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OUTILS DE GESTION DE PROJETS : Outils avancs dorganisation

Mise jour du 10 septembre 2012

Rmi Bachelet
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Objectifs
Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant :
1. Reprsenter et planifier un projet en mettant en uvre :
Des bases danalyse fonctionnelle Le diagramme des travaux Le diagramme des responsabilits et la matrice RACI Le PERT, le planning de Gantt Le budget, la gestion de risques, les indicateursetc..

2.

Piloter un projet en utilisant :

Une matrice de dcision

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Chapitre 1/5

Dfinir le primtre du projet


En mettant en uvre 1. Lanalyse fonctionnelle
Principes du cahier des charges fonctionnel Diagrammes SADT, FAST,

2. Les autres mthodes


UML..

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Reprsenter et planifier un projet cest


1. Dfinir lobjectif atteindre (un produit fabriquer) 2. Le dcomposer en sous-parties
Le diagramme fonctionnel

3. Dfinir les tapes pour le raliser


Le diagramme des travaux (WBS), des responsabilits (OBS/RACI) Le PERT Le GANTT

4. Prciser les moyens


Le budget

5. Inventorier et grer les risques


toutes ces tapes on peut utiliser les outils des mthodes de rsolutions de problmes, notamment le brainstorming
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Dfinir lobjectif atteindre


Cest lobjet des mthodes de conception
On reprsente dabord lobjet en termes fonctionnels ..
Diagramme fonctionnel = Analyse fonctionnelle externe

en termes fonctionnels signifie en

vitant de parler de

solutions techniques.
Lanalyse fonctionnelle tudie le besoin, elle permet dobtenir le Cahier des charges fonctionnel (CdCF) qui doit tre valid par le client.

.. Puis, une fois le besoin valid



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Analyse fonctionnelle interne AMDEC Analyse de la valeur Plans, CAO


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Diagramme fonctionnel basique

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Source de limage: copie interdites sans citation Utilisation ou http://www.sbaysite.net

Diagramme fonctionnel FAST


Diagramme FAST du systme de sparation des tages du nano-lanceur :
Sparer les tages Commander la sparation

Effectuer la sparation

Grer le choc Ecarter les deux morceaux aprs la sparation

Grer l'environnement extrieur

Protger contre la temprature Protger contre la pression

Rcuprer les dbris Grer les dbris Eviter un trop grand nombre de dbris

temps
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Contrler l'effectuation de la tche

Projet PERSEUS2 8 Utilisation ou copie interdites sans citation

Diagramme fonctionnel SADT

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Source de limage: http://www.sbaysite.netsans citation Utilisation ou copie interdites

Diagrammes UML : de cas d'utilisation, de squence,


d'activits (processus mtiers et processus applicatifs)

Modle de diagramme UML sous LucidChart


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Source de limage: copie interdites sans citation Utilisation ou http://www.sbaysite.net 10

Diagramme fonctionnel : pieuvre


Pour en savoir plus : Guide Comment raliser une analyse fonctionnelle
Guide de base , Guide avec un exemple dapplication + autres documents http://rb.ec-lille.fr

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Chapitre 2/5

Dfinir les tches et les responsabilits


En mettant en uvre 1. Diagrammes des travaux / des responsabilits
WBS/OBS

2. La matrice RACI

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Dcomposer les tches : diagramme des travaux (WBS Work Breakdown Structure)

Lot de travail

Faire un dcoupage des lots, appropri



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trop simple : on oublie des lments importants trop dtaill : ingrable / perte de temps
Utilisation ou copie interdites sans citation http://www.fineline-software.co.uk/wbs.gif

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Diagramme des travaux /WBS

Conseil : pour un projet de 6 personnes, se limiter 6 catgories de de lots avec 3-4 sous-lots quilibrs en terme de charge
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Diagramme des responsabilits (OBS Organization Breakdown Structure)

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Source : projet COMPTAGE Utilisation ou copie interdites sans citation

09-11 15

Du WBS l'OBS : la matrice RACI


Dans le diagramme des tches, des lots ont t dfinis
Lot 1 Lot 5 Lot 6 Projet XXX Lot 3 Lot 8 Lot 4 Lot 9 Lots techniques Lots de gestion de projet

Tous les lots doivent tre affects un responsable par une matrice RACI
Didier

Claire

Pilote

Brice

Alex

DS

Lot 2

Lot 1
Lot 7

Lots technique A Lot technique B

R RA

C I

Lot 2 Lot 3

Lot technique C Lot technique D Lot technique E Lot technique F R R

I A

A A R

I I

Lot 4
Lot 5

Lot de gestion G
Lot de gestion H Lot de gestion I

RA
A R R A RA R R A R A A R

C
C C C C C C

Matrice RACI
R = Ralisation, tche A = Approbation, lead C = Consultation, avant I = Information, aprs
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Attention, les significations de R et A sont diffrentes en anglais (R = Responsible = lead)

Lot 6 Lot 7 Lot 8 Lot 9

Lot de gestion J Lot de gestion K Lot de gestion L Lot de gestion M

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Chapitre 3/5

Planifier un projet
1. Le PERT
Dates au plus tt, dates au plus tard, chemin critique

2. Le GANTT

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Le diagramme PERT

PERT = Program Evaluation and Review Technique


( Technique dlaboration et de mise jour de programme )

Outil dvelopp pour la marine amricaine en 1957


Le dlai initial du programme Polaris tait de 7 ans, lapplication du PERT aurait permis de le rduire 4 ans

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Calculer un PERT
marge libre = dlai de retard la mise en route d'une tche

Quel est son intrt ?

