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Cinco dicas para elaborar um bom plano de negcios


O que voc preferiria: preparar um business case para seu mais novo projeto ou fazer um tratamento de canal? No ser surpresa se escolher a segunda opo. A maioria dos executivos de TI detesta tudo que diz respeito a plano de negcio as polticas e o jargo financeiro mistificador. Atualmente, porm, a capacidade de montar um case atrativo uma competncia fundamental para CIOs. Um forte plano de negcio vital tambm para uma governana de TI eficaz, e ter um tornou-se mais importante do que nunca com a crescente fiscalizao sobre a tomada de deciso corporativa. Existe uma urgncia real de fazer isso direito.A tomada de deciso est muito mais visvel do que antes, diz Jack Keen, presidente e co-fundador da empresa de consultoria de TI Deciding Factor. Os CIOs tm uma oportunidade rara de definir o valor do negcio de TI. Essa oportunidade fundamental, j que muitos CIOs esto com a credibilidade em baixa. Hoje, aquele que no consegue demonstrar o valor da tecnologia para sua organizao corre o risco de perder seu lugar na diretoria. Por isso, extremamente positivo para a carreira de um executivo de TI liderar um projeto bem-sucedido, suportado por um business case robusto com benefcios comprovados. Quer saber se suas habilidades precisam ser aprimoradas? O CIO que conseguir colocar em prtica as cinco regras essenciais que se seguem poder vender seu projeto como uma iniciativa vencedora. 1 - CONHEA AS NECESSIDADES DE SUA EMPRESA Antes de comear a criar um business case, o executivo de TI precisa obter algumas informaes financeiras sobre sua empresa. A maioria delas, por exemplo, impe uma taxa de retorno para custear um projeto. Se o projeto foi analisado diligentemente e pode atingir uma taxa de retorno de 12%, 13% ou acima, ento de grande interesse dos nossos acionistas adot-lo, diz Doug Horton, vicepresidente e diretor de iniciativas de tecnologia estratgicas do LandAmerica Financial Group, seguradora americana de ttulos. As taxas de retorno no mudam muito no curto prazo. Exceto no caso de um investimento em infra-estrutura (upgrade de rede, por exemplo), o CIO ter de provar que pode atingir esse patamar ou no h sentido em continuar. s vezes os lderes de TI cometem o erro de acreditar que a taxa de retorno no se aplica a projetos de tecnologia da informao.Ou presumem que ela no existe. O executivo de TI tambm precisa saber quais outros projetos corporativos esto disputando recursos. Avalio o valor financeiro de cada projeto como se fosse uma mquina, porque contra isso que estou competindo, explica John Nordin, vice-presidente e CIO da A.M. Castle, distribuidora americana de metais especiais. No existe um pote de dinheiro separado com a etiqueta TI. O CEO v os projetos de tecnologia correndo cabea a cabea com os projetos de negcio principais, portanto o CIO deveria pensar o mesmo. 1 of 5 18/4/2004 22:48

