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Module G PROCEDURES COMPTABLES

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MODULE G PROCEDURES COMPTABLES ......................................................................................... 1 G.1 STRUCTURE ET SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE DE LOHADA .................. 3 G.1.1 STRUCTURE COMPTABLE .................................................................................................................. 3 G.1.2 SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE .................................................................................. 5 G.2 ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE ................................................................................ 6 G.2.1 OBJECTIFS ....................................................................................................................................... 6 G.2.2 REFERENTIEL COMPTABLE .............................................................................................................. 6 G.2.3 CARACTERISTIQUES DU SYSTEME .................................................................................................... 6 G.2.4 PRINCIPES COMPTABLES RETENUS .................................................................................................. 7 G.2.5 MOYENS DE TRAITEMENT DE LA COMPTABILITE ............................................................................. 9 G.2.6 FONCTIONNEMENT DU SYSTEME ................................................................................................... 10 G.2.7 SUPPORTS COMPTABLES ................................................................................................................ 11 G.2.8 PERSONNEL COMPTABLE ............................................................................................................... 13 G.3 CODIFICATIONS COMPTABLES ..................................................................................................... 14 G.3.1 DOSSIERS COMPTABLES ................................................................................................................. 14 G.3.2 REGISTRES COMPTABLES............................................................................................................... 15 G.3.3 COMPTES GENERAUX ..................................................................................................................... 15 G.3.4 CODIFICATIONS AUXILIAIRES ........................................................................................................ 15 G.3.5 COMPTES ANALYTIQUES ................................................................................................................ 16 G.3.6 CODIFICATIONS BUDGETAIRES ...................................................................................................... 16 G.3.7 CREATION DUN NOUVEAU COMPTE............................................................................................... 17 G.4 CLASSEMENT DES DOCUMENTS .................................................................................................. 18 G.4.1 NATURE DES DOCUMENTS ............................................................................................................. 18 G.4.2 DELAI DE CONSERVATION.............................................................................................................. 18 G.4.3 MODALITES DE CLASSEMENT OU DARCHIVAGE ............................................................................ 18 G.4.4 OUTILS DE CLASSEMENT ET DARCHIVAGE.................................................................................... 19 G.4.5 PLAN DARCHIVAGE ....................................................................................................................... 19 G.5 SCHEMA GENERAL DES TRAITEMENTS COMPTABLES DES PRINCIPALES OPERATIONS 20 G.5.1 PRINCIPES GENERAUX DE LA COMPTABILITE DES ENGAGEMENTS ......................... 20 G.5.2 TRAITEMENT COMPTABLE DES PRINCIPALES OPERATIONS DU FINANCEMENT AUTONOME (CONTRIBUTION DES ETATS) ........................................................................................ 22 G.5.3 TRAITEMENT COMPTABLE DES OPERATIONS DE FINANCEMENT EXTERIEUR ..... 27 G.5.4 INFORMATIONS RELATIVES A LA CONVENTION .............................................................................. 27 G.5.5 DOSSIERS DE RETRAIT OU DE DEMANDE DE FONDS ....................................................................... 28 G.6 TRAVAUX DE FIN DEXERCICE ..................................................................................................... 29 G.6.1 EDITIONS PERIODIQUES ................................................................................................................ 29 G.6.2 ANALYSE ET JUSTIFICATION DES COMPTES ................................................................................... 29 G.6.3 ECRITURES DE REGULARISATION .................................................................................................. 29 G.7 PLANNING ANNUEL DES TRAVAUX COMPTABLES ................................................................. 40 G.8 TRAITEMENT DES OPERATIONS COMPTABLES DU GREFFE AU NIVEAU DE LA CCJA ... 41 G.8.1 DISPOSITIONS GENERALES ................................................................................................... 41 G.8.2 NOMENCLATURE DES COMPTES ......................................................................................... 42 G.8.3 FONCTIONNEMENT DES COMPTES ..................................................................................... 42 G.8.4 DOCUMENTS COMPTABLES .................................................................................................. 48 G.8.5 TENUE DES ECRITURES.......................................................................................................... 49 G.9 ETATS FINANCIERS .......................................................................................................................... 51 G.9.1 DES COMPTES INDIVIDUELS .......................................................................................................... 51 G.9.2 DES ETATS FINANCIERS SPECIFIQUES POUR CHAQUE PROJET OU PROGRAMME GERES. ................ 52 G.9.3 DES COMPTES CONSOLIDES. ........................................................................................................... 52 G.10 ANNEXES DU MODULE ............................................................................................................... 54

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G.1 STRUCTURE ET SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE DE LOHADA


G.1.1 STRUCTURE COMPTABLE
Les personnes ou les structures impliques dans la gestion comptable des activits de lOHADA sont prsentes dans le tableau ci-aprs :
PERSONNES OU STRUCTURES PRINCIPALES TACHES DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE

RESPONSABLE DINSTITUTION (RI) DIRECTEUR FINANCIER COMPTABLE (DFC) ET

Assume la responsabilit de la qualit et de la fiabilit de linformation comptable et financire Supervise la tenue de la comptabilit gnrale, budgtaire et analytique Valide tout document financier avant exploitation finale ; Assure le suivi de lexcution de la gestion de la trsorerie. Elabore la stratgie de mise en uvre du mcanisme autonome de financement de I'OHADA ; Elabore la prsentation du budget consolid de fonctionnement et d'investissement des Institutions de I'OHADA ; Dtermine le montant des contributions de chaque Etat Partie ; Assure le recouvrement des contributions des Etats Parties ; Assure la mobilisation des ressources financires auprs des partenaires de I'OHADA; Elabore et prsente les rapports financiers consolids des activits des Institutions de I'OHADA ; Assure la tenue dune comptabilit consolide et la production des tats financiers consolids des Institutions de I'OHADA ; Assure la gestion des oprations de trsorerie ; Participe toutes rflexions relatives l'amlioration du cadre financier et comptable.

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CHEF DE SERVICE FINANCIER ET COMPTABLE

ASSISTANT COMPTABLE (AC)

assure la tenue de la comptabilit (gnrale, budgtaire, analytique et matires) individuelle de son Institution et la production des tats financiers individuels de son Institution; assure la tenue de la comptabilit dengagement et de gestion ; assure la gestion des oprations de trsorerie de son Institution ; assure la gestion financire et comptable de la paie ; assure ventuellement la gestion financire et comptable des projets et programmes grs par lInstitution ; procde la prparation de lavant projet de Budget de lInstitution. assiste le chef de service Financier et Comptable dans lexcution des travaux comptables : o recevoir les demandes (besoins) des diffrents services ; o imputer toutes les pices comptables ; o tenir les livres obligatoires; o raliser les inventaires physiques priodiques et faire les rapprochements ncessaires ;
o

etc.

REGISSEUR DU GREFFE

assure tous les travaux comptables ncessaires la prsentation dune information comptable et financire fiable sur la gestion de la rgie.

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G.1.2 SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE


SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE PIECES COMPTABLES LIVRES COMPTABLES ETATS FINANCIERS VERIFICATIONS

Supports

Budgets

Traitements manuels et automatiss

Journaux et grand-livre des budgets

DOSSIERS DE DECAISSEMENT

Vrifications des auditeurs (interne et externe) et les Bailleurs de fonds

Alimentation des comptes bancaires

Traitements manuels et automatiss

Journaux et grand-livre bancaires

ETATS FINANCIERS TRIMESTRIELS

Vrifications des auditeurs (interne et externe) et les Bailleurs de fonds

Engagements de dpenses

Traitements manuels et automatiss

Journaux des achats, oprations diverses et grand-livre des comptes de tiers

Paiements des engagements

Traitements manuels et automatiss

Journaux, grand-livre bancaires et comptes de tiers

ETATS FINANCIERS ANNUELS

Vrifications des auditeurs et (interne et externe) et des Bailleurs de fonds

Moyens

dossiers comptables, plans comptables,

logiciels comptables et financiers

journaux comptables et codifications

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G.2 ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE


G.2.1 OBJECTIFS
Le rle de la comptabilit est d'tre tmoin de la vie des flux financiers de lOHADA. Le comptable observe l'action des autres services ou agents, analyse et enregistre les flux financiers qu'il constate, les classe, et priodiquement en fait la synthse sous forme de tableaux qu'il prsente aux dirigeants et aux partenaires financiers de lOHADA pour les renseigner sur les rsultats des activits excutes et leur permettre d'apprcier et prendre les dcisions qui conviennent. Observer, analyser, enregistrer, classer et renseigner, c'est le rle du systme comptable et l'objet de toute la fonction comptable. En particulier, la fonction comptable permet de : fournir aux priodes convenues les situations financires requises ; rpondre aux obligations comptables, fiscales et sociales de lOHADA.

Le systme comptable doit tre un instrument utilis par les comptables de chaque Institution de lOHADA pour les aider planifier, contrler et valuer le fonctionnement des oprations. Le rglement relatif au droit comptable fait obligation de : procder l'enregistrement chronologique des oprations ; contrler au moins une fois par an, au moyen de l'inventaire, l'existence et la valeur des lments actifs et passifs ; tablir des tats financiers.

G.2.2 REFERENTIEL COMPTABLE


La comptabilit gnrale de lOHADA est tenue selon les rgles du plan comptable gnral du Systme Comptable de lOHADA. Ce rfrentiel respecte la rglementation comptable internationale relative la comptabilit publique labore par lIFAC.

G.2.3 CARACTERISTIQUES DU SYSTEME


Pour assurer l'information interne et externe fiable sur ses activits, chaque Institution tient : une comptabilit gnrale et auxiliaire axe sur l'enregistrement et le traitement des flux principalement externes permettant de produire les principaux tats financiers patrimoniaux obligatoires numrs par le rglement financier de lOHADA ; une comptabilit analytique comportant l'imputation des transactions selon le dcoupage analytique des activits (par Institution, direction, et service), leur traitement et la production des tats analytiques d'activits ; un suivi budgtaire autorisant l'inscription des crdits budgtaires, l'engagement des dpenses, le suivi budgtaire, la rvision en cas de besoin des crdits et la production des tats budgtaires ;
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un suivi financier traitant des oprations de mobilisation, de justification et de suivi des fonds reus suivants les catgories de financement (financement autonome, financement extrieur); un suivi des marchs permettant de suivre l'excution des engagements de dpenses (bon de commande, lettre de commande, contrat) pris par chaque Institution dans le cadre de l'acquisition des biens et services.

