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INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

JUILLET 2007 Cette publication a t produite dans le but dtre soumise lexamen de lAgence des tats-Unis pour le dveloppement international. Elle a t prpare par le USAID | PROJET DELIVER, Commande de travail n 1.

INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUE

Les opinions exprimes par les auteurs dans cette publication ne refltent pas ncessairement celles de lAgence des tats-Unis pour le dveloppement international ou du gouvernement des tats-Unis.

USAID | PROJET DELIVER, Commande de travail n 1 LUSAID | PROJET DELIVER, Commande de travail n 1, est financ par lAgence amricaine pour le dveloppement international (USAID) dans le cadre du contrat n GPO-I-01-06-00007-00 ayant dmarr le 29 septembre 2006. La commande de travail n 1 est mise en uvre par John Snow, Inc., en collaboration avec PATH, Crown Agents Consultancy, Inc., Abt Associates, Fuel Logistics Group (Pty) Ltd., UPS Supply Chain Solutions, Family Health International, le Manoff Group, et 3i Infotech. Le projet permet damliorer les chanes dapprovisionnement des produits de sant essentiels en renforant les systmes dinformation de gestion logistique, en simplifiant les systmes de distribution, en dterminant les ressources financires pour les achats et le fonctionnement de la chane dapprovisionnement et en amliorant les prvisions et la planification des achats. Le projet encourage aussi les responsables de llaboration des politiques ainsi que les donateurs soutenir la logistique en tant qulment crucial pour le succs global de leurs mandats en matire de soins de sant.
H

Citation recommande USAID | PROJET DELIVER, Commande de travail n 1. 2007. Indicateurs de suivi et dvaluation de performance des systmes logistiques. Arlington, Va.: USAID | PROJET DELIVER, Commande de travail n 1.

Rsum Le suivi de la qualit fait partie intgrante de tout systme logistique des produits de sant, puisquil peut dcrire la performance du systme logistique, valuer les points forts et les points faibles et permettre la responsabilisation et le plaidoyer. Ce document dcrit plusieurs indicateurs qui sont des outils utiles de suivi et dvaluation dun systme logistique des produits de sant de la reproduction. Ces indicateurs peuvent servir mesurer la disponibilit des produits dans un centre de sant, la performance du systme logistique et en fin de compte, la scurit des produits.

USAID | PROJET DELIVER John Snow, Inc. 1616 Fort Myer Drive, 11th Floor Arlington, VA 22209 USA Tlphone : 703-528-7474 Fax : 703-528-7480 Email : deliver_project@jsi.com Internet : deliver.jsi.com

TABLE DES MATIRES


INTRODUCTION ....................................................................................... 1 INDICATEURS DE DISPONIBILIT DU STOCK ET LA PERFORMANCE DU SYSTME LOGISTIQUE ....................................... 3 INDICATEUR : Fiabilit des donnes logistiques en matire de gestion de stock.................................................................................... 3 Dfinition.................................................................................................... 3 INDICATEUR : Pourcentage des structures reevant la quantit de produits commande ................................................................................. 5 Dfinition.................................................................................................... 5 INDICATEUR : Pourcentage de la diffrence entre la quantit de produits commands et la quantit de produits reus .......................... 6 Dfinition.................................................................................................... 6 INDICATEUR : Pourcentage des structures maintenant des conditions dentreposage acceptables........................................................................ 8 Dfinition.................................................................................................... 8 INDICATEUR : Pourcentage des structures ayant une rupture de stock un moment quelconque sur une priode donne..................... 9 Dfinition.................................................................................................... 9 INDICATEUR : Pourcentage de structures garantissant une disponibilit du produit court terme................................................ 11 Dfinition.................................................................................................. 11 INDICATEUR : Scores de lindicateur de lOutil dvaluation du systme logistique .............................................................................. 13 Dfinition.................................................................................................. 13 GUIDE DES INDICATEURS POUR MESURER LEXACTITUDE DES PREVISIONS .................................................................................. 17 INDICATEUR : Marge d erreur entre la consommation prvue et la consommation relle dun produit (en pourcentage absolu moyen) ........ 17 Dfinition.................................................................................................. 17 INDICATEUR : Ecart entre les prvisions de consommation et la consommation relle (en pourcentage) ................................................... 20 Dfinition.................................................................................................. 20 INDICATEURS POUR MESURER LA PERFORMANCE EN MATIERE DAPPROVISIONNEMENT..................................................................... 23 INDICATEUR : Engagement de toutes les parties prenantes excuter un plan dapprovisionnement tabli pour chaque produit ..... 23 Dfinition.................................................................................................. 23 INDICATEUR : Existence dun plan dapprovisionnement pluriannuel pour chaque produit offert..................................................... 25

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Dfinition.................................................................................................. 25 INDICATEUR : Pourcentage des bons de commande passs qui sont excuts correctement par le fournisseur externe (taux de couverture du fournisseur)....................................................................... 28 Dfinition.................................................................................................. 28 INDICATEUR : Variabilit du dlai de livraison du fournisseur ............... 30 Dfinition.................................................................................................. 30 INDICATEUR : Pourcentage du prix international moyen pay .............. 31 Dfinition.................................................................................................. 31 INDICATEURS POUR MESURER LA PERFORMANCE LA GESTION DE LENTREPOT ET DES STOCKS ............................... 33 INDICATEUR : Taux de satisfaction de la commande (ou pourcentage des commandes passes et qui ont t honores entirement)............. 33 Dfinition.................................................................................................. 33 INDICATEUR : Taux de prcision de linventaire (ou prcision du stock disponible pour la gestion dinventaire)..................................... 36 Dfinition.................................................................................................. 36 INDICATEUR : Taux de perte du la premption ou aux produits endommags........................................................................................... 38 Dfinition.................................................................................................. 38 INDICATEUR : Dlai de rponse de la commande................................. 40 Dfinition.................................................................................................. 40 INDICATEUR : Taux de rotation du stock ............................................... 41 Dfinition.................................................................................................. 41 INDICATEURS POUR MESURER LA PERFORMANCE DE LA DISTRIBUTION ....................................................................................... 43 INDICATEUR : Ratio cot de distribution et la valeur des produits distribus ................................................................................................. 43 Dfinition.................................................................................................. 43 INDICATEUR : Dlai moyen de livraison ................................................ 45 Dfinition.................................................................................................. 45 FIGURE 1. Cycle de la logistique des produits ........................................................ 1 TABLEAU 1. Instrument pour mesurer ladquation de la planification des acquisitions ......................................................................................... 26

iv

INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

INTRODUCTION
Le suivi de la qualit est partie intgrante de tout systme logistique des produits de la sant parce quil peut dcrire la performance du systme logistique et indiquer les aspects amliorer. Le suivi et lvaluation permettent galement de rendre compte de la situation de sorte que toutes les parties prenantes puissent connatre limpact de leur travail et de leurs investissements ; cela facilite galement le plaidoyer, puisquil met en vidence les succs du programme ainsi que les domaines ncessitant le plus dattention. La figure 1 montre le cycle logistique, une approche systmique dcrivant les activits dun systme logistique. Le suivi de la qualit intervient tout au long cycle logistique, ce qui suppose sa prise en compte chaque tape du cycle. Les indicateurs suivants sont des outils utiles pour effectuer le suivi et lvaluation dun systme logistique des produits de sant. Ces indicateurs servent mesurer la disponibilit des produits dans une structure sanitaire, la performance du systme logistique, ainsi que la performance du systme de distribution, de prvisions et des acquisitions.

Figure 1. Cycle de la logistique des produits

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INDICATEURS DE DISPONIBILIT DU STOCK ET LA PERFORMANCE DU SYSTME LOGISTIQUE


INDICATEUR : Fiabilit des donnes logistiques en matire de gestion de stock DFINITION
Pour chaque mthode, marque ou produit concern, cet indicateur mesure la fiabilit des donnes logistiques en tant que pourcentage de la diffrence entre (1) le comptage physique du stock et le solde de la fiche de stock et (2) le solde de la fiche de stock et le stock disponible inscrit sur le rapport du systme dinformation de gestion logistique (SIGL). Chaque partie de lindicateur est calcule comme suit : 1. Fiabilit de la fiche de stock :

2. Fiabilit des donnes inscrites sur le formulaire de rapport (SIGL):

Le comptage du stock physique, le stock de la fiche de stock et le stock inscrit sur le formulaire de rapport font rfrence la quantit de chaque produit qui nest ni endommag, ni expir et qui est disponible pour utilisation dans un centre de prestation de services ou un entrept. Le comptage physique des stocks consiste compter le stock qui est disponible au magasin. Le solde de la fiche de stock est inscrit sur les formulaires de gestion de stock que les structures de sante utilisent pour faire le suivi des quantits disponibles, des mouvements de stock et des ajustement au jour le jour. Le stock disponible rapport quant lui est enregistr sur les formulaires de rapport priodique qui rsument les stock disponibles, les mouvements et les ajustements de stock sur une priode donne. Les rapports sont transmis dun niveau du systme un autre. Les valuateurs peuvent prsenter chaque indicateur de fiabilit par structure ou pour lensemble des structures ou pour chaque produit concern. Ces mesures peuvent aussi tre utiles pour
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calculer le pourcentage des structures qui tiennent des registres de stock et des formulaires de rapport correctement remplis (i.e des rapports indiquant des carts par produit avec une marge derreur accepte par le programme).

CONDITIONS REQUISES
Comptages physiques de tous les produits disponibles dans ltablissement Donnes rgulirement enregistr, qui peuvent etre retrouvees dans des cahiers ou sur des fiches de stock Rapports du SIGL.

