UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANAB UNIDAD DE CIENCIAS DE LA SALUD ESCUELA DE ENFERMERIA

GERENCIA EN SALUD Y MARKETING

TEMA: COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

DOCENTE: LCDA. ROSA NAVIA

INTEGRANTES: CALDERON DELGADO KAREN CHONG ZAVALA NELLY LPEZ ALVARADO MERCY LPEZ JAIME LOURDES LPEZ PONCE LAURA PILLASAGUA PONCE PATRICIA PONCE NIEVES JENIFER

CURSO: SEPTIMO SEMESTRE A

COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
ANTECEDENTES Los escritos de los griegos, la comunicacin no es una ciencia, y a veces ni siquiera un trmino preciso, sino solo una nocin implcita, que hay que reconstruir. En el caso de Mayo, el si aborda especficamente el tema de la comunicacin, pero no como el eje central de su trabajo sino como un objeto de investigacin, pues l era profesor de psicologa en Harvard. DEFINICIN Disciplina cuyo objeto de estudio es la forma en que se da el fenmeno de la comunicacin dentro de las organizaciones y entre las organizaciones y su medio Actualmente creemos que dentro de la comunicacin organizacional se estn desarrollando las siguientes lneas de trabajo: 1. 2. 3. 4. Creacin de sistemas eficaces de comunicacin. Desarrollo de habilidades de comunicacin interpersonal y grupal. Elaboracin de la revista interna de comunicacin. Desarrollo y aplicacin de nuevas tecnologas de telecomunicaciones o informtica en el rea de la comunicacin.

En cada uno de estos aspectos se presentan problemas que complican tanto su puesta en prctica como su aplicacin cotidiana. En el presente captulo presentaremos brevemente el desarrollo de cada una de las reas que se vinculan al nombre de comunicacin organizacional, y que se convierten prcticamente en las distintas posibilidades que tiene el especialista en esta rea para desarrollar su trabajo. Si se acepta esta propuesta ser interesante observar cmo el trabajo de comuniclogo est estrechamente vinculado a las tres disciplinas que integran el comportamiento organizacional. Veamos por qu: Es imposible abordar el tema del sistema organizacional sin una teora administrativa de soporte. Para abordar adecuadamente la complejidad de la comunicacin interpersonal, se requiere una posicin dentro de las distintas escuelas de psicologa, adems, obviamente, de su propia interpretacin sobre el fenmeno comunicativo. Dada la naturaleza de los instrumentos de medicin en los que intenta apoyarse, requiere de un marco de referencia del fenmeno estudiado, mismo que le puede ser proporcionado por la administracin o la psicologa. Asimismo, para la elaboracin de instrumentos de medicin hace falta el apoyo de la pedagoga, adems de la psicologa.

