Aspel-NOI 40 Distribuidor Guia Curso Propedeutico

Sistema de Nmina Integral
Aspel-NOI Versin 4.0
Gua Curso Propedutico Distribuidor
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0
Elaborado por: Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S.A. de C.V. Cerrada de Suiza #17 Col. San Jernimo Aculco Del. Magdalena Contreras C.P. 10400 Mxico, .D.F Febrero/2005
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Temario 1. 2. Introduccin .................................................................................................................................................................. 1 1.1 Objetivo del curso............................................................................................................................................... 1 Generales ....................................................................................................................................................................... 1 2.1 Asistente de instalacin..................................................................................................................................... 1 2.2 Activacin del sistema ....................................................................................................................................... 6 2.3 Cmo empezar a trabajar con Aspel-NOI? ...............................................................................................11 2.3.1 Abrir empresa............................................................................................................................................11 2.3.2 Cambio de directorio y fecha. ...............................................................................................................11 2.3.3 Cerrar empresa .........................................................................................................................................12 2.4 Datos de la empresa .........................................................................................................................................12 2.5 Creacin de la base de datos ..........................................................................................................................13 2.6 Operaciones de aplicacin general ...............................................................................................................14 2.7 Teclas de acceso rpido ...................................................................................................................................15 2.8 Personalizacin de la barra de herramientas..............................................................................................16 2.9 Salir.......................................................................................................................................................................16 3. Configuracin del sistema ....................................................................................................................................... 17 3.1 Modo alterno de captura.................................................................................................................................17 3.2 Preferencias ........................................................................................................................................................17 3.2.1 Aplicaciones y copiado especial............................................................................................................17 3.3 Tablas del sistema.............................................................................................................................................17 3.4 Calendarios .........................................................................................................................................................20 3.5 Parmetros de la nmina ................................................................................................................................21 3.5.1 Generales....................................................................................................................................................22 3.5.2 Cuotas del IMSS ........................................................................................................................................24 3.5.3 Retencin IMSS .........................................................................................................................................25 3.6 Parmetros del sistema ...................................................................................................................................26 3.6.1 Generales....................................................................................................................................................26 3.6.2 Percepciones y deducciones ..................................................................................................................28 3.6.3 Bases fiscales.............................................................................................................................................29 3.7 Perfiles de usuarios ...........................................................................................................................................30 4. Catlogos del sistema............................................................................................................................................... 32 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5. Departamentos ..................................................................................................................................................32 Puestos.................................................................................................................................................................33 Trabajadores.......................................................................................................................................................34 Percepciones y deducciones ...........................................................................................................................41 Tipos de faltas....................................................................................................................................................44
Captura de Movimientos.......................................................................................................................................... 45 5.1 Movimientos a la Nmina...............................................................................................................................45 5.1.1 Por trabajador ...........................................................................................................................................45 5.1.2 Una Per/ded varios trabajadores ..........................................................................................................46 5.1.3 Un trabajador varios movimientos ......................................................................................................46 5.2 Programacin de movimientos ......................................................................................................................48 5.3 Descuento por crdito Infonavit....................................................................................................................49 5.4 Descuento por crdito Fonacot .....................................................................................................................50 5.4.1 Recepcin de informacin......................................................................................................................50 5.4.2 Envo de informacin...............................................................................................................................50 5.4.3 Comparacin de informacin................................................................................................................51 5.5 Captura por archivo ..........................................................................................................................................52 5.6 Horas extras........................................................................................................................................................54 5.7 Faltas ....................................................................................................................................................................55 5.7.1 Faltas ...........................................................................................................................................................55 5.7.2 Faltas todo el perodo .............................................................................................................................57
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 5.8 Vacaciones ..........................................................................................................................................................57 5.9 Clculo inverso...................................................................................................................................................58 5.10 Incremento de salarios ..................................................................................................................................59 5.10.1 Incremento individual .............................................................................................................................59 5.10.2 Incremento general..................................................................................................................................60 6. Clculos en el sistema............................................................................................................................................... 63 6.1 Clculo de ISR.....................................................................................................................................................63 6.1.1 Clculo mensual .......................................................................................................................................63 6.1.2 Clculo Ajustado ......................................................................................................................................67 6.2 Clculo de IMSS .................................................................................................................................................70 6.2.1 SDI Fijo........................................................................................................................................................70 6.2.2 SDI Variable ...............................................................................................................................................73 6.2.3 SDI Mixto....................................................................................................................................................74 6.2.4 Clculo de retencin IMSS .....................................................................................................................75 6.3 Clculo anual de ISR .........................................................................................................................................79 6.4 Clculo de ISR cuando aplica Art.142...........................................................................................................84 7. Procesos........................................................................................................................................................................ 87 7.1 Borrado de acumulados ...................................................................................................................................87 7.2 Traspaso de acumulados .................................................................................................................................88 7.3 Corte anual .........................................................................................................................................................89 7.4 Fondo de ahorro ................................................................................................................................................91 7.5 Nmina de reparto de utilidades (PTU).......................................................................................................93 7.6 Nmina de aguinaldo .......................................................................................................................................97 7.7 Finiquitos.............................................................................................................................................................98 7.7.1 Renuncia voluntaria.................................................................................................................................98 7.7.2 Rescisin de contrato por tiempo determinado ...............................................................................99 7.7.3 Rescisin de contrato por tiempo indeterminado......................................................................... 101 7.8 Reingresos ........................................................................................................................................................ 102 7.9 Avisos al IMSS mediante IDSE V2.0 ........................................................................................................... 104 7.9.1 Trmites para obtener el NPIE y el Certificado digital................................................................. 105 7.9.2 Generacin del archivo ........................................................................................................................ 112 7.9.3 Envo de los movimientos afiliatorios desde aspel.com .............................................................. 113 7.10 Enlace con el Sistema nico de Autodeterminacin (SUA)............................................................... 118 7.11 Interfase con Aspel-BANCO ...................................................................................................................... 122 7.12 Interfase con Aspel-COI ............................................................................................................................. 124 7.12.1 General..................................................................................................................................................... 124 7.12.2 Departamento........................................................................................................................................ 126 7.12.3 Cuenta auxiliar....................................................................................................................................... 128 7.12.4 Trabajador............................................................................................................................................... 130 7.13 Exportacin de la nmina .......................................................................................................................... 132 7.14 Eliminacin de nminas.............................................................................................................................. 133 7.15 Acumulados de nminas ............................................................................................................................ 134 7.16 Pago electrnico........................................................................................................................................... 135 7.17 Declaracin Informativa de Sueldos y salarios ..................................................................................... 136 8. Consultas....................................................................................................................................................................139 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 8.10 8.11 Consulta de nmina....................................................................................................................................... 139 Consulta de recibos de nmina................................................................................................................... 139 Consulta de movimientos a la nmina ..................................................................................................... 140 Consulta de faltas .......................................................................................................................................... 140 Consulta de Vacaciones................................................................................................................................ 141 Acumulados del trabajador.......................................................................................................................... 141 Histrico de Salarios...................................................................................................................................... 144 Percepciones por base fiscal ........................................................................................................................ 145 Acumulados por Per/Ded.............................................................................................................................. 146 Desglose de Per/Ded ................................................................................................................................... 147 Acumulados de la empresa........................................................................................................................ 147
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 8.12 Personalizacin de consultas..................................................................................................................... 148 8.13 Copiado especial .......................................................................................................................................... 150 8.14 Publicacin de informacin mediante Infoweb .................................................................................... 151 8.14.1 Contratacin del servicio .................................................................................................................... 151 8.14.2 Creacin y configuracin de un sitio de Infoweb .......................................................................... 153 8.14.3 Publicacin de consultas e informacin mediante Infoweb y configuracin del sitio ......... 159 9. Reportes .....................................................................................................................................................................165 9.1 Nmina ............................................................................................................................................................. 165 9.2 Desglose de moneda...................................................................................................................................... 165 9.3 Movimientos por trabajador........................................................................................................................ 165 9.4 Por percepcin / deduccin.......................................................................................................................... 166 9.5 Movimientos por departamento ................................................................................................................ 166 9.6 Destajos............................................................................................................................................................ 167 9.7 Depsitos y aportaciones............................................................................................................................. 168 9.7.1 Depsitos de pago de nmina............................................................................................................ 168 9.7.2 Aportaciones al Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR.)............................................................ 168 9.8 Acumulados por Per/Ded.............................................................................................................................. 169 9.9 Horas extras..................................................................................................................................................... 169 9.10 Faltas............................................................................................................................................................... 170 9.11 Vacaciones..................................................................................................................................................... 170 9.12 Recibos de nmina....................................................................................................................................... 170 9.13 Credenciales .................................................................................................................................................. 170 9.14 Aniversarios de la empresa........................................................................................................................ 171 9.15 IMSS................................................................................................................................................................. 172 9.16 Impuesto mensual ....................................................................................................................................... 174 9.17 Impuesto anual ............................................................................................................................................. 175 9.18 Cuotas Obrero-Patronales ......................................................................................................................... 176 9.19 Consolidado de empresas .......................................................................................................................... 177 9.20 Formatos ........................................................................................................................................................ 180 9.20.1 Lista de raya............................................................................................................................................ 180 9.20.2 Pensiones................................................................................................................................................. 180 9.20.3 Trabajador............................................................................................................................................... 181 9.20.4 Del usuario .............................................................................................................................................. 182 9.21 Forma fiscal 37 Constancia de sueldos y salarios................................................................................ 182 10. Utileras..................................................................................................................................................................183 10.1 Creacin del siguiente perodo ................................................................................................................. 183 10.2 Control de archivos ..................................................................................................................................... 184 10.3 Cierre de nmina.......................................................................................................................................... 185 10.4 Generacin y reinstalacin de respaldos................................................................................................ 186 10.4.1 Generacin de respaldos ..................................................................................................................... 186 10.4.2 Reinstalacin de respaldos.................................................................................................................. 187 10.5 Traductor de nminas................................................................................................................................. 188 10.6 Editor de reportes ........................................................................................................................................ 189 10.6.1 Reportes internos .................................................................................................................................. 190 10.6.2 Reportes fto............................................................................................................................................ 190 10.6.3 Ciclos del sistema.................................................................................................................................. 191 10.6.4 Campos del editor................................................................................................................................. 192 10.6.5 Comandos del editor ............................................................................................................................ 193 10.6.6 Edicin de reportes ............................................................................................................................... 194 10.7 Especificar impresora .................................................................................................................................. 194 10.8 Aspel-AL Actualizacin en lnea ............................................................................................................... 195
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 1. Introduccin
Aspel-NOI es un sistema administrativo que automatiza el control de todos los aspectos de la nmina empresarial, facilita y agiliza el clculo de: los impuestos de los trabajadores y de la empresa, cumpliendo con la legislacin fiscal y laboral de acuerdo a las Reformas de Diciembre de 2004 a la LISR, las retenciones de IMSS, simplificando considerablemente los procesos administrativos. Realiza el enlace con bancos para la dispersin de la nmina, calcula automticamente las aportaciones al SAR y el Reparto de utilidades, genera los movimientos afiliatorios de los trabajadores para ser enviados al IMSS a travs de Internet en el esquema IDSE 2.0, y la informacin requerida por el SAT para las Declaraciones Informativas, entre muchas otras operaciones. Permite obtener los recibos de nmina y diversos reportes. Aspel-NOI tiene como principal funcin simplificar el control administrativo que implica el clculo de la nmina de las Micro, Pequeas Y Medianas empresas (MiPYMEs). 1.1 Objetivo del curso
El asesor conocer todo el proceso a seguir para la implementacin del sistema de Nmina Integral AspelNOI 4.0. Desde la instalacin y configuracin, la captura de la informacin de los trabajadores e incidencias de un perodo de nmina, ejecutar los diversos procesos para facilitar los clculos de impuestos y cumplir con las obligaciones de la empresa ante las diferentes Instituciones como la Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico (SHCP), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Infonavit, entre otras. Conocer las consultas y reportes ms importantes para obtener la informacin necesaria y relevante para facilitar la toma de decisiones en las empresas. 2. Generales
El sistema Aspel-NOI 4.0 opera sin necesidad de Registro durante 30 das posteriores a la instalacin, al trmino de ste perodo, deber ser Registrado para que pueda ser utilizado, a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION el sistema slo operar para una empresa sin poder personalizarlo; sin embargo, despus de los 30 das del perodo de gracia y en caso de no realizar la ACTIVACION, el sistema dejar de funcionar, permitiendo el acceso nicamente en modo de consulta. 2.1 Asistente de instalacin
Para poder instalar Aspel-NOI 4.0 es necesario realizar el procedimiento que se menciona a continuacin: a) Una vez ejecutado el autorun al introducir el disco de instalacin en la unidad de CD ROM, deber elegir la opcin Instalar. b) El sistema cargar y ejecutar el Asistente de instalacin como se muestra en la siguiente figura.
Notas del asistente:
Figura 2.1-1 Asistente de Instalacin.
InstallShield Wizard es el Asistente de instalacin de Aspel-NOI 4.0, el cual se muestra en la Figura 2.1-1. Al iniciar el Asistente de instalacin, se muestra una ventana de Bienvenida, donde para continuar con la instalacin se debe hacer clic en , para regresar y hacer cambios en la instalacin debe hacer clic en y para salir del asistente haga clic en . d) Se debe leer detenidamente la Licencia de Uso y Garanta, y si se est de acuerdo con ella deber Aceptarse haciendo clic en para continuar con la instalacin, o en caso contrario se debe hacer clic en y el asistente terminara con el proceso de instalacin.
c)
Figura 2.1-2 Licencia de uso y garanta.
e) Elegir el tipo de instalacin. Existen 2 tipos de instalacin del sistema: Local o Servidor y como Estacin de trabajo. A continuacin se explica cada uno de ellos.
Local o Servidor: Esta opcin se debe seleccionar si la instalacin que se desea ejecutar es completa y de manera local, es decir, cuando se trabajar el sistema en una sola PC, o si se trabaja en una red ClienteServidor se debe ejecutar nicamente en el equipo o computadora destinada como Servidor. Estacin de trabajo: Est opcin se debe seleccionar slo si se cuenta con una red de rea local (LAN) y se est instalando en una terminal o estacin de trabajo, para ello es necesario que se haya realizado la instalacin previamente en la maquina Servidor. Cabe mencionar que si no se instala de esta manera, no se podr manejar el sistema en red y no se podrn realizar instalaciones completas y nicamente compartir el directorio de los datos, -como se lleg a utilizar en versiones anteriores-. IMPORTANTE Sin importar el tipo de instalacin que se elija, el sistema es instalado completamente en la PC de manera local, y acceder al Directorio de Archivos Comunes (DAC) donde se encontrarn los archivos de control, empresaw.noi, y los datos, entre otros.
Figura 2.1-3 Tipo de Instalacin.
Nota: Requerimiento exclusivo de software para el equipo o computadora definido como Servidor: Es necesario contar con un sistema operativo Microsoft Windows NT, 2000, XP superior. En caso de que se tengan equipos que deban acceder al sistema pero que no estn conectados en red, ser necesario adquirir Licencias de Sistema base y no Licencias de usuarios adicionales. IMPORTANTE: En caso de que el sistema se vaya a trabajar en red, es decir, que ms de un equipo vaya a acceder al mismo, es necesario que todas las estaciones de trabajo estn conectadas a una red de rea local (LAN). Adems se debe definir el equipo o computadora que operar como Servidor y diferenciarlo de los que sern estaciones de trabajo. Esto se debe principalmente a que la instalacin que debe realizarse en cada caso es diferente, y que las estaciones no podrn trabajar si el Servidor no se encuentra activo. f) Elegir el directorio de instalacin. El asistente propone como directorio de instalacin C:\ Archivos de programa \ Aspel \ AspelNOI 4.0, como se muestra en la Figura 2.1-4, pero si se desea instalar en una carpeta destino diferente se puede indicar desde el botn . Se recomienda realizar la instalacin del sistema de manera local sin importar el tipo de instalacin.
Figura 2.1-4 Directorio de instalacin.
Figura 2.1-5 Directorio del DAC.
g) Indicar el Directorio de Archivos Comunes (DAC). Debe indicar una ruta donde todos los usuarios de la red deben tener acceso, y la cual servir para compartir la informacin entre todas las aplicaciones Aspel (Figura 2.1-5). En el caso de una Instalacin en red, se debe asignar la unidad del recurso compartido por el servidor; ejemplo X:\. h) Grupo de programas. Indicar la carpeta donde se generarn los iconos de acceso al sistema desde la opcin Programas, para lo cual puede seleccionar el sugerido Aspel uno de la lista ya existente, como se muestra en la figura 2.1-6.
Figura 2.1-6 Seleccin del Grupo de programas.
i) j)
El asistente de instalacin comenzar a copiar los archivos requeridos por el programa y realizar las operaciones asignadas en el Asistente, incluyendo la configuracin del BDE Administrador. Al termino del copiado de archivos y para concluir con la instalacin, el asistente sugiere ver la informacin de ltimo momento e Iniciar Aspel-NOI 4.0, como se observa en la Figura 2.1-7. La opcin que no se requiera slo se debe deshabilitar y posteriormente dar clic en el botn .
Figura 2.1-7 Fin de la instalacin.
Configuracin en el Servidor Una vez instalado el sistema en el equipo que fungir como Servidor, debe ingresarse a Aspel-NOI al men Utileras/Servidor de Licencias y activar dicha opcin. En ese momento el Servicio Licencias de usuarios Aspel se activar.
Figura 2.1-8 Activar la opcin Servidor de Licencias desde el Servidor. IMPORTANTE El manejo y control de acceso de los usuarios al sistema se lleva a cabo mediante el Servicio Licencias de usuarios Aspel el cual se puede consultar ingresando a Panel de Control/Herramientas Administrativas/Servicios. Los servicios nicamente se encuentran disponibles en los sistemas operativos Microsoft Windows XP, 2000, NT, 2003 o superior; de ah la importancia de que si se desea manejar el sistema en red, el equipo que fungir como Servidor debe contar con alguno de estos sistemas operativos. Si el servicio ya est funcionando en el Servidor, debe permitir ejecutar desde el mismo Servidor tantas sesiones de Aspel-NOI como nmero de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuarios adicionales. Es importante mencionar que el equipo debe estar Activo y el Servicio deber tener el estatus de Iniciado para que las Estaciones de trabajo puedan acceder correctamente al sistema. Si se cuenta con Windows XP en el equipo Servidor y se tiene instalado el Service Pack 2 se deber agregar el archivo ServLicASP.exe -que se encuentra en la ruta C:\Windows\System32- a la lista de Excepciones del firewall de Windows desde el Panel de Control. Si el sistema No permite abrir tantas sesiones de Aspel-NOI como nmero de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuarios adicionales significa que el Servicio est siendo bloqueado por un firewall, y deber agregarse a las excepciones del firewall. El servicio nicamente debe estar iniciado en el equipo Servidor. Notas del asistente:
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 2.2 Activacin del sistema
El sistema opera sin necesidad de Registro durante 30 das a partir de su instalacin, posterior a este periodo, el sistema deber ser Registrado para que pueda ser utilizado, a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION, el sistema slo operar para una empresa, sin poder personalizarlo con los datos de la misma. Despus de los 30 das del perodo de evaluacin y en caso de no realizar el proceso de ACTIVACION el sistema dejar de funcionar, permitiendo el acceso al mismo slo para consulta. Debido a la importancia de la Activacin, al trmino de la instalacin se ejecutar automticamente el Asistente de Activacin como se muestra en la Figura 2.2-1 o podr acceder a l desde el men Utileras / Activacin.
Figura 2.2-1 Asistente de Activacin.
Durante cada acceso al sistema desplegar un mensaje a manera de recordatorio indicando el nmero de das restantes para realizar el proceso de Activacin del sistema antes de impedir su uso, como se muestra en la Figura 2.2-1. Para llevar a cabo el proceso de Activacin ser necesario contar con una conexin a Internet desde cualquier PC de la empresa o incluso desde un caf Internet, y continuar con el Asistente de Activacin dando un clic en la opcin Activar Sistema Ahora, con lo que el asistente continuar.
Figura 2.2-2 Mtodo para Activar el sistema.
A continuacin se debern especificar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin. En caso de corresponder a una Actualizacin, el asistente solicitar el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin de la versin anterior.
Figura 2.2-3 Indicar el Nmero de serie y Cdigo de activacin del sistema.
En las siguientes dos ventanas de Datos de Registro del Cliente es muy importante considerar que se deben especificar los Datos del Propietario del sistema, dichos datos son obligatorios y se deben especificar de manera ordenada y fidedigna ya que se utilizarn para cualquier aclaracin al respecto de la propiedad del sistema. No necesariamente debern corresponder a la primer empresa que se registrar en el sistema.
Datos de Registro del propietario del sistema
Figura 2.2-4 Datos de registro del sistema.
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Nota: Los Datos de Registro del Cliente no necesariamente deben coincidir con los datos de la primer empresa registrada en el sistema.
Figura 2.2-5 Datos de Registro del sistema.
En el siguiente paso se presentan dos opciones, y la eleccin de alguna de las dos depender de si se cuenta o no con una conexin a Internet en el equipo o computadora donde se instal el sistema. En caso de contar con dicha conexin se deber seleccionar la opcin Activacin en lnea, como se muestra en la Figura 2-2-6a.
Figura 2.2-6a Peticin de Activacin en lnea del sistema.
IMPORTANTE: En caso de contar con Nmeros de serie de usuarios adicionales, deber acceder a la pgina www.aspel.com.mx/activacin y realizar el Enlace de los nmeros de usuarios adicionales antes de realizar el proceso de Activacin por cualquiera de las dos opciones: En lnea o Desde otro equipo. Notas del asistente:
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 En seguida el Asistente presentar una ventana de Resumen de informacin (Figura 2.2.-7a), donde se muestra la informacin capturada en los pasos previos: Nmero de serie, Cdigo de activacin, y Datos de Registro del cliente, con la opcin a regresar para modificarlos o dar un clic en el botn de Activar para finalizar con el registro del sistema. En ese momento el sistema realizar la conexin con el Servidor Aspel, y en caso de ser satisfactoria la conexin se enviar el mensaje correspondiente Finalizando as el proceso de Activacin, en caso contrario se recomienda intentarlo ms tarde.
Figura 2.2-7a Resumen de informacin en la Activacin en Lnea. Como segunda opcin en la Peticin de Activacin del sistema se encuentra la posibilidad de hacerlo desde otro equipo diferente a donde se instal el sistema-, y debe utilizarse cuando no se cuenta con una conexin a Internet en ese momento en el equipo o computadora donde se instal el sistema. Para ello se deber seleccionar la opcin Activar desde otro equipo y dar clic en el botn Siguiente (Figura 2.2-6a). A continuacin se debe especificar la Ruta donde se crear el Archivo de Peticin de Activacin, el cual tendr que ser transportado a otro equipo o computadora (mediante un disquete, un cd, la red, por ejemplo) donde SI se cuente con una conexin a internet, ya sea a otra computadora de la empresa o a una computadora de un caf Internet.
Figura 2.2-6b Creacin del Archivo de Peticin de Activacin.
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Una vez creado el Archivo de Peticin de Activacin, el asistente presentar una ventana de Resumen de informacin (Figura 2.2.-7b), donde se deber dar un clic en la opcin Guardar.
Figura 2.2-7b Resumen de la informacin en la Activacin desde otro equipo.
Para continuar con el proceso de Activacin desde otro equipo, se deber copiar el Archivo de Peticin de Activacin a otro equipo donde SI se tenga una conexin a Internet, y accediendo a la pgina www.aspel.com.mx/activacin se deber procesar el archivo, indicando la ruta donde se guard el archivo (unidad de 3 por ejemplo) y obtener as un Archivo de Respuesta de Activacin del sistema, el cual se deber descargar y transportar al equipo o PC donde se instal el sistema. Una vez ya obtenido el Archivo de Respuesta de Activacin se debe acceder desde el equipo donde se instal el sistema al Asistente de Activacin, desde el men Utileras/ Asistente de Activacin, y continuar con el Asistente seleccionando la opcin Procesar una Solicitud de activacin previa. El sistema solicitar entonces la ruta del Archivo de respuesta de activacin y permitir la activacin del sistema.
En caso de haberse presentado un fall en la conexin con el Servidor Aspel por internet cuando se realizaba la Activacin en lnea el sistema presentar una ventana sugiriendo intentarlo ms tarde, como se muestra en la Figura 2-2-8.
Figura 2.2-8 Error en la Activacin del sistema.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 2.3 Cmo empezar a trabajar con Aspel-NOI? Para empezar a trabajar se deber ejecutar el programa NOIWIN.EXE, y se puede hacer de diferentes maneras: 1) A travs del acceso directo que se encuentra en el escritorio, 2) Mediante el Explorador de Windows o Mi PC buscando la carpeta donde fue instalado el sistema, 3) Desde la opcin Inicio/ Ejecutar, 4) Mediante el icono creado en el grupo de programas. 2.3.1 Abrir empresa Ruta de Acceso: Archivos/ Abrir empresa o con el icono .
La versin de Aspel-NOI 4.0 maneja de 1 hasta 99 empresas, y el usuario no tiene que solicitar la asignacin de claves de alta para personalizar la razn social de la empresa, y se podrn personalizar o hacer uso de ellas nicamente cuando el sistema ya se encuentre ACTIVADO. Despus de ejecutar el programa se muestra el dialogo de Abrir empresa, como se observa en la Figura 2.3.1-1, en donde se debe seleccionar la empresa a trabajar y posteriormente se debe capturar el usuario y la contrasea para poder acceder a la empresa.
Empresa con la cual se trabajar.
Cuando se acaba de instalar el sistema por default al usuario Administrador, se le asigna la Clave de acceso ASPEL1 o la tecla F8.
Figura 2.3.1-1 Dilogo de Abrir empresa.
2.3.2
Cambio de directorio y fecha. Ruta de Acceso: Archivos/ Cambio de periodo o con el icono .
Posteriormente de Abrir empresa, el sistema muestra el dialogo de la Figura 2.3.2-1, el cual permite asignar el directorio de trabajo y la fecha de la nmina con la que se va a trabajar. Es recomendable que este directorio siempre sea el mismo, y que contenga todos los formatos (*.fto) como son los recibos de nminas, lista de raya, etc. No es necesario cerrar el sistema para cambiarse de periodo, ya que se puede hacer desde la opcin Cambio de perodo.
Figura 2.3.2-1 Cambio de Directorio y Perodo.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 2.3.3 Cerrar empresa Ruta de Acceso: Archivos / Cerrar empresa o con el icono .
Esta opcin trabaja en conjunto con Abrir empresa, ya que para cambiarse de empresa es necesario Cerrar la empresa actual, de lo contrario la opcin Abrir empresa estar deshabilitada. Se puede ejecutar desde la ruta de acceso antes mencionada y no es necesario salir del sistema para cambiar de una empresa a otra. 2.4 Datos de la empresa Ruta de acceso: Utileras/ Configuracin/ Datos de la empresa.
Figura 2.4-1 Datos de la empresa. Cuando se instala el sistema por default se crea la empresa 1 como EMPRESA INVALIDA, S.A. DE C. V., la cual se podr personalizar despus de haber ACTIVADO el sistema. Debido a que la empresa 1 ya se encuentra creada, para su personalizacin es necesario hacer clic en el botn , y se mostrar un dialogo como el de la Figura 2.4-2. En este dilogo se deben de capturar los Datos de Identificacin de la empresa, como son: la razn social, el RFC, etc. sin necesidad de capturar una clave de alta ni una clave maestra para cada empresa -como ocurra en versiones anteriores-. Existe un nuevo control de usuarios en el cual el administrador es el mismo para todas las empresas, a diferencia de los usuarios que operarn el sistema, ya que a cada uno de ellos se le puede definir un Perfil de Usuario para indicar a cual(es) empresa(s) y a que informacin podr acceder dicho usuario. En esta versin se pueden manejar hasta 99 empresas las cuales se pueden registrar con el botn -sin la necesidad de solicitar claves de alta para cada una de las empresas- . Una vez registradas no se pueden dar de baja. Al hacer cambios o dar de alta empresas se mostrara un dilogo como el de la Figura 2.4-2. En el caso de que se desee hacer cambios, simplemente se debe seleccionar la empresa a modificar dando un clic sobre el nombre.
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Figura 2.4-2 Datos de la empresa.
2.5
Creacin de la base de datos
Existen dos maneras de Crear una base de datos nueva dentro del sistema. La primera de ellas es que al acceder al sistema se indique una fecha de nmina que no exista dentro del directorio de trabajo, donde el sistema mostrar un mensaje como el de la Figura 2.5-1.
Figura 2.5-1 Cambio de periodo.
Dicho mensaje informa que la base de datos no existe para la fecha de nmina indicada, y pregunta si se desea instalar, al dar un clic en Si el sistema desplegar una serie de mensajes preguntando si se desea crear los catlogos estndar de Tablas y de Percepciones / Deducciones, como se muestra en las siguientes figuras:
Figura 2.5-2 Creacin de archivos.
Figura 2.5-3 Creacin de archivos.
Al finalizar la creacin de la base de datos el sistema manda otro mensaje indicando que se ha instalado la base de datos para la fecha de nmina indicada, y el nmero de empresa con la que se cre. Si en el mensaje de la Figura 2.5-1 se le indica que No, el sistema mostrar una ventana(Figura 2.5-4), en la cual indica que se deber utilizar Control de archivos para instalar la base de datos.
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Figura 2.5-4 Cambio de periodo.
La segunda opcin para crear la base de datos en Aspel-NOI es desde Utileras / Control de archivos, y mediante el botn que se encuentra en los botones de la derecha. Se recomienda siempre crear el catlogo estndar de Percepciones / Deducciones ya que este se encuentra configurado de acuerdo a la legislacin laboral y fiscal vigente. Nota: Las nminas deben crearse de acuerdo a la fecha de pago. Por ejemplo, si en la empresa se paga quincenalmente, se podran crear nminas con fechas del 15 de Enero y 31 de Enero. 2.6 Operaciones de aplicacin general
En todos los sistemas de la lnea Aspel, se manejan botones o iconos de acceso rpido, mismos que ejecutan determinadas funciones. Estos botones se encuentran en la barra de herramientas de cada men o mdulo que integran el sistema. A continuacin se presentan los iconos ms comunes, as como su descripcin: Agregar Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catlogo en que se encuentre. Tambin se puede activar esta opcin desde cualquier catlogo oprimiendo las teclas ALT + INSERT. Este botn permite modificar la informacin que haya sido capturada con anterioridad dentro del catlogo en el que se encuentre. Tambin se puede modificar informacin dando doble clic en el registro o ubicndose en el registro y oprimiendo la tecla ENTER. Permite dar de baja o eliminar el registro seleccionado. El sistema mandar un mensaje de confirmacin por si se desea cancelar la operacin. Tambin se pueden eliminar registros oprimiendo las teclas ALT + SUPR. No todas las consultas permiten eliminar registros para mantener la integridad de la base de datos. Permite localizar un registro en especfico de acuerdo a las caractersticas que se indiquen en el filtro. Tambin se puede activar la bsqueda oprimiendo la tecla de funcin <F3>. Permite seleccionar informacin de los catlogos y mostrar slo aquella que cumpla con las caractersticas establecidas en el filtro. Tambin se puede activar esta opcin oprimiendo la tecla de funcin <F5>. Permite restablecer en orden de la informacin de un catlogo despus de haber realizado un filtro, as como restaurar despus de haber usado la funcin de Buscar. Tambin se puede restaurar informacin oprimiendo la tecla de funcin <F6>. Esta opcin permite utilizar peridicamente informacin generada por el sistema, y que ser manipulada en una hoja de clculo, as como mantenerla actualizada en caso de que se haga un cambio en el sistema mediante la vinculacin de datos.
Modificar
Eliminar
Buscar
Filtrar
Restaurar
Copiado Especial
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Esta funcin permite transportar y convertir los datos de diversas consultas del sistema en archivos ASCII, Dbase, Lotus 123, Excel, Paradox e Internet mediante una copia. De esta manera podr generar y abrir un archivo en el formato indicado. Permite imprimir las consultas, catlogos, y reportes que da el sistema. Cada reporte presenta los datos ordenados de manera diferente, la cual puede ser filtrada y ordenada de acuerdo a como se requiera. Esta funcin permite preparar una consulta para ser publicada en un sitio web contratado con el servicio Infoweb, este proceso se debe ejecutar cada vez que se desee publicar una consulta. Esta funcin publica las consultas que se encuentren preparadas, y se cuenta con la opcin de configurar el hospedaje para estar ejecutndose automticamente despus de preparar una consulta. Esta funcin permite llevar la consulta a un dispositivo compatible con Palm , o en formato Microsoft Excel .
Exportacin
Imprimir
Preparar
Publicar
Exportar a Palm
2.7
Teclas de acceso rpido
La funcionalidad de las teclas de acceso rpido permiten al usuario una mayor velocidad en el manejo del sistema, agilizando la captura de informacin, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el mouse. Cada funcin del men tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar dicha funcin. Archivos ALT + A Por Ejemplo: Presiona las teclas ALT + A y luego la letra P y vers que se abre el Catlogo de Percepciones y deducciones. Otras Teclas de acceso rpido de uso general son: Abrir Ventanas de Captura: Cerrar Ventanas de Captura: Cerrar un catlogo: Despliegue de Catlogos: Cerrar el Sistema: ALT + Ins ESC Ctrl + F4 F2 ALT + F4 Edicin ALT + E Consultas ALT + C Fiscales ALT + F Reportes Procesos Utileras Ventana ALT + R ALT + P ALT + U ALT + N Ayuda ALT + Y
Al estar ubicado en ventanas de captura aparecen signos de interrogacin y al presionarlos despliegan la informacin del catlogo que se haya accedido; esta misma funcionalidad se puede obtener al presionar la tecla F2.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 2.8 Personalizacin de la barra de herramientas
La personalizacin de la barra de herramientas permite activar procedimientos o funciones mediante un Icono, lo cual es ms practico que activar alguna funcin o procedimiento mediante el men.
Barra de Iconos Actual
Agrega el Icono
Barra de Iconos Disponibles Para salir de la personalizacin de la Barra de un clic aqu. Efecta los cambios en la Barra Figura 2.8-1 Personalizacin de Barra de Herramientas.
Elimina el Icono Restaura la Barra Actual Genera un espacio entre el Icono seleccionado y el siguiente.
2.9
Salir Ruta de Acceso: Archivos / Salir o con el icono .
La opcin salir permite terminar la sesin del sistema.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 3. Configuracin del sistema
Antes de comenzar a trabajar con el sistema es muy importante configurarlo de acuerdo a las necesidades de la empresa y cumpliendo con la legislacin laboral y fiscal de acuerdo a las diferentes leyes que rigen su funcionamiento, como son: la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), la Ley del Seguro Social (LSS) y sus reglamentos. 3.1 Modo alterno de captura Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / Modo alterno de captura. Activar el modo alterno de captura permite, dentro de las ventanas de captura, desplazarse de un campo a otro con la tecla Enter, la cual realizar la misma funcin que la tecla tabuladora. Si no se activa el modo alterno de captura, para desplazarse de un campo a otro dentro de las ventanas de captura se debe oprimir la tecla tabuladora, y la tecla Enter servir para aceptar los datos capturados. 3.2 Preferencias Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / Preferencias o con el icono .
Las Preferencias del sistema permiten indicar las aplicaciones con las cuales se dar funcionalidad al editor de reportes, las hojas de clculo y la calculadora dentro de Aspel-NOI. Adicionalmente permiten indicar el formato para el Copiado especial. 3.2.1 Aplicaciones y copiado especial En esta opcin se definen las aplicaciones que se tendrn asociadas al sistema. Las aplicaciones asociadas son el editor de textos, la calculadora y la hoja de clculo, para todas ellas se debe especificar la ruta donde se encuentren los ejecutables de tales aplicaciones. Asimismo, se pueden definir el los formatos para realizar el copiado especial, ya sea texto, Lotus 123 (wk1), Excel o los tres; y si van a incluir o no Encabezados y Totales.
Figura 3.2.1-1 Preferencias: Aplicaciones asociadas y Copiado especial.
3.3
Tablas del sistema .
Ruta de Acceso: Archivos / Tablas del sistema o con el icono
Las tablas del sistema se utilizan para especificar los valores que se tomarn en cuenta en el clculo de las nminas. Los tipos de tablas que se pueden utilizar son: Clculo (ISR), Salario (S. D. I. : Aguinaldo y Prima Vacacional) y Vacaciones (Das de vacaciones y prima vacacional). En este mdulo se pueden agregar tablas que requiera el usuario, as como modificar las existentes para adecuarlas a sus necesidades.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Como se mencion anteriormente, las tablas de tipo clculo se utilizan para determinar el ISR, tanto mensual como anual. En ellas se deben capturar las tablas de los Arts. 113 (ISR mes), 114 (Subsidio mes), 115 (Crdito al Salario mes), 177 (ISR anual), y 178 (Subsidio anual) de la Ley del Impuesto sobre la renta (ISR), mismas que son publicadas en el Diario Oficial de la Federacin (DOF). A continuacin se presentan las tablas que publica la Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico (SHCP) y como deben de capturarse en Aspel-NOI. Tablas para el clculo del Impuesto mensual, vigentes para el 2005 y publicadas en el Diario Oficial de la Federacin el 1ro de Diciembre del 2004.
Tarifas publicadas en el D. O. F. Tarifas que deben capturarse en Aspel-NOI
Impuesto Art.113
Lmite inferior 0.01 496.12 4,210.13 7,400.09 8,602.28 Lmite superior 496.11 4210.12 7,400.08 8,602.27 En adelante Cuota fija 0.00 14.88 386.35 928.54 1,229.08 % aplicable sobre el excedente 3.00 10.00 17.00 25.00 30.00
Tabla estndar 1
Limite Superior 496.11 4210.12 7400.08 8602.27 999,999,999.99 Cuota Fija 0.00 14.88 386.35 928.54 1,229.08 Porcentaje 3.00 10.00 17.00 25.00 30.00
Subsidio Art.114
Lmite inferior 0.01 496.12 4,210.13 7,400.09 8,602.28 10,299.27 20,772.13 32,739.74 Lmite superior 496.11 4,210.12 7,400.08 8,602.27 10,299.26 20,772.12 32,739.73 En adelante Cuota fija 0.00 7.44 193.18 464.23 614.55 869.09 2,125.83 3,202.91 % de subsidio sobre imp. marginal 50.00 50.00 50.00 50.00 50.00 40.00 30.00 0.00
Tabla estndar 3
Limite Superior 496.11 4,210.12 7,400.08 8,602.27 10,299.26 20,772.12 32,739.73 999,999,999.99 Cuota Fija 0.00 7.44 193.18 464.23 614.55 869.09 2,125.83 3,202.91 Porcentaje 1.50 5.00 8.50 12.50 15.00 12.00 9.00 0.00
Crdito al Salario Art. 115