SOURCES DE DONNES
Enqute de terrain ou visites de toutes les structures sanitaires ou dun chantillon reprsentatif..

BUT ET CONSIDERATIONS
Cet indicateur mesure la fiabilit des stocks disponibles tous les niveaux du systme logistique. Il est essentiel parce que la chane dapprovisionnement dpend entirement des bonnes quantits de produits prvoir, approvisionner et livrer aux entrepots et aux points de prestation de services. Il met laccent sur limportance de la qualit des donnes tous les niveaux du systme. La premire partie de lindicateur, qui utilise les informations sur les quantits disponibles le jour de la visite, fournit des renseignements sur la prcision avec laquelle les structures collectent les donnes sur les mouvements de stock. La seconde partie, qui compare le plus rcent rapport soumis aux quantits disponibles sur le registre de stock de la meme priode, fournit des informations sur la fiabilit des donnes transfres sur le formulaire de rapport du SIGL. tant donn que la seconde partie ncessite la revue de lhistorique des registres de stock, les valuateurs risquent davoir des difficults recueillir ces donnes. Cet indicateur peut galement tre utilis pour vrifier les fuites dans le systme, pour voir si les mises jour des registres sont faites temps et pour dterminer dans quelle mesure les programmes remplissent et soumettent les rapports. En thorie, un programme ne devrait pas prsenter de divergences entre les donnes des inventaires physiques et celles des deux autres sources de donnes, mais en pratique, les valuateurs devraient sattendre quelques erreurs. Les niveaux derreurs acceptables dpendront des circonstances dans chaque pays. En gnral, des carts suprieures 10 pour cent devront tre un sujet de proccupations et ncessiter des efforts pour amliorer la qualit des donnes.

AUTRES INDICATEURS ASSOCIS


Pourcentage des structures maintenant des donnes logistiques fiables pour la gestion des stocks. Pourcentage des tablissements remplissant et soumettant un rapport dactivit temps.

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INDICATEUR : Pourcentage des structures reevant la quantit de produits commande DFINITION


Pour tous les produits que le programme sest engag fournir, cet indicateur mesure le dgr de non satisfaction de la commande passe i.e le pourcentage de la diffrence entre la dernire quantit commande (ou toute autre priode dfinie) et la quantit reue pour cette priode.

Cet indicateur devra tre calcul pour chaque produit command. Si le taux moyen de satisfaction dune commande est souhait pour tous les produits, ce chiffre devrait tre bas sur les valeurs absolues des carts calculs pour chaque produit.

CONDITIONS REQUISES
Liste des produits que le programme sest engag fournir ou un sous-ensemble prdtermin de cette liste. Quantit de produits demande lors des dernires commandes ou pendant une priode dfinie (par ex., trimestre, anne) et la date laquelle ces commandes ont t passes pour toutes les structures ou un chantillon reprsentatif de structures Quantit de produits reue suite la dernire priode de commande ou pendant une priode dfinie (par ex. trimestre, anne) Dates de rception des commandes pour toutes les structures ou pour un chantillon reprsentatif de structures.

SOURCE DE DONNES
Enqute ou visites de lensemble des structures sanitaires ou dun chantillon reprsentatif. Cet indicateur mesure le taux de satisfaction de la commande de certains produits pendant une priode dfinie. Pour permettre aux valuateurs de mieux comprendre comment le personnel gre le stock, lindicateur indique si les commandes sont entirement honores et temps voulu. Lindicateur peut tre calcul dans chaque tablissement pour identifier les produits et/ou les fournisseurs problmatiques. Il peut aussi servir identifier les domaines ncessitant une amlioration tous les niveaux du systme logistique, et o les tablissements dterminent leurs propres quantits commander, y compris le niveau national.

AUTRES INDICATEURS ASSOCIS


Dure moyenne entre la date laquelle une commande est passe et la date de rception Pourcentage des structures qui ont reu leurs quatre dernires commandes dans les dlais.

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INDICATEUR : Pourcentage de la diffrence entre la quantit de produits commands et la quantit de produits reus DFINITION
Pour chaque produit que le programme sest engag fournir, cet indicateur ncessite un calcul du pourcentage de la diffrence entre la quantit commande la dernire fois quune commande a t passe et le montant rellement reu. Cet indicateur devrait tre calcul sparment pour chaque produit pour lequel des commandes sont passes entre les niveaux du systme logistique ou pour lequel des commandes dapprovisionnement national sont passes. Il peut tre calcul au niveau de ltablissement mme, pour les diffrents niveaux du systme, ou pour l'ensemble du pays. Dans la plupart des cas, les rsultats seront totaliss entre de nombreux tablissements et commandes, et dans ces situations, lindicateur devrait tre calcul laide de la somme des valeurs absolues des divergences de commandes pour chaque produit, puis divise par la somme de toutes les quantits commandes.

CONDITIONS SPCIFIQUES DES DONNES


Liste des produits que le programme sest engag fournir ou sous-ensemble prdtermin de cette liste. Montant des produits requis la dernire fois quune commande a t passe pour tous les tablissements et / ou entrepts ou pour un chantillon reprsentatif des tablissements et / ou entrepts, ou le montant des produits commands pour lapprovisionnement national le plus rcent. Montant des produits rellement reus en rponse la dernire commande ou au dernier approvisionnement.

SOURCE DES DONNES


Enqute dans ltablissement ou visites de terrain, ou registres dapprovisionnement pour les commandes dapprovisionnement national.

OBJECTIFS ET QUESTIONS
Cet indicateur mesure lefficacit dune chane logistique en sassurant que les produits atteignent leurs destinations dans les quantits requises. Il peut tre calcul pour lensemble de la chane logistique, ou pour tout niveau ou tablissement qui reoit les produits en fonction dune commande un niveau suprieur. Les informations peuvent indiquer les produits frquemment fournis en excdent ou en quantit insuffisante et les fournisseurs les plus ou les moins fiables. Les managers et les valuateurs peuvent utiliser ces informations pour prendre des mesures correctives et amliorer lefficacit de la chane logistique. Il faut tre prudent lorsque lon interprte cet indicateur pour les produits qui ne sont pas entirement fournis. Beaucoup de ces produits sont rationns en raison des ressources limites, il

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faut donc sattendre ce quils prsentent de plus grandes divergences dans les commandes que les produits entirement fournis. Ces divergences peuvent tre dues un manque de financement pour procurer les produits plutt qu des inefficacits dans la chane logistique.

INDICATEURS ACCESSOIRES
Pourcentage de toutes les commandes qui sont entirement excutes Dure moyenne entre la date laquelle une commande est passe et la date de sa rception Pourcentage des tablissements dont la dernire commande a t entirement excute.

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INDICATEUR : Pourcentage des structures maintenant des conditions dentreposage acceptables DEFINITION
Cet indicateur mesure le pourcentage des structures sanitaires qui remplissent les conditions dentreposage acceptables. Les valuateurs devront prsenter cet indicateur pour chaque condition de stockage numre dans loutil dvaluation des indicateurs logistiques (OEIL).

CONDITIONS REQUISES
Liste de vrification des conditions dentreposage Donnes recueillies pour chaque condition dentreposage pour toutes les structures sanitaires ou pour un chantillon reprsentatif.

SOURCES DE DONNEES
Enqute ou visites de lensemble des structures sanitaires ou dun chantillon reprsentatif.

BUT ET CONSIDERATIONS
Cet indicateur mesure les conditions dentreposage des structures sanitaires par rapport une liste prtablie des conditions requises pour protger lintgrit des produits. Les valuateurs peuvent appliquer lindicateur chaque niveau du systme logistique afin didentifier les tablissements ncessitant des amliorations. Les valuateurs devront utiliser la premire partie de la liste figurant dans l OEIL pour dterminer toutes les installations dentreposage (y compris les petits locaux dentreposage des points de prestation de services). Ils devront appliquer la deuxime partie de la liste aux magasins ou entrepts les plus grands, selon le cas.

AUTRE INDICATEUR ASSOCIE


Pourcentage des structures satisfaisant toutes les conditions dentreposage (ou un pourcentage souhait).

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INDICATEUR : Pourcentage des structures ayant une rupture de stock un moment quelconque sur une priode donne DFINITION
Cet indicateur mesure le pourcentage de structures (points de prestation de services, entrepts) qui ont eu une rupture de stock dune mthode, une marque ou un produit qui devrait tre fourni ou livr par ce site un moment donn pendant ou une priode spcifique (par ex. les dix derniers mois ou un an).

Les valuateurs devront calculer lindicateur dans tous les tablissements (ou au sein dun chantillon reprsentatif) qui distribuent ou livrent des produits. Ils devront calculer lindicateur sparment pour chaque produit et totaliser les donnes pour calculer le pourcentage dtablissements qui ont eu une rupture de stock de chaque produit, un moment donn. Les valuateurs peuvent utiliser le tableau de ltat des stocks dans le OEIL pour classifier les donnes requises pour mesurer lindicateur.

CONDITIONS REQUISES
Informations sur les niveaux de stock de tous les produits au cours des 6 (ou 12) derniers mois tous les niveaux du systme.

SOURCES DE DONNES
Les valuateurs doivent faire une enqute ou visite de terrain dans toutes les structures sanitaires ou au niveau dun chantillon reprsentatif. Dans certains pays ou pour certains programmes, les valuateurs peuvent utiliser les donnes du SIGL ou des rapports de supervision en tenant compte de la qualit des donnes disponibles.