Le systme propos permet : la tenue dune comptabilit gnrale en partie double, en conformit avec les principes comptables internationaux gnralement admis ; lenregistrement et le suivi de toutes les oprations et de tous les engagements de lOHADA ; la tenue des comptabilits susvises et leur suivi de manire intgre ; ltablissement automatique des tats financiers priodiques individuels et consolids ; le suivi des dpenses par source de financement en plusieurs monnaies (monnaie locale, devises) ; le suivi des conventions de financement permettant de connatre, tout moment, la situation de chaque ligne de financement ; ldition automatique des dossiers de rallocation des comptes spciaux de mme que les dossiers de paiement direct adresss aux partenaires financiers ; le suivi analytique des activits excutes ; le suivi des marchs passs ; le suivi des biens.

G.2.4 PRINCIPES COMPTABLES RETENUS


Les principes comptables retenus pour le traitement des oprations de lOHADA sont les principes comptables fondamentaux retenus par le Systme Comptable de lOHADA : le principe de spcialisation des exercices comptables ; le principe de continuit de l'exploitation ; le principe du cot historique ; le principe de prudence ; le principe de permanence des mthodes ; le principe de transparence ; le principe d'importance significative ; le principe de correspondance bilan d'ouverture /bilan de clture ; le principe de la prminence de la ralit sur l'apparence.

G.2.4.1 Spcialisation des exercices comptables


Selon ce principe, la vie de lOHADA tant dcoupe en exercices lissue desquels des tats financiers annuels sont tablis, il faut rattacher chaque exercice tous les produits et toutes les charges qui le concernent. Lapplication de ce principe conduit, par exemple, : dcouper lamortissement des biens durables par tranches annuelles ; inscrire, dans les charges de lexercice, des charges et des pertes probables ; dcouper la clture de lexercice les charges et les produits constats davance ;
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inscrire dans le rsultat de lexercice les produits recevoir et les charges payer.

G.2.4.2 Continuit de lexploitation


Ce principe repose sur la comprhension selon laquelle lentreprise est considre comme tant en activit, cest--dire comme devant continuer fonctionner dans un avenir raisonnablement prvisible. La dfinition du plan damortissement des biens durables dcoule de lapplication de ce principe.

G.2.4.3 Cot historique


La comptabilit est tenue suivant le principe du cot historique selon lequel les biens sont comptabiliss leur date d'entre dans le patrimoine leur cot d'acquisition exprim en units montaires courantes. Les biens sont comptabiliss leur cot historique dacquisition compos du prix dachat et des frais accessoires dachat.

G.2.4.4 Prudence
La prudence est lapprciation raisonnable des vnements et des oprations. Ce principe vise viter de transfrer sur les exercices ultrieurs des risques ns dans lexercice et susceptibles dentraner des pertes futures. La comptabilisation des carts de conversion la clture de lexercice est une illustration de ce principe.

G.2.4.5 Permanence des mthodes


La permanence des mthodes est le principe selon lequel les tats financiers et leur contenu doivent tre prsents ou valus selon les mmes formes et les mmes modes dvaluation dun exercice lautre. La mthode de comptabilisation qui est la comptabilit d'engagements selon laquelle les transactions sont constates au moment de leur engagement au cours de chaque exercice et non pas au moment de leur dcaissement ou encaissement est une application de ce principe. Les changements de mthodes doivent tre justifis.

G.2.4.6 Transparence
La transparence conduit fournir une information loyale des tats financiers de lOHADA en appliquant plus que les rgles et principes comptables noncs.

G.2.4.7 Importance significative


La prise en compte de ce principe conduit considrer tous les lments susceptibles dinfluencer le jugement que les destinataires des tats financiers peuvent porter sur le patrimoine, la situation financire et le rsultat de lOHADA.

G.2.4.8 Correspondance de bilan de clture-bilan douverture


Selon ce principe, les soldes douverture du bilan de lexercice suivant sont les mmes que les soldes de clture de lexercice prcdent.

G.2.4.9 Prminence de la ralit sur lapparence


Ce principe conduit donner dans les tats financiers la priorit de la ralit (la substance) sur la forme.

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Son application conduit inscrire lactif des bilans de lutilisateur (OHADA) la valeur des biens mis disposition comme sil en tait propritaire en dpit de lapparence juridique.

G.2.5 MOYENS DE TRAITEMENT DE LA COMPTABILITE


La comptabilit de lOHADA est tenue au moyen d'un progiciel de gestion comptable et financire. Le logiciel de gestion comptable comporte obligatoirement les modules intgrs (ou interfacs) ci-aprs : un module de comptabilit gnrale et auxiliaire ; un module de comptabilit analytique ; un module de gestion et de suivi budgtaire ; un module de gestion et de suivi des marchs et des contrats ; un module de gestion et de suivi des conventions financires ; un module de gestion et de suivi des immobilisations ; un module de gestion des ressources humaines et de la paie

Par ailleurs, il doit autoriser la gestion de plusieurs dossiers comptables et leur consolidation. Chaque applicatif rpond aux sept (7) conditions suivantes exiges par le Systme Comptable de lOHADA pour tout systme comptable automatis : tout enregistrement comptable comporte l'indication de l'origine du journal, du contenu et de l'imputation de l'opration ; l'irrversibilit des traitements effectus (validation des critures saisies) interdit toute suppression, addition ou modification ultrieure ; la chronologie des oprations carte toute possibilit d'insertion intercalaire ou d'addition ultrieure ; les enregistrements sont classs dans l'ordre chronologique de la date de valeur comptable des oprations ; les donnes enregistres sont conserves sur des supports indlbiles ; l'organisation comptable informatise garantit les contrles a posteriori ; les ditions du systme sont dates et numrotes.

Le manuel de l'utilisateur du logiciel devra fournir toutes les informations ncessaires la mise en uvre quotidienne et priodique du logiciel.

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G.2.6 FONCTIONNEMENT DU SYSTEME


Le systme comptable de lOHADA est un systme de gestion intgr comprenant aussi bien le suivi financier que le suivi physique des activits excutes. Ce systme repose sur les principes suivants : toute information dordre comptable ou physique nest saisie quen une seule fois partir dune seule et mme pice justificative ; les imputations sont faites selon un systme multicritre (budgtaire, engagements, comptes gnraux et auxiliaires, financier, analytique) ; toutes les ditions prvues dans le systme sont possibles ds le traitement conscutif et la validation des saisies.

G.2.6.1 Rception des pices justificatives


Les pices justificatives sont de deux (2) origines : les pices externes ; les pices internes.

Lors de la rception du courrier externe, lassistant comptable porte sur les pices de nature comptable des rfrences de rception (date, n dordre). Le Chef de service financier et comptable vrifie les pices puis les transmet lassistant comptable pour traitement. Les pices internes sont transmises aprs les visas requis lassistant comptable pour traitement.

G.2.6.2 Imputations des pices


Aux pices justificatives sont jointes des fiches dimputation comptable permettant les mentions des codifications antrieurement prpares. Les pices sont traites par lassistant comptable par dossier comptable ouvert ; elles sont imputes, saisies, traites et classes selon la nature de lopration. Chaque pice comptable est impute selon : le dossier ; le journal comptable ; les comptes gnraux et auxiliaires ventuellement ; les comptes budgtaires ; les codes analytiques.

Les imputations sont proposes par lassistant comptable puis approuves par le chef de service financier et comptable (CSFC). Lapprobation est matrialise par un visa ou un cachet spcial appos sur la fiche dimputation.

G.2.6.3 Saisie des pices


Les pices sont saisies par lassistant comptable au jour le jour sur la base des fiches dimputation valides dans le module correspondant du progiciel. Lopration de saisie est matrialise sur la fiche dimputation afin dliminer les risques de double saisie. Les saisies donnent lieu ldition de brouillards dcritures qui sont approuvs par le chef de service financier et comptable avant la validation.
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Lapprobation de lcriture est matrialise sur le brouillard dcritures par lapposition dun visa ou dun cachet spcial de contrle.

G.2.6.4 Traitement des critures


Chaque module du progiciel traite instantanment les critures saisies selon les processus propres chaque module. Les oprations sont traites dans la monnaie locale et dans les devises exiges ventuellement.

G.2.6.5 Editions des tats


A lissue des traitements, tous les tats prvus sont imprimables (balances, grands livres, journaux, tats financiers individuels et consolids). Ces ditions sont soumises au visa du chef de service financier et comptable (CSFC) pour les tats individuels et du DFC pour les tats consolids pour certifier leur conformit aux critures. Les comptes sont analyss et les soldes sont justifis par les assistants comptables avant la production dfinitive des tats.

G.2.7 SUPPORTS COMPTABLES


Les pices justificatives sont la preuve des enregistrements comptables. Elles servent tablir la vrit des comptes dans les contentieux, les litiges et les procs caractre commercial. Les enregistrements comptables indiquent dans les livres comptables la nature et les rfrences des pices justificatives. La dure de conservation des pices justificatives est de dix (10) ans. Les pices justificatives accompagnent les livres comptables. On dnombre quatre catgories de pices justificatives :

G.2.7.1 Les pices justificatives manant de tiers


Elles comprennent : - les factures ou les dcomptes des entits ou des matres d'uvres ; - les factures des fournisseurs ou des consultants ; - les factures des consommations d'eau, d'lectricit, de tlcommunication ; - les avis et les bordereaux de banque. Les pices externes doivent rappeler, dans la plupart des situations, les rfrences des transactions auxquelles elles se rapportent pour tre prises en considration. Les pices externes sont constitues des exemplaires originaux des pices justificatives. Les photocopies (non lgalises) de pices justificatives sont prohibes. Les photocopies non lgalises peuvent tout au plus servir constituer des copies internes de dossiers comptables.

G.2.7.2 Les pices justificatives internes


Elles comprennent : - les bulletins de paie ; - les chques ; - les tats budgtaires ; - les contrats et les bons de commande ;
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les relevs de frais et les tats de paiement ; les tats de rapprochement ; etc.

Les pices internes doivent revtir les signatures des personnes habilites pour prsenter le caractre probant.

G.2.7.3 Imprims comptables


Une liste des imprims ayant une utilisation comptable peut tre dresse avec mention des rfrences de normalisation (ou grbiche) pour viter les confusions de documents. Exemple de liste :
NATURE DE L'IMPRIME Fiche d'imputation comptable Bon de commande Pice de caisse Etat de rapprochement bancaire Etat de salaire Bulletin de paie Ordre de virement de banque Demande de retrait de fonds Fiche d'laboration budgtaire REFERENCE FIC BDC PIC ERB ESA BUP OVB DRF FEB DATE D'ENTREE EN VIGUEUR 01-2011 01-2011 01-2011 01-2011 01-2011 01-2011 01-2011 01-2011 01-2011

G.2.7.4 Registres ou ditions comptables


Chaque Institution tient les livres comptables suivants : le livre journal ; le grand-livre ; la balance gnrale des comptes ; le livre d'inventaire ; le livre de paie.

