Consideraes sobre administrao do tempo

por Alberto Alvares* Tenho percebido uma crescente necessidade dos profissionais, na maioria das vezes atravs de suas empresas, no que se refere administrao do tempo. Aumento de carga de trabalho, nmero reduzido de funcionrios, presses por resultados, mudanas no mercado e falta de planejamento organizacional so os principais percalos, segundo os profissionais e suas empresas, que impedem as pessoas de administrarem seus tempos de forma eficiente e eficaz. Diante disto, alguns ficam espera de algum mtodo salvador, mgico, que possa organizar tudo, todas as tarefas do dia-a-dia, fazendo com que as coisas se resolvam em seus tempos prdeterminados, atingindo os resultados esperados. Outros parece que se conformam e tocam o trabalho "da melhor maneira possvel". Nesta constante guerra travada contra os ponteiros do relgio, algumas coisas no foram percebidas ou foram esquecidas, o que vm dificultando as pessoas na administrao de suas tarefas, de seus tempos: Administrao de tempo no uma tcnica, mas sim um comportamento.No existe nenhuma tcnica milagrosa ou mgica e nem programa de computador ou agenda eletrnica que resolva o problema da m administrao do tempo. Administrar tempo comportamento, a atitude assertiva diante de uma tarefa. No existe a "administrao do tempo no trabalho". O tempo um recurso constante no nosso dia-a-dia. O tamanho de uma hora ou de um minuto o mesmo, esteja voc em uma reunio de trabalho ou jogando uma partida de baralho. Os nossos dias sempre tm vinte e quatro horas e neste espao de tempo voc tem que se dedicar, alm do trabalho, ao lazer, famlia, sua sade, ao seu desenvolvimento, ao seu relaxamento, ao seu descanso. Portanto, ns administramos o tempo de nossas vidas e no do trabalho. O trabalho uma das atividades que temos durante as nossas vinte quatro horas dirias de vida. Raramente encontraremos uma pessoa que administra bem o tempo em seu trabalho, mas no consegue faz-lo em sua vida pessoal ou vice-versa. Ou voc administra o seu tempo ou no administra. "Seu tempo" significa o tempo de sua vida e no o tempo dedicado sua empresa. Saiba a diferena entre urgncia, importncia e prioridade. Um dos grandes problemas que as pessoas percebem na administrao do tempo no saber diferenciar estes trs elementos, que so totalmente diferente entre si. Urgncia est ligado ao tempo, ao prazo de execuo e de incio da tarefa. Uma tarefa pode ser mais urgente ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem. Importncia o quanto aquela tarefa ir agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa. A prioridade da tarefa surge a partir da combinao de seu grau de urgncia e importncia. A temos um dos maiores paradigmas a serem quebrados: uma tarefa prioritria no aquela que se deva fazer logo (isto est diretamente ligado urgncia), nem tampouco uma coisa importante (isto est diretamente ligado importncia). As tarefas mais prioritrias so aquelas que no so urgentes e so importantes, as chamadas prioridade "1". Prioridade "2" so as tarefas urgentes e importantes e a prioridade "3" corresponde s tarefas urgentes e no importantes. Quer dizer que as coisas mais prioritrias so aquelas que, embora importantes, no so urgentes? Exatamente. Se partirmos do princpio (como o senso comum faz) de que uma tarefa de prioridade "1" deve ser logo executada, estamos julgando-a simplesmente pelo critrio de urgncia. Prioridade uma combinao de urgncia e importncia. As tarefas que devemos executar antes das outras so as de prioridades "2" e "3" (de alta urgncia), pois h o limite do tempo. As tarefas de prioridade "1" devem ser executadas depois, quando a mente estiver mais livre das "tarefas incendirias". Por isto que a chamamos de prioridade "1". As tarefas de prioridade "1" so aquelas importantes para ns e temos um tempo muito mais generoso e suficiente para que possamos planejar, criar, gerar relacionamentos, aprofundar conhecimentos e aumentar a probabilidade de sucesso. No seria bom se todas as nossas tarefas fossem assim no dia-a-dia? Claro que sim, por isto que estas tarefas tm a maior prioridade em nossas vidas. Saiba dizer "no". Executamos muitas tarefas no nosso dia-a-dia, principalmente aquelas que no tm urgncia e nem importncia, a famosa prioridade "4", que se no as fizssemos, no faria a mnima diferena. Mas, muitas vezes, continuamos a faz-las por no saber dizer "no", seja para o nosso interlocutor, seja para ns mesmos. Temos que entender que isto s prejudica a administrao de nosso tempo e temos que ter coragem para negar estas coisas "alienantes",