BUT ET CONSIDRATIONS
Cet indicateur mesure la disponibilit du produit (ou son absence) pendant une priode et sert dindicateur de rfrence pour mesurer la capacit du programme rpondre aux besoins des clients avec une gamme complte de produits et services. Les valuateurs devront utiliser cet indicateur avec celui de ltat des stocks ; ils devront linterprter avec prudence parce que les structures peuvent viter la rupture de stock en rationnant les produits. Dautres indicateurs lis celui-ci (voir ci-dessous) peuvent fournir des informations supplmentaires sur la disponibilit gnrale du produit. Par exemple, la dure des ruptures de stock peut aider diffrencier les produits en rupture de stock pendant une courte priode (un ou deux jours) et ceux qui le sont pendant une priode plus longue. Les valuateurs peuvent dterminer les raisons des ruptures de stock pour aider les directeurs de programme traiter les causes sous-jacentes de cet chec du systme logistique.

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Si la politique nationale stipule que diffrentes marques du mme produit ne peuvent pas tre utilises de manire inter-changeante, les valuateurs devront alors faire un suivi spar de chaque marque de produit. Si la politique autorise les substitutions avec des marques quivalentes, et si les fournisseurs pratiquent ce genre de substitutions, les valuateurs peuvent alors faire le suivi des diffrentes marques comme tant un seul produit. Lutilisation des donnes sur une priode de 12 mois permet aux valuateurs de tenir compte des variations saisonnires dans lutilisation du produit, mais ils peuvent avoir des difficults obtenir des donnes historiques. Le calcul de cet indicateur laide de donnes sur 6 mois peut tre moins compliqu parce quil ncessite ltude dun moins grand nombre de rapports. Si les valuateurs se basent sur des donnes se rapportant une priode infrieure 12 mois, ils devront enquter sur les questions saisonnires, le cas chant.

AUTRES INDICATEURS ASSOCIS


Pourcentage de structures sanitaire qui nont aucun produit le jour de la visite Pourcentage de structures sanitaires qui dispose de tous les produits le jour de la visite Nombre moyen de produits en rupture de stock et en stock le jour de la visite Pourcentage des produits en rupture de stock ou pas un moment donn au cours des 6 (ou 12) derniers mois Nombre de fois (en moyenne) chaque mthode tait en rupture de stock au cours des 6 (ou 12) derniers mois Dure moyenne des ruptures de stock.

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INDICATEUR : Pourcentage de structures garantissant une disponibilit du produit court terme DFINITION
Cet indicateur mesure le pourcentage des structures ayant des niveaux de stock suprieurs au niveau minimum tabli et infrieurs au niveau maximum tabli pour chaque mthode, marque ou produit entirement fourni un moment donn (par ex. le jour de la visite).

Pour les produits non fournis en quantit suffisante, si les niveaux de stock sont infrieurs au niveau minimum tabli, les valuateurs devront noter sil y a une commande en cours pour remplacer le stock. Les valuateurs peuvent calculer lindicateur pour une structure donne ou pour un chantillon de structures ou pour lensemble du programme. Quel que soit le niveau, les valuateurs devront calculer et prsenter lindicateur sparment pour chaque produit afin que chacun dispose dun indicateur. Il nest pas recommand de faire une moyenne pour lensembles des produits car, un excdent de stock dun produit peut annuler linsuffisance de stock dun autre. Ce qui supposerait faussement que les niveaux de stock sont adquats.

CONDITIONS REQUISES
Niveaux de stock de tous les produits un moment donn (par ex., le jour de la visite) Niveaux de stock maximum et minimum tablis par le programme Consommation historique ou donnes sur les livraisons pour chaque produit dans chaque tablissement Registres des commandes rcentes (pour les produits en dessous des niveaux minimaux).

SOURCES DE DONNES
Pour dterminer les niveaux des stocks, les valuateurs devront souvent faire une enqute ou une visite de terrain dans toutes les structures sanitaires ou un chantillon reprsentatif. Les valuateurs peuvent recueillir les donnes de stock soit par un inventaire physique soit par examen du grand livre ou des fiches de stock. Dans certains pays ou pour certains programmes, le SIGL ou les registres de supervision peuvent fournir des donnes utiles sur les niveaux de stock. Le SIGL devra galement fournir les niveaux de stock maximum et minimum ainsi que les donnes de consommation / distribution. Les statistiques de services ou des registres similaires peuvent fournir les donnes de consommation ou de distribution si le SIGL ne le fait pas.

BUT ET CONSIDRATIONS
Cet indicateur fournit une mesure gnrale indiquant si les niveaux de stock des produits sont adquats un moment donn. Il met en vidence les situations dexcdents de stock pouvant entraner soit des premption soit des pertes ou le faible niveau des stock pouvant conduire soit
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des ruptures de stock soit des rationnements. En appliquant cet indicateur, les valuateurs doivent valuer attentivement les structures sanitaires dont les stocks sont en-dessous des minimums tablis. Pour ce faire, ils devront dterminer si une nouvelle commande a t passe au moment o les stocks ont atteint le niveau minimum. Si une telle commande est en cours, ils devront considrer que ltat des stocks est adquat, puisque la commande arrivera sans doute avant que ltablissement ait puis le stock. Dans le cas contraire, ltat des stocks est inadquat. Les valuateurs devront appliquer lindicateur aux produits pour lesquels le programme sest engag fournir en quantit suffisante. Ltat du stock un moment donn pour les produits qui ne sont pas en quantit suffisante peut uniquement donner une indication sur le temps coul depuis la dernire livraison de produits et ne peut mesurer lefficacit des procdures de contrle dinventaire. Pour les produits non disponible en quantit suffisante, les parties prenantes devront se mettre daccord sur les paramtres appropris utiliser pour mesurer la disponibilit court terme des produits. En thorie, les valuateurs mesureront ltat du stock pendant une certaine priode (voir autres indicateurs associs ci-dessous) mais cette approche nest sans doute possible que si le SIGL est informatis.

AUTRES INDICATEURS ASSOCIS


Pourcentage de temps au cours duquel chaque produit est stock de manire adquate (cet indicateur ncessite un systme SIGL informatis ou un examen approfondi de lhistorique des grands livres et/ou fiche de stock) Pourcentage de structures ayant les produits disponibles en quantit suffisante stocks de manire adquate Pourcentage de structures qui sont sous-stocks, stocks adquatement, et sur-stocks.

12 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

INDICATEUR : Scores de lindicateur de lOutil dvaluation du systme logistique DFINITION


Loutil dvaluation du systme logistique (OESL) permet une valuation plus complte de la performance du systme logistique pour tout programme grant les produits de la sant. Les valuateurs peuvent utiliser cet outil avec les autres indicateurs logistique de cette section afin de raliser lvaluation complte de la capacit dun programme fournir continuellement des produits de sant dans des points de prestation de services.

CONDITIONS REQUISES
Notation de chaque composante du OESL Informations dtailles sur chacune des composantes du systme logistique.

SOURCES DE DONNES
Les valuateurs devront raliser les valuations par consensus avec les chefs de programme ou dautres personnes ayant des connaissances de la gestion logistique, ainsi que le fonctionnement et la performance du systme.

BUT ET CONSIDRATIONS
Si les programmes valuer sont distincts et verticaux, lvaluateur devra utiliser cet outil sparment pour chaque programme. Linstrument est organis en fonction des lments du cycle logistique indiqus dans lintroduction : organisation et dotation en personnel, systme dinformation pour la gestion logistique, slection des produits, prvisions, obtention des produits et de lapprovisionnement, contrle dinventaire, entreposage et stockage, transport et distribution, utilisation du produit, et finance/coordination des bailleurs de fonds/planification de la scurit des produits. Chaque section contient une srie de questions quantifiables exigeant une rponse par oui ou non, ainsi que des questions qualitatives ouvertes qui explorent les points forts et les points faibles du systme logistique. La combinaison de questions oui / non et de questions qualitatives permet aux valuateurs dutiliser loutil la fois pour le suivi et dans un but de diagnostic. Les valuateurs peuvent faire une moyenne et marquer quantitativement les questions oui / non dans chaque section pour valuer le progrs et les amliorations dans un systme logistique donn sur une priode de temps, tandis que les questions qualitatives peuvent les aider mieux comprendre les points forts et les faiblesses du systme. Les questions qualitatives devraient galement indiquer la cause des points faibles et recommander des moyens possibles damlioration. Le principal problme envisager lorsque lon utilise le OESL (dans le cadre du suivi) est la subjectivit potentielle. Si les valuateurs utilisent un exercice de consensus pour rpondre chaque question, les spcialistes peuvent ne pas tre daccord sur la rponse. En gnral, la plupart des questions oui/non sont aussi objectives que possible, et les valuateurs devraient facilement trouver des preuves suffisantes pour soutenir un parti ou lautre. Dans certaines situations, une condition peut tre satisfaite certains niveaux du systme ou dans quelques rgions du pays, mais pas dune manire gnrale. La plupart des questions exigent normalement que la condition soit satisfaite tous les niveaux (du niveau central au point de prestation des services) pour que la rponse soit oui , par consquent, la plupart des scores ne devraient pas

