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CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES

COMITE DES BONNES PRATIQUES ET DES NORMES GROUPE DE TRAVAIL SUR LACCS

Principes relatifs laccs aux archives


Adopts par lAGM le 24 aot 2012

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TABLE DES MATIERES

AVANT-PROPOS
INTRODUCTION PRINCIPES RELATIFS A LACCES AUX ARCHIVES GLOSSAIRE DES TERMES

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AVANT-PROPOS
Laccs est le processus qui rend possible la consultation des archives parce quil existe dune part une autorisation lgale, dautre part des instruments de recherche. Depuis 1994, le Conseil international des archives (ICA) a publi quatre normes de description archivistique: ISAD(G) en 1994, ISAAR(CPF) en 1996, ISDF et ISDIAH en 2008. Ces normes sappliquent aux instruments de recherche, un des deux lments essentiels permettant laccs aux archives; elles ont transform les pratiques de description. Le texte des Principes porte sur lautre lment concernant laccs : lautorit lgale permettant de consulter les archives. Le Conseil international des archives sest longtemps proccup de la question de laccs aux archives. A la suite des changements politiques en Europe au dbut des annes 1990, les archivistes europens ont dvelopp un Plan pour une politique europenne normalise en matire daccs aux archives que lICA a adopt comme position lors de son assemble gnrale Edimbourg en 1997. Cependant, ce plan porte presque entirement sur laccs aux archives des administrations publiques, et ne se prononce qu une reprise sur laccs aux archives non-gouvernementales : Il est recommand, chaque fois que cela est possible, de faire en sorte que soient mises en place des dispositions pour laccs aux archives prives en accord avec celles existant pour les archives publiques. Deux documents complmentaires de lICA soulignent limportance de laccs comme composante de la pratique archivistique : le Code de dontologie de 1996 et la Dclaration universelle sur les archives de 2010. Le Code de dontologie nonce dans les principes 6 et 7: Principe 6. Les archivistes facilitent l'accs aux archives du plus grand nombre possible d'utilisateurs et offrent leurs services avec impartialit tous les usagers. Principe 7. Les archivistes visent trouver le juste quilibre, dans le cadre de la lgislation en vigueur, entre le droit au savoir et le respect de la vie prive. La Dclaration Universelle des Archives indique le caractre essentiel des archives pour la conduite efficace, responsable et transparente des affaires, la protection des droits des citoyens, la constitution de la mmoire individuelle et collective, la comprhension du pass, la documentation du prsent et la prparation de lavenir, identifie comme un des rles essentiels des archivistes la mise disposition des archives pour leur utilisation, et indique que les archivistes sengagent travailler ensemble pour faire en sorte

que les archives soient rendues accessibles tous, dans le respect des lois en vigueur et des droits des personnes, des crateurs, des propritaires et des utilisateurs.