Au plus tt!

Dates au plus tt Dates au plus tard

Le chemin critique est le chemin o date au plus tt = date au plus tard.


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Au plus tard !
http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule
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Organiser les tches, dterminer le chemin critique.. PERT


Quel est son intrt ?

.. un retard sur le chemin critique retarde la date de fin du projet


.. Acclrer le chemin critique permet de terminer le projet plus vite Dates au plus tt Dates au plus tard

Le chemin critique est le chemin o date au plus tt = date au plus tard.


http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule

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tablir les priorits, planifier.. PERT

Quelle est ltape la plus importante du projet ? Quelles sont les priodes les plus charges ?

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Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Le diagramme de Gantt

Dvelopp par Henry L. Gantt, ingnieur amricain, vers 1910


Calendrier de ralisation d'un projet Visualiser lensemble du projet
Lots de travail (ou groupe de lots) Runions

Identifier les marges existantes sur certaines tches, Piloter le projet

Image : Wikimedia Commons

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Calendrier dun projet : Gantt

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Utilisation ou copie interdites sans citation Image : source sur http://www.conduitedeprojet.info

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Exemple de Gantt

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Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Chapitre 4/5

Conception densemble du projet


1. Rcapitulation des outils de projet
Questions rsoudre Enchainement des outils

2. Le budget

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Concevoir un projet, cest rsoudre une srie de questions en suivant un ordre rigoureux
1. Dfinir ce qui est demand :
Quelles sont les fonctions raliser, les contraintes ?

2.

Lister les tches


Quest-ce qui doit tre fait ? Comment dcouper le projet en lots ?

3.

tablir les responsabilits


Qui coordonne, ralise et valide chaque tche ?

4.

valuer la dure et lordre des taches


Combien de temps faut-il pour faire ? Dans quel ordre doit-on procder ?

5.

Prendre en compte les ressources et contraintes


Quelles sont les ressources disponibles/ncessaires (comptence + temps) ?

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Les outils de conception/planification de projet senchainent rigoureusement


1. Poser les bases de ce qui est demand :
Analyse fonctionnelle, diagramme fonctionnel

2.

Analyse fonctionnelle + oprations ncessaires la ralisation


WBS (diagramme des travaux)

3.

Diagramme des travaux + qui fait/coordonne quoi


OBS/matrice RACI (diagramme des responsabilits)

4.

Diagramme des responsabilits + dure et ordre de succession des tches


PERT

5.

PERT + ressources disponibles


Gantt (calendrier du projet)

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Dfinir et grer les moyens: le budget

3 types de ressources
Ressources humaines, personnel Mise disposition de locaux, de machines, dons en nature Argent

Sert
valuer la faisabilit Demander des financements Suivre lavancement (% dpens) .. rendre des comptes

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Exemple de budget

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Le budget est aussi un instrument de suivi


Tenir jour un journal des dpenses.. ds le lancement du projet

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Chapitre 5/5

Pilotage et suivi davancement


1. Piloter cest jalonner et mettre jour 2. Les outils de pilotage :
Le tableau dindicateurs La gestion des risques La matrice de dcision

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Le pilotage ... une mise jour ?


Piloter un projet cest vrifier quon est sur la bonne trajectoire vers le livrable final

Deux prrequis :
1. 2. Des livrables intermdiaires Des jalons (milestones) : runions de validation la fin des lots importants.

Suivre lavancement grce aux outils utiliss lors de la conception de projet


CdC WBS OBS/RACI PERT Planning Gantt Budget

Si on a un problme, on retravaille avec les outils de conception de projet Mais le mieux cest dintervenir avant dtre en difficult trois outils le permettent..
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Les indicateurs

Voir formation valuation de projet


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Dfinir / prioriser / suivre les risques


Voir formation gestion des risques

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Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Faire les bons choix

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Matrice de dcision

Voir formation brainstorming


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Source http://www.rosyth.moe.edu.sg/social/presentations/Wits/decision.gif Utilisation ou copie interdites sans citation

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Conclusion
1. Retour sur les objectifs 2. Outils logiciels 3. Quelques conseils
Matrialiser le projet Trouver lquilibre entre gestion de projet et ralisation Revenir systmatiquement sur les carts

4. Carte conceptuelle du chapitre 2


Lanimation de runions
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Retour sur les objectifs


Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant :
1. Reprsenter et planifier un projet en mettant en uvre :
Lanalyse fonctionnelle Le diagramme des travaux Le diagramme des responsabilits et la matrice RACI Le PERT, le planning de Gantt Le budget, la gestion de risques, les indicateursetc.. Une matrice de dcision

2.