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tre ambigus. En fin de compte, la question de la fiabilit des scores peut poser un problme au bout dun certain temps, tant donn que diffrents animateurs ou participants peuvent intervenir (mme sil est conseill aux valuateurs de maintenir lhomognit du groupe dans la mesure du possible). Comme avec les autres exemples, ce problme potentiel est minime parce que les questions oui/non sont aussi claires et objectives que possible, mais la subjectivit ne peut pas tre compltement limine. Les valuateurs devraient toujours tenir compte de cette limitation quand ils interprtent les rsultats de OESL. Le rsum suivant est une liste partielle des informations recueillies dans chaque section de linstrument. Organisation et dotation en personnel : Les questions oui / non interrogent sur lexistence dune unit de gestion logistique et ses responsabilits. Les questions qualitatives interrogent sur les relations entre les parties prenantes et la faon selon laquelle ces relations affectent la performance du systme logistique. Systme dinformation pour la gestion logistique : Les questions oui / non valuent le type dinformations recueillies par le biais du SIGL, les objectifs pour lesquels les informations sont utilises et le niveau dautomation du SIGL. Les questions qualitatives permettent de se rendre compte du flux dinformations aux divers niveaux du systme, de dterminer si les chefs de programme qui les recueillent se servent de ces informations, quelle est leur utilit dans la pratique et si les rapports sont prcis et opportuns. Slection du produit : Les questions oui / non interrogent sur lexistence dune liste nationale des mdicaments essentiels, dun document de directives nationales concernant les mdicaments et les caractristiques lmentaires de chacun. Les questions qualitatives enqutent sur le contenu du document et explorent le sujet pour dterminer dans quelle mesure il est diffus et appliqu aux divers niveaux du systme. Prvisions : Les questions oui / non servent dterminer les informations qui sont utilises pour prparer les prvisions et la frquence laquelle elles sont calcules. Les questions qualitatives examinent la qualit des prvisions, leurs effets sur le budget et la planification, et la capacit du personnel dans le pays les mettre excution sans assistance externe. Obtention des produits / acquisitions : Les questions oui / non dterminent si les plans dacquisitions tiennent compte de certains lments dinformation. Les questions qualitatives enqutent sur les mthodes pour coordonner la planification des acquisitions dans le pays et si, dune manire gnrale, le programme fournit les quantits justes des produits corrects. Procdures de contrle de linventaire : Les questions oui / non fournissent des informations sur lutilisation de pratiques de pointe de contrle dinventaire (par ex., gestion des premiers prims, premiers sortis PPPS ; tablissements de niveaux maximums et minimums des stocks) ; et sil y a eu des ruptures de stock un niveau quelconque au cours des 12 derniers mois. Les questions qualitatives examinent si le personnel met bien en pratique les procdures. Elles identifient galement les produits qui sont les plus souvent en rupture de stock, comment le personnel traite les ruptures de stock et les excdents, et les effets des ruptures de stock sur le programme. Entreposage et stockage : Les questions oui / non cherchent dterminer sil existe des directives pour stocker correctement tous les produits, pour lassurance de qualit des produits et pour llimination des dchets dangereux et des produits endommags ou prims. Les questions qualitatives recueillent des informations plus prcises dans les domaines pour lesquels le personnel pourrait amliorer les conditions de stockage et sur la mthode utilise par le personnel pour garantir la qualit des produits.

14 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

Transport et distribution : Les questions oui / non vrifient sil existe un poste budgtaire pour les diffrents composants. Les questions qualitatives dterminent si le transport est suffisant et si le systme de distribution est efficace. Utilisation du produit : Les questions oui / non interrogent sur lexistence de directives et de procdures de traitement standard pour surveiller les pratiques dordonnance. Les questions qualitatives enqutent pour dterminer dans quelle mesure les directives de traitement standard et les mesures de scurit universelles sont rellement mises en uvre. Finance / Coordination des bailleurs de fonds / Planification de la scurit des produits : Les questions oui / non dterminent si le budget national couvre la logistique, si un systme de rcupration des cots est utilis et quelles sont les dpenses de logistique qui sont couvertes par les bailleurs de fonds. Les questions qualitatives vrifient si les affectations budgtaires concernant la logistique suffisent garantir la disponibilit des produits, elles examinent la source de financement pour le budget logistique et si les activits et les ressources des bailleurs de fonds sont coordonnes de manire adquate ou non. Support organisationnel pour le systme logistique : Les questions oui / non dterminent sil existe des descriptions de postes et des caractristiques des voies de communication, lutilisation des informations, la prise de dcision, le feedback, la supervision et la formation. Les questions qualitatives concernent la mthode dexcution des diverses procdures dorganisation et de dotation en personnel et leur efficacit dans la pratique.

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16 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

GUIDE DES INDICATEURS POUR MESURER LEXACTITUDE DES PREVISIONS


INDICATEUR : Marge d erreur entre la consommation prvue et la consommation relle dun produit (en pourcentage absolu moyen) DFINITION
Cet indicateur mesure la moyenne des carts en pourcentage absolu entre une prvision faite prcdemment sur plusieurs priodes et la consommation relle ou les donnes de distribution / livraisons pour les mmes priodes. Cet indicateur est gnralement appel MAPE (mean absolute percentage error).

Les valuateurs devront calculer lindicateur pour chaque produit pour lequel une prvision a t faite. Cet indicateur devrait tre utilis au niveau o les dcisions dachat long terme sont prises en gnral, au niveau central mais il peut galement tre appliqu dautres niveaux du systme si les prvisions ont t dcentralises et si les structures dterminent leurs propres quantits commande.

CONDITIONS REQUISES
Prvision par produit, pour une priode donne Consommation relle ou donnes de distribution / livraisons (si elles sont disponibles) par produit, pour la mme priode (Remarque : si la consommation relle ou les donnes de distribution / livraisons ne sont pas disponibles, les statistiques de services ou dautres donnes peuvent tre utilises).

SOURCES DE DONNES
Interviews des personnes cls, analyse des rapports logistiques, enqutes dmographiques et statistiques des services.
INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES 17

Les prvisions du niveau examin et la liste des produits devraient provenir du gouvernement ou dautres sources par exemple, les commandes soumises aux bailleurs de fonds pour les mdicaments essentiels ou dautres prvisions gouvernementales. Les valuateurs pourraient obtenir des donnes de consommation partir dun systme informatique de gestion fonctionnant au niveau central pour chaque produit, ou ils peuvent dcider de substituer les donnes distribution / livraisons aux donnes de consommation relle. Les valuateurs peuvent aussi estimer les donnes partir des enqutes dmographiques ou des statistiques des services.

BUT ET CONSIDRATIONS
Les prvisions correctement faites aident les pays et les organisations se procurer les quantits exactes de chaque produit, rduisant ainsi les possibilits de perte ou dinsuffisance de produit et augmentant les chances de satisfaire les besoins du client avec des produits disponibles. Un tel indicateur de la diffrence (en pourcentage) entre la consommation prvue et la consommation relle est utile uniquement pour valuer la prcision avec laquelle les prvisions ont t faites pour un temps ou une priode de temps donne (par ex., une quantit pour une anne entire). Lindicateur MAPE permet lvaluateur dtudier la validit dune prvision sur plusieurs priodes. Lvaluateur ne doit pas oublier de calculer la valeur absolue de chaque marge derreur en pourcentage au niveau du numrateur de la formule de la marge derreur en pourcentage absolu (APE). Si la valeur absolue nest pas prise, lerreur en pourcentage moyen calcule risque alors dtre petite (parce que les termes positif et ngatif sannulent) et de ne pas tre utile pour lvaluation. Plus la valeur de MAPE est faible, plus la prvision est prcise. Il est difficile de fournir un seuil pour le MAPE en dessous duquelle une prvision est considre comme prcise. Les valuateurs compareront souvent la valeur MAPE pour la prvision souhaite avec les valeurs MAPE des autres prvisions pour valuer lexactitude de la prvision. Si dautres prvisions ne sont pas disponibles pour validation, vrification, une mthode simple de prvision utiliser des fins de comparaison est de prendre les sorties relles de lanne prcdente pour chaque produit et dy ajouter un pourcentage la hausse ou la baisse. Cette augmentation ou diminution du pourcentage peut tre applique aux donnes de consommation de la dernire priode disponible (par ex., lanne prcdente) et toutes les priodes successives sur la longueur de la priode de prvision. La diffrence entre le MAPE de la prvision simplifie et le MAPE de la prvision relle (la prvision en cours dexamen) donne une mesure de lamlioration qui peut tre ralise par le biais du modle rel, en supposant que le MAPE de la prvision relle est infrieur au MAPE de la prvision simplifie. Cependant, si le MAPE de la prvision relle est suprieur au MAPE de la prvision simplifie, la prcision de la prvision relle est infrieure la prcision de la prvision simplifie, et lorganisation devra valuer de manire critique les raisons des rsultats. Il faudra sans doute de nouvelles approches de prvisions.

AUTRES INDICATEURS ASSOCIS


MAPE moyen de produits multiples Cet indicateur est une moyenne des MAPE pour tous les produits (n). Les MAPE sont mesurs pour chaque produit (i), et lon prend la moyenne de tous les MAPE. Lindicateur est donn comme suit

18 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

Moyenne des carts en pourcentage entre la consommation prvue et la consommation relle de produits multiples.

Cet indicateur est une moyenne des carts en pourcentage entre la consommation prvue et la consommation relle pour tous les produits. Les erreurs de pourcentage sont mesures pour chaque produit (i), et lon prend la moyenne de toutes les erreurs de pourcentage. Lindicateur est donn comme suit

INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES 19

INDICATEUR : Ecart entre les prvisions de consommation et la consommation relle (en pourcentage) DFINITION
Pour tous les produits que le programme sest engag fournir, cet indicateur mesure en pourcentage la diffrence entre les prvisions faites prcdemment pour une anne (ou une autre priode approprie) et la consommation relle ou les donnes de distribution / livraisons pour cette priode. Les valuateurs devront calculer lindicateur pour chaque produit pour lequel une prvision est faite. Si les valuateurs souhaitent un chiffre moyen de prcision des prvisions pour chaque produit, ils devront se baser sur les valeurs absolues des carts calcules pour chaque produit. Cet indicateur est gnralement mesur annuellement au niveau central, mais il peut galement tre appliqu plus souvent aux niveaux infrieurs du systme, en tant que mesure de la capacit des structures dterminer leurs propres quantits commander. Dans un cas comme dans lautre, la formule de base est la mme. Lindicateur est calcul comme suit :

CONDITIONS REQUISES
Liste des produits que le programme sest engag fournir Prvisions ou commandes par produit pour la priode prvision Consommation relle ou donnes de distribution / livraisons par produit pour la priode de prvision.