Le livre -journal, le livre d'inventaire et le livre de paie sont cots et paraphs par l'autorit comptente (tribunal du commerce, inspection du travail); Ils sont tenus sans blancs (sils sont manuels) ni altrations d'aucune sorte ; Les corrections dans les livres comptables sont effectues uniquement en ngatif des lments errons. Ils sont conservs pendant au moins dix (10) ans. Pour faciliter l'tablissement du livre journal, des journaux auxiliaires suivants sont ouverts : journaux de banques ; journaux de caisses ; journaux des achats ; journaux de paie ; journaux des oprations diverses ; journaux des oprations de mobilisation de ressources ;
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- etc. Il en est de mme du grand-livre des comptes gnraux de tiers dont la tenue peut tre facilite par la tenue des comptes auxiliaires de : financement autonome ; fournisseurs ; personnel ; bureaux d'tudes (matres d'uvre), consultants ; etc.

G.2.8 PERSONNEL COMPTABLE


De l'organigramme prsent au module A, le personnel affect aux tches comptables de lOHADA se compose : du Responsable dInstitution (RI) ; du Directeur Financier et Comptable (DFC) ; du Chef de Service Financier et Comptable (CSFC) ; de lAssistant Comptable (AC).

Les tches de ce personnel sont dtailles dans le module A susvis. Sur le plan comptable, ces tches peuvent tre rsumes comme suit : 1. le DFC assure de faon fonctionnelle, les tches dautorisation, de validation, de supervision, de contrle et la coordination des activits du personnel comptable des Institutions ; 2. le CSFC assure dans les Institutions les tches dautorisation, de validation, de supervision, de contrle et la coordination des activits du personnel comptable ; 3. lAC assure les tches de traitement de base (imputation comptable, saisie, justification des comptes, etc.). Ce personnel peut voluer selon la charge de travail comptable lie laccroissement du volume des activits.

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G.3 CODIFICATIONS COMPTABLES


Le personnel comptable fait usage des tables de codifications comptables pour analyser, imputer, saisir et traiter les oprations de lOHADA. Ces tables comprennent : la liste des dossiers comptables ; la liste des journaux comptables ; la liste des comptes gnraux ; la liste des comptes auxiliaires ; le plan des comptes analytiques ; la liste des comptes financiers ; la liste des comptes budgtaires.

Pour chacune des listes ci-dessus, il est cr une codification comportant un code de caractres alphanumriques et d'un libell associ. Ces listes sont mises jour au fur et mesure des besoins de codification. Pour chaque Institution, projet ou programme gr par lOHADA, lassistant comptable cre un dossier comptable dans lequel sont traites exclusivement les oprations relevant de cette activit. Les journaux comptables, les comptes gnraux et auxiliaires, les comptes analytiques, les comptes financiers et les comptes budgtaires sont mis jour en fonction de lvolution des activits. La taille des codifications possibles est lie aux capacits du progiciel utilis pour la gestion comptable.

G.3.1 DOSSIERS COMPTABLES


Les dossiers comptables sont codifis au moyen de deux caractres numriques au maximum : de 00 99. Le code 00 est rserv la consolidation de tous les dossiers comptables ; Le code 01 est rserv au dossier comptable du Secrtariat Permanent de lOHADA (SPO) ; Le code 02 est rserv au dossier comptable de la Cour Commune de Justice et dArbitrage (CCJA) ; Le code 03 est rserv au dossier comptable de lEcole Rgionale Suprieure de la Magistrature (ERSUMA) ; Les codes 04 99 sont rservs aux autres dossiers de projets ou programmes excuter par les Institutions de lOHADA. La liste des codifications des dossiers comptables figure en annexe.

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G.3.2 REGISTRES COMPTABLES


Les codifications des registres comptables comportent quatre caractres alphanumriques. Il est cr un code par journal comptable. La liste des codifications des registres figure en annexe.

G.3.3 COMPTES GENERAUX


Les codifications des comptes gnraux sont dcimales conformment aux dispositions du plan comptable gnral du droit comptable de lOHADA. Chaque compte gnral comporte six (6) caractres numriques. le 1er caractre du compte indique la classe de comptes ; le 2me caractre du compte indique le chapitre du compte ; les 3me et 4me caractre du compte indiquent des subdivisions de chapitre de comptes ; les 5me et 6me caractre indiquent le compte de mouvement.

Seul le compte 6 caractres est habilit recevoir des mouvements dcritures, les autres comptes (2 chiffres, 3 chiffres ou 4 chiffres) sont des comptes de regroupement. Le plan comptable gnral figure en annexe.

G.3.4 CODIFICATIONS AUXILIAIRES


A certains comptes de tiers sont associs des comptes ou des codes auxiliaires permettant dindividualiser les oprations traites avec eux. Les comptes gnraux qui font lobjet dun suivi auxiliaire sont reprs soit par le compte collectif soit par la mention dune lettre alphabtique reprsentant les tiers : F, pour Fournisseurs ; C, pour Clients ; P, pour Personnel ; T, pour autres Tiers ; S, pour Sources de financement ; E, pour Entits ; B, pour Bureaux dtudes ; etc.

Dans le cas dutilisation de lettre alphabtique, chaque code auxiliaire commence par la lettre correspondant par la catgorie de tiers suivi de trois (3) caractres numriques. Exemples : F001 pour le premier fournisseur, P010 pour le 10me employ. La liste des codifications auxiliaires figure en annexe.

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G.3.5 COMPTES ANALYTIQUES


Chaque Institution comporte une description des activits excuter. Les activits sont codifies au moyen de sept (07) caractres alphanumriques au moins, auxquels sont associs des codes numriques indiquant les Instituions et les services : le 1er caractre du compte indique lInstitution ; les 2me et 3me caractre du compte indiquent la direction ou le projet ou programme ; les 4me et le 5me caractre du compte indiquent le service ou le projet ou programme ; les 6me et le 7me caractre du compte indiquent lactivit.

La liste des codifications analytiques figure en annexe.

G.3.6 CODIFICATIONS BUDGETAIRES


Le plan budgtaire comporte des comptes six (06) caractres alphanumriques au moins. le 1er caractre du compte indique le Titre budgtaire correspondant la nature de la dpense (investissement ou fonctionnement) ; le 2me caractre du compte indique le Chapitre budgtaire; les 3me et 4me caractre du compte indiquent larticle budgtaire ; les 5me et 6me caractre du compte indiquent le paragraphe budgtaire.

La liste des codifications budgtaires figure en annexe.

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G.3.7 CREATION DUN NOUVEAU COMPTE


La cration dun nouveau compte dans chaque Institution doit suivre la procdure suivante : Squence
1.

Priode
A tout moment

Intervenants
Lassistant comptable dune Institution Le chef de service financier et comptable

Description des tches


Si ncessit de cration dun nouveau compte (gnral, budgtaire, analytique, etc.) : Prpare un dossier de cration du compte et le transmet son CSCF. Vrifie la pertinence de la cration du compte ; Vrifie la conformit de la codification propose avec la nomenclature de base de lOrganisation ; Etablit une demande dautorisation de cration du compte accompagne des pices justificatives ; Transmet le dossier de demande de cration du compte au DFC. Vrifie la conformit du compte propos avec la nomenclature de base de lOHADA ; Autorise la cration du compte. Reoit lautorisation de cration du compte ; Donne lordre lassistant de crer le compte. Cre le compte ; Edite le nouveau plan en deux exemplaires et les transmet au CSCF. Reoit le nouveau plan comptable ; Valide le nouveau plan ; Archive une copie et transmet le deuxime exemplaire au DFC.

E
X

2.

3.

Directeur financier et comptable Le chef de service financier et comptable Lassistant comptable dune Institution Le chef de service financier et comptable

4.

5.

6.

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G.4 CLASSEMENT DES DOCUMENTS


G.4.1 NATURE DES DOCUMENTS
Les documents viss comprennent les livres comptables et les pices justificatives des oprations. Les documents comptables sont tris, classs et conservs de manire autoriser leur accs rapide suivant les besoins d'utilisation.

G.4.2 DELAI DE CONSERVATION


La dure lgale de conservation des documents comptables obligatoires est de dix (10) ans. Les pices justificatives sont galement conserves pendant dix (10) ans. Mais selon les usages comptables, il est recommand de conserver les pices justificatives aussi longtemps que les biens et services auxquels elles se rapportent. Ainsi la dure de conservation recommande pour les pices justificatives d'acquisition d'immeubles est de trente (30) ans.

G.4.3 MODALITES DE CLASSEMENT OU DARCHIVAGE


Le classement est une opration de rangement temporaire des pices collectes selon une mthode permettant de les retrouver pour leurs traitements. L'archivage est une opration de conservation dfinitive. Il s'applique aux pices justificatives sur lesquelles tous les contrles ncessaires ont t exercs. On rpartit les archives en 3 catgories : les archives vivantes (ou courantes) conserves porte de main et souvent consultes ; les archives semi-vivantes (ou intermdiaires) dont l'usage est peu courant et qui sont stockes dans des endroits loigns des lieux de travail ; les archives dfinitives (ou historiques) qui ne sont a priori jamais consultes et qui peuvent tre dtruites l'issue de la priode lgale de conservation.

L'opration de classement et d'archivage peut tre physique ou lectronique. La gestion lectronique des documents consiste classer et archiver les documents sur des supports magntiques au moyen d'outils de rcupration de fichiers de documents informatiss et des scanners pour numriser les documents papier. Ce mode de classement et d'archivage n'est pas encore trs rpandu en raison du cot de sa mise en uvre. Le mode de classement et d'archivage physique est celui qui est le plus couramment utilis. Le plan d'archivage mentionne pour chaque type de document : le support concern (original papier, photocopie, disquette, etc) ; l'ordre (numro, date, etc) ; les supports de classements (chemises, classeurs, botes, etc) ; les dures de conservations correspondantes.
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G.4.4 OUTILS DE CLASSEMENT ET DARCHIVAGE


Les outils de classement et d'archivage physique comprennent principalement : les chemises (simples, rabat, pochettes, extensibles, lastiques, etc) ; les classeurs levier communment appels "chrono" ; les dossiers suspendus index vertical (ou horizontal) pour une lisibilit de face dans les classements d'armoires (ou de dessus dans les classements de tiroirs) ; les botes de classement ; les botes archives ; les caisses archives.

G.4.5 PLAN DARCHIVAGE


NATURE DU DOCUMENT Marchs (contrats, bons de commande) Factures ou dcomptes de fournisseur Pices de banque Pices de caisse Dclarations fiscales Dclarations sociales Oprations diverses Demandes de retraits de fonds Relevs de banque Budget Relev de PTF de fonds Balances Grand livre ORDRE DE CLASSEMENT Numro Numro Numro Numro Date Date Numro Numro Date Date Date Date Date SUPPORT DE CLASSEMENT Chemises Classeurs Classeurs Classeurs Classeurs Classeurs Classeurs Chemises Classeurs Classeurs Classeurs Chemises Botes DUREE DE CONSERVATION 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans

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G.5 SCHEMA GENERAL DES TRAITEMENTS COMPTABLES DES PRINCIPALES OPERATIONS


G.5.1 PRINCIPES GENERAUX ENGAGEMENTS
G.5.1.1 Dispositions gnrales
Avant tout engagement de dpense, le bnficiaire et le CSFC s'assurent de la disponibilit de crdit. En cas d'insuffisance de crdit pour l'engagement d'une dpense indispensable, il faut veiller rviser les crdits pour rallouer les postes dficitaires. Squence
1.