COMUNICACIN INTERPERSONAL Y GRUPAL DENTRO DE LA ORGANIZACIN La comunicacin se puede definir como un proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a travs de un mensaje, y espera que esta ltima de una respuesta, por ejemplo una idea en la mente del transmisor se traduce en un mensaje. Cuando ste es recibido igual por el receptor se dice que hubo una buena comunicacin, pero si este ltimo no lo entiende surge una grieta en la comunicacin. Esta ruptura puede ocasionar desde la prdida de dicha comunicacin hasta la perdida del empleo y de la familia. HABILIDADES BASICAS PARA LA COMUNICACIN Para lograr una buena comunicacin no solo es necesario aprender a expresar los pensamientos de manera adecuada, si no tambin escuchar al receptor para lograr la retroalimentacin y favorecer el intercambio dinmico continuo; esto se logra a travs del uso de habilidades bsicas como son: Organizacin de ideas: Para comunicarse con claridad hay que pensar bien , organizar lo que se va a decir y expresarlo tal como es. Eleccin del tiempo y lugar adecuados: Para saber cundo y en donde se puede entablar un dialogo con otra persona, es necesario conocerla, es decir, buscar el tiempo y el lugar adecuado, tratar de ponerse en el lugar del oyente o preguntarle directamente si tiene la disposicin para escuchar. Conocimiento del oyente: Darse tiempo para indagar el conocimiento y el inters del oyente, facilita la comunicacin. Se logra a travs del conocimiento, comprobando que lo dicho o lo propuesto realmente es de inters para el oyente. Retroalimentacin: Es la forma de averiguar si el mensaje ( verbal o no verbal ) ha sido entendido; adems, esta puede ser la nica forma de saber si un mensaje es recibido o no. Saber escuchar: Escuchar es una habilidad muy difcil que pocas personas han aprendido a desarrollar bien y que requiere de una plena disposicin para solucionar fallas. Se presentan algunas sugerencias para resolverlas: Contacto visual: Mirar a la persona que est hablando, evitando la distraccin a travs de un esfuerzo constante, disciplinado y empeoso. Control mental: Al escuchar, el hombre es mucho ms rpido que al hablar. Si esta velocidad mental se ocupa en hacer juicios y conclusiones precipitadas, se divaga de tal manera que se distrae la mente y no se escucha lo que el interlocutor nos dice. Evitar el parloteo: El hablar demasiado impide escuchar lo que los dems desean decir; para evitarlo al mximo se debe actuar como observador, escuchando para despus evaluar. Mantener la mente abierta: Cuando el individuo no acepta la discusin acerca de la forma de ser y pensar sobre algo especfico que le molesta, se cierra la comunicacin, es decir, mantiene su mente cerrada . para evitar esto se debe abrir la mente y escuchar todo aquello que los dems tengan que decir sobre el tema.

 Evitar prejuicios: Para evitar los prejuicios se requiere de un proceso constante la identificacin; la mejor forma de hacerlo es observarse a uno mismo, por si acaso a alguien no se le prestan atencin, por supuestos prejuicios. Sacar conclusiones apresuradas: Esto no deber de hacerse porque pueden cometerse errores, al evitar que el emisor transmita su idea como la piensa, cerrndose con ello la comunicacin. La comunicacin es un proceso en dos sentidos. Ambas personas desean compartir la idea, pero si una de ellas no desea hacerlo por temor a revelar sus pensamientos ntimos, ocasiona una barrera. La verdadera comunicacin ocurre solo cuando dos personas son sinceras e intentan compartir algo. COMUNICACIN GRUPAL Puede presentarse dentro de un crculo de calidad, un grupo de mejora continua, una reunin de trabajo; se presentan tanto en organizaciones inteligentes, como burocrticas, en organizaciones pequeas como en trasnacionales, lderes en algn giro. De tal suerte que la comunicacin organizacional cubre las siguientes funciones: Control: La comunicacin con los integrantes del grupo es la mejor manera de controlar el comportamiento de los mismos. Motivacin: Consiste en aclarar a los empleados sus objetivos y actividades para alcanzarlos, la eficacia con la que estn llevando a cabo sus actividades y que medidas han de tomar para mejorar el desempeo. Expresin emocional: Es parte del equilibrio organizacin/persona que debe tener un trabajo, ya que no solo es importante alcanzar las metas organizacionales, sino tambin la autorrealizacin del personal. Informacin: Consiste en proporcionar las noticias relevantes y necesarias para tomar decisiones. ASERTIVIDAD: METODOLOGA PSICOLGICA PARA MEJORAR LA COMUNICACIN INDIVIDUAL, INTERPERSONAL Y GRUPAL El trmino asertividad surge dentro de la psicologa clnica en la dcada de los 70, y se desarrolla en California, Estados Unidos, por Manuel Smith. Proviene del latn asserere assertum, que significa afirmar. Este trmino pretende explicar la afirmacin de la propia personalidad a travs de diferentes actitudes encaminadas a mejorar la confianza en s mismo (autoestima) mediante una comunicacin segura y eficiente. Es decir, la asertividad ayuda al individuo a comunicarse con los que le rodean, corrigiendo sus deficiencias, abriendo paso a la comunicacin y evitando caer en manipulaciones de todo tipo.

