeldocumentoaparecerenlos documentospendientesdeatencindelreadondefueenviado. FLUJOALTERNATIVO 5. Enelpunto3,silatramitadoraeligecolocarunplazode respuestapuede ingresarlafechadeplazopararespondereldocumento.
Debenexistirdocumentosregistrados.
Postcondiciones Ninguna.
CUADRO37:ESPECIFICACINDECASODEUSOGENERARTICKET
124
GENERARTICKET
El sistemaprovee elsoporte necesarioparalageneracindeunticket, el mismo que ser entregado al usuario, para que atravsdel nmero de documento asignado, realice una consulta sobre el estado de su documento.
Flujodeeventos
FLUJOBSICO 1. Estando en la interfase que se muestra al ingresar al men registrar documento, la tramitadora selecciona un documento registradoyeligelaopcinGenerarticket. 2. El sistemamuestrauna vistapreviadelticketconlosdatosdel documento (grupo y serie documental, nmero de documento, asunto, oficina donde fue enviado el documento, plazo mximo derespuesta). 3. La tramitadora elige la opcin Imprimir ticket, el cual ser entregadoalusuarioparaquesirvadeelementodeconsulta.
CUADRO38:ESPECIFICACINDECASODEUSOMOSTRARADJUNTOS
MOSTRARADJUNTOS
Elsistemaproveeelsoportenecesarioparavisualizarlosdocumentos digitalizadosadjuntosaldocumentoquehasidoseleccionado. FLUJOBSICO 1. Luego de mostrar el listado de los documentos, el empleado eligelaopcinMostraradjuntos. 2. El sistema mostrar una nueva interfase que permitir seleccionar y visualizar cada uno de los adjuntos del documento.
Elempleadodebehabervalidadosucuentadeusuario. Eldocumentodebetenerdocumentosadjuntos. Ninguna.
125
CUADRO39:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADODE DOCUMENTOSEXTERNOSREGISTRADOS
CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos IMPRIMIRLISTADODEDOCUMENTOSEXTERNOS REGISTRADOS
El sistema provee el soporte necesario para la impresin del listado de documentosexternosregistradosporlatramitadora. FLUJOBSICO 1. Estando en la interfase que se muestra al ingresar al men registrar documento,latramitadoraeligelaopcinImprimirlistado. 2. Elsistemamostrarunanuevainterfaseconlavistapreviadelreporte que muestra los datos de los documentos externos registrados ordenados por fecha de registro. Asimismo el sistema muestra las opcionesparaexportarenformatopdfoimprimirelreporte.
CUADRO40:ESPECIFICACINDECASODEUSO LISTARDOCUMENTOSEXTERNOSDERIVADOS
CASODEUSO Descripcin Flujode eventos LISTARDOCUMENTOSDERIVADOS
Elsistemapermitemostrarlosdocumentosexternosderivados. FLUJOBSICO 1. Luego de acceder al sistema, la tramitadora selecciona el men Documentosderivados. 2. Elsistemamuestraunainterfasedondelistalosdocumentosexternos derivados. 3. El sistema permite cambiar el listado de documentos derivados, de acuerdo a lo que la tramitadora elija: fecha, asunto o propietario del documento.
Ninguna. Post condiciones Puntos de Alingresar a la lista de documentosderivados, la tramitadora puede mostrar extensin adjuntosdeldocumentoseleccionadooimprimirlistado.
126
CUADRO41:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADODE DOCUMENTOSDERIVADOS
CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos IMPRIMIRLISTADODEDOCUMENTOSDERIVADOS
El sistema provee el soporte necesario para la impresin del listado de documentosderivadosporlatramitadora. FLUJOBSICO 1. Estando en la interfase que se muestra al ingresar al men Documentos derivados, la tramitadora elige la opcin Imprimir listado. 2. El sistema mostrar una nueva interfase con la vista previa del reporte que muestra los datos de los documentos derivados ordenados por fecha de envo o derivacin. Asimismo el sistema muestra las opciones para exportar en formato pdf o imprimir el reporte.
CUADRO42:ESPECIFICACINDECASODEUSO LISTARDOCUMENTOSANULADOS
CASODEUSO Descripcin Flujode eventos
internos. FLUJOBSICO 1. Luego de acceder al sistema, la tramitadora selecciona la opcin Documentosanulados. 2. El sistema muestra una interfase donde lista los documentos externos e internosquehansidoanulados. 3. Elsistemapermitecambiarellistadodedocumentosanulados,deacuerdo aloquelatramitadoraelija:fechaderegistrooasunto. FLUJOALTERNATIVO 4. En el punto N 2, la tramitadora podr restaurar el documento que seleccioneoimprimirellistadodelosdocumentosmostrados.
LISTARDOCUMENTOSANULADOS
El sistema permite mostrar los documentos anulados tanto externos como
Precondiciones Post condiciones Puntos de extensin
Latramitadoradebehabervalidadosucuentadeusuario. Ninguna. Alingresaralalistadedocumentosanulados,latramitadora puederestaurar eldocumento,mostraradjuntosdeldocumentoseleccionadooimprimirlistado dedocumentosanulados.
127
CUADRO43:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADODE DOCUMENTOSANUL ADOS

CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos IMPRIMIRLISTADODEDOCUMENTOSANULADOS
Elsistemaproveeelsoportenecesarioparalaimpresindellistado dedocumentosanulados. FLUJOBSICO 1. Estandoenlainterfaseque semuestraalingresaralmen Documentos anulados, la tramitadora elige la opcin Imprimirlistado. 2. Elsistemamostrarunanuevainterfaseconlavistaprevia del reporte que muestra los datos de los documentos anulados ordenados por fecha de registro. Asimismo el sistemamuestralasopcionesparaexportarenformatopdf oimprimirelreporte. Latramitadoradebehabervalidadosucuentadeusuario. Precondiciones Postcondiciones Ninguna.
CUADRO44:ESPECIFICACINDECASODEUSO LISTARDOCUMENTOSINTERNOSREGISTRADOS
CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos LISTARDOCUMENTOSINTERNOSREGISTRADOS
Elsistemapermitemostrarlosdocumentosinternosregistrados. FLUJOBSICO 1. Luego de acceder al sistema, la tramitadora selecciona el menRegistrardocumentointerno. 2. El sistemamuestra una interfase donde listalos documentos internosregistrados, deacuerdoaloquelatramitadoraelija: fechaderegistrooasunto.
Precondiciones Postcondiciones Puntosde extensin
Latramitadoradebehabervalidadosucuentadeusuario. Ninguna. Al ingresar a la lista de documentos internos registrados, la tramitadorapuedeingresarunnuevodocumentointerno,modificarun documento registrado que seleccione, anular documento o imprimir listadodedocumentosinternos.
128
CUADRO45:ESPECIFICACINDECASODEUSOREGISTRAR DOCUMENTOINTERNO
CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos REGISTRARDOCUMENTOINTERNO
Elsistemaproveeelsoportenecesarioparaelingresodeundoc.interno. FLUJOBSICO 1. EstandoenlainterfasequesemuestraalingresaralmenRegistrar de documentos internos, la tramitadora elige la opcin Registrar documento. 2. El sistema muestra una nueva interfase donde solicita los datos del nuevo documento: tipo de serie documental, nmero de documento, fecha de emisin, nmero de folios, rea productora, asunto, observaciones ydocumentoadjunto. 3. Luego,latramitadoraeligelaopcingrabardocumento.
Precondiciones Postcondiciones Puntos extensin
Latramitadoradebehabervalidadosucuentadeusuario. Elsistemacrearautomticamenteloscdigosdelos documentosregist.
de Al registrar unnuevodocumento,latramitadorapuedeasignareladjunto aldocumentointerno.
CUADRO46:ESPECIFICACINDECASODEUSOMODIFICAR DOCUMENTOINTERNO
CASODEUSO Descripcin MODIFICARDOCUMENTOINTERNO
El sistema provee el soporte necesario para la modificacin de un documentointerno ingresado.
1. EstandoenlainterfasequesemuestraalingresaralmenRegistrar de documentos internos, la tramitadora elige la opcin Modificar documento. 2. El sistema muestra una nueva interfase donde muestra los datos del documento seleccionado: tipo de serie documental, nmero de documento, fecha de emisin, nmero de folios, rea productora, asunto,observacionesydocumentoadjunto. 3. Luego,latramitadorarealizaloscambios que seannecesariosyelige laopcinGrabardocumento.
Debenexistirdocumentosregistradosyunseleccionado.
Postcondicion. Puntos extensin
Ninguna.
de Almodificarundocumentointerno,latramitadorapuedeasignareladjunto aldocumentointerno.
129
CUADRO47:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADODE DOCUMENTOSINTERNOSREGISTRADOS
CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos IMPRIMIRLISTADODEDOCUMENTOSINTERNOSREGISTRADOS
El sistema provee el soporte necesario para la impresin del listado de documentosinternosregistradosporlatramitadora. FLUJOBSICO 1. Estando en la interfase que se muestra al ingresar al men registrar documento,latramitadoraeligelaopcinImprimirlistado. 2. Elsistemamostrarunanuevainterfaseconlavistapreviadelreporteque muestra los datos de los documentos internos registrados ordenados por fechaderegistro.Asimismoelsistemamuestralasopcionesparaexportar enformatopdfoimprimirelreporte.
130
C) Modelo de caso de uso de requerimientos: Gestin de documento. Figura15:MCUR:Gestindedocumento
Imprimi rl i s tado dedoc .pend.atenc .

(f rom Gdo cCU) << extend>>
Darprov edo
(from Gd ocCU) <<extend> >
Conc l uiratenc i n
<<extend>> (fromGdocCU)
<<include> > < <include>>
Li s tardoc .pendi entes deatenc i n < <extend> > J efederea

(fromActo res) (from Gd ocCU)
Impri mirli s tado dedoc .res pondi dos

(fromGd ocCU)
Li s tardoc umentos Res pondi dos

(from Gd ocCU) < <extend> >
Mos trars egui mi ento

(fromGd ocCU)
Empleado_ <<extend>>
<<extend>>
Ubi c ardoc um ento ex terno

(fromGdocCU)
Mos tr aradj unto

(f rom Gdo cCU)
Imprim irli s tado dedoc .ex t. <<extend>>

(fromGdocCU)
Trami tadora
(f rom Acto res)
<<include>>
Ubi c ardoc umento interno

(fromGdocCU)
Li s tardoc umentos atendidos

(fromGdocCU)
Imprimi rl i s tadode doc umentos atendidos

(fromGdocCU)
Arc hiv ardoc umento

(fromGdocCU)
<<include>>
Li s tardoc umentos arc hi v ados

(from Gd ocCU)
<< extend>>
Impri mirli s tado dedoc .arc hiv ados

(fromGd ocCU)
Mos tr ardoc . i nterno

(f rom Gdo cCU)
Imprimirli s tadode doc .internos

(from Gd ocCU)
Trami tador Automati zado

(fromActo res)
Cons ul tares tado deundoc umento

(from Gd ocCU)
Us uari o
(from Act ores)
131
C.1.EspecificacionesdelosCasosdeUso CUADRO48:ESPECIFICACINDECASODEUSOLISTARDOCUMENTOS PENDIENTESDEATENCIN

CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos LISTARDOCUMENTOSPENDIENTESDEATENCIN
Para gestionar un documento pendiente de atencin, el jefe de rea tienelaposibilidaddelistardocumentospendientesdeatencin. FLUJOBSICO 1. El empleado elige del men Gestin de documentos la opcin Documentospendientesdeatencin. 2. El sistema mostrar la lista de estos documentos, pudiendo ser cambiadodeacuerdoalafechadeenvoyasunto.
Elempleadodebehabervalidadosucuentadeusuario. Ninguna. Al ingresar a esta lista de documentos pendientes de atencin, el empleado puede dar provedo al documento, concluir la atencin, mostraradjuntosdeldocumento,mostrarseguimientodeldocumentoo imprimirellistadodedocumentospendientes.
CUADRO49:ESPECIFICACINDECASODEUSODARPROVEDO
CASODEUSO Descripcin DARPROVEDO
Elsistemapermitedarprovedoaundocumentoelegidoenlalistade documentospendientesdeatencin,permitiendoremitireldocumento a otra rea, ingresando la accin o el provedo del documento y observacionesalrespecto.
Flujodeeventos
FLUJOBSICO 1. EstandoenlainterfasedeDocumentospendientesdeatencinel empleadoseleccionaeldocumentoalquedeseadarleprovedo. 2. EligelaopcinDarprovedo. 3. Elsistemamostrarunainterfasedondesemuestranlosdatosdel documentoelegido,solicitandodatosdelprovedo(readedestino, provedoyobservaciones). 4. Luego se selecciona la opcin de Enviar documento y el documento aparecer en los documentos pendientes de atencin enelreadondeseenvoeldocumento.
Elempleadodebehabervalidadosucuentadeusuario. Debenexistirdocumentospendientesdeatencin. Ninguna. Ninguno.
132
CUADRO50:ESPECIFICACINDECASODEUSOCONCLUIRATENCIN
CONCLUIRATENCIN
El sistema permite concluir la atencin a un documento permitiendo ingresarobservacionesalrespecto. FLUJOBSICO 1. Estando en la interfase de Documentos pendientes de atencin el empleado selecciona el documento que desea concluiratencin. 2. EligelaopcinConcluiratencin. 3. El sistema solicitar las observaciones correspondientes a la conclusindeldocumento.
Elempleadodebehabervalidadosucuentadeusuario. Debenexistirdocumentospendientesdeatencin. Ninguna. Ninguno.
CUADRO51:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADODE DOCUMENTOSPENDIENTESDEATENCIN
CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos IMPRIMIRLISTADODEDOCUMENTOSPENDIENTESDEATENCIN
El sistema provee el soporte necesario para la impresin del listado de documentospendientesdeatencin. FLUJOBSICO 1. Estando en la interfase que se muestra al ingresar al men Documentos pendientes de atencin, la tramitadora elige la opcin Imprimirlistado. 2. Elsistemamostrarunanuevainterfaseconlavistapreviadelreporte que muestra los datos de los documentos pendientes de atencin ordenados por fecha de envo. Asimismo el sistema muestra las opcionesparaexportarenformatopdfoimprimirelreporte.
Precondiciones
Elempleadodebehabervalidadosucuentadeusuario.
133
CUADRO52:ESPECIFICACINDECASODEUSOMOSTRARSEGUIMIENTO
MOSTRARSEGUIMIENTO
El sistema provee el soporte necesario para mostrar el seguimiento de cadadocumentoseleccionado. FLUJOBSICO 1. Latramitadoraseleccionaundocumentodelcualdeseamostrarsu seguimiento. 2. El sistema muestra el seguimiento de dicho documento indicando la fecha de envo, el rea origen, rea destino, acciones que se tomaronyobservaciones. 3. ElsistemamuestralaopcinImprimirseguimiento 4. Elempleadoseleccionalaopcinimprimir.
Elempleadodebehabervalidadosucuentadeusuario. Ninguna.
CUADRO53:ESPECIFICACINDECASODEUSO LISTARDOCUMENTOSRESPONDIDOS
respondido. FLUJOBSICO 1. ElempleadoeligedelmenGestindedocumentoslaopcin DocumentosRespondidos. 2. Elsistemamostrarlalistadeestosdocumentos,pudiendoser cambiadodeacuerdoalafechadeenvoyasunto.
LISTARDOCUMENTOSRESPONDIDOS
El empleado puede mostrar una lista de los documentos que ha
Elempleadodebehabervalidadosucuentadeusuario. Ninguna. Al ingresar a la lista de documentos respondidos, el empleado puede mostraradjuntosdeldocumento,mostrarseguimientodeldocumento o imprimirellistadodedocumentosrespondidos.
134
CUADRO54:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADODE DOCUMENTOSRESPONDIDOS
CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos IMPRIMIRLISTADODEDOCUMENTOSRESPONDIDOS
El sistema provee el soporte necesario para la impresin del listado de documentosrespondidos. FLUJOBSICO 1. Estando en la interfase que se muestra al ingresar al men Documentos respondidos,latramitadoraeligelaopcinImprimirlistado. 2. Elsistemamostraruna nuevainterfaseconla vista previadelreporteque muestra los datos de los documentosrespondidos ordenados por fecha de respuesta. Asimismo el sistema muestra las opciones para exportar en formatopdfoimprimirelreporte.
Precondiciones
CUADRO55:ESPECIFICACINDECASODEUSO LISTARDOCUMENTOSATENDIDOS
atendido. FLUJOBSICO 1. ElempleadoeligedelmenGestindedocumentoslaopcin Documentosatendidos. 2. Elsistemamostrarlalistadeestosdocumentos,pudiendoser cambiadodeacuerdoalafechadeatencinyasunto.
LISTARDOCUMENTOSATENDIDOS
Elempleadodebehabervalidadosucuentadeusuario. Ninguna. Al ingresar a la lista de documentos atendidos, el empleado puede mostraradjuntosdeldocumento,mostrarseguimientodeldocumento o imprimirellistadodedocumentosatendidos.
135
CUADRO56:ESPECIFICACINDECASODEUSOARCHIVARDOCUMENTO
CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos ARCHIVARDOCUMENTO
El sistema provee el soporte necesario para archivar un documento externoquehayaconcluidosuatencin. FLUJOBSICO 1. EstandoenlainterfaseDocumentosatendidos,elempleado debe seleccionar un documento y proceder a archivar dicho documento. 2. El sistema mostrar un mensaje de confirmacin de archivado. 3. Elsistemaprocedeaarchivareldocumento.
Precondiciones
Elempleadodebehabervalidadosucuentadeusuario. Debe haber documentos externos con atencin concluida y ser seleccionado(s).
Postcondiciones
Ninguna.
CUADRO57:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADODE DOCUMENTOSATENDIDOS
CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos IMPRIMIRLISTADODEDOCUMENTOSATENDIDOS
El sistema provee el soporte necesario para la impresin del listado de documentosrespondidos. FLUJOBSICO 1. Estando en la interfase que se muestra al ingresar al men Documentos atendidos, la tramitadora elige la opcin Imprimir listado. 2. El sistema mostrar una nueva interfase con la vista previa del reporte que muestra los datos de los documentos atendidos ordenados por fecha de atencin. Asimismo el sistema muestra lasopcionesparaexportarenformatopdfoimprimirelreporte.
Precondiciones
136
CUADRO58:ESPECIFICACINDECASODEUSO LISTARDOCUMENTOSARCHIVADOS
archivado. FLUJOBSICO 1. ElempleadoeligedelmenGestindedocumentoslaopcin DocumentosArchivados. 2. Elsistemamostrarlalistadeestosdocumentos,pudiendoser cambiadodeacuerdoalafechadearchivoyasunto.
LISTARDOCUMENTOSARCHIVADOS
Elempleadodebehabervalidadosucuentadeusuario. Ninguna. Al ingresar a la lista de documentos archivados, el empleado puede mostrar adjuntos del documento, mostrar seguimiento del documento, quitar el estado de archivado o imprimir el listado de documentos archivados.
CUADRO59:ESPECIFICACINDECASODEUSOELIMINARARCHIVADO
CASODEUSO Descripcin ELIMINARARCHIVADO
El sistema provee el soporte necesario para eliminar el estado de archivado de un documento externo, pasndolo a la lista de documentosatendidos.
Flujodeeventos
FLUJOBSICO 1. Estando en la interfase Documentos archivados, el empleado debe seleccionar un documento y proceder a eliminarelarchivadodedichodocumento. 2. El sistema procede a quitar el estado de archivado el documento.
Elempleadodebehabervalidadosucuentadeusuario. Debehaberdocumentoexternoarchivadoyseleccionado. Ninguna.
CUADRO60:ESPECIFICACINDECASODEUSOIMPRIMIRLISTADODE DOCUMENTOSARCHIVADOS
137
IMPRIMIRLISTADODEDOCUMENTOSARCHIVADOS
El sistema provee el soporte necesario para la impresin del listado de documentosarchivados. FLUJOBSICO 1. Estando en la interfase que se muestra al ingresar al men Documentos archivados, la tramitadora elige la opcin Imprimir listado. 2. Elsistemamostrarunanuevainterfaseconlavistapreviadelreporte que muestra los datos de los documentos archivados ordenados por fecha de archivo. Asimismo el sistema muestra las opciones para exportarenformatopdfoimprimirelreporte.
Precondiciones
CUADRO61:ESPECIFICACINDECASODEUSO UBICARDOCUMENTOEXTERNO
CASODEUSO Descripcin Flujodeeventos UBICARDOCUMENTOEXTERNO
El empleado puede mostrar una lista de los documentos externos (anuladosonoyarchivadosono). FLUJOBSICO 1. ElempleadoeligedelmenGestindedocumentoslaopcin Ubicardocumentoexterno. 2. Elsistemamostrarlalistadeestosdocumentos,pudiendoser cambiadodeacuerdoalafechaderegistroyasunto.
Elempleadodebehabervalidadosucuentadeusuario. Ninguna. Al ingresar a la lista de los documentos externos, el empleado puede mostraradjuntosdeldocumento,mostrarseguimientodeldocumento o imprimirellistadodedocumentosexternos.
CUADRO62:ESPECIFICACINDECASODEUSO UBICARDOCUMENTOINTERNO
138