DE

LA

COMPTABILITE

DES

Priode
Au dbut de chaque exercice budgtaire Ds rception du budget Ds rception du budget

Intervenants Description des tches


Le DFC Le RI Le CSFC Edite le budget valid par le Conseil des Ministres, le soumet au visa du Secrtaire Permanant et le ventile aux diffrentes Institutions de lOHADA. Reoit le budget de son Institution et fait une copie son CSFC Saisit le budget dans le module appropri du progiciel de gestion Etablit une pice dengagement de dpense intitule bon dengagement numrote chronologiquement comportant limputation budgtaire de la dpense et la transmet au CSCF pour validation Examine le bon dengagement propos ; Vise pour confirmer la disponibilit financire Saisit les pices dengagement de dpenses dans le module du progiciel appropri Imprime partir du progiciel budgtaire les situations dexcution budgtaire pour le CSCF et le DFC Analyse les tats ; Arrte les explications des carts dgags ; Donne les instructions particulires au CSCF ou lAC pour rsorber ces carts.

E
X

2. 3. 4.

Au fur et mesure de lapprobation LAC des expressions de besoins Le CSFC LAC A la fin de chaque mois Au vu des situations budgtaires LAC CSCF DFC

5. 6. 7. 8.

X X X

G.5.1.2 Cas particulier des marchs travaux

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Les dpenses engages sur la base de marchs (contrats, lettres de commande, bons de commande) sont suivies individuellement. Squence
1. 2.

Priode

Intervenants Descriptions des tches


saisit le march dans un support de suivi comptable de lexcution financire du march prsente chaque tape les pices dexcution du march : - avance de dmarrage - dcomptes ou factures traite ces documents : - en constatant les retenues de garanties prvues au march, - en sassurant quil ny a pas de dpassement du montant prvu au march ; Indique lapplication ventuelle de pnalits lassistant comptable X

Ds quun march a t LAC sign Au cours de lexcution Lattributaire

3.

Le CSRHMAG Si lattributaire ne respecte pas les termes du march Si lattributaire ne sexcute pas Le CSRHMAG

4.

5.

LAC

Procde au calcul des pnalits en dduction du montant du march

6. Au moins une fois par mois

LAC Le CSRHMAG et lassistant comptable

7.

rgularise la situation des marchs pour tenir compte de lapplication de pnalits, saisit les pnalits dcomptes dans le progiciel appropri pour le suivi comptable Editent les tats dexcution de marchs : - les fiches individuelles de marchs, - le rcapitulatif gnral des marchs passs, - le rcapitulatif par mode de passation des marchs, - le rcapitulatif par forme de marchs, - la situation dexcution financire de chaque march, quils soumettent lapprciation du Directeur Financier et Comptable Examine ces tats et fait ses observations X

Le RI 8.

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G.5.2 TRAITEMENT COMPTABLE DES OPERATIONS DU FINANCEMENT (CONTRIBUTION DES ETATS)

PRINCIPALES AUTONOME

Les ressources mobilises dans le cadre du financement autonome servent financer les dpenses ci-aprs : dpenses de fonctionnement ; dpenses dinvestissement ; dpense des activits de formation.

G.5.2.1 Contributions des Etats parties


registre utiliser : JOURNAL DES MOBILISATIONS DE RESSOURCES OU JOURNAL DE BANQUE imputation au niveau de Secrtariat Permanent :

G.5.2.1.1 Constatation de la dette envers les Etats


Dbit : Cpte 4711xx Etat quote-part contribution financement budget xx Crdit : Cpte 4712xx Dbiteurs et crditeurs divers Etats

G.5.2.1.2 Rception des Fonds Dbit : Cpte 521xx (Banque X)

Crdit : Cpte 4711xx Etat Parties contribution financement budget xx

G.5.2.1.3 Constatation des produits Dbit : Cpte 4712xx Dbiteurs et crditeurs divers

Crdit : Cpte 71xxxx Subvention dexploitation xx G.5.2.1.4 Transfert des fonds reus aux diffrentes Institutions Dbit : Cpte 473xxx Compte de lInstitution

Crdit : Cpte 521xx Banque X

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G.5.2.2 Achats de biens et de services


G.5.2.2.1 Comptabilisation des factures-fournisseurs Registre utiliser : JOURNAL DES ACHATS Imputation : Dbit : Cpte 2, 6 (Investissements et charges de fonctionnement) Crdit : Cpte 4xxxxx (Fournisseurs, net payer) (avec suivi auxiliaire) G.5.2.2.2 Comptabilisation des avances de dmarrage aux fournisseurs Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE Imputation : Dbit : Cpte 4xxxxx F (Avances sur marchs) Crdit : Cpte 521xxxx (compte bancaire appropri) G.5.2.2.3 Comptabilisation des paiements des factures par des bnficiaires davances Registre utiliser : JOURNAL DES ACHATS Imputation : Dbit : Cpte 2 ou 6 (montants bruts des factures) avec suivi analytique Crdit : Cpte 4xxxxx F (montant net payer) Cpte 4xxxxx F (montant des retenues de garantie) Cpte 4xxxxx F (montant des avances rembourses) G.5.2.2.4 Comptabilisation du paiement des factures-fournisseurs Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE Imputation : Dbit : Cpte 4xxxxx (Fournisseurs, net payer) Crdit : Cpte 521xxxx (compte bancaire appropri) Lassistant comptable classe les pices dans le classeur des pices d'achat.

G.5.2.2.5 Comptabilisation des paiements des dcomptes registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE imputation : Dbit : Cpte 4xxxxx F (montant net payer) Crdit : Cpte 521xxx (compte bancaire appropri)

G.5.2.2.6 Comptabilisation des librations des retenues de garantie


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registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE imputation : Dbit : Cpte 4xxxxxF (montant de la retenue de garantie prleve) Crdit : Cpte 521xxx (compte bancaire appropri)

G.5.2.3 Comptabilisation des salaires


La rglementation prvoit le paiement des salaires aprs avoir effectu la source les retenues au titre de : l'assurance vieillesse ; l'impt sur les salaires (selon le barme).

Il convient de prparer les tats de salaires ; les faire approuver ; prparer les rglements ; enregistrer en comptabilit les dpenses (net, retenue et charges sociales).

Sur la base du fichier du personnel et du registre des absences, et ventuellement de lchancier de remboursement des avances et des prts, lAC prpare ltat des salaires au moyen d'un logiciel de paie ou d'un tableur EXCEL (dition des bulletins et de l'tat rcapitulatif des salaires). Les tats de salaires sont dits en autant d'exemplaires quil est ncessaire accompagns des chques et tats de virement. L'ensemble de ces documents est soumis la signature du CSFC et du RI. Trois (3) exemplaires de ces tats sont conservs par lassistant comptable pour la comptabilisation des salaires nets et de la retenue sociale.

G.5.2.3.1 Schma d'imputation des salaires nets Dbit : 661xxx Rmunrations directes verses au personnel national 663xxx Indemnits forfaitaires verses au personnel Crdit : 422xxx Personnel ; rmunrations dues 421xxx Personnel ; avances, acomptes G.5.2.3.2 Schma d'imputation des retenues et charges sociales Dbit : 661xxx Rmunrations directes verses au personnel 664xxx Charges sociales sur rmunration du personnel Crdit : 43110 Prestations familiales
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43120 Accidents du travail

registre utiliser : JOURNAL DE PAIE imputation : Dbit : Cpte 66xxx (Frais de personnel) Crdit : Cpte 42xxx (rmunrations dues, avances) Cpte 43xxx (retenues et cotisations sociales) G.5.2.3.3 Paiement des salaires Les salaires sont payables en espces, par chque ou par virement bancaire. Pour le personnel pay par chque, lassistant de direction remet chaque agent son chque de paiement aprs avoir pris copie. Pour le personnel pay par virement bancaire, lagent de bureau transmet une lettre d'ordre de virement adresse la banque qui tient le compte sur lequel les sommes sont payes en indiquant le nom, le numro du compte, la domiciliation, le montant percevoir de chaque agent. Un exemplaire de cette lettre est class au Secrtariat. Lassistant comptable reoit le fonds de dossier de lAssistante de direction et agrafe chaque exemplaire du bulletin de salaire et une copie du chque ou de la lettre de virement correspondant avec une fiche dimputation comptable. Les schmas d'imputations se prsentent comme suit :

G.5.2.3.4 Paiement des salaires : Dbit : 42200 Personnel ; rmunrations dues Crdit : 521xx compte bancaire appropri

Les oprations sont enregistres dans le journal de trsorerie appropri CAI, BQxx. Les pices sont classes dans le classeur correspondant (caisse ou banque).

G.5.2.4 Versement des retenues la source


Paiement des retenues et charges sociales : Dbit : 43110 Prestations familiales 43120 Accidents du travail 43131 Caisse de retraite Crdit : 521xx compte bancaire appropri
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G.5.2.5 Oprations avec les Institutions


Les avances initiales des PTF sont constates gnralement au dbut du dmarrage du projet ; elles sont justifies lachvement du projet :

G.5.2.6 Avance de fonds


Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE Imputation : Dbit : Cpte 52xxx compte bancaire appropri) Crdit : Cpte 47XXX (Avances de fonds X

G.5.2.7 Justification des avances


Registre utiliser : JOURNAL DES ACHATS Imputation : ( l'occasion de la prsentation des justificatifs) Dbit : Cpte 2, 6 (Investissements et charges de fonctionnement) Crdit : Cpte 47xxx S Avances de fonds X)

G.5.2.8 Mouvements de fonds


Registre utiliser : JOURNAUX DE BANQUE ET / OU JOURNAL DE CAISSE Imputation :

.dans le journal recevant les fonds Dbit : Cpte 521xx (Banque X) ou Cpte 571xx (Caisse) Crdit : Cpte 585xx (Mouvement de fonds) .dans le journal qui fournit les fonds Dbit : Cpte 585xx (Mouvements de fonds) Crdit : Cpte 521xx (Banque X) ou Cpte 571xx(Caisse)

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G.5.3 TRAITEMENT COMPTABLE FINANCEMENT EXTERIEUR

DES

OPERATIONS

DE

G.5.3.1 Rglementation gnrale des conventions de financement


Les conventions de financement : donnent un dcoupage du projet ou programme (en composantes, sous-composantes, etc...), de mme qu'une identification des agences d'excution du projet ; dfinissent les catgories de dpenses ligibles aux conventions, de mme que le niveau de couverture de ces dpenses ; dcrivent les modalits de retrait de fonds ; fournissent le dtail des cots financer (rubriques budgtaires) travers les tableaux de cots ; prcisent la monnaie de dcaissement des fonds et les monnaies de paiement autorises ; dressent la liste des partenaires financiers du projet. excuter les dispositions financires de chaque convention en vigueur ; assurer le dcaissement des fonds et justifier leur utilisation auprs des PTF ; fournir les informations dordre financier ou budgtaire. le traitement de chaque convention pass avec le PTF ; la prsentation acclre des dossiers de demande de retrait de fonds auprs du PTF ; le suivi de la situation du compte de chaque PTF.