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Au printemps 2010, le comit des Bonnes pratiques et des Normes de lICA a demand un petit groupe darchivistes de rflchir la possibilit dlaborer un document de bonne pratique sur laccs du public toutes les archives, produites par ladministration publique ou non gouvernementales. Les membres du groupe de travail reprsentaient des traditions archivistiques varies : Trudy Huskamp Peterson (Etats Unis), Section des associations professionnelles, a prsid le groupe, dont les membres taient Sarah Choy (Archives du Conseil lgislatif de Hong Kong), reprsentant la branche rgionale de lAsie de lEst (EASTICA); Victoras Domarkas (directeur des Archives nationales de Lituanie) pour la branche rgionale europenne (EURBICA); Chido Houbraken (Pays Bas, consultant en archivage), EURBICA; Silvia Ninita de Mourao Estevao (Archives nationales du Brsil), pour lAssociation latino-amricaine des Archives ; Hlne Servant (Service interministriel des Archives de France), EURBICA ; Maggie Shapley (Archives de lUniversit nationale australienne) reprsentant la section des Archives des universits et des institutions de recherche (SUV).1
Suite la premire runion tenue Paris en mai 2010, les membres du groupe ont rdig deux documents principaux : une dclaration sur les Principes sur laccs aux archives et un rapport technique apportant des conseils sur lapplication des Principes. Le groupe de travail a ensuite invit les prsidents des organes de lICA non reprsents dans le groupe de travail et rencontrant souvent dans leur cadre professionnel des problmes lis laccs, dsigner un reprsentant pour lire le projet, le commenter et participer une runion de consultation concernant les Principes Paris en fvrier 2011. Le groupe de consultation comprenait Didier Bondue, reprsentant la Section des archives du monde du travail et des affaires ; Fatoumata Cisse, pour la branche rgionale de lAfrique de lOuest (WARBICA) ; Kim Eberhard de la Section des archives sur les glises et dnominations religieuses; Soufi Fouad reprsentant la branche rgionale arabe (ARBICA) ; Deborah Jenkins de la Section des archives locales, municipales et territoriales (SLMT) ; Jan Lohman pour la Section des archives des organisations internationales ; Ivan Murambiwa reprsentant la branche rgionale Afrique de lEst et du Sud (ESARBICA) ; Gunther Schefbeck de la Section pour les archives des parlements et des partis politiques ; enfin David Sutton de la Section sur les archives littraires et artistiques. Le groupe consultatif a convenu que lICA devrait adopter un ensemble de principes sur laccs et a fait de nombreuses suggestions sur les deux principaux documents. Le groupe de travail a tabli une nouvelle version des deux documents, les a diffuss au sein du groupe de consultation, et a les corrig une nouvelle fois. Les Principes daccs aux archives rviss, accompagns dun plan et dun calendrier pour organiser un dbat gnral ont t examins par le comit excutif de lICA lors de sa runion de mars 2010. Le comit a adopt le plan et le calendrier proposs pour la consultation; dans la mesure o laccs est un sujet de proccupation majeur pour les groupes dusagers, le plan prvoit de leur soumettre le projet ainsi quaux organisations partenaires, et de solliciter leurs commentaires. Le Comit excutif a galement comment les Principes, qui ont t revus en tenant compte des avis exprims.

N.B. : les membres contribuent au groupe de travail au titre de leur expertise individuelle. Ce texte posant les principes de pratique professionnelle ne reflte pas ncessairement la politique officielle ou les points de vue des organismes gouvernementaux, institutions ou organisations pour lesquels ces membres travaillent ou auxquels ils sont affilis.

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Les Principes ont t publis dans le cadre dune consultation publique en aot 2011; la priode de consultation a pris fin au dbut de fvrier 2012. Outre la publication du projet de texte sur le site de l'ICA et un courriel aux membres en janvier 2012 leur rappelant que la priode de consultation tait encore ouverte, des invitations ragir ont t envoyes prs de deux douzaines d'organisations et dassociations de professions connexes travaillant principalement dans le domaine de la recherche. Vingt-sept rponses ont t reues. Cinq provenaient darchives nationales (Belgique, Canada, Italie, Paraguay, et Royaume-Uni). Deux sries d'observations ont t fournies par des groupes au sein de la Society of American Archivists. Deux ractions provenaient de professions connexes (Fdration internationale des bibliothques et Socit d'Histoire des affaires trangres amricaines), ainsi qu'une dclaration de l'Association des Historiens de l'Italie moderne qui a t incorpore aux commentaires de la direction gnrale des Archives italiennes. Une section de l'ICA (SUV) a ragi. Un groupe de onze historiens africains a galement fourni des observations. Les autres provenaient darchivistes d'Argentine, d'Australie, de France, dEspagne, de Suisse, des Etats-Unis, et du Zimbabwe; ils reprsentent des archivistes travaillant dans les archives publiques ( diffrents niveaux) et dans les universits; dans plusieurs cas, ni le pays ni l'institution de l'intervenant nont pu tre dtermins. Aprs la clture de la priode de consultation, le groupe de travail a lu tous les commentaires et a rvis les projets de textes. ce stade, le groupe de travail a dcid quil pourrait tre droutant pour certains lecteurs de coupler les lignes directrices techniques aux principes ; il a donc recommand que les lignes directrices techniques soient publies part, comme document facilitant lapplication des principes, une fois que ceux-ci auront t adopts. Les principes rviss ont t envoys au Comit excutif pour examen lors de sa runion du printemps 2012. Des commentaires fournis par les membres de la Commission du Programme et le Comit excutif ont t communiqus au groupe de travail et le projet a t nouveau rvis. Le texte des Principes daccs aux archives comprend 10 principes accompagns dun commentaire expliquant chacun dentre eux; les Principes et les commentaires constituent ensemble une dclaration de pratique. Les Principes sont accompagns dun bref glossaire.

