2012

Anlisis Organizacional Y Proyecto de Mejora

Alonso lvarez Gonzlez

TrasMedic Ambulancia S.A. Trasmedic Creciendo de Cara al Futuro

30/06/2012

Introduccin
TrasMedic Ambulancia S.A. es una empresa de capital Costarricense, con ms de 10 aos de existencia en el mercado nacional, la cual a travs de esta etapa ha experimentado diferentes evoluciones en su estructura, la cual en algunos momentos ha orientado a un decrecimiento, pero igualmente en diferentes etapas y mayores etapas ha tendido a un crecimiento sostenido que es el que hoy nos tiene ac.

Siendo una de las empresas ms antiguas en el campo de los Servicios Privados de Atencin Extrahospitalaria, TrasMedic debe buscar mejoras a su funcin empresarial, logrando realizar anlisis de gestin interna, buscando ser cada da mas competitiva en un mercado creciente, el cual no da treguas a las empresas que no implementan nuevas oportunidades de mercado y competitividad en el mundo globalizado de la poca actual.

Considerando lo anteriormente expuesto, el presente estudio est elaborado desde la perspectiva investigativa, de anlisis, de fundamento, de estrategia y una proyeccin que tiene como fin principal hacer de esta empresa una de las mejores de Costa Rica.

Una mejor gestin organizacional representa una nueva oportunidad de crecimiento internoexterno, en la cual crecern las aspiraciones personales y laborales de los colaboradores de nuestra empresa, crecer la cartera de clientes con los que cuenta la empresa, brindaremos mayor solides y satisfaccin a nuestros clientes, y lograremos en el decimo aniversario la proyeccin de la empresa que soamos.

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Justificacin
El Recurso Humano, el recurso financiero, las oportunidades de mejora, los esquemas de valoracin de gestin, la apertura de mercados, las estrategias de competitividad, la gestin operacional, la innovacin y la tecnologa, hoy en da nos brindan herramientas sumamente importantes para lograr una empresa exitosa en tendencia al xito. TrasMedic en su Decimo aniversario ve presente una gran oportunidad de realizar una evaluacin de su gestin empresarial, realizando una radiografa de los logros alcanzados estos diez aos y proyectndose a sus sueos mas ambiciosos y sus metas mas anheladas.

Objetivo General
El Proyecto Trasmedic Creciendo de Cara al Futuro pretende establecer un estudio con un anlisis de la situacin actual que presenta la gestin empresarial, as como proponer un modelo de crecimiento y estrategias para lograr un mejor campo de accin y competitividad de cara al crecimiento y competencia que ha experimentado en los ltimos aos los Servicios de Atencin Prehospitalaria.

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Planteamiento del Problema

Segn World Economic Forum (WEF), ao 2012, La competitividad de las empresas es un concepto que hace referencia a la capacidad de las mismas para producir bienes y servicios de forma eficiente (precios decrecientes y calidad creciente), haciendo que sus productos o servicios sean atractivos, tanto para clientes existentes como clientes potenciales. Para ello, es necesario lograr niveles elevados de productividad que permitan aumentar la rentabilidad y generar ingresos crecientes. Siendo este argumento contemporneo, vlido para aplicar en TrasMedic, podemos traducir que debemos implementar nuevas y mejoradas tcnicas de atencin a nuestros clientes, a su vez establecer una preocupacin y plan de accin a que el mercado es cada vez ms competitivo, en donde TrasMedic debe distinguirse de las dems empresas vendindose como una empresa de Atencin Extrahospitalaria lder en el pas, capaz de brindar servicios de calidad y ofrecer a sus clientes la satisfaccin absoluta.

Alcance del Proyecto

La idea del planteamiento de este proyecto abarca un trabajo en conjunto entre diferentes estructuras de la empresa, considerndose de inters general en el cual se pueda valorar el proyecto por parte de la Junta Directiva, a fin de evaluar su viabilidad e importancia. Este modelo est elaborado para ser utilizado como un plan de modernizacin, as como de mejora en la estructura organizacional, en la cual es de vital importancia la lectura, comprensin, anlisis y discusin departe del ms grande y relevante rgano empresarial de TrasMedic como lo es la Junta Directiva.