Lmite inferior 0.01 1,769.12 2,604.92 2,653.62 3,473.17 3,538.17 3,785.89 4,446.56 4,717.60 5,335.90 6,225.24 7,114.54 7,383.00 Lmite superior 1,769.11 2,604.91 2,653.61 3,473.16 3,538.16 3,785.88 4,446.55 4,717.59 5,335.89 6,225.23 7,114.53 7,382.99 En adelante Cuota fija 360.35 360.19 360.19 360.00 347.74 338.61 338.61 313.62 287.62 260.85 224.47 192.66 0
Tabla estndar 5
Limite Superior 1,769.11 2,604.91 2,653.61 3,473.16 3,538.16 3,785.88 4,446.55 4,717.59 5,335.89 6,225.23 7,114.53 7,382.99 999,999,999.99 Cuota Fija 407.05 406.87 406.87 406.66 392.81 382.49 382.49 354.27 324.90 294.66 253.56 217.63 0 Porcentaje 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Como se puede observar las diferencias son: En las tablas que se capturan en Aspel-NOI se omite la columna de Lmite Inferior en las tres tablas. En la tabla de Subsidio a capturar en Aspel-NOI se hace la modificacin de la columna de porcentaje, es decir, no captura tal cual el dato que se publica en la tabla del D O F. Para poder entender esta diferencia es necesario saber cmo se calcula la retencin de ISR mensual, de acuerdo con lo que establece la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR): ART. 113 Base Gravable (-) Lmite Inferior (=) Excedente (x) Porcentaje (=) Impuesto antes de C. F. (+) Cuota Fija (=) Impuesto ART. 114 Base Gravable (-) Lmite inferior (=) Excedente (x) Porcentaje Art. 113 (=) Impuesto Marginal (x) Porcentaje Art. 114 (=) Subsidio sobre Imp. Marginal (+) Cuota Fija (=) Subsidio al 100% (*) Factor de Subsidio Acreditable (=) Subsidio Acreditable ART. 115 Monto correspondiente de acuerdo al rango de ingresos. Una vez teniendo estos resultados se hace la siguiente operacin: Impuesto (Art. 113) (-) Subsidio (Art. 114) (-) Crdito al Salario (Art. 115) (=) ISR C. S.
Como se observa en el recuadro del clculo del Art.114 , se realiza una doble multiplicacin de los porcentajes del Art.113 y el Art 114 de la LISR. En Aspel-NOI no se realiza esta operacin como mecnica del clculo, sino que se obtiene un factor (que se captura en la tabla), y corresponde a la simplificacin de dicha multiplicacin de porcentajes, mismo que el sistema emplea para llegar al resultado. % ART. 113 % ART. 114 % NOI 3.00 10.00 17.00 25.00 30.00 30.00 30.00 x x x x x x x 50.00 50.00 50.00 50.00 50.00 40.00 30.00 = = = = = = = 1.50 5.00 8.50 12.50 15.00 12.00 9.00
Figura 3.3-1 % de la tabla de NOI.
NOTA: La operacin que se hace para obtener los porcentajes que se capturan en NOI es la que se muestra en la Figura 3.3-1. Adems en la tabla correspondiente al crdito al salario sobra la columna de porcentaje, por lo que se debe dejar con ceros esta columna.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Practica 1. Actualizacin de las Tablas de Impuesto. Instrucciones: Actualizar las tablas del sistema con los datos que a continuacin se presentan: Tablas para el clculo de ISR Anual 2004, que debern ser capturadas dentro de Aspel-NOI 4.0. Tabla de ISR Anual (Art. 117) Limite Superior 5,270.28 44,732.16 Cuota Fija 0.00 158.04 Porcentaje 3.00 10.00 17.00 25.00 32.00 33.00 Tabla de Subsidio Anual (Art. 178) Limite Superior 5,270.28 44,732.16 78,612.72 91,383.84 Cuota Fija 0.00 79.08 2,052.24 4,931.64 Porcentaje 50.00 50.00 50.00 50.00 50.00 40.00 30.00 0.00
78,612.72 4,104.24 91,383.84 9,864.12 109,411.44 13,056.84 999,999,999.99 18,825.60
109,411.44 6,528.48 220,667.04 9,412.68 347,801.64 24,098.64 999,999,999.99 37,066.32
3.4
Calendarios Ruta de Acceso: Archivos / Calendarios o con el icono .
Los calendarios del sistema permiten especificar las fechas con que se formarn los acumulados de la nmina, as como las fechas en que ocurrirn algunas situaciones como los pagos al IMSS, los depsitos del SAR INFONAVIT, entre otros. Se deben personalizar los calendarios para formar correctamente los acumulados de la empresa, de acuerdo a los perodos de pago de las nminas. Por default el sistema los configura para el manejo de nminas quincenales y no se tendrn que ajustar en caso de manejar ste tipo de nminas. Por ejemplo: en el caso de una nmina semanal se debern personalizar los calendarios de manera que stos formen el acumulado de 28 o 35 das (4 o 5 semanas) en lugar de 31, 30 28 das naturales. Es importante aclarar que el calendario mensual forma los acumulados de las percepciones y deducciones, por lo que en el caso de que se maneje el tipo de clculo de ISR ajustado en la ltima nmina del mes, el sistema tomar un monto acumulado de 31 das en lugar de 28 si NO se adecuan los Calendarios del sistema. Esta es la principal razn por la que el calendario debe ser modificado de la siguiente manera:
Fecha de Inicio del

El calendario que debe adecuarse es el Mensual, para generar correctamente los acumulados. Algunos meses quedarn de 28 das y otros de 35 das, 4 o 5 semanas respectivamente.
Figura 3.4-1 Calendario Mensual No.2.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Una vez modificados los Calendarios quedarn meses con 4 o 5 semanas, como se observa en la Figura 3.4-1. Para saber cuales son los meses que tienen 4 semanas y cuales 5 se tiene que hacer el conteo de las semanas que se incluyen en cada mes a partir del primer da de pago. Ejemplo, en una nmina de Sbado a Viernes , es decir primer da es el Sbado y pagan la nmina cada semana los das viernes, Para el mes de enero cuntas semanas se tienen?. Del 1-7(1er semana), 8-14 (2da semana), 15-21(3er semana), 22-28(4ta semana) y para saber si enero Figura 3.4- 2 Mes de Enero 2005. tiene 5 semanas tiene que cumplir la siguiente regla: si la siguiente semana tiene 4 o ms das que pertenecen a este mes se considera dentro del mes de enero, si no pertenecer al mes siguiente. Dado que en el ejemplo Enero tiene 3 das en la ultima semana estos pertenecen al mes siguiente, por lo cual Enero solo tiene 4 semanas (28 das), como se observa en la Figura 3.4-1, y la fecha de inicio para el siguiente mes ser el da 29 de Enero. 3.5 Parmetros de la nmina Ruta de Acceso: Utileras / Parmetros de la Nmina o con el icono .
En esta seccin se configuran todos los aspectos relacionados al clculo de la nmina o perodo que se va a trabajar, como por ejemplo: el tipo de nmina, si es normal o especial (Una nmina especial es aquella que se cre con fecha diferente a la de pago); adems se indica si la nmina es de 7, 15 diferente nmero de das de pago, etc. Estos parmetros se almacenan en el archivo de control del catlogo de trabajadores, el cual se crea perodo con perodo, y por ello dichos parmetros pueden variar de una nmina a otra. En la prctica esto significa que si se efecta un cambio en los parmetros de la nmina stos no se vern reflejados en periodos anteriores, y no hay proceso que realice la afectacin a nminas ya creadas por seguridad en el clculo de las nminas efectivamente pagadas-, por lo que si se desea que el cambio afecte en todas las nminas es necesario hacer la modificacin periodo por periodo. Si el cambio se realiza en una nmina anterior, al realizar el traspaso de acumulados no se traspasan todos los parmetros de la nmina. Se recomienda consultar el tema Traspaso de acumulados. Nota: Se debe considerar que al realizar cambios en los Parmetros de la Nmina en nminas anteriores, se pueden llegar a modificar los montos y podran provocarse diferencias contra las retenciones o pagos ya efectuados.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 3.5.1 Generales
Existen tres pestaas de configuracin en los Parmetros de la nmina clasificados de acuerdo a su afectacin en los clculos. La primer pestaa son los aspectos Generales de la nmina, como el tipo de clculo del ISR, salarios mnimos, etc. La cual se muestra en la siguiente Figura 3.5.1-1:
a b c d e f g h i j k l m r s q o p n
Figura 3.5.1-1 Parmetros de la Nmina
a) Nmero de nmina: Se debe indicar el nmero de nmina en el ao, y depende del tipo de nmina que se maneje, si es semanal (un ao cuenta con 52 semanas) o quincenal (un ao tiene 24 quincenas), etc. y se refiere al nmero de nminas que se tiene cada ao de acuerdo a la periodicidad. La primer nmina del ao siempre es la nmina 1 y conforme se vayan creando los siguientes periodos se ira incrementando automticamente, cabe mencionar que es necesario reiniciar a 1 este dato en la primer nmina de cada ao despus de realizar el corte anual. b) Das de pago: Representa el nmero de das para efectuar el pago de salarios. Con este parmetro se define si la nmina es quincenal, semanal, etc. El sistema acepta nmeros con decimales y propone el 15.2083; que se obtiene de dividir los 365 das del ao entre 12 meses, y el resultado entre 2 pagos (en el caso de ser nmina quincenal); por ser comnmente utilizado. c) Periodicidad: En este parmetro se define la leyenda del tipo de nmina para el manejo de los reportes como Quincenal, Semanal, etc. d) Primer da: Es el primer da de la nmina. e) Das por ao: Es el nmero de das al ao que se estn tomando en cuenta para calcular la nmina y los impuestos. Este dato se utiliza en el clculo del ISR, y se recomienda modificarlo slo en los aos bisiestos. f) Das de la semana: Se utiliza para establecer el nmero de das laborables en una semana sin importar la periodicidad de la nmina (quincenal, semanal, etc). Este dato afecta a la proporcin del sptimo da que se descontar en caso de ocurrir una falta. Si un trabajador tiene una ausencia y se definen 6 das, se le descontar 1 + 1/6 das. Si se definen cinco das como das a la semana se le aplicar 1 + 2/5 das de descuento. En el recibo aparecer descontado el da, as como su parte proporcional del sptimo da que le corresponde por la falta. Slo se permite definir un 6 o un 5 como mnimo de das laborales en una semana. Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 g) Tipo de clculo: Existen tres tipos de clculo de impuesto (ISR) que el sistema puede considerar: Mensual , Ajustado y Anual. La mecnica de clculo de ISR en cada uno de ellos vara. El clculo mensual y anual se establece en la Ley del ISR, en los Artculos 113, 114, 115 y 177,178 respectivamente. El clculo Ajustado es un clculo sugerido por el sistema para reducir las diferencias de impuesto al final del ao, y no es obligatorio aplicarlo. El tipo de clculo mensual debe asignarse en todas las nminas a excepcin de la ltima de cada mes, en la cual se sugiere asignar un tipo de clculo ajustado. El tipo de clculo anual nicamente debe configurarse en la ltima nmina del ao. h) Factor subsidio: En este campo se anota el factor de subsidio Acreditable de la empresa. De acuerdo al artculo 114 de la LISR, se tiene: Factor de subsidio = 2 * (1-p), donde p es una proporcin que se calcula con base en los pagos y erogaciones de la empresa del ejercicio inmediato anterior. El factor de subsidio acreditable se obtiene de la siguiente manera: Factor de subsidio acreditable = 1 - 2 (1-p) Ejemplo: Si la proporcin p de una empresa es de 0.78, entonces el factor de subsidio acreditable que se debe anotar en este campo ser 0.56: Factor de subsidio acreditable = 1 - 2 (1-0.78) = 1 - 2 (0.22) = 1- 0.44 = 0.56 Nota: El factor de subsidio acreditable no puede ser inferior a 0.5, en caso de ser as no habr Subsidio para la empresa. Salario mnimo (SM): En este campo se escribe el salario mnimo de la zona geogrfica o Estado de la Repblica donde se encuentra la empresa. Para el ao 2005 los salarios mnimos vigentes son para la Zona A = 46.80, Zona B = 45.35 y Zona C = 44.05. Los salarios mnimos son publicados cada ao en el Diario Oficial de la Federacin (D.O.F.) y puede consultarse en la pgina web del SAT www.sat.gob.mx . j) Salario mnimo D. F.: Es la cantidad establecida para el Distrito Federal como salario mnimo. Es importante actualizar este campo (al igual que el SM) al inicio de cada ao o cuando haya alguna modificacin, ya que los topes del clculo de la retencin del IMSS se generan en base a este Salario no importando la zona geogrfica donde se encuentra la empresa. k) Tipo de clculo C. S.: Existen tres posibilidades a especificar en ste campo y deben seleccionarse de acuerdo a lo siguiente: Con devolucin.- En caso de resultar un C. S. a devolver, y el monto de ste se les pagar en la nmina a los trabajadores. Slo aplica para el tipo de clculo mensual o ajustado de ISR. Sin devolucin.- En caso de resultar un C. S. a devolver, y el monto de ste no se les pagar en la nmina a los trabajadores. Desglosado.- Al activar este parmetro aparecen los conceptos de Impuesto-Subsidio (como ISR en el recibo) y Crdito al Salario por separado, es decir, se presentar ISR. y un C. S. en la misma nmina. l) Nmina especial: Este check determina si la nmina es especial o no. Cuando se encuentra habilitado se considera como una nmina especial, y en caso contrario la nmina ser Normal u ordinaria. Una nmina especial es aquella que tiene una fecha de pago diferente a las nminas ordinarias de los das 15 y 31 de cada mes por ejemplo. Este parmetro afecta en la aplicacin de las percepciones y deducciones, ya que slo se podrn aplicar movimientos por percepciones o deducciones configuradas como Especiales. Ejemplos de nminas especiales: PTU (20/Mayo) y la nmina de Aguinaldo (20/Diciembre). m) Incrementar Sueldos a mitad de nmina: Cuando se encuentra activo este check permite capturar incrementos de salario a los trabajadores con fecha diferente al primer da de la nmina, y el sistema determinar el monto total de sueldo por los das del periodo que se aplic con un salario y los das restantes con el segundo salario, y el resultado se almacena en la variable SDO. Se recomienda consultar el tema Incremento de salarios para mayor informacin. i)
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 n) Tablas del Sistema (Clculo): En estos campos se debe capturar el nmero de tabla correspondiente al Impuesto, Subsidio Crdito al Salario del clculo de ISR Mensual y Anual, para los trabajadores. o) Tablas del Sistema (Salario); Se captura el nmero de tabla que propondr el sistema en la captura de trabajadores para la integracin del salario en su parte fija (Base de cotizacin Fija y Mixta). p) Tablas del Sistema (Vacaciones); Se captura el nmero de tabla que propondr el sistema en el alta de trabajadores para el pago de la prestacin, y la programacin del goce de vacaciones y pago de la prima vacacional. q) % Lim. Impuesto Loc.: Es el porcentaje de Impuesto local establecido por cada Estado, de acuerdo a las modificaciones Fiscales a la LISR publicados en el D.O.F. el 1ro de Diciembre en el 2004, para la retencin de ISR en el 2005 o en el momento en que se establezca en la legislacin de cada Estado, la cual no debe exceder del 5%, de acuerdo a la resolucin mencionada. r) Lmite veces SM: En este campo se define el nmero de salarios mnimos como exencin de previsin social y que actualmente es de 7SM de acuerdo al Art. 109 de la LISR. s) ISR incluye lmite de exencin: Este check indica si el clculo de ISR considera el lmite de exencin para aquellas percepciones que acumulan para la previsin social exenta. Al activarla la ventana de desglose de clculo de ISR cambia automticamente. 3.5.2 Cuotas del IMSS
En esta pestaa se visualizan los topes y porcentajes que se aplicarn a la base de cotizacin para cada una de las ramas que forman la retencin del Seguro Social, tanto del patrn como del trabajador. En la columna de Tope (SF) se encuentran los nmeros de salarios mnimos del Distrito Federal que el IMSS indica como tope para cada uno de los rubros (Riesgo de trabajo, Enfermedad y maternidad, Invalidez y vida, etc); en la columna de % Patrn se encuentra el porcentaje que le corresponde aportar a la empresa por cada rubro, y en la columna de % Obrero se muestran los porcentajes que se aplicarn a los clculos de la retencin del IMSS de los trabajadores. Los conceptos que no se encuentran disponibles, como se observa en la siguiente figura, en la columna de % Obrero, se debe a que son cubiertos totalmente por el patrn.
Figura 3.5.2-1 Parmetros de la Nmina.
Es importante actualizar estos datos al comienzo de cada ao para garantizar un correcto clculo de las retenciones del IMSS. Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 3.5.3 Retencin IMSS
Estos parmetros determinan la forma de clculo del Salario Diario Integrado (SDI), el monto que se debe validar para retener o no la cuota del IMSS a los trabajadores, los das a considerar para la parte variable del SDI, y la forma en que se deben considerar las faltas por ausentismo en el rubro de Enfermedad y Maternidad:
Figura 3.5.3-1 Parmetros de la Nmina.
a) Forma de clculo del SDI. Valida si la parte variable del SDI para trabajadores con base de cotizacin variable o mixta, se realizar por el acumulado de Ingresos variables de la nmina o del bimestre anterior o si se considerar el SDI capturado manualmente para cada trabajador. b) Validar para retencin IMSS. Se puede seleccionar entre dos opciones, El salario diario la cual valida si el trabajador percibe el salario mnimo de la zona, en caso de ser cierto no se le genera retencin del IMSS o El total de percepciones, y valida si al suma de todas las percepciones que percibe el trabajador son menores o iguales al SM, y en caso de ser cierto no se genera retencin de IMSS para el trabajador. c) Descuenta faltas por ausentismo en el clculo de la retencin de IMSS en al rama de Enfermedad y Maternidad. d) Das a considerar para parte variable de SDI. De acuerdo a ste parmetro los ingresos determinados como variables se dividirn validando el acumulado de das trabajados considerando faltas-, o los das calendario sin considerar faltas- para cada trabajador en el clculo de la parte variable del SDI.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 3.6 Parmetros del sistema .
Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / Parmetros del Sistema o con el icono
Estos parmetros de configuracin se definen por empresa y se almacenan en el archivo empresaw.noi, el cual se localiza en la misma carpeta donde se instal el sistema y se encuentra el archivo ejecutable; dichos parmetros afectan la configuracin de operacin del sistema como: claves secuenciales en el alta de trabajadores, puestos, departamentos, etc., clculos especficos como el Crdito de Infonavit, acumulado de C. S. Aplicado en el ao, aportaciones voluntarias de Infonavit y SAR, entre muchos ms. Estos ltimos datos que son tiles para clculos especficos se almacenan en el Catlogo de Trabajadores, especficamente en el archivo de control. La definicin de las bases fiscales, su leyenda y calendario para la formacin de los montos, se almacenan en el archivo empresaw.noi, es decir, algunos parmetros del Sistema se guardan dentro del archivo de control del catlogo de trabajadores y los restantes en el archivo empresaw.noi. Cualquier afectacin en estos parmetros se ven reflejados en todas las nminas, ya que se aplican de manera general al sistema y no por cada una de las nminas, a excepcin de los datos de la pestaa de las Percepciones / deducciones, los cuales se almacenan en el archivo del catlogo de trabajadores y por ello son independientes para cada nmina. 3.6.1 Generales
Existen tres pestaas dentro de la Configuracin del sistema. La primera de ellas, son los aspectos generales concernientes a la operacin cotidiana del sistema, como son: si se desea claves secunciales, redondeo a pesos, da de inicio de captura de horas extras, etc.; como se observa en la siguiente Figura 3.6.1-1.
a b c d e f g h
j k
l m n
Figura 3.6.1-1 Parmetros del Sistema.
a) Redondeo a pesos: Redondea todas las cantidades capturadas. Al activar este parmetro se pueden ocasionar diferencias o errores de aproximacin si se compara contra clculos manuales. b) Manejo de puestos: En caso de activar este parmetro, cuando se realice el alta de un trabajador, el sistema forzar la captura de la clave del puesto para continuar capturando y automticamente sugerir el salario que se asign al puesto, aunque ste ltimo se puede modificar. Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 c) d) e) f) g) Manejo de departamentos: Cuando se da de alta un trabajador, el sistema pedir la clave del departamento al que pertenece para continuar con la captura de informacin. Clave secuencial de trabajadores: Si est activo, los trabajadores se darn de alta automticamente con una clave consecutiva, la cual es sugerida por el sistema. Si no se activa este parmetro se podr capturar la clave libremente la cual puede ser alfanumrica- y sin ser necesariamente secuencial. Clave secuencial de puestos: Los puestos se darn de alta con una clave consecutiva automticamente, la cual es sugerida por el sistema. Si no se activa este parmetro se podr anotar la clave libremente la cual puede ser alfanumrica-. Clave secuencial deptos.: Los departamentos se darn de alta con una clave consecutiva automticamente, la cual es sugerida por el sistema. Si no se activa este parmetro se podr anotar la clave libremente. Captura das de disfrute y P. V.: Si se activa este parmetro al estar realizando la captura de vacaciones a un trabajador, el sistema permitir modificar los das de disfrute y los das de pago de prima vacacional. En caso de estar inactivo el sistema asigna automticamente los das que le corresponden de acuerdo a su antigedad y se obliga al pago de la prima vacacional en la misma nmina en que se capturan los movimientos. Carac. compatibles con NOI-DOS: De esta manera se permite reconocer los caracteres especiales (como letras acentuadas, la letra , etc.) de la informacin generada en las versiones de Aspel-NOI en DOS y los hace compatibles con la versin actual. Orden del nombre trabajador: Se establece la forma en que se presentar ordenado el catlogo de trabajadores de acuerdo al nombre o apellidos de cada trabajador. Lim. H. Extras por semana: Si se activa este parmetro se indicar que el tope para el clculo de horas extras ser en base al nmero de horas extras por semana, de lo contrario el tope semanal ser en base al nmero de das que se indique en la ventana de captura de horas extras. Inicia en: Permite la captura de horas extras a partir del da que se indique en este campo. Debe ir de acuerdo a la fecha de inicio de la nmina. Por ejemplo, si la nmina comienza el da Martes 4 de Enero del 2005 y la fecha de pago son los lunes, entonces el da de pago de la prxima nmina sera el 10 de Enero del 2005, por lo que se deber indicar como da Inicia en, el da Martes. Rangos para filtros: Todos los filtros para la emisin de Reportes y consultas se utilizan con delimitadores de la informacin, de forma continua y discontinua (por ejemplo, cuando los trabajadores que se desean incluir en el reporte son un rango discontinuo); por default el guin medio- es el carcter delimitador de informacin continua, ejemplo: 1 20, que quiere decir del registro1 al 20 sern incluidos en el reporte. Adicionalmente el carcter separador , se utiliza para la informacin discontinua ejemplo, 1, 5, 6 que quiere decir que solo se seleccionarn el registro1, el 5 y despus el 6. Mediante sta opcin estos caracteres delimitadores son configurables. rea geogrfica del SM: Zona geogrfica de donde se localiza la empresa la cual solo puede ser A, B y C, y se utilizar para realizar la declaracin anual de sueldos y salarios. Directorio de trabajo: Es la ruta donde se encuentra la carpeta donde se guardar la informacin de la Empresa. La ruta especificada aqu ser la que proponga el sistema cada vez que se accede al mismo.
h) i) j) k)
l)
m) n)
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 3.6.2 Percepciones y deducciones
En esta pestaa se definen las Percepciones y deducciones que requiere el sistema para determinar clculos especficos o acumulados como por ejemplo el del C. S. Aplicado en el ao, esto con el fin de que el sistema sepa reconocer cuales son las percepciones o deducciones que considerar para dichos procesos. Es muy importante saber que estos datos se almacenan en el catlogo de trabajadores en el archivo de control, y por consiguiente pueden variar de una nmina a otra.
Percepciones para generar los movimientos de tiempo extra. Percepciones para el pago de vacaciones y P.V. Aguinaldo para la Integracin del SDI Finiquitos
Aportaciones voluntarias Considerada para el proceso de FONACOT ISR para el 2005 y 2006 Habilita los campos en la captura de un movimiento por Crdito Infonavit
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 3.6.3 Bases fiscales
Desde esta ventana de configuracin se pueden modificar los nombres de las bases fiscales que utiliza el sistema para determinar los acumulados del sistema y con base en ello realizar los clculos de impuestos, as como el periodo con el que se consideran para cada una de las Percepciones y deducciones. Como se ver en el captulo de Percepciones y Deducciones, las bases fiscales 1 a la 5 son las ms importantes, y vienen predefinidas en el sistema y no se recomienda cambiarlas.
La finalidad de una Base Fiscal es generar los acumulados que el sistema utiliza para el clculo de ISR, Salario diario integrado, Impuesto sobre la nmina, PTU, entre otros. Adems mediante ellas se permite definir las partes gravables y exentas de cada una de las percepciones de la nmina para cada uno de los rubros correspondientes, como ISR, ISN, IMSS, PTU, etc. El sistema presenta 9 Bases las cuales con configurables como se presenta en la siguiente Tabla: Nombre
Base Fiscal 1 ISR
Periodo
MENSUAL
Observaciones
Acumula todos los ingresos gravables que reciba el trabajador durante un mes con la finalidad de calcular el ISR a retener. El periodo de acumulacin est definido como mensual debido a que los pagos provisionales de Impuesto se realizan mes a mes. Acumula todos los ingresos que debern integrarse para formar el SDI del trabajador de acuerdo a la base de cotizacin con la cual se determinar el IMSS a pagar. Nota: Como consecuencia de la actualizacin realizada a las disposiciones en la Ley del Seguro Social en el Art. 30, cuando el SDI se integra por elementos variables para los trabajadores con Base de Cotizacin variable o mixto, la actualizacin se efectuar bimestralmente. Es importante NO confundir este clculo bimestral con la emisin de los reportes IMSS que son de acuerdo con el calendario IMSS (mensualmente), as mismo el pago de las cuotas obrero-patronales al IMSS se realizan de manera mensual.
Base Fiscal 2 IMSS
BIMESTRAL
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Base Fiscal 3 Infonavit IMSS Acumula todos los ingresos sobre los cuales se calcular el salario base de cotizacin con el que se determinar el INFONAVIT a pagar. Acumula todos los ingresos sobre los cuales deber pagarse el Impuesto sobre la Nmina, el cual puede variar en cada Estado. Acumula el total de ingresos que debern considerarse al momento de calcular el reparto de utilidades para cada trabajador. Disponible para que se defina sobre qu concepto y qu perodo deber acumularse la base fiscal.
Base Fiscal 4 ISN (Impuesto MENSUAL sobre la Nmina) Base Fiscal 5 Acumulable PTU MENSUAL Base fiscal 6 - Base fiscal 9 Libres MENSUAL
Por ejemplo. De acuerdo a la mecnica establecida en el Art. 113 vigente a partir del 2005 y publicada en el D.O.F. del 1 de Diciembre del 2004, se tendr que definir una nueva base fiscal que servir para generar el acumulado y clculo del Impuesto local definido en la legislacin de cada Estado. 3.7 Perfiles de usuarios
Aspel-NOI 4.0 maneja un nuevo esquema de Perfiles de usuario, donde la identificacin de un usuario dentro del sistema se hace por medio de un nombre de usuario y su clave de acceso. Todos los usuarios creados dentro de los Perfiles se generan como usuarios Aspel, es decir, estos usuarios podrn tener acceso a cualquier sistema Aspel adems de NOI-, y la informacin de ellos se almacena en la carpeta Archivos comunes Aspel (DAC), es por eso que en una instalacin en red esta carpeta tambin se debe de compartir para que las estaciones de trabajo funcionen correctamente. Los perfiles se definen por sistema y existe un Administrador por cada sistema Aspel. El administrador permite configurar los datos de todas las empresas; y desde que se da de alta un usuario se define a que empresas puede acceder. De esta manera se optimiza el control de acceso a la informacin de los usuarios, para todas las empresas registradas y de todos los sistemas Aspel. La definicin de los usuarios y perfiles se genera con una barra de herramientas que facilita el proceso de operacin en la captura:
Figura 3.7-1 Barra de herramientas.
Barra de Herramientas del Mdulo de Perfiles de usuarios Nuevo Usuario Habilita / Deshabilita Grabar perfil modificado Permite agregar un nuevo usuario Aspel, y se puede realizar oprimiendo las teclas Ctrl. + N. Mediante est opcin se Habilita o Deshabilita el acceso a la carpeta seleccionada del perfil, y tambin se puede hacer con clic secundario sobre la carpeta o con doble clic sobre la misma. Guarda los cambios efectuados en un perfil modificado. Est opcin permite cancelar los cambios efectuados a un perfil. Desde est opcin se pueden crear perfiles predefinidos en base a un perfil modificado por el administrador.
Cancela Cambios Agregar perfil predefinido
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Empresa seleccionada para la asignacin de usuarios y modificacin de perfiles. Permite imprimir los perfiles de todos los usuarios asignados a la empresa seleccionada. Est opcin permite generar respaldos del archivo de los usuarios Aspel y tambin se permite restaurarlos.
Seleccionar Empresa Imprimir Perfil Respaldar / Restaurar
La ventana para la edicin de los Perfiles de Usuario se muestra en la Figura 3.7-2.
Figura 3.7-2 Perfiles de usuarios.
Con los Botones y , se registran o se quitan los usuarios a la empresa seleccionada. Cuando se instala el sistema, por default al Administrador se le asigna una clave de acceso: Aspel1, y sta se puede cambiar, haciendo clic secundario sobre el administrador, y luego un clic en la opcin Prop. Administrador. Como se indic anteriormente es un solo administrador para todas las empresas que se tengan registradas en el sistema, y al igual que en versiones anteriores si la clave del administrador se pierde no hay manera de recuperarla, y se tendra que volver a instalar el sistema para poder definirla nuevamente.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 4. Catlogos del sistema
Son aquellos Mdulos del sistema en los cuales se ingresa la informacin al sistema necesaria para poder llevar a cabo el clculo de la nmina, efectuar procesos, consultar informacin, emitir reportes, etc. Los catlogos deben tener la secuencia de captura de acuerdo al orden sugerido en sta gua para simplificar la edicin de los registros posterior a su captura. 4.1 Departamentos Ruta de Acceso: Archivos / Departamentos o con el icono .
El catlogo de departamentos se utiliza para registrar y describir los diferentes departamentos con que cuenta la empresa, y que posteriormente se podrn asignar a los trabajadores durante el alta de los mismos. Adems se pueden modificar los datos de los departamentos dados de alta, o eliminar departamentos con los cuales ya no se desee trabajar.
Clave ; puede ser o no secuencial, esto es configurable Si se lleva una cuenta por cada departamento se debe capturar la cuenta.
Descripcin del departamento
Si maneja centros de costos en COI, capture el nmero de departamento. Figura 4.1-1 Alta de Departamentos.
Al dar de alta un departamento muestra un dialogo como el de la Figura 3.1-1. Cuando el campo Clave se encuentra configurado como secuencial en los Parmetros del sistema aparece inhibido en la ventana de alta o edicin de un departamento, y una vez grabado el registro no es posible modificar la clave. Los campos Cuenta COI y Centro de Costos COI se deben especificar en funcin del manejo de la contabilidad, es decir si se maneja la contabilidad con Centros de costos (Cuentas departamentales en Aspel-COI) y estos tienen una clave diferente al Departamento correspondiente de Aspel-NOI se deben capturar en el campo Centro de Costos COI, o si se maneja una cuenta contable para cada departamento, esta se debe capturar en el campo Cuenta COI.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Practica 2: Captura de Departamentos. Instrucciones. Capturar la siguiente lista de departamentos: Clave Descripcin 1 Ventas 2 Pedidos 3 Mostrador 4 Mercadotecnia 5 Atencin a Clientes 6 Almacn 7 Trfico 8 Intendencia 9 Empaque y Entrega 10 Recursos Humanos 4.2 Puestos Ruta de Acceso: Archivos / Puestos o con el icono . Cuenta COI Centro de Costo 6000-001-000 2 6000-002-000 2 6000-003-000 2 6000-004-000 2 6000-005-000 2 6000-006-000 3 6000-007-000 3 6000-008-000 3 6000-009-000 3 6000-010-000 3
En este catlogo se definen los diferentes puestos o plazas que se manejan en la empresa, mismos que se podrn asignar a cada trabajador al momento de darlos de alta. Tambin se pueden modificar y eliminar. Al entrar a la captura de puestos se desplegar una ventana como la siguiente figura:
Clave ; puede ser o no secuencial, de acuerdo a la configuracin. El Salario Diario capturado aqu es el que propondr el sistema al dar de alta un trabajador
Descripcin del Puesto Es el tope de ingresos diarios asignado a un puesto, lo cual no limita, solo advierte cuando excede del tope. Figura 4.2-1 Alta de Puestos.
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Practica 3. Captura de Puestos. Instrucciones: Capturar la siguiente lista de Puestos en Aspel-NOI 4.0. Clave Descripcin 1 Auxiliar Administrativo 2 Almacenista 3 Director 4 Mensajero 5 Coordinador de Zona 6 Ejecutivo de Cuenta 7 Auxiliar de Contabilidad 8 Chofer 9 Vendedor 10 Intendente Salario diario 127.76 120.00 860.00 60.00 230.00 145.00 162.46 80.00 90.00 65.50 Salario mximo 145.43 152.30 1,120.00 85.00 296.00 180.00 182.33 96.00 120.00 85.00
4.3
Trabajadores Ruta de Acceso: Archivos / Trabajadores / Catlogo de Trabajadores o con el icono ,
En este catlogo se dan de alta a los trabajadores de la empresa, se pueden consultar sus datos personales as como dar de baja a trabajadores. Adems al ingresar a este mdulo se podrn dar de alta los movimientos o incidencias que se presenten en un perodo de nmina mediante los iconos de acceso rpido de la barra de herramientas. Al agregar a un trabajador se desplegar un dilogo como las siguientes figuras lo representan, con sus respectivas pestaas de captura: Datos generales En los campos Departamento y Puesto se debe asignar la clave del Departamento al que pertenece el trabajador as como el puesto que ocupa en el mismo. El campo Clasificacin maneja hasta 5 caracteres los cuales pueden llevar comodines (?), y es un dato que se puede utilizar para aplicar movimientos o incidencias a los Trabajadores que coincidan con la clasificacin, en la emisin de Reportes o en cualquier otra consulta mediante el filtro de la informacin de trabajadores. El campo Fecha de Alta es la fecha en la que el trabajador ingreso a la empresa, e influye para clculos que dependen directamente de la antigedad del trabajador. El campo IMSS es el nmero de seguridad social del trabajador, si este dato no es correcto todos los movimientos generados para el IDSE sern rechazados. Se debe capturar sin guiones. Los campos RFC y CURP son requeridos para generar el archivo de la Declaracin Anual de Sueldos y Salarios por lo cual es necesaria su captura. La fotografa puede ser una imagen con formato BMP JPG, y debe tener una resolucin de 100 x 115 pxeles (tamao de una fotografa infantil).
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Figura 4.3-1 Alta de Trabajadores/ Datos Generales. Salario
Figura 4.3-2 Alta de Trabajadores/Salario.
Salario actual tomar el Salario Diario del puesto asignado o el capturado en el registro del trabajador, en el caso de que no se asigne sugerir el salario mnimo. La Fecha de aplicacin, si esta difiere de la fecha de alta, el salario actual se aplicara a partir de esta fecha, una vez almacenado el dato ya no se puede cambiar por una fecha anterior a la que se tenga almacenada por medio del sistema. La Forma de pago, puede ser Efectivo, Transferencia o Cheque influye en la generacin de diversos procesos como el pago electrnico de la nmina, la emisin del reporte de desglose de moneda, la interfase con Aspel-BANCO, etc. Para la dispersin de la nmina la forma de pago tendr que ser transferencia, en caso contrario no sern considerados los trabajadores para la generacin del archivo de pago electrnico. Depsito de la nmina. Para generar la dispersin de nmina o pago electrnico, se tendrn que capturar todos los datos del Depsito, como: Banco operador, Localidad/ Sucursal, Cuenta de
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 depsito, y Control de Banco. El control de Banco es un dato requerido por las instituciones bancarias y sirve para identificar el tipo de cuenta de cada trabajador (Cheques, Plstico o Dbito, etc). La Base de Cotizacin del trabajador debe indicarse de acuerdo a si se conoce la periodicidad y cuanta de los montos pagados al trabajador. Puede ser Fija, Variable o Mixta. Si el trabajador recibe cuando menos una percepcin variable, adems de percepciones fijas se deber especificar como Mixta. Las bases de cotizacin Fija y Mixta estn asociadas a la tabla de SDI para su integracin en la parte fija por el Aguinaldo y la Prima Vacacional, si se manejan diferentes prestaciones (das de aguinaldo y das de prima vacacional) para los trabajadores, se pueden definir diferentes tablas y asignarlas a cada trabajador al que se otorgarn dichas prestaciones para una integracin correcta del SDI. El SDI Calculado es un dato que calcula internamente el sistema de acuerdo a la configuracin en parmetros de la nmina, la tabla de SDI asignada al trabajador, la configuracin de las percepciones y los das trabajados. El SDI Capturado slo permite capturarse cuando dentro de Utileras/ Parmetros de la nmina se tiene especificado como Forma de clculo del SDI: SDI actualizado manualmente. Gravable para ISR, IMSS o Infonavit es determinante para indicar si se calcularn las retenciones correspondientes a cada rubro para cada trabajador. La Tabla de Vacaciones permite definir mediante diversas tablas, los das de disfrute y das de prima vacacional a los trabajadores, y nicamente afecta para el goce de la prestacin. Esta tabla no influye en el clculo del SDI. El check de Aplicar clculo anual delimita si al trabajador se le aplicara el Ajuste Anual de ISR, este con el fin de cumplir con lo establecido en el Art. 177 y 178 de la LISR, en donde indica que a los trabajadores que no hayan laborado los 12 meses del ao en la empresa, el trabajador tenga ingresos superiores a $300,000.00 o el trabajador as lo solicite, la empresa no se ve obligada a generar dicho ajuste. En caso de que el trabajador este en alguno de estos tres casos simplemente se desactiva este campo para que no se le genere el clculo anual de ISR. Adicionalmente este dato es importante para la Declaracin Informativa, la cual solicita indicar para cada trabajador si se le realiz el clculo anual de ISR. Los Das de descanso se deben especificar de acuerdo a los das en que el trabajador no se presenta a laborar. Este dato est relacionado con los das a la semana especificados en Utileras/ Parmetros de la nmina. Debido a que en ste parmetro se puede especificar como dato mnimo de das a la semana 5, el nmero mximo de das de descanso que se puede capturar son 2 das, sin importar cuales sean estos.
Datos personales Los datos personales son los que conforman el expediente del trabajador y slo son informativos.
Figura 4.3-3 Alta de Trabajadores/Datos Personales.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 IMSS En la pestaa IMSS, se especifican los datos complementarios para la generacin de los movimientos Afiliatorios va Disco, forma impresa o mediante IDSE, los cuales deben coincidir con los que se presentaron ante el Instituto en el caso de Modificaciones Bajas, o de lo contrario los movimientos sern rechazados por el IMSS.
Figura 4.3-4 Alta de Trabajadores/IMSS.
Al finalizar la captura de todos los datos mencionados de un trabajador y dar un clic al botn Aceptar, el sistema mostrara otro dialogo como el de la Figura 4.3-5 para la informacin del Contrato, lo cual es til para generar el Reporte de vencimiento de contratos. Solo se manejan tres tipos de contrato: Permanente, Eventual y Eventual de Construccin.
Figura 4.3-5 Alta de Trabajadores/Contratos.
En el caso de los Contratos eventuales la fecha de inicio la propone automticamente el sistema mediante la fecha de alta del trabajador; la duracin debe ser capturada en das y el sistema automticamente determinara la fecha de vencimiento. Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Al finalizar la captura el sistema despliega el mensaje de la Figura 4.3-6, para preguntar si los datos especificados son correctos, y confirmar as el almacenamiento de la informacin.
Figura 4.3-6 Confirmacin de alta de un trabajador.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Practica 4. Captura de Trabajadores. Instrucciones. Con los siguientes datos, dar de alta a los trabajadores en el sistema. Datos Generales Nombre (s): Apellido Paterno: Apellido Materno: Fecha de Nacimiento: RFC: CURP: IMSS: Departamento: Puesto: Clasificacin: Fecha de Alta:: Sexo: Salario Salario Actual: Fecha de aplicacin: Forma de Pago: Base de Cotizacin: Tabla de SDI: Banco operador: Localidad / Sucursal: Cuenta de depsito: Control de Banco: Das de descanso: Datos Personales Calle y Nmero: Colonia: Poblacin: Entidad Federativa: Cdigo postal: Lugar de Nacimiento: Telfono: E-mail: Tipo de Sangre: Estado civil: Nombre del Padre: Nombre de la Madre: IMSS Tipo de empleado: Turno: Unidad Medica Fam.: Contratos Tipo de contrato: Fecha de Inicio: Das de Duracin: Trabajador 1 Sal Jimnez Sandoval 15/10/1965 JISS651015123 JISS651015HDFLMNO9 49927731528 1 3 ADMN. 01/01/2000 M 960.00 01/01/2004 Efectivo Fija 7 2 STA. MONICA 521495624875 0000 Domingo DEL RINCON # 76 LOMAS DE SANTA LUCIA ALVARO OBREGN D. F. 14201 D. F. 56-21-32-51 sjimenez@empresa.com.mx O Negativa Casado RAUL MARTINEZ ROSA RAMREZ Confianza Mixto 10 Permanente 01/01/2004 Trabajador 2 Walter Andrade Lpez 15/11/1970 AALW701115456 AALW701115HDFLNPO1 49927468287 6 1 CONFI 01/11/2001 M 127.76 01/01/2004 Efectivo Fija 7 2 STA. MONICA 254163528956 0000 Domingo RAMIRO BARRERA # 15 GABINO LOPEZ TLALPAN D. F. 14528 D. F. 55-85-95-74 wandrade@empresa.com.mx B Negativa Soltero PEDRO GONZALEZ RENATA LOPEZ Confianza Mixto 16 Eventual 01/01/2004 29/02/2004
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Practica 4. Captura de Trabajadores. Datos Generales Nombre (s): Apellido Paterno: Apellido Materno: Fecha de Nacimiento: RFC: CURP: IMSS: Departamento: Puesto: Clasificacin: Fecha de Alta:: Sexo: Salario Salario Actual: Fecha de aplicacin: Forma de Pago: Base de Cotizacin: Tabla de SDI: Banco operador: Localidad / Sucursal: Cuenta de depsito: Control de Banco: Das de descanso: Datos Personales Calle y Nmero: Colonia: Poblacin: Entidad Federativa: Cdigo postal: Lugar de Nacimiento: Telfono: E-mail: Tipo de Sangre: Estado civil: Nombre del Padre: Nombre de la Madre: IMSS Tipo de empleado: Turno: Unidad Medica Fam.: Contratos Tipo de contrato: Fecha de Inicio: Das de Duracin: Trabajador 1 Ramiro Prez Zamora 02/02/1972 PEZR720202789 PEZR720202HDFMRMO9 69788912571 3 2 SINDI 01/01/2004 M 120.00 01/01/2004 Transferencia Fija 7 2 STA. MONICA 5235698544787522 0000 Domingo NARDOS #25 DEL VALLE ZARAGOZA D. F. 02356 D. F. 5512568912 rperez@empresa.com.mx A Positiva Soltero ANDRES PEREZ SONIA ZAMORA Sindicalizado Mixto 15 Permanente 01/01/2004 Trabajador 2 Karina Hernndez Lpez 15/12/1980 HELK801215691 HELK801215MDFRRPO1 69128012569 5 6 CONFI 01/01/2004 F 145.00 01/01/2004 Transferencia Fija 7 2 STA. MONICA 5236592471521715 0000 Domingo JOSE ORNELAS #1235 INSURGENTES POLANCO D. F. 12563 D. F. 55551245633 khernadez@empresa.com.mx O Positiva Soltera SALVADOR HERNANDEZ VIRGINIA LOPEZ Confianza Mixto 52 Permanente 01/01/2004
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 4.4 Percepciones y deducciones Ruta de Acceso: Archivos / Percepciones y deducciones o con el icono .
En este catlogo se pueden agregar hasta 999 percepciones y 999 deducciones para ser utilizadas en los perodos de nmina. En cada Percepcin y deduccin se define la manera en que van a aplicarse los movimientos, y los montos correspondientes. Su configuracin influye en clculos importantes como el clculo de ISR, el clculo del SDI de los trabajadores, la retencin de IMSS, la generacin de plizas para la interfase Aspel-COI, los acumulados de las percepciones, etc; por ello su correcta configuracin es primordial para el clculo de la nmina. La flexibilidad de configuracin de las Percepciones y Deducciones representa una ventaja ya que en caso de haber modificaciones a las Leyes fiscales que no cambien drsticamente la mecnica de clculo de Impuestos, se podr adaptar el sistema de acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes que afectan el clculo de la nmina. Al agregar una percepcin se despliega un dialogo como el siguiente: Datos generales r a b c q o p
d m e l f k j g
Figura 4.4-1 Alta de Per. / Ded.
a) Clave. La clave se conforma por una letra P D, y despus tres caracteres numricos que pueden ser desde 001 hasta 999. b) Descripcin breve de la Per. / Ded. c) Frmula. Frmula para determinar el monto de la percepcin o deduccin. Si la Percepcin o deduccin est configurada como de Aplicacin General, dicha frmula determina el monto. Si la percepcin tiene activo el parmetro de Aplica destajo, el monto determinado por la frmula ser multiplicado por la cantidad capturada mediante un movimiento individual. Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 d) Nmina. Nmina en la cual se ocupar el concepto; Normal (Ordinaria) Especial (Extraordinaria). La configuracin y aplicacin de las diferentes Percepciones y deducciones depender de la configuracin en Utileras/ parmetros de la nmina: Nmina especial. En caso de estar activo este parmetro y desear utilizar dicha Percepcin o deduccin se deber configurar como especial. Por ejemplo, para realizar el clculo de Impuesto en la nmina Especial de Aguinaldo se deber configurar la deduccin de ISR (D001) como especial. e) Aplicacin. Aplicacin General: Se calcula automticamente y afecta a varios trabajadores. La aplicacin individual solo puede realizarse mediante la captura individual de movimientos. f) Cuenta contable. La Cuenta Contable del concepto, depender del catlogo de cuentas que se maneje en la contabilidad. g) Clave del calendario. Clave del calendario en base al cual se generan los acumulados. Para percepciones ordinarias siempre debe ser el 2(mensual) para un correcto clculo de ISR. h) Monto del perodo. Monto total del Periodo sin incluir sta nmina por el concepto, y por todos los trabajadores.. i) Tipo detalle. Interfase con COI, sirve para generar el asiento contable de la nmina, y de acuerdo a las necesidades con diferentes niveles de detalle (General, Departamento., Cuenta Auxiliar y Trabajador). j) Tipo de percepcin. Tipo de ingreso para las afectaciones de la Integracin del SDI (Solo afecta a percepciones). k) Monto anual. Acumulado Anual de la Percepcin Deduccin sin incluir sta nmina. l) Nmero de tabla. El sistema busca en la tabla especificada el rango en el cual cae el monto de la Percepcin o deduccin, y regresa el valor de Cuota fija dentro de la misma tabla. m) Prestaciones de previsin social. Sirve para acumular todas las Percepciones de Previsin Social. n) Aplica destajo. Es una forma de pago de una Percepcin que depende de un parmetro variable (de acuerdo a la productividad del trabajador). Por ejemplo, la percepcin de Horas extras tiene activo el parmetro de activa destajo, ya que mediante la frmula slo se determina el monto de cada hora extra, y mediante Edicin/ Horas extras se captura el nmero de horas extra trabajadas; en este caso el sistema para determinar el monto total a pagar por el concepto horas extras realiza la multiplicacin del monto o frmula por el dato capturado en el movimiento. o) Pago en especie. Sirve para especificar que dicha percepcin le ser pagado al trabajador mediante una forma de pago diferente a efectivo, por ejemplo: vales, y ste monto se muestra en el monto neto pagado del recibo pero no en el total en efectivo. p) Aplica Art. 142. Mecnica de retencin de ISR de acuerdo al RLISR Art. 142, para prestaciones extraordinarias (Por ejemplo. Aguinaldo, prima vacacional, etc). El clculo de ISR para dichas percepciones bajo sta mecnica no es un clculo obligatorio. q) Clasificacin. Slo se aplicar la percepcin o deduccin a los trabajadores que coincidan en el campo de Clasificacin. Se pueden usar los comodines para afectar a trabajadores con diferente clasificacin. r) Status. Existen diversos status de acuerdo a la aplicacin de los movimientos y el objetivo de cada percepcin. Los status posibles son: Alta, Baja, Inactiva y Clculo. Solo el status Alta permite ver el concepto en el recibo. El status baja debe utilizarse cuando ya no se manejar tal concepto. Las percepciones de baja se eliminan automticamente al realizar el corte anual. El status Inactiva puede asignarse cuando no se utilizar temporalmente una percepcin y no se desea eliminar del sistema. El status de Clculo resulta til cuando se desea llevar un clculo o acumulado internamente con algn otro propsito dentro de la empresa. Bases fiscales Las bases fiscales debern definirse para cada Percepcin de acuerdo a la legislacin fiscal y laboral vigente. Las bases fiscales determinan los montos gravables y exentos de cada percepcin y existen 5 posibilidades para su aplicacin, y deben definirse para cada Base fiscal se manera independiente.
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Figura 4.4-2 Catalogo de Percepciones / Deduccin Campo