Les membres du groupe de travail reconnaissent que la plupart des gouvernements et de nombreuses institutions ont une riche histoire en matire de gestion de laccs. Pour eux, ce texte posant des principes de pratique professionnelle vient sajouter des processus dj existants, et permet aux archivistes de comparer leurs pratiques institutionnelles une rfrence externe et renforcer celles-ci si ncessaire. Dans les institutions o les pratiques de communication sont faibles ou contestes, le texte posant les principes de pratique professionnelle fournit une ligne directrice pour engager des processus de rvision et de modification. Les membres du groupe de travail et du groupe consultatif largi considrent les Principes comme une dclaration de pratique professionnelle solide dont bnficiera la profession.

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INTRODUCTION
Les archives sont conserves pour tre utilises par les gnrations prsentes et futures. Le service consistant communiquer les archives lie les services darchives au public ; il fournit aux usagers des informations sur linstitution et sur ses fonds ; il influence la dcision du public de faire ou non confiance aux gardiens de linstitution des archives et la qualit du service quils fournissent. Les archivistes promeuvent une culture douverture, mais acceptent des clauses de non-communicabilit exiges par les lois et autres sources de rgulation, par la dontologie ou par les exigences des donateurs. Lorsque la non-communicabilit est invitable, elle doit tre claire et limite dans sa porte et sa dure. Les archivistes encouragent les responsables formuler des mandats clairs et des clauses daccs cohrentes, mais en labsence de lignes directrices non quivoques, les archivistes dterminent sil est appropri de communiquer les archives en tenant compte de la dontologie professionnelle, de lquit et de la justice, et des exigences juridiques. Les archivistes font en sorte que les clauses de non communicabilit soient appliques de manire juste et raisonnable, empchent laccs non autoris des archives dont la communication est limite, et fournissent lusage le plus large possible des archives par le contrle des clauses de non-communicabilit et labandon rapide de celles-ci lorsquelles ne se justifient plus. Les archivistes se conforment aux Principes daccs aux archives dans la formulation et la mise en uvre des politiques daccs. Objectif des Principes daccs aux archives Les Principes daccs aux archives fournissent aux archivistes une rfrence internationale faisant autorit et permettant dvaluer les politiques et pratiques daccs existantes, ainsi quun cadre utiliser lors de ladoption de nouvelles rgles daccs ou de la modification de celles qui existent. Champs dapplication des Principes daccs aux archives Les Principes daccs aux archives couvrent la fois les droits daccs par le public et les responsabilits des archivistes en matire de communication des archives et des informations les concernant. Les Principes reconnaissent que la gestion de laccs peut galement impliquer de le limiter en fonction des informations contenues dans les archives. Les Principes reconnaissent en outre que dans certains pays plusieurs lois codifient des rgles daccs en contradiction les unes avec les autres. Cela est vrai la fois des lois concernant les archives confies la garde de lEtat et de celles relatives aux archives dorganismes privs et non gouvernementaux. Les archivistes encouragent activement les gouvernements, les parlements et les tribunaux harmoniser les lois daccs. Les Principes sappliquent la fois aux archives produites par ladministration publique et non gouvernementales. Des diffrences de mise en uvre des principes dans les archives publiques et prives peuvent exister. Les Principes sous-entendent que les archivistes simpliquent activement pour assurer le versement des archives valeur permanente aux institutions charges de leur conservation, o le public peut les consulter plus facilement que lorsquelles sont sous la garde du service producteur.