La unin y Compromiso Organizacional hacen Empresas Mejores y Exitosas,,,

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Conceptos Destacables Recurso Humano

Se denomina como recursos humanos al conjunto, grupo, equipo de trabajadores o empleados que forman parte de una empresa o institucin y que se caracterizan por desempear una variada lista de tareas especficas a cada sector. Los recursos humanos de una empresa son, de acuerdo a las teoras de administracin de negocios, una de las fuentes de riqueza ms importantes, ya que son las responsables de la ejecucin y desarrollo de todas las tareas y actividades que se necesiten para el buen funcionamiento de la misma. El trmino Capital Humano es muy comn hoy en da y se utiliza en diversos aspectos relacionados al ordenamiento empresarial.

Clima organizacional
Es el nombre dado al ambiente generado por las emociones de los miembros de un grupo u organizacin, el cual est relacionado con la motivacin de los empleados, en la misma medida en que se puede analizar y describir una organizacin en lo que concierne a sus propiedades, a su estructura y a sus procesos, tambin es posible identificar las diferentes dimensiones de la percepcin del medio ambiente laboral en el que se encuentra el colaborador individual e investigar su influencia sobre la experiencia y la conducta individuales. La percepcin por parte de la organizacin y del medio ambiente laboral, representa el sistema de filtracin o de estructuracin perceptiva. En virtud de esta percepcin, tal persona efecta una descripcin de la multiplicidad de los estmulos que actan sobre l en el mundo del trabajo y que representan su situacin laboral, y este medio ambiente, se denomina clima de la organizacin o de la empresa para un individuo.

Empoderamiento
Se refiere al proceso por el cual las personas aumentan la fortaleza espiritual, poltica, social o econmica de los individuos y las comunidades para impulsar cambios positivos de las situaciones que viven. Generalmente involucra el desarrollo en el beneficiario de una confianza en sus propias capacidades, situacin laboral y personal.

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Anlisis Organizacional TrasMedic en la Actualidad

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Explicacin
Para continuar con la finalidad del presente estudio y propuesta, es conveniente mencionar que en esta etapa se dar a conocer la situacin actual que se conoce del funcionamiento organizacional de TrasMedic, estableciendo nicamente las estructuras Gerenciales, Administrativas, Direcciones y Operatividad.

Posteriormente a este recuento de labores, en plena utilizacin de herramientas administrativas de anlisis y gestin, realizaremos un repaso de los puntos dbiles, las oportunidades de crecimiento, las amenazas, y las fortalezas con las que cuenta TrasMedic para solventar sus defectos organizacionales, considerarlos y realizar las estrategias de cambio, estamos hablando de la herramienta llamada FODA.

Para posteriormente realizar la propuesta de modelo organizacional ms adecuado, para ello se menciona que este modelo y recomendaciones son detalladas desde el punto de vista de mejora continua, lo que indica que no es un paso que se da de la noche a la maana, pero si es un argumento para replantear modificaciones categorizadas como prioritarias.

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Razn Social y Distribucin General de Jefaturas

TRASMEDIC AMBULANCIA 2012

Razn Social Actividad Principal Representante Legal Junta Directiva TrasMedic Ambulancia S.A. Servicios Privados de Emergencias Extra Hospitalarias Joaqun Salazar Gutirrez Joaqun Salazar Gutirrez Jeannette Ballestero Roberto Salazar Gutirrez Administracin: Jeannette Ballestero Contabilidad: Laura Soto Direccin de Operaciones: Joaqun Salazar, Beta 1 Direccin de Ventas: Roberto Salazar, Beta 2

Staff Administrativo Staff de Direcciones

Cuadro Organizacional tomado de Valoracin Expertis

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Subordinacin y Jefaturas Direccin Operacional