La gestion des conventions de financement consiste :

Quel que soit le systme de gestion des conventions mis en place, il doit permettre :

G.5.4 INFORMATIONS RELATIVES A LA CONVENTION


Le systme de gestion des conventions doit permettre de saisir : le nom du PTF ; le nom du bnficiaire du financement ; les rfrences de la convention ; la date de signature de la convention ; la date de mise en vigueur ; la date de clture des dcaissements ; les catgories (ou rubriques) de dpenses et leur pourcentage de prise en charge par chaque PTF ; les composantes du projet ; les monnaies de paiement autorises les signatures autorises ; la nature de la convention (subvention, don, prt, ...).

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G.5.5 DOSSIERS DE RETRAIT OU DE DEMANDE DE FONDS


Chaque PTF utilise une terminologie particulire pour dsigner les dossiers de retrait de fonds : IDA : demande de retrait de fonds (DRF) ; FAD : demande de dcaissement de fonds (DDF) ; KFW : appel de fonds ; CEE : appel de fonds ; etc.

Chaque PTF rglemente les mcanismes de mobilisation des ressources alloues dans le cadre des conventions de financement. Le traitement comptable oprer devra tenir compte des exigences de chaque PTF. Pour grer efficacement les conventions, le service comptable des Institutions de lOHADA devra se procurer : le manuel de dcaissements de chaque PTF ; les formulaires remplir ; les documents conventionnels ; les correspondances du PTF rglementant les dcaissements ; les instructions ventuelles des services nationaux chargs de la gestion du Ministre charg des finances.

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G.6 TRAVAUX DE FIN DEXERCICE


Les travaux de fin d'exercice comprennent : les travaux d'arrt des comptes ; l'analyse et la justification des soldes des comptes ; la production des tats financiers.

G.6.1 EDITIONS PERIODIQUES


En systme informatique, les ditions des documents comptables sont en temps rel ; c'est-dire qu'ils sont disponibles ds la validation des critures. Ce qui permet d'obtenir des ditions selon une priodicit souhaite (journalire, mensuelle, semestrielle ou annuelle). Ces ditions comprennent : les journaux ; le grand-livre des comptes gnraux ; le grand-livre des comptes auxiliaires ; la balance gnrale des comptes ; les balances auxiliaires ; etc.

G.6.2 ANALYSE ET JUSTIFICATION DES COMPTES


A partir de ces ditions, lAC procde l'analyse des comptes. Les fonctions de lettrage automatique ou manuel du progiciel peuvent tre mises profit pour analyser les comptes de tiers en particulier. Les soldes des comptes bancaires sont justifis par l'tablissement des rapprochements de banque. Les analyses et justifications de soldes sont contrles par le rgularisations. CSFC avant les

G.6.3 ECRITURES DE REGULARISATION


Les critures sont rgularises en tant que de besoin suivant la mthode du complment zro pour les erreurs cest--dire en ngatif Les autres oprations de rgularisation peuvent tre passes normalement (amortissements, transfert de biens). Les critures d'inventaire sont saisies dans le journal des oprations diverses (charges payer, charges comptabilises d'avance, diffrence de change, immobilisations et amortissements)

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1.6.3.1 LES AMORTISSEMENTS La plupart des immobilisations se dprcient avec lusage et le temps. La constatation de cette dprciation seffectue en comptabilit au moyen de lamortissement. Amortissement des immobilisations Comptes 68XX 85XX 28XX Journal des OD Dotations aux amortissements des immobilisations corporelles ou dotations Hors activit ordinaire (HAO) Amortissements Dbit x x x Crdit

Reprise des amortissements


Comptes 28 798 862 Journal des OD Amortissements Reprises damortissements (rvision du plan damortissement) Reprises damortissements HAO Dbit x Crdit

X X

Amortissement des charges rpartir sur plusieurs exercices


Comptes 68XX 202 Journal des OD Dotations aux amortissements des charges immobilises Charges rpartir sur plusieurs exercices Dbit x X Crdit

Amortissements drogatoires
Il y a amortissement drogatoire lorsque, pour des raisons fiscales, lentreprise enregistre une dotation aux amortissements suprieure la dotation conomiquement justifie. Le supplment damortissement est comptabilis en amortissements drogatoires (compte 151 Amortissements drogatoires) positionn au passif du bilan. Dotations anne N Comptes 851 151 Journal des OD Dotations aux provisions rglementes Amortissements drogatoires Dbit x Crdit

Les amortissements drogatoires (compte 151) seront, chaque exercice, rapports au rsultat (par le compte 861 Reprises de provisions rglementes) jusquau solde du compte. Comptes 151 861 Reprises : critures passer chaque anne Dbit x Crdit

Journal des OD Amortissements drogatoires Reprises de provisions drogatoires

Page : 30

[Tapez un texte]

1.6.3.2 PROVISIONS

1.6.3.2.1 Provisions pour clients douteux


Constatation de la crance douteuse

Les clients douteux sont transfrs dans un compte 416 Crances clients litigieuses ou douteuses. Comptes 416 411 Clients Comptes 659 839 491 Comptes 651 443 416 Dprciation des crances clients Journal des OD Charges provisionnes dexploitation ou charges provisionnes HAO Dprciations des crances clients Crances dfinitivement perdues : Journal des OD Pertes sur crances et autres dbiteurs Etat, TVA facture Dprciations des crances clients Dbit HT TVA Crdit Dbit x x Crdit Journal des OD Crances clients litigieuses ou douteuses Dbit x Crdit

TTC

Comptes 491 759 ou 849

Reprise de la provision antrieure Journal des OD Dprciations des crances clients Reprises de charges provisionnes dexploitation Ou Reprises des charges provisionnes Dbit % HT Crdit

% HT

1.6.3.2.2

Provisions pour dprciation des stocks

Page : 31

[Tapez un texte] Les stocks doivent faire lobjet dune provision pour dprciation lorsque la valeur probable de vente est infrieure au cot dachat. Lorsquau jour de linventaire, la valeur conomique relle des stocks est infrieure leur valeur comptable dtermine conformment aux dispositions exposes dans le Rglement ; lInstitution doit constituer des provisions pour dprciation qui expriment les moinsvalues constates sur ses stocks. Constatation de la dprciation Comptes 6593 Journal des OD Charges provisionnes dexploitation des stocks Ou Charges provisionnes HAO Dprciation des stocks Comptes 39 7593 849 Reprise de la provision Journal des OD Dprciation des stocks Reprises de charges provisionnes Ou Reprises de charges provisionnes HAO Dbit x Crdit Dbit x x X Crdit

839 39

X x

1.6.3.2.3

Provision pour congs pays

On comptabilise en fin dexercice les droits acquis par les salaris. Comptes 6613 4281 Journal des OD Congs pays Dettes provisionnes, pour congs payer Dbit Brut Crdit

Brut

Comptes 6641 4382

Journal des OD Charges sociales sur congs payer Charges sociales sur congs payer

Dbit Charges sociales

Crdit

Charges Sociales

Ces critures sont extournes (passes en sens contraire) au dbut de lexercice suivant.

Page : 32

[Tapez un texte]

1.6.3.2.4

Provisions pour risques et charges

Elles ont pour but denregistrer en comptabilit des dettes probables (critures dinventaire, en fin dexercice) Cas gnral

Exemple = Provisions pour procs, ou litiges en cours Comptes Journal des OD 691 Dotations aux provisions dexploitation ou Ou 85 Dotations HAO 19 Comptes 19 Provisions financires pour risques et charges Reprise de la provision

Dbit x x

Crdit

Journal des OD Provisions financires pour risques et charges Reprises de provision dexploitation Reprises HAO Risques moins dun an

Dbit x

Crdit

791 ou 86

X x

Dotations
Comptes 6591 4994 Risques provisionns Reprise de la provision Comptes 4991 7591 Journal des OD Risques provisionns sur oprations dexploitation Reprises de charges provisionnes dexploitation sur risques court terme Dbit x Crdit Journal des OD Charges provisionnes dexploitation sur risques court terme Dbit x X Crdit

Page : 33

[Tapez un texte]

1.6.3.2.5

Provisions rglementes

Les provisions rglementes sont des provisions constitues en application des dispositions lgales (le plus souvent fiscales) prises en faveur des entits. Les provisions rglementes ne correspondent ni une dprciation dun lment dactif, ni un risque ou une charge probable. Ce sont essentiellement des provisions caractre fiscal : provision pour hausse des prix provision pour fluctuation des cours provision pour investissement (participation des salaris).

Dotations
Comptes 851 Journal des OD Dotations aux provisions rglementes Provisions rglementes et fonds assimils Dbit x Crdit

15

Reprise de la provision
Comptes 15 86 Journal des OD Provisions rglementes Reprises de HAO Dbit x Crdit

1.6.3.2.6

Dprciation des immobilisations


Constatation de la dprciation Dbit x x Crdit

Comptes 691 697 853 29

Journal des OD Dotations aux provisions dexploitation Ou Dotations aux provisions financires Ou Dotations aux provisions pour dprciation HAO Provisions pour dprciation des comptes dactif immobilis Reprise de la provision

x X

Comptes 29 791 797 863

Journal des OD Provisions pour dprciation des comptes dactif immobilis Reprises des provisions dexploitation Ou Reprises des provisions financires Ou Reprises des provisions pour dprciations HAO

Dbit x

Crdit

X x x

Page : 34

[Tapez un texte]

1.6.3.2.7

Dprciation des comptes de trsorerie

Constatation de la dprciation Comptes Journal des OD 679 Charges provisionnes financires


59 Dprciations et risques provisionns

Dbit x

Crdit

Reprise de la provision
Comptes 59 Journal des OD Dprciations et risques provisionns Reprises et charges provisionnes financires Dbit x Crdit

779

1.6.3.3 LA REGULARISATION DES CHARGES ET DES PRODUITS En vertu du principe dindpendance des exercices, les comptes de charges et de produits de toute organisation doivent ncessairement tre ajusts la clture de chaque exercice. Cet ajustement permet de ne prendre en considration que les charges et les produits correspondant lactivit des Institutions pour lexercice considr. GENERALITES Tout comme pour les provisions pour risques et charges, un dcalage dans le temps peut avoir lieu entre le moment o la socit ralise une opration entranant une charge ou un produit et le moment o la pice comptable est enregistre. Un ajustement des comptes de gestion permet de rectifier ce dcalage. A ce titre, plusieurs cas se distinguent :


1.6.3.3.1

les charges constates davance ; les produits constats davance ; les charges payer ; les produits recevoir. LES CHARGES CONSTATEES DAVANCE

a) PRINCIPE Les charges constates davance sont des charges enregistres au cours dun exercice mais qui sont (en totalit ou en partie) relatives lexercice suivant. Exemple dun abonnement annuel pris en cours danne, de loyers pays davance... Afin que le rsultat de lexercice en cours soit le plus proche possible de la ralit, il faut exclure du calcul de ce rsultat toutes les charges attaches lexercice n+1 et les reporter sur ce mme exercice. b) CONSTATATION Lajustement se fait en deux temps : il convient tout dabord dannuler la charge comptabilise au cours de lexercice n en dbitant un compte de rgularisation : 476 - Charges constates davance et en crditant le compte de charges correspondant lopration ; il faut ensuite effectuer la contre-passation au dbut de lexercice suivant afin de constater la charge annule.