(anuladosono).
UBICARDOCUMENTOINTERNO
El empleado puede mostrar una lista de los documentos internos
FLUJOBSICO 1. ElempleadoeligedelmenGestindedocumentoslaopcin Ubicardocumentointerno. 2. Elsistemamostrarlalistadeestosdocumentos,pudiendoser cambiado de acuerdo al tipo de serie documental, la fecha de emisinyasunto.
Elempleadodebehabervalidadosucuentadeusuario. Ninguna. Al ingresar a la lista de los documentos internos, el empleado puede mostrareldocumentooimprimirellistadodedocumentosinternos.
CUADRO63:ESPECIFICACINDECASODEUSOMOSTRAR DOCUMENTOINTERNO
MOSTRARDOCUMENTOINTERNO
El sistema provee el soporte necesario para visualizar el documento internodigitalizadoquehasidoseleccionado. FLUJOBSICO 1. Estando en la interfase Ubicar documento interno, el empleadoseleccionalaopcinMostrardocumento 2. ElsistemamuestraeldocumentoenformatoPDFbuscable.
Elempleadodebehabervalidadosucuentadeusuario. Eldocumentodebetenerdocumentoadjunto. Ninguna.
CUADRO64:ESPECIFICACINDECASODEUSOCONSULTARESTADO DEUNDOCUMENTO
139
CONSULTARESTADODEUNDOCUMENTO
El sistema provee el soporte necesario para brindar al usuario el estado desudocumentoyelseguimientodelmismo.
1. El usuario ingresa a la web municipal y elige la opcin Trmite documentario. 2. El tramitador automatizado muestra una pantalla solicitando el cdigo del trmite realizado por el usuario, el cual figura en el ticket que entreg la tramitadora al usuario al momento de registrarsudocumento. 3. Elusuarioingresaelcdigodeldocumento. 4. A continuacin el tramitador automatizado muestra el estado del documento,ascomoelseguimientodelmismo.
Precondiciones Ninguna.
5.2.2. AnlisisyDiseo: El objetivo principal de esta disciplina es transformar los requerimientos a una especificacin que describa cmo implementar el sistema enla institucin. Enel anlisis fundamentalmente se tratar de obtenerunavisinacercadelafuncionalidaddelsistemadesoftwarea desarrollar, por tal motivo este se interesa en los requerimientos funcionales. Por otro lado, el diseo es un refinamiento que toma en cuentalosrequerimientosnofuncionales,porlocualsecentraencomo elsistemacumplesusobjetivos. Losprincipalesobjetivosenestadisciplinason: Adaptar el diseo para que sea consistente con el entorno de implementacin. Desarrollarunaarquitecturaparaelsistema. Transformarlosrequerimientosaldiseodelfuturosistema. Al principio de la fase de elaboracin hay que definir una arquitectura candidata: crear un esquema inicial de la arquitectura del sistema,identificarclasesdeanlisisyactualizarlasrealizacionesdelos CasosdeUsoconlasinteraccionesdelasclasesdeanlisis.
140
Durante la fase de elaboracin se va refinando esta arquitectura hastallegar asu forma definitiva. Encada iteracinhay queanalizar el comportamientoparadisearcomponentes. 5.2.2.1. ModelodeAnlisis:
A travs de este modelo se representar la estructura global del sistema, se describir la realizacin de loscasos de uso, servir como una abstraccin del Modelo de Diseo y se centrar en los requerimientos funcionales. Este modelo deanlisis noesun diagrama final quedescribe todos los posiblesconceptos y susrelaciones,es un primerintentopordefinirlosconceptosclavesquedescribenelsistema. Suutilidadradicaenquepermiteunaapreciacinglobalconceptualdel sistema. Puede contener: las clases y paquetes de anlisis, las realizacionesdeloscasosdeuso,lasrelacionesylosdiagramas. A diferencia del Modelo de Casos de Uso que captura la funcionalidad del sistema, el Modelo de Anlisis da forma a la arquitecturaparasoportarlasfuncionalidadesqueenelanteriormodelo se expresa. Para representar los diagramas del Modelo de Anlisis se emplearlosdiagramasUMLdeColaboracin. a) Diagramas de Colaboracin (DC): Un Diagrama de Colaboracin muestra una interaccin organizada basndose en los objetos que toman parte en la interaccin y los enlaces entre los mismos.Estosdiagramasmuestranlasrelacionesentrelosrolesdelos objetos. Cada diagrama de colaboracin har una referencia directa a cadacasodeusomostradoenlaetapaderequisitos,ascomotambin a cada interfase mostrada en la etapa de diseo. La secuencia de los mensajes y los flujos de ejecucin concurrentes se determinarn explcitamente mediante nmeros de secuencia. A continuacin se presentanlosdiagramasdecolaboracindelosprincipalesprocesos: a.1) Administracindelsistema
FIGURAN16:Diagramadecolaboracin:Listarseriedocumental
141
2:Buscarserie(nombreserie)
3:Leer()
4:Listadoseries 5:Buscartodos BSDOC:BuscadorSerie docum ental 6:Leer()
7:Listadoseries BTO:Buscadortodos 9:Leer() 8:Buscarserie(codgrupodoc) 15:Mensajedeconfirmacin
10:Listadoseriesporgrupo BXGDOC:Buscadordes erieporgrupo 11:Bus carserie(codarea) 12:Leer()
:Seriedocumental
1:Registrarseriedocumental
13:Listadoseriesporrea :Administrador LSD:Listarseriedocumentales BXAR:Buscadorporrea 16:Eliminar()
14:Eliminarserie(codserie)
ESD:Eliminador_s eriedocumental 17:Registrarseriedoc. 18:Mostrar()
RSD:Registradorseriedocumental 19:Modificarserieddoc.
:Registradorseriedoc 20:Mostrar()
MSD:ModificadorSeriedocumental 21:Registrargrupodoc. 22:Mostrar()
RGD:Registrador_grupodocumental
:Registragrupodocumental
FIGURAN17:Diagramadecolaboracin:Registrarseriedocumental
142
2:Indicargrupodoc(codgrupodoc) 4:Listargruposdocumentarios
3:Leer()
IGD:Indicargrupo documentario
GD:Grupodocumental
5:Inicararea(codarea) 11:ValidarFormulario 7:Listarrea IAR:IndicarArea
6:Leer()
AR:Area
1:RegistrarSeriedoc
8:Indicarrequisitos 10:Listarrequisitos
9:Leer()
A:Adminis trador
IURSD:Registradorseriedoc
IREQ:AsignarRequisitos
:Requisitosseriedoc
12:Registrarseriedocumental
13:Guardar()
:Registradorseriedocumental
SD:Seriedocumental
14:Salirdelainterfase S:Salir
FIGURAN18:Diagramadecolaboracin:Registrargrupodocumental
2:Indicargrupo 3:Leer()
4:Listadodegruposdoc. IG:Indicargrupodoc. 1:Regis trargrupodocum entario 5:Regis trargrupodoc. 6:Guardar()
A:Administrador
RGD:Registragrupodocumental
RGD:Regis trador_grupodocumental
:Grupodocumental
7:Modificargrupodoc.
8:Guardar()
MGD:Modificador_grupodocumental
FIGURAN19:Diagramadecolaboracin:Registrarrea
143
2:Indicarreapadre
3:Leer()
4:Lis tarreas IAP:Indicarareapadre
1:Regis trarrea
5:Regis trarrea
6:Guardar()
:Adm inis trador
RAR:Regis traarea
RAR:Regis tradorArea
:Area
7:Modificarrea
8:Guardar()
MAR:Modificadorarea
FIGURAN20:Diagramadecolaboracin:Listarempleado
2:BuscarEm pleado(nombre) 3:Leer()
4:Lis tadodeEmpleados BE:Bus cadorEmpleado E:Empleado 6:Mensajedeconfirmacin 5:Elim inarempleado(codemp) 7:Elim inar()
1:Regis trarempleado
EE:EliminadorEm pleado 8:Registrarem pleado
9:Mostrar()
A:Adminis trador
IURE:Regis trador_Empleado IE:RegistradorEmpleado 10:Modificarempleado :Regis trador_Em pleado
11:Mostrar()
ME:ModificadorEm pleado 12:As ignarloginpermis os 13:Mostrar()
ALP:As ignarloginpermis os
ALP:As ignadorloginpermisos
144
FIGURAN21:Diagramadecolaboracin:Registrarempleado
2:Indicarrea 3:Leer()
4:Listarreas 11:Validarform ulario 5:Indicarcargo 1:Registrarempleado 7:Lis tarcargos IC:Indicarcargo A:Adminis trador IURE:Regis trador_Empleado 8:Indicarubigeo 9:Leer() :Cargo IA:IndicarArea 6:Leer() :Area
10:Listardpto,prov,dis t. IUG:Indicarubicacgeografica 12:Registrarem pleado 13:Guardar() :Ubicacgeografica
:Regis tradorEm pleado 14:Modificarempleado 15:Guardar() :Empleado
:ModificadorEmpleado
FIGURAN22:Diagramadecolaboracin:Asignarusuarioypermisos
3:Validaform ulario
2:Asignarloginy 1:Asignarloginyperm isos perm is os (codemp) 4:Guardar()
A:Adminis trador
ALP:As ignadorloginpermisos
ALP:As ignarloginpermis os
PEUS:Perusuario
145
a.2) Registrodedocumentos
FIGURAN23:Diagramadecolaboracin:Listardocumentosexternos registrados
2:Buscardocum ento(fechareg,asunto)
3:Leer()
4:Lis tadodoc.ext.registrados BDOC:Buscardocum ento 5:Anulardocumento(coddoc) 7:Anular()
ADOC:Anuladordedocumento 8:Imprim irlis tadodoc.ext.reg. 6:Mensajedeconfirmacin 10:Imprimereporte IDOC:Im presor_docextregist. 1:Registrardocumentoexterno 11:Regis trar_doc_ext
:Documento
9:Leer()
12:Mostrar()
T:Tramitadora
LDR:Lis tardoc.ext.registrados RDE:Registradordoc.externo 13:Modificardoc_ext
RDE:Regis tradordocexterno 14:Mostrar()
MDE:Modificadordocexterno 15:Derivardocumento 16:Mostrar()
DDE:Derivadordocexterno 17:Generarticket(coddoc)
DDE:Derivadordocexterno
18:Mostrar()
GTI:Generadordeticket 19:Mostraradjunto(coddoc)
GTD:Generador_ticket
20:Mostrar()
MAD:Mostraradjuntos
VAD:Visualizadordeadjuntos
FIGURAN24:Diagramadecolaboracin:Registrardocumentoexterno
146
2:Buscarusuario(tipo,nombre)
3:Mostrar()
BUS:Buscarusuario 4:Registrarusuario 13:Validarformulario RUS:Registrarusuario 1:Registrardocumento 5:Gestionarreferencias 7:Mostrar() 6:Mostrar()
BUS:Buscador_usuario
RUS:Registrador_usuario
T:Tramitadora
IURD:Registradordocexterno
ARE:Gestionadorreferencias
GRE:Gestionador_referencias
8:Gestionaradjuntos
9:Mostrar()
GAD:Gestionadoradjuntos 10:Registrardocumentoexterno
GAD:Gestionador_adjuntos
11:Grabar()
RDE:Registradordocumentoext 12:Modificardoc.ext. 14:Grabar()
D:Documento
MDE:Modificadordocumentoext
FIGURAN25:Diagramadecolaboracin:Buscarusuario
1:Buscarus uario 2:Buscarus uario(tipo,nombre) 3:Leer()
4:Lis tarusuarios T:Tram itadora BUS:Buscador_usuario B_U:Buscarusuario :Usuario
FIGURAN26:Diagramadecolaboracin:Registrarusuario
2:IndicarUbic.geog. 6:Validarformulario 4:Leerdist.,prov,dpto IUG:Indicarubicacgeografica 1:Registrarusuario 5:Registrarusuario 7:Guardar() :Ubicacgeografica 3:Leer()
T:Tram itadora
RUS:Registradorusuario
:Usuario
8:Modificarusuario
9:Guardar()
MUS:Modificadorusuario
147
FIGURAN27:Diagramadecolaboracin:Gestionaradjuntos
2:Indicaradjuntos 3:Leer()
8:Mensajedeconfirmacin 1:Gestionaradjuntos
4:Listararchivosadj. IAD:Indicaradjuntos 5:Agregaradj. 6:Guardar()
T:Tram itadora
IUGA:Gestionador_adjuntos
BAR:Agregararchivosadj
ADJ:Adjunto
7:Elim inaradj.
9:Eliminar()
EAD:Eliminaradjunto
FIGURAN28:Diagramadecolaboracin:Gestionarreferencias
2:Buscardocum ento(fecharegistro,asunto) 3:Leer
4:Listadodedocum entosexternos 6:Mensajedeconfirm acin BDE:Buscardocumento 5:Elim inarreferencia D:Docum ento 7:Elim inar()
1:Gestionarreferencias
T:Tram itadora
:Ges tionador_referencias
ERE:Eliminarreferencia 9:Guardar()
8:Agregarreferencia
ARE:Agregarreferencia
REF:Referencia
FIGURAN29:Diagramadecolaboracin:Derivardocumento
148
2:Indicarareades tino 6:Validarformulario 4:Lis tarreas 1:Derivardocum ento
3:Leer()
IA:IndicarArea
A:Area
T:Tram itadora
IUDD:Derivadordocexterno 5:Derivardocum ento 7:Guardar()
DDE:Derivadordocexterno
:Docum ento
FIGURAN30:Diagramadecolaboracin:Generarticket
1:Generarticket
2:Im prim irticket
3:Leer()
T:Tram itadora
4:Im prim eticket GT:Generador_ticket ITI:Im pres orticket
:Docum ento
5:Salirdelainterfase :Salir
FIGURAN31:Diagramadecolaboracin:Mostraradjuntos
2:Indicaradjuntos 3:Leer
4:Listaradjuntos IA:Indicaradjuntos 1:Mostraradjuntos 5:Mostraradjunto 6:Leerruta A:Adjunto
7:Muestraadjunto T:Tram itadora IUVA:Visualizadordeadjuntos MA:Mostrador_adjunto
149
FIGURAN32:Diagramadecolaboracin:Listardocumentosexternos derivados
2:Buscardoc(fechaenvio,asunto) 3:Leer()
4:Lis tadodoc.derivados :Buscardocumento 1:Lis tardoc.ext.derivados 5:Imprim irlistadodoc.derivados 6:Leer() 7:Imprim ereporte T:Tram itadora LDD:Listardoc.ext.derivados IDD:Im presordoc.derivados
:Docum ento
8:Mos traradjuntos(coddoc)
9:Mostrar()
:Mostraradjuntos
:Vis ualizadordeadjuntos
FIGURAN33:Diagramadecolaboracin:Listardocumentosanulados
2:Buscardoc.(tipo,fechareg.,asunto)
3:Leer()
4:Listadodedoc.anulados BD:Buscardocumento :Documento
1:Listardoc.anulados
5:Imprimirlistadodoc.anulados
6:Leer()
7:Imprimelistado T:Tramitadora LDA:Listardocumentosanulados IDA:Impresordoc.anulados 9:Restaurardoc.(coddoc) 10:Restaurar()
RAD:Restauradordedocumento 11:Mostrar()
8:Mostraradjunto(codoc)
MA:Mostrador_adjunto
:Visualizadordeadjuntos
FIGURAN34:Diagramadecolaboracin:Listardocumentosinternos registrados
150
2:Buscardoc.int.(Fechaem is ion,asunto)
3:Leer()
4:Lis tadodedoc.internos reg. BD:Buscardocum ento 5:Anulardoc.int.(coddoc) 6:Mensajedeconfirm acin AD:Anuladordedocum ento 1:Regis trardoc.interno 8:Im prim irlist.doc.int. 10:Imprim elistado T:Tram itadora LDI:Lis tardocum entosint.reg. IDI:Im pres orlis t.doc.internos 12:Mos trar() 9:Leer() D:Documento 7:Elim inar()
11:Registrardoc.interno
RDI:Regis tradordoc.interno 13:Modificadordoc.interno 14:Mostrar()
MDI:Modificadordoc.interno
RDI:Registradordoc.interno
FIGURAN35:Diagramadecolaboracin:Registrardocumentointerno
2:Indicarseriedoc. 3:Leer()
4:Listadoseriedoc. ISD:Indicarseriedocumental 5:Indicarrea :Seriedocum ental 6:Leer()
12:Validarform ulario
7:Listadorea IAR:IndicarArea 9:Leer() 8:Indicararch.adj. 10:Rutadeadjunto
:Area
T:Tram itadora
IURDI:Registradordoc.interno
IAA:Indicararchivoadjunto 13:Grabar()
:Adjunto
RDI:Registradordoc.interno 14:Modificardoc.interno
:Documento 15:Grabar()
MDI:Modificadordoc.interno
a.3) Gestindedocumentos
151
FIGURAN36:Diagramadecolaboracin:Listardocumentospendientesde atencin
2:Buscardoc.(fechaenvo,asunto) 3:Leer()
4:Listadodoc.pend.atenc. BDO:Buscadordocumento 5:Imprimirlistado 6:Leer()
D:Documento
7:Imprimelistado IDPA:Impresordoc.pen.atenc.
8:Darproveido(coddoc)
9:Mostrar()
1:Listardoc.pend.atencin EDO:Da_proveido DDE:Derivadordocexterno
E:Empleado_
LDPA:Listardocumentospend.atenc.
10:Mostraradjunto(coddoc)
11:Mostrar()
MAD:Mostrador_adjunto 12:Conluiratencin(coddoc)
13:Mostrar()
CAT:Concl_atencin 14:Mostrarseguimiento(coddoc)
CATD:Concl_atencion
15:Mostrar()
MSE:Mostrador_seguimiento
MSEG:Mostradorseguimiento
FIGURAN37:Diagramadecolaboracin:Concluiratencin
1:Concluiratencin(coddoc) 2:Concluiratencindoc. 3:Guardar()
E:Em pleado_
CAT:Concl_atencion
CAT:Concl_atencin
MOV:Movim ientodoc
152
FIGURAN38:Diagramadecolaboracin:Mostrarseguimiento
1:Mostrarseguimiento()
2:Mostrarseguimiento(coddoc)
3:Leer()
4:Muestraseguimiento E:Empleado_ MSEG:Mostradorseguimiento MSEG:Mostrador_seguimiento MOV:Movimientodoc
FIGURAN39:Diagramadecolaboracin:Listardocumentosrespondidos
2:Buscardoc(fecha_rpta,asunto)
3:Leer()
4:Listadodoc.respondidos BD:Bus cadordocumento 5:Imprim irdoc.respondidos 7:Imprim elistadodoc.respondidos 1:Listardoc.res pondidos IDR:Impresordoc.respondidos 8:Mos traradjunto(coddoc) E:Empleado_ LDR:Lis tardoc.res pondidos D:Documento 6:Leer()
9:Mos trar()
MAD:Mos trador_adjunto
10:Mos trars eguimiento(coddoc)
11:Mos trar()
MSE:Mostrador_seguim iento
MSEG:Mostradors eguimiento
FIGURAN40:Diagramadecolaboracin:Listardocumentosatendidos
153
2:Buscardocum ento(Fechaenvio,asunto)
3:Leer()
4:Listadodoc.atendidos BDO:Buscadordocumento 5:Archivardocumento(coddoc) 6:Guardar()
ADO:Archivardocumento 1:Listardocumentosatendidos 7:Imprimirlistadodoc.atendidos 8:Leer() 9:Imprimelistadodoc.atend. E:Empleado_ LDAT:Listardocumentosatendidos IDA:Impresordoc.atendidos :Documento
10:Mostraradjuntos(coddoc)
11:Mostrar()
MA:Mostraradjuntos 12:Mostrarseguimiento(coddoc)
13:Mostrar()
MS:Mostrador_seguimiento
MSE:Mostradorseguimiento
FIGURAN41:Diagramadecolaboracin:Listardocumentosarchivados
154
2:Buscardoc(fechaarchivo,as unto)
3:Leer()
4:Lis tadodoc.archivados BDO:Bus cadordocumento
5:Imprimirdoc.archivados
6:Leer()
7:Imprimelis tadodoc.archivados IDA:Impresordoc.archivados
D:Documento
1:Listardocum entos archivados
8:Des archivardoc(coddoc)
9:Grabar()
E:Empleado_
LDA:Listardocumentos archivados
DAD:Desarchivardocumento
10:Mostrarseguimiento(coddoc)
11:Mostrar()
MSE:Mos trador_s eguimiento 12:Mostrarajunto(coddoc) 13:Mostrar()
MSE:Mos tradorseguimiento
:Mos traradjuntos
:Visualizadordeadjuntos
FIGURAN42:Diagramadecolaboracin:Ubicardocumentoexterno
2:Ubicardoc.externo(fechareg.,asunto) 3:Leer()
4:Listadodoc.externos BDOC:Buscadordocumento D:Documento
1:Ubicardoc.externo
5:Imprim irdoc.externos
6:Leer()
7:Imprimelistadodoc.ext. E:Empleado_ UDOC:Ubicadordocumentoexterno IDE:Impresordoc.externos
8:Mostraradjuntos(coddoc)
9:Mostrar()
MAD:Mostraradjuntos
FIGURAN43:Diagramadecolaboracin:Ubicardocumentointerno
155
2:Listars eriedocumental 4:Listarseriedocumental
3:Leer()
ISD:Indicars eriedocumental 5:Buscardocumento(seriedoc,fechaemision,asunto) 6:Leer()
SD:Seriedocumental
7:Listardocumentos internos BDO:Bus cadordocumento 1:Ubicardoc.interno(coddoc) 8:Imprimirlis t.doc.internos 10:Imprimelistadodoc.int. E:Empleado_ UDI:Ubicardoc.interno I:Impresorlist.doc.internos 9:Leer() D:Documento
11:Mostraradjunto()
12:Mostrar()
MA:Mostraradjuntos
VA:Visualizadordeadjuntos
5.3. Fasedeconstruccin Elobjetivogeneraldeestafaseesalcanzarlacapacidadoperacionaldel producto de software de forma incremental a travs de las sucesivas iteraciones. En esta fase todas las caractersticas, componentes, y requerimientos sern integrados, implementados, y probados en su totalidad, obteniendo una versin aceptable del producto comnmente llamada versin beta. Se har nfasis en controlar las operaciones realizadas, administrando los recursos eficientemente, de tal forma que se optimicen los costos, los calendariosylacalidad. Losobjetivosespecficosdeestafaseson: Minimizarloscostosdedesarrollomediantelaoptimizacinderecursos yevitandoeltenerquerehaceruntrabajooinclusodesecharlo. Conseguirunacalidadadecuadatanrpidocomoseaprctico. Conseguirversionesfuncionales(alfa,beta,yotrasversionesdeprueba) tanrpidocomoseaprctico. El hito en esta fase culmina con el desarrollo del sistema con calidad de produccin y la preparacin para la entrega al equipo de transicin. Toda la funcionalidaddebehabersidoimplementada.
156
5.3.1.AnlisisyDiseo 5.3.1.1. ModelodeDiseo Es una abstraccin del Modelo de Implementacin y su cdigofuente,elcualfundamentalmenteseemplearpararepresentary documentar su diseo. Ser usado como entrada esencial en las actividadesrelacionadasaimplementacin.Representaraloscasosde uso en el dominio de la solucin. Para representar los diagramas del Modelo de Diseo se emplearn diferentes diagramas de UML tales como:Interfases,DiagramasdeSecuenciayDiagramasdeClases. a) InterfacesdelSistemas
FIGURAN44:IU:Accesoalsistema
157
FIGURAN45:IUPrincipaldelSISGEDOC
a.1. AdministracindelSistema
FIGURAN46:MenAdministracindelsistema
FIGURAN47:IU:Registrarreadetrabajo
158
FIGURAN48:IU:Registrarempleado
159
FIGURAN49:IU:Registrarseriedocumental
a.2. Registrodedocumentos
FIGURAN50:IU:Listardocumentosexternos
160
FIGURAN51:IU:Registrardocumentoexterno
FIGURAN52:IU:Derivardocumento
FIGURAN53:IU:Generarticket
161
FIGURAN54:IU:Mostraradjuntosdedocumentoexterno
FIGURAN55:IU:Listardocumentosenviados
162
FIGURAN56:IU:Listardocumentoseliminados
FIGURAN57:IU:Listardocumentosinternosregistrados
163
FIGURAN58:IU:Registrardocumentointerno
a.3. Gestindedocumentos
FIGURAN59:IU:Listardocumentospendientesdeatencin
164
FIGURAN60:IUListardocumentosrespondidos
FIGURAN61:IUListardocumentosatendidos
165
FIGURAN62:IUListardocumentosarchivados
FIGURAN63:IUUbicardocumentoexterno
166
FIGURAN64:IUUbicardocumentointerno
FIGURAN65:IUMostrardocumentointerno
167
b)Diagramasdesecuencias Un diagrama de secuencia muestra las interacciones entreobjetosordenadasensecuenciatemporal.Muestralosobjetosque se encuentran en el escenario y la secuencia de mensajes intercambiados entre los objetos para llevar a cabo la funcionalidad descritaporelescenario. A continuacin se presentarn los diagramas de secuencia que documentarn el diseo desde el punto de vista de los casos de uso, observando qu mensajes se envan a los objetos, componentesocasosdeusoyviendoenformaestimada,cuantotiempo consume el mtodo invocado. Estos diagramas ayudarn tambin a identificarloscuellosdebotellapotenciales,paraaspodereliminarlos. b.1. AdministracindelSistema
168
FIGURAN66:Diagramadesecuencia:Listarseriedocumental
BS DOC:BuscadorSerie LSD:Listarseriedocumentales :Administrador MS D: ES D: RGD: B XGDOC:BuscadordeB X AR:B uscadorpor :S eriedocumental BTO:B uscadortodos RSD: :Registragrupodocumental documental ModificadorSeriedo... Eliminador_seriedo... Registrador_grupo... serieporgrupo rea Registradorseriedo... Registrarseriedocumental B uscarserie(nombreserie)
:Registradorseriedoc
Leer()
Listadoseries B uscartodos
Listadoseries B uscarserie(codgrupodoc)
Listadoseriesporgrupo
Buscarserie(codarea)
Listadoseriesporrea
Eliminarserie(codserie)
Mensajedeconfirmacin
Leer() Leer()
Leer()
Eliminar()
Registrarseriedoc.
Mostrar()
Modificarserieddoc.
Mostrar()
Registrargrupodoc. Mostrar()
FIGURAN67:Diagramadesecuencia:Registrarseriedocumental
IGD:Indicarg rupo A:Administrador documentario
SD:Seriedocumental IURSD:R egistradorseriedoc R egistrarSeriedoc
IREQ:AsignarReq uisitos S:Salir GD:Grupodocumental AR:Area
R SD : RSD :IndicarArea :Req uisitosseriedoc R egistradorseriedo...
Indicarg rupodoc(codgrupodoc)
Leer()
Listarg ruposdocumentarios Inicararea(codarea) Leer()
Listarrea
Indicarreq uisitos Leer()
Listarreq uisitos
ValidarFormulario
Reg istrarseriedocumental
Guardar()
Salirdelainterfase
170
FIGURAN68:Diagramadesecuencia:Registrargrupodocumental
A: Administrador
RGD: Registra grupo documental
IG : Indicargrupodoc.
:G rupodocumental
RGD: Registrador_grupo...
MG D: Modif icador_grupod...
Registrargrupodocumentario
Indicargrupo Leer()
Listadodegruposdoc.
Registrargrupodoc.
Guardar()
Modificargrupodoc.
Guardar()
171
FIGURAN69:Diagramadesecuencia:Registrarrea
:Administrador
RAR:Registraarea Registrarrea
:Area
IAP:Indicarareapadre
RAR:RegistradorArea
MAR:Modificadorarea
Indicarreapadre
Leer()
Listarreas
Registrarrea
G uardar()
Modificarrea
Guardar()
FIGURAN70:Diagramadesecuencia:Listarempleado
172
B E:B uscadorEmpleado IE : RegistradorE mpleado
ME : ModificadorE mpleado
EE : E:Empleado EliminadorE mpleado
IURE:Registrador_E mpleado A:Administrador Registrarempleado
:Registrador_Empleado
ALP:Asignadorloginpermisos A LP: A signarloginpermisos
BuscarE mpleado(nombre) Leer()
ListadodeEmpleados Eliminarempleado(codemp)
Mensajedeconfirmacin
E liminar()
Registrarempleado
Mostrar()
Modificarempleado
Mostrar()
Asignarloginpermisos
Mostrar()
FIGURAN71:Diagramadesecuencia:Registrarempleado
173
IA :IndicarArea :Ubicacgeografica
:A rea
:Cargo A:Administrador IC:Indicarcargo IUG:Indicar IURE:Registrador_E mpleado :RegistradorE mpleado :ModificadorE mpleado :E mpleado ubicacgeografica Registrarempleado
Indicarrea Leer()
Listarreas Indicarcargo Leer()
Listarcargos
Indicarubigeo
Leer()
Listardpto,prov,dist.
Validarformulario
Registrarempleado Guardar()
Modificarempleado Guardar()
FIGURAN72:Diagramadesecuencia:Asignarusuarioypermisos
174
A:Administrador ALP:Asignadorloginpermisos PEUS:Perusuario Asignarloginyperm isos Asignarloginy perm isos(codem p)
ALP: Asignarloginperm is os
Validaform ulario Guardar()
b.2
Registrodedocumentos
FIGURAN73:Diagramadesecuencia:Listardocumentosexternosregistrados
175
T : Tr am i ador a t
LDR : Li t ar doc. ext . r egi t r ados s s
: D ocum ent o
BD C : B O uscador docum ent o
A C : DO A ador dedocum ent o nul
I DO C : G TI : G ener ador det i ket c I m pr esor _docext r egi t . s
RD : R st r ador E egi doc. ext er no
M D : M odi i ador E fc docext er no
D : DE Der i ador docext er no v
RD : R s t r ador docext er no E egi
DD : D i ador doc ext er no E er v
G TD : G ener ador _t i ket c
M AD : M ost r ar adj nt os u
VA : V ual ador de adj nt os D s z i i u
Regi t r ar docum ent o ext er no s
Buscar docum ent o( f echar eg, asunt o)
Leer ( )
Li t ado doc. ext . r egi t r ados s s
A ar docum ent o( coddoc) nul
M ensaj de conf i m aci n e r
Anul r ( ) a
I m pr i i l t ado doc. ext . r eg. mr i s
Leer ( )
I m pr i e r epor t e m
Regi t r ar _doc_ext s
M ost r ar ( )
M odi i ar doc_ext fc
M ost r ar ( )
D i ar docum ent o er v
M ost r ar ( ) G ener ar t i ket ( coddoc) c
M ost r ar ( )
M ost r ar adj nt o( coddoc) u
M ost r ar ( )
FIGURAN74:Diagramadesecuencia:Registrardocumentoexterno
176
IURD:Registradordocexterno T:Tramitadora BUS:Buscarusuario RUS:Registrarusuario GAD:Gestionador ARE:Gestionador RDE:Registrador D:Documento GRE:Gestionador_referencias GAD:Gestionador_adjuntos MDE:Modificador adjuntos referencias documentoext documentoext Registrardocumento
RUS:Registrador_usuario BUS:Buscador_usuario
Buscarusuario(tipo,nombre) Mostrar()
Registrarusuario
Gestionarreferencias Mostrar() Mostrar() Gestionaradjuntos Mostrar()
Registrardocumentoexterno Grabar()
Modificardoc.ext.
Validarformulario Grabar()
FIGURAN75:Diagramadesecuencia:Buscarusuario
177
BUS:Buscador_usuario Buscarusuario
T:Tramitadora
:Usuario
B_U:Buscarusuario
Buscarusuario(tipo,nombre) Leer()
Listarusuarios
FIGURAN76:Diagramadesecuencia:Registrarusuario
178
T:Tramitadora
:Ubicacgeografica RUS:Registrador MUS:Modificador usuario usuario
IUG:Indicar ubicacgeografica
:Usuario
Registrarusuario IndicarUbic.geog.
Leer()
Leerdist.,prov,dpto Registrarusuario
Validarformulario
Guardar()
Modificarusuario
Guardar()
FIGURAN77:Diagramadesecuencia:Gestionaradjuntos
179
T:Tramitadora
IUGA:Ges tionador_adjuntos
BAR:Agregararchiv os adj
EAD:Eliminaradjunto
ADJ :Adjunto
IAD:Indic aradjuntos
Ges tionaradjuntos Indic aradjuntos Leer()
Lis tararc hiv os adj. Agregaradj.
Guardar()
Eliminaradj.
Mens ajedec onfirmac in Eliminar()
FIGURAN78:Diagramadesecuencia:Gestionarreferencias
180
T:Tr amitadora
:Gestionador_refer enc ias
ER E:Eliminar r eferencia
AR E:Agr egarr eferencia
R EF:R efer enc ia
BD E:Busc ador documento
D:D ocumento
Gestionarr eferencias Busc ardocumento(fecharegis tr o,as unto) Leer
Lis tadodedocumentos externos
Eliminarr eferencia
Mensajedec onfirmacin
Eliminar( )
Agre garrefer enc ia Guar dar ()
FIGURAN79:Diagramadesecuencia:Derivardocumento
181
T:Tramitadora
IUDD:Derivadordocexterno
IA:IndicarArea
A:Area
DDE: Derivadordocexterno
:Documento
Derivardocumento
Indicarareadestino
Leer()
Listarreas
Derivardocumento
Validarformulario
Guardar()
182
FIGURAN80:Diagramadesecuencia:Generarticket
T:Tram itadora GT:Generador_ticket Generarticket
:Salir
ITI:Impresorticket
:Documento
Imprimirticket
Leer()
Imprimeticket
Salirdelainterfase
FIGURAN81:Diagramadesecuencia:Mostraradjuntos
183
T:Tramitadora
IUVA:Visualizadordeadjuntos IA:Indicaradjuntos
A:Adjunto
MA:Mostrador_adjunto
Mostraradjuntos Indicaradjuntos
Leer
Listaradjuntos
Mostraradjunto
Leerruta
Muestraadjunto
FIGURAN82:Diagramadesecuencia:Listardocumentosexternosderivados
184
T:Tr amitador a
LD D:Lis tardoc .ex t.deriv ados Lis tardoc .ex t.deriv ados
:Bus c ador doc umento
ID D: :Mos tr ar adjuntos :D oc umento Impres ordoc .der iv ados
:Vis ualiz adordeadjuntos
Bus c ardoc ( fec haenv io,as unto) Leer()
Lis tadodoc .deriv ados
Impr imirlis tadodoc .deriv ados
Leer()
Impr imer eporte
Mos traradjuntos ( coddoc )
Mos trar( )
FIGURAN83:Diagramadesecuencia:Listardocumentosanulados
185
T:Tramitadora
LDA :Listardocumentos anulados Listardoc.anulados
B D:B uscador documento
MA :Mostrador_adjunto
:V isualizadordeadjuntos
IDA :Impresor doc.anulados
:Documento
RA D:Restauradorde documento
B uscardoc.(tipo,fechareg.,asunto)
Leer()
Listadodedoc.anulados
Imprimirlistadodoc.anulados
Leer()
Imprimelistado
Mostraradjunto(codoc)
Restaurardoc.(coddoc)
Restaurar()
Mostrar()
FIGURAN84:Diagramadesecuencia:Listardocumentosinternosregistrados
186
T:Tramitadora
AD: LDI:Listardocumentosint.reg.BD:Buscador documento Anuladordedocumento Registrardoc.interno
IDI:Impresor list.doc.internos
RDI:Registrador doc.interno
MDI:Modificadordoc. interno
D:Documento
RDI:Registradordoc.interno
B uscardoc.int.(Fechaemision,asunto)
Leer()
Listadodedoc.internosreg. A nulardoc.int.(coddoc)
Mensajedeconfirmacin E liminar()
Imprimirlist.doc.int.
Leer()
Imprimelistado
Registrardoc.interno
Mostrar()
Modificadordoc.interno
Mostrar()
FIGURAN85:Diagramadesecuencia:Registrardocumentointerno
187
T:Tramitadora IURDI:Registradordoc.interno IS D:IndicarserieeriedocumentalIAR:IndicarA rea :A rea RDI:Registrador MDI:Modificadordoc. :Documento IAA :Indicararchivo :S documental doc.interno interno adjunto Registrardoc.interno
:A djunto
Indicarseriedoc.
Leer()
Listadoseriedoc.
Indicarrea
Leer()
Listadorea
Indicararch.adj. Leer()
Rutadeadjunto
Registrardoc.interno
V alidarformulario Grabar()
Modificardoc.interno
Grabar()
b.3
Gestindedocumentos
188
FIGURAN86:Diagramadesecuencia:Listardocumentospendientesdeatencin
E:E mpleado_ LDP A :Listardocumentos BDO:B uscador D:Documento IDP A :Impresor E DO:Da_proveido :D erivadordocexterno D:Mostrador_adjunto T:Concl_atencin TD:Concl_atencion D:V isualizadordeadjuntos E G:Mostradorseguimiento E: DDE MA CA CA VA MS MS documento doc.pen.atenc. Mostrador_seguimiento pend.atenc. Listardoc.pend.atencin B uscardoc.(fechaenvo,asunto) Leer()
Listadodoc.pend.atenc.
Imprimirlistado Leer()
Imprimelistado
Darproveido(coddoc)
Mostrar()
Mostraradjunto(coddoc)
Mostrar()
Conluiratencin(coddoc)
Mostrar()
Mostrarseguimiento(coddoc)
Mostrar()
FIGURAN87:Diagramadesecuencia:Concluiratencin
189
E:Em pleado_
CAT:Concl_atencion
MOV:Movimientodoc
CAT:Concl_atencin
Concluiratencin(coddoc)
Concluiratencindoc.
Guardar()
FIGURAN88:Diagramadesecuencia:Mostrarseguimiento
190
E:Empleado_
MSEG: MSEG:Mostradorseguimiento Mostrador_seguimiento Mostrarseguimiento()
MOV:Movimientodoc
Leer()
Muestraseguimiento
FIGURAN89:Diagramadesecuencia:Listardocumentosrespondidos
191
E:Empleado_
LDR:Listardoc .res pondidos
MAD:Mos trador_adjunto
MSEG:Mos tradors eguimiento
MSE: IDR :Impres ordoc . Mos trador_s eguimiento res pondidos
D :Doc umento
VAD :Vis ualiz ador deadjuntos
BD:Bus c ador documento
Lis tar doc.respondidos Bus cardoc (fec ha_rpta,as unto)
Leer()
Lis tadodoc .res pondidos
Imprimirdoc .res pondidos
Leer()
Imprimelis tadodoc.respondidos
Mostraradjunto( coddoc )
Mos trar() Mos trars eguimiento(coddoc)
Mos trar()
FIGURAN90:Diagramadesecuencia:Listardocumentosatendidos
192
E :Empleado_
LDAT:Listardocumentosatendidos
IDA :Impresordoc. atendidos
:Documento
MA:Mostraradjuntos
V AD:Visualizadordeadjuntos A DO:Archivar MS : MSE:Mostradorseguimiento documento Mostrador_seguimiento
BDO:B uscador documento
Listardocumentosatendidos
B uscardocumento(Fechaenvio,asunto)
Leer()
Listadodoc.atendidos
Archivardocumento(coddoc)
Guardar() Imprimirlistadodoc.atendidos
Leer()
Imprimelistadodoc.atend.
Mostraradjuntos(coddoc)
Mostrar()
Mostrar()
FIGURAN91:Diagramadesecuencia:Listardocumentosarchivados
193
E :E mpleado_ LDA :Listardocumentosarchivados Listardocumentosarchivados
IDA :Impresordoc. D:Documento MS E : MS E :Mostradorseguimiento archivados Mostrador_seguimiento
DA D:Desarchivar documento
B DO:Buscador :V isualizadordeadjuntos documento
:Mostraradjuntos
Buscardoc(fechaarchivo,asunto)
Leer()
Listadodoc.archivados
Imprimirdoc.archivados
Leer()
Imprimelistadodoc.archivados
Desarchivardoc(coddoc)
Grabar()
Mostrar()
Mostrarajunto(coddoc)
Mostrar()
FIGURAN92:Diagramadesecuencia:Ubicardocumentoexterno
194
E:Empleado_ UDOC:Ubicadordocumentoexterno Ubicardoc.externo
BDOC:Buscador documento
D:Documento
IDE:Impresordoc. VAD:Visualizadordeadjuntos MAD:Mostraradjuntos externos
Ubicardoc.externo(fechareg.,asunto)
Leer()
Listadodoc.externos
Imprimirdoc.externos
Leer()
Imprimelistadodoc.ext.
Mostraradjuntos(coddoc) Mostrar()
FIGURAN93:Diagramadesecuencia:Ubicardocumentointerno
195
E:Empleado_ UD I:Ubic ar doc .internoI:Impres or BD O:Bus cador ISD :Indic ar s erie VA:Vis ualiz ador deadjuntos MA:Mos traradjuntos SD :Seriedoc umental D:D oc umento lis t.doc .internos doc umento doc umental U bic ardoc .inter no( coddoc ) Lis tars er iedoc umental
Leer()
Lis tars eriedoc umental Bus c ardocumento(s eriedoc ,fechaemis ion,as unto) Leer( )
Lis tar doc umentos internos Imprimirlis t.doc .internos Leer ()
Imprimelis tadodoc .int. Mos trar adjunto( )
Mostrar()
196
c)DiagramadeClases FIGURA94:DIAGRAMADECLASES
Pernatural Perjuridica Rubro rubdescrip:String Leer() Departamento Nombredepa:String Leer() 1 1..* Prov incia nombreprov incia:String Leer() 1 1..* Leer() Adjunto adjlinea:Integer adjnomarchiv o:String Leer() Insertar() Modif icar() Eliminar() Documento doctipo:String docnumero:String docf echaregistro:Date docprioridad:Integer docasunto:String docnumf olios:Integer docobserv acion:String docarchiv o:Integer docf echaemision:Date docanulado:Integer docf echaarchiv o:Date Leer() Insertar() Modif icar() Anular() Archiv ar() Leer() Insertar() Modif icar() Eliminar() Mov imiento mov f echaenv io:String mov accion:Date mov f echaplazoatencion:Date mov f echarecepcion:Date mov f echaatencion:Date mov prov eido:String mov estado:String mov estadof echa:Date 1..* mov observ aciones:String mov marcador:String Leer() Insertar() Distrito nombredistrito:String 1 1 0..* Leer() Insertar() Modif icar() Eliminar() perjruc:String perrptante:String percargo:String pernatsexo:String perdni:String leer() insertar() modif icar() Eliminar() Percontrato contipo:Integer conf echaini:Date connro:String conarea:String concargo:Integer conobserv aciones:String 1..* conlogin:String conclav e:String 1..* conaccesos:String Leer() Insertar() Modif icar() Eliminar() 0..* 1..* 1..* Serie_documental seriedocnombre:String seriedoctipo:String seriedocplazorpta:Integer seriedocestado:String 1..* Leer() Insertar() Modif icar() Anular() 1 1..* 1 Area codigo_area_arbol:String aredescripcion:String 1 Leer() Insertar() Modif icar() Eliminar() 1 Grupo_documental grupodocnombre:String grupodocdetalle:String grupodocestado:String Leer() Insertar() Modif icar() Eliminar() Cargo carnombre:String cardescripcion:string 1 Leer() Tipoc ontrato connombre:String conobserv aciones :String Leer() 1 1 Requisitos reqnombre:String reqestado:String Leer()
Persona PerNombre: String pertipo:String PerDireccion:String PerTelef ono :String PerTelef ono2:String permail:String permail2:St ring 1..* PerClase:Integer perestado:I nteger
1 1..* 1..*
0..* 1
Ref erencia docref linea:Integer 1 docref erencia:String 0..* Leer() Insertar() Modif icar() Eliminar()
1 0..*
5.3.2.Implementacin El objetivoprincipal que sebusca en esta disciplinaes convertir los elementos del diseo en elementos de implementacin, dichos elementos son los archivos y cdigos fuentes. Otra parte de esta disciplina son las pruebas de unidad, las cuales se limitan a los componentes de software implementados. De esta disciplina se obtendrunsistemaestable. Losobjetivosespecficosson: Determinar en qu ordense implementarn los elementosde cadasubsistema. Integrarelsistemasiguiendoelplan. Notificarloserroresdediseo,siseencuentran,actualizando ladocumentacin. La estructura de todos los elementos implementados formar el ModelodeImplementacin. 5.3.2.1. DiagramadeComponentes: El diagrama de componentes describir los elementos fsicosdelsistema,susrelacionesydependencias.EnlafiguraN96,se muestra las tres capas del sistema implementadas en el Visual Basic 2005. LacapadePresentacinquecontienelosformulariosde mantenimientos,transaccionesyreportes. La capa Negocio, que contiene la lgica del negocio correspondienteavalidacionesycontroldetransacciones. La capa de Lgica de Acceso a Datos, que est conformada por lasclasesquerealizarnlasconsultas y transacciones SQLalaBasedeDatos,segnlosolicitelacapadeNegocio.Estcapa contiene tambin el componente de conexin donde se configura la BasedeDatos.
199
FIGURA96:DiagramadeComponentes
SERVIDORDEAPLICACIN LGICADE NEGOCIO PRESENTACIN
LGICODE ACCESOADATOS
BDGESDOC
SERVIDORWEB
PRESENTA CIN
200
CUADRO65:ESPECIFICACINDECOMPONENTE LGICADEACCESOADATOS
COMPONENTE CLASE PROCEDIMIENTOALMACENADO
Grabaactualizadocumento Grabaadjunto Grabareferencia Eliminardocumento Mostrarseguimiento Registrarenvio Registrarconcluiratenc RestaurardocumentoDesarchivardocumento buscarenvio borrarefyadj Verificaradjuntos Archivardocumento Listaradjundocumento Listardocumentosext:archivados,atendidos, eliminados,enviados,pendientes,respondidos. Listardocumentosint Listarpropietariodoc Listarrefdocumento Listarticket Listardocumentoint Listarempleado Registrarempleado Eliminarempleado Existeusuario Elimina_serie Eliminareqseries Eliminargrupo Graba_actualizagrupo Graba_actualizaserie Grabareqserie Listar_seriesxgrupo Listarestadoreq Listargrupos Listarseries Recuperaciudad Graba_actualizapersona Graba_percontrato Graba_perjuridica Graba_pernatural Listapersonasactivas Recuperararea Recuperarcargo Recuperarrubro Listarusuariosxclase Listarusuarios Actualizalogin Eliminarusuario Grabaactualizaarea Listaarea Eliminararea
Clsdocumento
LGICADE ACCESOA DATOS
Clsempleado
Clsseriedoc
Clsciudad
Clsusuario
Clsarea COMPONENTECLASESPROC Fuente:Elaboracinpropia MIENTOSALMACENADOS
201
5.3.2.2. DiagramadeDespliegue
FIGURA97:Diagramadedespliegue
Servidorweb
Servidorque alojartodoslos componentesdel sistema.
Servidorque permitirel acceso alsistemade Consultade documentospor partedel os usuarios.
S.O.WindowsServer2003 SQLServer2005 PresentacinConsultadedoc.
Equiposquese encuentran distribuido s enlasjefaturasde readela Municipalidad.
TCP/IP Servidorde aplicaciones TCP/IP SwitchDLink TCP/IP SwitchDLink TCP/IP EstacinJA02JA07 Jefaturaderea
S.O.WindowsServer2003 SQL Server2005 Presentacin Lgi cadelNegoci o Lgi odeaccesoadatos
TCP/IP
S.O.Wi ndowsXP SistemaGESDOC
Impresora PuertoUSB Es tacin01Unidadde Trm.Docum.