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Les Principes ne concernent pas les tches gnrales dun service daide la consultation et aux normes de prestation de service, non plus qu la question des ressources ncessaires la mise en uvre des Principes. Les Principes ne sintressent pas aux questions de proprit intellectuelle, dans la mesure o la communication de documents soumis au droit dauteur est permise mme si des copies ne peuvent tre faites que conformment la rglementation sur le droit dauteur. De la mme manire, les principes reconnaissent que la ncessit de protger les originaux des dtriorations rsultant de leur utilisation peut exiger que laccs physique ces documents soit limit ; toutefois les archivistes doivent fournir les informations contenues dans ces documents. Chaque principe est accompagn dun commentaire, les principes et les commentaires constituant dans leur ensemble les Principes daccs aux archives. Responsabilits dans lapplication des Principes daccs aux archives Les institutions conservant des archives sont encourages comparer leur politique daccs actuelle aux Principes et adopter ceux-ci comme guide professionnel pour laccs aux archives confies leur garde. Les principales responsabilits dans lapplication des Principes sont partages par les administrateurs, les archivistes, les donateurs et le personnel des institutions qui confient leurs dossiers la garde des archives. * Une personne au sein de linstitution darchives ou de son organisme de tutelle doit avoir la responsabilit principale du programme daccs. Cette personne (ou groupe de personnes) devrait avoir lautorit suffisante pour assurer la fois la communication de linformation au moment opportun et sa protection. Les dirigeants de lorganisme de tutelle sont chargs de soutenir les programmes daccs mis en place par linstitution darchives, de fournir le financement adquat pour cela et de faire en sorte que les membres de son personnel aient la formation professionnelle et le soutien ncessaires pour accomplir leurs tches avec comptence dans lintrt des usagers, des archives, des producteurs et des donateurs. * Les archivistes sont responsables de la conception, la mise en uvre et maintenance de systmes de contrle de laccs. Tous les membres du personnel doivent comprendre les principes fondamentaux de laccs, la ncessit dune gestion scurise des informations non communicables librement, et la responsabilit de ne pas divulguer linformation sauf si elle a t rendue publique par le biais de processus valids. Les archivistes contribuant au processus dcisionnel concernant laccs doivent avoir une bonne comprhension du corpus juridique et des pratiques y affrentes, ainsi que des besoins des usagers. Les archivistes forment les nouveaux membres du personnel au fonctionnement du systme de communication des archives dans la mesure o leurs fonctions lexigent. * Les donateurs et le personnel charg au sein des administrations du versement des archives une institution darchives reconnaissent que celles-ci sont conserves dans le but de les communiquer. Ils ont la responsabilit dindiquer clairement quelles informations doivent tre soustraites la consultation publique pour une certaine priode, les raisons de la noncommunicabilit et la dure de celle-ci. Le personnel des administrations et les donateurs ngocient avec les archivistes dans un esprit de coopration et de confiance.

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Les juristes, les professionnels de linformatique et de la scurit et les spcialistes de la dclassification apportent leur soutien au programme daccs. Les juristes doivent comprendre les principes fondamentaux de la gestion des archives et soutenir linstitution darchives qui assure lquilibre entre les besoins institutionnels et ceux des usagers dans le cadre juridique applicable. Il est de la responsabilit des administrateurs de systmes informatiques de veiller ce que tous les documents soient authentiques, que les archivistes et les usagers puissent y avoir accs en tant que de besoin, et que les informations non communicables soient efficacement protges des accs non autoriss. Le personnel de scurit est responsable de la scurisation et de la surveillance des accs aux zones de stockage des archives, avec une vigilance particulire pour les lieux o sont conservs les documents non librement communicables. Les spcialistes de la dclassification, en particulier les personnes travaillant dans les services producteurs des documents susceptibles dtre dclassifis, doivent procder lexamen des documents en vue de leur dclassification de manire comptente et en temps voulu. Note : Dans le document des Principes, le mot archives dsigne les fonds darchives dune institution, plutt que linstitution elle-mme.

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PRINCIPES DACCES AUX ARCHIVES


1. Le public dispose du droit daccs aux archives des organismes publics. Tant les organes publics que privs devraient ouvrir leurs archives de la faon la plus large possible. Laccs aux archives de ladministration publique est essentiel pour une socit informe. La dmocratie, la capacit rendre des comptes, la bonne gouvernance et lengagement civique exigent la garantie juridique que les personnes auront accs aux archives des organismes publics produites par des gouvernements nationaux, des territoires autonomes et des administrations locales, des institutions intergouvernementales, et par toute organisme et toute personne physique ou morale exerant des fonctions publiques ou fonctionnant avec des fonds publics. Toutes les archives des organismes publics sont ouvertes au public sauf si elles relvent dune exception juridiquement fonde. Les institutions tant publiques que prives dtenant des archives prives nont pas lobligation lgale douvrir leurs archives des usagers externes, sauf lgislation spcifique, exigence ou rglement juridique leur imposant cette responsabilit. Cependant de nombreuses archives prives dtiennent la fois des documents institutionnels et papiers personnels qui ont une valeur importante pour comprendre lhistoire sociale, conomique, religieuse, communautaire et personnelle, ainsi que pour faire progresser la pense et soutenir le dveloppement. Les archivistes travaillant dans des institutions prives et grant leurs archives les encouragent fournir au public laccs aux archives, en particulier si ces institutions dtiennent des archives dont la connaissance permettra de protger des droits ou de profiter lintrt public. Les archivistes mettent laccent sur limportance de louverture des archives institutionnelles pour contribuer assurer la transparence et la crdibilit de ladministration, amliorer la comprhension par le public de lhistoire unique de lorganisation et de ses apports la socit, aider linstitution assumer sa responsabilit sociale de partage de linformation pour le bien public, et amliorer limage de linstitution. 2. Les institutions darchives font connatre lexistence des archives, y compris celles qui ne sont pas communicables, ainsi que lexistence de mesures limitant la communicabilit des archives. Les usagers doivent tre en mesure de localiser linstitution darchives conservant les documents qui les intressent. Les archivistes fournissent gratuitement des informations sur leur tablissement et les archives quil dtient. Ils informent le public des clauses gnrales dutilisation des fonds en accord avec les mandats lgaux, les politiques et les rglements de linstitution. Ils veillent ce que les descriptions des fonds darchives soient jour, exactes et conformes aux normes internationales de description. Les archivistes partagent avec les usagers les versions non dfinitives des descriptions des archives si les versions finales font dfaut, sous rserve que cela ne compromette pas la scurit des archives ou naille pas lencontre de mesures ncessaires limitant la communicabilit. Les institutions qui permettent la consultation publique dune partie quelle quelle soit de leurs archives publient une politique daccs. Les archivistes partent du principe que les archives sont communicables ; ils veillent ce que les clauses de non-communicabilit soient rdiges de faon claire afin que le public puisse les comprendre, et quelles soient appliques de faon cohrente.

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Les usagers ont le droit de savoir si oui ou non une srie particulire, un dossier, un document ou une partie dun document existent, mme sils sont exclus de la consultation ou ont t dtruits. Les archivistes rendent public le fait quil existe des archives non communicables par le biais de descriptions prcises, de linsertion de tmoins ou lutilisation de marqueurs lectroniques. Les archivistes fournissent le maximum dinformations sur les documents non communicables, y compris le motif de la non-communicabilit et la date laquelle les documents seront examins pour voir sils sont comunicables ou deviendront communicables, condition que la description ne rvle pas linformation sur laquelle porte la non-communicabilit, ou ne viole pas une loi ou un rglement contraignants. 3. Les institutions darchives ont une attitude proactive en ce qui concerne laccs aux archives. Les archivistes ont la responsabilit professionnelle de promouvoir laccs aux archives. Ils communiquent des informations sur les archives par de nombreux moyens dont lInternet, des publications sur papier et en ligne, des programmes publics, les mdias commerciaux et des activits de formation et de sensibilisation. Ils sont sans cesse attentifs lvolution des technologies de communication et utilisent celles qui sont disponibles et pratiques pour promouvoir la connaissance des archives. Ils cooprent avec dautres services darchives pour laborer des index de localisation, des guides, des portails et des points daccs pour aider les usagers trouver les documents quils recherchent. Ils communiquent de faon proactive les parties des fonds qui ont un grand intrt pour le public travers des publications, la numrisation, des informations sur le site internet ou en contribuant des projets externes de publication. Les archivistes prennent en compte les besoins des usagers lorsquils dcident comment les archives sont publies. 4. Les services darchives veillent ce que les clauses de non-communicabilit soient claires et dune dure tablie, ce quelles soient fondes sur une lgislation approprie, ce quelles reconnaissent le droit la protection de la vie prive, et ce quelles respectent les droits des propritaires darchives prives. Les archivistes fournissent laccs le plus large possible aux documents, mais ils reconnaissent et acceptent la ncessit dtablir certaines restrictions daccs. Celles-ci sont imposes par la loi ou par la politique institutionnelle, soit celle du service darchives, soit celle de son institution de tutelle, ou celle dun donateur. Les archivistes veillent ce que les politiques et rgles daccs applicables aux archives de leur institution soient publies de sorte que les clauses de noncommunicabilit et leurs motifs soient clairs pour le public. Les archivistes cherchent limiter les restrictions daccs celles imposes par la loi, ou identifier les cas o un prjudice particulier port un intrt priv ou public lgitime lemporte provisoirement sur le bnfice quil y a ouvrir les archives ce moment-l. Les clauses de noncommunicabilit sont imposes pour un temps limit, quil sagisse dune priode spcifique de quelques annes, ou jusqu ce quun vnement particulier, comme le dcs dune personne, se produise. Des clauses gnrales de non-communicabilit sappliquent tous les fonds darchives; en fonction de la nature de linstitution, elles couvrent la protection de la vie et des donnes prives, la scurit, les informations en matire denqute ou dapplication de la loi, les secrets commerciaux, et la scurit nationale. Leur porte et leur dure dapplication doivent tre claires et rendues publiques.

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Les clauses particulires de non-communicabilit sappliquent uniquement des ensembles spcifiques de documents institutionnels; elles sappliquent pour une dure limite. Un nonc clair de la clause spcifique de non-communicabilit est inclus dans la description archivistique publique des documents concerns. La communication darchives et de papiers personnels ayant fait lobjet dun don est limite par les conditions tablies dans le document dacquisition, tel quun acte de donation, un testament ou un change de lettres. Les archivistes ngocient et acceptent les clauses de non-communicabilit imposes par les donateurs si celles-ci sont claires, dune dure limite, et peuvent tre appliques selon de justes modalits. 5. Les documents sont consultables selon des conditions daccs justes et gales pour tous. Les archivistes communiquent les documents aux usagers sans discrimination selon les principes de justice et dgalit, et en temps voulu. Diffrentes catgories dusagers consultent les archives et les rgles daccs doivent tenir compte de ces diffrents groupes (par exemple le public en gnral, enfants adopts recherchant des informations sur leurs parents biologiques, chercheurs en mdecine recherchant des informations statistiques dans les archives dhpitaux, victimes de violations des droits de lhomme). Mais elles devraient sappliquer de manire gale toute personne au sein de chaque catgorie sans distinction. Lorsque quun document non communicable est examin, et que la communication en est accorde un membre du public gnral, le document peut tre consult par dautres individus du public selon les mmes modalits et conditions. Les dcisions de communication sont prises aussi rapidement que possible aprs la rception de demande de consultation. Les archives des organismes publics qui ont t ouvertes la consultation publique avant leur versement linstitution darchives, lexception de celles qui ont t rendues publiques par des moyens illgaux ou non autoriss, demeurent communicables aprs leur versement quels que soient leur contenu, leur forme ou leur date. Si une partie seulement de linformation contenue dans un document a t publie ou est facilement consultable par le public, elle demeure communicable aprs le versement; linformation non communicable relve de la politique et des procdures normales daccs. Les archivistes encouragent les actions juridiques ou rglementaires visant ouvrir les archives de manire responsable, et ne soutiennent pas les tentatives visant interdire la communication dinformations qui ont dj t rendues publiques, soit en les classifiant nouveau soit en dtruisant les archives. Les institutions prives conservant des archives les communiquent aux usagers selon un principe dgalit; cependant, les accords existant avec les donateurs, les exigences en matire de scurit de linstitution et les contraintes y sont lies peuvent pousser larchiviste tablir des distinctions entre les chercheurs. Les critres utiliss par les institutions prives pour dfinir un accs slectif sont rendus publics dans leur politique de communication, et les archivistes encouragent leurs institutions rduire ces exceptions autant que possible.

6. Les institutions conservant des archives font en sorte que les victimes de crimes graves ressortissant du droit international ont accs aux archives qui fournissent les lments de preuve ncessaires pour faire valoir les droits de lhomme et documenter leur violation, mme si ces documents ne sont pas communicables au grand public.

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Le Haut-Commissariat des droits de lhomme des Nations Unies, dans ses Principes rviss pour la protection et la promotion des droits de lhomme travers la lutte active contre limpunit (2005) dclare les droits des victimes et de leur famille connatre la vrit sur les violations des droits de lHomme. Les Principes mettent laccent sur le rle essentiel que joue laccs aux archives dans la connaissance de la vrit, la dtention des personnes responsables des violations des droits, la rclamation dindemnisations, et la dfense contre les accusations de violation des droits de lHomme. Les principes indiquent que chaque personne a le droit de savoir si son nom apparat dans les archives de lEtat et, le cas chant, de contester la validit de linformation en soumettant linstitution darchives une dclaration qui sera communique par les archivistes avec le dossier contenant le nom de la personne chaque fois que celui-ci est demand aux fins de recherche. Les institutions darchives obtiennent et conservent les preuves ncessaires pour protger les droits de lhomme et sopposer leur violation dans les cas o des crimes graves ressortissant du droit international ont t commis. Les personnes dsirant consulter des archives pour des raisons concernant les droits de lhomme ont accs aux archives intressant ces recherches, mme si elles ne sont pas communicables au grand public. Le droit daccs des fins de dfense des droits de lhomme sapplique aux archives publiques et, dans la mesure du possible, aux archives prives.

7. Les usagers ont le droit de faire appel lorsque la communication leur est refuse. Toute institution darchives dispose dune politique et dune procdure claires pour instruire les appels rsultant dun premier refus de communication. Quand une demande de consultation des archives est refuse, les raisons de ce refus sont clairement nonces par crit et transmises au requrant aussi rapidement que possible. Les chercheurs se voyant refuser la communication sont informs de leur droit de faire appel de ce refus, ainsi que des procdures et des dlais, sil y en existe, pour ce faire. En ce qui concerne les archives publiques, il peut y avoir plusieurs niveaux dappel, comprenant, en premier lieu, un examen en interne et, dans un second temps, le recours une autorit indpendante et impartiale institue par la loi pour recevoir lappel. Pour les archives qui ne sont pas publiques, le processus dappel peut tre interne, mais devrait obir la mme approche gnrale. Les archivistes qui participent la procdure dappel en premire instance fournissent aux autorits qui procdent lexamen les informations pertinentes pour juger du cas, mais ne prennent pas part la dcision concernant lappel.

8. Les institutions qui conservent des archives font en sorte que les contraintes oprationnelles nempchent pas laccs aux archives. Le droit gal daccs aux documents darchives ne signifie pas simplement bnficier dun traitement gal, mais sapplique aussi au droit den bnficier de faon gale. Les archivistes comprennent les besoins venant la fois des chercheurs qui utilisent dj les archives, et de ceux qui pourraient les utiliser ; ils tirent parti de cette connaissance pour concevoir des politiques et des services qui rpondent ces besoins et rduisent les contraintes daccs

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oprationnelles. Ils aident en particulier les handicaps, les illettrs ou les personnes dsavantages et qui pourraient avoir dans le cas contraire dimportantes difficults pour consulter les archives. Les institutions darchives publiques fournissent aux personnes qui souhaitent faire des recherches dans les archives un accs gratuit celles-ci. Les institutions darchives prives peuvent instaurer des frais dinscription, mais devraient tenir compte de la capacit du demandeur payer, et faire en sorte que ces frais ne soient pas un obstacle la consultation. Les chercheurs, quils vivent loin de linstitution qui conserve les archives ou quils sy rendent, peuvent obtenir des copies sur des formats varis en fonction des capacits techniques de linstitution darchives. Les institutions peuvent faire payer, selon des tarifs raisonnables, le service de copie la demande. La communication partielle des documents est un moyen de permettre laccs quand le dossier ou le document ne peuvent tre communiqus dans leur intgralit. Si certaines phrases ou quelques pages dun document darchive contiennent une information sensible, celle-ci en est retire et le reste du document peut tre communique au public. Dans la mesure du possible, les archivistes ne refusent pas dexpurger les archives demandes cause du travail que cela exige ; cependant si le fait dexpurger un document ou un dossier en fausse le sens ou les rendent inintelligibles, les archivistes ne les expurgent pas, et ils restent non-communicables.

9. Les archivistes ont accs toutes les archives non communicables et peuvent les soumettre au traitement archivistique ncessaire. Les archivistes ont accs aux archives non communicables confies leur garde afin de les analyser, de les conserver, de les classer et de les dcrire de telle sorte que leur existence et les raisons de leur non-communicabilit soient connues. Ce travail archivistique permet dviter que les archives ne soient dlibrment ou pas dtruites ou oublies, et contribue assurer leur intgrit. La conservation et la description des archives non communicables encouragent le public faire confiance linstitution darchives et la profession darchiviste, car il permet aux archivistes daider le public reprer lexistence de documents non communicables, connatre leur nature, et savoir quand et selon quelles modalits ils seront disponibles. Si les archives non communicables ont t classifies conformment la scurit nationale ou sont soumises dautres clauses de non-communicabilit exigeant des autorisations spciales, les archivistes se conforment aux procdures dautorisation tablies pour obtenir la consultation.

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10. Les archivistes participent au processus de prise de dcision concernant laccs aux archives. Les archivistes aident leurs institutions mettre en place des politiques et procdures daccs, et tudier les archives pour pouvoir les communiquer dans le cadre de lois, lignes directrices et bonnes pratiques existantes sur laccs. Les archivistes travaillent avec des juristes et autres partenaires pour dcider du cadre gnral et de linterprtation des clauses de noncommunicabilit quils appliqueront ensuite. Les archivistes connaissent les archives, les clauses de non-communicabilit ainsi que les besoins et exigences des parties prenantes ; ils savent galement quelles informations relvent dj du domaine public sur le sujet auquel les documents se rapportent ; les archivistes utilisent ces connaissances pour prendre des dcisions relatives la communication. Les archivistes aident linstitution prendre des dcisions claires, et obtenir des rsultats cohrents et raisonnables. Les archivistes contrlent lapplication des clauses de non-communicabilit, lexamen des archives pour voir si elles sont communicables, et la suppression des clauses de noncommunicabilit qui ne sont plus applicables.

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PRINCIPES RELATIFS A LACCES AUX ARCHIVES GLOSSAIRE


Toutes les dfinitions viennent sauf mention contraire de la srie des Manuels de lICA, Volume 7, Dictionnaire de terminologie archivistique, 2e dition, Munich : K.G. Saur, 1988. Accs: possibilit de consulter les archives la fois grce une autorisation lgale et lexistence dinstruments de recherche.

Classification de scurit: restriction de communication et d'utilisation des documents/archives ou des informations quelles contiennent impose par un gouvernement dans l'intrt de la scurit nationale. Ces documents/archives ou informations sont qualifis de classifis .
Confidentialit: Caractre secret ou li la vie prive prsent par certaines informations et/ou documents et limitant donc leur communicabilit. Contrat: Document muni dun ou de plusieurs signes de validation tabli dans de nombreux pays par devant une autorit publique (notaire ou autre) et qui, une fois dlivr, donne effet une disposition juridique ou un accord entre parties. Protection des donnes: mesures lgales assurant la protection des droits des personnes physiques ou morales dans les processus automatiss de collecte et de traitement des donnes les concernant et dans la divulgation de ces donnes. Dclassification: leve de toute restriction la communication dun document ou dune information ayant fait lobjet dune procdure de classification de scurit. Dpt: procdure consistant placer des documents sous la garde dun service darchives sans transfert de proprit. Don : entre de documents dans un dpt darchives rsultant dune cession de proprit par une personne prive, physique ou morale, faite titre gratuit et souvent confirme par un acte crit et irrvocable. Donateur :source de laquelle provient un don. Dossier : ensemble de documents regroups, soit par le producteur pour son usage courant, soit dans le processus du classement d'archives, parce qu'ils concernent un mme sujet ou une mme affaire. Le dossier est ordinairement l'unit de base l'intrieur d'une srie organique. [Source : Norme gnrale et internationale de description archivistique, 2me dition] Libert dinformation : concept dun droit juridique daccs linformation contenue dans les archives, distinct du droit daccs aux archives proprement dites. Examen de communicabilit: revue critique des archives afin de dterminer la prsence de documents ou dinformations non communicables.

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Expurgation : processus visant masquer ou retirer des informations sensibles dans un document avant de louvrir la communication publique. [ARMA international, Glossaire des termes de la gestion des archives et informations, 3me dition] Fonds: ensemble des documents quels que soient leur type et leur support, crs ou reus de manire organique et utiliss par une personne physique, une famille ou une personne morale, dans l'exercice de ses activits. [Source : Norme gnrale et internationale de description archivistique, 2me dition] Instrument de recherche: terme gnrique pour tout outil de description ou de rfrence labor ou reu par un service d'archives dans l'exercice de son contrle administratif ou intellectuel sur les documents d'archives. [Source : Norme gnrale et internationale de description archivistique, 2me dition] Pice: la plus petite unit intellectuelle d'archives, par exemple une lettre, un mmoire, un rapport, une photographie, un enregistrement sonore. [Source : Norme gnrale et internationale de description archivistique, 2me dition] Respect de la vie prive: droit garantissant les individus contre la divulgation des informations dordre personnel ou priv les concernant contenues dans les archives. Restriction daccs : limitation de la consultation de dossiers ou de documents particuliers, ou dinformations spcifiques, impose par la rglementation gnrale ou particulire fixant les dlais de communicabilit ou par des clauses gnrales de non-communicabilit.

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