Page : 35

[Tapez un texte]

Rgularisation au 31.12.n avec annulation de la charge correspondant lanne n+1. 31.12.n Charges constates davance Primes dassurance

476 625

X X

Contre-passation au 01.01.n+1
625 476 01.01.n+1 Primes dassurance Charges constates davance X X

Enregistrement de la facture
6054 401 26.12.n Achats de fournitures de bureau Fournisseur X X

Rgularisation au 31.12.n.
476 605 4 31.12.n Charges constates davance Achat de fournitures de bureau x X

Contre-passation au 01.01.n+1
6054 476 01.01.n+1 Achat de fournitures de bureau Charges constates davance x X

Page : 36

[Tapez un texte] LES PRODUITS CONSTATES DAVANCE

1.6.3.3.2

a) PRINCIPE Il sagit de produits enregistrs au cours dun exercice mais qui sont relatifs (partiellement ou totalement) lexercice suivant. b) CONSTATATION Le principe denregistrement est le mme que pour les charges constates davance et se fait en deux temps. Il convient ici lors de la rgularisation de crditer le compte 477 - Produits constats davance en dbitant le compte de produits correspondant.

22.12.n 4115 701 Clients Ventes X X

Rgularisation au 31.12.n, le produit doit tre transfr lexercice suivant :


31.12.n 701 477 Ventes Produits constats davance X X

Contre-passation au 01.01.n+1
477 701 01.01.n+1 Produits constats davance Ventes X X

Page : 37

[Tapez un texte]

1.6.3.3.3

LES CHARGES A PAYER

a) PRINCIPE Une charge peut tre avec certitude au moment de linventaire mais tre relative lexercice suivant alors que la pice comptable ne sera enregistre quen n+1. Il peut sagir de marchandises reues sans la facture, dun loyer courant sur les mois de dcembre et janvier... b) CONSTATATION La comptabilisation seffectue en trois temps :

rgularisation au 31.12.n en enregistrant la charge relative n mais non encore


comptabilise ;

contre-passation au 01.01n+1 en annulant la charge relative n ; comptabilisation de la charge en n+1 lors de la rception de la facture ou quittance.
Le systme comptable OHADA a prvu une codification pour les comptes de rgularisation avec un 8 en troisime position du numro de compte. Les comptes de charges qui leur correspondent sont les suivants : Comptes de charges H.T. dbiter 60 Achats 62 Services extrieurs A 63 Services extrieurs B 64 Impts et Taxes 66 Frais de personnel Comptes de dettes T.T.C. crditer 408 Fournisseurs, factures non parvenues

448 Etat, charges payer 428 Personnel, charges payer 438 Organismes sociaux, charges payer

Rgularisation au 31.12.n
605 408 31.12.n Achat de fournitures non stockables Fournisseurs, factures non parvenues X X

Contre-passation au 01.01.n+1
408 244 200 01.01.n Fournisseurs, factures non parvenues Matriel informatique X X

Enregistrement de la facture
07.01.n+1 605 401 Fournisseurs X X

Page : 38

[Tapez un texte]

1.6.3.3.4

LES PRODUITS A RECEVOIR

a) PRINCIPE Ce sont des produits relatifs lanne en cours mais qui ne sont enregistrs quau cours de lexercice suivant. b) COMPTABILISATION La comptabilisation seffectue en trois temps tout comme dans le cas des charges payer :

rgularisation au 31.12.n ; contre-passation au 01.01.n+1 ; comptabilisation du produit en n+1.


Les comptes de rgularisation utiliss sont les suivants : Comptes de crances TTC dbiter 418 Clients, produits recevoir 4186 Clients, intrts courus 4098 Fournisseurs, RRR obtenir Comptes de produits HT crditer 701 Ventes 77 Revenus financiers et produits assimils 6019/6029/6049/6059/6089/ RRR obtenus

Rgularisation au 31.12.n
418 70 31.12.n Clients, produits recevoir Ventes X X

Contre-passation au 01.01.n
01.01.n+1 701 418 Ventes Clients, produits recevoir X X

Enregistrement de la facture
06.01.n+1 411 701 Clients Ventes X X

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G.7 PLANNING ANNUEL DES TRAVAUX COMPTABLES


Intitul des travaux Contrle des pices justificatives Rfrenciations des pices comptables Imputation des pices comptables Saisie des pices comptables Justification des comptes Traitement et dition des tats priodiques 6.1 Validation passage du brouillard au journal Priodicit Permanente Echance Au plus tard le 15 du mois suivant

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Au plus tard le 05 du mois suivant le trimestre

6.2 Tableau des recettes et dpenses 6.3 Utilisation des fonds par activit 6.4 Rapport sur ltat davancement des activits 6.5 Clture informatique Journal gnral Grand livre gnral Balance gnrale 6.6 Les ditions du suivi budgtaire budget par postes budget par postes, comptes, lignes budget rsum par comptes budget dtaill par lignes budget rparti par priodes budget rcapitulatif 7. 8. 9. Rapports dactivits et de performance Travaux dinventaires Etats financiers individuels (voir Rglement Financier) Liasse individuelle de chaque Institution

Mensuelle et trimestrielle Trimestrielle Trimestrielle Annuelle

Au plus tard le 05 du mois suivant le trimestre

Annuelle Annuelle Au plus tard le 30 Avril

Annuelle Au plus tard le 15 mai Annuelle

10 Etats financiers consolids Liasse de consolidation Permanente

11 Classement des tats et pices justificatives

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G.8 TRAITEMENT DES OPERATIONS COMPTABLES DU GREFFE AU NIVEAU DE LA CCJA


G.8.1 DISPOSITIONS GENERALES
Il est cre au niveau de la CCJA deux rgies pour la gestion des activits du Greffe : Une rgie de recettes, tenue par le SFC, pour la gestion des recettes lies aux activits du Greffe ; Une rgie davances, tenue par le greffe, pour lexcution de certaines dpenses rcurrentes de faible montant inhrentes lactivit du Greffe.

Les rgles et les procdures observer dans la tenue de la comptabilit des Rgies sont les suivantes : lordonnateur des rgies est le Responsable dInstitution ; la comptabilit des rgies est assure par le SFC ; le brouillard mensuel de caisse de la rgie davances est tenue par le greffe de la Cour ; le suivi et le contrle de la rgie davance sont assurs par le CSFC.

Les procdures de gestion de la caisse de menue dpenses en matire dapprovisionnement, de dpenses, de suivi et de contrle sont valables pour la gestion de la rgie davance. Le montant plafond des approvisionnements de la rgie davance du greffe est de 500 000 de F CFA. Les dpenses effectues au niveau de la rgie doivent tre 50 000 F CFA Ces dpenses sont constitues :
des timbres postes ; des restitutions de reliquats de provisions des parties sur redevances de greffe ; dautres petites dpenses pour le fonctionnement de la rgie.

Les documents produire par le Greffe sont :


le brouillard mensuel de caisse de la rgie davance ; les pices justificatives des dpenses de caisse.

Les autres dpenses du Greffe sont excutes suivant les procdures dcrites aux paragraphes D.3.2.3 dpenses par chque et D.3.3.3 dpenses par caisse du module D .

Rgles de fonctionnement des rgies de la CCJA

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En application de l'article 39 de la Dcision n001/2000/CCJA du 24 mai 2000 portant cration, organisation et fonctionnement de la Rgie des recettes et des dpenses du greffe de la CCJA de l'OHADA, les rgles et les procdures observer dans la tenue de la comptabilit de la Rgie du greffe de la CCJA de l'OHADA. La comptabilit de la Rgie du greffe de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage de l'OHADA est unique. Elle est tenue par un Rgisseur selon la mthode de la partie double. Chaque opration est dcrite dans au moins deux comptes dont l'un est dbit et l'autre crdit : gauche les entres, et droite les sorties pour les comptes de disponibilits et l'inverse pour les comptes d'oprations. La comptabilit de la Rgie des recettes et des dpenses du greffe de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage de l'OHADA est tenue selon le systme classique comprenant les registres principaux ; les registres auxiliaires ; et les registres annexes.

La comptabilit doit, chaque instant, reflter la situation exacte des sommes dont dispose le Rgisseur la Rgie.

G.8.2 NOMENCLATURE DES COMPTES


Les comptes sont classs en deux grandes catgories :
les comptes de disponibilits ; les comptes doprations.

Les comptes de disponibilits sont :


le compte "Caisse" ; le compte "Banque" ; le compte "Compte Courant Postal".

Les Comptes d'oprations comprennent :


le compte "Oprations rgulariser" ; le compte "Redevances de greffe" ; le compte "Frais administratifs" ; le compte "CCJA/OHADA" ; le compte "Honoraires de l'arbitre" ; le compte "Frais d'expertise" ; le compte "Frais de fonctionnement du Tribunal arbitral" ; le compte "Rserves" ; le compte "Provisions des parties sur redevances de greffe" ; le compte "Provisions pour frais de l'arbitrage".