Equi poquese encuentraenl a UnidaddeTrmite documentario.
ScannerHP SCANJET2400
PuertoUSB
S.O.WindowsXP SistemaGESDOC
202
5.3.3.MedidasdeSeguridadparaelsistema Elplandeseguridadseestablecienfuncinalasmejores prcticasqueplanteaMicrosoftensusdirectivasdeseguridad: Figura98:Directivasdeseguridadenlastrescapasdelsistema
Fuente: MicrosoftCorporation, Patterns&Practices.Directivas deseguridad,Diciembrede2002
5.3.3.1. AUTENTICACIN(identificacinsegura) Existe un mecanismo de autenticacin
personalizado enel que la aplicacinsolicita un nombre de usuario y una contrasea, brindndole tres oportunidades para acceder, en caso contrario se cierra laaplicacin.Paraestoseutilizanlassiguientespolticas deseguridad: El administrador del sistema, es el nico usuario encargado de asignar las contraseas a los nuevos usuariosdelsistema. El administrador del sistema, es el nico usuario encargado de la base de datos y del sistema operativo. Lascontraseasnopuedensermodificadas,sloson reemplazadasporcompleto. Las contraseas sern encriptadas utilizando el algoritmo SHA1 (Secure Hash Algorithm, Algoritmo hashsegurode128bits).SibienMD5eselalgoritmo msrpido,generauncdigorelativamentepequeo, porloquealincrementarlalongitudutilizandoSHA1
203
reduce la ya escasa probabilidad de que dos textos produzcanelmismocdigo. Los usuarios que tras 3 intentos no se hayan identificado correctamente, sern expulsados del sistema. 5.3.3.2. AUTORIZACIN: Accesoaciertasfuncionalidades. Las operaciones que realicen los usuarios en las tablas ms importantes del sistema sern
monitoreadosdurantetodoeliniciodesesin. Se habilitan o deshabilitan controles para la intervencindelusuario. En la interfaz del usuario solo puede ver los elementos,entradasdemenopanelessobrelosque pueda actuar segn las funciones que tenga el usuario. 5.3.3.3. COMUNICACINSEGURA: Los componentes de la interfaz de usuario nicamente se comunican con el usuario. Se evita mostrarinformacinconfidencialsinunaadvertencia.Las contraseasnuncasemuestranotransmitenentextosin formato. 5.3.3.4. AUDITORA: Serealizaparaejecutarelseguimientodelusuario ysu actividadenlaaplicacinpormotivosdeseguridad, paralocualseutilizunatablaadicionalquealmacenela informacindelaauditora. Se especifican los triggers en operaciones DDL, proporcionando un mecanismo adicional para auditar las accionesDDL.
204
El reporte de auditora ser mostrado para los documentosmodificados,anulados,agregados: Usuario. Fechayhoradeoperacin. Equipodesdedondeseaccede. Tipodeoperacin
FIGURAN99:IUAuditoradeoperacionescondocumentos
Fuente:Elaboracinpropia 5.3.3.5. ADMINISTRACINDEPERFILES: Asignacin de roles y funciones desde el SQL Server. Los roles se utilizan para que los usuarios puedan acceder o no a losobjetos de las bases dedatos como tablas, procedimientos almacenados, etc., as como ejecutarsentenciascomoselect. Una funcin es un objeto que tiene un conjunto de permisosyqueutilizarparaadministraradecuadamente lospermisosdeungrupodeusuarios.SQLServertiene dostiposdefunciones:estndarydeaplicacin.
205
Annosehanelaboradolasfuncionesdeaplicacin que sern utilizadas, permitiendo a la aplicacin desarrollada y a la base de datos tener los permisos cuandoejecutenlaaplicacin,estoquieredecirquesiun usuarioingresaalanalizadordeconsultasnodebetener accesoaningunodelosobjetosdelabasededatos,sin embargoseutilizalaproteccinatravsdelaaplicacin conlaclaveencriptada.
206
207
CAPITULOVI:ANLISISCOSTOBENEFICIO En este captulo el proyecto ser evaluado no slo desde el punto de vista monetario, sino tambin considerando los beneficios intangibles que se obtendrn. Primero se establecer los costos de inversin que deber afrontar la institucinenlaetapainicialdelaimplementacin,luegosedefinirlosgastos concurrentesuoperativosyporltimolosbeneficiosintangiblesobtenidos. Ahora bien, la Municipalidad Distrital de Jayanca tiene un moderno parque informtico, entre los quese encuentraservidores recientemente adquiridosa travs de donaciones y convenios con instituciones (SUNAT, (Coordinadora Nacional de Radio, GTZ) y otros adquiridos por compras realizadas por la Municipalidad),locualhacequeloscostosdisminuyanconsiderablemente.La mayora de Pcs tienen licencia de Microsoft Windows XP y Microsoft Office 2003. 6.1. InversinInicial CUADRO66:Costosdesuministros
Descripcin Unidad Cantidad 4 3 600 600 3 3 Precio unitario 21 3.00 0.30 0.04 3.00 18.00 Total(S/.) 84.00 9.00 180.00 240.00 9.00 54.00 576.00
PapelBondA4 Millar CDRW700MB Pz Impresiones Hojas Fotocopias Hojas Anillados Unid. Empastados Unid. TOTAL Fuente:Elaboracinpropia
CUADRO67:Costosdepersonal
Descripcin AnlisisyDiseo Implementacin Instalacinypruebas Capacitacinyconsultora TOTAL Fuente:Elaboracinpropia Nhoras 240 300 100 80 Costopor hora(S/.) 12 12 10 10 Total(S/.) 2880.00 3600.00 1000.00 800.00 8280.00
CUADRO68:CostosdeSoftware
208
Descripcin Microsoft.Netframework2.0 MicrosoftVisualBasic2005Express SoftwareadministracindebasededatosSQL Server2005(*) SistemaoperativodeServidorMicrosoftWindows 2003Server TOTAL Fuente:Elaboracinpropia
Total(S/.) 0.00 0.00 5500.00 2331.00 7831.00
(*)Costosobtenidosde:http://www.microsoft.com/latam/office/livecomm/howtobuy/default.mspx#EAC NoseconsiderancostosdelicenciaWindowsXP,puestoqueyasecuentaconstas.
CUADRO69:CostosdeHardw are(*)
Descripcin Servidordeaplicacin Estacionesdetrabajo Suministrosdered Escner UPS2500W. TOTAL Total(S/.) 5000.00 0.00 0.00 0.00 734.00 5734.00
(*)Noseconsideranalgunoscostos,puestoquelainstitucintienedisponibleactualmenteunservidor yequiposnecesariosencadareaparalaimplantacindelaaplicacin.Enrelacinalescner,se cuentayaconesteequipo,elcualvienecumpliendolafuncionalidaddedigitalizacineneventuales circunstancias.
6.2. GastosconcurrentesuOperativos CUADRO70:GastosoperativosenPersonal