Formas principales de comportamiento. Lucha Capacidad de razonar y expresarse verbalmente Huida Agresividad No asertividad No asertividad No cumple su objetivo Cumple su objetivo Pierde su objetivo

TCNICAS PARA DESARROLLAR LA ASERTIVIDAD El ser asertivo no es la nica forma de enfrentarse a los problemas, aunque s es la ms eficaz. El comunicarse verbalmente y resolver los problemas de esta manera es una conquista paulatina y progresiva de cada uno de los individuos; para lograr esto es fundamental tener la experiencia de expresar nuestros sentimientos e indagar los ajenos. a) Disco rayado. Es la repeticin continua y serena de las palabras que expresan nuestros sentimientos. Esto permite poner en claro nuestras ideas ignorando las trampas verbales manipulativas. b) Banco de niebla. Esta tcnica ensea a aceptar las crticas manipulativas. c) Asersin negativa. sta ensea a aceptar los errores y faltas sin tener que excusarse por ello, mediante el reconocimiento comprensivo de las crticas que se realicen con respecto a las caractersticas negativas. d) Asersin positiva. Consiste en la aceptacin asertiva de las alabanzas que se realicen en torno a una persona. e) Interrogacin confrontativa. Consiste en suscitar las crticas sinceras por parte de los dems con el propsito de obtener provecho f) Informacin gratuita. Consiste en escuchar atentamente la informacin que dan los dems, y partir de ah para solicitar ms datos y continuar la conversacin. g) Compromiso viable. En esta tcnica se ofrece a la otra parte un compromiso que pueda cumplir siempre y cuando no est en juego el respeto que se debe a s mismo y a la contraparte. SISTEMAS DE COMUNICACIN PARA LA ORGANIZACIN La pregunta cmo se vincular a la comunicacin con la organizacin? Surge la idea de ver al hombre no como una pieza ms de la maquinaria, sino una persona que, con su fuerza laboral, contribuye al logro de los objetivos, mismos que slo se alcanzarn apoyndose en la comunicacin.

Ahora bien, una organizacin innovadora implica una buena comunicacin, pero ni todas las organizaciones son innovadoras ni en todas la comunicacin es adecuada. Los problemas para comunicarse pueden ser producto de una sobrecarga de informacin; es decir, un elemento de la organizacin recibe tantos mensajes que no les presta la debida atencin. Medios de comunicacin Dentro de la comunicacin organizacional bsicamente encontramos dos formas de expresin oral y escrita. La creciente dificultad en la comunicacin asertiva en una empresa favorece a que se le de prioridad a la comunicacin escrita en sus diferentes medios. Comunicacin escrita Dentro de las ventajas de la comunicacin escrita encontramos formas principales de transmisin y de informacin en las empresas. a) Puede ser almacenada y clasificadas en archivos lo que nos da la oportunidad de tenerla a nuestro alcance para cualquier consulta. b) Puede replicarse en caso que sea necesario y hacer de llegar con mayor rapidez a quienes nos intereses que manejen la informacin. c) Mediante conocimientos bsicos sobre la redaccin el mensaje puede tener un orden lgico. d) El receptor puede corroborar el mensaje una u otra vez y detenerse para analizar cada una de sus partes para entenderlos. La comunicacin escrita por tanto es un medio inagotable de transmisin de informacin siempre y cuando sea utilizada adecuadamente. Dentro de la organizacin existen varias formas de expresin escrita con un objetivo comn, el de facilitar la comunicacin eficaz de todas las reas de la empresa: entre estas tenemos El informe empresarial: es la informacin acerca de acontecimientos internos y externos de empresa este puede ser de varios tipos Informe ascendentes es elaborado a solicitud de los lderes, como una forma de ponerlo al tanto de los problemas institucionales. Informe descendentes es la informacin de los lideres a los subordinados paraba si proporcionarles elementos que ayuden a la mejor relacin de sus tareas. Informe para los propietarios y miembros del consejo administrativo: este es dirigidos por los lderes al consejo y se realiza cuando los problemas rebasan las competencias del equipo directivo de la empresa. Informe horizontal: se da inters los mismos niveles jerrquicos entre el miembro de un mismo departamento incluyendo a los clientes y proveedores.

