Anlisis de Sistemas El Anlisis de Sistemas trata bsicamente de determinar los objetivos y lmites del sistema objeto de anlisis, caracterizar

su estructura y funcionamiento, marcar las directrices que permitan alcanzar los objetivos propuestos y evaluar sus consecuencias. Dependiendo de los objetivos del anlisis, podemos encontrarnos ante dos problemticas distintas: Anlisis de un sistema ya existente para comprender, mejorar, ajustar y/o predecir su comportamiento. Anlisis como paso previo al diseo de un nuevo sistema-producto.

Fases del Proceso del Anlisis de los Sistemas y Procedimientos

Comprende las siguientes fases: 1. PLANEACIN DEL ESTUDIO. 2. INVESTIGACIN DE LA SITUACIN ACTUAL. 3. ANLISIS Y CRTICA DE LA INFORMACIN. 4. DISEO DE PROCEDIMIENTOS. 5. PRESENTACIN Y APROBACIN. 6. IMPLANTACIN Y SEGUIMIENTO.

1. PLANEACIN DEL ESTUDIO Esta fase incluye: 1.1. Definicin del problema: El primer paso en la planeacin del estudio ser definir la naturaleza del problema en cuestin. Esto permitir fijar las bases para determinar el objetivo del estudio y para una investigacin

preliminar que proporcione elementos de juicio para decidir si conviene seguir adelante con el estudio y proceder a la formulacin y ejecucin del plan de trabajo.

1.2.

Definicin del objetivo del estudio: Es conveniente en esta fase precisar con toda claridad los problemas que hayan sido detectados, definiendo el objetivo del estudio para evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo posterior.

1.3.

Formulacin del plan de trabajo: Determina la naturaleza y la magnitud del problema; una vez definido el objetivo y practicada la investigacin preliminar, deber formularse el plan y los programas de trabajo necesarios para llevarlo a cabo. Un plan de trabajo deber especificar con claridad qu es lo que se va a hacer y porqu, dnde, cmo y cundo, y quines lo harn y en qu tiempo.

2. INVESTIGACIN DE LA SITUACIN ACTUAL Esta fase incluye: 2.1. Recopilacin de la informacin

Consiste en obtener una descripcin lo ms detallada posible de la forma como se desarrollan las operaciones que integran el sistema en estudio. Se trata de comprender, no de reunir una extensa coleccin de hechos que desafan cualquier tipo de anlisis. En esta parte del trabajo, el analista debe permanecer muy alerta para obtener la informacin que pueda ser de utilidad para el proyecto; adems, debe vislumbrar la manera de hacerla llegar hasta l para utilizarla en forma ptima.

2.1.1. Integracin de la informacin Informacin general Informacin estructural Informacin operacional

2.1.2. Informacin de tipo general Se rene informacin general para obtener una perspectiva ms amplia de las operaciones de la empresa. El planificador deber familiarizarse con la estructura sobre la que se apoyar el nuevo sistema. Comprender informacin sobre: a) Historia y estructura. Esta informacin incluye las razones para empezar la empresa, incorporaciones y ampliacin o reduccin de lneas de productos o servicios, crecimientos fsico, nmero de empleados. Las fuentes de informacin sern entre otras: Entrevistas con la alta administracin. Reportes anuales. Copias de discursos administrativos acerca del negocio. Manuales de orientacin a empleados. Revistas y registros de inversiones internas. Registros biogrficos como "Quin es quin en el comercio y en la industria"

b) Antecedentes de la empresa. Incluye material que muestra la demanda de bienes y servicios de la empresa, desarrollos tecnolgicos importantes, tendencias de crecimiento, estadsticas comparativas y volmenes de ventas. Las fuentes de informacin sern: Revistas de la industria. Revistas tcnicas. Estadsticas del departamento de comercio. Reporte comparativos de ventas. Entrevistas con la administracin de ventas.