No definido Gravable Parcialmente gravable Exento Parcialmente exento Frmula
Definicin
Indica si no se desea establecer ningn acumulado de la Base fiscal que se est configurando. Se utiliza cuando el monto total de la percepcin debe ser gravable para la Base fiscal. El sistema indicar automticamente la clave de la percepcin en el campo Frmula. Se utiliza cuando el monto de la percepcin contiene una parte gravable y otra parte exenta para la Base fiscal. En este caso se debe indicar la frmula que determina la parte gravable. Se utiliza cuando el monto de la percepcin es totalmente exento. El sistema escribe 0 en el campo Frmula. Se utiliza cuando el monto de la percepcin tiene una parte exenta y otra gravable. La frmula que se especifique deber determinar la parte exenta. Solo se puede capturar una frmula cuando la base fiscal de la percepcin es parcialmente gravable parcialmente exento.
NOTA: Para cada Base fiscal se puede definir un tipo y una frmula o monto diferente. Practica 5. Captura de Percepciones Deducciones. Definir en el catlogo de percepciones y deducciones los siguientes conceptos de aplicacin general: Clave Concepto Caractersticas D011 Cuota sindical 1 Salario mnimo, solo a SINDI, nmina Normal, Tabla 0, Calendario 2 P020 Ayuda para Transporte 10% del sueldo, solo a los CONFI y SINDI, nmina Normal, Tabla 0, Fija P024 Vales de Gasolina 5% del sueldo, solo a los ADMN., nmina Normal, Tabla 0, Fija
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 4.5 Tipos de faltas Ruta de Acceso: Archivos / Tipos de Faltas o con el icono .
Este catlogo despliega los diferentes tipos de faltas con las afectaciones que tiene cada una en conceptos como: afectacin al 7 Da, PTU, INFONAVIT o si se considera como ausentismo o incapacidad para efectos del IMSS. Desde ste catlogo se puede modificar el concepto o nombre que se le asignar a cada tipo de falta, pero no se podrn agregar tipos de falta ya que la tabla contiene todas las combinaciones posibles que existen, por esto ltimo, tampoco se pueden modificar las afectaciones que tienen cada una de ellas a los conceptos: 7o da, PTU, Infonavit, IMSS. Por lo que es importante conocer de qu manera afectar cada uno de estos conceptos el tipo de falta que se registra para el trabajador, ya que podra ocasionar diferencias en los clculos del sistema referentes al clculo de Sueldo (7o da), el pago de la Participacin de los trabajadores en las utilidades de la empresa (PTU), Crdito Infonavit, y el Reporte del IMSS entre seleccionar un tipo de falta y otro. Al entrar al catlogo de tipos de faltas aparecer una ventana como la siguiente:
La descripcin es el nico dato que se puede modificar dentro del catlogo
Figura 4.5-1 Catlogo de Tipos de Falta.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 5. Captura de Movimientos
Consiste en el registro de las diferentes incidencias que se presenten durante el perodo de pago de nmina. En el sistema existen diferentes opciones para el registro, las cuales se mencionan a continuacin: 5.1 Movimientos a la Nmina
En este catlogo se registran las incidencias que se presentan en un perodo de nmina. Se pueden capturar movimientos a la nmina de tres formas: Por trabajador. Per/Ded varios trabajadores. Un trabajador varios movimientos. 5.1.1 Por trabajador Ruta de Acceso: Edicin / Movimientos a la Nmina / Por trabajador con el icono .
En la captura Por trabajador se puede asignar una percepcin o deduccin a un trabajador y, teniendo la posibilidad de programar los movimientos y su aplicacin, y as establecer qu seguimiento debe dar el sistema a la percepcin o deduccin en la nmina actual y las nminas posteriores. Al agregar un movimiento Por trabajador se despliega un dialogo como el siguiente: m a l
c j d e i f g
Figura 5.1.1-1 Alta de movimientos a la nmina.
a) Acumulativo con lmite monto. Permite programar un movimiento hasta que el acumulado sea igual al monto limite establecido, y se puede establecer la fecha de inicio del movimiento.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 b) Acumulativo hasta la fecha. Programa el movimiento hasta que se cumpla una fecha final, y se puede establecer la fecha de inicio del movimiento. c) Repetitivo sin lmite. Repite el movimiento n veces a partir de una fecha de inicio. d) Slo esta nmina. Solo se genera el movimiento en la nmina actual. e) Valor de descuento. Se habilita cuando se trata de un movimiento por Crdito Infonavit, y depende del mtodo establecido para el crdito de Infonavit. f) Monto lmite. Es el monto establecido como limite para la programacin del movimiento con monto limite. g) Monto acumulado. Este es el monto acumulado del movimiento, y se calcula automticamente por el sistema. h) Tipo de descuento para crdito Infonavit. Solo se habilitan cuando el movimiento es por Crdito de Infonavit y son los 3 mtodos de descuento para la Amortizacin de un crdito. i) Monto o frmula. Sirve para determinar el monto del movimiento. j) Fecha de inicio y Fecha de trmino. Son fechas que se utilizan para la programacin de movimientos por Acumulativo con lmite monto, o acumulativo hasta la fecha. k) Nmero de crdito. El nmero de crdito Infonavit y solo se habilita cuando se selecciona dicho concepto. l) Clave de la Per/ded. Capturar la clave de la Per/Ded por la cual se aplicar el movimiento. m) Clave del trabajador. Capturar la clave del trabajador al que se aplicar el movimiento. 5.1.2 Una Per/ded varios trabajadores .
Ruta de Acceso: Edicin/ Movimientos a la Nmina/ Per/Ded varios trabajadores o con el icono
Al agregar un movimiento por Per/Ded varios trabajadores Un trabajador varios movimientos slo se pueden capturar cantidades, es decir, aqu no se pueden definir frmulas. En estas opciones de captura de movimientos, se toma como base o referencia una percepcin o deduccin y para aplicarla a uno o varios trabajadores a los cuales se le aplicara el movimiento por Per/Ded. Cabe mencionar que aqu no se puede programar un seguimiento a las incidencias, y slo se aplicarn en la nmina actual.
Clave de la Percepcin deduccin
Captura de la partida
Figura 5.1.2-1 Per/Ded varios trabajadores. 5.1.3 Un trabajador varios movimientos Ruta de Acceso: Edicin/ Movimientos a la Nmina/ Un trabajador varios movimientos o con el icono .
Al igual que en la captura de Una Per/Ded varios trabajadores slo es posible capturar cantidades, y se pueden capturar movimientos nicamente para la nmina actual, ya que por medio de sta opcin no es posible programar incidencias. Notas del asistente:
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Clave del Trabajador
Captura de la partida
Figura 5.1.3-2 Un trabajador varios movimientos. Adicionalmente existe una barra de herramientas dentro de la ventana de captura de los puntos 5.1.2-1 y 5.1.3-1, la cual se muestra a continuacin: Insertar Borrar Permite Insertar un partida dentro de la ventana de captura, tambin se puede hacer oprimiendo la tecla de funcin F7. Permite Borrar una partida seleccionada en la ventana de captura, tambin se puede hacer con la tecla de funcin F8.
Cancelar Permite salir de la captura, tambin se puede hacer pulsando Esc. Grabar Graba los movimientos que se capturaron, tambin se puede hacer con la tecla de F3.
Practica 6. Captura de Movimientos a la nmina. Instrucciones: Capturar los movimientos a la nmina de la siguiente tabla, eligiendo la forma de captura que ms convenga y agilice el registro de las incidencias (Un trabajador varios movimientos, Por trabajador y Per/Ded varios trabajadores o Movimiento por trabajador). Clave del Trabajador 1y2 1,2,3 y 4 3 4 Descripcin del Movimiento Otorgar un prstamo del fondo por 3,500.00 pesos y programar el descuento para las prximas 10 nminas siguientes. Despensa por 350 solo por est nmina. Descontar un salario mnimo por Cuota sindical. Premio de asistencia por 250.00, Premio por puntualidad de 150, prima dominical de 2 salarios mnimos.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 5.2 Programacin de movimientos
Mediante la captura individual de movimientos a la nmina es posible realizar la programacin de movimientos. sta opcin permite registrar movimientos de los cuales se podr configurar su aplicacin en la nmina actual y las nminas posteriores sin necesidad de repetir su captura nmina tras nmina con diversas opciones: Aplicar Descripcin de uso Se debe utilizar cuando se desea aplicar un movimiento nmina tras nmina y se conoce un monto lmite al cual se debe llegar, y despus de ese monto el movimiento ya no debe ser aplicado. Por ejemplo en un prstamo personal a un Trabajador se podra programar el descuento va nmina hasta acumularse el monto total del prstamo. Se debe utilizar cuando se desea aplicar un movimiento nmina tras nmina y se conoce una fecha lmite hasta la cual se debe aplicar, y despus de ese fecha de nmina el movimiento ya no debe ser aplicado. Por ejemplo, en la aplicacin de un bono por las siguientes cuatro nminas, conociendo la fecha de su aplicacin. El movimiento se repetir nmina tras nmina ya que su aplicacin se realizar por un largo perodo de tiempo. Por ejemplo un descuento por crdito Infonavit.
Acumulativo con lmite monto
Acumulativo hasta la fecha
Repetitivo sin lmite
Figura 5.2-1 Programacin de movimientos.
Acumulativo con lmite Monto En caso de seleccionar la Aplicacin como: Acumulativo con lmite monto se deber especificar en el campo Monto lmite el tope que definir si se aplica o no el movimiento en la nmina actual. Si el Monto acumulado es menor al monto lmite, ya no se aplicar ms el movimiento. El monto que se ir Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 descontando ser constante en las siguientes nminas obtenindose del monto especificado en el campo Monto o frmula y se ir acumulando automticamente en el campo: Monto acumulado, por lo que se recomienda no modificarse. Acumulativo hasta la fecha Si se selecciona una aplicacin del tipo: Acumulativo hasta la fecha, ser necesario indicar la Fecha inicial a partir de la cual se aplicar el movimiento y la fecha de trmino que definir hasta cuando deba aplicarse. El monto del movimiento que se aplicar en las nminas ser constante de acuerdo a lo especificado en el campo Monto o frmula. Repetitivo son lmite En caso de seleccionar la opcin Repetitivo sin lmite se aplicar indistintamente el movimiento en las nminas posteriores pudiendo especificar nicamente la fecha de inicio. En cualquiera de las tres opciones indicadas anteriormente al crear el siguiente perodo de nmina, el movimiento se traspasar y se validar de acuerdo a las caractersticas de aplicacin de cada movimiento si se aplica o no en la nmina actual. 5.3 Descuento por crdito Infonavit
Cuando un trabajador cuenta con un Crdito en el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores denominado INFONAVIT la empresa est obligada a realizar las retenciones correspondientes a los Trabajadores y entregarlas al Instituto. De acuerdo al Crdito otorgado al trabajador y basndose en la Ley del Infonavit y sus reglamentos, y dems leyes implicadas, existen tres posibilidades para realizar el descuento a cada Trabajador: % de Salario Cuota fija Nmero de SM Al seleccionar un descuento por Crdito Infonavit se habilitarn en la parte inferior de la ventana de captura los campos correspondientes.
Figura 5.3-1. Descuento por Crdito Infonavit.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Caractersticas de un movimiento de descuento por Crdito Infonavit (D094) Al seleccionar un movimiento por descuento de Crdito Infonavit debe configurarse la deduccin utilizada dentro de los Parmetros de Configuracin del sistema, ya que de sta manera se generar correctamente la exportacin de informacin al Sistema nico de Autodeterminacin del IMSS e INFONAVIT. Se debe especificar el nmero de Crdito en la ventana de captura. En caso de seleccionar como tipo de descuento: % Salario se debe capturar en el campo Valor de descuento el porcentaje de descuento que haya determinado el Instituto, y se modificar automticamente el clculo de la retencin mediante la frmula: SI*(DP-FA)*A/100 Donde: SI= DP= FA= A= Salario diario integrado Das del perodo Faltas por ausentismo Porcentaje del salario especificado en el campo: Valor de descuento
5.4
Al seleccionar un descuento por Cuota fija se deber especificar el monto en el campo Valor de descuento. En caso de seleccionar como tipo de descuento Nmero de SM se deber capturar en el campo Valor de descuento nicamente el nmero de salarios mnimos y no el monto. Automticamente el sistema multiplicar el nmero especificado por el valor de SF (Salario mnimo del DF) especificado en los Parmetros de la nmina y lo mostrar en el campo Monto o frmula. Mediante la opcin Reportes/Depsitos y Aportaciones/Aportaciones al SAR se podr conocer el monto de las amortizaciones al Crdito por el periodo seleccionado. Descuento por crdito Fonacot
Esta opcin permite realizar enlaces tanto de la informacin que es recibida de la Delegacin de FONACOT y como de la que se enva. Al ingresar a esta opcin se cuenta con las siguientes opciones: 5.4.1 Recepcin de informacin Ruta de Acceso: Procesos / FONACOT / Recepcin de informacin o con el icono .
Para poder utilizar esta opcin es necesario que los datos del sistema coincidan exactamente con los que la Delegacin de FONACOT enva. Primero se debe verificar con el reporte Comparacin de informacin. La empresa recibe mensualmente un archivo que FONACOT enva con los montos de las deducciones que se deben aplicar a cada trabajador que cuente con crdito. Si el sistema encuentra errores cuando lee los archivos, entonces crear un reporte con los movimientos no generados con los siguientes datos: Nmero de FONACOT Crdito Clave de FONACOT proporcionada al trabajador R. F. C. del trabajador Nombre del trabajador 5.4.2 Envo de informacin Ruta de Acceso: Procesos / FONACOT / Envo de informacin o con el icono .
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Esta opcin permite crear un archivo con la informacin de los pagos de los trabajadores, para que sean enviados a la Delegacin de FONACOT. Se debe indicar el Disco y/o subdirectorio en donde se grabar la informacin a enviar, el Nombre del archivo con el cual se grabar y la fecha real de pago; la cual corresponde a la fecha en la que el trabajador realiza el pago y no siempre coincide con la fecha programada. Generalmente este archivo es creado cada mes. El reporte que se genera es el contenido del archivo PAGO.TXT, el cual no es un reporte de errores. 5.4.3 Comparacin de informacin Ruta de Acceso: Procesos / FONACOT / Comparacin de informacin. con el icono .
Esta opcin lee la informacin que enva FONACOT mediante un archivo, con la relacin de los trabajadores que adquieren un crdito con ellos, para compararla y comprobar que los datos de FONACOT sean correctos. En caso de que no lo sean, se genera un reporte de aquellos trabajadores que hayan presentado alguna anomala. Si se da este caso, entonces la empresa debe corregir la informacin correspondiente con FONACOT.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 5.5 Captura por archivo Ruta de Acceso: Procesos / Captura por archivo. con el icono .
La captura por archivo se utiliza para registrar movimientos a la nmina a travs de un archivo en formato ASCII. Mediante esta opcin se pueden registrar movimientos a la nmina como percepciones, deducciones, o faltas. Adems se permite programar movimientos por Acumulativo hasta la fecha , Acumulativo con lmite monto, repetitivo sin lmite o movimientos slo para la nmina actual. Se recomienda utilizar ste mtodo de captura cuando hay una gran cantidad de incidencias y estas se pueden presentar con frecuencia en nminas posteriores, permitiendo ahorrar tiempo y recursos en la captura de las incidencias en una nmina. Cmo puede interactuar Aspel-NOI con un Reloj checador para el control de faltas de los Trabajadores? Un Reloj checador por si mismo no puede registrar las faltas en Aspel-NOI. Lo que se puede hacer es que a travs del software del Reloj checador se genere un archivo, el cual pueda leerse desde Aspel-NOI para el registro de las faltas de los Trabajadores. Incluso con el mismo software del Reloj checador se podr validar los retardos, y considerarlo al momento de generar el archivo. Dicho archivo se debe generar con la estructura para realizar una captura de movimientos a la Nmina por archivo. Importante: Si la clave del trabajador es numrica, se debe justificar del lado derecho; y en caso de ser alfanumrica, se deber justificar a la izquierda. Si se trata de una falta, se debe escribir tres ceros (000) en lugar de la clave de Percepcin o Deduccin. Si el movimiento es una falta, se debe indicar la fecha de inicio de las faltas. En los movimientos repetitivos y sin lmite la fecha final se puede dejar en blanco. El monto lmite, el acumulado y los espacios que no se utilizan se debern dejar con espacios en blanco. Las frmulas y las faltas se deben justificar del lado izquierdo y los espacios que no se utilicen dejarlos en blanco. A continuacin se describe la estructura que se debe considerar para generar la Captura por archivo:
Estructura del Archivo Campo Clave del trabajador Percepcin, deduccin o falta Nmero de Percepcin o deduccin Tipo de movimiento Fecha inicial Fecha final Aplica destajo o Tipo de falta Monto lmite Monto acumulado *Monto, Frmula o Nmero de faltas Posicin Inicial 1 6 7 10 11 17 23 24 35 46 Longitud 5 1 3 1 6 6 1 11 11 30 Tipo Alfanumrico Carcter Numrico Numrico Numrico (ddmmaa) Numrico (ddmmaa) Carcter Numrico Numrico Alfanumrico
Algunos campos deben definirse de acuerdo a la nomenclatura que se presenta en las siguientes Tablas de acuerdo al tipo de movimiento que se desea generar.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Valor del campo Aplica destajo o Tipo de falta Valor / Tipo de Falta
S N I1 EA2 3 4 5 6 7 8 9 0 J K L M N 0 P Q R
Significado
Si aplica destajo No aplica destajo Falta por incapacidad Falta por enfermedad o ausentismo La que definas La que definas La que definas La que definas La que definas La que definas Ausentismo sin 7 da La que definas La que definas La que definas La que definas La que definas La que definas La que definas Incapacidad temporal Incapacidad permanente parcial Incapacidad permanente total
Consideracin del IMSS
Incapacidad Ausentismo Incapacidad Ausentismo Incapacidad Ausentismo Incapacidad Ausentismo Ausentismo Incapacidad Ausentismo Incapacidad Ausentismo Incapacidad Ausentismo Incapacidad Incapacidad Incapacidad Incapacidad
Valores del campo Tipo de Movimiento Valor