SOURCES DE DONNEES
Les valuateurs peuvent obtenir des donnes logistiques partir des rapports SIGL et (au niveau national), dinterviews de personnes cls, des tudes des registres de stock, des enqutes dmographiques et des statistiques de services. Les prvisions et les listes de produits au niveau national devraient provenir du gouvernement ou dautres sources par exemple, les Tableaux dapprovisionnement en contraceptifs (CPT) pour les contraceptifs fournis par lAgence des tats-Unis pour le dveloppement international (USAID) les commandes soumises aux bailleurs de fonds pour les mdicaments essentiels, ou les prvisions du gouvernement (ou autres) des besoins en produits. Aux niveaux infrieurs du systme, les prvisions devraient tre reprsentes par les commande de routine au niveau suprieur suivant. Les valuateurs peuvent obtenir des donnes de consommation partir des rapports du SIGL nimporte quel niveau, et au niveau national, ils peuvent estimer la consommation partir des enqutes dmographiques ou des statistiques des services. Ils peuvent obtenir des CPT ou des prvisions au niveau national auprs de la mission locale de lUSAID, du projet DELIVER financ par lUSAID ou de chefs de programme du pays daccueil pour les contraceptifs fournis par lUSAID. Aux niveaux infrieurs, les formulaires SIGL peuvent tre utiliss pour fournir des donnes sur les quantits commandes et la consommation ou les

20 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

distributions / livraisons pour chaque tablissement au cours de la priode de commande la plus rcente.

BUT ET CONSIDRATIONS
tous les niveaux du systme, les prvisions faites correctement aident les pays et les organisations commander la quantit adquate de chaque produit, rduisant ainsi les possibilits de perte ou dinsuffisance et augmentant les chances de rpondre aux besoins du client avec des produits disponibles. Une prvision faite partir de donnes de consommation antrieures et de mthodologies prvisionnelles solides devrait tre trs proche de la consommation relle avec une marge derreur approprie pour chaque produit. Les parties prenantes du pays daccueil devraient tre daccord sur la marge derreur admise, et les valuateurs devraient interprter les rsultats en tenant compte des conditions du monde rel qui ont pu tre impossibles prvoir. Les prvisions sont souvent incertaines pour de nombreuses raisons, il faut donc toujours accepter certaines erreurs, en particulier au niveau national o la priode de prvision est longue. Le fait de documenter les raisons des carts particulirement importantes (y compris les hypothses utilises pour prparer les prvisions) aide mettre les rsultats en perspective et peut donner des ides pour amliorer les prvisions futures. Cet indicateur mesure aussi indirectement la qualit des donnes, puisque des prvisions exactes et fiables ne peuvent rsulter que de donnes de bonne qualit.

AUTRES INDICATEURS ASSOCIS


Niveau moyen de prcision ou des carts de prvisions pour un certain nombre de structures, de produits, ou des deux Pourcentage des tablissements avec des prvisions qui se trouvent dans une fourchette de 5 pour cent de la consommation relle, par produit.

INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES 21

22 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

INDICATEURS POUR MESURER LA PERFORMANCE EN MATIRE DAPPROVISIONNEMENT


INDICATEUR : Engagement de toutes les parties prenantes excuter un plan dapprovisionnement tabli pour chaque produit DFINITION
Pour chaque produit quun programme se procure, toutes les parties prenantes bailleurs de fonds, prteurs et chefs de programme devraient stre engages excuter le plan dapprovisionnement tabli. En thorie, lengagement des bailleurs de fonds devraient se faire par crit. De plus, tous les engagements devraient prendre en compte le calendrier dapprovisionnement planifi et la confirmation du budget allou produit. Toutes ces conditions devraient tre remplies avant que les valuateurs ne marquent la mention oui lindicateur. Cest un indicateur auquel on rpond par oui ou par non pour chaque produit (cependant, les rponses pourraient tre nuances, si on le souhaite). Les valuateurs peuvent vouloir valuer qualitativement le degr de fermet de lengagement afin de dterminer si les envois ont des chances dtre excuts comme promis et conformment au calendrier tabli. Les valuateurs peuvent valuer cet engagement par le biais dinterviews dinformateurs cls. Sil ny a pas de plan dacquisition pour un produit donn, cet indicateur ne sapplique pas.

CONDITIONS REQUISES
Liste des produits que le programme sest engag fournir Plans dacquisition des besoins nationaux en produits Preuve acceptable (ou manque de preuve) de lengagement pour les approvisionnements, y compris les calendriers dexpdition et les affectations budgtaires prvues et documentes.

SOURCES DE DONNES
Les valuateurs devront interroger les informateurs cls et revoir les registres des plans dapprovisionnement au(x) niveau(x) o les exercices de prvisions et de quantification se droulent. La liste des produits, les calendriers dexpdition et les informations concernant les postes budgtaires pour les produits devraient galement tre disponibles au niveau central pour chaque programme.
INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES 23

BUT ET CONSIDRATIONS
Cet indicateur mesure lengagement des principaux partenaires aux plans dapprovisionnement tablis. Bien que les planificateurs de la logistique ne puissent pas vraiment contrler les dates de livraison relle des produits, ils devront au moins avoir la garantie des engagements des principaux partenaires et assurer un suivi auprs des bailleurs de fonds pour accrotre la probabilit de livraison des expditions dans les dlais convenus. La confirmation dun tel engagement est une composante essentielle de la scurit des produits de la sant de la reproduction.

24 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

INDICATEUR : Existence dun plan dapprovisionnement pluriannuel pour chaque produit offert DFINITION
Pour chaque produit fourni par un programme, un plan dapprovisionnement pluriannuel garantit que le produit sera en stock tout au long de la priode et (pour les produits fournis en quantit suffisante) que les quantits de stock nexcderont pas les niveaux maximums tablis. Cest un indicateur oui / non pour chaque produit. En thorie, les plans dacquisitions devraient couvrir trois ans ou plus, en particulier pour les produits fournis par les bailleurs de fonds qui peuvent avoir de trs longs dlais de livraison. Cependant, compte tenu des ralits dans la pratique des plans dapprovisionnement synchroniss avec les cycles budgtaires des bailleurs de fonds, les valuateurs devraient noter un plan qui stend sur au moins deux ans comme satisfaisant. Lindicateur est not positivement si les colonnes 7 et 8 du tableau 1 montrent des niveaux de stock positifs pendant toute la priode du plan et si les niveaux des stocks pour les produits entirement fournis nexcdent pas le niveau maximum tabli.

CONDITIONS REQUISES
Liste des produits que le programme sest engag fournir Plan dacquisitions des besoins nationaux en produits Niveaux des stocks pour lensemble du programme, pour chaque produit Niveaux maximums tablis pour chaque produit disponible en quantit suffisante Existence dune e prvision.

SOURCES DE DONNES
Les valuateurs interrogeront les informateurs cls et feront la revue documentaire. Le plan dacquisition devra tre disponible au niveau o les dcisions en matire dacquisitions sont prises. Les valuateurs peuvent se servir du tableau 1 pour dterminer lindicateur.

BUT ET CONSIDRATIONS
Cet indicateur mesure si le programme a bien planifi les acquisitions et le calendrier des expditions pour les produits quil sest engag fournir et pour lesquels il a planifi les besoins. tant donn les ralits budgtaires, il est possible que les chefs de programme naient pas mis en place de plan pour nombre de produits non fournis en quantit suffisante (ou le plan peut ne pas tre adquat pour viter les ruptures de stock ou les premptions) ; lindicateur devrait toutefois sappliquer tous les produits. Il est utile pour montrer aux responsables et aux bailleurs de fonds l o des insuffisances, ou des excdents de stock peuvent survenir et conseiller des modifications afin dviter de tels dsquilibres dans les produits. Il peut galement servir vrifier si les calendriers des achats sont logiques, tant donn les facteurs comme la dure de vie des produits et les capacits dentreposage en fonction des habitudes dutilisation. Lindicateur indique si le plan est en accord avec lutilisation historique et les habitudes de consommation anticipes pour lavenir, et ce uniquement un moment donn. Il ne mesure pas si le programme est en fait excut. Pour dterminer si les produits sont rellement fournis et livrs conformment ce qui avait t prvu, il faut assurer un suivi dans le temps pour voir si les
INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES 25

expditions des produits sont bien arrives dans les dlais prvus et si les quantits sont justes. Les membres du personnel du programme peuvent effectuer un suivi manuel dun petit nombre de produits, mais ils risquent davoir besoin dun systme de traabilit automatis (par ex., PipeLine, disponible www.deliver.jsi.com) pour les programmes grant de nombreux produits. Lindicateur peut mesurer un programme national, des programmes individuels, ou les niveaux o les plans dapprovisionnement sont prpars.

AUTRES INDICATEURS ASSOCIS


Existence dun plan dacquisition pour chaque produit (quil maintienne ou non un stock adquat) Pourcentage des expditions qui arrivent dans les dlais impartis Pourcentage des expditions qui arrivent avec les quantits correctes.

Tableau 1. Instrument pour mesurer ladquation de la planification des acquisitions Niveau de stock maximum tabli (le cas chant) = _______ mois
Mois (1) Stock Disponible (2) Quantit reue (3) Fournisseur (4) Consommation estime (5) Ajustements de stock (6) Stock final (7) Stock par mois (8)

01-janv. 01-fv. 01-mars 01-avr. 01-mai 01-jun. 01-juil. 01-aot. 01-sep. 01-oct. 01-nov. 01-dc. 02-janv. 02-fv. 02-mars 02-avr. 02-mai 02-jun. 02-juil. 02-aot 02-sep. 02-oct. 02-nov. 02-dc.