Descripcin Administracindelsistema(1) Administradordelservidor(1) Registradora(Personaldelreadetrmite documentario)(2) TOTAL Total(S/.) 0.00 0.00 0.00 0.00
(1) Recientemente la Municipalidad cuenta con un profesional designado como Jefe de la UnidaddeInformticaqueestaracargodelaadministracindelossistemasydelservidor. (2) El personal encargado del registro y digitalizacin de documentos ser del rea de trmitedocumentario, porlotantola inversinparaelrecursohumanoreferidoaestasdos personasseencuentraincluida dentrodel pago mensualsegn las funcionesestablecidas quecumplenenlaMunicipalidad
6.3. Resumendeloscostostotalesdeimplementacin
209
CUADRO71:Resumendecostosdeimplementacin
Descripcin Costosdesuministros Costosdepersonal CostosdeHardware CostosdeSoftware Gastosoperativosenpersonal TOTAL Total(S/.) 576.00 8280.00 5734.00 7831.00 0.00 22421.00
6.4. Costo/Beneficio Elcostobeneficiodelproyectoestareflejadoenlostiemposderespuestaque elsistemabrindaalosusuariosfinales,porlotantoelclculodelVANyTIRno representa un clculo determinante para medir la factibilidad del presente proyecto. Es por ello que se ha determinado cuantitativamente en tiempo el beneficio queseha obtenido. Losbeneficios que presentamos acontinuacin sonbeneficiosintangiblesencosto. Mejora de la satisfaccin del cliente en 64,10%: 95% de usuarios satisfechosporlaatencinrecibida,aunqueseconsideraqueparallegar aestenivelsernecesariosensibilizacinydifusindelnuevosistema. Aumentodeproductividaddepersonalenlasreasinvolucradas. Ahorro del tiempo de usuarios que solicitan informacin o consulta el estado de un documento: Si un usuario ocupaba 2 horas en promedio para conocer el estado de su documento, con el uso del sistema la realizar en un promedio de tres minutos. Hay que considerar que el usuario adems consume tiempo de traslado a la Municipalidad de Jayanca. Disminucin del tiempo de localizacin y recuperacin de los documentosalseraccesibledesdeelpropiopuestodetrabajo. Disminucindeltiempoentratamientoygestin,elusuarionotieneque rearchivarcadadocumentoaltrabajarconlenpantalla. Disminucindecostesadministrativos, Recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo.Losoriginalesenpapelpuedenenviarsealarchivodecustodia.
210
Un CDROM puede almacenar 120 mil pginas de listados o 15 mil pginasescaneadas. Eliminacin de los documentos duplicados al estar accesibles en cualquiermomentodesdecualquierpuesto. Drstica reduccin en material de archivo al suprimirse los listados en papelylascopias. Disminucindelaprdidadeoportunidad. Mayor control y seguridad el acceso a los documentos puede restringirse a determinados usuarios definiendo niveles de
confidencialidad. Noexistendocumentosextraviadosoperdidos. Mejoradelacalidaddelservicioofrecido. Rendimiento en la consulta, con multiplicidad de criterios de recuperacin. EstosbeneficioshansidocuantificadosenelcaptuloII.
211
212
CAPITULOVII:CONCLUSIONES Se recopil informacin sobre la institucin que constituy la base para el entendimiento y anlisis de la problemtica en el aspectodocumentario. Utilizandoentrevistas a los trabajadores delamunicipalidaddistritaldeJayancayusuariosexternos. Apartirdelainformacinrecopiladaserealizundiagnsticode la situacin respecto al sistema de gestin documentaria en la MunicipalidadDistritaldeJayanca,paralocualsecontconel financiamientodelaOficinaRegionaldeInwentInternationale Weiterbildung und Entwicklung gGmbH (Capacity Building International, Germany). Al realizar el anlisis de los procesos administrativosseencontrinconsistenciasenelTUPA. Losprocesosbsicosqueinvolucranlagestindocumentariaen la Municipalidad distrital de Jayanca son: Registro del documento, que incluye la digitalizacin del documento y gestindeldocumento,queencasodeserdocumentoexterno inicia con el trmite del mismo, la atencin y consulta del estadodelmismo, yenelcasodeserdocumentointerno,slo laconsultadeldocumento. EstosprocesosfuerondiseadosutilizandolametodologaRUP en las etapas de anlisis y diseo elaborando los artefactos establecidosporlametodologaRUP. Puesto que se aplic una metodologa orientada a objetos en todas sus fases y disciplinas, se realiz la implementacin (construccin) mediante esta tcnica de programacin, utilizando el lenguaje de programacin Visual Basic 2005, siendo necesario realizar la separacin lgica de la aplicacin encapas(presentacin,negocioydatos). Se plantearon las medidas de Seguridad para el sistema, las cuales estuvieron basadas en funcin a las mejores prcticas
213
queplanteaMicrosoftensusdirectivasdeseguridadenlastres capas del sistema: Autenticacin, Autorizacin, comunicacin segura,auditoriayadministracindeperfiles. La inversin inicial necesaria para la implementacin del sistema es de S/. 22421. Por otro lado el costo beneficio del proyecto esta reflejado en los tiempos de respuesta que el sistemabrindaalosusuariosfinales,porlotantoelclculodel VANyTIRnorepresentaunclculodeterminanteparamedirla factibilidaddelpresenteproyecto.Esporelloquesedetermin cuantitativamenteentiempoelbeneficioquesehaobtenido.
214
215
CAPITULOVIII:RECOMENDACIONES
Realizarunadecuadorediseodelosprocedimientosqueconduzcanauna
correctaactuacinadministrativayoptimizacindeprocesosqueapoyenel procesodeautomatizacinenlaMunicipalidadDistritaldeJayanca.
SerecomiendaevaluarlosserviciosquebrindaalusuariolaMunicipalidad
Distrital de Jayanca, despus de aplicar cambios sustanciales en los procesosadministrativos,conlafinalidaddeconocerdemaneraobjetivael gradodesatisfaccinciudadanoconrespectoalosserviciosquebrinda.
Implantar progresivamente unworkflow adecuado a la naturaleza de todos

