El outsourcing como opcin estratgica

Si se hace las siguientes preguntas: "cmo puedo mejorar la rentabilidad?", "cmo puedo tener ms flexibilidad?" "como puedo mejorar la rentabilidad sobre activos?", el outsourcing puede ayudarle. Obviamente, las respuestas a estas preguntas integran distintas dimensiones en la empresa: la gestin de la calidad, procesos y costes, las Nuevas Tecnologas e Internet, recursos humanos, estrategia, etc., pero tambin hay que tener en cuenta que la especializacin en una determinada actividad llevar a mejores resultados con menores costes. Debido a esta necesidad de especializacin, aparece el concepto de outsourcing, es decir, que empresas externas desarrollen actividades no principales para una organizacin. De esta manera, las empresas pueden centrarse en lo que mejor saben hacer, focalizando por tanto su atencin y sus recursos. Obviamente, las actividades que pasan a desarrollar empresas externas son aquellas que no son estratgicas para su negocio y no se tienen especiales capacidades en ellas. De hecho, ms all del outsourcing como externalizacin de determinadas actividades, aparece el concepto de transformacin de los procesos de negocio apoyndose en el outsourcing. Partiendo de la gestin/reingeniera de procesos, se integra el concepto de outsourcing para la mejora radical de los procesos en los que internamente no se tengan especiales capacidades. Ventajas del outsourcing Entre las ventajas "tericas" del outsourcing se encuentran: Reduccin de costes. Depende de cada caso en particular, pudiendo ser ms o menos importante en funcin de las condiciones particulares. Para el anlisis es indispensable tener perfectamente definida la estructura de costes as como el impacto de las distintas decisiones posibles en dicha estructura.

Mejorar la flexibilidad y tener ms capacidad de adaptacin al cliente ya evita inversiones en reas no estratgicas. Estas inversiones las soporta la empresa que presta el servicio de outsourcing. Tener un mayor control. En este sentido, en funcin del acuerdo alcanzado, puede convertirse en mayor control sobre costes, plazos, calidades, etc. Reducir el "time to market".

Mejorar la rentabilidad sobre activos Pero es claro que en funcin de cada caso concreto, unas u otras ventajas sern ms o menos ciertas e importantes. Algunos casos Existen multitud de casos de uso del outsourcing, tanto grandes multinacionales como Pequeas y Medianas Empresas (PYMEs). Un ejemplo tpico y muy importante es el del sector de la automocin: dos terceras partes de la industria americana de la automocin reside en los proveedores. Por ejemplo Ford prefiere subcontratar muchos de los productos y servicios que necesita debido a que no es altamente competitivo en esas actividades. De esta manera, tiene mayor control y flexibilidad. Otro ejemplo es el de Kodak que hace ms de una decada que externaliza toda su funcin de Tecnologas de la Informacin en un contrato de 10 aos y de 10 millones de dlares. Por qu hace esto Kodak? Simplemente porque el negocio en el que realmente Kodak es competitivo es la imagen, fotografa, pero no las tecnologas de la informacin. Entonces, para qu destinar recursos en ese sentido? no ser mucho mejor contratar a verdaderos especialistas en esa rea cuya experiencia y conocimiento les haga tener una mejor relacin calidad-precio-servicio?. Kodak ha entendido claramente las posibilidades del outsourcing. El proceso de outsourcing Tras haber comentado las ventajas del outsourcing, pasemos a aspectos prcticos para su aplicacin. Lo primero a tener en cuenta es que antes de tomar una decisin tan importante como esta hay que analizarla tanto en el corto, como en el medio como en el largo plazo, por lo que tener una estrategia claramente definida ayudar en el proceso. Por todo ello, es indispensable reflexionar en algunos conceptos: En qu se es realmente bueno? Esta pregunta que parece inmediata es muchsimo ms compleja de lo que parece. Si esta reflexin es equivocada, puede llevar a perder ventajas competitivas. En este sentido, es interesante comentar un caso de una mediana industria dedicada a la distribucin que estaba planteando la externalizacin de toda su gestin de almacenes a un operador logstico ya que pensaba que su mayor ventaja competitiva resida en la calidad de su fuerza de ventas. En este caso, realmente no se quera externalizar por costes, flexibilidad, etc. sino porque "la gestin de almacenes daba muchos problemas". Tras un profundo anlisis, se descart esta solucin debido a que uno de los puntos fuertes de la compaa se pona en manos de un tercero (el operador logstico) sin altas garantas de xito.

Cul es nuestra estrategia? qu haremos y como lo haremos dentro de tres cinco diez aos? Las decisiones relacionadas con el outsourcing, en muchas ocasiones, tienen un elevado componente estratgico por lo que la estrategia necesita estar perfectamente definida para tomar las decisiones alineadas con ella. Cules son nuestros procesos? Qu costes y rendimiento se tiene en estos procesos? Cul es la estructura de costes por procesos, por productos y por reas de negocio? Como ha sido comentado anteriormente, es necesario conocer exactamente el mapa de procesos as como sus parmetros bsicos en cuanto a costes, tiempos, etc. Adems, se deben tener herramientas para conocer el impacto sobre los procesos de negocio de las distintas soluciones posibles. Qu amenazas / oportunidades se tienen si se subcontratan determinadas reas? Obviamente, antes de externalizar actividades hay que analizar para cada caso concreto, cuales son las ventajas, desventajas, oportunidades y amenazas que la empresa encuentra con el outsourcing. Outsourcing en Pequeas y Medianas Empresas PYMEs Pero no se ha de pensar que el outsourcing est solamente relacionado con las grandes empresas. Las empresas medianas y pequeas lo emplean. Es habitual en las PYMEs desarrollar externamente el rea fiscal-laboral-jurdica, logstica, formacin, etc. Pero a las PYMEs les hace falta dar ese salto a reas ms grandes e importantes de la organizacin, analizando la rentabilidad e inters de desarrollar interna o externamente cada una de sus actividades de la empresa: fabricacin, distribucin, gestin de recursos humanos, gestin de almacenes, Nuevas Tecnologas e Internet, etc. Adems, en el caso de las PYMEs, en muchas ocasiones es complejo encontrar un "proveedor/socio" para externalizar ya que no tienen el volumen que tienen las grandes corporaciones. Un caso concreto: las Nuevas Tecnologas de la Informacin e Internet En el caso de las Nuevas Tecnologas de la Informacin e Internet, las organizaciones cada vez tienen iniciativas ms importantes. El problema es que no es habitual disponer de personal interno que conozca suficientemente estas reas para conseguir los deseados resultados en la organizacin. Debido a esta falta de personal cualificado, en muchas ocasiones se desarrollan soluciones internamente que acaban siendo ms caras y menos profesionales que si se hubiese externalizado todo su desarrollo y mantenimiento.

Obviamente, encontrar el socio adecuado para externalizar actividades no es sencillo y en la mayora de las ocasiones es una decisin estratgica. Algunos parmetros a tener en cuenta para elegir el socio adecuado son: propuesta de valor del socio, coste, garantas, compromisos adquiridos por parte del socio, encontrar un acuerdo interesante para ambas partes, etc. Como resumen, se podra decir que el outsourcing es una opcin interesante en la mayora de los casos aunque es bastante problemtica la aplicacin prctica con lo que hay que tener muy claro el qu se va a externalizar, el por qu y qu amenazas y oportunidades ofrece.