Informe destinado al pblico: es comunicar al pblico las actividades sociales laborales de una empresa. Carta privada: se utiliza solo en aquellas ocasiones donde los lazos de amistad y el conocimiento oportuno del destinatario nos permiten rebasar el mbito profesional. La correspondencia oficial: se utiliza cuando la informacin que se recibe no es muy extensa ni compleja y requerimos comunicarnos con otras empresas institucionales. Las memorias de actividades: hacen recuento de los xitos y fracasos apoyado de forma positiva. Los comunicados de prensa: son textos breves hechos para ser publicados en peridicos o revistas. Los resmenes de artculos periodsticos o revistas: son resmenes de artculos de inters relacionados con el giro de la empresa pero que aparecen en peridicos o revistas donde el empleados tiene la oportunidad de leer. Las reclamaciones: son documentos en los que solicitamos o nos solicitarla plena satisfaccin de un bien servicio. Informe comercial: este informe pide datos a otra empresa sobre las personas que solicitan crditos. Las rdenes de compras: son el primer contacto de la empresa con los proveedores por lo que debern ser claras especficas en forma en la que se desea recibir la mercanca aqu se ve la cantidad lugar fecha. Solicitud de pago: inician un primer aviso posteriormente se hacen todos los recordatorios que se consideren pertinentes para el cliente. La carta publicitaria: documento que se redacta con la idea de vender un bien servicio que de ah se requiere de mucha habilidad de amplio conocimiento de las necesidades del consumidor. Comunicacin oral La comunicacin oral en comparacin con la escrita favorece la retroalimentacin en una organizacin sin embargo requiere de un mayor manejo de relaciones humanas as como de mayores habilidades en el manejo de informacin. Dialogo persona-persona: se refiere a las conversaciones directas entre dos personas en cualquier nivel de organigrama de manera formal. Dialogo entre persona o comunicacin secuenciada: es la transmisin de un mensaje formal o informal de una persona a otra, este tipo de comunicacin es muy comn en las organizaciones y se conoce con el nombre de rumor. Comunicacin por telfono: tiene como ventaja la rapidez con que podemos emitir y recibir

un mensaje de empresa si la necesidad de trasladarnos. Informacin oral con copia escrita: se utiliza cuando queremos hacer hincapi en cierto tipo de informacin dejando un apoyo escrito en constancia del dialogo. Informacin por medios audiovisuales: es atravez del uso de videos informativos para empleados que contienen mensajes relacionados con la cultura y la poltica de la institucin y es un medio rpido y eficaz para la comunicar de manera pasiva. Redes de comunicacin Una red se define como un conjunto de individuos que se encuentren interconectados con otros individuos mediante patrones de comunicacin que se originan a partir de la convivencia y del trato presente en una organizacin. Las redes formales se caracterizan por manejar informacin estrechamente vinculada a asuntos laborales Las caractersticas son: a) En cadena.- es aquella en que las comunicaciones no pueden moverse en direccin lateral, sino solo hacia arriba o hacia abajo. b) Y.- es aquella donde la comunicacin tambin va de abajo hacia arriba y de arriba hacia abajo. c) Rueda.- varios trabajadores tienen la obligacin de informar a un solo supervisor, por lo cual la comunicacin se da de manera ascendente y descendente, pero no lateral. d) Circulo.- en este tipo de red la comunicacin entre el supervisor y jefe es ascendente y descendente, pero se genera comunicacin lateral entre el personal del mismo nivel. e) Todos los sentidos.- la comunicacin se da abiertamente en todos los sentidos, pues todos los miembros son iguales y no existen restricciones como en el caso de algn comit. Barrera de la comunicacin tanto en las habilidades de la comunicacin ( nivel individual) como en los sintemas de comunicacin ( nivel organizacional) pueden presentarse problemas , los cuales usualmente a sido denominados barreras y pueden clasificarse especficamente en cuatro tipos: Fsicos, fisiolgicos, semnticos y psicolgicos. Barreras fsicas Se refiere a no tener los elementos adecuados para trasmitir el mensaje, por lo que este puede ser desvirtuado y recibirse de manera inadecuada; Por ejemplo, el no tener goma para borrar en un mensaje puede generar un mensaje confuso y poco estructurado que de pie a una respuesta incorrecta o bien el tener una interferencia en la lnea telefnica puede dificultar inclusive impedir el dialogo congruente. Barreras fisiolgicas La persecucin deficiente en cualquiera de nuestro sentido (vista, olfato, odo, tacto y gusto) puede distorsionar el mensaje e impedir la retroalimentacin.