losprocesosrediseadosenlaMunicipalidaddistritaldeJayanca.
Se recomienda tomar en consideracin los criterios de seguridad

formulados,durantelaimplantacindelsoftwarepropuesto.
216
217
REFERENCIASBIBLIOGRFICAS 8.1.Bibliografa:
ANCAJIMA M., Vctor Angel, Anlisis, Diseo y Prototipos del Sistema

Trmite Documentario para la Universidad Los ngeles de Chimbote Per,2005
BOZA D., Beatriz, Manual de Buenas Prcticas Gubernamentales 2006,

CiudadanosalDa,Lima,2006.
CONTRERASH,FelipeFOREROG.,Felipe,Diseodeunmodeloparala
implantacin de un sistema de gestin documental en reas u organizacionesjurdicas,Bogot,Colombia2005.
DIAZC.,MarioSUCLUPEA.,Danny.SistemadeInformacinyelPlande
Tecnologa de clasificacin y bsqueda de expedientes del Archivo RegionaldeLambayeque,Chiclayo,2004.
FAHSBENDER C., Juan Carlos, Desde Adentro: La organizacin del

gobiernolocal,EdicinUniversidaddePiura,Primeraedicin,Per,2007
GINEST, Marc, PEA G. lvaro, Ingeniera del software en entornos de

SoftwareLibre,Espaa,2005.
LANDAM.,LuzM.,GestindeDocumentos:ElCasoConsorcioSMS,Lima,
Per2002.
LAUDON,Kanethc.LAUDON,JaneP.,AdministracindelosSistemasde
Informacin, Organizacin y Tecnologa, Ediciones Pretince Hall, Tercera edicin,2001.
NAVASY.,Grimaldo.SistemadeGestinDocumentalparalaDireccinde
EstudiosyDesarrolloAgrcoladelPEOT.Lambayeque,2005
OROZCO S., Juan Carlos. Desarrollo de un Sistema de Control

documentario para el apoyo a la gestin de la Municipalidad Provincial de Ferreafe,LambayequePer,2005.
RUMBAUGH J, Jacobson I, Booch G., El lenguaje unificado de modelado

Manual de referencia, Racional Software Corporation, Editorial Pearson, Espaa,2000.
TAMAYO V., Mario. Metodologa formal de la investigacin cientfica. .

Primeraedicin,1989.EditorialLimusaS.A.
218
TOROG,GilbertoCRISTANCHOM.,Camilo,GobiernoElectrnicolocale
inclusindigital,Colombia,2006. 8.2.CitasElectrnicas:
ADMINISTRATIVOSDELAJUNTADEANDALUCIA.Turnolibre.Temario.
Volumen III. , junio 2005, editorial MAD. [Disponible en http://books.google.com.pe] [Consulta:18septiembre2007]
FERNNDEZ G., Paloma, Manual deorganizacin deArchivos de gestin

en las Oficinas municipales, ediciones Adhara, Segunda edicin, 1999. [Disponible en http://www.cemci.org/archivos.pdf] [Consulta: 19septiembre 2007]
HEREDIAH,Antonia,ElDebatesobrelaGestinDocumentalMtodosde
Informacin, Archivo General de Andalucia, Espaa. Vol 5 N 2223 EneroMarzo1998. [Consulta:15septiembre2007]
INEI Per. Conceptos de Seguridad Informtica, Lima, Marzo de 2000.

[Disponibleenwww.ongei.gob.pe] [Consulta:20septiembre2007]
MORALES TORRES, Hilda. La importancia de los documentos en los

sistemasdearchivomanualesycomputadorizados.Abril2000.[Disponible enhttp://sistemasdeoficina.com/impdoc.htm] [Consulta:1octubre2007]
PRAGMA CONSULTORES.Agile o Unified? UBA, Noviembre 2004. .

[Disponible en http://www2.dc.uba.ar/materias/isoft2/invitados/sansano.pdf] [Consulta:16Abril2008]
VEGA BRICEO, Edgar Armando. Los Sistemas de Informacin y su