c) Metas u objetivos de la empresa. Es necesario obtener informacin en este aspecto para asegurarse que el rendimiento del nuevo sistema se amolda a los objetivos globales del negocio. Antes de que empiece el estudio detallado de operaciones, es responsabilidad de planificador determinar en la

administracin cules cambios futuros intervendrn principalmente en los objetivos del negocio, y afectarn en forma directa en sus procedimientos. d) Normas y prcticas. Las normas y prcticas son las formas en las cuales la administracin ejecuta los objetivos de la empresa.

e) Reglamentos gubernamentales. Se deber determinar desde un principio aquellas reglamentaciones que puedan imponer reglas severas en el proyecto del sistema final. Las leyes en vigor no son las nicas reglamentaciones que podrn afectar el nuevo sistema. Las fuentes son: Entrevistas con la administracin y consejeros Peridicos y revistas de la industria.

2.1.3. Informacin estructural La informacin estructural describe la interaccin en el ambiente externo del negocio (clientes y proveedores) y los recursos del negocio. Esta informacin es requerida para preparar al planificador para el anlisis operativo y el trabajo de proyectos de sistemas adelantando y desarrollando una amplia comprensin del negocio. Las principales fuentes de informacin son: Reporte anual. Reportes internos.

Documentos contables.

2.1.4. Informacin operativa Una vez obtenida la informacin general y estructural, el planificador de sistemas examinar ahora el negocio en marcha. Las operaciones existentes debern ser analizadas y registradas con el propsito de entenderlas en trminos de verdaderos requerimientos de procesamiento de datos del futuro sistema. Para la obtencin de la informacin actual se requiere de las tcnicas de investigacin. Hechos Participantes No participantes La observacin Experimentos Registros Contables Estadsticos Administrativos La encuesta Por cuestionario La entrevista

Si la observacin consiste en obtener datos mediante la directa aplicacin de nuestros sentidos a los problemas y hechos que afectan a la administracin, por la encuesta se obtendrn dichos datos a travs de lo que afirman otras personas. Para la preparacin de un cuestionario es necesario considerar los siguientes pasos: 1. Determinacin de un universo o mbito. 2. Muestreo. 3. Formulacin del cuestionario. 4. Recoleccin de datos. 5. Tabulacin de los mismos.

6. Interpretacin de los resultados. La entrevista es tal vez la forma ms productiva de obtener informacin, su importancia, validez y frutos dependen fundamentalmente de la habilidad de quien hace uso de ella. Los fines de la entrevista pueden reducirse a tres: 1. Obtener informacin. 2. Proporcionar informacin. 3. Influir sobre ciertos aspectos de la conducta del entrevistado. Antes de planear una entrevista deben considerarse los siguientes puntos: Preparar lista de requerimientos de lo que se desea obtener. Tratar de que las entrevistas sean cortas, cubriendo detalladamente todos los aspectos que afecten al estudio. Debe prepararse una gua con preguntas claves para la conduccin de la entrevista. Avisar por anticipado. Solicitar que cada funcionario lo presente con las personas dentro de su organizacin a las que tenga que entrevistar. Durante el desarrollo de la entrevista debe considerarse lo siguiente: Debe comenzarse por explicar el objeto de la entrevista y los beneficios que se esperan. Separar hechos de opiniones lo ms pronto posible. Asegurarse de entrevistar al personal que representa ambos aspectos de los temas significativos. Inquirir en todos los niveles del personal acerca de las mejoras que ellos recomendaran. Anotar notas sumarias.

2.1.5. Reglas psicolgicas:

No interrumpir. No emitir opiniones sobre cmo debera ser el trabajo. No contradecir. No afirmar soluciones a posibles deficiencias que se hayan encontrado. Mostrar inters.

2.2.