dizendo "no" da melhor forma possvel, no criando nenhum choque de relacionamento, mas com convico, coerncia e com a argumentao certa. Utilize os recursos como aliados e no como inimigos. Alguns recursos como a agenda, a secretria eletrnica e o e-mail so ferramentas que auxiliam muito na administrao do tempo, porm se mal utilizados, eles podem ser tornar um grande vilo. Saiba qual o melhor tipo de agenda, saiba qual a melhor forma e quando utilizar a secretria eletrnica, saiba utilizar eficientemente o e-mail. Pense nisto e comece a praticar logo. Isto urgente e importante, ou seja, uma prioridade "2". Conscientize-se disto para que voc tenha logo tempo para trabalhar em coisas realmente mais prioritrias. * Alberto Alvares Consultor Organizacional e Professor Universitrio. Artigo originalmente publicado no site RH.com.br.

http://carreiras.empregos.com.br/carreira/administracao/ge/sucesso/tempo/020804administracao_tempo_alvaraes.shtm

Mind Mapping: uma forma diferente de administrar o tempo

por Daniele Aronque e Camila Micheletti Sabia que se estimulado da maneira correta, o crebro pode ampliar sua capacidade de memorizao, produtividade e criatividade nas atividades do dia-a-dia? Pois acredite! Existe uma tcnica especfica para isso e, mesmo sendo pouco difundida no Brasil, j usada em larga escala por grandes empresas nos Estados Unidos e na Europa. O Mind Mapping , como chamado, surgiu na dcada de 70 como resultado de muitas pesquisas feitas pelo ingls Tony Buzan. Sua tcnica baseada na organizao no linear das anotaes, fazendo-as dinmicas e criativas. " um mtodo visual de organizao de dados e informaes, que vem quebrar a linearidade dos organogramas comuns", afirma Liz Kimura , consultora e facilitadora internacional e nica representante oficial da tcnica no pas. Quando fazemos anotaes, sejam elas de estudo, reunies ou planejamentos, 90% das palavras que escrevemos so desnecessrias para a compreenso da idia. Como fazer? Voc pode distribuir os assuntos e atividades pelos tpicos que julgar mais intyeressantes: dias da semana, papis (me, esposa, educadora, filha, amiga, por exemplo). "A tcnica do Mind Mapping mostra como utilizar cores, palavras chaves e ramificaes de idias para que possamos compreender o assunto com mais facilidade. Esses "truques" do mais agilidade ao pensamento e tambm na tomada de decises, alm de manterem o foco nas questes principais", explica. O Mind Mapping ajuda a estimular e a equilibrar o funcionamento dos dois hemisfrios do crebro: o esquerdo, que rege o pensamento linear, a lgica, as letras, os cdigos e os nmeros; e o direito, que rege o lado emocional, intuitivo, sentimentos imagens e cores. "Com o equilbrio dessas duas partes, a pessoa se torna mais produtiva e criativa nas atividades de todas as reas da vida", completa Liz. A tcnica pode ser usada tanto na vida profissional como na vida pessoal, pois estimula o gerenciamento de prioridades, a agilizao de processos e a tomada de decises, aprimora a capacidade de aprendizado, desenvolve a viso global e aumenta a criatividade na soluo de problemas. Liz afirma que cada um tem a sua forma particular de organizar as informaes e fazer o mapa, forma esta que voc descobre com o tempo qual a melhor no seu caso. Ela prefere usar o mapa semanal de atividades. "Assim s fao uma vez e no tenho que ficar perdendo tempo na manh seguinte". "At experimentarem, as pessoas custam a acreditar como as tcnicas do Mind Mapping facilitam as atividade dirias. S experimentando, como eu mesma fiz, para comprovar as vantagens", finaliza a consultora.

Confira aqui dois modelos do mind mapping de Liz Kimura: Modelo 1 eModelo 2 , que voc pode usar como exemplo para fazer o seu.

Administrao do tempo e a regra dos quartos ociosos

por Marcus Garcia de Almeida* Enquanto at alguns anos atrs muita gente vivia o sonho de ir para a cidade grande e l conquistar oportunidades de emprego e de uma vida melhor, hoje em dia parece que vivemos o processo inverso: milhares de pessoas se refugiam em praias e montanhas nos finais de semana e nas frias e boa parte sonha com o dia em que poder viver longe das metrpoles, em lugares mais tranqilos e desprovidos de tantas preocupaes. Apesar de sabermos que o progresso chega antes s cidades mais ricas e geradoras de renda, e esse exatamente um dos motivos pelos quais elas so caticas, no h como negar que nelas nosso tempo sempre parece escasso e nossa mente, sempre atordoada. Certamente o tempo, ou a falta dele, um dos fatores que mais nos estressa em nosso dia-a-dia. A boa notcia que quero lhe dar que voc tem tempo de sobra, mesmo que trabalhe o dia todo e enfrente as agruras de viver num ambiente urbano. Alm de pedir que tenha certeza disso, peo tambm que, como profissional cuidadoso que com sua prpria carreira, voc nunca se esquea de que se no aproveitar bem o seu tempo, no conseguir planejar e conquistar seu desenvolvimento intelectual, pessoal e profissional. Esse mesmo tempo que parece nos atropelar e nos faz desejar ser 2 ou 3 pessoas para poder dar conta de tudo, o responsvel pelo nosso crescimento. Graas ao tempo que temos, e que muitas vezes no percebemos ter, que podemos dividir nossas atividades e ampliar nosso conhecimento, exercitar o convvio social, trabalhar e cuidar de nossa sade. Como? Basta organizar. Utilize a regra dos quartos ociosos. Veja como funciona: Geralmente trabalha-se nas empresas das 8h s 18h, sendo 8 horas de expediente e 2h para o intervalo do almoo ou um pouco menos de almoo e um pouco mais de expediente. A jornada semanal de trabalho geralmente de 40 horas e a semana inteira de domingo a sbado tem 168 horas. Se voc trabalha 40 horas por semana, a j gastou 25% ou de sua semana. Considerando que voc durma 8 horas por noite tambm durante 5 dias, a j foram outros 25% ou de sua semana. Sobraram 88 horas. Se em 80 horas voc j trabalhou e descansou, o que voc faz com as 88 horas que sobraram? No sabe? Ento voc tem um grave problema de administrao do seu tempo e, em conseqncia, de sua vida como um todo. Voc possivelmente faz parte daquele grupo de pessoas que diz o tempo todo que no tem tempo para nada, que sua vida muito corrida, etc. Ser? Acompanhe o raciocnio comigo. Sobraram 88 horas, das quais 48 esto concentradas no sbado e no domingo. Se voc dormir 16 horas nesses 2 dias, sobram ainda 72 horas. Agora vem a diviso: 72 horas inteiras, s suas, todas as semanas. Dividindo esse tempo em 4 partes, os quartos ociosos, chegamos a 18 horas semanais para cada uma das atividades que voc pode programar para cuidar de sua carreira. A construo de uma carreira slida requer que o profissional encontre um equilbrio entre a profisso, o lazer, o aperfeioamento constante e a sade fsica e mental. Como sugesto voc pode programar suas 72 horas ociosas para cuidar desses aspectos da seguinte forma:
Atividade: Carreira

Tempo: 5 horas por semana Como cuidar: Durante a semana de trabalho voc tem as horas necessrias para deslocar-se de sua casa para o local de trabalho, ainda no contabilizadas, que podem variar em funo da distncia e do meio de transporte utilizado. Se voc utiliza o nibus, trem ou metr, procure

utilizar o tempo de viagem para ler uma revista, jornal ou outro material que tenha relao com sua profisso. Se voc utiliza carro sintonize uma rdio de notcias e v escutando as novidades.Se tiver CD ou toca-fitas v escutando aquela aula de idiomas, reportagem ou palestra que voc gravou. Tempo: 5 horas por semana Como cuidar: Das 10 horas totais que voc tem na semana para intervalo de almoo, utilize 5 delas para efetivamente almoar. Mas no se alimente simplesmente. Procure fazer isso como um ritual, com calma e num ambiente agradvel. Concentre-se no momento do almoo. Deguste o alimento. Coma devagar e lembre-se: nada de bebidas alcolicas e ingerir lquidos s depois de pelo menos 1 hora aps o trmino da refeio. Sua tarde de trabalho ser muito melhor, pois no sentir o estmago pesado, sonolncia, alm de permitir que seu organismo aproveite os nutrientes de forma mais eficaz. Tempo: 5 horas por semana Como cuidar: Nas outras 5 horas que sobraram do seu intervalo do almoo evite cochilar. Aproveite o tempo para uma caminhada leve de uns 15 minutos. Evite quaisquer outras atividades esportivas que no sejam a caminhada leve. Convide um colega de trabalho para caminhar com voc, converse sobre amenidades relativas sua empresa e seus colegas, como a festa de amigo secreto, a festa de final de ano, o churrasco mensal no clube, o futebol da turma, o campeonato de truco, etc. Tempo: 3 horas por semana Como cuidar: Essas 3 horas que sobraram podem ser utilizadas proativamente para seu trabalho. Leia aquele relatrio da produo, analise aqueles prospectos que o fornecedor enviou, procure na Internet o que os especialistas esto falando sobre aquela tecnologia nova que esto implantando no seu departamento, leia aquela reportagem da sua revista semanal ou do jornal dirio sobre sua rea de atuao, faa cursos rpidos ou online. Lembre-se de que voc est cuidando de sua profisso.
Atividade: Aperfeioamento

Tempo: 6 horas por semana Como cuidar: Utilize esse tempo para fazer aquela ps-graduao que constituir um diferencial em sua formao. Cursos especficos visando certificao de especialista em uma determinada tecnologia tambm so importantes. Mas tenha cuidado! Evite a cursomania. Tenha em mente qual sua meta profissional e o que voc quer de sua carreira. Os cursos que voc fizer devem ter o que se chama de aderncia sua rea.Aqui entram tambm os cursos de idiomas. Se voc j tem algum conhecimento do ingls, por exemplo, avance ao prximo nvel, faa imerses de conversao ou forme grupos de conversao em reunies quinzenais entre os seus amigos e colegas de trabalho que esto em nveis parecidos. Vale tambm contratar para essas reunies um professor nativo para que ele participe da reunio quinzenal ajudando-os a elevar o nvel no idioma. Tempo: 6 horas por semana Como cuidar: Faa a sua prpria pesquisa. Programe visitas s boas livrarias e verifique o que as editoras esto apresentando para a sua rea de atuao. Folheie alguns livros. Revistas especializadas em sua rea tambm so importantes. No deixe de folhe-las tambm. Se encontrar algo que realmente tenha aderncia sua rea, compre e programe sua leitura e estudo meticuloso. Encontros, palestras, workshops e outras atividades do tipo tambm trazem muito conhecimento, alm de ampliar sua rede de contatos. Tempo: 6 horas por semana Como cuidar: Existe uma diferena muito grande entre ser um curioso entendido e ser um especialista na sua rea de atuao. Voc precisa aprimorar sua prpria compreenso sobre os assuntos que pretende conhecer a fundo. Isso faz parte de um processo que requer reflexo, disciplina e dedicao. Programe uma visita semanal biblioteca de sua preferncia e utilize aquele espao para efetivamente refletir e estudar os assuntos que so importantes para sua carreira. Leve a revista ou livro que voc comprou e complemente com livros e revistas disponveis na prpria biblioteca. Leve sempre um bloco de anotaes ou caderno e produza anotaes sobre suas concluses. Utilize essas reflexes para discutir mais tarde com seus colegas no trabalho ou verificar com sua chefia a viabilidade de aplicao de suas descobertas.
Atividade: Sade

Tempo: 18 horas por semana Como cuidar: A sade um bem eterno enquanto dura e para ampliar a durabilidade da sua reserve um tempo para cuidar dela.Pare de fumar. Se no consegue por meios prprios procure o auxlio de um mdico. J existe tratamento contra o tabagismo e no tem nada a ver com reunies onde as pessoas ficam falando dos males do fumo e mostrando fotos de pulmes e gargantas com cncer. Nada de pedagogia do terror. tratamento clnico. Simples, rpido e em poucas semanas voc estar livre do vcio.Faa exerccios fsicos. Caminhar e pedalar so os mais simples. A natao excelente. Procure um mdico e faa um teste de condicionamento fsico antes de comear. Verifique se sua massa corporal est compatvel com sua idade e estatura e comece. O exerccio fsico dirio torna-se um hbito extremamente benfico.No faa regimes milagrosos que prometem tirar aquela barriga e deixar seus msculos como os de um atleta. Voc no atleta e jamais ter a compleio de um. Fique ciente disso. Cada organismo nico e reage de forma diferente ao condicionamento fsico. O ganho de massa muscular e a reduo da gordura ocorrem sim, mas atravs de um processo, geralmente longo, de at um ano, que inclui reeducao alimentar e exerccios fsicos constantes. No faa regimes por conta prpria e procure sempre a orientao de um especialista.Beba gua. Muitas pessoas passam o dia todo sem beber gua. Isso pssimo para a sua sade. Se esse o seu caso, voc pode ter alguma disfuno que precisa ser investigada. Procure um mdico. O normal ingerir oito copos de gua por dia, algo entre 1,5 a 2 litros em intervalos mdios de duas horas. Como tudo na vida, beber gua uma questo de hbito. Se voc pratica esportes a quantidade de gua necessria pode chegar a 3 litros ou mais por dia.No tome bebidas alcolicas. Ah, voc s bebe socialmente? Tudo bem. O que beber socialmente para voc? Uma cerveja? Uma dose de cachaa? Uma caipirinha? Uma dose de usque? No vou discorrer aqui sobre esse tema, mas deixo o conselho: tome apenas bebidas livres de lcool.Faa sexo. Sexo sade. Se voc tem algum com quem faz sexo periodicamente, procure descobrir e acertar o ritmo para ambos. De uma a trs vezes por semana considerado um ritmo normal. Se voc no tem algum (cnjuge, namorado ou namorada), pode acontecer de ficar semanas ou at meses sem fazer sexo. Nesse caso no se desespere. Masturbe-se. Evite a todo custo o contato promscuo. Alm de arriscado para sua segurana pessoal, pode ser a fonte de doenas sexualmente transmissveis (DST). Use sempre a camisinha.Professe uma f. Em que voc cr? No estou dizendo para voc ter uma religio. Se voc tem, tudo bem, siga seus dogmas e ensinamentos, mas se no tem, em alguma coisa voc precisa acreditar. Que tal Deus?
Atividade: Lazer

Tempo: 18 horas por semana Como cuidar: Voc pode concentrar essas horas no domingo. Divirta-se: cinema, teatro, shows, circo, pescaria, patinao, passeio pelo parque, visitas sociais, jogos em famlia, cinema em casa, reunio com amigos, contar piada, bater-papo, velejar, acampar, escalar, danar, karaok, museu, cozinhar, etc. Faa aquilo que lhe d prazer e relaxe. Isso fundamental para repor as energias e ampliar seus assuntos e conhecimentos. Para ajudar a ter disciplina, monte realmente uma tabela e distribua o tempo da forma como lhe convier, contanto que aplique as horas para cada uma das reas. Consultando a tabela periodicamente, voc conseguir estabelecer uma estrutura capaz de satisfazer todas as suas necessidades, e passar a dormir em paz com seu tempo. s vezes pode sair alguma coisa errada? Sim, imprevistos acontecem. Mas no deixe que isso se transforme numa regra. Tenha disciplina e viva feliz na metrpole, no interior ou aonde quer que seja! * Marcus Garcia de Almeida pedagogo, analista de sistemas, especialista em Organizao e Mtodos, Educao Distncia e Pedagogia Empresarial. autor de livros nas reas de Informtica, Educao e Tecnologia e professor de cursos de ps-graduao em Novas Tecnologias Educacionais e Gesto Educacional.