importancia para las organizaciones y empresas. 2005. [Disponible en http://www.monografias.com/trabajos24/ticsempresas/ticsempresas.shtml] [Consulta:1octubre2007]
219
220
Anexo1:DOCUMENTODECREACINDELAMUNICIPALIDAD DISTRITALDEJAYANCA
Anexo2:ORGANIGRAMADELAMUNICIPALIDAD DISTRITALDEJAYANCA
CONCEJOMUNICIPAL
COMISIONESDE REGIDORES
CONSEJODE COORDINACONLOCAL DISTRITAL JUNTASVECINALES OFICINADE AUDITORAINTERNA ALCALDA COMITDISTRITALDE DEFENSACIVIL COMITDISTRITALDE SEG.CIUDADANA COMUDENA UNIDADDETRM.DOCU MENTARIOYARCHIVO GERENCIAMUNICIPAL UNIDADDEPLANIFICACIN YPRESUPUESTO
SEC.GENERALYTRM. DOCUMENTARIO
UNIDADDEASESORA LEGAL OFICINADE ADMINISTRACIN UNIDADDE INFORMTICA
GERENCIADEDESARROLLO ECONMICOYDESERVICIOS COMUNALES
GERENCIADE PROYECC.Y DESARROLLOSOCIAL
GERENCIADEDESARRO LLOURBANOYRURAL
AGENCIASMUNICIPALES
222
MUNICIPALIDDESDE CENTROSPOBL ADOS
PROYECTOS ESPECIALES MUNICIPALES
223
Anexo3:CLASIFICACINDOCUMENTALDELAMUNICIPALIDAD DISTRITALDEJAYANCA
TIPO GRUPO PLAZO (Interno DOCUMENTAL RPTA(das) /Externo) I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I E E E E E 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 E E E E 3 4 4 4 7
CODIGO 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 013 014 015 016 017 018 019 020 021 022 023 024 025 026 027 028 029 030 031 032 033 034 035 036 037 038 039
NOMBREDESERIEDOCUMENTAL CONVENIOSDECOOPERACIONTECNICA MEMORIASANUALES ACTASDESESIONDECONCEJOS RESOLUCIONESDEALCALDIA DECRETOSMUNICIPALES RESOLUCIONESDECONCEJO ACUERDOSDECONCEJO ORDENANZASMUNICIPALES NORMAS REGLAMENTOS LICITACIONES PLANANUAL PLANDETRIBUTACIONMUNICIPAL REGLAM.ORGANIZ.YFUNCIONES MANUALDEORGAN.YFUNCIONES MANUALDEPROCEDIMIENTOS CUADRODENECESIDADES PLANANUALDEADQUISICIONES PECOSA INVENTARIOFISICODEBIENES ORDENESDESERVICIOS ORDENESDECOMPRA CONTRATOS NOTASDEPRENSA INFORMEDEEVALUACIN INFORMEDEAPROBACIN INFORMEDESUPERVISIN INFORMEDEINSPECCIN SOLICITUDDEACCESOALAINFORMACINPBLICA RECONOCIMIENTOJUNTAVECINAL RECONOCIMIETOCOMITDEVASODELECHE USODELOCALMUNICIPALPARAACTIVIDADES CULTURALES AUTORIZACINDEACTIVIDADBAILABLE SOLICITUDDEAPOYOSVARIOS AUTORIZACINDETRABAJOENCALLES DECLARACIONJURADA INVITACIN CARTA CARTANOTARIAL
Fuente:ElaboracinpropiabasadaenlanormativadelArchivoGeneraldelaNacinparaMunicipalidades
224
Anexo4:PLANDEDESARROLLODELSISTEMAINFORMTICODEGESTIN DOCUMENTARIAPARALAMUNICIPALIDADDISTRITALDEJAYANCA
INTRODUCCIN EstedocumentoseconstituyeenelplandeDesarrollodelSistemaInformtico de Gestin documentaria para la Municipalidad distrital de Jayanca, y provee unavisinglobaldelenfoquededesarrollopropuesto. El proyecto ha sido ofertado por Albertina Purisaca Vigil basado en una metodologa de Rational Unified Process (RUP) en la que nicamente se proceder a cumplir con las tres primeras fases que marca la metodologa, constando nicamente en la tercera fase de dos iteraciones. Es importante destacarestopuestoqueutilizaremoslaterminologaRUPenestedocumento. SeincluireldetalleparalasfasesdeInicioyElaboracinyadicionalmentese esbozarn las fases posteriores de Construccin y Transicin para dar una visinglobaldetodoproceso. El enfoque de desarrollo propuesto constituye una configuracin del proceso RUPdeacuerdoalascaractersticasdelproyecto,seleccionandolosrolesde los participantes, las actividades a realizar y los artefactos (entregables) que serngenerados.EstedocumentoesasuvezunodelosartefactosdeRUP. ElpropsitodelPlandeDesarrollodeSoftwareesproporcionarlainformacin necesariaparacontrolarelproyecto.Enlsedescribeelenfoquededesarrollo delsoftware. LosusuariosdelPlandeDesarrollodelSoftwareson: El jefe del proyecto: Lo utiliza para organizar la agenda y necesidades de recursosypararealizarsuseguimiento. Losmiembrosdelequipodedesarrollo:Lousanparaentenderloqudeben hacer,cundodebenhacerloyquotrasactividadesdependendeello. El Plan de Desarrollo del Software describe el plan global usado para el desarrollodelSistemaInformticodeGestinDocumentaria.Eldetalledelas iteraciones individuales se describe en los planes de cada iteracin, documentos que se aportan en forma separada. Durante el proceso de desarrolloenelartefactoVisinsedefinenlascaractersticasdelproductoa desarrollar, lo cual constituye la base para la planificacin de las iteraciones.
225
Paralaversin1.0delPlandeDesarrollodelSoftware,noshemosbasadoen la captura de requisitos por medio del stakeholder, representante de la Municipalidadparahacerunaestimacinaproximada. Eldocumentoestorganizadoenlassiguientessecciones: Vista General del Proyecto proporciona una descripcin del propsito, alcance y objetivos del proyecto, estableciendo los artefactos que sern producidosyutilizadosduranteelproyecto. OrganizacindelProyectodescribelaestructuraorganizacionaldelequipo dedesarrollo. GestindelProcesoexplicaloscostosyplanificacinestimada,definelas fasesehitosdelproyectoydescribecmoserealizarsuseguimiento.
I.VISINGENERALDELPROYECTO 1.1. Propsito,AlcanceyObjetivos Lainformacinqueacontinuacinseincluyehasidoextradadelasdiferentes reuniones que se han celebrado con el stakeholder de la empresa desde el iniciodelproyecto. La Municipalidad Distrital de Jayanca tiene por finalidad representar al vecindario,promuevelaadecuadaprestacindelosserviciospblicoslocalesy el desarrollo integral, sostenible y armnico de su circunscripcin, con participacindelapoblacin. Una buena prctica gubernamental en Servicio de Atencin al Ciudadano (BPG) se orienta a lograr excelencia en el servicio a ste, basndose en polticas, acciones y sistemas que permitan entablar con l la mejor relacin posible,buscandogarantizartantolacalidaddelainformacinbrindadacomo la del trato ofrecido, as como la eficiencia en la atencin satisfactoria desus demandas. En este contexto la Municipalidad Distrital de Jayanca considera necesario el desarrollo del sistema informtico de gestin documentaria para mejorar el serviciodeatencinalosusuarios. El proyecto debe proporcionar una propuesta para el desarrollo de los siguientesprocesos:
226
a)Administracindelsistema,queincluye:
Registrar/Actualizarseriedocumental. Registrar/Actualizargrupodocumental. Asignarrequisitos. Registrarrea. Registrar/Actualizarempleado. Buscarempleado. Asignarusuariosypermisos. Generarreportes(empleados,seriesdocumentales,estadsticasdegestin documentaria).
b)Registrodedocumento,queincluye:
Listardocumentosexternos Registrardocumentoexterno Modificardocumentoexterno Gestionarreferencias Gestionaradjuntos Buscarusuario Registrar/Actualizarusuario Generarticket Derivardocumentoexterno Anulardocumento Listardocumentosenviados Mostraradjuntos Listardocumentosanulados Restaurardocumento Listardocumentosinternos Registrardocumentointerno Modificardocumentointerno Asignaradjunto Imprimirdocumentos(registrados,anulados,enviados)
c)Gestindedocumentos,queincluye:
Listardocumentospendientesdeatencin. Mostraradjuntosdeldocumento. Darprovedo.
227
Cocluiratencindeldocumento. Mostrarseguimientodeldocumento. Mostraradjunto. Listardocumentosrespondidos. Listardocumentosatendidos. Archivardocumento. Listardocumentosarchivados. Ubicardocumentoexterno. Ubicardocumentointerno. Consultarestadodeundocumento. Imprimir documentos (pendientes de atencin, respondidos, atendidos y archivados)
1.2. SuposicionesyRestricciones Las suposiciones y restricciones respecto del sistema, y que se derivan directamentedelasentrevistasconelstakeholderdelaempresason: El sistema debe ajustarse a la normativa vigente del Archivo de la Nacin. El sistema debe considerar formatos dearchivos aprobados por la ISO comoestndarinternacional. Como es natural, la lista de suposiciones y restricciones se incrementar durante el desarrollo del proyecto, particularmente una vez establecido el artefactoVisin. 1.3. Entregablesdelproyecto A continuacin se indican y describen cada uno de los artefactos que sern generadosyutilizadosporelproyectoyqueconstituyenlosentregables.Esta lista constituye la configuracinde RUP desde la perspectiva de artefactos, y queproponemosparaesteproyecto. Es preciso destacarquede acuerdo a la filosofa de RUP (y detodoproceso iterativoe incremental), todoslosartefactosson objeto demodificaciones a lo largo del proceso de desarrollo, con lo cual, slo al trmino del proceso podramos tener una versin definitiva y completa de cada uno de ellos. Sin embargo, el resultado de cada iteracin y los hitos del proyecto estn enfocados a conseguir un cierto grado de completitud y estabilidad de los
228
artefactos.Estoserindicadomsadelantecuandosepresentenlosobjetivos decadaiteracin. a)PlandeDesarrollodelSoftware Eselpresentedocumento. b)ModelodeCasosdeUsodelNegocio Es un modelo delas funciones de negociovistas desde la perspectiva delos actoresexternos(Agentesderegistro,solicitantesfinales,otrossistemasetc.) Permitesituaralsistemaenelcontextoorganizacionalhaciendonfasisenlos objetivos en este mbito. Este modelo se representa con un Diagrama de CasosdeUsousandoestereotiposespecficosparaestemodelo. c)ModelodeObjetosdelNegocio Es un modelo que describe la realizacin de cada caso de uso del negocio, estableciendo los actores internos, la informacin que en trminos generales manipulan y los flujos de trabajo (workflows) asociados al caso de uso del negocio. Para la representacin de este modelo se utilizan Diagramas de Colaboracin (para mostrar actores externos, internos y las entidades (informacin) que manipulan, un Diagrama de Clases para mostrar grficamente las entidades del sistema y sus relaciones, y Diagramas de Actividadparamostrarlosflujosdetrabajo. d)Glosario Es un documento que define los principales trminos usados en el proyecto. Permiteestablecerunaterminologaconsensuada. e)ModelodeCasosdeUso El modelo de Casos de Uso presenta las funciones del sistema y los actores quehacenusodeellas.SerepresentamedianteDiagramasdeCasosdeUso. f)EspecificacionesdeCasosdeUso Paraloscasosdeusoquelorequieran(cuyafuncionalidadnoseaevidenteo quenobasteconunasimpledescripcinnarrativa)serealizaunadescripcin detallada utilizando una plantilla de documento, donde se incluyen: precondiciones, postcondiciones, flujo de eventos. Tambin, para casos de uso cuyo flujo de eventos seacomplejo podr adjuntarse una representacin grficamedianteunDiagramadeActividad. g)Especificacionesadicionales
229
Estedocumentocapturartodoslosrequisitosquenohansidoincluidoscomo partedeloscasosdeusoyserefierenrequisitosnofuncionalesglobales. Dichos requisitos incluyen: requisitos legales o normas, aplicacin de estndares, requisitos de calidad del producto, tales como: confiabilidad, desempeo,etc.,uotrosrequisitosdeambiente,talescomo:sistemaoperativo, requisitosdecompatibilidad,etc. h)PrototiposdeInterfacesdeUsuario Setratadeprototiposquepermitenalusuariohacerseunaideamsomenos precisa de las interfaces que proveer el sistema y as, conseguir retroalimentacin de su parte respecto a los requisitos del sistema. Estos prototipos se realizarn como: dibujos a mano en papel, dibujos con alguna herramienta grfica o prototipos ejecutables interactivos, siguiendo ese orden de acuerdo al avance del proyecto. Slo los de este ltimo tipo sern entregados al final de la fase de Elaboracin, los otros sern desechados. Asimismo, este artefacto, ser desechado en la fase de Construccin en la medida que el resultado de las iteraciones vayan desarrollando el producto final. i)ModelodeAnlisisyDiseo Estemodeloestablecelarealizacindeloscasosdeusoenclasesypasando desde una representacin en trminos de anlisis (sin incluir aspectos de implementacin) hacia una de diseo (incluyendo una orientacin hacia el entornodeimplementacin),deacuerdoalavancedelproyecto. j)ModelodeDatos Previendoquelapersistenciadelainformacindelsistemasersoportadapor unabasededatosrelacional,estemodelodescribelarepresentacinlgicade losdatospersistentes,deacuerdoconelenfoqueparamodeladorelacionalde datos.ParaexpresarestemodeloseutilizaunDiagramadeClases(dondese utiliza un profile UML para Modelado de Datos, para conseguir la representacindetablas,claves,etc.). k)ModelodeImplementacin Este modelo es una coleccin de componentes y los subsistemas que los contienen. Estos componentes incluyen: ficheros ejecutables, ficheros de cdigo fuente, y todo otro tipo de ficheros necesarios para la implantacin y
230
desplieguedelsistema.(Estemodeloesslounaversinpreliminaralfinalde lafasedeElaboracin,posteriormentetienebastanterefinamiento). l)ModelodeDespliegue Este modelo muestra el despliegue la configuracin de tipos de nodos del sistema,enloscualessehareldesplieguedeloscomponentes. m)SolicituddeCambio Los cambios propuestos para los artefactos se formalizan mediante este documento.Medianteestedocumentosehaceunseguimientodelosdefectos detectados,solicitud demejoras ocambiosenlosrequisitos delproducto. As seproveeunregistrodedecisionesdecambios,desuevaluacineimpacto,y seaseguraquestosseanconocidosporelequipodedesarrollo.Loscambios se establecen respecto de la ltima baseline (el estado del conjunto de los artefactos en un momento determinado del proyecto) establecida. En nuestro casoalfinaldecadaiteracinseestablecerunabaseline. n)PlandeIteracin Esunconjuntodeactividadesytareasordenadastemporalmente,conrecursos asignados, dependencias entre ellas. Se realiza para cada iteracin, y para todaslasfases. o)ListadeRiesgos Este documento incluye una lista de los riesgos conocidos y vigentes en el proyecto, ordenados en orden decreciente de importancia y con acciones especficasdecontingenciaoparasumitigacin. p)ManualdeInstalacin Este documento incluye las instrucciones para realizar la instalacin del producto. q)MaterialdeApoyoalUsuarioFinal Corresponde a un conjunto de documentos y facilidades de uso del sistema, incluyendo:GuasdelUsuario,GuasdeOperacin,GuasdeMantenimientoy SistemadeAyuda. r)Producto Los ficheros del producto empaquetados y almacenadas en un CD con los mecanismosapropiadosparafacilitarsuinstalacin.Elproducto,apartirdela primera iteracin de la fase de Construccin es desarrollado incremental e iterativamente,obtenindoseunanuevareleasealfinaldecadaiteracin.
231
Losartefactos p,qyrsegenerarnapartirdelafasedeConstruccin,conlo cualsehanincluidoaqusloparadarunavisinglobaldetodoslosartefactos quesegenerarnenelprocesodedesarrollo. II.ORGANIZACINDELPROYECTO 2.1. ParticipantesenelProyecto El personal que design la Municipalidad Distrital de Jayanca para coordinaryapoyareneldesarrollodelproyectofuelaSecretariaGeneral. ElrestodelpersonaldelproyectoconsiderandolasfasesdeInicio,Elaboracin ylafasedeConstruccin,estarformadoporlossiguientespuestosdetrabajo y personal asociado,deacuerdoconlos roles quedesempeanen RUP. En este caso, slo para la investigacin presentada, la tesista est asumiendo todoslosroles. CUADROA1:ROLESYRESPONSABILIDADES
Puesto Jefe Proyecto Responsabilidad de El jefe de proyecto asigna los recursos, gestiona las prioridades, coordina las interacciones con los clientes y usuarios, y mantiene al equipo del proyecto enfocado en los objetivos. El jefe de proyecto tambin establece un conjunto de prcticas que aseguran la integridad y calidad de los artefactosdelproyecto. Adems,eljefede proyecto se encargar de supervisarelestablecimiento delaarquitecturadelsistema.Gestinderiesgos.Planificacinycontroldel proyecto. de Captura, especificacin y validacin de requisitos, interactuando con el cliente y los usuarios mediante entrevistas. Elaboracin del Modelo de Anlisis y Diseo. Colaboracin en la elaboracin de las pruebas funcionalesyelmodelodedatos. Construccin de prototipos. Colaboracin enla elaboracin de las pruebas funcionales,modelodedatosyenlasvalidacionesconelusuario de Gestin de requisitos, gestin de configuracin y cambios, elaboracin del modelodedatos,preparacindelaspruebasfuncionales,elaboracindela documentacin.Elaborarmodelosdeimplementacinydespliegue.
Analista Sistemas
Programador: Ingeniero Software:
III.GESTINDELPROCESO 3.1. EstimacionesdelProyecto El presupuesto del proyecto y los recursos involucrados estn descritos en el informedetesiselaborado.
232
3.2. PlandelasFases Eldesarrollosellevaracaboenbaseafasesconunaomsiteracionesen cada una de ellas. Para la fase de Construccin es slo una aproximacin preliminar. CUADROA2:PLANDEFASES
FASE Fasedeinicio Fasedeelaboracin Fase de construccin Fasedetransicin NRO. ITERACIONES 1 1 2 DURACIN 4semanas 3semanas 16semanas
CUADROA3:DESCRIPCINDEHITOSSEGNFASE
Descripcin Hito Fase de En esta fase desarrollar los requisitos del producto desde la perspectiva del Inicio usuario,loscualessernestablecidosenelartefactoVisin.Losprincipalescasos de uso sern identificados y se har un refinamiento del Plan de Desarrollo del Proyecto. La aceptacin del cliente / usuario del artefacto Plan de Desarrollo marcanelfinaldeestafase. Fase de Enestafaseseanalizanlosrequisitosysedesarrollaunprototipodearquitectura Elaboracin (incluyendo las partes ms relevantes y / o crticas del sistema). Alfinal de esta fase, todos los casos de uso correspondientes a requisitos que sern implementados en la primera release de la fase de Construccin deben estar analizados y diseados (en el Modelo de Anlisis / Diseo). La revisin y aceptacindelprototipodelaarquitecturadelsistemamarcaelfinaldeestafase. La revisin y entrega de todos los artefactos hasta este punto de desarrollo tambin se incluye como hito. La primera iteracin tendr como objetivo la identificacin y especificacin de los principales casos de uso, as como su realizacin preliminar en el Modelo de Anlisis / Diseo, tambin permitir hacer unarevisingeneraldelestadodelosartefactoshastaestepunto y ajustarsies necesariolaplanificacinparaasegurarelcumplimientodelosobjetivos. Fase de Durantelafasedeconstruccinseterminandeanalizarydiseartodosloscasos Construccin de uso, refinando el Modelo de Anlisis / Diseo. El producto se construye en basea2iteraciones,cadaunaproduciendounareleasealacualseleaplicanlas pruebas y se valida con el usuario. Se comienza la elaboracin de material de apoyoalusuario.Elhitoquemarcaelfindeestafaseeslaversindelarelease 3.0, con la capacidad operacional parcial del producto que se haya considerado comocrtica,listaparaserentregadaalosusuariosparapruebasbeta. Fase de En esta fase se prepararn dos releases para distribucin, asegurando una Transicin implantacin y cambio del sistema previo de manera adecuada, incluyendo el entrenamiento de los usuarios. El hito que marca el fin de esta fase incluye, la entregadetodaladocumentacindelproyectoconlosmanualesdeinstalaciny todo el material de apoyo al usuario, la finalizacin del entrenamiento de los usuarios y el empaquetamiento del producto. Esta fase no est incluida en la investigacin.
233
3.3. CalendariodelProyecto Acontinuacinsepresentauncalendariodelasprincipalestareasdelproyecto incluyendoslo las fases de Inicio y Elaboracin. Como se ha comentado, el procesoiterativoeincrementaldeRUPestcaracterizadoporlarealizacinen paralelo de todas las disciplinas de desarrollo a lo largo del proyecto, con lo cual la mayora de los artefactos son generados muy tempranamente en el proyecto pero van desarrollndose en mayor o menor grado de acuerdo a la faseeiteracindelproyecto. CUADROA4:CALENDARIODELPROYECTOFASESINICIOY ELABORACIN
Disciplinas/Artefactosgeneradosomodificadosdurantela Fase ModeladoDelNegocio ModelodeCasosdeUsodelNegocioyModelodeObjetos delNegocio Requisitos Glosario Modeladodecasosdeuso Especificacindecasosdeuso Especificacionesadicionales Anlisis/Diseo ModelodeAnlisis/Diseo Modelodedatos Implementacin Prototiposdeinterfacesdeusuario Modelodeimplementacin Despliegue Modelodedespliegue GestindeCambiosyConfiguracin Gestindelproyecto Plan de Desarrollo del Software en su versin 2.0 y planesdelasIteraciones
Comienzo
07012008
07012008 24012008 31012008 25022008
04032008 11032008
20032008 01042008
02052008 Durantetodoel proyecto 07/01/2008
234
CUADROA5:CALENDARIODELPROYECTOFASEELABORACIN
Disciplinas/ArtefactosgeneradosomodificadosdurantelaFase ModeladodelNegocio Modelo de Casos de Uso del Negocio y Modelo de Objetos del Negocio Requisitos Glosario Visin ModelodeCasosdeUso EspecificacindeCasosdeUso EspecificacionesAdicionales Anlisis/Diseo ModelodeAnlisis/Diseo ModelodeDatos Implementacin PrototiposdeInterfacesdeUsuario ModelodeImplementacin Pruebas CasosdePruebasFuncionales Despliegue ModelodeDespliegue GestindeCambiosyConfiguracin Gestindelproyecto Plan de Desarrollo del Software en su versin 2.0 y planes de las Iteraciones 15/05/2008 02052008 Durantetodo elproyecto 20032008 01042008 04032008 11032008 07012008 24012008 31012008 25022008 07012008 Comienzo
3.4. SeguimientoyControldelProyecto GestindeRequisitos LoscambiosenlosrequisitosserngestionadosmedianteunaSolicitud de Cambio, las cuales sern evaluadas y distribuidas para asegurar la integridad del sistema y el correcto proceso de gestin de configuracin y cambios. ControldePlazos El calendario del proyectotendr unseguimiento y evaluacinsemanal poreljefedeproyecto.
235
ControldeCalidad Losdefectosdetectadosenlasrevisionesyformalizadostambinenuna Solicitud de Cambio tendrn un seguimiento para asegurar la conformidad respecto de la solucin de dichas deficiencias Para la revisin de cada artefacto y su correspondiente garanta de calidad se utilizarn las guas de revisinychecklist(listasdeverificacin)incluidasenRUP. GestindeRiesgos ApartirdelafasedeIniciosemantendrunalistaderiesgosasociados al proyecto y de las acciones establecidas como estrategia para mitigarlos o accionesdecontingencia.Estalistaserevaluadaalmenosunavezencada iteracin. GestindeConfiguracin Se realizar una gestinde configuracin para llevarun registro delos artefactos generados y sus versiones. Tambin se incluir la gestin de las Solicitudes de Cambio y de las modificaciones que stas produzcan, informando y publicandodichoscambios para queseanaccesibles a todo los participantes en el proyecto. Al final de cada iteracin se establecer una baseline(unregistrodelestadodecadaartefacto,estableciendounaversin), lacualpodrsermodificadasloporunaSolicituddeCambioaprobada.
236

Tesis Implementacion de Sistema de Gestion Documentaria Mdjayanca

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Tesis Implementacion de Sistema de Gestion Documentaria Mdjayanca

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

U N I V E R S I D A D SEORDESIPAN

IMPLEMENTACIONDEUNSISTEMAINFORMTICODEGESTIN DOCUMENTARIAPARAMEJORARELSERVICIODEATENCIONA LOSUSUARIOSDELAMUNICIPALIDADDISTRITALDEJAYANCA

_______________________ AlbertinaPurisacaVigl AUTOR

________________________ Ing.MartinAmpueroPasco ASESOR

PRESENTADAALAESCUEL ADEINGENIERADESISTEMASDELA UNIVERSIDADSEORDESIPNPARAOPTARELTTULODE: INGENIERODESISTEMAS

_______________________ Lic.ManuelAmayaCheca Presidente

________________________ Msc.ManuelSnchezChero Secretario

_______________________ Ing.AlbertoSamillnAyala Vocal

ADiosporiluminarmeenmi vidayalolargodemicarrera profesional.

A mi familia que me brind su apoyo incondicional y constante paralograrmismetaspropuestas.

Alasautoridadesytrabajadores de la Municipalidad Distrital de Jayanca, por su apoyo brindado paraeldesarrollodelapresente investigacin.

DEDICATORIA. AGRADECIMIENTO. RESUMEN. ABSTRACT.

3.1.6. 3.1.7. 3.1.8 3.1.9.

CAPITULOVII:CONCLUSIONES CAPITULOVIII:RECOMENDACIONES REFERENCIASBIBLIOGRFICAS ANEXOS

Organizar, reglamentar y administrar los servicios pblicos locales desuresponsabilidad.

Presentar iniciativas legislativas en materia y asuntos de su competencia. Ejercerlasdemsatribucionesinherentesasufuncin,conformea ley.

b). Ascomoaquellascompetenciassealadasenlosarts.42y43dela LeydeBasesdelaDescentralizacinN27783: Competenciasexclusivas:

Planificar y promover el desarrollo urbano y rural de su circunscripcin,yejecutarlosplanescorrespondientes.

Normar la zonificacin, urbanismo, acondicionamiento territorial y asentamientoshumanos.

Aprobar su organizacin interna y su presupuesto institucional conformealaLeydeGestinPresupuestariadelEstadoylasLeyes AnualesdePresupuesto.

Formular y aprobar el plan de desarrollo local concertado con su comunidad.

Ejecutarysupervisarlaobrapblicadecarcterlocal. Aprobar y facilitar los mecanismos y espacios de participacin, concertacinyfiscalizacindelacomunidadenlagestinmunicipal.

Educacin, Participacin en la gestin educativa conforme lo determinelaleydelamateria.

Saludpblica. Cultura,turismo,recreacinydeportes. Preservacin y administracin de las reservas y reas naturales protegidaslocales,ladefensayproteccindelambiente.

Seguridadciudadana. Conservacindemonumentosarqueolgicosehistricos. Transportecolectivo,circulacinytrnsitourbano. Viviendayrenovacinurbana. Atencinyadministracindeprogramassociales. Gestinderesiduosslidos. Otrasqueseleagreguenoasignenconformealey.

ESTRUCTURAORGNICA La Municipalidad Distrital de Jayanca asegura el cumplimiento de sus competenciasyejecucindefuncionesespecficasatravsdelaestructura orgnicasiguiente:

Desorganizacin durante el registro de la informacin, generacin de

Dificultad para la conservacin, administracin, organizacin, el acceso, la

No existe un historial de los documentos que ingresan a la municipalidad:

No se lleva una estadstica y reporte de los documentos: No se sabe

El archivo de los documentos se realiza en forma manual y sin ningn

40.7 44.4 25.9 21.0 22.2 23.5

46.9 39.5 43.2 45.7 43.2 39.5

69.1 % 66.7 % 65.4 % 63.0 %

Facilidadpar ao bte ner inf or m acin?

7.4 6.2 6.2 7.4 4.9

23.5 24.7 19.8 17.3 19.8

30.9% 30.9% 26.0% 24.7% 24.7% 22.2%

Cant idaddedocu m ent aci ns olicit ada? Clar idaddelainf or m acin ?

Clar idadd efor m at os /s olicit uddetr m ite ?

Resoluc inMinisterialN1812003PCMquecrealaComisinMultisectorialparaelDesarrollodela SociedaddelaInformacinCODESIPer.

Servicio de atencin al usuario

Reduccin deltiempo degestin documen taria

2.8. Contrastacindehiptesis CUADRO2:MEJORADELTIEMPODEGESTINDOCUMENTARIA

InformacintomadadelaEvaluacindelserviciodeatencinalosusuariosdelaMunicipalidadDistritaldeJayanca Lambayeque.OficinaRegionaldeInwentInternationaleWeiterbildungundEntwicklunggGmbH(CapacityBuilding International,Germany),Enero2008.

Spencer,DMonzon,J.AnlisisyDiseodeSistemasInformticos.Primeraedicin,LimaPer,1994. FahsbenderC.,JuanCarlos,DesdeAdentro:Laorganizacindelgobiernolocal,EdicinUniversidaddePiura, Primeraedicin,Per,2007

Sistemadeordenamiento territorial,infraestructuray transporte.

previo, que cualquier organizacin debera dar antes de tratar de implantarunsistemadegestindelconocimiento .

BusteloRuesta,CarlotayAmarillaIglesias,Raquel.Gestindelconocimientoygestindelainformacin[en lnea].EnBoletndelInstitutoAndaluzdePatrimonioHistrico,aoVIII,n34(marzo2001)pp.226230. www.infoarea.es/documentos/GC.pdf)[Consulta2Oct.2007]

Fuente: Manual de Organizacin de Archivos de Gestin en las Oficinas Municipales,FernndezGil,Paloma,segundaedicin,1999.

Correspondencia: Podemos definir la correspondencia como el

organizaciones, pero que aplicado a mbitos ms pequeos puede ir en detrimentodelaconservacindelosdocumentosydelaprovechamientode losespaciosadministrativos.

Fuente: Manual de Organizacin de Archivos de Gestin en las Oficinas Municipales,FernndezGil,Paloma,segundaedicin,1999.

Adems, indica que .. cuando se parte de la premisa de que

actualidadlagestindocumentalesentedidacomounprocesoglobal, corporativoeintegraldelprocesodocumentaldeunaorganizacin.Es por ello ms acertado hablar de Sistemas de Gestin Integrada de la

documentacin, las cuales controlan la produccin, la circulacin, el almacenamientoylarecuperacindecualquiertipodeinformacin 15.

GarcaCaballero,RicardoMartnGaln,Bonifacio.Herramientasparalagestindelosdocumentos electrnicosenlosnuevosserviciosdeinformacinydocumentacin[enlnea]<www.cobdc.org/7es/home cas.htm>[Consulta2Dic.2007]

Garantizar el mantenimiento de los criterios de organizacin de losmismos.

Salvaguardar y preservar la evidencia de las actividades, conocimientosytransaccionesdelaempresa.

Establecerunapolticaracionaldeconservacinydestruccinde documentos en funcin de las necesiades informativas de la empresa.

16 Para Carlota Bustelo (2000) los sistemas de gestin documental

BusteloRuesta,Carlota.GestinDocumentalenlasempresas:unaaproximacinprctica [En lnea]En:VIIJornadasEspaolasdeDocumentacin(Fesabid2000).Bilbao,19.21deoctubredel 2000<wwww.infoarea.es/documentos/feabid.pdf>[Consulta:712008] 17 GarcaMoralesHuidobro,Elisa.Ob.Cit.

La preservacin de la integridad de los documentos de valor paralaempresa.

Tpicamente un Sistema de gestin documentaria cuenta con una