Registro y documentacin del sistema actual

Es importante la adopcin de un mtodo mediante el cual se registrarn los hechos del estudio. Registrar ordenadamente la informacin recopilada de cualquier investigacin que se realice, es de exigencia general. Una regla general que debe tomarse en cuenta al realizar los registros, es hacerlo con la debida claridad para que cualquier persona pueda entenderlos. Es esencial que se obtengan copias de todos los documentos utilizados en el sistema. Durante el curso de la investigacin, el analista deber auxiliarse del uso de diagramas para el registro de las actividades. Existen fundamentalmente tres tipos de diagramas: 2.2.1. Organigramas Muestran la estructura orgnica y/o funcional de una organizacin. Sealan las funciones de lnea y dan idea de las responsabilidades del personal de esa organizacin. Desde el punto de vista del analista, el valor de los organigramas reside en que destacan los niveles de autoridad. De tal manera que cuando el analista realiza una visita, es posible tener una impresin general del mbito de un departamento que se est investigando.

2.2.2. Cuadros de Distribucin de Trabajo Describe las actividades de cada unidad de la estructura de un departamento, determinando qu hace cada puesto. A travs de esta tcnica se obtiene una visin de todas las operaciones que realiza cada uno de los miembros que integran una unidad de trabajo, indicando el volumen y el tiempo estimado de cada uno y el tiempo total invertido. 2.2.3. Fluxogramas de procedimientos de diagramas de flujo Como su nombre lo indica, representa el flujo de informacin de un procedimiento. Los fluxogramas de procedimientos, conocidos tambin como diagramas de flujo, satisfacen tres funciones principales: Permiten al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento. Da las bases para escribir un informe claro y lgico. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operar el nuevo procedimiento. Los diagramas de flujo son la representacin grfica de un procedimiento administrativo. A travs del diagrama de flujo puede graficarse cualquier situacin administrativa u operativa, representada en forma objetiva para mostrar procedimientos. 2.3. Tcnicas del diagrama de flujo o proceso

Una vez que se ha reunido toda la informacin relativa a la forma actual de operar del sistema, el analista o grupo de analistas procedern a organizar y documentar todo el material escrito, a fin de cubrir posteriormente la fase de anlisis y crtica del mismo.

Como ltimo paso en el proceso de investigacin sobre la forma actual de operar del sistema, el responsable del estudio presentar a los usuarios un documento final, con el objeto de ultimar detalles que no hayan sido comprendidos por el analista. La presentacin del documento debe ajustarse a la siguiente estructura: Introduccin Objetivos del procedimiento Diagramas de flujo de actividades Descripcin literaria del sistema Formas e instructivos Apndices Hojas de operaciones Cuadros comparativos Conclusiones generales

2.4.

Obtencin de la aprobacin correspondiente

Una vez documentado el sistema actual se proceder a obtener la aprobacin de los responsables de su operacin. 3. ANLISIS Y CRTICA DE LA INFORMACIN Una vez terminado el proceso de recopilar informacin de la forma actual de operar del sistema en estudio, se deber documentar todo el material escrito para su anlisis, y se determinar lo siguiente: a. Objetivos de la empresa, haciendo mencin si estaba o no definido. b. Anlisis y agrupacin de funciones por puestos, secciones, etc. c. Estudio de la delegacin de autoridad. d. Localizacin de problemas, hechos y deficiencias.

e. Anlisis de la distribucin de actividades por departamentos, secciones y puestos. f. Anlisis del flujo de trabajo. g. Anlisis de los controles actuales, de procesos y cargos de trabajo. h. Anlisis de la comunicacin. i. Determinacin de posibles soluciones (resumen de conclusiones y recomendaciones)

3.1. Tcnicas de anlisis a emplear 1.- Cartas de organizacin. Son la representacin grfica de las estructuras existentes o propuestas de un organismo social. Sirven para: Proporcionar, en primera instancia, informacin sobre el organismo. Es un instrumento para el anlisis de la organizacin.

2.- Diagramas de flujo sobre: operaciones, formas, materiales, etc. Cuando se siguen todos los pasos de una persona, se le conoce como consecuencia de trabajo. Cuando se sigue un material o documento, se le denomina proceso. 3.- Manuales de organizacin. Son documentos en los que se establecen las polticas, las reglas, los procedimientos y la informacin general que sirven para orientar y uniformar la conducta de cada grupo humano en la empresa. 4.- Cuadro de distribucin de actividades. Son formas en que se consignan sistemticamente las actividades de un departamento o seccin, para analizar las labores que dentro de cada una de aqullas, realiza cada empleado, y se especifican las horas que ste dedica a cada labor o actividad, con el fin de analizar si la distribucin es correcta o puede mejorarse.