1 2 3 4 5
Significado
Acumulado con lmite de monto Acumulado con lmite de fecha Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Baja
Tabla 5.5-2 Valores del campo Tipo de movimiento.
Tabla 5.5-1 Valores del Aplica destajo o Tipo de falta. Ejemplo: Captura de un movimiento a la nmina por concepto de comisiones (la percepcin con clave P002 en el catalogo estndar) de $3,500.2532 al trabajador 1 slo para esta nmina, y 2 faltas por ausentismo al trabajador 6. Procedimiento. 1. Crear un archivo con el Bloc de Notas de Windows y capturar la siguiente informacin de acuerdo a cada columna como se indica en las siguientes tablas:
Columnas
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38
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Columnas
39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76
Nota: Al final de cada lnea se debe teclear un Enter para indicar que es un fin de lnea o Registro. 2. Guardar los cambios del archivo como ejemplo.DAT .
3. Acceder al men Procesos / Captura por archivo y procesar el archivo generado desde la base de ejemplos, en la nmina del 15 / Enero / 2005, indicando la ruta y el nombre del archivo a procesar como se muestra en la siguiente figura:
Figura 5.5-1 Captura por archivo. En caso de existir un error en la sintaxis de algn registro del archivo, el sistema mostrar un reporte con los datos no procesados. Prctica 7 . Genera mediante la Captura por archivo los siguientes movimientos a la nmina. Una falta para el Trabajador 3 por Ausentismo sin afectar el sptimo da. Generar movimientos de descuento causados por un prstamo personal al trabajador 10 por $5,000, si se desea descontar en las prximas diez nminas de manera equitativa. 5.6 Horas extras Ruta de Acceso: Edicin / Horas extras o con el icono .
Se utiliza para registrar la cantidad de horas extras que se presenten en un perodo de nmina por cada trabajador. El sistema identifica las horas extras dobles o triples de acuerdo a los parmetros das a la semana y horas diarias indicados en Utileras/ Parmetros de la nmina. La aplicacin de las horas extras se basa en la Ley Federal del Trabajo, en el artculo 66, donde indica que las horas extras se capturan por semana, siempre que no exceda de 3 das a la semana 3 horas diarias, dndonos un tope de 9 horas a la semana, estas se consideran como dobles y todo lo que exceda de lo expuesto en este articulo se pagara Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 como triple, establecido en el articulo 67 donde se indica como se debe de pagar el tiempo extraordinario, las horas extras de las que habla el Art. 66 de la LFT se pagar con una cantidad igual a la de una hora de jornada es decir el doble del tiempo normal, y que las que excedan con un 100% mas, es decir al triple. El dialogo de captura de horas extras se muestra en la siguiente figura:
Filtro por semana Filtro Trabajadores
Art. 66 (3 hrs. Diarias, 3 veces a la semana) Captura por Semana y por trabajador
Figura 5.6-1 Horas extras
Las horas extras, independientemente de la periodicidad de la nmina: quincenal, semanal, etc, se deben capturar por semana. Practica 8. Captura de Horas extras. Instrucciones: Captura a los trabajadores el tiempo extraordinario como se indica a continuacin en la tabla de horas extras: Clave del Trabajador 1 2 3 4 5.7 Faltas Lu 3 0 5 0 Ma 0 0 1 1 Mi 1 0 2 2 Ju 0 9 0 0 Vi 0 0 0 3 Sa 5 2 1 5 Do 1 0 1 0
Dentro de esta opcin se pueden capturar las faltas en que hayan incurrido los trabajadores durante el perodo de nmina, para ello se cuenta con dos opciones: faltas y faltas todo el perodo. 5.7.1 Faltas Ruta de Acceso: Edicin / Faltas / Faltas. con el icono .
En esta opcin se registran las faltas que se hubiesen presentado en la nmina, independientemente del da en que ocurran las mismas. Adems, se puede seleccionar la notacin (estatus) que tendrn los das durante el periodo de pago de la nmina. Al ingresar a la opcin de Faltas aparece un dialogo en el cual es necesario precisar el estatus que tendrn los das del periodo de trabajo. El dilogo que aparecer es como se muestra en la siguiente figura:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 i
b c
e d
Figura 5.7.1-1 Captura de Faltas.
a) Pagar empresa. Si la empresa pagara un porcentaje de la incapacidad debe habilitar este check, siempre que el tipo de falta sea incapacidad. b) % de falta. En caso de considerarse como una falta parcial, se puede indicar el porcentaje a descontar, que puede ir de 1 a 100. c) Tipo de falta. Al oprimir F2 se muestra el catalogo de tipos de falta. d) Notacin empleada. Son todas las notaciones que puede tener un da. e) % IMSS. Porcentaje que determina el IMSS para incapacidades de riesgo de trabajo, y slo se habilita para los Tipos de falta: 17, 18 y 19). f) Certificado de IMSS. Se debe indicar el Certificado de Incapacidad. g) Da. Status aplicable a el da o das seleccionados. h) % a pagar. Porcentaje de la incapacidad que va a pagar la empresa. i) Da seleccionado. Se puede seleccionar mas de un da ayudado de la tecla Shift, y solo aplicar faltas a nmina actual. Nota: Para quitar una falta capturada en la nmina actual, lo nico que se tiene que hacer es acceder a la captura de faltas nuevamente, seleccionar el da, y asignarle el status Laborable. Practica 9. Captura de Faltas. Instrucciones: Capturar una falta por incapacidad, que afecte a 7 da al trabajador 1, y que la empresa pague el 60% de la falta. Capturar una falta por ausentismo sin que afecte a: 7 da, PTU e Infonavit al trabajador 4.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 5.7.2 Faltas todo el perodo Ruta de Acceso: Edicin / Faltas / Faltas todo el periodo o con el icono .
La opcin de faltas todo el perodo se utiliza cuando se desean registrar faltas por todos los das de la nmina; por ejemplo: en caso de una incapacidad por maternidad. Al indicar que las faltas se presentaron en todo el perodo de nmina, se despliega un dialogo como el siguiente:
Tipo de falta que se le desea aplicar Clave del trabajador Certificado de la incapacidad
Das de faltas; y aqu solo puede tener dos valores 0 y el total de das del periodo ejemplo 15
Figura 5.7.2-1 Faltas. Todo el periodo.
Practica 10. Captura de Faltas. Instrucciones: Capturar faltas por todo el periodo a el trabajador 2. 5.8 Vacaciones Ruta de Acceso: Edicin /Vacaciones con el icono .
Esta opcin se utiliza para cumplir con la obligacin de la empresa de otorgar vacaciones a los trabajadores, as como para pagar la prima vacacional correspondiente a los das de vacaciones. Adems, se pueden programar las vacaciones y prima vacacional que se vayan a otorgar en perodos posteriores a la nmina actual. El sistema determina la antigedad y los das de vacaciones y prima vacacional de los trabajadores considerando la fecha de alta del trabajador, as como los datos establecidos en la tabla de vacaciones, mismos que podrn ser modificados al momento de registrarlos slo cuando est activo el parmetro correspondiente.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Al ingresar a esta opcin se despliega el siguiente dilogo:
Clave del trabajador El sistema propone la antigedad en base a la fecha de alta Cuando la fecha de disfrute de vacaciones o prima vacacional sea diferente a la del periodo, las vacaciones quedan programadas. Figura 5.8-1 Captura de Vacaciones
Practica 11. Pago de Vacaciones. Instrucciones: Pagarle 6 das de vacaciones y 2 de prima vacacional al trabajador 1, y el resto programrselo para que las goce en 2 meses despus a la nmina actual. 5.9 Clculo inverso Ruta de Acceso: Edicin /Clculo inverso o con el icono .
Esta opcin se utiliza para calcular el Salario Diario de un trabajador; tomando como referencia el salario neto que se pretende otorgarle. Al hacer el clculo el sistema tomar en cuenta la fecha de alta del trabajador, todas las percepciones y deducciones que tengan relacin con el sueldo del trabajador (SD), as como faltas y movimientos que tenga el trabajador. El clculo inverso se puede efectuar a trabajadores que ya estn dados de alta en el catlogo de trabajadores o bien a trabajadores de nuevo ingreso. En el caso de que sean trabajadores de nuevo ingreso el sistema podr dar de alta al trabajador con los datos que se hayan establecido. .
Genera el clculo inverso apartir del Salarios diario o el Neto a Pagar Captura los datos del trabajador Cuando no esta seleccionado un trabajador el sistema propone la siguiente clave del consecutivo.
Figura 5.9-1 Clculo Inverso.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Practica 12. Clculo Inverso. Instrucciones: Determinar el clculo inverso a un trabajador nuevo con un neto a pagar de 5,000.00 pesos, y dar de alta a este trabajador. 5.10 Incremento de salarios
Mediante sta opcin se permite realizar un incremento de salario en base al salario actual que percibe cada trabajador y que est estipulado en el detalle de cada uno de ellos en el Catlogo de trabajadores.
Figura 5.10-1 Un incremento de salario se realiza en funcin del Salario actual de cada trabajador.
Para realizar un incremento de salario se tienen dos posibilidades de acuerdo a su aplicacin: 5.10.1 Incremento individual Ruta de acceso: Edicin / Incremento de salarios / Incremento individual o con el icono Se debe utilizar sta opcin cuando se desea realizar el incremento de salario a un trabajador en especfico y adems se conoce el monto exacto por el cual se desea realizar el incremento a dicho trabajador. En la captura de un incremento slo es necesario especificar la fecha a partir de la cual se aplicar el incremento y el monto. .
Figura 5.10.1-1 Un incremento de salario individual puede realizarse en base a un monto fijo.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 5.10.2 Incremento general Ruta de acceso: Edicin / Incremento de salarios / Incremento general o con el icono .
sta opcin resulta de gran utilidad cuando se desea realizar el incremento de salario a un rango de trabajadores, departamentos y puestos - donde dichos rangos pueden ser discontinuos-, en base a una clasificacin de los trabajadores o a todos los trabajadores del catlogo segn se requiera. En este caso los incrementos pueden realizarse en base a un porcentaje del salario actual o en base a un monto fijo.
Figura 5.10.2-1 Un incremento general de salarios puede realizarse por un porcentaje o un monto fijo.
Debido a que los incrementos de salario pueden requerirse a mitad de una nmina, existe un parmetro que permite el manejo de los incrementos a mitad de nmina. En caso de requerir realizar el pago de sueldo a un trabajador en funcin a dos o ms salarios en una misma nmina, ser necesario que se active el parmetro Incrementar sueldos a mitad de nmina dentro de Utileras / Parmetros de la Nmina.
Figura 5.10.2-2 Se debe activar el parmetro Incrementar sueldos a mitad de nmina.
Nota: Se permite un mximo de 5 salarios diferentes en una misma nmina para un trabajador. Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Adicionalmente la opcin de Incrementar sueldos a mitad de nmina resulta til cuando los trabajadores de acuerdo a la base de cotizacin con que fueron registrados ante el IMSS- en una misma nmina pueden sufrir dos incrementos de salario debido a: El trabajador cumpli antigedad en el empleo y por ello se modifica su Salario Diario Integrado en la parte fija (slo aplica para Trabajadores con base de cotizacin fija y mixta). Se realiz un Incremento de salario. Por ello, para cumplir con las especificaciones de la Ley del IMSS y sus reglamentos, y reportar debidamente al Instituto cualquier modificacin de salario que se aplique al trabajador, se considera de gran utilidad poner especial atencin en el parmetro mostrado en la figura 5.6-4. IMPORTANTE: Si se decide activar el manejo de Incremento de salarios a mitad de nmina se deber modificar la frmula de la percepcin de sueldo (P001) por SDO, la cual es una variable interna que calcula el sistema, aplicando los diferentes sueldos de un trabajador por los das que estuvieron vigentes durante la nmina. Adems se deber de modificar la definicin de la Base fiscal 2 (IMSS) para las percepciones fijas: Prima vacacional y Aguinaldo. Para poder utilizar la informacin generada por los Incrementos de salario de los trabajadores y presentar la informacin mediante algn reporte, existen variables internas que llevan el registro de los diferentes salarios que pueda tener un trabajador en una misma nmina, dichas variables van desde la <214> hasta la <226>. Ejemplo. Considere el Trabajador con un salario diario de $300 y con una fecha de alta del 1/Enero/ 2001, y a partir de la nmina del 31 de Diciembre del 2004, se crea la Nmina del 15/Enero/2005. Adems, por buen desempeo del trabajador se aplicar un incremento del 7% sobre su sueldo base a partir del da 10 de Enero del 2005. a) b) Cul ser el sueldo que percibir ese trabajador por esa nmina y cmo se calcula ste? Cules son las modificaciones de salario que debern reportarse al IMSS y con que fechas?
El trabajador en la nmina del 31 de Diciembre del 2004, el Trabajador tiene el siguiente Salario Diario Integrado:
Figura 5.10.2-3. Salario diario integrado en al parte fija de $314.3443.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Al crear la nmina del 15 de Enero del 2005, el trabajador cumple 5 aos de antigedad, y con ello una modificacin a su Salario Diario Integrado en la parte fija. De acuerdo a los datos proporcionados el trabajador tendr las siguientes modificaciones de salario: Modificacin del Salario diario integrado en su parte fija de acuerdo a la antigedad del trabajador (5 aos), la cual comienza a aplicar a partir del 1/Enero/2005. Incremento del 7% sobre su salario actual, aplicable a partir del 10/Enero/2005. a) El trabajador percibir un sueldo de: $ 4706.25 en la nmina del 15 de Enero del 2005, que se calcula de la siguiente manera: SDO = [Sueldo del 1/01/05 al 9/01/05 * 9] + [Sueldo del 10/01/05 al 15/01/05 * 6.25] SDO = 300 * (9) + 321 * (6.25) = $4,706.25 b) Se debern reportar al IMSS las siguientes modificaciones: Fecha Salario actual Modificacin de salario(antigedad) 01/01/05 300 Modificacin de salario(incremento 7%) 10/01/05 321 SDI 314.75 336.79
La consulta de los movimientos a reportar al IMSS se muestra al ingresar a Consultas / Histrico de Salarios. Prctica 13 Instrucciones. Realice un incremento de salario al Trabajador 1, para tener un sueldo diario de $1,200 a partir del 10 de Enero del 2005.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 6. Clculos en el sistema
Aspel-NOI 4.0 Automatiza el control de todos los aspectos de la nmina, considerando la legislacin fiscal y laboral vigente para el 2005 y 2006. El sistema identifica automticamente de acuerdo a la fecha de la nmina el tipo de Clculo de Impuesto que deber aplicar para cada ao, diferenciando as un clculo de ISR en el 2005 de acuerdo a los artculos 113, 114 y 115 de la LISR y en base a las disposiciones transitorias publicadas en el DOF el 1 de Diciembre del 2004, y un clculo de ISR considerando el Subsidio para el empleo, el Impuesto local, y el Subsidio para la nivelacin del ingreso, de acuerdo a las reformas aplicables en el 2005 y 2006. Para efectos prcticos slo se considerar el clculo de ISR aplicable para el 2005. 6.1 Clculo de ISR
El sistema determina la retencin de Impuesto de acuerdo a la mecnica establecida en los artculos 113, 114 y 115 de la LISR, y considerando las tarifas publicadas y vigentes para el 2005 en el D. O. F. En dichos artculos se establece el mecanismo para calcular el impuesto bajo un clculo mensualizado, es decir, considerando los ingresos mensuales y obteniendo un impuesto a retener. Dicho clculo puede resultar no tan eficiente, ya que los clculos se realizan en base a un monto de ingresos mensuales estimados y no considerando los ingresos mensuales reales, ya que hasta el momento se desconocen. Por ello en Aspel-NOI, adicionalmente al tipo de clculo mensual, se propone utilizar un Tipo de clculo Ajustado, el cual es opcional y cuyo procedimiento no est establecido en la LISR. En las primeras nminas del mes, aplicando un clculo mensual, se realiza un clculo de Impuesto en base a ingresos estimados, y al final del mes en la ltima nmina del mes para ser precisos- en caso de configurar un tipo de clculo Ajustado se realiza el clculo de Impuesto considerando los ingresos reales acumulados en todas las nminas del mes, y determina un clculo de Impuesto de acuerdo a los ingresos y considerando las retenciones de ISR o devoluciones de Crdito al salario que se realizaron en las primera nminas del mes y de sta manera disminuir las diferencias que pudieran haberse ocasionado por los clculos de las primeras nminas del mes. 6.1.1 Clculo mensual
El clculo mensual se realiza en base a las tarifas mensuales establecidas en los artculos 113, 114 y 115 de la LISR, y que en el catlogo de tablas estndar corresponden a las tablas 1, 3 y 5 respectivamente, el cual se determina de la siguiente manera: Debido a que las tarifas son mensuales y los ingresos son por periodo o nmina, estos se tiene que mensualizar por medio de un Factor del Periodo, el cual se calcula de la siguiente manera; Factor del Periodo = (Das del ao / meses del ao) / Das de pago Ejemplo: Factor del Periodo = 365 / 12 / 15.2083 = 2.0000 Ingresos Gravables del Periodo (X) Factor de periodo (=) Base Gravable (Mensual) 113 Impuesto Base Gravable - Limite Inferior = Excedente X Porcentaje (%113) = Impuesto Sin Cuota Fija + Cuota Fija = Impuesto 114 Subsidio Base Gravable - Limite Inferior = Excedente X Porcentaje (%NOI Tab.3) = Subsidio Sin Cuota Fija + Cuota Fija = Subsidio al 100% X Factor Subsidio Acreditable = Subsidio Acreditable 115 Crdito al Salario Base Gravable = Cuota Fija = C. S. Aplicado = = Impuesto Art. 113 Subsidio Art. 114 Crdito al Salario Art. 115 ISR por retener / C. S. Por pagar Factor del Periodo ISR / C. S. Del Periodo
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Ejemplo de Clculo mensual. Datos del trabajador: Das al ao: 365 Das de Pago: 15 Ing, gravables periodo: 6,850.00 Factor de Subsidio Acreditable: 0.9800 Factor del Periodo = 365/ 12 / 15 = 2.0278 Ingresos Gravables del Periodo (X) Factor de periodo (=) Base Gravable (Mensual) 6,850.00 2.0278 13,890.28
Figura 6.1.1-1 Factor Periodo
Al consultar el desglose del clculo de ISR, se observa una ventana como la siguiente:
c a b
d f e
ISR del Periodo
Figura 6.1.1-2 Retencin de ISR Al consultar el detalle del clculo de cada uno de los montos correspondientes al Impuesto, Subsidio y Crdito al Salario, se observar el detalle como se muestra a continuacin: Impuesto a) Identificar el rango de la Tabla del Art. 113 en el que cae el monto Gravable mensual.
Limite Superior 439.19 3,727.68 6,551.06 7,615.32 9,117.62 999,999,999.99 Cuota Fija 0.00 13.17 342.02 822.01 1,088.07 1,568.80 Porcentaje 3.00 10.00 17.00 25.00 32.00 33.00
Figura 6.1.1-3 Rango de la tabla del Art. 113.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 b) Desglose del clculo de Impuesto.
= X = + =
Base Gravable Limite Inferior Excedente Porcentaje (%113) Impuesto Sin Cuota Fija Cuota Fija Impuesto
13,890.28 9,117.62 4,772.66 33.00 % 1,574.98 1,568.80 3,143.77
Figura 6.1.1-4 Clculo del Impuesto Art. 113. Subsidio c) Identificar el rango de la Tabla del Art. 114 en el que cae el monto Gravable mensual.
Limite Superior 439.19 3,727.68 6,551.06 7,615.32 9,117.62 18,388.92 28,983.47 999,999,999.99 Cuota Fija 0.00 6.59 171.02 410.97 544.04 784.39 2,008.22 3,088.86 Porcentaje 1.50 5.00 8.50 12.50 16.00 13.20 9.90 0.00
d)
Desglose del clculo de Subsidio.
= X = + = X =
Base Gravable Limite Inferior Excedente Porcentaje(%NOI T.3) Subsidio Sin Cuota Fija Cuota Fija Subsidio al 100% Factor-Subsidio Acred. Subsidio Acreditable
13,890.28 9,117.62 4,772.66 13.20 % 629.99 784.39 1,414.38 0.9800 1,386.09
Figura 6.1.1-6 Clculo del Subsidio Art. 114.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Crdito al Salario e) Identificar el rango de la Tabla del Art. 115 en el que cae el monto Gravable mensual.
Limite Superior 1,566.14 2,306.05 2,349.16 3,074.67 3,132.24 3,351.52 3,936.39 4,176.34 4,723.70 5,511.00 6,298.27 6,535.93 999,999,999.99 Cuota Fija 360.35 360.19 360.19 360.00 347.74 338.61 338.61 313.62 287.62 260.85 224.47 192.66 157.41 Porcentaje 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
f) =
Monto del Crdito al Salario Aplicado. Base Gravable C. S. Aplicado 13,890.28 157.41
Figura 6.1.1-8 Monto del C.S. Clculo de Impuesto a retener o Crdito Salario a devolver. = / = Impuesto Art. 113 Subsidio Art. 114 C. al Salario Art. 115 ISR Mensual Factor del Periodo ISR del Periodo 3,143.77 1,386.09 157.41 1,600.27 2.0278 789.18
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Practica 14. Clculo Mensual. Determinar la retencin de ISR Manualmente del siguiente trabajador: Das al ao: 366 Das de Pago: 15.2500 Factor de Subsidio Acreditable: 0.7625 Ingresos Gravables del periodo: 5,653.00 Tarifas mensuales vigentes para el 2005 Salario mnimo: 46.80 6.1.2 Clculo Ajustado Impuesto Art. 113 Subsidio Art.114 C. S. Art.115 ISR x Retener / C. S. x Pagar ISR Periodo / C. S. Periodo ? ? ? ? ?
Este tipo de clculo de Impuesto sobre la renta NO est establecido en la LISR, y la principal diferencia en comparacin con el clculo mensual de impuesto consiste en Cmo se determinan los ingresos gravables mensuales?, los cuales se obtiene de la siguiente manera: a los ingresos del perodo (nmina actual) se le suman de todas las nminas del mismo mes, y al resultado de esta suma se le llama Base Gravable Mensual, y se le puede denominar real porque son los ingresos reales del trabajador en un mes. A esta base se le aplican las tarifas mensuales de los artculos 113, 114 y 115 de la LISR, y al resultado se le resta el ISR retenido C. S. pagado -segn sea el caso- en las nminas anteriores del mismo mes, el resultado de la resta es el ISR a retener del perodo C. S. a devolver del perodo. La finalidad de este clculo es hacer un ajuste en la ltima nmina de cada mes, para que al finalizar el ao en el Clculo anual de ISR no se tengan demasiadas diferencias. Por lo mencionado anteriormente el Clculo Ajustado slo se debe especificar en la ultima nmina de cada mes, es decir, si se trata de nminas semanales, en la 4a 5a nmina se debe configurar el tipo de clculo como Ajustado, en el caso de las nminas quincenales en la segunda se debe configurar el tipo de clculo como Ajustado, etc. Ejemplo de Clculo Ajustado. Datos del Trabajador: Das por ao: 365 Das de Pago: 15.2083 Factor de Subsidio Acreditable: 0.85986 Periodo: 31/01/2005 Tipo de Clculo: Ajustado Ingresos gravables acumulados: 2,138.47 ISR retenido en el mes: 0.00 C. S. pagado en el mes: -19.71 Ingresos Gravables del Periodo: 2,138.47 Base gravable mensual Clculo en Aspel-NOI 4.0
Ingresos Gravables Acumulados 2,138.47 2,138.47 + Ingresos Gravables Periodo 4,276.74 = Base Gravable (Mensual)
Figura 6.1.2-1 Obtencin del gravable
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Al consultar el detalle del clculo de cada uno de los montos correspondientes al Impuesto, Subsidio y Crdito al Salario, se observar el detalle como se muestra a continuacin: Impuesto a) Desglose del clculo de Impuesto.
= X = + =
Base Gravable Limite Inferior Excedente Porcentaje (%113) Impuesto Sin Cuota Fija Cuota Fija Impuesto
4,276.74 3,727.68 549.26 17.00 % 93.37 342.02 435.39
Figura 6.1.2-2 Clculo de Impuesto Art. 113.
Subsidio b) = X = + = X = Desglose del clculo de Subsidio. Base Gravable Limite Inferior Excedente Porcentaje(%NOI T.3) Subsidio Sin Cuota Fija Cuota Fija Subsidio al 100% Factor-Subsidio Acred. Subsidio Acreditable 4,276.94 3,727.68 549.26 8.50 % 46.69 171.02 217.70 0.85986 187.20
Figura 6.1.2-3 Clculo del Subsidio Art. 114.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Crdito al Salario c) Monto correspondiente al Crdito al salario.
Base Gravable Crdito al Salario
4,276.94 287.62
Figura 6.1.2-4 Crdito al Salario.
Clculo de Impuesto d) Monto correspondiente al Crdito al salario. Impuesto 113 Subsidio 114 C. S. 115 C. S. por Pagar 435.39 187.20 287.62 -39.43
Clculo de Impuesto o C.S. a devolver al trabajador de acuerdo a los ingresos gravables del mes. e) = Clculo del C.S. a devolver Crdito al Sal. Mensual acum. Crdito al Sal. Crdito-Sal. Ajustado (Periodo)
-39.43 -19.71 -19.71
Practica 15. Clculo Ajustado. Determinar mediante un clculo manual la retencin de ISR del siguiente trabajador: Das por ao: 365 Das de Pago: 15.2083 Factor de Subsidio Acreditable: 0.85986 Periodo: 31/01/2005 Tipo de Clculo: Ajustado Ingresos gravables acumulados: 15,337.66 ISR retenido en el mes: 2,783.99 C. S. pagado en el mes: 0.00 Ingresos Gravables del Periodo: 15,337.66 Tarifas mensuales vigentes para el 2005 Salario mnimo: 46.80
Base Gravable Real Impuesto 113 Subsidio 114 C. S. 115 ISR x Retener Mensual ISR Ajustado (Periodo)
? ? ? ? ? ?
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 6.2 Clculo de IMSS
Este clculo esta basado en la Ley del Seguro Social, en la cual se indica que el Patrn (Retenedor) debe pagar las cuotas correspondientes por seguridad social por los trabajadores registrados ante el IMSS; estas cuotas se dividen en dos: Patrn y Obrero, y se determinan por medio de una base de cotizacin. En esta seccin de la gua de Aspel-NOI 4.0 aprender a determinar la retencin de IMSS por las Cuotas Obrero. Como se mencion anteriormente la retencin de IMSS se calcula por medio de una base de cotizacin la cual se determina de acuerdo a los ingresos que percibe el trabajador. En caso de conocer la periodicidad y cuanta de los montos pagados al trabajador se considera como un ingreso fijo, en caso contrario, se considera como un ingreso variable. Tipos de base de cotizacin: Fija: Se dice que un trabajador se registra ante el IMSS con base de cotizacin fija cuando el trabajador slo percibe ingresos fijos. Variable: Un trabajador debe registrarse ante el IMSS con base de cotizacin variable nicamente cuando el trabajador percibe ingresos variables. Mixta: El trabajador percibe ingresos fijos y variables. Una vez determinada la base de cotizacin del trabajador se tiene que realizar el clculo de la integracin del salario diario, a lo que se le denomina SDI. El SDI se integra de diferente manera dependiendo de la base de cotizacin de cada trabajador. SDI Fijo: Se integra por las prestaciones que determina la Ley Federal del Trabajo (prima vacacional + aguinaldo + salario diario), y todas las prestaciones fijas que otorgue la empresa al trabajador. SDI Variable: Se calcula en base al acumulado de los ingresos variables del bimestre anterior entre el nmero de das del bimestre anterior. SDI Mixto: Se integra por la fija (prima vacacional + aguinaldo + salario diario + todas las prestaciones fijas) y la variable (acumulado de los ingresos variables del bimestre anterior / das del bimestre anterior).
Una vez obtenido el SDI se multiplica por los das de cotizacin y se obtiene la base de cotizacin para determinar las cuotas obrero. La retencin de IMSS se conforma por cuatro ramas, las cuales son: Enfermedad y maternidad. Invalidez y vida. Cesanta y vejez. Gastos mdicos.
A continuacin se detallara el clculo del Salario diario integrado y la retencin IMSS. 6.2.1 SDI Fijo
Existen varios mtodos de cmo obtener la integracin de la parte fija del SDI: por cuota diaria, perodo, anualizado por un factor de integracin. Se desglosaran a continuacin todos estos mtodos, aunque en Aspel-NOI 4.0 se determina por perodo. Datos del trabajador: Sueldo del periodo: 3,650.00 Das trabajados: 15.2083 Das de Vacaciones: 10 Prima Vacacional: 25% Das de aguinaldo: 30 Das al Ao: 365 Integracin por el mtodo de Cuota diaria: Notas del asistente:
70
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Concepto

Salario Diario Prima Vac. D. Aguinaldo D. SDI Fijo
Frmula
Sueldo / das trabajados Das vacaciones * % Prima Vacacional / das del Ao * Salario diario Das Aguinaldo * Salario diario / Das del ao Salario diario + Prima Vacacional diaria + Aguinaldo diario
Monto
3,650.00 / 15.2083 = 240.00 ((10*0.25)/365)*240.00 = 1.64 (30*240)/365 = 19.73 240.00+1.64+19.73 = 261.37
Integracin por el mtodo de Perodo: Concepto

Sueldo P. Prima Vac. P. Aguinaldo P. SDI Fijo
Frmula
Sueldo del periodo Das Vac. * %Prima Vac. / das del Ao * S. diario * Das trab. Das Aguinaldo * S. diario / Das del ao * Das trabajados (Sueldo P. + Prima Vacacional P. + Aguinaldo P.)/DT
Monto
3,650.00 10*0.25/365*240.00*15.2083 = 24.94 30*240/365*15.2083 = 300.05 (3,650+24.94+300.05)/15.2083=261.37
Integracin por el mtodo Anualizado: Concepto

Sueldo Anual Prima Vac. Anual Aguinaldo Anual SDI Fijo
Frmula
S. Diario * das al ao Das Vac. * S. Diario * %Prima Vac. Das Aguinaldo * S. diario (Sueldo Anual + Prima Vac. Anual + Aguinaldo Anual)/Das al ao
Monto
240.00*365=87,600.00 10*240.00*0.25= 600.00 30*240= 7,200.00 (87,600+600+7,200)/365= 261.37
Integracin por el mtodo Factor de integracin: Concepto

Salario Diario F. Prima Vac. F. Aguinaldo F. SDI Fijo
Frmula
Salario Diario = 1 Das Vac. * %Prima Vac. / Das al ao Das Aguinaldo / Das al ao (Factor = S. Diario F. + Prima Vac, F. + Aguinaldo F.) * S. Diario
Monto
1.00000 10*0.25/365=0.00685 30/365=0.08219 (F = 1.08904)*240.00 = 261.37
Cualquier mtodo de integracin empleado siempre debe llegar al mismo monto de SDI como se observa en ejemplo anterior. Datos del Trabajador: Salario diario: 155.00 Antigedad: 1 ao Das Trabajados: 15.2083 Das al Ao: 365 Prestaciones de Ley Vacaciones y das de Aguinaldo (LFT) Antigedad Das Vac. Prima Vac. Aguinaldo
1 2 3 4 5-9 10-14 6.00 8.00 10.00 12.00 14.00 16.00 25% 25% 25% 25% 25% 25% 15 15 15 15 15 15
Integracin Manual (Mtodo Periodo) Concepto Monto

Sueldo Prima Vac. Periodo Aguinaldo Periodo SDI fijo 155.00*15.2083=2,357.29 8*155*0.25/365*15.2083= 15*155.00/365*15.2083= 12.92 96.87
Integracin en Aspel-NOI 4.0
(2,357.29+12.92+96.87)/15.2083= 162.22
Figura 6.2.1-1 Percepciones fijas.
71
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Existen dos posibilidades para poder consultar el desglose del clculo del SDI de un trabajador: 1) Desde el detalle de un trabajador, en la pestaa de Salario, SDI. 2) Desde la consulta del recibo, en el detalle del clculo de la retencin de IMSS, SDI.
Figura 6.2.1-2 Desglose del SDI parte fija.
Practica 16. Integracin SDI Fijo. Determinar el SDI con los siguientes datos del trabajador: Salario diario: 162.46 Fecha de alta: 05/Ene/2005 Periodo: 31/Ene/2005 Das Trabajados: 15.2083 Das al Ao: 365 Ayuda de Transporte: 350 x periodo. Falta por Incapacidad: 1 La empresa Paga al 100% Prestaciones de Ley Vacaciones y das de Aguinaldo (LFT) Antigedad Das Vac. Prima Vac. Aguinaldo
1 2 3 4 5-9 10-14 6.00 8.00 10.00 12.00 14.00 16.00 25% 25% 25% 25% 25% 25% 15 15 15 15 15 15
72
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 6.2.2 SDI Variable
Para obtener la parte variable del Salario diario integrado se debe considerar el acumulado de los ingresos variables del bimestre anterior, y para ello se tiene que definir el concepto de ingresos variables. Ingresos variables: Es la suma de todos los montos percibidos en un periodo de nmina y que se desconocen en periodicidad y cuanta. Por ejemplo: comisiones, bono por ventas, bono por productividad, etc.
Una vez obtenido dicho acumulado ste se dividir entre los das del bimestre anterior. Cabe mencionar que en ste clculo influye la configuracin del parmetro de la nmina: Das a considerar para la parte variable de SDI que se encuentra en la pestaa Retencin IMSS; donde para los das del bimestre anterior se pueden considerar el acumulado de das trabajados los das que conforman el bimestre anterior de acuerdo al calendario, en este ltimo caso slo se suman los das del bimestre anterior. Ejemplo: Datos del Trabajador Acumulado de das trabajados: 56 Bimestre anterior: Noviembre-Diciembre 2004 Ing. Acumulados del bimestre anterior: 25,260.35 Nmina actual:15/Ene/2005 Das Calendario
SDI Variable = acum. Var. BA / Das Bimestre Anterior SDI Variable = 25,260.35 / 61 SDI Variable = 414.10
Acumulado de das trabajados.

SDI Variable = acum. Var. BA / Das Bimestre Anterior SDI Variable = 25,260.35 / 56 SDI Variable = 451.08
Figura 6.2.2-1 Desglose del SDI das calendario.
Figura 6.2.2-2 Desglose del SDI das trabajados.
Si se desea considerar las asistencias (descontando faltas) para los trabajadores con base de cotizacin variable y mixta, entonces el parmetro deber ser asignado como Acumulado de das trabajados, de lo contrario se debe utilizar Das calendario, as de sta manera las faltas que capture a los trabajadores no afectarn en la integracin de la parte variable del SDI. Practica 17. Integracin SDI Variable. Determinar el SDI manualmente con los siguientes datos del trabajador: Acumulado de das trabajados: 52 Salari mnimo: 46.80 Ing. Acumulados del bimestre anterior: 15,460.00 Periodo: 28/Feb/2005 Determinar el SDI con el parmetro: Das Calendario y Acumulado de das trabajados. Notas del asistente:
73
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 6.2.3 SDI Mixto
Se dice que un trabajador tiene base de cotizacin mixta si el trabajador percibe ingresos fijos y variables, y se integra de una parte fija y otra variable, donde a la suma de ambas se conoce como SDI Mixto. La mecnica de clculo para la integracin de la parte fija y variable es exactamente la misma que los dos ejemplos mencionados anteriormente. Ejemplo: Datos del Trabajador Salario diario: 120.12 Vacaciones y das de Aguinaldo (LFT) Fecha de alta: 01/Ene/2004 Antigedad Das Vac. Prima Vac. Aguinaldo Periodo: 15/Abr/2005 1 6.00 25% 15 Das Trabajados: 15.2083 2 8.00 25% 15 Das al Ao: 365 3 10.00 25% 15 Ayuda de Transporte: 182.68 x periodo. 4 12.00 25% 15 Falta por Incapacidad tipo: 2 5-9 14.00 25% 15 10-14 16.00 25% 15 (La empresa paga al 100%) Prestaciones de Ley Salari mnimo: 46.80 Ingresos acumulados del bimestre anterior: 915.92 Integracin de la parte fija del SDI. Integracin Manual Integracin Parte Fija Concepto
Sueldo Prima Vac. Periodo Aguinaldo Periodo Ayuda de Transporte SDI fijo
Integracin en Aspel-NOI 4.0
Monto
120.12*15.2083=1,826.83 8*120.12*0.25/365*15.2083=10.01 15*120.12/365*15.2083=75.08 182.68 (1,826.83+10.01+75.08+182.68)/15.2083=137.73
Integracin Parte Variable

SDI Variable = 915.92/ 61 SDI Variable = 15.02
Figura 6.2.3-2 Ingresos fijos.
Figura 6.2.3-1 Desglose del SDI = parte fija + parte variable.
74
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Practica 18. Obtenga el monto del SDI para un trabajador con base de cotizacin mixta considerando los siguientes datos. Salario diario: 70.00 Fecha de alta: 01/Ene/2004 Periodo: 30/Abr/2005 Das Trabajados: 15.2083 Das al Ao: 365 Ayuda de Transporte: 106.46 x periodo. Prestaciones de Ley Salari mnimo: 46.80 Ingresos acumulados del bimestre anterior: 350.00 6.2.4 Clculo de retencin IMSS
Una vez determinado el Salario diario integrado (SDI) se deben calcular los das de cotizacin, de tal manera que a los das del periodo se le restan las faltas por ausentismo y las faltas por incapacidad. Posteriormente se calcula la cuota de cada una de las ramas del seguro social de la siguiente manera: Datos del Trabajador en la nmina del 31 de Enero del 2005. Salario diario: 155.00 Antigedad: 1 ao Das Trabajados: 15.2083 Das al Ao: 365 Salario Mnimo del D. F.: 46.80 Prestaciones de Ley
Clculo Manual SDI