Barreras semnticas El no usar el mismo idioma que el emisor genera una barrera en la comunicacin ; sin embargo , este no es el nico motivo por el cual no recibimos de manera clara y objetiva el mensaje. Con base a esto se recomienda al emisor dar el mensaje con palabras y simples y comunes y estructurales de tal manera que no pierdan su calidad de belleza y claridad para que el receptor pueda recibir el mensaje y retroalimentarlos. Barreara psicolgicas Recordemos que cualquier mensaje tiende a reforzar la imagen que el receptor tiene del comunicador lo que da un matiz muy especial al perjuicio, siendo este un aspecto que favorece o perjudica dicha comunicacin. El perjuicio puede anularse o reafirmarse por la imagen que previamente el emisor revela en sus actos con gestos, posturas, formas de vestir o de arreglarse etc., lo que genera expectativas respecto a las creencias del receptor. La revista interna de la comunicacin Es necesario reintentar que la revista interna o cualquier otro tipo de comunicacin, o canales manejados en la practica no son en si por si mismo la organizacin organizacional la revista interna de comunicacin es un medio que tiene como fin apoyar los objetivos organizacionales. Como todo medio su funcin es informativa, educativa, social, cultural y de entretenimiento, aunque habra que agregar cuatro funciones propias de comunicacin organizacional. a) b) c) d) Funcin de integracin de personal. Funcin de apoyo y renovacin de los valores propios de la cultura organizacional. Funcin de diagnostico, evaluacin conformacin del clima organizacional. Funcin de creacin y desarrollo de la imagen corporativa, tanto interna como externa.

Un elemento que integra todos estos aspecto es describir sobre los logros de la organizacin, primero porque la presentacin de las buenas noticias siempre motiva a nuestros empleados, adems que atrae a nuevas personas a vincularse a la organizacin, ya sea como trabajadores o como clientes. La necesidad de comunicarse dentro de la organizacin puede cubrirse recurriendo a distinto tipos de publicaciones, dependiendo de la necesidad especifica. a) La revista, cuyo rango caracterstico es el de ser una publicacin peridica, pero no es diaria, permite elegir con mas cuidado los temas y profundizar en ellos. b) El peridico cuya principal caracterstica es la oportuna informacin c) El boletn implica un grado mayor de seleccin a priori de un publico o de la informacin que maneja, lo que implica que tanto su extensin como su temtica sulen ser menores y muy especficos. Cmo elegimos el medio idneo? Buscando cual es el que satisface de mejor manera el objetivo sealado por la organizacin. La revista interna tiene una estructura similar a cualquier tipo de revista, es decir se conforma de:

a) Un editorial, que es una expresin de hechos y opiniones en un orden conciso, lgico y agradable, cuyo fin podra ser explicar hechos, dar antecedentes, predecir el futuro o establecer juicios. b) La crnica puede presentar los hechos en el momento que se producen, o darles un seguimiento durante un periodo de tiempo y luego presentarlos. c) La nota informativa es la oportuna informacin de los acontecimientos que interesan a un buen nmero de personas,cuando elaboramos una noticia debemos hablar sobre el cmo, cundo, dnde, quines, cuntos, por qu y para qu. d) El reportaje es una secuencia noticiosa en la que se aborda desde diferentes perspectivas, pero con un marcado estilo personal, un acontecimiento, persona o empresa. e) La foto- noticia es una fotografa tan trascendente e informativa para los lectores, que con un adecuado pie de foto adquiere la dimensin de una noticia. f) El artculo aporta datos, puntos de vista o experiencias del autor quue firma el trabajo. g) Las reproducciones ms usuales son cuentos, fragmentos literarios, ensayos, canciones, poesas y noticias. h) El entretenimiento al igual que todos los elementos hasta aqu mencionados, puede apoyar, adems del tema tratado en la revista, objetivos organizacionales permanentes como la integracin y la comunicain en la empresa. NUEVAS TECNOLOGAS EN COMUNICACON ORGANIZACIONAL Si en la dcada de los 80 se presentaron avances tecnolgicos impresionantes, en la de los 90 se aprendi a vivir con ellos y esto fue toda una revolucin personal y organizacional. Algunos ejemplos: a) INTERNET La comunicacin empresarial es uno de los usos principales del internet. Una encuesta levantada por la revista Mundo Ejecutivo a 300 lectores en 1.997 encontraba que el 100% tena computadora en su trabajo y el 48% de ellos usaba internet para recabar informacin, comunicarse con sus proveedores y clientes, mediante el correo electrnico, promocin y adquisicin de servicios. b) INTRANET Son redes evolucionadas que proveen los servicios tradicionales y aaden nuevas opciones que permiten a las organizaciones transformar significativamente la forma como se comunican y trabajan, por ejemplo, la intranet ofrece un poderoso medio para transmitir informacin a todos sus clientes y solicitar su retroalimentacin. c) TELECOMUNICACIONES Los celulares y su apoyo en los negocios, el mensaje del director general va satlite a las distintas plantas de la empresa, la sesin de preguntas y respuestas va fax o videoconferencia son slo algunas de las cosas que cotidianamente enpezamos a vivir gracias al desarrollo de las telecomunicaciones. Pensar que el problema es slo de nuevas mquinas es ignorar la naturaleza del cambio y sus posibles consecuencias. Desarrollemos brevemente tres modelos que ya existen en Mxico y que pueden presentar un crecimiento importante en el prximo siglo: Las empresas virtuales no necesitan una oficina, taller, o local slo requieren de varias PC en red (tal vez intranet); no hay horarios pero si estructura administrativa, objetivos y productividad

 En la Universidad Virtual usted podra tomar clases va satlite, acomodar sus horarios y elegir a sus expositores; no tendra porque dudar de la calidad de la educacin, pues est respaldada por la nica escuela que ha recibido el premio nacional de la calidad en Mxico. Pensemos en un sistema educativo, donde todas las materias estn apoyadas por cursos disponibles en una red a la que tienen acceso tanto alumnos como profesores, ambos con una Laptop. Se puede establecer discusiones entre equipos o alumnos utilizando la red; estas discusiones pueden ser indirectas o directas, es decir, a la misma hora dos alumnos tienen una discusin y confrontan argumentos e informacin. Sus tareas estarn en el servidor listas para ser revisadas `por el profesor, y si a las 2:am un alumno necesita informacin puede revisar la biblioteca digital ms grande de Latinoamrica con slo apretar un botn. Es importante precisar que no estamos analizando pedagogica, psicolgica y sociolgicamente, las implicaciones de este apartado, no lo estamos haciendo porque no es nuestro objetivo. Nuestro objetivo consiste en ver cmo la creacin de nuevos sistemas organizacionales implica nuevas temticas y retos para la comunicacin organizacional.