5.- Anlisis de sistemas de comunicacin. El desarrollo de una nueva tcnica denominada anlisis de sistema de informacin ha hecho posible su empleo para procesos manuales, mecnicos o electrnicos. Como fase final del estudio de investigacin, ste deber presentarse a la alta administracin. Este informe, representar la situacin actual de la empresa y deber comprender: 1.- Introduccin a. Propsito del estudio b. Reglas de trabajo c. Contenido 2.- Seccin general a. Historia del negocio b. Antecedentes c. Metas y objetivos d. Normas y prcticas 3.- Seccin estructural a. Grficas de organizacin b. Productos y mercado c. Materiales y proveedores d. Finanzas e. Personal f. Inventarios g. Varios

4.- Seccin operacional

a. Diagramas de flujo de entradas b. Diagrama de actividades 5.- Apndice a. Hoja de operaciones b. Cuadro de funciones c. Conclusiones

3.2.

Determinacin de los verdaderos requerimientos

El objetivo final del trabajo de anlisis se determina como ya se ha mencionado en la fase 1. ste puede ser cualquiera de los dos siguientes: encaminar la mecanizacin hacia la solucin de los principales problemas de la empresa, o enfocar las actividades de la empresa, como un todo unificado, para obtener un sistema integral. Es necesario sealar la importancia que tiene llevar a cabo esta segunda fase bajo un programa de trabajo bien organizado, ya que es muy frecuente observar implantadores de sistemas que no han comprendido que el diseo de un nuevo sistema no consiste simplemente en incorporar, al sistema en uso, soluciones intuitivas e indisciplinadas, que frecuentemente slo traen por resultado la mecanizacin de un caos. En otros casos no tan extremosos, pero tampoco satisfactorios, se limitan a mejorar la misma actividad, bien sea automatizando o distribuyendo funciones, sin analizar si las mismas son realmente tiles y necesarias, independientemente de que un cambio futuro no considerado pueda hacer inoperantes los sistemas diseados en esta forma. El analista, en esta fase, deber tomar como normas de partida las siguientes consideraciones:

Qu se requiere que haga el nuevo sistema, de inmediato y en futuro. Cmo se evaluarn los resultados del nuevo sistema.

Hasta este momento, el analista conoce nicamente cmo trabaja la empresa y cmo est situada en el medio, ms adelante ser necesario definir un nuevo sistema que cumpla con las metas y objetivos, tanto actuales como futuros; por lo tanto, el programa de trabajo para realizar esta tarea constar de los siguientes puntos: 1.- Analizar y definir los objetivos presentes y futuros para determinar las verdaderas metas de la empresa. 2.- Modificar las actividades actuales o crear otras nuevas, de tal forma que las mismas contribuyan a lograr las metas autnticas de la empresa. (Especificar el alcance y lmites que comprendan las actividades). 3.- Analizar sus actividades y establecer sus entradas, operaciones, recursos y resultados. 4.- Optimizar estos requerimientos a travs de varias comprobaciones. 5.- Determinar medidas de evaluacin para los resultados de cada actividad. 6.- Documentar los requerimientos en un manual que se llamar "Determinacin de los requerimientos del sistema". Este manual comprende las siguientes partes: Una introduccin, que describe las metas y objetivos presentes y futuros, y las consideraciones generales del sistema integrado. Tambin menciona la informacin esencial de las actividades que comprende la totalidad de la empresa. A continuacin se incluyen secciones correspondientes a cada actividad, y cada una de estas secciones est dividida en tres partes.

Seccin general. Describe el nombre de la actividad, sus metas y objetivos, as como su alcance y lmite. Adems, presenta una lista de consideraciones, como poltica y costos no incluidos en otras operaciones. Seccin de operaciones. Especifica los requerimientos de operacin que la actividad deber comprender de la forma siguiente: entradas que debe aceptar, operaciones que debe realizar, salidas que debe producir y recursos que debe utilizar (personal, equipo, facilidades e inventarios). Seccin de evaluacin. Establece en qu condiciones el sistema va ser evaluado. Se determinan los lmites aceptables y los niveles de desarrollo que se esperan del nuevo sistema. El analista deber tener siempre presente que las salidas del sistema son las que determinan fundamentalmente los requerimientos del mismo, o sea que el sistema se justifica por los productos, servicios o informacin que produce. Ahora bien, si se realiz un estudio completo de la situacin actual de la empresa, el analista tiene en sus manos la informacin de todos los aspectos que abarca la empresa, desde la informacin a nivel general hasta la informacin operativa en sus ms mnimos detalles. Por lo tanto, partiendo de las metas y objetivos actuales y las actividades las cuales se lleven a cabo, las interrelacionar con las metas y objetivos futuros, para determinar qu actividades se justifican, cules hacen faltan y por ltimo, que cambios se debern hacer a nivel operativo, para que las mismas se realicen. 4. DISEO DE PROCEDIMIENTOS Esta etapa de estudio y diseo tiene como finalidad determinar los siguientes puntos: a. Cmo trabajar el sistema propuesto. b. Qu personal utilizar y cmo estar organizado.

c. Qu cantidad y clase de equipo ser necesario. d. Cules sern los costos de operacin del nuevo sistema.

Para llevar a cabo esta fase, el analista cuenta con la documentacin de las fases 1 y 2, o sea que al llegar a esta fase ya tiene los conocimientos suficientes de la situacin actual de la empresa y tambin de sus verdaderos requerimientos. Tendr que utilizar su creatividad, por lo tanto, para el diseo del nuevo sistema, su trabajo consistir en: a. Disear un sistema bsico. b. Analizar la consolidacin o integracin de sus actividades. c. Determinar la configuracin del equipo necesario. d. Preparar el plan preliminar para la implantacin del sistema. e. Determinar el impacto del nuevo sistema en las utilidades de la empresa. f. Documentar el diseo del nuevo sistema. 4.1. Pasos que comprende el diseo del sistema 1.- Desarrollar un diseo bsico del sistema. 2.- Analizar la interaccin de todas las actividades. 3.- Determinar el impacto del diseo en el conjunto del negocio. 4.- Documentar el diseo del nuevo sistema. 5.- Obtener la aprobacin final. 4.2. Requerimientos del nuevo sistema

Para la determinacin de los requerimientos necesarios para la construccin de la organizacin ideal, los consultores o analistas se hacen dos preguntas vitales. Estas son: 1. Funciones del sistema, qu debe hacer el sistema? 2. Operacin del sistema, cun bien debe operar el sistema? Esta fase cubre un periodo de transmisin desde el estudio del sistema actual hasta el diseo del nuevo sistema. Esto se realizar mediante la obtencin de informacin con base exclusiva en entrevistas con los funcionarios de la empresa. En estas entrevistas se tratar de lograr un equilibrio entre lo bien que se quiere que funcione el nuevo sistema y el acto que el mismo implique. Existen 4 puntos que el analista debe tener en consideracin al determinar los requerimientos del nuevo sistema. a) Analizar y definir futuros objetivos. b) Redefinir las actividades. c) Analizar los requerimientos de cada actividad. d) Determinar medidas de efectividad para cada actividad. 4.3. Analizar y definir futuros objetivos. Cuando los consultores o analistas tienen en mente la solucin ms viable, es necesario pensar qu es lo que pueda afectar su accin; en otros casos pueden cambiar o aumentar los objetivos de ese campo o actividad. Es decir, debern analizarse. Los objetivos actuales para determinar su consecucin en el nuevo sistema. 4.4. Redefinir las actividades.

En este caso se trata de definir, con base en las entrevistas, que lo que se quiere es que se haga de nuevo una actividad determinada. Se daan los objetivos particulares de cada actividad. Las nuevas actividades debern listarse a efecto de que se asignen de acuerdo con su naturaleza a las unidades correspondientes. 4.5. Analizar los requerimientos de cada actividad. Cada actividad nueva deber analizarse en relacin con su campo de accin, de acuerdo con la funcin especfica que le corresponda, as como lo que de hecho va a hacer esa actividad. Para el anlisis de los requerimientos de cada actividad se estudian bsicamente 4 factores: 1. Salidas 2. Entradas 3. Operaciones 4. Recursos Entradas y Salidas Las actividades de entrada y salida son las que debern estipularse en primer lugar, ya que ests generalmente son las que estn ms asociadas con las metas y objetivos de la actividad. Debido a que muchas salidas estn sujetas a restricciones (por ejemplo: cheques, salidas en efectivo, etc.), debern estipularse antes de las entradas. Operaciones Las operaciones deben ser identificadas por la clase y nmero de las entradas y salidas que afectan y por la frecuencia con que deben ejecutarse. Recursos Los recursos pueden clasificarse en dos categoras.

1.- Los que la administracin ha especificado para el nuevo sistema. 2.- Aquellos no especificados pero que son necesarios al sistema. En ocasiones la administracin estipula que deben ser usados ciertos recursos. Por ejemplo, la asignacin de personal disponible para la implantacin y operacin del nuevo sistema. Asimismo, por el costo de operaciones que implican algunos sistemas suelen ser restringidos, por ejemplo: costos de renta, costos de instalacin, etc. slo por enumerar unos cuantos. El analista deber buscar alternativas slidas y favorables a la administracin, el desarrollo de esas alternativas sern posibles si desde el diseo se tiene conciencia de los constreimientos que puede ocasionar el diseo del sistema. 4.6. Determinar medidas de efectividad para cada actividad.

Tiene por objeto permitir un conocimiento del funcionamiento del sistema para evaluar que tan bien o mal est operando. Las principales medidas de efectividad que pueden ser establecidas son: Costo Tiempo Exactitud Confiabilidad Flexibilidad

5. PRESENTACIN Y APROBACIN El objetivo primordial de la proposicin de un nuevo proyector es mostrar a la administracin o direccin que la empresa puede obtener mayores rendimientos al invertir tiempo y dinero en el nuevo sistema, que en otras operaciones de inversin.

Otro objetivo que podra enumerarse, consiste en proporcionar informacin tcnica adecuada y detalles que la apoyen para permitir que personal que no se encuentra en el nivel administrativo lo estudie, lo comprenda y lo adapte de inmediato. Para llevar a cabo estos objetivos, el plan del nuevo sistema y de organizacin deber incluir 3 apartados: 1. Aspectos fundamentales que comprende. 2. Documentar el diseo del nuevo sistema. 3. Obtener la aprobacin final. 5.1. Aspectos fundamentales que comprende Cuando el estudio fue realizado sobre la totalidad de las formaciones de la empresa, considerando sta como un sistema, generalmente debi abarcar los siguientes aspectos: La definicin de la nueva estructura de la empresa. Fijacin de los objetivos generales y departamentales. Fijacin de polticas administrativas. Definicin de lneas de autoridad. Asignacin de funciones y actividades. Determinacin de controles. Establecimiento de canales de comunicacin. Coordinacin de funciones y actividades. Sugerencias para mejorar relaciones humanas. Presentacin de los procesos de operacin y formas que utilizaron. Presentacin de flujo de trabajo. Descripcin de puestos con detalle de las responsabilidades y tareas de cada funcionario o empleado. Descripcin de las obligaciones fiscales.

5.2. Documentar el diseo del nuevo sistema. La documentacin del diseo del nuevo sistema representa una organizacin de todo el material propuesto, la presentacin que se le d a esta documentacin puede ser: a. Manual general o departamental. b. Informe de situacin propuesta. c. Informe de un sistema especfico.