Piloter un projet en utilisant :


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Logiciels de gestion de projet gratuits


La plupart des outils de projet : comptes-rendu, matrice RACI, budget ne demandent
pas doutil logiciel spcifiques, vous pouvez utiliser un traitement de texte ou un tableur, comme ceux proposs par Open Office.
6 Fiches pratiques de gestion de projet sous google doc

Pour les diagrammes fonctionnels, on pourra utiliser Visual Understanding


Environment (VUE) :

C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en franais, tlchargeable directement ici. Document-type propos : amorce de Diagramme d'environnement (au format .vue)
C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en franais, tlchargeable directement ici.

Pour les WBS et OBS, on pourra utiliser Freeplane :


Documents-types proposs : 3 diagrammes - fonctionnel, OBS, WBS

Pour les PERT et Gantt, les meilleurs logiciels sont payants, mais on peut
commencer en utilisant GanttProject
C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en franais

Permet de crer des diagrammes de Gantt et des rseaux PERT, calcul du chemin critique. Voici une vido d'introduction GanttProject

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La remise en question de la Gestion de Projet classique : les mthodes agiles


Dans les annes 90 : RAD puis Scrum, Extreme programming
1.
2.

3.

Implication continue du client final, expression incrmentale de ses besoins (voluent au fur et mesure de lavancement). Itrations rapides : livrables frquents (jalons), prototypage rapide, reporting d'avancement en temps rel, affichage des problmes rencontrs Groupe autonome, pilotage par les enjeux et les risques, importance de la motivation, adaptation des mthodes et du formalisme au besoin.

Essentiellement en gnie informatique. Manifeste agile (Agile Manifesto, 2001) remet notamment en cause le traditionnel cycle de dveloppement en cascade
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Image cc-by-sa : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 41

Matrialiser le projet.
Aide penser un objectif lointain et se runir autour d'un projet commun
Lancement de projet
Nom du projet, logo, plaquette

Montage/conception de projet
Croquis, maquette

Conduite de projet
Prototypes, dmonstrateurs

Garder toute la documentation du projet dans un classeur de projet amen toutes les runions.

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Image : Source1, Source2, Source3 Utilisation ou copie interdites sans citation

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Grer ou raliser : trouver lquilibre

Raliser un projet, cest avant tout faire, mais cest aussi


Concevoir Organiser et planifier Rendre compte Contrler ..

Il faut trouver le juste quilibre entre les tches de management de projet et celles de ralisation
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Image : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 43

Pilotage : revenir systmatiquement sur les carts


..pour les comprendre
Principe de base : tre honnte Chercher la cause
et pas le bouc missaire
Temps insuffisant, Manque de comptence, Outils non adapts Pas de suivi, faible motivation Objectifs pas CAMERA / SMART

Positiver "ce qui a t fait" + Replanifier de manire plus raliste


Dcoupage en livrables intermdiaires plus simples, rsolution des problmes dtects..

..objectif non atteint + cause non analyse = L'analyse des carts et la base du pilotage de projet
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Lanimation de runions : une carte conceptuelle

Thomas Briand

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Questions ?
Passez le test "Qu'avez-vous retenu du cours Outils de gestion de projet ?
Sur ce cours et galement la formation suivante Outils avancs dorganisation Voir http://gestiondeprojet.pm

Disponibles : Fiches pratiques de gestion de projet



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Modle de compte-rendu de runion Exemple de Todo List Check-list : efficacit d'une runion Tableau de Gestion des risques d'un projet Plan de valorisation de projet Cahier des charges et diagramme danalyse fonctionnelle
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Rmi BACHELET

Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de Lille


Mon CV est disponible http://rb.ec-lille.fr

Mes principaux cours Centrale Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de donnes, prvention du plagiat, module de marchs financiers, cours de qualit et mthodes de rsolution de problmes, tablir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipdia et CentraleWiki, formation au coaching pdagogique et l'encadrement

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Mes autres cours :


en vido /diapositives animes / pdf :
Comment animer un Brainstorming, analyse stratgique des projets, les bases dorganisation de projet, planification de projet, Fondamentaux de la gestion de projet, Evaluation de projet et tude dimpact, gestion des risques, mind mapping et cartes conceptuelles, valuer la valeur actuelle nette dun investissement ou dun projet.

18 cours de gestion de projet


..depuis les bases de lanimation dquipe comme le brainstorming jusquaux outils de planification et aux mthodes dvaluation et de gestion des risques.

http://gestiondeprojet.pm

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