Sueldo Prima Vac. Periodo Aguinaldo Periodo SDI fijo 155.00*15.2083=2,357.29 8*155*0.25/365*15.2083= 12.92 15*155.00/365*15.2083= 96.87 (2,357.29+12.92+96.87)/15.2083= 162.22
Clculo en Aspel-NOI 4.0 SDI
Figura 6.2.4-2 Desglose del SDI. Figura 6.2.4-1 Ingresos fijos.
75
Das de Cotizacin Das Periodo Faltas Ausentismo Faltas Incapacidad Das de cotizacin 15.2083 0.00 0.00 15.2083
Das Trabajados
Figura 6.2.4-3 Desglose de das de cotizacin.
Para la retencin de cada una de las Ramas, existen topes para el SDI que deben considerarse. En el caso de las ramas de Enfermedad y Maternidad y Gastos mdicos, el tope es de 25 veces el salario mnimo del D. F., es decir, si el monto del SDI excede de este tope solo se debe considerar como SDI hasta un mximo de 25 SM del D.F. Para el caso de las ramas Invalidez y Vida, y Cesanta y Vejez el tope para el ao 2005 es de 23 salarios mnimos del D. F y se ir incrementado en la unidad hasta llegar a 25 SM en el 2007. Desglose rama Enfermedad y Maternidad SDI Das de Cotizacin Base de Cotizacin %Prestaciones en Dinero Cuota Prestaciones en Dinero SDI Exento (3 SMDF) (46.80*3) Excedente (3 SMDF) Das de Cotizacin Base de Cotizacin %Prestaciones en Especie Cuota Prestaciones en Especie Prestaciones en Dinero Prestaciones en Especie Cuota Enfermedad y Maternidad 162.22 15.2083 2,467.09 0.2500% 6.17 162.22 140.40 21.82 15.2083 331.84 0.8800% 2.92 6.17 2.92 9.09
Figura 6.2.4-4 Rama enfermedad y maternidad.
Desglose en NOI enfermedad y Maternidad
* = * = = * = * = + =
Desglose rama Invalidez y Vida SDI Das de Cotizacin Base de Cotizacin %Invalidez y Vida Cuota Invalidez y Vida 162.22 15.2083 2,467.09 0.6250% 15.42
Desglose en NOI Invalidez y Vida
* = * =
Figura 6.2.4-5 Rama de invalidez y vida.
76
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Desglose rama Cesanta y Vejez SDI Das de Cotizacin Base de Cotizacin %Cesanta y vejez Cuota Cesanta y Vejez 162.22 15.2083 2,467.09 1.1250% 27.75 Desglose en NOI Cesanta y Vejez
* = * =
Figura 6.2.4-6 Rama cesanta y vejez.
Desglose rama Gastos Mdicos SDI Das de Cotizacin Base de Cotizacin %Gatos mdicos Cuota Gatos Mdicos 162.22 15.2083 2,467.09 0.3750% 9.25
Desglose en NOI Gastos Mdicos
* = * =
Figura 6.2.4-7 Gastos mdicos.
Desglose Cuota IMSS Enfermedad y Maternidad Invalidez y vida Cesanta y Vejez Gatos Mdicos Cuota IMSS (retencin) 9.09 15.42 27.75 9.25 61.51
Desglose en NOI Cuota IMSS
+ + + =
Figura 6.2.4-8 Cuota IMSS.
77
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Las cuotas obrero patronales se encuentran en la Ley del Seguro Social (LSS), a continuacin se proporciona una tabla de las cuotas Obrero para las ramas de Enfermedad y Maternidad, Invalidez y vida, Gatos Mdicos, y Cesanta y Vejez, aplicables a partir del 1 de Julio de 1997, -fecha en que entraron en vigor- y vigentes hasta el ao 2008. Cuotas obrero Mensuales de la Ley del Seguro social
Enfermedades y maternidad Vigencia a partir del Ao Presta. en especie Presta. en dinero Obrero 1 de julio 1o. de enero 1o. de enero 1o. de enero 1o. de enero 1o. de enero 1o. de enero 1o. de enero 1o. de enero 1o. de enero 1o. de enero 1997 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2.000% 1.840% 1.680% 1.520% 1.360% 1.200% 1.040% 0.880% 0.720% 0.560% 0.400% Obrero 0.250% 0.250% 0.250% 0.250% 0.250% 0.250% 0.250% 0.250% 0.250% 0.250% 0.250% Gastos mdicos Obrero 0.375% 0.375% 0.375% 0.375% 0.375% 0.375% 0.375% 0.375% 0.375% 0.375% 0.375% Invalidez y vida Obrero 0.625% 0.625% 0.625% 0.625% 0.625% 0.625% 0.625% 0.625% 0.625% 0.625% 0.625% Cesanta y vejez Obrero 1.125% 1.125% 1.125% 1.125% 1.125% 1.125% 1.125% 1.125% 1.125% 1.125% 1.125%
Notas referentes al clculo de la retencin de IMSS: a. b. c. d. e. La cuota fija se pagar sobre la base de un salario mnimo diario vigente en el Distrito Federal. En a el clculo de la rama de Enfermedad y maternidad y Prestaciones en especie, la base de cotizacin para el excedente es la diferencia entre el salario base de cotizacin y tres veces el salario mnimo. De conformidad con el Art. 28 de la Ley del seguro social, el lmite superior de la base de cotizacin es el equivalente a 25 veces el salario mnimo que rija en Distrito Federal. Para las ramas de Invalidez y vida as como Cesanta en edad avanzada y vejez, el lmite ser de 15 veces el salario mnimo general vigente el Distrito Federal, el que se aumentar un salario mnimo por cada ao subsecuente hasta llegar a 25 en el ao 2007 Las modificaciones a los porcentajes de prima del seguro de enfermedades y maternidad, respecto a prestaciones en especie sern a partir del 1o de enero de cada ao.
Practica 19. Clculo de la retencin de IMSS. Determinar la Cuota IMSS que se le retendr al siguiente trabajador: Salario diario: 90.05 Fecha de alta: 01/Ene/2004 Periodo: 30/Abr/2005 Das Trabajados: 15.2083 Das al Ao: 365 Ayuda de Transporte: 136.94 x periodo. Prestaciones de Ley Salari mnimo: 46.80 Ing. Acumulados del bimestre anterior: 10,300.00
78
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 6.3 Clculo anual de ISR
Este clculo esta basado en la Ley del ISR en los artculos 177 Impuesto anual, 178 Subsidio Anual y 116 Crdito al Salario Anual, la mecnica de clculo establece que el clculo se realizar sobre todos los ingresos gravables para ISR del ao fiscal y por ende todas las tarifas consideradas para el clculo son anuales. La Base gravable anual es el acumulado de todos los ingresos gravables para ISR que percibi un trabajador en todo el ao, esta se multiplica por un factor anual que debe ser siempre 1. Si este factor es diferente de 1 significa que los das transcurridos en el ao, a lo largo de todas las nminas no coinciden con los das del ao que se encuentran definidos en los parmetros de la Nmina. Datos del Trabajador: Sueldo del periodo: 2,746.37 Ayuda para Transporte: 274.64 Ingresos gravables acumulados: 70,387.15 ISR Retenido en el ao: 2,527.81 Acumulado de C. S. en el Ao: 2,550.73 Nmina: 31/12/2004 Factor de Subsidio Acreditable: 0.92530 Das en el Ao: 366 Das Transcurridos: 366 C. S. Ultima Nmina: 112.24 Clculo Manual Factor Anual / = Das del Ao Das transcurridos Factor Anual 366 366 1.0000 Clculo en Aspel-NOI 4.0
Figura 6.3-1 Clculo del factor anual.
Base Gravable Anual Gravable Acumulado Gravable del periodo Factor Anual Base Gravable 70,387.15 3,021.01 1.0000 73,408.16
Base Gravable
+ * =
Figura 6.3-2 Clculo de la base gravable anual. Figura 6.3-3 Datos generales del clculo.
79
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 177 Impuesto Base Gravable (Anual) Limite Inferior Excedente % Art. 177 Impuesto sin cuota fija Cuota Fija Impuesto 73,408.16 44,732.16 28,676.00 17% 4,874.92 4,104.24 8,979.16 Impuesto Tabla 2
= * = + =
Figura 6.3-4 Clculo anual de impuesto.
178 Subsidio Base Gravable (Anual) Limite Inferior Excedente % NOI T. 4 Subsidio sin cuota fija Cuota Fija Subsidio al 100% Factor de Subsidio Acred. Subsidio Acreditable 73,408.16 44,732.16 28,676.00 8.5% 2,437.46 2,052.24 4,489.70 0.92530 4,154.32
Subsidio Tabla 4
= * = + = * =
Figura 6.3-5 Clculo anual de subsidio.
116 Crdito al Salario Acumulado C. S. Aplicado C. S. Aplicado en esta Nm. Acum.. Anual CS Aplicado 2,550.73 112.24 2,662.97
Acumulado del Crdito al Salario
+ =
Figura 6.3-6 Acumulado anual de Crdito al Salario aplicado.
80
ISR Anual Impuesto Art. 177 Subsidio Art. 178 Impuesto - Subsidio Factor Anual Impuesto-Subsidio Anual Acumulado C. S. Aplicado ISR Ajuste Anual 8,979.16 4,154.32 4,824.84 1.0000 4,824.84 2,662.97 2,161.87
= / = =
Figura 6.3-7 Clculo anual de ISR.
ISR del Periodo ISR Ajuste Anual ISR Retenido en el Ao ISR del Periodo 2,161.87 2,527.81 -365.94
Figura 6.3-8 Clculo del ISR del perodo.
En el Clculo anual de ISR existen dos posibles situaciones que pueden resultar, los cuales se describen a continuacin: 1er. Caso: El ISR anual da como resultado un Crdito al Salario a devolver.
Figura 6.3-9 Clculo ISR Anual (Resultado = C. S.)
81
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Cuando el Clculo anual da como resultado Crdito al Salario, en ese momento termina la mecnica de clculo, ya que los pagos de Crdito al Salario que se hayan realizado se consideran como definitivos, y no habr devolucin alguna por concepto de crdito al salario bajo la mecnica de clculo anual. Al pulsar el botn primer caso. , el sistema mostrar el desglose del clculo mensual, slo cuando se de este
Figura 6.3-10 Desglose del Crdito al Salario (Nmina Actual)
Nota: El crdito al salario que se muestra en el recibo es por el clculo mensual de la ultima nmina donde se esta ejecutando el Anual. 2do. Caso: El ISR Anual (Ajuste) da como resultado un ISR por Retener. Cuando el Ajuste Anual da como resultado un ISR por retener, se le deber restar el Acumulado de ISR retenido en todo el ao, lo que resulte de esta resta ser el ISR del periodo, el cual puede ser a favor o en contra del trabajador como se muestra en las siguientes Figuras:
Figura 6.3-11 ISR del periodo a Cargo del Trabajador
82
Figura 6.3-12 ISR del periodo a Favor del trabajador
Nota: Los trabajadores que no hayan laborado los 12 meses del ao, que sus ingresos anuales sean superiores a $300,000.00 pesos, que hayan tenido ingresos por otros patrones, la empresa no se vera obligada a generar su clculo anual ya que no conoce los ingresos reales y el trabajador tendr que generar su propio ajuste. Para solucionar esta disposicin fiscal Aspel-NOI 4.0 cuenta con un parmetro por trabajador en donde se le indica si se le realizara clculo anual o no, aquellos trabajadores que no tengan el parmetro activo solo se les generar su retencin mensual de ISR correspondiente a la ultima nmina. Practica 20. Clculo Anual de ISR. Determinar el Ajuste Anual de ISR e ISR del periodo al siguiente trabajador: Sueldo del periodo: 10,100.55 Vales de gasolina: 505.03 Ingresos gravables acumulados: 252,384.95 ISR Retenido en el ao: 39,799.53 Acumulado de C. S. en todo el Ao: 1,888.92 Nmina: 31/12/2004 Factor de Subsidio Acreditable: 0.92530 Das en el Ao: 366 Das Transcurridos: 366 Tablas anuales vigentes para el 2004
83
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 6.4 Clculo de ISR cuando aplica Art.142
La aplicacin del clculo bajo la mecnica establecida en el Art.142 de la Ley del ISR es opcional, y aplica para aquellas percepciones que se pagan a los trabajadores de manera extraordinaria, por ejemplo: aguinaldo, prima vacacional, etc. La configuracin de ste tipo de clculo de ISR se realiza en el detalle de cada Percepcin. Para ejemplificar el clculo de la retencin del ISR de acuerdo a lo establecido en el artculo 142 del RLISR, se presenta un ejemplo en el cual se pagar el aguinaldo correspondiente a un trabajador. Considere la aplicacin de la tarifa del Artculo 113 de la LISR vigente para 2005 y un Factor de subsidio acreditable de 0.68. Fraccin I : La remuneracin de que se trate (aguinaldo gravable) se dividir entre 365 y el resultado se multiplicar por 30.4 (factor de mensualizacin). Antes de efectuar este clculo se debe determinar la parte gravable de Aguinaldo, para ello hay que considerar que el pago de aguinaldo est exento en un equivalente a 30 das del salario mnimo general del rea geogrfica del Trabajador (en este caso se utiliza el rea Geogrfica A, la cual tiene un S.M. de 46.80 para el ao 2005). Es importante mencionar que el rea geogrfica as como el Salario mnimo correspondiente a la misma, se especfica en los Parmetros de la nmina y aplica de manera general para todos los Trabajadores. Aguinaldo Gravable = Monto de Aguinaldo 30 Salarios Mnimos del rea geogrfica = 8,926.23 (30 x 46.80) = 8,926.23 1,404.00 = 7,522.23
Aguinaldo gravable mensual
= (Aguinaldo gravable / 365) x 30.4 = (7,522.23/365) x 30.4 = 20.608849315 x 30.4 = 626.51 Aguinaldo gravable mensual = 626.51
Fraccin II : A la cantidad que se obtenga conforme a la fraccin anterior (aguinaldo mensual), se le adicionar el ingreso ordinario por la prestacin de un servicio personal subordinado que perciba el trabajador en forma regular en el mes de que se trate y al resultado se le aplicar el procedimiento establecido en el Artculo 113 de la LISR. Ingreso Fraccin II = Aguinaldo Gravable Mensual + Ingresos Ordinarios = 626.51 + 9,150.00 = 9,776.51
Nota: En este caso en particular los Ingresos ordinarios corresponden al sueldo mensual del trabajador. Total de ingresos Ordinarios y Aguinaldo Gravable Mensual = 9,776.51 Aplicacin tarifa Artculo 113 de la LISR vigente para 2005 (Total de ingresos ordinarios y aguinaldo gravable mensual). = * = + = Base Gravable Limite Inferior Excedente Porcentaje Impuesto sin C. F. Cuota Fija Impuesto Art. 113 9,776.51 8,601.51 1175.00 30% 352.50 1,228.98 1,581.48
84
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Aplicacin tarifa artculo 114 LISR = * = + = * = Base Gravable Limite Inferior Excedente Porcentaje Subsidio sin C. F. Cuota Fija Subsidio 100% Factor Subs. Acred Subsidio Acred. 9,776.51 8,601.51 1,175.00 15% 176.25 614.49 790.74 0.68 537.70
Aplicacin tarifa artculo 115 LISR = 0.00 Impuesto 113 - Subsidio Acred. - Crdito al Salario = ISR x retener 1,581.48 537.70 0.00 1,043.78
Fraccin III : El impuesto que se obtenga conforme a la fraccin anterior se disminuir con el impuesto que correspondera al ingreso ordinario por la prestacin de un servicio personal subordinado a que se refiere dicha fraccin, calculando este ltimo sin considerar las dems remuneraciones mencionadas en este artculo (es decir, sin considerar el gravable mensual de aguinaldo). Clculo de Impuesto ordinario Aplicacin tarifa artculo 113 LISR (Sueldo Mensual) = * = + = Aplicacin tarifa artculo 114 LISR = * = + = * = Aplicacin tarifa artculo 115 LISR = Base Gravable Limite Inferior Excedente Porcentaje Subsidio sin C. F. Cuota Fija Subsidio 100% Factor Subs. Acred Subsidio Acred. 0.00 1,393.53 473.80 0.00 919.73 9,150.00 8,601.51 548.49 15% 82.27 614.49 696.76 0.6800 473.80 Base Gravable Limite Inferior Excedente Porcentaje Impuesto sin C. F. Cuota Fija Impuesto Art. 113 9,150.00 8,601.51 548.49 30% 164.55 1,228.98 1,393.53
Impuesto 113 - Subsidio Acred. - Crdito al Salario = ISR x retener
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 As tenemos: Impuesto mensual a retener de la Fraccin II Impuesto del ingreso ordinario = 1,043.78 919.73 = 124.05 Fraccin IV : El impuesto a retener ser el que resulte de aplicar a las remuneraciones a que se refiere el artculo, sin deduccin alguna, la tasa a que se refiere la fraccin V. Fraccin V : La tasa a que se refiere la fraccin anterior, se calcular dividiendo el impuesto que se determine en los trminos de la Fraccin III, entre la cantidad que resulte conforme a la Fraccin I de este artculo. El cociente se multiplicar por cien y el producto se expresar en porcentaje. Tasa de Impuesto = Impuesto Fraccin III / Aguinaldo Gravable Mensual = (124.05 / 626.51) x 100 = 0.198 x 100 = 19.80 % = Aguinaldo Gravable x Tasa de impuesto = 7,522.23 x 19.80% = 1,489.40
Tasa de impuesto Impuesto a retener Impuesto a retener
Practica 21. Clculo de ISR cuando aplica Art. 142. Determinar la retencin ISR al pago por concepto de PTU, aplicando artculo 142 al siguiente trabajador: PTU: 10,800.00 Ultimo Sueldo Mensual: 8,500.00 Salario mnimo: 46.80 Exento PTU: 15 veces el salario mnimo de la zona geogrfica. Utilice las tarifas vigentes para el 2005.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7. 7.1 Procesos Borrado de acumulados Ruta de Acceso: Utileras/ Borrado de acumulados o con el icono .
Esta utilera permite borrar los acumulados de las Percepciones y/o Deducciones de todos los trabajadores o de alguna clasificacin en especifico, ste proceso borra el acumulado actual, anterior y anual. Debido a Aspel-NOI es un sistema que realiza los clculos de la nmina en base a la configuracin actual, es decir, an no afecta acumulados, el proceso de borrado de acumulados no elimina los movimientos de la nmina donde se este ejecutando la utilera. Es necesario que antes de utilizarlo respalde la informacin ya que es un proceso irreversible. L a ventana para Borrado de acumulados se muestra a continuacin.
Figura 7.1-1 Borrado de acumulados.
Desde la ventana de sta utilera se pueden seleccionar las percepciones y/o deducciones de las que se desean borrar sus acumulados o se puede habilitar todas para que el sistema seleccione todos los conceptos. Adems el proceso puede ejecutarse slo para un rango de trabajadores de acuerdo a su Clasificacin, y dependiendo de ello se podr afectar a ms de una clasificacin utilizando los comodines, ejemplo: Si en el Catlogo de trabajadores se tienen la clasificaciones COADM (Trabajadores de Confianza del rea Administrativa), SIPRO (Trabajadores Sindicalizados del rea de Produccin), COPRO (Trabajadores de Confianza del rea de Produccin) ya que las prestaciones para los Trabajadores de Confianza y Sindicalizados varan- y se quiere eliminar los acumulados de los trabajadores que estn clasificados como de Confianza sin importar el rea al cual pertenecen, se tendra que realizar por medio de los comodines definiendo en el campo clasificacin lo siguiente: CO???, en donde el comodn ? significa sin importar la letra que se haya en esa posicin, de sta manera no se afectaran los acumulados de los Trabajadores Sindicalizados. Es importante mencionar que el proceso de Corte anual, el cual debe efectuarse en la primer nmina de cada ao, que sirve para re-inicializar los acumulados del nuevo ao fiscal, ejecuta la utilera de Borrado de acumulados automticamente.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.2 Traspaso de acumulados Ruta de Acceso: Utileras/ Traspaso de acumulados... Est utilera actualiza los acumulados haciendo un traspaso nmina con nmina, desde el perodo que haya sufrido modificaciones hasta la ultima nmina creada de un mismo ao. Es importante que antes de utilizar este proceso se obtenga un respaldo, ya que es un proceso irreversible. Se recomienda ejecutar este proceso cuando se encuentre alguna diferencia en los acumulados o se tenga incertidumbre sobre su actualizacin en la nmina actual. Por ejemplo, si se creo una nmina normal con fecha del 15 de Enero de 2005, y el da 17 de Enero con el propsito de adelantar los clculos de la prxima nmina se Figura 7.2-1 Advertencia para obtener un Respaldo. cre la nmina del 31 de Enero. Posteriormente el da 20 se determin que se deba realizar el pago de comisiones a ciertos trabajadores con fecha del 20 de Enero, creando para ello una nmina especial a partir de la nmina del 15 de Enero. Bajo esta circunstancia en caso de NO ejecutar la utilera de Traspaso de acumulados, la nmina del 31 de Enero podra arrojar clculos incorrectos. La ventana para ejecutar sta la utilera presenta los siguientes filtros, como se muestra en la siguiente figura.
Figura 7.2-2 Filtros para aplicar el Traspaso de Acumulados.
Importante: Si se realizaron modificaciones en nminas anteriores pueden alterarse los acumulados de las retenciones y pagos ya efectuados, razn por la cual se recomienda obtener un respaldo antes de ejecutar la utilera. Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Para realizar el Traspaso de acumulados es importante ubicarse en al primer nmina a partir de la cual se desea ejecutar la utilera. Fecha inicial: Es el primer periodo y se asigna automticamente con la fecha de la nmina actual. Fecha final: La ultima nmina a la cual se desea realizar el traspaso y debe pertenecer al mismo ao fiscal, ya que en caso de especificar una nmina de otro ao, se alterarn los acumulados anuales, con lo cual se tendra que ejecutar el Corte anual nuevamente. Datos del trabajador: Dentro de un traspaso tambin se puede actualizar algunos datos del trabajador como son: el nombre, tipo de salario y digito verificador. Borra acums. reingreso: En caso de activar ste check se pueden borrar los acumulados de los trabajadores que hayan tenido un reingreso, eliminando el acumulado que tengan antes de la fecha de reingreso. Parmetros: Se pueden traspasar algunos parmetros de la nmina, los cuales son; Salario Mnimo, Salario Mnimo del D.F., Factor de Subsidio y Datos del IMSS (cuotas obrero patronales). Tablas: Se pueden traspasar las tablas del sistema. 7.3 Corte anual Ruta de Acceso: Procesos / Corte anual o con el icono .
La finalidad de este proceso es generar un corte en los acumulados del ao, mismo que debe realizarse cuando haya un cambio de ao fiscal, por ejemplo: das trabajados, faltas, acumulados de las percepciones y deducciones (es importante considerar las fechas de corte) y borrar informacin que ya no se utilizar en el siguiente ao como trabajadores dados de baja dos aos antes, las vacaciones disfrutadas, las modificaciones de salario, etc, en funcin de las fechas de corte especificadas para eliminar la informacin que se encuentre posterior o igual a dicha fecha. Este proceso debe realizarse en la primer nmina de cada ao. Antes de ejecutar este proceso es necesario tomar encuentra los siguientes puntos: Imprimir y respaldar la informacin del ltimo perodo del ao. Crear la primer nmina del siguiente ao y cambiarse a ella. Ejecutar el proceso de Corte anual.
Nota: Cuando se ejecute el Corte anual debe tenerse especial atencin en las fechas de corte que se especifiquen, ya que las fechas sugeridas por el sistema se realizan considerando posibles las implicaciones en los clculos de las nminas posteriores, como por ejemplo: la nmina de PTU, las declaraciones informativas de sueldos y salarios, el clculo del SDI variable de los trabajadores con base de cotizacin variable o mixta, entre otros .
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Figura 7.3-1 Fechas de corte en el proceso de Corte anual.
Fechas de corte: Faltas: La fecha de corte para las faltas debe ser el ltimo da del quinto bimestre del ao anterior en caso de que haya trabajadores con base de cotizacin variable o mixta y adems se tenga configurado en los Parmetros de la nmina como das a considerar para la parte variable del SDI como Das trabajados; y en caso de no cumplirse ninguna de las condiciones anteriores deber especificarse el ltimo da del ao anterior ya que el acumulado de faltas no se requerir para el siguiente ao. Vacaciones: La fecha de corte para vacaciones debe ser el ltimo da de dos aos anteriores. Dado que las vacaciones a que tiene derecho cada trabajador se pueden disfrutar cuando se cumple antigedad, en caso de especificar una fecha de corte del ltimo da del ao inmediato anterior puede perderse la informacin de aquellos trabajadores que todava no gozan sus vacaciones. Salarios: La fecha de corte para Salarios debe ser el ltimo da de dos aos antes. Para que no se pierda la informacin del histrico de salarios de las ltimas modificaciones. Baja de Trabajadores: La fecha de corte debe ser el ltimo da de dos aos antes, ya que los trabajadores dados de baja en el ejercicio anterior se requieren para el clculo de la Nmina de Reparto de utilidades, las Declaraciones informativas, o por si existiera algn reingreso.
En la primer nmina del ao, adems de ejecutar el corte anual se deben de: Verificar los Parmetros de la Nmina y re-inicializar el nmero de nmina. Actualizar las Tablas de Impuestos. Actualizar los valores de salario mnimo del D.F., el salario mnimo de la zona geogrfica, y verificar los topes y cuotas Obrero-Patronales para el IMSS.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.4 Fondo de ahorro Ruta de Acceso: Procesos / Fondo de ahorro o con el icono .
Este proceso permite repartir el monto de los intereses generados por concepto de fondo de ahorro, los intereses calculados aparecen en los recibos de los trabajadores en el perodo donde se realice el reparto. Para generar el reparto de intereses por Fondo de Ahorro se tiene que hacer la siguiente configuracin en el sistema a partir de la primer nmina del ao. Se debe dar de alta una Percepcin de clculo que acumule la parte correspondiente a la aportacin de la Empresa la cual no debe exceder del 13% para que pueda ser deducible para el patrn, y debe estar configurada como se observa en la Figura 7.4-1. Posteriormente se debe dar de alta una deduccin que retenga la parte correspondiente al trabajador, el cual debe ser el mismo monto que aporte el patrn por cada nmina, sta debe quedar configurada como se muestra en la Figura 7.4-2.
Figura 7.4-1 Fondo Ahorro (Patrn)
Figura 7.4-2 Fondo Ahorro (Trabajador)
Si se generan Prestamos del fondo de ahorro se tendr que dar de alta una percepcin como se muestra en la Figura 7.4-3 y generar los movimientos por el monto correspondiente.
Figura 7.4-3 Prstamos del Fondo
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Para el reparto de los intereses es necesario dar de alta una percepcin llamada Intereses del Fondo, mediante la cual se realizar el pago proporcional a los trabajadores de acuerdo a sus aportaciones, y debe estar configurada como se observa en la Figura 7.4-4
Figura 7.4-4 Intereses del Fondo.
Una vez configuradas las percepciones y deducciones, se puede proceder a generar el reparto de los intereses del Fondo de Ahorro:
Figura 7.4-5 Generacin del reparto de los Intereses del Fondo de ahorro.
Como se observa en la figura anterior se tienen que especificar las claves de las percepciones y deducciones que se configuraron para cada rubro, Dado que el sistema no determina el monto de los intereses por inversin del Fondo de Ahorro, se debe especificar el monto de los intereses a repartir y la fecha en la cual se generarn los movimientos del reparto de los intereses. El sistema nicamente genera el movimiento de reparto por los intereses sin incluir el monto ahorrado. Practica 22. Fondo de Ahorro. Generar el reparto de los intereses del fondo de ahorro en la base de datos Ejemplo en la Nmina del 31 de Enero del 2004 por un monto a repartir de $23,800.00 de intereses. Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.5 Nmina de reparto de utilidades (PTU) Ruta de Acceso: Procesos / Participacin de utilidades / Reporte o con el icono .
De acuerdo a lo establecido en la Ley Federal del Trabajo (LFT) en el Art. 117 los trabajadores participarn en las utilidades de la empresa, de conformidad con el porcentaje que establezca la Comisin Nacional para la Participacin de los Trabajadores en las Utilidades de las Empresas, en la actualidad corresponde al 10%. Otros aspectos legales que influyen en la Nmina de Reparto de utilidades son: Art. 122 El reparto de las utilidades entre los trabajadores deber efectuarse dentro de los sesenta das siguientes a la fecha que debe pagarse el impuesto anual (equivalente al 20 de Mayo). El importe de las utilidades no reclamadas en el ao en que sean exigibles, se agregar a la utilidad repartible del ao siguiente. Art. 127 Definiciones del Personal que no participa; Todo el personal que est en los niveles Directivos, Administradores y Gerentes Generales. Trabajadores Eventuales que hayan laborado menos de 60 das en el ejercicio del cual se repartirn utilidades. Respecto al Tope de Ingresos. Para que el reparto sea mas equitativo se tomar al trabajador sindicalizado con mayor ingresos aumentando un 20% como tope de ingresos, o a falta de este, el trabajador de planta con las mismas caractersticas. Arts. 123 y 124 Reparto. El monto a repartir se debe de dividir en dos partes igual, para ser prorrateado de acuerdo a dos factores: El 50% se dividir entre el total de das trabajados en todo el ao por todos los trabajadores que les corresponde el reparto, del cual se otorgar la parte proporcional a cada trabajador. El otro 50% se dividir entre el total de salarios devengados de los trabajadores en todo el ao que les corresponda reparto, del cual se otorgar la parte proporcional a cada trabajador.
Para que este proceso de clculo se comprenda mejor, se desarrollar un ejemplo manualmente y despus se llevara al sistema para comparar que los resultados que proporciona el Reporte son los correctos. Ejemplo clculo Manual: Determinar el Reparto de Utilidades de los trabajadores que tuvieron los siguientes ingresos en el 2004: Clave 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Nombre JIMENEZ SANDOVAL SAUL ANDRADE LOPEZ WALTER PEREZ ZAMORA RAMIRO GAMBOA PERALTA ALEJANDRO TAPIA FERNANDEZ JUAN JOSE HERNANDEZ LOPEZ KARINA PEREZ ZAMORA BRENDA NUEZ SALAZAR DAMIAN TOVAR CASTRO VICTOR HUGO CUEVAS VALLEJO DANIEL HERRERA MEDINA ROBERTO LOPEZ CASTRO JUAN RAMIREZ GUZMAN MIRIAM BUEN ROSTRO ORTEGA KENIA GARMENDIA CASTRO ELIZABETH Clasificacin ADMON CONFI SINDI SINDI CONFI CONFI CONFI SINDI CONFI CONFI CONFI SINDI SINDI CONFI CONFI Ingresos Devengados 349,168.80 48,121.41 43,664.66 24,467.98 82,542.76 55,659.33 43,048.33 29,002.95 32,404.50 32,089.29 32,719.63 23,592.61 26,549.09 34,648.14 55,308.37 Das trabajados 364.63 362.10 363.83 363.67 359.00 366.00 226.42 362.50 360.17 356.67 363.67 325.17 361.30 364.83 328.67
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Clave 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 Nombre ZAPDIEL RAMIREZ LUIS SANCHEZ MARQUEZ VERONICA VILLALON BASURTO FILIBERTO HERNNDEZ HERNNDEZ MIGUEL FERNANDEZ PALACIOS GUILLERMO VELAZQUEZ JACA SANDRA NAREDO MORGADO GUADALUPE RIVERA PLATAS ALICIA GARCIA OROSCO CESAR CARVAJAL PINEDA LILIANA LUNA CRUZ BRAULIO BARRIOS RAMOS SOCORRO REYES ANGELES AXEL RODRIGUEZ CANCINO SONIA ZAMORA AGUILAR MARLENE PELCASTRE SOLIS ALEJANDRO BRINGAS REYES FERNANDA NATALY Clasificacin CONFI SINDI CONFI SINDI CONFI CONFI CONFI CONFI CONFI CONFI CONFI CONFI CONFI ADMON SINDI SINDI CONFI Ingresos Devengados 58,710.25 23,394.61 40,979.08 22,616.17 67,256.88 91,179.56 42,865.78 64,718.74 99,973.36 42,805.84 43,626.16 43,486.08 116,647.50 240,891.41 45,814.73 40,281.35 95,914.49 Das trabajados 362.10 356.67 366.00 261.33 363.67 364.83 359.73 361.47 358.97 357.43 363.67 362.50 364.83 364.80 363.67 360.90 338.25
Tope de Ingresos: $75,600.00 Utilidad a Repartir: $95,600.00 Trabajadores que no participan en el reparto:
Clave Nombre Clasificacin Ingresos Devengados Das trabajados
1 JIMENEZ SANDOVAL SAUL 29 RODRIGUEZ CANCINO SONIA Determinacin de los Factores:
ADMON ADMON
349,168.80 240,891.41
364.63 364.80
Factor Das = 50% utilidad / Total de Das Trabajados Factor Das = 47,800.00 / 10,530.00 = 4.5394112061 Factor Ingresos: 50% utilidad / Total de Ingresos devengados Factor Ingresos = 47,800.00 / 1,393,712.10 = 0.0342968968 Para aplicar los factores solo debe multiplicar la cantidad que corresponda por el factor, para cada uno de los trabajadores del reparto: Trabajador 5 Trabajador 5
Clave
2 3 4 5 6 7
Monto por das = 4.5394112061 * 359.00 = 1,629.65 Monto por Ingresos = 0.0342448098* 75,600.00= 2,592.85
Nombre Ingresos Devengados
48,153.35 43,694.66 24,482.98 82,600.26 55,695.58 40,265.82
Das trabajados
362.10 363.83 363.67 359.00 366.00 226.42
Monto x Das
1,643.72 1,651.59 1,650.83 1,629.65 1,661.42 1,027.80
Monto x Ingresos
1,651.51 1,498.59 839.69 2,592.85 1,910.19 1,380.99
Total
3,295.23 3,150.18 2,490.52 4,222.49 3,571.61 2,408.79
ANDRADE LOPEZ WALTER PEREZ ZAMORA RAMIRO GAMBOA PERALTA ALEJANDRO TAPIA FERNANDEZ JUAN JOSE HERNANDEZ LOPEZ KARINA PEREZ ZAMORA BRENDA
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Clave
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 30 31 32
Nombre
NUEZ SALAZAR DAMIAN TOVAR CASTRO VICTOR HUGO CUEVAS VALLEJO DANIEL HERRERA MEDINA ROBERTO LOPEZ CASTRO JUAN RAMIREZ GUZMAN MIRIAM BUEN ROSTRO ORTEGA KENIA GARMENDIA CASTRO ELIZABETH ZAPDIEL RAMIREZ LUIS SANCHEZ MARQUEZ VERONICA VILLALON BASURTO FILIBERTO HERNANDEZ HERNANDEZ MIGUEL FERNANDEZ PALACIOS GUILLERMO VELAZQUEZ JACA SANDRA NAREDO MORGADO GUADALUPE RIVERA PLATAS ALICIA GARCIA OROSCO CESAR CARVAJAL PINEDA LILIANA LUNA CRUZ BRAULIO BARRIOS RAMOS SOCORRO REYES ANGELES AXEL ZAMORA AGUILAR MARLENE PELCASTRE SOLIS ALEJANDRO BRINGAS REYES FERNANDA NATALY
Ingresos Devengados
29,022.95 32,427.00 32,111.79 32,742.13 23,608.99 26,565.47 34,671.89 55,348.99 58,750.87 23,408.61 41,007.08 22,636.17 67,303.13 91,242.06 42,895.78 64,763.74 100,043.36 42,835.84 43,656.16 43,516.08 116,724.25 45,841.69 40,305.35 95,981.82
Das trabajados
362.50 360.17 356.67 363.67 325.17 361.30 364.83 328.67 362.10 356.67 366.00 261.33 363.67 364.83 359.73 361.47 358.97 357.43 363.67 362.50 364.83 363.67 360.90 338.25
Monto x Das
1,645.54 1,634.94 1,619.06 1,650.83 1,476.07 1,640.09 1,656.13 1,491.95 1,643.72 1,619.06 1,661.42 1,186.30 1,650.83 1,656.13 1,632.98 1,640.85 1,629.50 1,622.54 1,650.83 1,645.54 1,656.13 1,650.83 1,638.27 1,535.46
Monto x Ingresos
995.40 1,112.15 1,101.33 1,122.95 809.72 911.11 1,189.14 1,898.30 2,014.97 802.84 1,406.42 776.35 2,308.29 2,592.85 1,471.19 2,221.20 2,592.85 1,469.14 1,497.27 1,492.47 2,592.85 1,572.23 1,382.35 2,592.85
Total
2,640.93 2,747.09 2,720.39 2,773.79 2,285.78 2,551.20 2,845.27 3,390.25 3,658.69 2,421.90 3,067.84 1,962.65 3,959.12 4,248.97 3,104.17 3,862.04 4,222.34 3,091.67 3,148.10 3,138.00 4,248.97 3,223.06 3,020.62 4,128.30
TOTALES
1,502,303.85
10,530.00
47,800.00 47,800.00 95,600.00
Nota: La suma total de los montos por das trabajados debe ser igual al 50% de la utilidad, ya que el otro 50% de la utilidad debe corresponder a la suma total de los montos por los ingresos. Ejemplo del clculo en Aspel-NOI 4.0: Para determinar el Reporte de Reparto de Utilidades el sistema muestra un dilogo como el de la siguiente figura: Ruta y Fecha: Se debe especificar la ruta donde se encuentra la informacin del perodo a repartir y la fecha de la ultima nmina de ese ao. Personal que NO participa en el Reparto de Utilidades: Clasificacin: Se debe colocar la clasificacin de los trabajadores que estn en los niveles Directivos, Administradores o Gerentes Generales. Nm. Das trabajados menor a: La Ley Federal del Trabajo indica que deben ser 60 das para los eventuales.
Figura 7.5-1 Generacin del Reporte de Utilidades.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Trabajadores permanentes con menos de 60 das laborados; cuando se encuentre habilitado el check NO se considerarn los trabajadores permanentes con menos de 60 das laborados. Das en el ao: Este dato el sistema lo tomar automticamente del periodo especificado. Percepcin PTU: Indica la clave de la percepcin con la que se generarn los movimientos. Monto a repartir: Es el monto correspondiente a la utilidad a repartir entre los trabajadores. Tope ingresos/ao: Es el trabajador sindicalizado que ms gane elevado un 20%, este dato no lo determina automticamente el sistema, por lo cual se debe capturar en ste campo. Descontar vacaciones disfrutadas: Si est habilitado se descontarn las vacaciones que se hayan disfrutado en el ao, del total de das trabajados para el reparto. Detallado: Muestra en el reporte el % que corresponde al trabajador del 100% de la utilidad.
Figura 7.5-2 Reporte para Reparto de Utilidades
Para generar los movimientos por concepto de PTU es necesario correr el proceso que se encuentra en: Procesos / Participacin de Utilidades / Generacin de movimientos. El proceso de generacin del Reporte es independiente de la generacin de los movimientos y no influye el orden en el cual se generen, aunque el generar el Reporte en primera instancia permite comparar los montos antes de generar los movimientos de manera definitiva. Se recomienda crear una nmina especial donde se gener el Reparto de Utilidades, y los montos se vern reflejados en los recibos de nmina. En caso de haber generado los movimientos incorrectamente, podr generarse nuevamente el proceso, y los movimientos sern sustituidos. Importante Para realizar la retencin de Impuesto en nminas especiales recuerde configurar la deduccin de ISR (D001) como especial. Para que el sistema calcule el monto correspondiente a los Ingresos debe estar configurada la Base fiscal 5 para todas las percepciones que se deben considerar. Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.6 Nmina de aguinaldo
De acuerdo al Artculo 87 de la Ley Federal del Trabajo, el pago de aguinaldo es un derecho que tienen los trabajadores, el cual debe pagarse en forma anual y antes del da 20 de diciembre, y con un equivalente a quince das del salario que goce actualmente el trabajador, como mnimo establecido en la Ley. Asimismo, los trabajadores que no cumplan el ao de servicios tendrn derecho a que se les pague la parte proporcional del mismo, conforme al tiempo que hubieren trabajado. Para dar cumplimiento al pago de ste derecho, Aspel-NOI efecta el clculo de esta prestacin en forma automatizada, para ello hay que efectuar el siguiente proceso: Crear el perodo de nmina en el cual va a efectuarse el pago del aguinaldo: La fecha mxima para el pago del aguinaldo no debe ser mayor al . Dentro del men Configuracin / Parmetros de la Nmina / Generales activar la opcin , en caso de que difiera la fecha de pago de la nmina normal. En men Archivos / Catlogo de Percepciones y Deducciones, configurar la percepcin de Aguinaldo como se observa en la siguiente figura:
Figura 7.6-1 Percepcin de Aguinaldo
En el caso de que las nminas no sean quincenales se le deben sumar a los das trabajados en el ao los faltantes para concluir el ao. Ejemplo: Nmina semanal, con Das de pago 5, la fecha del pago de aguinaldo 20/12/2004, la frmula quedara como se muestra a continuacin: (SD * DAG / 366) * (DTA + 11) Nota: DTA tiene un Acumulado de 355 das y para llegar a de 366 das del ao faltan 11 das por transcurrir los cuales se tienen que sumar para que la frmula prorratee de acuerdo a los 366 das del ao, en caso contrario faltar pagar a cada trabajador una proporcin de 11 das, y no se estara pagando los das de aguinaldo que le corresponden a cada trabajador. Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.7 Finiquitos
El sistema Aspel-NOI 4.0 esta capacitado para determinar los Finiquitos de los trabajadores por renuncia voluntaria, tiempo determinado o indeterminado, cumpliendo con lo establecido en el Art. 50 de la LFT. 7.7.1 Renuncia voluntaria Ruta de Acceso: Procesos / Finiquitos / Renuncia Voluntaria o con el icono .
En este caso el patrn nicamente est obligado a pagar una liquidacin (partes proporcionales) en base al ejercicio actual, motivo por el cual las pestaas de Indemnizacin e ISR por retiro aparecen inhibidas y no influyen en la determinacin del monto a pagar. Nota: En este caso la prima de antigedad la calcula el sistema automticamente slo si el trabajador tiene 15 aos o ms de antigedad, o en el caso de ser rescisin de contrato, ya sea por tiempo determinado o indeterminado (Fraccin III del Articulo162 de la LISR). La frmula que emplea el sistema para el clculo de Das trabajados en cada uno de los rubros es la siguiente: Concepto Sueldo Aguinaldo Vacaciones Prima Vacacional Prima de Antigedad Frmula
DT * SD DTA / 365 * DAG * SD ((DTA / 365 * D. Vac.) + Vac. No disfrutadas)*SD ((DTA / 365 * D. P. Vac.) + P. Vac. No disfrutadas) * SD 12 das * aos de servicio 15.2500 * 230.00 289 / 366 * 15 * 230.00 ((320 / 366 * 8 * )+6)*230 ((320 / 366 * 2 * )+1.5)*230 12*0
Monto 3,507.50 2,724.18 2,988.74 747.18 0.00
Figura 7.7.1-1 Finiquito por Renuncia Voluntaria, Consulta del Recibo.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.7.2 Rescisin de contrato por tiempo determinado Ruta de Acceso: Procesos / Finiquitos / Rescisin de contrato / Por tiempo determinado o con el icono .
Los trminos de la Ley del ISR que influyen en el clculo de Finiquitos en una Rescisin de contrato por tiempo determinado son: Articulo 37. El sealamiento de un tiempo determinado puede nicamente estipularse en los siguientes casos: I. Cuando lo exija la naturaleza del trabajo que se va prestar. II. Cuando tenga por objeto sustituir temporalmente a otro trabajador. III. En los dems casos previstos por la ley. La mecnica de clculo para determinar el monto de Sueldo, Aguinaldo, Vacaciones y Prima Vacacional es la misma que se considera cuando se hace por renuncia voluntaria. Una de las principales diferencias que podemos apreciar es en el clculo para determinar la Prima de antigedad. Articulo 162. Los trabajadores de planta tienen derecho a una prima de antigedad, de conformidad a las siguientes reglas: I. La prima de antigedad consistir en el importe de doce das de salario, por cada ao de servicios. II. Para determinar el monto del salario, se estar a lo dispuesto en los artculos 485 y 486; III. La prima de antigedad se pagar a los trabajadores que se separen voluntariamente de su empleo, siempre que hayan cumplido quince aos de servicios, por lo menos. Asimismo se pagar a los que se separen por causa justificada y a los que sean separados de su empleo, independientemente de la justificacin o injustificacin del despido. Articulo 485. La cantidad que se tome como base para el pago de las indemnizaciones no podr ser inferior al salario mnimo. Para determinar las indemnizaciones a que se refiere este ttulo, si el salario que percibe el trabajador excede del doble del salario mnimo del rea geogrfica de aplicacin a que corresponda el lugar de prestacin del trabajo, se considerar esa cantidad como salario mximo. Si el trabajo se presta en lugares de diferentes reas geogrficas de aplicacin, el salario mximo ser el doble del promedio de los salarios mnimos respectivos.
Figura 7.7.2-1 Das de Prima de antigedad.
El total que se considera en la columna de sueldo diario es el total de 2 salarios mnimos estipulado en los Parmetros de la nomina (46.80*2) = 93.60. Los das se determinan en base a los aos de servicio (en base a la fecha de alta del trabajador). El monto Total de la prima de antigedad se calcula tomando el total de 2 salarios mnimos * 12 Das (Art.162 fraccin I) * los aos de servicio = 93.60 * 12 * 1= 1,123.20
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Por concepto de Indemnizacin se deber pagar lo establecido en el Art. 50, 89 y 84 de la LFT. Articulo 89. Para determinar el monto de las indemnizaciones que deban pagarse a los trabajadores se tomar como base el salario correspondiente al da en que nazca el derecho a la indemnizacin, incluyendo en l la cuota diaria y la parte proporcional de las prestaciones mencionadas en el artculo 84. Articulo 84. El salario se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, habitacin, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra cantidad o prestacin que se entregue al trabajador por su trabajo. Articulo 50 (Ley federal del trabajo) Fraccin I.- Si la relacin de trabajo fuese por tiempo determinado menor de un ao, en una cantidad igual al importe de los salarios de la mitad del tiempo de servicios prestados, si excediera de un ao, en una cantidad igual al importe de los salarios de seis meses por el primer ao y de veinte das por cada uno de los aos siguientes en que hubiese prestado sus servicios. Fraccin III.-Adems de las indemnizaciones a que se refieren las fracciones anteriores, en el importe de 3 meses de salario en el de los salarios vencidos desde la fecha del despido hasta que se le paguen las indemnizaciones.
SDI
Figura 7.7.2-2 Clculo de la Indemnizacin.
Figura 7.7.2-2 Fraccin I Art. 50 LISR
Figura 7.7.2-3 Antigedad Fraccin I
Figura 7.7.2-4 Fraccin III Art. 50
* El sistema sugiere los datos mnimos que establece la ley. * En el proceso de elaboracin de finiquito el sistema permite modificar los montos o los das
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.7.3 Rescisin de contrato por tiempo indeterminado Ruta de Acceso: Procesos / Finiquitos / Rescisin de contrato / Por tiempo indeterminado o con el icono . Por tiempo Indeterminado / Indemnizacin La mecnica de clculo para determinar el monto de Sueldo, Aguinaldo, Vacaciones, Prima de Antigedad y Prima Vacacional (Liquidacin) es de la misma manera de cuando se hace por rescisin de contrato por tiempo determinado. La diferencia radica principalmente en el clculo de la Indemnizacin. A continuacin se mencionan las disposiciones legales que fundamentan el clculo de este tipo de Finiquito. Articulo 35 (LFT). Las relaciones de trabajo pueden ser para obra o tiempo determinado o por tiempo indeterminado. A falta de estipulaciones expresas, la relacin ser por tiempo indeterminado. Articulo 50 (LFT). Fraccin II.- Si la relacin de trabajo fuere por tiempo indeterminado, la indemnizacin consistir en veinte das de salario por cada uno de los aos de servicios prestados. Fraccin III. Adems de las indemnizaciones a que se refieren las fracciones anteriores, en el importe de 3 meses de salario en el de los salarios vencidos desde la fecha del despido hasta que se le paguen las indemnizaciones. SDI
Figura 7.7.3-1 Indemnizacin en la Rescisin de contrato por tiempo indeterminado.
Figura 7.7.3-2 Clculo de antigedad.
Figura 7.7.3-3 Fraccin II Art. 50 LFT
El sistema sugiere los datos mnimos que establece la ley. En el proceso de elaboracin de finiquito el sistema permite modificar los montos o los das.
Importante En caso de generar el clculo de Finiquito de forma incorrecta, puede volver a generarse el clculo accediendo nuevamente a la opcin de Procesos / Finiquitos, ya que se sustituyen lso movimientos generados por el Finiquito previo.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.8 Reingresos Ruta de Acceso: Edicin / Reingresos o con el icono .
Esta opcin se utiliza para indicar al sistema que una persona previamente finiquitada y dada de baja, despus de un tiempo no mayor a dos aos fiscales despus, ya que muy probablemente mediante el proceso de Corte anual se elimin al Trabajador del catlogo- reingresar a laborar a la empresa. Con sta no se tendr que capturar nuevamente los datos del trabajador y se contar con el historial que ha tenido el trabajador en la empresa, e incluso se tiene la opcin de continuar con los acumulados de las Percepciones y Deducciones. Para poder realizar este proceso es necesario abrir el Catlogo de Trabajadores, seleccionar al trabajador que se va a reingresar, y despus hacer clic en la opcin Edicin / Reingresos. Nota: El trabajador debe tener Status de Baja como se observa en la siguiente figura.
Figura 7.8-1 Catalogo de Trabajadores
Al ingresar a la opcin de Reingresos el sistema preguntar si se desea reingresar al trabajador.
Figura 7.8-2 Confirmacin de un Reingreso.
Al indicar al sistema que SI se desea reingresar al trabajador, aparecer un dialogo con los datos del trabajador, en la cual slo se tendr que validar que la informacin es correcta y capturar la fecha de reingreso en el campo llamado Fecha de alta.
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Figura 7.8-3 Datos del Trabajador
Despus de verificar los datos del trabajador y oprimir el botn Aceptar, aparece un mensaje en donde se pregunta si estn correctos los datos y otra ventana muy importante en donde se debe confirmar si desea realizar el corte de acumulados.
Figura 7.8-4 Confirmacin para grabar.
Figura 7.10-5 Corte de acumulados
En caso de indicar que SI se realiza el corte, el sistema iniciar en cero los montos que se hayan pagado as como las deducciones que se han efectuado al trabajador, y se re-inicializarn los acumulados a partir del momento en que se reingrese al trabajador. En caso de elegir sta opcin se recomienda obtener un respaldo previamente, ya que el corte de acumulados es un proceso irreversible. El seleccionar esta opcin garantiza que en caso de haber un prximo finiquito o liquidacin del Trabajador, ste se realizar en base a la nueva antigedad del Trabajador. Se debe indicar al sistema que no se desea realizar el corte de acumulados en caso que se desee conservar los montos pagados o descontados, y es sugerido cuando el reingreso se realiza en el mismo ao fiscal, esto con el fin de cumplir con las obligaciones de clculo de impuestos y de la presentacin de las declaraciones informativas ante las autoridades correspondientes (Declaraciones Informativas de Sueldos, Retenciones, etc.). En caso de que el Reingreso se efecte en un ao diferente a aqul en que se dio de baja al trabajador, tericamente ya se debi haber realizado el corte anual; por lo tanto, no tiene ninguna repercusin indicar que SI o No se desea realizar el corte de acumulados.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.9 Avisos al IMSS mediante IDSE V2.0
Con la nueva versin Aspel-NOI 4.0 es posible realizar el envo de los movimientos afiliatorios va internet al IMSS mediante el esquema IDSE 2.0, mismo que entr en vigor a partir de Noviembre de 2004. La nueva versin de IDSE, surge para proveer a los patrones mecanismos que faciliten el cumplimiento de sus obligaciones con el Instituto, es decir la presentacin de movimientos afiliatorios y confronta, aprovechando la tecnologa de Internet. Aspel atendiendo a las necesidades de las micro, pequeas y medianas empresas ayuda a generar, enviar y consultar la informacin de una manera rpida y sencilla, con la garanta y confidencialidad que ofrece el uso de la firma electrnica para realizar las transacciones de informacin por internet. Si se utiliza Aspel-NOI 4.0 y se desea realizar el envo de movimientos afiliatorios al IMSS bajo el esquema IDSE 2.0, de manera general se deber realizar lo siguiente: 1. 2. Cumplir con los requisitos establecidos por el IMSS. Para obtener el NPIE y el Certificado Digital el patrn deber llevara a cabo los siguientes trmites electrnicos: Solicitar el NPIE y el Certificado Digital. Llenar solicitud con los datos requeridos. El patrn deber generar e imprimir la carta de trminos y condiciones para la obtencin y uso del NPIE y Certificado Digital en dos ocasiones y firmada por el representante legal. Acudir a la subdelegacin de control en un tiempo mximo de 10 das despus de haber realizado la peticin de asignacin de NPIE y el Certificado Digital, y presentar la informacin generada en el punto c, con una identificacin oficial y la Credencial de Identificacin Patronal. La subdelegacin recibir y validar la documentacin entregada por el patrn e ingresara el folio de la solicitud en el sistema. La subdelegacin enviar un correo al patrn o representante legal en un lapso no mayor a 5 das hbiles al correo electrnico designado por el patrn, donde se informar el acceso para generar el Certificado Digital desde el cual utilizando la llave privada, contrasea, se podr obtener y guardar el archivo de Certificado Digital. Acceder a aspel.com, y en caso de contar con una pliza de Soporte Tcnico podr realizar el envo de los movimientos afiliatorios al IMSS a mediante IDSE 2.0. Registrarse como usuario Aspel. Si ya estaba registrado en aspel.com o ejecomercial.com.mx no es necesario volver a registrarse. Contar con una pliza de Soporte tcnico y acceder desde el Escritorio de Servicios a la seccin de Plizas / Acceso a IDSE. Por cada operacin que realice el usuario del certificado digital se emitir y almacenar un recibo de acuse criptogrfico, siendo ste el medio de comprobacin de las operaciones.
3.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.9.1 Trmites para obtener el NPIE y el Certificado digital
A continuacin se describe paso a paso, el procedimiento para poder realizar el envo de los movimientos afiliatorios por IDSE 2.O: 1. Cumplir con los siguientes requisitos del IMSS. Antes de realizar la solicitud del Instituto el Nmero Patronal de Identificacin Electrnica (NPIE) y el Certificado Digital al IMSS debes cumplir con los siguientes requisitos : a. b.
Estar registrado como patrn y contar con un Nmero de Registro Patronal vigente. Proporcionar al IMSS los datos y documentos establecidos en punto 4 del Acuerdo 43-2004 referente a los Lineamientos para la asignacin de Nmero Patronal de Identificacin Electrnica y Certificado Digital. c. Efectuar las operaciones interactivas que el sistema de Identificacin Electrnica de Tecnologa Criptogrfica (IETC) le solicite. d. Notificar al IMSS cualquier modificacin, baja o reingreso en los 5 das posteriores a que ocurra el movimiento. e. Se deber realizar la homologacin de Nombres y Nmeros de seguridad social de cada Trabajador. 2. Realizar el Proceso de Certificacin Digital Patronal, el cual comienza con la elaboracin y envo de una solicitud para obtener el Nmero Patronal de Identificacin Electrnica y archivo de Certificado Digital. a. Se debe solicitar el Nmero Patronal de Identificacin electrnica (NPIE) al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), dicha peticin se realiza va internet accediendo a: http://idse.imss.gob.mx/certificacion .
Figura 7.9.1-1. Solicitud del Nmero patronal de Identificacin Electrnica (NPIE) a travs de la pgina del IMSS.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Se presenta a continuacin una ventana que describe el proceso de Certificacin Digital Patronal realizando recomendaciones antes de realizar la solicitud:
Figura 7.9.1-2. Recomendaciones antes de realizar la solicitud del NPIE.
b. c.
Una vez ledas las recomendaciones se debe dar clic en Continuar. Llenar la solicitud de Nmero Patronal de Identificacin Electrnica y Certificado Digital.
Figura 7.9.1-3. Captura de la informacin de la Empresa y del Patrn.
106
Figura 7.9.1-4. Captura del Domicilio fiscal del Patrn.
En caso de que el Usuario indicado ya se encuentre registrado en la base de datos del IMSS enviar una ventana como la siguiente:
Figura 7.9.1-5.Usuario ya registrado en la base del IMSS.
IMPORTANTE El usuario registrado en este paso, en conjunto con la contrasea y el Certificado de autenticidad permitir el acceso a los diversos servicios proporcionados por el IMSS por lo que se recomienda guardarlo en un lugar seguro. d. Al dar clic en Enviar Solicitud la pgina realiza las validaciones correspondientes y presenta una ventana Resumen de los datos previamente capturados, como se muestra en la siguiente imagen:
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Figura 7.9.1-6. Validacin de la captura de los datos del patrn.
e.
Asignar el nombre y ubicacin del archivo que almacenar la llave privada, e indicar al contrasea para el Certificado Digital.
Figura 7.9.1-7.Guardar el archivo que contiene la llave privada y asignar la contrasea para el Certificado Digital.
108
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 f. Guardar e imprimir la Carta de trminos y condiciones para la obtencin y uso del Certificado Digital.
Figura 7.9.1-8.Guardar e imprimir la carta de trminos y condiciones para la obtencin y uso del Certificado Digital.
g.
Acudir a la subdelegacin de control del IMSS que corresponda a la direccin fiscal de la empresa o Patrn y presentar la documentacin que se indica a continuacin:
Figura 7.9.1-9. Acudir a la subdelegacin correspondiente del IMSS.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Hasta ese momento, ya se cuenta con: Nmero Patronal de Identificacin electrnica Carta de trminos y condiciones para la obtencin y uso del Nmero Patronal de Identificacin Electrnica y Certificado Digital. El archivo de la llave privada y contrasea para uso del Certificado Digital. Al acudir a la subdelegacin debe cerciorarse de llevar la siguiente documentacin en original y copia: Carta de trminos y condiciones para la Obtencin y uso del Nmero Patronal de Identificacin Electrnica y Certificado Digital. Identificacin oficial del patrn, sujeto obligado o representante legal. Tarjeta de Identificacin patronal. Nota: El IMSS establece 10 das hbiles como plazo mximo para acudir a la subdelegacin de control del IMSS y presentar la documentacin requerida, a fin de continuar con los trmites para la obtencin y uso del Certificado Digital, posterior a esta fecha la solicitud de asignacin del NPIE y Certificado digital ser anulada, debiendo comenzar el proceso de solicitud nuevamente. h. Si la solicitud es aceptada y la documentacin presentada est completa, el personal IMSS en la subdelegacin: Generar el Certificado digital que estar asociado a su nmero de Identificacin patronal. Se entregar un comprobante del trmite. El IMSS le enviar un correo con la direccin en Internet donde deber ingresar para terminar con el procedimiento de obtencin de su Certificado Digital, como se muestra en la Figura anterior. Nota: La subdelegacin generara el archivo de certificado Digital y lo enviar en un lapso no mayor a 5 das hbiles.
Figura 7.9.1-10 Correo enviado por la subdelegacin para continuar con el trmite del Certificado Digital.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 i. Al acceder a la direccin de internet enviada por correo, se deber especificar la ubicacin del archivo que contiene la llave privada, la contrasea, y la ruta donde se guardar el Certificado Digital. Una vez indicados los datos se debe oprimir el botn: Obtener Certificado Digital.
Figura 7.9.1-11. Obtencin del Certificado Digital.
Elegir archivo
Figura 7.9.1-12.Especificar el directorio donde se guard el archivo que contiene la llave privada.
111
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 j. Especificar la ruta donde se guardar el Certificado Digital.
Figura 7.9.1-13. Especificar el directorio donde se guardar el Certificado Digital.
k.
Confirmacin de la creacin del Certificado Digital.
Figura 7.9.1-14. Confirmacin de la creacin del Certificado Digital.
7.9.2
Generacin del archivo a. El siguiente paso es generar el archivo de movimientos afiliatorios desde Aspel-NOI como se indica en la siguiente imagen, accediendo al men Fiscales/I.M.S.S./Avisos al I.M.S.S./ Archivo para IDSE o mediante el icono .
112
Figura 7.9.2-1. Generar el archivo desde Aspel-NOI 4.0. Como se puede observar los diferentes filtros permiten flexibilidad en la generacin del archivo y los movimientos a incluir para ser enviados al IMSS a travs de IDSE 2. 7.9.3 Envo de los movimientos afiliatorios desde aspel.com a. Para poder enviar los movimientos afiliatorios a travs de aspel.com es necesario estar registrado como usuario, y contar con un nmero de pliza de Soporte tcnico.
Nota: Si ya estaba registrado en ejecomercial.com.mx o tiene un nmero de pliza de Soporte tcnico vigente No es necesario que te registres nuevamente. Puedes acceder especificando tu nmero de pliza o usuario de aspel.com
b.
Si ya se cuenta con una pliza de Soporte tcnico se debe acceder a aspel.com e identificarse indicando el usuario o nmero de pliza y contrasea.
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Figura 7.9.3-1. Acceso a la opcin: Mi cuenta desde aspel.com.
Figura 7.9.3-2. Indicar Usuario o nmero de pliza y contrasea.
c.
Acceder desde el Escritorio de servicios a la seccin de Plizas, y dar un clic en la opcin que dice: Acceso a IDSE.
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Figura 7.9.3-3. Acceso a IDSE desde el Escritorio de servicios.
d.
Indicar la ruta del su Certificado Digital, Usuario y contrasea que obtuvo al realizar el trmite del Nmero Patronal de Identificacin Electrnica (NPIE) y Certificado Digital.
Figura 7.9.3-4. Identificacin mediante el Usuario, contrasea y Certificado Digital.
e.
A continuacin se debe descargar y firmar el documento de Carta de condiciones de uso.
115
Figura 7.9.3-5. Descargar el archivo de la carta de condiciones de uso para IDSE.
f.
Despus de descargar el archivo, se debe firmar el documento utilizando descargado en el paso anterior, el Certificado digital y la contrasea.
el archivo
Figura 7.9.3-6. Firmar la carta de condiciones de uso para IDSE.
g.
Posteriormente en la seccin de Afiliacin, se deber indicar la ruta donde se ubica el archivo que contiene los movimientos afiliatorios, para su envo al IMSS, as como el Certificado Digital y la contrasea.
Figura 7.9.3-7. Especificar la ruta del archivo de los movimientos afiliatorios.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 h. Firmar el archivo dando un clic en el botn Firmar.
i.
Mensaje para indicar que el archivo est siendo procesado:
j.
Por ltimo, el sistema enva una ventana de dilogo para guardar el Acuse de recibo en formato PDF compactado con Winzip por el lote enviado, mismo que servir de comprobante. Para cualquier aclaracin ante el IMSS.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.10 Enlace con el Sistema nico de Autodeterminacin (SUA) Ruta de Acceso: Fiscales / I.M.S.S. / Enlace S.U.A. con el icono .
Aspel-NOI permite exportar informacin mediante la generacin de archivos que contienen datos capturados en el sistema y que pueden ser ledos por otros sistemas que requieren de dicha informacin. Un ejemplo de ello es el Enlace electrnico con el SUA (Sistema nico de Autodeterminacin) del I.M.S.S. Qu es el SUA (Sistema nico de Autodeterminacin)? Desde mayo de 1997 el IMSS y el INFONAVIT entregaron a los patrones de Mxico el Sistema nico de Autodeterminacin (SUA), programa informtico mediante el cual se inici una nueva etapa en la comunicacin entre los patrones y ambas Instituciones para el pago de las cuotas Obrero Patronales al IMSS y las AFORES, as como las aportaciones y amortizaciones de crditos al INFONAVIT. El objetivo de sta funcionalidad en Aspel-NOI y su interfase con el SUA es apoyar a las empresas que cuentan con un nmero significativo de trabajadores, en la generacin de movimientos afiliatorios e incidencias, en el proceso de determinacin pago de sus obligaciones en materia de seguridad social en una forma mas rpida y considerable en el avance tecnolgico de las plataformas informticas con que estas cuentan, reduciendo considerablemente tiempos de operacin mediante la exportacin de informacin desde Aspel-NOI y su importacin desde el SUA. Esta proceso permite exportar los datos de los trabajadores dados de alta en el sistema Aspel-NOI, as como las incidencias que afectan en el pago de las cuotas obrero-patronales como: faltas, incapacidades, reingresos, modificaciones de salario y bajas. Con sta funcionalidad, se evita volver a capturar nuevamente dicha informacin desde el SUA. Si se tienen capturados los datos de los trabajadores as como las incidencias en Aspel-NOI, y se desean transferir al SUA, se tendr que llevar a cabo el siguiente procedimiento: Desde Aspel-NOI 4.0: 1. Seleccionar la opcin Fiscales / I.M.S.S. / Enlace S.U.A.
Figura 7.10-1 Exportacin de informacin para el Enlace con el SUA.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 2. En esta ventana se deber establecer el archivo que se desea transferir: trabajadores y/o movimientos, el periodo a considerar en la exportacin (mes actual, mes anterior, y nmina actual) y los movimientos que se desean (bajas, modificaciones de salario, reingresos, faltas y aportaciones voluntarias). Tambin se pueden establecer datos especficos mediante los filtros de la ventana. Una vez definidos los datos a transferir, se crear un archivo de datos generales de los trabajadores, y otro de movimientos (en caso de haber elegido ambas opciones) con la estructura que requiere el SUA para poder importarlos. Este archivo se guardar en el directorio que se establezca en la Ruta de Datos. Despus de generar los archivos el sistema enviar mensajes de los registros que se han procesado. A continuacin se muestra un ejemplo de las ventanas informativas que enva el para indicar el nmero de registros exportados en el archivo generado.
3.
Figura 7.12-2 Ejemplo: 3 registros exportados.
Figura 7.12-3 Ejemplo: 0 registros exportados
Figura 7.10-4 Ejemplo: 3 registros exportados.
Figura 7.10-5 Ejemplo: 0 registros exportados
Desde el SUA: 1. En el SUA es necesario dar de alta al patrn con todos los datos que solicita el sistema.
Figura 7.10-6 Alta del Patrn.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 2. Una vez dado de alta el patrn hay que seleccionarlo.
Figura 7.10-7 Seleccionar el Patrn.
3.
Posteriormente se tiene que acceder a la opcin Actualizar / Imp. datos Trabajadores.
Figura 7.10-8 Importar Datos del Trabajador
Al iniciar el proceso aparecer un dilogo, en el cual se deber definir la ruta en donde fue almacenado el o los archivos generados en NOI, mismos que se guardan con extensin *.SUA, por lo cual se debern buscar los nombres de los archivos con esta extensin.
Figura 7.10-9 Seleccin del Archivo.
Al seleccionar el archivo y efectuar el proceso, el SUA mandar un mensaje de validacin de la informacin en el cual indicar los datos correctos e incorrectos que se importaron. Notas del asistente:
120
Figura 7.10-10 Bitcora de la Importacin.
Para verificar que los datos de los trabajadores se hayan transferido adecuadamente, se tendr que salir del SUA y volver a entrar. Al desplegar el catlogo de trabajadores aparecern aquellos que fueron importados con xito.
Figura 7.10-11 Seleccionar Trabajadores
En caso de presentarse algn error durante el proceso desde el SUA, en el men Reportes / Movimientos improcedentes se podr obtener un reporte indicando a detalle la causa de los errores. Para importar datos de movimientos registrados en Aspel-NOI se deber efectuar el mismo proceso, slo que se deber acceder a la opcin Importar datos de movimientos en el men Movimientos, donde se solicitar el directorio y el nombre del archivo a importar. NOTA: Para tener xito en el proceso de importacin se debern capturar los datos correctos desde Aspel-NOI 4.0 correspondiente a: No. de seguridad social, R.F.C., fecha de alta, etc. De cada trabajador, as como las incidencias: faltas, modificaciones de salario, incapacidades, etc. Otro factor determinante para llevar a cabo una correcta importacin de la informacin, es que los datos de la empresa en la configuracin del sistema (Registro Patronal) sean correctos y coincidan con los capturados en el SUA. En caso de no ser incorrectos los datos, el SUA mandar en la validacin un mensaje con los movimientos que no se transfirieron (datos errneos).
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.11 Interfase con Aspel-BANCO Ruta de Acceso: Procesos /Interfases BANCO y COI /Interfase BANCO o con el icono .
La interfase entre Aspel-NOI 4.0 y Aspel-BANCO consiste en generar un archivo con los datos de los trabajadores a los que se les haya definido la forma de pago Cheque, as como un cheque global de los trabajadores a los que se les pague en Efectivo para integrarse en la agenda de Movimientos de AspelBANCO. Para llevar a acabo la interfase se debe definir en cada uno de los trabajadores la forma de pago, desde el Catlogo de Trabajadores.
Figura 7.11-1 Datos del Trabajador (Salario)
Despus slo es necesario ingresar a la opcin Interfase BANCO y ejecutar el proceso que genere el archivo de datos.
Figura 7.11-2 Generacin del archivo.
El nombre del archivo se conforma de la siguiente manera:

CI aa mm dd N ee Especifica que se trata de un archivo de cheques. Para la versin 2.0, el archivo que se genera cambia su estructura a CI en lugar de CH. Ao del perodo de nmina actual. Mes del perodo de nmina actual. Da del perodo de nmina actual. Indica que fue creado desde NOI Windows. Nmero de empresa a la que pertenece el archivo.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Una vez generado el archivo se debe procesar desde Aspel-BANCO, dentro del mdulo de Edicin / Movimientos a la Agenda / Integracin de pagos / de Aspel-NOI Todos los datos que se capturen pertenecen a la nmina en que se gener el archivo, y tienen que coincidir con el nombre del archivo generado.
Figura 7.11-3 Integracin de Pagos.
Despus de procesar el archivo, los movimientos aparecern en la Agenda de Movimientos, con el status indicado: programados o autorizados. Se generar un movimiento por cada uno de los trabajadores que se defini con forma de pago cheque, y uno por los dems trabajadores cuya forma de pago sea efectivo. Por ltimo slo es necesario autorizar los pagos de los cheques de los trabajadores y asignar el nmero de cheque correspondiente.
Figura 7.11-4 Agenda de movimientos bancarios.
Autorizar
Para poder generar el cheque es necesario que el movimiento se encuentre autorizado, ste se puede autorizar desde el momento en que se esta integrando el pago desde la agenda de movimientos el icono pulsando F8.
La asignacin del nmero de cheque mostrar el dialogo de captura de cheque Asignar Nmero de cheque con todos los datos del movimiento de la Agenda, solo se tienen que rectificar y aceptar para emitirlo.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.12 Interfase con Aspel-COI Ruta de Acceso: Procesos /Interfases BANCO y COI /Interfase COI con el icono .
El sistema Aspel-NOI 4.0 genera la pliza asiento contable de la nmina (para su provisin) en base a una pliza modelo la cual se deber contabilizar en Aspel-COI, para ello es necesario tomar en cuenta la forma en la cual se lleva el detalle de los gastos por Sueldos y Salarios dentro del Catlogo de cuentas de la empresa. Para generar la pliza es muy importante definir las Cuentas interfase COI no importando el tipo de detalle que se maneje contablemente, ya que estas corresponden al abono a la provisin de Cheques, Banco y Especie. Ruta de Acceso: Procesos /Interfases BANCO y COI /Cuentas de interfase COI con el icono .
Figura 7.12-1 Cuentas de interfase con COI.
Cuenta de Prestaciones en Especie: El monto que se muestre en el asiento contable por esta cuenta ser el acumulado de todas las percepciones que tengan el campo activo de Pago en especie en el detalle de cada Percepcin. Cuenta provisin de cheques: El monto que se muestre en el asiento contable para esta cuenta ser el acumulado de los montos pagados a todos los trabajadores que tengan definida la forma de pago Cheque y Transferencia. Cuenta Banco: El monto que se muestre en el asiento contable por esta cuenta ser el acumulado de los montos pagados a todos los trabajadores que tengan definida la forma de pago Efectivo.
Existen 4 tipos de Detalles o formas diferentes de mostrar la informacin de la pliza de nmina, las cuales se describen a continuacin. 7.12.1 General
En ste caso en la pliza a generar se suman todos los montos pagados a los trabajadores por cada uno de los conceptos que se vean afectados en un periodo de nmina, sin diferenciar entre trabajadores o Departamentos. Configuracin La manera en la que se crear la pliza del perodo se especfica dentro del detalle de cada uno de los conceptos del catlogo de Percepciones / Deducciones:
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Figura 7.12.1-1 Tipo de detalle: Percepcin / Deduccin.
La cuenta contable se debe capturar de forma general, ya que en ste caso la cuenta contable de AspelCOI es nica para cada concepto, por ejemplo: 6000-051-000. Generacin de la pliza Una vez configurado el catlogo de Percepciones / Deducciones ya se podr generar la pliza desde la opcin Interfase COI desde el men Procesos.
Figura 7.12.1-2 Generacin de la pliza de la Interfase COI.
Nota: El campo rango de departamentos solo estar habilitado cuando se tengan percepciones o deducciones con tipo de detalle: Trabajador o General.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Contabilizar la pliza Para contabilizar la pliza es necesario acceder a Aspel-COI 3.x o 4.0 en el men Archivos / Pliza Modelo, y seleccionar el archivo generado desde Aspel-NOI.
Figura 7.12.1-3 Pliza Modelo de manera General.
En la versin 4.0 de Aspel-COI es necesario indicar la ruta donde se encuentra la pliza modelo y el tipo de archivo (*.pol), posteriormente slo se carga la pliza con hacer doble clic sobre el nombre del archivo (Nom03E01.pol). Se debe verificar que los montos sean los correctos y despus pulsar F3 para Guardar o Contabilizar dependiendo de la configuracin de Aspel-COI. 7.12.2 Departamento
En esta opcin se suman los montos pagados a los trabajadores del Departamento por cada uno de los conceptos de Percepcin / Deduccin, llevando en una sola cuenta el control de los Centros de Costo (Departamentos) de cada uno de los conceptos. Configuracin Para poder emitir ste tipo de pliza correctamente en el sistema se debe configurar en detalle de cada Percepcin/Deduccin en Tipo Detalle como Departamento, como se muestra en la siguiente figura:
Figura 7.12.2-1 Configuracin de Tipo Detalle.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Adems en el detalle de cada Percepcin/Deduccin se debe capturar la Cuenta contable completa, de la siguiente forma: 6000-0001-000. Si la clave del Departamento de Aspel-NOI no coincide con el Departamento de Aspel-COI, se debe especificar en el detalle de cada Departamento, la cuenta contable de Aspel-COI y el Centro de costos equivalente a cada Departamento, como se muestra en la siguiente figura:
Figura 7.12.2-2 Especificar la cuenta y Centro de costos por Departamento
Generacin de la pliza Una vez configurado el catlogo de Percepciones / Deducciones ya se podr generar la pliza desde la opcin Interfase COI desde el men Procesos.
Figura 7.12.2-3 Generacin de la pliza.
Si se desea generar una pliza por todos los departamentos basta con dejar en blanco el campo Rango Departamentos para que se incluyan todos los montos correspondientes. Contabilizar la pliza
Para contabilizar la pliza es necesario acceder a Aspel-COI 3.x o 4.0 en el men Archivos / Pliza Modelo, y seleccionar el archivo generado desde Aspel-NOI.
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Figura 7.12.2-4 Pliza por Centro de costos.
En la versin 4.0 de Aspel-COI es necesario indicar la ruta donde se encuentra la pliza modelo y el tipo de archivo (*.pol), posteriormente slo se carga la pliza con hacer doble clic sobre el nombre del archivo (Nom03E01.pol). Se debe verificar que los montos sean los correctos y despus pulsar F3 para Guardar o Contabilizar dependiendo de la configuracin de Aspel-COI. 7.12.3 Cuenta auxiliar
Al seleccionar el tipo de configuracin como Cuenta auxiliar, de igual forma que el ejemplo anterior, se obtienen montos por Departamento, con la diferencia de que se genera una asiento contable en una cuenta independiente por cada Departamento para cada concepto. Configuracin Para utilizar ste tipo de configuracin se debe especificar en cada Percepcin/Deduccin el Tipo Detalle como Cuenta Auxiliar, como se muestra en la siguiente figura:
Figura 7.12.3-1 Percepcin / Deduccin
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Al especificar la cuenta contable en cada Percepcin/Deduccin de Aspel-NOI se debern especificar comodines ???, por ejemplo: 6000-002-???, como se muestra en la figura anterior. Los comodines se utilizarn para completar la cuenta contable de acuerdo a los datos del Departamento, existiendo dos posibilidades: a) se considerar la cuenta especificada para cada Departamento sustituyendo los comodines de la Cuenta contable de la Percepcin/Deduccin por los dgitos especificados al mismo nivel en el detalle del Departamento; b) en caso de que no se haya especificado ninguna cuenta contable en cada Departamento, se sustituirn los comodines por el nmero de Departamento de Aspel-NOI.
Figura 7.12.3-2 Cuenta contable por Departamento.
De acuerdo a las dos posibilidades mencionadas, en caso de que no coincida el nmero de Centro de Costos de Aspel-COI con el nmero de Departamento de Aspel-NOI se deber especificar en el detalle de cada Departamento la cuenta contable completa con comodines, por ejemplo: ????-???-001. Generacin de la pliza Una vez configurado el catlogo de Percepciones / Deducciones ya se podr generar la pliza desde la opcin Interfase COI desde el men Procesos.
Si se desea generar una pliza por todos los departamentos basta con dejar en blanco el campo Rango Departamentos para que se incluyan todos los montos correspondientes.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Contabilizar la pliza
Figura 7.12.3-4 Pliza Modelo una cuenta por cada Departamento. En la versin 4.0 de Aspel-COI es necesario indicar la ruta donde se encuentra la pliza modelo y el tipo de archivo (*.pol), posteriormente slo se carga la pliza con hacer doble clic sobre el nombre del archivo (Nom03E01.pol). Se debe verificar que los montos sean los correctos y despus pulsar F3 para Guardar o Contabilizar dependiendo de la configuracin de Aspel-COI. 7.12.4 Trabajador
ste tipo de detalle debe seleccionarse cuando se desee desglosar por cada Trabajador los montos de cada Percepcin/Deduccin que se hayan realizado. Configuracin Para utilizar ste tipo de configuracin se debe especificar en cada Percepcin/Deduccin el Tipo Detalle como Trabajador, como se muestra en la siguiente figura:
Figura 7.12.4-1 Configuracin de Tipo detalle: Trabajador.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 La cuenta contable se debe capturar con comodines (???), ejemplo: 6000-013-???. Los comodines indican que la cuenta se completar con la clave del trabajador. Generacin de la pliza Una vez configurado el catlogo de Percepciones / Deducciones ya se podr generar la pliza desde la opcin Interfase COI desde el men Procesos.
Nota: El campo Rango Departamentos aparece inhibido. Contabilizar la pliza Para contabilizar la pliza es necesario acceder a Aspel-COI 3.x o 4.0 en el men Archivos / Pliza Modelo, y seleccionar el archivo generado desde Aspel-NOI.
Figura 7.12.4-.3 Pliza Modelo con desglose por Trabajador.
En la versin 4.0 de Aspel-COI es necesario indicar la ruta donde se encuentra la pliza modelo y el tipo de archivo (*.pol), despus solo se carga la pliza con hacer doble clic sobre el nombre del archivo (Nom12E01.pol), se debe verificar que los montos sean los correctos y despus pulsar F3 para Guardar o Contabilizar dependiendo de la configuracin del sistema. Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.13 Exportacin de la nmina Ruta de Acceso: Utileras /Exportacin de la Nmina o con el icono .
Esta opcin funciona de la misma manera que la opcin Exportacin dentro de las consultas del sistema; es decir, se genera el archivo en el formato que se desee exportar la informacin y se abre con la aplicacin asociada al formato estipulado. Con esto se podr dar mejor presentacin a la informacin.
Figura 7.13-1 Formatos para la Exportacin de la Nmina
Figura 7.13-2 Ejemplo de la Exportacin de la Nmina en HTML.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.14 Eliminacin de nminas Ruta de Acceso: Utileras / Eliminacin de Nminas Est opcin permite eliminar periodos de nmina que no se deseen o que se hayan creado accidental o errneamente en el sistema, y una vez eliminado el periodo de nmina no hay manera de restaurarlo (a menos que se haya obtenido previamente un respaldo), ya que es un proceso irreversible.
Figura 7.14-1 Eliminacin de Nminas.
Al ejecutar sta opcin se debe especificar la fecha del periodo a eliminar del directorio de trabajo, si este se encuentra en una ruta diferente antes de indicar la fecha del periodo debe capturar la ruta de donde se encuentra, y el sistema enviar un mensaje de confirmacin como el que se muestra en la siguiente figura.
Figura 7.14-2 Confirmacin de eliminacin de una nmina.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.15 Acumulados de nminas Ruta de Acceso: Procesos / Acumulado de nminas. Esta opcin permite obtener los acumulados de cualquier concepto, de cualquier nminas para un rango especfico de trabajadores y consolidar los diferentes acumulados y conceptos. En caso de activar el check de Detalle por trabajador, se puede obtener el consolidado por cada trabajador, por cada concepto, y por cada una de las nminas. De igual forma se puede obtener de manera detallada, por base fiscal, por los montos gravados y exentos del concepto que se requiera. Otra de las ventajas de ste tipo de consolidado de informacin es que se puede exportar la informacin a una hoja de clculo, o imprimirlo mediante un reporte. Al utilizar esta opcin es necesario definir la siguiente informacin:
Figura 7.15-1 Acumulados de nminas.
Al activar la opcin Detalle por Trabajador se podr desglosar los montos por cada concepto para cada Trabajador y cada nmina, mediante las funciones: Consolidado por trabajador y Consolidado detallado por fecha de nmina.
Figura 7.15-2 Consolidados de los conceptos desglosado por trabajador y fecha de nmina.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 7.16 Pago electrnico Ruta: Procesos / Pago electrnico Si la empresa realiza el pago de la nmina por transferencia bancaria a las cuentas de los diferentes Trabajadores, Aspel-NOI mediante el Pago electrnico permite realizar la dispersin de la nmina a las cuentas de cada trabajador sin importar la Institucin bancaria a la cual est afiliado cada empleado simplificando considerablemente el tiempo y recursos invertidos. A continuacin se listan las instituciones bancarias disponibles para realizar la transferencia mediante Pago electrnico:
Figura 7.161. Instituciones bancarias disponibles para el Pago electrnico
Al ingresar a la opcin de Pago electrnico se podr visualizar una ventana como la siguiente:
Formato Se debe indicar el nombre del formato de acuerdo a la institucin bancaria, el sistema sugiere uno por default.
Archivo de transferencia Se debe indicar el nombre del archivo a generar para la institucin bancaria.
Figura 7.16 2. Generacin del archivo para el Pago electrnico.
Datos En esta pestaa se debern indicar los filtros para indicar el Rango de trabajadores y/o Departamentos a incluir en el archivo de transferencia, recordando que los rangos indicados puedes ser discontinuos. Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Transferencia En la pestaa Transferencia se deben capturar los datos de la Cuenta origen de la cual se realizar la Transferencia a las cuentas de los Trabajadores (cuentas destino). La ventaja mediante de este tipo de dispersin de la nmina es que en caso de existir una modificacin a la estructura del archivo requerido por el Banco, el usuario cuenta con la posibilidad de modificar el formato para adecuarlo fcilmente. 7.17 Declaracin Informativa de Sueldos y salarios Ruta de acceso: Fiscales / Declaracin de Impuestos/ Del trabajador DIMM Mediante esta opcin se pueden configurar todos los conceptos necesarios para la presentacin de la Declaracin anual en su Anexo 1: Sueldos y salarios, y para la impresin de la constancia de Sueldos, salarios, viticos, retenciones de ISR y devoluciones de crdito al salario de los trabajadores. El cumplimiento oportuno de este requerimiento de la Secretaria de Hacienda se agiliza considerablemente al generar desde esta opcin el archivo con la informacin requerida para realizar la carga batch de la misma mediante el sistema DEM (Declaraciones Electrnicas Mltiples) en su Anexo 1. Antes de comenzar con el proceso se debe configurar la Zona econmica correspondiente a la empresa de acuerdo a lo establecido por la SHCP desde la opcin Utileras/Configuracin/Parmetros del sistema.
Figura 7.17-1. Especificar el rea econmica desde los Parmetros del sistema.
Para poder generar correctamente la informacin para la Declaracin anual y la forma 37 se debe efectuar el siguiente procedimiento: 1. 2. Ingresar a Fiscales/ Declaracin de Impuestos/ Del trabajador DIMM. Dar clic en la opcin Configurar e indicar la(s) clave (es) de la(s) Percepcin(es) con la cual se otorg cada uno de los conceptos a los trabajadores. sta configuracin servir para formar los acumulados gravados y exentos para ISR de cada una de las Percepciones.
Figura 7.17-2. Configuracin de conceptos para la Declaracin anual y la forma 37.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 3. Si se pago un concepto mediante diferentes percepciones, por ejemplo: se utiliz la percepcin P001 Sueldo para trabajadores de confianza y la percepcin P002 Sueldo para trabajadores sindicalizados, se deber especificar para la variable V01 y V02 la frmula:
Figura 7.17-3. Configuracin de cada concepto para formar el acumulado gravado y Nota: En caso de no haberse realizado la configuracin de los conceptos en todas las nminas del ao se deber realizar al configuracin desde la primer nmina del ao y realizar un Traspaso de acumulados. 4. Una vez realizada la configuracin de los conceptos, se debe dar clic en Siguiente de la figura 1 de este tema, y entonces definir el perodo del cual se desean incluir los acumulados gravados y exentos, as como de los directorios donde se encuentran mediante la opcin Seleccionar perodo empresa, en este caso se deber seleccionar la ltima nmina del ao que se desea presentar la declaracin. Adicionalmente se debern agregar las empresas de las que se desea generar la informacin para la declaracin anual en caso de ser necesario-, por ejemplo cuando se manejan nminas semanales y quincenales en directorios de trabajo diferentes o en un nmero de empresa diferente, o cuando el contribuyente presenta declaraciones de diversas empresas del grupo. Se podr visualizar que una empresa ya fue seleccionada mediante un * .
Figura 7.17-4. Seleccin de la(s) empresa(s), perodo(s) y el formato.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 5. Seleccionar el formato dimm2004.fto para la generacin del archivo para la carga batch desde el DIMM v 3.0 proporcionado por la SHCP. Una de las ventajas de la generacin de ste archivo mediante un fto es que en caso de existir una modificacin a la estructura requerida por el DIMM se podr adaptar fcilmente con la adecuacin del formato. Indicar el nombre del archivo a generar, mismo que debe tener terminacin txt (minsculas) por requerimiento del DIMM.
6.
Figura 7.17-5.Indicar el nombre del archivo a generar. 7. 8. El archivo generado se guardar automticamente en el Directorio de Datos dentro del Directorio de Archivos comunes, mismo que podr ser ledo directamente desde el DIMM. La generacin de la forma 37 se podr realizar una vez efectuado todo el procedimiento (hasta el paso 3) y accediendo a la opcin Fiscales/Declaracin de Impuestos/Constancia Per/ded forma 37 mediante el mismo Asistente presentado en el paso 4 del procedimiento.
Dada toda la informacin requerida por la Secretaria de Hacienda en las declaraciones informativas anuales se deber tener en cuenta la siguiente lista de consideraciones adicionales. Consideraciones adicionales: Perodo de pago del trabajador Mes Inicial y Mes Final. En el formato se estipul de manera fija del 01 al 12, es decir, de Enero a Diciembre. rea Geogrfica del Salario mnimo. Se estipula para todos los trabajadores la misma. Indique si el patrn realiz o no el Clculo anual.. Se indica de acuerdo a lo estipulado en la configuracin en el detalle de cada Trabajador. Tarifa utilizada del ejercicio que declara. Se estipula por omisin el valor 1= Si, dado que AspelNOI realiza el clculo de Impuesto con las tarifas del Artculo 113 de la LISR. Tarifa utilizada: 1991 Actualizada. Se estipula por omisin el valor 2 = No. Si es asimilado a salarios, seale la clave correspondiente. Se estipula por omisin el valor 0= No. Clave de la entidad federativa donde prest sus servicios. Se obtiene por un comando dato y se asigna la misma a todos los trabajadores. En caso de que el trabajador haya tenido ms de un Patrn en el mismo ejercicio, seale el RFC del patrn. Se estipulan los campos en blanco debido a que no se tiene esta informacin. Pagos por separacin. Se estipula por omisin el valor 2 = NO. Se deber indicar estos datos directamente en el DIMM. Asimilados a salarios (fraccin I del Art. 110 de la LISR). Se estipula por omisin el valor 2 = NO. Pagos del Patrn efectuados a sus trabajadores (Incluyendo fraccin I del Art. 110 de la LISR). Se estipula por omisin el valor 1 = SI.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 8. Consultas
En este men se pueden consultar los datos que han sido capturados en el sistema. Al ingresar a cada uno de los diferentes mdulos de captura: trabajadores, percepciones y deducciones, departamentos, puestos, tablas del sistema, calendarios, tipos de faltas, movimientos a la nmina, etc, se podr consultar la informacin registrada. 8.1 Consulta de nmina Ruta de Acceso: Archivos / Trabajadores / Consulta de Nmina. En este mdulo se podrn consultar los montos de percepciones y deducciones por trabajador, as como el neto a pagar a cada uno en la nmina en que se esta consultando. Adems, se podrn dar de alta movimientos a los trabajadores al igual que en el catlogo de trabajadores mediante el icono de acceso rpido.
Muestra los totales de Per. / Ded. Y el Neto a pagar
Desde est consulta se pueden generar movimientos
Figura 8.1-1 Consulta de Nminas.
8.2
Consulta de recibos de nmina Ruta de Acceso: Consultas / Recibos o con el icono a h b c g .
d
Figura 8.2-1 Consulta de Recibo.
139
Se utiliza para poder consultar y corroborar que los movimientos que se hayan registrado a cada uno de los trabajadores se hayan realizado correctamente. a) b) c) d) e) f) Se desplaza del trabajador actual, al siguiente al anterior. Buscar un trabajador por clave. Muestra los datos del trabajador. Muestra el recibo del trabajador seleccionado. Consulta los acumulados del trabajador. Consulta de los movimientos individuales del trabajador desde donde se pueden modificar, agregar y dar de baja movimientos. g) Imprime el Recibo. h) Muestran el desglose del clculo de ISR, IMSS y SDI. 8.3 Consulta de movimientos a la nmina Ruta de Acceso: Archivos / Movimientos a la nmina o con el icono .
Se utiliza esta opcin para consultar y modificar los movimientos que se registraron en el perodo de nmina correspondiente. En esta pantalla aparecer la clave y nombre del trabajador, as como los datos de la percepcin y/o deduccin que se haya registrado y la forma de aplicacin. A continuacin se presenta la ventana que aparecer al realizar esta consulta:
Desde esta consulta se puede agregar, modificar y dar de baja movimientos individuales a los trabajadores
Desde la consulta puede cambiarse de Trabajador: siguiente, anterior o por clave.
Figura 8.3-1 Consulta de Movimientos. a la Nmina.
8.4
Consulta de faltas Ruta de Acceso: Consultas / Faltas o con el icono .
Desde sta opcin de pueden consultar y modificar las faltas que se hayan registrado a los trabajadores. Se despliega en pantalla el detalle del tipo de falta, la fecha de aplicacin y los das de faltas.
Figura 8.4-1 Consulta de Movimientos de faltas.
140
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 8.5 Consulta de Vacaciones Ruta de Acceso: Consultas / Vacaciones o con el icono .
En est consulta se puede verificar que los datos capturados en el mdulo de vacaciones estn correctos. La consulta puede mostrar las vacaciones disfrutadas por cada trabajador. as como las vacaciones que se programaron y la fecha en que se disfrutarn las mismas.
En la columna Status, se puede identificar si el trabajador ya goz sus vacaciones o las tiene programadas Figura 8.5-1 Consulta de Vacaciones.
Datos del trabajador en cuanto a la antigedad cumplida en la nmina actual
8.6
Acumulados del trabajador Ruta de Acceso: Consultas / Acumulados del trabajador o con el icono .
Los acumulados del trabajador son todos aquellos montos de Percepciones y Deducciones que se han pagado y retenido en los diferentes periodos de nminas. Lo que se paga o descuenta a un trabajador en una nmina Actual no se conoce como acumulado, y nicamente se considera como acumulado hasta el momento en que se genera el siguiente periodo de nmina; mientras tanto se consideran como montos de la nmina actual. Para entender ms claramente la manera en que se presentan los acumulados de los trabajadores, tenemos el ejemplo siguiente: Un trabajador tiene, en la primer nmina, las Percepciones y Deducciones siguientes:, considerando Das de Pago como 15.2083. Sueldo Ayuda para Transporte Crdito al Salario IMSS Fondo de Ahorro Neto a pagar $ 1,944.06 194.41 -19.71 53.94 252.73 $ 2,104.24
141
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 En la consulta de acumulados aparecern los montos, como se muestra en la siguiente figura:
Figura 8.6-1 Acumulados del trabajador.
Columna Descripcin Acum. actual Acum. anterior Acum. anual
Descripcin Indica el nombre del concepto acumulado. El acumulado actual se forma por los montos del mes actual. El acumulado anterior se forma por los montos del mes anterior. El acumulado anual se forma por la suma de los montos de todo el ao .
Si se accede al detalle del acumulado, es necesario ubicarse en el acumulado y oprimir la tecla Enter haciendo doble clic para que se presente el detalle del acumulado.
Figura 8.6-2 Desglose de Acumulados
Los montos Sin incluir esta nmina son las cantidades de la nmina(s) anterior(es) del mes (en el ejemplo no se tiene ninguna cantidad ya que es la primer nmina que se le paga al trabajador). Estos campos que se pueden capturar, y nicamente se recomienda capturarlos en caso de que sea la primera vez que se vaya a trabajar con el sistema y ya se tengan nminas pagadas. Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Como se puede observar, los montos de la nmina actual no se pueden modificar debido a que son movimientos de la nmina que pueden variar y re-calcularse automticamente al cambiar la configuracin de la nmina. Continuando con el ejemplo, supongamos que en la segunda nmina se pagan al trabajador los siguientes montos: Sueldos y Salarios Vales para restaurante Vales de gasolina ISR IMSS Neto a Pagar $ 12,366.18 989.19 618.31 $2,194.69 420.67 $ 9,750.82
Al consultar los acumulados del trabajador podremos observar los datos como se muestran en la siguiente figura.
Figura 8.6-3 Ejemplo de consulta de acumulados del trabajador.
Nota: Los montos de los acumulados se formarn de acuerdo a los perodos de tiempo definidos en los calendarios.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 8.7 Histrico de Salarios Ruta de Acceso: Consultas / Histrico de Salarios o con el icono .
Desde sta consulta se pueden verificar los movimientos de altas, bajas, modificaciones de salarios y reingresos, que han tenido los trabajadores a la fecha en que se realice la consulta. Adems, se pueden agregar, modificar y eliminar movimientos, sin que tener afectaciones en el Catlogo de Trabajadores.
Figura 8.7-1 Consulta Histrico de Salarios.
Importante: Los movimientos de Incrementos de salario generados debido a que el Trabajador cumple antigedad en la empresa No se incluyen en sta consulta, ms si son considerados para el clculo y reporte de los movimientos afiliatorios al IMSS.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 8.8 Percepciones por base fiscal
Esta consulta muestra informacin de las Bases Fiscales de cada una de las Percepciones, as como los montos que se han acumulado en el periodo actual y anual. Esta consulta permite verificar y modificar la base fiscal de manera rpida, sin necesidad de acceder al detalle de cada una, teniendo la posibilidad de modificar su forma de aplicacin y la formula asignada. Es importante recordar que existen 9 tipos de Bases Fiscales que podrn ser definirse para Percepciones.
Figura 8.8-1 Consulta de Percepciones por Base fiscal.
Para modificar las frmulas sobre las cuales se aplicarn las bases fiscales, o los montos acumulados de cada una de ellas, es necesario ubicarse en la Percepcin y oprimir la tecla ENTER o con el icono de Modificar. Al editar esta consulta, se presenta la siguiente ventana:
Figura 8.8-2 Captura de Bases fiscales por Percepciones.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Dicha consulta se puede modificar, filtrar, exportar a una hoja de clculo mediante el copiado especial, preparar la informacin para publicar mediante Infoweb en Internet, y exportar a Palm. 8.9 Acumulados por Per/Ded
En esta consulta se presentan los acumulados de percepciones y deducciones por trabajador, para verificar que sean los correctos. Es importante que el calendario Mensual est configurado correctamente de acuerdo a los periodos de nominas, para que los acumulados se generen correctamente. Dicha consulta se puede modificar, filtrar, exportar a una hoja de Excel mediante el copiado especial , preparar la informacin para publicarse en Internet mediante Infoweb y exportarla a Palm.
Figura 8.9-1. Consulta de Acumulados por Per/Ded.
Acum. Actual: Acumula slo el monto de la percepcin o deduccin del periodo actual, incluyendo nminas del mismo mes. Acum. Anterior: Acumula el monto del mes anterior Acum. Anual: Acumula el monto de las nominas de todo el ao.
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 8.10 Desglose de Per/Ded
Esta consulta presenta el monto de las percepciones y deducciones de los movimientos del trabajador de la nomina actual, as como los acumulados del mes anterior y el acumulado anual. sta opcin resulta de gran utilidad para consultar a detalle el clculo de ISR e IMSS e imprimir un reporte con dicho desglose.
Figura 8.10-1. Desglose de Percepcin/Deduccin.
sta consulta resulta de gran utilidad para los Contadores al realizar comparaciones entre los clculos del sistema y los clculos manuales, a fin de corroborar el clculo paso a paso. 8.11 Acumulados de la empresa
Esta consulta presenta los montos de los ingresos gravables de la empresa, los cuales van servir para determinar el pago de Impuestos que corresponden a la empresa por conceptos de: 2% Impuesto sobre nominas (dependiendo la entidad federativa), Pagos provisionales de ISR, entre otros. Es importante que se ejecute esta consulta a partir de la primer nmina del siguiente mes, para que se incluyan los montos acumulados correspondientes.
Figura 8.11-1 Acumulados de la empresa.
Acumulado Anual y Mens/Bim/Trim/Sem: Muestra el acumulado del monto del ISR y la base gravable del Impuesto de 2% sobre Nominas de varios periodos. Notas del asistente:
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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 8.12 Personalizacin de consultas
Este mdulo permite al usuario, disear consultas personalizadas con los diferentes tipos de archivos, de una manera fcil, sencilla, y rpida. Al entrar en ste modulo se muestran las consultas predefinidas, mismas que se pueden modificar, agregar, eliminar, imprimir, ejecutar el copiado especial y exportarlas a una hoja de clculo.
Figura 8.12-1 Consultas predefinidas.
Al crear una nueva consulta se muestra una ventana como la siguiente:
Figura 8.12-2 Agregar una nueva consulta personalizada.
148
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 El procedimiento para agregar una Consulta personalizada es: 1. 2. 3. Elegir el archivo del cual se utilizar la informacin que se desea personalizar. Todas las consultas deben tener especificada un Archivo fuente de donde se obtendr la informacin. Seleccionar los campos de cada una de los Catlogos e ir agregndolos en la parte inferior, un campo por cada celda. Definir las propiedades de cada columna de la consulta, especificando el Ttulo, el formato, la alineacin y si se desea mostrar o no los totales en caso de tratarse de un campo numrico. Para asignar un formato predefinido a los campos numricos puede utilizarse el icono: , o para los campos de tipo fecha mediante el icono: . Mediante los iconos de la barra de herramientas auxiliar, que aparece en la parte central de la pantalla, se puede asignar la alineacin de cada columna: Alineacin a la izquierda. Alineacin al centro. Alineacin a la derecha. 4. 5. En caso de desear mostrar los totales para las columnas con campos numricos se deber agregar en el rengln Totalizar el smbolo de sumatoria mediante el icono: . Es importante indicar que se pueden agregar y configurar campos calculados que resulten de realizar alguna operacin con los campos predefinidos de los diferentes catlogos, para ello se puede el usuario se puede auxiliar del icono: . Para visualizar los resultados tal cual como aparecern en la consulta se puede oprimir el icono: .
6. 7.
En caso de ser necesario, se pueden predefinir Filtros los cuales permitirn seleccionar slo aquella informacin que el usuario desee consultar, mediante el icono: . Es posible predeterminar dicho filtro mediante el icono: , el cual aparecer como oprimido en caso de desear aplicarlo automticamente al abrir la consulta, o desoprimido para presentar la opcin a que el usuario seleccione los filtros a aplicar en la consulta.
8.
Por ltimo se deber grabar la consulta mediante el icono usuario identificar la consulta personalizada.
asignando el nombre con que el
La consulta ser agregada a la lista de las consultas predefinidas identificndose como: De usuario.
Figura 8.12-3 Consulta definida por el usuario.
149
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 8.13 Copiado especial Ruta de acceso: Cualquier consulta en la barra de herramientas mediante el icono .
Dentro de cualquier consulta del sistema Aspel, incluyendo las consultas personalizadas, en la barra de herramientas se encuentra un botn para realizar el Copiado especial. Mediante esta opcin es posible exportar la informacin a una hoja de clculo y mantenerla actualizada en todo momento mediante el vnculo de datos. Para ello se debe acceder a la consulta que se desea exportar y dar un clic en el icono Copiado especial. Posteriormente acceder a la aplicacin, por ejemplo Microsoft Excel , e ir al men Edicin / Pegado especial, y seleccionar la opcin Mantener vnculos como se muestra en al siguiente figura:
Figura 8.13-1. Seleccin del pegado especial con vnculos.
Si se seleccion la opcin Pegar vnculos existir la posibilidad para mantener actualizada la informacin en la hoja de clculo en caso de que la misma haya cambiado desde Aspel-NOI. Al abrir nuevamente el archivo y detectar que hay vnculos, Microsoft Excel enviar un mensaje indicando si se desea actualizar la informacin. En caso de no hacerlo mediante sta opcin se podr actualizar accediendo desde la hoja de clculo al men Edicin / Vnculos y dar clic en el botn actualizar Ahora como se muestra en la siguiente figura:
Figura 8.13-2. Actualizacin manual de los vnculos con la consulta de Aspel-NOI.
150
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 8.14 Publicacin de informacin mediante Infoweb
Infoweb es un nuevo servicio de los sistemas Aspel, el cual tiene como objetivo el poder compartir informacin de cualquier tipo, por medio de un sitio en Internet que permitir a los usuarios tener un canal de comunicacin y acceso a la informacin en cualquier momento, bajo un esquema de seguridad totalmente confiable y de bajo costo. Los beneficios de Infoweb son en sobremanera importantes para las organizaciones de hoy en da pues su operacin es totalmente fcil, segura y econmica. Infoweb consiste en poder publicar informacin a Internet por medio de los sistemas Aspel, el tipo de informacin que se puede publicar a Infoweb es: cualquier consulta de los Sistema Aspel (liberados a partir de Aspel-NOI 4.0) ya sea estndar o personalizada, as como cualquier tipo de archivo, como por ejemplo: respaldos de los sistemas, hojas de clculo, archivos de texto, documentos portables, presentaciones, imgenes, archivos zip, etc. Requisitos Para poder empezar a trabajar con Infoweb es necesario contar con lo siguiente: 8.14.1 Contar con un sistema Aspel NOI 4.0 o una versin liberada posterior a esta. Registrase en el portal de Aspel, en www.aspel.com.mx Contratar y pagar el servicio de Infoweb. Contratacin del servicio