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http://www.computerworld.com.br/AdPortalV3/adCmsDocument... negcio principais, portanto o CIO deveria pensar o mesmo. Essa mesma disputa por recursos acontece dentro de TI.Antes de decidir quais projetos vai executar no ano, Bob Weir, vice-presidente de servios de informao da Northeastern University, em Boston, rene-se com seus colegas da rea de negcio e lhes faz 60 perguntas estreitamente ligadas ao valor do projeto para a instituio. Com base nas respostas,Weir extrai uma nota numrica. O objetivo do exerccio obter uma nota em relao s outras oportunidades que poderamos levar adiante, diz. Em 2003, havia 36 projetos de TI potenciais. Desses, os 17 mais importantes foram selecionados e o resto ficou em suspenso. Este um exemplo de gerenciamento de portflio de TI, em que o CIO, junto com a liderana de negcio, classifica os projetos propostos em categorias e define metas para o nmero de projetos que a empresa vai empreender em cada categoria. 2 - FAA PARCERIA COM UM PATROCINADOR NA REA DE NEGCIO preciso ficar claro que, na maioria dos casos, os CIOs no devem empreender projetos de tecnologia sem o envolvimento ativo de executivos de negcio. muito difcil para o grupo de tecnologia criar um business case se no houver uma parceria com a equipe de gerncia de negcio, alerta Debra Still, vice-presidente executiva e chief operating officer da Pulte Mortgage. O profissional de TI apresenta as alternativas de tecnologia para o problema, fornecendo dados sobre as implicaes de recursos, custos e treinamento e suporte. O representante de negcio analisa as alternativas e determina qual a mais benfica e faz mais sentido para o negcio. O gerente de projeto estabelece o cronograma, define o escopo, identifica marcos e analisa recursos do projeto. Em maro passado, o CIO da Still and Pulte Mortgage, Rod Hardin, adotou esse procedimento ao criar um case para uma iniciativa de gerenciamento de processo de negcio no valor de US$ 1,5 milho.A gerncia snior da Pulte aprovou o projeto, que vai proporcionar uma economia de custos prevista de 10% a 20% em seu primeiro ano e ao mesmo tempo aprimorar o servio ao cliente. Niel Nickolaisen, CIO da Deseret Book, editora e varejista de livros, faz seu parceiro de negcio apresentar o case ao comit diretor executivo e fornece os detalhes sobre custo e abordagem do projeto.Estou l para responder a qualquer pergunta sobre tecnologia.Meu parceiro elabora o case para os benefcios ao negcio, revela Nickolaisen. Essa abordagem demonstra que TI est alinhada com objetivos de negcio. Ele tambm encoraja os diretores de negcio a tratar o CIO como seu consultor de TI interno confivel, o que ajuda muito a evitar projetos que no traro benefcios. Na americana Fidelity Wide Processing, uma unidade da Fidelity Investments, a equipe de TI participa de cada plano de negcio,quer o projeto seja voltado primordialmente para tecnologia ou no. So poucos os investimentos que no tm um aspecto de tecnologia, observa Douglas Sutton, presidente da empresa.

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3 - CRIE UM QUADRO DE CUSTO-BENEFCIO RACIONAL Em parceria com o patrocinador na rea de negcio, classifique o projeto por tipo e depois se aprofunde nos benefcios previstos. Os benefcios podem ser tangveis e facilmente medidos (hard benefits) ou difceis de quantificar e medir (soft benefits). As vantagens do projeto podem variar e incluir benefcios financeiros, alinhamento estratgico, maior satisfao do cliente e reduo de risco. Inclua cenrios diferentes para garantir um elemento de avaliao de risco. Se o retorno sobre o investimento (ROI) est baseado em aumentar as vendas, por exemplo, o CIO precisa levar em conta o fato de que esse aumento talvez seja inferior ao previsto ou nem ocorra. Se os benefcios no se materializarem, ter de se desdobrar para explicar por que eles no deram resultado ou para realizar trabalho adicional e faz-los acontecer. Recentemente, Sutton ficou desanimado quando descobriu que apenas 12% dos clientes corporativos da Fidelity estavam usando um novo sistema de pedido na web, enquanto que a taxa de adoo prometida havia sido de 80%. A equipe de TI tinha feito todo o trabalho de coletar requisitos dos clientes e elaborar uma soluo tecnicamente slida. Mas a equipe de TI no levou em conta a necessidade de reeducar clientes e usurios internos sobre o valor de usar o sistema. Eu disse ao meu grupo de tecnologia que ela havia cometido um erro, conta Sutton.Agora, a equipe de TI est empenhada em educar usurios para aumentar a taxa de adoo.O executivo espera ver 80% de uso por clientes corporativos em 90 a 120 dias, aps um investimento adicional de tempo da equipe, no de dinheiro. Essa experincia o ensinou a sempre incluir no business case as implicaes do gerenciamento de mudana de qualquer projeto. Alm dos riscos associados ao comportamento dos usurios, o CIO ter que avaliar os riscos inerentes sua indstria. Por exemplo, quando a Pulte Mortgage executou o projeto de gerenciamento de processo de negcio no ano passado, o business case identificou diversas fases distintas no projeto e as priorizou. Ser conservador nessa fase de obter a melhor relao custo-benefcio ajudar muito a preservar sua credibilidade. Joe Lacik conta sua experincia em uma grande empresa de telecomunicaes. As pessoas chegavam e perguntavam quanto custaria criar o sistema? Eu respondia: vai custar US$ 1,2 milho. Surpreendentemente, diz ele, no importava a quantia que dissesse, pois sempre conseguia elaborar um business case que daria dinheiro. Lacik, atual vice-presidente de servios de informao da Aviall Services, distribuidora de peas de aviao, mudou o processo de forma que uma pessoa avaliasse os benefcios potenciais e outra pessoa avaliasse os custos para ver se os elementos dois casavam. 4 - NO IGNORE SOFT BENEFITS Tradicionalmente, uma das maiores dificuldades de um plano de negcio quantificar soft benefits, como o crescimento de 3 of 5 18/4/2004 22:48

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http://www.computerworld.com.br/AdPortalV3/adCmsDocument... de negcio quantificar soft benefits, como o crescimento de imagem da marca e satisfao do cliente. Quando o profissional de TI tem a sorte de ter nmeros tangveis, s vezes tende a deixar essa discusso totalmente de lado.Mas um erro deixar soft benefits de lado porque no d para ningum saber de antemo o que influencia os responsveis pela tomada de deciso.As pessoas tomam decises baseadas muito mais em aspectos intangveis do que tangveis, diz Jack 5 Keen, da Deciding Factor. Talvez o CIO pense que tem um plano de negcio irrefutvel baseado em hard benefits, mas o CEO pode no concordar.Use os intangveis como um amortecedor. Recorra a soft benefits para contar uma histria no case. Para se proteger contra soft benefits imprevisveis, Nickolaisen, da Deseret, divide um plano de negcio para uma grande implementao em fases distintas. Os benefcios s vezes so bastante problemticos. No passamos para a fase 2 se no tivermos obtido os benefcios da fase 1, diz. Essa abordagem reduz riscos, j que os responsveis pela tomada de deciso podem escolher no dar continuidade a um grande projeto se os benefcios no atingirem as expectativas. Alguns projetos so necessrios para promover metas corporativas estratgicas. Com freqncia, eles so difceis de quantificar em termos de nmeros. Nos primrdios da web, por exemplo, no havia mtricas para avaliar o valor de criar um website. As empresas simplesmente acreditaram que a internet era o futuro do negcio. 5 - FAA O PARCEIRO DE NEGCIO USUFRUIR OS BENEFCIOS No faa promessas que no possa cumprir. Em outras palavras, certifique- se de que a unidade de negcio que vai beneficiar-se do novo sistema assuma responsabilidade formal por fazer os benefcios se concretizarem. Se um novo pacote de software vai reduzir o pessoal de RH, por exemplo, garanta que o diretor da rea concorde em fazer os cortes. Ns fazemos com que as pessoas sejam responsveis; cada iniciativa precisa de um fiador, e esse fiador responsvel por garantir que os resultados sejam alcanados, afirma Sutton, da Fidelity.As metas tm de ser estabelecidas no incio e aprovadas antes que qualquer investimento seja feito. Quando essa meta envolve ganhos de produtividade e redistribuio de pessoal, Sutton certifica-se da adeso dos lderes de negcio antes de comprometer dinheiro.Identificamos os indivduos que sero realocados depois que o sistema for implementado ou procuramos saber com quanto mais volume vamos lidar sem acrescentar pessoal. Os chefes tm uma tendncia natural amanter seu pessoal, mesmo que tenham elaborado seu business case baseado em redues de funcionrios. Como CIO, voc pode fornecer tecnologia eficaz em termos de custos e isso til, mas no capaz de gerar os benefcios sozinho.E o plano de negcio precisa refletir este fato bsico. Nickolaisen, da Deseret, aprendeu isso com atraso. Depois que um projeto no cumpriu o prometido, as unidades de negcio o procuraram e disseram: Achamos que ele ia reduzir o estoque em 15%. Ele retrucou: Gerencio um bando de

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http://www.computerworld.com.br/AdPortalV3/adCmsDocument... o estoque em 15%. Ele retrucou: Gerencio um bando de programadores; no posso fazer isso acontecer. Essa foi uma das grandes lies que aprendi, diz ele. Agora, quando prepara um business case, Nickolaisen vai at seus parceiros de negcio e pergunta por quais benefcios eles esto dispostos a se responsabilizar. Isso coloca o nus onde ele deve estar, sobre a pessoa que pode produzir a mudana exigida. Preparar um plano de negcio mais uma arte do que uma cincia. Mas, depois que se pega o jeito, pode ser divertido. Como diz Nickolaisen: Gosto de preparar um business case. O patrocinador do negcio me orienta e eu tambm o oriento. Isso melhora minha credibilidade e meu acesso. (CIO Magazine/EUA) |Computerworld - Edio 403 - 25/02/2004|
12/04/2004

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