Director de Operaciones Beta 1: Joaqun Salazar**

Director Medico

------

Tecnlogos en Emergencias Medicas

Gamma 1: Adrian Jimnez Gamma 2: Marcos Agero Gamma 3: Douglas Zamora Gamma 4: Alonso lvarez Gamma 5: Alexandra Fernndez Gamma 6: Christine Ramrez Gamma 7: Andrs Hernndez

Conductores Asistentes

Beta 1: Joaqun Salazar** Beta 2: Roberto Salazar** Beta 4: Erick Carpio Beta 3: Gerardo Castro** Fabin vila Orlando Varela Marvin Arias

Oficiales de Guardia

Jeannette Ballestero** Joaqun Salazar** Roberto Salazar** Gerardo Castro** Ester Aragn Grettel Aragn

Personal de Apoyo

Personal Sub Contratado espordicamente para cobertura de guardias especificas o eventos especiales, en su mayora personal APA

** Ocupan varias labores en la gestin Operativa de TrasMedic

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Direccin y Campo Operacional

Para efectos de comprensin del cuadro anterior se destaca las funciones primarias del personal existente actualmente en TrasMedic en la siguiente ilustracin:

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Direccin de Ventas
Director de Ventas Beta 2: Roberto Salazar

Vendedores

Cynthia Soto Angie Prez Erick Carpio Gerardo Castro Personal de Ambulancia

Vendedores de Apoyo

Funcin actual de Ventas

Elaborar aperturas de clientes. Convenios con empresas y comercios. Manejo de pagina Web y Redes Sociales. Bsqueda de nuevos Vendedores. Mtodo Outsourcing.

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Anlisis FODA
Segn mi criterio profesional, apoyado en las producciones del Dr. Idalberto Chiavenato, Teora General de la Administracin 7 Edicin: El Anlisis FODA, tambin conocido como Matriz Anlisis DOFA, DAOF, o en ingls SWOT, es una metodologa de estudio de la situacin de una empresa o un proyecto, analizando sus caractersticas internas (Debilidades y Fortalezas) y su situacin externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada.

Es una herramienta para conocer la situacin real en que se encuentra una organizacin, empresa o proyecto, y planificar una estrategia de futuro.

Desde esta perspectiva podemos establecer el siguiente FODA a TrasMedic Ambulancia S.A.

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TrasMedic Ambulancia
Una Empresa con Visin Humana

Reingeniera y Propuesta de Mejora

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Significado de Reingeniera Organizacional

Segn Hammer y Champy, el significado la Reingeniera de una Organizacin es la Revisin fundamental y el rediseo radical de un proceso o pensamiento empresarial, con el fin de alcanzar mejoras espectaculares, en medidas crticas del rendimiento alcanzado. Como es notorio esta definicin tiene 4 palabras claves 1. Fundamental: La reingeniera determina primero que debe hacerse y como debe hacerse. Se olvida por completo de lo que es y se concentra en lo que debe ser. 2. Radical: La base de esta palabra viene del latn radix que significa raz redisear radicalmente llegar hasta la raz de las cosas; no efectuar cambios superficiales, sino abandonar lo viejo; descartar todas las estructuras existentes y crear nuevas formas de realizar el trabajo. 3. Proceso: es un conjunto de actividades que reciben uno o ms insumos y crea un producto de valor por el cliente. Esta es la palabra que ms trabajo da a los gerentes corporativos. Las tareas individuales son importantes en un proceso, pero no tienen ninguna de ellas importancia por el cliente si el proceso global no funciona. 4. La reingeniera no es cuestin de hacer mejoras marginales, sino de dar saltos gigantescos en rendimiento.

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Las Oportunidades de Mejora ms Importantes

Hemos realizado un anlisis de muchas visualizaciones de diferentes expectativas empresariales, en las cuales se logro determinar la presente lista de mejoras necesarias para lograr alcanzar la nueva TrasMedic que brinde un enfoque futurista hacia el crecimiento y el xito en las gestiones interno-externas.