G.8.3 FONCTIONNEMENT DES COMPTES


Chaque opration, quelle qu'elle soit, est d'abord inscrite sur un relev de premires critures appel" Livre journal" ou "Relev journalier". Les rsultats par compte du Livre journal ou Relev journalier sont repris en fin de journe dans le Grand livre et une balance est tablie.
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G.8.3.1 Comptes de disponibilits


Pour les comptes de disponibilits, le principe est: "QUI RECOIT, DOIT". Tous les encaissements sont ports au dbit et les dcaissements au crdit. Aucune criture ne peut passer, tant au dbit qu'au crdit d'un compte de disponibilits, sans qu'immdiatement elle ne soit compense par au moins une opration inverse un compte d'oprations. Dans les critures de la Rgie, les comptes de disponibilits ne peuvent prsenter qu'un solde dbiteur. Le solde dbiteur du compte "CAISSE" est gal, sauf erreur ou omission, au montant en numraire en caisse. Le solde dbiteur du compte "BANQUE" est gal au solde crditeur du relev bancaire la mme priode, sous rserve des critures en rapprochements bancaires. Le solde du compte "Compte Courant Postal" ne peut tre crditeur. Le compte "CAISSE" retrace exclusivement les mouvements effectifs de fonds se traduisant par une augmentation ou une diminution de l'encaisse. Il est dbit : du montant des entres en numraire au titre de recettes effectues pour le compte de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage de l'OHADA et de fonds privs rglements ; des fonds reus pour l'approvisionnement de la caisse par le crdit du compte "Banque" ou du compte "Compte Courant Postal".

Le maximum de la caisse ne doit pas dpasser 500.000 francs CFA. Lorsque le Rgisseur effectue un paiement, il doit exiger un acquit de la partie prenante, c'est--dire de la partie qui se voit remettre le montant du paiement. Il est crdit : lors du rglement de certaines dpenses, des restitutions ou attributions en numraire des sommes dposes ou consignes ; des dcaissements par versement au compte "Banque" ou au compte "Compte Courant Postal" lorsque l'encaisse dpasse le montant maximum fix.

Le compte "BANQUE" retrace toutes les oprations affectant le compte de la Rgie. Il est dbit : du montant des chques ou virements reus; des versements du montant des avoirs en caisse excdant le montant maximum fix ; du montant des chques bancaires -impays;

Il est crdit : des oprations de dpenses et restitutions ou attributions des sommes dposes ou consignes ; des versements au Chef de service financier et comptable des sommes perues au titre des recettes pour le compte de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage;
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des prlvements en numraire pour l'approvisionnement de la caisse de la Rgie.

Le compte "COMPTE COURANT POSTAL" retrace toutes les oprations affectant le compte ouvert au Centre des Chques Postaux. Il est dbit : du montant reu par chques postaux pour le compte de la Rgie et des fonds privs rglements; des versements du montant des avoirs en caisse excdant le montant maximum fix; des montants des chques impays.

Il est crdit : du montant des oprations de dpenses et restitutions ou attributions des sommes dposes ou consignes; des versements au Chef de service financier et comptable des sommes perues au titre des recettes pour le compte de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage par le dbit du compte "CCJA/OHADA" ; des prlvements en numraire pour l'approvisionnement de la Caisse.

Un reu doit obligatoirement tre remis toute personne effectuant un versement en espces, un dpt de chque ou un virement bancaire dont la preuve est rapporte.

G.8.3.2 Comptes d'oprations


Les comptes doprations fonctionnent en sens inverse des 'comptes de disponibilits. Les entres sont portes au crdit et les sorties au dbit de ces comptes. Le compte "OPERATIONS A REGULARISER" peut prsenter un solde dbiteur ou crditeur; il doit correspondre au reliquat des sommes restant rgulariser. Le compte doprations rgulariser Le compte "OPERATIONS A REGULARISER retrace la prise en charge d'oprations qui ne peuvent recevoir immdiatement leur imputation normale, soit faute de prcision sur leur nature ou leur origine, soit du fait de l'absence d'un lment justificatif. Il est dbit du montant : des dpenses qui y sont imputes titre provisoire pour les motifs prciss l'alina 1 ci-dessus; des recettes rgularises. des dpenses rgularises ; des remboursements de dpenses faites pour le compte des parties ; des frais d'envois postaux.

Il est crdit du montant:

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G.8.3.3 Le Compte Redevances de Greffe


Le compte "REDEVANCES DE GREFFE" retrace toutes les oprations dencaissement relatives aux actes ou formalits accomplis dans le cadre de l'activit de la Cour en matire contentieuse, aux prestations diverses du greffe, aux produits de ventes des publications de la Cour et aux versements au compte "CCJA/OHADA". . Il est dbit du montant des versements au compte "CCJA/OHADA" des sommes acquises la Cour ; du montant des redevances prleves sur le compte doprations dot de provisions des parties le jour o la dcision est rendue ou acte dlivr, des prestations diverses du greffe et des produits des ventes des publications de la Cour.

Il est crdit -

Le Compte FRAIS ADMINISTRATIFS Le compte "FRAIS ADMINISTRATIFS" retrace toutes les oprations d'encaissement se rapportant aux prestations du Secrtariat Gnral d'Arbitrage et celles des versements au compte "CCJA/OHADA" des sommes acquises la Cour. Il est dbit du montant des versements au compte "CCJA/OHADA" des sommes acquises la Cour ;

Il est crdit du montant des prlvements effectus par le Rgisseur pour constatation des recettes correspondant aux actes du Secrtariat gnral d'arbitrage sur le compte d'oprations dot de provisions pour frais de l'arbitrage.

Le Compte CCJA /OHADA Le compte "CCJA/OHADA" retrace les oprations de transfert. Il est dbit : du montant des prlvements pour le fonctionnement de la Rgie du greffe de la Cour ; des recettes rgles au Chef de service financier et comptable pour le compte de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage de l'OHADA, le 1er de chaque mois. du montant des redevances de greffe, des frais administratifs et des reliquats des provisions non rclames aprs les six mois de la solution dfinitive de l'affaire.

Il est crdit -

Lors des virements priodiques au compte "CCJA/OHADA", les comptes "REDEVANCES DE GREFFE" et "FRAIS ADMINISTRATIFS" sont solds.

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Le compte "CCJA/OHADA" doit tre sold une fois par mois lors du versement des sommes acquises la CCJA de l'OHADA. Le compte "HONORAIRES DE L'ARBITRE Le compte "HONORAIRES DE L'ARBITRE" comprend les oprations dencaissement relatives aux honoraires de l'arbitre. Il est dbit Le Compte FRAIS DEXPERTISE Le compte "FRAIS D'EXPERTISE" retrace les oprations relatives l'expertise. Il est dbit du montant des versements effectus au profit de l'expert, en cas d'expertise dans une procdure arbitrale. du montant des frais d'expertise prlevs sur le compte d'oprations dot de provisions pour frais de l'arbitrage. du montant des versements effectus au profit de l'arbitre. du montant des honoraires prlevs sur le compte d'oprations dot de provisions pour frais de larbitrage. Il est crdit

Il est crdit -

Le compte "FRAIS DE FONCTIONNEMENT DU TRIBUNAL ARBITRAL" Le compte "FRAIS DE FONCTIONNEMENT DU TRIBUNAL ARBITRAL" retrace les oprations relatives au fonctionnement du Tribunal arbitral. Il est dbit du montant des versements effectus au profit du Tribunal arbitral. du montant des frais pour le fonctionnement du Tribunal arbitral prlevs sur le compte d'oprations dot de provisions pour frais de l'arbitrage. Il est crdit

Le compte "RESERVES" Le compte "RESERVES" assure le fonctionnement de la Rgie de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage de l'OHADA. Il est dbit du montant des dpenses effectues pour le fonctionnement de la Rgie par le crdit d'un compte de disponibilits. du montant des prlvements pour le fonctionnement de la Rgie par le dbit du compte "CCJA/OHADA".

Il est crdit -

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Le compte "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" Le compte "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" retrace toutes les oprations de constitution et d'emploi de provisions verses par les parties aux instances contentieuses ou leurs avocats pour le paiement des redevances du greffe. Il est dbit : du montant des prlvements effectus par le Rgisseur pour constatation des recettes correspondant au compte "REDEVANCES DE GREFFE" ; des reliquats sur provisions restitues aux parties qui les ont consignes ; des frais d'envois postaux la charge des parties; les sommes non rclames dans les six mois de la solution dfinitive de laffaire.

Il est crdit du montant des provisions et des complments de celles-ci.

Le compte "PROVISIONS POUR FRAIS DE L'ARBITRAGE" Le compte "PROVISIONS POUR FRAIS DE L'ARBITRAGE" retrace toutes les oprations de constitution et d'emploi de provisions verses par les parties l'occasion de la saisine de la Cour pour le contrle du droulement de la procdure d'arbitrage. Il est dbit : du montant des prlvements effectus par le Rgisseur pour constatation des recettes correspondant aux comptes "FRAIS ADMINISTRATIFS", "HONORAIRES DE L'ARBITRE", "FRAIS D'EXPERTISE" et "FRAIS DE FONCTIONNEMENT DU TRIBUNAL ARBITRAL" ; des sommes non rclames dans les six mois de la solution dfinitive de l'affaire.

Il est crdit du montant de la provision et des complments du montant de celle-ci.

Les comptes "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" et "PROVISIONS POUR FRAIS DE l'ARBITRAGE" Les comptes "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" et "PROVISIONS POUR FRAIS DE l'ARBITRAGE" prsentent toujours un solde crditeur qui doit correspondre au total des soldes de chaque compte individuel, matire par matire. Les comptes "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" et "PROVISIONS POUR FRAIS DE L'ARBITRAGE" requirent l'ouverture de comptes individuels permettant de suivre les versements et les emplois de provisions soit par partie, soit par affaire. Le compte individuel tenu soit par affaire soit par consignataire dans les instances en cours, retrace : en crdit: la rception des provisions en prcisant les dates et les numros d'criture des comptes de disponibilits dbits ; en dbit: les emplois de provisions dont les motifs sont prciss dans la colonne NATURE DES OPERATIONS ;
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en solde: la position d'une partie vis--vis de la Rgie, aprs les oprations d'une mme journe dans une affaire ayant donn lieu un versement d'une provision.

G.8.4 DOCUMENTS COMPTABLES


G.8.4.1 Registres principaux, auxiliaires et annexes
Les registres principaux de la Rgie des recettes et des dpenses sont les suivants :
le carnet de reus souches ; le Livre journal ou Relev journalier; le Grand livre ; la Balance ; le registre des chques mis.

Le Livre journal et le Grand livre doivent tre cots et paraphs par le Prsident de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage de l'OHADA. Les registres auxiliaires sont tenus pour les comptes ci-aprs:
Redevances de greffe ; Frais administratifs" ; Honoraires de l'arbitre" ; "Frais d'expertise" ; "Frais de fonctionnement du Tribunal arbitral" ; Honoraires de lexpert ; Frais de larbitre.

Les registres annexs sont des comptes individuels tenus par partie demanderesse l'instance pour les comptes d'oprations relatifs aux fonds privs rglements ci-dessous numrs:

compte "Provisions des parties sur redevance de greffe" ; compte "Provisions pour frais de l'arbitrage".

Les comptes individuels des deux comptes numrs ci-dessus sont classs dans un fichier par catgorie et par ordre alphabtique. Ils se distinguent par leur couleur :
bleue pour le compte "Provisions des parties sur redevances de greffe" ; jaune pour le compte "Provisions pour frais de l'arbitrage".

G.8.4.2 Tenue des documents comptables


Le carnet de reus souches constitue la main courante de caisse. Il contient trois (3) feuilles dont le premier est remis la partie versante, le deuxime vers au dossier dans le cadre d'une procdure en matire contentieuse ou d'arbitrage et le troisime, conserv dans la souche. Le Livre journal ou Relev journalier enregistre chronologiquement, jour par jour, toutes les oprations comptables, aussi bien en recettes qu'en dpenses. Il permet de dterminer les oprations de la journe, dbit et crdit, et de porter les critures au Grand livre. Le Grand livre regroupe l'ensemble des comptes de la Rgie. Il permet d'enregistrer simultanment l'opration de dbit et l'opration de crdit, compte par compte, partir des critures du Livre journal.

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La Balance est l'tat rcapitulatif faisant apparatre le solde dbiteur ou le solde crditeur de chaque compte, priodiquement et la fin de l'exercice. Le total des dbits doit tre gal au total des crdits. Le registre des chques mis enregistre tous les chques mis par la Rgie. Il comprend six (6) colonnes:
le numro d'ordre; la date de l'opration; le numro du chque ; le montant du chque ; le nom du bnficiaire ; la date de paiement par la banque ou par le Centre des Chques Postaux .

Les registres auxiliaires permettent d'enregistrer des oprations qui doivent tre suivies l'intrieur d'un compte ou d'effectuer des contrles. Ils proviennent, soit de la dcomposition dtaille des comptes ou des oprations d'un mme compte par nature de produit ou de charges, soit de l'indication de l'emploi des provisions ou des sommes d'argent concernant une ou plusieurs affaires. Les registres auxiliaires tenus pour les comptes permettent de suivre les oprations relatives lencaissement des redevances, frais et honoraires. Les registres auxiliaires sont tenus au fur et mesure des versements effectus dans diffrents comptes ou au profit des particuliers.

G.8.5 TENUE DES ECRITURES


G.8.5.1 Rgularisation des critures
Les critures doivent tre constates leur date, sans lacune, surcharge, rature ou altration. Lorsque des erreurs sont constates, leurs rgularisations sont faites partir des documents de premires critures et des autres documents comptables et ce, avant les arrts d'criture. Dans le cas prvu l'alina ci-dessus, l'criture errone est passe l'encre rouge avec rfrence du numro de celle rectifie. L'criture exacte est ensuite passe en utilisant l'encre employe habituellement. L'erreur dcele aprs que les critures aient t arrtes est rectifie comme il est indiqu ci-dessus, et les arrts d'critures dj effectus sont redresss par augmentation ou diminution. Lorsque les erreurs sont constates alors qu'elles portent sur les imputations dfinitives donnes et qu'il est ncessaire de modifier les critures contenues dans les documents comptables transmis au Chef de Service financier et comptable, celui-ci procde aux rectifications.

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G.8.5.2 Arrts d'critures


Les arrts d'critures ont pour but de permettre :

le contrle des .comptes; l'tablissement de documents priodiques.

A la fin de chaque journe, le Rgisseur arrte les totaux des colonnes du relev du Grand livre pour report la Balance. Les totaux des dbits et des crdits doivent tre identiques. Les soldes des comptes de disponibilits sont vrifis par rapprochement avec les disponibilits existant en caisse et avec les restitutions du compte "Banque" et du compte "Compte Courant Postal". Les arrts bimensuels, raliss les 15 et 30 de chaque mois, comportent l'tablissement de la balance dans les mmes conditions que l'arrt journalier. La balance est tablie aprs que les registres auxiliaires "REDEVANCES DE GREFFE", "FRAIS ADMINISTRATIFS", "HONORAIRES DE L'ARBITRE", "FRAIS D'EXPERTISE" et "FRAIS DE FONCTIONNEMENT DU TRIBUNAL ARBITRAL" auront t arrts par la dtermination des virements effectuer au compte "CCJA/OHADA" ou au profit des particuliers et par la constatation des critures correspondant ces virements. Les arrts bimensuels doivent servir au contrle de la concordance entre les rsultats des registres auxiliaires et ceux des registres annexes. Les soldes apparaissant sur des comptes individuels de chacun des comptes "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" et "PROVISIONS POUR FRAIS DE L'ARBITRAGE" sont totaliss pour tre rapprochs avec les soldes de ces mmes comptes au Grand livre.

G.8.5.3 DISPOSITIONS PARTICULIERES


Le Rgisseur retrace sur un registre les entres et sorties de timbres-poste utiliss pour laffranchissement des correspondances relatives l'activit judiciaire du greffe ou l'activit arbitrale du Secrtariat gnral. Les achats de timbres-poste sont ports en entre avec mention de leur date d'achat, de leur nombre, de leur valeur et des rfrences de prise en charge dans la comptabilit. Les sorties de timbre-poste constates en nombre et en valeur sont ventiles en fonction du type de procdure concern et le motif de ces sorties est indiqu sommairement. Le solde est tabli aprs chaque opration et doit correspondre aux timbres dtenus Les sommes non employes provenant des fonds privs rglements qui n'ont pas t rclames dans les six mois de la solution dfinitive de l'affaire sont acquises la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage de l'OHADA et verses ou vires au compte "CCJA/OHADA". Le 15 de chaque mois, le Rgisseur est tenu de retirer la banque ou au centre des chques postaux les relevs des comptes.

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G.9 ETATS FINANCIERS


LOHADA a lobligation de prsenter annuellement les tats financiers de synthse ci-aprs : les tats financiers individuels de chaque Institution ; les tats financiers spcifiques pour chaque projet ou programme grs ; les tats financiers consolids de lensemble des Institutions et des projets et programmes.

G.9.1 DES COMPTES INDIVIDUELS


Les comptes individuels sont composs des tats suivants : un tat comparatif des montants budgtiss et des montants rels (tats dexcution budgtaire) ; un tableau de flux de trsorerie (le tableau emplois ressources) ; un tat de la situation patrimoniale (le bilan) ; un tat de la performance financire (le compte de rsultat) ; les notes contenant un rsum des principales mthodes comptables et les autres notes explicatives (ltat annex).

Les tats financiers annuels forment un tout indissociable et dcrivent de faon rgulire et sincre les vnements, oprations et situations de lexercice pour donner une image fidle du patrimoine, de la situation financire et du rsultat de lOrganisation.

G.9.1.1 Etat comparatif des montants budgtiss et des montants rels (tats dexcution budgtaire)
Au plus tard le 30 avril de chaque anne, les responsables dInstitution tablissent, partir de la comptabilit dfinie larticle 67 du rglement financier, les comptes budgtaires de leur Institution de lexercice clos. Celui-ci est prsent suivant la nomenclature budgtaire et fait apparatre les carts entre les prvisions et les ralisations. Il dtermine le montant des ventuels excdents ou insuffisances de lexercice concern. Le compte budgtaire est accompagn dun document comportant les principaux indicateurs de performance de la gestion de lorganisation, dnomm rapport de performance (rapports dactivits et reporting des tableaux de bord).

G.9.1.2 Tableau de flux de trsorerie (le tableau emplois - ressources)


Le tableau des emplois- ressources prsente la situation financire de lOHADA par : Institution ; direction ou projet et programme ; et par activit.

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G.9.1.3 Etat de la situation financire (le bilan)


Le bilan ou tat de lactif et du passif claire les destinataires sur la situation patrimoniale de lOHADA. Les tats annexes compltent, expliquent et commentent les autres tats financiers.

G.9.1.4 Etat de la performance financire (le compte de rsultat)


Cest ltat des produits et des charges. Il dtermine le montant des ventuels excdents ou dficits de lexercice concern.

G.9.1.5 Les notes contenant un rsum des principales mthodes comptables et les autres notes explicatives (ltat annex)
Ces tats compltent les tats financiers gnraux et sont prsents pour permettre aux utilisateurs des tats financiers d'tre informs de tout vnement significatif susceptible dinfluencer leur jugement sur l'excution des activits de lOrganisation. Les tats annexes se composent entre autres des informations ci-aprs : les mthodes et principes comptables ; les engagements donns ou reus ; les tableaux et notes sur le dtail des postes des tats financiers ; les rapports financiers (examen de ltat davancement des activits, tableau sur lorigine et lemploi des fonds, emploi des fonds par activit et ou par projet) ; les rapports sur lavancement physique des activits ou rapports de performance (ralisations physiques : units physiques et avancement des travaux, tat davancement des marchs) ; les rapports sur la passation des marchs (rsum descriptif, tableaux par catgorie de march) ; etc.

G.9.2

DES ETATS FINANCIERS SPECIFIQUES POUR CHAQUE PROJET OU PROGRAMME GERES. Pour permettre aux partenaires techniques et financiers d'tre informs sur l'excution des projets et programmes financs, chaque Institution produit selon les priodicits convenues dans les conventions de financement des tats financiers requis dans les formes appropries.

G.9.3

DES COMPTES CONSOLIDES.

Les comptes consolids sont composs des tats ci-aprs : un tat comparatif consolid des montants budgts et des montants rels (tats dexcution budgtaire) ; un tableau consolid de flux de trsorerie (le tableau emplois- ressources) ;
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un tat consolid de la situation financire (le bilan) ; un tat consolid de la performance financire (le compte de rsultat) ; les notes annexes contenant un rsum des principales mthodes comptables et les autres notes explicatives (ltat annex).

Les tats forment un tout indissociable et dcrivent de faon rgulire et sincre les vnements, oprations et situations de lexercice pour donner une image fidle du patrimoine, de la situation financire et du rsultat de lOrganisation. Les comptes consolids sont tablis par le Directeur Financier et Comptable de lOHADA suivant la procdure ci-aprs : Squence
1.

Priode
Au plus tard fin avril de lexercice suivant

Intervenants
Chaque chef de service financier et comptable Directeur financier et comptable

Description des tches


Edite ses tats financiers de synthse et les transmet au directeur financier et comptable.

E
X

2.

3.

Au plus tard fin mai

Le Directeur financier et comptable

vrifie la conformit des comptes individuels et procde la consolidation des tats. dite les tats financiers consolids et les transmet au secrtaire permanent pour signature Prsente les comptes consolids au commissaire aux comptes de lOHADA pour lmission de son rapport et au Conseil des Ministres pour approbation.

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G.10 ANNEXES DU MODULE


Annexe 1 : plan comptable gnral Annexe 2 : plan budgtaire Annexe 3 : plan analytique Annexe 4 : liste des journaux comptables Annexe 5 : plan des tiers

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