Normalmente los manuales contendrn: 1.- La orden de implantacin emitida por la direccin de la empresa. 2.- La introduccin. 3.- El ndice. 4.- Grficas de organizacin. 5.- Metas y objetivos de la empresa. 6.- Principios generales de organizacin. 7.- Divisin de trabajo. 8.- Grficas funcionales o de procedimientos. 9.- Catlogo de cuentas. Instructivo. 10.- Cuadros de funciones. 11.- Mtodos de operacin. En el ltimo punto, se prepara un reporte llamado plan del nuevo sistema, el cual contiene adems de la descripcin completa y concisa del nuevo sistema, una evaluacin de su utilidad para el presente y el futuro de la empresa.

El contenido de dicho reporte es el siguiente: 1.- Resumen para la gerencia; el cual abarca estos puntos Recomendaciones para el nuevo sistema Ventajas y valor del sistema propuesto Breve examen del contenido de las fases 1 y 2 Cmo operar el nuevo sistema Planes para llevar a cabo la implantacin (Etapa II)

2.- Operaciones del nuevo sistema Diagramas de flujo de la informacin Configuracin del equipo Organizacin del personal

3.- Planes para la implantacin del sistema Diseos detallados del sistema Programacin y pruebas Planos de acondicionamiento del equipo Conversin de sistemas y prueba del nuevo sistema Seleccin de personal y entrenamiento Organizacin de personal

4.- Apreciacin de valor del nuevo sistema Comparacin de costos entre el nuevo sistemas y el anterior Otros beneficios y ventajas

5.- Apndice Diagramas de flujo de las aplicaciones Descripcin de archivos y catlogos

Otros documentos no incluidos en las otras secciones

5.3. Obtener la aprobacin final Todo el trabajo hasta aqu desarrollado, puede venirse abajo si no se cuenta con la colaboracin de quien va a llevar a cabo el plan propuesto, por ello debe buscarse: a. Cambio de impresiones sobre la reorganizacin propuesta con los ejecutivos de la empresa. b. Discusin sobre las modificaciones propuestas con los ejecutivos de la empresa. c. Explicacin de los resultados y beneficios de la nueva organizacin y modificacin a la actual. d. Adiestramiento al personal sobre particularidades o especialidades de nuevos sistemas, procesos o mtodos. e. Explicacin al personal sobre detalles del sistema. f. Convencimiento colaboracin. de ventajas sobre modificaciones para lograr su

Universidad de Oriente Ncleo Nueva Esparta Escuela de Hotelera y Turismo Licenciatura en Administracin Sistemas y Procedimientos Administrativos y Contables

ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Hecho Por:

Villafranca, Oriana C.I: 20.902.413

Guatamare, 31 de Enero de 2013 INTRODUCCIN

En una organizacin o Empresa, el anlisis y Diseo de Sistemas, es el proceso de estudiar su Situacin con la finalidad de observar cmo trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora; el encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas.

Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un estudio de Sistemas para detectar todos los detalles de la situacin actual de la empresa. La informacin reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de Diseo. Los administradores deciden que estrategias seguir. Los Gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez ms con el uso de computadoras estn teniendo un papel muy importante en el desarrollo de sistemas.

Todas las organizaciones son Sistemas que actan de manera recproca con su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los Sistemas que pueden estar formados por otros Sistemas de denominan Sub-sistemas y funcionan para alcanzar los fines de su Implantacin.

CONCLUSIN

Dentro del anlisis y desarrollo de sistemas se puede determinar lo que est funcionando bien, y lo que hay que cambiar en una empresa, para as alcanzar los objetivos y las metas de la misma.

Para alcanzar dichas metas se debe realizar un plan de trabajo, el cual requiere de un estudio completo de cada una de las reas que integran la empresa.

Antes de implementar el plan de trabajo, se debe concientizar e involucrar al personal encargado de realizar y llevar a cabo el plan, para que lo perciban como algo que les va beneficiar en su trabajo, ya que les va quitar carga del mismo.

En el transcurso del cambio organizacional planificado, se deben de prever las posibles dificultades que se pueden presentar, ya que no todos los integrantes de la empresa estarn de acuerdo con este cambio.