26 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

DIRECTIVES POUR REMPLIR LE TABLEAU


Dans la colonne 6, Ajustements de stock , incluent les quantit projetes pour les pertes, les produits expirs, et les produits endommags pour chaque mois. Dans la colonne 7, le Stock final , est calcul en additionnant les colonnes 2 et 3, en soustrayant la colonne 5 et en ajoutant ou soustrayant la colonne 6, selon la nature de lajustement. Dans la colonne 8, le Stock en mois , est calcul en divisant le stock final (colonne 7) par la consommation mensuelle moyenne prvue (calcule normalement comme tant la moyenne des derniers trois, six ou 12 mois de consommation partir de la colonne 5). Pour obtenir un calcul plus prcis, utiliser le logiciel PipeLine (disponible sur Internet deliver.jsi.com) ou un tableau informatique. 1

Le tableau 1 est une adaptation du logiciel PipeLine de John Snow, disponible sur Internet www.deliver.jsi.com.

INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES 27

INDICATEUR : Pourcentage des bons de commande passs qui sont excuts correctement par le fournisseur externe (taux de couverture du fournisseur) DFINITION
Cet indicateur est dfini comme tant le pourcentage des bons de commande passs auprs dun fournisseur externe qui sont excuts correctement par ce fournisseur externe, pour ce qui est des articles et de la quantit.

Cet indicateur peut tre calcul pour tout fournisseur qui traite des bons de commande mis par un tablissement demandeur. Il peut tre mesur pendant une priode quelconque, mais en gnral, il sagit dune anne. On dfinit une commande comme tant un ou plusieurs produits commands officiellement par une seule source un moment donn. Une commande est excute correctement lorsque les articles et les quantits fournis correspondent exactement aux articles et aux quantits requises par un tablissement.

CONDITIONS REQUISES
Bons de commande tablis avec le fournisseur indiquant les articles et les quantits requises Factures dexpdition ou autres documents indiquant les articles et les quantits expdis (ou comptage physique de la livraison reue) Dates de rception des bons de commande par le fournisseur et dates de livraison.

SOURCE DE DONNES
Examen des registres de ltablissement ou du fournisseur.

BUT ET CONSIDRATIONS
Cet indicateur mesure la capacit dun fournisseur excuter correctement les bons de commande en fonction des articles et des quantits. Les expditions devraient toujours tre vrifies par rapport la dclaration dexpdition et au bon de commande. Ce qui est expdi peut ne pas correspondre ce qui a t command. Les fournisseurs devraient toujours tre trs performants. Mme si un fournisseur ne fournit des produits que pour une priode de temps dans lanne, il devrait dans la majorit des cas livrer entirement les commandes, ou presque. Si une commande comporte une erreur, il est recommand denquter sur les causes. Les fournisseurs qui font rgulirement des erreurs devraient tre remplacs. Sil est impossible de remplacer un fournisseur, il peut savrer ncessaire didentifier les articles qui posent le plus de problmes et de trouver un autre mcanisme pour les obtenir (peut-tre par lintermdiaire dun bailleur de fonds).

28 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

AUTRE INDICATEUR ASSOCI


Pourcentage des bons de commande excuts correctement, et dans les dlais impartis, par le fournisseur externe.

Cet indicateur mesure la capacit du fournisseur excuter correctement les commandes en fonction des articles et des quantits et de garantir la livraison dans un dlai de livraison prcis. Dautres critres peuvent tre ajouts lindicateur pour spcifier la conformit du bon de livraison. Dans certains cas, au moins 10 critres diffrents peuvent tre utiliss pour valuer la conformit de la commande. Les commandes conformes peuvent tre considres comme parfaites , et cest le pourcentage des bons de commandes parfaits que lon mesure.

INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES 29

INDICATEUR : Variabilit du dlai de livraison du fournisseur DFINITION


Cet indicateur est dfini comme tant la moyenne des diffrences en pourcentage absolu entre le dlai de livraison prvu pour les bons de commande et le dlai de livraison rel pour ces mmes bons de commande.

Cet indicateur peut tre calcul pour tout fournisseur qui fournit des produits un tablissement demandeur. Il peut tre mesur pendant une priode quelconque, mais en gnral, il sagit dune anne.

CONDITIONS REQUISES
Facture dexpdition ou tout autre document indiquant la date laquelle le fournisseur a reu le bon de commande Dclaration de la douane indiquant la date laquelle la commande a t reue dans le pays.

SOURCE DE DONNES
Examen des registres du fournisseur, de la douane ou de ltablissement demandeur (sils sont disponibles).

BUT ET CONSIDRATIONS
Au cours des exercices de quantification, il est important destimer le dlai de livraison prvu pour dterminer la date laquelle le prochain cycle dacquisitions devrait commencer. Si le dlai de livraison prvu diffre beaucoup du dlai de livraison rel, des excdents ou des ruptures de stock peuvent avoir lieu. Il faut que ces deux chiffres soient aussi proches que possible. Cet indicateur ne mesure que le dlai de livraison du fournisseur toutefois ; il ne mesure pas le dlai total du cycle des bons de commande. Le dlai total du cycle des bons de commande est dfini comme tant la date partir de laquelle la quantification du bon de commande commence jusquau moment o les produits sont rceptionns dans lentrept. Il inclut le temps pass prparer le bon de commande et le temps pass faire parvenir larticle du port lentrept.

30 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

INDICATEUR : Pourcentage du prix international moyen pay DEFINITION


Cet indicateur mesure le cot unitaire par article fix par un fournisseur ltranger, en tant que pourcentage du prix unitaire international moyen.

Cet indicateur peut tre calcul pour tout fournisseur qui fournit des produits un tablissement demandeur. Il peut tre mesur pendant une priode quelconque, mais en gnral, il est calcul sur une anne.

CONDITIONS REQUISES
Factures du fournisseur indiquant les prix unitaires des articles achets Cots unitaires internationaux moyens pour les articles achets Dates de rception des commandes par le fournisseur et dates de livraison de ces dernires (indicateur associ).

SOURCES DE DONNES
Examen des factures chez le fournisseur ou dans ltablissement demandeur (si elles sont disponibles). Pour les cots unitaires internationaux, on peut consulter le International Drug Price Indicator Guide (Lindicateur de prix internationaux des mdicaments) de Management Sciences for Health MSH (Sciences de la gestion de la sant) et les catalogues de International Dispensary Association IDA (Association internationale des dispensaires).

BUT ET CONSIDRATIONS
Cet indicateur mesure le cot des articles par rapport au cot international moyen pay. Plus le pourcentage du prix international moyen pay est faible, plus il y a dconomies de cots. Rciproquement, si lindicateur est suprieur 100 pour cent, le pays paie une surcote sur les prix internationaux moyens. On peut se rfrer Lindicateur de prix internationaux des mdicaments de MSH pour connatre les prix internationaux moyens en cours des produits pharmaceutiques. Cet indicateur peut servir mesurer les cots des articles dans le cadre dune acquisition ou dans le cadre de plusieurs acquisitions. Si on analyse plus dune acquisition, il faudrait utiliser les cots unitaires moyens de chaque article dans lensemble des acquisitions.

AUTRE INDICATEUR ASSOCI


Pourcentage du prix international total pay (y compris les frais de transport et dassurance). Si les frais de transport et dassurance constituent une partie importante du cot total des acquisitions prcdentes, ces cots doivent tre appliqus au cot unitaire moyen de larticle fourni et au cot unitaire international moyen du mme article. Le nouvel indicateur devient alors le cot total moyen livr de larticle fourni par rapport au prix total international moyen pay pour le mme article.
INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES 31

32 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

INDICATEURS POUR MESURER LA PERFORMANCE LA GESTION DE LENTREPT ET DES STOCKS


INDICATEUR : Taux de satisfaction de la commande (ou pourcentage des commandes passes et qui ont t honores entirement) DFINITION
Cet indicateur est dfini comme tant le pourcentage de toutes les commandes du client passes auprs dun fournisseur pendant une certaine priode, et qui ont t honores entirement du point de vue articles et quantit.

Cet indicateur peut tre calcul pour tous les tablissements qui traitent les commandes et approvisionnent les structures du niveau infrieur. Il peut tre mesur pour une priode quelconque, mais en gnral, il est calcul sur une anne. On dfinit une commande comme tant la demande formelle dun ou plusieurs produits auprs dun fournisseur un moment donn. Une commande est honore correctement lorsque les articles et les quantits fournis correspondent exactement aux articles et aux quantits commandes.

CONDITIONS REQUISES
Bons de commande ou autres formulaires de commande semblables soumis par ltablissement demandeur ltablissement fournisseur, indiquant les articles et les quantits requises Mmes bons de commande ou autres formulaires semblables dlivrs par ltablissement fournisseur, indiquant les articles et les quantits fournies (avec les quantits requises lorigine) Dates de rception des commandes et dates de leurs expditions.

INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES 33

SOURCE DE DONNES
Examen des registres dans ltablissement et observation des articles et des quantits expdies.