Al acceder al sitio aspel.com lo primero que se debe hacer es registrase solicitando una cuenta de usuario. El procedimiento se menciona a continuacin: Registro 1. Estando en el portal de aspel.com, se debe pulsar clic en Regstrate. Regstrate
Figura 8.14.1-1 . Acceso a registro desde aspel.com
151
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 2. Posteriormente se deber llenar correctamente el formulario de registro.
Nota: Es importante que el nombre de usuario que se registre en el portal sea un nombre que haga referencia a la razn social de la empresa o persona fsica ya que este ser parte del nombre del dominio al teclear el URL en el navegador de Internet. 3. 4. En la siguiente pantalla se deber indicar cuales son los datos de la direccin de envo de la facturacin, en caso de que se tenga una direccin distinta, para la recepcin de las facturas. Despus de completar el registro presentar la liga con la cual se podr acceder al escritorio de servicios, o podr hacerlo identificndose desde la opcin Mi cuenta.
Contratacin 1. Una vez que se acceda al Escritorio del Usuario, se deber realizar la contratacin de Infoweb, dando clic en el link Infoweb, para posteriormente realizar todo el tramite de contratacin incluyendo el pago de dicho servicio dando comienzo desde el link que a continuacin se indica. Acceso a Infoweb Contratacin de Infoweb
Figura 8.14.2-1 . Escritorio del Usuario.
2. 3.
Al Iniciar la contratacin de Infoweb se tendr la gua de un asistente el cual nos llevara paso a paso durante todo el proceso. Se deber indicar el tiempo que se desea contratar del servicio Infoweb, as como la cantidad de espacio adicional (de 20 MB) que sea necesario para la organizacin (Por default se asigna un espacio de 20 MB). Los plazos de alojamiento pueden ser de las siguientes modalidades: a) 3 Meses. b) 6 Meses. c) 1 Ao.
152
Figura 8.14.2-2. Paso 1 Seleccin de Tiempo y espacio de hospedaje.
4.
Se indica de manera conjunta el total a pagar por concepto de Infoweb, as como de espacio adicional, el cual podr ser modificado dando clic en Regresar o pudiendo abortar el proceso dando clic en Cancelar. Leer el contrato y en caso de estar de acuerdo se solicitar firmar electrnicamente, siendo sta firma, el usuario y contrasea de aspel.com indicadas en el proceso de Registro. Corroborar los datos de facturacin , donde se mostrara el monto para realizar el pago. Muestra una ventana donde se indica que el pedido fue procesado correctamente, dando paso a la opcin de realizar el pago accediendo desde Pago de servicios. Una vez confirmado el pedido se deber elegir la forma de pago:
5. 6. 7. 8.
8.14.2
Creacin y configuracin de un sitio de Infoweb
Para crear el sitio de Infoweb y proceder a su configuracin desde Aspel-NOI deber realizar lo siguiente: 1. Acceder a Archivos / Infoweb / Configuracin de mis Sitios.
153
Figura 8.14.3-1. Pantalla de un espacio de Hospedaje cuando ya se tiene un registro para Infoweb.
2.
Configurar el sitio web, contando con la posibilidad de realizar un nuevo registro o asociar a un registro previo en Infoweb (Realizado en al seccin anterior). Para el ejemplo se elige la segunda opcin, usuario previamente registrado.
Figura 8.14.3-2 . Pantalla de Agregar un Espacio de Hospedaje Cuando ya se tiene un usuario registrado en Infoweb.
154
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 3. Se indica el nombre de usuario de Infoweb y a continuacin el asistente solicitara que se indique el correo electrnico del administrador y uno adicional (opcional) donde llegaran los informes de registro de Infoweb, as como de las trasmisiones realizadas por el sistema.
Figura 8.14.3-3 Pantalla donde se indica el la configuracin para Infoweb.
4.
Posteriormente tambin se deber indicar el usuario del espacio de Infoweb, el cual es distinto al usuario registrado en la pagina de aspel.com.
5.
Al dar clic en Usuario, el asistente solicitar los datos del usuario de Infoweb, el cual ser el administrador del dominio generado para Infoweb.
Figura 8.14.3-4 . Registro y generacin del usuario Administrador de Infoweb.
155
NOTA: Hasta este momento se tienen dados de alta dos usuarios: Usuario de aspel.com, el cual se dio de alta desde el portal de aspel.com y fue quien contrat el servicio de Infoweb. Usuario de Infoweb, el cual ser el administrador del sitio y este fue generado desde el sistema Aspel. 6. Al completar la informacin solicitada de forma correcta, el sistema mostrara una pantalla la cual indicara el URL (Uniform Resource Locator), que es el link que indica la direccin donde se encontrar el sitio Infoweb.
Figura 8.14.3-5. Indicador del URL del espacio registrado de Infoweb .
7.
Al cerrar esta pantalla el sistema mostrar un mensaje como el siguiente donde indica cual es la carpeta que estar como predeterminada al momento de empezar a trasmitir informacin a Infoweb.
Figura 8.14.3-6 . Mensaje indicador del directorio predeterminado.
Tambin se podr ver una pantalla denominada Espacios de Hospedaje, donde se observar que ya ha sido agregado el espacio para hospedaje de la informacin, el cual est preparado para poder hacer uso del mismo desde Aspel NOI. En esta parte del sistema se podrn agregar mas espacios de hospedaje, as como manipular la configuracin de trabajo en Infoweb, que incluye: Notas del asistente:
156
Espacios de hospedaje. La administracin de los directorios. Programacin de tareas. Preparacin de otros archivos. El acceso al sitio de Infoweb. Configuracin de los servidores Proxy.
Creacin de ms espacios de Hospedaje. Si se tienen contratados ms espacios de Hospedaje para Infoweb, se podrn tambin dar de alta en el sistema Aspel de la siguiente manera: 1. Ruta de Acceso: Espacios / Agregar espacio y/ o con el Icono previamente ya explicado. , repitindose el proceso
Figura 8.14.3-7. Configuracin del espacio de Hospedaje en Infoweb.
2.
Al dar de alta mas de un espacio de Hospedaje se tendr que indicar cual ser el predeterminado para estar subiendo informacin, siendo el predeterminado, aquel cuyo icono este marcado, como se muestra a continuacin:
Espacio Predeterminado Figura 8.14.3-8 . Espacios de Hospedaje para Infoweb.
Configuracin de Directorios Por cada espacio contratado de Infoweb, se tendrn que configurar si as se desea, los directorios para clasificar de manera ordenada la informacin que se trasmitir al espacio de hospedaje.
157
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 1. Ruta de Acceso: Seleccionar el espacio de Infoweb / Herramientas / Administracin de Carpetas y/o con el Icono 2. 3. 4. 5. .
El sistema nos presentar un rbol de directorios por defecto, pero a stos se les podr cambiar el nombre, borrarlos o aadir nuevos directorios, para poder tener mayor orden dentro de Infoweb. Para aadir una nueva carpeta se deber situar dentro del espacio de hospedaje o en la carpeta donde se desee crear, dando clic en el icono y asignarle el nombre. , permitiendo cambiar el . Para editar una carpeta se deber seleccionarla y dar clic en el icono nombre de la misma.
Para poder eliminar una carpeta solo es necesario seleccionarla y dar clic en el icono
Figura 8.14.3-9. Administrador de carpetas de Infoweb.
158
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 8.14.3 1. Publicacin de consultas e informacin mediante Infoweb y configuracin del sitio Preparacin y transmisin de Informacin a Infoweb.
Una vez que se ha configurado el administrador de carpetas el cual se encargara de suministrar los directorios a Infoweb, se podr empezar a subir informacin a Internet. Anteriormente se coment que se poda subir informacin de dos tipos: a) Las consultas del sistema Aspel y b) Archivos de cualquier tipo. a) Consultas del Sistema Aspel. Al acceder a cualquier consulta y/o catlogo ya sea las que tiene el sistema por defecto o las personalizadas por el usuario, se deber dar clic en el icono Preparar Informacin para Internet , el cual mostrar un cuadro de dilogo donde se solicitar informacin, para poder enviar la informacin.
Nombre de la consulta
Comentario.
Fecha Sugerida de trasmisin. Carpeta destino
Espacio de Hospedaje.
Figura 8.14.4-1 . Preparacin de la informacin para Infoweb.
Al dar aceptar el sistema mostrar una ventana indicando que ya proceso la informacin y est lista para poderse subir a Internet. De manera automtica el sistema mostrara una nueva ventana como la siguiente, donde indicara que esta sincronizando las carpeteas para Infoweb, esto es, si de las carpetas que el sistema genera por defecto, se cambia, elimina o aaden nuevas, durante el proceso de la sincronizacin se incluirn en el sitio dichas carpetas.
Figura 8.14.4-2 . Administrador de Publicaciones en Internet.
En caso de existir algn problema durante este proceso el sistema indicar oportunamente que no se ha logrado realizar con existo la transmisin de la informacin, mandando un mensaje donde se indicar+a la causa del posible fallo. Se podr generar la transmisin cuantas veces sea necesario mediante el icono de generar la transmisin de la informacin a Internet. Notas del asistente: , el cual se encargar
159
b) Preparacin de otros archivos. El sistema tiene tambin la capacidad de poder trasmitir informacin de otros archivos como hojas de clculo, documentos de texto, documentos portables, imgenes, etc. mediante la siguiente opcin. Ruta de Acceso: Archivos / Infoweb / Seleccionar el Espacio de Infoweb / Herramientas / Preparar otros Archivos y / o con el icono .
As como las consultas y/o catlogos del sistema Aspel, el proceso es el mismo a excepcin de que aqu el sistema solicitara que se indique la ruta donde se encuentra ubicado el archivo que se desea subir a Infoweb.
Figura 8.14.4-3. Preparacin de otros archivos para Internet.
2.
Acceso al Sitio de Infoweb.
Una vez que ya se ha realizado la transmisin de la informacin se podr consultar cuando se desee, escribiendo la ruta del URL en el navegador o desde Aspel NOI mediante la siguiente forma: Se deber seleccionar el Espacio de Hospedaje y dar clic en: Herramientas / Ir al sitio web y/o con el Icono . Esto abrir de manera automtica el navegador de Internet que se tenga predeterminado, mostrando el sitio de Infoweb.
Figura 8.14.4-4. Ventana de Internet para acceder al sitio de Infoweb.
160
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Una vez que se ha abierto el sitio, en esta ventana se le solicitar un Usuario y Contrasea; aqu es donde se escribir el usuario que se dio de alta como Administrador del espacio de Infoweb, siendo ste el que tiene todos los privilegios para poder configurar el sitio o cualquier otro que se haya dado de alta. El sitio de Infoweb presentara una apariencia agradable diseada en formato HTML (Hyper Text Marketing Languaje), la cual se podr personalizar directamente desde el sitio, teniendo varias plantillas para poder elegir, la que ms se adapte a las necesidades y/o imagen de la empresa, adicionalmente se podr incluir un logotipo en formato .gif o .jpg, siendo stos los formatos estndares para la navegacin en Internet. Los sitios de Infoweb estn diseados para que de una manera intuitiva se pueda navegar a travs de ellos sin necesidad de ser un usuario muy experto. Estos estn conformados a manera de un Explorador de Windows , lo que permite la fcil navegacin dentro del sitio. A continuacin se presenta un sitio de Infoweb:
Consulta por mes Administrador del sitio, (Slo disponible para el usuario administrador).
Figura 8.14.4-5. Sitio Infoweb (partes principales que lo integran). Directorios de clasificacin de informacin. Informacin Publicada.
Funciones del administrador: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Dar de alta nuevos usuarios. Asignar permisos a los usuarios. Configuracin del sitio. Personalizar la apariencia del sitio. Asignar un logotipo al sitio. Borrar Informacin.
161
3.
Alta de nuevos usuarios.
Entrando con un usuario con permisos de administrador dando clic en Administracin del sitio, se podrn configurar las opciones antes mencionadas.
Administracin del sitio
Figura 8.14.4-6. Hipervnculo para acceder a administrar el sitio.
Administrador de usuarios
Figura 8.14.4.-7 .Administrador del sitio.
Se podr dar clic en agregar, donde se proceder a llenar la informacin necesaria para poder dar de alta un nuevo usuario. Se solicitarn datos tales como: Nombre de usuario Usuario de Infoweb. Contrasea Correo electrnico.
La ventana para el alta de un usuario es la que se muestra a continuacin:
162
Figura 8.14.4-8. Alta y configuracin de un usuario de Infoweb.
Asignacin de permisos Adems de los datos del usuario se solicitar la asignacin de los de datos correspondientes a los perfiles o permisos que se le asignen. La seccin de los perfiles maneja una opcin llamada usuario administrador, la cual activara los permisos para acceso total, incluyendo administracin y configuracin del sitio de Infoweb, de lo contrario se tendr que seleccionar aquellas partes a las que se conceder el acceso al usuario en cuestin, como son: carpetas a las que tendr acceso, sistemas de los que podr consultar informacin, y el permiso de publicar informacin en Internet desde el sistema Aspel. 4. Configuracin del sitio de Infoweb.
En esta ventana se podr consultar una estadstica de cuanto es el espacio ocupado y disponible del sitio, se podr asignar un logotipo, permitiendo indicar el tamao de como aparecer en la pagina, determinando dicho tamao en pxeles y tambin indicarle cuntos son los registros que se necesita que aparezcan en una sola pagina.
Figura 8.14.4-9 . Configuracin del sitio de Infoweb.
163
Cambio de Apariencia En esta ventana se podr seleccionar la apariencia que se le dar al sitio de Infoweb, teniendo la opcin de poder elegir entre 3 diferentes estilos y 10 colores por cada estilo.
Seleccin del estilo y color.
Figura 8.14.4-10. Cambio de apariencia del sitio de Infoweb.
Consulta de Informacin en Infoweb Una vez que ya se tiene personalizado y bien configurado el sitio de Infoweb se podr consultar la informacin que ya se debi subir desde el sistema Aspel. Bastar con entrar al sitio seleccionar alguna de las carpetas y ver el listado de los archivos y/o consultas que se han publicado, pudindolos clasificar por mes de publicacin y/o sistema Aspel que los public. Para poder consultarlos slo se deber dar clic sobre cualquiera de ellos. NOTA: Si el usuario no tiene acceso a determinadas carpetas al pasar el puntero sobre las carpetas no se mostrar el puntero correspondiente para acceder. Al final de cada Consulta se mostrar un panel el cual permitir filtrar, graficar o imprimir la informacin, as como avanzar de pgina en pgina, si es que se tiene ms de una para consultar.
Figura 8.14.4-10 . Panel de control de una consulta de Infoweb.
En caso de que se trate de archivos de otro tipo se podrn descargar para su consulta o almacenamiento. Borrar Informacin Slo el usuario administrador podr ver dentro de cada pgina de consultas una opcin de poder seleccionar aquellas consultas que se vayan a eliminar por medio de un check.
164
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 9. 9.1 Reportes Nmina
Ruta de Acceso: Reportes / Nmina o con el icono . Este reporte presenta los montos que se generaron por cada una de las percepciones y deducciones y por cada uno de los trabajadores, indicando el neto que se les debe pagar a cada uno de ellos. Al final del reporte proporciona un resumen con los montos que se deben pagar por el total de los trabajadores de la empresa, con lo cual sabremos el neto que deber pagar la empresa para el pago de la nmina. Tambin se podr obtener este reporte por cada uno de los departamentos que tenga la empresa de acuerdo a los filtros que se muestran en la siguiente ventana.
Figura 9.1-1 Filtros al emitir el reporte de nmina.
9.2
Desglose de moneda
Ruta de Acceso: Reportes / Desglose de moneda o con el icono . Este reporte ayuda a conocer el detalle de los billetes y monedas que ser necesario utilizar para el pago de los trabajadores, en caso de que se pague en efectivo. Presentar este reporte en las instituciones bancarias agiliza el retiro de efectivo con el nmero de monedas y billetes de cada denominacin necesarias para el pago en efectivo a los trabajadores. Adicionalmente, el reporte permite seleccionar la forma de pago de los trabajadores que se desean incluir en el reporte. 9.3 Movimientos por trabajador
Ruta de Acceso: Reportes / Movimientos por trabajador o con el icono . Con este reporte se puede saber cules fueron los movimientos individuales que se le realizaron a cada uno de los trabajadores y los montos a pagar deducir por cada uno de los conceptos.
165
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 9.4 Por percepcin / deduccin
Es un reporte interno que presenta los montos que se pagaron o dedujeron en la nmina actual por cada percepcin y deduccin; con la posibilidad de obtener el desglose de los montos desglosados por trabajador, y los acumulados mensual y anual de dicha percepcin o deduccin. Al activar detalle de Percepciones/ deducciones se muestra de manera desglosada el monto por cada Trabajador, en caso contrario se muestra un total para todos los trabajadores por cada concepto solicitado.
Figura 9.4-1 Reporte por Per/ded.
9.5
Movimientos por departamento
Este reporte presenta las cantidades pagadas o retenidas en la nmina, consolidados por cada concepto, por cada uno de los Departamentos de la empresa. En el filtro se puede especificar un rango continuo o con intervalos, p.e. 1-5 , o bien, 1,3,5 de Departamentos.
Figura 9.5-1 Movimientos por departamento.
166
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 9.6 Destajos
Este reporte presenta los importes de los movimientos a la nmina de las percepciones con tipo Destajo. Se incluye el monto unitario (Frmula), la cantidad (unidades, por ejemplo 2 horas extras) y monto del movimiento, que corresponde a la multiplicacin del monto unitario por la cantidad. Esta informacin es importante para empresas donde se pagan conceptos como Horas extras dobles o triples, y tambin como personal docente en escuelas, donde el pago de sueldo es por hora devengada.
Figura 9.6-1 Movimientos cuando aplica Destajo.
167
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 9.7 Depsitos y aportaciones
Este reporte presenta dos opciones de reportes : Depsitos de pago de nmina y Aportaciones al S.A.R. 9.7.1 Depsitos de pago de nmina
Este reporte indica las cantidades a depositar en cada Banco para el pago de la nmina, incluye los datos de Sucursal, Nmero de cuenta, y el total a pagar para cada trabajador. El filtro se realiza por Banco operador y forma de Pago: Cheque, Transferencia (predefinidos) y Efectivo.
Figura 9.7.1 -1 Depsitos de nmina.
9.7.2
Aportaciones al Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR.)
Este reporte presenta informacin para verificar las aportaciones realizadas en el S.A.R e Infonavit, el cual contiene datos del asegurado y los montos por concepto de Retiro, Cesanta y Vejez, adems de las aportaciones al Infonavit. (Ver figura 5). Es importante mencionar que el monto a mostrarse en la columna % o C.F. depender de la configuracin con la cual se generen los movimientos de descuento por Crdito Infonavit. En la columna de Amortizacin se podr observar el acumulado de la amortizacin por Crdito Infonavit.
Figura 9.7.2-1 Aportaciones al SAR.
168
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 9.8 Acumulados por Per/Ded
Mediante esta opcin se presentan los montos de las Percepciones y Deducciones, con los acumulados de la nmina actual, del Perodo (mes) y Anual, con opcin a filtrar por un Departamento, o clasificacin en especfico.
Figura 9.8-1 Acumulados p Per/Ded. por
9.9
Horas extras
Muestra un listado de todos aquellos Trabajadores a los que se capturaron horas extras, indicando la fecha de inicio y desglosando el nmero de horas extras por cada da, los lmites establecidos para lmite de horas por das y das a la semana, y el resultado final de Horas extras dobles y triples que se debern pagar a cada trabajador.
Figura 9.9-1 Reporte de Horas extras.
169
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 9.10 Faltas Ruta de Acceso: Reportes / Faltas / Faltas Faltas acumulado. Este reporte proporciona un listado de las faltas que se hayan capturado a los trabajadores durante el periodo de nmina, ya sea de manera desglosada o sencilla. Adems desde sta opcin es posible obtener un reporte con las faltas acumuladas en el ao. 9.11 Vacaciones Ruta de Acceso: Reportes / Vacaciones. Este reporte proporciona la informacin sobre los trabajadores que han disfrutado vacaciones y aquellos que no lo han hecho. Adems, nos indica el nmero de das que han disfrutado y si tienen o no vacaciones programadas para fechas posteriores, as como el nmero de das de prima vacacional que se han pagado. Resulta importante mencionar que se pueden incluir a los trabajadores que an no tienen movimientos de vacaciones capturados. 9.12 Recibos de nmina Ruta de Acceso: Reportes / Recibos de Nmina o con el icono .
Por medio de esta opcin se pueden obtener los recibos de pago que se deben entregar a los trabajadores, mismos que contienen los datos personales de los trabajadores, los das trabajados, los montos de cada una de las percepciones y deducciones, el neto a pagar y la cantidad de efectivo a entregar al trabajador. Se recomienda verificar el tema Especificar impresora para una correcta impresin de los recibos de nmina en los sistemas operativos Microsoft Windows 2000, XP, 2003 superior. 9.13 Credenciales Ruta de Acceso: Reportes / Credenciales o con el icono .
Desde ste reporte se pueden imprimir las credenciales de trabajadores con la funcionalidad de poder modificar el diseo de las misma e incluir un cdigo de barras que puede ser ledo por un Lector de Cdigo de barras. En el diseo de la credencial se pueden especificar los datos generales que se desean incluir, si se requiere con reverso, con impresin de contornos, si se desea incluir la foto, especificar una vigencia, e incluso indicar leyendas que puede personalizar el usuario. Adems en su emisin se pueden seleccionar diversos filtros como: rango de trabajadores, rango de departamentos mismos que pueden ser discontinuos-, fecha de alta, clasificacin, el status, tipo de empleado, tipo de contrato y turno. Existen dos tamaos predeterminados para la impresin de credenciales: 3.375x2.125 y 2x3 pulgadas.
170
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 9.14 Aniversarios de la empresa Ruta de Acceso: Reportes / Aniversarios en la empresa. Este reporte emite informacin de aquellos trabajadores que cumplen aos de antigedad en la empresa en el periodo de la nmina actual, slo si caen dentro del rango de fechas de alta que solicita el reporte. La emisin se hace por medio de un formato llamado anivers.fto. Para determinar la fecha, el formato toma en cuenta la Fecha de alta del trabajador comparndola contra la fecha de la nmina actual.
Figura 9.14-1 Filtro en la emisin del Reporte Aniversarios en la empresa.
Figura 9.14-2 Ejemplo de un Reporte de Aniversarios en la empresa.
171
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 9.15 IMSS Ruta de acceso: Fiscales / IMSS / Reportes / IMSS Mediante este reporte se puede generar el reporte de la declaracin patronal para el IMSS. En dicho reporte se incluyen todos los trabajadores a excepcin de aquellos a los que se otorg una licencia. Se debe generar en la nmina posterior a al perodo que se desea reportar para incluir los acumulados correctos, y el sistema mostrar una ventana recordndolo:
Figura 9.15-1 Recordatorio en la emisin desde un perodo posterior al que se desea reportar.
En la ventana de emisin del reporte se podrn visualizar los siguientes filtros:
Figura 9.15-2 Seleccin del perodo a reportar al IMSS.
Cuando se desea conocer el neto a pagar por la empresa cuando la empresa ya realiz un pago provisional, el sistema solicitar la fecha de pago y el importe de dicho pago. El reporte basa su clculo en el Calendario mensual cuando se selecciona como Perodo a reportar Mes anterior, aunque si se requiere generar por otro perodo se puede realizar eligiendo la opcin para Seleccionar perodo. Notas del asistente:
172
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Una vez que se emita el reporte se podrn visualizar los siguientes datos: Clculos Si ocurrieron diversos movimientos como Alta (A), Modificacin de salario (MS) o Baja (B) todos son incluidos dentro del reporte. Los reingresos se consideran como Alta. Los das de cotizacin se calculan en base a los Das del Perodo, menos las faltas por ausentismo, menos las faltas por incapacidad dependiendo de la rama de la cual se est realizando el clculo. La liquidacin (cuota que debe pagar la empresa adems de las retenciones de los Trabajadores) se calcula considerando la suma de todos los porcentajes del patrn (Parmetros de la nmina), se determinan los das de cotizacin, y se aplican las frmulas para retener la cuota por cada rubro. Datos de la empresa: Nombre, domicilio, Registro patronal, Direccin. Datos para el clculo: Perodo que se reporta, ao de la fecha del reporte, prima de riesgo. Datos de cada Trabajador: Nmero de afiliacin, Datos del asegurado, Das de cotizacin, Salario diario integrado, faltas, incidencias, ausentismo, tipo de movimiento. Clculos: Excedente de 3 SM, Prestaciones en dinero, Gastos mdicos para pensionados, Riesgos de trabajo, invalidez y vida, Guarderas y Prestaciones de Previsin social.
Figura 9.15-3 Recordatorio en la emisin desde un perodo posterior al que se desea reportar.
Notas: Cumple con los requisitos establecidos por el Instituto para la presentacin del pago ante el IMSS. No es posible realizar la seleccin de algn rango especfico de trabajadores. En la ltima hoja del reporte se incluyen los totales desglosados por cada rubro.
173
Figura 9.15-4 En la ltima hoja se presentan los totales desglosados a pagar por la empresa al IMSS.
9.16
Impuesto mensual Ruta de acceso: Fiscales / Declaracin de impuestos / Impuesto mensual.
Para la emisin de este reporte se utiliza el formato DecMes.fto, y permite a la empresa conocer los montos de: Ingreso gravable, Ingreso exento, Crdito al salario, el monto del ISR retenido, y el monto del Impuesto sobre la Nmina (ISN). En la ventana de emisin de este reporte se debe elegir el formato.
Figura 9.16-1 Seleccionar el formato DecMes.fto
El formato solicitar la fecha de inicio y fin de la declaracin, y slo corresponden a datos informativos que sern incluidos en la parte superior del reporte.
Figura 9.16-2 Indicar la fecha inicial y final del perodo de declaracin
174
Figura 9.16-3 Indicar la fecha inicial y final del perodo de declaracin
Notas: De acuerdo a la legislacin de cada Estado se puede modificar el porcentaje del Impuesto sobre la nmina (ISN) mediante la edicin del formato. nicamente se deber modificar la lnea correspondiente a: Asigna <112>, @red[<111>*0.02,1] El reporte debe emitirse en la ltima nmina de cada mes, ya que muestra el acumulado actual de cada rubro. Impuesto anual Ruta de acceso: Fiscales / Declaracin de Impuestos / Impuesto anual Este reporte se emite utilizando el formato DecAnual.fto el cual permite imprimir de acuerdo a las cadas correctas en la forma preimpresa para la declaracin anual. Adems mediante el formato DcAnual.fto se podrn conocer los montos de: Ingresos gravados y exentos, el Crdito al salario y los Acumulados de ISR de cada Trabajador para obtener los montos para la declaracin anual de impuestos.
9.17
Figura 9.17-1 Declaracin anual de ISR utilizando el formato DcAnual.fto
175
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Notas: El Reporte Fiscales / Clculo anual de ISR permite conocer los montos provisionales de un clculo anual de ISR considerando que el clculo se realizar en la nmina en que se emite, y que puede ser de gran ayuda para detectar retenciones incorrectas. Debe generarse en la ltima nmina del ao para incluir los acumulados correspondientes a todas las nminas del ao. 9.18 Cuotas Obrero-Patronales Ruta de acceso: Fiscales / IMSS / Reportes / Cuotas obrero patronales o mediante el icono .
Este reporte permite conocer los montos determinados por las cuotas Obrero-Patronales desglosados por cada rama de la retencin IMSS. Para la emisin de este reporte se debe seleccionar el archivo cuotas.fto. En la emisin de dicho reporte es posible aplicar filtros continuos o discontinuos para rangos de trabajadores y Departamentos, como se muestra en la siguiente figura.
Figura 9.18-1 Filtros para la emisin de reporte Cuotas Obrero-Patronales
Figura 9.18-2 Desglose de los clculos por cada rama de la retencin IMSS.
176
Figura 9.18-3 Hoja de totales por cada rama de la retencin IMSS en la ltima hoja.
Notas: El reporte debe emitirse en cada nmina. El reporte slo incluye los montos calculados por la nmina actual, mismo que se puede consulta de manera detallada mediante la edicin del formato. 9.19 Consolidado de empresas Ruta de Acceso: Reportes / Consolidado de empresas. Esta opcin permite Consolidar informacin de las empresas mediante reportes fto, debiendo los reportes tener la misma estructura en el diseo del formato (formato), y no se debe agregar ninguna lnea para que pueda ser usado en el consolidado de empresas.
Figura 9.19-1 Consolidado de empresas.
177
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Para generar un reporte consolidado debe seguir los siguientes pasos: 1. Del listado de Empresas se debe seleccionar cada empresa y definir la ruta de trabajo y el perodo a consolidar, el sistema marcara con un * la empresa que ya se encuentre seleccionada, y si desea quitar o agregar nuevamente simplemente se debe dar un clic en Agregar o quitar empresa.
Figura 9.19-2 Seleccionar empresa.
2.
Se debe especificar el nombre del formato a consolidar, si este se encuentra dentro del directorio de trabajo de la empresa donde se est generando la consolidacin solo se captura el nombre del formato, si se encuentra en una ruta diferente pulse F2 para indicar la ruta del formato deseado. En el ejemplo se utilizara el archivo Lista.FTO.
Figura 9.19-3 Formato a consolidar.
3.
Por ultimo solo se debe pulsar Aceptar y el sistema generar el consolidado de la informacin de las empresas seleccionadas y dependiendo del tipo de salida que tenga el formato (Impresora, Pantalla Disco), ser la manera en la que se mostrar el consolidado.
178
Figura 9.19-4 Reporte consolidado de Lista de raya.
179
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 9.20 9.20.1 Formatos Lista de raya Ruta de Acceso: Reportes / Formatos / Lista de raya o con el icono .
Este reporte nos proporciona la Lista de Raya de los trabajadores, para aquellas empresas que requieren cumplir con esta obligacin, cuenta con todos los requisitos que establece la Ley del IMSS, referente a la emisin. Para emitir este reporte es necesario utilizar el formato Lista.fto Lista1.fto
Figura 9.20.1-1 Lista de Raya
9.20.2
Pensiones Ruta de Acceso: Reportes / Formatos / Pensiones o con el icono .
Proporciona el monto de las pensiones que se descuentan a los trabajadores que tengan esta indicacin en el Catlogo de Trabajadores activada la opcin Descuenta pensin alimenticia. Para que se genere de manera correcta el reporte se debe especificar por medio de un movimiento a la nmina de los trabajadores, el porcentaje o monto de las percepciones que se descontar al trabajador.
Figura 9.20.2-1 Reporte de Pensiones Alimenticias
180
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 9.20.3 Trabajador Ruta de Acceso: Reportes / Formatos / Trabajador. Esta opcin se utiliza con la finalidad de apoyarse en los filtros de seleccin de trabajadores que cumplan con ciertas caractersticas. Se podr emitir cualquier reporte que requiera de un formato para su impresin, con la opcin de definir filtros para el Reporte. Se puede utilizar cualquier formato que est incluido en el sistema, o bien, realizar algn formato personalizado mediante el Editor de Formatos y emitirlo desde esta opcin. Adems, es posible indicar la manera en que se ordenar la informacin del reporte.
Figura 9.20.3-1 Reporte por formato de Trabajadores.
Figura 9.20.3-2 Filtros avanzados y Ordenamiento.
181
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 9.20.4 Del usuario Ruta de Acceso: Reportes / Formatos / Reportes de usuario. Es conveniente utilizar esta opcin cuando se desee emitir un reporte con alguno de los formatos que contiene el sistema o alguno que se haya personalizado o editado. A diferencia de los dems mens para emitir los reportes, en este caso no se podr definir ningn filtro para el reporte, reconociendo todos los ciclos posibles de definir para un formato fto. Slo ser necesario indicar el nombre del archivo del formato de impresin, s este se encuentra en el directorio de trabajo, o con F2 podr localizarse la ruta donde se encuentra y posteriormente pulsar el botn Aceptar.
Figura 9.20.4-1 Reportes del Usuario
9.21
Forma fiscal 37 Constancia de sueldos y salarios Ruta de acceso: Mdulo: Fiscales / Declaracin de Impuestos / Constancia Per/Ded Forma 37
Es el formato para el llenado de la Forma 37 , la cual se refiere a la Constancia de Sueldos, Salarios, Viticos, conceptos asimilados y Crdito al Salario. Cabe mencionar que el formato est actualizado para la forma fiscal preimpresa vigente para 2005. En caso de sufrir una modificacin debern ajustarse las cadas del formato mediante la edicin del archivo forma37.fto. Se recomienda verificar el tema Declaracin anual de Sueldos y salarios. Antes de la emisin del formato ser necesario realizar la configuracin de las variables necesarias para cada rubro, e identificar los montos gravados y exentos de cada una de las percepciones.
182
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 10. Utileras El sistema Aspel-NOI cuenta con diversas utileras para explotar y obtener un mayor provecho de la informacin de la nmina. 10.1 Creacin del siguiente perodo Ruta de Acceso: Utileras / Creacin del sig. Periodo o con el icono .
A travs de esta opcin se crean los archivos de datos necesarios para procesar la siguiente nmina. Se debe especificar el directorio en donde se generar la nmina e indicar la fecha de la nmina a crear. Para que los archivos correspondientes sean creados correctamente se debe considerar lo siguiente: a) El subdirectorio que se especifique ya debe existir y debe ser el mismo de la nmina actual. b) La fecha debe ser vlida y correspondiente a la fecha del siguiente pago de nmina. c) Si la fecha del perodo a crear es igual a la de un perodo ya creado, el sistema despliega un mensaje indicndolo, y si se acepta su creacin se sobrescribe y no se podr recuperar; por lo que se debe estar seguro de que el perodo a crear no existe. Al ejecutar este proceso y si no existen errores, se muestra el porcentaje de avance en la creacin de los archivos ms importantes, como son: Catlogo de trabajadores Tablas del sistema Catlogo de percepciones y deducciones
Cuando se crea un perodo se muestra un dialogo como el de la Figura 10.1-1:
La fecha se captura con 2 dgitos da, 2 mes y 2 ao (DDMMAA) Figura 10.1-1 Creacin del siguiente periodo
183
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 10.2 Control de archivos Ruta de Acceso: Utileras / Control de archivos o con el icono .
Esta opcin permite verificar el estado de los archivos de datos, de manera que se corrobore la integridad de la informacin cuando se haya presentado alguna interrupcin en la energa elctrica o algn cambio brusco de voltaje, o descuidos voluntarios o involuntarios de los usuarios del sistema. Se debe utilizar cuando el sistema seale alguna anomala con los datos; as se podr verificar que los archivos de datos no estn daados y, si lo estn, se presenta la opcin a corregir el problema. Adems se podrn conocer datos generales del archivo seleccionado. La ventana de Control de Archivos presenta: Los archivos de ndices, los cuales contienen informacin para agilizar el acceso a los datos generados, haciendo ms rpidos los procesos y bsquedas en dichos archivos. Los archivos de datos contienen la informacin de todos los movimientos de las nminas. Si se selecciona un archivo de datos se pueden ejecutar los procesos de Diagnstico, Recuperacin y Creacin; si se selecciona un archivo de ndice slo se puede ejecutar la Regeneracin.
Figura 10.2-1 Control de archivos
Las opciones con las que cuenta el control de archivos son:

Esta opcin permite verificar los archivos de Datos para conocer el estado en que se encuentran. Al iniciar este proceso, el sistema comprueba registro por registro que la informacin que contienen los campos sea del tipo especificado (por ejemplo, que en un campo numrico no aparezca una letra o basura, que la longitud sea la correcta, etc.). La cifra en registro de control refleja el nmero de registros que se han almacenado, mientras que el rengln Calculados, representa el nmero de registros que deberan estar grabados en el archivo. Es la opcin que permite regenerar los ndices de los archivos, y debe utilizarse cuando existan problemas de bsquedas de registros especficos, o falta de informacin en consultas. El objetivo de ste archivo no es la recuperacin de informacin. Despus de recuperar un archivo ser necesario regenerar el ndice del mismo mediante sta opcin. Se utiliza esta opcin cuando no ha sido creado el archivo seleccionado, tambin es posible crear archivos inexistentes por medio de la Instalacin automtica.
184

Esta funcin permite recuperar la mayor cantidad de informacin de los archivos que se encuentren daados; una vez terminado el proceso el sistema indicar dentro de la ventana de control de archivos el Estado del archivo como recuperado y el total de los registros recuperados y daados. Esta opcin estar disponible nicamente para los archivos de datos. Esta opcin permite realizar una instalacin bsica, de manera automtica y rpida del sistema. Despus de haber instalado el sistema aparecer un mensaje en el cual dice que los archivos de datos no existen para la nminas indicada y si se desea crearlos, en caso de ser afirmativa se podr ver la ventana de Instalacin Automtica, recomendando seleccionar el catlogo estndar de percepciones y deducciones y el archivo estndar de tablas. Cuando se haya completado la instalacin de la base de datos el sistema estar listo para trabajar y no se tendr que ejecutar la instalacin automtica a menos que se necesite generar una nueva base de datos. La versin de Aspel-NOI 4.0 cuenta con Base de Datos abierta y el tipo de archivos nativo del sistema es Paradox. A diferencia de Aspel-SAE, no se puede manejar un tipo diferente en cada archivo, el cambio de tipo de archivos se realiza por todos los archivos de un perodo de nomina. No se recomienda tener los periodos en formatos diferentes. Al ejecutar este proceso por primera vez se genera el archivo noi150105.01 La conversin genera una copia del archivo de datos seleccionado en el tipo que se especifique, la conversin se puede hacer por archivo. Permite Salir de la ventana de control de archivos.
10.3
Cierre de nmina Ruta de Acceso: Procesos / Cierre de Nmina.
Esta opcin permite proteger la nmina, de tal manera que si se realiza este proceso ya no se podrn realizar cambios o movimientos en ella. Al ingresar a esta opcin, el sistema despliega un dilogo en el cual se advierte que la nmina ser inhabilitada. Para inhabilitar la nmina se debe teclear la Clave del Administrador dentro del campo Clave del Administrador. Para indicar que la nmina se encuentra protegida para cualquier cambio se mostrar un candado en la parte inferior de la ventana general del sistema. Para habilitar la nmina de nuevo, slo se deber realizar el mismo proceso. De manera detallada ste proceso inhibe todos los botones de Aceptar dentro de las diferentes ventanas de captura de informacin, con lo cual no podr ser modificada. La opcin del sistema despliega el siguiente dilogo:
Figura 10.3-1 Cierre de Nmina
185
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 10.4 Generacin y reinstalacin de respaldos
El sistema Aspel-NOI 4.0 mediante sta utilera permite generar respaldos de cada nmina compactados en un solo archivo, as como la restauracin de los mismos. 10.4.1 Generacin de respaldos Ruta de Acceso: Utileras / Respaldo de archivos / Generacin del respaldo o con el icono .
Esta opcin sirve para respaldar o almacenar una copia de los archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete en el drive de la computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio. Esta operacin permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algn archivo se dae definitivamente, se pueda restablecer en el directorio de trabajo. Es importante tomar en cuenta que el nombre del respaldo que el sistema sugiere tiene una estructura, la cual indica la fecha del periodo y el nmero de empresa con la que se genera el respaldo, y no es recomendable cambiar el nombre para identificar el perodo al que corresponde.
Figura 10.4.1-1 Generacin del respaldo.
Se pueden respaldar todos los archivos de un periodo de nmina slo con hacer clic en , o se pueden seleccionar los archivos a respaldar con y . Adems sta opcin permite respaldar las consultas personalizas por los usuarios y al mismo tiempo de generar el respaldo de la informacin en un slo archivo.
186
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 10.4.2 Reinstalacin de respaldos Ruta de Acceso: Utileras /Respaldo de archivos /Reinstalacin del respaldo o con el icono .
Con esta opcin se podrn reinstalar los respaldos que se hayan generado desde Utileras / Respaldo de archivo/ Generacin del respaldo.
Figura 10.4.2-1 Reinstalacin del respaldo.
A diferencia de la generacin del respaldo, est opcin permite reinstalar el respaldo en cualquier nmina, no importando el periodo del respaldo, o si en la ruta existen ms de un respaldo. Se debe indicar el directorio donde se encuentra y seleccionar el nombre del respaldo como se observa en la figura anterior, posteriormente slo se hace clic en , y de est manera se pueden reinstalar todos los respaldos que contenga el directorio. Para salir o cerrar la opcin slo se hace clic en .
187
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 10.5 Traductor de nminas Ruta de Acceso: Utileras /Traductor de Nminas Aspel-NOI 4.0 incluye un traductor de nminas para versiones de NOI 6.5 para DOS, 2.x y 3.x para Windows, debido a que en est nueva versin la Base de datos tuvo cambios en la estructura y forma de manejo. En sta versin no existe el tipo Aspel, siendo la base nativa del sistema: Paradox.
Figura 10.5-1 Asistente para la Traduccin de Nminas.
Antes de ejecutar el proceso de traduccin es muy importante tomar en cuenta lo siguientes puntos: Generar un respaldo de la informacin de la versin anterior. El directorio fuente tiene que ser obligadamente diferente al destino. La traduccin de la informacin se realiza por ao. El sistema tomara el ao del periodo de nmina con el que se haya accedido al sistema. Para cambiarse de ao tiene que cerrar el periodo actual y acceder al sistema con una fecha del ao que se desea traducir. Si el directorio destino ya contiene periodos del ao a traducir y desea que se remplacen por los de la nueva traduccin, es necesario habilitar el check Sobrescribir periodo(s). Si no se desea traducir los archivos de puestos departamentos es necesario deshabilitar la opcin.
Nota: Si se habilita el check de Copiar Archivos del Sistema en una traduccin, los formatos no se traducen a la versin actual solo se copian al directorio destino. Periodo de Nmina: Se especifica el rango de periodos que se van a traducir. Si al pulsar F2 en estos campo no se visualiza ningn periodo, solo puede deberse a que el directorio fuente es incorrecto el ao a traducir no es el deseado. Notas del asistente:
188
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Parmetros de la Empresa: Para traducir los parmetros de la empresa solo debe especificar la ruta donde se encuentra instalado el sistema, donde se encuentre ubicado el archivo empresaw.noi Importante: La traduccin slo se puede hacer sobre el mismo nmero de empresa, es decir de la 1 a la 1 y as sucesivamente para las 99 empresas que pueden manejarse el sistema, si se desea traducir informacin de empresas con diferentes nmeros, por ejemplo: la empresa 2 en Aspel-NOI 3.5 ahora ser la empresa 1 en Aspel-NOI 4.0, antes de ejecutar el proceso de traduccin se tienen que renombrar los archivos con el mismo nmero de empresa que se desee manejar en Aspel-NOI 4.0 en un directorio independiente. 10.6 Editor de reportes
El sistema Aspel-NOI cuenta con un Editor de Reportes, cuyo objetivo es permitir disear reportes nuevos o modificar los formatos ya existentes de acuerdo a las necesidades de informacin la empresa. De acuerdo a la flexibilidad se podran clasificar los formatos como: Internos, los cuales vienen predefinidos en el sistema y NO pueden modificarse, aunque permiten tener gran cantidad de filtros para seleccionar slo la informacin requerida y los reportes Externos, ya que son archivos de texto que se pueden editar y que mediante instrucciones de un lenguaje estructurado propio de Aspel se define la informacin que se desea obtener de la nmina. La estructura principal de un Reporte es : Encabezado del Reporte
Cuerpo del Reporte

Figura 10.6-1 Estructura de un Reporte.
Seccin de totales
189
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Es importante mencionar que el orden en que se establezcan las instrucciones influye directamente en la presentacin de los datos. De acuerdo a la estructura de un formato, existe cierta estructura que debe respetarse en los archivos fto. 10.6.1 Parmetros principales del reporte: Se definen los tipos de letra, lneas por hoja y lneas para partidas. Encabezados: Incluye los encabezados del reporte, como lneas de separacin, textos de columnas y nmero de caracteres. Cuerpo: Se registran los Ciclos, mismos que permiten recorrer registro a registro la informacin, realizar operaciones y establecer condicionantes, o simplemente instrucciones para imprimir con la estructura adecuada. Totales: Se indican datos como Firma y totales de las sumas. Reportes internos
Los Reportes internos son aquellos que vienen predeterminados y NO es posible modificarlos mediante el Editor de formatos. Se identifican porque en la emisin de los mismos no se solicita nombre del formato (*.FTO), y slo se solicitan los filtros. Entre estos formatos se encuentran el Reporte de Nmina , Desglose de moneda, Acumulados, diversos Catlogos: Trabajadores, Percepciones, Departamentos , entre otros. No obstante, existe algn formato similar a cada uno de ellos, que si se pueda modificar mediante la edicin del archivo fto que lo genera. 10.6.2 Reportes fto
Los formatos modificables son los archivos con extensin *.FTO que se instalan automticamente en el directorio DATOS. A diferencia de los formatos internos este tipo de archivos permiten ser modificados por el usuario mediante el editor de formatos, utilizando un intrprete de comandos y campos propio de Aspel, cuya funcionalidad se basa en la programacin lineal. Se tienen formatos para cada uno de los mdulos del sistema: emisin de Recibos de nmina, Listas de Raya , Declaraciones anuales, entre otros. Ruta de acceso: Archivos / Editor de Formatos / Editor Para la edicin de los formatos, se debe seleccionar el archivo a editar.
Figura 10.6.2.-1 Seleccin del archivo fto en al emisin de un Reporte externo.
190
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 10.6.3 Ciclos del sistema
Los ciclos del sistema permiten acceder la informacin de un determinado mdulo, organizada por diferentes rubros. En Aspel-NOI se tienen ciclos para Trabajadores, Percepciones / Deducciones, etc., los cuales se detallan a continuacin. La sintaxis principal es: Inicia TB (ciclo) Instrucciones .... Termina TB (ciclo) TB (Trabajadores) El ciclo de trabajadores es el ms importante, ya que permite recorrer dicho catlogo desde el registro inicial y hasta el ltimo, ejecutando las instrucciones que se indiquen despus del Inicia. Todos los ciclos deben ejecutar primeramente el ciclo de Trabajadores para poder acceder y clasificar al informacin en los diversos reportes. PD (Percepciones / Deducciones) Permite leer el archivo de percepciones y deducciones, es en ste ciclo que se pueden realizar validaciones y clculos para desplegar informacin, y escribir la clave, descripcin y el monto de cada percepcin deduccin. De igual forma puede utilizarse un ciclo nicamente para percepciones P y un ciclo para deducciones D, de esta manera es posible optimizar la bsqueda .Dentro de un ciclo NO deben utilizarse las instrucciones Ajusta para especificar posiciones, ya que puede provocarse que se sobrescriba la informacin. Escribe 1, <070>, 7, <071>, 25, <072> SL (Cambios de salarios) Sirve para recorrer el archivo que contiene los cambios de Salarios reportados al IMSS trabajadores. de los
191
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 10.6.4 Campos del editor
Ruta de acceso: Archivos/Edito de formatos/ Lista de campos del Editor Para poder manipular la informacin que se captura y que se procesa en la nmina e imprimirla mediante reportes del tipo: fto, el sistema incluye una Lista de campos del Editor, la cual muestra el nmero de variable con el que se debe hacer referencia a algn dato en especifico cuando se edite un formato.
Figura 10.6.4-1. Lista de los campos del Editor.
La columna Nmero muestra el nmero de campo con el cual se debe hacer referencia desde un archivo fto a algn dato en especfico. Por ejemplo: Si se desea imprimir el nombre de la empresa y su direccin en el encabezado de un formato se deber especificar: Escribe 10, <022> Escribe 10, <023> donde: Escribe Comando para imprimir algn dato 10 La posicin a partir del margen izquierdo en donde se desea imprimir el dato que se indica despus de la coma.
<022> Hace referencia al nombre de la empresa. <023> Hace referencia a la direccin de la empresa. La columna Descripcin indica el dato que se mostrar al invocar el Nmero de la variable. El campo longitud indica el tipo de datos que se pueden utilizar, manipular e imprimir con cada una de las variables. Notas del asistente:
192
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Resulta de gran utilidad conocer el tipo de dato de cada variable para proceder a formatear su presentacin en el reporte e incluso realizar operaciones a nivel de formato en el caso especfico de las variables numricas. Los tipos de datos indicados pueden ser: Variables Campos disponibles a utilizar en el formato de tipo cadena.
Segn mascara Campos de tipo numrico, donde la mscara definida determinar el nmero de decimales y unidades a manejar en al precisin del dato guardado en ste tipo de variable. # 10 Campos de un solo digito, ejemplo: 1= Tipo de clculo anual, 2= Tipo de clculo mensual, 3= Tipo de clculo ajustado. Campos de tipo cadena con longitud especfica.
Mediante las variables libres numricas se pueden realizar operaciones aritmticas e incluso lgicas a nivel de formato. 10.6.5 Comandos del editor
La lista de comandos del Editor son funciones predefinidas en el sistema que permiten manipular o realizar alguna operacin aritmtica o lgica con la Lista de comandos del Editor de formatos.
Figura 10.6.5-1. Lista de los comandos del Editor.
Desde esta opcin se puede consultar la sintaxis que se debe respetar para una correcta modificacin, edicin, diseo o creacin de un formato, y en la columna Ejemplo se muestra una aplicacin de su uso.
193
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 10.6.6 Edicin de reportes
Desde sta opcin es posible abrir un archivo fto y editarlo mediante la aplicacin especificada en la seccin Utileras/ Configuracin/Preferencias. Es recomendable que se utilice una aplicacin de bajo nivel como el Bloc de notas o Editor de DOS, para que el formato sea reconocido e interpretado correctamente por el sistema. 10.7 Especificar impresora
Mediante sta opcin se define en el sistema la Impresora que se utilizar para la emisin de los recibos y los reportes. Se debe seleccionar la impresora desde el listado de impresoras en la parte inferior de esta ventana y dar clic en el botn Predeterminar. Los tipos de letra para Encabezados, letra normal y letra condensada deben definirse nicamente cuando el tipo de letra se haya definido con la funcin Tipo desde el formato. Aspel-NOI no realiza ninguna administracin de las propiedades de las impresora y simplemente permite acceder a las Propiedades asignadas desde Windows.
Figura 10.7-1. Funcin para especificar la impresora a utilizar desde Aspel-NOI.
Es importante mencionar que cuando se utiliza el sistema en un equipo con Microsoft Windows XP o 2000 y se desfasa la impresin de los recibos en forma continua se debe acceder a la opcin Inicio/Panel de control, y desde ah ingresar a Impresoras y faxes. Posteriormente seleccionar la impresora utilizada para la impresin de los recibos, dar clic secundario y seleccionar Propiedades, en la pestaa de Opciones avanzadas dar clic en el botn Valores predeterminados de impresin y definir el tamao de papel que se utiliza.
194
Figura 10.7-2. Configuracin del tamao de papel en Windows XP o Windows 2000 .
10.8
Aspel-AL Actualizacin en lnea Ruta de acceso: Ayuda/Servicio de actualizacin en lnea
A partir de las siguientes versiones de los sistemas Aspel para Windows: Aspel-NOI 3.5, Aspel-SAE 3.0, Aspel-COI 4.0, Aspel-BANCO 2.5, Aspel-CAJA 1.0, Aspel-PROD 1.7, y S@e comercio electrnico 1.5 , se incluye como parte de la nueva funcionalidad ASPEL Actualizacin en Lnea (ASPEL-AL) el cual permite mediante una conexin a internet actualizar y obtener las ltimas mejoras de cada sistema con tan slo una tecla, sin necesidad de descargar re-instalables ni desinstalaciones o instalaciones nuevas. En caso de que el equipo no cuente con una conexin a Internet, en aspel.com se mantendr el ltimo instalador o re-instalable desde el Centro de descarga. Desde cualquiera de las versiones mencionadas de los sistemas Aspel se debe acceder a la opcin Ayuda/Aspel en Internet/Verificacin en lnea de la ltima versin, y a partir de las prximas versiones, incluyendo Aspel-NOI 4.0 en la opcin Ayuda/Servicio de actualizacin en lnea, y se presentar una imagen como la siguiente:
195
Figura 10.8-1. Servicio de Actualizacin en lnea.
Desde la barra de herramientas de Aspel-AL se pueden realizar las siguientes funciones: Funcin Descripcin Agregar un producto (Alt+Ins) Se utiliza para agregar una versin del sistema que permite la actualizacin en lnea. Se debe especificar la ruta donde se encuentra el archivo con extensin ver. Eliminar un producto (Alt+Supr) Su funcin es eliminar un sistema de la lista disponible para Aspel-AL. Buscar actualizaciones (F4) Mediante una conexin a internet busca actualizaciones primeramente de Aspel-AL, y en segundo lugar actualizaciones del sistema seleccionado. Configuracin (F6) Permite configurar todos los parmetros que intervienen y estn relacionados con la operacin de Aspel-AL, tales como: conexin a internet mediante un servidor proxy, directorio de versiones, directorio de respaldos, versiones, reinstalaciones de respaldos, entre otros.
196
Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 Cancelar todo (Alt+C) Detiene el proceso de actualizacin que se ejecut desde la apertura de Aspel-AL. Ayuda (F1) Proporciona informacin sobre la funcionalidad y operacin de Aspel-AL. Salir (Alt+F4) Cierra la aplicacin de Aspel-AL.
197

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Sistema de Nmina Integral

Aspel-NOI Versin 4.0

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Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 1. Introduccin

Notas del asistente:

Figura 2.1-1 Asistente de Instalacin.

Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0

Figura 2.1-2 Licencia de uso y garanta.

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0

Figura 2.1-3 Tipo de Instalacin.

Notas del asistente:

Figura 2.1-4 Directorio de instalacin.

Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0

Figura 2.1-5 Directorio del DAC.

Figura 2.1-6 Seleccin del Grupo de programas.

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0

Figura 2.1-7 Fin de la instalacin.

Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 2.2 Activacin del sistema

Figura 2.2-1 Asistente de Activacin.

Notas del asistente:

Figura 2.2-2 Mtodo para Activar el sistema.

Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0

Figura 2.2-3 Indicar el Nmero de serie y Cdigo de activacin del sistema.

Datos de Registro del propietario del sistema

Figura 2.2-4 Datos de registro del sistema.

Notas del asistente:

Figura 2.2-5 Datos de Registro del sistema.

Figura 2.2-6a Peticin de Activacin en lnea del sistema.

Notas del asistente:

Figura 2.2-6b Creacin del Archivo de Peticin de Activacin.

Figura 2.2-7b Resumen de la informacin en la Activacin desde otro equipo.

Figura 2.2-8 Error en la Activacin del sistema.

Notas del asistente:

Empresa con la cual se trabajar.

Figura 2.3.1-1 Dilogo de Abrir empresa.

Figura 2.3.2-1 Cambio de Directorio y Perodo.

Notas del asistente:

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0

Figura 2.4-2 Datos de la empresa.

Creacin de la base de datos

Figura 2.5-1 Cambio de periodo.

Figura 2.5-2 Creacin de archivos.

Figura 2.5-3 Creacin de archivos.

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0

Figura 2.5-4 Cambio de periodo.

Notas del asistente:

Teclas de acceso rpido

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 2.8 Personalizacin de la barra de herramientas

Barra de Iconos Actual

Salir Ruta de Acceso: Archivos / Salir o con el icono .

La opcin salir permite terminar la sesin del sistema.

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-NOI 4.0 3. Configuracin del sistema

Figura 3.2.1-1 Preferencias: Aplicaciones asociadas y Copiado especial.

Tablas del sistema .

Ruta de Acceso: Archivos / Tablas del sistema o con el icono

Notas del asistente: