Departamento de contabilidad Que hace?

Este se encarga de operar las normas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captacin y registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecucin de metas de la entidad, para as dar informacin que facilite la toma de decisiones para promover la eficiencia y eficacia del control de gestin.

Funciones Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de contabilidad facilite el manejo de la informacin. Registrar y controlar los recursos financieros provenientes del calendario financiero presupuestal. Mantener actualizado el catlogo de cuentas y gua contabilizadora Elaborar, analizar y consolidar los Estados Financieros. Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la Subdireccin de Recursos Financieros, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo. Depurar permanentemente los registros contables y presupuestales. Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversin. Que es un SIC? El papel del sistema contable de la organizacin es desarrollar y comunicar esta informacin. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como tambin de registros manuales e informes impresos. Informacin requerida para un SIC Los documentos es decir, facturas, copias de cheques, etc. los saldos de las cuentas, transacciones, balances, clasificacin y anlisis de ventas, nmina, Acreedores, Deudores, Inventarios. Conocimiento para apoyo de un SIC Normas bsicas vigentes y estatutos tributarios. Principios de contabilidad generalmente aceptados. Catalogo de cuentas(PUC). El Software contable que realiza los pases del diario. Registro, clasificacin y resumen para crear la informacin contable.

Gerencia de contabilidad
Es la encargada de: Presupuestos, Anlisis financieros, Reportes (estados financieros), programas de contabilidad (ya establecidos), Catlogo de cuentas, Fiscal.

Departamento de Caja y Banco

Departamento de Cuentas por pagar

Departamentos de Cuentas por cobrar

Costos

Arqueos de caja chica, documentos, Captura al sistema de cmputo los movimientos contables, Conciliaciones bancarias (bancos y provedores), Reportes.

Control de pago de facturas a proveedores, Depuracin de proveedores, Captura al sistema de cmputo los pagos del movimiento contable, Reportes

Control de los cobros de nuestros clientes , Depuracin de la cuenta, Captura al sistema de cmputo del movimiento contable, Reportes

Inventarios, Almacn , Movimientos contables al sistema, Control de inventarios, Reportes.

GERENCIA DE CONTABILIDAD Definicin de contabilidad Es la disciplina que ensea las normas y los procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por las unidades econmicas constituidas por un solo individuo o bajo la forma de sociedades civiles o mercantiles (bancos, industrias, comercios e instituciones de beneficencia, etc.) Fines fundamentales de la contabilidad 1. 1.Establecer un control riguroso sobre cada uno de los recursos y obligaciones del negocio2. 2.- Registrar, en forma clara y precisa, todas las operaciones efectuadas por la empresa durante el ejercicio fiscal. 3. 3.- Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara y verdica de la situacin financiera que guarda el negocio. 4. 4.- Prever con bastante anticipacin el futuro de la empresa. 5. 5.Servir como comprobante y fuente de informacin, ante terceras personas, de todos aquellos actos de carcter jurdico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme a lo establecido por la ley. El contador Toda empresa o entidad requiere para su buen funcionamiento de los servicios del contador, por ser ste la persona capaz de estructurar el sistema de procesamiento de operaciones ms adecuado que proporcione la informacin financiera confiable para tomar a tiempo las decisiones ms acertadas. -Servicios que presta el contadorEl contador es el profesional que proporciona las tcnicas ms apropiadas para la mejor administracin de la empresa. Los principales servicios son: I. 1.- Implementar el sistema contable ms conveniente para la empresa II. 2.-Establecer el procedimiento ptimo de registro de operaciones efectuadas por la empresa. (Programa establecido por la propia empresa o programas contables que hay en el mercado). III. 3.-Verificar la exactitud de las operaciones registradas en libros y registros auxiliares. IV. 4.-Vigilar el cabal cumplimiento de las obligaciones fiscales. V. 5.-Elaborar, analizar e interpretar los estados financieros.

VI. VII. VIII. IX. X. XI.

6.-Proporcionar a la direccin informacin confiable y oportuna para la toma de decisiones en el curso diario. 7.- Llevar principalmente el libro Diario y Mayor. 8.-Llevar un catlogo de cuentas en donde se establezcan las cuentas de Activo, Pasivo y Capital. Activo (Caja, Bancos, Clientes, Documentos por Cobrar y deudores, entre otros). Pasivo (Proveedores, Documentos por Pagar, Acreedores Diversos, etc.). Capital (capital contable, utilidad o prdida del ejercicio, reserva legal, etc.).

Las funciones de una gerencia de contabilidad Llevar adecuadamente un programa de contabilidad en donde recabe toda la informacin de todos los departamentos y as elaborar los estados financieros de la empresa. I. 1.-Estado de Situacin financiera: Este reporte es un documento contable que presenta la situacin financiera de un negocio en una fecha determinada. II. 2.- Estado de Prdidas y Ganancias o Estado de Resultados: Es el documento donde aparece la utilidad o prdida del ejercicio de una empresa. Estos dos reportes y otros complementarios ayudan a establecer como se encuentra la empresa y as poder tener una buena toma de decisiones. Se hace un anlisis financiero que nos permite ver la solvencia, la estabilidad y la productividad del negocio, con mayor exactitud, as como el desarrollo de la administracin de la empresa. Tambin su funcin es llevar a cabo lo fiscal de la empresa reportar ante hacienda las obligaciones fiscales de todos los impuestos a pagar. (IVA, ISPT, ISR, IMSS, SAR, INFONAVIT Y 2% SOBRE NMINAS). Elaboran Presupuestos para la estimacin programada, en forma sistemtica, de las condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo, en un perodo determinado.

Departamento de caja y bancos (Control interno de contabilidad) El departamento de caja y bancos tiene por objeto el mantenimiento y la obtencin de la informacin veraz y confiable del capital empresarial existente en efectivo, asegurando as su salvaguarda en cajas y bancos (establecimientos) fomentando la eficiencia de operaciones, mediante la adhesin a poltica administrativa de una empresa. Se le considera departamento de caja y bancos porque hace uso de un conjunto de medios legales de pago, representados por dinero, giros postales y telegrficos as como transacciones de disposicin libre e inmediata como tambin de, medios legales sustitutos de dinero capital. Llevando a cabo funciones de autorizacin, ejecucin, custodia, y registro de las operaciones que involucren el movimiento y flujo del capital empresarial. Precisamente todo con el objeto de prevenir fraudes, en las cajas y los bancos y en caso de que se presenten detenerlos, as como obtener la informacin necesaria de carcter financiero. Bases del control interno del departamento de cajas y bancos. Entradas. El depto. Deber controlar el origen de entradas a caja y bancos as como el depsito integro en instituciones de crdito. Salidas. Crear un fondo fijo de caja chica y realizara pagos por medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas. Existencias Asegurara la conciliacin peridica de cuentas con chequera, as como los cortes y arqueos de caja peridicos para el afianzamiento del personal de caja. Control para cada origen de entradas a caja y bancos. a) Cobros por ventas al contado directo. El control de esta fuente de entrada se lleva a cabo mediante una rutina de labores y operaciones tanto para la atencin como para el empaque, cobro y entrega de mercanca. Cada da laborable se provee a los vendedores de notas de venta foliadas progresivamente y requisitadas fiscalmente llevando un control de calidad. La vente se formula a travs de un triplicado donde se entrega original al cliente y los duplicados a los empaques. Siendo los cobros efectuados y comprobados: Con efectivo en poder del departamento Con la suma total del efectivo Suma de duplicados y triplicados de venta.

Efectundose una auditoria cada da. b) Cobro por ventas al contado COD. Para el control de estos cobros se har uso de notas especiales de venta, requisitadas y numeradas progresivamente, notas de salida de almacn, y la utilizacin de una cuenta colectiva en lo que se conoce como libro mayor general, en donde se analizara el saldo de la cuenta colectiva, datos como la fecha de operacin, numero de nota de venta, nombre del comprador o cliente, forma y fecha de cobro. c) Cobro por ventas a crdito en plaza. Se realizan por cobradores personal de la empresa, controlndose con listas o relaciones por triplicado, numeradas de contra recibos, documentos, ttulos, etctera, firmando el original el cobrador de recibido. Entregndose el duplicado al cobrador, el triplicado y original al depto. de crdito y cobranza. d) Cobros por ventas a crdito fuera de plaza. SE realiza mediante el establecimiento de un libro de registro de fecha de recibimiento de correspondencia, remitente, cheque giro, titulo, etctera documentos a los que se les estampara un sello de endoso con la leyenda correspondiente (Para abono en cuenta, Pguese al banco, entre otros). Deposito integro en instituciones de crdito de todas las entradas a caja Las entradas a caja diarias de una empresa, debern ser depositadas en una institucin de crdito al da siguiente de su percepcin. Efectuando el deposito un empleado ajeno al cajero, emplendose en contabilidad una cuanta transitoria denominada Control de Depsitos al Banco que se encargara de todas las entradas del da, con abono a la fuente de ingreso, tales como clientes, documentos por cobrar, etc., la cuenta transitoria se abonara con cargo al banco por el importe del depsito diario. Resultando practico hacer la solicitud de copias de fichas de depsito a la institucin bancaria correspondiente. Creacin de un fondo dijo de caja chica. Todas las entradas a caja se depositan en bancos y las salidas y desembolsos se hacen por medio de cheques nominativos, hacindose necesario crear un fondo dijo de caja chica, por pagos menores que no excedan al importe establecido como mximo por la empresa. Pagos por medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas. Nunca se expedirn cheques al portador dentro de una empresa, los pagos entonces se realizaran por medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la responsabilidad recaer cuando menos en dos personas (funcionarios de la gerencia ajenos a contabilidad y a cajeros).

Conciliacin peridica de cuenta de cheques. Los saldos y estados de cuenta que remiten los bancos a la empresa cada mes, debern conciliarse por funcionarios de alta gerencia o empleados ajenos a contabilidad y cajeros, investigndose todas las diferencias y partidas de conciliacin, comprobndose amplia y satisfactoriamente. Mediante las frmulas de conciliacin: Saldo del estado de cuenta enviado por el banco MAS: Depsitos no abonados por el banco MENOS: Cheques no pagados por el banco. IGUAL A: Saldo del banco conciliado 1 Saldo a cargo del banco segn contabilidad MAS: Abonos del banco no cargados por la empresa. MENOS: Cargos del banco no abonados por la empresa IGUAL A: Saldo conciliado a cargo del banco 2. Cortes y arqueos de caja peridicos y de sorpresa. Cada da se debern contar los registros de caja con el objeto de conocer la existencia, que se comprobara con arqueos efectuados por funcionarios de alta gerencia. Cuando se efectan arqueos de sorpresa se evita que los cajeros manejen los documentos, efectivo y valores de caja de manera indebida. Afianzamiento del personal de caja. El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra perdidas en caso de robos, fraudes, desfalcos abusos de confianza por parte de cajeros, ya que la afianzadora reintegrara el importe del dao a la empresa.

iPerdomo

Moreno A (s.f.) Fundamentos de control interno (Capitulo Control interno de operaciones bsicas) Recuperado de un libro electrnico el 12 de Noviembre de 2012 de http://books.google.com.mx/books?id=VobCCBsMJtoC&pg=PA66&dq=departamento+de+caj a+y+bancos&hl=es419&sa=X&ei=44yhUM6qGJG6qQGn0YHYDA&ved=0CC8Q6AEwAg#v=onepage&q=departam ento%20de%20caja%20y%20bancos&f=false

Departamento de Cuentas por pagar

Revisin y captura de facturas de proveedores El sistema transmiten los ingresos de mercadera, en ellos se encuentra el registrado el proveedor que la entreg y los productos con sus cantidades. Usualmente las empresas pagan al precio que se pact en compras, por lo que se puede crear la factura desde el remito y cotejarla con la factura fsica. Es decir, el operador que carga la factura ingresa los datos del encabezado (Compaa, Sucursal, fecha, proveedor), selecciona la remisin (de una lista de remisiones sin factura de la compaa) y se copian los productos y las cantidades desde la misma. En ese instante se valoriza la factura del sistema, con lo que debera coincidir con la factura entregada por el proveedor. Si hay diferencia de importes puede ser por: El precio de un producto en la factura fsica no coincide con el del sistema: En este caso el sector de compras debe decidir si el proveedor est violando el precio pactado o si se debe actualizar el mismo. En caso que el proveedor viole el precio, se le pedir la refacturacin al precio pactado. Sino se corregir el precio en el sistema y se proseguir normalmente. La cantidad o los productos entregados no coincide con la de productos facturados: En este caso se puede pedir una refacturacin o se puede emitir una nota de cargo a favor de la empresa que descuente los productos no entregados. Lo que est claro es que siempre se paga la factura completa (operativamente se hace as, aunque el sistema permite los pagos parciales). Las ventaja de este enfoque es que se paga lo entregado y al precio pactado. Cualquier diferencia aparecer al cotejar la factura fsica contra la factura creada desde la remisin.

Depuracin de la cartera de clientes. Cmo identificar aquellos clientes que causan problemas a la organizacin? Clientes que son, exigentes, estn en el da a da de una organizacin, evidencian su existencia con toques diarios o frecuentes de atencin, esto hace pensar a las organizaciones que son el ncleo de su existencia como empresa, simplemente, porque se hacen notar. Sin embargo, otros clientes, discretos, rentables muchas veces, reciben un trato tan discreto como ellos lo son. Servicio para cubrir el expediente, literalmente, para clientes poco ruidosos. Que como vienen, se van, porque no se les haca caso. Se hace, pues, necesario, aplicar criterios de determinacin, fra, objetiva, analtica, medida y, naturalmente, sujeta al sentido comn y al enriquecimiento

cualitativo de la direccin de la organizacin, y de la importancia de cada cliente. Contabilidad analtica y sistemas de cmputo de tiempos dedicados y gastos de atencin sern piezas clave, no las nicas, pero si indispensables para objetivar y dosificar la importancia de cada quin en la cartera de clientes. Y es que no es de recibo que todos los clientes sean iguales. Clientes, unos son ms iguales que otros!. Y as deben ser tratado en pos del beneficio duradero. Cmo dar mantenimiento a la cartera de clientes? Eliminacin de clientes no interesantes. Aunque parezca un contrasentido, el proceso de Gestin de Clientes, comienza por la identificacin de los clientes menos interesantes para la firma o empresa. La empresa debe identificar (y aproximar decisiones relativas a su tratamiento) a los siguientes perfiles de clientes: * Clientes de riesgo. * Clientes con altos costes de atencin * Cliente mal pagador y/o Moroso * Clientes con mala imagen, que restan reputacin. * Clientes polmicos o problemticos * Clientes de Ganga. * Clientes que se han equivocado de Servicio.

Proceso de actualizacin de la cartera de clientes. Este proceso consiste en la revisin peridica de la cartera de clientes de acuerdo a especificaciones establecidas por la empresa. La flexibilidad y diversidad de criterios existentes para actualizar una cartera de clientes permite apreciar distintas formas de anlisis, aplicables a diferentes lneas de negocio; estas clasificaciones pueden darse en funcin a su: * Comportamiento crediticio. * Evolucin de endeudamiento. Lo cual permite una visin global del comportamiento crediticio de la cartera de clientes, una optimizacin de los esfuerzos de cobranza y por lo tanto mayor rentabilidad.

Sistemas de Inventarios La empresa no mantiene un registro continuo de las mercancas en existencia, sino que al final de un perodo determinado realiza un conteo fsico de los inventarios en existencia y aplica los costos unitarios apropiados para determinar el costo del inventario final. Con ayuda de ste mtodo, la empresa registra las compras de mercancas en la cuenta de Compras (cuenta de gastos). Al final del perodo elimina de la cuenta de inventario el saldo inicial y anota el saldo final que se determina mediante el conteo fsico. La contabilizacin de los inventarios desempea un papel importante en los sistemas de contabilidad de las comercializadoras, ya que por lo general son el activo circulante mayor en su balance general y el gasto de inventario es el gasto mayor en el estado de resultados. Existen 2 mtodos muy utilizados para realizar el conteo general, stos son: a) Mtodo del costo promedio: b) Mtodo del costo de primeras entradas, primeras salidas (PEPS): Almacn Bienes de comercializacin o de consumo pendientes de colocar al mundo exterior o de consumirse en el proceso productivo. Control de Inventarios Se denomina sistema de control interno al conjunto de normas y procedimientos destinados a salvaguardar estos activos orientados a establecer fiabilidad de la informacin obtenida para la toma de decisiones. Para efectuar un adecuado control de movimiento de mercaderas en una empresa y contar con informacin oportuna, es necesario practicar recursos especficos de estas operaciones que vayan paralelos a los clsicos registros estudiados en temas anteriores. Por tanto se requiere habilitar dos clases de registros, siendo estos: *Las tarjetas valoradas: son registros que utiliza la unidad administrativa de contabilidad, destinadas a proporcionar informacin referida a entradas, salidas y saldos de mercadera tanto en cantidades como en valores monetarios, por cada operacin de acuerdo con el mtodo de valuacin utilizado. *Las tarjetas de almacenes: son registros que utiliza la unidad administrativa de almacenes destinados a proporcionar informacin referida a entradas, salidas y saldos de mercaderas pero solo en cantidades por cada operacin que se realice.

Toda existencia est sujeta a la valuacin de inventarios, que es la mecnica contable que permite asignar el valor monetario a la mercadera de la empresa. Reportes Para llevar a cabo el registro contable, existen diferentes tipos de reportes, los cuales pueden ser: * Mayor: Pueden filtrarse las imputaciones del periodo visualizado por el vendedor. *Libro Diario: Cuando no se lo lista detallado, existe la posibilidad de imprimir un nico asiento mensual por comprobante y taln. *Informes Contables: Tiene en cuenta el campo de porcentaje de afectacin definido en el programa de confeccin de Informes Contables, que antes no lo haca. stos son los tipos de reportes ms conocidos y utilizados en la contabilidad.

Bibliografa Elas Lara Flores, Primer Curso de Contabilidad, Editorial Trillas. Anlisis e interpretacin de estados financieros. C.P. Cesar Calvo Langarica El Presupuesto, Cristbal del Rio Gonzales, Editorial ECASA. Lara Flores, Elas Primer Curso de Contabilidad--21 ed.-- Mxico Trillas 2007 ISBN 978-968-24-80005-8