BUT ET CONSIDRATIONS
Cet indicateur mesure la capacit de ltablissement fournisseur honorer les demandes de rapprovisionnement. Il diffre de lindicateur relatif au pourcentage de structures qui reoivent les quantits de produits commands dans la mesure o il value la capacit de la structure satisfaire une commande dans la totalit (compar sa capacit fournir un article de cette commande). Dans ces conditions, il nest pas utile didentifier lesquels des articles sont les plus souvent objets derreurs (peut-tre cause du rationnement). Deux mthodes sont gnralement utilises pour recueillir les donnes pour cet indicateur. Le magasin fournisseur peut revoir chaque demande juste avant livraison au client (en comptant physiquement les quantits emballes pour livraison). Lautre mthode utilise dordinaire consiste avoir une personne au niveau de ltablissement demandeur pour vrifier les articles et les quantits rceptionnes (aussi en comptant) et faire un rapport au fournisseur. Les marges derreurs obtenues en utilisant cet indicateur doivent tre analyses attentivement. Pour les magasins de distribution qui reoivent plus dune centaine de commandes par an, des marges derreurs de 2% ou plus sont inacceptables. Cependant, pour les magasins de distribution traitant moins de 100 commandes, le pourcentage de la marge derreur nest pas aussi important que le nombre absolu de commandes non honores correctement, (par ex., sil ny a que 20 commandes livres par an, une commande incorrecte representera 5% de marge , qui dans ce cas peut tre grave ou pas). Si les taux derreurs pour cet indicateur sont levs, il faudrait en examiner les causes. Voici des causes possibles de taux derreurs levs : Les articles et les quantits requis ( recevoir) ont t saisis incorrectement dans un systme automatis. Les articles ou les quantits ont t slectionns incorrectement par la personne charge de la slection. Il ny avait pas de quantits suffisantes en stock pour livrer la commande, larticle a donc t rationn (soit par la personne qui a saisi les donnes ou par la personne responsable de la rception). Les quantits requises ont sembl incorrectes au magasin fournisseur et nont donc pas t livres conformment la demande.

Les deux dernires causes devraient tre indiques sur le bon de commande ou de sortie dans une colonne observations. Si cette annotation est obligatoire, elle aidera prter attention aux problmes de saisie ou de slection. Si elle nest pas obligatoire, lanalyse de chaque produit peut tre ncessaire, en utilisant lindicateur du pourcentage des structures reevant la quantit de produits commands, afin den dduire sil y a un rationnement.

AUTRES INDICATEURS ASSOCIS


Pourcentage des commandes passes et qui sont honores correctement et dans les dlais impartis.

34 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

Cet indicateur est dfini en tant que pourcentage de toutes les commandes passes auprs dun fournisseur sur une certaine priode et qui sont honores correctement en terme darticles et en quantits et qui sont livres ltablissement demandeur dans un dlai dtermin au pralable. Taux de satisfaction dune commande par produit.

Pour de nombreux systmes logistiques, le taux de satisfaction dune commande pour toutes les commandes est approcherait zro. Ceci sexplique par plusieurs raisons dont, notamment le rationnement, les ruptures de stock au niveaux central ou rgional, les retards ou les annulations dexpditions. Pour cette raison, les valuateurs peuvent dcider de sintresser au taux de satisfaction dune commande par produit ou par programme (i.e, SR, HIV, Tuberculose, IST). Ainsi les chefs de programme pourront voir clairement quels sont les programmes ou les produits qui posent problme.

INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES 35

INDICATEUR : Taux de prcision de linventaire (ou prcision du stock disponible pour la gestion dinventaire) DFINITION
Cet indicateur mesure le degr dexactitude des quantits de stocks disponibles enregistrs dans les grands livres, les fiches de stock ou le systme automatis (c--d : le quantit du grand livre est gal au rsultat du comptage physique) pour une gamme darticles en calculant en pourcentage le degr dexactitude des stocks disponibles.

Cet indicateur peut tre calcul pour toutes les structures qui grent les stocks darticles. Si des inventaires physiques sont faits une fois par an, cet indicateur est alors calcul chaque fois quun inventaire physique a lieu. Si ltablissement procde un inventaire priodique, cet indicateur peut alors tre mesur priodiquement (i.e mensuellement).

CONDITIONS REQUISES
Comptages physiques des articles dans le magasin Systme automatis, grand livre, fiche de stock ou autre forme de collecte de donnes sur lequel est enregistr le stock disponible.

SOURCES DE DONNEES
Enqute ou visites des magasins qui sont valus et les formulaires de gestion des stocks desdits magasins.

BUT ET CONSIDRATIONS
Cet indicateur mesure lexactitude des donnes sur les niveaux de stock des produits dans un magasin et fournit des informations sur la prcision avec laquelle les magasins font le suivi de leur stock.. Avoir le compte exact des stocks disponibles est important pour les exercices de prvisions et dapprovisionnement, ainsi que pour une bonne slection et une bonne distribution. Cet indicateur diffre de lindicateur concernant la prcision des donnes logistiques pour la gestion des stocks en ce sens quil mesure la capacit du magasin tenir correctement ses registres de stock pour tous les produits (plutt que sa capacit grer correctement un seul produit). Dans ces conditions, il nest pas utile didentifier les produits faisant lobjet derreurs. En gnral, cet indicateur est calcul pendant un inventaire physique. Les inventaires physiques peuvent tre faits selon un calendrier fixe (par ex., tous les articles sont compts annuellement), ou ils peuvent tre effectus plus frquemment de sorte que chaque article est compt en fonction de son propre calendrier (par ex., les aspirines sont comptes chaque trimestre ; les implants contraceptifs sous-cutans chaque anne). Les inventaires physiques annuels indiqueront probablement plus darticles faisant lobjet derreur que dans le cas dinventaire physique frquents.

36 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

Voici quelques raisons possibles pour des enregistrements incorrects (plus de 20% pour un inventaire annuel, 5% pour un inventaire priodique) : Enregistrement incorrect des quantits reues et livres (par la personne charge de rceptionner les produits si le systme est manuel, par la personne qui saisit les donnes si le systme est automatis) Articles ou quantits incorrects rceptionns Comptage incorrect des quantits reues Erreurs arithmtiques (par la personne qui saisit les donnes).

AUTRES INDICATEUR ASSOCIS


Exactitude (dans les limites tolrables) du stock disponible en gestion de stock. Du fait que les petites erreurs denregistrement sur une longue priode de temps ne sont significatives, le niveau de marge derreur tolre peut tre utilis. Cet indicateur est dfini comme tant le pourcentage des articles compts et dont le solde ne correspond pas, dans la limite tolrable, au stock disponible dans le livre (en gnral hauteur de cinq jours de stock). Cet indicateur nest utile que si les taux de consommation peuvent tre calculs facilement et tre donc utiliss pour lindicateur. Pourcentage des carts entre le stock thorique disponible (enregistr dans le grand livre, fiche de stock) et le compte de linventaire physique (par produit).

Les valuateurs peuvent trouver que cet indicateur est utile lorsquils se refrent diffrents programmes. Par exemple, les pratiques denregistrement peuvent tre mdiocres pour les contraceptifs et bonnes pour les mdicaments antirtroviraux.

INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES 37

INDICATEUR : Taux de perte du la premption ou aux produits endommags DFINITION


Cet indicateur est dfini comme tant la proportion en pourcentage du nombre darticles inutilisables pour cause de produits prims ou endommages.

Cet indicateur peut tre calcul pour tout magasin qui gre dles produits. Il peut tre mesur pour une priode quelconque et en gnral, chaque fois que linventaire est fait.

CONDITIONS REQUISES
Comptages physiques des articles utilisables et inutilisables Systme automatis, grand livre des stocks, fiche de stock ou autre forme de collecte de donnes sur lequel est enregistr le stock disponible.

SOURCE DES DONNES


Enqute ou visites de magasins faisant lobjet de ltude.

BUT ET CONSIDRATIONS
Dans le cadre de cet indicateur, les articles inutilisables (perdus) sont dfinis comme tant prims ou endommags tel point quil pourrait tre dangereux de sen servir. Cet indicateur mesure la capacit de lentrept pratiquer les mthodes PPPS et grer correctement les produits (c--d. sans quils soient endommags). Le fait de rduire les taux de perte non seulement sauve des gens, mais aide galement sassurer que les clients reoivent des produits de qualit. Les taux de premption levs peuvent rsulter de plusieurs facteurs qui dpendent du produit. Certains produits (comme les kits pour les examens de laboratoire) peuvent prims parce quils ont une courte dure de vie. Dautres produits peuvent avoir t fournis en trop grande quantit et ne peuvent tre distribus correctement avant la date de premption. Si aucun de ces facteurs nest pertinent, alors une mauvaise gestion du stock est sans doute la cause. Les articles avec des taux de perte levs dus la date de premption (plus de 5% aprs inventaire physique annuel, plus de 1% aprs un inventaire priodique) devraient tre vrifis pour voir si la dure de vie des produits est anormalement courte. Dans ce cas, ces articles devraient tre troitement surveills et sans doute disposs de sorte etre utiliss en premier lieu sur ltagre, ou transfrs des magasins ou structures ayant des taux de consommation plus levs pour ces produits. Si la dure de vie ne pose pas de problme, il faut vrifier le nombre de mois de produits quil y a en stock. Si le nombre de mois pour un produit est suprieur aux mois restant avant la date de premption, alors, cest lapprovisionnement ou les commandes incorrects qui posent problme. Par consquent, le stock devra tre transfr dans dautres magasins.

38 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

Cet indicateur donne une bonne ide des pertes, mais il nest pas complet. Leffet, part entire, des pertes sur le programme peut tre plus grand que ne le suggre cet indicateur. Les magasins avec des taux de perte levs qui se dbarrassent de produits avec ou sans documentations correctes peuvent paraitre biens par rapport aux magasins disposant de faibles taux de pertes et dont les produits prims ou endommags tranent encore dans les magasins dentreposage. Les produits non utilisables peuvent rsulter des pertes ainsi que des produits prims ou endommags. Cet indicateur ne prend pas en compte les pertes au sens strict du mot..

AUTRES IINDICATEURS ASSOCIS


Pourcentage du stock inutilisable pour cause de premption. Cet indicateur mesure la portion du stock inutilisable due uniquement aux premptions. Il est indiqu comme suit :

Pourcentage du stock inutilisable pour cause de dommage

Cet indicateur mesure la portion du stock inutilisable due uniquement aux produits endommags. Il est indiqu comme suit :

Proportion en pourcentage de la valeur du stock inutilisable.

Cet indicateur mesure en pourcentage la valeur du stock jug inutilisable pendant une priode donne par rapport la totalit des achats de produits pharmaceutiques effectus pendant cette mme priode. Il est indiqu comme suit :

INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES 39

INDICATEUR : Dlai de rponse de la commande DFINITION


Cet indicateur est dfini comme tant la dure moyenne quil faut magasin pour excuter une commande partir de la date rception de la commande la date de livraison au client.

Cet indicateur est habituellement enregistr en jours. Il peut tre mesur pendant une priode quelconque, mais en gnral, il est calcul sur une anne.

CONDITIONS RQUISES
Bons de commande ou de sortie indiquant la date laquelle la commande a t reue par le magasin et la date de livraison de la commande.

SOURCE DES DONNES


Bons de commande et de sortie du magasin fournisseur.

BUT ET CONSIDRATIONS
Cet indicateur mesure lefficacit avec laquelle les demandes sont traites car il mesure uniquement le temps entre la date de rception de la demande par le fournisseur et la date laquelle la commande a t rellement expdie. Une amlioration du dlai de rponse augmentera la satisfaction du client et, plus important encore, amliorera la productivit et par consquent rduira les cots en matire dheures du personnel. Outre la mesure du dlai moyen, il est possible de rpartir le dlai de rponse entre ses diffrents composants (temps de rception, temps de chargement) et de dterminer quel niveau on consacre le plus de temps et de raffecter ainsi les ressources. Chacune de ces composantes, prise individuellement, pourraient tre un indicateur. Si le magasin a tabli un dlai de rponse, cet indicateur peut tre ajust pour mesurer le pourcentage de commandes expdies temps. Il peut galement tre utile de grouper les commandes par taille grande, moyenne et petite. .

40 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

INDICATEUR : Taux de rotation du stock DFINITION


Cet indicateur est dfini comme tant la valeur totale des articles distribus divise par la valeur moyenne du stock gr pendant une priode donne (en gnral un an).

CONDITIONS REQUISES
Registres des prix pays par stock.

SOURCE DE DONNES
Facture des produits livrs ou bon de commande et/ou de sortie.

BUT ET CONSIDRATIONS
Cet indicateur mesure le nombre de fois o linventaire est remplac dans une priode donne. Il est mesur en nombre de rotations. Dans les tablissements qui fonctionnement pendant de longues priodes et qui ont simplifi leurs processus dapprovisionnement, les valeurs calcules pour cet indicateur devraient se situer entre 6 et 12. En gnral, plus le taux est lev, plus le niveau de stock est faible (et le cot moyen du stock est faible). Les prix unitaires moyens et les niveaux de stock moyens pour la priode donne devraient tre utiliss dans le calcul. Dans les entrepts avec des niveaux maximums levs, on peut sattendre ce que les ratios soient faibles pour ces produits, et en particulier les entrepts du niveau central qui fonctionnent dans des pays avec un approvisionnement imprvisible.

INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES 41

42 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

INDICATEURS POUR MESURER LA PERFORMANCE DE LA DISTRIBUTION


INDICATEUR : Ratio cot de distribution et la valeur des produits distribus DFINITION
Cet indicateur est dfini comme tant le rapport entre le cot de distribution ou de transport par rapport la valeur de ces commandes.

Cet indicateur est calcul gnralement pour chaque itinraire de livraison qui est fourni. Il peut tre mesur pendant une priode quelconque, mais en gnral, il calcul sur une anne.

CONDITIONS REQUISES
Informations sur les cots lis chaque livraison dune commande ou des commandes sur un itinraire donn (y compris, le carburant, lentretien, lamortissement du vhicule, les heurespersonnes concernant la livraison, etc.) Bons de commande ou autres formulaires semblables mis par le magasin fournisseur indiquant les articles et les quantits fournis Informations sur les cots unitaires des articles fournis sur chaque bon de commande.

SOURCES DE DONNES
Examen des carnets de route des vhicules, registres du personnel et bons de commande du magasin fournisseur ou observation des articles et quantits expdies. Les cots unitaires moyens peuvent tre calculs partir des bons de commande pour la priode donne.

BUT ET CONSIDRATIONS
Cet indicateur mesure les cots associs la livraison des produits chaque magasin demandeur ou les magasins situ le long de litinraire de livraison, ou les cots associs la distribution

INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES 43

dans son ensemble. Les ratios calculs indiquent le cot relatif de la livraison des produits chaque structure. Au cours de lvaluation des itinraires de livraison, les ratios levs des cots de livraison la valeur des produits livrs peuvent suggrer le besoin de rallonger les priodes de revue pour ces tablissements, ou alors de regrouper les livraisons de ces tablissements avec celles dautres installations. Toute chose gale par ailleurs, le pourcentage du cot de la livraison de routine par rapport la valeur des produits ne devrait pas tre trs lev. On peut sattendre ce quil le soit beaucoup plus pour les livraisons durgence. Cet indicateur devrait tre utilis dans les situations pour lesquelles les cots de transport sont faciles identifier. Les entrepts centraux et rgionaux devraient tre de bons candidats. Cependant, les structures au niveau infrieur doivent faire des livraisons non programmes aux magasins secondaires ne peuvent trs probablement pas tre values en utilisant cet indicateur. Pour les itinraires qui peuvent tre valus, les cots unitaires des produits livrs peuvent tre bass sur le cot unitaire moyen de la priodobservation. Les cots dentretien des vhicules doivent tre affects chaque tablissement proportionnellement au pourcentage des kilomtres effectus pour livrer chaque tablissement. Les frais damortissement peuvent tre dtermins partir de tableaux damortissement standard pour chaque marque et modle du vhicule utilis pour la livraison des produits. Les frais damortissement doivent galement tre rpartis proportionnellement. Si les entrepts sont entrain dtre valus et quils utilisent des vhicules pour effectuer les livraisons, les cots de carburant et dentretien devraient tre enregistrs dans les carnets de route et autres registres des vhicules. Les frais damortissement peuvent tre exclus sils ne peuvent pas tre dtermins.

AUTRE INDICATEUR ASSOCI


Ratio entre le cot de distribution et la valeur des produits distribus (pour toutes les structures approvisionnes).

Cet indicateur est dfini comme tant le ratio du cot dun entrept assurant la distribution ou le transport de toutes les commandes de tous les magasins secondaires et la valeur de ces commandes.

Cet indicateur est calcul habituellement pour chaque entrept charg de faire des livraisons. Il peut tre mesur pendant une priode quelconque, mais en gnral, il est calcul sur une anne. Les indicateurs de diffrents tablissements peuvent tre compars dans le but dvaluer leur performance.

44 INDICATEURS DE SUIVI ET DVALUATION DE PERFORMANCE DES SYSTMES LOGISTIQUES

INDICATEUR : Dlai moyen de livraison DFINITION


Cet indicateur est dfini comme tant le dlai moyen ncessaire pour livrer une commande un magasin.

Cet indicateur est calcul habituellement pour chaque magasin approvisionn par un entrept du niveau suprieur. Il peut tre mesur pendant une priode quelconque, mais en gnral, il calcul sur une priode dune anne. Il peut tre compar aux dlais de livraison enregistrs lors de parcours alternatifs.

CONDITIONS REQUISES
Carnets de route des vhicules indiquant pour chaque livraison la date ou lheure de dpart de lentrept et la date ou lheure darrive dans un magasin pour livraison. Avis de livraison indiquant la date ou lheure de dpart de lentrept et la date ou lheure darrive pour chaque livraison, ou les bons de commande et de sortie.

SOURCES DE DONNES
Examen des carnets de route des vhicules et des avis de livraison ou des bons de commande / sortie.

BUT ET CONSIDRATIONS
Cet indicateur mesure le temps moyen ncessaire pour livrer une commande partir dun magasin fournisseur jusqu un magasin secondaire. Sil existe des parcours alternatifs pour livrer les produits au mme endroit, ces parcours peuvent tre essays, et le dlai de livraison moyen peut tre calcul pour chacun de ces parcours secondaires. Le dlai moyen de livraison pour chaque parcours peut tre compar dans le but de dterminer litinraire le plus efficace. Il est noter que les parcours les plus efficaces ne sont pas obligatoirement plus rentables. Dans certains cas, un parcours avec un dlai de livraison infrieur celui des autres itinraires peut en fait coter plus cher en page et autres frais de transport.

AUTRES INDICATEUR ASSOCIS


Variance entre le calendrier de livraison et la livraison actuelle. Dlai de livraison moyen par entrept.

Cet indicateur est dfini comme tant le dlai moyen de livraison mesur pour toutes les livraisons faites par un entrept tous les tablissements quil approvisionne. Il est calcul pour chaque entrept charg de faire des livraisons. Les dlais moyens de livraison de chaque entrept peuvent tre compars dans le but dvaluer la performance. Il faut veiller bien inclure tous les facteurs qui peuvent influencer le dlai de livraison avant de conclure quun entrept fonctionne
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mieux que dautres. Il peut galement tre utile de distinguer entre les commandes durgence et les commandes routinires et de dterminer le dlai moyen de livraison pour chaque type de commande.

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