La metodologa del semforo, es una tendencia empresarial que determina las prioridades de un cambio organizacional determinando como Categora Roja (Las Urgentes), Categora Amarilla (Las de Corto Plazo), Categora Verde (Las de Mediano Plazo).

CATEGORIA ROJA (URGENTE)

Como parte de la clasificacin de Oportunidades de Mejora, se ha denotado una Mejora que es ms urgente que cualquier otra, como un gnesis al cambio del modelo propuesto, lo cual se resume en lo siguiente:

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Junta Directiva y Direcciones el Cambio Prioritario

Sin lugar a dudas la Junta Directiva integrada por doa Jeannette, don Joaqun y don Roberto tiene gran importancia en las gestiones de TrasMedic, sin embargo este estudio y modelo de mejora propone lo siguiente: En la observacin, anlisis, argumentacin y propuestas realizadas se determino que los perfiles establecidos para los miembros de la Junta Directiva han venido siendo a travs de los aos Polifuncionales, entindase por polifuncionales a la realizacin de varias labores establecidas en un perfil especfico al mismo tiempo. Ejemplos: 1) Doa Jeannette Doa Jeannette en su calidad de miembro de la Junta Directiva tiene a su vez los siguientes cargos: Administracin con lo cual recibe el apoyo de Laura la Contadora, tambin realiza coberturas en Despacho como Oficial de Guardia, a su vez vela por la casa, los jvenes, y a su vez lo conjuga con el estudio. 2) Don Joaqun Don Joaqun en su calidad de Directivo tambin realiza labores de Direccin de Operaciones, es Conductor, es Oficial de Despacho, as como las labores de apoyo en algunas ocasiones en ventas. 3) Don Roberto Don Roberto en su calidad de Directivo es el Director de Ventas, es conductor, es oficial de Despacho, y recibe la colaboracin de Cynthia y los vendedores reducidos con que se cuenta.

Anlisis:
Aunque en partes parecidas y en partes diferentes las labores mltiples ejecutadas por los miembros de la Junta Directiva, y ms que ello seres humanos obtiene un resultado similar: Estrs Laboral: Las jornadas extenuantes que se turnan Jeannette, Joaqun y Roberto, sin lugar a dudas es una de las labores ms sacrificadas, pues aunque como empresarios se realizan esfuerzos por reducir costos, el doblar tiempos laborales genera con el trascurso del tiempo presin laboral. Decrecimiento en estado de Salud: El estrs laboral, el concilio inadecuado del sueo, el pensamiento permanente en una preocupacin genera fatiga, en ella van adjuntos bajas en las defensas corporales, con el resultante debilitamiento del estado general de la salud, a veces imperceptible sin embargo con el tiempo acumulado se va degenerando el estado optimo de la vida saludable. Perdida de la Perspectiva y Disminucin del Rendimiento: Esta matemticamente, esquemticamente y administrativamente que el realizar varias funciones a su vez, o en otro aspecto el abarcar en gran cantidad un panorama con mltiples funciones a la postre genera decrecimiento en la especialidad, lo que significa que de tantas labores y acciones pierdo la nocin de una mejora y visualizacin de mis objetivos fundamentales generndose as una baja en el rendimiento laboral.
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Propuesta:
El poder liberar a los directivos de las labores de ejecucin operacional, y aplicarlos a las labores de Direccin y Estrategia, logra un desempeo y crecimiento empresarial, visto desde el punto organizacional podemos decir que Cabezas libres y sin presin piensan y actan mejor logrando las cualidades de eficacia y eficiencia.

rea de Operaciones
El rea de Operaciones, sin duda es una de las reas medulares de TrasMedic, en la cual el Director de Operaciones debiese estar en forma permanente en interaccin con el actuar de las labores particulares de esta rea fundamental, as como en constante comunicacin y desarrollo en conjunto con sus Lderes, adquisicin de nuevos equipos, resolucin de conflictos internos entre otras labores.

Modelo Propuesto

Asignacin de cargos de Lderes a criterio del Director de Operaciones

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Direccin de Operaciones
Encargado: Perfil: Jefatura Inmediata: Subordinacin Don Joaqun Salazar Mximo Nivel Operativo nicamente la Junta Directiva en Pleno Personal Operativo en General

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Direccin Mdica
Encargado: Perfil: Jefatura Inmediata: Subordinacin Dr. ????? Mximo Nivel Medico Tcnico Director Medico Personal Operativo en General

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Lderes de Especialidad
Encargados: Perfil: Jefatura Inmediata: Subordinacin 1 TEM, 1 Conductor, 1 Telecom Supervisin de Especialidades Director de Operaciones Personal Operativo de su Especialidad

La delegacin de Responsabilidades representa facilitar el trabajo del Director de Operaciones, este mtodo consiste en brindar o delegar una responsabilidad a un miembro de cada seccin de especialidad Operativa. Para ello se debe elegir un colaborador de cada especialidad de honorabilidad, compromiso y esfuerzo comprobado, que tenga las iniciativas de velar por sus colegas de perfil, a su vez realice observaciones de propuestas de Mejora en el campo operativo. Los lderes de especialidad podran asumir responsabilidades de fcil manejo, serian como el primer orden de jefatura entre las reas de subordinacin, su labor tambin podra ser establecimiento de horarios en conjunto con la Direccin de Operaciones, as como organizacin de eventos y coberturas de operativos especiales, coordinacin de personal para cambio de horarios, para necesidades extraordinarias e imprevistos.

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Innovaciones Operativas
A continuacin se detallan una serie de necesidades Operativas, las cuales van orientadas en el crecimiento en la formacin del personal, las evaluaciones de mejora, en el rendimiento, en la calidad de atencin del usuario y otras en bien de la empresa y el recurso humano.

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Estrategias Operativas de Imagen

Una de las ms importantes innovaciones que debe experimentar TrasMedic, es trabajar operativamente y en conjunto con el rea de Mercadeo, la presencia, la imagen corporativa, parte de la competitividad es vender imagen en diferentes emergencias en donde por medio de ayudas de accin social proyectemos que estamos presentes y vamos creciendo.

El poder acudir a accidentes o emergencias relevantes, poder ayudar a los necesitados en esa situacin, colaborar con otras instituciones pblicas y de ayuda humanitaria, en vez de ser un gasto es una inversin y una estrategia para ganar la presentacin ante la poblacin, hemos realizado una propuesta quizs la ms relevante para este ao en la cobertura de la Teleton, siendo ad honorem, en donde el personal sin duda sabemos se comprometera por una buena causa como es el Hospital de Nios, ganando empresarialmente toda la publicidad y un reconocimiento nacional lo que sin duda nos proyectara enormemente en accin social y en presentacin corporativa.

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rea de Mercadotecnia e Investigacin Empresarial

Hasta hace poco llamado Oficina de Ventas, este modelo de estudio e investigacin propone a TrasMedic dejar atrs un nombre y forma antigua, para pasar a la consecucin de nuevas metodologas de administracin de mercadeo, investigaciones de mercado y estrategias efectivas para mejorar nuestro rendimiento comercial. Teniendo como punto de partida lo antes mencionado, el anlisis detecto que el departamento de ventas no tiene un norte trazado, la imposibilidad de que su Direccin este a un 100% en esta labor ha desorientado el rendimiento de la gestin de mercado. El Departamento de Mercadotecnia e Investigacin, propone alternativas como las citadas a continuacin, de la gran gama de estrategias contemporneas de competitividad actual:

Conformacin de un equipo eficaz y eficiente de Mercadeo y Ventas Investigacin de Mercado Actual y Potencial Creacin de Manuales y documentacin mercadolgica Aseguramiento de la calidad de los servicios empresariales Estrategias de Alianzas activamente repercutibles en el comercio Estadsticas de Mercado, Ventas Mensuales, Anuales y Comportamiento de mercado Estudio, Espionaje y Evaluacin de los competidores Modelos de capacitacin externa orientada a clientes Contralora de Servicios

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Anlisis y Propuesta Organizacional en Mercadeo

La actualidad es percibida en la escuetividad del desarrollo de gestin del departamento de ventas, por los factores antes mencionados, el anlisis demuestra que menos que un sistema clsico obsoleto el manejo de ventas, que es un rea medular en la gestin empresarial de TrasMedic debe sufrir una trasformacin urgente, establecerse una modernizacin y realizar trabajos en el crecimiento de la empresa. El anlisis valora el trabajo que han tenido los Sr. Roberto Salazar como Director A.i del rea de ventas, as como de la Sra. Cynthia Soto como asesora de ventas, quienes han mantenido esta rea por varios aos, se les valora el accionar y esfuerzo, sin embargo es hora de obtener una objetividad y una visin mercadolgica mas ambiciosa en un panorama sumamente competitivo, en donde este departamento medular debe ser apoyado, reforzado y guiado a la efectividad del tiempo completo.

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Propuesta de Organizacin de Mercadeo

Basada en una estructura contempornea, organizada, innovadora la presente estructura organizacional del departamento de Mercadotecnia e Investigacin, propone una estructura solida la cual buscara solidificar la cartera de clientes actuales, buscara y estudiara los nichos de mercado, investigara la competencia y elaborara estrategias orientadas a que TrasMedic est por encima y por delante de sus competidores.

Este departamento en su propuesta estructural, implementa reas de trabajo conjuntas como Capacitacin Externa y Publicidad, que anteriormente estaban desasociadas, y crea nuevas alternativas como la Contralora de Servicios, que estn dentro del marco de aplicacin del Marketing, generando as una solidificacin de trabajo e incrementando el potencial de competitividad de TrasMedic.

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Detalle de Organizacin y Funciones

Direccin de Mercadeo e Investigacin

Encargado: Perfil: Jefatura Inmediata: Subordinacin Sr. Roberto Salazar Mximo Nivel en Mercadeo nicamente la Junta Directiva Personal del rea de Mercadeo e Investigacin

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Contralora de Servicios
Encargado: Perfil: Jefatura Inmediata: Subordinacin ???? Investigacin de Accin, Estadstica, Quejas Director de Mercadeo e Investigacin N/A

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Equipo de Mercadeo, Capacitacin Externa y Publicidad

Resumen de Procesos de Mercadotecnia

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rea de Administracin General

Tambin llamada como Gerencia, Administracin Administrativa- Financiera, es un rea medular, as como las Direcciones de Operaciones y Mercadeo, requiere de una participacin activa, plena y de lleno en las gestiones a su cargo. Para ello doa Jeannette, que es la encargada debe estar en un 100% aplicada a tales labores de Direccin, Control, Planificacin, Presupuesto, Informes e ideas de mejora, labores encaminadas a la parte Financiera- Contable y no a las labores multifuncionales de recargo.

Modelo Propuesta
Con el fin de brindar un esquema declarado, el rea administrativa realiza hasta el momento una labor correcta, muy bien orientada en funcin de esta propuesta, el departamento Administrativo es de gran importancia en el trabajo conjunto con las Direcciones.

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Conclusin
Para el trabajo expuesto se conto con una serie de consultas, comentarios, ideas, del personal en general, toda la informacin brindada en el presente estudio cuenta con los argumentos necesarios para respaldar las Propuesta, Teoras y Modelos. El personal en un sondeo general expresa que esta de lleno en el apoyo a la empresa, como se comento por los mismos colaboradores, a bordo en un Barco llamado TrasMedic, en donde estas oportunidades de mejora estn elaboradas con la mayor de las expectativas de un crecimiento de nuestra empresa. Por mi parte deseo externar que cuentan con todo el apoyo nuestro, es hora de aprovechar la dcada de gestin empresarial, detenernos por un momento, valorar esta oportunidad de crecimiento y decidir tirarnos al agua, mientras el apoyo sea total y el compromiso sea fiel, solo tenemos un rumbo: EL XITO.

Antonio Alonso lvarez Gonzlez

Tecnlogo en Emergencias Mdicas Administrador de Recursos Humanos

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